ERP Projelerinde İlk Müşteri İlişkileri | TEKNOSOL
"Erp Projesinin bir firmada başarıya ulaşması için firma yönetimi kurulumdan başlayıp implementasyon ve projenin tamamlandığı süre içinde yapılan çalışmalara destek olmalı, firma içindeki projeye karşı direnen personele gerekli tavrı göstermeli ve motivasyon sağlamalıdır."
ERP Destek Ekibi
Erp Projeleri firmalarda uygulamaya başlamadan önce birçok süreçten geçer. Firmada Erp kullanma fikri doğduktan sonra kendi ihtiyaçlarını, çözüm üretemediği noktaları, iş gücü ve zaman tasarruf sağlayacak firma içindeki iş süreçlerini ve bunlara benzer birçok prosesi tespit edip gerekli çözümler bulacak tedarikçi yazılım firması arayışına geçer. Arayış sırasında birçok yazılım firmasıyla uzun süren toplantılar, sunumlar yapılır. Birçok tedarikçi yazılım firması ile görüşüldüğünden, hangi firma ile ne konuşulduğunu ve yazılımların özellikleri gibi bilgilerin karıştırılma olasılığı vardır. Yapılan toplantılar, tekrarlanan ikinci veya üçüncü görüşmeler sonucunda firma için en uygun çözümleri üretilebilecek yazılım firması seçilir.
ERP seçimi yapıldıktan sonraki ilk aşama firma içinde projeyi yönetecek ve yazılım firmasıyla koordineli çalışabilecek kişi veya kişilerin seçimidir. Proje sorumlusu şirket içersinde konulara hakim, yetkili ve yeterli zaman ayırabilecek kişilerden seçilmelidir. Uygulamaya alınacak projenin tüm firma çalışanlarına genel özellikleri ile sunumu yapılır. Bu sunumda projenin getireceği katkılar ve işlem kolaylıkları ön plana çıkarılmalıdır. Projenin getireceği katkılar iyi anlatıldığı taktirde başlangıç için güçlü bir ivme sağlanmış olur. Yazılım firmasının proje ekibi ile firmanın proje sorumlusu bir araya gelerek proje uygulama planını çıkartır. Proje uygulama planında hangi modüllerin hangi terminlerde uygulamaya alınacağı firma için yapılacak olan özel çalışmaların neler olduğunu varsa entegrasyonlara ait plan çıkarılır. Proje eğitimleri başlamadan önce uygulama süreçleri firmanın proje ekibi tarafından defalarca gözden geçirilir. Burada amaç uygulamaya geçiş sürelerini öne çekebilmek ve iş süreçlerini kesinleştirmektir.
Erp projesi uygulamaya geçiş öncesi kullanıcılar program eğitimleri almaya başlarlar. Yazılım firması ile firma çalışanlarının ilk sıcak teması bu aşamada başlar. Projeye mesafeli duranlar olabilir. Eğitim veren tecrübesiyle bu kişilerin projeye dahil olmasını sağlar. Eğitimler devam ettikçe projeyle ilgili ön yargılar kalkacaktır. Firma çalışanları zamanla projeyi öğrenmeye başladığından isteklerini daha kolaylıkla dile getirir. Eğitimler sırasında kullanıcıların daha önceki yapmış oldukları işlemlerin yeni yazılımla nasıl yapılacağı ile ilgili akıllarında soru işaretleri vardır. Sürekli karşılaştırmalar yapar, eğitim devam ettikçe soru işaretleri azalmaya başlar. Eğitim ilerledikçe kullanıcılar projeden neler isteyebileceklerini daha belirginleştirir. Bu aşamada kullanıcılardan gelen istekler artabilir. Gelen istekler Erp danışmanları ve firma proje ekipleriyle konuşularak tamamlanır. Firma çalışanları artık daha rahattır. Kayıtlar giriliyorlar, raporlar alınıyor, problemler çözülüyordur. Eğitim tamamlandığında kullanıcılar uygulamaya geçmeye hazır hale gelir.
Proje uygulamaya geçiş aşamasında firma stratejisine göre bir süre hem eski projeye hem de yeni projeye girilerek çift kayıt yapılır. Bu süreçte firma çalışanları daha uzun ve daha yoğun çalışmak zorundadırlar. Bu durum çalışan personel üzerinde gerginlik yaratabilir. Beklediklerinden daha zorlu bir dönem geçer. Erp danışmanları ve firma sürekli iletişim halindedir. Yazılım firmasının desteği bu aşamada kritik önem taşımaktadır. Olası bir takım aksilikler tüm çalışanların projeden soğumasına neden olabilir. Böyle bir yola girildiği zaman da hataların telafisi olsa da aynı heyecanı ve güveni sağlamak çok zordur. Süreç ilerledikçe ve kayıtlar oluştukça, Stoklar kontrol altına alınmış, satın alma malzeme ihtiyaç ile entegre olmuş, üretim planlanmış ve yönetimin istediği raporlar beklemeden hemen verilebilmektedir. Kullanıcılar tarafından geriye doğru bakıldığında geçmişte yapılan fazla mesailer, geç vakte kadar yapılan çalışmalar ve tüm yorgunluklar gelen başarıyla hatıralarda kalır.
Erp Projesini bir firmada başarıya ulaşması için Firma yönetimim kurulumdan başlayıp implementasyon ve projenin tamamlandığı süre içinde yapılan çalışmalara destek olmalı, firma içindeki projeye karşı direnen personele gerekli tavrı göstermeli ya da motivasyonu sağlamalıdır.
Uzmanımıza Kulak Verin
Herkes ERP projelerinin başarıya ulaşması için çabaladığı halde, neden hüsranlar yaşanmaktadır?
Ben, kendimi bu işe girişen tarafların yerine koyarak, bazı tespitler yapacağım.