ISO 9001:2000 KALĐTE YÖNETĐM SĐSTEMĐ KALĐTE EL KĐTABI - PDF
Download "ISO 9001:2000 KALĐTE YÖNETĐM SĐSTEMĐ KALĐTE EL KĐTABI"
1 ISO 9001:2000 KALĐTE YÖNETĐM SĐSTEMĐ KALĐTE EL KĐTABI
2 Sayfa 2 / 14 ĐÇĐNDEKĐLER ĐÇĐNDEKĐLER BAFRA TĐCARET VE SANAYĐ ODASI HAKKINDA KALĐTE POLĐTĐKASI KAPSAM KALĐTE YÖNETĐM SĐSTEMĐ Genel Şartlar Dokümantasyon Şartları Genel Kalite El Kitabı Dokümanların Kontrolü Kayıtların Kontrolü YÖNETĐM SORUMLULUĞU Yönetimin Taahhüdü Müşteri Odaklılık Kalite Politikası Planlama Kalite Hedefleri KYS nin Planlanması Sorumluluk, Yetki ve Đletişim Sorumluluk ve Yetki Yönetim Temsilcisi Đç Đletişim Yönetimin Gözden Geçirmesi KAYNAK YÖNETĐMĐ Kaynakların Sağlanması Đnsan Kaynakları Alt Yapı Çalışma Ortamı ÜRÜN GERÇEKLEŞTĐRME Hizmet Gerçekleştirmenin Planlanması Müşteri Đle Đlişkili Prosesler Tasarım ve Geliştirme Satın Alma Üretim Ve Hizmetin Sağlanması Üretim ve Hizmet Sağlamanın Kontrolü Hizmet Sağlanması için Proseslerin Geçerliliği Tanımlama ve Đzlenebilirlik Müşteri Malı Ürünün Korunması ÖLÇME, ANALĐZ VE ĐYĐLEŞTĐRME Genel Đzleme ve Ölçme Müşteri Memnuniyeti Đç Tetkik Proseslerin Đzlenmesi ve Ölçülmesi Ürünün Đzlenmesi ve Ölçülmesi Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü Veri Analizi Đyileştirme Sürekli Đyileştirme Düzeltici Faaliyet Önleyici Faaliyet...14
3 Sayfa 3 / BAFRA TĐCARET VE SANAYĐ ODASI HAKKINDA Bafra Ticaret ve Sanayi Odası; 1903 yılında Eski Belediye Caddesinde kuruldu. O yıllarda tütün yetiştiriciliğinde Bafra Türkiye'nin en önemli merkezi konumundaydı. Yerli ve Yabancı Tütün Tüccarlarının yöreye çok sık gelmesi ve ihracaat yapılması nedeni ile oluşan canlılığa cevap verebilmesi amacıyla Oda kurulmuştur. Ancak; gelişen zaman içerisinde Oda binası hizmet vermede yetersiz kalınca bugünki hizmet binasına 26 Temmuz 1969 tarihinde taşınmıştır. 1 Haziran 2004 tarihinde yürürlüğe giren 5174 sayılı Odalar, Borsalar ve Birlik Kanunu ile Ticaret ve Sanayi Odaları kamu kurumu niteliğine kavuşmuş ve disipline edilerek, daha iyi hizmet vermeleri için yönlendirilmişlerdir. Odaların görevleri şunlardır; Mesleki ahlâkı ve dayanışmayı korumak, ticaret ve sanayinin genel menfaatlere uygun surette gelişmesine çalışmak, ticaret ve sanayii ilgilendiren bilgi ve haberleri derleyerek ilgililere ulaştırmak, resmi makamlarca istenecek bilgileri vermek ve bilhassa ticaret ve sanayi erbabının mesleklerinin icrasında ihtiyacı olabilecek her çeşit bilgiyi müracaatları halinde kendilerine vermek veya bunların elde edilmesini kolaylaştırmak, ticaret ve sanayiye ait her türlü incelemeleri yapmak, başlıca maddelerin piyasa fiyatlarını