E-Fatura - Ali Bulut
EFATURA UYGULAMASININ ÖZELLİKLERİ
Hazırlayan : Ali Bulut
Bu sayfada, bir E-fatura uygulamasında bulunması gereken minimum özellikleri listelemeye çalıştım. Buradaki maddeler üzerinde ileriki günlerde bazı eklemeler ve düzenlemeler yapacağım ve gelen sorulara göre de detaya gireceğim.
Herhangi bir sorunuz olursa bana ali@alibulut.com.tr adresinden ulaşıp gönderebilirsiniz.
Kolay kurulum (IIS, .NET 4.0 ve SQL Server)
SQL Server Database kullanımı (Ayrı raporlama araçları ile rahatlıkla bağlanıp özel raporlar yaratabilirsiniz)
GİB’in klavuzlarında belirttiği UBL-TR formatına tam uyumlu
Gelen tüm zarflara, Gİb’in belirlediği standartlar ve zamanda Sistem yanıtı dönülmesi
KAMUSM ESYA API ile onaylı/geçerli mali mühür imzalama
Fatura gönderme & Alma
Fatura durumlarının takibi
Çoklu firma özelliği (farklı firmaların tek bir ortamda çalışması)
Ana firma-alt firma özelliği
Şube bazlı çalışma
Şube bazlı yetkilendirme
Sanal makina üzerinde çalışma
KAMUSM Mali Mühür desteği (USB Flash ve USB Kart Okuyucu)
HSM İmza Cihazı desteği
Farklı ERP’ler ile entegrasyon
LOGO (Tüm versiyonlar)
Diğer özel yazılmış uygulamalar
Web Servis ile ERP Entegrasyonu (!!!!)
Text/String ile entegrasyon
XML aktarımı ile entegrasyon
GİB’in belirttiği tüm birim kodları ile uyumlu
ERP ile GİB’in birim kodlarının birbirine tanıtılması (böylece, ERP’deki birim kodları gönderilip, sistem tarafından ilgili GİB birim koduna dönüştürülür)
Ürünlerin tanıtılması ve buna göre ürün aktarımlarının da yapılması
Tüm Cari hesapların tanıtılabilmesi
VKN bazında Carilerin tekilleştirilebilmesi
Her cari (Müşteri, Satıcı) ile önceden anlaşılan farklı fatura senaryolarında çalışabilme (Tanımlama yapılabilir)
Her bir cariye farklı bir default döviz birimi tanımlama
GİB Efatura kullancı listesinin her 2 saatte bir güncellenmesi. Böylece yeni efatura kullanıcılarının sistemde görülebilmesi
Efatura kullanıcısı olmayan bir firmaya efatura gönderilmek istendiğinde bunun önlenmesi ve ERP tarafına anında bu konuda bilgi dönülmesi
Efatura kullanıcılarının ERP tarafından alınabilmesi
ERP tarafından herhangi bir VKN’nin efatura kullanıcıları içinde olup olmadığının anlık sorgulanabilmesinin sağlanması
GİB’in belirttiği tüm döviz kodları ile uyumluluk
Her firma ve hatta her ayrı şube için ayrı webservis kullanıcısı tanımlama ve bu webservis kullanıcılarının loglarının tutulması, takibi
Türkiye’deki tüm banka ve şubelerinin aktif olarak sistemde bulunması ve seçimi
Cari hesap grupları tanımlayabilme, ERP’den bu bilgilerin alınmasının sağlanması. Grup bazında koşullar düzenleyebilme
Programda oluşan hatalar veya kullanıcılara yapılacak bilgilendirmeler/hatırlatmalarla ilgili firmaların ayrı SMTP mail server ayarlarının yapılabilmesi. Anonim veya kullanıcı adı ve şifre korumalı erişim yapabilme.
Tüm işlerin zamanlayıcılar tarafından yapılmasının sağlanması, kullanıcının yapacağı işlemlerin emirlerini hızlıca verip, işlerin zamanlayıcılar tarafında arka tarafta halledilmesi
Zamanlayıcıların durumlarının web arayüzünden takibi. En son ne zaman çalıştıkları, çalışıp çalışmadığının kontrolü ve arayüz üzerinden zamanlayıcıyı çalıştırabilme (uzaktan bağlantıya gerek duymadan)
Outlook benzeri kullanıcı ara birimi (Gelen Kutusu, Giden Kutusu, Arşiv..)
