Koç Holding A.Ş. Kurumsal Yönetim İlkeleri Uyum Raporu
Download "Koç Holding A.Ş. Kurumsal Yönetim İlkeleri Uyum Raporu"
1 Koç Holding A.Ş. Kurumsal Yönetim İlkeleri Uyum Raporu Koç Holding 2010 Faaliyet Raporu KURUMSAL YÖNETİM İLKELERİNE UYUM BEYANI 1.1. Kurumsal Yönetim İlkelerine Uyum Son yıllarda artan küreselleşme eğilimleri ile birlikte finansal piyasalar da derinlik kazanmaktadır. Gelişen finansal piyasalarda etkin şekilde yer alabilmek için, zorlu rekabet koşullarına rağmen istikrarlı ve kârlı büyüme performansı ile hissedar değeri yaratmanın yanında, uluslararası standartlara uyum için gerekli çalışmaları yaparak bunları hayata geçirmek de büyük önem taşımaktadır. Bu nedenle, Türk sermaye piyasalarının küresel finans sisteminin bir parçası olabilmesi ve uluslararası finansal piyasalardan fon sağlama olanaklarının arttırılması için uluslararası standartların yakından takip edilerek uygulamaya alınması gerekli görülmektedir. Koç Topluluğu ( Topluluk ) olarak iyi kurumsal yönetimin şirketler açısından önemli yararları bulunduğuna inanmaktayız. Özellikle yönetim kalitesinin artması, risklerin azalması, finansman ve sermaye piyasalarında güvenilirlik ve saygınlığın artması konularında iyi kurumsal yönetimin sağlayacağı katkı çok büyüktür. Türkiye de henüz kurumsal yönetim ilkeleri gündemde değilken Koç Holding A.Ş. ( Koç Holding ) bu alanda en yüksek standartlara erişmek için gönüllü ve proaktif olarak gerekli adımları atmaya başlayan ilk şirketlerden biri olmuştur. Dolayısıyla, Koç Holding, kurumsal yönetimin, i) Şeffaflık, ii) Adillik, iii) Sorumluluk ve iv) Hesap Verilebilirliğe dayalı dört prensibine daima uymayı kendisine ilke edinmiştir. Koç Holding ve Topluluk şirketlerindeki köklü ve sağlam kurumsal kimlik, etkin kurumsal yönetime olanak vermektedir. Dürüstlük, saygınlık, etik davranış, yasalara ve düzenleyici kurallara uyum Koç Holding in iş yapma şeklinin merkezindedir ve Topluluk kültürünün bir parçasıdır. Koç Holding in yönetim yapısı, süreçleri ve politikaları itibariyle düzenleyici kurallara uyumlu olarak tasarlanmıştır; böylece, karar vermede ve sorumluluk alanında netlik ve şeffaflık sağlanmıştır. Koç Holding, Yönetim Kurulu nda bağımsız üye bulunduran ilk Türk şirketlerinden biridir. Ayrıca, üst düzey yöneticilerinin ücretlendirmesini sürdürülebilir finansal ve operasyonel performansla ilişkilendiren sayılı Türk şirketlerindendir. Yasal ve düzenleyici kurallar çerçevesinde Koç Holding gerekli bilgileri zamanında, güvenli, istikrarlı ve düzenli bir şekilde tüm yatırımcılarına ve analistlere eş zamanlı iletmektedir. İletişimin sürekli ve en iyi şekilde yapılabilmesini teminen yatırımcı toplantıları, konferanslar, paneller düzenlenmekte; basın bültenleri ve medya ile yapılan söyleşilerle daha fazla yatırımcıya ulaşmaya çalışılmaktadır. Yatırımcı İlişkileri alanında 2010 yılında en iyi internet sitesi ödülünü alan internet sitemizde sunulan bilgilerle yatırımcılar ve diğer menfaat sahipleri Koç Holding ile ilgili tarihsel ve güncel bilgilere eş zamanlı ve tam bir şekilde ulaşabilmektedir. Türkiye