LOGO'da borç takip sisteminde nelere dikkat etmeli? Ideanet
TİGER 3/ GO3
BORÇ TAKİP SİSTEMİNDE DİKKAT ETİLMESİ GEREKEN KONULAR
BORÇ TAKİP BAKİYESİ, CARİ BAKİYE KAVRAMLARI
Logo’nun sistematiğinde Cari Hesap Bakiyesi ve Borç Takip Bakiyesi farklı kavramlardır ve veritabanında farklı tablolarda tutulur. Cari bakiyesinde, cari hesapların toplam borç ve alacak bilgileri işlem bazında takip edilir, ancak vadeler dikkate alınmaz. Cari bakiye kavramının uygulandığı en bilindik örnek cari hesap ekstresi’dir. Cari bakiyelerine ilişkin raporlar “Cari hesap raporları” altında bulunur.
Borç Takip Bakiyesi ise cari hesap işlemlerinin vadeler de dikkate alınarak hesaplandığı bakiye tipidir. Ne kadar borç/alacak olduğundan çok, hangi vadede ne kadar borç/alacak olduğuna odaklanır. Borç takip işlemlerinde hareket tarihi kadar vade tarihi de önemlidir. Borç kapama dediğimiz işlemler vasıtasıyla borç ve alacak hareketleri birbirini kapatır ve neticede bir cari hesabın hangi hareketlerinden hangi vadelerde borç ya da alacağının kaldığı raporlanır. Borç takip sistemine ait tüm raporlar finans menüsü altında ödeme/tahsilat raporları altında bulunur.
Aşağıda borç takip sistemine etki eden, dikkat edilmesi gereken bazı işlemler hakkında bilgi verilmektedir.
FATURALARDA İŞLEM DÖVİZİ KULLANIMI
Faturalarin detaylar sekmesinde kullandığımız “işlem dövizi” alanı, borç takip açısından döviz türünü oluşturur. Örneğin faturada bu alan USD ise LOGO açısından fatura USD cinsinden bir faturadır.Eğer satışa konu olan faturanın işlem dövizi USD ya da EURO gibi döviz ise, ya fatura gerçekten ihracat faturası gibi gerçek anlamda döviz faturasıdır ya da tahsilatın döviz cinsinden yapılacağı veya tahsilat TL olacaksa dahi, tahsilat tarihindeki kur üzerinden TL’ye çevrileceği beklenmektedir. İşlem dövizi bu amaca yöneliktir.
Ancak örneğin bir mal ya da hizmeti satarken USD ya da EURO gibi bir döviz üzerinden fiyatlandırıyor, ancak neticede TL fatura kesiyor, Fatura kesilen günden kur sabitleniyor ve tahsilatın fatura tutarı kadar Türk Lirası cinsinden yapılması bekleniyorsa bu durumda işlem dövizi değil Fiyatlandırma Dövizi kullanılmalıdır. Çünkü adı üzerinde faturada kullanılan döviz sadece fiyatlandırma için kullanılmış, ancak fatura tarihindeki kur ile TL’ye sabitlenmiştir.(Bu durumda işlem dövizi TL kalmalıdır.)
İşlem Dövizi Kullanımı
Detaylar tabında işlem dövizi , satırlarda da işlem dövizi seçilmelidir.
Fiyatlandırma Dövizi Kullanımı
Bu durumda İşlem dövizi TL’dir.Sadece Satırlarda döviz bilgisi seçilir.
BANKA ve KASA IŞLEMLERINDE CARI DÖVIZ BILGILERI: Banka gelen ve gönderilen havale işlemleriyle kasa ödeme ve tahsilat işlemlerinde, işlem yapılan döviz cinsi ne olursa olsun, Döviz türünü o işlem için cariye göre değiştirme şansımız bulunmaktadır. İşlem üzerinde sağ mouse ile “cari döviz bilgileri” diyerek işlemin dövizini belirleyebiliriz, ancak TL yapılan işlemlerde mutlaka kur gelmesini sağlamalıyız.