Firma bazında farklı fatura dizaynı
Geriye doğru 7 gün süresince fatura kesebilme
Eski tarihli fatura kesimlerinde müteselsillik kontrolü
Gelen faturalar ve gönderilen faturalar için KDV dönem kontrolünün yapılması ve uyarı verilmesi
Tüm il,ilçe ve vergi dairelerinin sistemde tanımlı olması ve seçilebilmesi
Temel fatura ve Ticari fatura için gönderim sürelerinin uyarılması
Gecikme olasılığı olan ve henüz gönderilmemiş faturalar için e-posta ile istenilen kişilerin otomatik uyarılması
GİB’e gönderilen e-faturanın PDF versiyonunun istendiği taktirde fatura kesilen müşteriye de anında gönderilmesi (Fatura geçerlilik kazandıktan sonra)
Her yeni gelen E-faturanın email ile bildirimi
SSO (Single Sign On) özelliği ile LDAP kullanıcı entegrasyonu (Windows kullanıcı adı ile login)
Fatura numarasının sistem tarafından firma bazında otomatik verilebilmesi
Fatura numarasının istendiği taktirde ERP tarafından belirlenebilmesi
Her şube için farklı seri ve sıra kullanımının yapılabilmesi
Şubeler için de seri ve sıra numarasının ERP tarafından belirlenebilmesi
Gün bazında seri ve sıra takibi (bu vesile ile, 7 gün için ayrı bir seri tanımlanır ve geriye doğru 7 günlük fatura kesilebilir. Sistem günlük bazda seri kullandığı için, eski tarihli fatura kesildiğinde ilgili günün seri ve sırasını kullanarak müteselsillik bozulmadan fatura kesilmesini sağlar)
Manuel fatura kesimi : Tıpkı GİB’in portal programındaki gibi, daha da gelişmiş bir şekilde; manuel olarak fatura kesilebilir
Manuel oluşturulan faturalar için de ayrı bir seri ve sıra numarası kullanımı (Fatura kesilirken eğer o firma veya şube için manuel seri tanımlanmışsa, kullanıcı bunu seçip fatura numarasının nasıl olacağına karar verebilir)
Sonsuz (Çoklu) fatura seri tanımlama (Özel seri). Bu özellikle sınırsız sayıda farklı seri kullanabilirsiniz.
Rol bazlı kullanıcı tanımları
Kullanıcıya birden fazla firma görebilme yetkisi
Her firma için ayrı admin yetkili kullanıcı tanımlama
Rol bazında verilen yetkiler haricinde; kullanıcıya spesifik ayrı yetkilerin verilmesi
Kullanıcılara birden fazla Şube yetkisi verebilme
Sayfa bazında kullanıcıya : Görme, Kaydetme ve Silme yetkilerinin verilmesi
Efatura işlemleri ile ilgili butonlar için ayrı yetki nesneleri tanımlama ve bunları rol bazında/kullanıcı bazında özelleştirme (Fatura Gönderme, Fatura Onaylama/Reddetme, Arşivleme, Toplu Email Atma, Fatura İptal vs..)
Kullanıcıların tüm aktivitelerinin loglanması ve bu logların tek bir sayfadan görüntülenebilmesi
İzine ayrılan veya tatile çıkan kullanıcının yetkilerini başka bir kullanıcıya devredebilmesi (Delegasyon). Böylece, diğer kullanıcı izine ayrılan kullanıcının yapabileceği tüm işleri (Fatura gönderme, onaylama vs.) yapabilecektir. Bu delegasyon tarih bazlı çalışır ve süre dolunca yetkiler tekrar orjinal kullanıcısına geçer
Kullanıcıya, atandığı roller haricinde ek yetki tanımlayabilme
Dövizli fatura oluşturma
Birden fazla sipariş numarası faturada gösterebilme
Birden fazla irsaliye tarihi ve numarası faturada gösterebilme
Tüm vergi hesaplarının otomatik olarak ve hatasız yapılması
ÖTV’li ve TEVKİFATLI faturalar oluşturma
Manuel faturada ödeme koşullarının eklenebilmesi
Manuel faturada döviz kurlarının Vergi bazında ve efatura bazında ayrıştırılması
Ödeme para biriminin ve Alternatif ödeme para birimlerinin ayrı ayrı olabilmesi
Ödeme şeklinin detaylı olarak belirlenebilmesi
Vergi muaf sebebinin birilebilmesi (Eğer “0” KDV’li bir fatura ise, sistem bu nedeni girmesi için kullanıcıyı zorlar)
Faturaların oluşturulup kaydedildikten sonra geri çağrılıp, üzerinde düzeltme yapılabilmesi
E-Arşiv Faturaların da manuel fatura kısmından elle girilebilmesi
İnternet fauralarının manuel olarak girilebilmesi ve bunların diğer faturalardan ayrı olarak görüntülenebilmesi. Ayrıca internet faturalarında GİB’in istediği e-arşiv ile alakalı tüm bilgilerin de yine buradan girilebilmesi sağlanmaktadır.
