İTKİB - İHKİB Başarılı İhracatçılar Ödül Töreni Prodüksiyon İhalesi
BAŞARILI İHRACATÇILAR ÖDÜL TÖRENİ
İşbu şartnamenin kapsamı, 06 Mart 2018 tarihinde Lütfi Kırdar Kongre ve Sergi Sarayı Rumeli Salonu'nda gerçekleştirilecek olan İstanbul Hazırgiyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği (İHKİB) Başarılı İhracatçılar Ödül Töreni'nin konsept tasarım ve yapım (prodüksiyon) hizmetlerinin satın alınmasını kapsamaktadır.
Konsept Tasarım hizmeti: Ödül Töreni organizasyonunun baştan sona tümünü kapsayacak şekilde (davetiye, faaliyet raporu, branding, basılı kâğıt, panolar vb. gibi) orijinal ve etkileyici bir tasarım hazırlanması hizmetidir. Tasarım hizmeti, programın gerçekleştirileceği mekânın dekorasyonu ile kullanılacak tüm sesli ve görsel unsurları da kapsamaktadır. Konsept tasarım sürecinde İHKİB ile birlikte hareket edilecektir.
Yapım hizmeti: Tasarım kapsamında belirlenen konsept çerçevesinde Ödül Töreni'nin gerçekleştirilmesi ve yönetilmesi işidir. Yapım hizmeti, karşılama alanlarının ve yönlendirmelerin hazırlanmasını, sahne yapım ve dekorasyon işlerinin gerçekleştirilmesini, insan kaynaklarının sağlanmasını ve yönetilmesini (host-hostes, temizlik, teknik, güvenlik personeli), sesli ve görsel unsurların üretimini, fotoğraf ve video çekimini, sanatçı ile ilgili işlerin yerine getirilmesini kapsamaktadır.
Mekân: Lütfi Kırdar Kongre ve Sergi Sarayı Rumeli Salonu, hizmet alan tarafından kiralanmış mekândır. Mekân, davetlilerin giriş-çıkış-geçiş alanları, dinlenme ve ön ağırlama (fuaye) salonu, sahne, yemek salonu ve sahne arkası alanları kapsamaktadır.
Ödül Töreni gecesi programı: Ödül Töreni gecesi programı karşılama, ön ağırlama (kokteyl), konuşmalar, ödüllerin verilmesi, sanatçı performansı ve uğurlama aşamalarını içerecektir. Hizmet veren teklif edeceği tasarım kapsamında bu aşamalara ilişkin değişiklik önerileri sunabilir.
İşin kalitesinin değerlendirilebilmesi için verilecek hizmetin görülmesinde kullanılacak teknik ekipmanın (örneğin video çekimi, ses sistemleri, trus sistemleri vb) listesi, sayısı model ve markalarıyla listelenerek teklifte belirtilecektir.
Yapım hizmetlerinin gerçekleştirilmesi için mekâna giriş ve ön hazırlık 05 Mart 2018 günü 08.00-23.00 arasında yapılabilir.
Ödül Töreni gecesinde, firmalara ihracat ödülleri verilecektir. Ödüllerin verilmesi ve genel olarak programın yerine getirilmesi esnasında hizmet verecek olan host/hosteslerin adetleri teklifte belirtecektir. Görev verilecek olan personeller, iş bu şartnamede belirtilen, insan kaynaklarına ilişkin diğer şartlara aynen tabi olacaklardır.
Teklifler, İTKİB Genel Sekreterliğine (Satın Alma ve İdari İşler Şubesi – Mustafa Seçilmiş / Reyhan Altıntaş Atasu - Çobançeşme Mevkii Sanayi Caddesi Dış Ticaret Kompleksi B Blok Kat:3; Yenibosna İstanbul; E-posta: mustafas@itkib.org.tr, reyhan.altintas@itkib.org.tr) en geç 19.01.2018 saat 17:00'e kadar elden veya posta yoluyla kapalı zarf içerisinde verilecektir.
: Temin Edilecek Asgari Tasarım ve Yapım Hizmetleri Kalemleri
Program ve mekân genel tasarımı. İHKİB Ödül Töreni etkinliği için ayrılan alanların mimarı planları üzerinde marka ve tasarımların yeri belirleyecek ve tasarımları gerçekleştirecektir.
Etkinlik ile ilgili karşılama deskinin ve sahnenin yapımını (podyum, podyum kaplama, podyum önü forex kapama ve sahne dekoru) ve nakliyesini, yönlendirme, fotoğraf panolarının, sahne üstü panoların, kabin panolarının tasarlanması ve yapımını gerçekleştirecektir.
Ödül gecesi sahnesi için görsel duvar (video wall) tasarımı, temini kurulması ve çalıştırılması.
Tasarımın gerektirdiği tüm dekorasyon işlerinin gerçekleştirilmesi. Tasarımda yer verilen tüm unsurları (yemek ve bistro masalarının giydirilmesi, masaların süslenmesi, halı ve kapı kaplamaları, sandalye giydirme vb. gibi) kapsayacaktır.
Ödül Töreni gecesinin yönetimi. Teknik konularda, mekânın teknik işler tedarikçisi ile koordineli çalışılacaktır.
Ön ağırlama (fuaye) alanı ses ışık sistemlerinin kurulması.
Basın masası ve davetli karşılama masaları dekorasyonun gerçekleştirilmesi.
Jeneratör ve yakıt (2 gün süreli) Jeneratör ve yakıt (2 gün süreli) tedariki, hazırlanması ve gerektiğinde devreye alınması.
Ana giriş kapısı dâhil karşılama ve yönlendirmeler, sahne hizmetleri için eksiksiz hizmet sağlanacak sayıda erkek ve/veya kadın yardımcı personel (host-hostes) temini, görevlendirilmesi ve yönetilmesi.
Tüm program için video çekimi, kurgu ve montaj işlemlerinin tamamlanması.
Sosyal medya (Instagram/facebook vb.) videoları hazırlanması (en az 3'er adet olacaktır.)
Etkinlik genel ve sahne arkası filminin ve kısa versiyon ödül töreni videosunun hazırlanması. (Kurgu montaj vb gibi tüm hizmetler dahil.)
Programın tüm aşamalarında (konuklar, sahne-runway-sahne arkası,vb) fotoğraf çekiminin sağlanması ve fotoğrafların anında basılarak dağıtılması. Retouch işlemlerinin gerçekleştirilmesi. (En az iki fotografçı ile gerçekleştirilecektir.)