Her kurumun bünyesinde, Kurum ile müşteriler arasında pek çok aktivite gerçekleştirilmektedir. Bu aktivitelerin birçoğu direk finansal konularla ilgili olmak üzere ağır bürokrasi gerektirebilecek işlerdir. Bürokrasinin yoğunluğu doküman dolaşımını artırmakta ve birçok noktada darboğazlar oluşturmaktadır. Yetmiş Milyonluk bir kitleye hitap eden bir kurumun yönetiminin sağlanması için çok ağır bir mevzuat oluşturulmuştur. Siyaset kurumlarına bağlı olarak da yapılan değişiklikler kurum mevzuatının oldukça şişmesine neden olmuştur. Böylesine bir kurallar, yönergeler yığınında gözden kaçan, ihmal edilen bir sürü açıklar oluşmaktadır. Yönetimdeki bu zafiyeti kapatmak memurlara kalmaktadır. Bu yüzden 81 ilde 35000 den fazla çalışanı olan kurumda aynı işin birbirinden tamamen farklı onlarca farklı şekilde yapıldığı bir durum ortaya çıkmaktadır.
Mevzuatlardan çıkarılan kurallar “legacy” kodlar arasında, kişilerde, eylemlerde birikmekte hataya, aksaklığa neden olacak durumlar ortaya çıkarmaktadır. Bu durum modernizasyonun önündeki en büyük engellerden biri olarak görülmektedir. Bunu fark eden bazı yöneticiler süreçlerin ortaya çıkarılması için girişimlerde bulunmuşlardır. Fakat yapılan çalışmalar sonucunda ortaya çıkan süreç modelleri ve dokümanlar oldukça karmaşık anlaşılması zor ve gereksiz diye nitelendirilen birçok adım içeren dokümanlar olmuştur.
Süreçlerin çıkarılması ve belgelendirilmesinden kısa bir süre sonra memurlardan birinin önüne bu süreçleri koyduğumuzda ilgili memur gösterilen süreçle ilgili olarak birçok gereksiz adım, hatalı işlem olduğunu beyan etmiş fakat her söylediğinden de %100 emin olamamıştır. Adımları değerlendirirken “ben bunu yapmıyorum fakat yapanlar olabilir.” diye fikir beyan etmiştir. Başkalarının niye yaptığını anlamamakla birlikte bu konuda bir şey söyleyemeyeceğini de belirtmiştir. Birçok memur bu süreçlerden haberdar bile değildir. Ayrıca aradan geçen kısa sürede onlarca değişiklik yapılmış fakat bu değişiklikler dokümanlara hemen yansıtılamamıştır.
Süreçlerin uygulanmasında böylesine keyfi yöntemler izlenmesi hizmet kalitesini ve kurum bütçesini direkt olarak etkilemektedir. Bu durumdan hizmet alan müşteri, vergi veren vatandaş ve devletin hazinesi zarara uğramaktadır. Ayrıca hemen her çalışanın farklı bir yöntem uygulamasından dolayı performans ve maliyet konularında herhangi bir ölçüm yapılamamakta ya da yapılan performans çalışması bir anlam ifade etmemektedir.
Anlatılanlar, sadece herhangi bir kuruma özgü bir durum olmadığını belirtmek gerekmektedir. Dünyada benzer örnekleri oldukça hatırı sayılır bir seviyede olduğu bilinmekte ve bu durumun düzeltilebilmesi için geçmişte olduğu gibi günümüzde de birçok çalışma sürmektedir. Çalışmalar sonucu elde edilen birikimlerle 2000’li yıllarda BPM çözümleri yaşanılan sorunları ortadan kaldırmak için ortaya çıkmıştır.
Süreçler kurumun temel varlıkları arasındadır. Kurum kimliğini süreçleriyle oluşturur ve kar zarar, etkinlik, yetkinlik gibi nitelikleri süreçleriyle ortaya koyar.
Şimdi şöyle bir varsayımda bulunalım:
Tırnak içerisindeki ifadeyi göz önüne alarak ilk önce kurumun süreçlerini keşfetsek bunları modellesek, herkesin ulaşabileceği, görebileceği, üzerinde fikrini belirteceği bir platform oluştursak.
Çalışmalar sonucu ortaya çıkan süreçler üzerinde herkes fikrini beyan etse. Bizde bu fikirler kullanılarak gerekli iyileştirmeleri yapsak. Kuralları, kısıtları ve gereksinimleri ortaya çıkarıp ve bunları kodların içinde kaybolmaktan kurtarsak. Bu aşama sonrasında süreçler ve kurallar üzerinden işleyecek bir yazılım oluştursak bunu yaparken asgari düzeyde kodlama yapsak.
Otomatize edilmiş yazılım geliştirme süreci sonrasında yazılımı kullanıma sunsak ve elde edilen veriler ışığında simülasyonlar yapsak buna göre oluşan darboğazları/en çok kullanılan yolları görsek. Darboğazları düzeltmek ve performans iyileştirmesi için adımlar oluştursak.
Tekrarlanan kararları belirleyip, bu işlemleri otomatize etsek.
İşlemlerin zamanlarını ölçsek ve kişilerin performanslarını gözlemleyip bu konularda gerekli adımları atsak.
Dokümanları, onay işlemlerini, yetki bazlı değerlendirmeleri hepsini sistem üzerinden yapsak. Yapılan güncellemeleri hızlıca sisteme yansıtsak ve bunlara benzer birçok yararlı işlevi gerçekleştirebilsek nasıl olurdu?
Yaptığımız varsayımda belirtilen şeyler biraz ütopik kaçabilir fakat “BPM Suite” leri şu an bu imkanları bize sunmaktadır. Hatta varsayımlarda değinilen noktalardan daha fazlasını sunmaktadır.
BPM nedir diyerek konuya girmeden önce BPM in “P” si olan süreç nedir ona bakalım.
“Süreç olguların ya da olayların, belli bir taslağa uygun ve belli bir sonuca varacak biçimde düzenlenmesi, art arda sıralanması. Bir şeyin yapılış, üretiliş biçimini oluşturan sürekli işlemler ve eylemler dizisi” denilebilir.(Wikipedia)
İşin yapılma şekli süreçleri oluşturmaktadır. İşletme gelen değişiklik taleplerine hızlı bir şekilde cevap vermesi ve hedeflerine ulaşabilmesi iyi bir süreç yönetimi ile mümkün olur.
İyi bir süreç;
Girdiye değer katmalıdır.
Sorumluları belirli olmalıdır.
Süreçte yer alan kişilerce açıklıkla anlaşılmış olmalıdır.
Performansı düzenli ölçülür ve izlenir olmalıdır.
BPM Nedir peki?
Kurumsal Süreç Yönetimi (Business Process Management) şeklinde Türkçeye çevirebileceğimiz bu kavram işletmelerin işlerini yapma biçimlerini modellemek için kurum içinde yapılan işleri bütünsel bir yaklaşımla ele alan bir yöntemdir. BPM işletmelerin varlıkları arasında sayılabilecek süreçlerin ortaya çıkarılması, belgelendirilmesi, iyileştirmelerin yapılmasını ve adımların otomatik yapılmasını hedefler.
Sigorta Poliçesi Düzenleme süreci
Müşteri Hesabı oluşturma süreci
İşe alımında değerlendirme süreci
10+1 Örnekle Süreç Otomasyonu!
BPMN ile süreç modelleme dersi #3
BPMN ile süreç modelleme dersi #2
Comodo SSL secure seal