İlgili Kişilerinize uzaktan erişme: Business Contact Manager'daki Eşitleme özelliğini kullanma
Outlook’u mobil cihazda kullanıyorsanız veya e-posta iletilerinizi gözden geçirmek için Office Outlook Web Access’te (OWA) oturum açtıysanız, bilgisayarınızdan uzakta olduğunuzda iş ve kişisel bilgilerinize kolay erişimin ne kadar yararlı olduğunu zaten biliyorsunuzdur. Şimdi, aynı Outlook, Windows Live veya SharePoint kişilerinize erişebildiğiniz gibi, cep telefonunuzu, OWA’yı, Windows Live hesabını veya SharePoint sitesini kullanarak Outlook için Business Contact Manager İlgili Kişilerinize erişebilirsiniz.
Bu makalede İnternet’i kullanarak İlgili Kişilerinize erişmek için eşitlemeyi ayarlama ve kullanma, İlgili Kişi kayıtlarıyla uzaktan çalışma, eşitlemeyi durdurma işlemleri ve eşitleme açık durumdayken farklı bir veritabanına geçiş yapmanın sonuçları açıklanır.
Tüm iş verilerinizi yanınızda götürme hakkında bilgi için, bkz. Business Contact Manager kullanarak çevrimdışı çalışma.
İlgili Kişiler neden eşitlenir?
Eşitleme nasıl çalışır
Örnek: Satış gezisi
İlgili Kişilerinizi İnternet’ten erişilebilir duruma getirme
Eşitleme klasörünü seçme
İlgili Kişiler eşitleme klasörünü değiştirme
İlgili Kişileri eşitlemeyi durdurma
Kişi kayıtlarından Business Contact Manager kayıtları oluşturma
Farklı bir veritabanına geçmek eşitlemeyi nasıl etkiler?
İlgili Kişileri eşitlerken veritabanlarını değiştirme
Başka bir veritabanından içeri aktarılan eşitlenmiş İlgili Kişileri kaldırma
Outlook için Business Contact Manager İlgili Kişilerinizi eşitlediğinizde veya “yansıttığınızda”, diğer Kişi listelerinizle birlikte İlgili Kişilerinize de uzaktan erişebilirsiniz. Örneğin, müşterilerinize yeni ürünü göstermek üzere bir satış gezisi yapmayı planladıysanız ve aynı diğer kişilerinize uzaktan eriştiğiniz gibi müşterilerinizin bilgilerine de İnternet üzerinden erişmeniz gerekiyorsa, İlgili Kişilerinizde eşitlemeyi ayarlayabilirsiniz.
Not: Yalnızca İlgili Kişi bilgilerinizi değil tüm iş verilerinizi yanınızda götürmeniz gerekiyorsa, bkz. Business Contact Manager kullanarak çevrimdışı çalışma.
İlgili Kişilerinize uzaktan erişimi ayarlamak için, ofis dışında olduğunuzda OWA ile veya mobil cihazla kullandığınız Outlook Kişileri klasörünün türünü seçmeniz yeterli olur. Outlook’tan seçebileceğiniz klasörler Outlook Kişiler, Windows Live Kişiler ve SharePoint Kişiler klasörleridir; ayrıca, oluşturmuş olabileceğiniz özel Kişi klasörlerinden birini de seçebilirsiniz.
Eşitleme işlemi aracılığıyla, İlgili Kişileriniz seçtiğiniz Outlook Kişiler klasörüne kopyalanır. Ofis dışında olduğunuzda, kullandığınız Kişiler listesinde her iki kayıt türü de görüntülenir. İlgili Kişi kayıtları "ilgili kişi" simgesiyle işaretlenir. Bundan sonra İlgili Kişi kayıtlarınıza da, aynı Outlook Kişilerinize olduğu gibi İnternet üzerinden erişebilirsiniz.
Eşitleme, Business Contact Manager veritabanınızdaki kayıtları eşitlenmiş kayıtlarda İnternet üzerinden yaptığınız değişikliklerle güncelleştirir ve eşitlenmiş kayıtlarınızı da veritabanındaki kayıtlarda yapılan değişikliklerle güncelleştirir. Tüm güncelleştirmeler arka planda yapılır ve çalışmanızı engellemez.
Not: İlgili Kişilerinizi eşitlemeyi durdurduğunuzda, bunlar Outlook, SharePoint, Windows Live veya diğer eşitlenmiş Kişi klasörünüzden otomatik olarak kaldırılır.
