Kurumsal Dış Değerlendirme Sürecine Hazırlık ve Sürecin Yönetilmesi – Bilgi Portalı
Kurumsal Dış Değerlendirme Programı’nda mentörlük sistemi
Kurumsal Dış Değerlendirme süreci
Kurumsal dış değerlendirme takımları
Kurumsal dış değerlendirme ilkeleri ve ölçütleri
Kurum ziyareti süreci
Kurum ziyareti sonrası süreç
Yükseköğretim kurumlarının eğitim-öğretim, araştırma ve toplumsal katkı faaliyetleri ile idarî hizmetlerinin kalitesinin, beş yılda en az bir defa olmak üzere periyodik olarak değerlendirilmesi sürecidir (Şekil 1).
Şekil 1: Kurumsal Dış Değerlendirme Programı
Kurumsal Dış Değerlendirme Programı; eğitim-öğretim programlarının değerlendirilmesi ve akreditasyonundan farklı olarak, kurumun genel değerlendirmesi üzerine odaklanmakta olup temel özellikleri aşağıda listelenmiştir:
Uluslararası kabul görmüş bir bakış açısıyla ulusal değerlendirme sürecidir.
Kurumun iç değerlendirmesini (öz değerlendirme) esas alan bir değerlendirmedir.
Kurumun kendisini tanımladığı misyon/vizyon ve stratejik hedefleriyle uyumunu ölçmeyi hedefleyen ve “sürekli iyileşme” yaklaşımını benimseyen bir değerlendirme sürecidir.
Kurumun iç ve dış paydaşlarının görüşlerinin de alındığı bir akran değerlendirme sürecidir.
Kurumsal Dış Değerlendirme Programı kapsamına alınan yükseköğretim kurumlarına YÖKAK üyeleri, danışmanları ve uzmanları arasından bir mentör atanır.
Kurumsal dış değerlendirme programına dahil olacak kurumlara rehberlik etmek,
Kurumlarda iç kalite güvence sisteminin yapılandırılmasına destek olmak,
Yükseköğretim sistemimizde kalite güvence kültürünün yaygınlaşması ve içselleştirilmesine katkıda bulunmaktır.
Mentör ataması gerçekleştirilen yükseköğretim kurumlarında Rektör veya Rektör Yardımcısı mentör ile iletişime geçebilir.
Mentörler öncelikle atandıkları yükseköğretim kurumunun yöneticileri ile merkezi bir toplantı gerçekleştirebilir. Daha sonra yükseköğretim kurumu tarafından yapılacak ihtiyaç analizi doğrultusunda mentörler tarafından yerinde ziyaret gerçekleştirilerek; Senato ve Kalite Komisyonları ile görüşülebilir.
Kurumsal Dış Değerlendirme Programı ve Kurumsal Dış Değerlendirme Sürecinin aşamaları Şekil 2 ve Şekil 3’te sunulmuştur.
Şekil 2: Yükseköğretim Kalite Güvencesi Sistemi ve Kurumsal Dış Değerlendirme Programı
Kurumsal Dış Değerlendirme Programı; Kurul tarafından görevlendirilen dış değerlendirme takımları aracılığıyla, kurumun iç değerlendirme raporu üzerinden ön değerlendirmesi saha ziyareti ve kurumsal geri bildirim raporunun hazırlanması aşamalarından oluşan değerlendirme sürecini kapsamaktadır. Süreç, Kurul tarafından belirlenen bir takvime göre yürütülmektedir.
Şekil 3: Kurumsal Dış Değerlendirme Sürecinin Aşamaları
Değerlendirme takımı, bir yükseköğretim kurumunun dış değerlendirme programını yürütmek üzere takım başkanı ve dış değerlendiricilerden oluşan takımı ifade etmektedir.
Takım başkanı, bir yükseköğretim kurumunun dış değerlendirme programını yürütmek üzere görevlendirilen takımın yönetiminden sorumlu üyesini;
Dış değerlendirici ise, değerlendirme takımında görevlendirilen yetkin kişiyi ifade etmektedir.
Takım başkanı ve dış değerlendiriciler; dış değerlendirici başvurusu bulunan yükseköğretim kurumlarındaki akademik ve idari personel ve öğrenciler arasından seçilerek bir dış değerlendirici havuzu oluşturulur.
