Evrak Takibinin İşletmeler İçin Önemi | Baybiltek
by admin Eyl 8, 2019 No comment(s)
Küçükten büyüğe ticari hayatta faaliyet gösteren bütün işletmelerin birinci önceliği tartışmasız para kazanmaktır. Birinci önceliğin arkasına sıralayacağımız sayısız madde de birinci önceliğin gerçekleşmesinin sürekliliğini ve daha fazlasını işletmeye katabilmektir. Kalite, müşteri ilişkileri, personel eğitimi ve sıralamayı tam yapamayacağımız daha nice değerli kriterler…
Bu yazımızda evraklar ve evrakların takibi ile ilgili olan kısmı inceleyeceğiz. Her canlının anıları benzersizdir. Bu hatıralar bizi biz yapan değerleri oluşturur. Steven Pinker’ in dediği gibi “Bizler büyük ölçüde hafızalarımızdan ibaretiz” . Bu sözü işletmelere göre uyarlayacak olursak, işletmelerin hafızaları da işleyiş sırasında depoladığı dosya,belge ve dokümanlardan ibarettir. Bu dokümanlara çok sayıda isim verebiliriz. Satış sonrası düzenlenen tahsilat makbuzları, satış sırasında düzenlenen satış faturaları, mal alım faturaları, bilançolar, personel giriş-çıkış belgeleri ve yine sayamayacağımız kadar çok evrak ismi.
Hafızamız bize geçmişte yaptığımız hataların tekrarını önlemek için yardımcı olmaktadır. Bir işletme de geçmişte yaptığı hataları gözden kaçırmayacağı dokümantasyon yönetimi sayesinde yeni hataları önleyebilmektedir. Mesela ödemesini yapmayan bir müşterinin yeni ürün alırken ona daha tedbirli davranmak gibi. Bu müşteri çok uzun zaman önce bunu yapmış ve çalışanlar değişmiştir. Aynı sahtekarlığı yapmasının önüne işletme hafızası sayesinde geçilebilir. İşletme hafızası evrak takibi ve bu takibin işler hale getirilmesiyle mümkün olmaktadır.
İşletmeler yaptığı her işi ve hareketi kağıtlar üzerinde tutar ve bir süre sonra bunları arşive kaldırır. Bu arşiv işletme yaşına göre düzenli veya karışık olabilmektedir. Çalışanların ve yöneticilerin doğru karar verebilmeleri için işletme hafızasına sürekli erişebilmesi gerekmektedir. Benzer bir işi yıllar sonra tekrar yapmak gerekebilir. Böyle durumlarda önceki işin nasıl yapıldığı da incelenmelidir. Bu durumda bu işle ilgili evraklara ulaşmak gerçekten çok zahmetli bir görev haline gelecektir. Bilgisayar çağında yaşadığımız bu dönemde dosya ve evraklara ulaşmak artık hiç de zor değildir. Bu işler için geliştirilmiş onlarca, hatta yüzlerce bilgisayar programı bulmak mümkündür. Dosya ve dokümanlarınıza evrakı arama zahmetine girmeden ulaşabileceğiniz bir evrak takip programı kullanılmalıdır. Bu dijital arşivleme programı sayesinde yöneticiler daha hızlı ve doğru karar alabilirler.
Her işletmenin hızlı çalışan bir hafızaya ihtiyacı vardır. Bu hafıza sayesinde evrak kayıtlarına ulaşmak keyifli bir hal alacaktır. Hafızası olmayan bütün canlılar kandırılmaya ve manüpile edilmeye müsaittir. Onlara ilk kazığı atmak hiç de zor olmayacaktır. Eğer hafızasını oluşturmamakta direnen bir canlıysa ikinci ve üçüncü kazığı da atmak çok kolay bir iş olacaktır. Aynı şekilde işletmeler de hafızalarını, yani evrak takip sistemlerini oluşturmakta direnç gösterirlerse kaçınılmaz zararlar hep birbirini takip eder. Bunun sorumlusu zararlı işlemi yapan çalışma arkadaşınız değil, dijital arşivleme sistemine geçmeyi gereksiz gören yöneticinin suçudur. Teknolojiyi her zaman daha yakın tutmamızda büyük fayda vardır.
İşletmeler mutlaka kendi hafızalarını yani dijital arşivleme sistemlerini oluşturmalıdırlar. Bu arşivlere kolayca erişim sağlayıp evrak takip sistemlerini aktif biçimde kullanmalıdırlar. Yoksa günün birinde sizi daha önce dolandıran birine veya aynı yöntemle sizi avlamaya çalışan bir başka birine yenik düşebilirsiniz.
Her işletme bir hafıza oluşturmalı ve bu hafızayı etkin biçimde kullanmalıdır.
Daha net konuşmak gerekirse; her işletme dağınık olan evrak ve dokümanlarını dijital ortama aktarmalı ve bu dosya, belge ve dokümanlarını yani hafızasını etkin biçimde kullanmalıdır. Yoksa Alzheimer hastasından pek farkları kalmaz.
Benim tavsiyem ise Kolay Arşiv programını denemeniz yönünde olacaktır. Bu evrak takip programı ile istediğiniz işletme hafızasını oluşturabilir ve dijital arşivlemenin tadını çıkarabilirsiniz.