HAYRET3 - RESMİ YAZILAR
nMadde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı; resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.
nMadde 2 — Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
nMadde 3 — Bu Yönetmelik, 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2 nci ve 33 üncü maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.
nMadde 4 — Bu Yönetmelikte geçen;
na) Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
nb) Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,
nc) Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,
nd) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,
ne) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,
nf) Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi,
RESMİ YAZI ALANI
Resmî Yazışma Ortamları, Nüsha Sayısı, Belge Boyutu Ve Yazı Tip
nResmî yazışma ortamları ve güvenlik
nMadde 5 — Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
nKâğıtla yapılan resmî yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
nElektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
nElektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır.
nHer kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında yapılır.
nKamu kurum ve kuruluşları elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla gerekli düzenlemeleri yapabilir.
nMadde 6 — Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.
nMadde 7 — Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.
nYazı tipi ve karakter boyutu
nMadde 8 — Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir
Resmi Yazının Bölümleri
2- Sayı ve Tarih
3- Kayıt Numarası
4- Giden Gönderilen Makam Kişi
6- Yazı Metni
8- Onaylı Yazılar
14- Gizli Yazılar
nMadde 9 — Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir.
nBaşlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.
nİlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.
na.) Okullardan İlçeye
b.) İlçeden Kaymakamlığa
Devlet Personel Müdürlüğü
nBakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir.
nBölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır
nBAYINDIRLIK VE İSKAN BAKANLIĞI
nKarayolları Genel Müdürlüğü 4. Bölge Müdürlüğü
nSayı ve evrak kayıt numarası
nMadde 10 — Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra yazılır.
nBu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur.
nEvrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır (Örnek: 2).
nResmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.
Sayı : B . 08 . 4. MEM . 4 . 60 . 06 --- 510 /....
Kod Numarası ( Dosya No) Evrak kayıt no
nEvrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır
nDesimal Dosya Sistemi
n000 – Genel İşler ,
n010 = İstatistikler,
n020 = Umumi mahiyetteki yazışmalar,
n030 = Kanun Tasarıları,
n040 = Törenler,
n050 = Tatil günleri, müsamereler, müsabakalar, mükafatlar,
n060 = Umumi mahiyetteki geziler ve ziyaretler,
n070 = Her çeşit öğretmen ve öğrenci teşekkülleri.
n100 = Ödenek İşleri
n110 = Bütçe ile ilgili genel muameleler,
n120 = Ödenek, kadro gönderme, isteme, kadro ve ödeneğin tenkis ve tahsis işleri,
n130 = Ödeneklerin sarfı ile ilgili işlemler,
n140 = Pansiyonlar, öğrenci yurtları ile ilgili hesaplar,
n150 = Döner sermaye işlemleri.
n200 = Personel İşleri :
n200 = Personel işleri genel,
n210 = Her çeşit emekli işleri,
n220 = Yatılı okullar personel işleri,
n230 = Orta dereceli okullar personel işleri,
n231 = Resmi liseleri
n232 = Resmi ortaokullar (İlköğretim),
n233 = İlkokullara öğretmen yetiştiren okullar,
n234 = İmam Hatip liseleri ve kursları personel işleri,
n235 = Özel lise, kolej ve ortaokul personel işleri,
n236 = Azınlık ortaokulları ve liseleri personel işleri,
n237 = Yabancı lise ve personel işleri,
240 = İlköğretim kurumları personel işleri,
n 250 = Mesleki ve teknik okullar Personel işleri,
n251 = EML ve Kız meslek liseleri personel işleri.
n300 = Eğitim – Öğretim İşleri :
n323 – 0 = Genel işler,
n323 – 10 = Yönetmelikler hakkında incelemeler, tetkikler, raporlar,
n323 – 11 = Yürürlüğe giren yönetmelikler ve kararları,
n323 – 20 = Programlar ve öğretim metotları hakkında çalışmalara dair yazışmalar,
n323 – 21 = Yürürlüğe giren raporlar ve kararlar.
