2 December 2017 Genel
Microsoft Project’te çalışmanın yeni yolları.
Bugünün proje ekipleri, işlerine değer katmak için başarılı işbirliği yapmalıdır. Proje yöneticileri ve ekipleri projeleri için anlamlı olan yöntemlerle çalışmak isterler. Program ve Portföy yöneticileri proje portföyü’nün tamamında şeffaflık ve yönetme kolaylığını tercih ederler.
Şirketiniz veya departmanınız merkezi bir proje yönetim sisteminin gücünü kaybetmeden farklı çalışma stillerini nasıl destekleyebilir? Agile Proje yöneticileri ve ekipleri, Agile, waterfall, hybrid veya task odaklı olmak üzere kendilerine en uygun mantıklı olan yöntemi seçebilirler. Projenin Microsoft Planner ile entegrasyonu, proje görevlerini ayrı bir planlayıcıya bağlamanıza ve Planner ile çalışmayı ayrıntılı izlemenize olanak tanır.
Proje portföyünüzde Agile yöntemler kullanın.
Project Online Desktop Client’daki Agile projelerinizi izlemek için Project’in içindeki agile yöntemleri kullanabilirsiniz. Mevcut waterfall projelerinize yeni çevik projeler hazırlayabilir veya çevik görünümler uygulayabilirsiniz. Scrum ve Kanban metodolojilerini kullanarak görev panellerini görüntüleme, bekleme listesi oluşturma ve sprint izleme, çevik istatistiklerle ilgili raporları görüntüleme gibi yöntemler ile projelerinizi takip edebilirsiniz.
Proje görevlerini Planner’ da yönetmek.
Project Online Desktop Client ile Planner arasındaki yeni entegrasyon sayesinde, görev sahipleri kolayca görev ayrıntılarını izleyebilirler. Bu sayede Proje yöneticileri, projenin iş kırılım yapısını kontrol altında tutar ve bir görev ile ilgili gerçekleştirilen ayrıntılı işi kolayca görebilirler.
Bu yeteneği, Proje yöneticisinin daha az sayıda görevleri kontrol etmesini sağlayarak Proje sahiplerinin Planner’ daki görevleri daha da ayrıntıya inerek kırabilmesini sağlamak için Project içindeki proje planlarının karmaşıklığını azaltmak için de kullanılabilir. Project Online’ daki çalışmalarını yöneten ekipler, Planner kullanan ekiplerle daha iyi bir iş akışı sağlayabilir.
Project’e çevik işlevsellik katan ve Planner ile entegrasyon yapma imkanı veren bu özellikler Project Online Professional ve Project Online Premium abonelikleri aracılığıyla edinilebilir.
Lütfen detaylar için; ‘’Microsoft Project ve Agile’’
Proje Kapsam Yönetimi nasıl yapılır?
19 November 2017 Genel
Proje Kapsam Yönetimi projelerin başarılı olabilmesi için gerçekten gerekli çalışmaların kapsama dâhil edilebilmesini sağlayan süreçlerden oluşmaktadır. Nelerin dâhil edileceği ve edilmeyeceğini tayin etmek kapsam yönetimini oluşturmaktadır.
Aşağıdaki süreçler Proje kapsam yönetiminin adımlarıdır. Bu süreçler birbiriyle ve diğer bilgi alanlarındaki süreçlerle etkileşim halindedir.
Bazen çalışmalar fazlar halinde yapılabilir. Her faz kendi içinde bu süreçleri ayrı ayrı gerçekleştirmelidir.
Proje bağlamında kapsam terimi şu anlamlara gelebilir.
Ürün kapsamı; bir ürün, hizmet ya da sonucu tanımlayan özellikler ve fonksiyonlar
Proje kapsamı; belirtilen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet ya da sonucu teslim etmek için yapılması gereken çalışmalar.
Tüm bu çalışmalara başlamadan önce, proje yönetim ekibi bir planlama çalışması yapar. Bu kapsam yönetim planı, projenin ihtiyaçlarına bağlı olarak, resmi ya da gayri resmi, çok ayrıntılı ya da konunun genel hatlarını içeren bir belge olabilir.
Proje kapsamının tamamlanması, proje yönetim planına göre ölçülür. Ürün kapsamının ölçümü ise ürün gereksinimlerine göre yapılır.
İstenilen başarılı yönetimin gerçeklemesi için Proje Kapsam Yönetim süreçleri diğer bilgi alanlarıyla bütünleştirilmiş olmalıdır.
Microsoft Project Online Power BI content pack yenilendi.
2 October 2017 Genel
İki yıl önce Microsoft Project Online Power BI Content Pack’in birincisini yayınlamıştı. Geçen hafta yeni bir update yayınladı.
