BAK AMBALAJ SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ BİLGİLENDİRME POLİTİKASI - PDF
1 BAK AMBALAJ SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ BİLGİLENDİRME POLİTİKASI AMAÇ Bak Ambalaj San. ve Tic. A.Ş. ( Bak Ambalaj veya Şirket ) Sermaye Piyasası Kanunu ( SPK ), Türk Ticaret Kanunu ( TTK ) ve ilgili diğer mevzuata uygun bir şekilde pay ve menfaat sahiplerinin ve kamunun şirket faaliyetlerinden; zamanında, eşit, şeffaf, eksiksiz, doğru, anlaşılabilir, yorumlanabilir ve düşük maliyetle kolay erişilebilir bir şekilde bilgilendirilmesi politikası izlemektedir. Bilgilendirme politikasında amaç, şirketimizin geçmiş performansını, gelecek beklentilerini ticari sır niteliğindeki bilgiler dışında kamuyla, pay ve menfaat sahipleriyle, yetkili kurum ve kuruluşlarla paylaşmaktır. Kamuya yapılan hiçbir açıklama, Bak Ambalaj ın rekabet gücünü engelleyebilecek ve Bak Ambalaj, pay sahipleri ve diğer menfaat sahipleri açısından olumsuz sonuçlar doğurabilecek bir bilgi içermemektedir. Pay sahipleri ve diğer menfaat sahipleri tarafından talep edilen bilgiler bilgilendirme politikası çerçevesinde değerlendirilmektedir. İşbu bilgilendirme politikası, mevzuat ile belirlenenler dışındakiler de dahil olmak üzere kamuya hangi bilgilerin açıklanacağı, bu bilgilerin ne şekilde, hangi sıklıkta ve hangi yollardan kamuya duyurulacağı, yönetim kurulunun veya yöneticilerin basın ile hangi sıklıkla görüşeceği, kamunun bilgilendirilmesi için hangi sıklıkla toplantılar düzenleneceği, Bak Ambalaj a yöneltilen sorularda nasıl bir yöntem izleneceği ve benzeri hususları içerir. Bak Ambalaj aktif ve şeffaf bir bilgilendirme politikası izlerken; kamuyu aydınlatmaya ilişkin tüm konularda SPK, TTK ve ilgili diğer mevzuata ve Borsa İstanbul A.Ş. ( BİST ) düzenlemelerine uyar. YETKİ VE SORUMLULUK Bilgilendirme politikasının takibi, gözden geçirilip geliştirilmesi Yönetim Kurulu nun yetki ve sorumluluğu altındadır. Yönetim Kurulu tarafından onaylanan Bilgilendirme Politikası, genel kurulda pay sahiplerinin bilgisine sunulur ve kurumsal internet sitesinde ve Kamuyu Aydınlatma Platformu nda ( KAP ) kamuya açıklanır.bilgilendirme politikasının gelişimi ve koordinasyonu ile ilgili olarak Yatırımcı İlişkileri Birimi görevlendirilmiştir. KAMUYU AYDINLATMA YÖNTEM VE ARAÇLAR SPK, TTK, ilgili diğer mevzuat ve BİST düzenlemeleri çerçevesinde, Bak Ambalaj ın kamuyu aydınlatma ve bilgilendirme politikası yöntem ve araçları aşağıdaki gibidir; 1- BİST, 2- KAP (www.kap.gov.tr), 3- Bak Ambalaj kurumsal web sitesi (www.bakambalaj.com.tr), 4- Merkezi Kayıt Kuruluşu nun e-yönet: Kurumsal Yönetim ve Yatırımcı İlişkileri Portalı, 1
2 5- Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi ve günlük gazeteler, 6- Yazılı ve görsel medya, 7- Telefon, elektronik posta, telefax gibi iletişim araçları. BİLGİLENDİRME KONUSUNDA YETKİLİ KİŞİLER Yukarıda düzenlenen açıklamalar dışında, Bak Ambalaj a yönelik olarak gelen her türlü sorunun cevaplanması aşağıdaki yetkililer tarafından yapılır: - Yönetim Kurulu Üyeleri - Denetim Komitesi - Genel Müdür - Yatırımcı İlişkileri Birimi Pay sahiplerinden gelecek sorular ise öncelikle Yatırımcı İlişkileri Birimine yönlendirilir. SERMAYE PİYASASI KATILIMCILARIYLA İLETİŞİM Bak Ambalaj yatırımcılarının sorularının yanıtlanması, yatırımcılara olan ilişkilerin verimli şekilde yürütülmesi ve şirket değerinin artırılmasına yönelik çalışmalar Genel Müdür e bağlı Yatırımcı İlişkileri Birimi tarafından gerçekleştirilmektedir. Pay Sahipleri ile ilişkiler Yatırımcı İlişkileri Biriminin koordinasyonunda