RTEÜ.PR.0114Anket Hazırlama ve Değerlendirme Prosedürü
RTEÜ.PR.0125Paydas¸ Geri Bildirim Yo¨netimi Prosedu¨ru¨
Yeni dokümanların hazırlanması “RTEÜ.İA.0018 Yeni Doküman Hazırlama İş Akışı”na göre yapılır. Doküman hazırlanması talepler, “RTEÜ.FR.0095 Doküman Talep Formu” kullanılarak gerçekleştirilir. Kalite Koordinatörlüğü tarafından hazırlanan dokümanlarda, Doküman Talep Formu şartı aranmaz.
Dokümanlar, eğer yapısı uygun ise “RTEÜ.FR.0096 Genel Doküman Formu”na yazılırlar. Yapısı gereği bir formun kullanılmasının mümkün olmadığı dokümanlarda farklı formatlar kullanılabilir. Ancak bu prosedürde aksi belirtilmedikçe, kullanılan tüm formatlar aşağıda belirtilen temel doküman bilgilerini içermelidir.
5.2.3. Sayfa Yapısı (A4/-A5 formatı)
Aynı türdeki dokümanlara “001” den başlayarak “RTEÜ.LS.0076 Ana Doküman Listesi” üzerinden Kalite Koordinatörlüğü tarafından sırayla verilen numarayı ifade eder. Doküman sayısının fazla olması halinde dört basamaklı kodlama sistemi kullanılır.
Süreçlere ve yürütülen faaliyetlere ilişkin genel esaslar ve kurallar prosedürlerde açıklanır. İhtiyaç duyulması halinde prosedürlerde genel olarak tanımlanan faaliyetlerin detaylarının açıklanması veya genel bir konuya ilişkin esaslar ve kurallar için talimatlar hazırlanır. (Örneğin; ekipman kullanım / bakım talimatları gibi) Prosedür ve Talimatlar; “RTEÜ.FR.0096 Genel Doküman Formu” kullanılarak oluşturulur.
Bu ana başlıklara ek başlık eklenemez. Eklenmesine ihtiyaç duyulan başlıklar uygulama aşamasına alt başlık olarak tanımlanmalıdır. Prosedür ve talimatların hazırlanmasında içerik olarak bu prosedür (RTEÜ.PR.0100 Dokümanların Kontrolü Prosedürü) örnek alınır. Ancak, ihtiyaç duyulması halinde talimatlar, farklı formatlarda (cihaz kullanımlarının akış diyagramı şeklinde gösterilmesi gibi) hazırlanabilir. Prosedürler Kalite Koordinatörlüğünün, talimatlar ilgili birim yöneticisinin onayı ile yürürlüğe girer.
Kalite El Kitabı, kalite yönetim sistemi süreçlerini ve temel uygulama esaslarını belirleyen ana doküman olarak Kalite Koordinatörlüğü ve Kalite Yönetim Sistemi Çalışma Grubu tarafından “RTEÜ.FR.0096 Genel Doküman Formu” kullanılarak oluşturulur.
Kalite Yönetim Sistemi’nin gerektirdiği süreçler için İş Akış Şemaları “RTEÜ.FR.0105 İş Akışı Formuna” göre hazırlanır. Birim iş akış şemaları Birim Kalite Temsilcisi koordinatörlüğünde Birim Kalite Komisyonunca hazırlanır ve Komisyon adına Birim Kalite Temsilcisi tarafından imzalanarak birim yöneticisi tarafından onaylanır. Üniversitede bulunan ortak süreçlerle ilgili iş akışları Kalite Yönetim Sistemi Çalışma Grubu tarafından hazırlanır, çalışma grubu adına Kalite Koordinatörü tarafından imzalanır, Rektör tarafından onaylanır ve birimler tarafından aynen uygulanır.
Yönetmelik, Yönerge, Usul ve Esaslar vb. iç kaynaklı dokümanlar “RTEÜ.YÖ.0085 Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Mevzuat Hazırlama Usul Ve Esasları Hakkında Yönerge” esaslarına uygun olarak hazırlanır, Mevzuat İnceleme ve Değerlendirme Komisyonunun uygun görüşü ve Senatonun onayı ile yürürlüğe girer.
