Kitaplıktaki dosyaları düzenleme - SharePoint
Bir kitaplık dosyalarınızı düzenleme biçiminiz, grubunuzun gereksinimlerine ve bilgilerinizi nasıl depolamayı ve aramayı tercih ettiğinize bağlıdır. Biraz planlama yapmak kuruluşunuz için en iyi şekilde iş görecek yapıyı ayarlamanıza yardımcı olabilir.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 kullanıma hazır bir takım kitaplıklar ve kitaplık şablonları içerir. Bu kitaplıklar ve şablonlar dosyalarınızı düzenlemeniz için iyi bir başlangıç noktası oluşturur.
Office SharePoint Server 2007 kitaplıkları ve kitaplık şablonları
Dosyaları düzenleme yolları
Kitaplığa sütun ekleme
Kitaplıkta klasör oluşturma
Office SharePoint Server 2007 uygulamasını yüklediğinizde, site koleksiyonunuzu düzenli tutmanıza yardımcı olmak üzere sizin için bir takım kitaplıklar oluşturulur. Hangi kitaplıkların oluşturulacağı site koleksiyonunuzun nasıl yapılandırıldığına bağlıdır. Örneğin, Yayımlama özellikleri yapılandırılmış site koleksiyonları aşağıdaki kitaplıkları içerir:
Belgeler Bu kitaplık her site için, sitedeki sayfalarda kullanılan belgeleri depolamak için oluşturulur.
Görüntüler Bu kitaplık her site için, sitedeki sayfalarda kullanılan görüntüleri depolamak için oluşturulur.
Sayfalar Bu kitaplık her site için, sitede kullanılan sayfaları depolamak için oluşturulur.
Site Koleksiyonu Belgeleri Bu kitaplık, site koleksiyonunun tamamında kullanılan belgeleri depolamak için oluşturulur.
Site Koleksiyonu Görüntüleri Bu kitaplık, site koleksiyonunun tamamında kullanılan görüntüleri depolamak için oluşturulur.
Stil Kitaplığı Bu kitaplık, özel XSL stillerini ve geçişli stil sayfalarını depolamak için oluşturulur.
Kitaplık şablonları, Office SharePoint Server 2007 uygulamasının dosyalarınızı düzenlemenize yardım ettiği bir başka yoldur. Kitaplık şablonları kullanarak kolayca, belirli dosya türlerini destekleyecek ve belirli kitaplık işlevlerine olanak sağlayacak şekilde tasarlanmış kitaplıklar oluşturabilirsiniz. Office SharePoint Server 2007 kitaplık şablonları hakkında daha fazla bilgi için, Microsoft Office SharePoint Server 2007'de bulunan kitaplık şablonları başlıklı makaleye bakın.
Kitaplıklar, bir kitaplıkta birden fazla dosyayla çalışmanıza yardımcı olan bazı özelliklere sahiptir. Bununla birlikte, birden fazla kitaplık kuruluşunuz için daha uygun olabilir.
Bir kitaplıkta çok sayıda belge depolama
Çeşitli gereksinimleri karşılayacak büyük bir kitaplık isteyebilirsiniz. Örneğin, aynı grup içinde birkaç projeniz veya aynı proje üzerinde çalışan birden fazla grubunuz olabilir.
Aşağıdaki durumlarda tek bir kitaplık kullanmayı düşünün:
Kişiler bir sitede aynı yerde bulunan dosyaları aramak istiyor.
Dosya sürüm oluşturma izleme veya onay isteme gibi, dosyalara aynı ayarları uygulamak istiyorsunuz.
Not : Belirli dosyalara benzersiz izin düzeyleri uygulanabilir, ancak izin düzeyleri çok farklılık gösteriyorsa, birden fazla kitaplık kullanmayı düşünün.
Not : Bir kitaplıkta depolanan dosyaların değişmesi gibi kitaplıkta meydana gelen değişikliklerle ilgili uyarı almak için RSS teknolojisini kullanabilirsiniz. RSS aktarımları, çalışma grubunuzun üyelerinin değişen dosyaların birleştirilmiş listesini görmelerine olanak sağlar.
Aşağıda, aynı kitaplıkta bulunan dosyaları görüntülemek ve yönetmek için kullanabileceğiniz bazı yollar gösterilmiştir:
Sütun ekleme grubunuzun en önemli verileri hemen bulmasına ve verileri farklı görünümlerde görüntülemesine yardımcı olmak için, kitaplığınıza sütun ekleyebilirsiniz. Sütunlar kitaplık sayfasının başında "Bölüm Adı" veya "Bitiş Tarihi" gibi başlıklar halinde görünür. Sütun başlıklarını, bir kitaplıktaki dosyaları sıralamak veya filtre uygulamak için kullanabilirsiniz.