takip ve kaydetmek ve mümkün olan vasıtalarla yaymak, üyelerinin ihtiyaçları olan belgeleri tanzim ve tasdik etmek, sair mevzuatın verdiği görevlerle, Sanayi ve Ticaret Bakanlığınca verilecek görevleri yapmak, meslek faaliyetlerine ait mevzular hakkında bakanlıklara, illere ve belediyelere tekliflerde ve dileklerde bulunmak, bölgeleri içindeki ticari teamülleri tespit edip örf ve adet haline getirmek, ticaret ve sanayi erbabınca riayet edilmesi mecburi kararlar almak. Odalar bunlardan başka mahalli veya bölge sergileri, fuarlar, panayırlar, umumi mağazalar, depolar ve mevzuları dahilinde kulüpler, müzeler ve kütüphaneler açabilirler. Yetkili bakanlıkça tayin edilen sahalarda, sanayi siteleri veya organize sanayi bölgeleri kurabilirler ve yönetebilirler. ADRES : TEKEL CADDESĐ NO:55 Bafra / Samsun TELEFON : FAKS :
4 Sayfa 4 / KALĐTE POLĐTĐKAMIZ Üyelerimizin oluşturdukları katma değeri arttırmak amacı ile iş süreçlerini düzenlemek ve/veya daha verimli hale getirmek için ihtiyaç duydukları bilgi teknolojileri uygulamalarında güvenilir, kararlı, genişleyebilen ve kolayca güncellenebilen hızlı, etkin ve ekonomik çözümler üretirken; sürekli gelişmeyi ve ilerlemeyi sağlayabilen, müşteri memnuniyetini ve potansiyelini sürekli arttırabilen, etik değerlere saygılı ekip ruhu ile çalışabilen, personelinin memnuniyetini ve eğitim seviyesini sürekli geliştiren bir kurum olmaktır. 3. KAPSAM Odamızda, 5174 sayılı Odalar, Borsalar ve Birlik Kanunu doğrultusunda üyelerimize daha iyi hizmet vermek, yürürlülükteki mevzuat şartlarını karşılayan hizmetlerimizi düzenli bir şekilde sürekli iyileştirmek ve üyelerimizin memnuniyetinin arttırılmasını sağlamak için Kalite Yönetim Sistemi (KYS) ISO 9001:2000 Standardı referans alınarak geliştirilmiş ve uygulanmaktadır. Odamızda uygulanmakta olan ISO 9001:2000 KYS Standardının aşağıda belirtilen bazı maddeleri hariç tutulmuştur; TS EN ISO 9001 STANDARDININ HARĐÇ TUTULAN MADDE NUMARASI VE ADI 7.3-Tasarım ve Geliştirme Üretim ve hizmet sağlanması için proseslerin geçerliliği 7.6-Đzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü HARĐÇ TUTMA SEBEBĐ Odamız, 5174 sayılı odalar, borsalar ve birlik kanunu doğrultusunda yürürlülükteki mevzuat şartlarını karşılamak için hizmet verdiğinden herhangi bir tasarım ve geliştirme faaliyeti yapılamamaktadır. Kuruluşumuzun verdiği hizmetlerle ilgili hiçbir özel proses bulunmamaktadır. Kuruluşumuzda Đzleme ve Ölçme, gerek satın alınan malzeme ve teçhizatlarda gerekse hizmetin verilmesi aşamalarında gözle ve sayarak gerçekleştirildiğinden Đzleme ve Ölçme Cihazı Kullanılmamaktadır.