Cumhuriyeti tarihinin ilk holding şirketi ve kurumsallaşmaya gerçek anlamda inanan bir Topluluk olarak, Sermaye Piyasası Kurulu ( SPK ) tarafından tarih ve 35/835 sayılı kararı ile kabul edilen ve Temmuz 2003 de kamuya ilk olarak açıklanan ve Mayıs 2005 te revize edilen Kurumsal Yönetim İlkeleri şirketimiz tarafından da benimsenmekte ve bu evrensel prensipler büyük oranda uygulanmaktadır. Henüz uygulamaya konulmamış olan ilkeler üzerinde ise çalışılmakta olup idari; hukuki ve teknik alt yapı çalışmalarının tamamlanmasının akabinde uygulamaya geçilmesi planlanmaktadır. Koç Holding in uygulamaya koymuş olduğu ve üzerinde çalışmakta bulunduğu kurumsal yönetim ilkelerini özetleyen uyum raporunun detaylarına aşağıda yer verilmiştir Henüz Uygulanamayan Kurumsal Yönetim İlkeleri Koç Holding Kurumsal Yönetim ilkelerine tam uyumun önemine inanmaktadır. Ancak, ilkelerin bir kısmında uygulamada yaşanan zorluklar, bazı ilkelere uyum konusunda gerek ülkemizde gerekse uluslararası platformda devam eden tartışmalar, bazı ilkelerin ise piyasanın ve şirketin mevcut yapısı ile tam örtüşmemesi gibi nedenlerle tam uyum henüz sağlanamamıştır. Bazı ilkeler ise uygulamada yerine getirilmekle birlikte, henüz Esas Mukavele gibi resmi dokümanlara yansıtılmamıştır. Konu ile ilgili gelişmeler yakından takip edilerek, uyum sağlanmamış ilkelere tam uyumun en uygun zamanda yapılmasına yönelik sürekli geliştirme çalışmalarımız devam etmektedir. Aşağıda şirketimiz bünyesinde kurumsal yönetim ilkeleri çerçevesinde yürütülen kapsamlı çalışmalar ve ilgili bölümlerde henüz uyum sağlanamayan ilkeler açıklanmıştır Dönem İçinde İlkelere Uyum İçin Yapılan Çalışmalar 2010 yılı içinde Kurumsal Yönetim Komitesi etkin çalışmalarını sürdürmüş ve gerek holding gerekse payları borsada işlem gören Topluluk şirketlerinin ilkelere uyum açısından geliştirilmesine yönelik pek çok çalışma yapılmıştır. Bu kapsamda, 2010 yılında Kurumsal Yönetim İlkeleri açısından büyük önem taşıyan etik ilkeler oluşturulması alanında, kuruluşundan bu yana uygulanmakta olan değerler ve ilkeler yazılı hale getirilmiş, Koç Topluluğu Etik Davranış Kuralları ve Uygulama Prensipleri tüm Topluluk çalışanlarına iletilmiştir. Şirketimizin ve Topluluk şirketlerinin Bilgilendirme Politikaları gözden geçirilerek, İlkelere ve düzenlemelere uygun hale getirilmeleri sağlanmıştır. Şirketimizin internet sitesi ve faaliyet raporu gözden geçirilerek, ilkelere tam uyum açısından gerekli revizyonlar gerçekleştirilmektedir. Topluluk şirketlerine iletilen Genel Kurul prosedürüne, ilkelerde bu konuda yer alan Yönetim Kurulu üye adayları hakkında bilgi verilmesi, en az 3 hafta önce gündemin ve ilgili bilgilendirme dokümanlarının ilanı, imtiyazlı paylar hakkında bilgi verilmesi, yöneticilerin toplantıda hazır bulunması, medya ve menfaat sahiplerinin toplantıya davet edilmesi, oylamalarda el kaldırma suretiyle açık oylamanın kullanılması ve bu prosedürün ortaklara önceden duyurulması, vekâletname örneklerinin ilanı konularında uyulması gereken esaslar eklenerek, söz konusu ilkelerin uygulanması