AMAÇ DÖK.KOD YÖN.PR.13 YAYIN TAR. 15/08/2006 REV. TAR/NO 26/06/2014/03 SAYFA 1 / 6 - PDF
1 SAYFA 1 / 6 AMAÇ Hastanemizde ürünler için yasal şart ve mevzuat gereklerinin eksiksiz yerine getirilmesi ve uygulamada yanlış kullanımın önlenmesi, hizmet sağlama sürecinde hasta beklentileri ve yasal şartların dikkate alınarak gerekli tedbirlerin alınması için metotların oluşturulmasıdır. UYGULAMA Hastanemizde uygun olmayan ürün (ilaç, tıbbi malzemeler, sarf malzemeleri v.b.) aşağıdaki süreçlerde, malzeme kabulünden sorumlu personeller ve hizmet sağlama esnasında görevli sorumlular tarafından tespit edilebilir: 1. Malzeme / İlaçların Hastanemize Gelişi Sırasında Yapılan Kontroller ve Uygunsuzlukların Tespit Edilmesi Hastanemizde satın alma süreci içerisinde, uygun görülen firmalardan Satın Alma Birimi tarafından yazılı olarak numune talebinde bulunulabilir. Bu talebe göre gelen ürün numunesi, talebi yapan bölüme gönderilir ve bölümün numuneyi denemesi ile hazırladığı Muayene Komisyon Raporu neticesinde Satın Alma Birimi tarafından ürünün temin edilmesi yoluna gidilir. Malzemeler dışarıdan temin edildikten sonra, Muayene Kabul Komisyonu tarafından girdi kontrolleri yapılarak, ambara kabulü gerçekleşmektedir (Muayene ve Ürün Kabul Talimatı). Girdi kontrollerinde aşağıdaki hususlara dikkat edilir: Teknik Şartnameye Uygunluk İrsaliye ve Sipariş Bilgilerinin Tutması Ürünün Fiziksel Görünümü Satın Alınan Ürünün Ambalajı Üretim ve Son Kullanma Tarihleri Nakliye Esnasında Malzeme veya İlaç Üzerinde Oluşan Hasarlar Girdi kontrollerinde her hangi bir uygunsuzluğun tespit edilmesi halinde, uygunsuzluğu tespit eden komisyon tarafından bir tutanak düzenlenir. Bu formda uygunsuzluk nedenleri belirtilir ve gerekli hallerde uygunsuzluğun tekrarlanmaması için, Düzeltici Faaliyet Prosedürü uyarınca malzeme / ilaçla ilgili uzmanların ve yetkililerin de görüşleri alınarak düzeltici faaliyet başlatılır.
2 SAYFA 2 / 6 2. Malzeme / İlaçların Kullanımı Esnasındaki Kontroller ve Uygunsuzlukların Tespit Edilmesi Malzeme / İlaçların kabulü Muayene Kabul Komisyonu tarafından yapılmaktadır. Ardından ilaçlar eczaneye, malzemeler de talebi yapan servise ya da eczaneye teslim edilmektedir. Bu süreçte ve ürünlerin kullanımı esnasında da uygunsuzluklar oluşabilmektedir. Bunlar aşağıda sıralanmıştır: Ürünün teslimi aşamasında fiziksel hasar görmesi (darbe görmesi, kırılması, v.b.). Ürünün son kullanma tarihinin, teslim edilen birimde geçmesi. Saklama metotlarının uygunsuzluğundan dolayı ürünün bozulması. Ürünün uygulamalar esnasında hasar görmesi. İlacın hastaya uygulanması esnasında yan etkiler doğurması neticesinde, tamamı kullanılmadan kesilen ilacın uygun olmayan ürün sınıfına girmesi. Girdi kontrolünde bakılamayan ancak kullanım esnasında kusurları görülebilen cinsten ürünler olması. Yukarıdaki durumların her hangi birisinin oluşması halinde, uygunsuzluğu tespit eden kişi tarafından Uygun Olmayan Ürün Kontrol Formu düzenlenir ve öncelikle ilgili klinik hekimine; klinik hekiminin ilgili bölümde olmaması halinde servis sorumlu hemşiresi aracılığı ile servis sorumlu hekimine iletilir. Bu formda uygunsuzluk nedenleri belirtilir ve gerekli hallerde uygunsuzluğun tekrarlanmaması için, Düzeltici Faaliyet Prosedürü uyarınca malzeme / ilaçla ilgili uzmanların ve yetkililerin de görüşleri alınarak düzeltici faaliyet başlatılır. Uygulamayı yapacak kişi tarafından tespit edilen uygun