Zamandan Nasıl Tasarruf Edebilirim? | ARS Danışmanlık
ZAMAN KAZANMAYA ÇALIŞAN İNSANLAR DUYARIZ. OYSA HERKESİN 24 SAATİ VARDIR, ZAMANI BİRİKTEREMEDİĞİMİZE GÖRE ONDAN TASARRUF ETMENİN DOĞRU YOLLARINI BULMALIYIZ.
Bir şeyin olma vaktini’ belirlemeye ihtiyacımız var. Zaman bu sebeple insan tarafından üretilmiş ve herkes için sabit olan bir kavramdır. Zaman kazanmaya çalışan insanlar duyarız. Halbuki herkes için zaman 24 saattir ve daha fazlasını kazanamayız, zamanı biriktiremeyiz. Başka bir deyişle, zamandan ancak tasarruf edebiliriz. Bu yazıma, özellikle iş dünyasında da zamandan tasarrufu engelleyen zaman tuzaklarına değinip ve onlardan kaçınmak için birkaç ipucu vereceğim.
Ama öncelikle istemek lazım. Yani zamandan tasarruf etmek ve şimdiki moda tabirle zaman yönetiminde başarılı’ olmak istiyorsak, bunun gerçekten önemini fark edip, birtakım ufak değişiklikler yapmaya istekli olmak lazım ‘Yok benim işimi yapma sürecim, alışkanlıklarım ve tavrım budur, zamandan tasarruf edecek bile olsam bunları değiştiremem’ diyorsanız, söyleyeceklerimin pek bir önemi olmayacak. Çünkü başarılı bir zaman yönetimi, zaman tuzaklarına karşılık alışkanlıklarımızı değiştirmekten geçiyor.
ZAMAN TUZAKLARININ BİRİNCİSİ: HAYIR DİYEMEMEK
Neyi dediğimiz kadar nasıl dediğimizi atladığımız konulardan biridir “hayır” demek. ‘Ya kırılırsa, ya kızarsa’ endişesi ile özellikle planlanmamış ani ziyaretleri geri çevirmekte zorlanıyoruz. Halbuki bir adım önde düşünerek, yani tanıdığımız kadarıyla karşımızdakinin nelere kırılabileceğini ya da kızabileceğini hesap ederek, açıklamalarımızı o eksende yürütmeliyiz. Yoksa elbette, müsait değilsek karşımızdakine hemen hayır diyelim, kıralım kızdıralım demiyorum. Önemli olan, gerçekten müsait değilsek, bunu izah ederek “hayır’ demesini bilmek ve de bununla ilgili açıklamalarımızı yaparken karşımızdakini kırmayacak, kızdırmayacak şekilde yapmak Böylece planlanan işlerimizi zamanında bitirmek için zamandan tasarruf ettiğimiz gibi, o an için hayır dediğimiz kişilerle kaliteli vakit geçirebilmek adına kendimize de bir iyilik yapmış oluyoruz.
ZAMAN TUZAKLARININ İKİNCİSİ: TELEFONUN KÖTÜ KULLANIMI
Hem iş hem de özel hayatımızda telefon görüşmelerinin yeri çok fazla. Hatta tahsilat ve yönetim danışmanlığını yaptığım firmalarda farkındalık yaratmak için özellikle 1 hafta boyunca günde kaç saat telefon görüşmesi yapıldığının bilgisini isterim. Çoğu zaman saat yerine dakika olarak bunu talep eden yöneticiler oluyor, tamam diyorum. Ama zaten o dakikaların birleşerek nasıl saatlere dönüştüğünü gözlemlemek en fazla 2 gün alıyor. Evet, çok sık ve uzun yapılan telefon görüşmelerini seyrekleştirmek ve kısaltmak, zamandan tasarrufu sağlıyor.
