E-Defter Kullanım Dökümanı - DİA Bilgi Bankası
Ana Sayfa‎ > ‎10 - E-Defter‎ > ‎
Bu dokümanda verilen bilgiler sadece bilgilendirme amaçlıdır. Firmaların bu bilgileri mali müşavirleri ile doğrulamaları zorunludur. Mevzuatta yapılacak değişiklikler nedenli dokümanda yer alan yanlış bilgilerden DİA Yazılım A.Ş. sorumlu tutulamaz!
GİB Tarafından Yapılacaklar
www.edefter.gov.tr adresinden başvuru işlemlerinin yapılması gerekmektedir. Tebliğ kapsamında elektronik defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen mükelleflerin www.edefter.gov.tr İnternet adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna uygun olarak başvuruda bulunması gerekmektedir. Başkanlık veya Genel Müdürlük, gerek görmesi halinde www.edefter.gov.tr internet adresinde yayımlanan kılavuzlara ilave olarak teknik bilgi ve belge talebinde bulunabilirler.
E-Defter sistemi Yevmiye ve Kebir defterini desteklemektedir. Tasdik zamanı firmanın kullanmak zorunda olduğu defterleri tasdik ettirmeleri gerekmektedir (Envanter Defteri gibi).
E-Defter Gönderim Süreleri
Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve mali mühür değerleri dahil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.
Dia Tarafından Yapılacaklar
E-defter E-Devlet entegrasyon lisansına sahip olması gerekmektedir.
Mahsup fişleri her belge için tek tek oluşturulması gerekmektedir.
Mahsup Fiş Girişlerinde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:
Belge no yok ise işlem belge tarihi boş olmalıdır
Satır Açıklamaları mutlaka girilmelidir.
Belge no ve işlem tarihi var ise belge türü seçilmelidir.
Bilgisayarda masa üstüne boş E-Defter klasörü oluşturulur.
Dia içerisinden e-defter hazırlama ekranına (muh1610) giriş yapılır.
Defterin gönderileceği başlangıç ve bitiş tarihleri yazıldıktan sonra yevmiye numaralandırma işlemi yapılmadıysa f4 butonu ile yevmiye numaralandır işlemi yapılır. Bu işlem bitince f2 oluştur butonuna basılacaktır.
Not: Bazı belgelerin girişlerinde kolaylıklar sağlanmıştır.
Banka İşlemlerine istinaden açıklama
Bilindiği üzere bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların e-Defter uygulamasında belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “dekont” olarak kaydı yapılır ve dekontun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak dekont üzerinde belge numarası-tarihi yok ise, kullanılan muhasebe programının söz konusu işleme vermiş olduğu tarih ve numara, belge numarası ve tarihi olarak yazılabilir. Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, bu banka işlemleri günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. e-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir. Bu muhasebe fişi e-defter uygulamasında belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “Muhasebe Fişi” olarak kaydı yapılır ve fişin numarası ve tarihi girilir.
Masraf listesine istinaden açıklama
Gün içinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler teknik kılavuzlarda sayılan belgelerden biriyse mutlaka belge tipi kılavuzda belirtildiği gibi olmalıdır. Örneğin, personelin yapmış olduğu giderler arasında belge olarak fatura varsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü “invoice” yani fatura olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak şartıyla kaydedilmelidir. Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi, tablo 1’de sayılan ilk yedi belge tipinden biri değil ise bir masraf formu oluşturulup eDefter uygulamasında belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “masraf formu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu masraf formunda yapılan giderlere ait belgelerin detayları yer almak zorundadır. Ayrıca bu masraf formu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
Z raporuna istinaden açıklama
Gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z raporu, muhasebe kaydında belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “Z Raporu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu Z Raporu’nun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak gün içinde yapılan satışlarda Z Raporunun üzerinde yer alan ödeme yöntemlerine (nakit, kredi kartı, vb.) göre ayrıştırılmalıdır. Ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılması ve her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi gerekmektedir. e-Defter Uygulama Kılavuzu Şubat 2015 Versiyon: 1.0 .14 / 25
Çek bordrosuna istinaden açıklama
e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “Çek bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu çek bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları yer almak zorundadır. Bu çek bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
Senet bordrosuna istinaden açıklama
e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla senet aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “Senet bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu senet bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu senet bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Senet bordrolarında, senetlerin detayları yer almak zorundadır. Bu senet bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
Ücret Bordrosuna istinaden açıklama
Firmalar çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-Defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “Ücret Bordrosu İcmali” olarak kaydedebilir. Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Ancak Ücret bordrosu icmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil bir numara verilmeli ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu ücret bordrosu icmalinde her bir ücret bordrosunun detayları yer almalıdır. Ayrıca bu icmaller firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
Serbest Meslek Makbuzuna istinaden açıklama
Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-Defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında yer alan makbuz (receipt) ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “serbest meslek makbuzu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur.