Satış gezisi sırasında, bir müşteriyi ziyaret ettiniz ve satın alma müdürü Osman Arslan’ın şirketten ayrıldığını ve yerine yeni satın alma müdürü Şerife Tekin’in işe alındığını öğrendiniz. İlgili Kişilerinizden Osman’ın kaydını silmek ve Şerife için yeni kayıt oluşturmak istersiniz. OWA’da oturum açarsınız, Osman’ın kaydına tıklar ve bu kaydı silerseniz. Ardından Yeni’ye tıklar, Şerife hakkındaki bilgileri girer ve sonra yeni kaydı kaydedersiniz.
Yalnızca birkaç dakika içinde, değişiklikler ofis bilgisayarınızdaki Outlook’a kopyalanır. Osman Arslan Outlook Kişiler klasörünüzden silinir ve Osman’ın kaydı Outlook için Business Contact Manager’daki Silinmiş Öğeler klasörüne taşınır. Şerife Tekin Outlook Kişiler klasörünüze eklenir, ancak onun kaydı bir İlgili Kişi kaydı değil, Outlook kişisidir. Yalnızca var olan İlgili Kişi kayıtları eşitlenir; İnternet üzerinden yeni İlgili Kişi kayıtları oluşturamazsınız.
Geziniz bittiğinde, bu makalenin devamındaki Kişi kayıtlarından Business Contact Manager kayıtları oluşturma başlığı altında verilen adımları kullanabilir ve Şerife Tekin’i İlgili Kişi olarak ayarlayabilirsiniz.
Seyahat ederken tüm iş kayıtlarınıza ihtiyacınız olduğuna karar verirseniz, veritabanınızı yanınızda götürdüğünüz dizüstü bilgisayarda kullanılacak şekilde ayarlayabilirsiniz. Tüm iş verilerinizi yanınızda götürme hakkında bilgi için, bkz. Business Contact Manager kullanarak çevrimdışı çalışma.
Gittiğiniz her yerde İlgili Kişilerinizin bilgileriyle çalışabilmek için, uzaktan kişilerinize erişmek için kullandığınız klasöre İlgili Kişi kayıtlarınızı birer birer kopyalayabilir veya taşıyabilirsiniz; ancak bu durumda, Outlook için Business Contact Manager’da kayıtlarla ilişkilendirilmiş verileri ve eşitlemenin avantajını kaybedersiniz. Kaydı her değiştirdiğinizde, aynı değişikliği kaydın diğer kopyasında (veritabanında veya İnternet’teki kopyalanmış kayıtlarınız arasında) yapmanız gerekebilir.
Bunun yerine, İlgili Kişilerinizi Outlook Kişiler klasörünüze ekleyebilir, böylelikle OWA veya mobil cihaz kullanırken İnternet üzerinden bu kayıtlara ulaşabilirsiniz. İlgili Kişi Eşitleme etkinleştirildiğinde, kişi kaydını tek bir yerde güncelleştirebilir ve değişikliklerin kaydın veritabanındaki veya İnternet’teki diğer kopyasına yansıtıldığını görebilirsiniz.
İlgili Kişi Eşitleme özelliği, İlgili Kişilerinizi seçtiğiniz türde Kişiler klasörünüze ve özgün kayıtları Business Contact Manager veritabanınızda bırakır. Kayıtlarınıza nasıl erişirseniz erişin, bir güncelleştirme yaptığınızda, İlgili Kişi kayıtlarınızın her iki kopyasındaki bilgiler de otomatik olarak eşitlenir.
Klavye kısayolu Microsoft Outlook Backstage görünümünü açmak için ALT + F tuşlarına basın.
Klavye kısayolu Business Contact Manager Backstage görünümünü açmak için ALT + B tuşlarına basın.
Eşitle’ye tıklayın ve ardından İlgili Kişileri Eşitlemeyi Başlat’a tıklayın.
Klavye kısayolu Eşitle menüsünü açmak için ALT + M tuşlarına basın
Eşitleme Ayarları iletişim kutusunda, İlgili Kişilerinizin kopyalanacağı Outlook Kişiler klasörünün türünü seçin.
Verilere uzaktan erişim için kullandığınız programlara veya Web uygulamasına bağlı olarak, seçenekleriniz değişebilir. Klasör seçme hakkında bilgi için, bu makalenin devamındaki Eşitleme klasörünü seçme konusuna bakın.
İlgili Kişileri Outlook Kişiler klasörünüzde belirli bir kategoride dosyalamak isterseniz, Kategori onay kutusunu seçili bırakın ve sonra istediğiniz kategoriye tıklayın. İstemiyorsanız, onay kutusunu temizleyin.
İlgili Kişileriniz seçilen Kişiler klasörünüze kopyalanır ve iki klasör arasında otomatik olarak eşitlenmiş durumda tutulur.
