Muhasebe Doktoru - Türkiye'nin Muhasebe Doktoru Elektronik fatura sorgulama ve doğrulama işlemleri-Muhasebe Doktoru - Türkiye'nin Muhasebe Doktoru
MuhasebeDR - 03.08.2018 17:43:44 - 11
ELEKTRONİK FATURA SORGULAMA VE DOĞRULAMA İŞLEMLERİ (Selçuk GÜLTEN)
Kağıt faturalarda olduğu gibi elektronik faturalarda da sorgulama ve teyit işlemi yapmak gerekir. Mükellefler kendilerine gelen faturaların doğruluğundan ve mevzuata uygun olmasından sorumludurlar. Elektronik faturalar esasen ikiye ayrılır:
Temel Elektronik Fatura
Ticari Elektronik Fatura
Fatura Yerine Geçen Diğer E-Belgeler
Mükelleflere yukarıda kısaca belirtiğimiz belgelerden birisi geldiğinde muhasebe kayıtlarına bu belgeleri intikal ettirmeden önce mutlaka sorgulama ve doğrulama işlemi yapılmalıdır. Aksi halde ileride Maliye Bakanlığı tarafından düzenlenecek cezalara muhatap kalınabilir. Yukarıda belirttiğimiz her bir belge türünün kendine has doğrulama ve sorgulama yolları mevcuttur. Tüm mükelleflerin ve meslek mensuplarının bu hususları öğrenmesinde yarar bulunmaktadır.
Elektronik fatura ile ilgili olarak bilinmesi gereken birinci kural elektronik fatura mükelleflerinin birbirlerine elektronik fatura kesmeleri gerektiği hususudur. Uygulamada muhasebe yazılımları karşı firmanın e-fatura mükellefi olup olmadığını otomatik olarak sorguluyor şeklinde pek çok ifadeyi işitmekteyiz. Ancak bazı yazılımlar örneğin şahıs firmaları için TC kimlik no yerine Vergi Kimlik No ile arama yapabilmektedirler ve gerçekte e-fatura mükellefi olan bir şahıs işletmesine kağıt fatura kesilmesine sebep olabilmektedirler. Oysa ki devletimizin resmi sitesi olan http://www.efatura.gov.tr/efaturakayitlikullanicilar.html adresinde sadece isim/ünvan ile kolayca arama yapılabilmektedir.
Elektronik fatura ile ilgili bilinmesi gereken ikinci temel kural ise elektronik faturaların kağıt çıktılarının geçersiz olduğudur. Elektronik fatura, elektronik ortamda ibraz edilir, muhafaza edilir ve elektronik hali geçerlidir. Üzerlerinde mali mühür bulunmayan veya mali mühür dosyaları bozulmuş, kırılmış elektronik faturalar geçersizdir.
Elektronik fatura ile ilgili üçüncü kural ise elektronik faturaların 7 gün içerisinde düzenlenmek zorunda olduğu hususudur. Elektronik faturalar seri ve sıra no takip etmek suretiyle en fazla 7 gün geriye dönük olarak düzenlenebilir. Daha geri bir tarihe düzenlenen elektronik faturalar için özel usulsüzlük cezası söz konusudur. Alıcının veya satıcının elektronik faturaya kayıtlı olmadığı tarihlere geriye dönük düzenlenene e-faturalar ise geçersizdir.
Elektronik fatura ile ilgili dördüncü kural ise alıcının kendisine gelen elektronik faturayı 8 gün içerisinde ret etme hakkının bulunduğudur. Kendisine bir temel e-fatura gelen kişi sistem harici yollarla yani noter, kayıtlı kep adresine bildirim gibi yöntemlerle ret beyanını karşı tarafa iletebilir. Ticari e-faturalarda ise sistem üzerinden 8 gün içerisinde elektronik faturayı tek bir tuşa basarak, istenirse ret gerekçesi de açıklanarak ret etmek mümkündür. Bu genel bilgilerden sonra temel veya ticari elektronik faturaların nasıl doğrulanacağı veya sorgulanacağı konularını inceleyelim. Öncelikle www.efatura.gov.tr adresinden e-Fatura Görüntüleyici programını ücretsiz olarak indirelim. Bilgisayara inen “EFaturaGoruntuleyici.jnlp” dosyasına tıklanarak E-Fatura görüntüleyici hızlıca kurulur. Daha sonra bu program ile elektronik fatura dosyasını açalım. “Aç” butonuna tıklanarak bilgisayarda bulunan e-fatura XML’i açılır. (dosya uzantısı “.zip” değil, mutlaka “.xml” olmalıdır.)E-fatura görüntüleyici kullanım klavuzu V-1.0’ın 7’nci sayfasında şu açıklamalar yer almaktadır.
“Aç” Düğmesi: E-Fatura/Uygulama Yanıtı XML’i ilgili klasörden seçilerek açılır.
- “Doğrula” Düğmesi: Açılan E-Fatura/Uygulama Yanıtı XML’inin imzasının doğrulanabilip doğrulanamadığını kontrol eder. Doğrulama yapılamıyorsa e-fatura üzerinde değişiklik yapılmış demektir.
- “Sorgula” Düğmesi: Açılan XML’in GİB’den başarıyla geçip geçmediğini ve ticari faturaysa alıcı tarafından başarıyla ret yanıtı verilip verilmediğini sorgular.
- “Belge” Düğmesi: Açılan XML’in sadece XSLT görüntüsünü gösterir.
