Kamu Harcama Ve Muhasebe Bilişim Sistemi (Kbs) Maaş Bilgi Ekranı Konulu Genel Yazı
SAYI : B.07.0.MGM.0.55/310-01/02591 28.02.2011
KONU: KBS Maaş Bilgi Ekranı
Bilindiği üzere, 5436 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkındaki Kanunun geçici 3 üncü maddesinde; “Genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde kullanılan saymanlık otomasyon sistemi (say2000i) Maliye Bakanlığınca uygun görülen özel bütçeli idarelerde de kullanılır. Sistemin kurulum, işletim ve kullanımına ilişkin usûl ve esaslar Maliye Bakanlığınca belirlenir”, ayrıca 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 33 üncü maddesi ek üçüncü fıkrasında; “Elektronik ortamda oluşturulan ortak bir veri tabanından yararlanmak suretiyle yapılacak harcamalarda, veri giriş işlemleri gerçekleştirme görevi sayılır. Bu fıkranın uygulanmasına ilişkin esas ve usûller Maliye Bakanlığınca belirlenir. Gerçekleştirme görevlileri, bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken iş ve işlemlerden sorumludurlar.” denilmektedir. Yine, 20.01.2006 tarihli ve 26055 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 2006/4 sayılı Başbakanlık Genelgesinde de, maaş ödemeleri Bakanlığımıza (Muhasebat Genel Müdürlüğü) bağlı muhasebe birimlerince yapılan kurumların (Türk Silahlı Kuvvetleri hariç) personel maaş hesaplamalarının Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (say2000i) üzerinden yapılacağı, maaş ödemelerine ait muhasebe kayıtlarının da sistemdeki maaş programı üzerinden otomatik olarak oluşturulacağı düzenlenmiştir.
Bu bağlamda, harcama birimleri ile muhasebe birimleri arasında, mali işlemleri tek bir otomasyon sistemi üzerinde birleştirmek üzere hazırlanan Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemine (KBS) verilerin hızlı ve güvenilir bir ortamda girilebilmesine yönelik olarak yeni bazı uygulamalar geliştirilerek, aşağıda belirtilen açıklamalar ve kontroller çerçevesinde Mart-2011 maaş döneminden itibaren harcama birimlerinde yetkilendirilen gerçekleştirme görevlileri (Eski adı ile maaş mutemetleri) tarafından muhasebe birimlerine gitmeden doğrudan internet hattı olan kendi bilgisayarları üzerinden sisteme girilebilecektir.
1- Birinci faz çalışmada, harcama birimleri personelinin sistemde kayıtlı bulunan ve doğrudan maaş hesabına etki etmeyen TC Kimlik No, Ad, Soyad, Cinsiyeti, Sınıf Kodu, Unvan Kodu, Baba Adı, Doğum Tarihi, Öğrenim Durumu, Sicil No, Kadro Derecesi ve Emekliliğe Esas Terfi Tarihi alanlarına bilgi girişi veya önceden girilmiş olan bilgilerde yapılacak değişiklikleri Maaş Bilgi Ekranından,
2- Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde belirtilen ve sistemden alınan belgelerin imza bölümleri ile adres bilgilerinin otomatik doldurulması ve harcama birimlerine ilişkin (irtibat telefon no, harcama birimlerinde maaş ödeme sürecinde görevli gerçekleştirme görevlileri ile harcama yetkilisi) diğer bilgileri “Kurum Bilgileri Giriş Ekranından”,
3- Personelin maaş hesabını doğrudan etkileyen eş ve çocuklarına ait TC kimlik numarası, ad ve soyadı bilgileri, İçişleri Bakanlığı tarafından yürütülen Mernis üzerinden yapılan toplu sorgulama ile KBS veri tabanına aktarılmış olup; gerçekleştirme görevlilerince (Maaş Mutemetlerince) aile yardımı için Aile Yardımı Bildirimi ve asgari geçim indirimi için Aile Durum Bildirimi esas alınarak, Maaş Bilgi Ekranında bulunan “Aile Bilgi Girişi” butonuna tıklanmak suretiyle eş yardımı durumu, çocuk yardımı durumu, asgari geçim indirimi durumu ve sakatlık indirimi durumu bilgilerini Personel Aile Durum Bilgileri Formundan,
4- Dil Tazminatı alan personele ilişkin bilgiler Dil Taz. Bilgi Girişi butonuna tıklanarak; Yabancı Dili, Kurumlarınca Yararlanılıp/Yararlanılmadığı, Seviye ve Sınav Tarihi bilgileri Dil Tazminatı Bilgileri Formundan,
gerçekleştirme görevlilerince (Eski adı ile maaş mutemetleri) girilecektir. Yukarıda belirtilen Aile Durum Bilgileri ile Dil Tazminatı Bilgileri sisteme girilmediği takdirde aile yardımı, sakatlık indirimi, asgari geçim indirimi ve dil tazminatı ödenmeyecektir. Ancak, geçiş sürecinde sadece Mart-2011 maaşlarına mahsus olmak üzere personel bazında aile yardımı, sakatlık indirimi, asgari geçim indiriminden yararlanma durumlarından herhangi birinde bir değişiklik yapılmamışsa; dil tazminatı bilgileri yeniden girilmemesi durumunda bu personel için önceden sistemde kayıtlı olan bilgilere göre ödeme yapılacaktır.
Öte yandan, yukarıda bahsi geçen bilgiler KBS üzerinden düzeltildikten/girildikten sonra ikinci aşamada harcama birimleri ile muhasebe birimleri arasında sistem entegrasyon süreçleri oluşturulduktan sonra, yeni personel kaydı ve sistemde kayıtlı olan bütün bilgiler harcama birimlerinde görevlendirilen personel tarafından Maaş Bilgi Ekranı formundan değiştirilebilecektir. Çalışmanın son aşamasında ise, maaş hesaplama dahil bütün işlemler harcama birimlerince kendi bilgisayarları üzerinde yapılabilecektir. Uygulamanın ikinci ve son aşamasının başlatılmasına yönelik olarak daha sonra ayrıca duyuru yapılacaktır. Ayrıca, bilgi girişi/değişikliği işlemlerini açıklayan uygulama kılavuzu Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi Maaş İşlemleri Modülü içerisine eklenmiştir.
Bilgilerini ve eksik ya da hatalı maaş ödemesine sebebiyet verilmemesi bakımından gerekli kontrollerin yapılarak, maaş hesaplaması yapılan personelin bilgilerinin en geç Nisan-2011 maaş dönemi maaş hesaplamalarına dahil edilecek şekilde Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) “Maaş Bilgi Ekranı” Formundan en kısa sürede girilmesi hususunda gereğini önemle arz/rica ederim.