Personel Genel Müdürlüğü
SAYI : B.08.0.PGM.0.23.01.02-6/1482-76887 Tarih : 14.6.1994
KONU : Resmî Yazışma Kuralları
GENELGE NO: 1994/40
Kamu kurum ve kuruluşlarının kurum içi, kurumlar arası veya özel ve tüzel kişilerle yaptıkları resmî yazışmalarda verimliliğin artırılmasının, resmî yazışmaların standart esaslara uygun, doğru bir şekilde yapılmasına bağlı olduğu malûmdur.
Resmî yazıların standart esaslara bağlanması yönünde gerek Başbakanlık, gerekse Bakanlığımız tarafından, zaman içinde çeşitli mevzuat yürürlüğe konulmuş ve yapılan açıklamlarda söz konusu mevzuat hükümleri doğrultusunda işlem yapılması istenilmişti.
Son olarak Başbakanlıkça hazırlanarak 17/02/1994 gün ve B.02.0.PPG.0.12 - 383 - 3036 (1994/9) sayılı genelge ekinde tüm kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilen "Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar" yürürlüğe konulmuştur. Bundan böyle, bu esaslar doğrultusunda işlem yapılması gerekmektedir.
Resmî yazışmalarda uyulması gereken kurallar açısından, sözü edilen esaslarla, "Millî Eğitim Bakanlığı Merkez, Taşra ve Yurtdışı Teşkilâtına Ait Büro Hizmetleri Yazışma Esasları ve Dosyalama Sistemi Yönergesi" arasında bazı farklılıklar bulunmakla birlikte, yazışma kuralları açısından, Başbakanlıkça konulan "Resmî Yazışma Kurallarım Belirleyen Esaslar" uygulanacaktır.
Resmî yazışmalarda uyulması gereken kurallar, merkez teşkilâtında resmî yazılan imzalayacak makam, mevzuat hazırlanırken uyulması gereken kurallar, Başbakanlıkla yapılacak yazışmalarda dikkat edilecek hususlarla ilgili mevzuatın bir arada, kolaylıkla temini amacıyla bu Bülten'de; "Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar"ın yanısıra, "Kanun, Kanun Hükmünde Kararname, Tüzük ve Yönetmelik Tasarılarının Hazırlanmasına İlişkin Esaslar" ile "Millî Eğitim Bakanlığı Birimlerinin Resmî Yazışmalarda Kullanacakları Kod Numaralan" ve resmî yazışmalarda dikkat edilmesi gereken bazı hususlardaki Başbakanlık genelgelerine yer verilmiştir.
Gereğinin ekteki mevzuat ve resmî yazışmalarda uyulması gereken kurallarla ilgili açıklamalar doğrultusunda yapılmasını rica ederim.
Bakan a. Müsteşar
RESMÎ YAZIŞMA KURALLARI İLE İLGİLİ AÇIKLAMALAR
1. Yöneticilerin görev, yetki ve sorumlulukları :
Bilindiği gibi istikrarlı ve etkili yönetim; yönetimin amaç, teşkilât ve süreç boyutlarının birbirlerini tamamlamaları ile mümkündür.
Bir görevler dizini olan ve götürülmesi istenilen bütün hizmetleri kapsamına alan amaç boyutu, yetişmiş insan unsuruna dayanmaktadır. Yönetimler, ne kadar yetişmiş insan gücü potansiyeline sahip olurlarsa, yapılması istenilen hizmetler de o oranda zamanında ve yerinde sunulmuş olur. Buna paralel olarak toplumdaki huzur ve refah seviyesi giderek yükselir.
Yönetimin önemli bir boyutunu da iletişim hizmetleri oluşturmakta, kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya özel ve tüzel kişilerle iletişimlerinin büyük bir kısmı resmî yazılar yoluyla sağlanmaktadır.
İletişimin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi, zaman ve kırtasiye tasarrufunun sağlanması, bürokratik işlemlerin en az seviyeye indirilmesi; bu konudaki kurallara uyulmasına bağlı olduğu kadar, yöneticilerin yetkilerini yerinde, zamanında ve doğru olarak kullanmasına, her kademedeki personelin de yetiştirilmesine ve sorumluluk bilinciyle hareket etmesine bağlıdır.
3797 sayılı Millî Eğitim Bakanlığı 'nın Teşkilât ve Görevleri Hakkında Kanun, İl ve İlçe Millî Eğitim Müdürlükleri Yönetmeliği, yetki devri yapılmasına ilişkin Bakanlık Onaylan vb. diğer mevzuat ile Bakanlığımız merkez, taşra ve yurt dışı teşkilâtı birimlerinin görevleri, bu birimlerde hizmet gören her kademedeki yönetici ve diğer personelin yetki ve sorumlulukları belirlenmiştir.
Bu çerçevede, her kademedeki yönetici ve diğer personelin görev, yetki ve sorumluluğunun bilinciyle hareket etmesi beklenen ve istenen bir durumdur. Bu bakımdan, her kademedeki yöneticiler, maiyetlerindeki personelin resmî yazışmalarda uyulması gereken hususlarda yetişmelerini sağlayacak, sorunların zamanında, yetki ve sorumlulukları doğrultusunda, mahallinde çözümlenmesi ve gereksiz yazışmalardan kaçınılması için gerekli tedbirleri alacaktır.
Bu noktadan hareketle; resmî yazışmaların Devlet Memurlarının Müracaat ve Şikâyetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri ile belirlendiği gibi hiyerarşik kademeye uygun olarak yapılması sağlanacak, her kademedeki yetkili birimler, sorunların çözümlenmesinde yetkilerini kullanmaktan kaçınmayacaktır. Özellikle mevzuatta te-reddüte meydan vermeyecek şekilde açık hüküm bulunan ve genelge, genelge açıklama veya münferit açıklama yapılan konularda kesinlikle üst makamlara görüş sorulmak suretiyle iş hacmi artırılmayacaktır.
Sorunlar oluştuğu mahalde varolan mevzuat ve diğer kaynaklardan yararlanılarak çözümlenmeye çalışılacak, çözümlenemediğinde konu ayrıntılı bir şekilde ortaya konulmak suretiyle bir üst birimden görüş istenecektir. Araştırma yapmadan ve kendi görüşlerine yer vermeden hiçbir sorun üst makamlara veya birimlere taşınmayacaktır.
Nitekim yazışmalarda müracaat ve şikâyetlerde hiyerarşik kademelerin atlanmaması ilkesinden amaç, uygulamada karşılaşılan aksaklıkların mahallinde çözümlene-miyorsa bir üst makamda çözümlenmesi, dolayısıyla üst yönetim kademelerinin teferruatlı işler dışında tutulmasıdır.
