﻿ Katılımcı Yönetim İçin Toplantılar; Personel Katılımı Aracılığıyla Onların Etkinliğini Arttırmak
KATILIMCI YÖNETİMDE TOPLANTILAR
Personelin Katılımı Aracılığıyla Onların Etkinliğini Arttırmak
Sızlanmaları ortadan kaldırmak için radikal bir yöntem
Eğer rahat bir muhabbet içinde "toplantılar" meselesini çok sık gündeme getirirseniz, cevap olarak sızlanmalar duyacaksınız. İnsanlar şöyle düşünecektir: "Toplantılar çok fazla," – "Zamanı boşa harcayıcı toplantılar," – "yararsız toplantılar." Onlar çoğunlukla haklıdır. Biz, toplantılar için üretici olmayan çok fazla zaman harcarız, ve hatta buna karşı birşey yapmak için istekli değilizdir.
Kurumsal karar almaya personelin katılımını arttırma programınızın bir parçası olarak siz, toplantıların nasıl yönetileceği hakkında bazı radikal değişiklikler yapmak için çok iyi bir konuma sahipsiniz, ve bunları yaparak katılımcı yönetimi arttırabilir, ayrıca kurumunuzun daha etkin ve güçlü olmasını sağlayabilirsiniz. Bu döküman sizin bunları yapmanıza rehber olmayı amaçlar.
Eğer zamanınızı: (1) toplantıların bugün ürettiklerini dikkatlice incelemek, ve (2) toplantıların nasıl yönetileceği hakkında birçok varsayımlardan kurtulmak üzere hazırlıklı olmak için harcarsanız değişiklikleri sağlayabilirsiniz.
Burada önerilenler ilk bakışta, gelenekselin dışına çok fazla çıkmak gibi gelebilir, ancak eğer siz, boş düşünceler yerine açık fikirli bir yaklaşımla başlarsanız, kendi sonuçlarınızı çıkarmak ve gerekli değişiklikleri yapmak mümkün olacaktır.
Amacı olmayan hiçbir toplantı düzenlenmemelidir. Eğer katıldığınız bir toplantıyı dikkatlice izlerseniz, herbirinin amacının ne olabileceğini sorun.
Maalesef bazı toplantıların amacı şöyle görünür:
sadece kendisinin konuşmasından sevk alan patronun konuşmasını sağlamak,
başkalarının onun konuşmasını dinlemesini sağlamak,
boş törenler serisinden birini gerçekleştirmek,
personeli düzenli olarak yaptıkları işlerinden alıkoymak,
zaten bildiğimiz haberleri tekrar duymak,
yazılı olarak sunmaları gerektiği halde bazı insanların sözlü olarak verdikleri raporlarını dinlemek, yada
bazı kararların alınmış gibi olduğunu göstermek.
Yönetimin özü karar almaktır. Katılımcı yönetim hakkında kararlıysanız, personel üyelerin gözlemlerinin ve analizlerinin yönetimin karar alma sürecine aktarılmasını istersiniz. Toplantılar bunu yapmanızda çok etkin bir mekanizma olabilir. Bunu sağlamak için siz, yönetim toplantılarının amacının karar almak olduğuna karar vermelisiniz. Toplantılar başka herhangi bir amaca sahip olmamalıdır.
Eğer bir yönetim toplantısının amacı karar almayı sağlamaksa siz, bunu karar almayı sağlayacak şekilde düzenlemelisiniz. Bundan başka herhangi bir nedeniniz varsa, örneğin bilgilendirmek yada belli bir bilginin personel arasında paylaşılmasının sağlandığından emin olmak, bunu yönetim toplantısında değil başka bir forumda dile getirmelisiniz.
Etkin bir yönetim ve güçlü bir kuruma sahip olmanız için siz, bütün diğer amaçların uzaklaştırıldıklarından, ancak yönetim toplantılarınızın sadece karar almak amacıyla düzenlendiğinden, ayrıca yöneticilerin ve personelin bu kararlara katkıda bulunduğundan, ve kararların etkin ve uygun biçimde alındığından emin olmalısınız.
Bütün personelle iletişimde bulunmanız, ve onları yönetim toplantılarının amacı hakkında bilgilendirmeniz gerekir.
Yönetim toplantıları sadece kararlar almaya yetecek kadar uzun olmalıdır. Bunun ötesine geçen her zaman boşa harcanmış demektir.
