1- KONTROL ORTAMI. Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu Üyeleri. Öngörülen Eylem veya Eylemler - PDF
1 1- KONTROL ORTAMI Standart Kamu İç kontrol standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanm a Tarihi Açıklama KOS1 KOS 1.1 Etik Değerler ve Dürüstlük : Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İdaremiz tarafından / /2015 tarih ve. Sayılı onay ile İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturulmuştur. KOS İç Kontrol Sistemi ve İşleyişi hakkında yönetici ve personellere bilgilendirme brifingi verilmesi. BBY, MHM Bilgilendirme semineri verildi KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. KOS İç Kontrol Sistemi ve İşleyişi hakkında yönetici ve personellere kitapçık basılarak dağıtılması. BBY, MHM Kitapçık basılarak tüm birimlere dağıtıldı İdaremiz tarafından / /2015 tarih ve. Sayılı onay ile İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturulmuştur. İdaremiz tarafından / /2015 tarih ve. Sayılı onay ile İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturulmuştur. KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. KOS İdaremiz Etik Komisyonu oluşturulacaktır. BBY, Etik Komisyonu oluşturuldu KOS 1.4 KOS 1.5 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. KOS KOS Tüm personellere etik kurallar ile ilgili olarak seminer verilecektir. Tüm personellere dürüstlük, saydamlık ve hesap verilebilirlik ilkeleri çerçevesinde; personel ile Belediyeden hizmet alanlara eşit ve adil davranılmasına yönelik eğitim semineri verilecektir. Etik Komisyonu Personellere etik kurallara ilişkin olarak eğitim verildi. BBY, Eğitim verildi İdaremiz tarafından / /2015 tarih ve. sayılı yazı ile etik kurallara ilişkin olarak personele bildirimde bulunularak İdaremiz tebliğ Stratejik edilmiştir. Planında Misyon, vizyon ve İlkeler bölümünde bu maddeler öngörülerek kabul edilmiştir.
2 KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. KOS İdare faaliyetleri web sayfası ve basın yayın aracılığı ile ilan edilecektir. BB, BBY ve Tüm Çalışma ve faaliyetler duyuruldu. Sürekli faaliyet. KOS 2 KOS 2.1 KOS 2.2 KOS 2.3 KOS 2.4 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. KOS KOS KOS KOS KOS Her yıl sonunda faaliyet raporu düzenlenerek ilan edilecektir. Belediye tüm birimlerinin çalışma usu ve esasları, alt bürolar da dahil olmak üzere görev tanımları yapılacaktır. İdare tüm birimlerinin ve altbirimlerinin (büroların) görev tanımları güncellenecektir. Birim personellerinin görev yaptıkları kadrolara ilişkin olarak görev, yetki ve sorumluluklarını kapsayan tanımlamaların hazırlanması. Teşkilat şemasının güncellenmesi. TBB ve tüm birimler Tüm in çalışma usul ve esasları belirlenerek birimlere tebliğ in edildi. ve bunlara bağlı altbirimlerin görev tanımları güncellenerek ilgili personellere Tüm kadrolardaki tebliği personellerin görev, yetki ve sorumluluklarına ilişkin tanımlar yapılarak Nisan Sürekli Sürekli Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak hazırlanmaktadır. İdaremiz Stratejik Planında misyon vizyon ve ilkeleri belirlenerek tüm personel ve kamuoyu ile paylaşılmıştır. İdaremiz teşkilat şemasına uygun olarak tüm birimlerin görev tanımları hazırlanarak tarih ve.. Sayılı yazı ile tebliğ edilmiştir. KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. KOS KOS İdare tüm birimlerinin ve altbirimlerinin (bürolarının) görev tanımlarında öngörülen tüm görevlerinin; ayrı ayrı süreç akış şemaları ve bunlara ilişkin olarak sürelerin belirlenmesi, kullanılan ve kullanılacak formların standart hale getirilmesi. Belediye tüm birimlerinin çalışma usu ve esasları, alt bürolar da dahil olmak üzere görev tanımları yapılacaktır. in görevlerine ilişkin süreç akış şemaları ve standart formları hazırlandı. in görevlerine ilişkin süreç akış şemaları ve standart formları hazırlandı.