Döviz Bilgi girişi (banka ve kasa fişi içinde tutar alanında sağ fare tuşu ile)
Cari döviz bilgilerinde başka bir para birimi seçilebilir. Yani bankaya 1.000 USD gelmiş olabilir, ancak borç takip sistemi açısından biz bunu 930,30 EUR olarak dikkate alabiliriz.(kuru değiştirdiğinizde rakam da değişir.) Bu işlem banka hareketlerini etkilemez sadece cari hesabın o işlem için kullanılan döviz türünü ve rakamını değiştirir. İşlem üzerinde tutar alanında sağ mouse tuşu ile işlemi gerçekliyoruz.
Borç Takip penceresindeki durum
Cari Hareketler Penceresindeki durum
BORÇ KAPAMA NASIL YAPILIR?
Bir cari hesabın borç ve alacak tarafındaki hareketlerin vadelerine göre birbiriyle kapatılması işlemine borç kapama işlemi diyoruz. Herhangi bir cari hesap üzerinde sağ mouse tuşu ile borç takip ekranına ulaşabiliriz.
Bu pencerede kapama işlemi tek tek ya da otomatik olarak yaptırılabilir.
Cari hesaba ait borç ve alacakların kapatılması işlemi için, Borç Takip penceresinde ve sağ fare tuşu menüsünde yer alan seçenekler kullanılır. Borç kapatma seçenekleri şunlardır:
Kapat: Bu seçenekte istenen işlem, kullanıcının seçeceği başka bir işlemle kapatılır. Kapatılacak olan işlem seçildikten sonra, bu işlemi kapatacak olan karşı işlem seçilir. Karşı işlem seçildikten sonra ekrana gelen “Kapatılacak Tutar” penceresindeki miktar otomatik olarak işlem tutarı olarak gelir, ancak manuel olarak değiştirilebilir. Bu seçenekle aranan fişin bir kısmı daha önceden kapatılmışsa, cursor aranan fişin ilk parçasına gider. Kalan tutar başka bir işlem ile kapatılabilir.
Çoklu Kapat: Borç Takip penceresinde, kullanıcı tarafından belirlenen birden fazla hareketin birbirini kapatması isteniyorsa bu seçenek kullanılır. “Çoklu Kapat” seçeneği Borç Takip penceresinde sağ fare tuşu menüsünde yer alır. Çoklu kapatma işleminde, kapatılacak hareketler işaretlenerek seçilir. İşaretlenen hareketler arasında FIFO yöntemine göre kapatma yapılır.
FIFO Kapat: FIFO kapatma işleminde o harekete göre ters bakiyeli ve başka kapama işlemlerinde kullanılmamış uygun hareketler arasından, Finans Parametreleri / FIFO Borç Kapamada Dikkate Alınacak Tarih parametre satırında yapılan seçim doğrultusunda, vade tarihine ya da işlem tarihine göre en önce olan hareket kapama işleminde kullanılır. FIFO’ya göre kapama yapılırken hangi döviz türüne göre kapama yapılacağı “İşlem Dövizi” alanından yapılan seçime göre belirlenir. Bu alanın görüntülenebilmesi için cari hesap kartı / Ticari Bilgiler sekmesindeki “Ödeme İzleme” alanında “Değişik Dövizli İşlemlerle” seçiminin yapılmış olması gerekir. Yani vade tarihine göre ya da işlem tarihine göre (FIFO Borç Kapamada Dikkate Alınacak Tarih parametre satırında yapılan seçim doğrultusunda) küçükten büyüğe doğru sıralı olan borç hareketleri ve alacak hareketleri bu sıraya uygun olarak birbirini kapatır.
Otomatik Kapat: Bu seçenekle pencerede yer alan tüm hareketler FIFO mantığına göre kapatılır. Daha önceden bazı hareketler kapatılmış ise kalan hareketler arasında kapama yapılır. Vade tarihine göre küçükten büyüğe doğru sıralı olan borç ve alacak hareketleri bu sıraya uygun olarak birbirini kapatır. Burada vade tarihi sırasının yanı sıra işlemlerin türleri de kapama öncelikleri açısından önemlidir. Örneğin nakit işlemleri ve çek/senet işlemleri faturaları kapatır vb. otomatik kapama yapıldığı sırada daha önce kullanıcı tarafından kapatılmış hareketler varsa, o hareketlerin durumu bozulmaz ve diğer işlemler arasında FIFO kapama yapılır.
