Açık Kapı Politikası Nedir ve Nasıl Uygulanır?
“Çalışanlar, muhteşem şirketlere girip kötü yöneticiler yüzünden istifa ederler.” İş dünyasında kabul gören bu söz iyi yönetici olmanın önemini vurguluyor. Peki nasıl herkesin birlikte çalışmayı isteyeceği bir yönetici olabilirsiniz? Açık kapı politikası bu konuda size çok şey katabilir.
Açık kapı politikasının tanımıyla başlayalım. Açık kapı politikası çalışanları herhangi bir soruları, endişeleri ya da işyerindeki sorunlara dair bir fikri olduğunda yöneticinin kapısını çalmaya teşvik eden bir uygulamadır. Bu uygulamanın en büyük avantajları şirket içinde şeffaflığı, üretkenliği artırması ve iletişimi hızlandırması. Bu artıları hangi yönetici istemez ki?
Şirketlerin bu uygulamayı benimsemesindeki bir diğer sebep çalışanın güvenini kazanmak ve önemli bilgilerin, geri dönüşlerin çok değerli olabileceği yere, yani yönetime gittiğinden emin olmak.
Ancak bu uygulama, müdür veya çalışanlar tarafından suiistimal edilirse ortaya çıkabilecek bir sürü ciddi problemi de içerisinde barındırıyor. Bunlardan birkaçını sayacak olursak:
Bu sistemin çok kullanılması durumunda ortaya çıkan aşırı sosyalleşme adam kayırmaya ya da ofiste adam kayırma söylentilerinin dolaşmasına yol açabilir.
Eğer çalışanlar her zorluk karşısında sırtlarını müdüre yaslamayı alışkanlık haline getirirlerse, kendi başlarına problem çözme yetenekleri köreleceğinden bu durum şirkete verimlilik kaybı olarak yansıyabilir.
Müdür tarafından paylaşılan bilgi ilgili çalışanların hepsine ulaştırılmazsa yani bilgi paylaşımında eşitlik sağlanamazsa, bu durum çalışanlar arasında huzursuzluğa yol açabilir ve şirketinize verim kaybı olarak dönebilir.
Aklınızdaki soruyu tahmin edebiliyoruz. Bir yönetici olarak bu politikayı, olası zararlarını ekarte ederek, uygulamaya koymayı nasıl başarabilirim? Biz de size bu konuda yardımcı olacak 3 adımlık etkili bir rehber hazırlardık.
1) Uygulamada belli şartlar koyun!
Bir yönetici olarak doğal olarak ekibinizin durumundan haberdar olmak istiyor ve bu sebeple açık kapı politikasını uygulayarak ekibinizle sürekli etkileşimde bulunmak istiyorsunuz. Peki kendinizi danışman ya da mikro yönetici konumuna düşürmeden sadece anlamlı tartışmalara vakit ayırmayı nasıl başaracaksınız?
Açık iletişim, başarılı bir açık kapı politikasının en önemli şartı. Siz de görüşmelerinizde açık iletişimi teşvik edici bazı şartlar koyarak açık kapı politikasından maksimum verimi alabilirsiniz. Örneğin, bir yönetici olarak öne sürebileceğiniz şartlar şunlar olabilir.
Bana bir problemle gelmeden önce iyi düşünün ve bu sorulara cevap vermeye hazır olun: Bu sorun sadece seni mi etkiliyor yoksa bu durumdan mustarip olan başka çalışanlar ya da departmanlar var mı? Bu sorunu çözmek için neler yapılabilir?
Eğer kapım açıksa işyerindeki herhangi bir problemi konuşmak için içeri gelebilirsiniz. Ancak, kapı kapalıysa lütfen daha sonraki bir tarih için randevu alın.
Eğer acil bir durum söz konusu olursa, kimyasal sızıntısı gibi, odamda olmasam bile beni acilen bulun.
2) Dikkatli bir dinleyici olun!
Başarılı bir açık kapı uygulaması için atılabilecek en iyi ikinci adım dikkatli bir dinleyici olmaktır. Çalışanınızın kendini anlatmasına izin verin ve bu süreçte konuşmanızın hiçbir bildirimle, telefonla ya da başka bir randevuyla kesilmeyeceğinden emin olun.