sağlanmıştır. Ayrıca ilkeler çerçevesinde Genel Kurul ilan metinleri ve bilgilendirme dokümanlarının tüm Topluluk şirketlerinde kullanılmasına yönelik çalışmalarımız devam etmiştir. Önümüzdeki dönemde de İlkelere uyum için mevzuattaki gelişmeler ve uygulamalar dikkate alınarak gerekli çalışmalar yapılacaktır. BÖLÜM I - PAY SAHİPLERİ 2. Pay Sahipleri ile İlişkiler Birimi 2.1. Pay Sahipleri ile İlişkiler Birimi ve Görevleri Koç Holding ile pay sahipleri arasındaki tüm ilişkiler, aşağıdaki esaslara göre ilgili birimlerle yürütülen ortak çalışma sonucunda Yatırımcı İlişkileri birimi sorumluluğunda yerine getirilir: 2.1.1) Yatırımcı İlişkileri Birimi, gerektiğinde diğer birimlerden görüş alarak ve Topluluk Şirketleriyle koordinasyonu sağlayarak pay sahiplerinin ve potansiyel yatırımcıların, gizli ve ticari sır niteliğindeki bilgiler hariç olmak üzere ve bilgi eşitsizliğine yol açmayacak şekilde düzenli olarak şirketin faaliyetleri, finansal durumu ve stratejilerine yönelik olarak bilgilendirilmesinden ve pay sahipleri ile şirket yöneticileri arasındaki çift yönlü iletişimin yönetilmesinden sorumludur. Bu çerçevede Yatırımcı İlişkileri Birimi: Şirketin finansal iletişim faaliyetlerinin yönetilmesi kapsamında Kurumsal İletişim Birimi ile koordinasyonun sağlanması, Şirketin yurt içi ve yurt dışı bireysel ve kurumsal yatırımcılara tanıtımının yapılması, Mevcut ve potansiyel yatırımcı olabilecek kurumlar ve aracı kurumlar nezdinde şirketin tanıtımının yapılması; bu kurumlarda çalışan analistler ve araştırma uzmanlarının bilgi taleplerinin karşılanması, Finansal raporların açıklanmasına ilişkin basın bültenleri hazırlanması; sonuçların açıklandığı gün değerlendirme yapılmak üzere üst yönetimin katılımıyla telekonferanslar ve gerektiğinde basın toplantıları düzenlenmesi, Pay sahiplerinden gelen soruların ve taleplerin yanıtlanması, Konferans ve yatırımcı toplantılarına katılım vasıtasıyla proaktif ve düzenli olarak pay sahiplerinin ve potansiyel yatırımcıların makro ve mikro gelişmelerden haberdar edilmesi, Yatırımcılara ilişkin veri tabanlarının ve kayıtların güncel ve düzenli olarak tutulmasının sağlanması, Şirketin hisse performansı, emsal grup performansları, algı çalışmaları vb analizlerin yapılması suretiyle iletişim stratejilerinin belirlenmesi, Şirketin sermaye piyasası araçlarının değerine etki etme ihtimali olan gelişmelerin izlenerek; gerekli analizlerinin yapılması ve tüm paydaşların çıkarları gözetilerek strateji önerileri hazırlanması, Pay sahipleri ile şirket üst yönetimi ve Yönetim Kurulu arasında bir köprü görevi üstlenerek çift yönlü bilgi akışının temin edilmesi, Şirket içerisindeki ilgili birimlere ve üst yönetime yönelik sermaye piyasalarındaki gelişmeler ve hisse senedi performansına ilişkin raporlama yapılması, Pay sahiplerinin Koç Topluluğu hakkında bilgi alabileceği internet sitesi, faaliyet raporu, yatırımcı sunumları, yatırımcı bültenleri, şirket tanıtım filmleri vb. iletişim araçlarının düzenli şekilde güncellenerek pay sahiplerinin en doğru, hızlı ve eksiksiz bilgiye ulaşması çalışmalarından sorumludur.
