“Roma yanarken Neron lir çalıyordu”sözü hep aklımı kurcalamıştır. Yirmi yıllık tecrübem sonucunda şu sonuca vardım:
Neron o sırada toplantıdaydı...
Şirket toplantılarının çoğu böyle geçer. Toplantılarda yaşanan en yoğun duygular, huzursuzluk, aşırı can sıkıntısı ve bıkkınlıktır. Aşağıdaki madde-ler toplantılardaki sıkıcılığı biraz hafifletebilir:
Toplantılara İlişkin Şikayetler:
- İnanır mısın bu hafta katıldığım dördüncü toplantı
- Saat 12.30 da bitecekti.
- Her şeyi bil, her şeyi gör ve haberdar ol
- Patronun bu defa ne isteyeceğini bilen var mı ?
- Neden hala başlayamıyoruz?
- Henüz patron gelmedi
Büyük bir enerji harcanır ama hedef yoktur. Katılanlar “aktifler”ve “pasifler”olarak iki gurupta ele alınabilir. Aktifler sessizliği bozmaya çalışır, pasifler hiçbir şeye karışmak istemezler. Pasifler birini bularak onunla eğlenirler. Böylece sonuçsuz toplantıların eğlence yanı ağır basar. Aynı zamanda karşılıklı atışmalar vardır.
- İstatistik bilgiler ve raporlar
- Notlar, mektuplar ve yazıyla iletilen diğer bilgiler
- Telefon konuşmaları
- Karşılıklı konuşmalar
Hiç Toplanmazsak Ne olur?
Bu hiç bir şeyi çözümlemez. Diğer yöntemleri çok iyi kullanmak gerekir ama sonra yine problem çıkar.
-Kimse kimseyi küçük düşürmez
Önlerinde iyi bir örnek olmadan toplantıya gidenler, kaçınılmaz olarak kötü örnekler öğrendiklerini uygularlar. Bu durum yönetilenler için kötümser bir vakit, ölü bir sonuç ve cezalandırıcı bir nitelik taşır.
Toplantıların ne olması gerektiği ve özellikle nasıl yönetilmesi gerektiğine ilişkin birkaç efsane vardır.
2-Anayasal kurallarla olur ki bu da büyük toplantılar için gereklidir. Bunlar yasal yapısı olan toplantılar için geçerlidir. Ufak gruplarda ise verimliliğe engel olur.
Efsane 3: Gurubun karara katılması her durumda geçerlidir.
-Herkesin mutlaka iştirak etmek istediğini sanır. Sonra “burda her şey konuşulabilir”diye herkese bir açık kapı açar. Fakat bir türlü kendi istediği kararı toparlayamaz.
Bu şekildeki çoğulcu katılımlarda yönetici akıntıya karşı kürek çekmektedir.
Efsane 4: Herkes saygılı olursa toplantı mutlaka başarılı olur. Bazen katılanlar arasındaki yüksek gerilimi önlemek için yönetici onlara nezaketle davranır. Sonra katılanlar birbirine yapay iltifatlar yağdırır. Ama gerçek fikirler ortaya çıkmaz. Başkan toplantıya hakim olmadığından dolayı güçlü duygu ve görüşleri denetim altına alır. Kendini korur ve kalın bir kibarlık tabakasına bürünür.
Güven ve açıklık, başkalarının adına konuşan ve karşılıklı yararların korunacağından emin olan küçük gruplardan daha iyi sonuç verir. Herkesle iyi ilişkilerde olmak iyidir ama bir toplantıda bunu yapmak zaman kaybıdır.
-Ne kadar sıkı çalışıyoruz: Çoğunluğun sempatisini kazanmak, harcanan emeğe değer verenlerin de beğenisini kazanmak. Galip olan büroya veya işe ilk girip son çıkan olur. Halının altına süpürmek; Sorunları başarıyla halının altına itebilmek, gözardı etmektir
-”Böyle yapmasalardı .....”; Olmamış olayın sorumluluğunu başkasına yüklemektir.
-Çamur atmak: Bu oyunda “Evet ama .....” taktiğidir. En iyi iş bile çok kötü gösterilebilir.
-Seni kıstırdık: Hata yapanın üzerine çullanılır.
-Küt-Pat: Açıktan saldırı, yumruklar bile konuşabilir.
-Soluksuz kalan patron: Kişinin herşeyi hallediyormuş gibi görünmesi ama aslında öyle olmayışıdır. İhtiyaç sahiplerine sana bunları yapacaktım ancak görüyorsun çok meşgulüm .Bunların ötesinde asıl oyun işler karşısında kendi kendimizi yönetip gerçekleri kabullenmek ve işleri çözmektir.
Her grubun bazı şeyleri değiştirmek için bir ilk adımı vardır. Ancak bunu atmak pek zordur. Çünkü ilk adımın sonucuna ilişkin bazı yersiz önyargıları vardır. Bu, cesaretlerini kırar. Kendilerinin güçsüz olduğu saplantısına kapılırlar.
Toplantılara Katılmasaydık Daha İyi Yönetirdik:
İnsanlar arsındaki farklılıklarla insanlar buz dağına benzerler. Aralarında tek fark vardır. Buzdağlarının yedide biri su yüzündedir, insanların yediyüz de biri. Bu yüzden insanı anlamak çok zordur.
Karşıdakini nasıl hissediyorsak ona göre davranırız. Davranma bazen yapıcı bazen de kırıcı olabilir. Duyguların önemsenmediği toplantılar kırıcı olur. Toplantılar, insanlar eşya gibi görülmediği onların ihtiyaçlarına yer verildiğinde başarılı olur.
