Download "Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne gelen yazılar zimmet işlemiyle teslim alınır. Evrak kayıt girişi yapılır."
Nilüfer Müge Meric
1 T.C. BİNGÖL ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER MYO İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ YAZI İŞLERİ Gelen Evrak Süreci Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne gelen yazılar zimmet işlemiyle teslim alınır. Evrak kayıt girişi yapılır. Ekleri kontrol edilip, MYO Müdürlüğüne sunulmak üzere MYO Sekreterliğine iletilir. Gelen yazı MYO Sekreterliğe tarafından ilgili birime havale notu ile MYO Müdürlüğüne sunulur. 4 Cevap yazılacaksa giden evrak süreci başlar. Cevap yazılmayacak ise ilgili birimlere dağıtımı yapılır, evrak dosyalanır.
2 YAZI İŞLERİ-Giden Yazıların Hazırlanışı, İlgili Birimlere Dağıtımı Süreci MYO Müdürünün talimatı üzerine yazı hazırlanır ve paraflanır. MYO Sekreterinin onayına sunulur. MYO Sekreteri tarafından yazı ve ekleri kontrol edilerek paraflanır. MYO Müdürlük Makamına imzaya sunulur. MYO Müdürlüğü Makamınca onaylanan yazıya sayı verilerek ekleri ile birlikte (paraflı nüshası dosyalanarak) ilgili birimlere gönderilir. YAZI İŞLERİ-MYO Yönetim Kurulu ve MYO Kurulu Kararları Kurul Başkanı (MYO Müdürü) tarafından gündem konuları belirlenir. Gündem konularını içerir davet yazıları kurul üyelerine tebliğ edilir. Toplantı dosyası hazırlanır.
3 4 Kurul kararları alınır. Kurul Raportörü MYO Sekreteri tarafından tutanaklar yazılır. İlgili birimlere kurul kararları bildirilerek kayıt defterine işlenir. YAZI İŞLERİ-Personel Özlük İşlemi Süreci İdari ve akademik personelin Personel Daire Başkanlığı nca atamasının yapılması, Ataması yapılan idari ve akademik personelin göreve başlama yazısı ve istenilen evraklar hazırlanarak Personel Daire Başkanlığı na bildirilmek üzere Rektörlük Makamına sunulur. Personel Daire Başkanlığı tarafından yazılı gönderilen terfi yazısı yazılan idari ve akademik personele bilgilendirme yapılır ve evrak ilgili dosyaya kaldırılır.
4 YAZI İŞLERİ-İzin Alma Süreci Personelin mazeret,senelik, sağlık izni için form doldurur. İzin formu ile akademik personel kendi bölüm başkanlığına, İdari personel MYO Sekreterliğine başvuruda bulunur. İzin alma isteği uygun bulunmuş ise, izin formu MYO Müdürlüğüne iletilir. MYO Müdürlüğü tarafından izin uygun bulunuyorsa, izin formu onaylanır. Onay formu ilgili personele iletilir. ÖĞRENCİ İŞLERİ ÖĞRENCİ İŞLERİ-Yeni Kayıt- ÖSYS Süreci Sınav Sonuçlarına Göre Yerleştirilen Öğrencilere Kayıt tarihi, kayıt süresi ve gerekli belgeler Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı nca duyurulur. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı nca Sınav Sonuçlarına Göre Yerleştirilen Öğrencilerin Bilgileri Sisteme girilir. Öğrenci bilgilerinin çıktısı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'nca MYO Müdürlüğüne gönderilir. 4
5 Aday bizzat kendisi gerekli belgeler ve harç makbuzu ile (ikinci öğretim öğrenci) kayıt bürosuna gelir. Öğrenci Bilgi Formunu ve diğer belgeleri Öğrenci işlerine teslim eder. Kaydı yapılarak sisteme tüm bilgileri girilir. Öğrencinin kaydı yapılır. Öğrenci Belgesi verilir. ÖĞRENCİ İŞLERİ-Kayıt Dondurma Süreci Öğrenci kayıt dondurma talebini içeren dilekçesini ders seçme ve kayıt haftasının ilk gününden başlayarak hafta içerisinde MYO Müdürlüğüne iletir. Ani hastalıklar ve beklenmedik durumlar dışında bu süreler bitikten sonra yapılan başvurular kabul edilmez. MYO Yönetim Kurulu, haklı ve geçerli nedenler kapsamında dilekçeyi inceler. Sonuç yönetim kurulu kararıyla açıklanır. Her yarıyıl için ayrı ayrı karar alınır. Kayıt dondurma talebi sonucu öğrenciye ve bölüme bildirilir. Kredi alıyorsa Kredi Yurtlar Kurumuna bildirilir. 4 Öğrencinin kayıt dondurma işleminin sisteme girilmesi.
