Destek Hizmetleri Müdürlüğü | T.C. Çayırova Belediye Başkanlığı
Yetkili Kişi: Destek Hizmetleri Müdürü Mustafa Hıraç
Bağlı Olunan Başkan Yardımcısı: Mustafa MALKOÇ (0 262 743 79 09 Dahili:1132)
Adres: Özgürlük Mahallesi Mehmet Akif Ersoy Cadddesi No:108 Çayırova Belediyesi Hizmet Binası Kat:1 Çayırova/KOCAELİ
Telefon: 0 262 743 79 09 Dahili: 1271
İDARİ İŞ VE İŞLEMLER BİRİMİ
İDARE AMİRİN GÖREVLERİ:
• Belediye’ye ait tüm bina ve tesislerin temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım, onarım ile güvenlik hizmetlerinin aksatılmaması için kontrol ve takip işlemlerini yaparak eksiklikleri gidermek.
• Belediye binasına vatandaş geliş gidişlerinin güvenlik personel vasıtasıyla sürekli denetimini sağlamak.
• Belediye binalarında bulunan çay ocaklarının aksaklıklarını gidermek ve temizlik ve hijyen kontrolünü sağlamak.
Belediye binalarının tüm tesisatlarının güvenli ve verimli çalışmasını sağlamak, her türlü bakımını ve onarımını yaptırmak.
• Belediye binasının asansörlerinin periyodik fenni muayenelerinin yapımını takip etmek.
• Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.
• Hizmetlerin aksamaması için gerekli yedek parça, malzeme ve bilgi akışını takip edilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak.
• Birim tarafından yapılamayan bakım ve onarım çalışmalarının dışarıda yapılması, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak.
• Bakım ve onarım hizmetlerinin azami verim, asgari fire ile eksiksiz ve zamanında gerçekleştirilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak.
• Ortak kullanılan Makine ve teçhizat arızalarının en kısa zamanda giderilmesini sağlamak.
• Sevk ve idaresindeki araçların en ekonomik şekilde kullanılması için gerekli tedbirleri almak, takip ve kontrol etmek.
• Müdürlüğün işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırmak üzere planlar yapmak.
• Çalıştırdıkları görevlilerin iş tariflerini ve performans kriterlerini hazırlayıp amirine teklif eder ve çalıştırdıkları görevlilerin, işbölümü esasları dâhilinde, sorumluluklarını belirler ve bu görevleri benimsetir.
• Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları sunar.
• Personelin çalışma şevkini kıran ve verimini düşüren faktörleri tespit ederek, kendi imkânları ile bertaraf edilebilecek veya düzeltilebilecek olanları halleder, üst kademelerce alınması gereken tedbirler için verim düşüşü veya başka menfi sonuçlar doğmadan amirine müracaat eder.
• Yapılmakta olan işleri zaman, miktar ve kalite açısından devamlı kontrol eder.
• Faaliyet sahası ile ilgili proje ve taslaklar hazırlayıp bunları uygulamaya geçirebilmek için üstlerin onayına sunar.
• Müdürlüğün kendisine verilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır.
İDARİ İŞLER BİRİMİNİN GÖREVLERİ
• Müdürlük hizmetleri ile ilgili kanunlar çerçevesinde hizmetleri zamanında ve usulüne uygun olarak yapılmasını sağlamak.
• Müdürün tayin edeceği konularda yönetime yardımcı olmak, önerilerde bulunmak. Verilen yetki çerçevesinde evrak havale etmek.
• Bağlı personelin iş ve işleyişlerindeki organizasyon ve koordinasyonu sağlamak.
• Sorumluluk alanındaki personelin çalışma esaslarını gözden geçirerek planlayıp programlayarak müdüre sunmak. Çalışmaların bu programlar uyarınca yürütülmesini takip edip denetlemek, müdüre bilgi vermek.
• Tüm işleri usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını, verilen görevlerin gereğine uygun olarak yerine getirilmesini temin etmek.
• Kendisine bağlı personellerin arasında iş ilişkisini kurmak, iş birliği ve koordinasyondaki aksaklıkları giderici tedbirler almak ve uygulanmasını sağlamak.
