Kayıt Merkezi'ne giriş
Bu makaledeki bilgiler kayıtlarınızı depolamak ve yönetmek için Kayıt Merkezi kullanarak kavramını için tanıtır. Bu makalede, Kayıt Merkezi site şablonunu kullanmanın yararları anlamanıza yardımcı olması için genel yönergeler bilgi bulacaksınız. Oluşturma ve kayıt Merkezi'ni kullanma hakkında daha ayrıntılı bilgi için Ayrıca bkzaltındaki bağlantılara bakın.
Kayıt Merkezi, kuruluşların yasal veya finansal belgeler gibi tüm kayıtlarını depolayabileceği ve yönetebileceği merkezi depo olarak tasarlanmıştır. Kayıt Merkezi, kayıt yönetimi ile kayıt toplamadan kayıt bırakmaya kadar tüm kayıt yönetimi işlemlerini destekler. Tipik olarak, Kayıt Merkezi sitesini, bir kuruluşun dosya planını desteklemek üzere kuruluşun kayıt yönetimi uzmanları ve bilişim teknolojisi (BT) personeli tasarlamış ve yapılandırmıştır.
Not: SharePoint kayıtları "yerinde." yönetme olanağı sağlar. Yerinde Kayıt Yönetimi ile herhangi bir özellik gibi bilgi yönetimi ilkesi zorlama, yönlendirmeyi ve basılı tutun, Kayıt Merkezi herhangi bir siteye kayıtları yönetmek için kullanabileceğiniz. Yerinde kayıtlar yönetimi hakkında bilgi edinmek için Ayrıca bkzaltındaki bağlantılara bakın.
Kayıt Merkezi site şablonu, belgeler için genel depo işlevi görme ve site kullanıcıları arasında işbirliğini etkinleştirme açısından diğer SharePoint sitelerine benzer. Bununla birlikte, Kayıt Merkezi site şablonu kuruluşlara kayıt yönetimi ve kayıt bekletme programlarını uygularken yardımcı olmak için özel olarak tasarlanmış ve önceden yapılandırılmış bir sitedir. Sürüm oluşturma, denetim, meta veri yönetimi, eKeşif ve özelleştirilebilir kayıt yönlendirme özellikleri, kayıtları daha verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilecek yerleşik özelliklerdir.
Kayıt Merkezi site şablonunu bazı standart özelliklerle Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Çözümü içinde kullanılabilir aşağıdaki özellikleri sağlamak için bazı ek özelleştirilmiş kayıtları yönetimi özelliklerini birleştirir:
Vault becerileri Kayıt Merkezi içinde depolanan kayıtları bütünlüğünü sağlamak yardımcı olacak çeşitli özellikleri bulunur:
Kayıtlar hiçbir zaman otomatik olarak sistem tarafından değiştirilmez. Bu, Kayıt Merkezi sitesine yüklenen ve sonra yeniden indirilen kayıtların daima aynı olmasını sağlar.
Site yöneticileri, kayıtların doğrudan değiştirilmesini engellemek için Kayıt Merkezi'ni yapılandırabilir. Bu, belge üzerinde yapılan değişikliklerin sürümü oluşturularak ve belirli değişiklik türleri denetlenerek yapılır.
Bilgi yönetimi ilkesi zorlama Kayıt Yönetimi için kullanışlıdır bazı kullanılabilir ilke özellikleri:
Denetleme Bu özellik, olaylar ve dosyalar üzerinde gerçekleştirilen işlemlerin günlüğe kaydeder. Denetimi: kaydıyla yararlı whm görüntüleme ve kayıt merkezinde bilgilere erişme.
Sona erme Bu özellik ne kadar süreyle kayıt olması gerektiğini belirtir ve hangi eylemi silme veya bırakma onayı iş akışı başlatma gibi bekletme süresi sona erdiğinde gerçekleşmesi tutulur. Bir kaydı kayıt Merkezi'ne başlangıçta gönderildiğinde genellikle bekletme süresi bir kayıt başlar.
Barkodları Bu özellik, benzersiz barkod resmi ve sayısal değer olan her kaydın sağlar. Barkod değerini depolanır ve kaydın elektronik sürümü birlikte dizine. Bar kod tutma ve fiziksel kayıtları izleme için kullanışlıdır. Bir Kitaplığı'nda kayıtları fiziksel sürümleri olduğunda, barkodları fiziksel sürümleri elektronik kopyalarıyla ilişkilendirmek için bir yol sağlar.
