OVODOK Doküman Yönetimi ve Arşiv Sistemi
Güçlü, Ajax Destekli, Kullanımı Kolay
Doküman yönetimi hiç bu kadar kolay olmamıştı. Doküman arşiv sistemi en başından en karmaşık seviyeye kadar anlaşılır kullanıcı ara yüzü sunar. Her doküman birden çok kategoride ve bir klasörde listelenebilir. Klasörler ve kategoriler her seviyeye göre iç içe yerleştirilebilir ve kullanıcılara da doküman ve klasörleri ağaç yapısı kategorisine göre aramaları sağlanır.
Güvenlik her bir klasöre ve kategoriye erişirken garanti edilmektedir. Roller ve/veya belirli kullanıcıların istenilen tipteki klasör ve/veya dosyalara erişimi sınırlandırılabilir. Doküman arşiv sistemi, temaları, düzenleme seçenekleri ve çekici kullanıcı arayüzü sayesinde ihiyaçlarınıza göre şekillendirebileceğiniz bir yapı sunar. Doküman arşiv sisteminin tasarımı ve gelişmiş ergonomik özellikleri, kullanıcı ve yönetici yapısı üzerine kurulmuştur.Sonuç olarak, Ajax fonksiyonlarını destekleyen, mantıklı altyapısıyla verimliliği artıracak şekilde düzenlenmiştir.
Doküman arşiv sisteminin kalitesi OVOTEK BT deneyimi ve mükemmel desteği ile garantilenmiştir.
Bir Bakışta Kullanıcı Arayüzü
Arayüzün çok yönlülüğü sizi de şaşırtacak. Her zaman olduğu gibi,Ajax destekli. Doküman arşiv sistemi varsayılan olarak 4 farklı temayla gelir: beyaz, gri ve modern yapılar için beyaz2 ve gri2 (web 2.0) olarak iki renk seçeneği daha eklenmiştir.
Ara yüz şablonları, görüntüleme seçenekleri ve CSS biçimlendirme desteği yazılımımızın çok yönlü dizaynını pekiştirir. Özel Kullanıcı arayüzü şablonları, ikon paketleri ve CSS sayesinde, iki sayfa dizayn olarak yada veri işleme açısından birbirine benzemeyecek şekilde oluşturulabilir.
Doküman arşiv sistemini bütün güçlü özellikleriyle inceleyen ve derinlemesine anlatan kullanıcı el kitabı oluşturduk.
Doküman Yönetimi ve Organizasyonu
Klasörlere Göre Organizasyon
Klasörlerinizle istediğiniz derinlikte hiyerarşik yapılar oluşturabilirsiniz. Hazırladığınız klasörler kullanıcılara “Windows Explorer“ benzeri tanıdık bir arayüzle sunulacaktır. Bir klasöre doküman ekledikten sonra hangi kullanıcının veya rolün o dosyaya (veya klasöre) erişebileceğini belirleyebilirsiniz.
Kategorilere Göre Organizasyon
Kategorilerinizle istediğiniz derinlikte hiyerarşik yapılar oluşturabilirsiniz. Kullanıcılara ağaç yapısında sunulan kategoriler yardımıyla dokümanlarınızı farklı ilgi alanlarına hitap edecek şekilde organize edebilirsiniz. Bir dokümanı birden çok kategoriye dahil edebilir, bu kategorilere hangi kullanıcının veya rollerin ne seviyede erişebileceğini kontrol edebilirsiniz. Birden çok kategoriye ait olabilen dokümanlar sayesinde dokümanlarınızı bir defa yükleyip birden çok liste içinde göstere bilirsiniz.
Doküman Erişim Hakları
Role ve Kullanıcı Bazlı Erişim Hakları
Bir klasöre erişim roller veya kullanıcılar üzerinden belirlenebilir.Erişim hakları kumilatiftir, bir kullanıcının hakları, dahil olduğu rollerin ve kullanıcı haklarının toplamından oluşur. Aynı zamanda erişim hakları üst klasörlerden miras alınabilir( varsayılan davranış bu şekildedir, değiştirilebilir). Bir kullanıcı seçilmek istendiğinde, kullanıcılar listesinden kolaylıkla erişilebilir.
Yukarıdan anlaşıldığı gibi erişim hakları klasör seviyesinden verilir ve tüm alt klasör ve dosyalarıda etkiler. Farklı yetkiler aşağıda listelenmiştir.