1-Toplantı yönteminin işlemleri: Amacı, özellikleri, zaman programı, iç gündemi olmalıdır.
3-Fiziksel ortam: Odanın büyüklüğü, ışık, havalandırma
İlgi ekip üyelerini birbirine bağlar, amaçları birleştirir, çalışmayı zevkli kılar.
Manevi uyarımsızlık: Hiç uyarım almamaktansa olumsuz manevi uyarım almak daha iyidir. Yoksa varlığının farkına varılmadığı hissine kapılır.
Açık konuşma soyluluğu:
İşler, sorun üzerinde düşünmeyi ve çalışmayı içerir.
Başkan, başkan olduğu için diğerlerinden ayrılır ama değişikliği tek başına yaparsa büyük bir olasılıkla başarısızlığa uğrar.
İki tehlike söz konusudur. Değişiklik yapılırken başkan, denetimi kaybedeceğinden, işlerin daha kötüye gidebileceğinden ve oluşturduğu iyi görüntünün kaybolacağından korkar.
Genellikle su yüzüne çıkmış problemlere çözüm getiren dört yaklaşım vardır------Toplantı konusunda bildiklerinizi bir araya toplamak
Eski alışkanlıklara sıkı sıkı bağlılık yetenekleri önemli ölçüde kısıtlar.
8-Görüşlerinize ters olan düşüncelere karşı alınan tavır.
Atılgan ve sınırları sonuna kadar zorlayan bir kişiliğe sahiptir. Bazen birinci düzeydekilerle aralarında uyuşmazlık çıkabilir. Toplantılardan çözüm ile çıkarlar.
4.Düzey: Kendi kendini değerlendirme aşaması
Kâr amacını taşıyan kuruluşlarda toplantı yapmak yırtıcı hayvanları aynı kafese koymak gibidir. Çoğu zaman olumlu kararlara ulaşma yetenekleri zedelenebilir.
Manevi destek artırılmalı.
Toplantı boyunca sorun çözücü düşünce tarzından uzaklaşmayın.
Bir üniversitenin yönetimi, iki güç bloğunun birbiriyle anlaşması ya da çatışması sonucunda doğar. Kısa ve uzun vadeli kararlar vermek zorunda olan yöneticilerle “bilim adamları çevresi” arasında bir çatışma vardır. Bu çatışmaya “komite düzeni”de dahil olur. Komiteyi her fakülteden seçilmiş şahıslar oluşturur. Bütün amaçlar, hizmetler, teklif ve planlar bir komiteye verilir. Ne yazık ki komiteler kolay kolay harekete geçemezler.
Bütün çıkmazlara rağmen, iyi niyet olursa toplantılar bir sonuç verir.
Belirlenen bir konu üzerinde çalışacak komiteye ihtiyacı olan morali ve duygusal desteği verin. Komitenin üye sayısı onu geçmemeli. Çok kişiden oluşan bir gruptan çok sayıda projeyi gerçekleştirmesini isteyeceğinize, küçük grupların her birinden az sayıda projeyi sonuçlandırmayı istemek daha sağlıklı olur.
Çok özgür bir düşünce yapısına ve kişiliğe sahip üyelerden meydana gelmiş bir grupla başa çıkmanın iki seçeneği vardır
-Tartışmayı ve konunun dağılmasını önlemek.
Hiçbir kuruluş, üniversiteler kadar çok sayıda yeteneği bünyesinde toplayamaz. İşin sırrı, bu yetenekleri iyi değerlendirip kanalize edebilmektir, sonuç mükemmel olur.
Sağlık kuruluşlarındaki başarısız toplantılar da diğer bütün işletmelerde görülen olumsuz belirtileri gösterir. Uzun, sıkıcı, üyeler birbirinden kopuk, vs.. Hasta bakımdaki başarıyı da etkiler.
Hastanelerde yönetici grup ile hastane personeli iki güç grubunun oluşmasına sebep olur. Bu işleri biraz daha karmaşık hale getirmektedir. Personel ve yöneticiler zaman zaman aynı konuda farklı kararlar alabilirler.
Hastaneler büyüdükçe daha az sayıda doktorun yönetim kararları verebilecek eğitim ve eğilime sahip olduğu anlaşıldı.
Bu yanlışı önlemek için sayıyı aza indirmek gerekiyor. Dolayısıyla uygun üye seçmek çok önemlidir. Etkili iletişim kurabilecek, kendi mesleki ön yargılarını aşabilecek, toplantıya katılmayan bölümlerin ihtiyaçlarını da kollayabilecek kişiler seçmeli.
-Birbirlerine yakınlık gösterilmeli.
İyi niyet çok önemlidir. İşleri bitirebilecek boyutta toplantılar, birbirlerini destekleyecek, gelişmeye açık kişiler, hedefe ulaşmada büyük katkı sağlayabilirler.
Katılanlar gönüllü oldukları için etken olan güç içlerindeki istektir. İstekleri yoksa, tehditle bir iş yapamazsınız. Diğer bir özellik de katılanların farklı amaçlarının olabilmesidir. Bazen ortakmış gibi görülen slogan ve amaçlar bazılarını rencide edebilir ve tatsızlık çıkabilir.
Şunu da unutmamak lazım çoğu gönüllü kuruluş yararlı bir şey yapmak için harekete geçer ama ne yazık ki boşu boşuna çaba sarf ederler.