Satın Alma İşlemleri İçin Dikkat Edilecek Hususlar
SATIN ALMA YOLU İLE MALZEME TEMİN İŞLEMLERİNDE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR
Daire Başkanlığımız harcama bütçesinden satın alma yolu ile karşılanacak talepler hazırlanırken aşağıdaki hususlara uyulması gerekmektedir.
İstenen mal, malzeme, tüketim, sarf, demirbaş ve hizmet alım talepleri için her biri ayrı ayrı olmak üzere UBYS (Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi) – Malzeme Yönetimi programından her bir malzeme grubu için (sarf, demirbaş, hizmet) ayrı ayrı olmak üzere “İhtiyaç / İstek Talep Formu” hazırlanmalıdır.
İhtiyaç istek talep formu hazırlanırken; malzeme ilk kez alınacaksa veya KBS’de ve UBYS-Malzeme Yönetim Modülünde taşınır kodu doğru seçilmeli eğer uygun kod bulunamazsa Strateji Geliştirme Daire Başkanlığından yeni taşınır kod açma talebinde bulunulmalıdır.
İstenen taşınır veya hizmet için Daire Başkanlığımız tarafından hazırlanarak yayınlanan İhtiyaç Talebi İle Teknik Şartname Hazırlama Usul ve Esasları’na uygun olarak teknik şartname hazırlanmalıdır. Hazırlanan teknik şartnamelerin her sayfası hazırlayanlar tarafından (en az iki kişi) imzalanıp kaşelenmelidir. (Usul ve esaslara Üniversitemiz ana web sitesi -mevzuat/usul ve esaslar- bölümünden veya https://kms.kaysis.gov.tr/Home/Goster/64130 adresinden ulaşılabilmektedir. Bu mevzuat ekindeki formata uygun olmayan teknik şartnameler kabul edilmeyecektir.
Hazırlanan teknik şartnameler ile ihtiyaç istek talep formu ile satın alma işlemi için üst yöneticiden (REKTÖR) onay alınmalıdır. (5018 Sayılı Kanun 60. Madde gereği).
Teknik şartnameler ve ihtiyaç istek talep formu UBSY- EBYS modülünden üst yazı ile İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına gönderilmelidir.
İhtiyaç istek talep formu ve teknik şartnamelerin asılları (ıslak imzalı olarak) elden İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına teslim edilmelidir. Islak imzalı teslim edilmesi gereken belgelerin aslı teslim edilmeden satın alma işlemine başlanmamaktadır.
Daire Başkanlığımız bütçesinden temin edilecek taleplerde bütçe kontrolü yapıldıktan sonra bütçe ödenek durumuna ve talebin aciliyetine göre planlama yapılmaktadır.
Acil temini gereken ihtiyaçlar için; aciliyet durumu (ne amaçla, nerede, nasıl ve neden acil olduğu, temin süresi vb) ayrıntılı ve açıklayıcı şekilde ihtiyaç talebinde veya üst yazısında belirtilmelidir.
Hazırlık aşamasında; istenen ürün için proforma alınmış ise bilgi amaçlı belgelerin ekine konmalıdır. Ayrıca satın alma ve muayene kabul işlemleri aşamasında görev alacak personelin adı soyadı ve iletişim numarası bildirilmelidir.
Harcama birimlerine ve ilgili personellere önemle duyurulur…