5 Sayfa 5 / KALĐTE YÖNETĐM SĐSTEMĐ 4.1. Genel Şartlar Odamızda üyelerimizin talepleri ve 5174 sayılı kanun doğrultusunda verilen hizmetler için ISO 9001:2000 standardının şartlarına uygun Kalite Yönetim Sistemi (KYS) kurulmuş, dokümante edilmiş, uygulanmakta, sürekliliği sağlanmakta ve etkinliği sürekli iyileştirilmektedir. Odamızda; KYS kapsamında belirlenmiş olan prosesler, sırası ve bu proseslerin birbiri ile olan etkileşimleri aşağıda verilmiştir. Ayrıca bu proseslerin operasyon ve kontrolünün etkinliğini sağlamak için ihtiyaç duyulan kriterler ve metotlar belirlenmiş ve uygulamaları tanımlanmıştır. Bu proseslerin operasyonu ve izlenmesi için gerekli kaynaklar ve bilgiler sağlanarak Proses Hedef Đzleme Tablosu ile izlenmekte, ölçülmekte, analiz edilmekte ve yönetilmektedir. Bunun yanında odamız planlanan sonuçlara ulaşmak ve sürekli iyileşmek için gerekli faaliyetleri belirlemiş ve bu faaliyetleri uygulamaktadır. Odamız, verdiği hizmetlerin tamamını kendi imkanlarıyla sağlamakta olup dış kaynaklı hale getirdiği bir prosesi bulunmamaktadır. PROSESLER: Hizmet Gerçekleştirme Satın Alma Eğitim, Toplantı Haberleşme Organizasyon Müşteri Geri Beslemesi Proses Etkileşim Şeması-EK.KEK-02 Proses Hedef Đzleme Tablosu HĐT 4.2. Dokümantasyon Şartları Genel Odamızın Kalite Yönetim Sistemini oluşturan dokümantasyon yapısı Kalite Politikasını, kalite hedeflerini, Kalite El Kitabını, odamızın ihtiyaç duyduğu diğer dokümanları, bu standardın öngördüğü Prosedürleri ve kayıtları içermektedir. Bu dokümanlar bilgisayar ortamında veya kağıt ortamında kontrollü olarak muhafaza edilmektedir Kalite El Kitabı Odamızın Kalite Yönetim Sistemini anlatan Kalite El Kitabı; bu sistemin uygulanması aşamalarında hariç tutulan ISO 9001:2000 standardının madde adlarını ve gerekçelerini, bu sistemin uygulandığı faaliyetlerimizi ve hizmetlerimizi, kalite politikamızı, bu sistem için oluşturulan ve dokümante edilmiş prosedürlere ve diğer dokümanlara atıfları, bu sistem içindeki prosesleri, sırasını ve prosesler arasındaki etkileşimleri açıklamakta ve sürekliliğini sağlamaktadır.
6 Sayfa 6 / Dokümanların Kontrolü Odamızda KYS kapsamında gerekli görülen dokümanların yeterlilik açısından onaylanmasını, gözden geçirilmesini, gerektiğinde güncelleştirilmesini ve tekrar onaylanmasını, doküman değişikliklerinin ve güncel revizyon durumunun belirlenmesinin sağlanmasını, dış kaynaklı dokümanların belirlenmesini, dağıtımını ve kontrolünün sağlanmasını, güncelliğini yitirmiş dokümanların kontrolünün sağlanmasını kontrol altında tutmak için Doküman Kontrolü Prosedürü oluşturulmuştur. Ayrıca kayıtlar Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre kontrol edilmektedir. Doküman Kontrolü Prosedürü-P.01 Kayıtların Kontrolü Prosedürü-P Kayıtların Kontrolü Kayıtlar, Odamızda Kalite Yönetim Sisteminin şartlara uygunluğunun ve etkin olarak uygulandığının kanıtlanması için oluşturulmuş ve muhafaza edilmektedir. Kayıtların, belirlenmesi, muhafazası, korunması, tekrar elde edilebilir olması, saklama süreleri ve elden çıkarılması için gereken kontrollerin tanımlanması amacıyla Kayıtların Kontrolü Prosedürü oluşturulmuştur. Kayıtların Kontrolü Prosedürü-P YÖNETĐM SORUMLULUĞU 5.1. Yönetimin Taahhüdü Odamız, KYS nin geliştirilmesi, uygulanması ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için; Yasal şartlar ve mevzuat şartları da dahil olmak üzere