Etkili Bir E-Posta Nasıl Yazılır? - Girişimci Gazetesi
İş hayatında ve öğrencilikte insanlarla iletişimimizin büyük bölümünü oluşturan iletişim kanallarından biri olan e-posta haberleşme sisteminde ufak ama birçok önemli detay bulunmaktadır.
Etkili Bir E-Posta Yazabilmek İçin Bazı Tüyolar
1. Kullanım Yerini Bilmek
Sürekli e-posta gönderen insanların en büyük sorunu hep e-posta üzerinden iletişim kurmaya çalışmaktır. E-posta üzerinden görüşülecek bir konu varsa e-posta kullanmak doğrudur ancak kısa bir sorunuz varsa ve anlık mesajlaşma ile iletişim kurabilecekseniz bu durumda e-postayı kullanmamalısınız. Her şeyi e-posta üzerinden yürütmeye çalışmayın. Bununla birlikte e-postalarda özel ve kişisel bilgileri paylaşmamaya özen göstermelisiniz. Amacınız karşı taraf ile iletişim kurmak olduğundan mesajı fazla kişiselleştirmeden iletmelisiniz. E-Postalarda çoğu zaman yanlış yönlendirmeler yapılabileceği için bu bilgileri uzak tutmanız çok daha doğru olacaktır.
2. Konu Alanını İyi Kullanmak
Göndereceğiniz e-postanın başlığına karar verirken gazeteleri hatırlayın. Gazetelerde yer alan manşetleri aklınıza getirin ve konu alanını bu şekilde doldurmaya çalışın. Dikkat çekici ve yazıyı özetleyen bir başlık seçerek en doğru adımı atabilirsiniz. Eğer bu alanı boş bırakırsanız mesajınız ya hiç okunmayacak ya da kendisini doğrudan istenmeyen bölümünde bulacaktır. İyi yazılmış bir başlık tüm kapıları açabilecek nitelikte olabilir. Bu nedenle başlık bölümünü olabildiğince etkili kullanmaya özen göstermelisiniz. Yapmanız gereken dikkat çekmeye çalışmak ve e-posta içeriğini yansıtmaktır. Bunu başardığınız zaman gönderdiğiniz her e-postanın okunabilir olacağından emin olabilirsiniz.
3. Mesajı Netleştirmek
Gönderdiğiniz e-postanın açık ve kısa olduğundan emin olmalısınız. Cümleler kısa olmalı ve iletmek istediğiniz mesajı taşımalıdır. E-postanın ana kısmı doğrudan bilgilendirici olmalıdır. Ayrıca eğer aynı kişiye gönderilecek farklı konularda bilgilendirmeler varsa bunları ayrı birer e-posta olarak yazmalısınız. Hepsini bir mesaja sığdırmak anlamsızdır. Fakat bu konuda bir denge politikası uygulayabilirsiniz. Birbirine yakın olan konuları tek bir e-postada gönderebilirsiniz. Bunu yaptığınız zaman işinizi fazlasıyla kolaylaştırmış olursunuz. Karşı tarafa mesajı ne kadar basit ve açık ulaştırırsanız sizin için o kadar iyidir.
4. Kibar Olmak
Bir e-postayı yazarken olabildiğince kibar olmalısınız. Herkes e-posta yazma konusunda size biraz kişisel davranma tavsiyesi verebilir fakat gönderdiğiniz her mesajın profesyonellik seviyenizi belli edeceğinizi unutmamalısınız. Bu nedenle e-postayı yazarken üslubunuzun kibar olmasını sağlamalısınız. En belirgin yapılan hatalardan biri e-posta içerisinde duygu belirten surat ifadeleri (emoji) kullanmalıdır. Bunları kullanmak mesajınızı daha etkili bir biçimde iletmenizi sağlayabilir ama bunu ancak gerçek anlamda tanıdığınız kişilere karşı gerçekleştirmelisiniz. Aksi halde, ciddiyetsiz bir algı yaratabilirsiniz.
5. Yazı Tonunu Ayarlama
Yüz yüze iletişim kurarken özellikle karşı tarafın vücut diline ve ses tonuna dikkat ederek onların nasıl hissettiğini anlayabilirsiniz. E-posta ile iletişimde ise bunu gözlemlemek pek mümkün değildir ve yazı tonunu iyi ayarlamayı başaramadığınız zaman insanlar sizi yanlış anlayabilirler. İşin kötü tarafı bu yanlış anlamaları açıklamak için yapabileceğiniz pek fazla şey yoktur. Yazdığınız kelimeleri seçmeli, cümle uzunluklarını düşünmeli ve özellikle mesajlarınızı standart bir yazı karakteri ile yazmalısınız. Ayrıca tamamı büyük harflerden oluşan kelimeler yazarsanız bu karşı tarafta tepkisel ve negatif bir his uyandıracaktır.
6. Gözden Geçirme
Her şeyi hazır hale getirdikten sonra hemen gönder tuşuna basmaktan mutlaka kaçınmalısınız. Özellikle yazım hataları konusunda e-postanızı gözden geçirmelisiniz. Göndereceğiniz e-posta sizin yansımanız olacaktır. Bu nedenle yazdığınız mesajların hatalarla dolu olmadığından emin olmalısınız. Gözden geçirme işlemini yaparken mutlaka e-postanızın uzunluğuna dikkat etmelisiniz. İnsanlar kısa mesajları okumayı tercih ederler. Eğer gereğinden fazla uzun bir mesaj yazmışsanız bunu kısaltmayı düşünmelisiniz. Her ne kadar ayrı bir başlık olarak ele alınması gerekse bile bu kısmı diğerlerinden ayrı tutmak istedim. Yolladığınız her mesajın altında ad soyad, iş veya unvan, site adresi ve gerekliyse cep telefonu bilgilerinize yer vermelisiniz. Profesyonel olduğunuzu iddia ediyorsanız bu tür ufak detayları atlamamayı düşünmelisiniz. Hangi konuda mesaj iletmek istiyorsanız isteyin eğer imkanınız varsa ilk olarak telefon veya anlık mesajlaşma yoluyla iletişimi düşünmelisiniz. E-postalar kafa karıştırıcı olabilmektedir ve alıcılar bundan hiçbir şekilde hoşlanmazlar. Eğer mesajlarınızın yanlış anlaşılmasını istemiyorsanız bunu iyice bir düşünmelisiniz. E-postalar profesyonelliğinizi, kişiliğinizi ve ilginizi yansıtacaktır. Bu nedenle gayet kibar olmalı, hatalardan kaçınmalı ve e-postayı yazarken dikkatli olmalısınız.