ERP’den gelen ve GİB’e gönderilmemiş faturalar ayrı bir ekranda görülebilir.
GİB’e gönderilmemiş faturaların kaç gün içinde gönderilmesi gerektiği bilgisi faturanın yanında kullanıcıya gösterilir.
Kullanıcı isterse, bu faturayı göndermeden önce özel gösterici (XSLT) ile görüntüleyebilir ve faturanın kontrolünü yapabilir.
İsterse, bu faturanın PDF çıktısını alabilir.
Birden fazla faturayı seçip bunları tek bir PDF olarak kaydedebilir.
Henüz gönderilmemiş bir faturayı iptal edebilir (Manuel oluşturulmuş bir fatura ise arayüzden, değil ise, ERP tarafından direk olarak yapabilir)
Gönderilmemiş faturaları aşağıdaki kriterlere göre filtreleyebilir :
Cari Hesap (Alıcı)
ERP Belge No
ERP Kullanıcı Adı
Fatura Tarihi (tarih aralığı)
Fatura Numarası (GİB’in formatı) aralığı
Fatura Düzenleme Şekli (Efatura-Kağıt-İnternet)
Şube faturaları için şube kodları fatura listesinde görüntülenir
Gönderim durumu görüntülenir (Kuyrukta, Hatalı vs)
Detay butonuna basarak faturanın satırlarını görüntüleyebilir
Fatura Çıktı diye ayrı bir formatta da; oluşturulan UBL-TR XML dosyasındaki tüm alanlar, istisnasız olarak (XSLT’ye bağlı kalmadan) gösterilir
Bir veya birden fazla fatura seçilerek PDF formatında istenilen emaile gönderilebilir
Bir veya birden fazla fatura seçilip GÖNDER butonuna basılarak GİB’e gönderimi yapılmak üzere kuruğa alınır ve zamanlayıcı tarafından gönderimi gerçekleşir.
Belirli bir filtreye göre listelenen faturaları tek tuşla excel’e aktarabilme.
Faturanın ne zaman gönderileceği firma bazında belirleyebilme. Bu seçenekler :
ERP’den fatura sisteme gelir gelmez gönderilebilir
ERP’den sisteme geldikten belirli bir saat sonra (örneğin 3 saat içinde) gönderilebilir
Her gün, belirli bir saatte (örneğin gece saat 02:30’da) gönderilebilir
Otomatik gönderilmek istenmiyorsa; ERP’den aktardıktan sonra, manuel olarak da gönderilebilir
Gönderilen faturalar, “Giden faturalar” kutusuna düşer ve takibi burada yapılır
Faturanın genel bilgileri ile, gönderim zamanı burada görülebilir
Faturanın durumu ve GİB’deki durumu ayrı ayrı gösterilir
TEMELFATURA senaryosu ise; başarılı olarak gönderilip gönderilmediği
TİCARİFATURA senaryosu ise; hem başarılı olarak gönderilip gönderilmediği, hem de KABUL edilip edilmediği gösterilir
Ticari faturaların KABUL durumları; renklerle gösterilir (Mavi: Onay Bekliyor, Yeşil: Onaylandı, Kırmızı: Reddedildi)
Anlık “Durum Sorgulama” butonu ile gönderilen faturanın durumu GİB’den sorgulanabilir ve durumu güncellenir. Bunun için admin veya Teknik bir kişiye ihtiyaç duyulmaz
Tüm fatura ekranlarında yer alan filtreleme özellikleri gönderilen faturalar ekranında da bulunmalıdır
Reddedilmiş faturalar, ERP tarafından iptal konumuna çekilebilir (bazı ERp’lerde ters kayıt alınması gerekiyor, bu nedenle ilgili faturanın önce iptal konumuna getirilmesi gerekebiliyor)
GİB’e gönderimi yapılmış (durumu reddedilmiş olanlar hariç) hiçbir fatura iptal konumuna getirilemez.
İptal edilmiş red faturalar için ayrı bir filtre ile sorulama yapılabilir
Ayrıca, onay için kalan güne göre de filtreleme yapılıp , örneğin anayına 1 gün kalmış faturaların listesi alınabilir.
Gönderilen faturanın zarfı ZIP formatında kullanıcı makinasına indirilebilir.
Gönderilen faturanın imzalı hali (zarftan çıkarılmış hali) de kullanıcı tarafından ZIP formatında (XML UBL-TR dosyası)indirilebilir. Bu dosyalar herhangi bir denetimde veya ibrazda kullanılabilir.