Klasör Hakları ·
Görüntüle: klasörü ve tüm içeriğin görüntülenmesi ·
Ekle: klasör veya doküman ekleme ·
Düzenle: klasör adı ve yeri gibi klasör ayarlarını düzenleme ·
Sil: klasör silme ·
Yetkileri Düzenle: güvenlik ve erişim haklarını düzenleme ·
İzlemeyi Etkinleştir: bu özellikle kullanıcılar/roller değişiklikleri takip edebilirler. Her doküman değişiminde, eklendiğinde yada güncellendiğinde takipçiler e-posta yoluyla haberdar edilirler. ·
İzinlendirme: izinlendirme sayesinde bu klasöre eklenen dokümanlar bir yönetici tarafından onaylanmadan yayına alınmazlar. Yöneticiler yeni doküman eklendiğinde haberdar edilirler.
Klasör altındaki dokümalara ilişkin haklar ·
Ekle: doküman ekleme veya zipli bir dosyayı açma yetkisi verir ·
Düzenle:doküman bilgilerini düzenleme, taşıma, versiyon izleme, değiştirme ve silme yetkileri ·
İzlemeyi Etkinleştir: bu ayar sayesinde belirlenen doküman takip altına alınabilir. Takipçiler değişikliklerden haberdar edilirler.
Doküman Düzenleme ve Webdav
Doğrudan Doküman Düzenleme
Bu özellik sayesinde webdavın güçlü özelliklerini kullanabilirsiniz. Dokümanlarınızı bulundukları yerden düzenleyebilir ve sunucu üzerine kaydedebilirsiniz.Bu özelliği kullanabilmek için klasörünüzün Webdav klasörü olarak ayarlanmış olması gerekir. Kurulum başarıyla gerçekleştirildiğinde düzenlenebilir tüm dokümanlar ile çalışabilirsiniz (sadece ofis dokümanları değil).Activex gibi istemc taraflı uygulamalara ihtiyaç duyulmaz.Güvenlik riski oluşturmaz.
Webdav kullanmıyorsanız yine de dokümanlarınızı bilgisayarınıza kaydedip düzenleyebilirsiniz.Fakat bu sefer yerel dosyanızla işiniz bitip kaydettiğinizde dosyayı tekrar sunucu yüklemelisiniz.Bu yöntemle versiyonlama da kullanılabilir.
Doküman Bilgi Düzenleme
Doküman bilgi düzenleme sayesinde doküman adı, açıklaması, kategorisi gibi bilgiler dosyadan bağımsız olarak kayıt altında tutulur. Ajax destekli yönetim arayüzü sayesinde tepki süresi azaltılmıştır.Açıklama alanında zengin metin biçimi kullanılabilir.
Esnek Doküman Özellikleri Görünümü
Doküman bilgileri bir çok özellikten oluşur.Tüm özellikler gösterilip izlenebilir.
Özellikler Listesi ·
Doküman ilk yükleme bilgisi
Doküman son güncelleme bilgisi
Doküman Seviyesinde Doküman İzleme
Dokümanlar ayrı ayrı izlenebilir. Dokümanda bir değişiklik olduğunda bir uyarı maili gönderilir. Doküman izleme ile ilgilenen kullanıcı yükleme butonu yanındaki zarf şeklindeki gri ikona tıklayabilir.Gri zarf şeklindeki ikon o doküman için izleme etkinleştirildiğinde renk değiştirir. Kullanıcı “izlenen dokümanlar” bölümünden izlemek istediği dokümanların tümüne erişebilir.
Klasör Seviyesinde Doküman İzleme
Dokümanlar klasör seviyesinde izlenebilir. Dokümanda bir değişiklik olduğunda bir uyarı maili gönderilir. Doküman izleme ile ilgilenen kullanıcı yükleme butonu yanındaki zarf şeklindeki gri ikona tıklayabilir.Tüm gri zarf şeklindeki ikon o doküman için izleme etkinleştirildiğinde renk değiştirir.Belirlenen dokümanlar bu izlemeden hariç edilebilir. Kullanıcı “izlenen dokümanlar” bölümünden izlemek istediği dokümanların tümüne erişebilir.
Bu alan kullanıcının izlenen dokümanların tümünü (klasöre göre filtrelebilir) görüntülemesini sağlar. Aynı bölümden doküman izlemeyi iptal edebilirler.Yetkilendirilmiş kullanıcılara klasörün üstündeki araçlar menüsünden erişilebilir.
Kullanıcıları ilgilendiren alanlarda (klasör ve kategoriler) kullanıcı davranışlarını analiz ederken istatistikler yaygın olarak kullanılan araçlardır. Doküman arşiv sistemi, yetkilendirilen kullanıcıların gelişmiş istatiklere klasör ağacında araçlar menüsünden ulaşabilmelerini sağlar.
