Ancak etkili not almanın önünde ciddi engellerin olduğu unutulmamalıdır. Öncelikle konuşan kişinin not alan kişinin not alma kapasitesinden çok daha hızlı konuştuğu kesindir. Eğer bir de odada gürültü veya herhangi bir dikkat dağıtan etken mevcutsa, konuşanın söylediğini net bir şekilde algılayıp özetlemek daha da zorlaşır. Not alma sürecinde not alan kişinin birden fazla kognitif işlevi aynı anda koordine etmesi şarttır: Bir yandan konuşan kişiyi pür dikkat dinlemesi, konuşulan konuyu kavraması, not almaya değecek noktaları belirlemesi ve belirler belirlemez ciddi zaman kısıtlaması içinde yazması gerekmektedir. Etkili not almanın bir satranç ustasının satranç oynamasıyla eş değer zihinsel aktivite gerektirdiği saptanmıştır. Not alma da satranç oynama da bilgiye ulaşmak, planlamak ve çözüm geliştirmenin spontane bir şekilde gerçekleştirilmesini gerektirir.
Not almanın zorlukları nasıl aşılır ve anlamlı etkili not alınır?
1. Kelimesi kelimesine yazmayı unutun.
2. Notlarınıza kısa süre içinde göz atın.
Toplantı sırasında yeni fikirleri ve bilgileri iyi not almak önemli olmakla beraber yeterli değildir. Birkaç gün içinde o notlara geri dönmek, onları okumak, gözden geçirmek, fikirlerin üzerine düşünmek, anlamlı olup olmadıkları konusunda değerlendirmeler yapmak önemlidir. Bazen notlar çok sığ kalacak, daha derine inmeniz gerekecektir, boşlukları doldurmanız, notlarınızı anlamlandırabilmeniz için tekrar tekrar notları okumanız yararlı olacaktır. Araştırmalar not alanlar ne sıklıkla yazdıklarını okurlarsa, o kadar bilgiyi akıllarına sokacaklarını ve yeni bilgileri kendi bilgileriyle harmanlaması mümkün olacaktır.
Branson’a göre, bir fikir ne kadar büyük, küçük, basit veya kompleks olursa olsun, yazılmaya değerdir. Ancak not alma üzerine yapılan çalışmalara paralel olarak Branson da not almış olmak için not almanın hiçbir anlama gelmediğini vurgular. Not aldığınız fikirlerin üzerinden geçin, içlerinden hayata geçirilebilecek, ölçülebilir hedefleri çıkarın ve onlara odaklanın. Eğer fikirlerinizi yazmazsanız, o fikirler aklınıza geldiği gibi birden aklınızdan çıkabilirler.
3. Nasıl yazmalı - kağıt-kalemle mi, yoksa bilgisayar, tablet veya akıllı telefona mı?
Günümüzde en çok konuşulan ancak net bir cevabı olmayan soru şudur: kağıt kalemle mi not almak yoksa bilgisayara mı yazmak iyidir? Bazı çalışmalar kağıt kalem kullanımının beynin farklı bölgelerini aktive ettiğini ve bu sayede kişinin konuyu daha iyi anladığını ve odaklandığını gösterirken, başka çalışmalar elektronik araçların daha etkili olduğunu iddia eder.
Çok net bir yanıt olmadığına göre, hangi aracı kullandığınız tamamen size kalmıştır. Nasıl bilgiyi kaydettiğiniz önemli değildir, önemli olan değerli bilgileri kaçırmamaktır. Kimileri her ortamda bilgisayarlarını çıkarıp hızla yazmayı tercih ederler, özellikle üzerinde kolaylıkla değişiklikler yapabilecekleri Google doc gibi kolay paylaşılan dokümanları kullanmak onlar için büyük kolaylık olur. Temize çekmek veya paylaşmak için e-postaya eklemek gibi aşamalara gerek yoktur.
Bir diğer grup da, kalem kağıda bağımlıdır. Kendilerini daha özgür hissederler, ellerinde kağıt kalem olduğu sürece, daha çok bilgiyi kaydettiklerini düşünürler. Daha sonra üzerinde çalışmak için, temize çekmek için zaman harcamak onlar için yerinde bir ödev olur. Bu sayede kendilerini notlarına dönmeye zorunlu hissederler. Ödevlerini yapmak için ekstra zaman ayırmaya özen gösterirler.
Özetle, hangi yöntem size kolay geliyorsa onu seçin. Önemli olan bilgileri, fikirleri kaçırmamaktır. Bundan sonrası tamamen size kalmıştır. Yakaladığınız fikirleri kağıda hapsetmeyin. Onları ufak, yapılabilir, ölçülebilir projelere çevirin. Bakarsınız içlerinden çok daha büyük kapsamlı işler çıkar.