Yüklemeyi gerçekleştirdikten sonra kendi Project online çalışma ortamınızdan varsayılan raporlara ulaşabilirsiniz. Bu raporlardan bazı örneklerin ekran görüntülerini aşağıda bulabilirsiniz.
Portföy Zaman çizelgesi:
Portföy Maliyetleri: Portföy Riskleri:
Proje durum raporu
Kaynak talebinin tahmini, Proje Yönetiminde ileriyi görmek adına önemli bir rapor çeşidi.
Görüldüğü gibi yeni içerik paketleri sayesinde Project Online raporlama pek çok örnek ile beraber çok daha kolay bir görev haline gelmiş bulunuyor.
Devam eden blog yazılarımızda Project Online Power BI raporlama ile ilgili öne çıkan noktaları sizlerle paylaşacağız.
Proje Yönetiminde Başarı için 5 İpucu
25 August 2017 Genel
1.Projenin hayata geçmesi ve yaşayabilmesi için gerekli destek
Projeler var olabilmek için desteğe ihtiyaç duyarlar. Bu destek genellikle üst yönetimin yâda proje sponsorunun desteğidir. Bilinçli kadrolara sahip firmalar Proje Yönetimi konusunda şanslı ve her zaman bir sıfır öndedir.
Zamana yayılan proje hayat döngüsü, ekibin ve uygulayıcıların Proje yönetimi olgunluk seviyelerine göre yorgunluklardan etkilenir. Bu dönemlerde gelen motive edici destek projelerin enerji depolamasına ve hedefe yürümelerine yardımcı olur. Bu sebep ile Proje Yönetiminde tecrübeli kadroların vereceği destek, her zaman ihtiyaç duyulan ve değerli bir etkendir.
2.Takımın etkileşimli çalışması
Sadece Proje Yönetiminde değil aynı zamanda hayatın her alanında etkileşimli takım çalışması başarının altın anahtarıdır. Uyumlu ekip çalışması projelerde netice almanın en başta gelen hızlandıranıdır.
Çalışanların birbirleri ile etkileşim içinde olması ortak payda da toplananların daha verimli olmasına yardımcı olacaktır. Beraber karar verilmiş konuları uygulamak ve hayata geçirmek daha kolaydır.
3.Proje planlarının doğru metot kullanılarak yapılması
Her firmanın kendine özgü iş yapma şekilleri olduğu gibi, her projenin de kendine özgü iş yapma şekilleri olabilir. Arzulanan hedef zaman ve kaynak yönetiminin marjinal faydasını maksimum seviyede tutarak çıktı elde etmektir. Doğru metot bu kritere ters düşmeyecek iş yapma şekillerini kullanarak bir yol seçmektir.
4.Hem kendi hatalarımızdan hem başkalarının hatalarından öğrenmek
Projeler aslında her ne kadar birbirine benzemeyen yolculuklara sahip olsalar da taşıdıkları riskler ve sorunlar benzer olabilir. Dolayısı ile daha önce yapılan hatalardan ders çıkarmak projelerimizi daha sağlıklı yönetmemize imkan verecektir. Öğrenilmiş dersler başlığı altında takip edeceğimiz bilgiler çoğu zaman bizi belirsizlikten çıkaracak ve önümüzdeki çukurlara dikkat etmemizi sağlayacaktır.
En basit konular bile sadece bir kelimenin yerinde kullanılmaması veya yanlış kullanılması sonucu öyle karmaşık hale gelebilir ki, sonunda o kelimeyi kullanan bile bu duruma şaşırıp kalabilir. Günümüzde iletişim imkânlarının çeşitliliği pek çok kolaylığı beraberinde getiriyor. Bu alandaki avantajları kullanarak ve anlaşılabilir özet cümleler ile kuracağımız güçlü iletişim şüphesiz ekibinizin birbirini anlamasına yardımcı olacaktır. Bu konuda atılan adımlar meyvesini proje yönetim aşamalarında verecektir.
MeetManage ile Proje Yönetimi artık daha kolay
20 July 2017 Genel
Günümüzde ekip çalışması ve işbirliği çalışma hayatının kaçınılmaz doğal süreçleri haline geldi. Ekip çalışmasının yarattığı sinerji her firmanın başarı kıstası arasına girmiş bulunmakta.
Ekip çalışmasının en temel paylaşım ortamı bildiğimiz üzere gerçekleştirdiğimiz toplantılardır. Saatler süren uzun toplantılar alınan notlar ve kararlar ile son bulur. Ancak bu kararların takip edilmesi Projelerimizle olan ilişkilerinin oluşturulması gibi konular genelde açıkta kalır. Ve izlenmesi zordur.
