Süreç Performans Yönetimi - Maestro Danışmanlık
Performans, sanılanın aksine bir işle uğraşırken gösterdiğimiz efor ve çaba ile ölçülmez. Performans hedeflenene ulaşma seviyesidir. Dolayısı ile performans yönetimi, hedeflere ulaşma çabasını etkinleştirmek ve hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak üzerine odaklanır. Ne kadar iyi niyetli ve özverili de olsa karşılık bulmayan çabalar sonuç elde edilemezse ortada bir performans yoktur, verimsizlik vardır.
Performans yönetiminde işe ne hedeflendiği ile başlar, bu hedeflerden yola çıkarak hangi seviyede ve alanda hangi sonuçları almak gerektiğini tespit ederek ilerlenir. Bu amaçla yukarıdan aşağıya bir yaklaşımla kriterler ve göstergeler belirlenir. Bu kriterler zaman zaman sonucun kendisini ifade ederken, süreç öğelerine bağlı olarak bazen çıktılar, bazen işleyiş içeriği bazen de girdilerle alakalı olarak belirlenecektir. İşte bu bütünlük içerisinde bir yapı kurulduğunda girdiye ve hatta tedarikçilere varıncaya kadar işin ve dolayısı ile performansın yönetilmesi mümkün kılınır.
Performansın ölçülebilir, izlenebilir ve raporlanabilir hale getirilmesi için pek çok bilgiye gereksinim vardır. Göstergeler nelerdir, diğer göstergelerle ve hedeflerle ilişkisi nedir, önem ve öncelik derecesi nedir, sorumlusu, veri kaynağı, ölçüm şekli ve kaynağı, frekansı ve diğer boyutları ile her bir gösterge net bir şekilde tanımlanmalı ve sahiplendirilmelidir.
Süreç performansı söz konusu olduğunda kapsama bir de hangi süreçler ve hangi aktiviteler ile ilişkili olduğu detayı dahil olur. Ancak bu şekilde bir ağaç gibi kökten meyveye kadar ilintili ve bütünsel bir yapı ortaya konulabilir.
Performansın Süreç Seviyesinde Yönetilmesi
Sonrasında bu kapsamda süreçler önceliklendirilerek çalışmalara başlanır. Süreç bilgileri, süreç sahipleri ve süreçlerde görev alan kaynaklardan toplanır ve şirketin mevcut performans modeli değerlendirilir. Eğer kurumsal performans sistemi ve çalışan performans sistemi mevcut ise bu sistemlerden gerekli bilgi ve veriler çekilerek eşleştirme yapılır. Kurum seviyesinde bir performans sistemi mevcut değilse ve şirket hedef ve stratejileri belirsizse uygulanacak süreç performans sistemi bir raporlama sistemi olmaktan öteye gitmeyecektir.
Aynı şekilde süreç yönetimi uygulanmamış ve süreçleri gerekli seviyede analiz edilmemiş şirketlerde de süreç performans yönetimi çalışmaları öncesi bu çalışmaların yürütülmesi gerekecektir.
Performans yönetiminin en temel öğeleri göstergeler yani performans kriterleridir. Eğer bu göstergeler kritiklik arz ediyor ve kurum seviyesinde takip ediliyorsa kilit performans göstergesi, KPI / KPG olarak adlandırılır. Genel kanının aksine tüm göstergeler kritiklik arz etmek zorunda değildir. Hatta sadece seyir izleme amaçlı, hedeflendirilmeyen göstergeler ortaya konması da pratikte mümkündür ve alt yapı tahsis eder.
Ancak bir göstergeyi tanımlayabilmek için SMART olarak adlandırılan bir takım boyutları taşıması zaruridir. Bunlar çok genel bir anlatımla, belirlenmiş (spesific), ölçülebilir (measurable), sorumluluğu tanımlı (accountable), ulaşılabilir / gerçekçi (reachable) ve zamana bağlı (time bound) olarak tanımlanabilmesidir. Bu harfler ve karşılıkları için benzer karşılıklar türetilmiş olmakla birlikte vurgulanmak istenen, her bir performans göstergesi için taşıması gereken genel nitelikler garanti altına alınmadan sisteme dahil olamayacaklarını belirlemektir. Bunlarla çelişen öğeler fayda sağlamaktan öte verimsizlik ve yanlış yönlendirmeler taşıma riski barındırır.
Ayrıca doğru bir yapıda süreç performans göstergelerinin şu başlıklarda bilgi taşıması gerekir:
Süreç ve aktivite bilgisi
Nasıl ve nerede ölçüldüğü / hesaplandığı
Gerçekleşmesinden kimin sorumlu olduğu
Sonuçları nasıl etkilediği
Hangi periyot ve frekanslarda takip edildiği
Geçmiş seyrinin ve hedef değerlerinin ne olduğu
– Süreç & strateji ilişkisinin haritalandırılması
– Süreç performans göstergelerinin belirlenmesi
– Süreç risk göstergelerinin belirlenmesi
– Kontrol noktalarının belirlenmesi
– Süreç izleme verilerinin tanımlanması
– Raporlama ve yönetim tasarımı