yürütülmektedir. Yatırımcı İlişkileri Birimi, yatırımcılar tarafından iletilen yazılı ve sözlü bilgi taleplerini, daha önce kamuya açıklanmış içerik kapsamında talebin içeriğine göre yazılı ve sözlü olarak cevaplandırır. Düzenli olarak güncellenen kurumsal web sitesi ile pay sahiplerinin ve analistlerin Şirket e dair gelişmeleri yakından takip edebilmeleri ve yatırımcı ilişkileri araçlarına ulaşabilmeleri amaçlanmaktadır. Yatırımcı İlişkileri Birimi nin öncelikli amacı şirket ile pay sahipleri arasındaki karşılıklı ilişkinin en etkin şekilde yürütülmesidir. Bu kapsamda Yatırımcı İlişkileri Birimi, şirket üst yönetimi ile pay sahipleri arasında bir köprü görevini üstlenmektedir. Bir yandan şirketin yatırım mesajları pay sahiplerine iletilirken; bir yandan da pay sahiplerinden gelen değerlendirme ve geri bildirimlerin üst yönetime iletilmesi amacıyla periyodik olarak raporlamalar yapılmaktadır. Böylece bilgilendirmenin iki taraflı olması sağlanmaktadır. ÖZEL DURUM AÇIKLAMALARI Bak Ambalaj ın özel durum açıklamaları Sermaye Piyasası Kurulu nun ( SPK ) II-15.1 sayılı Özel Durumlar Tebliği çerçevesinde Mali ve İdari İşler Bölüm Yöneticisinin koordinasyonunda hazırlanır. Yönetim Kurulu Üyeleri, Genel Müdür ve Bakioğlu Holding A.Ş. Finansmandan Sorumlu Başkan Yardımcısından herhangi ikisinin imzası ile BİST e fax yoluyla bildirilir. Özel Durum Açıklamaları ayrıca elektronik ortamda KAP sistemine gönderilir. 2
3 Bak Ambalaj özel durum açıklama yükümlülüğünün yerine getirilmesinden, Mali İşler Birimi yetkili ve sorumludur. MALİ TABLOLARIN KAMUYA AÇIKLANMASI Bak Ambalaj, her 3 ayda bir mali tablolarını ve dipnotlarını Sermaye Piyasası mevzuatı çerçevesinde hazırlar. Hazırlanan bu raporlar sırasıyla Denetim Komitesinin ve Yönetim Kurulunun onayının ardından SPK ve BIST düzenlemeleri doğrultusunda Kamuyu Aydınlatma Platformu (KAP) bildirimi olarak elektronik ortamda kamuya açıklanır. Kamuyu Aydınlatma Platformu nda (KAP) kamuya açıklanmasının ardından mali tablolar ve dipnotlar Bak Ambalaj kurumsal web sitesinde elektronik ortamda yayınlanır. FAALİYET RAPORUNUN KAMUYA AÇIKLANMASI Bak Ambalaj faaliyet raporunu, TTK, SPK ve ilgili diğer Sermaye Piyasası mevzuatına uygun olarak kamuoyunun şirketin faaliyetleri hakkında tam ve doğru bilgiye ulaşmasını sağlayacak ayrıntıda hazırlar. Faaliyet raporu, Yönetim Kurulu onayını müteakip Bak Ambalaj kurumsal web sitesi (www.bakambalaj.com.tr) ve KAP aracılığı ile kamuya açıklanır. Basılmış kopyalar Bak Ambalaj Yatırımcı İlişkileri Biriminden temin edilebilir. KURUMSAL WEB SİTESİ Bak Ambalaj kurumsal web sitesinde, Kurumsal Yönetim İlkeleri nde öngörülen bilgilere yer verilir. Bu bilgiler en az son 5 yıla ait bilgiler olmalıdır. Kurumsal web sitesi aktif olarak kullanılır ve burada yer alan bilgiler güncel tutulur. Kurumsal web sitesinde yer alan bilgiler, mevzuat uyarınca Bak Ambalaj tarafından yapılmış diğer açıklamalar ile tutarlı olur. Kurumsal web sitesinin adresi Bak Ambalaj ın antetli kağıtlarında, sözleşmelerinde, faturalarında ve diğer ticari mektup ve ticari defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgelerde yer alır. Kurumsal web sitesinde mevzuat uyarınca açıklanması zorunlu bilgilerin yanında yer verilen diğer önemli konuların başlıcaları aşağıdaki gibidir; -Vizyon ve Stratejiler -Ortaklık ve Yönetim Yapısı -Yönetim Kurulu Üyeleri -Şirket Esas Sözleşmesi - İmtiyazlı Paylar Hakkınada Detaylı Bilgi -Faaliyet Raporları -Finansal Raporlar -Kar Dağıtım Tabloları -Mali Tablo ve Dipnotlar -Ticaret Sicil Bilgileri -Kurumsal Yönetim İlkelerine Uyum Raporu -Özel Durum Açıklamaları -Genel Kurul Toplantılarının Gündemleri, Hazirun Cetvelleri ve Tutanakları -Vekâleten Oy Kullanma Formu -Çağrı Yoluyla Hisse Senedi veya Vekalet Toplanmasında Hazırlanan Zorunlu Bilgi Formları vb. Formlar -Sosyal Sorumluluğa İlişkin Bilgiler -Bilgilendirme Politikası -İçsel Bilgiye Sahip Olabilecekler Listesi 3
