E-Fatura Ve E-Arşiv Fatura Nedir? Başvurusu Nasıl Yapılır? Gerekli Belgeler Nelerdir? | Sentos
Ticaret, teknolojinin ve bilgisayar çağının gelişmesi ile her gün yeni sistem ile tanışıyor. Yoğun ticari potansiyeli olan firmalar, yasal düzenlemeleri takip etmekte zorlanıyor. Özellikle muhasebe işlemleri firmaların bilgisi dışında kalıyor. 2013 yılı itibariyle çoğu firma için zorunlu olmaya başlayan E-fatura ve E-arşiv fatura son yenilikler arasında bulunuyor.
E-fatura ve E-arşiv terimlerini ilk kez duyan kullanıcılar, ne ifade ettiği ve nasıl başvuru yapıldığı konusunda bilgi eksikliği yaşıyor. Bu nedenle, bu yazımızda E-fatura ve E-arşiv fatura terimlerini herkesin anlayabileceği şekilde açıklayacağız. Başvuru süreçlerinden bahsedip, zorunlu belgeleri de ekleyeceğiz.
E-fatura en genel ifadesiyle, basılı bir kağıt kullanılmayan ve yazılım üzerinden online olarak doldurulan faturadır. Gerçek faturalarla arasında içerik bakımından farkı yoktur. E-fatura kullanıcısı olan firmalar Gelir İdaresi Başkanlığının ilgili programı ile entegre ettikleri E-fatura yazılımları ile işlemlerini yapabilirler.
E-fatura üyeleri, sattıkları ürünler ya da verdikleri hizmetlerle ilgili olarak düzenledikleri faturaları, sistem üzerinden alıcılara gönderirler. Aynı şekilde, aldıkları hizmetler ya da ürünlerle ilgili olarak faturalarını sistem üzerinden kabul ederler. Faturaların basılı olarak çıkarılmasında sakınca yoktur.
E-fatura portalı üzerinden gönderim yapılması için alıcı ve satıcının E-fatura kullanıcısı olması gerekir. E-arşiv ile arasındaki en büyük fark budur. E-fatura üyesi olmayan firmalar ve tüketiciler bu kapsamda değildir.
E-arşiv fatura, sadece E-fatura kapsamında olan firmaların kullanabileceği bir özellik olarak karşımıza çıkıyor. E-arşiv fatura kullanan firmalar, E-fatura kullanıp kullanmadığına bakmaksızın sistem üzerinden alıcıların fatura gönderebiliyor.
Henüz E-fatura kapsamına girmemiş bir firmaya ya da bireysel bir müşterisine ürün satan E-arşiv fatura firmaları, sistem üzerinden düzenledikleri faturaları yine sistem üzerinden gönderiyor. Örnek vermek gerekirse, fatura mükellefi olmayan X kişisine gözlük satan E-Ticaret sitesi, E-arşiv sistemine dahil ise faturayı müşterisine internet üzerinden ulaştırıyor.
E-arşiv fatura kullanıcıları fiziki bir çıktı almadıkları için ofislerindeki gereksiz kalabalıktan kurtuluyor. Tüm müşterilere ait faturalara sistem üzerinden ulaşılabildiği için buna gerek kalmıyor. Ayrıca internet üzerinden satış yapan firmalar, günlük yüzlerce satışı kolayca yönetebiliyor.
Zorunlu E-fatura kapsamına giren ya da kendi isteği ile sisteme girmek isteyen mükellefler başvurularını www.efatura.gov.tr adresi üzerinden yapıyor. Başvuru yapabilmek için öncelikle başvurucunun elektronik imza ya da mali mührü temin etmesi gerekiyor.
E-fatura başvurusu aşamasında portal üzerindeki başvuru formu dolduruluyor. Vergi numarası, kimlik numarası, iletişim adresleri, ilgili web adresi, şirket sorumlusu ve şirket merkezi ile ilgili bilgiler isteniyor.
Formu dolduracak kişi E-fatura sisteminden nasıl yararlanacağını da belirtiyor. Burada özel entegrasyon ve portal seçeneklerinden birisi işaretleniyor. Son aşamada evrak elektronik olarak imzalanıyor. Gelir İdaresi Başkanlığı, başvurunun onaylanıp onaylanmadığı hakkında firmaya dönüş yapıyor. Kayıtlı kullanıcı listesi içerisinde ismini gören firmalar, E-fatura kesmeye başlayabiliyor.
E-Arşiv Başvurusu Nasıl Yapılır?
E-fatura kullanıcısı olan mükellefler E-arşiv fatura düzenlemesinden yararlanmak isterlerse sistem üzerinden başvurularını yapıyor. E-arşiv başvurusu için firmaların önünde iki seçenek bulunuyor. Bunlardan birincisi özel entegrasyon firmaları ile anlaşmak oluyor.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından özel entegrasyon lisansı verilen entegratör firmalar aracılığıyla başvuru yapmak daha kolay oluyor. İşlemleri entegrasyon firmaları yönetiyor. Kendisine ait bilgi işlem sistemi ile E-arşiv fatura hizmetini kullanmak isteyen mükelleflerin dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvurmaları gerekiyor. Bu dilekçeye eklenecek belgeler şunlardır:
Yetkili tarafından imzalanan ve E-arşiv talebini içeren dilekçe
Firmanın bilgi işlem sistemine ait rapor sonuçları
Bilgi Güvenliği Yönetim Standardı Belgesi
İş Sürekliliği Yönetim Sistemi Standardı Belgesi
Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetim Sistemi Belgesi
Fatura ve rapor örnekleri