Toplantılara katıldığınızda, kendi kendinize bir değerlendirme yapın. Bir kronometre ile toplantıların yararsız geçen herbir bölümünün ne kadar zaman aldığının süresini ölçün. Toplantıya geç gelen biri zamanında gelenlerin hepsinin zamanını boşa harcar. Eğer gelen ilk altı kişi yedinci kişi için on dakika beklerse; kaybedilen zaman on dakika değil ancak altı çarpı on dakikadır; yani bir saat. Geç gelen kişiyi boşa geçen zaman için hoşgörürseniz, bu durumda zamanında gelenlerin zamanını boşa harcadığı için toleranslı davranmış olursunuz.
Bazı insanlar konuşarak zamanı boşa harcarlar:
daha önce söylenenleri tekrar ederek,
ele alınan kararla ilgisi olmayan bilgiler vererek,
gereksiz yere süslü laf kalabalığı yaparak,
ele alınan kararı etkilemeyecek olan önemsiz hataları düzelterek,
ayakta alkış almayı sağlayacak konuşma yaparak, ve/yada,
protokolü zaman kaybettirecek şekilde kullanarak.
Bu durumda bir yönetim toplantısı ne kadar uzun olmalıdır? Bir karar almak beş dakikadan uzun sürmemelidir, ve alınan kararların sayısı (bir çiftin alınması yada verilmesi) üçü geçmemelidir. Bu, toplantının yaklaşık onbeş dakika sürmesi gerektiği anlamına gelir. Bu kadar süreye sığdırılabilecek bir toplantı yapabilir misiniz?
Başka amaçlarla alınan diğer toplantılar genellikle daha katı prosedüre sahiptir. Gündem bir önceki toplantının kayıtlarını okuyarak ve kabul ederek başlar, ve buradan hareketle yapılacaklarla ilgili olarak devam eder. Sonrasında gündem daha detaylı olarak tartışılır, ve kararlar herhangi birinin öneri vermesiyle, desteklenmesiyle, alınır ve herkes bu karar hakkında oylamaya katılır.
Bu tür toplantılar, müzakerelerin çoğunlukla siyasetle ilgili yada çekişmeli olması, ayrıca katılanların farklı ve rekabet eden kurumları temsil etmesi halinde yararlıdır.
Bir yönetim toplantısı için bu tür formalitelerden uzaklaşılmalı ve ortadan kaldırılmalıdır. Onbeş dakika sürmesi gereken bir toplantı için, alınması gereken üç karar olacaktır, bunları toplantı koordinatörü tahtaya yazabilir ve herbirinin alınmaları için sadece beş dakika tanır.
Geleneksel formaliteleri tamamen ortadan kaldırın.
Bazı insanlar toplantılarda sadece kendilerinin konuşmasını isterler. Onlar, düşüncelerinin herkes tarafından zaten bilinen şeyler olması ve herkesin bu argümanların daha önce konuşulduğunu duymuş olmalarıyla ilgilenmezler. Toplantı koordinatörü bu tür konuşmaların yararsız olduğunu ve yönetim toplantısında istenmediğini açıkça belirtmelidir.
Karar ve onun alternatiflerinin açıkça ve kısaca anlatılması, bir yolla yada diğeriyle onun alınması gerektiğinin nedenleri, ve kararın alınıp kaydedilmesi için neyin istendiği ve desteklendiğinin anlatılması gerekir.
Herbir karar için tanınan zaman beş dakikayı aşmamalıdır, ve konuşmayı alan herhangi biri anlatmak istediklerine beş dakika alacak kadar izin vermelidir.
"Başkan" kelimesi feodal kralın ve onun meclisinin toplantığı ortaçağ (milattan sonra 1200’lü yıllarda) döneminde ortaya çıkmıştır. Toplantılarda bir sandalyeye sadece kral sahipti, ve toplantı "başkanı" toplantıda tam kontrole sahip olan kralı ima etmek amacıyla kullanılırdı. Yerde, taburelerde yada halının üstünde oturan diğerleri başlarını omuzlarının üstünde tutmak istiyorlarsa herzaman kralın söyledikleriyle hemfikir olmak zorundaydılar.
Son dönemlerde bazı insanlar, ancak cinsiyet ayrımı yapmadan, aynı kelimeyi kullanmaya çalışıyorlar, böylece özellikle bir kadın tarafından sahipse bu pozisyon için "kürsü" yada "kürsü sahibi" kelimesi kullanılır (bir erkek tarafından tutuluyorsa sıklıkla yeniden "başkan"a döner). Yönetim toplantılarında bu kelimeyi ve bundan türeyen kelimeleri tamamen ortadan kaldırmalıyız.
Toplantının sahip olması gereken bir "toplantı koordinatörüdür." Toplantı koordinatörü toplantıyı koordine eder, zamanın boşa harcanmamasını sağlar ve toplantının sadece icrai (yönetim) kararların alınması için kullanılmasını sağlar.