Görünüm oluşturma Grubunuzdaki kişilerin sık sık verileri belirli bir şekilde görmesi gerekiyorsa görünüm kullanabilirsiniz. Görünümlerde, verileri sıralamak, gruplamak, filtre uygulamak ve görüntülemek için sütunlar kullanılır.
Klasör oluşturma Bir kitaplık mantıksal olarak gruplanabilecek birçok dosya içeriyorsa, kitaplık içinde bu grupları oluşturmak için klasörler kullanabilirsiniz. Klasörler kişilerin dosyaları bilinen şekilde taramalarına ve yönetmelerine yardımcı olabilir. Office SharePoint Server 2007, kişilerin bir sabit diskteki dosyalarla çalışır gibi site ve klasörlerde gezinmek için kullanabilecekleri bir ağaç görünümü sunar.
Birden fazla şablon ayarlama Bir kitaplıkta birden fazla içerik türü ayarlanmışsa, aynı kitaplık içinde çeşitli türden (satış sözleşmeleri, pazarlama sunuları ve bütçe çalışma sayfaları gibi) varsayılan şablonlar oluşturabilirsiniz. İçerik türleri birden fazla kitaplık bulunan ortamlara esneklik ve tutarlılık kazandırır.
Birden fazla kitaplık oluşturma
Depolamak ve yönetmek istediğiniz dosya takımları arasında veya dosyalarla çalışan kişi grupları arasında belirgin farklar varsa, birden fazla kitaplık oluşturmak isteyebilirsiniz.
Aşağıdaki durumlarda birden fazla kitaplık kullanın:
Depolamak ve yönetmek istediğiniz dosya türleri farklı ve kişilerin sık sık dosya özetlerini görüntüleyeceğini veya dosyaları birlikte arayacağını beklemiyorsunuz.
Dosyaları kullanan kişi grupları farklı ve sahip oldukları izin düzeyleri farklı.
Dosyaları birlikte çözümlemeniz veya dosyalarla ilgili birleştirilmiş güncelleştirmeler almanız gerekmiyor.
Aşağıda, birden fazla kitaplıkla verimli şekilde çalışmanın bazı yolları gösterilmiştir:
Site şablonları ve sütunları ayarlama Kuruluşunuz kitaplıkları arasında bazı tutarlı ayarlar belirlemek isterse, site şablonları ve site sütunları ayarlayabilir. Ayarları her seferinde yeniden oluşturmak zorunda kalmamak için, ayarları birden fazla kitaplık arasında paylaştırabilirsiniz.
Dosyaları başka bir yere gönderme Bir dosyanın birden fazla kitaplıkta kullanılabilmesini isterseniz, dosyayı bir kitaplıkta depolayabilir ve diğer kitaplıklara kopyasını gönderebilirsiniz. Orijinal belgede değişiklik yaptığınızda, belgenin diğer tüm kopyalarını da güncelleştirmenizin anımsatılmasını seçebilirsiniz.
Kitaplık şablonları oluşturma Kitaplıklar için tek tip ayarlar belirlemek veya özellikleri kitaplıklar arasında yeniden kullanmak isterseniz, bir kitaplığı şablon olarak kaydedebilirsiniz. Kitaplık şablonları, Site Eylemleri menüsünde Oluştur'u tıklattığınızda, sitenizde bir seçenek olarak kullanılabilir.
Not : Daha önceki bir projeden dosyalar bulunan bir kitaplığa yeni dosyalar ekliyorsanız, yeni bir kitaplık oluşturmaya veya varolan kitaplığa ekleme yapmaya karar vermek güç olabilir. Her durum farklıdır, ancak tüm dosyaları aynı noktada birlikte çözümlemeniz veya yönetmeniz gerektiğini düşünüyorsanız, dosyaları varolan kitaplığa eklemeyi dikkate alın. Varsayılan görünümde yalnızca en yeni dosyaların görünmesi için sütunlar, filtreler ve görünümler kullanabilirsiniz.
Varsayılan olarak kitaplıklar, iade edilmiş olup olmadığı gibi, dosya durumuyla ilgili bilgilerin yanı sıra, dosyanın adını da izler. Grubunuzun dosyaları kategorilere ayırıp izlemelerine yardımcı olacak, bölüm adı veya proje numarası gibi ek sütunlar belirtebilirsiniz. Sütun eklemek kitaplığınızın çoklu görünümlerinden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olur.