müşteri şartlarının da yerine getirilmesinin önemini iletmiş, Kalite politikasını oluşturmuş, Kalite hedeflerini proses hedefleri ile oluşturulmasını sağlamış ve takibini yapmakta, Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantıları belirli aralıklarla yapmakta, Đhtiyaç duyulan kaynakları sürekli sağlamaktadır Müşteri Odaklılık Odamız, oda üyelerinin memnuniyetinin artırılmasına yönelik ihtiyaç ve beklentilerinin en iyi şekilde alınmasını, karşılanmasını, değerlendirilmesini ve iyileştirilmesini sağlamakta, elde edilen sonuçları sürekli takip ederek iyileştirmektedir. Odamız üyeleri ile ilgili bilgileri toplamak ve yönetmek için her yıl müşteri memnuniyeti anketini uygular ve üyelerden alınan öneri ve şikâyetleri Müşteri Geri Beslemesi Prosesi ne göre değerlendirir. Müşteri Geri Beslemesi Prosesi Kalite Planı PS.07
7 Sayfa 7 / Kalite Politikası Odamızın Kalite Politikası bütün çalışanların katkılarıyla tespit edilmiş, yazılı hale getirilmiş ve Yönetim Kurulu Başkanının onayından sonra yayınlanmış olup Kalite El Kitabına ek ve KEK nın ikinci bölümünde verilmiştir. Ayrıca, odamızın amacına uygun olarak hazırlanan Kalite Politikasının tüm çalışanlara duyurulması ve çalışanların kalite bilincinin geliştirilmesi amacıyla programlı eğitimler düzenlenmekte olup bu eğitimlerle de Kalite Politikasının kuruluş içinde iletilmesi ve anlaşılması sağlanmaktadır. Ayrıca uygunluğun devamlılığı için her gözden geçirme toplantılarında gözden geçirilmektedir. Kalite Politikası EK.KEK Planlama Kalite Hedefleri Odamız performans göstergelerinin belirlenmesine temel teşkil etmek üzere kalite hedeflerini kalite politikasında belirlemiştir. Üst yönetim Firmamız genelinde geçerli olan somut ve ölçülebilir performans göstergelerini oluşturur. Ayrıca hizmetin üye istekleri ve yasal şartları karşılaması için Kalite kayıtları hazırlanır. Proses Performanslarının Kabul kriterleri ilk veri elde edildikten sonra tespit edilir ve Kalite Yönetim Temsilcisi Tarafından sorumlulara iletilir ve kayıt edilir. Belirlenen proses performans göstergeleri hedeflerine ulaşılabilmesi için gerektiğinde kurumsal ve teknolojik yenilikler kalite yönetim sisteminin planlanması kapsamında ele alınır. Performans göstergeleri hedeflerine ulaşılma durumu, düzenli aralıklarla Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından takip edilir ve gerektiğinde Düzeltici Önleyici Faaliyet başlatılır. Ayrıca her yıl performans göstergeleri yönetimin gözden geçirme toplantısında değerlendirilir, gerektiğinde yeni hedefler saptanır ve yeni Düzeltici Önleyici Faaliyet başlatılır. Proses Hedef Đzleme Tablosu - HĐT KYS nin Planlanması Odamızda, proseslerin ihtiyaçları, bu proseslerin birbiri ile ilişkileri, gerekli olan kaynakların ve bilginin sağlanması, proseslerin ölçüm, izleme ve analizleri ve sürekli iyileştirilmesi, planlanan sonuçlara ulaşılması, kalite hedeflerinin gerçekleşmesi için tüm faaliyetlerin yapılmasını sağlamak amacıyla sistemin bütünlüğünün korunması sağlanmıştır Sorumluluk, Yetki ve Đletişim Sorumluluk ve Yetki Odamızın organizasyon şeması Organizasyon El Kitabında verilmiş olup organizasyon şemasındaki tüm çalışanların görevleri, yetkileri, sorumlulukları, kime bağlı çalıştığı, karşılıklı ilişkileri, iletişimleri ve yeterlilikleri Görev Tanımlarında belirtmiştir. Bu görevleri yürütecekler ise Yönetim Kurulu Başkanı tarafından atanmıştır.