İlgili Kişi kayıtlarını Outlook kişilerinizden ayırt edebilmeniz için, bu kayıtlarda bir "ilgili kişi" simgesi gösterilir.
Not: İlgili Kişilerinizi eşitlemeyi durdurduğunuzda, bunlar Outlook Kişiler klasörünüzden otomatik olarak kaldırılır.
Eşitleme işlemini başlattığınızda, İlgili Kişi kayıtlarınızın kopyasını içerecek olan klasörü seçmeniz istenir. Bu, ofis dışında olduğunuzda dizüstü bilgisayarınızda veya mobil cihazınızda Kişilerinize erişmek için zaten kullandığınız klasördür.
Not: Mobil cihaz kullanıyorsanız, cihazın Outlook Kişilerinizi eşitleyecek şekilde yapılandırılması gerekir.
Eşitleme Ayarları iletişim kutusundaki klasör seçenekleriniz, verilere uzaktan erişim için kullandığınız programlara veya Web uygulamasına bağlıdır. Outlook Kişi klasörleri .pst dosyalarını, .ost dosyalarını, Windows Live Kişilerini veya SharePoint Kişilerini içerebilir.
Aşağıdakiler, İlgili Kişileri eşitlemek için kullanılabilecek kişi klasörü türleridir:
Microsoft Exchange hesabı E-postanıza bir Microsoft Exchange Server 2010 hesabı kullanarak erişiyorsanız, bu seçeneğe tıklayın. İlgili Kişileriniz, Outlook Kişileriniz için kullandığınız klasöre kopyalanır.
Outlook veri dosyası (.pst) İlgili Kişilerinizi, Outlook Kişilerinize erişmek için kullandığınız klasöre kopyalamak istiyorsanız bu seçeneğe tıklayın. Kişilerinize cep telefonunuzdan ya da Exchange, POP veya diğer İnternet posta hesaplarıyla erişiyorsanız, bu seçeneği kullanabilirsiniz.
Windows Live hesabı Windows Live Kişilerinize uzak bilgisayardan veya mobil cihazdan erişiyorsanız, İlgili Kişilerinizi Windows Live Kişileriyle eşitlemek için bu seçeneğe tıklayın.
SharePoint kişi listesi SharePoint kullanıyorsanız ve SharePoint sitesinde eriştiğiniz bir kişi listesi varsa, bu seçeneğe tıklayın. İlgili Kişileriniz, SharePoint kişi listenizle eşitlenir.
Diğer kişiler klasörü Başka bir Outlook Kişiler klasörü oluşturduysanız ve İlgili Kişilerinizi eşitlerken bu klasörü kullanmak istiyorsanız, bu seçeneğe tıklayın.
Bir kerede tek bir e-posta hesabına veya tek bir Kişi klasörü türünü eşitleyebilirsiniz.
Mobil cihaz kullanıyorsanız, cihazın Kişilerinizi eşitleyecek şekilde yapılandırılması gerekir.
İlgili Kişi kayıtlarınızı bir kerede tek bir klasöre eşitleyebilirsiniz. Bununla birlikte, zaten farklı bir klasöre eşitliyor olsanız bile, gerek duyduğunuz zaman klasörü değiştirebilirsiniz. Klasörü değiştirmek için, eşitleme ayarlarınızı değiştirin.
Eşitle seçeneğine tıklayıp aşağıdakilerden birini yapın:
İlgili Kişileri şu anda bir klasöre eşitliyorsanız, Ayarları Değiştir’e tıklayın.
İlgili Kişileri şu anda eşitlemiyorsanız, İlgili Kişileri Eşitlemeyi Başlat’a tıklayın.
Eşitleme Ayarları iletişim kutusunda, bir Kişi klasörüne tıklayın.
Sağlanan seçenekler hakkında bilgi için, bu makalenin önceki bölümlerindeki Eşitleme klasörünü seçme konusuna bakın.
Not: Farklı bir klasör seçtiğinizde, tüm eşitlenmiş İlgili Kişiler önceki klasörden kaldırılır.
Eşitle’ye tıklayın ve ardından İlgili Kişileri Eşitlemeyi Durdur’a tıklayın.
Eşitlenmiş İlgili Kişi kayıtlarınızın tümü Kişiler klasöründen kaldırılır.
Yalnızca Business Contact Manager veritabanında var olan İlgili Kişi tabanlı kayıtlar eşitlenir. Eşitleme etkinleştirildiğinde, eşitlenmiş kişiler klasörünüzde oluşturduğunuz yeni kişilerin tümü, kişileri Outlook için Business Contact Manager’a da kopyalamadığınız veya taşımadığınız sürece, yalnızca Outlook Kişileri olarak gösterilir.
