Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabililm Dalı. Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerde Belge Yönetimi
Download "Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabililm Dalı. Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerde Belge Yönetimi"
1 Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabililm Dalı Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerde Belge Yönetimi Haydar YALÇIN Yüksek Lisans Tezi Ankara, 2007
2 Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerde Belge Yönetimi Haydar YALÇIN Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı Yüksek Lisans Tezi Ankara, 2007
3 KABUL VE ONAY Haydar YALÇIN tarafından hazırlanan Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerde Belge Yönetimi başlıklı bu çalışma, tarihinde yapılan savunma sınavı sonucunda başarılı bulunarak jürimiz tarafından Yüksek lisans tezi olarak kabul edilmiştir. Prof. Dr. İrfan ÇAKIN (Başkan) (Danışman) Yrd. Doç. Dr. Fahrettin ÖZDEMİRCİ Öğr. Gör. Özgür KÜLCÜ Yukarıdaki imzaların adı geçen öğretim üyelerine ait olduğunu onaylarım. Prof. Dr., İrfan ÇAKIN Enstitü Müdürü
4 BİLDİRİM Hazırladığım tezin/raporun tamamen kendi çalışmam olduğunu ve her alıntıya kaynak gösterdiğimi taahhüt eder, tezimin/raporumun kağıt ve elektronik kopyalarının Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü arşivlerinde aşağıda belirttiğim koşullarda saklanmasına izin verdiğimi onaylarım: Tezimin/Raporumun tamamı her yerden erişime açılabilir. Tezim/Raporum sadece Hacettepe Üniversitesi yerleşkelerinden erişime açılabilir. Tezimin/Raporumun yıl süreyle erişime açılmasını istemiyorum. Bu sürenin sonunda uzatma için başvuruda bulunmadığım takdirde, tezimin/raporumun tamamı her yerden erişime açılabilir Haydar YALÇIN
6 i TEŞEKKÜR Araştırmama yön veren değerli fikirleri ve desteği için hocam ve tez danışmanım sayın Prof. Dr. İrfan ÇAKIN a, araştırma konusunun belirlenmesinde değerli fikirlerini benimle paylaşan sayın Prof. Dr. Yaşar TONTA ya, araştırmanın uygulama kısmında kullanılan anketin tasarım aşamasında değerli fikirlerini paylaşan ve bana yol gösteren sayın Yard. Doç. Dr. Fahrettin ÖZDEMİRCİ ye teşekkürlerimi sunuyorum. Araştırma kapsamında uygulanan anket çalışmasında elde edilen bulguların SPSS programıyla analizinde yardımcı olan TÜİK Uzmanlarından Erhan ÜNAL a, araştırmada bulguların değerlendirilmesi, tabloların sunumu ve kontolünde yardımlarından dolayı eşim Aynur YALÇIN a yardımlarından dolayı teşekkürlerimi sunuyorum. Lisans ve Yüksek Lisan dönemlerindeki dostlukları ve destekleri için Can Besimoğlu, Cihan Doğan, Ziya Kutluoğlu ve Mithat Baver Zencir e teşekkürler. Son olarak hayatımın her aşamasında bana desteğini esirgemeyen ağabeyim ve ikinci babam sayın Engin YALÇIN a, babam Hüseyin YALÇIN a, maddi ve manevi destekleriyle annem Nazile YALÇIN a ve yengem Hacer YALÇIN a asla ödeyemeyeceğim hakları için minnetlerimi sunuyorum.
7 ii ÖZET Günümüzde bilgi ekonomi için en güçlü unsur olarak karşımıza çıkmaktadır. Küreselleşme gerçekleşmiş ve rekabet iyice dinamik bir yapıya bürünmüştür. Bu nedenle rekabet dünyasındaki işletmeler, bilgiyi daha etkin olarak kullanmak zorundadır. Bilgi son dönemde hem önemli bir yönetim unsuru olmuş hem de katma değer sağlama adına gerekli bir araç görülmeye başlamıştır. Bilginin etkin olarak kullanımı sağlamaya yönelik olarak işletmeler bilginin toplanmasına ve yayımına olanak sağlayan bilgi sistemlerini kullanmaya başlamışlardır. İşletmelerde belge yönetimi, bilgi sistemlerinin önemli bir parçası olarak gösterilebilir. Belge yönetim uygulamalarının etkin ve sistematik bir şekilde yürütülebilmesi için işletmelerin belgenin yaşam döngüsü yaklaşımını göz önünde bulundurması gerekmektedir. Araştırmada Ankara da faaliyet gösteren ve kişi arasında çalışan istihdam eden Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler; işletme yaşı, faaliyet gösterdiği sektör, ve belge yönetim uygulamaları bakımından incelenmiştir. Araştırmanın amacı Ankara da faaliyet gösteren Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler deki belge yönetim uygulamalarının ne düzeyde yürütüldüğünün ortaya konulması olarak belirlenmiştir. Araştırmada yöntem olarak betimleme yönteminden yararlanılmıştır. Veri toplama amacıyla işletmelere 29 sorudan oluşan anket gönderilmiştir. Araştırmamızın hipotezi Ankara da faaliyet gösteren KOBİ ler, belge işlemlerini, belgenin yaşam döngüsü yaklaşımını göz önünde bulundurmadan yürütmektedir. Belge işlemlerinde belgenin yaşam döngüsünü göz önünde bulundurmayan bir yaklaşım izleyen KOBİ ler yürütülen belge
8 iii işlemlerini tutarsız bir şekilde yapmaktadır. Belge işlemlerinde yapılan yanlış uygulamalar KOBİ lerde verimliliğin düşmesine neden olmaktadır. Şeklinde belirlenmiştir. Araştırma sonucunda ankara faaliyet gösteren işletmelerin belge yönetim uygulamalarında belgenin yaşam dögüsü yaklaşımını göz önünde bulundurmadıkları belirlenmiştir. Elde ettiğimiz sonucun belge yönetim uygulamalarını daha etkin ve sistematik bir şekilde yürütebilmelerine yönelik önerilerde bulunulmuştur.
9 iv SUMMARY Today information has become the most powerful thing for the economy. Globalization has become a reality and competiton is more dynamic. Therefore, companies that in a competitive world, need to use information more effectively. Therefore information critical for the management and growth of busines value. To use information effectively companies are increasingly using information systems that enable the collection and dissemination of data and information. Records management in companies, important part of information systems. To effective and sistematic practice of records management, companies must pay attention to life cycle of records. In this research, Small and Medium Enterprises (SME) that work in Ankara in which employ between 50 and 99 employees, have been investigated according to company age, sector and records management studies in their companies. The aim of research is to determine records management studies in SME s that work in Ankara. Research method is based on survey method and data gathered by literature review and questionnaire. In order to collect data, a questionnaire which contains 29 questions was sent to the companies working Ankara. The hypothesis stated as "SME s working in Ankara while execution of records management studies do not pay required attention. Therefore SME s in Ankara doing inconsistent execution records management studies in their companies.
10 v As a result, it is clear that while records management studies in SME s in Ankara do not pay attention to life cycle of records. To overcome for this situation some suggestions have been asserted.