8 Sayfa 8 / 14 Görev Tanımları Atama Yazıları Yönetim Temsilcisi KYS için gerekli proseslerin oluşturulmasını, uygulanmasını ve sürdürülmesini sağlamak, Kalite yönetim sisteminin performansı ve iyileştirilmesi için herhangi bir ihtiyaç olduğunda üst yönetime rapor vermek, üyelerimizin isteklerinin bilincinde olunmasının yaygınlaştırılmasını sağlamak ve KYS ile ilgili konularda dış taraflarla iletişim kurmak amacıyla odamızın Genel Sekreteri diğer sorumluluklarının yanı sıra Yönetim Temsilcisi olarak da atanmıştır. Atama Yazıları Organizasyon El Kitabı - OEK Đç Đletişim Odamızda, ilan tahtaları, toplantılar, yazılı duyurular, , telefon, birebir görüşmeler ve eğitimlerle iletişim sağlanmakta olup ayrıca bütün çalışanların birbiri ile olan ilişkileri ve iletişimleri görev tanımlarında ve diğer dokümanlarda da belirlenmiştir. Görev Tanımları Toplantı Kayıtları Atama Yazıları Đç Haberleşme Formu-EK.KEK Yönetimin Gözden Geçirmesi Odamız yönetimi, belirlenmiş dönemleri kapsamak üzere yılda en az bir kez toplanarak uygulanmakta olan kalite yönetim sisteminin sonuçlarını gözden geçirerek iç tetkikleri, üye şikayetleri, kalite politikasını, hedefleri, düzeltici, önleyici faaliyetleri ve diğer görüşülmesi istenen konularını değerlendirir. Gözden geçirme toplantılarına kimlerin katılacağı ve tarihinin duyurulması, gözden geçirilen konular ve bu konular hakkındaki kararların uygulanması ve gözden geçirmelere yönelik kayıtlar, takip ve gelişmeler Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından Toplantı Proses Kalite Planı na göre takip ve muhafaza edilmektedir. Toplantı Proses Kalite Planı-PS.04
9 Sayfa 9 / KAYNAK YÖNETĐMĐ 6.1. Kaynakların Sağlanması Odamızda, KYS ni uygulamak, devam ettirmek, sürekli geliştirmek, üyelerimizin ihtiyaç ve beklentilerini karşılayarak memnuniyetlerini artırmak için gerekli olabilecek kaynaklar Yönetim Kurulu tarafından gerek anında gerekse toplantılarda sağlanmaktadır Đnsan Kaynakları Odamız personelinin yeterliliği açısından sahip olması gereken eğitim, öğretim, tecrübe ve diğer özellikleri Görev Tanımlarında ve mevzuatlarda belirtilmiştir. Eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi, planlanması, gerçekleştirilmesi ve etkinliğinin değerlendirilmesi için Eğitim Proses Kalite Planı oluşturulmuş ve sürekliliği sağlanmaktadır. Bu çalışmalarla ilgili kayıtlar Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza edilmektedir. Eğitim Proses Kalite Planı-PS Alt Yapı Odamızda, hizmetin şartlara uygunluğunu sağlamak için bina, çalışma alanı ve ilgili tesisler, teçhizat, iletişim gibi gerekli olan alt yapı ve bunların bakımı ve korunması, Oda binasındaki onarım ihtiyaçları Genel Sekreter tarafından tespit edilip yaptırılmaktadır. Bunun yanında odada kullanılan tüm cihaz ve donanımların bakımı ilgili firmalar tarafından Genel Sekreterin talimatıyla Genel Sekreter Yardımcısı gözetiminde yaptırılmaktadır Çalışma Ortamı Odamızda, hizmetin şartlara uygunluğunu sağlamak için gerekli olan çalışma ortamı ve şartları Yönetim Kurulu ve Genel Sekreter tarafından sağlanmakta, düzenlenmekte ve yönetilmektedir. 