Ayvalik Belediyesi Resmi internet Sitesi - Yazı İşleri Müdürlüğü
ÜNLÜ TİYATROCU BEHZAT UYGUR, BAŞKAN RAHMİ GENÇER’İ MAKAMINDA ZİYARET ETTİ - Salı, 14 Mart 2017 09:48	FOTOĞRAF SEVERLER SÜREYİ UZATMAK İSTEDİ, JURİ ÜYELERİ DE 1 MAYIS’A KADAR UZATTI - Salı, 14 Mart 2017 09:10	AYVALIK’TA BİR İLK İÇERİSİNDE KADIN DANIŞMA EVİ’NİN BULUNDUĞU SOSYAL HİZMET MERKEZİ, 8 MART DÜNYA KADINLAR GÜNÜNDE AÇILIYOR - Salı, 07 Mart 2017 09:53	BAŞKAN GENÇER: ’’8 MART'TA SOSYAL HİZMET MERKEZİMİZİ AÇIYORUZ - Pazartesi, 06 Mart 2017 16:12	KÜÇÜKKÖY-SARIMSAKLI MEVKİİ’NDE ÇOCUK PARKI YAPIMINA BAŞLANDI - Cumartesi, 25 Şubat 2017 12:12	BAŞKAN GENÇER MUHTARLAR DERNEĞİ VOLEYBOL TURNUVASI FİNAL GECESİ'NE KATILDI - Cumartesi, 25 Şubat 2017 11:47	BAŞKAN GENÇER, KİTAPTAN KANATLAR PROJESİ İÇİN AKÇAPINAR MAHALLESİ’NDE - Cuma, 24 Şubat 2017 08:53	BAŞKAN UĞUR, TABİAT PARKLARI VE ZEYTİN ALANLARI KONUSUNDA AYVALIKLILARLA ORTAK HAREKET ETMEK İÇİN, AYVALIK BELEDİYESİNİ ZİYARET ETTİ - Cumartesi, 18 Şubat 2017 13:48	T.C.
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ
MADDE-1– Bu Yönetmeliğin amacı; Ayvalık Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektedir. MADDE-2- Bu Yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
MADDE-3- Bu Yönetmelik 03.07.2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanununun 15. maddenin b fıkrasına dayanılarak hazırlanmıştır. MADDE-4- Bu Yönetmeliğin uygulamasında;
Başkan : Ayvalık Belediye Başkanı Belediye : Ayvalık Belediye Başkanlığını Meclis : Ayvalık Belediye Meclisini Müdür : Yazı İşleri Müdürünü Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü
Personel : Müdürlüğe bağlı çalışanlarının tümü’nü ifade eder. MADDE-5- Ayvalık Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;
MADDE-6- Ayvalık Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünde bir Müdür ile yürürlükteki norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar. MADDE -7- Ayvalık Belediye Başkanlığının amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunan mevzuat ve Belediye Başkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda; Ayvalık Belediyesi Meclisinin düzenli çalışabilmesi için gerekli desteğin verilmesinden ve Meclis işlemlerinin yürütülmesinden, kararların yazım ve onaylarının takibinden, Belediye Meclis üyelerinin özlük işlerinin yürütülmesinden, Gelen ve Giden evrakların kontrollü bir şekilde teslim alınması ve ilgili birimlere gönderilmesinden, birimlerle koordineli çalışmaktan, Belediye Encümeninin hızlı ve isabetli kararlar alabilmesi için gerekli desteği vermek ve , Encümen kararlarının ilgili mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde alınmasını takip etmekten, Belediyeye müracaat eden kişilerin evlilik akitlerinin gerçekleştirilmesinin sağlanmasından sorumludur. Belediye Başkanının veya görevlendireceği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında ilgili yürürlükteki mevzuatta belirtilen görevlerin ifa ve icra edilmesi bağlamında:
1-Genel Evrak a)Kurum içi ve Kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında standartların oluşturulması işlemlerinin yapılmasını sağlamak, b)Belediyeye gelen tüm evrak ve belgelerin, postaların zimmetle kontrollü teslim alınmasını sağlamak, c)Genel evrakın kaydedilmesini ve ilgililere ulaştırılması işlemlerinin yapılmasını sağlamak, d)Belediye hizmetlerinden yararlanmak isteyen vatandaşların dilekçelerine havalesi yapılarak, vatandaşın işiyle ilişkili Müdürlüğe yönlendirilerek ilgili Müdürlüğe gönderilmesini sağlamak, e)Vatandaşları istek, öneri ve şikayetlerine ilişkin dilekçelerini kabul etmek, konularına göre ilgili birimlere dağıtmak, f)Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.
