E-deftere geçişte son günler
M. Fatih Köprü | 14/12/2014 | (Tüm Yazılar)
Artık elektronik uygulamalar hayatımızın merkezinde yer alıyor. Vergi dairesine, SGK’ya, belediyeye, bankaya gitmeden, hatta alışveriş için bile dışarı çıkmadan birçok işimizi elektronik olarak, oturduğumuz yerden halledebiliyoruz.
Vergi ve muhasebe açısından elektronik uygulamaların en kapsamlısı ise hiç kuşkusuz e-fatura ve e-defter. Şu an için herkes kapsama girmiyor ama gelişmeler, defter tutan bütün mükellefler tarafından yakından takip ediliyor.
Elektronik defter aslında ihtiyari bir uygulama. Yani dileyen mükellefler, istenen bilgi ve belgelerle Gelir İdaresi Başkanlığına başvurarak, gerekli sistem altyapısını da kurmak suretiyle e-defter uygulamasına geçebiliyorlar. Ancak bazı mükellefler için bu uygulama zorunlu hale getirildi. Şu anda zorunluluğun kapsamı oldukça dar olmakla birlikte, ilerleyen zamanlarda kapsamın daha da genişlemesi bekleniyor.
Bu yazımızda, elektronik defter tutma zorunluluğu kapsamındaki mükellefler ve başvuru esasları ile geçiş zamanı üzerinde duracağız.
E-defter tutmak zorunda olanlar
2012 yıl sonuna doğru bazı mükelleflere elektronik defter tutma zorunluluğu getirildi. Buna göre;
elektronik defter tutmak zorundalar. Madeni yağ lisansına sahip mükelleflerin kimler olduğu http://www.gib.gov.tr/fileadmin/sirkuler/vuk/5015_P.P.K_Madeni_Yag.pdf adresinden görülebiliyor. Listede; Petrol Ofisi, Shell, BP, Total gibi büyük şirketlerle birlikte toplam 300’e yakın kişi ve kurum bulunuyor.
ÖTV yasasına ekli (III) sayılı listedeki malları imal veya ithal edenler ise http://www.gib.gov.tr/fileadmin/sirkuler/vuk/4760_OTV_III_20112013.pdf adresinden görülebilir. Listede; Philip Morris, JTI, BAT, Coca Cola gibi büyük şirketlerle birlikte toplam 800’e yakın kişi ve kurum bulunuyor.
Bunlardan mal alanlar…
Elektronik defter zorunluluğu sadece yukarıdaki mükelleflerle sınırlı değil. Bunlardan mal alan bazı mükellefler de e-defter kapsamına giriyorlar. Madeni yağ lisansına sahip olan mükelleflerden, 2011 takvim yılı içinde mal almış olup, aynı yıl brüt satış hasılatı 25 milyon lira ve üzeri olanlar da e-defter uygulamasına geçmek zorundalar.
Aynı şekilde kolalı gazoz, alkollü içki, tütün ve tütün mamulleri gibi ÖTV yasasına ekli (III) sayılı listede yazılı malları imal ve ithal edenlerden mal alanlar da kapsama girebiliyorlar. Bu mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlardan aynı yıl brüt satış hasılatı 10 milyon lira ve üzeri olan mükellefler de e-defter uygulamasına geçmek zorundalar.
E-defter kapsamına girilip girilmemesinde, belirtilen mükelleflerden satın alınan malın türünün, fiyatının veya miktarının önemi bulunmuyor. Yani örneğin madeni yağ lisansına sahip bir kurumdan 2011 yılında madeni yağ değil de benzin alınmış olsa bile, benzini alan şirketin 2011 yılı brüt satış hasılatı 25 milyon lirayı aşıyorsa elektronik defter uygulamalarına dahil olması gerekiyor. Lisans sahibi mükelleflerden alış yapanların, madeni yağ sektöründe veya başka bir sektörde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilemiyor.
E-fatura uygulamasına geçmek zorunda olan mükellefler için süre 2013 yılı sonu itibarıyla tamamlandı. Zorunluluk kapsamında yer alan mükelleflerin e-defter uygulamasına ayrıca başvuru yapmaları gerekiyor.
Elektronik defter uygulamasından yararlanmak isteyen ya da yararlanması zorunlu olan mükellefler aynı zamanda e-fatura uygulamasına geçmiş bulunduklarından, e-fatura işlemleri için kullandıkları “Mali Mühür” veya “Nitelikli Elektronik İmza” araçlarını e-defter başvurularında da kullanabiliyorlar. Dolayısıyla yeni bir mali mühür veya nitelikli elektronik imza aracı temin etmeleri gerekmiyor.