7. ÜRÜN GERÇEKLEŞTĐRME 7.1. Hizmet Gerçekleştirmenin Planlanması Odamızda, hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli olan planlama 5174 sayılı odalar mevzuat şartları doğrultusunda yürütülmekte olup verilen hizmetlerin tamamı birbiri ile uyumludur. Verilen hizmetlerin kontrol noktaları, kaynakları ve çıktıları, hizmete özgü gerekli doğrulama, geçerli kılma, izleme ve hizmet kabulü için kriterler ve gereken kayıtlar mevzuat kapsamında yürütülmektedir sayılı odalar mevzuatı, 7.2. Müşteri Đle Đlişkili Prosesler Odamızda, verilen hizmetlere ilişkin üye ihtiyaç ve talepleri 5174 sayılı kanun doğrultusunda gerçekleştirilmekte ve değişikliklerde bu kanuna göre yapılmaktadır. Verilen hizmetlerle ilgili üyelerle telefon, posta, kargo, faks, basın, oda bülteni vb yollarla iletişim sağlanmakta olup hizmetlere ilişkin kayıtlar muhafaza edilmektedir.
10 Sayfa 10 / 14 Ayrıca kuruluşumuzda, hizmet bilgileri, üye geri besleme bilgileri, üye beklenti, öneri ve şikayetleri Müşteri Geri Beslemesi Prosesi Kalite Planı doğrultusunda düzenli olarak takip edilmekte, değerlendirilmekte ve kayıtları tutulmaktadır. Müşteri Geri Beslemesi Prosesi Kalite Planı PS Tasarım ve Geliştirme Odamız, 5174 sayılı odalar, borsalar ve birlik kanunu doğrultusunda yürürlülükteki mevzuat şartlarını karşılamak için hizmet vermekte ve herhangi bir tasarım ve geliştirme faaliyeti yapılamamaktadır. Dolayısıyla standardın bu maddesi hariç tutulmuştur Satın Alma Satın alma Bilgisi Satınalma siparişleri satın alınacak ürünü açıklayacak şekilde ve uygun olduğu yerlerde, aşağıdakileri içerecek şekilde hazırlanmıştır: a) Ürün onayı, proses ve donanımlar için şartları, b) Personelin niteliği için şartları, c) Kalite yönetim sistemi şartları Siparişler tedarikçilere iletilmeden önce belirlenmiş satın alma şartlarının yeterliliği gözden geçirilmekte ve onaylanmaktadır. Satınalma Şartlarına Uygunluğun Sağlanması Girdi Malzemelerin Kontrolü sipariş formunda ve sözleşmede yazılan ürün,hizmet şartlarına göre gerçekleştirilir. Tedarikçi Değerlendirme Firmamızda tedarikçilerimiz Đçin değerlendirme sistemi oluşturulmuştur. Satın Alma Proses Kalite Planı- PS.02 belirtildiği periyotlarda ve kriterlere göre tedarikçiler değerlendirilmektedir. REFERANS DOKÜMANLAR Satın Alma Proses Kalite Planı-PS Üretim Ve Hizmetin Sağlanması Üretim ve Hizmet Sağlamanın Kontrolü Odamızın 5174 sayılı kanun çerçevesinde verdiği hizmetler Hizmet Gerçekleştirme Proses Kalite Planı na göre ilgili birimler tarafından yürütülmekte olup her bir birimin yaptığı işlerle ilgili kanunu özetleyici nitelikte talimatlar oluşturulmuş ve sürekliliği sağlanmaktadır. Odamızca eğitim,toplantı,seminer vb. faaliyetler üyeler için düzenlenmektedir. Düzenlenen organizasyonlar Organizasyon Proses Kalite Planı na göre düzenlenmektedir. Odamızca hazırlanan dergi,gazete vb. yayınlar Haberleşme ve Yayın Proses Kalite Planı na göre gerçekleştirilmektedir. Üyelere, resmi kurumlara yapılacak duyurular Haberleşme ve Yayın Proses Kalite Planı na göre gerçekleştirilir.
