RESMİ YAZIŞMA KURALLARIYasemin GÜNGÖR Ankara 10 mart 2015
Yeni Resmi Yazışma Kurallarıtarih ve sayılı Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe girdi. (Eski: Tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girmişti.)
NÜSHA SAYISI Yazılar en az iki nüsha düzenlenir. Genel evrak birimine gidecek ise üç nüsha olmalıdır. 1. nüsha gideceği yere 2. nüsha genel evraka 3. nüsha birim arşivine (paraflı)
A (210X297 mm) A (210x148 mm) (Yarım kağıt) 2,5 cm. (Her taraftan) Yazı alanı dışına sadece sayfa numarası Ek varsa ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılamaz.
2,5 cm. 2,5 cm 2,5 mm.
Ek varsa ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılamazYAZI ALANI Yazı alanı dışına sadece sayfa numarası Ek varsa ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılamaz
(Eski: Times New Roman - 12 karakter)YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU Times New Roman - 12 punto veya Arial – 11 punto - gerektiği durumlarda metin kısmında 9 - İletişim bilgilerinde 8 punto) (Eski: Times New Roman - 12 karakter)
(Başlık 3 satırı geçemez)BAŞLIK Yazı alanının üst ortasına yerleştirilir Başlıkta; - Amblem, logo vb. - “T.C.” kısaltması - Ana kuruluş (büyük harflerle) - Birim adı (İlk harfleri büyük, küçük harflerle) yer alır. - Şehir adı yazılmaz. (Başlık 3 satırı geçemez)
TRABZON BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ Teftiş Kurulu BaşkanlığıBAŞLIK ÖRNEKLER: T.C TRABZON BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ T.C. Teftiş Kurulu Başkanlığı
Kanunlar ve Kararlar Genel Müdürlüğü Kamu Finansmanı Genel MüdürlüğüBAŞLIK ÖRNEKLER: (Merkez Teşkilatı Örneği) T.C BAŞBAKANLIK Kanunlar ve Kararlar Genel Müdürlüğü (Bağlı İdare Örneği) HAZİNE MÜSTEŞARLIĞI Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğü
Kanunlar ve Kararlar Genel Müdürlüğü (Bağlı İdare Örneği) BAŞLIK ÖRNEKLER: (İlgili İdare Örneği) T.C BAŞBAKANLIK Kanunlar ve Kararlar Genel Müdürlüğü (Bağlı İdare Örneği) ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanlığı ya da ENERJİ VE TABİİ KAYNAKLAR BAKANLIĞI Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü
(Taşra Teşkilatı İl İdaresi Örneği) T.C TRABZON VALİLİĞİ BAŞLIK ÖRNEKLER: (Taşra Teşkilatı İl İdaresi Örneği) T.C TRABZON VALİLİĞİ İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü (Taşra Teşkilatı İlçe İdaresi Örneği) AKÇAABAT KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
SAYI Belgelerde sayı bulunması ZORUNLUDUR Sayı ve Konu, yazı alanının sol üst köşesinde ve alt alta bulunur. Sayı : Kodlar tam olarak yazılmalıdır. BAŞLIK 2 SATIR BOŞLUK
KONU Konu: Mutlaka yazılmalıdır. Kelimelerin baş harfleri büyük olarak yazılır. Sonuna noktalama işareti konulmaz - (Başlıktaki T.C. Kısaltmasının hizasını geçmeyecek şekilde olmalıdır.) İlk satıra sığmazsa, alt satır Konu: sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasından başlatılır.