Bu bakımdan, yukarıda da ifade edildiği gibi basit bir araştırma ve inceleme sonucunda mahallinde çözümlenebilecek konuların, tereddüt konusuymuş gibi üst birimlere veya makamlara taşınmasının önlenerek ilçe ve il teşkilâtlarının aracı durumdan kurtarılması sağlanacaktır.
Konuyu bir örnekle açıklamak gerekirse; öğretmenlerin aylık karşılığı okutmaları gereken derslerin hangileri olduğu son olarak, Talim ve Terbiye Kurulu'nun 17/01/1994 gün ve 2399 sayılı Tebliğler Dergisi'nde yayımlanan 523 sayılı "Öğretmenliğe atanacakların atamalarına esas branşlanyla mezun oldukları yüksek öğretim programı ve aylık karşılığı okutacakları esas derslerle diğer dersler" konulu kararı ile belirlenmiş olup, bu kararda, "Matematik" öğretmenlerinin aylık karşılığı okutacağı dersler arasında "Ticaret" dersi sayılmadığı halde, matematik öğretmeninin ticaret dersini aylık karşılığı okutup okutamayacağının sorulması gereksiz yazışmayı teşkil edecektir.
Bu durum her derece ve türdeki okul ve kuruma Tebliğler Dergisi gönderilmesi nedeniyle daha başlangıçta okul müdürlüğü düzeyinde çözümlenmesi gereken bir konudur.
Burada önemli görülen bir diğer hususa değinilmesinde yarar görülmektedir. Üst birimlerce teşkilâtımızın en alt kademesindeki bütün personele duyurulması istenilen genelge, genel açıklama, bülten, doküman v.b.'nin duyurulmasında birimler arasındaki kopukluk veya gecikmenin önlenmesi, sorunların mahallinde ve zamamında çözümlenmesi bakımından önem arzetmektedir. Bununla ilgili hassasiyet ve dikkatin her kademedeki sorumlular tarafından gösterilmesi yönünde birim amirlerince önlem alınması gerektiği ortadadır.
2. Resmî Yazışmalarda Kâğıt Boyu ve Kullanımı
Resmî yazışmalarda halen kullanılmakta olan, ancak Resmî Yazışma Kurallarım Belirleyen Esaslar hükümlerine uymayan matbu kâğıtların kullanılmasına devam edilecek, stoklar tükenince, sözü edilen esasların 5 inci maddesi hükümlerine uygun kâğıt kullanılacaktır.
Bilindiği gibi taşra teşkilâtımızın çeşitli birimlerinde kullanılan kâğıtların başlıkları oldukça farklılık arzetmektedir.
Yine mevcut stoklar tükeninceye kadar bu kâğıtlar kullanılacak, yeni kâğıtlarda başlıklar aşağıda verilen örneklere uygun bir şekilde hazırlanacaktır.
ÖRNEK 1. İl Millî Eğitim Müdürlüklerinde;
İl Millî Eğitim Müdürlüğü
ÖRNEK 2. İlçe Millî Eğitim Müdürlüklerinde;
Alaçam İlçe Millî Eğitim Müdürlüğü
ÖRNEK 3. Okul ve diğer eğitim kurumlarında;
Özel Feza Lisesi Müdürlüğü
Özel Feza İlköğretim Okulu Müdürlüğü
4. Sayı, Konu ve Tarih
Özellikle, taşra teşkilâtı birimlerinin kullandıkları kağıtların sol üst köşesinde "BÖLÜM", "SAYI" ve "KONU" ibareleri bulunmaktadır. Ancak esaslarda "BÖLÜM" ibaresine yer verilmediğinden, resmî yazışmalarda kullanılan kağıtlarda "BÖLÜM" ibaresi kaldırılacak, yeni bastırılacak başlıklı kâğıtların, "SAYI", "KONU" ve "TARİH" bölümlerinin Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslann ilgili madde hükümlerine uygun olmasına dikkat edilecektir.
"SAYI" bölümünde Bakanlığımızca belirlenen ve Başbakanlık bilgisayarlarına girilmiş olan "KOD" sistemi kullanılacaktır.
Kod sistemi, Bakanlık merkez teşkilâtı yurt dışı teşkilatı, bağlı kuruluşlar ile il ve ilçe millî eğitim müdürlükleri düzeyindeki birimlerce kullanılacak, okullar bazında bu sistem uygulanmayacaktır.
Yazının "TARİH" bölümü ise, Esaslarda belirtilen şekle uygun olarak düzenleycektir.
5. Yazının Gönderileceği Makam
Resmî yazıların gönderileceği "makam"la ilgili hususlara, Esasların 10 uncu maddesinde yer verilmiş ve yeterli açıklama yapılmıştır.
Ancak, gerek Bakanlığımız merkez birimlerinin birbirleriyle, gerekse taşra teşkilâtının merkez birimleriyle yaptığı yazışmalarda; yazının gönderileceği makam veya birimin doğru tespit edilememesinin zaman ve kırtasiye israfına neden olduğu sıkça rastlanan bir durumdur.
Yazının gönderileceği makam veya birimin doğru tespit edilebilmesi herşeyden önce, yukarıda "l - Yöneticilerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları" bölümünde değinildiği gibi hangi türdeki iş ve işlemlerin hangi birimlerce yürütüldüğünün belirlendiği mevzuatın çok iyi bilinmesini gerektirir.
Dikkat edilmesi gereken bir diğer husus da Bakanlığımız merkez teşkilâtı birimlerinden gönderilen ve sonucundan bilgi ve belge istenilen genelge, genel açıklama veya münferit yazıların cevabının hangi birim veya makama bilgi verileceğinin tespitidir.
Özellikle bazı genelge veya genel açıklama türündeki yazılarda, yazıyı kaleme alan birimce, sonucundan bir başka birime bilgi ve belge gönderilmesi istenildiği halde bilgi veya belgelerin yazıyı kaleme alan birime gönderildiği görülmektedir. Bu nedenle bu tür uygulamalara meydan verilmeyecektir.
Konuyu örnekle açıklama gerekirse, öğretmenlerimizin yer değiştirme suretiyle atanma esas ve usullerini belirleyen Millî Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdür-lüğü'nün 12/1/1994 gün ve 201.4.MEV.D.BŞK.MPln.Şb.94/l 14-5280 (1994/5) sayılı genelgesinde yer değiştirme işlemlerine yönelik bilgi ve belgelerin branşlar itibariyle tasnifinin yapılarak genelgenin mevzuat dairesinden çıktığı dikkate alınarak bu daireye değil ayrı ayrı üst yazılarla Personel Genel Müdürlüğü'nün ilgili atama dairesi başkanlıklarına gönderilmesi gerekmektedir.