Kişileri, Firma veya İlgili Kişi kayıt türlerinden birinde ve kendi oluşturduğunuz özel kayıt türlerinde ekleyebilirsiniz.
Not: Outlook Kişisini Outlook için Business Contact Manager’a bir Firma kaydı olarak taşırsanız, bu kaydı artık İnternet üzerinden kullanmak üzere eşitleyemezsiniz.
Outlook için Business Contact Manager’a kopyalamak veya taşımak istediğiniz Kişiye tıklayın.
Oluşturmak istediğiniz kayıt türünü seçmek için aşağıdakilerden birini yapın:
Business Contact Manager’a Kopyala’ya tıklayın ve ardından kayıt türüne tıklayın.
Business Contact Manager’a Taşı’ya tıklayın ve ardından kayıt türüne tıklayın.
Kayıt otomatik olarak oluşturulur. Outlook için Business Contact Manager’da kaydı görmek için, Gezinti Bölmesindeki Business Contact Manager’ın altında, Kişi Yönetimi’ne tıklayın.
Outlook için Business Contact Manager’da, aynı anda birden çok veritabanıyla çalışamazsınız.
Farklı bir veritabanına geçmeniz gerekiyorsa, İlgili Kişi Eşitleme açık olduğunda bile bunu yapabilirsiniz. Yeni bir veritabanı seçtiğinizde, ayrıldığınız veritabanındaki eşitlenmiş kayıtların nasıl işlenmesini istediğiniz sorulur. Aşağıdaki seçeneklerden birini seçin:
Outlook Kişiler’de tutun. Önceden var olan eşitlenmiş kişileri Outlook Kişiler klasörünüzde tutmak için bu seçeneğe tıklayın. Bu kişi kayıtları Kişiler klasörünüzde kalır ve ilgili kişi simgesiyle işaretlenir. Bu kişiler, yeni veritabanınızdaki İlgili Kişiler listesinde (siz buraya eklemediğiniz sürece) gösterilmez. Kayıtlar, önceki veritabanınızda değişmeden kalır.
Bu seçeneği belirtirseniz, bu makalenin devamındaki Başka bir veritabanından içeri aktarılan eşitlenmiş İlgili Kişileri kaldırma başlığı altında açıklanan işlemi kullanarak, bu eşitlenmiş kişileri daha sonra Outlook Kişiler klasörünüzden silebilirsiniz.
Outlook Kişiler’den silin. Eşitlenmiş İlgili Kişileri Outlook Kişiler klasöründen silmek için bu seçeneğe tıklayın. İlgili Kişiler, önceki veritabanınızda dokunulmadan bırakılır.
Geçerli Business Contact Manager veritabanınıza aktarın. Önceden var olan tüm eşitlenmiş İlgili Kişi kayıtlarınızı yeni veritabanınıza İlgili Kişi olarak eklemek için bu seçeneğe tıklayın. İçeri aktarılan İlgili Kişilerde yapılan değişiklikler, önceki veritabanında yer alan kayıtları etkilemez.
Not: İçeri aktarmayı seçerseniz, eşitlenmiş İlgili Kişiler Outlook Kişiler klasörünüzden silinmez.
Yeni veritabanınız için eşitleme otomatik olarak açılır.
Veritabanlarını değiştirme hakkında daha fazla bilgi için Oluştur veya Seç yeni bir Business Contact Manager veritabanıbakın.
Veritabanını Yönet’e tıklayın ve sonra istediğiniz veritabanı seçeneğine tıklayın.
Klavye kısayolu Veritabanını Yönet menüsünü açmak için ALT + D tuşlarına basın.
Yeni bir veritabanına bağlanmak için Oluştur veya Seç yeni bir Business Contact Manager veritabanı'ndaki adımları izleyin.
Kişi klasörü zaten başka bir Business Contact Manager veritabanından eşitlenmiş İlgili Kişileri içeriyorsa, İlgili Kişi Eşitleme iletişim kutusu açılır. Aşağıdaki seçeneklerden birine tıklayın:
Outlook Kişiler’de tutun
Outlook Kişiler’den silin
Geçerli Business Contact Manager veritabanınıza aktarın
Önceki bir veritabanından İlgili Kişileri içeri aktardıysanız, konu dışı İlgili Kişi kayıtlarınızın olduğunu fark edebilirsiniz. Kayıtları kaldırmak için aşağıdaki yordamı kullanın.
Eşitle’ye tılayın ve sonra da Outlook’tan Silinen Kişileri Kaldır’a tıklayın.
Silinen kişiler veritabanından kaldırılır.