Ürün ya da hizmet çıktısı sağlayan kuruluş belirli süreçlerle sistemini yönetmek ve sürdürmek ister. Bu istekler, mevcut süreç yönetimi olgusunu proje bazlı düşünerek yönetmek, problemleri çözmek, süreci iyileştirmek vb. gibi fikirler ile ortaya çıkar. Başlangıçta bu proje fikrinin pozitif ve negatif yönleri ele alınması kuruluşa fayda sağlayacağından değerlendirmenin iyi bir şekilde yapılması gerekir.
Projenin onay merciinde olan süreç lideri yada liderler yapılacak projenin gerçekten gerekli olduğuna ve proje ile somut sonuçların elde edileceğine karar vermeleri gerekmektedir.
Fikir sahibi(leri), projenin kuruluşa yada sürece yapacağı katkıyı, projeden beklenen sonuçları ve proje basamakları süreçlerini açık, net ve detaylı bir şekilde oluşturarak ilgili liderin(lerin) önüne talep raporu şeklinde koymalıdır. Bu rapor mümkünse fizibiliteyi veya proje yatırımının geri dönüş hesaplarını da içermelidir. Proje değerlendirmesi proje sahibi(leri) ve lider(ler) ile kaynakların kullanımı ve kaynak gereksinimleri de ortaya konularak nihai talebin karşılanıp karşılanmayacağı kararı ile neticelendirilmelidir.
Genel olarak anlattığımız süreçler 4 aşamada gerçekleştirilmektedir.
Nedir bu proje yönetim aşamaları ?
Proje talebi, talep onayı verecek lider(ler) tarafından incelenmeli ve proje yönetim süreci için bir yapılabilirlik tasarımı gerçekleştirmelidir.
Yapılabilirlik tasarımında ulaşmak istenen amaç ve hedeflere uygun tanımının yapılması gerekir.
Tasarım ve mevcut kaynakların uygunluk değerlendirmesi yapılarak sürece yönelik ilk aşama tasarım projesinin planı oluşturulmalıdır.
Diğer bir adım da kaynak kullanımı kanalizasyonu ve kullanım şekli, proje termin planı, etkileşim veya entegrasyon parametreleri tespit edilmelidir.
Projenin görev ve zaman etkileşimi analiz edilmeli, termin planı, kaynaklar, riskler ve değerlendirmeleri, kontrol, izleme yöntemleri ve ölçüm kriterleri proje planında verilmelidir. Bu plan ile maliyet öngörüsü ortaya konarak projenin bütçesi şekillendirilmelidir.
Geliştirme aşaması uygulama ve faaliyetler ile ilgili olduğu için projede görev alacak ekip belirlenerek bu aşamaya start verilmelidir.
Ekibin görev, yetki, sorumlulukları, iletişim ve kaynak kullanımının nasıl yapacağı, denetim ve izleme kuralları belirlenmeli, projenin amacı, kaynakları, riskleri hakkında bilgilendirme yapılmalıdır.
Tasarım planının gerektiği gibi uygulanması, kaynakların verimli, etkin kullanılması, elde edilecek hedeflerin tasarım proje talebini karşılayacak yapıda olması için gayret gösterilmelidir. Ekibin ve üstlenilen görevlerin, uygun iletişimin ve proje plan parametrelerinin kontrolü, izlenmesi, entegrasyonu ve koordinasyonun eksiz yapılması takip edilerekg özetim altında tutulmalıdır.
Plan ve proje uygulama verileri takibi ve karşılaştırmaları yapılmalı ve bu faaliyetler belirli aralıklarla raporlanmalıdır. Projede aksaklıklar yaşanmaması ve projenin amaç ve hedeflere uygun yürütülmesi için gerekli faaliyetlerle, müdahale, değişiklik vb. gereklilikler yapılmalıdır.
Analiz aşamasında proje talebi, tasarımı ve plan gereksinimlerinin uygunluğu karşılayıp karşılamadığı ölçüm ve analizleri yapılmalıdır.
Termin planı ile projenin ilerleme durumu arasındaki sapmalar, amaç ve hedef uygunluğu performans ölçümü olarak ortaya konmalıdır.
Projenin hedeflediği tasarım, geliştirme ve uygulama sürecinin gerçekleşme ölçümü yapılarak analiz edilmelidir.
Proje yönetim sürecinde, faaliyetler ile uygulama kriterlerinin örtüşmesi sağlanmalıdır.
Analiz ve kontroller, proje planında belirlenmiş olan noktalarda yapılmalı ve planda belirlenmiş analiz ve ölçüm kriterleri gerektiği gibi uygulanmalıdır.
Değerlendirme aşamasında proje süreci amaç ve hedeflerin önünde giden projeler muhtemel fazla kaynak tüketimi açısından, amaç ve hedeflerin gerisinde kalan projeler ise kötü yönetim veya kaynak eksikliği açısından gözden geçirilmelidir. Yapılan değerlendirmeler proje ekibiyle ve onay mekanizması ile paylaşılmalıdır. Tasarım, geliştirme ve analiz aşamaları tamamlandıktan sonra proje sahibinin sonucu onaylaması gerekmektedir. Bu onay için performans, analiz, ölçüm ve kontrol sonuçları dikkate alınmalıdır.
Elde edilen tecrübeler yine bu sürecin iyileştirilmesi yada başka süreçler içinde girdi olarak sağlanmalıdır.