Detaylarda boğulmak ve lafı uzatmak yerine, ne amaçla o görüşmeyi gerçekleştirdiğimizi öncelikle bilmemiz gerekiyor. Genellikle bunun sebebi ilgi gösterme eğilimi ya da gereğinden fazla bilgi sahibi olma isteği olarak açıklanır. Ama ben buna pek katılmıyorum. Daha doğrusu bu tespiti eksik buluyorum Satış için yapılan bir görüşmede elbette müşteriye ilgi göstermek ve de ona doğru ürünü/hizmeti sunabilmek için de bilgi sahibi olmak gerekir. Veya tahsilatla ilgili bir telefon görüşmesinde hem muhatabımızla empati kurabilmek hem de ödeme öncelikleri arasında üste çıkabilmek için müzakere etmek gerekir. Bunların hepsi doğal olarak görüşmeleri uzatır niteliktedir. Ben burada telefon görüşmesi öncesinde iyi hazırlık yapmanın, zamandan tasarruf ettirdiğine işaret etmek istiyorum. Ne için görüşme yapacağız, en son neler görüşülmüş, eğer görüşme istediğimiz seyirde gitmezse neler önerebiliriz gibi konularda hazırlık yapılması hem daha kısa hem de konsantre bir görüşme yapılmasını kolaylaştırmaktadır.
ZAMAN TUZAKLARININ ÜÇÜNCÜSÜ: YARIM BIRAKILAN İŞLER
Çoğunlukla zor olan işler yarım bırakılır. İnsan neyle baş ettiğini bilemediği müddetçe çıkmaza girdiğini düşünür ve pes eder. Ama yarım bırakılan işlerin hepsi pes edildiği için değildir. Kimisi yeterince önemli olmadığı için, kimisi ise yeterince acil olmadığı için yarım bırakılmıştır. Ne sebeple olursa olsun, yarım bırakılan işler, bitmediği müddetçe stres yaratır ve zamanımızdan çalar.
İş dünyasında özellikle yönetici konumundaki kişilerin yarım bırakılan işler konusunda bir an evvel “karar vermesi işte bu yüzen önemlidir. Yani bir iş ya kolay ya acil ya da önemli olmadığı için yarım bırakılır. “Yöneticiler öncelikle işin nasıl yapılacağı konusunda yol göstermeli ve işin tamamlanmasını kolaylaştırmalıdır. Bir diğer ihmal edilen husus ise; işlerin önem ve aciliyet durumunda önceliklendirme yapmaktır. Yapılacak olan bir iş hem önemli, hem acil ise, kesinlikle ötelemeden, hemen yapmak icap eder. Bir iş çok önemli ama çok da acil değilse, ne zaman yapılacağının kararı verilmeli ve o zaman geldiğinde yine ötelemeden, o anda bitirilmeli.
ZAMAN TUZAKLARININ DÖRDÜNCÜSÜ: YETKİ DEVRİNDEN KAÇINMAK
Gelelim acil olan ama çok da önemli olmayan işlere. Elbette yapılacaklar listesindeki bir işe ‘önemsiz’ demek abes kaçıyor. Sonuçta o listeye girdiyse, bir önemi vardır. Bu sebeple bu tür işlere, acil ama daha az önemli’ diyelim. Az önemliden kasıt, başkası da yapsa ve de olası bir hatada telafisi mümkün işler. Genel olarak her şeyin kendimizin en iyi yaptığı düşüncesine sahibiz. Başkasından o iş yapmasını isterken yapacağım açıklama ve yönlendirmelerden sonra, bir de yapılan işi kontrol edip, düzeltmek için harcayacağım zamandansa, kendim yaparım daha iyi, mantığı. Bu yorum yanlış değil, ama “hiçbir şeye zamanım yetmiyor’ dedirten unsurların başında geliyor maalesef. Böyle düşünmek ve buna göre davranma, hem başkalarının işi öğrenmesini engelliyor, hem de önemli ve acil olan işler için harcayacağımız zamandan çalıyor. Özetle yetki ve sorumluluk devrinden kaçınmak yerine, acil ama daha az önemli işleri delege etmek gerekiyor. İlerleyen yazılarımda delege etmenin hassasiyetlerine de değineceğim. Fakat şimdilik, sizler için zamanın yetmesi, yani zaman tuzaklarından kaçınmanız ve zamandan tasarruf ederek öncelikli olan acil ve önemli işlerinizi bir an evvel halletmeniz dileğiyle.