Arslan Kaya - Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma-III
İşletmenin fotoğrafının çekilmesi” olarak adlandırılacak bu çalışmada özetle belirlenmesine çalışılan unsurlar şunlar olacaktır.
- İşletmenin kuruluş öyküsü,
- Mevcut organizasyon yapısı,
- Uygulanan yöntem ve kurallar,
- Personel politikası,
- Satınalma ve pazarlama uygulamaları,
- Finansal yönetim uygulamaları,
- Bilgi toplama ve depolama alışkanlıkları,
- Planlama, Bütçeleme ve Raporlama Uygulamaları,
- Yatırım kararlarının nasıl alındığı,
- İşletmenin çevre ile ilişkileri,
- İşletmenin tanınırlığı,
- Personelin işyeri dışı ilişkileri,
- İşletmenin sosyal ilişki yapısı,
- İşletmede kontrol ve denetim uygulamaları,
- İyi elamanı seçme, teşvik ve ödüllendirme,
- Mali ve hukuki mevzuatın izlenme derecesi,
- İşletme faaliyetlerinin yerine getirilmesinde tekrarlanan “iş akışı”,
- İşletmenin kamusal ilişkileri,
- İşletmenin yerel gayriresmi organizasyonlara katkısı,
- Finansal kurumlarla ilişkiler,
- Çalışanların işletmeye bağlılığını sağlayacak uygulamalar,
- Çalışanları günlük bilgilendirme sistemi,
- İşletmenin risklerinin belirlenmesi,
- Yönetimde aile dışından katılmış profesyonellerin oranı,
- Oluşmuş bir “kurumsal kimlik” olup olmadığı,
Kurumsallaşma çalışmalarının ilk evresinde yukarıda bahsedilen başlıklara uyumlu cevaplar toplandıktan sonra bu bilgilerin ışığında; işletmenin kurumsallaşmanın neresinde olduğunun belirlenmesi gerekir. Kısaca, tarafsız bir göz tarafından, yukarıdaki başlıklara alınmış cevap ve verilerin, masa üzerine konularak “yönetim teknikleri” açısından yorumlanmasının sağlanması gerekir. Bu yorumu, şirketin sahip ve yöneticilerinin, “yeniden yapılanma ve kurumsal yapıya taşınma” ya açık bir şekilde bilgilenerek değerlendirmeleri gerekecektir. Mevcut yapının olumsuz ve eksik tarafı hiç kimsenin tek başına yarattığı ya da işletme faaliyet döneminde sakladığı unsurlar değildir. Önemli olan eksikliklerin yargılanması, suçlunun bulunması değil, giderilmesidir. Tüm yetkililerin bu bilinçle katkı verecek bir inandırılıcılık bilgilendirilmesinden geçmeleri gerekecektir.
Mevcut yapının yorum ve değerlendirilmesi yapıldıktan sonra, işletme varlığını kalıcı kılacak hukuki ve yönetsel yapının önerilmesi gündeme gelecektir. Kurumsallaşma sadece mevcut fiili organizasyon yapısının irdelenerek, eksikliklerinin giderilmesi olmayacaktır.
Mevcut hukuki ve idari yapının tanınmasından sonra, işletmenin uğraşı konusunun yönlendirici unsurları da dikkate alınarak öncelikle yeni organizasyon ve yönetim yapısının oluşturulması gerekecektir. Bunun içinde hukuki yapıların çerçevesinde kalınarak ekonomik hedef ve çevrenin (5) yıllık rakamsal öngörülerini görmek gerekecektir. Mevcut işletme ölçeği önümüzdeki (5) yılda nasıl bir yapıya taşınabilir ,bunun kararlaştırılması gerekecektir. Bunun için de Türkiye ve dünyadaki ekonomik ve politik gelişmelerin, bu gelişmelerin mali ve finansal muhtemel sonuçlarının ana başlıkları halinde “kabuller”e bağlanması gerekir. Böylece netleştirilmiş amaç ve hedeflere uyumlu bir yapının taşları üst üste konulmaya başlayacaktır. Akla, yönetim bilimine ve işletme koşullarına bağlı ancak işletme potansiyel ve heyecanını rakamlara taşıyacak sistemin belirlenmesine başlanacaktır. Elbette bu yapılandırma, yönetim planlaması, örgüt yapısı, finansal ve teknik (üretim ve satış) koşullara ve potansiyele göre şekillendirilecektir. Bundan sonraki adım yazılan ve oluşturulan yönetim sisteminin işletme sahip ve yöneticilerinin katıldığı bir değerlendirme toplantısında en ufak noktasına kadar tartışılacaktır. Yönetim ve ailenin kabulü ve benimsemesinden geçmeyen hiçbir karar kalıcı olamaz. Unutmamak gerekir ki, aile işletmelerinde, şirket sahipleri değişimi ister ama değişime direnenlere daha fazla hak verir.
İşletmede patronla aynı masayı paylaşmış muhafazakarlar, ne yapıp edip “eski köye yeni adet gelmemesi” için uygun bir şekilde yapının devam etmesi yönünde telkinde bulunurlar. O nedenle işletmelerdeki değişim çoğunlukla “aşağıdan yukarıya” değil, “yukarıdan aşağıya” doğru gelişir. Yani devrim değil reform, iktidar sahiplerinin inancı ve kararlılığı ile sağlanır.
İşletme sahip ve yöneticilerinin kabulünden geçmiş yönetim yapı ve ilkeleri, yazılı hale getirilerek ikinci ve üçüncü derece görevli çalışanlara aktarılır.