KAYBEDİLEN FATURANIN VUK VE KDV AÇISINDAN HUKUKİ SONUÇLARI VE YAPILMASI GEREKLİ İŞLEMLER – VERGİ DOSYASI
Vergi Usul Kanununun 227 nci maddesine göre, aksine hüküm olmadıkça VUK’a göre tutulan ve üçüncü şahıslarla olan ilişki ve işlemlere ilişkin kayıtların tevsiki zorunludur. Vergi Usul Kanununda bu tevsikin hangi belgelerle yapılacağı hususu 229 ve müteakip maddelerinde düzenlenmiştir. Bu belgelerden birisi de faturadır.
VUK 229 uncu maddeye göre fatura; satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari bir vesika olarak tanımlanmıştır. Mezkur Kanunun 232 nci maddesi uyarınca da futura, en az bir asıl ve örnek olarak düzenlenecektir.
Usulüne uygun olarak düzenlenen fatura veya faturalar kaybolursa ne olur? Hangi tür hukuki sonuçlara yol açar? Böyle bir olayla karşı karşıya kalan mükellefin, vergi mevzuatına uygun bir şekilde ne tür bir davranış veya işlemde bulunması gerekir? Aşağıda bu sorulara cevap arayacağız.
II. FATURA ASLININ MEVCUDİYETİ NEDEN ÖNEMLİ?
Fatura, Vergi Usul Kanunu açısından tevsik vesikasıdır. Söz konusu vesikanın ispat vasıtası olması için aslı veya örneği olması gerekir. Alalade bir fatura fotokopisinin tevsik gücü yoktur. Bu açıdan kaybedilen fatura çeşitli mevzuat düzenlemeleri açısından mükellef için sorun oluşturur. Bu sorunları ana başlıklar itibariyle sıralayalım:
II.1- Kaybedelen Faturaya İlişkin İşlemlerin Kayıtlara İntikali Açısından
Faturanın alındığı ancak daha kayıtlara işlenmeden önce kaybolduğu varsayımı üzerinde duralım. Deftere kaydedilecek işlemle ilgili tevsik edici belge olan fatura ortada yoktur. Ancak alınmış bir mal veya hizmet söz konusudur. Bunlar, sırf fatura kaybedildi diye, kayıtlara intikal ettirilmeyecek midir? Elbette hayır. Aşağıda bu sorunu aşmaya yönelik yapılacak muhtemel işlem önerilerine yer verilecektir.
II.2- Ba-Bs Bildirimi Açısından Kaybolan Fatura
Bilindiği üzere bilanço esasına göre defter tutan mükelleflerin, belirli bir haddi (KDV hariç 5.000 TL) aşan mal ve hizmet alımlarını “Mal ve Hizmet Alımlarına İlişkin Bildirim Formu (Form Ba)” ile; mal ve hizmet satışlarını ise “Mal ve Hizmet Satışlarına İlişkin Bildirim Formu (Form Bs)” ile bildirme yükümlülüğü bulunmaktadır.
Fatura veya faturalar Ba-Bs bildirim yükümlülüğü yerine getirilmeden önce kaybolmuşsa, bu faturalar bildirime dahil edilmeyecek midir? Bu konuda düşüncemiz edilmesi gerektiği yönündedir. Söz konusu mal ve hizmet alınmıştır. Faturanın aslının kaybolmuş olması ba-bs bildirim yükümlülüğünü etkilemez. Kaldı ki, satıcı firma söz konusu faturalara ilişkin bildirimleri yapacaktır. Sizin yapmamanız durumunda cezaya muhatap olmanız söz konusu olabilecektir. Bu nedenle, kaybedilen fatura ile ilgili aşağıdaki bölümlerde yer verilecek bazı prosedürleri aşmayı beklemeden, ba-bs bildirim yükümlülüğü kapsamındaki faturaların süresinde bildirime konu edilmesi gerekir.