İşlemler menüsü altından otomatik olarak borç kapatma
İşlem kolaylığı açısından tüm cari hesapların borç kapama işlemleri cari hesap modülü işlemler menüsü altından otomatik yapılabilir. Filtre alanından cari hesap koduna, tarihe veya işyerine vb göre filtrelemeler yapılabilir
DEĞIŞIK DÖVIZLI IŞLEMLERDE BORÇ KAPAMA: Bir cari hesabın işlemlerinde değişik dövizlerde işlemler olabilir, TL, USD ve EUR gibi farklı işlemleri birbirleriyle kapatabilmek için öncelikle cari hesap kartında ticari bilgiler sekmesinde ödeme izleme alanında değişik dövizli işlemlerle seçilmelidir. Aksi taktirde sözgelimi USD tipindeki borç işlemleri sadece USD cinsindeki Alacak tipindeki işlemlerle kapanabilir.
CARİ BAKİYE İLE BORÇ TAKİP BAKİYESİNİN TUTMAMASI
Eğer bir cari hesabın hareketlerinde farklı döviz tipinden işlemler varsa ve özellikle satır sayısı fazla ve tekdüze değilse bu işlemleri birbiriyle otomatik olarak kapattığımızda çok büyük oranda cari bakiye ile borç takip bakiyesi tutmayacaktır. Bunun sebebi farklı dövizlerdeki işlemlerin kapatılırken dikkate alınan kur değerinin farklı olmasıdır.
Logo’da borç kapamada dikkate alınabilecek 4 farklı parametre bulunmaktadır.(Finans parametreleri altında)
Bu parametrelerin hiçbiri tam olarak gerçekte dikkate alınan kur ile örtüşmeyebilir. Bu sebeple bu gibi bir olasılıktan uzak durmak için farklı dövizli işlemlerdeki kapama işlemleri manuel olarak yapılmalıdır.
Borç kapama penceresinde borç ve alacak tarafındaki farklı satırları kapatırken bize ne kadarlık dövizi hangi kurdan kapatacağımzı sormaktadır. Mutlaka burdaki kur değerinin doğru şekilde belirlenmesi gerekmektedir.
Kur farkı işlemi sebebiyle borç takip bakiyesinin Tutmaması
Döviz işlemleri olan bir cari hesabın döviz bakiyesine göre TL değerinin revize edilme işlemi olan kur farkı, aslında döviz tipine göre borç ya da alacağı değiştiren bir işlem değildir. Dolayısıyla borç takip sistemi açısından bir önemi yoktur. Bu sebeple kur farkı işlemleri borç takip penceresinde gözükmez. Borç takip sisteminde kalan döviz tutarları işlem anındaki kur değerlerine göre TL bakiyesi verir, cari bakiye ise kur farkı ile revize edildiğinden iki bakiye TL cinsinden birbirini tutmayabilir.
Cari hesap hareketlerinde kur farkı gözükür
Ancak borç takip penceresinde bulunmaz
4- USD/EUR KAPAMALAR: Aynı anda USD ve EUR gibi farklı dövizlerde işlem gören cariler için de borç kapama yaparken ilgili kurlar dikkate alınmalıdır. 1 EUR =3,9734, 1 USD=3,6987 örneğindeki gibi kur belirtmeliyiz.
5- KUR FARKI FATURASI VE KUR FARKI İŞLEMİ: Kur farklarını iki şekilde kaydediyoruz, cari hesap fişleri içindeki kur farkı fişinden ya da fatura şeklinde. Fatura olarak işlersek faturanın detaylar tabında mutlaka kur farkını işaretlemeli ve işlem dövizi olarak sözkonusu döviz tipini işlem dövizi olarak seçmeliyiz.
6- RAPOR FİLTRELERİNDE DÖVİZ TÜRÜ: Bir cari hesabın birden çok döviz cinsinde borcu olabilir bu sebeple döviz türlerini ödeme tahsilat raporları alırken seçmeliyiz. Standart olarak TL geldiğinden USD ve EUR gibi işlem gören diğer döviz türleri de seçilmelidir.