İş Dünyası Koronavirüs Rehberi
Kısa sürede küresel salgına dönüşen koronavirüs, ekonomi ve iş çevrelerinde hızlı bir adaptasyon sürecini beraberinde getirdi. Tüm dünyada insanlar, sosyal izolasyon ve karantina gibi tedbirler alırken, iş dünyası profesyonelleri de virüse karşı hızlı ve yenilikçi uygulamaları hayata geçiriyor. Koronovirüs’e karşı etkili hamleler yaparak, süreçten en az hasarla çıkmak hayati önem taşıyor. İş dünyası koronavirüs’e karşı nasıl önlemler almalı? Süreç boyunca hangi konular, nasıl planlanmalı? İş dünyası profesyonelleri, koronavirüsle mücadelede neleri gözden kaçırmamalı? İş profesyonelleri koronavirüs süreci ve alınması gereken hayati öneme sahip öncelikli önlemleri “personelinizi koruyun” başlığı ile listeledik. Süreç boyunca uygulanabilecek “kriz planı” ve “iş birimlerinin evden çalışma planı” başlıklarının yanında, “personelinizin motivasyonu artırın” “evden çalışanlar için verimliliği artıracak yöntemler” “fabrika ya da saha çalışanlarının uygulaması gerekenler” başlıklarıyla iş dünyası korona virüs rehberini oluşturduk.
1) KORONAVİRÜS SALGININDAN PERSONELİNİZİ KORUYUN
Koronavirüs küresel salgını ile mücadelede en etkili tedbirler kişisel hijyene dikkat etmek ve sosyal mesafeyi artırmaktır. İş dünyası profesyonelleri de en değerli kaynakları olan personellerinin sosyal mesafe kuralı ve sağlık otoritelerinin bildirdiği tedbirlere uymasını teşvik etmelidir. Tüm bu tedbirlerin uygulanması için işyerlerinde ve iş döngülerinde uygun zemin yaratmalıdır. Böylelikle koronavirüs salgın süreci tedbirlerinin ilk ve en önemli adımını, personellerini koruyarak almış olacaklardır.
İş dünyası koronavirüs tedbirleri listemizi sizler için hazırladık:
Toplantılarınızı online ortamlarda gerçekleştirin.
Mümkünse çalışanlarınıza evden çalışma programı hazırlayın.
Evden çalışması mümkün olmayan personeliniz için servis imkanı sunun ya da toplu taşımanın yoğun olmadığı saatlerde işe gelmeleri için iş saatlerini yeniden düzenleyin.
Teması azaltmak için personelinizin farklı vardiya dilimlerinde çalışmasını sağlayın.
Personelinizin sağlığı ve güvenliği için işyerini koronavirüse karşı etkili teknolojiler ile dezenfekte ettirin. İşyerini sık sık havalandırın. Kapı kolları armatürler gibi yerleri gün içinde sık sık dezenfekte ettirin.
Personelinize koronavirüs salgınından korunma yolları hakkında eğitimler verin.
Personelinize karşı şeffaf olun.
2) KORONAVİRÜS KRİZ PLANI OLUŞTURUN
Koronavirüs küresel salgını tüm iş dünyası profesyonellerine, operasyonlarını mevcut düzen dışında organize etmeyi gerekli kılmıştır. Koronavirüs salgınının ekonomide yarattığı olumsuz etkilerden en az hasar alarak çıkmak, sürece hızlı adapte olanlar için mümkün bir olasılık. WHO tarafından “covid-19 pandemic” süreç, iş dünyası için bir kriz sürecine dönüşmüş, bu durum kriz planını uygulamaya almayı gerekli kıldı.