11 Sayfa 11 / 14 REFERANS DOKÜMANLAR Hizmet Gerçekleştirme Proses Kalite Planı- PS.01 Haberleşme ve Yayın Proses Kalite Planı PS.05 Organizasyon Proses Kalite Planı-PS Hizmet Sağlanması için Proseslerin Geçerliliği Odamızın verdiği hizmetlerle ilgili hiçbir özel proses bulunmadığından bu madde hariç tutulmuştur Tanımlama ve Đzlenebilirlik Odamızda, verilen hizmetin bütün aşamalarında bütün evraklara, muhaberat servisinden kayıt numarası verilmekte ve ilgili servise havale edilmektedir. Dolayısıyla gelen ve giden bu yazışmalara kayıt numarası ve tarihinden ulaşılabilmekte ve izlenebilmektedir. Üyelerle ilgili bilgiler ise üye numarasıyla TOBNET programından ve ilgili dosyalarından takip edilebilmektedir Müşteri Malı Odamızda, üyelerin temin ettiği her türlü bilgi ve belgenin doğrulanması, muhafazası ve kontrolü ilgili kanunlar doğrultusunda sağlanmakta ve bu belgelerin kaybolması, hasar görmesi veya kullanıma uygun olmaması durumunda kayıtları tutulmakta ve ilgili üyeye rapor edilmektedir. Kayıtların Kontrolü Prosedürü-P Ürünün Korunması Odamızda, amaçlanan hizmetin yerine getirilmesi boyunca bütün evraklar elle taşınmakta, odaya gelmiş, bekleyen veya işi bitmiş her türlü evrak ilgili dosyalarında ilgili memurlar tarafından muhafaza edilmektedir. Đşlemleri tamamlanmış bütün yazışmalar posta veya elden ilgili üyelere Müstahdem tarafından ulaştırılmakta ve bu işlemlerle ilgili kayıtlar muhafaza edilmektedir. Kayıtların Kontrolü Prosedürü-P Đzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü Kuruluşumuzda Đzleme ve Ölçme, gerek satın alınan malzeme ve teçhizatlarda gerekse hizmetin verilmesi aşamalarında gözle ve sayarak gerçekleştirildiğinden Đzleme ve Ölçme Cihazı Kullanılmamaktadır
12 Sayfa 12 / ÖLÇME, ANALĐZ VE ĐYĐLEŞTĐRME 8.1. Genel Odamızda, hizmetin ve Kalite Yönetim Sisteminin (KYS) uygunluğunu göstermek, KYS nin etkinliğini ve sürekliliğini sağlamak için gerekli olan izleme, ölçme, analiz ve geliştirme işlemleri planlanmakta ve yerine getirilmektedir Đzleme ve Ölçme Müşteri Memnuniyeti Odamızda, üyelerimizin öneri ve şikayetlerini alabilmek için Öneri ve Şikayet kutusu kurulmuş olup bu yolla veya diğer yollarla üyelerimizden gelen her türlü öneri ve şikayetler Müşteri Geri Beslemesi Proses Kalite Planı na göre değerlendirilmekte ve kayıt altına alınmaktadır. Bunun yanında üyelerimizin ihtiyaç ve beklentilerinin ölçülmesi için her yıl anket yapılmakta ve anket sonuçları değerlendirilerek KYS performansının sürekli iyileştirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır. Müşteri Geri Beslemesi Proses Kalite Planı-P Đç Tetkik Odamızda, belirli aralıklarla KYS ve dokümantasyon, hizmet kalitesi ve prosesler Đç Tetkik Prosedürüne göre tetkik edilmekte ve kayıtları tutulmaktadır. Đç Tetkik Prosedürü P Proseslerin Đzlenmesi ve Ölçülmesi Odamızda, belirlenmiş olan proseslerin ölçülmesi ve izlenmesi için Proses Hedef Đzleme Tabloları oluşturulmuş ve her YGG toplantısında değerlendirilerek güncellenmekte ve izleme ve ölçme kriterleri gözden geçirilmektedir. Proses