TEYDEB’DE ELEKTRONİK İMZA UYGULAMASI BAŞLIYOR
Elektronik imza uygulamasına Eylül ayı içerisinde 1501 Sanayi Ar-Ge Projeleri Destekleme Programı ve 1602 Patent Destek Programı ile geçilecektir. Halihazırda, ıslak imzalı ve matbu olarak iletilen dokümanlar, yeni uygulamayla sistem üzerinden elektronik imzalı olarak TÜBİTAK’a iletilmiş olacaktır. Böylece, başvuru süreci çok daha hızlı ve kolay gerçekleştirilebilecektir. Bu uygulama için, öncelikle, 1501 Programına başvuru yapacak büyük ölçekli firmaların Kuruluş Yetkililerinin, 1602 Programında da başvuru sahiplerinin nitelikli elektronik sertifika temin etmesi gerekmektedir. Uygulama süreci aşağıda dikkatinize sunulmuştur:
1501 Sanayi Ar-Ge Projeleri Destekleme Programı E-imza Süreci
Mevcut durumda basılı kağıt ortamında uygulanan “Ön kayıt süreci” elektronik imza uygulamasının devreye girmesiyle büyük firmalar için kaldırılmaktadır. (1501 Programındaki KOBİler için basılı evrak üzerinden yapılan ön kayıt süreci devam edecektir). Yeni süreçte, öncelikle büyük ölçekli şirketlerin kuruluş yetkilileri, kullanıcı kaydı yoksa yeni kayıt oluşturduktan sonra, e-imza ile PRODİS’e giriş yapmalıdır. Kuruluşlarını ve kendilerini kaydeden kuruluş yetkilileri, gerekli her bir dokümanı sisteme yüklemeli ve sistem üzerinde otomatik olarak oluşturulan “Taahhütname” ile birlikte bu belgeleri elektronik olarak imzalamalıdır. PRODİS üzerinde mevcut durumda kayıtlı olan kuruluşlar için de bu adımlar gerçekleştirilmelidir.(*)
Devamında, sisteme yüklenen belgeler TEYDEB tarafından incelenerek Kuruluş Yetkilisi yetkilendirilir. Hata veya eksik bulunması halinde Kuruluş Yetkilisine sistem üzerinden düzeltme istemi gönderilir.
Bu aşamayı takiben, proje önerisi, halihazırda olduğu gibi, sistemde firma kullanıcısı olarak kayıtlı proje yürütücüsü tarafından girilir. Yeni uygulamada, proje önerisinin TÜBİTAK’a gönderilmesinden önce, kuruluşun ve kuruluş yetkililerinin sisteme kayıt olmuş ve TÜBİTAK tarafından onaylanmış olması gerekmektedir.
Proje yürütücüsü tarafından girilen proje önerisi, sistemde tanımlı Kuruluş Yetkilisi/Yetkililerinin onayına gönderilerek Yetkili (imza şeklinin müşterek olması halinde Yetkililer) tarafından elektronik olarak imzalanmalıdır. İmzalama işleminin ardından, Proje Yürütücüsünün yetkilendirilmesi de otomatik olarak gerçekleşir ve aktif hale gelen “TÜBİTAK’a Gönder” butonu kullanılarak proje önerisi sistem üzerinden iletilir. Bu yeni süreçte proje yürütücüsünün elektronik imza kullanımına ihtiyaç yoktur.
Uygulamaya alınan elektronik imzalı PRODİS süreçlerinde kuruluş yetkilileri vekalet vermek suretiyle işlem yapamayacaktır. Bunun yerine; kuruluşlar, usulüne uygun olarak alacakları karar(**) ile firma çalışanı/ortağı belirli kişi/kişilere temsil ve ilzam yetkisi verebilir ve bu yetkinin Ticaret Sicil Gazetesinde yayımlanması koşuluyla, bu kişi/kişiler elektronik imzayla kuruluşlarını temsilen PRODİS’de işlem yapabilir(***).
1602 Patent Destek Programı E-imza Süreci
1602 Patent Destek Programında ise, başvuruyu yapacak kişi ya da vekil nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmalıdır. Programın başvuru formu ve ekleri elektronik olarak imzalanarak, sistem üzerinden TÜBİTAK’a gönderilmelidir. Bununla birlikte, hukuki gereklilik durumunda bazı belgelerin posta ile gönderilmesi de istenebilir.
TÜBİTAK TEYDEB tarafından diğer programlara yönelik elektronik imza uygulaması çalışmaları devam etmekte olup, gelişmeler web sayfasından duyurulacaktır.
* Sistemde bulunan belgelerde değişiklik varsa süreç tekrarlanır, aksi halde, süreç bir kez yapılır.
** Kuruluşlar tarafından alınacak karara ilişkin önerilen metin: “.... kişi/kişiler TÜBİTAK-TEYDEB programları nezdinde kuruluşumuzu temsil ve ilzama, ahzu kabza, miktar sınırı olmaksızın her türlü taahhütname, sözleşme, mali rapor vb. belgeleri imzalamaya, başvuru belgelerini sunmaya, proje yürütücüsü tayin etmeye/değiştirmeye, hukuksal anlaşmazlıklarda kuruluşu temsile, yazışmaları yapmaya, tüm ekleri imzaya ve her türlü işlemleri yapmaya münferiden /müştereken mezun ve tam yetkilidir.” (Tek bir kişiye yetki verilmesi halinde münferiden, birden fazla kişiye yetki verilmesi halinde müştereken olacağı için metin bu ayrıma göre düzenlenmelidir.)
*** Yeni süreçte imza sirküleri istenmemektedir, kuruluşlar sisteme yükleyecekleri Ticaret Sicil Gazetesinde temsil yetkisi ile ilgili yerleri görünür biçimde vurgulamalıdır.