Son zamanlarda firmalar arasında gerek yurt içinde ve gerekse dünya ölçeğinde acımasız bir rekabet var. Bu ortamda işletmelerin birbirlerine üstünlük sağlamayabilmeleri, dolayısıyla varlıklarını devam ettirebilmeleri için, rekabet unsurlarından herhangi birinde baskın olmaları yeterli sayılmıyor. Örneğin diğerlerine göre sadece daha çok, daha kaliteli, daha düşük maliyetli, daha hızlı ve müşterinin isteğine daha uygun mal ve hizmet üretmek yeterli olmuyor. Doğaldır ki, özellikle sanayinin gelişim sürecinde yukarıda saydığımız rekabet unsurlarından herhangi biri, diğerlerine göre ön plana çıkmıştır. Ancak diğerinin önemini hiçbir zaman tümüyle ortadan kaldırmamıştır. Günümüzde ise işletmelerin, pazar paylaşımıyla ilgili rakipleriyle yaptıkları kıyasıya mücadeleden başarılı çıkabilmeleri, tüm rekabet unsurlarıyla ilgili optimizasyonu sağlamalarıyla mümkün olabilir. İşte REFA, işletmelerin bu optimizasyonu sağlamada yararlanabilecekleri yöntem ve teknikleri geliştirmekte ve eğitim yoluyla yaygınlaştırmaktadır.
Almanya’nın bugünkü gelişmişlik düzeyine ulaşmasında önemli katkılar sağlamış olan REFA, 1924 tarihinde Berlin’de “Devlet İş Zamanları Belirleme Komisyonu (Reichsausschuss für Arbeitszeitermittlung)” olarak kurulmuştur. REFA’nın kuruluş amacı; “bilim dallarında, işletmelerdeki uygulamalarda ve her türlü kaynakçada iş zamanlarının belirlenmesi alanında mevcut bilgileri aramak, toplamak, gözden geçirmek ve bunlardan eğitimlerde kullanılabilecek olanları derleyerek, herkesin yararlanabileceği bir biçimde hazırlamak” olarak saptanmıştır.
1936 yılında REFA’nın görev alanı tüm iş etüdünü, özellikle iş tasarımını kapsayacak şekilde genişletilmiş, bu bağlamda adı da “Devlet İş Etütleri Komisyonu (Reichsausschuss für Arbeitsstudium)” şeklinde değiştirilmiştir. 1945 yılından sonra Almanya’da, ikinci dünya savaşının etkisiyle hemen tümüyle yıkılmış olan işletmelerin yeniden kurulması çerçevesinde, daha önce ihmal edilmiş bulunan iş organizasyonu ve zaman ekonomisinin de düzenlenmesi gereği ortaya çıkmış, bu bağlamda çalışmalar yapmak üzere 1947 yılında REFA Bölge ve Eyalet Birlikleri kurulmuştur. Bu birlikler önce bağımsız çalışma grupları olarak bir araya gelmiş, 1951 yılında ise İş Etütleri Birliği –REFA- Federasyon düzeyinde örgütlenmiştir.
REFA’nın baştan beri eğitim programına almış olduğu iş etüdü ile işletme organizasyonu arasında karşılıklı ilişki olduğu bulgusunun gittikçe önem kazanmasıyla birlikte, 1977 yılında Federal genel kurul, adının “REFA- İş Etüdü ve İşletme Organizasyonu Birliği” olarak değiştirilmesine karar vermiştir. Federal Birlik, hem verimli ve rekabet yetenekli bir ekonominin kurulması ve devamının sağlanması hem de çalışan insana hizmet edilmesi amacıyla iş etüdü, işletme organizasyonu ve bunlara yakın konularla ilgili bulgu ve deneyimlerin geliştirilmesi, uygulanması ve geniş çevrelere yayılması ile uğraşmaktadır. Son yıllarda Federal genel kurul tarafından REFA’nın adı “İş Düzenleme, İşletme Organizasyonu ve Geliştirme Birliği” olarak bir kez daha değiştirilmiştir.
Görüldüğü gibi REFA, 80 yıllık geçmişe sahip, verimlilik odaklı yöntem ve tekniklerin geliştirilmesi ve yaygınlaştırılmasında faaliyetler yürüten, faaliyetlerini sadece Almanya’da değil, 50 dolayındaki partneriyle dünyanın pek çok ülkesinde sürdüren, gelişen ve değişen teknolojiye çok hızlı adapte olabilen marka olmuş bir kuruluştur.
Türkiye’nin REFA ile tanışıklığı 1980’li yılların başına rastlamaktadır. 1983-1987 yıllarında Alman Teknik İşbirliği Kuruluşu (GTZ) desteği ile Milli Prodüktivite Merkezi (MPM) önderliğinde Türkiye’den 40 civarında Endüstri ve Makine Mühendisi Almanya’ya gönderilerek uzun süreli REFA seminerleri almaları sağlanmıştır. Almanya’da eğitimlerini tamamlayan 40 REFA uzmanı, ayrıca pedagoji eğitimlerini de tamamlayarak bütün dünyada geçerliliği olan REFA öğretmenliği diploması almıştır. Buna ilaveten, 1988-1989 yıllarında MPM-REFA işbirliği çerçevesinde Türkiye’de REFA öğretmenliği diploma programı düzenlenmiş ve bu kapsamda altı MPM elemanı programı tamamlayarak REFA öğretmeni olmuştur.