11 ii ÖZET Yalçın, Haydar. Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerde Belge Yönetimi, Yüksek Lisans Tezi, Ankara Günümüzde bilgi ekonomi için en güçlü unsur olarak karşımıza çıkmaktadır. Küreselleşme gerçekleşmiş ve rekabet iyice dinamik bir yapıya bürünmüştür. Bu nedenle rekabet dünyasındaki işletmeler, bilgiyi daha etkin olarak kullanmak zorundadır. Bilgi son dönemde hem önemli bir yönetim unsuru olmuş hem de katma değer sağlama adına gerekli bir araç görülmeye başlamıştır. Bilginin etkin olarak kullanımı sağlamaya yönelik olarak işletmeler bilginin toplanmasına ve yayımına olanak sağlayan bilgi sistemlerini kullanmaya başlamışlardır. İşletmelerde belge yönetimi, bilgi sistemlerinin önemli bir parçası olarak gösterilebilir. Belge yönetim uygulamalarının etkin ve sistematik bir şekilde yürütülebilmesi için işletmelerin belgenin yaşam döngüsü yaklaşımını göz önünde bulundurması gerekmektedir. Araştırmada Ankara da faaliyet gösteren ve kişi arasında çalışan istihdam eden Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler; işletme yaşı, faaliyet gösterdiği sektör, ve belge yönetim uygulamaları bakımından incelenmiştir. Araştırmanın amacı Ankara da faaliyet gösteren Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler deki belge yönetim uygulamalarının ne düzeyde yürütüldüğünün ortaya konulması olarak belirlenmiştir. Araştırmada yöntem olarak betimleme yönteminden yararlanılmıştır. Veri toplama amacıyla işletmelere 29 sorudan oluşan anket gönderilmiştir. Araştırmamızın hipotezi Ankara da faaliyet gösteren KOBİ ler, belge işlemlerini, belgenin yaşam döngüsü yaklaşımını göz önünde bulundurmadan yürütmektedir. Belge işlemlerinde belgenin yaşam döngüsünü göz önünde bulundurmayan bir yaklaşım izleyen KOBİ ler yürütülen belge işlemlerini tutarsız bir şekilde yapmaktadır. Belge işlemlerinde yapılan yanlış uygulamalar KOBİ lerde verimliliğin düşmesine neden olmaktadır. Şeklinde belirlenmiştir.
12 iii Araştırma sonucunda ankara faaliyet gösteren işletmelerin belge yönetim uygulamalarında belgenin yaşam dögüsü yaklaşımını göz önünde bulundurmadıkları belirlenmiştir. Elde ettiğimiz sonucun belge yönetim uygulamalarını daha etkin ve sistematik bir şekilde yürütebilmelerine yönelik önerilerde bulunulmuştur. Anahtar Kelimeler Belge Yönetimi, Bilgi Yönetimi, Küçük ve Orta Ölçekli işletmeler
13 i ABSTRACT Today information has become the most powerful thing for the economy. Globalization has become a reality and competiton is more dynamic. Since, companies that in a competitive world, need to use information more effectively. Therefore information critical for the management and growth of busines value. To use information effectively companies are increasingly using information systems that enable the collection and dissemination of data and information. Records management in companies, important part of information systems. To effective and sistematic practice of records management, companies must pay attention to life cycle of records. In this research, Small and Medium Enterprises (SME) that work in Ankara in which employ between 50 and 99 employees, have been investigated according to company age, sector and records management studies in their companies. The aim of research is to determine records management studies in SME s that work in Ankara. Research method is based on survey method and data gathered by literature review and questionnaire. In order to collect data, a questionnaire which contains 29 questions was sent to the companies working Ankara. The hypothesis stated as "SME s working in Ankara while execution of records management studies do not pay required attention. Therefore SME s in Ankara doing inconsistent execution records management studies in their companies. As a result, it is clear that while records management studies in SME s in Ankara do not pay attention to life cycle of records. To overcome for this situation some suggestions have been asserted. Keywords Records Management, Information Management, Small and Medium Sized Enterprises.
14 v İÇİNDEKİLER TEŞEKKÜR i ÖZET ii SUMMARY iv İÇİNDEKİLER v TABLOLAR xii ÖNSÖZ GİRİŞ Konunun Önemi Araştırmanın Amacı ve Hipotezi Araştırmanın Alanı ve Kapsamı Araştırmanın Yöntemi ve Veri Toplama Tekniği Araştırmanın Düzeni Kaynaklar KÜÇÜK VE ORTA ÖLÇEKLİ İŞLETMELER Genel Bakış Küçük ve Orta Ölçekli İşletme Tanımı Nicel Tanımlama Ölçütleri Nitel Tanımlama Ölçütleri Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerin Güçlü Yönleri.. 21
15 vi Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerin Zayıf Yönleri Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler ve Bilgiye Erişim Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerde Bilginin Önemi Bilgi Yönetimi Bilgi Yönetiminin Aşamaları BELGE YÖNETİMİ Belge Belge Yönetimi Belge Yönetiminin Gelişimi Belge Yönetiminin Önemi Belge Yönetiminin Yararları Belge Yönetim Programı Belge Yönetiminin Amacı Belge Yönetim Programının Ögeleri Belge Yönetiminin Uygulama Sınırları Belgenin Yaşam Döngüsü İşlemler Dizisi Modeli Üç Devir Modeli Öz Yaşam Modeli Süreç/Bütüncül Yaklaşım Modeli Belge Üretimi Belge Dolaşımı Belge Kullanımı
16 vii Belgelerin Korunması Belgelerin Düzenlenmesi KOBİLERDE BELGE YÖNETİMİ UYGULAMALARI Ankete Katılanların İşletmedeki Konumlarına Göre Dağılımı İşletmelerin Faaliyet Süresine Göre Dağılımı İşletmelerin Faaliyet Gösterdiği Sektöre Göre Dağılımı İşletmelerin Statüye Göre Dağılımı İşletmelerin Sahip Olduğu Sistem Belgelerine Göre Dağılımı İşletmelerde Belgelerin Üretildiği Ortam İşletmelerde Üretilen Belge Türleri İşletmelerde Belge Saklama Amaçları İşletmelerde Belge İşlemlerini Düzenleyen Yönerge Metni Bulunma Durumu ISO 9001 Belgesine Sahip İşletmelerde Belge İşlemlerini Düzenleyen Yönerge Metni Bulunma Durumu Belge İşlemlerini Düzenleyen Yönerge Metninin Kapsamı İşletmelerin Dosyalama Sistemine Sahip Olma Durumu İşletmelerin Aktif Belgeleri Sakladıkları Yer İşletmelerin Evrak Kayıt Defteri Kullanım Durumu İşletmelerin Belge Envanteri Hazırlama Durumu İşletmelerde Arşiv Bulunma Durumu İşletmelerin Belgeleri Arşivde Yeniden Düzenlemeye Tabi Tutma Durumu