3 KOS 2.6 KOS 2.7 KOS3 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Personelin Yeterliliği ve Performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS KOS Faaliyetlerin yürütülmesinde tüm görevlere ilişkin (hassas görevler dahil) prosedürler belirlenerek personellere tebliğ edilecektir. kendi ilerinde görevlere ilişkin aylık, 3 aylık ve yıllık olmak üzere mali ve idari izleme formları oluşturacaktır. İşlemlere ilişkin prosedürler belirlenerek personellere tebliğ edildi. in mali ve idare dönemsel izleme formları oluşturulmuştur. KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. KOS İnsan Kaynaklarının etkin yönetimi amacıyla, personellere yönelik olarak ihtiyaç duyulan eğitimlerin belirlenmesi için anket/bilgi toplama çalışması her yıl yapılacaktır. Personellerce ihtiyaç duyulan eğitim konuları belirlendi KOS 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. KOS Personellerce ihtiyaç duyulan ve ihtiyacı belirlenen konularda eğitim kurs ve seminerlere ilgili personeller gönderilecektir. Personeller eğitim seminerlerine gönderildi. sürekli KOS 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. KOS Öncelikli olarak boş kadrolar olmak üzere her görev için öngörülen asgari yeterlilik şartları belirlenmelidir. Tüm kadroların asgari yeterlilik şartları belirlendi KOS Mevcut kadrolardaki personellerin yetersizliklerini belirlemek ve buna uygun olarak bir hizmetiçi eğitim programı hazırlamak. gerekli konularda hizmetiçi eğitim programı hazırlandı KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. KOS İçişleri bakanlığı görevde yükselme Yönetmeliği ile mevcut yasal mevzuata uygun olarak uygulamalar gerçekleştirilmektedir. İçişleri bakanlığı görevde yükselme Yönetmeliği ile mevcut yasal mevzuata uygun olarak uygulamalar gerçekleştirilmektedir. KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. KOS KOS Her yıl ihtiyaç duyulan hizmetiçi eğitim konuları ve eğitime alınacak personellerin belirlenmesi. Her yıl hizmetiçi eğitim programının yapılarak ilgili birimlere tebliğ edilmesi. Hizmetiçi eğitim konuları ve eğitime alınacak personeller belirlendi. Yıllık eğitim programı belirlenerek birimlere tebliğ edildi
4 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda KOS 3.6 bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel Performans ile görüşülmelidir. değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını KOS 3.7 geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans Personel gösteren istihdamı, personel için yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans KOS 3.8 değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı KOS4 KOS 4.1 KOS 4.2 KOS 4.3 KOS 4.4 KOS 4.5 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetkinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. kısmen KOS KOS KOS KOS Personel Performans Değerlendirme ölçütleri hazırlanacaktır sayılı kanunun 49. maddesi gereği mevcut personelin %10'una personel performans ölçütlerine uygun olarak ödüllendirme yapılacaktır. KOS 2.4-2'ye uygun olarak iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenerek ilgili personellere tebliğ edilecektir. Yetki devredilen personeller yetki devreden makamın talebi üzerine veya en geç 3 ayda bir olmak üzere, yetki devreden makama yapılan iş ve işlemlere ilişkin olarak dönemsel raporlar sunacaktır. (1. ayda verilen raporlar bir önceki yılın tamamı için TBB ve Performans değerlendirme ölçütleri hazırlanarak ilan edildi Performans değerlendirmesine Her yıl Temmuz ve Aralık ayı. göre ödüllendirme yapıldı. İmza ve onay mercileri belirlenerek personellere tebliğ edildi. 