TARİH Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. Tarih sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. 10/03/2015 10 MART 2015 10 Mart 2015 (Gün, ay ve yıl rakamla, aralarına taksim (/) işareti konularak yazılır. 20/10/2014 )
SÜRE ACELE yazan belgeye derhal ve süratleAcele ve günlü yazılarda, sayfanın sağ üst kısmına (tarihin üstüne) yazılır. ACELE yazan belgeye derhal ve süratle GÜNLÜDÜR yazan belgeye süresi içinde cevap verilir. BÜYÜK HARFLERLE ve KIRMIZI renkli olarak belirtilir. ÖRNEK: ACELE GÜNLÜDÜR 24
GÖNDERİLEN MAKAM MUHATAPKonu bölümünün bitiminden 2 ile 4 satır aralık bırakılır. Büyük harflerle ortalanarak yazılır. Gönderileceği alt birim belli ise (parantez içinde yazılır.) Muhatabın adresi muhatap satırının altına ortalanarak ilk harfler büyük diğerleri küçük harfle yazılır. Birden fazla satır olabilir. Muhatap gerçek kişi ise “Sayın” kelimesinden sonra muhatabın ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle soyadı büyük harfle yazılır.
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEKLER: (İdari Birimin Belirtilmemesi Durumunda)BAŞBAKANLIĞA BAŞBAKAN YARDIMCILIĞINA (Sayın Adı SOYADI) (İdari Birimin Belirtilmesi Durumunda) İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü)
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEKLER:(Muhatabın Adresine Yer Verilmesi Durumunda) TÜRKİYE BELEDİYELER BİRLİĞİNE BİRLİĞİNE Tunus Cad. No:12 06680 Kavaklıdere/ANKARA (Muhatabın Gerçek Kişi Olması Durumunda) Sayın Dr. Orhan Fevzi GÜMRÜKÇÜOĞLU Gülbaharhatun Mahallesi Kahramanmaraş Cad. No:201 TRABZON
GÖNDERİLEN MAKAM ÖNEMLİBağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilecek belgeler doğrudan o idareye gönderilebilir. Ancak İlgili başbakan yardımcısının ya da bakanlığın bilgi sahibi olmasının gerekli görüldüğü durumlarda, söz konusu başbakan yardımcısı ya da bakanlık aracılığıyla gönderilir.
gerekli görüldüğü hallerde dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüneGÖNDERİLEN MAKAM ÖNEMLİ İdare tarafından gerekli görüldüğü hallerde dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne “DAĞITIM YERLERİNE” ibaresi yazılabilir.
İLGİ “İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki satır altına, Yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. Sayı, Konu, İlgi yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta işareti aynı hizada yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İlgili evraktan bahsederken, gönderen idarenin adı, belgenin tarihi ve sayısı belirtilir. İlgide “…tarihli ve … sayılı….” ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna nokta işareti konulur. Yazının tarih ve sayısı eksiksiz belirtilir. İlginin birden fazla olması durumunda, a,b,c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti “ )" konularak kullanılır.
İLGİ ÖRNEK: İlgi : a) Yasemin GÜNGÖR’ün 10.03.2015 tarihli dilekçesi.b) Çaykara Belediye Başkanlığının tarihli ve ……….. sayılı yazısı. c) tarihli ve ……………sayılı yazımız. d) Dış İlişkiler Daire Başkanlığının tarihli ve ……… sayılı yazısı. e) İçişleri Bakanlığı (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü)’nın tarihli …………..sayılı yazısı. f) tarihli ve ………….. sayılı yazınız.
METİN Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır."İlgi"nin son satırından itibaren 1 satır, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra 2 satır boşluk bırakılarak başlanır. Yazıda, TDK tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınır.Dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır. Paragraflara 1.25 cm. içeriden başlanır. (7 karakter) Noktalama işaretleri sonrasında bir vuruş boşluk bırakılır.
METİN Sayılar rakamla veya yazıyla yazılabilir.Gerekli görülmesi halinde sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir. Büyük sayı grupları üçlü gruplara ayrılarak (sağdan sola doğru) nokta konur. Örn: ( ) Kesirleri ayırmak için virgül kullanılır.Örn: (25,21) Kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.
“ Rica ederim” “Arz ederim” “Arz ve rica ederim”METİN Alt makama yazılan yazılar “ Rica ederim” Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “Arz ederim” Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar. “Arz ve rica ederim”
METİN Gerçek kişilere muhatap yazışmalarda “Saygılarımla”“İyi dileklerimle” “Bilgilerinize sunulur” İbareleriyle bitirilebilir.
