Arşivleme (Servis Büro) | Döküman Yönetim Sistemi
Arşivleme (Servis Büro)
Arşiv, kurumların, gerçek ve tüzel kişilerin faaliyetleri sonucunda meydana gelen idari, hukuksal, tanıklık, kurumsal değeri olan ya da tekrar kullanılmak üzere üretilen her türlü görsel, yazılı verilerin muhafaza edildiği yerdir. Arşivde saklanacak verilerin kanıt değeri ya da idari, hukuki, mali ve/veya tarihi bilgi değeri olur. Arşiv malzemesi genelde ses ve görüntü kayıtlarını, mikro form kayıtlarını, harita, plan, çizim ve benzeri kartografik malzemeyi, elektronik ortamda üretilmiş belge ve dosyaları ifade edebilir.
Dijital Arşivleme Nedir?
Kurumların iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin, elektronik ortamda sistemli bir şekilde önceden hazırlanmış plan ve program doğrultusunda taranması, indekslenmesi ve yeniden dijital olarak dosyalanması çalışmasıdır. Bu şeklide fiziksel belgelerinizin kopyası bilgisayar ortamında, üzerindeki veri alanları, içerikler ve sayfa düzeni ile birlikte yapısal bir biçimde tutulur. Arşivlenecek belgeler tarayıcı (scanner) aracılığıyla taranıp fiziksel karşılıkları ile tam bir paralellik içerisinde arşivlenir. Taranmış belgeler hızlı ve etkin arama için içerisinde yer alan en önemli erişim bilgileri ile yazılıma girilir. Daha sonra bu indeks bilgileri ile istediğiniz dokümana saniyeler içerisinde ulaşabilmeniz mümkün olur. İndeks bilgisi girilmese de tüm belgelerin kelimeleri çıkarılır ve tam metin araması için veritabanında saklanır. Bu sayede kelime bazlı sorgulamalar da mümkün hale gelir. Dokümanlarınız hiyerarşik bir klasör yapısında saklanacağı için yönetilmeleri, taşınmaları ve hasarlara karşı korunmaları kolaylaşır. Arşivleme işlemleri yapılırken eski kayıtlarınız ve yeni kayıtlarınız için farklı prosedürler takip edilebilir. Eski kayıtlarınız topluca taranıp indekslenirken yeni ve güncel kayıtlar düzenli olarak evrak defterlerine işlenir ve otomatik olarak arşivlenmiş olur. Evrak kayıt defterlerinin kurum ve birim bazında yıllık olarak düzenlenmesi ile, zimmet, dosya planı ve saklama planı gibi fonksiyonlar kolaylıkla gerçekleştirilir. Bu sayede tüm belgeleri elektronik ortamdan görebilir ve ihtiyacınız olduğunda fiziksel bilgi ve belgelere doğrudan ulaşabilirsiniz.
Arşivlemenin Olmaması Neleri Kaybettirir?
Dijital arşivleme olmazsa ihtiyaç duyulan bilgi ve belgelere kolay erişim mümkün olmaz. Geriye dönük bilgi ve belge kayıpları zaman içerisinde artar. Bu da kararların doğru ve isabetli bir şekilde alınmasını engeller. Bilgi ve belge eksikliği veya gecikmesi günlük iş ve işlemlere de aynı oranda etki eder, verimliliği azaltır, firmaların ve bireylerin hak kaybına uğramasına neden olur. Daha ileri seviyede kurumsal hafızanın ortadan kalkmasına sebebiyet verir. Belge ve dosya kayıpları işveren ve personeli gereksiz karmaşaya sevk eder, zaman ve iş kayıplarına yol açar.
Arşivleme Neleri Kazandırır?
İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olur. Kurumun geçmişten bu güne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınır. Bu da günlük aktiviteleri olumlu yönde etkiler. İdarenin bilgi ve belge talebi personel tarafından kolaylıkla yerine getirilir. Böylece idarenin alacağı kararlar daha doğru ve isabetli olurken, hata payının minimuma indirgenmesi mümkün hale gelir. İşlemi tamamlanan belgeler ortamdan kaldırıldığından bürolarda yığılan kağıtlar ve belgelerin kaybolması söz konusu olmaz. Arşivleme, kurum ve kuruluşların verimini yükseltir, zaman ve iş kaybını engeller.