II.3- Katma Değer Vergisi (KDV) İndirimi Açısından Kaybolan Fatura
KDV Kanununun 29/1-a maddesinde, mükelleflerin yaptıkları vergiye tabi işlemler üzerinden hesaplanan KDV’den bu Kanun’da aksine hüküm olmadıkça faaliyetlerine ilişkin olarak kendilerine yapılan teslim ve hizmetler dolayısıyla hesaplanarak düzenlenen fatura ve benzeri vesikalarda gösterilen KDV’nin indirebileceği hüküm altına alınmıştır. Aynı maddenin 3 üncü fıkrası uyarına; indirim hakkı vergiyi doğuran olayın vuku bulduğu takvim yılı aşılmamak şartıyla, ilgili vesikaların kanuni defterlere kaydedildiği vergilendirme döneminde kullanılabilmektedir. Mezkûr Kanunun 34/1. Maddesine göre ise, KDV fatura ve benzeri vesikalarda ayrıca gösterilmek ve bu vesikalar kanuni defterlere kaydedilmek suretiyle indirim konusu yapılabilmektedir.
Yukarıdaki düzenlemeler dikkate alındığında kaybolan faturaya ilişkin KDV indirimlerinin durumu ne olacaktır? Sadece faturanın kaybolması nedeniyle mükellefin ilgili kdv’yi kayıtlarına intikal ettirme ve indirilecek kdv olarak dikkate alma hakkı sakıt mı olacaktır?
Mükellefin gerçek mal veya hizmet alışı ile ilgili bir işleme dayanan kaybolan faturaya ilişkin işlemlerini defter kayıtlarına intikal ettirmesi ve bu kapsamda söz konusu kdv tutarlarını da indirilecek kdv olarak dikkate alması gerekir. Ancak bu işlemi yaparken, aşağıda kaybolan faturaya ilişkin idarenin aradığı bazı prosedürleri de göz önünde bulundurmak ve tamamlamak gerekecektir.
II.4- Defter ve Belge İbraz Yükümlülüğü ve Vergi Kaçakçılığına İlişkin Düzenleme Açısından
Vergi Usul Kanununun 253 üncü maddesine göre, defter tutmak mecburiyetinde olanlar tuttukları defterleri ve belgeleri defter tutmak mecburiyetinde olmayanlar ise almaya mecbur oldukları fatura, gider pusulası ve müstahsil makbuzunu ilgili bulundukları takvim yılını izleyen yıldan başlayarak 5 yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.
VUK 359/a-2 inci maddesine göre varlığı noter tasdik kayıtları veya sair suretlerle sabit olduğu halde, inceleme sırasında vergi incelemesine yetkili kimselere defter ve belgelerin ibraz edilmemesi, anılan madde hükmünün uygulanmasında gizleme olarak kabul edilmektedir. Gizleme fiilini işleyenler hakkında on sekiz aydan üç yıla kadar hapis cezasına hükmolunması söz konusudur.
Yukarıdaki düzenlemelere göre, vergi incelemeleri için istenen defter ve belgelerin eksiksiz bir şekilde inceleme elemanına ibrazı gerekir. Aksi durum, VUK 359 uncu madde uygulamasını gündeme getirebilir. Kaybolan faturalar bu noktada önem kazanmaktadır. İnceleme elemanı sizden faturaları istiyor, ama siz inceleme elemanına kaybolduğu yönünde mazeret sunuyorsunuz. Eğer, kaybolmaya ilişkin mazeretiniz VUK’ta yer alan mücbir sebep kapsamında değilse, inceleme elemanının VUK 359 kapsamında işlem yapması ve ilgililer hakkında aynı zamanda “gizleme suretiyle kaçakçılık” suçunun unsurunun oluştuğundan bahisle kaçakçılık suçu raporu tanzim etmesi muhtemeldir.
Böyle bir muamele ile karşılaşmamak için faturanın kaybolduğunun öğrenilmesi üzerine, aşağıda yer verilen idarenin görüşü doğrultusunda fatura fotokopisinin onaylanması türü işlemlerin tekemmül ettirilmesinde fayda var.