Hazırlanan tüm dokümanların orijinalleri üzerinde, hazırlayanların ve onaylayanların ıslak imzaları bulunur. Onaylanan dokümanlar, Kalite Koordinatörlüğü tarafından RTEÜ.LS.0076 Ana Doküman Listesi”ne kaydedilir. Kalite Koordinatörlüğü tarafından değiştirilemez formata çevrilerek ortak kullanıma açık Üniversite WEB sitesinde yayınlanır. Birim kalite temsilcileri WEB sitesinde yayımlanan güncel dokümanların takibini yapar ve uygular. İlk kez yayımlanan ya da revizyon gören dokümanlar, Kalite Koordinatörlüğü tarafından iç yazışma ve/veya mail ile ilgililere duyurulur. Islak imzalı tüm orijinal dokümanlar kalite koordinatörlüğünde muhafaza edilir. Tüm birimlerin Birim Kalite Temsilcileri tarafından her yıl Aralık ayı sonunda, kullanılan dokümanların güncel olup olmadığı;
RTEÜ.LS.0076 Ana Doküman Listesi
RTEÜ.LS.0077 Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesi
RTEÜ.LS.0078 Doküman Revizyon Takip Listesi üzerinden takip edilir.
Birim Kalite Temsilcileri her yıl Aralık ayında, uyguladıkları dokümanları gözden geçirerek revizyon gerekip gerekmediği konusunda değerlendirme yaparlar. Gözden geçirme tarihi “RTEÜ.LS.0076 Ana Doküman Listesi”ne yazılır. İlgili birimler revizyon gerektiren dokümanları kalite koordinatörlüğüne bildirirler. Uygun görülmesi durumunda revizyon süreci Kalite Koordinatörlüğü tarafından başlatılır.
Dokümanların revizyonu “RTEÜ.İA.0017 Doküman Revizyonu İş Akışı”nda tanımlanmış olup, tüm personel, revizyon taleplerini “RTEÜ.FR.0095 Doküman Talep Formu”nu kullanılarak ilgili Birimin Kalite Temsilcisine yapar Birim Kalite Temsilcisi revizyon talebini değerlendirir, gerekli gördüğünde ilgili kişilerin de görüşünü alır ve kendi görüşüyle birlikte birim yöneticisinin onayı ile revizyon talebini Kalite Koordinatörlüğüne gönderir. Kalite koordinatörünün uygun gördüğü revizyon talepleri “Ek 4 Dokümanın Onayı ve Yayımı Tablosu”na göre işlem görür.
Listelerin içerik revizyonu için “RTEÜ.FR.0095 Doküman Talep Formu” kullanılmaz ve revizyon numarası yenilenmez. Listelerin güncellik sorumlusu, bu dokümanları daima güncel tutar. Bununla birlikte dokümanda yapısal bir format değişikliği yapılması durumunda, bu bir revizyon olarak değerlendirilir. Bu gibi değişikliklerde “RTEÜ.FR.0095 Doküman Talep Formu” kullanılır ve yeni revizyon numarası verilir.
Revizyon Takip Tablosu, dokümanın sonuna eklenir. İlk kez yayınlanan dokümanların revizyon no’su “00”dır. Her revizyonda bu numara birer arttırılır. Tüm dokümanların son revizyonlarını göstermek amacıyla “RTEÜ.LS.0076 Ana Doküman Listesi” kullanılır.
Tüm personel iptal talebini “RTEÜ.FR.0095 Doküman Talep Formu” ile ilgili birimin kalite temsilcisine yapar. Birim kalite temsilcisi iptal talebini değerlendirir, gerekli gördüğünde ilgili kişilerin de görüşünü alır. Birim yöneticisinin olurunu aldıktan sonra iptal talebi Kalite Koordinatörlüğüne iletilir. İptal konusunda karar verme yetkisi Kalite Koordinatörü/Üst Yöneticidedir. Dokümanların iptali “RTEÜ.İA.0016 Doküman İptali İş Akışı”na göre yapılır.
Kalite Koordinatörlüğü tarafından ise dış kaynaklı dokümanlar “RTEÜ.LS.0076 Ana Doküman Listesi” kullanılarak tanımlanır. Bu dokümanların revizyon takibi resmi gazeteler, Kamu Kurum ve Kuruluşlarından gelen resmi yazılar vb. ile takip edilir. Dış kaynaklı dokümanlarda değişiklik olması durumunda birim kalite temsilcisi Kalite Koordinatörlüğüne bildirir. Kalite Koordinatörlüğü tarafından “RTEÜ.LS.0076 Ana Doküman Listesi” güncellenir.
Kalite Koordinatörlüğü nezdinde tüm birim yöneticileri, kullanılan dokümanların bu prosedürde tanımlanan kurallara uygun olarak yönetiminden sorumludur. Tüm birim yöneticileri, birimlerde kullanılan fakat bu prosedüre uygun olarak hazırlanmamış dokümanların “RTEÜ.PR.0107 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetler Prosedürü”ne göre revize edilmesini ve tüm personel tarafından kullanılmasını sağlarlar. Tüm personel faaliyetlerini dokümanlarda tanımlanan kurallara uygun olarak yürütürler.
RTEÜ.FR.0095 Doküman Talep Formu
RTEÜ.FR.0096 Genel Doküman Formu
RTEÜ.FR.0105 İş Akışı Formu
RTEÜ.PR.0107 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetler Prosedürü