Arşiv Hizmetleri Yönergesi
ARŞİV HİZMETLERİ VE YÖNERGESİ
ARŞİV HİZMETLERİ YÖNERGESİ
Tebliğler Dergisi'nde Yayım Tarihi ve Sayısı : 0810511995-2430
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Sorumluluk Amaç
Madde l - Bu Yönergenin amacı; Bakanlık merkez, taşra ve yurt dışı teşkilâtı ile bağlı kuruluşların merkez ve taşra teşkilâtında bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve millî menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usûl ve esasları düzenlemektir.
Madde 2- Bu Yönerge, Millî Eğitim Bakanlığının merkez, taşra ve yurt dışı teşkilâtı ile bağlı kuruluşların merkez ve taşra teşkilatlarındaki arşiv hizmetlerinin yürütülmesine dair hükümleri kapsar.
Madde 3- Bu Yönerge, 18 Mart 1990 gün ve 20465 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Millî Eğitim Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre hazırlanmıştır.
"Arşiv Malzemesi", Türk Devleti ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, birinci maddede belirtilen kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihî, siyasî, sosyal, kültürel, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet haklan ile Milletler arası haklan belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihî, hukukî, idarî, askerî, iktisadî, dinî, ilmî, edebî, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan aynca ait olduğu devrin ahlakî, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim,
plân, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,
"Arşivlik Malzeme", yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyalan, Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı Devlet ve Milletler arası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı Milletler arası anlaşmalar, kurulu kararlan, öğretim programlan, her türlü soruşturma ve dava dosyalan; teftiş, öğrenci, künye, sınıf geçme, tasdikname, diploma defterleri; okul ve kurum açma, kapama onaylan; öğrenci dosyalan, maaş bordrola-n gibi malzemeyi,
"Birim Arşivi", Bakanlık merkez, taşra ve yurt dışı teşkilâtı birimleri ile bağlı kuruluşların merkez ve taşra birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve birimlerde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı Ortaöğretim Genel Müdürlüğü Arşivi, Millî Eğitim Müdürlüğü Arşivi, Halk Eğitim Müdürlüğü Arşivi, resmî veya özel ilkokul, ortaokul, lise ve yurt müdürlüğü arşivi, Yurt Dışı Eğitim Müşavirliği Arşivi gibi arşivleri,
"Bakanlık Arşivi", Bakanlık merkez teşkilâtı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı arşivi,
Madde 5- Bu Yönergenin uygulama ve koordinasyonu için aşağıdaki birimler il-gilendirilmiştir.
a) Arşiv malzemesinin ve arşiv malzemesi haline gelen arşivlik malzemenin tespiti, korunması, hizmete sunulması, kayba uğramaması, ayıklama ve imhası ile ilgili olarak Millî Eğitim Bakanlığı İdarî ve Malî İşler Dairesi Başkanlığı yönergenin yürütülmesinden,
b) Merkez Birim amirlikleri, kendilerine bağlı merkez ve taşra teşkilâtlanndaki arşivlik malzemenin tespitinden, korunmasından, kayba uğramamasından ayıklama ve imhası ile ilgili olarak İdarî ve Malî İşler Dairesi Başkanlığına bildirilmesinden ve bu Daire Başkanlığı ile iş birliği ve takibinden,
c) Yurt dışı teşkilâtı ile bağlı kuruluşlann merkez ve taşra teşkilâtlan, işlemlerin ilgili kanun hükmünde kararname, yönetmelik ve yönerge esaslanna göre ve bunlara uygun olarak yürütülmesi ile takip ve kontrolünden sorumludurlar.
Malzemenin Bakanlık Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi Malzemenin
Bakanlık Arşivinde Saklama Süresi Malzemenin Bakanlık Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi
Madde 6- Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metodla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan aslî düzeni ile bırakmaktır.
Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.
Tasnif İşlemleri Şu Sırayı Takip Eder
a) Önce, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.
Ayırma işlemi, Bakanlığın genel idarî yapı şeması tespit edildikten sonra yapılır.
Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.
b) Bakanlık merkez, taşra ve yurt dışı teşkilâtı ile bağlı kuruluşların merkez ve taşra teşkilâtının kodlanarak, her birimin evrakının nereye yerleştirileceğinin bilinmesi gerekmektedir. Tasnif edildiği yerden alınan belgenin tekrar depodaki yerine konması için de öncelikle kurumun, alt birimlerin ve bağlı kuruluşlar ile yurt dışı teşkilâtı kodunun tespiti lâzımdır. Sadece kurum kodu yeterli olmamaktadır. Birimlerin, alt birimlerin, bağlı kuruluşların ve yurt dışı teşkilâtınında kodlanması gerekmektedir.
Teşkilât şemasına göre; Bakanlık merkez, bağlı kuruluşlar ve taşra teşkilâtının birim ve alt birimleri ile yurt dışı teşkilâtı birimlerinin Bakanlıkça tespit edilen kadroları esas alınarak kodlama işlemine geçilir. Evrak ve eklerine, aidiyeti ve bütünlüğü bozmayacak şekilde ayn ayn kod numaraları verilir.
Kodlama Esasları :
-Kurum kodu : Bakanlık, kurum ve kuruluşlar
-Birim kodu : Genel Müdürlük veya Müstakil Daire Başkanlığı
-Alt birim kodu : Daire Başkanlığı
-Hizmet birim kodu : Dosya tasnif numarası almamış belgelerden,
hizmetlerde farklılık varsa, bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer, dosya yönetmelikleri tatbik edilerek hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kod verme yoluna gidilmeyip, bu dosya numaralan aynen kullanılacaktır.
Kodların tespit edilmesinde ve uygulanmasında aşağıdaki esaslara uyulur:
1) Mümkün olduğu kadar fazla rakam (harf veya rakam-harf) kullanılmasından kaçınılır.
2) Yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdas edilirken, bunların eski kodlarla çakışmamasına dikkat edilir.
3) Evrak ve vesaikin eklerine de aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodlama, kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayn verilir. Bakanlık kodlama cetveli EK-1'dedir.
c) Ayırımı yapılan vesaik ve evrakdan, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir.
Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikden ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.
Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evrak l'den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.
d) Daha sonra, birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik, kendi içerisinde "gün, ay ve yıl" sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır.
1) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usûl uygulanır.
2) Üzerine yalnızca "ay"ı olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna toplu olarak konulur.
3) Eski harfli belgelerdeki Hicrî ve Rumî tarihler, Miladî tarihe çevrilerek alınır.
4) Bazı eski harfli evrak ve vesaikde, tarihler, "ay" olarak üç parçaya bölünerek, "Eyail", "Eyasit" ve "Eyahir" tabirleri ile kullanıldığından; "Eyail" yazılı olanlar, ait oldukları ayın 10. gününden sonraya "Eyasit" yazılı olanlar, ait oldukları ayın 20. gününden sonraya; "Eyahir" yazılı olanlar ise, ait oldukları ayın 30. gününden sonraya konulur.
Üzerinde gün ve ay olmayıp; sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur.
5) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.
e) Ayırma neticesinde, evrak ve vesaikin ait olduğu, kurumun daire başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikden yapılmış "Arşiv Yer
Damgası", (EK-2), evrakın arka yüzünün sol üst köşesine siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodlan, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.
"Kutu Numarası" bölümünde, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.
"Dosya Numarası" bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.
"Evrak Sıra Numarası" bölümüne ise her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evrak l 'den başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv Yer Damgası" aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır. Kodlamada, "Kutu Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.
f) Her bir dosya gömleği içerisinde, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir "Dosya Muhteviyatı Döküm Formu" (EK-3) konacaktır.
g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, "Evrak Sırası Numarası", hanesine, kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek-5) "Dosya Numarası", hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaralan ile aynca "İşlem Yılı" yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de kodlamanın "Dosya Sıra Numarası" dahil "İşlem Yılı" kaydedilir.
Aynca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibanyla kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, "İşlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısiyle kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaralan, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, "İşlem Yılı" hanesinin altında bu numaralann yer alacağı bir boş kısım bırakılır.
h) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir.
ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkanlıp fişlenir.
i) Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.
j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (EK-4) (veya Klasörlere) konmuş olarak, gerekli şartlan haiz arşiv depolannda ve madeni raflarda, tasnif plânına uygun olarak, bir yerleştirme plânı dahilinde yerleştirilir.
Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru devam eden bir sıra dahilinde yerleştirilir.
Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.
Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.
Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitdeki malzemenin (Film, fotoğraf, plâk, ses ve görüntü bandı, vb.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.
Malzemenin Bakanlık Arşivinde Saklama Süresi
Madde 7- Arşiv malzemesinin Bakanlık arşivinde bekletilme ve saklanma süreleri birim arşivindeki saklama sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır. Ancak, daha uzun süre saklanacak malzemeler Bakanlıkça tespit edilir. Bakanlık arşivinde saklama süreleri (EK-7) de gösterilmiştir.
İmha Edilecek Malzemenin Tespit Ölçüsü
Arşivlerden Yararlanma İmha Edilecek Malzemenin Tespit Ölçüsü
Madde 8- Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (Özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler), 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmeliğin 31. maddesinde sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, mevzuatın tayin ettiği zaman sının veya malzemede belirtilen süre içerisinde ayıklama ve imha işlemine tâbi tutulamazlar.
İmha Edilecek Malzeme
Madde 9- İmha edilecek malzeme, aşağıda gösterilmiştir.
1) Şekil ne olursa olsun, her çeşit tekit yazılan,
2) Elle-daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,
3) Resmî veya özel her çeşit zarflar (tarihi değeri olan hariç),
4) Adlî ve İdarî yargı organlan ile PTT ve diğer resmî kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı: tebliğ ve benzeri her çeşit kâğıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adî ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,
5) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları),
6) Aynı konuda bir defa yazılan yazılann her çeşit kopyalan ve çoğaltılmış örnekleri,
7) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,
8) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,
9) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,
10) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyalan, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,
11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak Örnekler dışındakilerin tamamı,
12) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan soncu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyalan,
13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyalan,
14) Çalışma raporlannın fazla kopyalan,
15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, emir, yazı ve benzerleri ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,
16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,
17) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler,
18) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işlem meyanmda, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,
19) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazılan, hasta sevk formlan,
20) İmtihan duyurulan, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan sonuç yazılan ve duyuru cetvelleri,
21) Görev talepleri ve cevap yazılan, işleme konmamış başvurular ve yazılar,
22) Daire arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,
23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazılan ve cevaplan,
25) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler,
26) Yukanda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukukî ve ilmî kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin,
İmhasına Bakanlık ve birimler bünyesinde kurulacak ve "Ayıklama İmha Komis-ybnlan'nca karar verilir.
Madde 10- Araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı gerçek ve tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi 12 Mayıs 1989 tarih ve 20163 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan "Devlet Arşivlerinde Araştırma ve İnceleme Yapmak İsteyen Türk ve Yabancı Uyruklu Gerçek ve Tüzel Kişilerin Tâbi Olacakları Esaslar" hükümlerine göre yapılır.
Madde 11- Bu Yönergede yer almayan hususlarda Millî Eğitim Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği hükümleri uygulanır.
Madde 12- Bu Yönerge yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Madde 13- Bu Yönerge hükümlerini Millî Eğitim Bakanı yürütür.