III. KAYBOLAN FATURA ÜZERİNE YAPILMASI GEREKENLER
Kaybolan fatura üzerine ne tür bir işlem yapılması gerekir?
Uygulamada, faturanın kaybedilmesi durumunda satıcı firmalar faturanın kendilerinde kalan nüshasının fotokopisi üzerine “Aslı Gibidir” yazarak kaşeleyip imzalamakta ve alıcılara bu şekilde onaylanan fotokopiyi vermektedir. Alıcılar ise satıcılar tarafından belirtilen şekilde onaylanan fatura fotokopilerini kaybedilenin faturanın yerine kayıtlarına gider olarak intikal ettirerek, KDV’lerini indirim konusu yapmaktadırlar.
Bazı mükellefler ise, kaybolan faturanın fotokopisini veya faksını ilgili firmadan almakta, söz konusu fotokopi veya faksı kaybolan fatura aslı yerine kullanmaktadır.
Peki bu işlem vergi hukuku anlamında geçerli midir? Kısa veya uzun vadede mükellef açısından sorunsuz çözümler midir? Konuya vergi idaresinin yaklaşımı nedir? Uzmanların görüşü hangi yöndedir?
Kaybolan faturaya ilişkin olarak yapılması gerekenler konusunu; idarenin görüşü ve bu konudaki uzman görüşleri olmak üzere iki başlık altında inceleyeceğiz.
III.1- Kaybolan Fatura Üzerine Yapılacak İşlemler Konusunda İdarenin Görüşü
Kaybolan fatura konusunda vergi idaresinin görüşünün ne olduğunu birincil ve ikincil düzenlemelerde görmek mümkün değil. Bu konuda müracaat ettiğimiz kaynak özelge (mukteza) olmaktadır. Kaybedilen fatura üzerine ne yapılması gerektiği yönünde idareye yapılan görüş talebi üzerine idare verdiği bir özelgede konuya ilişkin VUK ve KDV Kanununda yer alan mevzuat hükümlerine yer verdikten sonra aşağıdaki görüşü dile getirmiştir:
Buna göre yukarıda belirtilen hüküm ve açıklamalar çerçevesinde; kaybolan faturanın yerine kayıtlara uygun noterden tasdikli bir örneğinin (Bu örnek üzerine, “Zayi olan aynı tarih ve sayıyı taşıyan fatura aslı yerine kullanılmak amacıyla tasdik edilmiştir.” şeklinde noterce şerh düşülmesi gerekir.) kullanılması mümkün bulunmaktadır.
Öte yandan muhtelif sebeplerle kaybolan faturanın yerine geçen noter onaylı örneğinin kanuni defterlere kaydedilmesi şartıyla söz konusu faturada bulunan KDV’nin indirim konusu yapılacağı da tabiidir.”
Konuya ilişkin başka bir özelgede de benzer şekilde görüş verilmiştir:
“Firmalar tarafından hastanenize verilen faturanın ve ayniyat makbuzunun kaybolması durumunda kayıtlara uygun noterden tasdikli bir örneğinin (Bu örnek üzerine “Zayi olan aynı tarih ve sayıyı taşıyan fatura aslı yerine kullanılmak amacıyla tasdik edilmiştir” şeklinde noterce şerh düşülmesi gerekir.) tarafınıza verilmesi mümkün bulunmaktadır.”
İdare yukarıda yer verdiği özelge ile, kaybolan faturanın yerine noterce üzerine “Zayi olan aynı tarih ve sayıyı taşıyan fatura aslı yerine kullanılmak amacıyla tasdik edilmiştir.” şerhi düşülmüş noter tasdikli örneğinin kullanılabilmesine cevaz vermiştir. Bu şekilde tasdik edilmiş fatura örneği, fatura aslı ile aynı hükme sahip olacaktır.