Hesap dönem çerisinde e-Defter Uygulamasına geçen firmalarda defter tasdiki
Hesap dönem içerisinde e-Defter uygulamasına yapılan geçişlerde de bilindiği üzere geçiş tarihinden itibaren 1 aylık süre içerisinde kağıt defterin kapanış tasdikinin yapılması gerekmektedir. Dolayısıyla kapanış tasdiki yapılan kağıt defterin yevmiye maddesi devam etmeyeceğinden, hesap dönemi içerisinde oluşturulacak ilk elektronik defterde yevmiye madde numarası 1’den başlatılmalıdır.
[F2 Oluştur] tuşuna basılınca sistem akıllı kartla bağlantı kurar ve pin kodunu sorar.
Pin kodu doğru bir şekilde girildikten sonra oluşturulan e-Defter ve berat dosyalarının kaydedileceği dizin seçilir. Dizin seçim işleminden sonra e-Defter hazırlanmak üzere sunucuya istek gönderilir. Sunucu e-Defteri hazırlar. Oluşturulan e-Defter XML dosyası imzalandıktan sonra, XSD ve schematron kontrollerinden geçirilir. Bu adımda yapılan kontroller aşağıdaki şekilde kullanıcıya gösterilir.
Bu kontrollerde sorun bulunmazsa, berat dosyası hazırlanır. Aynı şekilde imzalanarak XSD ve schematron kontrollerinde geçirilir.
Berat ve e-Defter oluşturma işlemi bittikten sonra sistem kullanıcıya oluşturulan dosyaların kayıt yeri ve saklama yükümlülükleri hakkında bilgilendirici mesaj verir.
Bu adım sonunda kullanıcının belirlediği dizin altına Vergi Numarası\Yıl\Ay şeklinde bir dizin açılır. Daha sonra YEVMİYE adında bir klasör daha açılır ve yevmiye ile ilgili e-Defter dosyası aşağıdaki formata göre isimlendirilerek yazılır:
Yevmiye defteri ise ve tek parçalı ise: 1234567890-201101-Y-0000.xml
Yevmiye defteri ise ve çok parçalı ise: 1234567890-201101-Y-0001.xml, 1234567890-201101-Y-0002.xml
Yine aynı şekilde KEBİR adında bir klasör daha açılır ve kebir ile ilgili e-Defter dosyası aşağıdaki formata göre isimlendirilerek yazılır:
Büyük defter ve tek parçalı ise: 1234567890-201101-K-0000.xml
Büyük defter ve çok parçalı ise: 1234567890-201101-K-0001.xml, 1234567890-201101-K-0002.xml şeklinde olur.
Burada 1234567890 yerine kurumsal kullanıcılar için vergi kimlik numarası, bireysel kullanıcılar için ise T.C. kimlik numarası gelir. 201101 yerine ise defterin hazırlandığı yıl ve ay bilgisi gelmektedir. Daha sonraki alana, yevmiye defteri için Y, büyük defter için K gelmektedir.
Dosya isminin son kısmı ise tek parçadan oluşan defterler için 0000 olmaktadır. Eğer defter büyük boyutu nedeniyle birden fazla parçaya ayrılacak ise o zaman bu numaralar 0001 ile başlayarak ardışık olarak devam eder.
Defter oluşturma işlemi tamamlandıktan sonra ekranda ki Kayıtlar ekranına geçiş yapılır. Oluşturulan defterlerin kontrol edilmesi için [F8 E-Defter Görüntüle] butonuna basarak defter kontrolü [F9 Berat Kontrolü] butonuna basarak da bilgi kontrolü yapılacaktır.
