MedWare hasta kabul modülünde sağlık kuruluşunun talepleri doğrultusunda gerekli tüm veriler toplanmaktadır. Bunlar kimlik bilgileriyle sınırlı tutulmamakta en geniş anlamda adres bilgilerini ve resmi hastalarda kurum bilgilerini de içermektedir. Hasta sisteme bir kez kayıt edildikten sonra kendisine bir barkod verilmekte ve artık hastane içindeki tüm işlemler bu barkod üzerinden yürütülmektedir. Hasta kartı üzerine ya da sağlık karnesi üzerine yapıştırılabilen barkod mekanizmasıyla hastanın sonraki gelişlerinde hizmet almaya başlaması otomatik olarak yapılmaktadır. MedWare hizmet girişi modülün de hastalara önceden tanımlanmış hizmetler, yine barkod mekanizmasıyla kolayca girilebilmektedir. Hastanın resmi, özel, anlaşmalı kurum ya da özel sigorta hastası olması durumuna göre fiyatlandırma otomatik olarak yapılmakta ve faturasına yansıtılmaktadır. Hastaneler içinde rutin olarak yapılan bazı hizmetler paket hizmet olarak tanımlanabilmekte ve hastaya bir defada paketin içeriği hizmet olarak verilebilmektedir. Ayrıca birbirine bağlı işlemlerin olması durumunda işlemin biri girildiğinde diğerinin otomatik olarak girmesi sağlanmaktadır. (Örneğin: ampul şeklindeki bir ilaç verildiğinde enjeksiyonun , serum verildiğinde damar yolu açılmasının otomatik olarak girilmesi) Yine entegre sistemin getirdiği bir avantaj olarak stok bağlantılı hizmetlerde gerekli aparatlar stok kaydına yansıtılmaktadır. Hizmet girişinde kullanılacak barkodlu istem kağıtları MedWare tarafından hazırlanabilmektedir. Polikliniklerde bilgisayar kullanılması durumunda barkodlu istem kağıtlarına gerek duyulmaz. Poliklinikten yapılan talepler hastanın kurum bilgilerine bağlı olarak ilgili modüllerde otomatik olarak görülür. Hasta yapılan tetkik veya tedavi için ücret ödemesi gerekiyorsa talep öncelikle vezne modüllerinde görülür. Ödeme yapılmadan ilgili birime talep gitmez. Acil ve adli hastalar için hasta kayıt modülü içinde ayrı uygulamalar geliştirilmiştir. Her iki grup hastada kurumuna, para ödeyip ödemediğine bakılmadan sistem içinde hareket ettirilebilmektedir. Hem hasta kayıt hem de hizmet girişi ekranlarında yer alan geniş sorgulama seçenekleriyle kullanıcıya aradığı hasta ya da hastaları kolayca bulma ve kayıtlı bilgilere ulaşabilme imkanı getirilmiştir.
Randevu ile çalışan hastanelerde MedWare hastanın hastaneye kabul edilmesinin ardından randevuyu sisteme daha önce girilen kısıtlar (doktor kısıtları, gün kısıtları, oda kısıtları, cihaz kısıtları gibi) çerçevesinde otomatik olarak verebilmektedir. Verilen randevu tarihleri dilendiği takdirde manuel olarak da değiştirilebilir. Randevu mekanizması hem ileri tarih vermek anlamında hem de aynı gün içinde sıralama oluşturmak anlamında kullanılabilmektedir. Randevu ile çalışmayan hastanelerde mekanizmanın temel görevi hastaların geliş sıralarına göre hizmet alış sıralamalarını oluşturmaktır. Gün içinde polikliniklerde hastaların sıra numaraları sıramatik uygulamasıyla renkli panolara yansıtabilmek mümkündür. Hastanenin web sayfasıyla entegre bir biçimde randevuların internet üzerinden alınabilmesi ya da sesli yanıt sistemiyle randevu verilebilmesi ve ranvuların SMS ile hastaların cep telefonlarına gönderilmesi MedWare’in desteklediği uygulamalar arasındadır. Kayıt esnasında Sağlık net için otomatik protokol üreterek, gönderim yapmak için ilk aşamayı tamamlamış olur.