İş dünyası profesyonellerinin koronavirüs kriz planı oluştururken göz ardı etmemesi gerekenleri listeledik:
Koronavirüs Takımı Kurun;
Takımınızda her departmandan bir kişi olmalı ve başlıca görevleri; çalışanların sağlığının takibi, finansal risk yönetimi ve kriz planı geliştirmek, tedarik zincirinin kontrolü, müşteri taleplerinde dramatik düşüşlere karşı pazarlama ve satış planlarının yapılması, ilgili dış paydaşlarla koordinasyon ve iletişim. Takım lideri, takım üyelerinin görevlerini takip etmeli ve güncellemeli. Takım çalışmalarını Genel Müdür’e direkt olarak raporlamalı
Likidite Yönetimini Güçlendirin;
Koronavirüs küresel salgını sebebiyle ortaya çıkan riskleri bulunduğunuz sektörün riskleriyle analiz edin ve verileri uzmanlarınızla değerlendirerek gelir ve gider risklerini ortaya koyan senaryolar hazırlayın. Bu senaryolar ışığında nakit akışı, kar-zarar ve bilanço tablolarını etkileyebilecek ve likiditeyi azaltabilecek modellemeleri tespit edin. Gelir-gider hesaplarınızı, maliyet yönetiminizi, birleşme-satın alma analizlerinizi şirketinizin istikrarını koruyacak yönde optimize edin.
Tedarik Zincirini Dengede Tutun;
Şirketinizin tüm tedarik zinciri boyunca mevcut ya da olası aksamalara karşılık bir envanter listesi oluşturun ve aksamaların giderileceği süreyi tespit edin. Bu durumda tedarikçilerinizi destekleyin, ürün ve tedarikçi alternatifleri oluşturun, üretim sürecindeki yoğunluğu önlemek adına ön siparişlerinizi hazırlayın ve nakliye sisteminizi güçlendirin. Orta ve uzun vadeli stabilizasyon planları yapın, iş ağlarınızı geliştirin ve yeni tedarik kaynakları bulun.
Müşterilerinize yakın olun;
Yıkıcı süreçleri az hasarla atlatabilmek için müşterilerinizle iletişimi güçlendirin, davranışlarını önceden tahmin etmeye çalışın ve müşterileriniz için yatırım yapmaktan kaçınmayın.
Covid-19 pandemi sürecinde hızlı ve esnek davranabilmek önceden hazırladığınız uygulanabilir, çözüm odaklı ve kolay anlaşılabilir planınızın disiplinli bir şekilde uygulanmasına bağlıdır. Kritik konularda kriz planı kriz anında yapılmaz. Geç kalmayın.
Toplumsal hizmetlerinizi derinleştirin;
Şirketinizin toplumsal duyarlılığını artırın. Bu toplumsal kriz anında şirketinizin gücünü ve değerlerini toplum faydasına kullanmaktan geri durmayın. Unutmayın ki şirketler, bulundukları toplumlar kadar güçlüdür.
3) KORONAVİRÜS PANDEMİ SÜRECİNDE EVDEN ÇALIŞMA PLANLAMASI
Dünya sağlık örgütü tarafından pandemi ilan edilen corona virüs pandemic, sosyal izolasyon ve karantina uygulamalarını da hayatlarımıza getirdi. Her gün işe gitmek için evden çıkmak, topluluklara karışmak ve toplu ulaşım kullanmak kuşkusuz ki salgının hızını önemli ölçüde artırabilecek faktörler. İş dünyası koronavirüs önlemlerinden biri de uygun iş birimlerinin, operasyonlarına evden çalışarak devam etmesini sağlamak oldu. Böylece firmalarda bir arada çalışan sayısı azaldı, bu durumda sosyal izolasyona önemli ölçüde katkı sağladı. İş dünyası profesyonellerinin koronavirüs krizi ile faydaya çevirebilecekleri en önemli tarafı; firmalarında gerçek bir dijital dönüşüm testi deneyimlemeleri oldu. Evden çalışma sürecinde iş dünyası profesyonelleri çalışanlarının motivasyonunu, operasyonlarının verimliliğini, maliyet ve zaman tasarrufunu değerlendirerek süreçten dijitalleşme deneyimleri elde etmelidir.
İş birimlerine evden çalışma planı hazırlarken dikkat edilmesi gereken önemli noktaları sizler için listeledik:
Süreci Yönetecek Sorumlu Belirleyin
Genellikle iş süreçlerine hakim, süreç hakkında karar verebilecek ve süreci raporlayabilecek uzmanlık seviyesinde kimseler tercih edilir. Sürecin ihtiyaçlar ve değişiklikler karşısında sürekli güncel tutulması, sürecin işlemesi ve raporlama en önemli görevleridir.
