Etkili Birebir Gorusme Nasil Yapilir?
Yonetici olarak calisanlarinizla duzenli birebir gorusmeler yapiyor musunuz? Birebir gorusmeler ekip uyelerinizden her biri ile biraraya gelmenizi ve konusmanizi gerektirir.
Aslinda bunu yapmayan o kadar fazla sayida yonetici var ki. Bazilari, ozellikle de yeni olanlar, bunu yapmasi gerektigini bilmiyorlar. Belki de rol modelleri oldukca zayifti, ve belki de degerini bilmediler. Veya nasil yapilacagini bilmiyorlar. Bu yaziyi okuyanlar arasinda da bu durumda olanlar bulunabilir.
Fakat, bunu yapmayan yoneticiler aslinda calisanlari ile konusmaktan pek de hoslanmadiklari icin yapmamaktadirlar. Bu tur yoneticiler calisanlarla ilgilenmeyi yollarina cıkan birer bariyer gibi gorurler. Bundan kacinirlar veya cekinirler cunku gercekten sorunlarla basa cikmak, karar almak, sikayet dinlemek veya karmasik duygularla ugrasmak zorunda kalabileceklerini dusunurler. Bu durumda da kapilari kapatirlar, pencereleri karartirlar ve tum gun email yazarlar.
Belki de bu tur yoneticilerin sadece yeteneklerini ortaya koyabildikleri fakat kendilerine bagli calisanlarin bulunmadigi yapilarda calismalari en dogrusudur. Bu kisiler islerinde iyi olsalar dahi liderlikte iyi degillerdir.
Birebir gorusmelerde liderler liderlik ederler. Bu liderler icin esinlenmek, etkilemek, motive etmek, kocluk yapmak, dinlemek, problem cozmek, karar vermek ve calisanlarin kendislerini enerjik hissedecekleri bir ortam olusturma firsatidir. Bunları email ile yapamazsiniz – bunlar icin yuzyuze olmaniz gerekmektedir. Veya, uzaktan yonetecekseniz, en azindan telefonla olmasi gerekir.
Etkili birebir gorusmeler yapabilmek icin en onemli ipucu: neden onemli oldugunu anlayin cunku, bu liderligin bir gostergesidir, ve liderler calisanlara o gunku en onemli gundemmiscesine davranmalidirlar.
Bu bir kez yapildigi takdirde, geri kalani dogal olarak gelecektir. Asagida konuyla ilgili birebir gorusmelere baslamaniz icin veya eger haliazirda yurutuyor iseniz daha da gelistirmeniz icin bir kac oneri bulunmaktadir:
1. Onunuzdeki 6-12 aylik sure icin, haftalik veya iki haftalik olarak ve her seferinde yarim saat sureyle program yapin. Kendiliginden olmasini beklemeyin, cunku asla olmazlar. Programi yapma sorumlulugunu calisana verin, fakat beklentinizi aciklayin ve onlari sorumlu tutun. Bu bir secenek degildir.
2. Iptal etmeyin. Evet, bazı seyler cikabilir – eger gerekliyse yeniden organize edin. Eger surekli iptal ederseniz, onlara onemli olmadiklari mesajini vermis olursunuz.
3. Kapinizi kapatin, telefonunuzu cevaplamayin, cep telefonunuzu kapatin, ve yuzde yuz kendinizi verin. Eger bir ofisiniz yoksa, bir toplanti odasi kullanin veya rahatsiz edilmeyeceginiz bir yere gecin.
4. Oncelikle calisaninizin baslamasina izin verin. Oncelikle onlarin gundemini paylasmasina izin verin – sonucta bu, onlarin zamani. Sonrasinda da kendi listenizin uzerinden gecebilirsiniz.
