Proje Yönetimi | ERP Bileşeneleri Proje Yönetimi | Bem Bilgisayar
Proje Yönetimi projelerin belirlenen hedeflere ulaşabilmesi için proje çalışmalarına bilgi, beceri, malzeme, araç ve tekniklerin uygulanmasıdır. Projeler fikir aşamasından bitiş aşamasına kadar yürütülen tüm faaliyetleri proje yönetimin süreci kapsamaktadır. Projelerde istenilen amaca ulaşılması paydaşların beklentilerine karşılama düzeyiyle doğru orantılıdır.
Yeni bir ürün ya da hizmetin üretilmesi için geçici faaliyetleri belirlenen zaman içinde yürüten çalışmalara proje denir. Bir projenin proje olarak sayılabilmesi için iki temel özelliği taşıması gerekmektedir.
Projelerin geçici olması sebebiyle belirli bir zaman aralığına sahip olmalıdır. Yani her projede önceden tanımlanmış başlangıç ve bitiş zamanı bulunmalıdır. Örneğin; yol yapımı bir projedir. Fakat yol için yapılan bakım onarım çalışmaları bir operasyondur.
Projelerin en önemli özelliği ise en az bir yönüyle birbirlerinden farklı özelliğin olmasıdır. Proje sonunda çıkacak ürün ya da hizmetin özgün ve benzersiz olması gereklidir. Örneğin; yeni bir telefon modeli geliştirme bir projedir çünkü diğer telefonlardan farklı bir özellik taşımaktadır.
Projeler her biri birbirinden farklı özelliklere sahip oldukları için hepsini bir sınıf altında toplamak ve tek bir proje yönetimi uygulamak mümkün olmamaktadır. Projeler sınıflandırılırken belirli özellikler dikkate alınarak sınıflandırılmıştır.
Karmaşıklık Derecesine göre; projeler karmaşıklık derecelerine göre yüksek, orta, düşük, çok düşük olarak derecelendirilmiştir.
Teknoloji Seviyesine göre; projeler pratik bilgi, mevcut teknolojinin en iyisi, ileri teknoloji ve buluş olmak üzere seviyelere ayrılmaktadır.
Risk Seviyesine göre; projeler risk seviyelerine göre tehlikeli, yüksek, orta, düşük ve çok düşük olmak üzere seviyelere ayrılmaktadır.
Proje Sürelerine göre; projeler 3 aydan daha kısa sürüyorsa kısa, 3 ile 9 ay arasında ise kısa-orta, 9 ile 18 ay arasında ise orta-uzun ve 18 aydan fazla projeler ise uzun projeler olarak adlandırılmaktadır.
A tipi projeler; hâlihazırda bulunan ürün ve hizmetlerde kısa çaplı değişimlerdir. Karmaşıklık derecesi ve risk seviyesi çok düşüktür. Proje süresi 3 aydan az ve süreci yönetmek için pratik bilgi yeterlidir. Bir binanın boyanması A tipi projeye örnek olarak verilebilir.
B tipi Projeler; kısa süreli projelerdir. Başlangıçlarında kapsamlarında bazı belirtilmeyen noktalar bulunabilir. Risk seviyeleri C ve D tipi projelere göre düşüktür. Küçük işletmelerde ISO 9000 belgesi alınması B tipi projelere örnek olarak verilebilir.
C tipi projeler; yüksek seviyeli teknoloji gerektirdiği için sonuçları kesin olarak öngörülemeyebilir. A ve B tipi projelere göre daha uzun sürer. Yüksek bütçeli ve risk seviyesi fazladır. Yeni ürün oluşturma ve geliştirme C tipi projelere örnek olarak verilebilir.
D tipi projeler; insanlığa ve işletmelere elde edilmemiş kazanım ya da avantajlar sağlayan zor projelerdir. İleri teknoloji kullanılarak farklı meslek türlerinin bir araya gelmesi ile yürütülür. Bazı d tipi projeler buluş niteliği taşıyabilir. Yeni Mercedes otomobil tasarımı ve ya genişletilmiş bilgisayar yazılımı D tipi projelere örnek olarak verilebilir.
Proje Yönetiminde Bilgi Alanları
Proje yönetimi projelerdeki başarı oranı artırmayı hedeflemektedir. Projelerdeki başarısızlıkları ortadan kaldırmak ve sorunların ortaya çıkmalarını engellemek için proje başlangıç aşamasından itibaren farklı bilgi alanlarının proje yönetiminde kullanılması gerekmektedir.
