Bir ticaret fuarına katılımın başarılı olması için iyi bir planlama gerekir. Başarılı bir planlama ve katılım için bir kişi fuar koordinatörü olarak tespit edilmelidir. Bu kişi fuar bütçesinin hazırlanması ve takibi, organizasyon prosedürlerinin yürütülmesi, stand rezervasyonunun yaptırılması, sergilenecek malların seçimi, stand konstrüksüyonu, eğitimi ve görev tanımlarının belirlenmesi, ziyaretçi promosyonu, ziyaretçi kayıtlarının tutulması, follow-up değerlendirme gibi işlerden sorumlu olacaktır. Fuar koordinatörü stand kurucularının seçiminden, dokümantasyona kadar fuarın bütün işleri ile ilgili olarak katılımcılara yardımcı olabilmektedir.
Fuara katılımın başarıya ulaşmasında olmazsa olmaz faktörlerden birisi fuardaki standımızı belirlenen hedef kitleden yeteri sayıda kişinin ziyaret etmesinin sağlanmasıdır. Promosyon kampanyasının temel amacı hedef kitlenin katılımınız hakkında bilgilendirilmesi ve bu kişilerin standımızı ziyaret için motive edilmesidir. Bu amaçlara ulaşmak için belli başlı yöntemler şunlardır.
Hedef Kitlenin Belirlenmesi: Genel olarak hedef kitle ithalatçılar, acenteler, distribütörler, toptancılar, perakendeciler, satın alımcılar, ürünlerin kullanıcılar, satın almada bilgisine başvurulan teknik personel, ticaret odaları, konuyla ilgili kamu ve meslek kuruluşları, dernek ve birlikler, tüketiciler, seyahat acenteleri, tur operatörler ve basından oluşur.
Fuar İçin Yayınlar Hazırlama: Katılımcı firmalar tarafından hazırlanabilecek basılı materyal genel olarak firma broşürü, ürün katalogları, ürün ve fiyat listeleridir.
Direkt Postalama: Tespit edilen hedef kitle için fuar açılmadan makul bir süre önceden bir davet yazısı hazırlanmalı ve mümkün olduğunca kişi ismine gönderilmelidir. Ekinde firma broşürü, ürün katalogları, fiyat listeleri vs materyal, ücretsiz giriş biletleri yer almalıdır.
Fuar Kataloğuna Giriş: Giriş için son gün kaçırılmamalıdır.
Kişisel Temaslar: Fuar öncesinde veya sırasında telefonla veya bizzat ziyarete giderek olabilir. Kişisel temaslar özellikle diğer promosyon faaliyetlerinin ihmal edildiği "acil durumlarda" gereklidir ve iyi de sonuç verdiği gözlenmiştir.
Basınla İlişkiler: Basında yer almak özellikle direkt postalama listesinde olmayanlara da ulaşılabilmesi açısından önem taşır. Basın bülteni hazırlanmasındaki temel prensipler, kısa olması, bir sayfayı geçmemesi, genellemelerden kaçınılması, firmayı ve ürünleri tanıtan kısa fakat etkili bilgi verilmesi, büyük marjlar kullanılması, fuarın adı, tarihi ve stand numarasının mutlaka belirtilmesidir. Basın bülteni fuardan altı-sekiz hafta önce tanıtıcı fotoğraf eşliğinde gönderilmelidir.
Reklam: Bireysel olarak katılımcılar için nispeten pahalı olmakla birlikte reklam ziyaretçi promosyonu açısından önemli bir yöntemdir. Reklam fuar kataloğuna, ticaret ve ekonomi dergileri veya günlük gazetelere verilebilir.
Fuarın Elektronik Enformasyon Sistemine Giriş: Birçok fuarda elektronik bilgi sistemleri bulunmakta ve ziyaretçiler katılımcı firmalar, stand numaraları, ürünler, hizmetler gibi bilgilere bunlar vasıtasıyla ulaşabilmektedirler. Bu hizmet genelde ücretsizdir.