GENEL BÜTÇE HAZIRLANMASI - Satış ve Satınalma Bütçesi Nasıl Hazırlanır? - Biymed Eğitim - Kurumsal Eğitimler
You are at:Home»forum»İŞ YÖNETİMİ»GENEL BÜTÇE HAZIRLANMASI – Satış ve Satınalma Bütçesi Nasıl Hazırlanır?
GENEL BÜTÇE HAZIRLANMASI – Satış ve Satınalma Bütçesi Nasıl Hazırlanır?
İŞ YÖNETİMİ, Muhasebe ve Gelir İdaresi
GENEL BÜTÇE HAZIRLANMASI
Genel bütçe satış tahminleriyle başlar. İlk olarak satış bütçesi hazırlanır. Satış bütçesinin doğruluk oranı çok önemlidir çünkü diğer tüm bütçeler satış bütçesinin verilerinden faydalanarak hazırlanır. Satış bütçesinin güvenilir olmaması bütün zamanın boşa harcanacağı anlamına gelir. Çünkü satış bütçesi sağlıklı olmazsa bütün bütçe sağlıksız olur.
Satış bütçesi yapılırken geçmiş dönemlerin verilerinden, geçmiş ayların hatta geçmiş yılın aynı dönemdeki satışlarından, pazar araştırmalarından faydalanılır. Genel ekonomik durum, rakip firmaların pazar payları, periyodik satışlar gibi veriler dikkate alınır.
Örnek olarak XYZ şirketinin ekim-kasım-aralık dönemine ait üç aylık bütçesini hazırlayalım;
XYZ şirketi bir oyuncak mağazalar zinciridir. Büyük kentlerin alışveriş merkezlerinde mağazaları vardır. XYZ şirketi bu yılın eylül ayında 10 yeni mağaza daha açmıştır. Bu mağazalarla birlikte 90 olan mağaza sayısını 100 adet olarak artırmıştır. Şirket, perakende satışın yanı sıra büyük oranlarda toptan satış da yapmaktadır.
Şirket yetkilileri yaptıkları araştırmalar ve analizler sonucu Ekim ayı satışlarında geçmiş aylara oranla pek farklılık olmayacağını, yeni açılan mağazaların henüz müşteriler tarafından tanınmadığını ve satışları hızlı bir şekilde artırmayacağını tahmin etmişlerdir. Toplamda planlanan ekim ayı satışları 300.000 TL olarak planlanmıştır. Kasım ayı ve Aralık ayı yeni açılan mağazaların da etkisiyle yılbaşı dönemine gelmesinden dolayı sırasıyla ortalama %20-lik ve %30-luk bir artış hedeflenmektedir.
Geçmiş tecrübeler göstermiştir ki, bu satışın ancak %30-luk kısmı nakit, kalan %70-lik kısmı ise kredili satışlardan oluşacaktır. Ekim ayında planlanan geçmiş ayların satışlarından beklenen nakit alacaklar toplamı 180.000 TL-dir. Kredili satışların vadesi bir aydır. Bu durumda satış bütçesi ve planlanan nakit alacaklar bütçesi aşağıdaki gibi olacaktır.
Tablodan da görüleceği gibi beklenen 300.000 TL satış %30-luk dilimi nakit (1. Satır), kalan %70-lik dilimi kredili ya da taksitli (2. Satır) gerçekleşmiştir. Kredili satışların beklenen alacakları bir sonraki ayın nakit alacağı olmuştur. (5. Satır)
Kasım ayında ekim ayının gerçekleşmesi planlanan satışından %20 artış eklenmiştir. 300.000 + 300.000 * %20 = 360.000 TL. Aralık ayında ise, kasım ayının %30 fazlası hesaplanmıştır. Çünkü bu ayda %30 satış artışı tahmin edilmekteydi. 360.000 + 360.000 * %30 = 468.000 TL
Satınalma Bütçesi genelde satılan malın maliyetinin bulunmasıyla başlar. Ancak XYZ şirketi üretim firması olmadığı için satılan malın maliyeti, satınalma maliyetiyle aynıdır.