Havuzun oluşturulmasında değerlendirici adayının yetkinliği Kalite Güvence Sistemi’ne dair çalışmaları ve deneyimleri dikkate alınır. Dış değerlendirme takımında yer alan adaylara Kurul tarafından “Değerlendirici Eğitimi” verilir. Değerlendirilecek kurumun bulunduğu coğrafi bölge, öğrenci sayısı, birim sayısı gibi faktörler göz önünde bulundurularak kurumsal dış değerlendirme takımları oluşturulur (Şekil 4).
Şekil 4: Kurumsal Dış Değerlendirme Takımlarının Oluşturulması Süreci
Kurumsal Dış Değerlendirme Programı kapsamında değerlendirme takımı tarafından, değerlendirilecek kuruma iki ziyaret gerçekleştirilmektedir. Bunlar; ön ziyaret ve saha ziyaretidir. Dış değerlendirici olarak görev alanlar, saha ziyareti sürecinde kurumlarında izinli sayılır. Ziyaretlerin sonrasında değerlendirme takımı tarafından hazırlanan Kurumsal Geri Bildirim Raporu (KGBR) YÖKAK tarafından kamuoyu ile paylaşılmaktadır.
Şekil 5: Kurumsal Dış Değerlendirme Takımlarının Ziyaret Süreci
Değerlendirme takımının görev ve sorumlulukları
Değerlendirme takımı üyelerinin görevlendirildikleri kurumun dış değerlendirmesini Kurumsal Dış Değerlendirme Ölçütleri (KDDÖ) kapsamında yapmaları beklenmektedir.
Değerlendirmelerde, Yükseköğretim Kalite Kurulu, Kurumsal Dış Değerlendirme Yönergesi, Kurumsal Dış Değerlendirme Ölçütleri ve kurumun her yıl Yükseköğretim Kalite Kurulu’na sunduğu Kurum İç Değerlendirme Raporları (KİDR) ana referans olarak kullanılan dokümanlardır.
Değerlendirme Takımının yükseköğretim/yükseköğretim kalite güvencesi konusunda deneyimli olması, etik ilkeleri benimsemesi, işbirliği ve ekip çalışmasına açık olması, güçlü iletişim becerisine sahip olması, zaman yönetimi ve etkin organizasyon becerisine sahip olması beklenir.
Takım başkanı bir yükseköğretim kurumunun dış değerlendirme programını yürütmek üzere görevlendirilmiştir, değerlendirme takımını koordine eder ve ziyaretin planlanan şekilde gerçekleşmesi için gerekli kontrolleri yapar.
Değerlendiriciler kurumsal dış değerlendirme ölçütleri kapsamında değerlendirmelerini objektif ve kanıta dayalı bulgularla yaparlar.
Kurumun dış değerlendirme süreci aşağıdaki dört ana hususu içerecek şekilde gerçekleştirileceğinden, Kurum tarafından hazırlanacak olan Kurum İç Değerlendirme Raporu’nun aşağıdaki soruların cevabını içerecek şekilde hazırlanması beklenmektedir:
Şekil 6: Kurumsal Dış Değerlendirme İlkeleri
KİDR’nin hazırlık süreci, Kurumun Dış Değerlendirme Programından en üst düzeyde fayda görmesini sağlayan önemli fırsatlardan biridir.
Dış değerlendirme sürecinde, KİDR üzerinden ön değerlendirmenin amacı, kurum ziyareti öncesinde kurum hakkında yeterli düzeyde bilgi sahibi olmak ve değerlendirme takımının saha ziyaretine hazır hale gelmesini sağlamak ve kurum ziyareti sırasında yapılacak ek değerlendirmeler ile ziyaret öncesinde ya da sırasında kurumdan istenecek ek bilgi ve belgeler için bir plan oluşturmaktır.
Şekil 7: Kurumsal Dış Değerlendirme Ölçütleri
Kurum ziyareti süreci, değerlendirme takımının ziyaret sırasında konaklayacakları yere varışları ile başlar ve tüm toplantıların tamamlanması, çıkış bildiriminin sözlü olarak paylaşımı ve takımın kurumdan ayrılması ile sona erer.
Kurum ziyaretinin amacı, KİDR’de yeterince açıklanamayacak unsurları değerlendirmek, kurumun güçlü ve gelişmeye açık yanlarının belirlenmesine yardımcı olmak, dış değerlendirme süreci kapsamında kurum tarafından hazırlanan ve sunulan belge ve bilgileri incelemek, fiziksel olanakları yerinde görmek, ziyaret sonunda yapılacak “Çıkış Bildirimi” ile kurumlarda sürekli iyileştirme ve kalite kültürünün yerleşmesine katkı sunmaktır.