2 Yılında Koç Topluluğu Yönetim den 2010 Yılında Koç Topluluğu Kurumsal Sosyal Sorumluluk Kurumsal Yönetim ve Finansal Bilgiler ) Muhasebe Direktörlüğü tarafından MKK kayıtları esas alınarak pay sahiplerine ilişkin kayıtların sağlıklı, güvenli ve güncel olarak tutulması sağlanır ) Hukuk Müşavirliği, Genel Kurul toplantısının yürürlükteki mevzuata, esas sözleşmeye ve diğer şirket içi düzenlemelere uygun olarak yapılmasını sağlar ) Yatırımcı İlişkileri Birimi, Finans Başkanlığı ve Hukuk Müşavirliği nin desteğini alarak Genel Kurul toplantısında pay sahiplerinin yararlanabileceği dokümanları hazırlar ve söz konusu dokümanlar Genel Kurul dan üç hafta önce Şirket internet sitesi aracılığıyla yatırımcıların bilgisine sunulur ) Hukuk Müşavirliği tarafından Genel Kurul toplantı tutanağı aracılığıyla, oylama sonuçlarının kaydının tutulması sağlanır ve Yatırımcı İlişkileri Birimi tarafından oylama sonuçlarının yer aldığı raporlar pay sahiplerinin bilgisine sunulur ) Finans Başkanlığı finansal raporlama ve özel durumların kamuya açıklanması gibi mevzuatın gerektirdiği her türlü kamuyu aydınlatma yükümlülüklerini yerine getirir. Yatırımcı İlişkileri ve Kurumsal İletişim birimleri, şirketin bilgilendirme politikası kapsamında kamuyu aydınlatma ile ilgili diğer fonksiyonları yerine getirir ) Kurumsal Yönetim çalışmaları Kurumsal Yönetim Komitesi çatısı altında Yatırımcı İlişkileri Birimi, Finans Başkanlığı ve Hukuk Müşavirliği tarafından koordinasyon içinde yürütülür ) Yatırımcı İlişkileri Birimi, yürütülen çalışmalar hakkında gerektiğinde Yönetim Kurulu na iletilmek üzere Kurumsal Yönetim Komitesi ne, CEO ya ve CFO ya yılda en az bir defa bir rapor sunar Yatırımcı İlişkileri Birimi Sorumluları: Stratejik Planlama Grubu Başkanı ve Kurumsal Yönetim Komitesi si: Tamer Haşimoğlu Tel : Faks : E- mail : Yatırımcı İlişkileri Koordinatörü: Funda Güngör Akpınar Tel : Faks : E- mail : Yatırımcı İlişkileri Yöneticisi: Aslı Selçuk Tel : Faks : Yılı Yatırımcı İlişkileri Birimi Faaliyetleri Hakkında Bilgi Yatırımcı İlişkileri Birimi 2010 yılı içinde yurt içinde ve yurt dışında toplam 12 roadshow ve konferansa katılmış, 300 ün üzerinde mevcut ve potansiyel yatırımcı ve 12 adet analist ile birebir görüşme gerçekleştirilerek pay sahiplerinin güncel gelişmeler konusunda daha iyi bilgilendirilmesi sağlanmıştır. 600 den fazla soruya telefon ve e-posta yoluyla cevap verilmiştir. Bunun yanı sıra her çeyrek finansal sonuçların açıklandığı gün internet üzerinden bir yayın düzenlenerek yatırımcı ve analistlere bir sunum yapılmış; soruları Üst Yönetimin katılımıyla yanıtlanmış ve söz konusu toplantının kayıtları, deşifrajlar, ilgili yatırımcı sunumları ve konuşma esnasında yönetime yönlendirilen sorular ve yanıtlar Koç Holding internet sitesinde yayınlanmıştır. Yatırımcıların güncel bilgileri takip edebilmelerini teminen şirket internet sitesi, yatırımcı sunumları ve yatırımcı bültenleri düzenli olarak güncellenmiştir. Yatırımcılar için önem ihtiva eden açıklamalar, Kamuyu Aydınlatma Platformu nda (KAP) açıklanmasının