Kişisel Verilerin Korunması | Teknopark İzmir
07.04.2016 tarihli Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”), kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumayı, verileri toplayan ve işleyen veri sorumlularının yükümlülükleri ve bağlı oldukları usul ve esasları düzenler. İzmir Teknoloji Geliştirme Bölgesi Anonim Şirketi (“Şirket”) Kişisel Verilerin Korunması Politikası (“Politika”), Kanun’un ve uygulama yönetmeliklerinin Kişisel Veri Kurulunun kararlarının uygulanması ve kamu ve Şirket çalışanlarının görev ve sorumluluklarının açıklanması amacı ile oluşturulmuştur.
Politika; Şirket, yöneticiler, çalışanlar ve Şirket ile ilişki kuran tüm kişiler bakımından uygulanmak üzere düzenlenmiştir.
Bu Politika, Şirket ile ilişki kuran tüm gerçek kişilerin mahremiyet ve özel yaşamın dokunulmazlığı haklarının ve Kanun ile koruma altına alınan kişisel verilerin korunması haklarının sağlanmasına hizmet etmek amacı ile kural ve esasları belirler. Politika’nın herhangi bir şekilde ihlali, kayıtlı Veri Sorumlusu olması nedeniyle Şirket’in, Kanun’u ihlal ettiği anlamına gelir; bu nedenle Politika’nın çalışanlar tarafından ihlali bir disiplin ihlali olarak kabul edilecektir.
Bu Politika ve Kanun kapsamındaki tüm belge ve faaliyetler kapsamında;
a. Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
b. Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
c. İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
d. Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
e. Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
f. Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,
g. Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
h. Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, ifade eder.
Kişisel veriler sadece Kanun ile öngörülen usul ve ilkelere uygun olarak işleme tabi tutulacaktır. Kişisel verilerin işlenmesinde temel ilkeler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma; doğru ve gerektiğinde güncel olma; belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme; işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma; ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmedir.
4. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI ve İŞLENMESİ
Şirket, istihdam ettiği personelleri ile iş ilişkisinin kurulması, personellerin işyeri özlük ve sağlık dosyalarının hazırlanması, iş sözleşmelerinin ifası, işyeri ve müşteri güvenliğinin temini, Şirket’in ticari ilişki içerisine gireceği veya ticari ilişki içerisinde bulunduğu firmalarla kira, alım, satım, satış hizmet alım, lojistik ve benzeri sözleşmelerin akdedilmesi, sözleşmelerin ifası, bu kapsamda hukuki, mali ve ticari yükümlülüklerin yerine getirilmesi, ticari risk analizleri yapılması, satın alma operasyonlarının ve ayrıca hukuki ve idari operasyonların yürütülmesi ve başta 4857 Sayılı İş Kanunu, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 6102 Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Mevzuatı olmak üzere Şirket’in tabi olduğu yasal mevzuat hükümlerinde öngörülen kanuni yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amaçları için aşağıda ayrıntılarına yer verilen kişisel verileri toplamaktadır.
Yukarıda belirtilen amaçlar dâhilinde, Şirket’imizce personellerimize ait 4857 Sayılı İş Kanunu ve ilgili yasal mevzuat hükümleri kapsamında işyeri özlük dosyasında bulunması zorunlu her türlü özel ve genel nitelikli veri, dijital ve fiziksel olarak toplanmakta ve işlenmektedir.
Şirket’in ticari ilişki içerisine gireceği veya ticari ilişki içerisinde olduğu firmalar ile akdettiği veya akdedeceği sözleşmeler kapsamında, ilgili sözleşmelerin ifası amacıyla muhatap gerçek kişi tacirler, tüzel kişi tacir temsilcilerinin kimlik ve iletişim bilgileri ile ödeme ve faturalama araçlarına ilişkin verileri toplamakta ve işlemektedir.
Şirket ziyaretçilerimizin kimlik ve iletişim bilgileri Şirket güvenliğinin sağlanması amacı ile toplanmaktadır.