MedWare hasta yatış ve taburcu işlemlerini kolaylaştırmak üzere tasarlanmıştır. Tek bir ekranda sadece hastanın yatacağı yatağı seçmek suretiyle (MedWare ilk kurulumunda hastane içinde bulunan yataklar türüne ve fiyatına göre sınıflandırılmak suretiyle kayıt altına alınmaktadır) yatış işlemi medula ile entegre bir şekilde yapılabilmektedir. Yatış işleminin hizmet girişi olarak tekrar yapılmasına gerek yoktur. Hastanın hastanede geçirdiği gün bazında fiyatlandırma da otomatik olarak yapılmakta ve kullanıcıyı gereksiz kayıtlar almaktan kurtarmaktadır. Ayrıca istenilen zamanda boş ya da doluluk durumu yatak bazında ya da kat bazında takip edilebilmektedir. Hastanın yattığı günler içinde kendisine uygulanacak tedaviler ve verilecek ilaçlar order sistemi içinde otomatik olarak takip edilmekte ve hasta faturasına ve stok kaydına otomatik olarak yansıtılmaktadır. Kliniklerden hastanın order’ına kaydedilen her türlü ilaç ve sarf öncelikle klinikteki depodan karşılanmakta, eğer depo yeterli malzemeye sahip değilse, talep mekanizmasıyla eczane ya da ambardan talep edilmektedir. Talep sistemi stok, depo ve order sistemiyle entegredir. Kağıt kullanımına gerek yoktur. Order sisteminin bir başka fonksiyonu ise kliniklerde görevli hemşireler için iş planlarını oluşturmak ve bu işlerin vaktinde yapılıp yapılmadığını kayıt altına almaktır.
MedWare üzerinde tüm işlemler mali yıl bazında tutulmakta ve yıl sonunda tüm veriler arşivlenmektedir. Başka bir deyişle her yılın ilk günü MedWare hasta kayıtları anlamında yeni bir veritabanıyla başlamaktadır. Böylelikle program ve veri tabanı üzerindeki yük hafifletilmiş olmakta ve hızlı sorgulara imkan tanınabilmektedir. Arşive alınan veriler kapanmamış hesaplar ve geçmiş yıllara dönük sorgulamalar yapılması gerektiğinde otomatik olarak sisteme dahil olmaktadır. MedWare yönetim modülü ayrı bir modül olarak tasarlanmasına rağmen temelde sistemin ihtiyaç duyduğu parametreleri bünyesinde barındıran bir kayıt veritabanıdır. Programın kullanıcıları, kullanıcı şifreleri, iskonto sınırları KDV uygulaması ve hastaneye özel bilgiler (logo, fatura bilgileri, adres, vergi dairesi, vergi numarası gibi) bu bölümde tanımlanır. MedWare yönetim bilgi sistemi tam parametrik olarak tasarlandığından bu bölümdü alınan bilgiler artık sistem içinde bir kez daha sorulmaz. Yönetim modülü sistemde değerlendirme yapmaya silinen kayıtların kim tarafından hangi tarihte ve hangi gerekçeyle silindiği gibi bilgilerin elde edilmesine de imkan sağlamaktadır. MedWare içinde hastanenin iç bünyesindeki ya da dışarıdaki kişi ya da kurumlarla olan ilişkiler gelen giden evrak mekanizması içinde tutulabilmekte gelen evraklara verilecek cevaplar ya da giden evraklar için son gönderme tarihleri uyarı mekanizmalarıyla desteklenerek kullanıcıya kolaylık sağlanmaktadır. Yöneticiler sunulan hizmet, personel ve kullanılan malzeme düzeyinde fayda maliyet analizleri yapabilmekte ve bunları ileriki yıllara yönelik planlarında kullanabilmektedir. Ayrıca hem yöneticinin hem de kullanıcıların kendi aralarında haberleşmelerini sağlamak üzere sistem içi mesajlar düzeni kurulmuştur. Kullanıcılar gerek online olarak gerekse ileriki tarihte gösterilmek üzere sisteme mesaj ekleyebilmektedir.
MedWare insan kaynakları modülü basit bir personel kayıt programının ötesinde özelliklere sahiptir. Personelle ilgili bilgiler en ince ayrıntısına kadar tutulabilmekte, hastane içinde nöbetçi-icapçı personel listeleri hazırlanabilmekte, personel devam takip formları düzenlenebilmektedir. Bunların yanında personel maaşını aylık olarak değil çalışılan gün ya da saat üzerinden ödeyen özel hastaneler için personel maaş sistematikleri oluşturulabilmekte, avans, periyodik olarak kendisine verilen giysiler ve sağlık amaçlı ek ödemeler kayıt altına alınabilmektedir. Hakediş paylaşımı uygulayan hastanelerde hakediş muhasebesi genel formüller üzerinden ya da hastanede verilen her hizmet bazında özelleştirilmek suretiyle doktorlar ve diğer personelin hakediş hesapları tutulabilmektedir. Döner sermaye paylaşımına esas olan parasal değerler sistem tarafından otomatik olarak üretilmekte ve ödemeler cari kartlar üzerinden entegre sistem içinde tutulabilmektedir. MedWare insan kaynakları modülünün bir başka özelliği hastane içinde yapılan tüm işlemleri ilgili kullanıcıyla tanımlamasında (Loglama) ortaya çıkar. MedWare üzerinde yapılan tüm işlemler işlemi yapan kullanıcının kodu ve adıyla sistemde kayıt altına alınır. Böylelikle yetki ve sorumluluk bazında hem performans değerlendirmeye esas teşkil eden bilgiler hem de kullanıcı hatalarından kaynaklanabilecek sorunlar ya da kaçaklarda sorumluların belirlenmesi sağlanmış olur. İnsan kaynakları modülü üzerinde yapılabilecek diğer işlemler ise şunlardır.
