Sanal Telefon Santrali İlk Kurulum
Anasayfa Destek Sanal Telefon Santrali İlk Kurulum
Sanal telefon santrali panelinde yapılacak adımlar :
Santral kullanıcısı oluşturmak ve ilgili departmana dahil etmek
Yetki grupları ve kulanıcılara yetki tenımlak.
Departmanlar (Kuyruklar) ve dahililer oluşturmak.
Giden arama yönetimi
Arama analizi ve raporlama
Wep phone ve Mobil uygulama kullanımı
SANTRAL KULLANICISI OLUŞTURMAK VE YETKİLERİNİ TANIMLAMA
Çalışanlar Modülünde Departmanlar bölümüne giriş yapılır, açılan sayfada ekle( )butonuna tıklanır, Departman Adı, Açıklama ve ait olduğu yetki grubu tanımlanarak kaydet ( ) butununa tıklanarak oluşturulur .
Departaman oluşturulduğunda otomatik olarak aramalarınız için kullanacağınız depatman kuyruğu ve departman yetki grubu tanımlamktadır.
Yetki Gurupları Oluşturmak
Yetki grupları sekmesinde departman oluşturduğunuzda otomatik oluşan yetki gruplarının yetkilerini belirleye bilir veya yeni yetki grupları oluşturabilirsiniz.
Çalışanlar Modülünde Yetki gurupları sekmesinde Ekle tuşuna tıklıyoruz Yetki grubumuza göre , açıklamasını ve yetkilerini tanımlıyor ve Kaydet ( ) butonuna tıklayarak yetki grubunu oluşturma işlemini tamamlıyoruz .
Örneğin yukarda Müşteri temsilcisinin SMS ile ilgili hiçbir yetkisi yoktur , CRM kısmında ise okuma ve yazma yapabilir ama silme yapamaz.
Çalışanlar Modülünde sol menüden kullanıcılar sekmesi tıklanıyor, aynı grup tanımlama gibi kullanıcı tanımlarken de ekle butonuna tıklayıp gerekli bilgileri dolduruyoruz ve kullanıcı yetki grubunu tanımlıyoruz.
NOT : Santral oluşturulduğunda 3 tür kullanıcı rolü oluşturuluyor Root, Admin ve kullanıcı. Root kullanıcı, santral sahibini tanımlıyor ve silinmiyor yetki grubu olmadan bütün yetkilere sahiptir. Yönetici kullanıcı, root kullanıcı tarafından tanımlanıyor, yetkileri kendisi veya root kullanıcısı tarafından yetki grubları ile tanımlanması gerekiyor. Standart kullanıcı ise admin veya root kullanıcısı tarafından oluşturulup yetki grupları ile yetkileri belirleniyor.
DEPARTMAN(Kuyruk) VE DAHİLİ OLUŞTURMA
Sanal Telefon Santrali paneliniz de iki yöntem ile departman oluşturulur.
Santral Modülüne giriş yapıyoruz, Santral sekmesinde ilk bölümde olan departman listesinden ekle( ) butonuna tıklıyoruz. Açılan pencerede departman adını belirliyoruz. Dahili tanımlayabilmeniz için en az bir departman oluşturmanız gerekiyor. Departman ismi belirlendikten sonra dahililerinizin ön eki ve bu departmanda kaç adet dahili oluşturaçağınızı belirtip yeşil renkteki artı ( ) butonuna tıklıyoruz ve sistem istediğiniz depatman ve dahilileri oluşturuyor.
Oluşturulan dahililer Kullanıcı listesi bölümünden kontrol edilebilir. Bu bölümden de ekle butonuna tıklayarak dahili oluşturabilirsiniz. Dahilileriniz için kullanıcı tanımlayabilir ve bu kullanıcılar ile web sayfası üzerinden sisteme giriş yapıp WebPhone (web telefon) ile çağrı yapıp, gelen çağrıları cevaplayabilirsiniz.
