Kurumsal seyahat organizasyonu: Çalışan memnuniyeti ve bütçe arasında denge sağlanması
Günümüzün iş dünyasında iş gezilerinin sayısı hızla artıyor. Bu nedenle kurumsal seyahat organizasyonunun uzman kişilere bırakılması çok daha avantajlı oluyor. Kurumsal seyahat yönetimi, uçak bileti alımı veya otel rezervasyonundan öteye birçok farklı hususu içerdiğinden ciddi zaman ve emek gerektiriyor.
Çalışanlara, şirketin belirlemiş olduğu kurallar ve bütçe çerçevesinde uygun bir konfor düzeyi sunabilmek seyahat yöneticisinin karşılaştığı en büyük zorluklardan birini oluşturuyor.
Kurumsal seyahat yöneticisinin (BTM) görevleri:
Konaklama ve uçuş sınıflarına ilişkin standartların yanısıra seyahat harcamaları veya şirket kredi kartlarının yönetimi gibi hususları da düzenleyen bir kurumsal seyahat yönetmeliği hazırlanması
Kurumsal seyahat kurallarının izlenmesi: Çalışanların şirketin seyahat kurallarına uygun hareket etmeleri seyahat yöneticisinin sorumluluğundadır.
Tüm harcamaların takip edilmesi ve iş seyahatlerinin bütçeye uygun olarak yapılmasının sağlanması Kurumsal seyahat yöneticisi aynı zamanda belirli aralıklarla raporlar düzenleyerek, o tarihe kadar kaydedilen ilerlemeler ve ulaşılan veya ulaşılması gereken hedefler hakkında tüm çalışanları bilgilendirmekle yükümlüdür.
Seyahat giderlerinin azaltılmasına yönelik çözümler aranması, tasarruf sağlanabilecek alanların belirlenmesi ve tüm çalışmaların kalite standartlarına ve şirket yönetmeliğine uygun olarak yürütülmesi
Gerek nitelik gerekse maliyet açısından şirketin taleplerine en uygun yanıtı verebilecek seyahat acentesinin belirlenmesi Bu acente ve diğer tedarikçilerle kurulacak ilişkilerin sürdürülmesi
Otellerle özel indirim anlaşmaları yapılması ve PartnerPlusBenefit gibi havayolu sadakat programlarındaki üyeliklerin değerlendirilmesi
Tüm bu görevlerin yürütülebilmesi -birçok özelliğin yanısıra- müzakere, organizasyon, bütçe yönetimi veya çeşitli dahili veya harici hissedarlarla iletişim konularında yetkin olmayı da gerektirir.
Kurumsal seyahat yöneticileri genellikle İktisadi Bilimler mezunu, hatta daha da ileri düzeyde eğitim kalmış kişilerdir. Bazen kurumsal seyahat yöneticileri şirketlerin satın alma bölümlerinde çalışmış olan ve dolayısıyla tedarikçilerle sözleşme yapma ve pazar analizleri hazırlama konularında deneyim sahibi kişiler arasında da seçilir.
Seyahat yöneticileri özel yazılımlardan ve otomatik bilgi akışı sağlayan programlardan yararlanmak suretiyle şirketin tüm seyahat verilerini yönetir. Dolayısıyla bilgisayar kullanımı ve yeni programlara hızlı bir şekilde uyum sağlama yeteneği de sahip olmaları gereken temel özellikler arasındadır.
Bu meslek dalında çalışanlar ayrıca güncel gelişmeleri de sürekli izlemek zorundadırlar: Seyahat yöneticilerinin referans pazarlarının dinamiğini tanımaları ve sürekli iletişim içinde olmaları gerekir. Oluşacak fırsatları değerlendirebilmek ve planlanan bütçenin en verimli şekilde kullanılmasını sağlayabilmek ancak bu şekilde mümkün olacaktır.
Aynı zamanda yapılacak iş seyahatlerinin yatırım getirisini (ROI:return of investment) analiz etmek ve yapılan harcamaların şirket verimliliği ve iş hacmini ne ölçüde etkilemiş olduğunu belirlemek de seyahat yöneticisinin görevleri arasındadır. Bu nedenle seyahat eden çalışanın memnuniyet düzeyinin, motivasyonunun ve seyahat sıklığının başarı üzerindeki etkisini ve elde edilen sonuçları anlamak zorundadır. Seyahat yöneticisi tüm bu hususları analiz ederek yapılan seyahatin ne denli verimli olduğunu saptar ve bir sonraki iş gezisinde geliştirilmesi veya değiştirilmesi gereken hususları belirler.
Vurgulanması gereken bir diğer husus da seyahat yöneticilerin gelecekte -artık kurumsal seyahat sektörünün ana konuları arasında yer alan- entegre mobilite, sürdürülebilirlik ve çevresel etki gibi- hususları da muhtemelen göz önünde bulundurmak zorunda kalacağıdır.