Başka İş - Türkiye'nin Franchise Ve Girişimci Dünyası | Etkili E-Posta Kullanımı: Güçlü Kurumsal Iletişim
Bir zamanların evrak bürokrasisi dijitalleşmenin etkisi ile yerini büyük oranda e-posta iletişimine bıraktı. Hem bireysel hem de kurumsal anlamda önemli ve yaygın hale gelen ‘’mailleşme’’ kavramı tam da bu yüzden üzerinde daha fazla durulması gereken bir konu oldu. Hele ki söz konusu mesaj profesyonel bir yazışmanın bir parçası olduğunda içeriğin etkisi ve biçimi başarı ya da başarısızlık gibi kesin sonuçlar doğurabiliyor. İşte başarılı bir kurumsal iletişim yürütmenizi sağlayacak doğru e-postalar gönderme ipuçları:
1- Geri Dönüş Süresini Uzatmayın
Konsepti ve bağlamı ne olursa olsun size yazılan bir e-postayı yanıtlamak birinci dereceden önemlidir. Karşınızdaki insan konum olarak sizden çok aşağıda olabilir, yanıtlamak sizin için gerçek anlamda bir zaman kaybı da olabilir… Yine de yanıtlamak bir erdemdir, etik olarak doğru olan davranıştır. Elbette Spam mailleri bunun dışında tutuyorum.
Ayrıca yapacağınız hızlı geri dönüşler karşıdaki insanı hayli memnun edecektir. Gelen e-postalara hızlı geri dönüş yapabilmek, herhangi bir iletişim kopukluğuna fırsat vermeden süreci sonuçlandırmanızı sağlayabilir. Hızlı bir yanıt karşınızdaki insanın özel hissetmesini sağlar ve iletişimin devamında olayların sizin lehinize gelişme olasılığı bir miktar artar.
2- Seçtiğiniz Başlık E-Postanın Bağlamı Dışında Çıkmamalı
E-maillere yanıt vermek bir yana, elektronik posta hazırlamak da, iletişim becerinizi göstermek adına büyük önem taşıyor. E-posta yazarken dikkat etmeniz gereke ilk şey konu başlığı olacaktır. İyi bir konu başlığı net, dikkat çekici ve açıklayıcı olmalıdır. Yani sizin seçeceğiniz konu başlığı karşı tarafa içeriği özetlemeli, aynı zamanda da iletiyi okuyacak kişiyi detaylara bakma konusunda yönlendirmelidir..
3- Giriş Paragrafında Mesajınızı Verin
Doğru ve etkili bir konu başlığından sonra e-postanızın giriş paragrafı da son derece özel, özenli bir biçimde hazırlanmalıdır. Zira özellikle kurumsal alandaki yazışmalarda, ilk paragraf yazının tamamından bile daha önemli olabilir. Hatalı, karmaşık ve gereğinden fazla uzun bir giriş paragrafı, mesajınızın devamının okunma olasılığını azaltacaktır.
Attığınız mail daha önceki bir yazışmanın devamı niteliğinde ise kısa bir özet ile ilk paragrafa başlamak yerinde olacaktır. Zira Karşınızdaki insanın ne kadar yoğun olduğunu bilemezsiniz; attığınız mailin konusu tamamen aklından çıkmış olabilir.
4- Kısa ve Öz E-Postalar Gönderin
Genel olarak yapılan araştırmalar doğrultusunda, kurumsal alandaki elektronik yazışmaların en büyük etkisinin başlık ve giriş paragrafı ile olduğu ortaya çıktı. Sürpriz değil... Aynı araştırmalar çok uzun posta içeriklerinin göz ardı edildiğini de gösteriyor. Bu yüzden uzun ve sıkıcı e-postalar göndermeyi bırakın. Kısa, konuya odaklı ve net paragraflardan oluşan e-postalar hazırlayın Bu sayede, mailin alıcısı dikkat kaybı yaşamadan postanızı sonuna kadar okuyabilir ve geri dönüşünü de aynı şekilde yapabilir.
5- Duruşunuzdan Ödün Vermeyin!
Özenli, kısa ve açıklayıcı bir elektronik postanın ardından, cevap gelsin ya da gelmesin kendi duruşunuzdan taviz vermemeniz büyük önem teşkil ediyor. Bu durum ister bir görüşme postası olsun isterse de bir şirket içi yazışma olsun, mutlak suretle lakayt ve kaba bir üslup kullanmaktan imtina ediniz. Bu tutum, tüm iş hayatınız boyunca size değer katacak önemli bir faktör olacaktır
Mail attığınız kişinin aslında ciddi anlamda yoğun olabileceğini göz ardı etmeyin ve bir süre yanıt beklemeyi sürdürün.
Bu konuda yapılan en büyük hata, aynı veya benzer e-postaları tekrar tekrar göndererek, alıcıyı baskı altına alma isteğidir. Bu, çoğu zaman negatif bir izlenim yaratır. Ayrıca hitap ettiğiniz her kim ise, onun sizi göz ardı edişini adeta haklı çıkaran bir davranış sergilemiş olursunuz.
Karşılıklı iletişim devam etsin ya da etmesin, karasızlık ve tereddüt içeren ifadelerden kaçınarak, kendi tavrınızı olabildiğince koruyarak, bununla birlikte ısrardan kaçınarak, profesyonelliğinizi koruyun. Çalışma hayatınız boyunca her zaman 1 adım önde olduğunuzu göreceksiniz.
Çalışanlar için e-posta yazışmaları neden önemli?
Özellikle iş dünyasında ilk izlenim çok önemlidir. Yaptığınız iş hatta pozisyonunuz ne olursa olsun karşınızdaki kişi ile hem başarılı hem de saygılı bir iletişim yürütebilmek için ilk temasın kusursuz olması gerekir. Karşınızdaki insanla kurduğunuz ilk temas; iletim becerinizi göstermek adına bir adım bulunmaz bir fırsattır. Ayrıca konuşmanın devamında karşınızdaki insanın da size saygı ile yaklaşması adına önemlidir. Sizler de yazılı iletişimde birtakım kuralları yerine getirerek hem iletişim becerinizi kanıtlayabilir, hem de kurumsal anlamda olumlu izlenim bırakabilirsiniz.