Bu yazıyı yazmamın nedeni, sizlerle %100 elektronik faturalamaya geçmiş olmamızın mutluluğunu paylaşmak. Eğer müşterimizseniz, size artık basılı fatura kesmediğimizi fark etmişsinizdir. Neden bu kadar mutlu olduğumu anlamanız için öncelikle geleneksel faturalama dönemimizde işlerin nasıl yürüdüğünü anlatayım...
25.08.2015 4 dk
Sean X Yu e-fatura Fatura Kesmek
İlk müşterilerimizi edinmeye başladığımızda, bu duruma sevinmek yerine; onlara nasıl fatura keseceğimizi düşünmeye başladık. Böylece ilk faturamızı tasarladık. Mali Müşavirimizden faturamızda bulunması gereken bilgileri edindik. Müşteri adresinin hem faturada hem fatura zarfında iki kere yazılmasını istemediğimiz için zarfımızı buna uygun tasarladık. Faturalarımızı bastırabilecek, uygun fiyatlı, yetkili bir matbaa aradık. 500 fatura ve zarf ısmarladık. Bunun da bize maliyeti fatura başına KDV dahil 0.52 TL, zarf başına 0.36 TL oldu. Daha sonrasında buna yazıcı ve kartuş maliyeti de eklendi.
Başta çok az müşterimiz varken bile fatura kesmek için çok zaman harcıyorduk. Önceleri lazer bir yazıcı kullanıyorduk. Her faturanın 3 tane A4 kopyası vardı. Bu 3 kopyanın çıkması için dakikalarca beklememiz gerekiyordu. Sonrasında her kopyayı imzalayıp, kaşeleyip; müşterimize göndereceğimiz faturayı ayırıp, katlayıp, zarfa yerleştirip, kargolamamız gerekiyordu. Her hafta sadece fatura kesmek saatlere mal oluyordu ve bunun içinde diğer ön muhasebe operasyonlarını ve tahsilat sürecini dahil etmiyorum bile.
Nokta Vuruşlu Yazıcı İle Fatura Kesmek
Daha ucuz ve hızlı fatura kesebilmek ümidiyle nokta vuruşlu yazıcıya geçtik. Ne yazık ki bu deneyimimiz de öncekinden daha iyi sonuçlanmadı. Bir rulo nokta vuruşlu yazıcı faturası ısmarladık. Her faturanın birbirine bitişik, tırtıklı 4 kopyası vardı. Bu ruloyu nokta vuruşlu yazıcıya yerleştirdik ve bastıktan sonra hepsini tırtıklı kenarından birbirinden ayırıp, imzalayıp, kaşeleyip, katlayıp, zarflayıp, kargolamak zorunda kaldık. Nokta vuruşluyla fatura kesmek de saatlerimizi aldı.
Faturalarımızı önceleri PTT ile gönderiyorduk. Her faturanın bize maliyeti KDV dahil 1,25 TL oluyordu. Ama birçok müşterimiz faturalarının ellerine geçmediği ile ilgili şikayetler yağdırmaya başladı. Müşterilerimizin %10-%25’inin eline faturaları asla ulaşmadı. Bazı faturalar PTT tarafından, bize geri ulaştırılsa da çoğu şu an Bermuda Şeytan Üçgeni’nde bir yerlerde dolanıyor olmalı.
Müşterilerimizi daha mutlu etmek için kargo kullanmaya karar verdik. Ancak bir faturanın kargo maliyeti KDV dahil 3,5 TL’ye gelmeye başladı. Yani çok daha pahalıydı. Bir de bunun üstüne faturayı plastik zarfa yerleştirme işi eklendi. Faturanın adresine ulaştırılma oranı yükseldi mi? Evet biraz daha yükseldi ama hala faturalarımızın %10’u geri dönüyordu.
Kağıt fatura kesmekle ilgili daha pek çok can sıkıcı hatıramız var. Kağıt sık sık yazıcıya sıkışıp faturayı zedelerdi sonuçta faturayı yeniden yazdırmak zorunda kalırdık. Kimi zaman fatura kağıdımız zarfımız veya kartuşumuz biterdi, kimi zaman da hepsi. Faturalamaya devam edebilmek için eksiklerimizin tamamlanmasını beklemek zorunda kalırdık. Biz de sıkıntı içinde faturalamaya devam ederdik.
Kabul etmekten nefret ediyorum ama Paraşüt olarak biz bile hala pek çok faturalama hatası yapıyoruz. Nasıl Yapılır? Fatura Keserken %70 Zaman Kazanmak yazımızı okuyun. Bazen faturayı bastıktan ve zarfa koyduktan sonra onları kaşeleyip imzalamadığımızı fark ediyoruz. Böylece zarfları açıp, kaşeleyip imzalayıp, yeniden zarflamak zorunda kalıyoruz. Ne saçma bir zaman kaybı! Kimi zaman imzalanmamış bir dizi faturayı müşterilerimize gönderiyoruz. Faturaları sıralı bastığımız için "İptal" edip yeniden yazdırmak zorunda kalıyoruz. Bir defasında 80 tane faturayı hatalı sırada bastık… Neyse ki muhasebecimiz bir tür büyüyle bu sorunu düzeltti ve bizi tüm faturaları tekrar yazdırmaktan kurtardı.
Haziran 2015'te e-Fatura kullanmaya başladık, sonrasında da e-Arşiv kullanmaya başladık. Yani artık faturalarımızı %100 elektronik gönderebileceğiz. Artık daha fazla yazdırmak, imzalamak, kaşelemek, katlamak, zarflamak, postalamak ve beklemek yok! Bir tuşa basıyoruz ve faturamız gönderiliyor. Faturalama hatalarından korkmaya gerek yok, Paraşüt hataları otomatik kontrol ediyor. Faturama maliyeti 4,5 TL’den 20 kuruşa kadar düşüyor.
Hatta 2016 sonuna kadar Paraşüt Kampanyasından yararlananlar ücretsiz elektronik fatura gönderebilecek. Sonunda faturalamak gerçekten mutluluk verecek!