XYZ şirketi yaptığı her bir birim satış için %60 satınalma bedeli ödemektedir. Yani 100 TL satış fiyatı olan bir ürünün satınalma bedeli 60 TL dir (100*60/100=60). Ayrıca bu firma aylık satışlarının %20 oranında ürün miktarını ay sonu depoda bulundurmayı hedeflemektedir. Aksi takdirde yeni gelecek ürünlerin gecikmesi durumunda, firma satacak ürün bulmakta zorlanacaktır. Eylül ayı sonunda depoda bulunan ürün bedeli 20.000 TL dir. Firma, aldığı ürünlerin %70 tutarındaki maliyetini peşin, kalan %30 kısmını bir ay sonra ödemektedir. Geçmiş aylardan kalan ve ekim ayında ödemekle sorumlu olduğu ürün maliyeti 40.000 TL dir. Bu durumda firmanın Satınalma ve Planlanan Satınalma Ödemeleri Bütçesi aşağıdaki gibi olacaktır.
1. satırda; satış bedellerinin %60 oranında satınalma bedelleri hesaplanmıştır. Örneğin; Ekim ayında satış tutarı 300.000 TL iken, satınalma bedeli 180.000 (300.000*%60) olarak hesaplanmıştır.
2.satırda; satılan ürünün %20 oranında depoda ay sonu stok hedefi hesaplanmıştır. Örneğin; Kasım ayında, 43.200 (216.000*%20) hesaplanmıştır.
3.satırda; ilk iki satır toplanıp hedeflenen depodaki ürünlerin değeri bulunmuştur.
4.satırda; eylül ayı sonunda 20.000 TL olan depo, ekim ayının başlangıcı, ekim ayında hedeflenen ay sonu depodaki ürünler ise, kasım ayının başlangıç depo durumunu göstermektedir. Aralık ayı da aynı şekilde; kasım ayının ay sonu değeri, aralık ayının başlangıç değeri olacaktır.
5.satırda; hedeflenen satınalmayı bulabilmek için hedeflenen depodan, başlangıç depo çıkarılır ve kalan miktar kadar satınalma yapılır.
Bu şekilde Satınalma Bütçesi oluşturulur. Ancak, nakit akışını yönetebilmek için satınalınan bu ürünlerin ödemelerini de planlamak gerekecektir. Satınalma ödemeleri bütçesi bu sebeple hazırlanır. XYZ firması geçmiş aylardan kalan 40.000 TL borç bakiyesini ve ekim ayında satınaldığı 196.000 TL tutarındaki ürünün %70 oranındaki tutarını (196.000*%70=137.200) Ekim ayında öder. Kasım ayında ise, ekimde aldığının %30 oranında tutarını (196.000*%30=58.800) ve kasım ayında aldığının %70 oranındaki tutarını (223.200*%70=156.240) öder. Aralık ayı da benzer şekilde hesaplanır. Bu durumda firma, ekim ayında toplam 177.200 TL, kasım ayında 215.040 TL ve aralık ayında 272.592 TL ödeme yapmayı planlamaktadır.
GENEL GİDERLER BÜTÇESİ
Genel Giderler, satınalma giderlerinin dışında kalan diğer tüm işletme giderlerini kapsar. Bu giderler; kira, elektrik, su, maaş, amortisman gibi giderlerdir. Geçmiş dönemlerin bilgilerine ve yeni açılan mağazaların giderlerinin tahminine dayanarak, XYZ firması ekim ayı genel gider tahminlerini yapmış, kasım ayı ve aralık ayı için ise yeni alacağı personel giderlerinin ve artan satış rakamlarına karşı bazı giderlerin artmasını da göz önünde bulundurarak planlamıştır. Bu durumda aşağıdaki tablo ortaya çıkmıştır. Tablo 2 kısımdan oluşur. Birinci kısım Genel Gide
rler, ikinci kısım ise bu giderlerin ödemeleri ile ilgilidir. Ay içinde oluşan her giderin ödemesi o ay gerçekleşmez. Gerçekleşme tarihleri genelde geçmiş ayların tecrübelerinden faydalanarak belirlenir. Örneğin; maaşlar gerçekleştiği ayı takip eden ayın ilk haftası ödenir. Dolayısıyla maaşlar bir sonraki ayın ödeme planına düşünülür. Kira aynı ay içinde, kira dışında kalan tüm genel gider ödemeleri bir sonraki ayın içinde ödenmektedir. Ancak dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta vardır. Amortisman, makine teçhizatların yıpranma payıdır ve buna karşı bir ödeme yapılmaz. Bu ödeme ya peşin yapılmıştır ya da yatırım giderleri içinde ödenecektir. Ancak kesinlikle aylık hesaplanan amortisman aynı zamanda bir ödeme olarak düşünülmemelidir. Amortisman nakit değildir.