n400 = Yönetim İşleri :
n423 = Ortaöğretim Kurumları yönetim işleri,
n423 – 0 = Genel,
n423 – 1 = Okulların üst makamlara yönetim mevzundaki yazışmaları,
n423 – 2 = Okulların kendi iç hizmetleri işlemleri,
n460 = Lojman tahsisi,
n490 = Sivil Savunma işlemleri.
n500 = ÖĞRENCİ İŞLERİ
n500 = Genel,
n510 = Öğrenci kayıt- kabul, nakil işleri yazışmalar,
n520 = Öğrenci disiplin işleri,
n530 = Öğrenci sınav ve sınıf geçme işleri,
n540 = Öğrenci sağlık işleri,
n550 = Öğrenci burs ve yardım işleri,
n560 = Kamp ve spor işleri, öğrenci kolları,
n570 = Mezun olmuş öğrencilerin çeşitli işleri,
n590 = Yaban ülkelerdeki öğrenci işleri.
n600 = BASIN YAYIN VE KİTAP İŞLERİ
n600 = Genel,
n620 = Bakanlıkça bastırılan kitapların dağıtımı yayımı,
n630 = Satın alınan yayınlar,
n640 = Okul kitabı basan müessese ve bayilerle yapılan yazışmalar,
n650 = Zararlı neşriyat ile ilgili ilgili yazışmalar,
n660 = Çeşitli kitapların yayımı - dağıtımı işleri,
n670 = Kütüphanecilik.
n700 = BİNA, ARSA, ARAZİ İŞLERİ :
n700 = Genel,
n710 = Bina, arazi ve arsa işleri, onarım,
n714 = Orta dereceli okul binaları,
n714 – 0 = Genel,
n714 – 1 = İstimlak işleri,
n714 – 2 = Onarım işleri.
n800 = DONATIM VE AYNİYAT İŞLERİ :
n800 = Genel
n850 = Okul ayniyat işleri,
n850 = Genel,
n852 = İlköğretim okulları ayniyat işlemleri,
n853 = Lise ve dengi okul ayniyat işleri,
n861 = Okul öncesi ayniyat işleri.
nMadde 11 — Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.
nTarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır.
nMadde 12 — Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.
nMadde 13 — Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.
nKuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
n( Anafartlar Caddesi No: 23 Kızılay Ankara )
nKişilere yazılan yazılarda; "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
nSayın Prof. Dr. Recep TOPARLI
nTürk Dil Kurumu Başkan Yardımcısı
nMadde 14 — İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
n"İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.
iki satır aralığı
nİki satır aralığı
İlgi : a.) .............
nİlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti ") " konularak kullanılır.
nİlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır.
nİlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır.
nYazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir
nMadde 15 — Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır.
nMetne, "İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır.
nMetindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
nParagraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır
nİki – dört satır aralığı
nİlgi: a.) ......
n b) ........
n iki satır aralığı
n Bir satır aralığı
nMetin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir.
nMetin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.
nYazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır.
nMetinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.
nAlt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.
nMadde 16 — Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.
nYazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.
nYazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun "imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak seçilir.
nYazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a." ve "Rektör a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
nYazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır.
n İmza İmza İmza İmza
n Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı
n Başbakan a. Başbakan V. Vali a. Okul Müdürü a.
n Müsteşar Bakan İl MEM Müdür Yard.
n İki ile dört satır aralığı
n İsmail SEZER
n Okul Müdürü
nYazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda; ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. Yazının iki yetkili tarafında imzalanması durumunda;
n İmza İmza
n Mustafa CAMCI Ferhat KURTOĞLU
n İlçe MEM Kaymakam
nYazının ikiden fazla yetkili tarafında imzalanması durumunda;
n imza imza imza
nFerhat KURTOĞLU Mustafa CAMCI İsmail SEZER
n Kaymakam İMEM Okul Müdürü
nAtama kararnamelerinde imza bölümü, Örnekte olduğu biçimde düzenlenir.
n Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı
nGenel Müdürü Genel Müdür Yardımcı Daire Başkanı
nMadde 17 — Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
nYazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır.
nOnay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır
n Mustafa CAMCI
n İlçe Milli Eğitim Müdürü
nYazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
nElektronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili kişi resmî yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.
nİl Milli Eğitim Müdürlüğü
SAYI :B.08.4.MEM.4.60.00.02.00/ 13/12/2004
KONU : Mevzuat Değişikliği Çalışmaları
İLGİ :a)MEB Eğitim Kurumları Öğretmenlerinin Atama ve Yer Değiştirme Yönetmeliği
c)MEB. Personel Genel Müdürlüğünün 22/09/2004 tarih ve 3280/72780 sayılı yazısı.