İş Akışı Diagramınızı Hazırlayın
İş akışınızı oluştururken görsel anlatım gücünden faydalanın. Sürecinizi şematize ederek hafızada kalıcı ve operasyonun tamamını kolayca kayrayabilme kolaylığı sağlayın. İş akışınızdaki farklı birimleri renkler ya da simgelerle görsel olarak farklılaştırın.
Rolleri ve Kullanıcıları Belirleyin
İş akış şemanızdaki birim ilgililerinin iş akışındaki rolleri ile iş akışında kullanılan envanter ve parametrelerin kullanıcılarını belirleyin.
Gerekli Tanımlamaları Yapın ve Erişime Açın
İş akış sürecinizi kontrol etmek ve yönetmek için uygun bir yazılım tercih edin. Tercih ettiğiniz yazılıma iş akışının ilgili kısımlarından sorumlu kişilerin tanımlamasını yapın. Tanımlanan sorumlu kişilerin erişimini kendi iş birimleriyle ilgili alanlarla sınırlı tutun.
Jokerleri ve Kullanıcıları Önceden Belirleyin
İş akış sürecinde aksaklık yaşanması veya sorumlu kişilerin yokluğu halinde, iş akışının aksamaması için her bir rolü gerektiğinde kimlerin üstlenebileceğini belirleyin. Yine ilgili envanter ve parametrelerin kullanıcılarının olmaması halinde, bunlara kimlerin erişebileceğini belirleyin.
İşleyişin Zaman Planını Oluşturun
Süreç boyunca hangi iş hangi birimde ne kadar süreyle yapılır gibi detaylara kadar tüm iş akış sürecini zamanlayın. Eğitimler ve yeni metotlar kullanarak iş akış sürecinin zaman planını sık sık optimize edin.
Parametreler, iş akış sürecinin işlerliği ve verimliliği hakkında önemli bilgiler içerirler. Parametreler, dışarıdan ek bir çalışma gerekmeden iş akış sürecinin sorumlu kişileri tarafından oluşturulabilmeli. Sık sık yedeklenmeli ve optimize edilmeli.
Süreçten sorumlu kişi, sürecin verimliliğine katkı sağlayacak raporlar hazırlamalı.
4) KORONAVİRÜS SÜRECİNDE PERSONELİNİZİN MOTİVASYONUNU ARTIRIN
Hiç kuşkusuz şirketler için en önemli kaynak insandır. İnsan kaynaklarının tüm firmalar için verimli ve hassas şekilde yönetilmesi çok önemlidir. Firmaların başarısı insan kaynaklarının başarısına bağlı, insanların başarısı da motivasyonlarıyla yakından ilişkilidir. Performansını yükseltmek için personelinizin iş motivasyonunu yüksek tutun. Koronavirüs küresel salgını tüm dünyadaki insanların sağlığını ciddi anlamda tehdit etmekte. Corona virüsü salgınının, ölüme varabilecek ciddi sağlık sorunlarından ötürü insanlar kendileri ve sevdikleri için endişe etmekteler. Bu korku ve endişe hali motivasyonlarında düşüşe sebep olacaktır. Bu durumda iş profesyonelleri küçük birkaç hamleyle personellerinin motivasyonunu artırabilir, koronavirüs kriz sürecinde personellerinin iş motivasyonunu da koruyabilirler.
İş dünyası profesyonelleri için personellerinin motivasyonunu artırabilecekleri yöntemleri listeledik;
Koronavirüs küresel salgını, neredeyse tüm dünyadaki bireylerin korku ve endişelerini artırarak mental ve ruhsal dengelerine kötü etki etti. Personelinizin korku içerisinde ve tedirgin olduğunu anlayın.
Şirketler için en önemli değer kuşkusuz insandır. Personelinize şirketin önemli bir parçası olduğunu ve sizin için değerli olduğunu hissettirin.
Personelinizin tedirginliğini ve korku halini en aza indirerek motivasyonunu artırmak için en etkili yol, onunla düzenli iletişim kurmanızdır. Sabahları “günaydın” e-postası göndermeniz, görüntülü konuşmalar yapmanız ve personelinizle karşılıklı olarak deneyimlerinizi paylaşmanız iş motivasyonuna pozitif katkı sağlayacaktır.