Tablo incelendiğinde maaşların ay bazında arttığı görülecektir. Bunun sebebi, firmanın yeni personel alma planıdır. Maaşların artmasına paralel olarak SSK ve Stopaj gideri de artar. Satışların artmasıyla lojistik giderleri, pazarlama ve satış giderleri de artacaktır.
Ekim ayı ödemeleri kasım ayından kalan bakiyelerin ödemesidir. Bu miktarlar firma tarafından bütçe hazırlanırken bilinmekte olduğundan, direkt ödeme listesine konmuştur. Kasım ve Aralık aylarına ait ödemeler ise bir önceki ayların giderleri göz önünde bulundurularak planlanmıştır.
Elbette ki, birçok firmanın gider yapısı burada anlatıldığı kadar basit değildir. Burada sadece bütçenin mantığı anlatılmaya çalışıldığı için basit bir örnek seçilmiştir. Gerçekte birçok şirket için bu gider kalemleri çok daha karmaşıktır. Bu karmaşıklığı gidermek için giderler arasında sınıflandırma yapmak çok fayda sağlar. Örneğin; avukatlık, mali müşavir, doktor gibi profesyonel hizmet bedelleri, profesyonel giderler başlığı altında, kira, elektrik, su, ısınma gibi giderler, işletme giderleri adı altında, işletmenin yapısına uygun ana grup isimleri belirlenerek karmaşıklıklar ortadan kaldırılabilir.
Nakit bütçe yukarıda hazırlanan bütçelerin verilerini kullanarak hazırlanır. Nakit bütçe yardımıyla, ay sonunda firmanın nakit ihtiyacına ihtiyacı olup olmayacağı, ihtiyacı varsa ne kadar olduğu veya nakit fazlası tespit edilir. Nakit bütçe 4 ana bölümden oluşur;
Bölümde, nakit gelirlerin tamamı toplanır.
Bölümde, nakit ödemelerin tamamı toplanır.
Bölümde, nakit ödemelerden nakit gelirler çıkarılarak elde edilen değer pozitif ise firmanın nakit ihtiyacı olduğu, negatif ise nakit fazlası olduğu tespit edilir. Ayrıca, firma ay sonu kasasında belirli bir miktarda para tutmak istiyorsa yine bu bölümde belirtilir.
Bölümde, finansal aktiviteler dikkate alınır. Nakit ödemeler karşılandıktan ve firmanın kasasında tutmak istediği nakit bakiyeden fazla para varsa, firma yetkilileri bu parayı farklı şekillerde değerlendirebilir. Yatırım yapabilir ya da elinde tutabilir. Tersi durumlarda, yani firma alacaklarıyla ödemelerini yapamıyorsa ve bununla birlikte istediği miktarda nakit bakiye bırakamıyorsa, kredi kullanması gerekebilir. Ya da başka bir şekilde ödemelerini yapması beklenir.
Aşağıda XYZ şirketinin Nakit Bütçesi vardır. Bu bütçe verileri daha önce açıkladığımız diğer bütçelerden alınmıştır
Tablodan da görüleceği gibi firma ekim ayında 14.080 TL fazla nakit elde etmiştir. Firmanın beklentisi 10.000 TL nakit bakiyede kalmaktır. Bu durumda herhangi bir kredi kullanımı söz konusu olmamıştır. Diğer aylarda da durum aynıdır.
Bu şekilde XYZ firması için bütün bütçeler hazırlanmış oldu. Aşağıdaki linke tıklayarak bütçeyi bütün halde görebilirsiniz.