Bu alana ulaştığınızda yüklenen dosya sayısıyla kaç adet dosya yüklendiği özet olarak gösterilir.Bu alana girdiğinizde ilk olarak indirilen tüm dokümanların sayısal özetini görüntülersiniz.Büyüteçe tıklayarak ilgilendiğiniz dokümanın detayını görüntülersiniz, indirme tarihlerini,kullanıcı adlarını,v.b.
Klasöre göre istatikler
Klasörlere göre istatistik hangi klasöre kaç defa tıklanıldığını gösterir.Dokümanlara göre istatistik gibi çalışır.Bu alan gerçek indirme sayılarından ziyade kullanıcıların hangi tür bilgiye ilgi duyduğunu gösterir.
Kategoriye göre istatistik
Kategorilerin kaç defa tıklandığını gösterir.Dokümanlara göre istatistik ile aynı şekilde çalışır. Bu alan gerçek indirme sayılarından ziyade kullanıcıların hangi tür bilgiye ili duyduğunu gösterir.
Doküman İzinlendirme (İş Akışı)
Doküman izinlendirmeleri özelliği, gönderilen her dokümanın gözden geçirildiği ve onaylandığı güçlü bir iş akışı mekanizması sunmaktadır.İzinlendirme istedğiniz klasörlerde etkin hale getirilebilir, izinlendirilen ve izinlendirilmeyen klasörleri bir arada kullanabilirsiniz.İzinlendirme klasör özellikleri alanından ister kullanıcılara isterseniz de rollere yönelik tanımlanabilir. Bir klasörü izinlendirmek üzere bir kullanıcı veya rol seçtiğinizde klasör içeriği otomatik olarak yayın için gözden geçirilmelidir. Yetkililer izinlendirilmesi gereken her bir doküman için e-posta yoluyla uyarılırlar. Araçlar menüsünü kullanarak izinlendirme alanına ulaşılır. İzinlendirme alanına girildiğinde sizi ilk karşılayan renklerle kodlanmış müdahale gerektiren doküman listesidir. Doküman detayına tıklayarak dokümanıın bilgilerini izler bu sayede yetkili dokümanla ilgili farklı kararlar alabilir.
Düzeltme için geri gönder: Yönetici dokümanı onaylamazsa düzeltmesi için sahibine geri gönderebilir.Otomatik olarak doküman sahibi belgesinde yapılacak düzeltmeler olduğu ile ilgili e-posta yoluyla uyarılırlar.İzinlendirme bölümünün altında sadece bir kullanıcıya ait belgelerin listelendiği özel bir alan da mevcuttur.
Red: Yetkililer bir dokümanı kalıcı olarak red edebilirler.Kullanıcılar e-posta yoluyla dokümanların kabul edilmediği ve güncelleme yapamayacakları hakkında bilgilendirilirler.
Kabul: Yetkililer doküman değişikliklerini kabul ederek dokümanları yayınlayabilirler.Bu durumda hem belge sahibi hem de dokümanı izlemeye almş olan üyeler e-posta yoluyla bilgilendirilirler.
Güncelle ve Kaydet: Yetkililer kendileri de belge üzerinde değişiklik yapıp bu değişiklikleri kaydedebilirler.Bu işlem iş akışını etkilemez.
Not: Yetkililer kendi belgelerini izinlendiremezler.Süper yönetici hesabı ve hesapları bu kurala tabidir.
Bir dokümanın farklı sürümlerini kaydedebilmenizi ve istediğinizde geri dönebilmenizi sağlar. Versiyonlama işi otomatik gerçekleşir. Aynı klasöre aynı isimde bir belge yüklendiğinde bu belge yeni bir versiyon olarak kaydedilir. İsterseniz kendiniz de bir belge için yeni versiyonlar oluşturabilirsiniz.Yada versiyonlamayı kapatabilirsiniz. Bir doküman versiyonlandırıldığında dokümanın geçmş versiyonlarını kronolojik bir liste içerisinde görüntülersiniz. İhtiyaç halinde dokümanın eski bir versiyonuna geri dönebilir veya eski bir versiyonu bilgisayarınıza indirebilirsiniz.
İçerik Eşleme Arşivinize sıfırdan oluşturabileceğiniz gibi daha önceden hazırlanmış bir klasör yapısını devir alarak da başlayabilirsiniz.
Tüm dosyalar doğrudan indirmeye karşı korunabilir. Bu görev dosyalara doğrudan erişime izin vermeyecek şekilde yeniden isimlendirilmesi ile gerçekleşir.Bu görev yöneticiler tarafından net bir şekilde takip edilebilir.