3'er aylık dönemlere ait raporlar yetki devreden makama sunuldu. İdaremizce hazırlanan Personel Performans Değerlendirme ölçütlerine uygun olarak yılda iki kez değerlendirme 5393 yapılmaktadır. sayılı kanunun 49. maddesi gereği mevcut personelin %10'una ödüllendirme yapılmaktadır. Mevcut kanun ve mevzuata uygun olarak çalışmalar yürütülmektedir. İdaremiz tarafından hazırlanan ve tarih ve sayılı onay ile yürürlüğe giren imza yetkileri yönergesine ilişkin olarak işlemler yürütülmektedir. İdaremiz tarafından hazırlanan ve tarih ve sayılı onay ile yürürlüğe giren imza yetkileri yönergesine ilişkin olarak işlemler İdaremiz yürütülmektedir. tarafından hazırlanan ve tarih ve sayılı onay ile yürürlüğe giren imza yetkileri yönergesine ilişkin olarak işlemler İdaremiz yürütülmektedir. tarafından 3 aylık hazırlanan ve tarih ve dönemler (1., sayılı onay ile yürürlüğe 4., 7. ve 10. giren imza yetkileri aylarda) yönergesine ilişkin olarak işlemler yürütülmektedir.
5 2- RİSK VE DEĞERLENDİRME Standart Kamu İç kontrol standardı ve Genel Şartı Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları RDS1 gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, RDS 5.1 performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla İdareler, katılımcı yürütecekleri yöntemlerle program, stratejik faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans RDS 5.2 hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. RDS 5.3 RDS 5.4 İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Mevcut Durum Eylem RDS Öngörülen Eylem veya Eylemler performans planında öngörülen peryotlarda aylık veya 3 aylık dönemler ile yılsonunda yıllık faaliyet raporlarını TBB ve MHM'ye sunacaktır. Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç in aylık/3 aylık ve yıllık faaliyet raporları takip edildi. Tamamlanm a Tarihi Dönem ve yıllık dönem raporları. Açıklama 5393 sayılı Belediye Kanununun 41. maddesi gereği 5 yıllık dönemi kapsayan Stratejik Planını hazırlamıştır sayılı Belediye Kanununun 41. maddesi gereği her yıl bütçe görüşmelerinden önce yıllık Performans planını İdaremiz hazırlamaktadır. bütçesini mevcut şartlara göre revize etmekle birlikte, stratejik plan ve performans planına uygun olarak hazırlamaktadır. RDS dönem faaliyet raporlarında program dışı yapılan tüm iş ve işlemleri TBB ve MHM'ye gerekçeleri ile birlikte sunacaklardır. in aylık/3 aylık faaliyet raporları alındı Dönem raporları alındı. RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. RDS TBB her yıl İdarenin hedef ve uygulamalarına yönelik olarak ilke ve öncelikleri (İdari, mali ve Yatırım Programı) belirleyerek birimlere duyuracaktır. TBB Her yılın ilk ayı içinde. RDS 5.6 İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır sayılı Belediye Kanununun 41. maddesi gereği hazırlanan yıllık Performans planında belirlenmektedir.