Kişisel veri içeren fiziksel ve dijital dosyalardan 4857 Sayılı İş Kanunu, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 Türk Ticaret Kanunu ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen kanuni saklama süresi sona erenler Şirket Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda belirtilen usullerde imha edilmekte ve ilgili birimlere bu yönde talimat verilmektedir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE AÇIK RIZA
Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Açık rıza yazılı ya da kanıtlanabilir halde olmalı ve ilgili kişinin toplama, kullanma, aktarma ve imha konularında bilgilendirilmesinden sonra alınmalıdır. Ancak aşağıdaki hallerde açık rıza olmaksızın Şirket kişisel verileri işleyebilecektir:
d. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
e. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
g. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
6. VERİ SORUMLUSUNUN YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu olarak Şirket veya yetkilendirdiği kişi, ilgili kişilere;
Veri sorumlusu olarak Şirket;
a. Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
b. Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
c. Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak,
f. Özel nitelikli bir kişisel veri mevcut ise kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
g. Yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
Kişisel veriler yukarıda 5. maddede belirtilen hallerden birisinin varlığı halinde, ilgili kişinin rızası olmaksızın aktarılabilecektir.
Kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın yurt dışına aktarılamaz. Bunula birlikte, kişisel verilerin ilgili kişinin açık rızası olmaksızın yurt dışına aktarılması yukarıdaki 5. maddede belirtilen hallerden birinin varlığı ve
a. Yabancı ülkede yeterli korumanın bulunması (yeterli korumanın bulunduğu ülkeler
Kurulca belirlenerek ilan edilir),
b. Yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurulun izninin bulunması,
c. Kişisel veriler, uluslararası sözleşme hükümleri saklı kalmak üzere, Türkiye’nin veya ilgili kişinin menfaatinin ciddi bir şekilde zarar göreceği durumlarda, ancak ilgili kamu kurum veya kuruluşunun görüşü alınarak Kurulun izniyle yurt dışına aktarılabilir.
9. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINDA ALINAN TEDBİRLER
Kişisel veriler, Şirket bünyesindeki mevcut ve güvenli fiziki veya elektronik ortamlarda saklanacaktır. Sadece Şirket tarafından bu amaçla yetkilendirilecek veri işleyicilerinin verilere erişimine izin verilecektir.
a. Şirket Bilişim Departmanı sistem, virüs koruma ve güvenlik duvarı yazılımlarının kişisel verilerin korunması bakımından güncel ve kesintisiz biçimde çalışır olmasını sağlayacaktır. Bununla birlikte, Bilişim Departmanı verilere yetkisiz kişilerin erişimini engellemek amacıyla kişisel veri içeren dosyalara ilişkin kullanıcı ve erişim kısıtlaması sağlamaktadır.
b. Şirket fiziksel dosyaları ise sadece ilgili departman çalışanlarının ve Şirket yetkililerinin ulaşabileceği kilitli dolaplarda saklanmaktadır.
c. Şirket çalışanları Kanun hakkında kendilerine verilen eğitimler ve Şirket idaresince verilen talimatlara uygun olarak kullanım amacı ve süresi sona eren kişisel verinin imhasını sağlayacaklardır.
10.KİŞİSEL VERİNİN İMHASINA DAİR İLKELER
a. Kişisel verilerin imhasında her türlü imha usulü uygulanabilir; her türlü dijital formdaki verilerin imhası sürecinde dosyaların kalıcı olarak silinmesinin yanı sıra dijital ortamdaki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemi kullanılabilir. Fiziksel dosyaların ise öncelikli olarak yakılması suretiyle imhası tercih edilmektedir.
b. Kişisel veri işlenmesi için gerekli nedeni sona ermesi ve saklama için rıza yok ise imha edilmelidir ya da anonim hale getirilmelidir.
c. Önceden verilmiş açık rızanın varlığına rağmen, ilgili kişinin talebi üzerine kişisel veri imha edilmeli ya da anonim hale getirilmelidir.
d. İmha işlemi verinin erişilemez ve geri döndürülemez hale getirilmesi şeklinde olmalıdır.
e. Veri sorumlusu, kendi kurum veya kuruluşunda, bu Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmak zorundadır.
f. Veri sorumluları ile veri işleyen kişiler, öğrendikleri kişisel verileri bu Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamaz ve işleme amacı dışında kullanamazlar. Bu yükümlülük görevden ayrılmalarından sonra da devam eder.
g. İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, veri sorumlusu bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir. Kurul, gerekmesi hâlinde bu durumu, kendi internet sitesinde ya da uygun göreceği başka bir yöntemle ilan edebilir.