Yani, matematik öğretmenleri ile ilgili bilgi ve belgelerin gönderildiği yazıda genelge ilgi tutulmakla beraber yazının gönderileceği makam bölümünün;
MİLLÎ EÐİTİM BAKANLIÐINA
(Personal Genel Müdürlüğü Matematik - Fen Grubu
Atama Dairesi Başkanlığı)
şeklinde yazılması, yazının doğrudan ilgili birimine gitmesini kolaylaştıracaktır. Merkez teşkilâtı birimlerince, taşra teşkilâtına gönderilen yazıların makam kısmına " ................... VALİLİÐİNE" ifadesi kullanıldığı bilinen bir durumdur.
İlgili birim amirince özellikle valilik makamınca görülmesinde yarar olduğu tes-
pit edilen yazılar dışında, bilgi ve belge akışının daha da hızlandırılması bakımından yazının gideceği makam kısmı;
Başbakanlığa doğrudan gönderilecek yazılarda sadece "BAŞBAKANLIÐA" başlığı kullanılacak, bu başlık altında parantez içinde alt birim belirlenmeyecektir.
Başbakanlığa bağlı olup, görev dağılımında Devlet Bakanlıklarına bağlanan kurumlara gönderilecek yazıların özelliğine göre gönderilecek makam aşağıda verilen örneklere uygun olarak yazılacaktır.
(Sn. Aykon DOÐAN)
(Devlet Personel Başkanlığı)
Diğer bakanlıklara gönderilecek yazılarda ise mümkün olduğu kadar ilgili Bakanlığın adının altında parantez içinde alt birim belirlemesi yapılacaktır.
(Personel Genel Müdürlüğü)
Ayrıca, resmî ve özel aynmı yapılmaksızın kişilere gönderilecek yazılarda isimden önce "Sayın" ifadesi kullanılacaktır.
6. İlgilerin Yazılışı
Resmî yazılarda, zaman ve kırtasiye israfının önlenmesinde, yazının gönderileceği birimin/makamın doğru tespiti ne kadar önemli ise "İLGİ"nin doğru ve tam yazılmasının önemi de büyüktür.
Bu bakımdan "İLGİ"ler, Esaslarda açıklandığı şekilde yazılacaktır.
Herhangi bir valilikten Personel Genel Müdürlüğüne "İzin" konusunda bir görüş sorulduğunu, Personel Genel Müdürlüğünün de konuyla ilgili bilgi ve belge istediğini düşünelim. Bu durumda valilikçe bilgi ve belgeler gönderilirken, "İLGİ" aşağıdaki gibi düzenlenecektir.
İLGİ: a) ............ Valiliği Millî Eğitim Müdürlüğü'nün 03/01/1994 tarih ve
243.1. -Özl. İşl.Şb. 94/115 sayılı yazısı.
b) Millî Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğü'nün 20/01/1994 tarih ve B.08.0.PGM.0.23.01.03-94/233-2915 sayılı yazısı. Ancak, gerekli görüldüğü takdirde, kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliği bozulmadan "İLGİ"
İLGİ : a) ............ Valiliği Millî Eğitim Müdürlüğü'nün .................. tarih ve
.................. sayılı yazısı.
b) Millî Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğü'nün ............. tarih ve
şeklinde anlamlı kısaltmalar yapılarak da düzenlenebilecektir. Merkez teşkilâtı birimlerinin birbirleriyle yaptığı yazışmalarda İLGİ; İLGİ: Millî Eğitim Bakanlığı................... Genel Müdürlüğü'nün .............. tarih/
gün ve . ...................... sayılı yazısı.
şeklinde değil. İLGİ: ................... Genel Müdürlüğü'nün ................ tarih/gün ve
.............. sayılı yazısı.
İlgili birimin kodunda herhangi bir kısaltma yapılmayacak o birimin kodu aynen
yazılacaktır. 7. İmza Bölümü
Resmî Yazışma Kuralarını Şelirleyen Esaslar'la imza bölümünde, önceki uygulamadan bazı farklılıklar getirilmiştir. Buna göre yazının "İMZA" bölümü sözü edilen esasların (ÖRNEK - 5)'ine uygun olarak düzenlenecektir.
Konuyu İl Millî Eğitim Müdürlükleri açısından örnekle açıklama gerekirse, (iller bazında imza yetkileri de dikkate alınarak) yazının imza bölümü;
Adı Soyadı Vali
İmza Adı Soyadı
Vali a. Vali Yardımcısı
Vali a. Millî Eğitim Müdürü
Ayrıca, merkez teşkilâtı birimlerinin birbirleriyle yaptıkları yazışmalarda "Bakan a.", "Genel Müdür a." şekilde ibare kullanılmayacaktır.
Esaslarda, onayla ilgili hükümlere 14 üncü maddede yer verilmiş ve ÖRNEK 8-A, ÖRNEK 8-B ile de örneklenmiştir.
Gerek merkez teşkilâtı gerekse valilikler düzeyinde hangi tür onaylara, bizzat Bakan/Vali'nin veya hangi türdeki onaylara, daha alt makamlann "OLUR" vereceği ilgili mevzuatla belirlenmiştir. Çeşitli hukuksal sorunların doğmaması bakımından, sınırları yazılı olarak belirlenmemiş konularda yetkisiz makamlardan onay alınmaması bir zorunluluktur. Usûl yönünden buna dikkat edilmesi, şekil yönünden ise, yukarıda sözü edilen örneklere uyulması gerekmektedir.
Bilindiği gibi Bakan'a veya Vali'ye ait bazı yetkiler, daha alt makamlara devredilmiş bulunmaktadır. Yetki devri yapılan konularda alınacak onaylarda bir üst makamın onayına gerek yoktur.
Konuyu örneklemek gerekirse; atama yetkisi Bakan'a ait olan bazı personelin atama veya yer değiştirme yetkisi Personel Genel Müdürü'ne devredilmiştir. Böyle bir yetkiye dayanılarak merkez teşkilâtında herhangi bir birime "şef olarak ataması yapılacak personele ilişkin onay;
(İmza) Turgut AKAN
"OLUR" kısmı, Bakan tarafından imzalanacak onaylarda Müsteşar; Müsteşar tarafından imzalanacak onaylarda ise Müsteşar Yardımcısı açısından "Uygun Görüşle Arz Ederim" ifadesine yer verilecektir. Bu ifade hem onaym aslına, hem de paraflı kısmına yazılacaktır.