İMZA Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılır.Makam sahibinin adı- soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. İmzalayanın adı ilk harf büyük olmak üzere küçük soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ilk harf büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin önüne küçük harflerle ve kısaltarak yazılır.
İstanbul Büyükşehir Belediye BaşkanıİMZA ÖRNEK : (Yetkili Makam) (İmza) Kadir TOPBAŞ İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanı ÖRNEK : (Yetki Devri Halinde) Hayrettin GÜNGÖR Başkan a. Genel Sekreter ÖRNEK : (Vekalet Halinde) Ayşe ERDEN Mali Hizmetler Müdür V.
üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası sağda olmak üzereYazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda ise üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası sağda olmak üzere
İMZA ÖRNEK : (İki Yetkilinin İmzaladığı Belge) (İmza) (İmza)Adı SOYADI Adı SOYADI Genel Müdür Yardımcısı Genel Müdür
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda ise yetkililer makam sırasına göre soldan sağa sıralanırlar.
İMZA ÖRNEK : (İki Yetkilinin İmzaladığı Belge) (İmza) (İmza) (İmza)Adı SOYADI Adı SOYADI Adı SOYADI Genel Müdür Genel Müdür Yardımcısı Daire Başkanı
İlgili birim tarafından teklif edilir. ONAY/OLUR İlgili birim tarafından teklif edilir. Yetkili makam tarafından imzalanır. Makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boşluk bırakılır. Yazı alanının ortasına büyük harflerle OLUR yazılır. Tarih ve imza için uygun boşluk bırakılır. İmzalayanın Adı SOYADI yazılır. Alt satıra unvanı yazılır.
Türkiye Belediyeler Birliği Başkanı0nay/OLUR ÖRNEK : BAŞKANLIK MAKAMINA olurlarınıza arz ederim. (İmza) Hayrettin GÜNGÖR Genel Sekreter OLUR 10/03/2015 ( İmza ) Kadir TOPBAŞ Türkiye Belediyeler Birliği Başkanı
“Uygun görüşle arz ederim.”ONAY/OLUR Teklif eden makamla onaylayan makam arasında başka makamlara varsa bunlar “Uygun görüşle arz ederim.” ifadesiyle olura katılabilir. Bu ifade teklif eden birim yetkilisinin imza bölümü ile OLUR ibaresinin bulunduğu bölüm arasına uygun boşluk bırakılarak yazı alanının solunda yer alır.
0nay/OLUR BAŞKANLIK MAKAMINA ÖRNEK (İmza) Yüksel KOÇAK Mali Hizmetler Müdürü Uygun görüşle arz ederim. 10/03/2015 Cevdet SÖKMEN Genel Sekreter Yardımcısı O L U R Hayrettin GÜNGÖR Genel Sekreter
EK / EKLER - İmza bölümünden sonra yazılırEK / EKLER - İmza bölümünden sonra yazılır. - Fazla sayıda ise numaralandırılır. - Liste şeklinde ise ayrı sayfa yapılır. - Eklerin nerelere gönderildiği DAĞITIM bölümünde ayrıca gösterilir. ÖRNEK: EKLER : 1- Yazı Örneği (…. sayfa) 2- Yönetmelik (…. sayfa) 3- Disket (…. adet)
DAĞITIM - Ek yoksa, DAĞITIM eklerin yerine yazılır. - Gereğini yerine getirecekler ile bilgi edinmesi istenenler ayrı ayrı belirtilebilir. - EKLER’in nerelere gönderildiği DAĞITIM’da görülebilir. ÖRNEKLER: 1- Genel Dağıtım: DAĞITIM : Tüm Birimler 2- Gereği Gereği :	Bilgi: İçişleri Bakanlığına	Sivas Valiliğine 3- Ekleri Açıklayan Dağıtım: DAĞITIM: Başbakanlığa İçişleri Bakanlığına (Ek-1 konulmadı) Çevre ve Şehircilik Bakanlığına (Ek- konulmadı) Ekonomi Bakanlığına (Ek-2 konulmadı)
paraf - En fazla 5 kişi tarafından paraf edilir.- Yazının kurumda (birimde) kalan nüshası paraflıdır. - En fazla 5 kişi tarafından paraf edilir. - Adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. - Unvanlar kısa yazılabilir. - Tarih, el yazısı ile paraflayan tarafından atılır.