4 -Kar Dağıtım Politikası -Şirketin Kendi Paylarının Geri Alınmasına İlişkin Politikası -İnsan Kaynakları Politikası -Etik Kurallar -İlişkili Taraflarla İşlemlere İlişkin Bilgiler -İzâhnâmeler ve Halka Arz Sirküleri -Sıkça Sorulan Sorular Ayrıca Şirket in ortaklık yapısı; dolaylı ve karşılıklı iştirak ilişkilerinden arındırılmak sureti ile %5 ten yüksek paya sahip olan gerçek kişi pay sahiplerinin isimleri, pay miktarı ve oranları ile hangi imtiyaza sahip oldukları gösterilecek şekilde asgari 6 ayda bir güncellenecek şekilde açıklanmaktadır. TÜRKİYE TİCARET SİCİL GAZETESİ VE GÜNLÜK GAZETELER İLE YAPILAN İLANLAR VE DUYURULAR SPK, TTK, ilgili diğer mevzuat ve Bak Ambalaj Esas Sözleşmesi gereği; genel kurul, sermaye artırımı ve temettü ödemesine ilişkin vb. duyurular Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi ve günlük gazeteler vasıtası ile yapılmaktadır. Yazılı ve görsel medya vasıtasıyla yapılacak basın açıklamaları Yönetim Kurulu Üyeleri ve/veya Genel Müdür tarafından yapılır. GELECEĞE YÖNELİK DEĞERLENDİRMELERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR Bak Ambalaj, bilgilendirme politikaları çerçevesinde geleceğe yönelik beyanatlarda bulunabilir, beklenti ve değerlendirmelerini açıklayabilir. Geleceğe yönelik bilgilerin kamuya açıklanması durumunda varsayımlar ve varsayımların dayandığı veriler de açıklanır. Söz konusu bilgilerin mutlaka dayanağı olmalı, bilgiler yanıltıcı olmamalı ve şirketin diğer bilgi ve verileriyle uyumlu olmalıdır. Geleceğe yönelik açıklamalar, sadece kamuya açıklama yapmaya yetkili kişiler tarafından ve Yönetim Kurulunun onayı ve Yatırımcı İlişkileri Biriminin bilgisi ile yapılır. Geleceğe yönelik bilgi, beklenti ve değerlendirmeler, yazılı olarak; sözlü açıklamalar ise sadece önceden planlanmış olan programlarda yapılmaktadır. Her iki durumda da yapılan açıklamaya kurumsal web sitesinde yer verilir. Kamuya açıklanan geleceğe yönelik bilgilerde yer alan tahminlerin ve dayanakların gerçekleşmemesi veya gerçekleşmeyeceğinin anlaşılması halinde, güncellenen bilgiler derhal gerekçeleri ile birlikte kamuya açıklanır. 4
5 BASIN YAYIN ORGANLARINDA VEYA İNTERNET SİTELERİNDE YER ALAN HABER VE SÖYLENTİLERİN TAKİBİNE İLİŞKİN ESASLAR Bak Ambalaj, kendisi ile ilgili olarak çıkan haberlerin takibini yapmaktadır. Bu kapsamda her gün yayınlanan haberler İdari Sorumluluğu Bulunan Yöneticilere ve Yatırımcı İlişkileri Birimi ne yönlendirilmektedir. Çıkan haber içsel bilgi tanımına girecek önemde değil ise, konu hakkında prensip olarak herhangi bir açıklama yapılmaz. Bununla birlikte, Tebliğ uyarınca özel durum açıklaması gerektirmeyen böyle bir haber hakkında açıklama yapılmasının faydalı olup olmayacağı hususu şirket yönetimi tarafından değerlendirilir. Bak Ambalaj hakkında, pay sahiplerinin yatırım kararlarını veya sermaye piyasası araçlarının değerini etkileyebilecek öneme sahip, basın-yayın organları veya kamuoyunda çıkan ve ortaklığı temsile yetkili kişiler kaynaklı olmayan haber veya söylentilerin varlığı halinde, bunların doğru veya yeterli olup olmadığı konusunda açıklama yapılır. ASILSIZ HABER VE SÖYLENTİLER Bak Ambalaj, ilke olarak Şirket i temsile yetkili kişiler kaynaklı olmayan haber ve söylentilerin