şirketler ele alındıgında harcama bütçesi nedir? ne için harcama bütçesi ayrılır?
Bu konuyla bağlantılı olarak önce bütçe nedir sorusunun cevabını verelim
Bütçe ; bir devletin veya şirketin veya kişinin belli bir süre içerisinde yapacağı harcamaları ve elde edeceği geliri önceden planlayan ve önünü görmesini sağlayan bir araçtır.
Dipnot * Her bütçe firmaya özel olacağını unutmayınız.
* Bütçe kalemlerinde değişiklikler olabilir.
* Tüm harcamaların bir belgesi BT departmanında tutulması yararlıdır (Muhasebe arşive kaldıracağından bulamazsınız)
* Harcamaların tutulacağı bir programın kullanılması iyi olur.
Günümüzde Toplam Kalite kavramı yaygın olarak bahsedilmekte ve şirketler tarafından uygulanılmasına çalışılmaktadır. Burada özellikle Bilgi İşlem Deparmanları Yöneticilerine yönelik olarak \"Bütçe Hazırlama Esasları\" ve “Satın Alma Yönetmeliği” örneği verilmektedir. Bilgi işlem yöneticileri aynı zaman da şirketin çalışmasını sağlayan belli procedür, yöentmelik ve kuralları koyabilen, bunları programlara kataran ve kontrol edilmesini sağlayan kişilerdir. Bir bakıma şirketin organizasyonundan sorumludurlar. Şirketler kendi bünyelerine uygun şekilde harcama bütçesi çıkarabilirler aşağıdaki bilgiler bir örnek olarak verilmiştir.
Bütçe hazırlanırken elemanların sayıları, alacakları tahmini ücretler ve sabit giderlerde göz önünde bulundurulmalıdır. Şirketin hedeflerine göre eleman alımı söz konusu olacaksa bunun döneminin önceden belli olması tavsiye edilir.
Elemanlar Sabit Giderler
Data hatları (Uydu, Lease Line, Internet, vd.)
Diğer üniteler (UPS, Jeneratör)
(bu kalemlerde her ay belli bir tutarı sabit olarak gösterilmelidir)
Donanım Bakımları (Yazici, UPS, Jeneratör)
(bu kalemlerde hizmet alınacak şirketler ve tutarların ödeneceği dönemlerin belirtilmesi uygun olur)
Üst Yönetim İstekleri
(bu kalemlerde belli dönemlere uygun tutarlar yazılmalıdır)
Tabii günümüz Türkiye\'sinin malum olan ekonomik durumu her an sürprizler yapabilir. Bunun için esnek bir bütçenin hazırlanması gerekmektedir. En az ve en fazla durumlara göre hazırlanacak birden fazla bütçe şirket üst yönetimine sunulmalıdır. Bu bütçede şirket üst yönetimin anlık ihtiyaçları olabileceği düşünülerek böyle bir kalemin göz önünde bulundurulmasında yarar vardır. Doğal olarak alınacak cihazların miktar/tutar rakkamlarında gerçekçi tahminler de bulunulması gereklidir. Ne fazla uçulması (!) ne de kendi kendimizi boğacak şekilde olmamasına dikkat edilmelidir. Bu bütçeye göre şirket üst yönetiminden malzeme alınması onayının daha kolay gerçekleşeceği düşüncesindeyim.
Hazırlanan bütçenin şirket üst yönetimi tarafından onaylanmasından sonra uygulamaya geçilir.
Uygulama iki şekilde olabilir : Bütçeye uygunluğun alım sırasında kontrolü veya dönemsel olarak alımların bütçesel kontrolü.
Bütçeye uygunluğun alım sırasında kontrolü ; aşağıda verilmiş olan forma benzer bir formun doldurularak bütçeye uygunluk onayı bütçe departmanı veya yetkilisi tarafından verilir.
Dönemsel olarak bütçenin kontrolü ; bütçeye uygun alımların ve harcamaların insiyatifi bilgi işlem yöneticisindedir. Dönem sonlarında (aylık, 3 ay vb.) bütçe yetkilisi alımların bütçeye uygunluk kontrolünü yapar.
Alım yapılmadan önce alınacak malzemenin ait olduğu bütçe kaleminde uygun tutar araştırılması yapılır. Tutarın yetmediği durumlarda diğer masraf kalemlerinden aktarımın yapılması gerekir. Ancak genel bütçe toplamını geçmemek kaydıyla. Buna rağmen bütçe yetmiyorsa bağlı olunan bir üst kademenin bütçesinden transfer yapılabilir. Bu üst kademe, Genel Md. Yrd veya Genel Md. olabilir. Bütçe hazırlamak ve uygulamak belli disiplinlerin bir araya gelmesiyle olabilir ancak. Şirketlerin departmanlar bazında masraf bütçelerini hazırlamaları ve buna bağlı olarak harcama yapmaları onları ve çalışanları kontrol altına alır. Hele bütçenin altında harcama yapıldıysa bunun belli bir oranda çalışanlara arasında paylaştırmak veuya bir sonraki döneme aktarmak gibi motivasyonlar bütçenin şirket içinde hayata geçirilmesini daha kolay kılar.