VERİMLİLİĞİ ÖLDÜREN ALIŞKANLIKLARLive A+
Genel, İş Hayatı, Kişisel Gelişim 13 Aralık 2014
Bilim ve Teknoloji her alanda verimliliği arttırmanın yollarını ararken, çeşitlenen iletişim araçları verimliliğimizi olumsuz etkiliyor. Sosyal medya bir yandan, taşınabilir hatta giyilebilir akıllı cihazlar diğer yandan, günlük hayatımızda “uyaran” sayısı gittikçe artıyor.
Teknolojik cihazların hayatımızda bu denli yaygınlaşmasının sağlığımıza ciddi olumsuz etkileri söz konusu. Bu konuda “Çocukları Teknolojinin Zararlarından Koruma Yolları” yazımızda kısaca anlattığımız riskler yetişkinler için de geçerli. Öte yandan gittikçe acımasızlaşan hayatın, özellikle iş hayatının getirdiği baskılar da beraberinde psikolojik sorunları arttırıyor. Stres ve kaygılar artık ortalama bir çalışanın hayatının bir parçası haline gelmiş durumda. Sakinleştirici kullanımı gittikçe yaygınlaşmakta ve başlama yaşı giderek düşmekte. Bu durum da çalışan verimliliğinde ciddi azalmaya sebep oluyor.
Verimlilik azalmasının bir başka sebebi ise zamanın doğru yönetilememesi. Oysa günlük hayatımızın bir parçası haline getireceğimiz küçük alışkanlıklar zamanın daha iyi yönetilmesi konusunda çok ciddi fayda artışları sağlayabilir. “Zaman Yönetimi” yazımızda bu eksikliğin giderilmesi için “hap” kıvamında etkili ipuçlarını da paylaşmıştık.
Bu yazımızda, tüm bunların ötesinde verimliliği düşüren alışkanlıkları tanımamız ve önlememiz için tamamlayıcı bazı ipuçlarından bahsedeceğiz. Hepimizin hayatında verimliliğimizi düşüren bazı kötü alışkanlıklar yer etmiş durumda. Ancak bu alışkanlıkların ve hayatımıza etkilerinin belki de farkında bile değiliz. Öncelikle durumun farkına varmamız gerekiyor ki bu durum bile verimliliğin arttırılması yönünde ciddi bir adım olacaktır.
KESİNTİYE UĞRAMAYA ÇIKARILAN DAVET
Verimliliğin en büyük düşmanlarından biri konsantrasyon seviyesinin korunamamasıdır. Yukarıda da belirttiğimiz gibi artan uyaranlar dikkati sürekli üst düzeyde tutmayı zorlaştırır. En yüksek seviyede dikkat gerektiren ve bölünmeden tamamlanmasının önemli olduğu işler yapılırken, telefon seslerini kapatmak, e-mail uyarılarını etkisiz hale getirmek, anlık mesajlaşma sistemini “rahatsız etmeyin” durumuna getirmek veya tamamen kapatmak faydalı olacak alışkanlıklardır.
İSTEMSİZCE YAPILAN İNTERNET GEZİNTİLERİ
İnternet bağlantısı herkesin elinin altında. Herhangi bir konuda aklımıza geliveren soruları anında internette açıp aramak da bir alışkanlık haline gelmiş durumda. Ancak yapılan araştırma sonucunda akla gelen yeni sorular yeni aramaları, bunların sonuçları da yeni soruları doğurarak bir kısır döngüye dönüşebiliyor.
Live A+ – Verimlilik
Bu duruma engel olabilmek için akla gelen soruların hemen o sırada değil, daha sonra daha uygun bir zamanda, örneğin yapılmakta olan iş tamamlandıktan sonra araştırılmasını sağlamak yeterli olacaktır. Buna yardımcı olabilecek en uygun yöntem de soruyu o anda not ederek unutulmamasını sağlamak olabilir. Her türlü konuda akla gelen konuları, fikirleri, yapılacakları sürekli not almak hayatın her alanında ciddi faydalar sağlayacaktır. Herşeyi akılda tutmaya çalışmak yerine notlar alarak hafızayı boşaltmak iyi bir fikirdir. Not alma alışkanlığı, diğer tüm alışkanlıklar gibi küçük yaşlarda daha kolay edinilebilir ve hayat boyunca yardımcı olabilir.