- “Xml” Düğmesi: Açılan XML’in sadece XML görüntüsünü gösterir.
- “Belge/Xml” Düğmesi: Açılan XML’in hem XSLT hem de XML görüntüsünü aynı anda gösterir.
- “Hakkında” Düğmesi: E-Fatura Görüntüleyici programı sürümü ve sahibi hakkında bilgi verir.
- “Çıkış” Düğmesi: E-Fatura Görüntüleyici programından çıkılmasını sağlar.
Esasen bu programda “Doğrula” diyerek elektronik faturanın üzerinde yer alan mali mührün geçerliliği doğrulanır. “Mali Mühür Doğrulandı!” yazıyorsa fatura imzalandıktan sonra üzerinde herhangi bir değişiklik yapılmamıştır. “Mali Mühür Geçersiz!” yazıyorsa fatura imzalandıktan sonra üzerinde değişiklik yapılmış olup bu elektronik fatura geçersizdir. Muhasebe kayıtlarına intikal ettirilemez. Mali mührü geçersiz bir elektronik faturada gösterilen KDV varsa bu KDV’de indirim konusu yapılamaz. Bu kadar ağır hukuki sonuçları olmasına rağmen mükelleflerin elektronik faturaları çoğu zaman hiç doğrulamadıklarını görmekteyiz.
E-Fatura görüntüleme programı ile e-fatura açıldıktan sonra “Sorgula” butonuna basılır. Sorgulama sonucunda; aşağıdaki üç durumdan birisini gösteren bir mesaj ekrana gelecektir:
1. “İlgili fatura GİB sisteminden geçmiş ve alıcıya ulaştırılmıştır”
2. “İlgili fatura GİB sisteminden geçmemiş ve alıcıya ulaştırılmamıştır”
3. “İlgili fatura GİB sisteminden geçmiş ve alıcı faturayı reddetmiştir”
1. mesajda fatura türü mutlaka kontrol edilmelidir. Eğer bir temel fatura söz konusu ise bu elektronik fatura sistem harici yollarla örneğin noterden ihtarname düzenlenmek sürati ile iptal edilmiş olabilir. 2. mesajda ise fatura yine geçersiz olup kesinlikle muhasebe kayıtlarına alınmamalıdır. 3. mesajda ise bir ticari elektronik fatura söz konusu olup bu elektronik fatura da muhasebe kayıtlarına alınmamalıdır.
E-arşiv fatura ise vergi mükellefi olmayanlara, vergi mükellefi olanlara, vergi mükellefi olup da e-fatura mükellefi olmayanlara düzenlenen fatura türüdür. Bu fatura türünde mükellefin yine kendisine gelen e-arşiv faturayı doğrulama, sorgulama yükümlülüğü bulunmaktadır. E-arşiv fatura düzenleyen firmalar izleyen ayın 15’i gününe kadar düzenledikleri e-arşiv faturaların raporunu (liste halinde bildirimini) Maliye Bakanlığı’na elektronik ortamda vermeleri gerekmektedir. Bu listeler verildikten sonra yani e-arşiv faturanın düzenlendiği ayı takip eden ayın 15’inden sonra http://www.efatura.gov.tr/earsivsorgula.html adresinden aşağıdaki bilgileri girerek e-arşiv faturaların sorgulanması ve doğrulanması mümkündür:
Yukarıdaki dört adet veri girildikten sonra e-arşiv faturanın sistemde kayıtlı olup olmadığına dair ekrana bir uyarı gelecektir. Eğer bu e-arşiv fatura sistemde kayıtlı değildir şeklinde bir mesaj çıkmış ise bu elektronik arşiv fatura da muhasebe kayıtlarına alınmamalıdır.
e-serbest meslek makbuzu da vergi mükellefi olmayanlara, vergi mükellefi olanlara düzenlenen ve fatura yerine geçen bir elektronik belgedir. Mükelleflerin yine kendisine gelen e-SMM’yi doğrulama, sorgulama yükümlülüğü bulunmaktadır. E-SMM düzenleyen mükelleflerin izleyen ayın 15’i gününe kadar düzenledikleri e-SMM’lerin raporunu (liste halinde bildirimini) Maliye Bakanlığı’na elektronik ortamda vermeleri gerekmektedir. Bu listeler verildikten sonra yani e-serbest meslek makbuzunun düzenlendiği ayı takip eden ayın 15’inden sonra http://www.efatura.gov.tr/esmmsorgula.html adresinden aşağıdaki bilgileri girerek e-SMM’nin sorgulanması ve doğrulanması mümkündür:
2.Serbest Meslek Makbuzu No:
Yazımızda kısaca elektronik belgelerin hemen doğru kabul edilmemesi gerektiği hususunu vurguladıktan sonra belge türleri itibarıyla nasıl sorgulama ve doğrulama yapılacağı hakkında bilgi vermeye çalıştık. Özellikle hacker denilen bilgisayar korsanları elektronik fatura gibi belgelerle oynayarak üzerlerinde tahribat yapabilmektedirler. Daha sonra istenmeyen durumlarla karşılaşmamak, ağır cezalara muhatap olmamak ve uzun yargı süreçlerini takip etmek zorunda kalmamak için bu doğrulama ve sorgulama işlemlerinin ciddiyetle yapılmasında yarar bulunmaktadır.
S.M. Mali Müşavir Selçuk GÜLTEN