olmayan ürün, ambardan veya eczaneden kaynaklı sorunların olması halinde, Uygun Olmayan Ürün Kontrol Formunun bir kopyası ile birlikte, ilgili noktaya (ambar ya da eczane) teslim edilir. Ürün kabulü sırasında problem olmamasına rağmen, saklama metodundaki hatalardan dolayı ürünlerin ambarda bozulması da söz konusu olabilir. Bu durumda da Uygun Olmayan Ürün Kontrol Formu doldurulur ve uygunsuzluk nedeni belirtilir. Uygunsuzlukların oluştuğu diğer durumlardakine benzer olarak, bu durum için de Düzeltici Faaliyet Prosedürüne göre düzeltici faaliyet başlatılarak (Düzeltici
3 SAYFA 3 / 6 / Önleyici Faaliyet Formu ile) bir daha aynı hatanın oluşmaması için gerekli tedbirlerin alınması yoluna gidilir. 3. Uygun Olmayan Ürünün Yanlış Kullanımının Engellenmesi 1. ve 2. maddelerde belirtilen uygunsuzlukların çıkması durumunda, bu ürünler, yanlış kullanımının engellenmesi için belirlenen yerlerde yetkililerin (klinik hekimleri - eczacı - baş hekim yardımcısı - baş hekim) belirleyeceği süre dahilinde muhafaza edilir. Bu ürünlerin üzerine servislerde KULLANILMAYACAKTIR ibaresi iliştirilir. Uygusuzlukların tespit edildiği ürünler, ambarda RED ÜRÜN BÖLGESİ nde bulundurulur. Uygun olmayan ürünlerin düzeltilmesi söz konusu değildir. Bu ürünler üzerinde karar verildikten sonra atılır veya tedarikçiye iade edilir; ya da Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü Tıbbi Cihazlar Piyasa Gözetimi Ve Denetimi Rehberi doğrultusunda işlem yapılır. 4. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Hastanemizdeki ana faaliyet alanı hizmet üretimidir. Hizmetin sağlanması aşamasında karşımıza uygunsuzluklar çıkabilmektedir. Bu uygunsuzluklar aşağıda sıralanmıştır: 4.1. Teşhis ve Tedavi Sırasında Oluşabilecek Uygunsuzluklar 1. Ayaktan Tedavi veya Yatan Hastaların teşhis ve tedavileri sırasında hekimin hastaya yanlış reçete / tabela düzenlemesi. (Yanlış kişi ve /veya yanlış ilaç) 2. Ayaktan Tedavi veya Yatan Hastaların teşhis ve tedavileri sırasında ilgili personelin hastaya yanlış ilacı uygulanması. (Yanlış kişi - yanlış ilaç- yanlış uygulama ve /veya yanlış doz) 3. Ayaktan Tedavi veya Yatan Hastaların teşhis ve tedavileri sırasında yapılan tetkiklerde, sorumlu birimler tarafından, ilgili sonuçların karıştırılması. 4. Yanlış hastaya yanlış-gereksiz operasyon/müdahalelerin yapılması.
4 SAYFA 4 / 6 5. Teşhis için uygun tetkik(lerin) ilgili hekim tarafından istenmemesi teşhis tedavi sürecini uzatıp maliyetlerin artması. 6. Hastaya tedavi esnasında kullanılacak terapötik amaçlı ürünlerin eksik oluşu Teşhis ve Tedavi Sırasında Oluşabilecek Uygunsuzlukların Giderilmesi 1. Hasta kayıtları (sağlık karnesi, hasta tabelası ve hasta dosyası) ve reçetenin karşılaştırılarak, ilgili hastaya uygun reçetenin düzenlenmesi yolu ile bu uygunsuzluk önlenebilir. 2. Hasta tabelası, tedavi defteri, hasta kimlik bilgileri ve hasta muayene bulguları karşılaştırılarak, doğru ilacın, doğru zamanda, doğru yol ile, doğru hastaya, doğru dozda uygulanması sağlanır. 3. Hasta bilgilerinin tetkiki yapacak birime doğru ve eksiksiz olarak bildirilmesi, tetkiki yapılacak materyalinin uygun koşullarda ulaştırılması yolu ile bu uygunsuzluk önlenebilir. 4. Hasta bilgilerinin (kimlik bilgisi, tedavi bilgisi, tanı bilgisi, v.b.) müdahale/operasyondan önce gözden geçirilmesi ve işleme bu aşamadan sonra başlanması yolu ile bu uygunsuzluk önlenebilir. 