Doğrudan Bağlantı Seçeneği
Dosyalar doğrudan indirilmeye karşı korunmuyorlarsa dosyalarınızı herhangi bir web sitesinden erişebilecekleri normal linkler de otomatik olarak oluşturulur.
Sınırlandırılmış Doküman Tipleri
Yöneticiler arşive girecek dokümanların tiplerini önceden belirleyebilirler.Varsayılan olarak tüm dosya tipleri kabul edilecektir.
UNC Paylaşımı ve Web Tarlaları Desteği
Klasörleriniz uygulama sunucunuzla aynı lokasyonda bulunmak zorunda değildir.Erişim yetkisi bulunan ağ üzerindeki herhangi bir kaynak da dosya deposu olarak kullanılabilir.UNC paylaşımı seçeneği web tarlaları için ideal çözümdür.Merkezi dosya depoları farklı arşivlerden erişimi kabul eder.
Doküman Arama ve RSS Beslemeleri
Arama Kutucuğundan Doküman Arama Doküman arama fonksiyonu site içi arama işlemiyle entegre çalışır.İsteğe göre aramalar doküman adında, açıklamasında veya içeriğinde yapılabilir.
İndekslenen Doküman İçerikleri
Doküman isimleri ve açıklamalarının yanında doküman içerikleri de kayıt altına alınır.Bu içerikler üzerinden de arama işlemi gerçekleştirilebilir.
İndekslenen dosya biçimleri ofis belgeleri (word,excel,powerpoint), pdf dokümanları, metin belgeleri, zengin metin belgeleri ve html dokümanlarıdır.Arama teknolojisi arşiv sistemimizin en kuvvetli özelliklerinden bir tanesidir.
Arama yeteneklerinin bir uzantısı olarak arşiv üzerinde gerçekleşen olaylar RSS beslemelerine yansıtılmıştır. Bu özellik sayesinde arşivinizdeki değişikliklerin istediğiniz kurumlarla, web sayfalarıyla veya kişilerle bülten tarzında gerçek zamanlı olarak paylaşabilirsiniz.
Kullanıcı Ara Yüzü Görüntüleme Seçenekleri
Windows Gezgini Benzeri Ara yüz Varsayılan olarak arşiv sistemi windows gezgini benzeri bir ara yüzle görünür. Fakat sağ klik menüsü sayesinde kullanıcılara arzuladıkları görevi yerine getirebilecekleri özelleştirilmiş seçenekler sunar. Buraya kadar bahsettiğimiz tüm işlemler bu menü üzerinden gerçekleştirilebilir.
Sınırlandırılmış Klasör Görünümü
Varsayılan olarak arşivin kökündeki tüm klasörler görüntülenir. Fakat arşiv modülünün farklı sayfalardaki kopyaları kendi sanal köklerini oluştururlar. Bu sanal kökler ana klasör hiyerarşisindeki istenilen alt bir klasöre yönlendirilebilirler.
Doğrudan URL adresi yazılarak erişilebilen, bunun dışında görünmez olan klasörler oluşturulabilir.Bu klasörler güvenlik olarak diğer klasörlerle aynı özelliklere sahiptir.Tek farkları klasör hiyerarşisinde görüntülenmemeleridir. Bu klasörlere erişmenin tek yolu adreslerini doğrudan yazmaktır.Ek olarak istenirse bu klasörler bir erişim şifresiyle de korunabilirler.
Kullanıcılara her zaman ağaç şeklinde navigasyon bölümü sunmak istemeyebilirsiniz. Düz görünüm özelliği ile soldaki klasör kategori hiyerarşisini gizleyebilirsiniz. Bu şekilde bir klasör içindeki tüm dokümanları listeleyebilirsiniz.
Kullanıcı Ara Yüzü Temalandırma
Yazılımın görüntüsü üzerinde tam kontrole sahipsiniz.Dahili tema desteği sayesinde hazır görünümlerden birini seçerek kullanabilir, kendi temanızı oluşturabilir veya bizden ihtiyaçlarınıza uygun bir tema hazırlamamızı isteyebilirsiniz. Yazılımın her bölümü gezinti ağacı, dosya listesi,arama penceresi,arama sonuçları sayfası yeniden biçimlendirilebilir.