Kayıt koleksiyonu programlanabilir arabirimi Kayıt Merkezi kayıtları toplama kolaylaştıran hizmetler kümesini destekler. Kayıt Merkezi sitesine dosyaları otomatik olarak göndermek için her iki belge yönetimi ve e-posta sistemi yapılandırmak, kuruluşların kayıt merkezinin programlanabilir arabirim sağlar. İçerik SMTP (Basit Posta Aktarım Protokolü) kullanarak kayıt merkezi SOAP (Basit Nesne Erişim Protokolü) kullanarak bir Web hizmetinden veya e-posta yoluyla gönderilebilir. Kayıt Merkezi kayıtları göndermek için iş akışları Microsoft SharePoint Designer 2010 içinde tasarlanmış de tıklayabilirsiniz. Kayıtların kayıt Merkezi'ne gönderme hakkında daha fazla bilgi için Ayrıca bkzaltındaki bağlantılara bakın.
Kayıt yönlendirme Kayıt Merkezi, gelen kayıtları (otomatik olarak veya el ile gönderilen olup olmadığını) otomatik olarak yönlendirebilir bir içerik düzenleyici içerir düzgün konumlarına göre kendi kayıt türünde. Bir kaydı kayıt Merkezi'ne gönderildiğinde denetim geçmişini ve meta verileri gibi ilgili ek bilgileri göre çoğunlukla olur. Bir kaydın denetim geçmişini kayıt merkezi bir XML dosyası olarak depolanır ve XML dosyasını hem de meta veri sütunları kayıt merkezi sitesinde bir kaydın meta veriler depolanır. İçerik düzenleyicisini kullanarak kayıt yönlendirme ve yapılandırma hakkında bilgi edinmek için Ayrıca bkzaltındaki bağlantılara bakın.
Tutun E-bulma bilinen bir parçası olarak, Kayıt Merkezi altında yasal bulma parçası olarak dava, veya bir denetim veya soruşturma için ilgili kayıtları almak kuruluşların ve bunları ayrı tutmalar listede yerleştirin. Kayıtları bir beklemeye konumlandırıldığında, aslında olabilir herhangi bir süre sonu ilkeleri temasında ve bu nedenle yok etme korumalı. Örneğin, dava durumunda, bir kuruluş basamak üzerinde elde etmek için gerekli olabilir ilgili kayıtları tutarsanız dava tamamlanıncaya kadar bu kayıtları kullanılabilir. Bir kerede birden fazla saklama kayıtları yerleştirilebilir. Kayıt yöneticileri da Kayıt Merkezi beklemeye yerleştirilmesini gereken kayıtlar için arama yapabilirsiniz. E-bulma hakkında daha fazla bilgi için Ayrıca bkzaltındaki bağlantılara bakın.
Kayıtları yönetmek için Kayıt Merkezi'ni kullanma örneği
Şirketler genellikle oluşturmak ve vergi amaçlar için düzenli olarak finansal raporlar sağlamak için gereklidir. Herhangi bir noktada bir denetim işleminin parçası olarak finansal bilgileri sürüm için bir şirket istenen örneğin ve verileri herhangi bir şekilde değiştirilmemesini gereksinim ile mali bilgilerin yayımlanması. Bu isteği kabul ettirmek için şirketin finansal bölümü arar ve Kayıt Merkezi sitesi içinde belirli saklama kitaplık finansal raporlar yönlendirir. Raporları saklama kitaplığa göndererek, aslında olabilir herhangi bir önceden tanımlı ilke temasında ve bu raporlara erişim belirli bir tarih ve saat kadar veya uygun kimlik oluşur kadar engellenir. Finansal raporlar kayıt Merkezi sitesi ilişkili denetim geçmişini ve diğer meta veri birlikte kaydedilir.
Dosya planı Dosya planı, kuruluşun resmi iş kayıtları olarak kabul ettiği belge veya öğe türlerini açıklar. Bu kayıtların nerede depolandığını gösterir ve bir kayıt türünü diğerinden ayıran bilgileri sağlar. Dosya planı ilkelerden, süreçlerden ve kayıt oluşturma, depolama ve yönetme yönergelerinden oluşan kapsamlı bir koleksiyon işlevi görür. Dosya planı kağıt, blog, wiki, e-posta ve elektronik dosyalar gibi her türlü medya üzerindeki kayıtları içermelidir. Ayrıca, her kaydın nasıl sınıflandırıldığını, güvenlik altına alındığını ve sonunda nasıl imha edildiğini de belirtmelidir. Gizli, Çok Önemli, Meslek Sırrı veya Ayrıcalıklı kayıtlar gibi özel kayıt kategorileriyle ilgili dikkate alınacak noktaları da içermesi gerekir. Son olarak, bir dosya planı her kayıt türünü yönetmekten sorumlu olan kişileri belirtmelidir.