Norm Kadro düzenlemeleri yapılabilmektedir.
Maaş senaryoları hazırlayarak, bordro oluşturmaktadır.
Atama ve Nakil işlemlerini yapıp, gerekli evrakları raporlayabilmektedir.
Başvuru kayıt ve değerlendirme yapabilmektedir.
Performans değerleme yapabilmektedir.( Anket, puantaj, faaliyet sonuçları ve değerlendirme notlarını kullanarak)
Kariyer Planlama yapabilmektedir.
İzin, rapor işlemlerini yapabilmektedir.
Personel eğitimleri takip edilebilmektedir.
Sağlık net bildirimlerinde %100 başarı sağlayan medware.net kullanıcılara kolaylık sağlayıp, zorlu aşamaları otomatik olarak yapar. Sağlık net modülünün çalışması için ekstra hiç bir şeye gerek duymaz. Hastane işleyişi sırasında gerekli bütün bilgiyi toplar. Ve gönderime hazır hale getirir. Size sadece sağlık nete göndermek kalır. İstenirse günün belli saatlerinde otomatik gönderime ayarlanarak sağlık net gönderimlerinin otomatik yapılması sağlanır. Sağlık-Net V2 sürümü için ücretsiz sunum alabilirsiniz.
MedWare entegre sistemi içinde her türlü depo, eczane klinik ya da kantin bir stok merkezi olarak tanımlanabilmekte ve stok bilgileri tüm teknik detaylarına kadar takip edilebilmektedir. Stok modülüyle stokta bulunan malzemenin en küçük birimi stoktaki fiziksel yeri itibariyle haritalandırılabilmektedir. Örneğin bir ilaç için eczane stokundaki bölümü, rafı, kutusu ve bir kutu içindeki tek bir hapa kadar indirgenmiş haritası oluşturulabilmektedir. Stok modülü satınalma modülü ile entegre çalışmaktadır. Satınalmanın aldığı malzemeler otomatik stoğa işlenmekte ve buradan da tıbbi sarf olabilecek malzemeler hastaya harcandığında hizmet girişi ekranlarında barkod aracılığıyla hastanın önce kaydına ardından da hesabına yansıtılmaktadır. Benzer şekilde yatan hastaya uygulanan order içerisinde yer alan ilaç başta olmak üzere tüm hizmetler ve sarflar da yine sistemin bir parçası olarak stok kaydına yansımakta ve stoktan düşüş otomatik olarak gerçekleşmektedir. Bu modülde kliniklerle ya da katlarla stok arasındaki malzeme alış verişi aynı zamanda klinik talep ve talep onay mekanizmalarıyla ayrıntılı olarak düzenlenmiştir. Böylelikle her türlü ilaç sarf ya da hizmetin kim tarafından hangi hastaya kullanılmak üzere talep edildiği, talebin kim tarafından onaylandığı ve talebi yerine getirenin kim olduğu kayıt altına alınmaktadır. Malzemelerin stoğa kaydedilmesi sırasında sağlık kuruluşunun belirleyeceği maksimum ve minimum mal miktarları da kayıt altına alınmakta ve program belirleyeceği stok devir hızına göre ilgili kullanıcıları malzeme kritik düzeyin altına düştüğünde uyarmaktadır. Stok modülü cari kartlar üzerinden malzemenin alındığı firmaya ilgili alacak borç ve alacak ilişkilerini de ayrıntılı olarak tutabilmektedir. Stok modülü için tasarlanmış geniş raporlama ve sorgu seçenekleriyle stokta bulunan malzemenin son durumu hakkında detaylı bilgiler alabilmek mümkün olmaktadır. Bu yönüyle program sağlık kuruluşlarının rutin sayım olayına da bir son vermekte ve personeli büyük bir iş yükünden kurtarmaktadır. Stoktaki malzemeyi tanımlarken stok fiyatını TL ya da Döviz cinsinden tutabilmek ve malzemeyi birim bazında özelleştirebilmek (adet, kutu, koli, kilo gibi) mümkündür. Böylelikle hastaneye stoktaki herhangi bir ürünü hasta faturasına yansıtırken miktar olarak farklı seçenekler sunulabilmektedir.
