Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası, Form Plastik San. ve Tic. Ltd. Şti.
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası Form Plastik Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi (“bundan Şirket olarak anılacaktır”) tarafından veri sorumlusu sıfatı ile Şirket bünyesinde bulundurulmakta olan kişisel verilerin 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi amaçları ile Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından hazırlanmış olan imha politikası doğrultusunda hazırlanmıştır.
İlgili kişiler olarak, işbu politika haricinde Şirketimiz tarafından kişisel verilerinize yönelik hazırlanmış politikalarımıza internet adresimizden kolayca ulaşabilirsiniz.
b. Anonim Hale Getirme : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
d. Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
e. Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
g. İlgili Kullanıcı :Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.
j. Kayıt Ortamı :Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
l. Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
m. Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
n. Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
o. Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
q. Veri Sorumlusu :Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.
s. Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.
ü Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veri tabanı, web, dosya paylaşım, vb.)
ü Yazılımlar (ofis yazılımları, portal, VERBİS)
ü Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, anti virüs vb.)
ü Kişisel bilgisayarlar (masaüstü, dizüstü)
ü Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
ü Optik diskler (CD, DVD vb.)
ü Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
ü Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
ü Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defterleri vb.)
ü Yazılı, basılı ve görsel ortamlar
Kişisel verileriniz Şirketimiz bünyesinde (i) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, (ii) 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, (iii) 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, (iv) 4857 sayılı İş Kanunu, (v) 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu , (vi) 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, (vii) 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu işbu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler kapsamında öngörülen süreler kadar muhafaza edilmektedir.
· İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek
· Şirket içi iletişimi sağlamak
· Şirket güvenliğini sağlamak
· İstatistiksel çalışmalar yapabilmek
· İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek
· VERBİS’e işleyebilmek
· Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak
· Şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek/tüzel kişilerle irtibat sağlamak
· Yasal raporlamalar yapmak
· İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünü yerine getirebilmek
· İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası
· İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması
· İlgili kişinin açık rızasını geri alması
· Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi
· Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması
Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte ve tüm erişimler kayıt altına alınmaktadır.
Şirketimiz bünyesinde kişisel verilerin tutulduğu ortamların güvenliğini sağlamak üzere yeterli teknik personel bulundurmaktadır.
Dijital verilerin korunması için anti virüs yazılımı; firewall, uygunsuz erişimlerin kontrol altına alınması için erişim kısıtlaması yöntemleri; güçlü parolalar, güvenli kayıt altında tutma(loglama) sistemleri; yedekleme programları kullanılmaktadır.
Kişisel verilere erişimi olan tüm Şirket çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır.
Çalışanlara periyodik olarak Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca veri ve bilgi güvenliği eğitimleri verilmekte; görev ve pozisyonuna uygun gizlilik taahhüdü imzalatılmaktadır. Güvenlik prosedürlerine ve kişisel veri koruma politikasına aykırı hareket eden personeller aleyhinde mevzuat kapsamında yasal işlem (ihtar/fesih vb.) yapılmaktadır. Çalışanlar için görev tanımları oluşturulmakta, yetki ve erişim sınırları çizilmektedir.
Erişim Yetkisinin Kaldırılması: Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. Aynı şekilde elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süresi sona erenler, veri tabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Karartma: Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süresi sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.
Şifreleme: Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süresi sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.
Fiziksel İmha: Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süresi sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
Manyetik İmha: Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süresi sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.
İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 5 yıl
İş sağlığı ve güvenliği mevzuatı kapsamında toplanan veriler
İş kazası/meslek hastalığına ilişkin bir talepte/davada kullanılabilecek dokümanlar
Dava zamanaşımı müddetince
Kaydedildiği anı müteakip 90 gün
Şirketin ilişkide olduğu tüzel kişilerin temsilcileri ve çalışanlarına dair veriler
Sözleşmenin ve hizmetin yürürlükte olduğu müddetçe