17 viii İşletmelerde Ayıklama İşlemi Yapma Durumu İşletmelerde Ayıklama İşlemi Yapma Sıklığı İşletmelerde İmha İşlemi Yapma Durumu İletmelerde Ayıklama İşlemi Yapma Sıklığı İşletmelerde Belge İşlemlerinden Sorumlu Personel İstihdam Durumu İşletmelerin Olağanüstü Durumlar İçin Geliştirilmiş Belge Felaket Programı Bulundurma Durumu İşletmelerin Personeline Belge İşlemleri Konusunda Eğitim Verme Durumu İşletmelerin Personelinin Belge İşlemleri Konusunda Eğitim Almasını İsteme Durumu İşletmelerin Belge Erişiminde Karşılaştığı Sorunlar DEĞERLENDİRME VE YORUM Kobi lerin Genel Özellikleri Kobi lerde Belge Yönetim Uygulamaları Kobi lerde Belge Üretimi Kobilerde Belgelerin Düzenlenmesi ve Korunması Kobi lerde Belgelerin Ayıklanması ve İmhası Kobi lerde Belge Yönetim Programları SONUÇ VE ÖNERİLER Kobi lerin Genel Özellikleri
18 ix 6.2. Kobi lerde Belge Yönetim Uygulamaları Kobi lerde Belge Üretimi Kobi lerde Belge Yönetim Programı Geliştirme Kobi lerde Belgelerin Düzenlenmesi ve Korunması Kobi lerde Belge Ayıklama ve İmha İşlemleri Kobi lerde Profesyonel Belge Yöneticisi İstihdamı Kobi lerde Felaket Yönetimi Kobi lerde Belge İşlemlerine Yönelik Hizmet içi Eğitim ÖNERİLER Kobi lerde Belge Üretimine Yönelik Öneriler Kobi lerde Belge Saklama Nedenlerine Yönelik Öneriler Kobi lerde Belgelerin Düzenlenmesi ve Korunmasına Yönelik Öneriler Kobi lerde Belgelerin Ayıklanması ve İmhasına Yönelik Öneriler Kobi lerde Profesyonel Belge Yöneticisi İstihdamına Yönelik Öneriler Genel Öneriler KAYNAKÇA EK 1. Araştırma evrenini oluşturan oluşturan KOBİ lerin Listesi
19 x EK 2. Anket TABLOLAR Tablo 1 Ülkeler ve KOBİ lerin Ülke Ekonomilerindeki Payları 20 Tablo 2 İşletmedeki konumuna Göre Dağılım 67 Tablo 3 İşletmelerin Faaliyet Süresine Göre Dağılımı 68 Tablo 4 Ankete katılan işletmelerin statüye göre dağılımı 70 Tablo 5 İşletmelerde belgelerin üretildiği ortam 71 Tablo 6. İşletmelerin Belgeleri/ Evrakları Saklama Amaçlarına Göre Dağılımı 73 Tablo 7 ISO 9001 Belgesine sahip işletmelerin belge işlemlerini düzenleyen yazılı metin/yönergeye sahip olma durumu 75 Tablo 8 İşletmelerin belge işlemlerini düzenlemek amacıyla kullandığı yönergenin kapsadığı belge işlemlerin dağılımı 76 Tablo 9 İşletmelerin Dosyalama Sistemine Sahip Olma Durumuna Göre Dağılımı 77 Tablo 10 İşletmelerin Aktif Belgeleri Sakladığı Yere Göre Dağılımı 78 Tablo 11 İşletmelerin Evrak Kayıt Defteri Kullanma Durumuna Göre Dağılımı 78 Tablo 12 İşletmelerin Belge Envanteri Hazırlama Durumuna Göre Dağılımı 79
20 xi Tablo 13 İşletmelerin Belge Merkezi/ Arşiv Bulunma Durumuna Göre Dağılımı 80 Tablo 14 İşletmelerin Belgeleri Arşivde Yeniden Düzenlemeye Tabi Tutma Dağılımı 81 Tablo 15 Belge merkezi olan işletmelerin yeniden düzenlemeye tabi tutma durumu 81 Tablo 16 İşletmelerin Ayıklama İşlemi Yapma Durumu 82 Tablo 17 İşletmelerin Ayıklama İşlemini Yapma Sıklığı 83 Tablo 18 İşletmelerin İmha İşlemi Yapma Durumu 84 Tablo 19 İşletmelerin İmha İşlemi Yapma Sıklığı 84 Tablo 20 İşletmelerin belgelere yönelik işlemlerden sorumlu personel istihdam etme durumu 85 Tablo 21 İşletmelerin Belge Felaket Programı Bulundurma Durumuna Göre Dağılımı 86 Tablo 22 Tablo 23 İşletmelerin Personelin Belgesel İşlemler Konusunda Eğitim Verme Durumuna Göre Dağılımı 87 İşletmelerin Personelin Belge İşlemleri Hakkında Eğitim Almasını İsteme Dağılımı 88 Tablo 24 İşletmelerin Belgelere Erişimde Herhangi Bir Sorunla Karşılaşma Durumuna Göre Dağılımı 89
21 xii ŞEKİLLER Şekil 1 Üç Devir Modeli 52 Şekil 2 İşletmelerin Faaliyet Gösterdiği Sektöre Göre Dağılımı 69 Şekil 3 İşletmelerde Üretilen Belge Türleri 72
22 xiii ÖNSÖZ Günümüzde bilginin önemi iyice artmıştır. Büyük ölçüde belirsizliklerin ve sürekli değişimin hüküm sürdüğü günümüzün ekonomik şartlarında, bilgi temel üretim unsurlarına dâhil olmuştur. Sürekli değişim kurum ve kuruluşların değişken şartlara hemen uyum sağlayabilmesini gerektirmiştir. Bu uyumun sağlanmasında bilginin etkin kullanımı gerek koşul olarak karşımıza çıkmaktadır. Küreselleşme, bilgisayar teknolojilerindeki hızlı gelişim vb. etkenler üretilen bilgi miktarının artmasına neden olmuştur. Artan bilgi miktarına karşılık kurum ve kuruluşlar bu yığın içerisinden kendilerine uygun ve gerekli olan bilgiyi sağlama yollarını aramaktadır. Kurumların günümüzün bilgi ekonomisinde üstünlük sağlayabilmesi için, başkalarında bulunmayan bilgiyi edinme ya da daha geniş bir veri deposunu başkalarından daha doğru, daha işe yarar ve daha hızlı yorumlayabilme gibi yetilere sahip olmasını gerektirmiştir. Bu amaçla kurum ve kuruluşlar bilgi sistemlerinden yararlanmaktadır. Farklı uygulamalar ve farklı isimler altında yürütülen bilgi yönetim uygulamalarından bahsetmek mümkündür. Bilgi yönetiminde temelde bilgisayar teknolojilerinden faydalanan kurum ve kuruluşlar kendileri için gerekli olan bilgiyi ve gereklerini tanımlamış olmalıdır. Bu da bilginin yönetimi konusunda planlama gerekliliğini karşımıza çıkarmaktadır. Kurum ve kuruluşlar bilginin üretim aşamasından başlayarak kurum ihtiyaçları çerçevesinde kullanılabilmesini sağlamak adına planlama ve düzenleme çalışmaları yapılmaktadır. Bilgi yönetim sistemleri arasında gösterebileceğimiz belge yönetim uygulamaları da kurum ve kuruluşların ihtiyaç duyduğu bilginin kullanımını etkinleştiren sistemler arasında gösterilebilir. Kurum ve kuruluşlarda çalışan personelin sahip olduğu bilginin kağıt ortamında tutulmuş halini oluşturan belgeler hem işlemlere yasallık kazandırmakta hem de yöneticilerin karar alma aşamasında başvurduğu kaynaklar arasında yer almaktadır. İdari mali ve yasal zorunlulukların yerine getirilmesi ve karar alma
23 xiv aşamasında etkin ve sistematik bir işleyişin sağlanması için kurum ve kuruluşlar belge yönetimi uygulamalarından faydalanmaktadırlar. Günümüzün artan rekabet şartları sağlam bir kurumsal yapıyı gerektirmektedir. Kurumsal yapının sağlamlaştırılması da her düzeyde planlı bir yönetimden geçmektedir. Dünya ekonomisiyle kıyaslandığında KOBİ olarak nitelendirebileceğimiz ülkemiz ekonomisinin bel kemiği olan Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerin de kurumsal sağlamlığa erişebilmesi ve değişen şartlara uyum sağlayabilmesi için günümüzde önemli bir üretim unsuru olarak kabul edilen bilgiyi etkin olarak kullanabilmesi gerekmektedir. Bu nedenle belge yönetimi KOBİ lerin sahip olduğu bilginin etkin kullanımında yardımcı olabilir.
