ERASMUS+ STAJ GİDİŞ ve DÖNÜŞ İŞLEMLERİ
Erasmus+ Staj Hareketliliği Yapacak Öğrencilerin Gitmeden Evvel Yapması Gerekenler
Kabul mektubu kopyası (başvuru esnasında yazışma teslim eden öğrencilerden beklenmektedir) ve staj için öğrenim sözleşmesi belgesinin imzalı halini ofisimize ileten öğrenciler asil öğrenciliği kesinleşmiş öğrenciler olacaktır. Bu öğrencilere vize işlemlerini kolaylaştırıcı, Erasmus+ staj hareketliliği yapıldığını ve hareketliliğin hibe ile destekleneceğini belirten bir belge verilecektir. Hibesiz giden öğrencilere ise hibesiz vize kolaylaştırıcı mektup verilecektir. Hareketlilik gerçekleştirecek öğrencilerin gitmeden evvel yapması gerekenler ve ofise teslim etmesi gereken evraklar aşağıda açıklanmıştır.
Erasmus+ Staj Gidiş İşlemleri
Staj için Öğrenim Sözleşmesi (learning agreement for traineeship)
Erasmus kapsamında hibeli ya da hibesiz hareketlilik gerçekleştirmek isteyen tüm öğrenciler öğrenim sözleşmesi hazırlayıp tüm taraflarca imzalanmasını tamamlamak zorundadır. Bu belgenin iletişim bilgilerini içeren ilk kısmı ve hareketlilik öncesi (before the mobility) kısmı doldurulacaktır. Tüm taraflarca imzalanmış halinin başvuruda ilan edilen son tarihe kadar ofisimize teslim edilmesi ya da karşı kurum tarafından e-maille erasmus@itu.edu.tr'ye gönderilmesi gerekmektedir (to the attention of Emel Kanbur). Böylece ıslak imzalı posta istemenize gerek kalmayacaktır.
Bu belgenin doldurulması esnasında dikkat etmeniz gereken detaylarla ilgili aşağıda bilgi paylaşılmaktadır. Daha fazla bilgi için tıklayınız.
İTÜ Avrupa Birliği Merkezi, Erasmus Ofisi, Ayazağa Kampüsü, Öğrenci İşleri Merkezi Binası, Maslak/İstanbul, 34469
- ‘Before the mobility’ kısmındaki bilgiler karşı kurumda mesleki tecrübe kazanma sürecinin planlanması ve staj sürecinizin değerlendirilmesi hakkındadır. Lütfen titizlikle doldurulmasını ve açıklayıcı olmasını sağlayınız.
- Tablo A’da haftalık çalışma saatinin sorulduğu bölüme haftanın hangi günleri staj yapacağınızı da yazınız.
- Tablo B’yi doldururken:
1-Tüm lisans öğrencileri Embedded in the curriculum seçeneğini
2-Tüm lisansüstü öğrenciler volunteer seçeneğini
3-Tüm mezuniyet ertesi giden öğrenciler recent graduate seçeneğini seçmelidir.
Tüm öğrenciler, toplam hareketlilik periyodu içindeki çalışma günlerini sayıp, 20 ye bölüp, 6’yla çarparak (20 iş günü= 6 AKTS (ECTS)) buldukları AKTS (ECTS) değerini ilgili bölüme yazmalıdır.
Tanınma (Recognition): Mezun öğrenciler dışındaki tüm öğrencilerin hareketlilikleri dönüşte öğrenim sözleşmelerinin before mobility-during mobility (varsa) –after mobility kısımları göz önünde bulundurularak transkriptlerine işlenmek kaydıyla tanınacaktır. Mezuniyet aşamasındaki öğrencilerin tanınma işlemi için Europass Hareketlilik Sertifikası üretilecektir. Bu belge öğrenim sözleşmesinde talep ettiğini işaretleyen tüm öğrenciler için üretilir. Örnek belge için tıklayınız.