Onaylarda; onayı alan birimin başlıklı kâğıdı kullanılacak, "SAYI" bölümüne de yine bu birimin kodu ve onayın sayısı yazılacaktır.
Esasların 18 inci maddesinde; yazıyı paraflayacak kişinin unvanının kısaltılarak yazılacağı, sonra ismin baş harfi ve soyadının yazılacağı ve el yazısı ile tarih belirtilerek paraflanacağı ifade edilmiş ve ÖRNEK - 11 'de de gösterilmiştir. Buna göre paraflar;
Şb. Md. : S. KARACAMEYDAN
D. Bşk. : M. BAÐÇECİK
şeklinde düzenlenecek, her kademedeki personel soyadının yanına el yazısı ile parafladığı günün tarihin örneğin; "08/04" şeklinde yazdıktan sonra paraflayacaktır.
Esasların 20 nci maddesinde gizlilik derecesiyle ilgili hükümlere yer verilmiş, 28 inci maddesinde de gizlilik derecelerinin görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirleneceği, kullanılması ve gizlilikle ilgili diğer hususlar açıklanmıştır.
Bakanlığımızca gizlilik dereceleri çok gizli, gizli, özel, hizmete özel ve kişiye özel olarak belirlenmiştir.
A - "ÇOK GİZLİ" Gizlilik Derecesi:
İlgilisinden başkası tarafından açıklandığı veya ilgililerinden başkasının eline geçtiği takdirde; milli güvenliğimizi ciddi şekilde zarara uğratacak, prestijimizi sarsacak, yabancı bir devlete geniş faydalar temin edecek mahiyetteki tesis, evrak ve diğer dokümanlar için kullanılır.
B - "GİZLİ" Gizlilik Derecesi:
Açıklandığı takdirde veya ilgisinden başkasının eline geçtiğinde milli menfaatlerimize zarar getirecek veya prestijimizi sarsarak yabancı bir devlete menfaat temin edecek mahiyetteki evrak ve dokümanlardır.
"GİZLİ" gizlilik derecesi ile derecelendirilecek konulardan bazıları:
a. İlmi teknik ilerlemeler ve önemli gelişmeler (hizmete girinceye kadar)
b. İleride kullanılacak bazı yeni teknikler veya metodlar,
c. Gizli mahiyetteki fotoğraf, şema vb,
e. Muhteviyatları ancak belirli şahıslara duyurulacak önemli politik haber ve yönergeler,
f. Yurt savunması programlan.
C - "ÖZEL" Gizlilik Derecesi:
Açıklandığı takdirde milletimizin menfaatine zarar getirecek veya bir şahsın zarar görmesine sebep olacak mahiyette olan evrak ve dokümanlar.
"ÖZEL" gizlilik derecesi ile derecelendirilecek konulardan bazıları:
a. Saklı tutulması istenen hususlar, tahkikat raporları, disiplinle ilgili şahıslara ait dokümanlar,
b. Mutad istihbarat raporları,
c. Özel mahiyetteki fotoğraf, model ve şemalar,
d. Açıklanması yabancı bir devletle olan münasebetlerimizi zararlı duruma sokacak olaylar.
D - "HİZMETE ÖZEL" Gizlilik Derecesi:
ÇOK GİZLİ, GİZLİ ve ÖZEL gizlilik dereceleriyle korunması gerekmeyen ve bilmesi gerekenlerden başkasının bilmesine izin verilmeyen yerler, doküman ve evrak için kullanılır.
"HİZMETE ÖZEL" gizlilik derecesi ile derecelendirilecek konulardan bazıları:
a. Basına açıklanması gerekmeyen ve yalnız resmî amaçlar için kullanılacak teknik ve eğitim dokümanları,
b. Teşkilât mülâhazaları ile muhafaza altında bulundurulması gereken disiplin mahiyetindeki soruşturma raporları ve şahsi evrak dokümanlar,
c. Ayrı ayrı gizli olmayan fakat bir araya getirilince gizlilik derecesinde olan bilgi topluluğu.
E - "KİŞİYE ÖZEL"
Kişiye özel bir evrakın gittiği yerde belli şahıslar tarafından açılacağını belirtir. Her gizlilik derecesindeki evraka bu işaret, lüzumlu ise verilebilir. KİŞİYE ÖZEL işareti; yazıda, tarih bloku üzerine damga ile kırmızı olarak basılır.
11. Evrak Akış Formu
Esasların 27 nci maddesinde, evrakın kurum içinde hızlı bir şekilde akışını sağlamak için yazılarak EK - 5'teki evrak akış formunun ekleneceği hükmüne yer verilmiştir.
Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilâtı birimlerine intikal eden evrak sayısının oldukça yoğunluğu nedeniyle, evrak akış formu her evrak için değil, takibinde zorunluluk görüldüğü birim amirlerince belirlenecek evrak için kullanılacaktır.
12. Yazışmalarda Dikkat Edilecek Diğer Hususlar
a. Gerek Bakanlığımız personelinin, gerekse vatandaşlarımızın; 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ile Devlet Memurlarının Müracaat ve Şikâyetleri Hakkında Yönetmelik Hükümlerine uygun olarak yaptıkları yazılı başvurulan ilgili kurum veya birim amirlerince usulünce kabul edilecek ve süresi içinde mutlaka gereği yapılacaktır.
b. Resmî yazı, dilekçe, mektup, vb. evrakın ön yüzüne kayıt kaşesi basılmayacak, ilgili birime veya personele havale yazılmayacak, bu tür işlemler evrakın arka yüzüne yapılacaktır.
c. Resmî yazılarda silinti, kazıntı olmayacak, harf veya rakamlar üst üste vurulmayacaktır.
d. Üst makamlara yazılan görüş isteme yazılarında, bilgi veya belge türündeki ekler hariç, daha alt makamların yazılarının asılları veya örnekleri gönderilmeyecek, bu yazılar daha sonra cevabi yazılarla birleştirmek üzere alt birimlerde muhafaza edilecektir.
Örneğin; herhangi bir konuda okul müdürlüğüne dilekçe ile başvuruda bulunan bir öğretmenin dilekçesinde yer verdiği sorunun, okul müdürlüğünce veya il ve ilçe düzeyinde çözümlenmesinin mümkün olmaması, Bakanlığın ilgili biriminden görüş istenmesinin zorunluluğu halinde; öğretmenin dilekçesi okul müdürlüğünde, okul müdürlüğünün görüş isteyen yazısı ilçe millî eğitim müdürlüğünde, ilçe millî eğitim müdürlüğü yazısı ise il millî eğitim müdürlüğünde kalacaktır. Bakanlığın ilgili birimine, sadece sorunu dile getiren il millî eğitim müdürlüğü yazısı intikal ettirilecektir.
