Download "İÜ İDARİ ve MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI SATINALMA (İHALE) BÜROSU MAL / HİZMET ALIMLARI PERSONELİ GÖREV TANIMI"
1 Adı Soyadı Unvanı / Görev Unvanı Amiri Üst Amiri Vekili Nitelikler Görev ve Sorumluluklar Seher CAN ÇEVİK Bilgisayar İşletmeni / Satınalma (İhale) Bürosu Mal / Hizmet Alımları Personeli Şube Müdürü Nüket YETEN Daire Başkanı Dursun AKTAĞ Şube Müdürü tarafından yetkilendirilmiş personel İlgili mevzuat, yönetmelik, yönerge ve esasları bilmek ve bunlara uygun olarak amirlerin talimatları doğrultusunda işlemler yapmak. Bilgisayar ve internet kullanımı, iletişim cihazlarını kullanabilme ve teknolojisini takip edebilme Temel/Orta/İleri düzeyde Bilgisayar ve internet kullanımı Bilgileri paylaşmama Düzenli ve disiplinli çalışma Ekip çalışmasına uyumlu ve katılımcı Güçlü hafıza Hoşgörülü olma Sabırlı olma Sistemli düşünme gücüne sahip olmak Hizmet alımları (elektronik haberleşme, personel taşıma, güvenlik hizmet alımı, temizlik hizmet alımı ve bakım onarım gibi) ve mal alımlarına ilişkin ihale öncesi hazırlık çalışmaları, EKAP sistemine giriş yaparak idari şartname ve sözleşmelerini hazırlamak. İhale öncesi ve sonrası ihale evraklarını hazırlama, Ön mali kontrol için ihale dosyasını Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına göndermek. KİK şikayetlerinde dosya hazırlayarak gönderme, muayene komisyonları ilgili birimden yazışma yaparak muayene ve kabul işlemlerini sağlamak,
2 İhalelere yönelik şikayetleri cevaplamak ile Amirlerin vereceği diğer görevleri yapmak. Birim içi yazışmalar doğrultusunda amirlerin direktifleri doğrultusunda işlemlerin takip edilmesini sağlamak ve gerçekleştirmek. Rektörlükten gelen yazışmalar doğrultusunda amirlerin direktifleri doğrultusunda işlemlerin takip edilmesini sağlamak ve gerçekleştirmek. Başka kurumlardan ve diğer birimlerden gelen yazışmalar doğrultusunda amirlerin direktiflerine uygun işlemlerin takip edilmesini sağlamak ve gerçekleştirmek. İşlemlerin yürütülmesi için ilgili kurumlarla ve birimlerle amirlerin direktifleri doğrultusunda uygun yazışmaların yapılmasını sağlamak ve gerçekleştirmek. Personel taşıma, güvenlik, temizlik, telefon santralinin bakım onarımının yaptırılması, Üniversitemizin ihtiyacı olan hizmet alımları ile ilgili (X-ray cihazı, CCTV bakımı,) gibi ihalelerle ilgili doğacak ihtiyaçlar doğrultusunda yeni ihalelerin amirlerin talimatları doğrultusunda yapılmasının sağlanması ve gerçekleştirmek, Temizlik, güvenlik, servis, telefon santrali gibi süreklilik arz eden işlerin ihaleye çıkılabilmesi için hazırlık çalışmalarının yapılmasını sağlamak ve gerçekleştirmek. Gelecek yıllara yüklemeli ihalelerde gerekli onayların alınarak ihalenin bu şekilde yapılmasını sağlamak ve gerçekleştirmek, Teknik şartnamelerin 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa göre kısıtlayıcı maddeler olup olmadığının amirlerin talimatları doğrultusunda kontrolünü sağlamak ve gerçekleştirmek,
3 İhale süreçleri ile gerekli evrakların akışının amirlerin talimatları doğrultusunda sağlanması, takip edilmesi ve gerçekleştirmek, EKAP sistemine giriş yaparak amirlerin talimatları doğrultusunda idari şartname ve sözleşmeleri hazırlamasını sağlamak ve gerçekleştirmek, İhale öncesi, ihale sırasında ve sonrasında ihale evraklarının amirlerin talimatları doğrultusunda hazırlanması ve takibinin yapılması ve gerçekleştirmek, İhale onay belgesini hazırlayarak imzaya sunmak İhale dokümanı bedelinin belirlenmesine ilişkin tutanağı hazırlamak. İlanın ne şekilde yayınlandığına ilişkin tutanağı hazırlamak. İhale ilanının EKAP üzerinden hazırlanıp göndermek. Basın ilan kurumuna ilanın hazırlanarak gönderilmesi, yayınlanan ilanın temininin sağlanması, İhale dokümanı satış belgesi hazırlanması ve doküman satın almaya gelen firmalara ihale dokümanı satılma işlemini gerçekleştirmek İhale komisyonu asıl ve yedek üyelerinin onayı ile ihale komisyonu asıl ve yedek üyelerine davet yazısının hazırlanarak imzaya sunmak. İhale komisyonu davet yazılarının ihale dokümanına ilişkin belgelerin cd ortamında ya da fotokopi ile çoğaltılarak ihale komisyonu asıl ve yedek üyelerine süresinde teslimini sağlamak. 21 b pazarlık ihalelerinde ihaleye davet yazısı hazırlanarak imzaya sunmak.