Dahililere kayıt olma;
Kullanıcı kısmından parola kısmında göz ( ) butonuna basarak parolayı görünür hale getirebilirsiniz. Aşağıda şekillerde soft sip uygulamasında örneği göründüğü gibi, kullanıcı adı kısmına dahili numarası parola bölümüne görünür hale getirilen parola yazılır, domain (SIP server) kısmına sayfa başlığında bulunan Sunucu Adresi girilir
Dahili ayarları iki bölümden oluşmakta; bunların ilki dahiliye bağlanacak kullanıcı işlemleri ve dahiliye özel ayarlar. İlk olarak Kullanıcı listesi bölünde ilgili dâhilîyi seçip düzenle ( ) butonuna tıklıyoruz. Açılan pencerede kullanıcı ayarları kısmında dahiliye bağlanacak kullanıcı adı soyadı, cep numarası, e-mail adresi ve isteniyorsa açıklama bölümlerini dolduruyoruz. Burada unutmamamız gereken e-mail bilgisi doğru girilmesi gerekmektedir, çünkü Kullanıcının panele girişi için kullanacağı şifre mail adresine gelmektedir.
SANAL SANTRALDE GELEN ARAMA YÖNETİMİ
Panelinizin sol menüsünden Numaralarım sekmesi tıklanır. Açılan sayfada size tanımlı numaralar burada otomatik listeleecektir.
Gelen arama yönetimi yapabilmek için numaranızı seçip Gelene Arama Yönetimi ( ) butonuna tıklamanız gerekmektedir. Açılan pencereden numaraya kural girilebilir karşılama sesi dinledilebilir, çağrı yönlendirmesi yapabilir veya zaman koşulu aktif edebilirsiniz.
Numara kuralından kısa bahsedecek olursak dahililer dışarı çıkarken varsayılan numara dışında bir numara ile çıkmasını istiyorsak kullanılabilir. Örnek numara kuralına *1 yazarsak ve dahiliden aram yaparken aranacak numaranın başına *1 koyarak arama yapıldığında arayan numara olarank kuralı koyduğumuz numara karşı taraft görünecektir.
Çağrı Geldiğinde Yapılabilecekler;
Hiçbir Şey Yapma; Bu seçenek gelen aramayı sonlandırır.
Departmana Yönlendir; Gelen aramayı seçtiğiniz departmana yönlendirir. Departman içerisinde yapılabilecek ayarlamaları aşağıda detaylı olarak anlatılmıştır.
Dış Numaraya Yönlendir; Bu Seçenek ile Gelen çağrı Santral dışında bir numaraya yönlendirilirsiniz. (Cep telefonunuz vb. )
Ses dosyası Çal; Çağrıyı Ses dosyasına yönlendirir ses dosya bittikten sonra çağrı sonlandırılır.
Çağrıyı Sonlandır; Çağrıyı sonlandırır.
IVR Yönlendir; IVR açılımı Interactive Voice Response (Etkileşimli Sesli Yanıt)’dır. IVR gelen çağrıyı belirlediğiniz tuşlama yaptırılarak istediğiniz departman veya dahiliye yönlendirmenize yarar. IVR oluşturma aşağıda detaylı olarak anlatılmıştır.
Zaman Koşulunu Aktif et; Bu seçenek ile zaman koşulları aktif olacaktır. Zaman Koşulları Aşağıda detaylı olarak anlatılmıştır.
Departman (Kuyruk) Ayarları
Sanal Santralinizde Arama kuyrukları bu kısımda anlatılmaktadır.
Strateji; Departmana üye dahilileri çaldırma sırası belirlediğimiz bölümdür. (Aynı anda çaldır veya numara sırasına göre çaldır vb.)
Çağrı Zaman Aşımı; Çağrının bir dahiliden diğer dahiliye geçmeden önceki bekleme süresini ifade eder.
Bekletme Müziği; Çağrıya cevap verilene kadar çalacak olan sestir. (ses ekleme işlemini IVR anlatımında bulabilirsiniz)
Cevap Yoksa; Departmana üye dahililer cevap vermediyse yapılacak işlemleri kapsar.
