SEKRETERLİKTE BEYAZ YALANLAR (1) | BİLGİ TEMELLİ YÖNETİCİ SEKRETERLİĞİ
Nisan 28, 2011	SEKRETERLİKTE BEYAZ YALANLAR (1)
“Beyaz Yalanlar” terimini mutlaka duymuşsunuzdur. Zararsız, hatta yapıcı niyetlerle gerçekleri çarptırmak veya gizlemek için söylenen yalanlar olduğu iddia edilir! Yalan, hiçbir koşulda kulağa hoş gelmemekle birlikte, zararsız olduğuna inandığımız beyaz yalanları mutlaka hepimiz söylemişizdir.
Sekreterlik mesleği bu beyaz yalanlara en çok başvurulan mesleklerden biridir kuşkusuz. Ben, mesleğimizdeki beyaz yalanları “düzenleyici” olarak kabul ediyorum. Şöyle ki; eğer yönetici asistanı ve sekreteler yöneticisi için çalışmakta ise, gerçekte onun çıkarlarını gözetmekte, onun zamanını, hatta belli düzeyde onun iş ve ilişkilerini yönetmektedir. Bu durumda görev ve sorumlulukları dahilinde düzenleyici bir role sahiptir. İşte bu rolü gereği sekreter, zamanı, işleri ve insanları idare ederken beyaz yalanlara başvurmak durumunda kalır. Bir sekreter için verilebilecek en basit yalan örneği kuşkusuz şudur;
– Alo, merhaba ben Şafak Ak, Ali Bey ile görüşebilir miyim?
– Merhaba Şafak Bey, izin verirseniz Ali Bey’in müsait olup olmadığını kontrol edeyim, hatta kalır mısınız lütfen?
– (hattı geri alıp) Şafak Bey, üzgünüm ki Ali Bey’in hattı yanıt vermiyor, aradığınızı mutlaka kendisine ileteceğim…
Tahmin ettiğiniz üzere Ali Bey, Şafak Bey ile o anda görüşmeyi tercih etmedi ve siz de bir koruyucu kalkan olarak beyaz yalana başvurdunuz.
Yöneticiler bazen kendilerini arayan kimseler ile görüşmeye istemezler. Nedeni bazen kötü bir zamanlamadır bazen ise işe dair başka bir sebep. O yüzden, bu gibi hallerde sekreterlere durumu idare etmek düşer. Burada hatırda tutulması gereken çok önemli bir nokta vardır. Şunu asla unutmayın ki, her ne sebeple olursa olsun geri çevrilmek insanları zedeleyebilir o yüzden beyaz yalanları söylerken dikkatli olmalıyız! Beyaz da olsa yalan yalandır ve kimse yalan söylenmek istemez. Bir sekreter olarak böyle durumlarda karşı tarafa atlatıldığı, geçiştirildiği izlenimi verilmemelidir. Telefondaki atlatmalarda sekreterlerin sıklıkla düştüğü şu hata yapılmamalıdır.
– Alo, merhaba Ali Bey ile görüşebilir miyim?
– Kim arıyor diyeyim?
– Ben Şafak Ak
– Tabi ki Şafak Bey aktarıyorum.
– (birkaç sn. sonra hattı geri alıp) Şafak Bey, üzgünüm ki Ali Bey yerinden ayrılmış, aradığınızı mutlaka kendisine ileteceğim…
İlk bakışta bu konuşmada yanlış birşey görülmeyebilir. Ali Bey gerçekten masasında olmayabilir. Ancak sekreter, arayan kişide atlatılmış olma hissi yaratabilecek şekilde davranmıştır. Özellikle yöneticiniz masasında değil ise veya bundan emin değil iseniz, bunu konuşmanın en başında söylemeniz daha uygun olur. Aksi halde kişiler isimlerini verdikten sonra kasten reddedildikleri hissine kapılmaktadır.
Daha uygun konuşma şöyle olacaktır:
Alo, merhaba Ali Bey ile görüşebilir miyim?
– Üzgünüm ki Ali Bey şu an ofisinde değil, kim arıyordu sorabilir miyim? (veya “Ali Bey ofisinde olmayabilir, izin verirseniz kontrol edeyim. Bu arada, kim arıyor diyeyim efendim?)
– Ben Şafak Ak.
– Şafak Bey aradığınızı mutlaka kendisine ileteceğim…
Posted by Mümine Tayan Coşkun in Yönetici Asistanlığı Tagged: beyaz yalanlar, sekreter ve beyaz yalanlar
← TELEFON İLETİŞİMİNİN ÖNEMİ	DÜNYA SEKRETERLER GÜNÜ →