4 21 b pazarlık ihalelerine ilişkin davet yazılarının ilgili firmalara tebligat kanununa göre teslimini sağlamak. İhale dosyasının ihale komisyonuna teslim belgesi, zarf açma ve belge kontrol tutanağı, uygun olmayan zarflara ilişkin tutanağı, uygun olmayan belge tutanağı, ihalede teklif edilen fiyat tutanağı, ihale komisyon kararı vb. belgelerin hazırlanıp imzalanmalarını sağlamak. EKAP üzerinden aynı formların girişlerinin yapılması ve ihaleye ilişkin isteklilere, teklif mektubu imzalayanlara, şirketin şekline göre müdürlerin, yönetim kurulu üyelerinin, %50 den fazla hisseye sahip şirket ortağının yasaklılık teyitlerini sorgulamak. Kesinleşen / iptal edilen ihale kararının tebligat kanununa göre teslimini sağlamak. İhale aşamasında aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması gereken isteklilere amirlerin talimatları doğrultusunda yazıların hazırlanarak imzaya sunulmasının sağlanması ve bu yazılar tebligat kanununa göre isteklilere iletilmesinin sağlanması ve süresi içerisinde aşırı düşük teklif sorgulaması cevaplarının gelmesinin takibini sağlamak. İhale aşamasında sunulan belgelerle ilgili açıklama istenildiği zaman ilgili belgeyi düzenleyen kurumlarla amirlerin talimatları doğrultusunda yazışmaların yapılması ve açıklamanın zamanında gelmesini sağlamak. En avantajlı ve varsa ikinci avantajlı isteklilere ait geçici teminat mektubunun saklanmak üzere amirlerin talimatları doğrultusunda Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na gönderilmesini sağlamak. İhale öncesi ya da sonrası ihaleye şikayet başvurusu ile ilgili işlemlerin yapılmasının sağlanması (raportör atama) ve cevapların süresi içerisinde hazırlanarak tebligat kanununa göre gönderilmesini sağlamak.
5 İhale sonuç formunun EKAP üzerinden göndermek. Ön mali kontrol için ihale dosyasının çoğaltılarak amirlerin talimatları doğrultusunda Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesinin sağlanmak ve gerçekleştirmek, En avantajlı ve varsa ikinci avantajlı isteklilerin dışında kalanlara ait geçici teminat mektuplarının iade edilmesinin sağlanmak ve gerçekleştirmek, Sözleşmeye davet yazısının hazırlanarak amirlerin talimatları doğrultusunda imzaya sunulması ve yükleniciye tebligat kanununa göre teslim edilmesini sağlamak ve gerçekleştirmek, Yasal süresi içerisinde sözleşmenin imzalanması için gerekli olan 4734 sayılı Kamu İhale Kanunun (a),(b),(c),(d),(e) ve (g) yüklenici tarafından teslim edilen belgelerin, kesin teminat mektubuna ait ilgili bankadan teyit yazısının istenilmesi, gelen teyit yazısın kontrol edilerek alınması tüm belgelerin kontrolünün yapıldıktan sonra EKAP üzerinden yasaklılık teyidinin sorgulanması ve istekli yasaklı değilse sözleşmenin imzalanmasının sağlanmak ve gerçekleştirmek Sözleşme imzalandıktan sonra SGK ya hizmet alımı ihalesi sözleşmelerinin amirlerin talimatları doğrultusunda bildirilmesini sağlamak, Kesin teminat mektubu ve teyit yazısının amirlerin talimatı doğrultusunda Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesinin sağlanmak ve gerçekleştirmek, Sözleşme imzalandıktan sonra 3 iş günü ve 5 iş günü içinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına amirlerin direktifleri doğrultusunda onay, sözleşme, idari şartname, teknik şartname, karar pulu, sözleşme pulu, kesin teminat mektubu alındı belgesinin gönderilmesini sağlanmak.