6 RDS6 RDS 6.1 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi : İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. RDS RDS İdare yıllık amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemek üzere TBB başkanlığında, BMB, TBBY, MHM, İŞM, FİM'den RĠSK DEĞERLENDĠRME EKĠBĠ (RDE) oluşturacaktır. Risk Değerlendirme Ekibi her yıl, 3., 6. ve 9. aylarda mevcut durumu değerlendirerek, oluşan/oluşabilecek riskler ve bunlara karşı izlenecek yol haritasına ilişkin rapor hazırlayarak, BEM' ne sunacaktır. TBB RDE Risk Değerlendirme Ekibi oluşturuldu. Risk Değerlendirme raporu BEM' ne sunuldu aylık Dönem Raporları (3., 6. ve 9. aylar) RDS 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. RDS RDS belirlenen olası riskler ve muhtemel etkileri belirlenecek ve aynı raporla birlikte öngörülen yönetimlere sunulacaktır. RDE Risk Değerlendirme raporu BEM' ne sunuldu. 4 aylık Dönem Raporları (3., 6. ve 9. aylar) RDS 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. RDS Belirlenen riskler ve muhtemel etkilerine karşı öngörülen yol haritasına ilişkin eylem planı hazırlanarak öngörülen yönetimlere sunulacaktır. RDE Risk Değerlendirme raporu BEM' ne sunuldu. 5 aylık Dönem Raporları (3., 6. ve 9. aylar)
7 3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Kamu İç kontrol standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanm a Tarihi Açıklama KFS7 KFS 7.1 Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve KFS de belirlenen işlem akış süreçlerine uygun olarak yürütülen faaliyetlere ve bunların risklerine ilişkin olarak kontrol strateji ve yöntemleri oluşturularak formlar belirlenecektir. TBB ve tüm birimler. Kontrol Strateji ve yöntemleri belirlenerek formlar oluşturuldu KFS Harcama Süreci ve Mali Kontrol İşlemlerine ilişkin olarak işlem süreçlerinin belirlenerek oluşturulması ve birimlerde görevli personele eğitim verilmesi. MHM, DHM. Harcama süreci oluşturuldu ve Mali Kontrole ait eğitim verildi KFS 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. kısmen KFS Mali İşlemlerde özellikle ihale sürecindeki işlerde işlem öncesi kontrollere ilişkin (İhale evrakları ve ödenek) çalışmaların yapılması ve ilgili raporların işlem dosyalarına işlenmesi. MHM, DHM. İşlem öncesi kontroller yapıldı. Sürekli faaliyet. Tüm satın alma işlemleri yasal mevzuat çerçevesinde yapılmaktadır. KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. kısmen KFS Her Mali yıl sonunda Belediye varlıklarının kontrolü, sayım ve envanter tespit çalışması yapılacaktır. MHM, DHM. Envanter çalışması Her yıl Aralık ayı. tamamlandı KFS Her Mali yıl sonunda Belediye varlıklarının kontrolü, sayım ve envanter çalışması neticesinde varlık bilgileri nitelik, nicelik ve mali olarak güncellenecektir. MHM, DHM. Envanter bilgileri güncellendi. Her yıl Aralık ayı. KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. KFS8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine
8 KFS 8.1 KFS 8.2 KFS 8.3 KFS9 KFS 9.1 KFS 9.2 KFS10 KFS 10.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. kısmen kısmen kısmen Görevler Ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevli personel arasında paylaştırılmalıdır. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri Hiyerarşik Kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. kısmen KFS KFS KFS KFS KFS Harcama süreci ile ilgili olarak tüm birimlerin Harcama Yetkilileri ve Gerçekleştirme Görevlilerine, sürecin uygulanması ile ilgili olarak eğitim verilecektir. Tüm faaliyet ve prosedürler için prosedür dokümanları oluşturulacaktır. Tüm faaliyet ve prosedürler için oluşturulan prosedür dokümanları ile ilgili görevli personellere eğitim verilecektir de belirlenen işlem akış süreçlerine uygun olarak yürütülen faaliyetlerin karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü farklı personellerde olacak şekilde düzenlenecektir. Görevler ayrılığı ilkesinin uygulanamdığı uygulamalarda izlenecek yöntemlere ilişkin usul ve esaslar belirlenerek, birimlere tebliğ edilecektir. MHM TBB ve tüm birimler. TBB ve tüm birimler. Harcama Yetkilileri ve Gerçekleştirme Görevlilerine eğitimler verildi. Prosedür ve dokümanlar oluşturuldu. Her yıl Mart ayı Eğitim verildi Her aşamada görevli personeller belirlenerek, tebliğ yapıldı. Esaslar belirlenerek, tebliğler yapıldı Tüm iş ve işlemler yasal mevzuata uygun olarak hazırlanacaktır. Tüm iş ve işlemler yasal mevzuata uygun olarak yürütülmektedir. KFS 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Tüm iş ve işlemler yasal mevzuata uygun olarak yürütülmektedir. KFS11 KFS 11.1 Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. KFS her yıl Ocak ayında personellerin yıl içinde kullanacakları izinlere ilişkin olarak izin takvimi oluşturacaktır. İzin takvimi hazırlanarak ' NE sunuldu