Esasların 3 üncü maddesinde fax ile gönderilen mesajların 5 gün içinde teyidinin yapılmasının gerekliliği belirtilmekle birlikte, her fax mesajının teyidi yapılmayarak çok önemli olduğu tespit edilen konulara ilişkin fax mesajları teyit edilecektir.
Fax metinlerinin gönderilmesinde Esaslarda belirtilen EK - 7 formu kullanılabileceği gibi Esaslara uygun olarak hazırlanan metinler de fax'la gönderilebilecektir.
Esasların 12 nci maddesinin l inci fıkrasındaki, yazı metnini oluşturan paragraflar arasında bir aralık bulunacağına ilişkin belirlemenin bugüne kadar uygalamada yer verilen bir araya bir ara daha ilâve edileceğine yönelik olduğundan yazı metinlerinin özelliğine göre yazı içindeki paragraflar arasında 1.5-2 aralık bulunacaktır.
Sayı : B.02.0.PPG.0.12-383-3036 17/2/1994
İLGİ : a) 02.10.1980 gün ve ÖYGM 383 - 10322 (1980/56) sayılı,
b) 13.04.1981 gün ve ÖYGM 383-04990 (1981/28) sayılı,
c) 23.09.1981 gün ve ÖYGM 383 - 10985 (1981/67) sayılı,
d) 30.11.1981 gün ve OMBD - 5105 -00854 (1981/83) sayılı,
e) 21.12.1981 gün ve OMBD-5105-00901 (1981/92) sayılı,
Kamu hizmetlerinin yürütülmesi ve mevzuatın uygulanmasında; süratli, ejkin ve verimli bir çalışma düzeninin sağlanması, lüzumsuz ve hatalı yazışma ile kırtasiyeciliğin bertaraf edilmesi, ancak buna imkan verecek bir düzenleme ile mümkün olacaktır.
Bu itibarla; daha ekonomik, verimli, süratli ve modern bir kamu yönetimi için; teknolojik gelişmelerin ışığında; zaînandan, insan gücünden ve paradan tasarruf sağlamak maksadıyla; amaca hizmette yetersiz kaldığı müşahade edilen ve resmî yazışmalarda uyulacak usul ve esasları belirleyen ilgide kayıtlı genelgeler yerine kamu kurum ve kuruluşlarının görüşleri de dikkate alınarak yapılan çalışma ile "Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar" yeniden tespit edilmiştir.
Kamu kurum ve kuruluşlarının resmî yazışmalarında tek tipliliği de sağlamak üzere hazırlanan ve ekte gönderilen "Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas-lar'ın uygulanması hususunda gereken dikkat ve hassasiyet gösterilecektir.
İlgide kayıtlı genelgeler yürürlükten kadırılmıştır.
Prof. Dr. Tansu ÇİLLER
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINI BELİRLEYEN ESASLAR
Madde l - Bu esasların amacı, yazışmalarda kurallara uygunluğu sağlayarak bütün kamu kurum ve kuruluşlarının yazışmalarında tek tipliliği temin etmektir. Kapsam
Madde 2 -Bu esaslar bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
İletişim Çeşitleri, Çoğaltma ve Kağıt Boyu İletişim Çeşitleri
Madde 3 - Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim;
1) Resmî yazı,
Resmî yazı, kamu kurum ve kuruluşlarının aralarında veya özel ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazıdır.
Resmî yazılar, elektronik veya mekanik daktilo makinası ve/veya bilgisayar ile yazılır.
Fax ile gönderilen mesajlarla öngörülen hususlarda hemen işlem yapılmakla birlikte; mesajlar, teyidinin yapılmasından sonra resmî evrak mahiyetindedir.
Fax'lar EK - 7'deki sekte ve bu esaslardakİ kurallara uygun olarak hazırlanacaktır. Fax ile gönderilen mesajların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Nüsha Sayısı ve Çoğaltma
Madde 4 - Resmî yazılar kural olarak bir asıl ve bir kopya olmak üzere iki nüsha olarak hazırlanacak, paraflı nüshalar biriminde saklanacaktır. Genel evrak biriminde evrak saklanacaksa bir nüsha daha çoğaltılacaktır. Dağılımlı yazılarda dağıtım sayısı da nüsha sayısının belirlenmesinde esas alınacaktır.
Resmî yazıların çoğaltılmasında; kural olarak fotokopi makinası kullanılacaktır. Ancak mümkün olmadığı takdirde diğer usûllerle de çoğaltılabilecektir.
Kâğıt Boyu ve Kullanımı
Madde 5 - Resmî yazışmalarda A4 (210x297) mm. boyutlarında tek tip ve başlıklı kâğıt kullanılacaktır. Mevcut stoklar tüketilinceye kadar değişik ebatlardakİ kâğıtlar kullanılabilecektir. Bilgisayarda kelime işlemciler ya da farklı programlar yardımıyla hazırlanmış resmî yazılar için 11x24 inç'lik sürekli form kullanılabilecektir.
Mevcut başlıklı kağıtlarının bitimini müteakip yukarıdaki açıklamalara uygun başlıklı kağıt kullanılacaktır.
Sayı ve Kayıt Numarası
Madde 7 - Dosya planına göre verilen kayıt ve dosya numarasıdır. Başkanlığın
son satırında İki aralık aşağıda ve kağıdın sol kenarında 12 karakter içeriden bağlanarak büyük harflerle SAYI yazılarak, Önüne (:) işareti konulacaktır.
Bu işaretten sonra kod numarası verilecek, kod numarasından sonra (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (f) işareti konularak kayıt numarası yazılacaktır.
Kayıt numarası, yazının evrak kayıt defterinde aldığı numaradır.
Kayıt numarası damga veya yazı ile yazının orta kısmına basılmayacak/yazılmayacak, kayıt numarası kod numarasından sonra (/) işareti konularak yazılacaktır. Böylece sayı bölümü içinde muntazam bir şekilde yer alacaktır (Örnek - 2)
13/08/1991 tarih ve 08-3-383 -16649 (1991/17) sayılı genelge ile 01/01/1992 tarihiden itibaren yürürlüğe konulan "Resmî Yazışmalarda Kod Sistemf'ne mutlaka uyulacak, bu sistemin bağlı ve İlgili kuruluşlar ile taşra ve yurtdışı teşkilâtını kapsayacak şekilde uygulanması sağlanacaktır.