İster diyet yapmak olsun, ister bir alışkanlığı edinmeye çalışmak olsun, en sık yapılan davranışlardan biri süreci küçük parçalara ayırıp hedefler koymak ve bu hedeflere erişildiğinde bazı “hediyeler” ile ödüllendirilmektir.
Örneğin diyet yapılarak aç bir şekilde geçirilen bir haftanın sonunda en sevilen yemeği yemek o haftanın bir ödülü olarak hedef olarak koyulabilir.
Ancak bu yöntem bir çok insanın kişisel gelişimine olumsuz etki yapmaktadır. Bu yüzden alışkanlığı edinmeye çalışan kişinin bilinç altında bu alışkanlığı içselleştirmek ve benimsemek yerine sanki yeni bir davranış sergileyen kendi öz benliğine karşı bir mücadele içerisindeymiş gibi bir izlenim oluşur.
ÖNEMLİ İŞLERİ GÜNÜN SONUNA ERTELEMEK
İnsanlar genellikle sabahları kolay ve çabuk bitecek işleri yaparak güne hızlı bir başlangıç yapmak ve görece daha zor işleri ileri saatlere ertelemeyi tercih etmektedir. Fakat bu durum önemli işlerin sürekli ertelenerek sonunda hiç yapılamamasıyla sonuçlanan kötü bir fikirdir.
Araştırmalar insanları gün içerisinde sürekli azalan bir iradeye sahip olduklarını göstermektedir. Bu yüzden en önemli işlerin günün ilk saatlerinde yapılması daha doğru bir seçim olacaktır.
Aynı anda birden fazla işi yapmaya çalışmak farkında olunmasa da verimi azaltır. Ayrıca bu alışkanlık beyin fonksiyonlarına ciddi zararlar verebilmektedir. Daha detaylı bilgi için “Çokgörevlilik Beyninizi Nasıl Öldürüyor” yazımıza göz atmanızı tavsiye ediyoruz.
Sabah alarm çaldığında erteleme tuşuna basmak dinlenmeye devam etmek için birkaç ekstra dakika kazandırıyor gibi görünüyor olsa da gerçekte sağlıksız bir durumdur. Alarm çaldığında yani sabah ilk uyanıldığında vücudun yaydığı hormonlar kişiyi güne hazırlamak için yeterlidir. Bu aşamada yeniden uykuya dalmak süreci ve metabolizmayı yavaşlatmaktadır. Öte yandan erteleme ile sağlanacak 5-10 dakikalık uyku yenileme veya dinlenme sağlayacak derinlikte bir uyku olmayacaktır.
ÖNCELİKLERİN HATALI BELİRLENMESİ
Kişinin önünde olan farklı alternatifleri aynı anda değerlendirmeye çalışılması ve seçenekler arasında bocalaması normal bir durumdur. Yüksek öğreniminde matematik eğitimi almış bir kişinin kariyerini pazarlama alanında değerlendirmek istemesi buna güzel bir örnek oluşturabilir.
Hayatın her alanında değerlerin ve önceliklerin isabetli bir şekilde belirlenmesi ve atılacak adımlara buna göre karar verilmesi kararların verimini arttıracaktır.
Warren Buffet’in bu konudaki şu anektodu konuyu güzel bir şekilde özetlemektedir. Buffet hayat hakkındaki hedeflerini gerçekleştirmekte zorlanan kişisel pilotundan ölmeden önce gerçekleştirmek istediği 25 şeyi bir kağıda yazmasını ister. Pilot listeyi tamamladıktan sonra bunlardan en önemli 5 tanesini işaretlemesini ve geri kalan 20 maddeyi unutmasını tavsiye eder.
HERŞEYİ YAPMAYA ÇALIŞMAK
Hiç kimse herşeyi yapamaz. Herşeyi kendi yapmaya çalışan insanlar değerli vakitlerini değersiz işler için harcıyorlar demektir. Her işin bir sorumlusu ve uzmanı vardır ve doğru kişiler tarafından yapılması gerekmektedir. Bazı işlerin kullanılan sistemlerde otomatize edilmesi veya mümkün olan yerlerde delege edilmesi gereklidir.
8020 kuralı her zaman göz önünde tutulmalıdır. İşlerin en önemli %20’lik kısmı kişiye %80’lik fayda sağlayacaktır. Bu yüzden bir önceki maddede anlatılan doğru önceliklerin belirlenmesi bahsedilen %20’lik işin tespitini kolaylaştırır.