Dahiliye Yönlendir; Çağrıyı farklı bir dahiliye yönlendirmek için kullanılır.
Dış Numaraya yönlendir; Çağrıyı dış bir numara yönlendirir. (Cep telefonunuz vb.).
IVR Yönlendir; Çağrıyı IVR yönlendirir.
E-maile Kayıt Gönder; Çağrı kaydını e-mail adresine gönderir.
5. Çağrıyı Sonlandır; Çağrıyı sonlandırır.
IVR oluşturmadan öce ses dosyası eklenmelidir. Sanal santral sayfasına giriş yapıldıktan sonra IVR bölümünden ses dosyaları sekmesi tıklanır. Açılan pencerede ses kaydı yapabilir, dışardan ses dosyası yüklemek için dosya yükle kısmına ses dosyamızı sürükleyip bırakabilir veya tıklayıp açılan pencerede dosya yolunu gösterebilirsiniz.
Not: Ses dosyanız düzgün çalışabilmesi için uzantısı wav ve hızının 8000 olması gerekmektedir.
Ses dosyası eklendikten sonra IVR oluşturmak için IVR Ayarları kısmında ekle( ) butonuna tıklayınız. Açılan pencereden IVR için ses dosyası seçip IVR ismi yazılmalıdır. IVR seçenekleri kısmında tuş seçimi yapılmalı bu tuşa basıldığında aksiyon ne olacak o belirlenmelidir.
IVR Ayarları; IVR oluşturulduktan sonra ayarlamalar yapılabilmektedir. Yapılabilecek işlemler;
Hatalı Tuşlama Sesi; Sizin belirlediğiniz tuşlar dışında hatalı tuşlama yapıldığında seçtiğiniz bir ses dosyası çalması için kullanılır.
IVR Tuşlama Bekleme Süresi; Bu seçenek arayan kişinin herhangi bir tuşlama için bekleme süresini belirler, belirlenen sürede tuşlama yapılmazsa IVR hataya düşer.
Maksimum Deneme Sayısı; Bu seçenek arayan kişinin en fazla ne kadar tuşlama yapabileceğini belirlediğiniz kısımdır. Bu sayı aşıldığında IVR hataya düşer.
IVR Hata aldığında Yönlendir; Arayan kişi maksimum hatalı tuşlama yapması veya tuşlama süresini geçirmesi durumda IVR nasıl davranacağını seçtiğimiz durumdur. Burada seçebileceğiniz seçenekler dahiliye veya departmana yönlendirebilir veya dış numaraya yönlendirebilirsiniz.
Zaman Koşulları genel olarak mesai saatlerinde, mesai sonrasına ve tatillerde kullanılır. Örneğin Bir işletme düşünelim Hafta için sabah 8.30’da mesai başlayıp akşam 18.30’da mesai bitmekte ve hafta sonları Çalışmamaktadır, çalıştığı zamanlarda normal IVR çalmasını ilgi departmanlara yönlendirme yapmasını, hasta sonu ve mesai sonlarında ise Ses dosyası çalıp Cep numarasına yönlendirmek istiyoruz. Bunun için hapta için 08.30 ile 18.30 arasını kapsayan bir zaman koşulu oluşturmamız gerekiyor. Sonrasında Numaralarım kısmında uygulayacağımız numaramızda zaman koşulunu aktif edip birinci sıraya oluşturduğumuz zaman koşulunu seçip ilgili IVR yönlendirebilir, bir alt satırda geri kalan zamanlarda ilgili ses dosyası çalınıp cep telefonuna yönlendirile bilinir.
Zaman Koşulu Oluşturma; Sanal Santral Sayfasından santral sekmesinde sol menüden Zaman Koşulları tıklanır. Açılan pencerede ekle ( ) butonuna tıklanır. Açılan pencerede Saat aralığını haftanın günlerini seçilip kaydedilebilir. Gelişmiş seçeneklerde örnek olarak yılda bir olan tatiller için işlem yapabilirsiniz örnek kurman bayramı için.