Müşteri Gözetimi Nedir?
Uluslararası gözetim şirketleri, ülkelerin ekonomik büyümesine katkıda bulunan en önemli araçlardan biridir. Gittikçe daha fazla çeşit ürün üretilmesi ve gittikçe küreselleşen dünyada mesafalerin çok uzun olması, işletmelere bir takım güçlükler yaratmaktadır. Diğer yandan teknolojik gelişmeler önemli oranda bu güçlüklerin üstesinden gelmektedir. Bu durum ithalatçı ülke ve kuruluşlar açısından mal alımında hergün daha dikkatli ve titiz davranmalarına neden olmaktadır. Ayrıca ticarete konu olan ürünlerin yüksek standartlarda olması ve en uygun koşullarda teslim edilmesi beklenmektedir.
Bunun yanı sıra ticarete konu olan ürünlerin bütün üretim aşamalarının ve üretiminden tüketimine kadar bütün süreçlerinin kalite kontrolden geçirilmesi, bugün bütün dünyada kabul gören bir gerekliliktir. Üretimi tamamlanmış bir mal için yapılan kalite kontrol çalışmaları, standart dışı mal satışını önlese de imalatçı firma açısından, üretim sırasında yapılan hatalara veya ortaya çıkan aksaklıklara zamanında müdahale edilmesine engel olamamaktadır. Buna rağmen üretim süreci tamamlandıktan yapılan kalite kontrol çalışmaları, ürünlerin piyasaya sunulmasından önceki kalitesini belirlemek açısından önemlidir ve üretici firma açısından ürünlerin sevkiyat öncesi veya alıcıya tesliminden önceki durumu hakkında emin olunmaktadır. Bu şekilde beklenen kalite özelliklerine sahip olmayan ürünlerin sevkiyatı önlenmekte ve bu ürünlerin sonradan geri çağrılma riski ortadan kalkmaktadır.
Bu tür kalite kontrol çalışmaları, bağımsız, tarafsız, güvenilir ve uluslararası alanda tanınan kuruluşlar tarafından yapılmaktadır. Bu uluslararası gözetim şirketleri, ürünlerin kalite durumunu gösteren raporlar düzenlemekte ve gerek alıcı firma gerekse satıcı firmaya güven duygusu vermektedir. Bu şekilde satış sonrasında ortaya çıkabilecek anlaşmazlıklar ortadan kaldırılmış olmaktadır.
Gözetim şirketleri, uluslararası ticari kuralların uygulanmasında, yasal düzenlemeler, satış sözleşmeleri veya akreditifler gereğince çeşitli ölçüm, test ve analizlerin yapılması gereken durumlarda şu tür yükümlülükler üstlenmektedir:
Mamul ya da yarı mamul ticarete konu olan ürünlerde aranan özellikler ile ilgili kalite kontrol, ölçüm ve test işlemlerini yapmak
Bu işlemlerin sonuçlarını içeren raporlar düzenlemek
Bu işlemleri yapabilmek için gerekli tekonoljik altyapıyı kurmak ve işletmek
Bu faaliyetleri ile ihtalat ve ihracat işlemlerine koordinasyon sağlamak
Gözetim Çalışmaları Nedir?
Gözetim çalışmaları, ticarete konu olan ürünlerin alıcıya tesliminin, satış sözleşmesinde öngörülen aşağıda sayılan koşullara ne derece uygun yapıldığının uluslararası bir gözetim şirketi aracılığı ile alıcı veya satıcı tarafından tespit ettirilmesi çalışmalarıdır. Burada söz konusu olan koşullar şunlardır: malın miktarı, kalitesi, ambalaj özellikleri, etiketleme durumu, yükleme koşulları, taşıma koşulları, teslim zamanı ve benzeri koşullar.
Gözetim çalışmaları, duruma göre ürünlerin çıkış noktasında veya varış noktasında yapılabilir.