Madde 8 - Yazının gönderildiği zamanı belirten tarih bölümü başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve bitiminden itibaren sağ tarafta 6 karakter boşluk bırakacak şekilde ve sayı ile aynı hizade yazılacaktır.
Merkez teşkilâtında, merkezin bulunduğu şehir bilindiği ve yazının en altında adres bölümünde yer aldığı için, taşra, yurtdışı ve merkezi taşrada blunan teşkilâtlarda ise şehir adı başlıkta yer aldığ için tarih bölümünde şehir adına yer verilmeyecektir.
Yazının yazılış ve genel evraktan çıkış tarihlerinin farklı olmaması için tarih bölümüne yalnızca yazının biriminden çıkış tarihi konulacaktır.
Tarih, hepsi rakamla, kısaltma yapılmaksızın aralarına (/) işareti konularak yazılacaktır. Aylar ve günler 01/02/1994 örneğindeki gibi yazılacaktır.
Madde 9- Yazının taşıdığı ana fikrin çok kısa özeti olan konu, sayının bir aralık aşağısına ve kâğıdın sol kenarından 12 karakter içeriden başlanarak yazılacaktır.
Sonunda "hk", "dair", "ait" gibi kısaltmalar yapılmayacak dr.
Konu bölümü başlık bölümündeki T. C. kısaltması hizasını geçmeyecektir. İlk satıra sığmazsa, alt satır, (KONU :) sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasından başlatılacaktır,
Madde 10- Gönderilen makam, yazının gönderileceği kurum ve kuruluş ya da kişiyi ve bunların bulundukları yeri belirten bölümdür. Konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki - dört aralık aşağıdan ve kâğıdı ortalayacak biçimde yazının gönderileceği makamın resmî adı kısaltma yapılmadan büyük harflerle yazılacaktır.
Yazının gönderileceği kurum veya kuruluş Başbakanlık, Devlet Bakanlığı veya diğer Bakanlık bağlı ya da ilgili kuruluşu ise Hk satıra bağlı veya ilgili olunan Bakanlığın adı büyük harflerle yazılacak, alt satırda ise hangi kurum veya kuruluşa ait olduğu parantez içinde küçük harfle belirtilecektir (Örnek-3).
Kuruluş dışı yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın İlk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilecektir.
Resmî görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük harflerle yazılacaktır, varsa unvana adın hizasında alt satırda yer verilecektir. Adres ise (Örnek 3)'de belirlenen şekilde düzenİenecektir.
Resmî görevli kişilere yazılan yazılarda da ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılacaktır.
Madde 11 - İlgi, yazılan yazının Önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu ya da bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten böiümdür.
Gönderilen makamdan sonra üç aralık verilerek, kâğıdın sol kenarından 12 karakter içeriden başlanılacak ve İLGİ sözcüğü büyük, diğerleri küçük harfle yazılacaktır. İlgi sözcüğünden sonra (:) işareti konulacaktır.
İlgi bir satırı geçerse, (İLGİ:) ibaresinin altı boş bırakılmak ve ilk satırın hizasından başlanmak üzere ikinci satır yazılacaktır.
İlgi'nin birden fazla olması halinde, a, b, c, d gibi küçük harfler kullanılacak ve ilgiyi belirleyen harften sonra parantez kapatma işareti konulup, bir karakter boşluk bıraktıktan sonra ilginin içeriğine geçilecektir.
İlgi'de, "............... tarih/gün ve .............. sayılı" ifadesi kullanılarak tek tiplİlik
sağ l an aç ak ti r.
İlgi'de gerekli olduğu hallerde kururn veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla (Gn. Md.lüğü, D. Bşk.lığı v.b.) kısaltma yapılabilecektir.
Yazışmaların ilgisinde sayı, birim kodu ile birlikte tam olarak belirlenecektir. İlgi, tarih sırasına göre yazılacaktır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık oluyor ya da daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili bulunuyorsa ilgide bunların hepsi belirtilecektir.
Bir yazı çeşitli kuruluşlara yazıldığında konu olan ilgi, bu kuruluşların hepsinde yoksa ya da bu kuruluşları ilgilendirmiyorsa ilginin sonuna (HAY) "Her Adrese Yollanmamıştır" sözcüğü yazılacaktır. Gerekmesi halinde mevzuat da, ilgi olarak gösterilebilir (Örnek - 4).
Fax ile gelen yazı üzerine işlem yapılmış ise ve bu işleme Fax'la cevap verilmeyecek ise ilgide belirtilen yazının Fax'la geldiği ve Fax referans numarası belirtilecek l ir.
Madde 12- Metin, bir konu ya da düşünceyi açıklayan paragraf, bend, alt bend bölümlerinden oluşan ana bölüm olup, adresten, varsa ilgiden sonra başlayıp, İmza bölümüne kadar süren asıl yazıdır.
Paragraf, bir düşünce ya da konuyu belirten küçük bölümdür. Bend, paragraflarda ifade edilen düşünce veya konuyu sistematik olarak daha küçük alt bölümlere ayıran bölümdür. Alt Lend, bendlerde İfade edilen düşünce veya konuyu sistematik olarak daha küçük alt bölümlere ayıran bölümdür.
!. Metin bölümünde şekil yönünden uyulacak kurallar;
Meme ilginin son satırından itibaren iki aralık, ilgi yok ise gönderilen makamdan/adresten sonra üç aralık bırakılarak bağlanılacaktır.
Kâğıdın sol bölümünde; paragraf başları ondokuz, normal satırlar oniki karakter içeriden başlanıp, satır sonları sağ boşluktan beş karakter içeride bitirileceklir. Paragraf aralarında bir aralık bulunacaktır.
Paragraflar sayı ve harf ile başlayamaz. Ancak, paragraflar bent ve alt bentlere ayrılarak, numaralandırıl abil i r. Bentler rakam, alt bentler harf ile ifade edilebilir. Ancak metin bölümünün maddeler halinde yazılmasında sayı ve harf dizininin aynı hizada bulunmasına dikkat edilecektir. Sayı ve harflerden sonra (.) işareti konularak, satıra başlanılacaktır (EK - 2).
Yazılar kâğıdın yalnız bir yüzüne okunaklı olarak yazılacak, kazıntı, silinti ve düzeltmeler olmayacaktır. Paragrafbaşı, saıırbaşı ve sonlan aynı hizada olup, girinti çıkıntı olmamasına dikkat edilecektir.
Zorunlu haller dışında yazı metni tek sayfaya sığdırılmaya çalışılacak, tek satırla ikinci sayfanın b it iri l memesi ne özen gösterilecektir.
Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilecektir.
Metin içinde veya çizelgelerde geçen sayısal bilgilerin değerlendirilmesinde bilgisayarlarda ondalıkların (.), bölüklerin (,) ile ayrıldığı hususu değerlerin hesaplanmasında gözönünde tutulacaktır.
2. Metin bölümünde içerik yönünden uyulacak kuralları;
Metin bölümünün üç bölümden oluşması, ilk bölümde ilgileri ile birlikte konunun kısaca anlatılması, ikinci bölümde görüşle birlikte karşı görüşün belirtilmesi, sonuçta kesin önerinin yer alması genel kural olmakla birlikte, gerekmesi halinde değişik düzenleme de mümkündür.
Yazı Türk Dil Kurumunca çıkartılan İmlâ kılavuz ve sözlüğünde yeralan yazım kurallarına uygun duru bir Türkçe ve kısa cümlelerle yazılacaktır.
Metinde zorunlu haller ve teknik terimler dışında yabancı kelimere yer verilmeyecek, kısaltma yapılmayacak ve tekrarlardan kaçılacaktır.
3. Metnin bitirilişinde uygulanacak kurallar: a) Alt makama yazılan yazılar "rica ederim",
b) Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "arz ederim",
c) Üst ve ast makamlara dağılımlı olarak yazılan yazılar "arz ve rica ederim",
d) Başbakan veya Bakan adına imza yetkisi verilen kişilerce imzalanarak 5442 sayılı İl İdaresi Kanununun 9'uncu maddesi gereğince Valiliklere gönderilen yazılar "rica ederim",
e) 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı hakkında Kanunun 5., 6, ve 32'nci maddeleri gereğince Başbakanlık adına imzalanılarak Bakanlıklara gönderilen yazılar "rica ederim",
f) 3046 sayılı Kanun çerçevesinde Bakan adına yetki devri yapılan makamlar arasındaki yazılar "arz ederim",
Madde 13- İmza bölümü, yazıyı imzalayacak olanı belirleyen bölümdür. İmza bölümü yazının uzunluğuna göre metnin bitiminden iki-dört aralık alta açılarak yeterli imza boşluğu bırakılacak ve sağ boşluktan altı karakter içeride bitecek biçimde düzenlenecektir.
İmza bölümünde; imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harfle, unvanlar ad ve soyadın altına orta1 kısma gelecek şekilde ayarlanarak küçük harfle ve kısaltılmadan yazılacaktır. Çok zorunlu hallerde birimin adı kısaltılmadan unvan sözcükleri kısaltıla-bilecektir.
Akademik kariyer ünvanlan ismin sol başına küçük harflerle kısaltılarak yazılabilir.
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun "İmza Yetkileri Yönergesf'ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine başka bir yetkili imzalayacaksa ad ve soyadın altına ortalanarak, Başbakanlık'ta "Başbakan a." Bakanlıklarda "Bakan a." yazılacak ve bunun altına da gene ortalanarak makam unvanı yazılacaktır (Örnek - 5).
Vekaleten imza atılıyorsa, vekalet eden kişinin adı, soyadı ile vekalet edilen görev ve vekaleten imza ettiği belirtilecektir.
Kamu İktisadi Teşekküllerinde uygulanan yazının iki yetkili tarafından imzalanmasında sağ tarafa üst makam, sol tarafa ast makam imza atacak olup imza bölümünde ayrıca kuruluşun unvanı belirtilmeyecektir (Örnek - 6).
Atama Kararnamelerinde imza, (Ömek - 7)'de olduğu şekilde açılacaktır.
Başbakanlığa gönderilecek yazılar 24/09/1992 tarih ve 1992/27 sayılı Genelge hükümlerine uyularak imzalanacaktır.
Madde 14- Bir yazının üst makamın onayına sunulması halinde imza bölümünün
dört aralık altına ve kâğıdın ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılacaktır.
Altına ortalayacak biçimde tarih yeri hazırlanacaktır. İmza için yeterli boşluk bırakıldıktan sona onaylayanın adı küçük harf, soyadı büyük harfle yazılıp, altına unvan ortalanarak yazılacaktır (Örnek - 8 A).
Yazı asıl makam yerine başka bir yetkili tarafından imzalanacaksa, ad soyad ile unvan arasına "Başbakan a." veya "Bakan a." yazılacaktır.
Onaylanmak üzere ilgili makamlara sunulacak yazıların yetkili bir makam tarafından teklifi, bağlı ise ilgili makam tarafından sunulması ve onaylayacak makam tarafından da onaylanması gerekmektedir. Bu durumda ilk teklif eden imza, yetkili makam bölümünün dört aralık altına ve kâğıdın sol tarafına 12 karakter içeriden başlanılarak, küçük harfle "Uygun Görüşle Arzederim" yazılarak, altına onayda yeralan esaslara uygun olarak imza bölümü düzenlemesi yapılacaktır. Bunun dört aralık altına ise kâğıt ortalanarak "ONAY" bölümü açılacaktır (Örnek - 8 B).
Madde 15- Ekler, yazılan tamamlayıcı belgeleri, gerektiğinde bunların sayılarını ya da niteliklerini gösteren bölüm olup, imza bölümünün bitiminden itibaren iki ara verilerek, satır başından başlanmak üzere, büyük harfle EKLER sözcüğü yazılıp (:) işareti konulduktan sonra altı çizilecektir.
Ek adedi boşluğa sığmayacak kadar uzunsa o zaman ek listesi yazıya bağlanacaktır.
Birden fazla kurumu ilgilendiren yazışmalarda, eklerin bazılarına gönderilmesi/gönderilmemesi halinde, o kuruluşun hizasına "ek konulmadı","... sayılı ek konuldu" ibareleri yazılır (Örnek - 9 B).
Ekleri tamamlayıcı mahiyette olan, çizelge, şema, taslak vb. bağlı oldukları ekin son satırının dört aralık altına ve satırbaşı hizasından başlamak üzere konulan belirtilerek kendi aralarında numaralandırılacaklardır.
Madde 16- Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderileceği yerlerin belirtildiği bölümdür. Bu bölüm yazının gönderildiği yerleri belirtmek üzere protokol sırası esas alınarak düzenlenecektir. Ekten itibaren iki aralık bırakıldıktan sonra satırbaşı hizasında büyük harflerle DAÐITIM yazılıp yanma (:) işareti konularak altı çizilecektir. Ek yoksa dağıtım EK'in yerine yazılacaktır.