Bu arada, daha önce “vergi iadesi” olarak bilinen, ücretlilerin fiş ve fatura topladığı ve buna göre iade aldığı uygulama kapsamında kaybolan faturalara ilişkin verilen özelgelerin bu çalışmada incelenen konuya dayanak oluşturmayacağını belirtelim. Bu açıdan, konuya ilişkin bazı çalışmalarda, “vergi iadesi”ne ilişkin olarak verilmiş özelgelere atıfla idarenin sadece satıcı tarafından yapılmış “aslı gibidir” onayının yeterli olacağı yönünde de görüşünün bulunduğu şeklindeki yaklaşımlara ihtiyatla yaklaşmak gerekir. Bahsedilen türden bir özelgenin sonuç kısmı aşağıda sunulmuştur:
“Buna göre fatura aslının kaybedilmiş olması durumunda, söz konusu faturayı düzenleyenlerce tastik edilmiş olan örneğinin vergi indiriminde kullanılması mümkündür.”
Ayrıca, kaldırılan ücretlilere vergi iadesinde dahi satıcı tarafından onaylı fatura fotokopisini yeterli görmeyen özelge de mevcuttur:
“Buna göre, anılan Tebliğde sayılan belgeler dışında herhangi bir belgenin veya yukarıda sayılan belgelerin (kira kontratı hariç) suretlerinin, belgeleri kesenler tarafından onaylansa dahi vergi indirimi uygulamasında geçerli belge olarak kabulü mümkün değildir …”
III.2- Kaybolan Fatura Üzerine Yapılması Gerekenlere İlişkin Uzman Görüşleri
Abdulah Tolu, kaybolan faturaya ilişkin olarak aşağıdaki görüşleri dile getirmiştir:
“Bilindiği üzere, Vergi Usul Kanunu’nun 3/B maddesine göre, vergilendirmede vergiyi doğuran olay ve bu olaya ilişkin işlemlerin gerçek mahiyeti esastır. Dolayısıyla, fatura aslının kaybedildiği durumlarda, faturanın doğruluğu ve düzenlenip düzenlenmediği hususlarının satıcıda kalan nüshasından teyit edilebilmesi her zaman mümkündür. Bu nedenle, sadece doğrulama için faturanın satıcıda kalan nüshasının fotokopisinin notere onaylatılmasına gerek bulunmamaktadır. Diğer bir ifade ile noter onayına bağlanma şartının, işlemin sağlığına doğrudan bir etkisi bulunmamaktadır. Bu olayda, noter tasdik zorunluluğunun, Bu olayda, noter tasdik zorunluluğunun, mükelleflere mali külfet getirmesinin dışında pratik bir faydası bulunmamaktadır.
Kişisel görüşümüze göre, aslı kaybolan fatura muhteviyatının gider olarak kayıtlara intikali ve KDV’sinin indirimi için, faturanın satıcıda kalan nüshasının satıcı veya ilgili SMMM veya YMM tarafından onaylanan fotokopileri yeterli kabul edilmeli, noter onayı aranmamalıdır.”
Yılmaz Sezer’in görüşü de Abdullah Tolu’nun görüşü ile paralellik arz etmekte olup aşağıdaki gibidir:
“Kişisel görüşümüze göre, fatura aslının kaybedildiği durumlarda, faturanın doğruluğu ve içeriğinin satıcıda kalan nüshasından her zaman teyit edilmesi mümkün bulunmaktadır. Bu tespit, Maliye Bakanlığı denetim elemanları ve vergi daireleri tarafından her halükarda yapılabilir. Sadece doğrulama için faturanın satıcıda kalan nüshasının fotokopisinin notere tasdik ettirilme zorunluluğu getirilmesi son derece gereksiz, mükellefler bakımından zaman kaybı ve ek masraflara neden olan bir uygulamadır. Fatura aslının kaybolduğu bu gibi durumlarda, faturanın satıcıda kalan nüshasının satıcı, SMMM veya YMM tarafından onaylanan fotokopilerine istinaden gider kaydı ve KDV indirimi yapılmalı, ayrıca noter onayı aranılmamalıdır. Vergi ödeme maliyetinin giderek arttığı günümüzde, mükelleflere ek maliyetler getirilmemesi hususuna özellikle dikkat edilmeli, sorun Maliye Bakanlığı tarafından yeniden ele alınarak görüşümüz paralelinde pratik bir çözüme kavuşturulmalıdır.”