KOORDİNASYON Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir. ÖRNEK: ../../2015 Uzman	: A.UTKU (......) ../../2015 Personel Müdürü : İ.E.GAYRETLİ (......) ../../2015 Daire Bşk	: H.İ. AZAK (......) ../../2015 Genel Sek.Yrd : C.SÖKMEN (......) Koordinasyon: ../../2015 Hukuk Müdürü : Z.MERCİMEK	(…..)
İLETİŞİM BİLGİLERİ - Yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun iletişim bilgilerini içerir. - Yazı alanının sınırları içinde yazılır. ÖRNEK: . Tunus Cad. No:12 Kavaklıdere/ANKARA Ayrıntılı bilgi için irtibat:Y.GÜNGÖR Uzman Telefon: (0 312) Faks: (0 312) e-posta: Elektronik Ağ:
GİZLİ YAZILAR: - Çok Gizli, Gizli, Özel ve Hizmete Özel olarak düzenlenir. - Belgenin üst ve alt ortasında kırmızı renkli olarak belirtilir.
SAYFA NUMARASI İletişim bilgilerinin altında yazı alanının ortasına yazılır. Toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. ÖRNEK: 1/9, 2/7, 5/32 gibi
ASLINA UYGUNLUK ONAYI Bir yazıdan örnek çıkartılacağı zaman kullanılır. Örneğin uygun bir yerine “ASLI GİBİDİR” ifadesi yazılarak, mühürlenir.
Kayıt kaşesi Kamu kurum ve kuruluşları kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar. Gelen evrakın ilk sayfasının ön ya da arka yüzüne Asgari şart T.C. BAŞBAKANLIK Genel Evrak Müdürlüğü Belgenin Kayıt Sayısı Kayıt Tarihi Kayıt Saati HAVALE EDİLECEK YER
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ- Yazıyı gönderenin adresi, tarihi ve sayısı zarfın sol üst köşesinde yer alır. Gideceği yerin adresi zarfın ortasına yazılır. Gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına kırmızı renkle belirtilir. İvedilik derecesi sağ üst köşede ve kırmızı renkle büyük harflerle belirtilir. Çok Gizli ibareli yazılar çift zarfla gönderilir.
önemli Yazıyı hazırlayan, metni okunaklıyazmalı ve son şeklini vermelidir. Yazı, dilbilgisi ve imla kurallarına uygun olmalıdır. Yazılarda silinti ve kazıntısız, hatasız ve temiz olmalıdır. Aynı nitelikteki yazılar için standart formlar geliştirilmelidir. Yazıların önem ve öncelik derecelerine dikkat edilmelidir.
- Kısa - Açık - Doğru - Uygun bir dil kullanılarak hazırlanmalıdırkısacası İYİ BİR YAZI ; - Kısa - Açık - Doğru - Uygun bir dil kullanılarak hazırlanmalıdır
Bir yazı Gereksiz tekrarlar barındırmaz. - Çabuk ve kolay anlaşılır. - Yanlış anlamalara yol açmaz. - Yazıyı okuyacakların kültür seviyesini dikkate alır. - Sade ve herkesçe bilinen kelimeleri taşır.
Hazırladığınız Yazıları Lütfen Tekrar Okuyunuz !Çok çok önemli Hazırladığınız Yazıları Lütfen Tekrar Okuyunuz !
Unutmayınız! BİLGİSAYAR TEKNOLOJİSİ KOLAYLIK SAĞLAMAKLA BİRLİKTE SÜRPRİZLERDE BARINDIRABİLİR !...
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISIFax’la gönderilen yazılara(mesaj) göre hemen işlem yapılmakla birlikte, söz konusu yazı ancak teyidinin yapılmasından sonra resmi evrak özelliğindedir, Fax’ la gönderilen yazıların(mesaj) beş gün içinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.