9 KFS Hizmetlerin aksamaması ve sürekliliğinin sağlanması için, işlemleri yürütecek personeller ile yedekleri belirlenerek birim içinde gerekli eğitimler verilecektir. Tüm İzinli personellerin görevlerini yürütecek personeller belirlenerek 'e bildirildi KFS Hizmetlerin aksamaması ve sürekliliğinin sağlanması için, ihtiyaç duyulan personellerin temini kpss veya sözleşmeli olarak karşılanmasına öncelik verilecektir. TBB ve KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. KFS kapsamında belirlenecektir. KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. KFS Görevden ayrılan ve yerine bakan vekil personeller görev teslimlerinde tamamlanan, işlemleri süren ve planlanan işlere/çalışmalara ilişkin olarak yazılı rapor ve belgelerle görevlerini devretmelidir. (Bu belgelerde birim yetkilisinin onayı olmalıdır) Tüm Sürekli KFS12 KFS 12.1 KFS 12.2 KFS 12.3 Bilgi Sistemleri Kontrolleri : İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmalarını geliştirmelidirler. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. KFS Bilgi sistemlerini çalışma usul ve esasları belirlenecektir. TBB ve BİM BİM çalışma usul ve esasları belirlendi. Bilgi sistemleri veri girişi ve yetkilendirmeler KFS kapsamında düzenlendi Bilgi sistemleri veri girişi ve yetkilendirmeler KFS kapsamında düzenlendi
10 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Standart Kamu İç kontrol standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanm a Tarihi Açıklama BĠS13 Bilgi ve Ġletişim : İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS 13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. kısmen Yönetim Bilgi Sistemindeki formlar KOS eylemiyle birlikte hazırlanacaktır. BİS 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. kısmen Yönetim Bilgi Sistemindeki formlar KOS eylemiyle birlikte hazırlanacaktır. BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. kısmen Yönetim Bilgi Sistemindeki formlar KOS eylemiyle birlikte hazırlanacaktır. BİS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. kısmen Yönetim Bilgi Sistemindeki formlar KOS eylemiyle birlikte hazırlanacaktır. BİS 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. kısmen BİS Yönetim Bilgi Sistemindeki formlar KOS eylemiyle birlikte hazırlanacaktır. BİS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. kısmen Yönetim Bilgi Sistemindeki formlar KOS eylemiyle birlikte hazırlanacaktır. BİS 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. kısmen Yönetim Bilgi Sistemindeki formlar KOS eylemiyle birlikte hazırlanacaktır. BĠS14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.
11 BİS 14.1 BİS 14.2 BİS 14.3 BİS 14.4 BĠS15 BİS 15.1 İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. BİS BİS BİS BİS Yeni mali yıl Kurumsal Performans Prgramı ve İş Programı hazırlanarak ilan edilecektir. Belediye bütçesi ilk altı aylık sonuçları ve ikinci altı ay bütçe beklentileri hazırlanarak ilan edilecektir.. Belediye personellerine dönemsel ve yıllık faaliyet raporunun hazırlanması eğitimi verilecektir. Yazışma kuralları, kayıt ve dosyalama sistemleri ile ilgili olarak personellere eğitim verilecektir. TBB ve MHM Kurumsal Performans Planı ve İş Programı hazırlandı ve ilan edildi. Her yıl 30 Aralık Bütçe uygulamaları ve beklentiler Her yıl 20 Haziran hazırlandı ve duyuruldu. Önceki yıl faaliyet raporu ve değerlendirmesi hazırlandı. Her yıl Nisan Ayı Meclis Toplantısı TBB ve MHM Eğitim verildi YİM Eğtimler verildi. Her yıl Nisan ayı sayılı Belediye Kanununun 56. maddesi uyarınca Faaliyet Raporu hazırlanarak kamuoyuna duyurulacaktır. BİS 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. BİS 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır.