İlgi (c) emirler gereği müdürlüğümüzde kurulacak olan komisyona sunulmak üzere koordinatörü olduğunuz bölgenizdeki okul müdürleri ile acil olarak düzenleyeceğiniz toplantıda ilgi (a) yönetmelik ve ilgi (b) esaslar hakkında rapor hazırlamak üzere toplantı yapılması planlanmaktadır.
28/09/2004 tarihi saat 10:00’da müdürlüğümüzde toplantı yapılması hususunda “OLUR”larınıza arz ederim.
Uygun Görüşle Arz ederim İl Milli Eğitim Müdürü
nMadde 18 — Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır.
nEk adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.
nYazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya da "Ek-.... konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek-.... Konuldu" ifadesi yazılır.
n Ferhat KURTOĞLU
n uygun boşluk bırakılır
n1. Yazı örneği (...... Sayfa)
n2. Yönetmelik (........Sayfa)
nİlçe Milli Eğitim Müdürlüğü ( Ek- 1 konulmadı)
nMal Müdürlüğü ( Ek konulmadı )
nİlçe Tarım Müdürlüğü ( Ek- 2 konuldu)
nMadde 19 — Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER'in yerine yazılır.
nYazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.
n"Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır
nBaşbakanlığa Cumhurbaşkanı Genel Sekreterliğine
n81 İl Valiliğine
nMadde 20 — Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.
nElektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.
nYazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
n10.05.2005 Uzman : H. ÇELİK ( Paraf )
n10.05.2005 D. Baş. : İ. GÜNAY ( Paraf)
n10.05. 2005 Gn Müd. : Ö. ÖZDEMİR ( Paraf)
n10.05.2005 Müs. Yrd. : Y. ARSLAN (Paraf)
n10.05.2005 Müsteşar : İ. ÇETİNKAYA (Paraf)
nMadde 21 — Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.
n10.05.2005 Huk. Müş. : A. USTA ( Paraf)
n10.05.2005 Müst. Yrd. : N. ÖZCAN ( Paraf)
nMadde 22 — Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
nYazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.
nHükümet Konağı Giriş Kat REŞADİYE Ayrıntılı bilgi için irtibat : Ş. GÖKÇE Şef
nTel: (0356) 461 33 50 Fax : (0356) 461 35 49
nE- posta : reml@hotmail.com Elektronik ağ: www.reml.com.tc.tr
nMadde 23 — Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
nİvedi ve günlü yazılar, tekit yazısı
nMadde 24 — Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür .
nResmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.
nMadde 25 — Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir (Örnek: 1/9, 2/7, 5/32).
nAslına uygunluk onayı
nMadde 26 — Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.
nKurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.
Resmî Yazıların Gönderiliş ve Alınışlarında Yapılacak İşlemler.
nMadde 27 — Gelen evrak, Örnek 13'te yer alan kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşları Örnek 13'te yer alan kaşeyi örnek alarak kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir.
nMadde 28 — Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir
nÇok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
nİç zarf ve Örnekte gösterilen “ Kontrollü Evrak Senedi” iki suret evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.
Kontrollü Evrak Senedi
nElektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
nElektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
nÇok gizli" gizlilik dereceli yazıların alınması
nMadde 29 — "Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.
nMadde 30 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
nMadde 31— Bu Yönetmelik hükümlerini Bakanlar Kurulu yürütür.
nHAYATA YÖN VEREN ZAMANINDA ALINAN KARARLARDIR.
nDUYDU :Doğru anladı anlamına gelmez,
nANLADI :Hak verdi anlamına gelmez,