6 ÖĞRENCİ İŞLERİ-Derse Yazılma ve Kayıt Yenileme Süreci Kayıt çıktısını nüsha olarak ilgili danışman çıktı alarak üç nüshayıda öğrenciye imzalatır. bir nüshası öğrencide kalır. ikinci nüshası öğrenci işleri birimine öğrencinin dosyasına takılmak üzere verir. üçüncü nüshası danışman hocada kalır. Yeni kayıt yaptıran öğrenciler hariç diğer tüm öğrenciler akademik takvimde belirtilen süreler içerisinde katkı payı ve diğer ücretleri öder, İnternet üzerinden ÖBS nden kayıtlarını yeniler, (yeni bir derse kayıt yaptırabilir, gördüğü bir dersi bırakabilir, ancak başarısız olduğu dersi almak zorundadır.) Katkı payını yatırdığı halde özrü nedeniyle süresi içinde kaydını yaptıramayanlar, yarıyılın. haftası sonuna kadar Öğrenci İşlerine bir dilekçe ile başvurur. 4 Talebi Yönetim Kurulu nca kabul edilen öğrenciler, ders kayıtlarının ilgili Yönetim Kurulu Kararını izleyen haftanın son mesai saatine kadar yaptırmak zorundadır. Akademik takvimde belirtilen süreler içerisinde kaydını yenilemeyen öğrenci o yarıyılda ders ve sınavlara giremezler. 6
7 ÖĞRENCİ İŞLERİ - Üniversite Dışından Yatay Geçiş Süreci Duyuru ve ilanlara göre gerekli başvuru koşulları ve tarihleri takip edilir Tüm başvurular yatay geçiş komisyonunca not ortalamalarına göre yüksekten düşüğe doğru sıralanır. Asil ve yedek adaylar belirlenir Yönelim Kurulunda görüşüldükten sonra MYO Müdürlüğünce ilan edilir. Kayıt olan öğrencilerin üniversitelerine bildirilerek kayıt dosyaları islenir. Sonuçlara göre İlgili Bölüm Başkanlıklarınca öğrencilerin intibakları yapılarak intibakları ve ders transfer formları istenir. Transkripte, ÖBS sisteminde Ders Transfer Formu işlenir. ÖĞRENCİ İŞLERİ-Ders Muafiyet Süreci Eğitim-Öğretim Yılının ilk haftası içinde öğrencinin başvurusu Başvuruların intibak Bölüm Başkanlıklarına sunulması Bölüm Başkanlıklarının inceleme süreci Bölüm başkanlıklarınca incelenen başvuruların Yönetim Kurulunda görüşülmek üzere MYO Müdürlüğüne sunması, Yönetim Kurulu işlemlerinin yapılması Yönetim Kurulu Süreci Öğrenci belgelerinin kontrol edilerek derslerin kaydedilmesi 7
8 ÖĞRENCİ ISLERI-Sınav ve Ders Programlarının Yapılması Öğrenci İşleri MYO Sektreterliği Onayı Öğretim Birimi Yönetim Kurulu Yönetim Kurulu Süreci Panolarda İlan Edilmesi Dersi veren Öğr. Elemanlarının ve Derslerin Öğrenci Bilgi Sistemine Girilmesi Arşivleme 8
9 ÖĞRENCİ İŞLERİ-Mazeret Sınavı Süreci Mazeret sınavı ara sınavlar için geçerlidir. Hastalık nedeniyle sınava giremeyen öğrenciler durumlarını sağlık raporu ile belgeleyen öğrenciler, Türkiye yi ve Üniversiteyi temsil etmek üzere görevli olan öğrenciler,. dereceye kadar yakınlarının ölümü doğal afet ve benzeri durumlarda mazeretlerini belgeleyen öğrenciler, 4 Belgeler düzenlenme tarihinden gün içerisinde öğrenci işlerine sunulur. Süresi geçerse başvuru kabul edilmez. Mazeret sınavına girmek istediklerini belirten dilekçeleri ile birlikte süresi geçmemiş gerekçeli raporlarını MYO Müdürlüğüne iletirler. Yönetim Kurulu Kararı ile uygun bulunanlar mazeret sınavına girme hakkı kazanır. Yönetim Kurulu Kararı öğrenciye ve ilgili dersin öğretim elemanına bildirilir. 6 Ara sınav için mazeret sınavı yarıyılın son haftasında, yarıyıl sonu mazeret sınavı ise tek ders sınavı haftasında yapılır. Sınav tarih ve saatleri MYO Müdürlüğünce ilan edilir. Öğretim elemanı, mazeret sınavını yapar ve sonuçları ÖBS sistemine girer. Sonuç çıktısını ve sınav evrakını Öğrenci İşlerine teslim eder. 9