Saha ziyareti kapsamında ziyaret edilecek birimler seçilirken, akademik ve idari birimlerin seçiminde, birimin kurum açısından stratejik önemi, kurumun öğrenci ve çalışan sayısı açısından büyüklüğü, kurumun yapısına göre temel alanların (Fen, Sosyal, Tıp ve Sağlık Bilimleri, Mühendislik, Eğitim ve Güzel Sanatlar) homojen olarak örneklemde yer alması gibi konulara dikkat edilmelidir.
Değerlendirme takımının varış günü yaptıkları toplantı ziyaretin nitelikli olarak yapılması açısından önemlidir. Kurum İç Değerlendirme Raporu (KİDR)’nin doküman inceleme kısmı tekrar gözden geçirilir. Ziyaret sırasında görev dağılımı, sorulabilecek muhtemel sorular, ortak stratejiler, ölçütler vb. görüşülür.
Birinci gün ziyareti rektör ile görüşme, vakıf yükseköğretim kurumlarında mütevelli heyet başkanıyla görüşme, kurum kalite komisyonu üyeleri ile toplantı, senato ve yönetim kurulu üyeleri ile toplantı, öğlen yemeği, fakülte ziyareti (Yöneticiler, akademik personel ve öğrencilerle görüşme) ve yükseköğretim kurumunun paydaşları ile görüşme etkinlikleri yer alır.
İlk günün akşamında takımın bir araya gelmesi ile birlikte ziyaretin değerlendirmesi yapılır. Ortak karar verilen değerlendirmeler bir taraftan yazılmaya başlanır. Burada tüm takımın katılımı son derece önemlidir. Takım başkanının toplantıyı katılımcı bir şekilde yönetmesi beklenir.
İkinci gün ziyaretinde yüksekokul ve meslek yüksekokulları arasından seçilen birimlere ziyaret, idari birimlerin yöneticileri ile görüşme, idari birimlerdeki idari personelle görüşme, araştırma birimlerinin yöneticileri ile görüşme yer alır.
İkinci gün sonunda takımın bir araya gelmesi ile birlikte ziyaretin o ana kadar olan değerlendirmesi yapılır. Ortak karar verilen değerlendirmeler bir gün öncesinde yazılanlarla birlikte çıkış bildirimi için oluşturulur.
Ziyaretin son gününde rektörle görüşme, çıkış görüşmesi, takım üyelerinin değerlendirme formlarının verilmesi ve kurumdan ayrılış yer alır.
Ziyaret sonrası etkinlikler kurum ziyaretinin tamamlanmasıyla başlar ve Kurumsal Dış Değerlendirme Komisyonu (KDDK) tarafından son şekli verilerek Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından onaylandıktan sonra kuruma gönderilen Kurumsal Geri Bildirim Raporu (KGBR)’nin tamamlanması ile sona erer.
Kurum ziyareti sonrası etkinliklerin amacı, ziyaret bulguları ile ilgili kurum tarafından yapılacak değerlendirmelerin kuruma verilecek KGBR’ye dâhil edilmesinin sağlanması, kuruma ek görüş belirtme olanağının verilmesi, aynı değerlendirme döneminde farklı kurumlarda yapılan değerlendirmelerde belirli bir ölçüt için değerlendirmeler arasında tutarlılığın sağlanmasıdır.
Takım tarafından hazırlanan Çıkış Bildirimi ve Kurum Değerlendirme Formu kurum ile uzlaşılarak hazırlanan nihai KGBR ile birlikte takım başkanı tarafından Yükseköğretim Kalite Kurulu’na iletilir.
Yükseköğretim Kalite Kurulu yapılan kurumsal dış değerlendirme süreçlerinin kalitesini değerlendirmek amacıyla değerlendirme takımı üyelerinin birbirlerini değerlendirmesi, değerlendirme takımının ziyaret edilen kurum tarafından değerlendirilmesi, tarafların değerlendirme ve önerilerini Yükseköğretim Kalite Kuruluna iletmesi, takım başkanları ve dış değerlendirme sürecine giren kurum yöneticileriyle toplantı yapılması, bütün geri bildirim ve değerlendirmelere ilişkin tüm yükseköğretim kurumu temsilcilerine yönelik bir bilgi paylaşımı toplantısı yapılması, KDDK tarafından “Yükseköğretim Değerlendirme ve Kalite Güvencesi Durum Raporu” hazırlanarak Yükseköğretim Kurulu başta olmak üzere ilgili tüm paydaş kurum ve kuruluşlara sunulması yer alır.