ardından İngilizce çevirileri ile birlikte en geç 1 iş günü içerisinde şirket internet sitesinde yayınlanmıştır. Yatırımcı araçlarındaki güncellemeler gerektikçe ya da azami olarak üçer aylık dönemler itibariyle yapılmaktadır. Yatırımcı taleplerinin yerine getirilmesinde mevzuata uyuma azami özen gösterilmekte olup geçtiğimiz yıl şirketimizle ilgili pay sahipleri haklarının kullanımı ile ilgili olarak intikal eden herhangi bir şikayet veya bu konuda bilgimiz dahilinde şirketimiz hakkında açılan idari ve kanuni takip bulunmamaktadır. 3. Pay Sahiplerinin Bilgi Edinme Haklarının Kullanımı 3.1. Bilgi Edinme ve İnceleme Hakkının Kullanım Esasları Pay sahipleri arasında bilgi alma ve inceleme hakkının kullanımında ayrım yapılmamakta olup, ticari sır niteliğindekiler dışında tüm bilgiler pay sahipleri ile paylaşılmaktadır. Pay sahipleri için düzenlenen toplantı, konferans ve internet yayınları aracılığıyla üst yönetim ile pay sahipleri buluşturularak, pay sahiplerinin strateji ve faaliyetlere ilişkin ilk elden bilgilere ulaşmaları sağlanmaktadır. Yıl içerisinde pay sahiplerini ilgilendirecek her türlü bilgi özel durum açıklamaları ile duyurulmakta; söz konusu açıklamaların e-posta adresini ileten yatırımcılara elektronik ortamda dağıtımı yapılmakta, Türkçe ve İngilizce olarak geçmişe dönük açıklamalar internet sitesinde yer almaktadır. Ayrıca, yatırımcı ilişkileri internet sitesinde (www.koc.com.tr) Türkçe ve İngilizce olarak hem güncel hem de geçmişe dönük olarak pay sahiplerini ilgilendiren kapsamlı bilgi ve istatistiklere ulaşmak mümkündür. İnternet sitemizde kamuya duyurulan bilgiler, bu raporun 10. maddesi olan Şirket İnternet Sitesi ve İçeriği başlığı altında detaylı şekilde sunulmuştur Yılında Bilgi Edinme Talepleri Yatırımcı İlişkileri Birimi ne intikal eden sorular, gizli ve ticari sır niteliğindeki bilgiler hariç olmak üzere, ilgili olduğu konunun en yetkili kişisi ile görüşülerek gerek telefon gerekse yazılı olarak cevaplandırılmaktadır. Bu kapsamda 2010 yılında 600 den fazla yatırımcı sorusu telefon ve e-posta yoluyla cevaplanmıştır Özel Denetçi Talep Hakkı Esas Mukavelemiz de bireysel bir hak olarak özel denetçi talep hakkı düzenlenmemiş olmakla birlikte, pay sahiplerinin bu yönde bir talebi de olmamıştır. Ayrıca Şirket faaliyetleri, Genel Kurul da tespit edilen Bağımsız Denetçi ve Kanuni Denetçiler tarafından periyodik olarak denetlenmektedir. Son yapılan Genel Kurul da seçilen bağımsız denetim şirketi Güney Bağımsız Denetim ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik Anonim Şirketi, Ernst & Young Global Limited in bir üyesidir. 4. Genel Kurul Bilgileri Genel Kurul toplantılarımız, Türk Ticaret Kanunu, Sermaye Piyasası Mevzuatı ve Kurumsal Yönetim İlkeleri dikkate alınarak Koç Topluluğu Şirketleri Genel Kurulları için hazırlanan prosedürdeki esaslar çerçevesinde, pay sahibinin yeterli bilgilenmesine ve geniş katılımına imkân verecek şekilde gerçekleştirilmektedir Yılında Yapılan Genel Kurullar 21 Nisan 2010 tarihinde %79,20 nisapla olağan Genel Kurul toplantısı gerçekleştirilmiştir. Olağan