6 Sözleşme imzalandıktan sonra en avantajlı ve ikinci avantajlı isteklilere ait geçici teminat mektuplarının amirlerin talimatları doğrultusunda iadesinin sağlanmak ve iade edilmesini gerçekleştirmek, İş bittikten sonra sorunsuz olarak yapılan işler ile ilgili varsa garanti süresi dolduktan sonra kesin teminat iade işlemlerinin amirlerin talimatı doğrultusunda gerçekleştirilmesinin sağlanmak ve gerçekleştirmek, Kamu İhale Kurumuna yapılan şikâyetlerle ilgili yazışmaların amirlerin direktifleri doğrultusunda yapılarak ihale dosyasının fotokopilerinin çekilmek suretiyle kuruma gönderilmesini sağlamak ve gerçekleştirmek, Hizmet alımlarında Kontrol teşkilatı üyelerinin Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliğine ile Hizmet İşleri Genel Şartnamesine uygun amirlerin talimatları doğrultusunda görevlendirilmesinin yapılması sağlamak ve gerçekleştirmek, Hizmet alımları ile ilgili muayene ve kabul işlemlerinin gerçekleşmesi için ilgili birim ve yüklenici ile yazışmaların amirlerin talimatları doğrultusunda yapılarak muayene işlemlerinin gerçekleştirilmesi sağlamak ve gerçekleştirmek, Hakediş ödemelerinin gerçekleştirilmesi için SGK dan ve internet vergi dairesinden yüklenicilere ait borçlarının olup olmadığı ile ilgili amirlerin talimatları doğrultusunda kontrolünün sağlanmak ve gerçekleştirmek. Sözleşme hükümlerine uygun olarak hizmet alımı ile ilgili yapılan ihalelerde hakediş evrakları ile birlikte taahhüt dosyasının amirlerin direktifleri doğrultusunda hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesinin sağlanmak ve gerçekleştirmek, Temizlik, Personel Taşıma, Akaryakıt dışında yapılan ihalelerle ilgili iş artışı ya da azalışı isteklerinin amirlerin talimatları doğrultusunda
7 gerçekleştirilmesi ve iş artışlarında gerekli ise ek kesin teminat mektubunun ve teyit yazısının yüklenici tarafından alınmasının sağlamak ve gerçekleştirmek. Temizlik, Personel Taşıma, Akaryakıt dışında yapılan İş artışı ile ilgili Strateji Geliştirme Daire Başkanlığıyla yazışmalar ve gerekli evrakların gönderilmesi sağlamak ve gerçekleştirmek. İşi sözleşme hükümlerine uygun yerine getirmeyen yüklenicilerle ilgili amirlerin talimatları doğrultusunda ihtar çekilmesi, ihtara rağmen yükümlülüklerini yerine getirmeyen yüklenicilerin sözleşmelerinin feshedilmesi, kesin teminat mektuplarının irat kaydedilmesi ve YÖK aracılığı ile Milli Eğitim Bakanlığına Yasaklama verilmesi için yazının gönderilmesini sağlamak ve gerçekleştirmek. Milli Eğitim Bakanlığı tarafından verilen yasaklama kararının 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa uygun olarak amirlerin talimatları ile Başbakanlık Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü ne gönderilerek Resmi Gazetede yayınlamasını sağlamak ve gerçekleştirmek, İhalesi yapılan işi süresinde sözleşme hükümlerine uygun olarak bitiren yüklenicilere iş deneyim belgesinin amirlerin talimatları doğrultusunda hazırlanmasını sağlamak ve gerçekleştirmek, Periyodik olarak hazırlanan Kamera, EBYS, telefon santrali bakım onarımına ait hak ediş evraklarının hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesini sağlamak ve gerçekleştirmek, Bağlı olduğu üst yönetici/yöneticiler tarafından verilen ve mevzuattaki değişikliklerle ilgili yeni görev ve sorumlulukların yerine getirilmesini sağlamak ve gerçekleştirmek,
8 Mal ve hizmet alımlarının yürütülmesi esnasında sözleşme ve eki şartnamelerde bulunan idare ve yüklenici yükümlülükleri ile diğer yazılı hususların takibi ve sonuçlandırılmasını gerçekleştirmek, Yazılı bilgi ve belgelerin üretilmesinden arşivlenmesine giden süreçte arşivlik malzemelerin ÜRETİLMESİNİ, KULLANMASINI, SAKLANMASINI yaparak güvenliğini sağlamak, Her yıl ocak ayında bir önceki yıla ait, dosyalama arşivlik malzemenin DOSYA UYGUNLUK KONTROLÜNÜ YAPMA ve birim arşivine teslim etmek Aldığı Eğitimler Yetkileri Paraf yetkisi