Dosya gönderime başlamadan önce kayıtlar kısmı kontrol edilmelidir. Her deneme sonrasında dosya oluşturduğu için hatalı dosyalar silinmeli kayıtlar ekranında son hatasız yapılan işlem kalmalıdır.
GİB onaylı beratların portal’e yüklenme adımları
Öncelikler hazırlanan berat dosyası istenilen formatta paketlenmektedir. Sonrasında https://uyg.edefter.gov.tr/edefter/ adresi herhangi bir tarayıcı vasıtasıyla açılır.
Gelen ekranda ilgili akıllı kart istemcisi seçilerek şifresi girilir.
Kullanılacak sertifika bilgisi seçilir.
“İmzala” tuşuna basılarak sisteme girilir.
Sisteme başarılı bir şekilde giriş yaptıktan sonra ana ekran karşımıza gelecektir. Buradan “Paket Yükle” denilerek yükleme ekranı açılır.
Paket yükleme ekranından “Değiştir” butonuna basılarak tekli yada toplu seçim yaparak berat paketleri seçilir. Sonrasında “Paketleri Yükle” diyerek paketler sisteme yüklenir.
Paketler başarıyla yüklendikten sonra sistem tarafından bir işlem numarası verilir.
“Paket Listesi” ekranından yüklenen paketlerin durumları takip edilebilir. Yine bu ekrandan “İndir” tuşuna basılarak kontrolden geçen paketler Gelir İdaresi Başkanlığının mali mührüyle mühürlenen berat dosyaları gerektiğinde ibraz edilmek üzere sisteme kaydedilebilir.
Defter beratlarının GİB tarafından onaylanmasından sonra Dia’da yapılacak işlemler
GİB’den onaylı berat dosyaları indirilir ve gönderilen berat dosyasıyla aynı klasöre kaydedilir. Daha sonra Dia’da e-Defter Hazırlama ekranında kayıtlar sekmesi açılır. Burada hazırlanan tüm e-Defter dosyalarına ait log bilgisi kaydedilmektedir.
Bu ekranda henüz onaylanmamış beratlar “Bekliyor” durumunda kırmızı renkte gösterilir. [F5 GİB Tarafından Onaylandı] tuşu tıklanarak seçili e-Defterlerin onaylanma işlemi gerçekleştirilebilir. Bu durumda sistem GİB tarafından onaylanmış berat dosyalarının, önceden hazırlanmış berat dosyalarının bulunduğu klasörde arayacaktır. Eğer bu dosya yoksa, kullanıcı dosyanın olması gerektiği konusunda uyarılır:
Bu kontrolün yanı sıra, GİB onaylı zip dosyası açılacak, schematron kontrolünden geçirilecek ve tüm bu adımlar sorunsuz olarak tamamlanırsa, defter ya da defterler “Onaylandı” konumuna geçirilecektir.
Sonraki dönemler için e-Defter oluşturulmasına ancak mevcut aydaki e-Defterler onaylandıktan sonra izin verilmektedir. Onaylanan e-Defter döneminde hiçbir muhasebe fişinin değiştirilmesine ve silinmesine izin verilmez, yeni fiş kaydı engellenir.
[F7 Sil] butonuna tıklanarak bekliyor durumundaki e-Defter logları silinebilir. Onaylananlar kesinlikle silinmez.
[F8 E-Defter Görüntüle] butonuna tıklanarak seçili e-Defter görüntülenmektedir.
[F9 Berat Görüntüle] tıklanarak seçili e-Deftere ait berat dosyası görüntülenebilmektedir.
e-Defter yükleme esnasında GİB tarafından sorun oluşursa defteri zamanında gönderdiğini ispat edebilmek için zaman damgasını kullanması gerekmektedir.
Zaman Damgası için sistem parametrelerinden Zaman Damga sunucusu kullanıcı ismi (muh.06.01) ve Zaman damga sunucusu şifresi (muh.06.02) parametreleri doldurulması gerekmektedir.
Zaman Damgası başvuru, kontör alımı, vs... bilgileri için Tıklayınız...