Şirketinizin “Kurumsal Hafızası” Kimin Ellerinde? – Aydan Çağ Aydın - Çağın İK
Anasayfa » İşveren Markası » Şirketinizin “Kurumsal Hafızası” Kimin Ellerinde?
Yazar: Aydan Çağ Aydın 6 Şubat 2017 İşveren Markası, Stratejik İK Yönetimi Yorum yaz 5010 Görüntüleme
Şirketinizde birkaç sene öncesinde hazırlanan dokümana ulaşamıyor musunuz? İşten ayrılan bir çalışanla birlikte işleyişe ait tüm bilgiler de gidiyor mu? Ya da geçmiş yıllara ait herhangi bir veriye kısa zamanda ulaşamıyor musunuz? Sanırım siz de şirketiniz de kurumsal hafızaya ilişkin sıkıntılar yaşıyorsunuz…
Kurumsa Hafızanın Önemi
Şirketler; tüm faaliyetlerinin devamlılığını sağlayabilmek ve bilgiyi depolayıp geçmişten geleceğe aktarabilmek için kurumsal hafızaya ihtiyaç duyarlar. Kurumsal hafıza ortak bilginin korunmasına, ihtiyaç halinde hatırlanmasına, erişilmesine ve paylaşılmasına olanak sağlar.
Böylelikle kurumların iş koordinasyonunu artırır, maliyetlerini düşürür, içerideki etkin karar verme sürecini oluşturur, “ortak” bir şirket anlayışının gelişmesini sağlar, kurumsal hedeflere ulaşmak için zemin hazırlar ve tüm bu süreçlerin sonunda kurumsal etkinliği artırır.
Günümüzde dijitalleşme ile birlikte şirketler hem fiziksel arşivi hem de kurumsal hafızayı inşa etmede ve korumada daha başarılı hale geliyor. Çünkü dijitalleşme sayesinde bilgi aktarımı, erişimi, işlenmesi, paylaşması ve raporlaması daha hızlı ve kolay gerçekleşiyor. Ayrıca iş gücü, kırtasiye giderleri ve maliyetleri de azaltıyor. Dolayısıyla şirketler kurumsal hafızayı geliştirebilmek için öncelikle fiziksel dokümanlarını elektronik ortamlara aktarma ihtiyacı duyuyorlar. Böylece dijital kurumsal hafıza ile çalışan/müşteri memnuniyetini artıran şirketler beraberinde kurumsal prestijlerini de artırmış oluyorlar. En önemlisi de bilgi kirliliği ortadan kalkmış oluyor ve şirket içerisinde bilginin değeri ve gücü önem kazanıyor.
Şirket Geçmişiniz Güvende!
Şirketlerin yaşam döngüsünün devam edebilmesi için en az fonlar kadar bilgi ve belgeler de hayati önem taşır. Bu dokümanları güvenle depolamak ve istenildiğinde saniyeler içerisinde ulaşabilecek bir sisteme sahip olmak şirketleri öne geçirir. Böylece kilit çalışanları işten ayrılsa bile geçmişe dair bilgileri muhafaza edilebilir. Şirketlerin kişilerden bağımsız bir şirket hafızası yaratması dijital trendleri takip etmesiyle doğru orantılıdır ve onları olası risklerden korur. Ayrıca çalışanlarına iletmek istediği tüm mesajları, haberleri, duyuruları ve gelişmeleri bir portal (intranet) içerisinde toplayabilme fırsatı verir. Bu sayede çalışanlar da eski ya da yeni olmaları fark etmeksizin diledikleri bilgiye istedikleri zaman ulaşabilirler.
Önceki Yazı İnsan Kaynaklarında Bot (Chat-Bot) Kullanımı
Sonraki Yazı Kurum İçi Sosyalleşme