Ajax Etkin özellikler
Tüm yönetimsel fonksiyonlar hızlı ve kolay kullanılabilir olacak şekilde tasarlandı.Bu nedenle klasör ve kategori ekleme,düzenleme,silme ve doküman yükleme fonksiyonlarının hepsinde ajax teknolojisi kullanıldı.Bu şekilde gereksiz tıklamaların ve sayfa güncellemelerinin önüne geçildi.Arşivimizi kullanırken sağladığımız kolaylığı, kullanılabilirliği,hızı ve gücü takdir edeceğinizi umuyoruz.
Sürükle Bırak Klasörler
Windows gezgininde olduğu gibi kullanıcılar yetkileri dahilinde klasörleri sürükleyip bırakarak hiyerarşi üzerinde değişiklik yapabilirler.Ajax teknolojisi sayesinde tüm arive anında yansıtılır. Açılır menüler Açılır menülere tek bir sağ tık ile ulaşırsınız.Klasörlerin yönetimsel fonksiyonlarına bu açılır menüler ile erişirsiniz. Açılır menülerle verilen her komut ajax teknolojisiyle sunucuya iletilir.Bu sayede her işlem kullanıcı dostu,hızlı ve olabilecek en az sayıda aşama içerecek şekilde çalışır. Güvenlik Arşivlenen bilgi gizlilik taşıyabileceği ve kayıplara karşı hassas olacağı için yazılımımızın güvenlik konuları üzerine özellikle durulmuştur.
Yazılımımızın üzerinde çalıştığı web uygulaması dahili olarak SSL desteği sunmaktadır. Güvenli bir kaynaktan temin edilecek SLL Sertifikası sayesinde sistem üzerinde aktarılan tüm bilgiler 128-bir şifrelenerek iletilecektir. Bu sayede kullanıcı bilgilerinin çalınması, izinsiz erişimler ve veri güvenliği garanti altına alınmıştır.
Arşiv erişim yetkileri kullanıcılar,roller üzerinden sınırlandırılabilir veya izinlendirilebilir. Tüm klasörleriniz için farklı yetkiler ayrı ayrı tanımlanabilir. Bu yetkiler görüntüleme,düzenleme, silme, ekleme,yetki düzenleme, izinlendirme ve takip etkinleştirme olarak ayrılmıştır. Kullanıcılar ve roller arşiv yönetim konsolundan oluşturulur. Üyelikler, şifre hatırlatma, ücretli üyelikler gibi arzulanan birçok özellik standart olarak sunulmaktadır.
Active Directory (Microsoft Domain Services) Desteği
Kurumsal yapılarda kullanılan Active Directory sistemiyle entegrasyon başarıyla gerçekleştirilmiştir. Kurum içi erişimde kullanıcı adı ve rol yönetimi görevlerini minimuma indiren bu fonksiyonda kullanıcılar arşivdeki yetkilerini oturum açtıkları domain kullanıcısından devralmaktadırlar. Arşiv girişinde tekrar kullanıcı adı ve şifre doğrulamasını gerektirmeyen bu oturum açma yöntemi, AD kullanan kurmların öncelikli tercihi olmaktadır.
Doğrudan İndirme Engeli
Arşivinizin bir bölümünü halka açmanız durumunda dosyaların topluca indirilmesini veya arşiv sayfanız ziyaret edilmeden, dışarıdan linkler oluşturularak indirilmesini engelleye biliyoruz. Bu sayede bilginin kontrolsüz dağılmasının önüne geçmiş oluyoruz.
Klasör veya Kategori hiyerarşisinde görünmeyen klasörler oluşturabilirsiniz. Bu sayede gözden uzak fakat bilenler içinse bir link uzaklığında klasörler oluşturabilirsiniz. Bu özellik kesin bir güvenlik önlemi olmasada meraklı kullanıcıları belirli klasörlerden uzak tutmak için bir seçenek olarak sunulmuştur. Tüm güvenlik seçenekleri bu klasörler için geçerlidir.
Kullanıcı ve rol yetkileri yanında erişim anında şifre girilerek erişilen klasörler, ek güvenlik seçeneği olarak kullanıma hazırdır.
Yedekleme teknolojileri tam uyum
Sunucu yedekleme yazılımlarıyla tam uyum içinde çalışabilecek şekilde tasarlanmış uygulama herhangi bir yedekleme prosedürüne uyum sağlayabilmektedir.
Taşınabilir Uygulama, Yük Dengeleme, Genişletilebilirlik Uygulamamız ihtiyaçların değişmesi halinde farklı sunuculara taşınabilir verdiği hizmetin parçaları farklı sunucularda çalıştırılarak yüksek performanslı sistemler elde edebilir. En iyi şartlarda Veritabanı, Uygulama Sunucusu ve Dosya Deposu farklı sunucular üzerinde işletilebilir.