KAOTİK ÇALIŞMA ORTAMI
Herkesin tarzı ve çalışma şekli birbirinden farklı olabilir. Dağınık çalışma ortamları kişinin kendini daha iyi hissetmesine ve daha verimli olmasına katkıda bulunabilir. Ancak araştırmalar, temiz ve düzenli ortamların verim artışına katkıda bulunacağını göstermektedir.
Ayrıca ihtiyaç halinde not alınabilecek araçların (masada not defteri, duvarda beyaz tahta, vb) el altında tutulması, mümkünse ortamın kapısının kapalı olması, ısının çok yüksek ya da düşük olmaması, doğru ışıklandırma gibi konular da verim artışını sağlar.
YATAĞA CEP TELEFONU İLE GİRMEK
Cep telefonu, tablet ve laptop gibi elektronik cihazların LED ekranları mavi ışık yaymaktadır. Bu ışığın gece uyunan ortamda alınmaya devam etmesi görme bozukluklarına ve vücudun uyku döngüsünü düzenleyen melatonini salgılamasına engel olur. Araştırmalar ayrıca yeterince melatonin üretemeyen kişilerin diğerlerine göre daha fazla depresyona meyilli olduklarını göstermekte.
Bir çok insan verimliliğini arttırmak için günlerinin her dakikasını detaylı bir şekilde planlama yapmaya çalışır. Ancak işler her zaman planlandığı gibi gitmez. Hastalanan çocuklar ya da patronların verdiği beklenmeyen yeni işler tüm planın çöpe gitmesine sebep olabilir.
Bu gibi beklenmeyen durumlarda tüm günün ve planın boşa gitmemesi için gün içerisinde en fazla 4-5 saatlik bir zamanın planlanması, geri kalan sürenin ise beklenmeyen işler için esnek bırakılması en doğrusu olacaktır.
Kısaca söylemek gerekirse, uzun vadeli bir hedefe başarı ile ulaşabilmek için strateji ve planlama için zaman ayrılması şarttır. Kervan yolda düzülür mantığı ile işin yapılırken duruma göre planlama yapılacağını varsaymak işi şansa bırakmaktan başka bir şey değildir.
Uzmanlar bir işe başlamadan önce varılması beklenen hedefin ve bu hedefe varmak için gerekli tüm adımların detaylı belirlenmesini tavsiye etmektedirler. Ayrıca prosesin içinde de sürekli bulunulan durumun hedefler ile kıyaslanarak gerekirse planın revize edilmesi de öneriler arasındadır.
Yukarıda anlatıldığı gibi aşırı ya da eksik planlama verimin azalmasına sebep olmaktadır. Ayrıca dikkat gerektiren işlerle ilgilenirken konsantrasyonun gereksiz düşüncelerle veya istenmeyen şekilde kesintiye uğraması da ciddi bir problemdir. Ancak beynin uzun süre aynı performansta aralıksız çalışmasını sağlamak çok da kolay değildir. Bu yüzden sık sık başka konularla meşgul olarak dinlenmesine fırsat verilmelidir.
Not alınmış internet araştırmaları, sosyal medyada geçirilebilecek birkaç dakika, çay ya da kahve almak için gidilen kafeteryada birkaç arkadaşla yapılacak sohbet ya da akıllı telefonda birkaç dakika oyun oynamak. Ne olursa olsun gün içersinde küçük “aylaklıklar” yapılması verimi kesinlikle arttıracaktır. Bu anlamda aylaklık bir ihtiyaç olarak bile değerlendirilebilir.
Tabii ki toplantı planlar gibi aylaklık planlamak doğru değildir. Ancak gün içerisinde zihne bu kaçamakları yapma fırsatının mutlaka tanınması gerekmektedir. Tabii ki dozunu kaçırmasına ve bu kaçamakları uzatmasına izin vermeden.
TOPLANTILAR İLE İLGİLİ HATALAR
ÇOK FAZLA SAYIDA TOPLANTI
Hiçbir şey verimliliği gereksiz bir toplantı kadar azaltamaz. Elimizin altında bulunan e-posta, anlık mesajlaşma ve görüntülü konuşma araçları olduğu müddetçe kişisel katılım gerektiren toplantıların sadece çok ciddi ve yüz yüze görüşmek gereken görüşmeler için tercih edilmesi yeterlidir.