Europass Hareketlilik Sertifikası talep eden öğrenciler hareketlilikten dönmeden en az bir hafta önce formu doldurmalı ve Erasmus Ofisi’ne iletmelidir. Ofisimiz yanıtlarınızı Europass sistemine yükleyip sertifikayı PDF olarak size iletecektir. Sertifikanın staj yaptığınız kurumda mentorunuz tarafından imzalanmasını sağlamalısınız. Sertifikanız, İTÜ’ye döndüğünüzde rektörümüz adına kurumsal koordinatörümüz Prof. Elif Pehlivanoğlu Mantaş tarafından da imzalanacak ve size teslim edilecektir.
Yine Tablo B’de:
Kaza sigortası (accident insurance), lisans öğrencileri için evet, lisansüstü öğrencileri için hayır olarak işaretlenecek; sorumluluk sigortası (liability insurance) tüm öğrenciler için hayır işaretlenecektir.
Staj Öğrencilerinin Sigorta Sorumlulukları
Staj hareketliliğine giden tüm öğrenciler 3 sigorta türünde gerekli hazırlıklarını tamamlamakla yükümlüdür.
1-Sorumluluk sigortası (iş yerine verebileceğiniz zararlarla ilgili). İTÜ Sorumluluk sigortası sağlamamaktadır. Karşı kurum da sağlamıyorsa sorumluluk sigortası yaptırmanız gerekir. Sorumluluk sigortası (liability insurance) için Ulusal Ajans tarafından ofisimize iletilen bir örneği linkte sunuyoruz: AON Student Insurance
2-Kaza sigortası (iş yerinde başınıza gelebilecek kazalar için): Lisans düzeyindeki öğrenciler İTÜ Portal kaydını takiben İTÜ tarafından sigortalanır. Lisansüstü öğrenciler karşı kurum tarafından kaza sigortası ile sigortalanmıyorlarsa bu sigortayı da endileri yaptırmalıdır.
3-Seyahat sağlık sigortası (yurt dışında yaşanması muhtemel sağlık problemleri için). Tüm öğrenciler tarafından ibraz edilmelidir.
Lisans Öğrencileri için İTÜ Portal Kaydı
Erasmus kapsamında hibeli ya da hibesiz hareketlilik gerçekleştirmek isteyen tüm lisans öğrencileri, liste ilan edilir edilmez İTÜ Portal’da gerçekleştirecekleri stajla ilgili girişleri başlatmalıdır. Öğrenciler İTÜ Portal ’a giriş yaptıktan ve tüm gerekli belgeleri sisteme yükledikten sonra erasmus@itu.edu.tr’ye ITU PORTALDA STAJ KAYDI OLUŞTURDUM-İSİM-SOYİSİM konulu boş bir mail iletmelidir. Lisansüstü öğrencilerinin zorunlu program yüklerinde staj olmadığı için İTÜ tarafından sigorta işlemlerinin yapılması ya da stajlarının İTÜ Portal’a kaydedilmesi söz konusu değildir (mezuniyet ertesinde staj yapan öğrenciler de aynı durumdadır).
1-Stajınızın tamamı ya da bir kısmı zorunlu staja sayılacaksa ilgili kutucuğu işaretleyiniz. Hareketliliğiniz zorunlu ve gönüllü bölümlerden oluşuyorsa bu bölümler için ayrı kayıtlar açmanız gerekmektedir.
2-Hareketliliğin Erasmus+ kapsamında gerçekleştiği ile ilgili kutucuğu işaretleyiniz.
3-İTÜ Portal’daki sözleşme belgelerini doldurup, Bölüm Staj Komisyonu’na imzalattıktan sonra, sözleşmelerin Fakülte Yönetim Kurulu onayına sunulması gerekmektedir.
4-Tüm lisans öğrencileri Erasmus kapsamındaki gönüllü ve/veya zorunlu staj günlerini belirttikleri bir dilekçeyle Fakülte Yönetim Kurulu’na başvurmalıdır.
5- Hareketliliğinin tamamı ya da bir kısmı akademik takvimle kesişen öğrencilerin Fakülte/ Enstitü sekreterliklerine başvurarak, çakışan bu zaman zarfı için dersten izinli sayıldıklarına dair Fakülte/Enstitü izni için başvuru yapmaları gerekmektedir.