Nadir Arıca ise konuya farklı bir yönü ile yaklaşmaktadır. Arıca’ya göre, faturanın birden fazla nüsha olarak düzenlenmiş olması halinde diğer nüshaların fatura aslının yerine kullanılabileceği görüşünü savunmaktadır. Bu öneri ancak, fazladan fatura nüshasının mevcudiyeti durumunda hayatiyet bulabilecek türdendir.
Hesap Uzmanları Derneği bir yayınında, kaybolan fatura konusunda yukarıda yer verilen idari görüş paylaşılmaktadır. Buna göre, kaybolan faturanın yerine kayıtlara uygun noterden tasdikli bir örneğinin kullanılması mümkün bulunmaktadır. Muhtelif sebeplerle kaybolan faturaların yerine geçen noter onaylı örneğinin kanuni defterlere kaydedilmesi koşuluyla söz konusu faturada bulunan KDV’de indirim konusu yapılabilir.
Kaybolan fatura konusunda vergi idaresinin yaklaşımı, kaybolan faturanın yerine üzerine “Zayi olan aynı tarih ve sayıyı taşıyan fatura aslı yerine kullanılmak amacıyla tasdik edilmiştir.” şerhi düşülmüş kayıtlara uygunluğu noterce tasdikli örneğinin (fotokopisinin) kullanılabileceğine yöneliktir. İdare fatura fotokopisinin satıcı firma kayıtlarına uygunluğunun noter onayından geçirilerek ve uygun şerh düşülmek suretiyle, tevsik edici belge hüviyetini kazanması yönünde irade ortaya koymuştur. Böylece muhtemel suiistimallerin önüne geçilmesi amaçlanmıştır.
Uzmanlar, kaybolan her fatura için noter onayı şartı aranmasını maliyetli ve gereksiz bir süreç olarak görmektedir. Yapılacak karşıt incelemelerde zaten söz konusu faturanın satıcı nüshasına ve kayıtlarına erişmenin mümkün olduğu ileri sürülmektedir. Bu açıdan, satıcı tarafından veya ilgililerin SMMM veya YMM’since yapılacak “Aslı gibidir” şerhi koymanın yeterli olması gerektiğinden bahsedilmektedir.
Beyan sistemine dayanan vergi sistemlerinde belge düzeni esastır. Bu açıdan, vergi idareleri belge düzenini gevşetecek veya bu düzenin suiistimaline yol açabilecek her türlü durum ve işleme karşı ciddi önlem geliştirme refleksine sahiptirler. Kaybolan fatura konusunda idarenin mükelleflerce katı bulunan noter tasdik şerhi arama yönündeki pratiğini bu meyanda telakki etmek mümkündür. Ancak, hayatın olağan akışı içinde postada kaybolma veya sair nedenlerle faturaların kaybolduğu da bir vakıadır. Bu durum çok istisnai olarak gerçekleşen bir olay olarak da görülemez. Kaybolan her faturanın arkasında kötü niyetli mükellef veya suiistimal ihtimali aramak da gerçekçi değildir. Bu nedenle, vergi idaresinin bu konuya ilişkin açıklayıcı bir Tebliği çıkarması ve Tebliğde faturaların Ba-Bs bildirimine konu yapılıp yapılmadığı, tutarı, ödeme ve taşıma bilgileri ile desteklenme durumu, faturayı düzenleyenlerin niteliği (örneğin KAYİK kapsamında olması gibi), faturanın içeriğinin elektrik, su, gaz ödemesi gibi hizmeti veren işletme kayıtlarından kolaylıkla tespit edilebileceği durumlar ve benzeri hususları dikkate alarak konuyu, mükelleflere en az maliyet yükleyecek ancak belge düzeni ilişkin sistemi de suiistimale açık hale getirmeyecek bir tarzda, netleştirmesinde fayda bulunduğunu mütalaa ediyoruz.