24 1 1. BÖLÜM GİRİŞ KONUNUN ÖNEMİ Endüstri çağı üretim anlayışındaki hammadde, enerji ve insan gücü gibi üretim unsurlarına, içinde bulunduğumuz Bilgi Çağı nda rekabet üstünlüğü sağlayan bilginin de dâhil olduğunu söyleyebiliriz (Gürdal, 2000, s. 9). Öyle ki kesin olan tek şeyin belirsizlik olduğu günümüz ekonomisinde, tek güvenilir kaynağın bilgi olduğu görüşü genel kabul görür hale gelmiştir (Nonaka, 1999, s. 30). Günümüzde, bilgi toplumuna geçiş süreci, organizasyonların rekabet edebilme yetilerinin, değişen koşullarda esnek hareket edebilmelerinin ve ayakta kalabilmelerinin önkoşulu haline gelmiştir. Bu süreç organizasyonların, ürettiği bilginin miktarına, bilgiye erişim hızına ve bilgiyi yayma hızına bağlı olarak ölçülmektedir (Gürdal, 2000, s. 9). Kurumların günümüzün bilgi ekonomisinde üstünlük sağlayabilmesi için, başkalarında bulunmayan bilgiyi edinme ya da daha geniş bir veri deposunu başkalarından daha doğru, daha işe yarar ve daha hızlı yorumlayabilme gibi yetilere sahip olması gerekmektedir (Lengnick-Hall, 2004, s. 40). Bu bağlamda yönetimin ihtiyaç duyduğu bilgi; karar almaya yönelik olarak kullanılan, bir organizasyon için kendi aktivitelerini gösteren, saklanabilen, işlenebilen, değişikliğe uğrayan ve yönetimin tüm kademelerine rapor olarak sunulabilen anlamlı veriler bütünü olarak tanımlanabilir (Anameriç, 2003, s. 22). Bu bilgiyi sağlamak adına yöneticiler çevre taraması yönteminden faydalanırlar (Auster ve Choo, s. 1). Daha çok dış çevreden bilgi toplamayı hedef alan bu yöntem;
25 2 organizasyon dışında gerçekleşen olaylar ve yönelimlerin takip edilerek organizasyonun geleceğine dair verilecek kararlara yön çizmek amacıyla kullanılır (Auster ve Choo, 1993). Yönetimin karar alma sürecinde ihtiyaç duyduğu kurum içi bilgi ise organizasyon tarafından üretilen belgelerde bulunmaktadır. Yönetimin karar alma sürecinde ihtiyaç duyduğu belgeleri; işlemlerin veya yasal zorunlulukların yerine getirilmesinde bir kişi veya organizasyon tarafından enformasyon ve delil olarak üretilen, kabul edilen (alınan) ve korunan enformasyon olarak tanımlamak mümkündür (ISO 15489, 2001, Clause, 3. 15; Özdemirci, 2003, s. 4). Belgeler, kurum ve kuruluşların işlemlerine yasal açıdan resmiyet kazandırma amacına hizmet ederken, kurum içi iletişimin de gerçekleşmesine yardımcı olurlar (Odabaş, 2000, s.1). İçerik itibariyle ait olduğu kurum ve kuruluşlarda gerçekleştirilen faaliyetlerin kanıtı olan belgelerin, yöneticilerinin karar alma sürecinde başvuracağı temel kaynaklar arasında yer aldığı söylenebilir. Lengnick-Hall (2004, s. 41) e göre bilgi ekonomisinde rekabet üç düzeyde başarılı olmayı gerektiren bir süreçtir. Bu düzeyleri; anlama, harekete geçme ve iş yapma olarak sıralayan Lengnick-Hall, bu düzeylerin üçünde birden gerekli yetkinliklerin sağlanmasını organizasyonel beceriler olarak adlandırmıştır. Bu açıdan düşünüldüğünde belgeler, organizasyonun hayat hikâyesinin tüm aşamaları hakkında bilgi barındırırlar. Bunun yanı sıra, kurumun geçmişine ve geleceğine ışık tutan belgeler bu özellikleriyle, Lengnick-Hall ın organizasyonel beceriler olarak adlandırdığı yetkinlik düzeylerinden anlama düzeyindeki işleve hizmet ederler. Bu nedenden ötürü belgelerin yönetilmesiyle, organizasyona ve çalışanların bilgi ihtiyaçlarına değer katan zengin bir bilgi kaynağı sağlanacağı söylenebilir (Hughes, 2003, s. 119).
26 3 Organizasyonların kurumsal bilgisinin (organizational knowledge) nesnel bir ortamda tutulmuş halini oluşturan belgeler (Firestone, 2003, s. 8) bu özellikleriyle organizasyonun varlığına temel teşkil ederken, işletme faaliyetlerinin ve politikalarının kanıtı olma özelliğiyle de yönetimin özünü oluşturmaktadır (Özdemirci, 1996, ss ). Çünkü belgeler kurum ya da kuruluşların yerine getirdikleri sorumlulukların doğal bir sonucu olarak üretilmektedir. Belgelerin ve örgütsel bilginin yönetilmesi, kurum içinde bir enformasyon sisteminin kurulmasıyla gerçekleşebilir. Örgütsel bilgi içeren belgelerin yönetilmesi, günümüz ekonomisinde rekabet için gerekli olan bilgi yönetimi uygulamaları arasında yer alan, hatta bilgi yönetimine giden ana yol olarak tanımlanmaktadır (Özdemirci, 2003, s. 2). Organizasyon içerisinde yer alacak belge yönetimi, organizasyonda kurulacak bir bilgi sistemi dâhilinde çalışmalıdır. Bilgi sisteminin amacını Gürdal (2000, s. 6) karar verme konumunda bulunan yöneticilere en son gelişmelere ait bilgiyi, kullanılabilir ve anlaşılabilir biçimde hızlı ve sürekli olarak iletmek ve üst düzey bilgi akışını sağlamak şeklinde tanımlamıştır. Bu tanımdan hareketle belge yönetiminin bir parçası olarak, belge üretiminin denetim altına alınması ve belgelerin üretiminde standartlaşmanın sağlanmasıyla, bilginin kullanışlılığı arttırılabilir. Sürekliliğin ve bilgi akışının üst düzeyde sağlanması için belgelerin ve içereceği bilginin üretimine yönelik standartlaşma sağlanmalıdır. Belge yönetimi uygulamalarında standartlaşmanın sağlanabilmesi amacıyla ISO tarafından bir dizi çalışma yapılmış ve bu çalışmalar sonucunda ISO Uluslararası Belge Yönetim Standardı yayımlanmıştır. ISO da Bir kurumun faaliyet ve işlemleri hakkında enformasyon ve kanıtların belge formunda elde edilmesinin yanı sıra, korunmasına yönelik süreçler de dâhil olmak üzere, belgelerin üretimi, kabul edilmesi, korunması, kullanımı ve ayıklanması işlemlerinin sistematik kontrol ve etkinliğinden sorumlu çalışma alanı olarak tanımlanan belge yönetimi (Özdemirci, 2003, s. 228;ISO , clause 3 16) kurum içerisinde
27 4 oluşturulması gereken enformasyon sistemlerinin önemli bir parçasını oluşturmaktadır. Sahipleri tarafından yönetilen, yüksek derecede kişiselleştirilmiş, geniş ölçüde yerel faaliyetlerde bulunan ve büyümesini çoğunlukla iç kaynaklarla finanse edebilen işletmeler (Baumback, 1988; Çelik ve Kapkın, 2001, s. 1) olarak tanımlayabileceğimiz Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler (KOBİ), bölgeler arası dengesizlikleri gidermek, istihdam yaratmak gibi özellikleriyle, ülkelerin hem sosyal hem de ekonomik yönden gelişmelerinde önemli roller üstlenebilmektedirler (Ertuğrul, 1999, s. 4). KOBİ ler tüketici gereksinimlerine kolayca uyum sağlayabilen ve doğabilecek sorunlara büyük sanayilere oranla, daha düşük maliyetle çözüm üretebilen bir yapıya sahiptirler (Bozkır, 1995, s. 8 11). Bu avantajlarının yanında, ülkemizdeki KOBİ lerin bazı dezavantajları da vardır. Yapılan çalışmalarda Türkiye deki KOBİ lerin başarısızlıklarına dair bir dizi neden sıralanmaktadır. Bu nedenlerin başında, verilen kararların nitelik ve nicelik açısından yeterli bilgiye dayandırılmaması gelmektedir (Müftüoğlu, 1997, s. 286; Özgen ve Doğan, 1997, s. 51). Karar verme aşamasında organizasyon yöneticilerinin ihtiyaç duyacağı hem kurum içi hem de kurum dışı bilgilerin mümkün olan en kısa zamanda, doğru yerde, doğru kişiye iletilebilmesi gerekmektedir. Bu gereklilikten hareketle KOBİ lerde belge yönetiminin uygulanması, karar alma aşamasında, yöneticilerin ihtiyaç duyduğu bilgi ve belgelere istediği nitelikte ve nicelikte sahip olabilmesine yardımcı olacağından, KOBİ yöneticilerinin karar alma aşamasında yaşayacağı başarısızlıkların önüne geçilebileceği söylenebilir. Kurum içinde ortak bir anlayışın yaratılmasına, organizasyonun bir bütün halinde hareket etmesine olanak sağlayan belgeler (Özdemirci, 1996, s ; Sprehe, 2005, s. 298) etkin bir şekilde yönetildiğinde organizasyon geçmişinin yöneticiler tarafından daha iyi anlaşılmasına ve karar verme sürecinde daha etkili kararlar almasına katkı sağlayabilir.