2005 yılında yayınlanan Dış Ticarette Teknik Düzenlemeler ve Standardizasyon Rejimi Kararı gereğince, Dış Ticaret Müsteşarlığı’nın bu konudaki yetkileri şu şekilde belirlenmiştir:
Dış ticarete konu ürünler ile ilgili gözetim faaliyetlerinde bulunacak uluslararası gözetim şirketlerinin tabi olacakları koşulları belirlemek
Bu koşullara uyan kuruluşlara uluslararası gözetim şirketi statüsü vermek ve gerekli durumlarda bu statüyü geri almak
Bu şirketlerin faaliyet alanlarını belirlemek ve faaliyetlerini denetlemek
Uluslararası gözetim şirketlerinin bu yöndeki çalışmaları ile ihracatçı ve ithalatçı firmalar tarafından elde edilen faydalar şunlardır:
Alıcının talep ettiği ürünlerin sevkiyat öncesi ve sonrasında, söz konusu ürünlerin sözleşme koşullarına veya ilgili standartta öngörülen kriterlere uygun olup olmadığının tespit edilmesi
Taraflar arasında sonradan ortaya çıkacak anlaşmazlıkların ve bunun sonucu meydana gelecek zararların önüne geçilmesi
Gerekli durumlarda yeni fiyat ayarlamalarına gidilebilmesi
Gözetim şirketlerinin temel işlevi, alıcı ve satıcı firma arasında anlaşmazlık çıkmamasını ve olası anlaşmazlıkların çözülmesini sağlamış olmaktır. Gözetim şirketleri, gerçekleştirdikleri sistemli bir çalışma ile alışverişe konu olan ürünlerin sözleşme koşullarına uygun olduğunu belgelemektedir. Gözetim şirketleri tarafından düzenlenen belge ve raporların ayrıca resmi kuruluşlar tarafından onaylanmasına gerek yoktur. Söz konusu belgeler aynen kabul edilmektedir.
Gözetim şirketleri tarafından gerçekleştirilen başlıca hizmetler şunlar olmaktadır:
Her türlü tarım, sanayi ve madensel ürünlerin gözetimini yapmak
Ticarete konu olan ürünlerin miktar ve kalitesini tespit etmek ve bunu raporla belgelemek
Faaliyet alanlarına giren bütün konularda kalite kontrolü, örnekleme, puantaj kontrolü, stok kontrolü ve sevkiyat sonrası yükleme ve boşaltma işlemlerine ilişkin süreçleri takip etmek
Talep edildiği takdirde ürünlerin toptan ve perakende fiyatlarını tespit etmek
Taşınan ürünler ile taşıma belgelelerinin uyumlu olup olmadığını belirlemek
Ürünlerin yerli veya yabancı bir standarda uygunluğunu tespit etmek ve bu bilgileri kapsayan bir belge hazırlamak
Kısıtlı imkanlarla üretim yapan işletmelere, üretim sırasında yapılması gerekli nokta kontrolleri yapmak
Gözetim şirketlerinin ihracatçı firmalara sağladığı faydalar:
Ürünlerin istenenen nitelikte olmaması durumunda, bu ürünlerin ihracatı önlenmekte ve malların sonradan geri çağrılmasının, tarafların gereksiz maliyetlere katlanmasının ve zaman kayıplarının önünde geçilmektedir.
İthalatçı firmanın yapacağı muhtemel itirazlara karşı, gözetim şirketlerinin düzenleyeceği rapor, ihracatçı firmanın elinde sağlam ve geçerli bir delil olmaktadır.
Satış bedelinin tamamının veya mümkün olduğu kadar büyük bir kısmının tahsil edilmesi mümkün olmaktadır.
Ürünler için tarafsız bir kuruluştan kalite uygunluk belgesi alma imkanı bulunmakta ve dolayısıyla ürünlerin pazarlama şansı yükselmektedir (bazı ülkeler gözetim raporu olmayan ürünleri kabul etmemektedir)
Gözetim şirketinin iç ve dış pazarlardaki etkinliği, ürünlere yeni pazar bulma imkanı sağlamaktadır.
Gözetim şirketlerinin ithalatçı firmalara sağladığı faydalar:
Ürünlerin kalitesinin, sözleşme koşullarına, ilgili standartlara ve yasal düzenlemelere uygun olduğu garanti edilmektedir.
Sözleşmede öngörülen miktarın sevkedildiği, ambalaj, etiketleme ve yükleme koşullarına uygulduğu tespit edilmektedir.
Sözleşme koşulları dışında bir durum tespit edilmişse satıcı firmadan fiyat indirimi talep edilebilmektedir.
Teslim süresinde gecikmeler yaşanmışsa bu durum zamanında belirlenmektedir.
Uluslararası gözetim şirketleri, yapacakları gözetim sonuçlarını ifade eden belge ve raporlardan doğrudan sorumludurlar. Bu arada ihmal veya profesyonel yetersizlikleri yüzünden maddi zararlara yol açılması veya yasal olmayan işlemler yapılması durumunda da bunun sonuçlarından yasal olarak sorumludurlar.