• Sorumlu personellere müdürün emir, talimat ve isteklerini aktarmak.
• Müdürlük dışı birimlerde iş birliği ve koordinasyonu sağlamak.
• Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için müdüriyet makamına önerilerde bulunmak.
• Birim yazışmalarında paraf ve müdürce uygun görülen imza yetkisini kullanmak.
• Merkez yazışmaları takip etmek.
• Kendisine bağlı bulunan personelin mesai dâhilinde iş başında olup olmadıklarını takip edip, müdürlüğe rapor etmek.
• Müdürlük tarafından verilen diğer yetkileri kullanmak.
• Kamu ihale Kurumunun belirlediği senelik limitler çerçevesinde harcama birim Müdürlüklerinden gelen talepleri; Limit içinde ise piyasa araştırması yaparak 4734 sayılı Kanununun Doğrudan Temin Usulü ile temin etmek ve satın alınan mal ve hizmetlerin faturalarının tahakkuklarını hazırlayarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne teslim edilmesini sağmak, Limit üzerinde ise İhale yolu ile teminini sağlamak.
• Belediyenin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmet alımlarına ilişkin işlemleri; yürütmek ve temin etmek, Belediyenin ve müdürlüklerin ihtiyaçlarını temin etmek.
• Satın alınacak, üretilecek ve tamir ettirilecek tüm malzemeler için gerekli idari ve teknik şartnameyi kullanan veya talep eden birimlere hazırlatarak; teknik şartnameye göre alım yapmak.
• Mali Yılbaşında ilgili birimlerce talep edilen veya senesi içerisinde yeniden gereksinim duyulan mal ve hizmetleri İç ve Dış Piyasalardan mevcut yasa ve yönetmelikler dahilinde temin etmek.
• Müdürlüklerden gelen ihtiyaç taleplerini cins,miktar,vasıf ve kapasite yönünden kontrole tabi tutmak.
• Tahmini bedel tespiti yapmak ve teklif almak.
• Yurt içi ve yurt dışı ilanlar yapmak.
• Tespit edilen tahmini bedelleri ve alınan teklifleri İdari ve Teknik Şartnameleri dahilinde tetkik ve karşılaştırarak elde edilen neticeyi gerekli evrak ve dokümanlarla birlikte ihale komisyonuna arz etmek.
• İhale Kararının kesinleşmesinden sonra ilgili firmalara tebligat yapmak, sözleşmeler hazırlamak ve sonuçlarını talep etmek.
• İhale öncesi,ihale anı ve ihale sonrasına ait iş ve yazışmaları doğru ve zamanında yapmak ve/veya yaptırmak.
• İlgili birimlerin talepleri doğrultusunda teknik ve idari şartnameler, ihale ilanı, ihaleyi gerçekleştirecek yazışmaları ve ihale sonrası işlemleri neticelendirmek.
• Gerekli ödeme evrakını hazırlayarak Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne göndermek.
• Alımların doğru ve zamanında yapılabilmesi için ilgili kanun, tüzük, yönetmelik ve tebliğleri günlük takip etmek ve piyasa hakkında bilgiye sahip olmak için her açıdan gelişmeleri takip etmek.
• Gerek dış piyasadan ve gerekse iç piyasadan temin edilen malzemenin teknik şartnameler uyarınca muayene ve kabul komisyonları ile muayenelerini yaptırmak ve bedellerinin ödenmesi için ilgili birimlere tahakkuklarını yaptırmak.
• Birimin hizmet alanına giren çalışmaları zamanında tamamlamak.
Fatura Tahakkuk Servisi
• Müdürlüğümüz ve diğer müdürlüklerin İhtiyaç duyulan mal ve hizmet alımı ile yapım işlerine ait taleplerin kabul edilmesi ve evrak kayıt işlemlerinin yapılması.
• Bütçe ve ödenek kontrol işlemleri.
• Mal Hizmet ve Yapım işi için piyasa fiyat araştırması yapılacak olan personelin görevlendirilmesi.
