Yönetim Kurulu İletişimi | Dr. Argüden
Yönetim kurullarının etkinliği hem üyelerin kendi aralarında, hem üst düzey yöneticilerle, hem de kurumun paydaşlarıyla kurdukları iletişimin kalitesi ile doğrudan bağlantılı oluyor. Çünkü, yönetim kurulları bizzat uygulama, hatta yönetme mercii değil, yönlendirme, karar ve denetleme mercii olarak başkalarının davranışlarını etkileyebildikleri oranda sonuç alabiliyorlar.
Yönetim kurulları strateji, üst düzey atamalar, risk yönetimi gibi kurumlar için kritik konularda ortak aklın bireysel akıldan üstün bir performans gösterebilmesi için çalışırlar. Ortak aklın benimsenebilmesi ve odaklı bir uygulamaya dönüştürülebilmesi için üyeler arasında açık ve güvene dayalı bir iletişim kültürünün oluşturulması önemli bir gerekliliktir.
Sağlıklı bir iletişim ortamının yaratılabilmesi için öncelikle ortak bir hedef üzerinde uzlaşılması önem taşıyor. Özellikle şirketler için paydaşların çıkarlarını koruyarak kurum değerini artırmak yönetim kurullarının benimseyebileceği ortak hedeflerin başında geliyor. Ayrıca, kurumun sadece finansal sonuçlara ulaşmayı değil, aynı zamanda kurumsal değerlerinden ödün vermemesi de önem taşıyor. Bu nedenle, yönetim kurulunun hem hedef belirlerken, hem de performans değerlendirirken sadece iş sonuçlarıyla değil, aynı zamanda bu sonuçların elde edilebilmesini sağlayan davranışların kurumsal değerlerle uyumlu olmasına özen göstermesi ve yöneticilerle kurduğu iletişimde bu konuya önem vermesi gerekiyor.
Gerek üyeler arasında, gerekse üyelerle yönetim arasındaki iletişimde en önemli sorun samimiyet eksikliği ve/veya bilgi paylaşılmasından sakınılması durumudur. Bu konuda süphe yaratacak davranışlar sadece üzerinde konuşulan konunun sağlıklı değerlendirilmesini önelemekle kalmaz, daha sonraki iletişim ortamının da iklimini bozar.
İletişim kalitesini artırmada dikkat edilmesi gereken konulardan birisi de verilerle görüşleri karıştırmamaktan geçiyor. Bu nedenle, yönetim kurulu iletişiminde öncelikle paylaşılan verilerin güncel; zaman dilimleri arasında, rakiplerle ve en iyilerle karşılaştırılabilir ve sağlıklı bir süreç ile elde edildiğinden emin olunmasının sağlanması önem kazanıyor.
Görüşlerin veriler konusunda ortak bir noktaya ulaşıldıktan sonra ortaya konması daha sağlıklı bir tartışma ortamı yaratılmasına yardımcı oluyor. Görüşler bildirilirken, konunun kişiselleştirilmesinden kaçınılması tartışmanın kişiler arasında değil, görüşler arasında olmasına dikkat edilmesi faydalı oluyor. Bu nedenle özellikle yönetim kurulu başkanının toplantıyı idare ederken takındığı tavır önem kazanıyor. Yönetim kurulunu hızla kendi istediği karar yönünde yönlendirmek yerine konunun etraflıca tartışılmasına öncelik veren bir başkan toplantıda daha sağlıklı bir iletişim ortamı kurulmasına ve kararların da ortak akılla alınmasına yardımcı olur.
Yönetim kurulu üyelerinin iletişimde dikkat etmeleri gereken bir başka husus da eleştiri ve önerilerinin yapıcı bir tonda yapılmasıdır. Önemli olan yöneticilerin hatalarını bulmak ve onları cezalandırmak değil, doğru davranışları geliştirecek bir iletişim ortamı yaratmaktır.
İletişimin tek taraflı olmamasının sağlanması karşılıklı öğrenme ve sağlıklı karar süreçleri için önem taşır. Bu nedenle, iletişim kurmak kadar dinleme disiplini oluşturmak da hem üyelerin, hem de özellikle başkanın dikkat etmesi gereken bir husustur.
Yönetim kurullarının bir bütün olarak karar mercii olması nedeniyle, her üyenin ayrı ayrı yönetim ile iletişim kurması yerine bir takım olarak dğerlendirmeleri yapmaları ve kararların tek bir ağızdan, tercihan yönetim kurulu başkanı tarafından, yönetim ve gerektiğinde diğer paydaşlar ile paylaşılması mesajların ve dolayısıyla uygulamaların netliği açısından önem taşıyor. Hissedar ilişkilerinde yönetim kurulu başkanının önemli rol alması, ancak diğer paydaşlarla iletişimde sorumluluğun ağırlıklı olarak CEO tarafından üstlenilmesi bekleniyor
Özetle, yönetim kurullarının etkinliği için en önemli unsurlardan birisi olan iletişim, hem karar kalitesini artıracak şekilde açık bir tartışma ortamı yaratılması, hem de yapıcı bir şekilde uygulayıcıları motive edici ve odaklayıcı olması açısından değerlendirilmelidir.