28 5 Zengin ve karmaşık bir toplum yapısıyla kişiselleştirmeye dayalı ekonomik modelin hüküm sürdüğü bilgi toplumunda (Tonta ve Küçük, 2005, s. 4) rekabetin sürdürülebilmesi için kurum ve kuruluşların sağlam temellere oturtulması gerekmektedir. Karataş, (1991, s. 100) belgelerin kuruluşların temelini oluşturduğunu ve bu temellerin ne kadar sağlam temellere oturtulursa, yapılacak işlemlerin de o denli güvenilir olacağını belirtmiştir. Bilginin tek güvenilir araç olarak görüldüğü günümüz ekonomisinde, KOBİ lerin hem iç hem de dış bilgi kaynaklarını belirlemesi gerekmektedir. Bu gerekliliğin nedenlerini Sarıhan; (1998, s. 186) yapılan işin katma değerini arttırmak ve işin verimliliğini arttırmak olarak sıralamıştır. İç ve dış bilgi kaynaklarının belirlenmesinin ardından, uygulanacak belge yönetimi, belge üretiminin denetim altına alınması, evrakların arşivlik değerine göre nihai tasfiyesine karar vermeyi kapsayan temel arşivcilik işlevi (Ataman, 1995, s. 23) olarak tanımlanan değerlendirme işlemi gibi unsurlarıyla, sadece gerek duyulacak belgelerin saklanmasını sağlayarak kuruma katkı sağlayabilir. Karar alma aşamasında hem nitelik hem de nicelik açısından yeterli bilgiye başvurmayan KOBİ yöneticilerinin gerektiğinden fazla belge ve bilgi yığınıyla uğraşması karar alma sürecinde yapılacak hataları arttıracaktır. Türkiye nin Gümrük Birliği ne girmesiyle beraber, hizmet alanı genişleyen KOBİ lerin rekabet alanının genişlediği söylenebilir. Rekabetin arttığı ve sürekli değişimin yaşandığı günümüzün bilgi ekonomisinde, organizasyonların bilgiyi ve bilgi teknolojilerini, hayatta kalabilmek ve değişen koşullara uyum sağlayabilmek amacıyla kullanabilmesi gerekmektedir (Johannesen ve Olaisen, 1993). Organizasyonların örgütsel bilgi kaynağını oluşturan belgelerin yönetilmesi, olağanüstü durumlarda ya da felaketlerde işlemlerin devamlılığını sağlayacak, örgütsel yapının sağlamlaştırılmasına ve hizmetlerin sürekliliğine katkı sağlayacaktır (Sprehe, 2005, s. 298). Literatür incelendiğinde belge yönetiminin en temel dayanak noktasının yasal çevre olduğu görülmektedir. Yasa ve yönetmelikler tarafından
29 6 belirlenen gerekliliklerin sağlanması amacıyla kurum ve kuruluşların belge işlemlerine önem verdiği görülmektedir. Ancak belge işlemlerini düzenleyen yasa ve yönetmeliklerin belgelerin üretimi, dosyalama planı, ayıklama, imha vb. belge işlemleri konusunda yalnızca kamu kurumları üzerinde denetime sahip olması, konuya özel sektör tarafından gereken önemin verilmemesine neden olmaktadır. Bunun yanı sıra belge yönetimi uygulamalarının özel sektörde faaliyet gösteren kurum ve kuruluşlara sağlayacağı faydanın maliyet-yarar analizi türünden bir çalışma ile somutlaştırılamaması da genelde sahipleri tarafından yönetilen KOBİ lerin belge yönetimi uygulamalarında ihmalkâr davranmalarına neden olmaktadır. Literatür incelendiğinde KOBİ lerde belge yönetimi uygulamalarına yönelik çalışmalara 1999 yılında Berenika M. Webster, Catherine E. Hare ve Julie McLeod tarafından İngiltere deki 300 KOBİ üzerinde yapılan çalışma örnek verilebilir. Çalışma kapsamında KOBİ lere anket uygulanmış ve bu anketle, İngiltere de faaliyet gösteren KOBİ lerdeki bilgi yönetimi uygulamaları altında belge yönetimi uygulamalarının hangi düzeyde yapıldığı belirlenmeye çalışılmıştır. Çalışmanın sonuçlarını incelediğimizde İngiltere deki KOBİ lerin bilgi yönetimi ve belge yönetiminin önemini ve bu konu hakkında üzerlerine düşen sorumlulukların farkında oldukları görülmüştür. Çalışmanın yazarları belge yönetimi uygulamalarının büyük ölçüde organizasyon yapısıyla ilişkili olduğunu belirtirken belge yönetiminin öneminin farkında olan KOBİ lerde bile sistemli bir belge yönetiminin uygulanmadığına dikkat çekmektedir. Literatürde bu konuyla ilgili kaynak kısıtlılığı ülkemiz için de geçerlidir. Ülkemizdeki literatür incelendiğinde yapılan çalışmaların hemen hemen hepsinin kamu kurumlarındaki belge yönetimi uygulamalarına yoğunlaştığı görülmektedir. Ülkemizde belgesel işlemleri düzenleyen yasa ve yönetmeliklerin yalnızca kamu kurumlarına belgesel işlemler (ayıklama, imha, Devlet Arşivleri ne devir vb.) hakkında sorumluluklar yüklemesi, özel kurum ve kuruluşlar üzerinde denetleme yetkisinin bulunmayışı
30 7 ülkemizdeki KOBİ lerde de belge yönetimi uygulamalarının sistematik olarak yapılmamasına neden olmaktadır. Ancak KOBİ ler başarılarının devamı için belgeleri yönetmek zorundadır. Bu nedenle özel kurum ve kuruluşların belge yönetim uygulamaları hakkında bilinçlendirilmesi KOBİ lerde belge yönetim uygulamalarının daha sistematik ve düzenli yapılmasını sağlayabilir ARAŞTIRMANIN AMACI VE HİPOTEZİ Bu araştırmanın amacı, ülkemizdeki KOBİ lerde belge yönetim uygulamalarının hangi düzeyde yapıldığını ve yapılması gerekenleri ortaya koymak şeklinde belirlenmiştir. Bu amaçla KOBİ lerde yürütülen belge işlemlerinde yapılan yanlış uygulamalar ve yaşanan aksaklıkların belirlenmesi ve bunların çözümüne yönelik önerilerinin geliştirilmesine çalışılmıştır. Genelde sahipleri tarafından yönetilen ve hem işletme hem de yönetim fonksiyonlarının işletme sahibinde toplandığı KOBİ lerde belge yönetim uygulamalarının gerekliliklerinin belirlenmesi ve bu konuda KOBİ yöneticilerinin haberdarlık düzeyinin arttırılması da araştırmamızın amaçları arasında yer almaktadır. Bu amaçlar doğrultusunda araştırmanın hipotezi şu şekilde belirlenmiştir; Ankara da faaliyet gösteren KOBİ ler, belge işlemlerini, belgenin yaşam döngüsü yaklaşımını göz önünde bulundurmadan yürütmektedir. Belge işlemlerinde belgenin yaşam döngüsünü göz önünde bulundurmayan bir yaklaşım izleyen KOBİ ler yürütülen belge işlemlerini tutarsız bir şekilde yapmaktadır. Belge işlemlerinde yapılan yanlış uygulamalar KOBİ lerde verimliliğin düşmesine neden olmaktadır.