• İstenilen mal ve hizmet alımı ile yapım işlerine ait yaklaşık maliyet araştırması için satınalma tarafından firmalar ile yapılan görüşmeler sonucunda servisimize gelen tekliflerin kontroller işlemlerini yapmak.
• 4734 sayılı kanunda yer alan eşik değerler ve parasal limitlerin kontrolünün yapılarak limiti aşmayan değerler için doğrudan temin sürecini başlatmak.
• Alınan Teklifler sonucunda piyasa fiyat araştırması tutanağı hazırlanır.
• Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli düzenlenir.
• Onay Belgesi düzenlenir.
• Gerekli görüldüğü halde firmayla sözleşme yapılarak imza işlemleri yapılır.
• En uygun teklifi veren firmadan alınan malzemelerin muayene kabul tutanağı hazırlanır.
• Taşınır işlem Giriş-Çıkış Fişinin Düzenlenmesi. Zimmetli olan malların Zimmet Fişinin düzenlenmesi. Müdürlük talepleri doğrultusunda alınan malzemelerin ambarlararası tif çıkış belgelerinin düzenlenmesi.
• Ödeme belgesi düzenlenerek ekli kanıtlayıcı belgeler ekinde Mali Hizmetler Müdürlüğüne zimmetle teslimi yapmak.
• Belediyemize ait Elektrik, Su, Doğalgaz faturalarının ödeme emri belgelerinin düzenlenerek Mali Hizmetler Müdürlüğüne zimmetle teslim yapmak.
• Doğrudan temin ile yapılan Mal, Hizmet, Yapım işlerine ait fatura tutarlarının EKAP’a giriş işlemlerinin yapılması.
• Müdürlüğün ihtiyacı olan satın alma veya bağış yoluyla alınan demirbaşların kayıt altına alınması kullanım süresi dolan demirbaşların kayıtlardan düşülerek ambara hurda olarak teslimini sağlamak.
TEMİZLİK HİZMETLERİ BİRİMİ:
Temizlik Elemanının Görev, Yetki ve Sorumlulukları;
• Müdürlük hizmet binası, faaliyet merkezleri ve diğer hizmet veren yerlerin temizliğini yapmak.
• Günlük, haftalık, aylık olarak genel temizlik yapmak.
• Ofis temizliğine özen göstermek.
• Belediye Hizmet Binasının ve bağlı bulunan dış hizmet binalarının temizlik hizmetlerini yürütmek, sağlıklı-temiz çalışma ortamı temin etmek.
• Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek.
GÜVENLİK HİZMETLERİ BİRİMİ:
• İç güvenliği ile gündüz ve gece güvenliğini disiplinli bir şekilde planlamak ve düzenlemek.
• Güvenlik görevlerinin nöbet çizelgelerini hazırlamak.
• Güvenlik personelini gece nöbeti esnasında ani denetimini yapmak.
• Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmektir.
• Belediyenin sabotaj, yangın, hırsızlık, soygun, yağma, yıkma; belediyede bulunanları zorla işten alıkoyma sağlıklarını ve vücut bütünlüklerini tehdit ve tehlikelere karşı korumak.
• Belediyeye giriş ve çıkışları ve gerektiğinde kimlik kontrolü yapmak, girilmesi izne bağlı olan yerlere görevli ve yetkili olmayanların girmesini engellemek.
• Görev alanı içinde işlenmiş veya işlenmekte olan suçları, genel kolluk kuvvetlerine bildirmek; kolluk kuvvetleri gelinceye kadar sanıkları yakalamak ve gözaltına almak.
• Marangoz atölyesi olarak Belediye birimlerinin ihtiyacı olan masa dolap vb. işler atölye personelleri tarafından yapılmaktadır. Ayrıca İlçemiz sınırları içerisinde bulunan Kamu kurum ve kuruluşları dini tesislerin ayrıca ilçemiz sınırları dahilinde yangın, sel vb. olaylardan dolayı mağdur olan vatandaşların ihtiyacı olan malzemeler gerekli yasal prosedürler yapıldıktan sonra imkanlar ölçüsü dâhilinde Marangoz atölyesinde yapılmaktadır.
Mâlî Hizmetler Müdürlüğü
Yetkinlik Bazlı Performans Değerlendirme Yönergesi