Bazı uzmanlar çalışanların içeriği ve kesin tamamlanma süresi tam ve detaylı belirtilmemiş toplantıları asla kabul etmemesini tavsiye etmektedir. Hatta, kabul ettikleri toplantılara, gelen davetteki sürenin yarısını ayırmak gibi bir alışkanlık edinilmesini önerenler de bulunmaktadır.
Aynı şekilde toplantıyı organize edenlerin de toplantı için gereken süreyi dikkatle planlamaları iyi olacaktır. Toplantılar sırasında yapılan konu dışı tartışmalar ve bu tartışmalara kendini kaptıran katılımcılar toplantının süresini uzatmaya meyillidirler. Bu yüzden toplantı süresinin gerçekte gerekenden daha az planlanması katılımcıların üzerinde gereksiz konularla vakit kaybedilmemesi yönünde bir baskı oluşturacak ve toplantı veriminin artmasına katkıda bulunacaktır.
Aynı şekilde, toplantının, katılanların kimler olduğuna bakmaksızın belirlenen saatte başlaması ve bitmesinin sağlanması da alınacak verimi daha da arttıracaktır.
FAZLA KATILIMCILI TOPLANTILAR
Fazla sayıda kişinin davet edildiği toplantılar da yukarıda bahsedilen “konu dışına çıkan tartışma” problemine bir potansiyel teşkil eder. Toplantıları sadece belli imtiyazda kişilerin katılabileceği VIP aktiviteler olduğunu varsayarak planlamak kişi sayısının azalmasını kolaylaştırabilir. En yüksek verim alınabilecek toplantılar beş ya da daha az katılımcı ile yapılanlardır.
HATALI TOPLANTI GEREKÇELERİ
Sadece bir araya gelmek için düzenlenen toplantılar katılanları çok rahatsız eder. Ayrıca bir mail ile ya da kısa bir telefon konuşması ile halledilebilecek bilgilendirme aktiviteleri için düzenlecek toplantılara da gerek bulunmamaktadır.
Toplantı sadece ilgili kişilerin bir araya gelmesi ile çözümlenebilecek konular ya da değer veya sinerji üretecek tartışmalara gerek duyan sorunlar için düzenlenmelidir.
TOPLANTININ DOĞRU YÜRÜTÜLMEMESİ
Düzenleyenlerin de katılanların da en yaptığı en büyük hatalardan biri toplantıyı karşılıklı olarak hatalı yürütmektir.
Toplantı sırasında konuya ya da tartışmaya odaklanmayıp, önündeki bilgisayar ya da akıllı telefonla ilgilenen, patronunun o gün gönderilmesini istediği raporu hazırlayan, internette gezinen ya da başka konularla ilgilenen katılımcılar, kendileri konuya konsantre olmadıkları gibi diğerlerinin de dikkatinin dağılmasına sebep olurlar.
Aynı şekilde katılımcıların da toplantıyı hedeften ve plandan sapmadan, konunun dağılmasına izin vermeden ve yoldan ayrılmadan sürdürülmesine azami dikkat göstermeleri toplantı verimini arttıracaktır.
Toplantıyı düzenleyenin toplantı için yeterince hazırlık yapmaması yapılabilecek en büyük hatalardan biri olacak ve toplantıyı herkes için zaman kaybına çevirecektir. Benzer şekilde, katılımcıların da toplantıya mutlaka hazırlanarak gelmelerinin sağlanması verimin herkes lehine artmasını sağlar.
Yoğunlaşan iş hayatında özellikle üç – dört ve daha fazla katılımcıdan oluşan toplantılar için herkese uygun zamanı bulmak her geçen gün zorlaşmaktadır. Ancak yine de toplantıların sabah saatlerine planlanmasından kaçınmak iyi olacaktır. Yukarıda da bahsedildiği gibi sabah saatleri herkesin önemli işlerini yapması için kullanacağı zamanlar olarak değerlendirilip, toplantıların günün sonraki saatlerine planlanması tüm katılımcıların avantajına bir davranıştır.
Etiketler: Verimli Çalışma, Verimli Toplantı, Verimliliği Arttırma, Verimliliği Öldüren Alışkanlıklar, Verimlilik, Zaman
öner özaylak 19 Aralık 2014
planlamanın önemi ve ona ayırılan zaman için denir ki;
günün %90’ını planlamaya ayırsanız bile geriye kalan %10’da plansız çalışılan bir günden daha fazla verim alırsınız.