Kontrol listesi hazırlamanın püf noktaları hakkında faydalı bilgiler blog sayfamızda...
By Editör 11 Şubat 2020 No comment
Eğitim ve iş hayatında sıkça kullanılan kontrol listeleri, yapılan işlerin veya devam eden süreçlerin etkin bir şekilde kontrolünü sağlıyor. Hata ihtimalini en aza indirgeyen, iş süreçlerinin takibini kolaylaştıran ve kalite artışını mümkün kılan kontrol listeleri, çalışanların analiz yeteneğini ve sorun çözme becerilerini geliştiriyor. Peki, kontrol listesi hazırlarken nelere dikkat etmek gerekir? Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, kontrol listesi hazırlamanın püf noktaları hakkında faydalı bilgiler paylaşacağız.
Kontrol listesi nedir?
Kontrol listesini kısaca, bir işin yapılması sırasında nelerin hangi sırayla yapılması gerektiğini izlemek için hazırlanan liste şeklinde tanımlayabiliriz. Eğitim hayatında kullanılan kontrol listeleri, öğrenciden beklenen performansın ölçülmesini ve değerlendirilmesini sağlıyor. İş hayatında kullanılan kontrol listeleri ise iş süreçlerinin etkin şekilde takibini ve olası hataları en aza indirgemeyi olanaklı kılmakta. İyi hazırlanmış bir kontrol listesiyle iş süreçlerinizde ortaya çıkan hata ve eksiklikleri tespit ederek bunların çözümünü sağlayabilirsiniz. Kötü hazırlanmış bir kontrol listesi ise hata ve eksikliklerinizin tekrarına yol açar, yaptığınız işin kalitesini düşürür.
Kontrol listenizle yaptığınız işlerin kalitesini yükseltebilirsiniz.
Kontrol listesi hazırlarken bazı noktalara dikkat etmek gerekir. Bu noktaları kısaca önem veya öncelik sıralaması, ölçülebilirlik, gözlemlenebilirlik ve objektiflik şeklinde ele almak mümkün.
Önem veya Öncelik Sıralaması
Kontrol listesi hazırlarken her şeyden önce, yapılması veya kontrol edilmesi gereken işler arasında önem veya öncelik bakımından bir sıralama yapmalısınız. Listenizin başına en önemli veya en acil konuları yazmalı, daha az önemli işlere daha alt sıralarda yer vermelisiniz. Bu sizi, kontrolünü sağlayacağınız konuya ilişkin olarak gereksiz emek ve zaman kaybından kurtarır. Bu sayede zamanınızı daha verimli bir şekilde kullanabilirsiniz. Kontrol listenizle değerlendireceğiniz iş süreçlerinde en önemli veya acil konularda hatayla karşılaşırsanız, diğer konuların kontrolünü sağlamadan önce bu hataların giderilmesi için gerekli adımları atmalısınız.
Sıralamayı doğru yaparsanız, gereksiz emek ve zaman kaybı yaşamazsınız.
Kontrol listesi içinde yer vereceğiniz konuların ölçülebilir olması gerekir. Buradaki ölçülebilirlik şartı, işin yapılıp yapılmadığını (evet-hayır) veya yapılması için gerekli unsurların sağlanıp sağlanamadığını (var-yok) anlamaya yöneliktir. Ölçülebilirlik bu yönüyle, kontrol listesine işlevsellik kazandırır ve iş takip süreçlerini hızlandırır. Örneğin, ofisinizde denetim yapılacaksa hazırlayacağınız kontrol listesi içinde, denetlenecek konuların denetime uygun olup olmadığını uygun-uygun değil şeklinde tespit edebilmelisiniz. Listenizde eğer ölçümü zor veya olanaksız konulara (iyi-kötü, güzel-çirkin vb.) yer verirseniz, iş takip süreçleriniz zorlaşır ve kontrol listesi hazırlama amacınızdan uzaklaşırsınız.
Kontrolünü yapacağınız konular, evet-hayır veya var-yok şeklinde ölçülebilir olmalı.
Kontrol listenize dahil edeceğiniz işler gözlemlenebilir olmalı. Başka deyişle, yapılıp yapılmadığı açık ve net bir şekilde tespit edilebilmeli. Gözlemlenebilir olmayan işlere kontrol listenizde yer verirseniz, işin olması gerektiği gibi yapılıp yapılmadığını kontrol edemezsiniz. Gözlemlenebilir konulardan oluşan kontrol listesi, iş için harcanan performansın yerinde olup olmadığını anlamanızı sağlar. İş süreçlerinde eğer birtakım riskler varsa, bu risklerin ortadan kaldırılıp kaldırılmadığını ancak gözlemleyebileceğiniz konular üzerinden değerlendirebilirsiniz.
Listenizde gözlemlenebilir konulara yer verirseniz, iş süreçlerinizde riskleri azaltabilirsiniz.
Kontrol listesi hazırlarken objektif olmak, yapılan işlerin objektif bir şekilde değerlendirilmesini sağlar. Listenizde yer vereceğiniz konuları seçerken kendi görüş, düşünce veya kanaatlerinize göre değil, işin doğasına ve şirketinizin beklentilerine uygun şekilde hareket etmelisiniz. Kontrol listenizi objektif bir şekilde hazırlarsanız, istenen sonuçların alınmasını sağlar ve başarılı olursunuz. Yaptığınız işte en sık karşılaştığınız hataları ve olası riskleri önceden belirlerseniz, bunların giderilmesini sağlamak için daha objektif bir liste hazırlayabilirsiniz. Kontrol listesi kullandığınız halde yaptığınız işlerden istediğiniz sonuçları alamıyorsanız, listenizde yer verdiğiniz konuları mutlaka gözden geçirmelisiniz.
Editörün Tavsiyesi: Keskin Color Truva Çizgisiz Spiralli Bloknot
Kontrol listesi hazırlamak için dijital ürünleri değil de bloknotları tercih ediyorsanız, Keskin Color Truva çizgisiz spiralli bloknot iyi bir seçim olabilir. A5 boyutunda 40 yapraklı bu ürünlerin kağıt gramajı 60 gram. Bloknot tercihiniz A5 boyutundan ve çizgisiz bloknottan yanaysa Keskin Color markasının bu ürünlerini değerlendirebilir, sipariş için burayı tıklayabilirsiniz.
By Editör 18 Ekim 2017