6-Fakülte Yönetim Kurulu’ndan alınacak onayı takiben, onaylanmış belgelerin İTÜ Portal’a geri yüklenmesi gerekmektedir.
7-Tüm imzaları tamamlanmış olan staj için öğrenim sözleşmenizi hem sisteme yüklemeli hem de Erasmus Ofisi'ne teslim etmelisiniz.
8- Kaydınızı tamamlayıp Erasmus Ofisi’ne mail attığınızda Erasmus Ofisi hibeli ya da hibesiz olarak hareketlilik gerçekleştireceğiniz bilgisini İTÜ Portal’da işaretleyecek ve sigorta işlemlerinizin yapılabilmesi için süreci başlatmış olacaktır.
ÖNEMLİ DUYURU: İTÜ Portal kaydı esnasında yaşanan problemler için yardım bileti oluşturarak Merkezi Staj Ofisi' yle iletişime geçiniz. Tüm süreçte İTÜ Staj Genel Esasları'na tabi olacağınızı hatırlatmak isteriz.
Online Dil Desteği
Erasmus+ kapsamında hareketliliğe giden tüm öğrenciler için Avrupa Komisyonu tarafından kurumumuza Online Dil Desteği sınav ve kurs lisansları atanmaktadır. Online dil desteğinin sağladığı fırsatların tanıtım videosu için tıklayınız. Stajınız esnasında kullanacağınız ya da gittiğiniz yerellikte kullanılan dilden herhangi birini seçme hakkında sahipsiniz.
Kabul/davet mektubu ve LA’sını Erasmus Ofisi’ne ulaştıran öğrencilerin @itu uzantılı mail adresleri OLS sistemine kayıt edilecektir. OLS sistemi size seçtiğiniz dilde bir deneme sınavı yönlendirecektir. Online dil desteği alabileceğiniz diller ve deneme sınavınızın sonucuna göre otomatik olarak size sağlanabilecek dil desteği kurları aşağıdaki tabloda verilmiştir.
Automatic Language Course Allocation & Local Language
First Language Assessment Result
German, English, Spanish, French, Italian, Dutch or Portuguese
Bulgarian, Danish, Estonian, Greek, Croatian, Latvian, Lithuanian, Hungarian, Polish, Romanian, Slovak, Slovenian, Finnish and Swedish
Gitmeden önce ve döndükten sonra OLS sınavını tamamlamak zorunludur. Yalnızca ilk sınavda sınav sonucu C2 olan öğrencilere ikinci sınav iletilmeyeceği için dönüşte OLS sınav sonucu teslim etmeleri gerekli değildir.
Fakülte / Enstitü İzni
ÖNEMLİ: Hareketliliğinin tamamı ya da bir kısmı akademik takvimle kesişen öğrencilerin Fakülte/ Enstitü sekreterliklerine başvurarak, çakışan bu zaman zarfı için dersten izinli sayıldıklarına dair Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu Kararı ile izin için başvuru yapmaları gerekmektedir. İzin yazısı çıkan öğrencilerin İTÜ Portal'a yaptıkları staj kaydına bu yazıyı da eklemeleri gerekmektedir.
*Erasmus kapsamındaki hareketliliğiniz için talep ettiğiniz izinler azami sürenin içinde sayılır; mezuniyet için belirlenen maksimum süreye eklenmez.
Hareketliliğe Gitmeden Önce
Hareketlilik öncesi tüm öğrenciler aşağıdaki belgeleri Erasmus Ofisine teslim etmekle yükümlüdür:
1) Kabul belgesinin kopyası
2) Learning Agreement for Traineeship (staj için öğrenim sözleşmesi)
3) OLS (Online Language Support) Deneme Sınavı Sonucu Çıktısı
4) Sorumluluk Sigortası, seyahat sağlık sigortası ve kaza sigortası
5) Vakıflar Bankası Maslak Şubesi’nde açılmış EURO hesap numarasını belirten hesap cüzdanı fotokopisi. Başvuru yaptığınızda size hem TL hem Euro hesabı açılır. Lütfen Euro olanı bizimle paylaşın.