MPM-REFA işbirliği 1990’lı yılların ortalarına kadar yaklaşık 10 yıl kadar devam etmiştir. REFA’nın Türkiye’ye ciddi anlamda ikinci gelişi Türkiye Metal Sanayicileri Sendikası (MESS) ile yaptığı anlaşmayla olmuştur. Bu sefer MESS-REFA işbirliği çerçevesinde ilk etapta REFA’nın temel eğitimleriyle ilgili yaklaşık 2000 sayfalık materyal türkçeye çevrilmiş ve hemen akabinde 2005 yılının başında eğitimlere başlanmıştır. MESS-REFA işbirliği kapsamında yapılan eğitimler ile, başta MESS üyeleri olmak üzere, sanayi ve hizmet alanında faaliyet gösteren tüm işletmelerin; verimliliklerini artırmak, maliyetlerini düşürmek ve performanslarını geliştirmek suretiyle rekabet edebilirliklerini yükseltmeleri amaçlanmıştır.
REFA, mal ve hizmet üreten tüm işletmelerde uygulanabilirliği olan yöntem ve teknikleri geliştirirken sistem tekniği kavramından yararlanmaktadır. Sistem tekniği dili ve düşünce biçiminden, tek bir çalışma yerinden tutun da kuruluşun tümüne kadar genişletilebilecek, farklı büyüklükteki görev yerlerinde; insan, üretim aracı ve üzerinde çalışılan nesne arasındaki karmaşık ilişkilerin açıklanmasında yararlanılmasının çeşitli üstünlükleri olduğu görülmüştür. Örneğin bu sayede geliştirilen yöntem ve tekniklerle ilgili kavramların açıklanması ve tanımlanması daha kolay olabilmektedir. Öte yandan, ilgili yöntem ve teknikleri öğrenen ve işletmesinde uygulayacak olan teknik elemanların eleştirici ve çözümleyici bakış açısını daha da keskinleştirmek mümkün olabilmektedir. Aslında REFA metodolojisinin diğerlerine göre üstünlüğü de burada yatmaktadır. Bugün artık REFA İş Sistemi kavramı, iş ortamındaki özellikle çalışan, üretim aracı ve üzerinde çalışılan nesneler arasındaki karmaşık ilişkilerin açıklanmasında, ilgili çevrelerce genel geçer bir model olarak kabul görmüştür.
Kuruluşu, yaşayan bir organizma olarak görüp sistematik bir yaklaşımla ele alan REFA’nın temel yetkinlik alanını, ağırlık noktasını iş organizasyonunun oluşturduğu süreç yönelimli bir organizasyon ve kuruluş geliştirme çalışmaları oluşturmaktadır. Bu bağlamda süreç ve iş sistemi düzenlemesi her zaman bütün çalışma alanları ve çalışma birimleriyle (dağıtımdan geliştirmeye, tasarımdan hazırlığa, imalattan sevkiyata ve aynı şekilde kuruluş içindeki personel işleri ve kontrol gibi hizmet alanlarına kadar) kuruluşun bütününü kapsar. Eğer bir kuruluşta yönetim tarafından başlatılan dönüşüm projeleri, kendi içinde tutarlı ve çalışanlarla beraber kararlaştırılmış bir hedef doğrultusunda aşağıdaki unsurları kapsıyorsa, REFA donanımı özellikle başarılı olur. Bunlar;
· İş düzenleme,
· Süreç düzenleme,
· Süreç verileri yönetimi,
· Kalite yönetimi,
· Maliyet yönetimi,
· Ücret ve çalışma süresi yönetimi,
· Çalışanların katılımı ve
· Sürekli iyileştirme faaliyetleridir.
Yukarıda sözü edilen sistematik yaklaşım esas alınarak oluşturulmuş REFA Temel Eğitimi boyunca katılımcılara, süreç verileri yönetimine ve iş sistemlerinin düzenlenmesine ilişkin yöntemler ve bakış açıları kazandırılmaktadır.
Bilindiği gibi bir işletmede süreç verileri, örneğin; geçiş sürelerinin kısaltılması, kalitenin daha da iyileştirilmesi ve maliyetlerin düşürülmesi açısından son derece önemlidir. Öte yandan iş düzenleme, çalışma bilimine (ergonomi) dayalı güvenilir bilgileri ve bunların uygulanmasına ilişkin yöntemleri iş sistemiyle bağlantılı olarak sağlar. Böylece bir işletmede tedarikten sevkiyata kadar tüm süreçlerde; çalışan kişiler, üretim araçları ve üzerinde çalışılan nesneler arasında amaca uygun ortak bir etkime sağlanarak iş sistemleri, ekonomik ve insana uygun biçimde düzenlenmiş olur. Bütün bu düzenlemeler rekabet unsurlarıyla ilgili optimizasyonu sağlayarak işletmelerin rakiplerine göre üstünlüğünü artırır ve işletmelere sürdürülebilir rekabet gücü kazandırır.