Koronavirüs pandemi nedeniyle her ne kadar sosyal izolasyon ve karantina günlerinde olsak da dijital araçlar vasıtasıyla grubunuz ile aktivite düzenleyebilirsiniz. Örneğin biriminizle dijital ortamda, yarışma ya da bir oyunda turnuva düzenleyebilirsiniz.
Takdir Edin ve Ödüllendirin
Personel motivasyonunu artırmanın en etkili yolu, emeklerinden ötürü çalışanı takdir etmek ve ödüllendirmektir. Koronavirüs sürecinde paylaştıkları deneyimlere göre biriminizdeki çalışanlar için ödül sistemi oluşturabilir ve değerlendirmenize göre onları ödüllendirebilirsiniz.
5) KORONAVİRÜS SÜRECİNDE EVDEN ÇALIŞANLAR İÇİN VERİMLİLİĞİ ARTIRACAK YÖNTEMLER
Koronavirüs küresel salgını sonrası sosyal izolasyon ve karantina tedbirlerini artırmak için, evden çalışmaya uygun olan iş birimleri için evden çalışma planı hazırlandı. Bu durumda birçok personel evden çalışma modeli ile tanışmış ve deneyimlemiş oldu. Kimileri için evden çalışmak harika gibi görünse de bazıları sürece adapte olmakta başlarda zorlanabilir. Bu süreçte evden çalışanlar adapte olmayı kolaylaştıracak ve verimliliği artıracak yöntemler keşfetmelidir. Bu yöntemler kişiden kişiye değişebileceği gibi çoğunlukla olumlu sonuç verebilecek yöntemler de sıralanabilir.
Asağıda 5 adımda evden çalışanlar için vermliliği artıracak yöntemler listeledik;
Evde uygun bir alanı, çalışma alanınız olarak belirleyin ve konfor alanınızdan ayırın. Çalışma alanınızın ışık ve hava alıyor olmasına dikkat edin. İşinizle ilgili olarak yalnızca mekanın değiştiğini unutmayın.
Evden çalışma öncesindeki mesai saatleriniz içerisinde çalışmayı, evden çalıştığınız süreçte de mutlaka uygulayın. İş planınız hakkında evde beraber yaşadığınız diğer bireyleri bilgilendirin. Böylece mesai saatleri içerisinde işe yoğunlaşmanız ve konsantrasyonunuz kolaylaşacaktır.
İşlerini planlarken uygulama ve yönetme verimliliğinize katma değer sağlayacak dijital araçlardan faydalanın. Bu araçlar sayesinde işlerinizi yönetirken performansınızı, iş sürenizi ve görev takibinizi değerlendirip verimliliğinizi artırmak için kendi iş planlarınızda güncellemeler yapabilirsiniz.
Yalnız çalışmanın verimliliği düşürdüğü bir gerçek… Sosyal izolasyon ve karantina günlerinde yalnızlık duygusuna karşılık, sosyalleşebilmek için iş arkadaşlarınızla görüntülü konuşma yapın. Birbirinizle deneyimlerinizi paylaşın. Akşamları sosyal çevrenizle görüntülü konuşmalar yapın, ailenizle ilgilenin ve hem bilgi, beceri ve yetkinliklerinizi hem de motivasyonunuzu artıracak aktiviteler yapın.
Kuşkusuz tüm dünya olarak olağanüstü günler yaşıyoruz. Süreci en iyi yönetenler ve süreçle başa çıkanlar, en hızlı adapte olanlardır. Kendinizi geleceğin getireceği yeniliklere hazırlayacak online etkinlik, kurs ve aktivitelerden bolca yararlanın.
6) KORONAVİRÜS SÜRECİNDE FABRİKA VE SAHA ÇALIŞANLARININ UYGULAMASI GEREKENLER
İş dünyası koronavirüs küresel salgınına karşı uygun iş birimlerinin operasyonlarını evden yürütülmeleri üzere planlarken, özellikle üretimde çalışan personelleri için vardiya saatlerini değiştirerek iş yerlerinde sosyal mesafe kuralını uygulanabilir kıldılar. Bunun yanında işyerinde çalışan personelleri için koruyucu malzeme (maske, eldiven, tulum, önlük, dezenfektan…) tedariğinde bulundular ve iş yerlerinde virüse karşı etkili teknolojilerle dezenfektan uygulamaları yaptılar. Tüm bunların anlam kazanabilmesi ve salgının yayılmasını önlemesi evlerinden çıkıp işyerlerine gelen personelin de, salgının yayılmasını önlemek ve toplum sağlığını korumak için kurallara uymasına bağlıdır.
