Ortamın düzenlenmesi ve teknik donanımın hazırlanması
Sunuş yapılacak ortam sunuş yapmadan önce sunuşa göre düzenlenmelidir. Sunuş yapacağınız yerin sunuş amacınıza uygun olup olmadığını, sizin, hedef kitlenizin gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını önceden belirlemeniz gerekir. Teknik donanımı kendiniz idare edecekseniz sunuştan önce donanımın nasıl kullanıldığını bilmeniz ve tüm işlevlerini araştırmanız gerekir.
Ayrıca sunuş yapılacak yerin aydınlatmasının nasıl olduğu, ses yalıtımının ne düzeyde olduğu daha önceden kontrol edilmelidir.
Sunuş amacınıza ulaşabilmek için dinleyicilerin oturduğu sandalyeler ve oturma düzeni de çok önemlidir. Etkinliği artırmak için plastik ya da düz sandalyeler daha uygundur.
Sunuşu nasıl yönlendirmek istiyorsanız ona uygun oturma düzeni hazırlamanız gerekmektedir:
U şeklinde oturma düzeni: Konuşmacının herkese rahatlıkla ulaşmasını ve dinleyicilerin interaktif olmasını sağlayarak dinleyicileri fikir alışverişine yönlendirir. Sunuş sırasında konuşmacının ve dinleyicilerin rahat olmasını sağlar. Ancak konuşmacının hareketsiz kalması, en öndeki dinleyicinin izleme sorunu yaşayabilme olasılığı, arkadakilerin slayt vb. donanımı takip edebilmesini engelleme sorunları vardır.
V şeklinde oturma düzeni: Katılımcıların konuşmayı izleyebilmesi için idealdir. Konuşmacıların katılımını en üst seviyede sağlar. U düzenine göre daha sıcak bir ortam sağlar ancak küçük gruplar için uygundur.
Sıra halinde oturma düzeni: Eğer grup kalabalıksa hem grubun sunuş salonuna sığması, hem de tüm katılımcıların rahatlıkla konuşmacıyı izleyebilmesi için uygundur. Konuşmacı da rahatlıkla her katılımcıya ulaşabilir. Ancak bu oturma düzeni okul ortamını çağrıştırarak gruplaşmalara yol açabilir, sunuşa katılımı azaltır.
Bistro şeklinde oturma düzeni: Küçük grup çalışmaları ve takım çalışmaları için uygundur. Rahat bir ortam sağlar, konuşmacıların salon içinde dolaşımına izin vererek katılımı artırır. Ancak grup içi konuşmalar nedeniyle dikkat dağılmalarına neden olabilir.
Daire şeklinde oturma düzeni: Bu oturma düzeni yüksek seviyede katılımı sağlar. Ancak bu oturma düzenine uygun masa bulmak güçtür ve masa bu oturma biçimine uygun olmadığı takdirde bazı katılımcılar için rahatsızlık yaratabilir.
Oturma düzeni konusunda bazı önemli hususlar da şunlardır:
Sunum ortamında mesafe arttıkça dinleyicilerin katılımı azalmaktadır.
Arkada oturanlarla önde oturanların birbirini dinlemesi sorun yaratabilmektedir ve önde oturanlar arkada oturanlara göre daha fazla katılım göstermektedirler.
Katılımcıların yerlerini değiştirmek katılımcıları rahatsız etmektedir.
Katılımcılar içinde üst düzey yöneticiler varsa birlikte oturmamalarını sağlamak gerekmektedir. Çünkü grup üyelerinin dikkatleri o merkezde toplanmaktadır.