Günümüzde ticarette kullanılan verinin büyük çoğunluğu bilgisayar ortamında oluşturulmakta, veri transferi ise mektup ve fax gibi kağıt üzerinde gerçekleşmektedir. Bunun başlıca sebebi, verilerin farklı uygulamalarda kullanılması ve kullanıldığı bilgisayar ortamlarının birbirine uyumsuzluğundan dolayı bilgisayar ortamında veri aktarımının gerçekleştirilememesidir. Ticari ortaklar kağıt üzerinde elde ettikleri veriyi kendi bilgisayar uygulamalarında kullanabilmek için tekrar tekrar bilgisayara girmek zorunda kalmaktadır. Günümüzde bu işlemi hayli yavaş, maliyetli ve sağlıksız bulanların sayısı giderek artmaktadır. Bu nedenle, ticarette daha hızlı, ucuz ve sağlıklı bilgi akışı ihtiyacı pek çok firma ve organizasyon için önemli öncelik haline gelmiştir.
Elektronik veri değişimi, bilgisayar uygulamalarının daha az maliyetle, daha verimli bir biçimde gerçekleştirilmesi ve firmalar arası veri transferinin hızlandırılması amacıyla geliştirilmiştir. Temel amacı, farklı ortamlarda çalışan uygulama yazılımları arasında belli standartlarda veri transferinin gerçekleştirilmesidir.
En yaygın tanımı ile Elektronik Veri Değişimi, verinin bir bilgisayar uygulamasından başka bir bilgisayar uygulamasına, kullanıcılar tarafından ortaklaşa tanımlanmış standartlarda, elektronik ortamda transferidir. Bir başka deyişle, Elektronik Veri Değişimi kavramı, "kağıtsız ticaret" olarak düşünülebilir.
Elektronik Veri Değişimini hayata geçirmek isteyen firmalar, transferini gerçekleştirecekleri verinin türünü ve veri transferinin hangi standartta gerçekleşeceğini aralarında kararlaştırmalıdırlar. Veri transferinin kullanıcı firmaların anlaştığı standartlarda gerçekleşmesiyle, transfer edilen bilgi firmalar tarafından aynı şekilde algılanacak, anlamlandırılacak, doğru bilgi akışı sağlanacak ve firmalar arası işlemlerde hata sayısı çok büyük ölçüde azalacaktır. Elektronik Veri Değişimi sisteminin sağlıklı işleyebilmesi için sadece kurulum sürecinde değil, uygulama sürecinde de firmalar arası yakın işbirliği ve bilgi paylaşımı gerekmektedir.