İş Akış Yönetim Sistemi | Döküman Yönetim Sistemi
Modül Adı : İş Akış Yönetim Sistemi
Modül Kodu : WM
Bağımlılık : Bağımsız olarak kurulabilir. Ancak aktivite içerisinde doküman eklentisi kullanılacaksa Doküman Yönetim Sistemi modülünün yüklü olması gerekir.
İş Akış Yönetiminin (Workflow Management) en temel ögeleri olan aktivite, geçiş (transition), karar (Or-Split), paralel çalışma (And-Split) gibi kontrol elemanları web tabanlı grafiksel arayüz ile kolayca tasarlanabilir ve işletime alınabilir.
İş akışındaki her bir aktivite doküman yönetimi ve evrak takibi işlemlerine karşılık gelebileceği gibi, özel olarak geliştirilmiş web uygulamaları da süreçlere entegre edilebilir. Başka sistemlerle olan entegrasyon senkron veya asenkron bazda olabilir. Sistem herbir işlemin hangi aşamada olduğunu, gecikmeleri, yaklaşan görevleri, aktivite sorumlularını ve yönlendirmeleri detaylı bir biçimde izler.
Olay Yönetimi (Tetikleme)
İş Yükü Ölçümü
İş Akış tanımları Doküman Yönetim sistemi ve Evrak Sistemi ile entegre olarak çalışabilmektedir.
Bir iş akışında istenildiği kadar aktivite (node), geçiş (transition), koşul vb.. tanımları yapılabilmektedir.
Her aktivitede kullanıcının karşısına hangi dokümanların geleceği tanımlanabilmektedir.
Her aktivitenin hangi şahıs, birim grup, kurum, rol/ünvan tarafında yapılabileceği tanımlanabilmektedir.
İş Akışı web arayüzü ile tasarlanabilmektedir. Ayrı bir program kurulumu gerektirmemektedir.
Her iş akış tanımının versiyonlaması yapılabilmekte, akış üzerinde değişiklik yapıldığında önceki iş oluşumları etkilenmeden yeni versiyon iş akışı kullanılabilmektedir.
Bir işlem sırasında yapılan tüm aktiviteler (çalışmalar), oluşan tüm dokümanlar kolay bir şekilde tek bir arayüzden özet olarak veya detaylı bir şekilde görülebilmektedir.
İş akışı sırasındaki yönlendirmeler kolaylıkla yapılabilmekte, işlemin veya aktivitelerin durumları, yönlendirme tarihleri, gecikmeleri, kimler tarafından yapıldığı görülebilmektedir.
İş akışına bağlı alt-iş akışları tanımlanabilmektedir.
İş akışı sırasında oluşan dokümanlar, doküman yönetim sistemi aracılığı ile yönetilmekte, bu dokümanlara işlemler içerisinden erişmek mümkün olduğu gibi, işlemlerin dışından yetki dahilinde erişmek de mümkün olmaktadır.
Birden fazla işlem başlatma seçeneği tanımlanabilmektedir. Bir dokümanı seçerek, iş akışı seçerek, “doküman şablonu-iş akışı tanımı ilişki tablosu” oluşturarak kolaylıkla işlem başlatmak mümkündür.
Gelen faks, e-posta veya işletim sistemi dosyalarından otomatik doküman oluşturmak ve iş akışı başlatmak mümkündür.
Önceden tanımlanan sürelerin aşılması durumunda otomatik faks, e-posta, sms, system tray mesajları ile kullanıcıları, yetkilileri uyarmak mümkündür.
İşin bitmesi durumunda muhatap kişi, bitmemesi durumunda üst yetkili, yönlendirme durumunda görevli otomatik uyarılmaktadır.
İşlemler ve dokümanlar ayrı tip klasörlerde tutulabilmektedir.
İşlemler için klasörler arası kes-yapıştır işlemi mümkündür.