5. Tetkik talebini yapan hekimlere hem klinik hekimleri görevlendirecekleri sorumlu personel tarafından konu ile ilgili eğitimler verilerek ve hekimlerin daha dikkatli olması konusunda önlemler alınarak bu uygunsuzlukla karşılaşma riski azaltılabilir. 6. Eczane ve ambardaki ilaç ve malzemelerle ilgili minimum stok seviyeleri HBYS veya Ambar Esas Defteri üzerinden tespit edilerek ve envanter düzeyinin bu seviyenin altına düşmesi engellenerek (minimum stok seviyesinde belirlenen siparişin verilmesi yolu ile) bu uygunsuzluk önlenebilir Beslenme Sırasında Oluşabilecek Uygunsuzluklar 1. Uygun beslenme şeklinin düzenlenmemesi ya da düzenlenmesine rağmen yanlış uygulanması Beslenme Sırasında Oluşabilecek Uygunsuzlukların Giderilmesi 1. Tanıya göre uygun diyetin hekim tarafından hasta tabelasına aktarılması, hasta tabelasındaki bilgilerin hemşire tarafından rasyona doğru geçirilmesi, diyetisyenin rasyondaki bilgilere göre
5 SAYFA 5 / 6 diyeti hazırlaması, rasyon ve hastaya gelen diyetin (zaman, diyet içeriği, v.b.) uygulamacı personel tarafından karşılaştırılması yolu ile böyle bir uygunsuzluğun çıkması engellenebilir Hastane Enfeksiyonları Neticesinde Oluşabilecek Uygunsuzluklar 1. Tedavisi güç olan ve uzun süren (dirençli mikroorganizmaların varlığından ötürü) bu enfeksiyonların tedavilerinde maliyetler yükselmekte ve servislerdeki ölüm oranları artmaktadır. 2. Tıbbi atık yerlerinin belli olmayışı ve pis bir ortamda bekletilmesi neticesinde hastane enfeksiyonundan etkilenilebilir. 3. Taşıma, temizlik,v.b. hizmetleri sağlayan personelin, hizmet ifası esnasında hastane enfeksiyonundan etkilenmeleri mümkün olabilir. 4. Uygun sterilizasyonun yapılmaması hastane enfeksiyonlarına neden olabilir Hastane Enfeksiyonları Neticesinde Oluşabilecek Uygunsuzlukların Giderilmesi 1 Çöp torbaları kalınlıkları uygun olacak şekilde, taşıyacakları atık cinsine göre sınıflandırılmalıdır (Tıbbi Atık Yönetmeliği). Bu atıkların bulundukları bölümlere. ATIĞINI.. RENKLİ TORBAYA ATINIZ şeklinde uyarıcı yazılar asılabilir. Özellikle enfekte atıkların bulunduğu torbanın ağzının bağlanması sağlanmalıdır. Atık odasının da rutin ve belirtilen metoda uygun olarak temizlenmesi ile bu uygunsuzluğun etkilerinden korunmak mümkün olabilir. 2.Personele bu hizmetleri sağlarken uyması ve dikkat etmesi gereken konular ve eğer olay yaşanmışsa yapması gerekenler (Gerekli zaman zarfında hepatit aşısı için sorumlu hemşireye müracaat gibi), hizmet içi eğitim, pano ve duyurular yardımı ile anlatılmalıdır. Böylelikle bu uygunsuzluğun riskleri elimine edilebilir. 3.Sterilizasyon tekniklerine göre sterilizasyonu uygun kimyasallar,uygun ısı,uygun cihazlar ve uygun personel ile gerçekleştirmek suretiyle bu uygunsuzluğun etkileri ortadan kaldırılabilir. Uygun olmayan hizmetin kayıt altına alınması için Uygun Olmayan Hizmet Kontrol Formu kullanılır. Bulunan uygunsuzlukların giderilmesi için takip edilecek yöntem, uygun olmayan üründekinin aynısıdır. Uygunsuzluk kayıtları Kayıtların Kontrolü Prosedürü uyarınca muhafaza edilir.
6 SAYFA 6 / 6 5. REFERANS DOKÜMANLAR Doküman Adı Muayene Komisyon Raporu Düzeltici /Önleyici Faaliyet Formu Uygun Olmayan Ürün Kontrol Formu Uygun Olmayan Hizmet Kontrol Formu Kayıtların Kontrolü Prosedürü Düzeltici Faaliyet Prosedürü Tedarikçi Değerlendirme Talimatı Muayene ve Ürün Kabul Talimatı Sağlık Bakanlığı Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü Tıbbi Cihazlar Piyasa Gözetimi Ve Denetimi Rehberi