TÜRCERT Teknik Kontrol ve Belgelendirme A.Ş., çeşitli yönetim sistemlerini kuran ve çalıştıran kurum ve kuruluşlardan gelecek belge taleplerini aldığında, belgelendirme çalışmalarını başlatır. Bu çalışmalar belli bir süreç izlemektedir. Yönetim sistemi farklı konular içerse de genel olarak izlenecek yol aynıdır.
Bir belgelendirme sürecinin aşamaları aşağıdaki şekilde açıklanabilir.
Belgelendirme talebinin alınması
Bir kuruluşun belge almak için atacağı ilk adım Başvuru Formu’nu tam ve eksiksiz bir şekilde doldurmasıdır. TÜRCERT bu formu aldığında gerekli incelemeleri yapar ve uygun bulursa belgelendirme teklifini hazırlayarak kuruluşa sunar. Teklifle birlikte yapılacak belgelendirme çalışmaları hakkında bilgiler de verir.
Teklif kuruluş tarafından onaylanırsa bir sözleşme hazırlanır. Bu sözleşmenin taraflarca imzalanması ile belgelendirme süreci de başlamış olur. TÜRCERT bu aşamada bir denetçi atar ve denetçi tarafından denetim planlaması yapılır.
Dokümantasyon üzerinde ön incelemenin yapılması
Bu aşamada belgelendirme talep eden kurum veya kuruluş, ilgili yönetim sisteminin kurulması sırasında hazırlanan bütün dokümanları, TÜRCERT’in yapacağı ön incelemeler için açması gerekiyor. TÜRCERT’in ofisine ulaşan bu dokümanlar, atanan denetçi tarafından, ilgili standarda uygunluk bakımından incelenir. Bu sırada tespit edilen uygunsuzluklar varsa, bunlar belge talep eden kurum veya kuruluşa, eksiklerin giderilmesi veya hataların düzeltilmesi amacı ile bildirilir.
Belirlenen uygunsuzlukların yapılacak saha denetimi öncesinde giderilmesi gerekmektedir. Bu yapılmadan belgelendirme denetimi başlayamaz. Uygunsuzluklar giderildikten sonra revize edilecek dokümanlar, yeniden denetçiye gönderilir. Denetçi yapılan düzenlemeler konusunda ikna olmazsa bu aşamada kurum veya kuruluşa ziyaret yapabilir.
Ön denetim çalışmasının yapılması
Dokümantasyon üzerinde ön inceleme tamamlandıktıktan sonra, eğer talep edilirse kuruluşta bir ön denetim çalışması düzenlenebilir. Bu durumda TÜRCERT bir baş denetçi atayarak kısa bir ön denetim çalışması yapar. Ön denetim çalışması sadece Çevre Yönetim Sistemi belgelendirme çalışmalarında zorunludur. Bunun dışında tamamen kuruluşun isteğine bağlıdır. Bu arada ön denetim çalışması olumlu sonuçlanabilir ama bu durum belgelendirme çalışmasının da olumlu olacağı anlamına gelmez.
Belgelendirme denetiminin yapılması
TÜRCERT bu çalışmayı, doğrudan belge talep eden kurum veya kuruluşun ofislerinde, tesislerinde, kısaca çalışma alanlarında yapar. Bir baş deneçi ve yeterli sayıda denetçi tarafından yapılan bu denetimlerde, gerekli kontroller yapılarak ve çalışanlarla görüşülerek standardın gereklerine ne kadar uygun faaliyet gösterildiği gözlemlenir. Denetimler sırasında ilgili sistemin işleyişini etkileyen uygunsuzluklar tespit edilirse, bunlar takibe alınır.
Bu faaliyetin sonunda hazırlanacak rapor TÜRCERT’e sunulur. TÜRCERT denetçi raporunu alarak üzerinde çalışır ve kuruluşun standarda uygun faaliyet gösterdiğine ve belgeyi hak etiğine ikna olursa ilgili belegeyi düzenleyerek kuruluşa teslim eder.
TÜRCERT, kuruluşlara belge verildikten sonra da standarda uygun faaliyetlerin devam ettiğini ve sistemin sürekliliğinin ve etkinliğinin sağlandığını denetlemek amacı ile yılda en az bir kere olmak üzere gözetim denetimleri yapar.