10 ÖĞRENCİ İŞLERİ Mezuniyet Süreci (Ön Lisans Diploması) Eğitim öğretim dönemini tamamlamış, stajını bitirmiş öğrencilerin durumları; mezun olma koşullarını sağlayıp sağlamadığı kontrol edilir Öğrencinin mezuniyet tarihi, sorumlu olduğu tüm eğitim öğretim çalışmaları kapsamında başarılı olduğu son sınav yada tekinlik tarihini izleyen ilgili yönetim kurulu karar tarihidir. Eğer koşullar sağlanıyorsa, onay verilir ve ÖBS sisteminden mezun edilir. 4 Geçici Mezuniyet hazırlanır. Geçici Mezuniyet onaylatılır. Mezun ilişik kesme süreci işler. Lise diplomasının arkasına kayıt silme işlemi yapılarak fotokopisi alınır. Aslı öğrenciye verilir. 6 Ön lisans diploması ve diploma eki fotokopisi alınarak aslı öğrenciye verilir. Onaylı transkript öğrenciye verilir. 0
11 MUHASEBE MUHASEBE TAHAKKUK-Maaş Ödenmesi Süreci İlgili aya ait, personelin derece, kademe, kıdem v.b. terfi değişiklikleri, yabancı dil puanı, aile yardımı için eşin çalışıp çalışmadığı, çocuk yardımı için yaş bilgileri v.b. değişiklikler güncellenir. Nakil giden veya ücretsiz izne ayrılanların da say000i sisteminden çıkışı yapılarak güncelleme işlemi tamamlanır. Kesintiler (icra, sendika, emekli borçlanması, eczane, kira, kefalet, zam ve tazminat ödemelerinde 67 sayılı Kanunun.maddesine göre 7 günü aşan hastalık izin süreleri v.b) girilerek hesaplama işlemi gerçekleştirilir. Daire Başkanlığı aracılığıyla Say000i sisteminden bordro dökümü alınır. Ödeme emri belgesi e-bütçe sisteminden düzenlenir. Gerekli belgeler eklenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir. Hata varsa harcama birimine geri dönülür. Hata yoksa bir sonraki adımla işlemler devam eder 4 Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür. " şerhi düşülerek imzalanır ve eki belgelerle birlikte harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.
12 MUHASEBE TAHAKKUK-Ek Çalışma Karşılıkları Ödenmesi Süreci Akademik takvime uygun olarak dönem başında, MYO Müdürlüğü tarafından verilecek dersler ve bu dersleri verecek öğretim elemanları belirlenir. Belirlenen dersi verecek öğretim elemanı birimde yoksa 47 sayılı Kanunun ilgili maddeleri uyarınca diğer birimlerden görevlendirme istenir Diğer birimler tarafından uygun görülen görevlendirmeler, öğretim elemanının kendi biriminde verdiği dersler ve varsa başka birimlerde verdiği dersler detaylı olarak listelenir ve ilgili birime gönderilir Ders yükü dağılımı harcama birimi Yönetim Kurulunda görüşülüp karara bağlanır. ilgili aya ait fiilen yapılan derslerden zorunlu ders yükü düşülüp geriye kalan ders yüklerinden ek ders ücret çizelgesi hazırlanır. 4 6 Hazırlanan çizelge YÖK tarafından belirlenen Ders Yükü Tespitinde Uyulacak Esaslara ve diğer ilgili mevzuata uygunluğu yönünden kontrol edilir. Bu çizelgeye göre çeşitli ödemeler bordrosu ve banka listesi düzenlenir. Ödeme emri belgesi e-bütçe sisteminden düzenlenir. Gerekli belgeler eklenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir. Hata varsa harcama birimine geri dönülür. Yoksa bir sonraki adımla devam edilir. Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve eki belgelerle birlikte harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.