Kurumsal Proje Yönetimi dünyasında atanan görevlerin takibi, görev ataması sürecinin kolaylığı, onay süreçlerinin ve tamamlanma seviyelerinin monitör edilebilmesi projeleri takip edebilmek açısından önem taşımaktadır.
Uzun yıllardır Kurumsal Proje Yönetimi konusuna odaklanan firmamız, müşterilerimizden gelen ihtiyaç ve talepler doğrultusunda tüm toplantı yönetimi aşamalarında bize kolaylık sağlayan MeetManage uygulamasını geliştirdi.
Uygulamamızın genel özelliklerini kısaca şöyle anlatabiliriz;
MeetManage ( Toplantı Yönetim Yazılımı ) SharePoint üzerinde toplantı rezervasyonu yapmaya ve toplantı aksiyonlarının yönetmemize imkân veren bir uygulamadır.
Toplantı yönetim yazılımı temelde iki modülden oluşuyor.
Toplantı aksiyonlarının yönetilmesi ve takibi
Toplantı aksiyonlarının yönetilmesi ve takibi;
MeetManage ile toplantılarınızı daha verimli hale getirebilir, toplantı esnasında aksiyonlar not edebilir, ilgili kişilere atayabilir, atadığınız görevleri onay aşamasından geçirerek toplantı yönetimi yapabilirsiniz.
Not alınan aksiyonların türlerini oluşturabilir ve belli rutinlerde bildirimler ile iş takibi yapabilirsiniz. Toplantı aksiyonlarını istediğiniz kırılımda tanımlayabilir ve isterseniz birden fazla kişiye atayabilirsiniz. Aynı zamanda aksiyonlara doküman ekleyerek görev ile açıklayıcı bilgilendirme yapabilirsiniz.
‘’Parking lot’’ özelliği ile daha sonra konuşulabilecek konular ileride değerlendirmek üzere park edilip sırasını bekleyebilir.
Toplantı maddeleri hakkında toplantı sahibine ve katılımcılara seçilen zaman aralığı için otomatik bilgilendirme yapma özelliği de vardır.
Atanan görevlerin karşılıklı takip edilmesi ve tamamlanma yüzdelerinin girilebilmesi uygulamamızın en can alıcı özelliklerindendir. Toplantı sahibi görevlerinin ilerlemesini anlık durumlarını görebilir.
Tamamlanan görevler onay mekanizması sayesinde yönetici tarafından onaylanır veya reddedilir. Böylelikle takibi yapılır.
En çok önem verdiğimiz konu ise kişilere atadığımız görevlerin Proje Yöneticisi tarafından kolayca takip edilebilmesidir. Böylelikle Proje yöneticisi projesi ile ilişkili aksiyonları hızlıca görebilecektir ve çalışmalarını etkileyecek planları takip edebilecektir.
Projelerimizin sayısı arttıkça aksiyonlarımızı takip etmek karmaşık hale gelmektedir. Bu aşamada hızlıca alabileceğimiz raporlar. İşimizi kolaylaştıracaktır. Başlamamış işleri, onay bekleyenleri, red edilenleri ve ayrıca Proje ismine göre ilişkili aksiyonları gelişmiş rapor alma özelliğimiz ile takip edebilirsiniz.
Uygulamamızın ikinci modülü arzu edilir ise ilk modülden ayrılabilir ya da beraber kullanılabilir. Bu modül toplantı odası rezervasyonu ihtiyacını karşılamak için tasarlanmış bir çözüm sağlamaktadır.
Rezervasyon esnasında toplantı odası, toplantı zamanı ve katılımcılar seçilerek ilerlenirken aynı zamanda toplantı ile ilgili olabilecek dokümanlarda toplantı rezervasyonuna eklenebilmektedir.
Toplantı odalarını planlarken uygunluk durumlarını görebilir, toplantı çakışmalarını önleyebilirsiniz.
Toplantı odasının fiziksel koşulları da ( toplantı kişi sayısı, projeksiyon, ses düzeni, PC vs. ) görülerek ihtiyaca yönelik seçimler buradan yapılabilmektedir.
Sürükle bırak özelliği ile rezervasyon esnasında yapılmak istenen değişiklikleri hayata geçirmekte kolaylık sağlamaktadır.
Rezervasyon yaparken tür seçimi yapabilir, toplantıları takvim şeklinde görüntüleyebilir ve farklı görünüm seçeneklerini tercih edebilirsiniz.
Bu yazımızda MeetManage ürünümüzün kısaca özelliklerini sizlere anlatmaya çalıştık. Daha detaylı bilgi ve deneme imkânları için bizimle irtibata geçmeniz yeterli olacaktır.