İdari ekip üyeleri etkinlik öncesinde, delegeleri ağırlayacağımız alanı delegeler için en uygun şekilde düzenlenler. Delegelerin ihtiyaç duyacağı ekipmanların hazırlanmar, etkinlik sürecinde ise komite içinde delegelerin birbiri ile iletişimini sağlar. Delegelerin etkinlik esnasındaki çoğu ihtiyacını idari ekip üyeleri karşılar.
Etkinliğin her türlü dış ve iç ilişkisini yönetir. Etkinlik öncesinde delegelere tanıtım yapmak, mekan ve sponsor bulmak gibi hayati görevleri Halkla İlişkiler yürütür. Bunun yanı sıra uzaktan gelen delegelerimiz için konaklama ayarlamalarını yapar , oturumlarda yorulan delegelerimizi memnun etmek için kahve araları düzenler ve çeşitli ikram ve etkinlikler ile bu araları renklendirir. Delegelerimizin daha iyi kaynaşmasını sağlamak için sosyal etkinlikler düzenlemek de halkla ilişkiler ekibinin görevidir.
Akademi ekibi ele alınması gereken en doğru sorunları tespit edip bu sorunlar çerçevesinde çalışma rehberi hazırlayarak delegelerin konferans günlerini verimle geçirmesini sağlar. Etkinlik öncesinde belirledikleri konular için derin araştırmalar yaparak delegelerimize en doğru çalışma kaynağını ve tartışma konularını oluştururken etkinlik gününde ise oturumların verimli geçmesi adına ürettikleri krizlerle delegelerimizin dolu dolu bir konferans tecrübesi yaşamasını sağlarlar.
Teknik ekip üyeleri etkinliğin tüm görsel ürünlerini hazırlar. Web sitemizi, Instagram paylaşımlarımızı, etkinlik esnasında dağıtılan defter, kalem, dosya gibi sarf malzemelerini teknik ekip hazırlar.
Basın ekibi konferanstaki en ciddi ve en renkli anları fotoğraf ve video çekerek, gazete yayınlayarak ölümsüzleştirir. Delegelerin sürekli arasında olan ekip üyeleri, hatırlanmaya dair her anıyı kaydeder.
Finans ekibi etkinlik için her türlü sponsoru bulmakla görevli olup bir yandan da etkinliğin tüm para giriş ve çıkışlarını belgeler, arşivler ve Okul Aile Birliği'ne bildirir. Aynı sırada bütün gelir ve gider tablolarını denetleyerek finans sistemlerine kaydeder.