Oluşturacağınız sütun türü için, tek satırlı metin, açılır seçenek listesi, başka sütunlardan hesaplanan sayı ve hatta sitenizdeki bir kişinin adı ve resmi gibi birkaç seçeneğiniz vardır.
Not : Aşağıdaki yordam, sütun eklemek istediğiniz kitaplığın sayfasından başlar. Kitaplık açık değilse, Hızlı Başlat'ta adını tıklatın. Kitaplığınızın adı görünmüyorsa, Tüm Site İçeriğini Görüntüle'yi tıklatın ve sonra kitaplığınızın adını tıklatın.
Ayarlar menüsünde Sütun Oluştur'u tıklatın.
Ad ve Tür bölümünde, Sütun adı kutusuna istediğiniz adı yazın.
Bu sütundaki bilginin türü altında, sütunda gösterilmesini istediğiniz bilgi türünü seçin.
Ek Sütun Ayarları bölümünde, Açıklama kutusuna kullanıcıların sütunun amacını ve hangi verileri içermesi gerektiğini anlamalarına yardımcı olacak bir açıklama yazın. Açıklama isteğe bağlıdır.
Seçtiğiniz sütun türüne bağlı olarak, Ek Sütun Ayarları bölümünde başka seçenekler de görüntülenebilir. İstediğiniz ek ayarları seçin.
Sütunu, sitenizdeki kişilerin listeyi veya kitaplığı ilk açtıklarına otomatik olarak görecekleri varsayılan görünüme eklemek için, Varsayılan görünüme ekle'yi tıklatın.
Sizin için en önemli olan veya bir amaç için en uygun olan dosyaları görmek için görünümleri kullanabilirsiniz. Örneğin, en son oluşturulan dosyaların, belirli bir bölüme ait dosyaların veya belirli bir kişi tarafından oluşturulan dosyaların görünümlerini oluşturabilirsiniz. Bir görünüm oluşturduktan sonra, bir kitaplığa baktığınızda görünüm her zaman kullanılabilir.
Bir kitaplıktaki dosyalara bakarken, bir sütun adının üzerine gidip, adın yanındaki aşağı oku tıklatarak dosyaları geçici olarak sıralayabilir veya filtre uygulayabilirsiniz. Dosyaları belirli bir şekilde görmeniz gerekiyorsa bu yararlı olur, ancak kitaplığı sonraki görüntülemenizde adımları yinelemeniz gerekir.
Dosyaları sık sık belirli bir şekilde görüntüleyeceğinizi düşünüyorsanız, bir görünüm oluşturabilirsiniz. Bu görünümü, kitaplıkla çalışırken her zaman kullanabilirsiniz. Bir görünüm oluşturduğunuzda, kitaplığın Görünüm menüsüne eklenir.
Kitaplıklarda kişisel görünümler ve ortak görünümler olabilir. Dosyaları belirli bir şekilde görmek veya yalnızca istedikleri dosyaları görecek şekilde filtre uygulamak için herkes bir görünüm oluşturabilir. Site tasarlamak için izniniz varsa, kitaplığı görüntülerken herkesin kullanabileceği ortak bir görünüm oluşturabilirsiniz. Ayrıca, herhangi bir ortak görünümü varsayılan görünüm yaparak, kişilerin otomatik olarak kitaplığın bu görünümünü görmesini sağlayabilirsiniz.
Ayrıca, bir site tasarlarken, farklı görünümleri kullanan Web Bölümü farklı görünümlere veya tasarım sayfalarına bağlanabilirsiniz.
Grubunuzun üyeleri kitaplıkları bir mobil aygıtta görüntülüyorsa, bir görünümde görüntülenen öğe sayısı gibi sınırlamalar getiren ve aygıtların bant genişliği ve kısıtlamaları için en uygun olan mobil görünümler oluşturabilirsiniz. Görünüm oluşturma konusunda daha fazla bilgi sağlayan bağlantılar için Ayrıca Bkz: bölümüne bakın.
Aşağıdaki yordam standart türde bir görünüm oluşturmak içindir. Kullanabileceğiniz seçenekler başka türden bazı görünümler için değişir, ancak görünüm oluşturmanın temel adımları benzerdir.
Kitaplık zaten açık değilse, Hızlı Başlat'ta panonun adını tıklatın.