Problemi tamamıyla anlamak için anlatıların üstünden kısaca geçin. Çalışanınızın problemini küçümsemekten özellikle kaçının. Huzursuzluklarının arkasındaki sebep önemli bir sorun olabilir.
Eğer bir çalışanınız aynı sorun için kapınızı aşındırmaya başladıysa muhtemelen sorunun kökeni daha derinlerde bir yere dayanıyordur. Böylesi durumlarda yapılacak en iyi şeylerden biri “Sence çözüm nedir?” diye sormaktır. Böylece konuşmanızın odağını olası çözümlere kaydırarak, çalışanınızı şikâyet etmekten ziyade çözüm araması için teşvik edersiniz.
Unutmayın, bütün çalışanlarınız problem çözme odaklı olmayabilir. Karar verme sürecinde bu tip çalışanlarınızın yanında olarak onları sorularınızla çözüme yönlendirmek, çalışanlarınıza problem çözme konusunda kendi yeteneklerine güvenmeyi öğretmesi açısından çok önemli.
3) Zamanın kıymetini bilin!
Verimli zaman yönetimi başarılı bir açık kapı politikası için hayati derecede önemli bir kriter. Eğer gün boyu ardı arkası kesilmeyen görüşmelerde tıkılıp kalırsanız asıl işiniz olan yöneticiliği ikinci plana atıp ekibinizi verimliliğinin düşmesine sebep olabilirsiniz. Bu sebeple yöneticilerin kendisine iletilen sorunları olabildiğince çabuk ve tek seferde çözmeye çalışması sistemin en iyi şekilde çalışması için olmazsa olmaz.
Açık kapı politikasında istenmeyen durumlar
Yukarıda yöneticinin sorunu tek seferde ve olabildiğince çabuk çözmesinin gerekliliğinden bahsettik. Ancak üst düzey yöneticinin sorunu hemen çözme kabiliyeti, işçinin bir üst amirinin sorunu çözme şansını elinden alıyorsa böylesi durumlarda açık kapı politikasının etkili bir şekilde çalışmadığını söylememiz gerekir. Açık kapı politikasının çalışan-amir ilişkisini zedelememesi adına işle ilgili olan problemin sorunun kaynağına en yakın olan mevkide çözülmesi çoğu zaman en iyisidir.
Şef ile üst düzey yönetici arasında bir gerilim yaratmamak için üst düzey yöneticilerin görüşmeye başlamadan önce bu problemin, eğer kaynağına daha yakın bir yerde çözülebilecek gibiyse, önce şefe taşındığından emin olması gerekir.
Problemin içeriğine göre yüksek mevkiili yöneticinin, şefi de çağırarak üç kişilik bir tartışmayla çözüm araması ve herkesin konudan haberdar olmasını sağlaması en ideal olanıdır. Eğer çalışandan gelen şikâyet şef hakkındaysa yöneticinin konuyu nasıl tartacağı kendi inisiyatifindedir.
Açık kapı uygulaması, üst düzey yöneticilere düzenli olarak görüşmedikleri çalışanların aklında neler olduğunu aktararak problem çözme hususunda çok değerli bir perspektif kazandırıyor. Ancak burada dikkat edilmesi gereken bir husus var: bu uygulamanın bir intikam aracı olarak kullanılmaması lazım. Böylesi durumlarda bu uygulama üretken ve yararlı olmaktan ziyade kötü amaçlara hizmet edip şirket içi huzuru baltalıyor.
Günümüzde açık kapı politikası bir nevi zorunluluk. Yöneticilerin kapalı kapılar ardında, ceviz ağacından yapılma masaların başında oturduğu günler çok geride kaldı. Bugünün şirketleri, ekibini iyi tanıyan ve başarı için gerekli koşulları ya da başarısızlıkların altında yatan sebepleri bilen işine gönülden bağlı aktif yöneticilere ihtiyaç duyuyorlar. Şirket içindeki açık kapılar ve ilgili yöneticiler, çalışanları iş birliği yapmaya davet ediyor ve problemlere çözüm odaklı yaklaşmayı teşvik ediyor.