Proje yönetiminde bulunan tüm faaliyet, bilgi alanlarındaki alt süreçlerin ve parçaların eş zamanlı olarak bütünleştirilip yönetilmesidir. Proje entegrasyon yönetimi alt süreçlere ayrılmaktadır. Bu süreçler;
Proje Başlatma Belgesi Oluşturulması; projenin resmi olarak onaylandığı ve projenin faaliyete geçirildiği belgedir.
Proje Yönetim Planının Oluşturulması; proje içindeki çalışmaların nasıl yürütüleceğinin belirlendiği, kontrol edilme sürecinin planlandığı ve bitiş tarihine kadar projenin nasıl bir yol izleyeceğini tanımlayan belgedir.
Projenin Yürütülmesinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi; proje yönetim planında planlanan faaliyetlerin plana sadık kalarak yürütülmesi ve proje bitim tarihine kadar istenen çıktıların teslim edilmesini yönetir. Proje yönetim belgesinde ve planındaki değişiklikler bu süreçteki çıktıların sonucudur.
Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi; projedeki her çalışmanın analizi ve değerlendirilmesi yapılmakta olup istatistikler kaydedilmektedir. Proje paydaşları arasında bilgi alışverişi yapılarak proje verimli hale getirilmesi amaçlanır.
Bütünleşik Değişim Kontrollerinin Gerçekleştirilmesi; proje yönetim sürecinde planlamadaki değişimlerin kontrol edildiği ve paydaşlara iletilerek onaylama ve ret aşamalarının gerçekleştiği süreçtir.
Projenin ve Proje Aşamasının Kapatılması; geniş kapsamlı olan projelerdeki aşamaları veya proje yönetim planındaki faaliyetleri bitimini kapsayan proje kapanış sürecidir.
Projenin gerekli tüm işlerini kapsayan ve proje kapsam belgesinin hazırlandığı ve yönetme sürecinde kontrolünün sağlandığı yönetim sürecidir. Proje kapsam yönetimi alt süreçlere ayrılmaktadır. Bu süreçler;
Kapsamın Planlanması; proje paydaşları ile birlikte proje ihtiyaçlarının belirlendiği ve ihtiyaçlar doğrultusunda yönetim planı ve takip matrisi oluşturulur.
Kapsamın Tanımlanması; projedeki ürün, hizmet ve çıktılarının belirlendiği ve ayrıntılı olarak tanımlandığı süreçtir.
İş Kırılım Yapısının Oluşturulması; proje belgelerinin güncellenmesi, iş kırılım yapısının sözlüğünde düzenlemeler yapılmaktadır.
Kapsamın Doğrulanması; projenin temel adımları tamamlanırken ihtiyaç ve beklentileri karşılayıp karşılamadığını farklı teknikler ile kontrolü sağlanır.
Proje Kapsam Kontrolü; proje ve ürün kapsamları yönetim planı göz önüne alarak kapsam kontrolü ve takibini içerir.
Projelerde başarılı olmanın ölçütlerinden biride projenin planlanan ve onaylanan süre içinde tamamlanmasıdır. Proje zaman yönetimi proje süreç gruplarından planlama ve izleme/kontrol süreçlerinde kullanılmaktadır. Zamanın etkin ve verimli bir şekilde yönetimi sağlanır. Proje zaman yönetimi alt süreçlere ayrılmaktadır. Bu süreçler;
Faaliyetlerin Tanımlanması; projede yapılacak işler istenilen ihtiyaçlar ve zaman doğrultusunda en temel adımlara indirgenerek minimum kaynak ve zamanda ortaya çıkan etkinliklere ‘faaliyet’ denir.
Faaliyetlerin Sıralanmasını; proje içindeki faaliyetler birbirleriyle ilişkilidir. Bu yüzden faaliyetlerin doğru sırada sıralanması ve faaliyet tanımlamalarının iyi yapılması gerekmektedir.
Faaliyet Kaynakların Tahmin Edilmesi; proje içinde tanımlanan faaliyetlerde gerekli olan insan gücü, malzeme, araç gereç miktarları tahmin edilir.
Faaliyet Sürelerin Tahmin Edilmesi; tüm proje sürecini etkileyebileceğinden faaliyetlerin süreleri gerçeğe yakın tahmin edilmelidir.
Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi; proje takvimini oluşturmak için faaliyet sürelerinin, kaynak ihtiyaçlarının ve zaman çizelgesi kısıtlamalarının belirlendiği süreçtir.
Zaman Çizelgesinin Kontrolü; proje yönetim planı, zaman çizelgesi ve çalışma performans değerlendirmesi aşamalarını kontrol ederek projedeki gelinmesi gereken asıl nokta ile karşılaştırma yapılır.