31 ARAŞTIRMANIN ALANI VE KAPSAMI Araştırmamızın alanını KOBİ lerde belge yönetimi uygulamaları oluşturmaktadır. Bu bağlamda KOBİ lerin organizasyon yapıları ve özellikleri hakkında bilgiler verilecektir. KOBİ lerdeki bilgi gereksinimi ve yönetimi konusundaki uygulamalara değindikten sonra, belge, belge yönetiminin ortaya çıkışı, gelişimi ve günümüzdeki uygulama alanları ortaya konulmuştur. Daha sonra belge üretimi ve belge yönetiminin gerekliliği konularında bilgiler verilmiştir. Araştırma kapsamında Ankara daki KOBİ lere belirli bir amaç ve plana göre düzenlenmiş soru listesi (Karasar, 1991, s. 175) olarak tanımlanan anket uygulanmıştır. İki bölümden oluşan ankette birinci bölümde KOBİ lerin tanınmasına yönelik sorular sorulmuştur. İkinci bölümde ise KOBİ lerdeki belge yönetim uygulamalarının belirlenmesine yönelik sorular sorulmuştur. Anket sorularında açık ve anlaşılabilirliğin sağlanması amacıyla soruların genelinde kapalı uçlu sorular tercih edilmiştir. Kasım Aralık 2006 döneminde uyguladığımız ankete katılan KOBİ lerin seçiminde istihdam edilen personel sayısı dikkate alınmıştır. Bu bağlamda çalışma evrenimizi Ankara da faaliyet gösteren ve 50 ila 99 kişi arasında personel istihdam eden işletmeler oluşturmuştur. Kobinet Üyeleri Firma Bilgileri Sorgulama Sistemi verilerine (Kobinet, 2005) göre Ankara da faaliyet gösteren ve 50 ila 99 kişi arasında personel istihdam eden işletmelerin sayısı 133 tür. Buna göre çalışma evrenimizi oluşturan KOBİ lerin listesi Ek.1 de verilmiştir. Çalışma kapsamında evrenimizi oluşturan KOBİ lerin tamamına ulaşılmaya çalışılmıştır. Kobinet Üyeleri Firma Bilgileri Sorgulama Sistemi ndeki iletişim bilgilerinin güncel olmayışı nedeniyle bazı işletmelere erişilememiştir. Araştırmamıza katılmak istemeyen işletmelerin yerine ise benzer nitelikteki KOBİ ler belirlenerek cevaplanma oranı arttırılmaya çalışılmıştır. Ankete toplam 43 işletme katılım sağlamıştır. Belge yönetiminin tüm işletmelerde faaliyet
32 9 alanı ya da sektör farkı gözetmeksizin önem arz etmesi ve KOBİ lere yönelik genel bir sonuç çıkarma isteğinden ötürü, çalışmamızda sadece belirli bir faaliyet alanında çalışan işletmeler yerine, genel olarak tüm sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler incelenmeye çalışılmıştır ARAŞTIRMANIN YÖNTEMİ VE VERİ TOPLAMA TEKNİĞİ Araştırmamızda Betimleme Yöntemi kullanılmıştır. Betimleme yöntemi;... olayların varlıkların, kurumların, grupların ve çeşitli alanların ne olduğunu betimlemeye, açıklamaya çalışır. Betimleme Araştırmaları, mevcut olayların daha önceki olay ve koşullarla ilişkilerini de dikkate alarak, durumlar arasındaki etkileşimi açıklamayı hedef alır. Bu yönteme dayanan araştırmalarla durum nedir? Neredeyiz? Ne yapmak istiyoruz? Nereye, hangi yöne gitmeliyiz? Oraya nasıl gideriz? Gibi sorulara mevcut zaman kesiti içinde olduğu düşünülen verilere dayanılarak cevap bulmak istenir (Kaptan, 1991, s. 59). Araştırmamızda veri toplarken anket ve görüşme tekniklerinden yararlanılmıştır. Araştırma kapsamında, evrenimizi oluşturan KOBİ lere, Kobinet Üyeleri Firma Bilgileri Sorgulama Sistemi ndeki iletişim bilgilerinden yararlanılarak anket soruları , fax, telefon ve görüşme yöntemleri kullanılarak ulaştırılmıştır. Çalışma kapsamındaki 133 KOBİ içerisinde iletişim bilgilerinde eksiklik, yanlışlık ve değişme gibi nedenlerden dolayı erişilemeyenler yerine benzer nitelikteki işletmelere ulaşılmaya çalışılmış ve anketin cevaplanma oranı arttırılmaya çalışılmıştır. Ankete 43 işletme katılım sağlamıştır.
33 ARAŞTIRMANIN DÜZENİ Araştırmamız 6 bölümden oluşmaktadır. 1. Bölümde konunun önemi; sorun, çalışmanın amacı ve kapsamı, araştırmada kullanılan yöntem ve teknikler ile yararlanılan kaynaklar hakkında bilgiler verilmiştir. 2: Bölüm de, Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerin tanımı, tanımlamada kullanılan nitel ve nicel ölçütler, Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerin güçlü ve zayıf yönleri ve işletmelerde bilginin önemi konularına değinilmiştir. 3. Bölüm de belgenin tanımı, belge yönetiminin ortaya çıkışı, tarihsel gelişimi, önemi, yararları gibi konulara değinilmiştir. Daha sonra belge yönetiminde program geliştirme konusuna değinilmiş ve bu bağlamda belge yönetim programının ögeleri, belge yönetiminin amacı gibi bilgilerin verilmesinden sonra belge işlemlerinin sınırlarını belirleyen belgenin yaşam döngüsü yaklaşımına değinilmiştir. 4. Bölüm de KOBİ lerde Belge Yönetimi Uygulamaları değerlendirilmiştir. Araştırma kapsamında uyguladığımız anket çalışmasında toplanan verilerin incelendiği bu bölümde literatürde yer alan önemli bilgilerle ankete verilen cevaplar karşılaştırılmıştır. 5. Bölüm de daha önceki bölümlerde değinilen bilgiler ve ilkeler ışığında anket çalışmasında ulaşılan verilere yönelik değerlendirme ve yorumlar bulunmaktadır.
34 11 6. Bölümünü oluşturan Sonuç ve Önerilerde ise 4. ve 5. bölümlerde varılan sonuçlardan yola çıkarak yapılması ve gözönünde bulundurulması gerekenlere yönelik öneriler verilmiştir KAYNAKLAR Araştırma kapsamında taranan kaynaklar; Arşiv ve Arşivcilik Bibliyografyası (1995) Emeraldinsight Library and Information Science Abstract (2000-) Records Management Journal (2000-) Scopus The American Archivists Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni Türk Kütüphaneciliği Kullanılan anahtar kelimeler; Records management, recorded information management, quality management, information management
35 12 Tez çalışmasının yazımında Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü tarafından hazırlanan Yüksek Lisans ve Doktora Tezleri Yazım ve Basım Yönergesi (2004) kullanılmıştır.