Genel Kurul toplantılarımız, finansal tablolarımızı konsolide olarak hazırlamamız ve şirketimiz konsolidasyonundaki bazı ortaklıklarımızın da konsolide finansal tablo hazırlama yükümlülükleri bulunması nedeniyle yılın ilk üç ayında gerçekleştirilememektedir. Bununla birlikte, bu sürenin mümkün olduğunca erkene alınmasına yönelik çalışmalarımız devam etmektedir. Bu çalışmaların sonucunda 2010 yılında halka açık diğer şirketlerimizin genel kurulları yılın ilk üç ayında, Koç Holding A.Ş. genel kurulu ise Nisan ayının üçüncü haftasında yapılmıştır. Ayrıca Sermaye Piyasası Mevzuatı çerçevesinde konsolide finansal tablo hazırlamakla yükümlü ortaklıkların yıllık finansal tablolarının kamuya açıklanması için öngörülen 14 haftalık süre ve finansal tabloların Genel Kurul toplantısından en az üç hafta önce kamuya açıklanmasını gerektiren Kurumsal Yönetim İlkesi birlikte değerlendirildiğinde, Genel Kurul tarihimizin düzenlemelere ve genel uygulamaya uygun olduğu görülmektedir. Genel Kurul toplantılarımız, kamuya açık olarak yapılmaktadır. Toplantılar menfaat sahipleri ve medya tarafından izlenebilmektedir. Genel Kurul toplantımız Sanayi ve Ticaret Bakanlığı tarafından görevlendirilen Hükümet Komiseri gözetiminde yapılmaktadır Davet ve İlanlar Genel Kurul toplantılarına davet Türk Ticaret Kanunu (TTK), Sermaye Piyasası Kanunu ve şirket Esas Mukavelesi hükümlerine göre, Yönetim Kurulu nca yapılmaktadır. Genel Kurul un yapılması için Yönetim Kurulu kararı alındığı anda KAP aracılığı ile gerekli açıklamalar yapılarak kamuoyu bilgilendirilmektedir. Genel Kurul toplantı ilanı, gerekli hukuki mevzuat çerçevesinde mümkün olan en fazla sayıda pay sahibine ulaşmayı sağlayacak şekilde, adresinde yer alan internet sitemizde en geç Genel Kurul toplantısından 21 gün önce yapılmakta, ayrıca günlük yayınlanan yüksek tirajlı gazetelerden ikisinin tüm Türkiye baskılarında yayınlanmaktadır. Genel Kurul toplantısı öncesinde gündem maddeleri ile ilgili olarak gerekli dökümanlar kamuya duyurularak, tüm bildirimlerde yasal süreçlere ve mevzuata uyulmaktadır. Genel Kurul gündem maddeleri çerçevesinde; yıllık faaliyet raporu, finansal tablolar, kurumsal yönetim uyum raporu, kâr dağıtım önerisi, bağımsız denetim raporu ve yasal denetçi raporu, Esas Mukavele de değişiklik yapılacaksa değiştirilen metnin eski ve yeni şekillerini içeren tadil tasarıları, SPK ve Sanayi ve Ticaret Bakanlığından alınan ön izinler Genel Kurul toplantısına davet için yapılan ilan tarihinden itibaren şirket merkezinde ve internet sitesinde pay sahiplerinin en kolay yolla ulaşacağı şekilde incelemeye açık tutulmaktadır.