Hedef Đzleme Tablosu HĐT Ürünün Đzlenmesi ve Ölçülmesi Odamızın verdiği hizmetlere ilişkin üyelerin temin ettiği belgeler ilgili birim memuru tarafından mevzuatlara ve yönetmeliklere göre kontrol edilmekte eksik veya yanlış olan belgeler kabul edilmemektedir. Üyelerin temin ettiği veya üyelere verilecek olan belge veya bilgiler tarih, imza, eksik belge durumu gibi konularda Muamelat Memuru tarafından kontrol edilmekte ve kayıt defterlerine numara vererek kayıt edilmektedir. Verilen hizmetlere ilişkin kontroller hizmet aşamasının her noktasında ilgili memurlar tarafından ilgili mevzuatlara göre yapılmakta ve eksik veya yanlış olan evrak veya belgeler bir sonraki aşamaya gönderilmemektedir.
13 Sayfa 13 / 14 Verilen hizmetlerle ilgili belge veya bilgiler Genel Sekreter tarafından da mevzuatlara ve yönetmeliklere göre kontrol edilmekte ve uygun ise imzalanmaktadır. Đlgili kayıtlar ise kayıtlarının kontrolü prosedürüne göre muhafaza edilmektedir. Kayıtların Kontrolü Prosedürü-P Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü Odamızda, üyelerimize verilen hizmetin her aşamasında tespit edilen uygunsuzluklar Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürüne göre değerlendirilmekte ve kayıtları tutulmaktadır. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü P Veri Analizi Odamız, KYS nin etkinliğini ve uygunluğunu göstermek ve KYS nin etkinliğini sürekli iyileştirilmesinin nerelerde yapılabileceğini değerlendirmek için üye şikayetleri ve geri beslemeleri, üye memnuniyeti anketi sonuçları, iç tetkik sonuçları ve proses performans göstergeleri sonuçları, veri analizi de dahil olmak üzere kalite iyileştirme araç ve teknikleri ile analiz edilir ve iyileştirme amaçlı düzeltici önleyici faaliyetler planlanır. Veri Analizi Talimatı- EK.KEK Đyileştirme Sürekli Đyileştirme Odamız, kalite politikası, kalite hedefleri, tetkik sonuçları, verilerin analizi, düzeltici ve önleyici faaliyetler ve YGG yolu ile KYS nin etkinliğini sürekli iyileştirmektedir Düzeltici Faaliyet Odamız, Uygunsuzlukların gözden geçirilmesi (üye şikayetleri dahil olmak üzere), Uygunsuzlukların nedenlerinin belirlenmesi, Uygunsuzlukların tekrarlanmasını önlemek için faaliyete olan ihtiyacın değerlendirilmesi, Gerekli faaliyetin belirlenmesi ve uygulanması, Başlatılan faaliyetin sonuçlarının kayıtları, Başlatılan düzeltici faaliyetin gözden geçirilmesi. amacıyla Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürünü oluşturmuş ve sürekliliğini sağlamaktadır. Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü P.05
14 Sayfa 14 / Önleyici Faaliyet Odamız, Potansiyel uygunsuzlukların ve sebeplerinin tanımlanması, Uygunsuzlukların önlemeye yönelik faaliyete olan ihtiyacın değerlendirilmesi, Gerekli faaliyetin belirlenmesi ve uygulanması, Başlatılan faaliyet sonuçlarının kayıtları, Başlatılan önleyici faaliyetin gözden geçirilmesi amacıyla Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürünü oluşturmuş ve sürekliliğini sağlamaktadır. Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü P.05