36 13 2. BÖLÜM KÜÇÜK VE ORTA ÖLÇEKLİ İŞLETMELER GENEL BAKIŞ Sanayi Devriminin başladığı 18. yüzyılın ikinci yarısından 1970 lerin başına kadar devam eden süreçte, sosyal, ekonomik, politik yapıdaki değişimin yanı sıra, üretim teknolojisinde yaşanan hızlı gelişmeler, işletmeleri, başta finansman ve insan kaynakları alanında olmak üzere birçok konuda etkilemiştir. Dünyada yaşanan bu gelişmeler, işletme ölçeklerinin esneklik gücünün yeniden gözden geçirilmesini gündeme getirmiştir. Sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçiş süreciyle beraber, küreselleşen ve küçülen Dünya da iletişim ve bilişim sektöründe yoğun değişim ve gelişmelerin yaşandığı bir dönem olmuştur. Büyük işletmelerin, değişime uyum sağlamada güçlükler yaşaması, değişen şartlara hemen uyum sağlayabilen, esnek ve dinamik yapılarıyla Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler (KOBİ) in öneminin artmasına neden olmuştur (Yörük ve Ban, 2000, s. 41) yılında yaşanan petrol krizi sonrasında, büyük işletmeler durgunluk dönemine girmiştir. İşten çıkarmaların arttığı bu dönemde, birçok büyük işletme iflas etmiştir. Bu durgunluk döneminden daha az etkilenen KOBİ ler, büyük işletmelerin boşalttığı pazar alanlarını doldurmuş ve bu dönemde etkinliklerini arttırarak daha fazla istihdam sağlamışlardır (Uludağ ve Serin, 1991, s. 12) lerde yeniden güçlenerek küçük firmaları yutan büyük firmalar, 1990 ların başında yeniden bazı sorunlar yaşamıştır. Bu firmalara IBM, General Motors ve Philips örnek verilebilir (Chatterton, 1996, s. 21)
37 14 Rekabet ortamını etkileyen gelişmelerden biri de küreselleşmedir. Ülkeler arasındaki ekonomik, siyasal, sosyal ilişkilerin yaygınlaşması ve gelişmesi, ideolojik ayırımlara dayalı kutuplaşmaların çözülmesi, farklı toplumsal kültürlerin, inanç ve beklentilerinin daha iyi tanınması, ülkeler arasındaki ilişkilerin yoğunlaşması (DPT, 1995) olarak tanımlayabileceğimiz Küreselleşme Süreci, rekabet etkinliği ve uyumun ancak küçük işletmeler tarafından sağlanabileceği görüşünü ortaya çıkarmıştır. Bu görüşle beraber küçük güzeldir anlayışı yaygınlaşmış ve pek çok büyük firma, üretimde ölçek ekonomisine ulaşarak bir bölgenin tamamına yönelik pazarı tek başına ele geçirmek yerine, bu işi kendi bünyelerinde küçük firmalar oluşturarak yapmaya başlamıştır. (Yücel, 2000, s. 3; Ataman, 2002, s. 49; Melemen, 2000, s. 50). Down Sizing adı verilen bu anlayışa göre, büyük işletmeler, piyasada gördüğü fırsatları, doğrudan kendileri değerlendirmek yerine, kurdukları küçük işletmeler vasıtasıyla değerlendirerek toplam riski azaltmaya çalışmaktadır lerden sonra, dünyada gözlemlenen bu gelişme ve yenilikler, kaynakların daha rasyonel kullanımını zorunlu kılmıştır. Bu nedenle gerek ülkemizde gerek dünyada KOBİ lere daha fazla önem verilmeye başlandığı söylenebilir KÜÇÜK VE ORTA ÖLÇEKLİ İŞLETME TANIMI Literatür incelendiğinde işletmelere yönelik tanımlarda değişik ölçütlerin kullanıldığı görülmektedir. Yapılan tanımlarda ifade edilen büyük, orta ve küçük işletme kavramlarındaki büyüklük ölçüsü, ülkeden ülkeye, sektörden sektöre farklılıklar gösterebilmektedir. KOBİ lerin bir ülke içinde bile çok çeşitli açılardan ele alındığı durumlar vardır. Bu bağlamda küçük bir atölyenin KOBİ olarak değerlendirilirken, son derece gelişmiş
38 15 teknolojiye sahip olan bir fabrikanın da aynı kapsamda değerlendirildiği görülmektedir (Şimşek, 2002, s. 2). Müftüoğlu (1989, s. 45), KOBİ lerin büyük işletmelerin minyatürü olmadığını belirterek KOBİ lerin büyük işletmelerden ayrılan üç önemli özelliğini şöyle sıralar; 1. KOBİ ler sahibi tarafından yönetilirler. 2. KOBİ lerin üretim kapasitesi, pazar fiyatlarını etkileyemeyecek seviyededir. 3. KOBİ ler herhangi büyük bir işletmenin parçası değildirler, bu bağlamda bağımsızdırlar. Gelişmiş ülkelerde KOBİ lerin tanımlanmasında personel sayısı, toplam aktif büyüklük, toplam satışlar, ortaklık yapısındaki bağımsızlık düzeyi ve pazar payı gibi ölçütlerin kullanıldığını görmekteyiz. Avrupa Birliği nde, en fazla 250 işçi çalıştıran ve yıllık toplam satışları 27 milyon Euro nun altında olan ve ortaklık yapısında büyük ölçekli bir işletmenin toplam hisse oranının en fazla %25 olduğu işletmeler, KOBİ olarak tanımlanmaktadır (Arslan, 2006, s. 62; Müslümov, 2002, s. 5). Gelişmiş ve sanayileşmiş ülkelerde olduğu gibi, çoğu ülkede kesin ve resmi bir tanım bulunmamaktadır. Yapılan tanımlarda ise sektörden doğan farklılıklar göze çarpmaktadır. Genelde çalışan işgücü sayısı, yatırılan sermaye ve satış tutarları gibi ölçütler dikkate alındığında; Amerika Birleşik Devletleri nde 100 kadar işçi çalıştıran işletmeler küçük sanayi olarak nitelendirilirken; Almanya da imalat sektöründe ve 1-49 arası çalışan sayısı olan işletmeler küçük işletme; çalışan sayısı da arası olan işletmeler orta ölçekli işletme biçiminde sınıflandırılmak üzere bilimsel kuruluşlarca önerilmektedir.
