RPO Nedir? - Civitas
Firmanın insan kaynakları fonksiyonlarından ‘işe alımı’, bir süreç olarak tümüyle outsource etmesi anlamına gelen RPO, son 5 yıldır dünyada yükselen bir İK uygulaması olarak karşımıza çıkıyor.
ABD merkezli RPOA - Recruitment Process Outsourcing Association’a göre RPO şöyle tanımlanmaktadır:
Şirket İK departmanının seçme/yerleştirmeye dair sürecin tamamını ya da bir kısmını bir dış tedarikçiye, ’RPO firmasına’ outsource etmesidir. Bu kapsamda RPO firması, eleman talebinin kendisine ulaşmasını takiben ‘iş ilanının hazırlanmasından-işe başlama evraklarının teslimine kadar’ işe alım süreci içinde yer alan aşamaları ve raporlama sistematiğini yönetir. Tedarikçi firmayla doğru kurulan ilişki ile RPO, işe alım konusunda zaman, maliyet ve kalite üstünlüğü sağlar.
Bu bakış açısıyla RPO, head hunt değildir. Bir fonksiyon olarak işe alımın tamamını, tanımlı aşamalarını, ya da tanımlı departmanların (satış kadroları, şube kadroları vb.) alımını, yıllık olarak stratejik bir sözleşme ile bir iş ortağına-RPO firmasına outsource etmektir.
RPO 3 farklı şekilde uygulanabilmektedir:
RPO firması, Şirket İK’sının bir parçası, iş ortağı olarak konumlanır. Şirketin işe alım fonksiyonunun tamamını en az 1 yıllık stratejik bir sözleşme ile yönetir. İç müşterinin personel talebini RPO firması alır, uygun personeli özlük işlerine devreder. Bu iki nokta arasındaki tüm süreci ve tüm operasyonel işlemleri yürütür. Burada şirket İK departmanının mutlak suret ile işe giren aday ile bir süreçte tanışması gerekmektedir. Bu önemli dokunuş her proje için farklı tasarlanır.
İşe alım sürecinin belirlenen bölümlerinin RPO firmasına outsource edilmesidir. Amaç genelde, İK departmanlarındaki verimliliği arttırmaktır. Örneğin, RPO firması tarafından sürecin ilk aşamalarının çalışılması: İş ilanın yayınlanması, başvuruların kriterlere göre elenmesi, uzun listenin hazırlanması, sürecin kalanı için raporlamanın yapılması, tüm veri girişi, vb.
Proje bazlı RPO
Bütünsel RPO ile aynı özelliği taşımakla beraber, proje bazlı RPO belli bir proje/belli bir süre için tasarlanır ve yönetilir. Örneğin, yeni bir departman kurulması, toplu işe alım projeleri, ya da satış kadrolarının işe alımının toplu şekilde outsource edilmesi vb.
RPO'NUN AMACI VE ÖNGÖRÜLEN YARARLARI
RPO firması işe alıma odaklıdır.
'Daha az harcayarak, daha hızlı şekilde ve daha doğru adaylara erişim sağlar'.
Doğru kişiyi işe almak gün geçtikçe şirketler için daha önemli ve daha zor hale geliyor. 'Seçenekleri artan doğru adaya, uygun yeteneğe' ulaşmak için RPO firmasının uzmanlığı size yön gösterecektir. Zengin aday havuzuna sahip ya da adaya daha kolay erişebilen, hedef kitleyi bulmak ve ikna etmek konusunda danışman kimliğini ön plana koyabilen bir RPO firması firma İK departmanlarından daha kolay ve hızlı şekilde doğru adaya ulaşır.
RPO firması organizasyonel çevikliğe sahiptir.
'Büyüyen şirketlerin işe alım talepleri ani şekilde gelişebilir ve bu durum dinamik tepki vermeyi gerektirebilir'.
Rekabet ortamında üst yönetim tarafından yapılan hamleler ya da gelişime bağlı büyük montanlı işe alım kararlarında, RPO firması beklentilere hızlı yanıt verebilecek teknolojik ve örgütsel altyapıya sahiptir.
RPO firması operasyon yükünü taşır.
'İşe alımın operasyon detayları olmazsa, IK stratejiye yönelir'.
1 pozisyon için ortalama 120 aday CV'si incelemek ve 55 telefon görüşmesiyle ön mülakat yapmak gerekir. Bu işlem ise minimum 1,5 sene tecrübeli bir uzman yardımcısı için yaklaşık 10 adam/saat alır. Seçme yerleştirme (görüşme organizasyonu, görüşme, raporlama, geri bildirim) süreçleri pozisyonun seviyesine göre değişiklik gösterebileceği gibi ortalama 15 adam/saat zaman alacaktır. Envanter uygulaması, referans kontrolü gibi süreçler de tamamlanınca, teklif ve evrak teslim süreçleri ile birlikte pozisyon kapanmış olur. İK'nın gizli ama operasyonu en yüksek fonksiyonu olan işe alım outsource edildiğinde İK uzmanının outsource edilemeyecek stratejik işler için önemli bir zamanı kalır.
RPO firması etkin raporlama yapabilir.
'Adayların çalışana dönüştürülmesine dair veriler sistematik olarak değerlendirilebilir.
Yetenekleri elde tutmak konusunda yöntemler geliştirmek için İK'ya veri gerekir. Doğru metrikleri tanımlama ve sonucuna yönelik politikalar üretme konusunda RPO firması, uzmanlığıyla değer yaratır.
RPO firması belirlenen KPI'ları gerçekleştirmek zorundadır.
İşe alım, İK'nın performans ölçümüne en uygun fonksiyonudur. Sözleşme aşamasında belirlenecek performans kriterleri, RPO firmasının süreç boyunca değerlendirilmesine olanak sağlar. Bu kriterler İK departmanı için bir çok performans kriterinden birisi olacaktır, fakat RPO firması için tek kriter olacağından performansını yüksek tutmak zorunda kalacaktır. (Pozisyon kapatma süresi hedefi, mülakat sayısı hedefi vb.)
RPO firması ile etkin benchmark yaparsınız.
'Uzmanla çalışırken, işe alım konusunda sektörel bilgilere de erişilir'.
İK trendleri neler, yeteneği bulmak, almak ve yönetmek için piyasada neler yapılıyor, iyi çalışanları elde tutmak için kimler nasıl stratejiler uyguluyor?
RPO firması ile çalışırken, en iyi uygulamalara erişmek, bilgi almak ve yenilerini üretmek için değer yaratmak mümkün olur.