Bilgi Birikim Sistemleri | Linde Gaz Başarı Hikayesi
1880’lerde kurulan Alman Linde Group 12 milyar Avro’yu aşkın satış hacmi, 70 ülkede faaliyetleri ve 53,000 çalışanı ile dünyanın önde gelen endüstriyel gaz ve mühendislik firmasıdır. Linde AG 01 Ağustos 2006 tarihinde Türkiye, ortadoğu ve balkanların en büyük karbondioksit üreticisi Karbogaz’ın bütün hisselerine sahip oldu. Böylelikle, The Linde Group, sınai gazlar alanında dünya lideri haline geldi. Bu birleşme ile Karbogaz, The Linde Group’a katılmış oldu. Linde Gaz A.Ş. 2006 yılında The Linde Group’un Karbogaz A.Ş.’yi satın alması ile kurulmuş ve 2007 yılında BOS A.Ş.’nin satın alınması ile daha geniş bir organizasyona sahip olmuştur. Bu tarihe kadar bir Koç Topluluğu şirketi olan BOS A.Ş. bu satın alma ve birleşme sırasında, 2005 yılından bu yana sürdürdüğü e dönüşüm çalışmalarının sonucunda elde ettiği deneyim ve uygulamalar sebebi ile lokomotif rolü üstlenmiştir. 2007’nin ikinci yarısında başlayan birleşme çalışmaları organize çalışma planları ve bunların uygulanması neticesinde 2008’in ilk günü tamamlanmıştır.
Linde Gaz A.Ş.’nin Lotus Notes üzerinde kullandığı “e-talep@Notes” uygulaması dünyada 70 ülkede varlığını sürdüren büyük bir grup olan The Linde Group içinde de sayılı örneklerdendir. Bu çözümün atası sayılabilecek bir çözümden, The Linde Group’un mesajlaşma ve ortak çalışma platformu olan Lotus Notes’a geçiş 2008’in son çeyreğinde planlanmış ve 2009’un başlarında tamamlanmıştır.
“e-talep@Notes” Linde Gaz A.Ş.’nin “Kağıtsız Ofis” kavramına verdiği anlamı pekiştirmekte ve kaynak tasarrufu ağlamaktadır. Temel olarak bir standard serisine uyumlu olmak amacı ile başlayan proje ilerledikçe, yeni nesil iş akış sistemi ve Intranet Portal ygulama’ları için oldukça uygun ve uyumlu bir altyapının Lotus Notes ile temin edildiğini gördük ve bu da beklentilerimizin karşılanma oranını artırdı.
e-talep@Notes çözümü çeşitli departmanların gerek ortak gerekse özel iş akışlarını barındıran ve raporlayan bir dizi iş akışını içermektedir. Bu iş akışı uygulamalarının içinde tüm bu uygulamalara kaynaklık eden firma organizasyon yapısının yansıtıldığı Personel Bilgi Sistemi’nden izin taleplerine Kurumsal Notes Sayfası’ndan erişilmektedir. Bunun yanı sıra yurt içi ve yurt dışı görev bildirimlerinden, eğitim ve BT Taleplerine ve Duyuru ve Kurumsal Takvim Uygulamalarına ve kadar yaklaşık 15 farklı uygulama sayılabilir. Microsite ismi verilen bir başka çözüm de Linde Gaz A.Ş.’nin Intranet Portal’i olarak çalışmaktadır. Özellikle Microsite’ın fonksiyon ve görsel düzeninde The Linde Group’un bir dizi Kurumsal Kimlik uygulaması yapılmıştır. Microsite Linde standartlarına uygun template çalışmasıyla gerek şirket içi gerek Linde Group içinde erişime açılmıştır. Bu uygulama ile intranet web içeriği oluşturmak ciddi zaman ve iş gücü tasarrufu sağlamıştır.
Çözümün tekliflendirilmesinden devreye alınmasına kadar geçen 4 aylık süre içinde Bilgi Birikim Sistemleri, Linde Gaz A.Ş.’nin hali hazırdaki tecrübelerine dayanan isteklerini proje içinde ele almış ve istenen fonksiyon ve görsel düzende teminini sağlamıştır. e-talep@Notes, Linde Gaz A.Ş. içinde gerek fonksiyon gerekse görsel düzende atası sayılabilecek bir başka sistem üzerinde çalışmaktayken, The Linde Group standartları gereği bu geçiş planlanmıştır. Bilgi Birikim Sistemleri firması özellikle Lotus Notes tabanlı çözümler konusunda Türkiye’de önemli referanslara sahip olması BBS’yi seçmemizde etken olmuştur. Proje öncesinde de çeşitli görüşmeler ile ilişkinin pekişmesi ve kısa erimli amaçlar yerine orta ve uzun erimli amaçlara odaklanılması hususunda tamamen Linde Gaz A.Ş. ile paralel konumlandığı görülmesi ile işbirliği isteği artmıştır. Proje ekibimiz daha önceki deneyimlerine dayanarak, e-talep@Notes’un tasarımını oldukça kısa sürede tamamlamıştır. BBS uzmanları da kendi deneyim setlerini kullanarak projenin teknik isterlerini oldukça hızlı ve verimli bir şekilde yerine getirdiler. BBS’in konuyu ele alış biçimi ve destek sırasındaki verimliliği memnuniyetimizi her geçen gün arttırdı. e-talep@Notes çözümünün Doğu Avrupa ve Orta Doğu lokasyonlarımızda da yaygınlaştırılması ve bu esnada BBS’nin deneyim ve sinerjisinden yararlanılması en başta gelen amacımızdı.
The Linde Group standartlarına bağlı kalarak, Linde Gaz A.Ş. içinde bulunan iş akışlarının elektronik ortama taşınıp ve verimlilik odaklı iş süreçleri yaratılmıştır. Personel bilgileri ve hiyerarşisi onay süreçleriyle ilişkilendirilerek standart operasyondaki onay mekanizmasının daha hızlı işleyişi sağlanmıştır. Proje Planının titiz bir şekilde hazırlanarak, Linde Gaz A.Ş. tarafına düşen kısmında değişim ve etkilerinin önetimi metodları kullanılmıştır. Süreçlerin daha güvenilir işlemesi için yazılım çözümü sağlanmıştır. Lotus Notes platformunun doğasından gelen avantajların kullanıldığı bu projede, yüksek oranda BBS’in deneyimlerindan faydalanılmıştır. Doküman süreçlerinin takibi kolaylaştırılmış ve personel bu süreçten haberdar edilmiştir.
Lotus Notes platformunda hızlı uygulama geliştirme imkanı sağlaması sebebiyle söz konusu iş akışlarının çok hızlı bir şekilde amamlanması mümkün olmuştur. Yüksek şeffaflık ve verimlilikteki iş akışlarına uygun TCO ve ROI oranları ile sahip olmak. Kağıtsız ofis ortamı ile onay süreci hızlanmış ve kaynak tasarrufu sağlanmıştır.
Benzer projelere girişmek isteyen firmalara ilk önerim; yetkin bir proje grubunun, öncelikle oldukça detaylı iş akışlarını hazırlaması ve bunları birkaç kez kağıt üzerinde simüle etmesidir. Projelerde 4P esasının (Process, People, Product, Partner) gözetilmesi ve uygun aralıklar ile raporlama, kaynak kontrolü ve değişim yönetimi konuları da mutlaka ele alınması gereken başlıklar.​