12 BİS 15.5 BİS 15.6 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. BĠS16 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri ve yasal mevzuat hakkında personele eğitim verilecektir. TBB, HİM ve. Eğitimler verildi. Her yıl Mayıs ayı. BİS 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.
13 5- İZLEME Standart Kamu İç kontrol standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanm a Tarihi Açıklama BĠS17 Ġç kontrolün değerlendirilmesi:idareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. BİS 17.1 İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. BİS TBB başkanlığında BM Başkanı, TBBY, MHM, İŞM, ÇKKM, ZM, FİM, DHM, PPM'den oluşan İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME EKİBİ (İKİYE) oluşturulacaktır. TBB İKİYE oluşturuldu BİS 17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. BİS İç Yönetim İzleme ve Yönlendirme Ekibinin çalışma esasları belirlenecektir. TBB İKİYE çalışma esasları belirlendi BİS 17.3 İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. BİS BİS 17.4 BİS 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. BİS BİS BĠS18 Ġç denetim:idareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. BİS 18.1 İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. BİS 18.2 İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir.
14 KISALTMALAR TBB/BB TUŞBA BELEDİYE BAŞKANI BMB BELEDİYE MECLİSİ BAŞKANI BBY/TBBY TUŞBA BEL. BAŞKAN YARDIMCISI/YARDIMCILARI İNSAN KAY. VE EĞİTİM MÜDÜRÜ/MÜDÜRLÜĞÜ MHM MALİ HİZMETLER MÜDÜRÜ/MÜDÜRLÜĞÜ DHM DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRÜ/MÜDÜRLÜĞÜ FİM FEN İŞLERİ MÜDÜRÜ/MÜDÜRLÜĞÜ ZM ZABITA MÜDÜRÜ/MÜDÜRLÜĞÜ TİM TEMİZLİK İŞLERİ MÜDÜRÜ/MÜDÜRLÜĞÜ PPM PLAN VE PROJE MÜDÜRÜ/MÜDÜRLÜĞÜ ÇKKM ÇEVRE KORUMA VE KONTROL MÜDÜRÜ/MÜDÜRLÜĞÜ İŞM İMAR VE ŞEHİRCİLİK MÜDÜRÜ/MÜDÜRLÜĞÜ BYHİM BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRÜ/MÜDÜRLÜĞÜ YİZ YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ/MÜDÜRLÜĞÜ BİM BİLGİ İŞLEM MÜDÜRÜ/MÜDÜRLÜĞÜ
ERCIİYES UÜ NIİVERSIİTESIİ
ERCIİYES UÜ NIİVERSIİTESIİ İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI syf. 1 ERCİYES ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı KAYSERİ 2015 syf. 2 İÇİNDEKİLER
İÇ KONTROL ORGANİZASYON EL KİTABI
T.C CUMHURİYET ÜNİVERSİTE Sİ T.C. DIŞ İLİŞKİLER BİRİMİ ERASMUS+ KURUM KOORDİNATÖRLÜĞÜ İÇ KONTROL ORGANİZASYON EL KİTABI Hazırlayanlar Doç. Dr. Dursun Ali AYKIT Ofis Birim Personeli Yasemin KAN Ofis Birim
İSTANBUL TEKNİK ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL EYLEM PLANI 1- KONTROL ORTAMI Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri Yapılacak