Fabrika ve saha çalışanlarının koronovirüs korunmak ve yayılmasını önlemek için uygulaması gerenleri sizler için listeledik.
Tüm dünyada sağlık otoritelerinin virüsten korunmak konusunda en etkili önerisi el hijyenini artırmaktır. Ellerinizi yemekten önce ve sonra, görünür şekilde kirlendiğinde, ortak kullanılan bir yüzeyle temas ettiğinde, öksürdüğünüzde, hapşırdığınızda ve burun temizliği yaptığınızda en az 20 saniye boyunca su ve sabun ile yıkayın. Ellerinizle asla yüzüne dokunmayın.
Çalışma arkadaşlarınıza ve diğer insanlara 1 metreden fazla yaklaşmayın. Kimseyle sarılmayın ve tokalaşmayın. Hapşırırken ve öksürürken mutlaka tek kullanımlık mendil ya da kolunuzun iç kısmını kullanın. Diğer insanların hapşırık ve öksürüğüne maruz kalmamaya dikkat edin. Çalışma arkadaşlarınız ve diğer insanlarla yakın çalışmak zorundaysanız mutlaka maske ve eldiven takın. Konuşurken de maskenizi takmaya devam edin.
Toplu Taşıma Kullanmak Zorundaysanız Önleminizi Alın
Araç sahibiyseniz işyerinize kendi aracınızla gitmeniz en güvenli yol. Tabi ki arabanızda da hijyene dikkat edin ve düzenli olarak temizleyin. Arabanız yoksa, önce işyerinizin servisini, o da yoksa toplu taşımayı tercih edebilirsiniz. Bu durumda, servis ya da toplu taşımada diğer insanlarla aranızda en az 1 metre mesafe olmasına dikkat edin ve kesinlikle yan yana oturmayın. Maske ve eldivenlerinizi mutlaka kullanın. Tüm koruyucu önlemlerinizi alın. Servis araçları da mutlaka dezenfekte edilmelidir.
İş yerinizi sık sık havalandırın
İş yerinizin düzenli olarak havalandırılması için talepte bulunun. Eğer havalandırma yetersiz kalıyorsa yöneticilerinizden işyerinizin havalandırmasını artıracak çözümler talep edin.
Paketlenmiş Yiyecekleri Tercih Edin
İşvereninizden, işyerinizin yemekhanesinde toplu yemek yerine, 2-4 saat hiç dokunulmadan bekletilmiş paketlenmiş kumanya talebinde bulunun. Yemek sırasında, yemekhane gibi ortak kullanım alanlarını kullanmayın. Yemekten önce ve sonra ellerinizi mutlaka yıkayın ve mutlaka bolca su için. Eğer yemeklerinizi dışarıdan sipariş edecekseniz; ödemeyi online olarak ya da kredi/banka kartı ile yapın. Varsa kredi/banka kartınızın temassız özelliğini kullanın. Gelen pakete 2-3 saat sonra dokunun ve yiyin.
İş Dönüşü Eve Girerken
Ayakkabılarınızı evin dışında çıkartın ve ellerinizle dokunmayın. Mümkünse evin giriş kısmında bir kirli oda oluşturun ve dış giysinizi burada çıkarıp yıkanabilir poşet içerisine koyun ve doğrudan çamaşır makinesine atın. Eve girer girmez hemen ellerinizi ve yüzünüzü yıkayın, boğazınızı ve burnunuzu temizleyin. Duş alın. Giysilerinizi uygun sıcaklıkta ve normalde kullandığınız deterjanla yıkayın. Evde dışarıyla bağı bulunmayan diğer aile bireylerinden mümkün olduğunca uzak durun ve temas etmeyin. Mümkünse ayrı odada kalın.