39 16 Japonya da ise tanımların sektörlere göre farklılık gösterdiği görülmektedir. Buna göre; çalışan sayısı ve yatırılan sermaye esas alındığında sanayi sektöründe; sermayesi 100 milyon Yen in altında ve/veya çalışan sayısı 300 ün altında olan işletmeler, küçük ve orta ölçekli işletmeler olarak nitelendirilmektedir. Ülkeden ülkeye farklılık gösteren bu tanımları, OECD ülkeleri açısından ele aldığımızda; 20 işçiye kadar olanlar çok küçük sanayi işletmesi; 100 e kadar küçük sanayi; arası işçi çalıştıran işletmeleri de büyük sanayi işletmeleri olarak görmekteyiz (Biar, 1992) Türkiye de ise KOBİ tanımı, personel sayısı esas alınarak yapılsa da diğer ülkelerde olduğu gibi ülkemizde de genel ve ortak bir tanımdan bahsetmek mümkün değildir. Yapılan tanımlardaki farklılıkların nedenini, tanımlamada kullanılan ölçütlerin ve tanımlama amacının farklı olması olarak gösterebiliriz. Bu bağlamda tanımlamada kullanılacak ölçütlerin, tanımın amacına göre değişiklik gösterdiği söylenebilir. Ülkemizdeki yasalarda KOBİ lerin tanımlanmasında kullanılan ölçütler; istihdam edilen işçi sayısı, sabit yatırım tutarı, makine ekipman tutarı, kullanılan enerji miktarı, yıllık satış tutarı ve öz sermaye miktarı, olarak sıralanabilir (Arslan, 2006, s. 14). KOBİ lere yönelik tanım sorunu, tanımlamada bazı ölçütlerin kullanılmasını zorunlu kılmıştır. Bu ölçütler, tanım yapılırken kullanılabilecek bir model olması ve kullanılabilecek standartların oluşmasını sağlaması itibariyle önemlidir (Şimşek, 2002, s. 3). Ancak bu ölçütlerin de tanımlamada nasıl esas alınacağı yine, kişi, kurum ve ülkelere göre değişiklik göstermektedir. Bazı durumlarda sadece nicel tanım ölçütleri kullanılırken, bazılarında hem nicel hem de nitel ölçütlerin kullanıldığı yer ve zamanlar olabilmektedir (Bozkurt, 1999, s. 8; Yücel, 2000, s. 5). KOBİ lerin tanımlanmasında
40 17 kullanılan bu ölçütleri nitel tanımlama ölçütleri ve nicel tanımlama ölçütleri olarak iki ana başlık altında incelemek mümkündür NİCEL TANIMLAMA ÖLÇÜTLERİ İşletme ile ilgili olan ve rakamsal olarak ifade edilebilen değerlerin temel alındığı ölçütlerdir. Kolay belirlenebilmeleri ve değerlendirilebilmeleri nedeniyle KOBİ tanımlarında ön planda tutuldukları görülmektedir. KOBİ tanımlarında kullanılan nicel kriterler çeşitli kaynaklarda şöyle sıralanmaktadır (Şimşek, 2002, s. 4-5; Yücel, 2000, s. 5; Ataman, 2002, s. 48); Çalışan kişi sayısı, Kullanılan makine, Tezgâh sayısı ve gücü, Makine parkının değeri, Özsermaye, Çalışanlara ödenen ücretler, Üretimde kullanılan hammadde, Üretimde kullanılan alan, Alınan siparişlerin sayısı ve değeri, Toplam çevirici güç miktarı, Enerji kullanımı, ciro (satış hâsılatı), Üretim hacmi.
41 NİTEL TANIMLAMA ÖLÇÜTLERİ İşletme sahipleri ve işletme özellikleri tarafından biçimlendirilen bu kriterler, işletmedeki üretim, pazarlama, finans ve personel gibi işletmenin temel fonksiyonlarını etkilemektedir. Bozkurt (1999, s. 7). Nitel tanımlama ölçütlerini; İşletme sahibinin fiilen işletmede olması, Risk üstlenme ve sorumluluğun işletme sahibine ait olması, İşletme mülkiyetinin ve yönetiminin bağımsızlık derecesi, Aile bireylerinin işletmede fiilen çalışması ve potansiyel katkılarının değerlendirilmesi, yönetim tekniklerinin uygulanmaması ve yetersizliği, İş bölümü ve uzmanlaşma derecesinin düşüklüğü, İşletmenin sahip olduğu pazar payı, Sermayenin sınırlı oluşu ve finansal yetersizlik, İşletmenin satış ve satın almadaki pazarlık gücünün olmaması, olarak sıralamaktadır. KOBİ kavramlarını belirleyen özelliklerin (işletmenin bulunduğu yer, zaman, ortam vb.) çeşitlilik göstermesi, yapılan tanımlarda da çeşitliliğin oluşmasına neden olmaktadır. Ülkemizde KOBİ ler için tanım yapan kuruluşları Ticaret ve Sanayi Odaları, DİE; Halk Bankası, Sanayi Yatırım ve Kredi Bankası, Yabancı Kuruluşlar, Küçük Sanayi Geliştirme Teşkilatı, Birleşmiş Milletler ve Dünya Bankası olarak sıralayabiliriz Yılındaki Cumhuriyet Dönemi nin ilk sanayi sayımında 4 ün altında işçi çalıştıran işletmeler küçük işletme olarak tanımlanmıştır. Bu tanımlamada DİE tarafından işgücü ölçüt olarak alınırken, 1950 sanayi sayımında motor gücü, 1963 de işgücü, 1970 de işgücü ve kullanılan
42 19 motor gücü, 1980 de işgücü gibi ölçütlere yer verilerek küçük ve büyük işletme ayrımı yapıldığını görmekteyiz yılında yapılan sanayi sayımında ise ilk defa orta ölçekli işletme kavramına yer verilmiş ve bu sayımda nicel ölçüt olarak işletmede çalıştırılan işçi sayısı benimsenmiştir (Çelik ve Akgemci 1998). Ülkemizde KOBİ lerin finansman ihtiyacını karşılamak üzere kurulmuş olan Halkbank, 1980 lere kadar tezgahlı atölyelerde 10 kişiye kadar işçi çalıştıran sanayi işletmelerini, küçük sanayi işletmeleri olarak benimsemiştir. Bu tür kuruluşlara finansal kaynak tedarikinde yardımcı olan ve Halkbank a danışmanlık, destekleme ve yönlendirme faaliyetleriyle katkıda bulunmaya çalışan KOSGEB in esas aldıkları tanımlarda bile farklılıklar görülmektedir. Dünya Bankası tarafından 1989 yılında Türkiye için hazırlanan raporda, Türkiye deki KOBİ lerin tanımı yapılmış ve bu tanımda nicel ölçüt olarak çalıştırılan işçi sayısı benimsenmiştir (T.C. Dokuz Eylül Üniversitesi, İİBF Dergisi, Cilt 6, Sayı 2, 1991, İZMİR) Buna göre; 1-50 arası işçi çalıştıranlar, küçük ölçekli işletme; arası işçi çalıştıranlar orta ölçekli; 200 den çok işçi çalıştıran işletmeler de büyük işletme olarak görülmüşlerdir. Devlet Planlama Teşkilatı tarafından, istihdam edilen işgücü sayısı açısından KOBİ tanımları aşağıda verilmiştir. İşyerleri: Bünyelerinde ücretli işçi çalıştırmayıp, yalnızca işletmelerin sahipleri ile aile bireylerinin çalıştıkları işletmelerdir. Bunlar da kendi içlerinde ikiye ayrılabilir;
43 20 Ev ve el sanatları, Sanatkârlar. Çok Küçük Sanayi İşletmeleri: Çalıştırdıkları işçi sayısı 1 9 arası olan işyerleri, çok küçük sanayi işletmeleri olarak tanımlanmaktadır. Küçük Sanayi İşletmeleri: Yıllık ortalama arası işgücü istihdam eden işletmelere, küçük sanayi işletmesi olarak tanımlanmaktadır. Orta Ölçekli Sanayi İşletmeleri: Bünyelerinde arası işgücü istihdam eden işletmelere, orta ölçekli sanayi işletmeleri denir. KOBİ tanımına yönelik bu bilgiler ışığında çalışmamızda KOBİ kavramı kişi arasında personel istihdam eden işletmeler için kullanılmıştır. Tablo 1: Ülkeler ve KOBİ lerin Ülke Ekonomilerindeki Payları Ülkeler Tüm İşletmeler içindeki oranı (%) Toplam istihdam içindeki payı (%) Toplam yatırım içindeki payı (%) Katma değer içindeki payı (%) Toplam ihracat içindeki payı (%) Toplam kredilerden aldığı pay (%) ABD 99,7 56, ,7 Almanya * Japonya 99,4 81, Fransa Hollanda * Hindistan 98,6 63 * ,3 G. Kore 98, Tayland * * Türkiye 99,8 76,7 26,5 38 (8*) (4*) (Kaynak: Demir, 2000, s. 67) (*) Bilgi yok ya da güvenilir değil.