Bu fotokopinin üstüne Erasmus+ staj hareketliliği kapsamında alacağım hibenin bu hesaba yatırılmasını arz ediyorum yazarak, isim ve tarihle imzalayınız.
Başka bir bankada hesap açmanız durumunda kesintiler uygulanabilmektedir.
6) İş güvenliği eğitiminizi tamamladığınıza dair belge. Bu bilgiye İTÜ hesabınızdan erişebiliyorsanız çıktısını alınız. Değilse iş güvenliği eğitimi aldığınız ofisten temin ediniz.
7) Hibe Sözleşmesi. Belgelerinizi tesliminiz sırasında ofisimizde düzenlenecektir.
8) Fakülte / Enstitü izni (varsa)
Erasmus+ Staj Dönüş İşlemleri
Hareketlilik Esnasında/Dönmeden Evvel Yapılması Gerekenler ve Dönüşte Teslim edilecek Dokümanlar
1) Confirmation of arrival-departure belgesini karşı kuruma gider girmez kabul mektubunuzdaki staj tarihleriyle tutarlı olacak şekilde doldurup imzalatınız (arrival kısmını) ve scan ederek erasmus@itu.edu.tr adresine ‘Emel Hanım’ın dikkatine-ULAŞTIM’ konulu bir maille gönderiniz (dönerken de departure’ı imzalatacaksınız). Bu belge elimize ulaştığında hibe işlemleriniz başlayacak ve hibe yaklaşık bir ay içinde hesabınızda olacaktır.
Lütfen dikkate alınız ki döndüğünüzde ödeme, belgedeki kutucukların içindeki tarihlere bakılarak yapılacaktır. Bu aralıktaki gün sayısı, yerleştirme listesinde hibelendirilen gün sayısından fazla ise, yerleştirme listesindeki gün sayısı ödemede baz alınacaktır.
!!! OLDUKÇA ÖNEMLİ: Arival-Departure belgesi, ıslak imzalı ve mühürlü olarak (orijinal belge) dönüşte ofisimize teslim edilecektir.
2) Staj için öğrenim anlaşması değerlendirme kısmı (during mobility ve after mobility kısımları): Herhangi bir değişiklik olursa acilen bizimle iletişime geçmek şartıyla değişiklik sayfasını(during mobility) doldurun. Değişiklik olmazsa bu kısım hiç kullanılmayacak. After mobility değerlendirme sayfasını herkes dönemeden önce doldurmalı ve gerekli imzaları almalıdır. Islak imzalı biçimde ofisimize teslim edeceksiniz.
3) Başarı durumu belgesi: Oradaki başarı durumunuzla ilgili stajda sizden sorumlu kişiden alınacak, başarı durumunuzu belirtir antetli kağıda imzalı belgedir. Belgeyi öğrenim anlaşmanızdaki sorumlu kişilerden birinden almalısınız.
4) OLS(Online Language Support) Sınav Çıktısı- Döndükten hemen sonra OLS hesabınıza yeniden girip dönüş sınavınızı uygulayıp sonucun çıktısını alınız.
5) Pasaport fotokopisi- Pasaportunuz ilk sayfası ile giriş ve çıkışları gösterir sayfaların fotokopileri çekilmelidir.
ÖNEMLİ NOT!!! Ulusal Ajans Kuralı: Kesin gerçekleşme süresi, katilim sertifikasında (confirmation) bulunan faaliyet başlangıç-bitiş tarihlerine göre hesaplanır. Öğrencinin gittiği kurumdaki resmi tatil günleri hariç, yani normal şartlarda öğrenim veya stajın devam etmesi gereken durumlarda, 1 haftadan (7 takvim günü, hafta sonu dahil) fazla sure ile misafir olduğu kurumdan (şehirden / ülkeden) ayrılması durumunda, ayrı kaldığı sureler için hibe ödemesi yapılmayacaktır.
Siz bu belgeleri teslim eder etmez bir değerlendirme raporu doldurmanız için online işlemler gerçekleştireceğiz. Stajla ilgili değerlendirme raporunuzu da aldıktan sonra başta size %70’i ödenmiş hibenin kalanını da hesabınıza yatıracağız.