13 MUHASEBE-Ek Ders Puantajı Yapılması Öğretim üyelerinin ek dersleri hesaplanması Aylık ek ders puantajlarının hazırlanması Bölüm Başkanının İncelemesi ve Onayı Arşivleme MUHASEBE TAHAKKUK- Yolluk Ödenmesi Süreci Yurtiçi ve yurtdışı sürekli görev yolluklarında; atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı, Yurtiçi/Yurtdışı Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi Personel nakil bildirimi ödeme belgesine bağlanır. Yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluklarında; Görevlendirme yazısı (Rektörlük oluru) veya harcama talimatı, Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi,
14 4 Varsa yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura ödeme belgesine bağlanır. Yurtdışı geçici görevlerde yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin faturanın dairesince onaylanmış tercümelerinin de ödeme belgesine bağlanması gerekir. 6 Yolluk bildirimleri ödeme emri belgesine bağlanmadan önce bildirim sahibi ve birim yetkilisi tarafından imzalanır. Ödeme emri belgesi ve eki belgeler düzenlenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir. SATINALMA SATINALMA -Malzeme Satın Alım Süreci İlgili İstek Birimince Malzeme İsteği formu doldurularak MYO Müdürlüğüne gönderilir. Onay verilen mal ve malzemeler için, yüksek bütçe gerektiriyor ise ihale, gerektirmiyor ise teklif yolu ile satın alma süreci işler. Teklif yapılacak firmalar belirlenir. Gelen teklif mektupları fiyat açısından değerlendirilir. En düşük fiyatı veren firmaya teklifin kabul edildiği haber verilir. Malzeme firma tarafından gönderilir. Malzeme alındıktan 0 gün içerisinde ödeme yapılır. 4
15 TAŞINIR KA YIT KONTROL TAŞINIR KAYIT KONTROL- Taşınır Giriş Süreci Satın alman ve devir alınan demirbaşlar, Taşınır Tüketim Malzemeleri Tesis Makine ve Cihazlar Taşınır Kayıt Kontrol sistemine giriş kaydı yapılır. Taşınır işlem fişi çıktısı alımı, Myo sekreterine onaylatılır. Satın alma ise Taşınır İşlem Fişi ödeme belgesine eklenir. Ödeme işlemleri tamamlandıktan sonra, malzeme kime teslime edildi ise zimmet fişi düzenlenerek ilgili birim veya kişiye teslimi yapılır. Taşınır fişleri arşivlenir. TAŞINIR KAYIT KONTROL- Taşınır Çıkış Süreci Tüketim malzemesi talep eden birim ya da kişi Ayniyat Birimi nden alacağı Taşınır istek Formunu doldurarak üst amirinin onayı sonrasında MYO Müdürlüğüne iletir. MYO Müdürlüğü onayı ile uygun görülen miktarda büro tüketim malzemesi ambardan kişiye verilmek üzere gönderilir. MYO Müdürlüğü onayı ile uygun görülen miktarda büro tüketim malzemesi ambardan kişiye verilmek üzere gönderilir Taşınır Fişleri arşivlenir.
16 TAŞINIR KAYIT KONTROL- Kayıttan Düşme Süreci Taşınırın kaybolma, çalınma ve fire gibi herhangi bir nedenle yok olması; yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelmesi durumunda, taşınırların durumları tam olarak tutanak ile tespit edilir. Kayıttan düşme komisyonu oluşturulur, komisyonun gerekli incelemelerinden sonra kayıttan düşme işlemine başlanır. Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisince Nüsha Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenlenir. Bir nüshası Taşını Kontrol Yetkilisinde, İki nüshası da kayıttan düşme işlemini gerçekleştiren birime gönderilecek Taşınır İşlem Fişine eklenir. Gönderilen belgelere göre Strateji Geliştirme Başkanlığınca kayıttan düşme işlemi yapılır. 6