Eğer bir toplantı onbeş dakika sürecekse toplantıda, koordinatörde dahil hiçbir katılan için bir sandelye olmamalıdır. Kararlarla ilgili not almakla görevlendirilmiş sekreter yada başka bir destek elemanı dışında hiçkimseye bir sandalye verilmemelidir. Katılanlara sandalye verildiğinde onlar toplantıda çok fazla rahatmış gibi hissedebilirler, ve otomatik olarak bu rahatlığı uzatmanın yollarını, örneğin çok fazla konuşmak yada çok fazla resmi olmak gibi, bulacaklardır. Yönetim toplantısına katılanlar için hiçbir sandalye olmamalıdır.
Aynı durum toplantıda içecek sunmak için de söylenebilir. Hiçbir içecek sunmayın. Bu, toplantının uzamasına neden olacaktır. Bunun yerine herkesi toplantı bittikten sonra kafeteryaya, restoranta yada bir bara davet edin. Eğer uygun bir biçimde yapılmışsa toplantı onbeş yada yirmi dakika sürecektir, böylece içerek eğlenmek için yeterli zaman kalacaktır.
Kuralcı bir toplantıda kayıt tutulur. Bunlar, toplantı boyunca konuşulan konuların ayrıntılı açıklamalarıdır. Farklı gruplaşmaların olduğu yada katılanların farklı kuruluşları temsil ettiği siyasal bir toplantıda yada halk toplantılarında bunlar bir işleve sahip olabilirler. Orada kimin ne söylediğinin yazılı kayıdını tutmak gerekli olabilir.
Bu, yönetim toplantısı için gerekli değildir. Gerekli olan şey basit bir alan gezisi raporu olarak, toplantı tarihi ve zamanıyla birlikte, sadece alınan kararları listeleyen bir toplantı raporudur. Kimin ne söylediği gerekli değildir. Detaylara ihtiyaç yoktur. Dört karara sahip olan bir toplantı katılanlar tarafından alınan dört kararı listeleyen ve bir sayfadan oluşan bir rapora sahip olmalıdır. Toplantı sonunu takiben bir saat içende toplantı raporuna son şekli verilerek bitirilmeli, ve katılımcılara aynı gün içinde dağıtılmalıdır.
Yönetimin amacı kurum için kararlar almaktır. Katılımcı yönetimin amacı ise bu kararların alınmasına personelin katkısını sağlamaktır.
Toplantı düzenlemek bu katkıyı teşvik etmek için bir mekanizmadır. Toplantılar basit ve formalitelerden uzak olmalı, sadece kararlara odaklanmalı ve kısa olmalıdır. Bazı kararlar, örneğin yeni personel üye seçimi, bütçenin sonuçlandırılması, yada bazı seçilmiş gizli ve hassas faaliyetler gibi, bütün personel üyelere açık olmayabilir. Toplantılar başkanlık değil koordine edilmelidir, ve toplantıda katılımcılar tarafından sandalye kullanılmamalıdır.
Eğer dürüst ve dikkatli iseniz, ve toplantılarda ne kadar zamanın boşa harcandığının değerlendirmesini yaparsanız, toplantıları baside indirgemenin ve karar almaya odaklanmanın değerini göreceksiniz. Bundan itibaren zorluk, gelenekseli kırıp sadece yapılması gerekeni yapmada yatar.
Eğer sindirilmesi gereken durumlar, ve üyelere detaylı olarak verilmesi gereken bilgiler varsa toplantı bu amaçla kötüye kullanılmamalıdır. Bunun yerine bilgiyi paylaşmak ve bilici yaymak amacıyla, gerektiği kadar uzun olan, örneğin bir yada üç saat, bir bilgilendirme toplantısı düzenleyin. Bu, aynı gün içinde yada başka bir günde olabilir. Profesyonelce düzenleyin. Yönetim toplantılarını sadece yönetim kararı almaya odaklanmak için ayırın.
Personel üyeler bu konuları otomatik olarak toplantıda anlamayacaklarından ve yönetim toplantılarının basit olması gerektiğinden, bunu bir dinleyici notuyla, ve toplantıların katılımcı yönetim ilkelerini açıklamak için yarım gün sürecek bir eğitim toplantısıyla tamamlayın. Eğitim toplantısında birçok "yaparak öğrenme" devreleri olduğundan emin olun. Bu yalındır. Yalın kolayla aynı anlama gelmez.
Toplantıların nasıl yönetilmesi gerektiği konusunda düşüncesizce birçok varsayım ve gelenekler uygulanır. Siz ve personeliniz gelenekleri ortadan kaldırmak ve etkinlik katmak için fırsata sahipsiniz.
Bu kolay olmayabilir, ancak istenilen ve gerekli olan sonuçları üretecektir.
Son Güncelleme: 15.01.2012