MedWare her tür hastanenin ihtiyacını karşılayabilecek bir faturalandırma modülüne sahiptir. Faturalandırma sürecinde ödemelerin visa, çek, senet ile yapılabilmesi ve işlem tutarları üzerinden iskonto yapılabilmesi imkanı getirilmiş ve bu ödemeler kendi veritabanlarında tarih, banka kayıtları esas alınarak kayıt altına alınmıştır. Örneğin hastadan senet alındığında senedin ödenip ödenmediği, icrada olup olmadığı, karşılıksız çıkıp çıkmadığı gibi hususlar böylelikle takip edilebilmektedir. Resmi ya da anlaşmalı kurum hastalarında ise hem hasta hem de kurum bazında farklı fiyatlandırmalara uygun farklı fatura dizaynları (gruplandırılmış, hizmet alt detaylarına inilmiş, listelenmiş gibi) ve farklı icmal yapıları vardır. MedWare faturalandırma modülü her hasta için (özel hastalar hariç) bir kurum tanımlanması süreciyle başlatılır. Kurumların tanımlanması esnasında kuruma uygulanacak fiyat ve kurumun istediği fatura ve icmallerde hem yatan hasta hem de ayaktan hasta bazında belirlenir. Bu bilgiler bir kez alındıktan sonra yapılması gereken sadece fatura kesme döneminde ilgili kurumu seçmekten ibarettir. MedWare tüm fatura ve icmalleri önceden belirlenen kriterler doğrultusunda kendisi basar ve ilgili kuruma üst yazılarını yazar ve saymanlık işlem fişlerini hazırlar. Kurum içinde farklı fiyatlandırma ve ödeme politikaları olduğunda (özel sağlık sigortaları ve Bağkur da olduğu gibi) MedWare bunu da göz önüne alarak fatura ve icmalleri özelleştirir. Kesilen fatura ve icmallerin hem rapor olarak hem de değiştirilebilir form olarak istenen zamanda incelenebilmesi ve kurumun belirleyeceği yetki çerçevesinde içeriğin değiştirilebilmesi mümkündür.
MedWare’in her modülü kendi içinde geniş sorgulama ve raporlama özelliklerine sahiptir. Her ekran girilen bilgilerin niteliğine göre aynı ekran üzerindeki kolay ulaşılabilir menüler üzerinden sorgulanabilmekte ve en küçük detaylara kadar inen sorgulamalar yapılabilmektedir. (Örneğin hastaneye belli bir ilden gelmiş, yaş aralığı ......olan, erkek/kadın hastalar içinde, ön tanısı ..... son tanısı ...... konulan, kendisine .......... tetkikleri yapılan, ailesinde bu hastalık en az bir bireyde bulunan ve sigara içmeyen hastaların dökümü alınabilir) Bu sorgulamalar bir taraftan hastanenin ileriki yıllar için stok, hizmet ve iş planını yapmasına yardımcı olurken diğer taraftan akademik kariyer anlamında doktorlar ve diğer tıp personeli için bulunmaz bir veri imkanı sağlamaktadır. MedWare üzerinde bilgi içeren her türlü ekran Excell'e otomatik olarak aktarılabilmektedir. Böylelikle ayrıksı raporlarda bu bilgilerin veri olarak kullanılabilmesi ya da kullanıcı tarafından çok özel sorgulamalara tabi tutulabilmesi mümkün hale gelmektedir. Benzer şekilde geniş kriterlere göre elde edilen raporlar, çeşitli formatlara dönüştürülerek (Excel, Word, Html, Text, Lotus gibi) saklama imkanı bulunmaktadır. Ayrıca alınan her rapor ek bir işlem yapılmasına gerek kalmadan, verilecek olan adrese e-mail yoluyla gönderilebilmektedir. MedWare hasta, vezneler, kurumlar, doktorlar, stok, personel, halkla ilişkiler, faturalar, tahsilat ve çalışılan kurumlar bazında 300'ün üzerinde standart rapor formatıyla beraber gelmekte kullanıcılar bu raporları özelleştirebilmekte ve isterlerse kendileri yeni raporlar dizayn edebilmektedir.