Proje yönetiminde kaynak kullanımının işletmelere büyük maliyet getirmesi proje maliyet yönetimini zorunlu kılmıştır. Proje maliyet yönetimi proje için yapılacak harcamaları projeye başlamadan önceden tahmin edilmesini ve bütçeleme çalışmaların yapılmasını sağlar. Proje aşamasındayken izleme ve kontrol süreçlerinde maliyetinin de takibini içerir. Proje maliyet yönetimi alt süreçlere ayrılmaktadır. Bu süreçler;
Maliyet Tahmini; projeye başlamadan önce projenin gereksinimleri doğrultusunda tahmini maliyet hesabıdır. Bu süreçte tahmini maliyet hesabı yapabilmek için proje kapsam belgesinin, iş kırılım yapısı, proje zaman belgesinin ve insan kaynakları yönetimi belgesinin hazırlanmış olması gerekmektedir.
Maliyet Bütçelemesi; maliyet tahmini yapılan faaliyetler içinde bulunan iş paketlerinin değerlendirilmesini kapsamaktadır. Süreç sonunda proje finansman ihtiyaçları, zaman çizelgesi ve maliyet tahminlerinde değişimler olabilmektedir.
Maliyet Kontrolü; projenin başlangıç aşamasından bitimine kadar maliyet performans değerlendirilmelerinin değerlendirilip yönetildiği ve gerekli olursa maliyet bütçelemesinin güncellendiği aşamadır.
Proje yapım aşaması ve proje bitiş süreçlerinden elde edilen çıktıların kalitesi proje kalite yönetiminin sorumluluklarındandır. Bu yönetimde kalite hedefleri ve kalite politikaları ele alınır. Proje kalite yönetimi alt süreçlere ayrılmaktadır. Bu süreçler;
Kalitenin Planlanması; proje hedeflerini belirlemek amacıyla “Projedeki başarı ölçütleri nelerdir”, ”Proje sonucunda çıkan çıktıların işlevleri neler olacak?” ,”Müşteri memnuniyeti nasıl ölçülebilecek?” sorularına yanıtların belirlendiği bölümdür.
Kalite Güvence Uygulamasının Yapılması; proje yönetim planında belirlenen kalite yönetim süreçlerinin uygun ve verimli şekilde yürütülmesini sağlayan süreçtir.
Kalite Kontrolünün Uygulanması; proje sonucunda elde edilen çıktılarda kalite standartlarına uygun olup olmadığının kontrol edilmesidir.
Proje beklentilerinin karşılanabilmesi için ilgili tarafların yönlendirilmesi, yönetilmesi gereklidir. Projelerin başarılı bir şekilde tamamlanmasındaki en önemli unsur proje crm içindeki faaliyetlerini gerçekleştirilecek proje ekibidir. Proje ekibinin örgütlenmesi, yönetilmesi insan kaynakları yönetiminin kapsamına girmektedir. Proje insan kaynakları yönetimi alt süreçlere ayrılmaktadır. Bu süreçler;
Proje İnsan Kaynakları Planının Oluşturulması; projede hedefleri gerçekleştirmek için ilgili personellerin rolleri, sorumlulukları sahip oldukları yeteneklerin oluşturulduğu süreçtir. Bu aşamada insan kaynakları yönetim planı oluşturulur.
Proje Ekibinin Geliştirilmesi Sürecinde; projenin yürütülmesi sırasında gerçekleştirilen proje faaliyetlerinin veriminin artırılması sağlanır.
Proje Ekinin Yönetilmesi Sürecinde; proje sürecinde proje ekibinde performansların ölçülmesi, ekipten kaynakların sıkıntıların konuşulması ve proje planındaki değişikliklerin değerlendirmesi yapılmaktadır.
Proje faaliyetlerinde hedeflenen çıktılarda istenilen kaliteye ulaşmasını engelleyen belirsizliklerle proje risk yönetimi ilgilenir. Projelerde riskleri tamamen ortadan kaldırmak mümkün değildir. Proje risk yönetimi alt süreçlere ayrılmaktadır. Bu süreçler;
Risklerin Belirlenmesi Süreci; projede nelerin ters gidebileceğinin belirlendiği ve ortaya konulduğu kısımdır.
Niteliksel Risk Analizi; belirlenen risklerin kendi aralarında önceliklendirme yapılmasıdır.
Niceliksel Risk Analizi; belirlenmiş risklerin olasılıkları ve etkileri nesnel sayısal ifade ile belirtilir.
Risklere Cevap Stratejilerin Planlanması; projede ortaya çıkabilecek riskleri ortadan kaldırmak ya da etkilerini azaltmak için yapılacak faaliyetler belirlenir.
Risklerin İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi; proje risklerinin izlenmesi, yeni riskler saptanması ve analizler yoluyla etkinliklerinin izlediği ve kontrol edildiği bölümdür.