Tasarlanan sistemde hastaneye gelen bir hasta, dosyasi varsa numara odasina giderek bir kayit numarasi alir. Eger hastanede bir dosyasi mevcut degilse bu kez arsiv bölümüne giderek hasta tablosunda yer alan bilgilerin sisteme girilmesi ile yeni bir dosya açilir. Daha sonra bu dosya numarasini kullanarak otomatik sayi formatindaki sayiyi kayit numarasi adi altinda numara odasindan alir. Numara odasinda kayitlar tablosundaki kayit numarasinin, dosya numarasinin ve tarih bilgisinin sisteme girilmesi ile hastanin giris islemi tamamlanmis olur. Bu islem tamamlandiktan sonra hasta muayene olacagi poliklinige gider. Burada muayene sirasinda kullanilan malzemeler, doktor ücretleri ve ücret açiklamasi bilgileri hastanin kayit numarasi bilgisi üzerinden dosyasina kaydedilir. Ayni sekilde poliklinik no, doktor no, tarih, tani, rapor, doktorun yazdigi reçete de yine kayit numarasi esas alinarak hastanin dosyasina kaydedilir. Hasta poliklinikten çiktiktan sonra baska bir poliklinige sevk edilebilir; tahlil islemleri veya röntgen çektirmek üzere ilgili birimlere gönderilebilir; herhangi bir servise yatirilabilir ya da reçetesini aldiktan sonra resmi islemlerini yaptirarak hastaneden ayrilabilir.
Eger hasta baska bir poliklinige sevk edilirse kayit numarasi resmi islemler birimi tarafindan halen kapatilmadigi için ayni kayit numarasi kullanilarak baska bir poliklinikte muayene olabilir. Bu islemler yukarida açiklanan islemlerin aynisidir.
Eger muayene sirasinda hastanin röntgen veya tahlili istenirse bu durumda hasta röntgen veya laboratuar bölümüne gider ve burada gerekli tetkikler yapilir ve bunlarin isimleri, film veya tahlil sonuçlari, yapilan islemlerin ücretleri ve kullanilan malzemeler gibi gerekli tüm bilgiler hastanin dosyasina kaydedilir.
Eger muayene sonrasinda hastanin herhangi bir servise yatirilmasina karar verilirse bu defa hasta öncelikle bashekimlige gönderilir. Burada ilgili resmi islemler yapilir ve yine hastanin en basta almis oldugu kayit numarasi kullanilarak servise yatirilir. Burada yapilan tüm islemler ve bunlarin ücretleri gibi her türlü bilgi hastanin dosyasina kayit numarasi üzerinden islenir. Ayni zamanda hastanin servise hangi birimden geldigi, yatis tarihi gibi bilgiler veritabaninda tutulmaktadir. Yine hastanin serviste yattigi yatak numarasi sisteme kaydedilir. Hasta bu servisten yine tahlil ve röntgen gibi islemler için ilgili bölümlere gidebilir. Bu islemler de yine daha önce belirtildigi gibidir.
Eger serviste yatan hastanin ameliyat olmasina karar verilirse bu durumda belirlenen gün ve saatte hastanin ameliyati yapilir ve yine hastanin dosyasina gerekli bilgiler kaydedilir. Bu bilgiler hastanin ameliyat tarihi, doktorun adi ne tür bir ameliyat geçirdigi, ameliyatta kullanilan malzemeler, ve yapilan islemler için alinacak ücret bilgileri ve bunlarin ayrintili açiklamasidir. Ameliyat isleminden sonra hasta tekrar servise yatirilir.
Eger hasta bulundugu servisten baska bir servise gönderilirse bu durumda hastanin geçis islemi yapilir ve servis bölümünde yapilan isler tekrarlanir.
Herhangi bir hastanin tedavi süresince kullanilan malzeme bilgileri hastanin dosyasina yazilmakla birlikte ayni zamanda hastanenin malzeme stoklarindan da düsülmektedir. Malzeme stoklarinin bulundugu dosyada hangi malzemeden ne kadar bulundugu ve her bir malzeme için birim fiyat bilgileri gibi bilgiler bulunmaktadir.
Hastaya uygulanan tedavi sürecinin sonunda hasta taburcu edilir. Her türlü parasal islem bu asamada gerçeklesmektedir. Hastaneden taburcu edilmeden önce resmi islemlerini yaptirir (herhangi bir sosyal güvenligi var ise) ya da tedavi masraflarini pesin olarak öder ve daha sonra hastaneden taburcu edilir.
Hasta taburcu edildikten sonra dosyasina (ilgili kayit numarasi bilgisini kullanarak) çikis tarihi de yazilarak bu kayit numarasina ait islemler kapatilmis olur. Hastanin faturasi da kayit numarasi bilgisi kullanilarak kolaylikla ayrintili bir biçimde dökülebilmektedir.
Kayit numarasi bir hastaya bir kez verilir ve bu numara bir daha kullanilmaz. Yani hastaneye her bir hasta gelisinde farkli bir kayit numarasi alir. Böylelikle geçmis bilgiler de veritabaninda tutulabilmekte ve hangi hastanin ne zaman ne tür tedavilerden geçtigi gibi verilere rahatlikla erisilebilir. Ayni hastanin da birçok kez hastaneye gelmesi durumunda yine her seferinde farkli bir kayit numarasi verilir. Yani bir hasta kaç kez hastaneye gelmisse o kadar kayit numarasina sahip olur ve her bir kayit numarasi bir tedavi sürecini belirtir. Bu bilgiler az öncede söyledigimiz gibi veritabaninda sakli kalmaktadir.
Hastanin muayene, tahlil, röntgen vb. islemlerinin tamamlanmasindan sonraki ilaç alma asamasinda izlenecek yol ise söyle gerçeklesmektedir. Sehirdeki tüm eczaneler, hastanenin veri tabaninda saklanan reçete bilgilerini içeren kisma ulasma yetkisine sahiptir. Her eczane bir ID ve passworde sahiptir ve bunlari kullanarak sisteme logon olabilirler. Hastane, hastanin islemleri bittikten sonra kendisine bir reçete numarasi verir, Hasta bu numara ile istedigi herhangi eczaneye giderek ilaçlarini talep eder. Eczane kendi accountu ile sisteme girer, sistemden ilgili reçete numarasinin girilmesi istendiginde bu bilgiyi de hastadan alarak sisteme girer ve ilgili reçeteye erisir. Ilaçlari verdikten sonra eczanenin islemin bittigine dair onay vermesi ile sistem reçetede eczanenin ID sini tutarak, hangi reçetenin hangi eczane tarafindan verildigini de takip altina almis olur. Bu sayede eczanelere verilecek olan ilaç paylari veya baska birtakim izlenmesi gereken bilgiler kontrol altina alinmis olur.
Hastanin TC no’su kullanilarak farkli hastanelerde daha önceden gördügü tedaviler, doktor raporlari,reçeteler, ameliyatlar gibi tibbi bilgilere ulasmak mümkündür. Kurulu sistem faydali tüm bilgilere gerektigi zaman ulasilmasi amacindadir.