E-defter uygulamasına başvuru için mükelleflerin vergi dairesine gitmelerine veya Maliyenin herhangi bir birimine dilekçeyle başvurmalarına da gerek yok. www.edefter.gov.tr internet adresinden başvurular kolaylıkla yapılabiliyor. Başvurular;
- Mükellefiyetlerine ilişkin temel bilgileri girmek,
- “Uyumluluk Onayı Verilen” yazılımlardan herhangi birini seçmek,
- Mali mühür ya da elektronik imzaları ile imzalamak,
suretiyle yapılabiliyor. Başvuruyla ilgili ayrıntılı bilgiler aynı adresteki kılavuzda yer alıyor.
Sadece yevmiye ve defteri kebir
Tacirlerin, gerek Türk Ticaret Kanunu gerekse Vergi Usul Kanunu uyarınca birçok defter tutmaları gerekiyor. Yevmiye, defteri kebir ve envanter defteri ile pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri, yönetim kurulu karar defteri gibi. Ayrıca Maliye Bakanlığı tarafından tutulma zorunluluğu getirilen defterler de (örneğin damga vergisi defteri gibi) bu listeye dahil edilebilir.
Bu defterlerin hepsi kapsama girmiyor. E-defter uygulamasına dahil olan mükellefler sadece yevmiye ve defteri kebiri elektronik olarak tutacaklar. Bu defterler ayrıca kâğıt ortamında saklanmayacak. Diğer defterlerin ise kâğıt ortamında tutulması gerekiyor.
Geçiş için son günler
► Özel hesap dönemine tabi mükelleflerin e-deftere geçiş başvurularını 1 Aralık 2014 tarihinden önce yapmaları ve en geç bu ay içinde e-defter tutmaya başlamaları,
► Normal hesap dönemine tabi mükelleflerden;
• 2014/Aralık ayından önce başvuranların en geç Aralık ayından başlamak üzere,
• 2014/Aralık ayı içinde başvuranların ise 1 Ocak 2015 tarihinden itibaren,
e-defter tutmaya başlamaları gerekiyor.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından geçtiğimiz günlerde bir duyuru yapıldı. Duyuruda öncelikle e-defter sistemi ile ilgili genel açıklamalara yer veriliyor. Devamında gerek kendileri gerekse de mükellefler açısından e-defter uygulamasının ertelenmesini gerektiren özel bir durum bulunmadığı belirtiliyor. Bu duyurudan, e-deftere geçiş süresinin uzatılmasına ilişkin bir beklentiye girilmemesi gerektiği anlaşılıyor.
Gerçek kişilere mali mühür
Konuya ilişkin ilk düzenlemelerde, elektronik defter tutmak isteyen gerçek kişi mükelleflerin, Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları gerektiği belirtiliyordu.
Ancak sonradan yapılan değişiklikle gerçek kişi mükelleflere de mali mühür kullanarak e-defter uygulamasından yararlanma imkanı getirildi. Buna göre e-defter uygulamasından yararlanmak isteyen gerçek kişi mükellefler, nitelikli elektronik sertifika ile sisteme dahil olabilecekleri gibi, mali mühür alarak da e-defter uygulamasından yararlanabilecekler.
Gerçek veya tüzel kişilerin aylık dönemler itibarıyla oluşturdukları elektronik defterlerini, defterin ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar onaylamaları gerekiyor. Gerçek kişiler bu onayı kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile tüzel kişiler ise kendilerine ait mali mühür ile yapıyorlar.
Tüzel kişiler hesap döneminin son ayına ait defterler için onay işlemini kurumlar vergisi beyannamesinin verilme süresinin sonuna kadar yapabiliyorlar. Buna göre normal hesap dönemine sahip kurumlar tarafından aralık ayına ilişkin onay işlemi takip eden nisan ayının 25’ine kadar yapılabilecektir.
Önceki dönem kayıtları
İlk düzenlemelerde, hesap dönemi veya takvim yılı içinde, defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayanların, ilk ayda oluşturacakları elektronik defterlerde, ilgili hesap döneminin başından itibaren tüm kayıtlara yer verme zorunluluğu bulunuyordu.
Sonradan yapılan değişiklikle bu mükelleflerin ilk ayda oluşturacakları elektronik defterlerde, önceki dönem kayıtlarına yer verme zorunluluğu kaldırıldı. Bu defterlerde sadece e-deftere geçilen dönemden itibaren yapılan işlemler yer alacak.
Eski defterlerin kapanış tasdiki
Diğer taraftan normal hesap dönemine sahip olan ve 1 Ocak 2015’ten itibaren e-defter tutmaya başlayacak olan mükelleflerin yevmiye defterlerinin kapanış tasdikini, Türk Ticaret Kanunu hükümleri kapsamında 2015 Haziran sonuna kadar yaptırmaları mümkün bulunuyor.