Son bir not. Faturanın kaybolmasının mükellefin iradesi dışındaki nedenlere dayanması (yangın, sel, çalınma ve benzeri) ve Vergi Usul Kanununda yer alan mücbir sebeplerden birine tekabül etmesi durumunda başvurulacak yöntem, alınacak zayi belgesi için mahkemeye müracaat dilekçesi ve benzeri konulara ilişkin olarak aşağıdaki yazımıza müracaat edilebilir:
“DEFTER VE BELGELERİM “ZAYİ OLDU”, “ÇALINDI”, “KAYBOLDU” NE YAPMALIYIM?”
NOT: Tüm hakları yazarına aittir. Yazar adı ve https://vergidosyasi.com/2017/07/31/alis-faturalarinin-kaybedilmesinin-vuk-ve-kdv-acisindan-hukuki-sonuclari-ve-yapilacak-islemler/ linkine yer verilmek suretiyle fikir ve sanat eserleri mevzuatına uygun tarzda alıntı yapılabilir. AYNEN YAYIMLANAMAZ.
 MB. İstanbul Defterdarlığı Usul Gelir Müdürlüğü’nün, 30.01.2003 tarih ve 784 sayılı Özelgesi. (Özelge: Yılmaz Sezer, https://www.dunya.com/gundem/asli-kaybolan-faturalarin-gider-kaydi-ve-kdv-indirimi-haberi-236239 (Erişim Tarihi: 30.07.2017) yazısından alıntı yapılarak temin edilmiştir. )
 Abdullah Tolu, “Kaybolan Faturada “Aslı Gibidir” Uygulaması, Gider Kaydı ve KDV İndirim”, Yaklaşım Dergisi, Kasım 2010, Sayı: 215.
 Yılmaz SEZER https://www.dunya.com/gundem/asli-kaybolan-faturalarin-gider-kaydi-ve-kdv-indirimi-haberi-236239 (Erişim Tarihi: 30.07.2017)
 Nadir Arıca, “Fatura Nizamı”, Maliye ve Sigorta Yorumları Dergisi, Mart 2006, Sayı: 460.
 HUD, Vergi Dünyasında 500 Soru-500 Cevap, Maliye Hesap Uzmanları Derneği Yayını.
 Muhtemel suistimal kapsamında; faturanın üst nüshasının ve alt nüshasının farklı mükellefe farklı şekilde düzenlenmesi örneği verilebilir. Ancak, Ba-Bs bildirim kapsamına giren faturalarda bu durumun kolaylıkla ortaya çıkarılabileceğini de belirtmek gerekir.
Kategoriler:GUNCEL, KATMA DEĞER VERGİSİ, VERGİ USUL
Tagged as: ba bs kaybolan fatura, belge düzeni, beyana dayanan vergi sistemleri, defter ve ibraz yükümlülüğü kaybolan fatura, fatura fotokopisi noter tasdiki, fatura fotokopisi satıcı aslı gibidir, fatura kaybolursa hukuki sonuçlar, fatura kaybolursa ne oulr, fatura tanımı, faturanın kaybedilmesi, gizleme suretiyle kaçakçılık, kaybedilen fatura, kaybedilen fatura kayıtlara intikal, kaybolan fatura, kaybolan fatura aslı gibidir, kaybolan fatura özelge, kaybolan fatura üzerin yapılacak işlemler, kaybolan fatura idarenin görüşü, kaybolan fatura kdv indirimi, kaybolan fatura noter tasdiki, kaybolan fatura uzman görüşü, noter tasdikli fatura
Özelge: Kaybolan fatura örneğinin vergi iadesinde kullanılıp kullanılamayacağı
NOTER MAKBUZLARI BA BİLDİRİMİNDE GÖSTERİLİR Mİ?