Her birey tabu dairesine giderek başvuru ve işlemlerini gerçekleştirebilir. Ama iş temposu, koşturma, sağlık problemleri ve belli sebeplerden dolayı fırsat bulamayanlar tapu dairesi başvuru ve işlemlerini farklı bir şehirde bile olsa noter onaylı vekaletname ile başka bir kişiye yaptırabilirler. Hiç bir tapu işlemleri bizzat yapılmak zorunda değildir. Tapu dairesi işlemleri bir başkasına yaptırılabilir. Yalnız vekaletname verirken dikkat etmemiz ve uymamız gereken unsurları göz ardı etmemek lazım.
Tapu dairesi işlemleri için vekaletname kesinlikle noter onaylı olmalıdır.
Vekaletname kesinlikle nüfus cüzdanına veya günü geçmemiş pasaporta göre düzenlenmeli. Ehliye tapu dairelerinde kimlik belgesi olarak kabul edilmemektedir.
Vekalet verenin, son altı ay içerisinde çekilmiş fotoğrafı vekaletname üzerinde bulunmalıdır. altı ay öncesindeki fotoğraflar hem noter hem de tapu dairesi tarafından kabul edilmez. Vekalet verenin ve vekilin T.C. numaralarının vekaletnameye yazılması zorunludur. T.C. numaraları olmayan vekaletnameler tapu dairelerince kabul edilmez.
Vekaletname de verilen yetkiler işlem türüne göre net ve açıklayıcı bir şekilde belirtilmelidir. Tapu dairesi net ve açık olmayan işlemleri risk almamak için gerçekleştirmez. Vekaletname üzerinde bulunan eşanlamlı kelime dahi olsa yorumlamaz ve işlemi gerçekleştirmez. Bu nedenle, satış, bağış, ipotek, kira, satış vaadi, kat karşılığı inşaat, terkin gibi açıkça tapu işleminin adı yazılmalıdır. İşlemin adı yazılmamışsa o anlama gelecek ibareler yazılmış olsa dahi tapu dairesi riski almaz, işlemi yapmaz. Taşınmazın yeri ile ilgili olarak “T.C. hudutlarındaki taşınmazlarımı satmaya” şeklinde geniş yetki verilebilirsiniz. Vekalet veren isterse vereceği vekaletnamede yetkiyi sınırlayabilir. Mesela “Ankara ili sınırları içerisinde bulunan taşınmazlarımı satmaya veya Ankara ili, Gölbaşı ilçesi filanca köyünde bulunan” şeklinde de verebilir. Hatta taşınmazın mahalle / köy ve ada parselini de yazarak yetkiyi tam olarak netleştirebilirsiniz. Aslında en iyisi de budur. Verilen vekaletname süreli olarak hazırlanabilir. Örneğin “bu vekaletname 1 ay süre ile geçerlidir” diye yazdırılabilir. Satış bedelinin bankadaki belli bir hesaba yatırılması ardından satışın yapılması şart koşulabilir. Vekaletname hangi şartlarda sona erer Vekalet veren veya vekil olan ölürse, iflas ederse, akli dengesini kaybederse vekalet sona erer. Vekalet işin yapılması ile de sona ermektedir. Vekil vekaletten istifa ederse vekalet sona erer. Vekilin noterden veya dilekçe ile istifa etmesi mümkündür. Daha önceden verilen ve işlem yapılan vekaletnameler tapu dairelerinde muhafaza edilmektedir. Yetki devam ediyorsa noterden yeni vekalet vermeden tapuda mevcut vekaletname ile yeni işlem yapılabilir. Yurt dışından verilecek vekaletnameler o ülkedeki Türk konsolosluğundan verilebileceği gibi, o ülkede noterlik hizmetini veren kendi yetkili kuruluşlardan da verilebilir. Yabancı dilde verilmiş vekaletnamelerin Türkiye’de kabul edilmesi için üzerinde apostille denen bir şerh bulunması, bu yoksa, oradaki Türk Konsolosluğunca onaylanması gerekir. Ayrıca noterce yaptırılmış tercümesinin de tapu dairesine ibrazı lazımdır. Vekilin akli melekelere haiz ve reşit olan yani 18 yaşını bitirmiş kişiler arasından seçilmesi zorunludur, mümkünse okur yazar olması ve Türkçe bilmesi gereklidir.