EROĞLU MAKİNA SANAYİ ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKA
İşbu Politikanın hazırlanma amacı 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve imhasını belirleyen ilkelerin tespiti, saklama ve imhaya ilişkin usul ve esaslar ile sürelerin belirlenmesi kayıt ortamları ile teknik imkanların ve ilgili personelin unvan, birim ve görevlerinin açıklanmasını sağlamaktan ibarettir.
GİRİŞ VE POLİTİKA’NIN HAZIRLANMA AMACI:
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” ya da “Kanun”) ve Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve veri sahiplerini kişisel verilerinizin işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresinin belirlenmesi esasları ile silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla veri sorumlusu sıfatıyla Eroğlu Makina Sanayi A.Ş. (“Eroğlu” ya da “Şirket”) tarafından hazırlanmıştır.
Kısaltmalar ve Tanımlar;
Eroğlu Makina Sanayi A.Ş. tarafından kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir:
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde Kanun’un
4. maddesinde sayılan ilkeler (Hukuk ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
5.İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.) ile 12. maddesi kapsamında alınması gereken ve işbu Politikanın 6.2. maddesinde belirtilen teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve işbu Politikaya tamamen uygun hareket edilmektedir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler Eroğlu tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 yıl süreyle saklanmaktadır.
Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler Eroğlu tarafından re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu hususta İlgili Kişi tarafından Eroğlu’na başvurulması halinde;
SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR:
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Eroğlu Makina Sanayi A.Ş. tarafından özellikle; ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası ile müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır. Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:
Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Eroğlu’nun meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
Kişisel verilerin Eroğlu’nun herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Eroğlu tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
Eroğlu Makina Sanayi A.Ş. tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:
Kişisel veriler, KVKK’nın 6. maddesinde yer alan tanımlama baz alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının Eroğlu Makina Sanayi A.Ş. nezdindeki önem derecesine göre belirlenir.
Verinin saklanmasının KVKK. 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu örneğin; verinin saklanmasında Eroğlu’nun meşru bir amacının olup olmadığı sorgulanır. Saklanmasının KVKK. 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
Verinin saklanmasının KVKK. 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
Eroğlu Makina Sanayi A.Ş. tarafından tespit edilen saklama, imha ve periyodik imha sürelerine, işbu Politikanın ekinde (Ek-2) yer alan ‘‘Kişisel Veri İşleme Envanteri’’nden ulaşabilirsiniz.
Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politikanın ekinde (Ek-2) yer alan imha süreleri çerçevesinde, 6 aylık periyodlarla işbu Politikada yer verilen usullere uygun olarak imha edilir.
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI USULLERİ:
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Eroğlu Makina tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda başta KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır:
Elektronik ortamlar: EXCHANGE SERVER • TIGER LOGO – BORDRO • FILE SERVER • CRYPTOLOG • CRM SERVER • DC DHCP 8 • DC • DC
Fiziksel ortamlar: Birim Dolapları • ARŞİV
TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER:
Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla KVKK. 12. maddesindeki ilkeler çerçevesinde, Eroğlu Makina tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır.
Eroğlu Makina idari tedbirler kapsamında;
Eroğlu Makina teknik tedbirler kapsamında;
Kişisel veri saklama ve imha sürecinde yer alan personelin unvanlarına, birimlerine ve görev tanımlarına işbu Politikanın EK-1’nde yer alan listeden ulaşabilirsiniz.
KİŞİSEL VERİLERİN İMHA USULLERİ:
Eroğlu Makina tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak elde edilen kişisel veriler Kanun ve Yönetmelik’te sayılan kişisel veri işleme amaçlarının ortadan kalkması halinde “Eroğlu” tarafından re’sen yahut İlgili Kişinin başvurusu üzerine yine Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen teknikler ile imha edilecektir.
Eroğlu Makina tarafından kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:
Yazılımdan Güvenli Olarak Silme: Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken; İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır. Bulut sisteminde ilgili verilerin silme komutu verilerek silinmesi; merkezi sunucuda bulunan dosya veya dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması; veri tabanlarında ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmesi; veya taşınabilir medyada yani flash ortamında buluan verilerin uygun yazılımlar kullanılarka silinmesi bu kapsamda sayılabilecektir. Ancak, kişisel verilerin silinmesi işlemi, diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise, aşağıdaki koşulların sağlanması kaydıyla, kişisel verilerin ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilerek arşivlenmesi halinde de kişisel veriler silinmiş sayılacaktır.
Yukarıda sayılan durumlar gerçekleşmesi sırasında Eroğlu Makina; KVKK, Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine veri güvenliğinin sağlanması amacıyla tam uyum sağlamakta ve gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
Eroğlu Makina tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:
Değişken Çıkartma: Betimleyici nitelikteki verilerin çıkartılması yöntemi ile toplanılan verilerin bir araya getirilmesinden sonra oluşturulan veri setindeki değişkenlerden “yüksek dereceli betimleyici” olanlar çıkarılarak mevcut veri seti anonim hale getirilmektedir. Bu yöntem ile yüksek derecede çalışan kişinin isim ve adres kaydı belirtilmeksizin betimleme yapılmaktadır.
Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkarımlar saklanan veriler anonim hale getirilmektedir.
Deneyimli Genelleştirme: Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir.
KVKK. 28. maddesi uyarınca, kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi durumunda bu durum Kanun kapsamı dışında kalacak ve açık rıza temini gerekmeyecektir.
Eroğlu Makina Sanayi A.Ş. tarafından hazırlanan işbu Politika 01.07.2019 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politikada değişiklik olması durumunda, Politikanın yürürlük tarihi ve ilgili maddeler bu doğrultuda güncellenecektir.
EROĞLU MAKİNA SANAYİ A.Ş.
Şirket tarafından işlenen verilere ait saklama ve imha süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde süreç bazında tespit edilmiş olup, anılan Envantere Aydınlatma Metni kapsamında https://www.eroglumakina.com adresi üzerinden erişilebilecektir.
Personel ile ilgili mahkeme/icra bilgi talepleri
Personel özel sağlık ve ferdi kaza sigorta poliçelerinin hazırlanması
Çalışanlara araç tahsisi
Şirkete ait kart/kredi kartı tahsisi
Ceza Zamanaşımı süresi dikkate alınarak en az 10 yıl