2-Meclis a)Belediye Meclisinin çalışmaları ile ilgili tüm iş ve işlemleri takip etmek, b)Başkanın havalesi ile birimlerden gelen teklifler çerçevesinde Meclis gündemini hazırlamak, c)Meclis üyelerine tebliğ edilmesini sağlamak, d)Belediye Meclisinin toplantılarının yapılabilmesini ve salonun hazırlanmasını sağlamak, e)Belediye Meclisi toplantı tutanaklarının tutulması ve dökümünü yapılmasını, f)Kararlarının yazılması, ilgili mercilerin onayına sunulması sağlamak,g) Alınan kararların ve karar özetlerinin ilgili birimlere ulaştırılması ve birer nüshalarının da arşivlenmesi işlemlerinin yapılmasını sağlamak. h)Belediye Başkanına vekalet eden vekillerinin, Belediye Meclis üyelerinin ve Komisyon üyelerinin hakkı huzurlarını tanzimini yapmak i)Belediye meclis üyelerinin özlük işlerinin eksiksiz olarak yapılmasını sağlamak j)Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak,
3-Encümen a)Belediye Encümeni çalışmaları ile ilgili tüm iş ve işlemleri takip etmek, b)Başkanlık Makamınca sevk edilen evraklar ile Encümen gündemini hazırlamak, c)Kararların yazılması, asılların Encümen üyeleri tarafından imzalanmasının sağlanması, d)Alınan kararların ilgili Birimlere ulaştırılması ve birer nushalarının da arşiflenmesi işlemlerinin yapılmasını sağlamak, e)Kararların yerine getirilmesi için Başkanlık Makamının emirleri doğrultusunda ilgili birimlere yazı ile talimat verilmesi, f)Encümen üyelerinin huzur hakkı yazılarını takip ve kontrolünü yaparak ilgili Müdürlüğe bildirmesi sağlamak, g)Belediye Encümeninin aktif ve verimli çalışabilmesi için gerekli tüm işlemlerinin yapılmasını sağlamak.
4-Evlendirme İşleri a)Resmi nikah başvurularını almak, nikah işlemi için gerekli olan evrakın temin edilmesini sağlamak, b)Başvurular hakkında yürürlükteki mevzuatın öngördüğü incelemelerin yapılmasını sağlamak, c)İnceleme sonucunda evrakları tamam olan ve evlenmelerine yasal engel bulunmayan başvuru sahiplerine nikah günü vermek, Belediye Başkanının yetki verdiği yetkililerce nikah akdinin yapılmasını sağlamak, d)Yapılan akitleri Nüfus Müdürlüğüne bildirmek, e)Ayvalık Belediyesi Evlendirme biriminde yapılan nikah akitlerinin kayıt ve belgelerini mevzuata uygun olarak tutmak, arşivlemek ve muhafaza etmek, f)Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.
a) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın gayelerini, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonal, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz verir, b) Müdürlüğünün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır, c) Müdürlüğünün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlar, ç) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır, d) Başkanlığının mevcut organizasyon şeması gereği bulunduğu pozisyon için öngörülen vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar , e) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirir, f) İşleri en az maliyetle icra eder, g) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır, ğ) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili yürürlükteki mevzuata riayet eder, h) Müdürlüğün verimliliğini artırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirir, ı) Yönetimce alınan kararların uygulayıcılara doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını ve uygulamasını sağlar, i) Çalışmalarında örnek tutum davranış sergiler, j) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içersinde kalarak ifa eder, k) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder, l) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutar, gerekli belgeleri düzenler ve takip eder, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza eder, m) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir, n) Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında belirlenen standartlara uygun iş ve işlem yapar, o) Gelen evrakı kaydeder, konularına göre tasnif eder ve ilgililere ulaştırılmasını sağlar, ö) Belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim alarak gerekli işlemleri yapar, p) Belediyenin tüm birimlerinden kurum dışına gidecek evrakın ilgili yerlere belirli bir düzen içersinde gönderilmesini sağlar, r) Belediye Meclisi kararlarını yazar,, ilgili mercilerin onayına sunar, karar özetlerini ilgili birimlere ulaştırılması ve birer nüshalarının da arşivlenmesini sağlar, s) Belediye Meclis üyelerinin özlük işlerini eksiksiz yapılmasını sağlar, ş) Başkanlık Makamınca Belediye Encümenine sevk edilen evraklar ile, encümen gündemini hazırlar ve Belediye Encümenince alınan kararları yazar, yayım ve ilgili birim mercilerine dağıtımını sağlar, t) Belediye meclisine yapılan toplantıların tutanak ve dökümünü yapar, u)Kıymetli evrakları korur, ü)Resmi nikah başvurularını alır, gerekli incelemelerin yapılmasını sağlar, v)İnceleme sonucu olumlu çıkanlara nikah günü verir, Başkan adına nikah akdini yapılması için gerekli iş ve işlemleri yapar, y)Yapılan akitleri nüfus ve vatandaşlık işlerine bildirir. III-YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME
MADDE-10- Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. AYVALIKGÜCÜ BLD. SPOR	Tarihçe