5. Sadece performans hedeflerini, metrikleri, kontenjanlari veya proje guncellemelerini konusmadiginizdan emin olun. Onlarin gelisimleri, is tatminleri hakkinda konusmak icin de biraz zaman ayirin, ve evet, onlari kisisel olarak tanimak icin de biraz zaman ayirmalisiniz.
6. Calisanlarinizla, yilda en az bir kez, kariyer ve gelisim durumunu konusmak icin bir oturum organize edin. Uc aylik zaman dilimlerinde kisisel gelisim planlarini gozden gecirin.
7. Calisanlarinizdan her biri icin kaliplasmis ayni formati izlemeniz gerekmiyor. Gorusmelerinizi her bir calisaninizin ihtiyaclarina ve tarzina gore sekillendirin. Bazilari bir gundem olmadan informal sekilde devam etmeyi secebilirler – digerleri ise daha formal bir yapiyi ve bir gundemi takip etmeyi secebilir. Sizin ne sectignizin onemi yoktur – birebir gorusmeler tamamen calisanlar hakkinda olmalidir, sizin hakkinizda degil.
8. Bircok kisi, etkili ve etkili olmayan liderler hakkinda kendi yoneticilerinden cok sey ogrenir. Ornegin birebir gorusmeler hakkinda bir yonetici bir keresinde soyle soylemisti: “Birebir gorusmelerinizin etkinligini nasil olcebilirsiniz? Toplantı sona erdiginde calisanlariniza bir bakin. Yaninizdan enerjik, hevesli, motive sekilde mi ayriliyorlar? Veya, omuzlari dusmus, gozleri donuk olarak mi ofisinizden disari dogru kendilerini surukluyorlar? Iste bu sizin lider olarak puan kartinizdir.
9. #8’in devami olarak; birebir gorusmelerinizi adeta bir fiziksel muayeneye donusturmeyin. Bu gorusmeler, parlak isiklar altinda bir sorgulama seklinde gecmemelidir asla.
10. Her calisan icin bir to-do listesi biriktirmeyin ve birebir gorusmelerinizi bu listeyi tamamlamak icin kullanmayin. Bir toplanti sonunda iki safalik bir aksiyon listesi ile ayrilmak ve haftanizda bunca is arasinda tum bu fazladan isleri nasil sigdirabileceginizi dusunmeniz gibisi yoktur.
11. Bariyerleri kaldirici mekanizma olun, yenilerini olusturucu degil. Bir calisan bir fikir ile geldiginde, hemen yoketmeyi secmeyin, (aslinda “kocluk yapmak icin oldukca iyi bir andir” bu, degil mi?) gelen fikre kendinize ait pek cok sey ekleyin ki o fikir artik calisaninizin ilk fikri olmaktan ciksin, sizin fikriniz haline gelsin veya uygulaya gecirmek icin fazladan bir kac adim daha ekleyin. Bu sonuncu hakkinda bir dusunun... Oldukca caba gerektiricidir. Calisaninizin dusuncesine yeni adimlar eklemek yerine, adimlari veya bariyerleri kaldirmak icin lider olarak cabalayin, ancak bu sekilde calisan fikri daha hizlica uygulamaya gecirebilir.
12. Sadece konusmak icin de biraz zaman ayirin. Yeni olan ne var ne yok, hayat nasil gidiyor, ailesi nasil, vb sormanin da sakincasi yoktur.
13. Geribildirim, dusunceler, onemli tartismalar icin girdi ve tavsiyeleri de sorun.
14. Her zaman pozitif bir cumle ile kapanisi yapmaya calisin – calisaninizin ne kadar iyi gittigini bilmesine izin verin (eger gercekten oyleyse); ve onlarin cabalarina ne kadar mutesekkur oldugunuzu da mutlaka belirtin.
How to Have an Effective 1 on 1, Dan McCarthy, 02.03.2009
Effective Evaluations, Justin Schuiteman, 01.04.2009
Etiketler # calisma yasami, Geribildirim, Performans, Year 2015 Jun, Yil 2015, ZZZ