varlığı halinde bu haber ve söylentilerden Bak Ambalaj ın ve yatırımcıların menfaatlerini, yatırımcıların yatırım kararlarını ve sermaye piyasası araçlarının değerini etkileyebilecek öneme sahip olanlarla ilgili olarak Sermaye Piyasası mevzuatı çerçevesinde özel durum açıklaması yapar. Bunun dışında kalan piyasada ve/veya internet ortamında yer alan spekülasyonlar konusunda herhangi bir görüş bildirmez. AÇIKLANMASI ERTELENEN BİLGİLERLE İLGİLİ HABERLER Bak Ambalaj ın meşru çıkarlarının korunması amacıyla açıklanması ertelenen bir bilgi konusunda, bilginin gizliliğinin sağlanması için gerekli tüm tedbirlerin alınmasına rağmen basında haber çıkması halinde ilke olarak sessiz kalınır. Ancak Bak Ambalaj ve yatırımcıların çıkarlarının korunması amacıyla gerekiyorsa, söz konusu haberler için açıklama yapılabilir.. BİLGİLERİN GİZLİLİĞİNİN SAĞLANMASI Tüm Bak Ambalaj çalışanlarının içsel bilgilerin kullanımıyla ilgili kurallara dikkat etmesine önem verilmektedir. Uyulması gereken kurallar aşağıdaki gibidir; -Tüm çalışanlar Bak Ambalaj da çalışırken ve sonrasında şirket bilgilerini korurlar; bu bilgileri doğrudan ve dolaylı olarak kullanamazlar. -Bak Ambalaj çalışanları ticari sır niteliğindeki bilgileri yetersiz kimselere açıklayamaz. -Bak Ambalaj çalışanları içeriden aldıkları bilgiler ile Bak Ambalaj hisse senetlerinin alım satımıyla kazanç yaratacak faaliyette bulunamaz. Bak Ambalaj çalışanları tarafından istenmeden içsel bilgilerin gizlilik anlaşması bulunmayan üçüncü kişilere açıklanmış olması durumunda, Sermaye piyasası mevzuatı kapsamında bilginin gizliliği sağlanamayacaksa en kısa süre içerisinde özel durum açıklaması yapılır. 5
6 Açıklanması ertelenen bilgi konusunda, bilginin gizliliği sağlanamaz ise kural olarak sessiz kalınır. Ancak Şirketin ve yatırımcıların çıkarlarının korunması gerekiyor ise söz konusu haber ile ilgili açıklama yapılır. İDARİ SORUMLULUĞUN BELİRLENMESİ SPK tarafından yayımlanan Özel Durumlar Tebliği ve Özel Durumlar Rehberi uyarınca Bak Ambalaj ın içsel bilgiye erişimi olan kişiler listesi revize edilmiş ve idari sorumluluğu bulunan kişiler ayrıca özel olarak belirtilmiştir. Söz konusu liste şirketimizin kurumsal internet sitesi olan sayfasında Yatırımcı İlişkileri bölümünde yer almaktadır ve düzenli olarak güncellenmektedir. Listede yer alan kişilerin ayrıca listede yer alma sebebi ve şirket organizasyon yapısındaki görev ve pozisyonu da listede belirtilmiştir. Buna göre; Bak Ambalaj ın bütün bilgilerine detaylı ulaşabilen ve gelecek planları hakkında da bilgi sahibi olan Yönetim Kurulu Üyeleri, Genel Müdür ve Bakioğlu Holding A.Ş. de görevli Başkan Yardımcıları idari sorumluluğu bulunan kişiler olarak değerlendirilirler. İçsel bilgiye erişimi olan kişiler ise her bir çalışanın sahip olduğu ve eriştiği bilgiler özelinde değerlendirme yapılarak belirlenmiştir. Söz konusu kriterler ve yukarıda belirtilen kişiler genel anlamda açıklanmış olup ilgili mevzuat ve SPK düzenlemeleri uyarınca ve şirketin organizasyon yapısına göre idari sorumluluğu bulunan ve içsel bilgiye erişimi olan kişiler listesinde değişiklik olması halinde ilgili liste Bak Ambalaj tarafından güncellenmektedir. YÜRÜRLÜK Bilgilendirme politikasında yapılan değişiklikler Kurumsal Yönetim İlkeleri gereği Genel Kurul toplantısında pay sahiplerinin bilgisine sunulur ve kamuya açıklanır. İşbu Bilgilendirme Politikası Bak Ambalaj Yönetim Kurulu nun 478 tarih ve sayılı kararı ile yürürlüğe girmiş ve tarihli ve 638 sayılı Yönetim Kurulu Kararı uyarınca mevzuat değişikliği sebebi ile güncellenmiştir. 6