Kayıt Kitaplıkları Kayıt kitaplıkları temelde, önemli kayıtları sınıflandırmak ve depolamak için oluşturduğunuz belge kitaplıklarıdır. Alıkoymak istediğiniz her kayıt türü için bir kayıt kitaplığı oluşturursunuz. Kayıtlar, İçerik Düzenleyicisi’nde yapılandırılan ayarlar temelinde uygun kitaplığa otomatik olarak yönlendirilir.
İçerik türleri Kuruluşunuzun depolaması gereken kayıt türlerini tanımlamak ve her kayıt türünün tüm benzersiz özelliklerini tanımlamak için kayıt türleri oluşturursunuz. Belirli tipteki kayıtlar için kayıt türleri tanımlayarak, kuruluşunuz bu içerik gruplarından her birinin tutarlı bir şekilde yönetilmesini güvence altına alabilir. Office belgeleri, PDF’ler, TIFF’ler (taranmış resimler), e-postalar, anlık ileti konuşmaları, videolar ve fiziksel kayıtların hepsi, oluşturduğunuz içerik türleriyle sınıflandırılabilir ve depolanabilir. Örneğin “sözleşme” adlı her kayıt, SharePoint’in kayıt yönetim sistemi içinde aynı şekilde ve tutarlı bir yöntemle işlem görür. Kayıtları sınıflandırmak ve depolamak için içerik türlerinin kullanılması, kayıt kitaplıklarını kullanmanın alternatif bir yöntemidir.
Bekletme zamanlaması Bekletme zamanlaması, dosya planındaki her kayıt türünün ne kadar süreyle bekletilmesi gerektiğini (bekletme süresi) ve bu dönemin sonuna gelindiğinde kayıt türünün imha edilme sürecini (imha süreci) belirler. Bekletme zamanlamasındaki yönergelerde genellikle yasal gereksinimler, kuruluşun riskleri ve iş ihtiyaçları temel alınır. Buna ek olarak, bekletme zamanlaması genellikle her kayıt türü için bekletme dönemini belirleyen risk yönetimi beklenmedik durumlarını açıklar.
Uyumluluk gereksinimleri belgesi Uyumluluk gereksinimleri belgesi, kayıt yönetiminde kullanılan BT sistemlerinin uyması gereken kuralları, sahip olması gereken özellikleri ve uyumluluğu güvence altına almak için desteklemesi gereken normal izleme türlerini tanımlar.
Kayıtların imhasını askıya almaya yönelik resmi süreç Çoğunlukla bekletme olarak adlandırılan bu süreç, kuruluşun mahkeme nedeniyle tutma, denetim veya soruşturma gibi olaylarda kayıtların imhasını nasıl askıya aldığını ayrıntılarıyla açıklar.
Kayıtların işlenmesini izleme ve raporlama sistemi Çalışanların kayıtları dosyalar, kayıtlara erişir ve bunları yönetirken tanımlı ilkelere ve süreçlere uyduğundan emin olmak için, kayıt yönetim programının kayıtların işlenmesini izlemeye ve raporlamaya yönelik bir süreci veya sistemi olmalıdır.
Not: Gibi diğer site ile el ile yapabilecekleriniz karşıya yükleme 2 GB'a kadar boyutu kayıt Merkezi'ne dosyaları. Kayıt Merkezi'ne yol kayıtları içerik düzenleyicisini kullanırsanız, her kayıt için dosya boyutu sınırını 50 MB ' dir.
Kayıt yönetimi çözümünüzü planlama hakkında daha ayrıntılı bilgi için, Ayrıca Bkz. altındaki bağlantılara bakın.
Kayıt Merkezi sitesini yapılandırmaya genel bakış
Dosya planında belirtilmiş her kayıt türünü yönetmek ve depolamak için kayıt kitaplıkları ve listeler oluşturun.
Kayıt planınızdaki her içerik türü için bir kayıt kitaplığı oluşturmanızı öneririz.
Her kayıt türünü uygun konumuna yönlendirmek için İçerik Düzenleyicisi’ni yapılandırın. Kayıtlar el ile veya programlama yoluyla Kayıt Merkezi’ne gönderildiğinde, uygulama bu özelliği kullanarak kaydın Kayıt Merkezi sitesi içinde nasıl sınıflandırılacağını ve nereye gönderileceğini saptar.
Kayıt yönetimi çözümünüzü yapılandırma ve özelleştirme hakkında daha ayrıntılı bilgi için, Ayrıca Bkz. altıdaki bağlantılara bakın.