Büro Ortamlarında Etkinlik ve Verimlilik Konusu - Açıköğretim Adalet Bölümü, Açıköğretim Adalet, Aöf Adalet Seti, AÖF Adalet Eğitim Setleri
Büro Ortamlarında Etkinlik ve Verimlilik Konusu
BÜRO ORTAMLARINDA ETKİNLİK VE VERİMLİLİK KONUSU
Bu ünitede işlenecek konuların daha iyi anlaşılabilmesi için etkinlik ve verimlilik konularının bilinmesi gereklidir. İzleyen başlıkta bu iki kavrama değinilecektir.
Etkinlik, amaçlara ulaşma derecesidir. Organizasyonlardaki faaliyetler belirli amaçları gerçekleştirmek için yerine getirilir. Kimi faaliyetler ile bu faaliyetleri yerine getirmek için yararlandığımız araçlar bizi amacımıza ulaştırmada diğerlerine göre daha başarılıdırlar, yani daha etkindirler.
Etkinlik kavramını bir örnekle açıklayalım. İşletmelerdeki bütçeler ve diğer tahmini mali tablolar temelde satış tahminleri üzerine kuruludur. Bu tabloların gerçek duruma en yakın sonuçları üretebilmesi, satış tahminlerinin isabet derecesine sıkı sıkıya bağlıdır. Varsayalım ki bir işletme satış tahminlerinin yapılması için üç ayrı yöntemden hangisini kullanacağını değerlendirmekte olsun. Birincisi, pazarlama yöneticilerinin sezgisel değerlendirmeleri, ikincisi geçmiş yılların satış eğilimlerini temel alarak tahminde bulunma, üçüncüsü ise geçmiş satışlar yanında ekonominin birçok değişkenini dikkate alan bir bilgisayar paket programı olsun. Bahsedilen üç farklı yöntemden elde edilen satış tahminleri, yılın sonunda gerçekleşen satışlarla karşılaştırıldığında üçüncü seçeneğin en isabetli tahminleri verdiği görülmüş olsun. Bu durumda bilgisayar paket programıyla satış tahminlerini gerçekleştirmenin diğerlerine göre daha etkin bir yöntem olduğunu söyleyebiliriz.
Verimlilik, belirli bir dönem içinde elde edilen çıktıların girdilere oranıdır. Burada, girdiler ve çıktılar somut, parasal nitelikte olabileceği gibi; zaman, zihinsel çaba gibi nispeten soyut bir nitelikte taşıyabilir. Verimlilik kavramını daha iyi anlatabilmek için şöyle bir örnek verelim. Bir büroda rapor yazma işlemlerinin yerine getirilebilmesi için yazıcıya ihtiyaç olduğunu düşünelim. Örneği basit tutmak açısından fiyatları, sarf malzemesi maliyeti ve yazma kaliteleri aynı olmak üzere üç farklı model yazıcı ile işlerimizi yerine getirebileceğimizi düşünelim. Birinci yazıcı ile mürekkebi değiştirmeden 1000 sayfa, ikinci ile 1200 sayfa ve üçüncü yazıcı ile de 1400 sayfa çıktı alabildiğimizi varsayalım. Bu durumda üçüncü yazıcı en verimli yazıcıdır çünkü girdi maliyeti aynı olmalarına rağmen üçüncü yazıcı ile daha fazla sayfa bastırmış durumdayız.
Aynı iş gücüyle beş günde bitirilebilen işlerin, iş yapma yöntemlerde değişiklikle iki günde bitirilebilmesi, satış personeline verilen eğitimle satışların yüzde 50 artması, mamul nakliyesi işinin taşeronlara devredilmesiyle kazanılan ulaştırma tasarrufları verimlilik artışına örnek olarak verilebilir.
Organizasyonlarda yürütülen faaliyetlerin hem etkin hem de verimli olması istenir ancak burada unutulmaması gereken nokta, etkinlik ve verimliliğin her zaman aynı yönde değişmediğidir. Organizasyonda gerçekleştirilen bazı değişiklikler, faaliyetlerin etkinliğini arttırırken verimliliği düşürebilirler ya da bu durumun tam tersi olabilir. Yöneticilerin her hangi bir konuda karar verirken bu iki faktörün ne yönde hareket ettiğini de dikkate almaları gereklidir.
Varsayalım ki üç personelin yaptığı temizlik işini, daha temiz bir işyeri ortamına kavuşmak için büyük bir temizlik makinesi ve bir personel yardımıyla yapmak istiyorsunuz. Eğer temizlik makinesinin satınalma ve bakım-onarım maliyeti, yerini aldığı iki personelin işletmeye olan maliyetinden fazlaysa temizlik faaliyeti eskiye göre daha etkin ancak daha az verimli olarak gerçekleşiyor demektir. Üç kişinin yaptığı temizlik işi yalnızca bir personele yaptırmak istenirse temizlik faaliyeti eskiye nazaran daha az başarılı yapılacaktır. Bu durumda, işçilik maliyetlerindeki düşüşe paralel olarak bir personelden aldığımız verim yüksek olsa bile temizlik faaliyetinin etkinliği düşmüş olacaktır.