Ayarlar menüsünde Görünüm Oluştur'u tıklatın.
Görünüm biçimi seç'in altında, oluşturmak istediğiniz görünümün türünü tıklatın. Çoğu durumda, Standart Görünüm'ü tıklatırsınız, ancak rapor oluşturma gibi belirli durumlar için başka görünümleri de seçebilirsiniz.
Görünüm Adı kutusuna, görünümünüz için Soyadına Göre Sıralı gibi bir ad yazın.
Bunu kitaplık için varsayılan görünüm yapmak isterseniz, Bunu varsayılan görünüm yap onay kutusunu seçin. Varsayılan görünüm yapabilmeniz için, bunun ortak görünüm olması gerekir.
Hedef Kitle bölümünde, Görünümün Hedef Kitlesi altında, yalnızca sizin kullanabileceğiniz kişisel bir görünüm mü yoksa başkalarının kullanabileceği ortak bir görünüm mü oluşturmak istediğinizi seçin.
Sütunlar bölümünde, uygun onay kutularını seçerek sütunları gösterebilir veya gizleyebilirsiniz. Görünümde sütununuzun sırasını belirtmek üzere sütun adının yanına bir sayı girin.
Sırala bölümünde, dosyaları sıralamak isteyip istemediğinizi ve nasıl sıralamak istediğinizi belirten seçenekleri belirleyin. Sıralama için iki sütun kullanabilirsiniz. Örneğin, önce yazara göre, ardından her yazar için dosya adına öre sıralama yapabilirsiniz.
Filtre bölümünde, dosyalara filtre uygulamak isteyip istemediğinizi ve nasıl filtre uygulamak istediğinizi belirten seçenekleri belirleyin. Filtre uygulanmış görünüm, yalnızca belirli bir bölüm tarafından oluşturulan dosyalar veya yalnızca onaylandı durumunda dolan dosyalar gibi, daha dar kapsamlı bir dosya seçimini gösterir.
Gruplandır bölümünde, aynı değere sahip öğeleri, genişletip daraltabileceğiniz, her yazarın belgeleriyle ilgili bir bölüm gibi bölümler halinde gruplandırabilirsiniz.
Toplamlar bölümünde, sütundaki öğelerin sayısını, örneğin toplam sorun sayısını sayabilirsiniz. Bazı durumlarda, bunları özetleyebilir veya ortalamalar ek bilgiler alabilirsiniz.
Stil bölümünde, görünüm için istediğiniz bir stili seçin (örneğin, iki satırdan birinin gölgeli gösterildiği gölgeli liste).
Kitaplığınızda klasörler varsa, klasörleri içermeyen bir görünüm oluşturabilirsiniz. Buna bazen düz görünüm denir. Tüm dosyalarınızı aynı düzeyde görüntülemek için, Klasörler bölümünde Tüm öğeleri klasörler olmadan göster'i tıklatın.
Kitaplıkta kaç dosyanın görüntülenebileceğini veya aynı sayfa üzerinde kaç dosyanın görüntülenebileceğini sınırlayabilirsiniz. Bu ayarlar özellikle, bir mobil aygıt için görünüm oluştururken önemlidir. Öğe Sınırı bölümünde, istediğiniz seçenekleri belirleyin.
Kitaplığı bir mobil aygıtta görüntülemeyi düşünüyorsanız, Cep bölümünde istediğiniz seçenekleri belirleyin.
Bir kitaplıkta birkaç tür belgeniz veya çeşitli içerikleriniz varsa, içerikleri düzenli tutmanızı kolaylaştırmak için klasörler oluşturabilirsiniz.
Yeni menüsünde , Yeni Klasör'ü tıklatın.
Not : Kitaplığınızı oluşturan kişi kitaplıkta klasör oluşturulamayacağını belirtmiş olabilir. Bu durumda, Yeni Klasör komutu kullanılamaz.
Klasör için bir ad yazıp Tamam'ı tıklatın.
İpucu : Klasörler içeren birden fazla kitaplığınız varsa ve grubunuzdakiler kitaplıkta, kendi sabit disklerinde olduğu gibi gezinmek istiyorsa, grubunuz sitenizin ağaç görünümünü kullanabilmesini isteyebilir. Klasörleri genişletip daraltmak ve kolayca içinde gezinmek için ağaç görünümünü kullanabilirsiniz. Site tasarlama izniniz varsa, Site Ayarları sayfasında Gezinti seçenekleri'nde ağaç görünümünü etkinleştirebilirsiniz.