Yazı ile fiilen ilgili olup, işi yerine getirme durumunda olanlar, "gereği" kısmına, gönderilen yazı ve onunla ilgili olarak meydana gelcek çalışmalar hakkında yalnız bilgi edinmeleri istenen kuruluş ya da birimler "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılacaktır.
Gereği kısmı dağıtım başlığının altına, bilgi kısmı gereği kısmı ile aynı hizaya yazılarak altlan çizilecektir.
Bilgi kısmı yoksa, gereği ve bilgi sütunları açılmayacak, kurum/kuruluş adlan Dağıtım başlığının altına yazılacaktır (Örnek - 10).
Bu husustaki uygulama EK - 3'te gösterilmiştir.
Madde 17- İhtiyaç halinde adres detay bölümü, sayfa bitimine iki aralık kalacak şekilde çizgi çekilip, bu çizginin çekilip, bu çizginin altına yazıyı gönderen kurumun ve/veya ilgili birimin açık adresi, posta kodu, telefon, fax ve telex numaralarının yazıldığı bölümdür (EK - 1).
Madde 18- Parafe bölümü, ikinci kopyaya açılacak ve yazıyı hazırlayandan başlayarak, aşama sırasına göre imzalayacak makama kadar olan ara kademeyi belirleyen bloktur. Yazılar bütün ilgili ara kademelerce paraf edilecektir.
Parafeler ikinci kopyaya metnin bitiminden sonra, l veya 2 ara verilip, satırbaşı hizasından (Örnek l l)'de görüldüğü şekilde ve aşağıdaki esaslara göre yazılacaktır.
Paraflayacak kişinin unvanı kısaltılarak yazılıp (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle ismin başharfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır. Gizli yazılarda yazıyı yazan memurun adı parafı bulunacaktır.
Unvan ve isimlerin alt alta yazılmalarına dikkat edilecektir (Örnek - 11).
Madde 19- Birimlerde hazırlanan yazılar, başka bir birimin görüş ve İşbirliğini gerektiriyorsa, paraf bloğunun en alt kısmından itibaren bir ara verilip, satırbaşından itibaren, küçük harfle koordinasyon yazılıp altı çizilecek ve altına işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları parafe bölümündeki şekle uygun olarak yazılacaktır (Örnek - 12).
Madde 20- Gizlilik derecesi, yazının gizlilik durumunu belirten bölümdür. Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, kâğıdın üst ve alt ortasına gizlilik derecesini gösteren damga vurulur
Madde 21- Acelelik derecesi öncelik verilmesi gereken yazıların belirtildiği bölüm olup, tarih blokunun üstüne kırmızı damga veya büyük harflerle yazılan bir uyarıdır.
Acele ve günlü yazılarda verilecek cevap süresinin makul süre ile sınırlı olmasına dikkat edilecektir.
Madde 22 - Tekit yazısı acele ve günlü olan yazılarda, cevabın makul veya verilen sürede gönderilmemesi halinde kurum/kuruluşa hatırlatma ve/veya son defa süre vermek amacıyla yazılan yazıdır (EK - 8).
Madde 23- Devam işareti, birden çok sayfalı yazılarda yazının bitmediğini belirleyen sayfanın son satınndan sonra sağ alt köşeye konulan (./..) şeklindeki işarettir.
Madde 24- Birden çok sayfalı yazılarda ilk sayfaya numara konulmayacak, diğerlerine sayfanın üst ortasına (- -) işaretleri arasına rakamla sayfa numarası yazılacaktır.
Aslına Uygunluk Onayı
Madde 25- Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa, fotokopi/kopyanın alt ortasına "Aslının aynıdır" yazılarak imza bölümünde olduğu gibi onaylayacak kişinin imzası açılacak, imzalanan bu yazı ayrıca mühürlenecektir.
Resmî Yazıların Gönderiliş ve Alınışlarında
Yapılacak İşlemler Kayıt Kaşesi
Madde 26- Bakanlıklar, bağlı ve ilgili kuruluşları ile taşra teşkilâtında EK - 4'de yeralan kayıt kaşesi kullanılacaktır. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra, evrakın tarih ve sayısı yazılacak, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (X) işareti konularak, varsa eklerinin miktarı en alt sütunda rakamla belirtilecektir.
Evrak Akış Formu
Madde 27- Evrakın kurum içinde hızlı bir şekilde akışını sağlamak için yazılara evrak akış formu eklenecektir (EK - 5).
Madde 28- Gizlilik dereceleri görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenecek ve ancak gerekmesi halinde kullanılacaktır.
Gereğinden fazla verilecek gizlilik dereceleri işlemin gecikmesine sebep olacağı gibi, gizlilik derecelerinin güvenliğinin kaybolmasına da neden olacağından, yazıya içinde bulunan bilgilerin icap ettirdiği en küçük gizlilik derecesi verilecektir.
Kural olarak gizlilik derecesi taşıyan yazılara aynı gizlilik derecesi ile cevap verilecektir.
Gizlilik derecesi (gizli, çok gizli, özel, kişiye Özel) yazının çıktığı Ünite/Birim'in yetkili amirince belirlenecektir.
Gizlilik Derecesi Olmayan Yazıların Gönderilmesi
Madde 29- Zarfların sol üst köşesine gönderen makamın kaşesi basılarak yazının sayısı yazılacak, zarfın ortasına gideceği makam ve adresi açıklıkla yazılıp, posta koduna yer verilecektir. Aynca acelelik derecesi zarfın sağ üst köşesine kırmızı mürekkep ile damgalanacaktır.
Çok Gizlilik Dereceli Yazıların Gönderilmesi
Madde 30- Çok gizlilik derecesi olan yazılar çift zarf ile gönderilecektir. İlk zarfa yazı konulup, zarf yapıştırılacak, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanan paraflan atılacak ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılacaktır.
Zarf Ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılacak, ortaya gideceği makam yazıldıktan sonra zarfın Ön ve arka yüzüne üst ve alt ortalarına gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılacaktır. Aynca ace-lelik derecesi varsa, sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılacaktır.
Bu zarf ve EK - 6'da yeralan, arasında karbon kâğıdı bulunan 2 suret evrak senedi ikinci bir zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılacaktır. İkinci zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmayacak, yalnız varsa acelelik kırmızı damga ile basılacaktır.
Çok Gizlilik Dereceli Yazıların Alınması
Madde 31- Gizli yazılan alan merci, Genel evrakça ilk zarf açılıp, gizlilik dereceli zarf görülünce, bu zaraf yetkili kişiye açılmadan iletilecektir. Zarfın içinde yeralan senet imzalanarak, bir nüshası gönderen makama bir zarfla iade edilecektir.