3 Koç Holding 2010 Faaliyet Raporu Oy Kullanma Yöntemleri Toplantıda uygulanacak oy kullanma prosedürü internet sitesi ve gazete ilanlarıyla pay sahiplerinin bilgisine sunulmaktadır. Genel Kurul toplantılarımızda gündem maddelerinin oylanmasında el kaldırma usulü ile açık oylama yöntemi kullanılmaktadır. Genel Kurul toplantısında vekâletname yoluyla kendisini temsil ettirecek pay sahipleri için vekâletname örneği internet sitemizde ve gazete ilanı ile pay sahiplerinin kullanımına sunulmaktadır Genel Kurula Katılım Esasları Şirketimizde tüm hisseler nama yazılıdır. Hisseleri Merkezi Kayıt Kuruluşu nezdinde Aracı Kuruluşlar altındaki yatırımcı hesaplarında saklamada bulunan hissedarlarımızdan Genel Kurul toplantısına katılmak isteyenlerin Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş. nin Genel Kurul Blokaj işlemlerini düzenleyen hükümleri çerçevesinde Genel Kurul Blokaj Listesi deki kayıtları dikkate alınır. MKK nezdinde kendilerini Blokaj Listesine kayıt ettirmeyen hissedarlarımızın toplantıya katılmalarına kanunen imkân bulunmamaktadır. Merkezi Kayıt Kuruluşu Genel Kurul Blokaj Listesi Toplantı dan önceki ikinci işgünün akşamı düzenlenir. Toplantıya bizzat iştirak edemeyecek ortaklarımız, vekâletlerini Şirket Merkezimiz ile adresindeki şirket internet sitesinden temin edebilecekleri vekâlet formu örneğine uygun olarak hazırlayıp, bu doğrultuda Sermaye Piyasası Kurulu nun Seri: IV, No:8 Tebliği nde öngörülen hususları da yerine getirerek, imzası noterce onaylanmış vekâletnamelerini Şirket Merkezimize ibraz ederek Genel Kurul da temsil edilebilmektedirler. Genel Kurul toplantılarımız şirket merkezinde yapılmaktadır. Esas Mukavelemiz gerekli olduğu hallerde toplantıların pay sahiplerinin istekleri doğrultusunda şehrin başka bir yerinde yapılmasına da olanak sağlamaktadır. Genel Kurul toplantılarımızın yapıldığı mekan tüm pay sahiplerinin katılımına imkân verecek şekilde planlanmaktadır. Genel Kurul toplantısında, gündemde yer alan konular tarafsız ve ayrıntılı bir şekilde, açık ve anlaşılabilir bir yöntemle aktarılarak; pay sahiplerine eşit şartlar altında düşüncelerini açıklama ve soru sorma imkânı verilmektedir. Olağan Genel Kurulumuzda toplantı esnasında ortaklar, dinleyiciler ve toplantıya katılan basın mensupları tarafından sorulan sorulara Yönetim Kurulu Başkanı ve üst kademe yöneticilerimiz tarafından gerekli açıklamalarda bulunulmaktadır. Nama yazılı pay sahiplerinin Genel Kurul a katılımını teminen pay defterine kayıt için kısıtlayıcı bir süre öngörülmemiş olup, yatırımcılarımızın MKK nezdinde genel kurul blokaj listesine kendilerini genel kurul toplantısından iki işgünü öncesinde kaydettirmiş olmaları yeterli görülmektedir Toplantı Tutanakları Toplantı tutanaklarına adresindeki internet sitemizden ulaşılabilmektedir. Ayrıca şirket merkezinde bu tutanaklar hissedarlarımızın incelemesine açık olup; talep edenlere verilmektedir Özellikli İşlemler Şirketin sermaye ve yönetim yapısında değişiklik meydana getiren birleşme ve bölünmeye ilişkin kararlar Genel Kurul tarafından verilmektedir. Mal varlığı alımı, satımı gibi önemli nitelikteki kararlar ise şirket Esas Mukavelesi çerçevesinde Yönetim Kurulu tarafından alınmaktadır. Esas Mukavelemizde şirketimiz faaliyetleri için büyük önem taşıyan yeni şirketlere iştirak veya mevcut iştiraklerin elden çıkarılmasına ilişkin Yönetim Kurulu kararları için ağırlaştırılmış nisap öngörülmüştür Genel Kurul Toplantıları İle İlgili Gelişmeler Gerek Koç Holding gerekse halka açık diğer Topluluk şirketlerinin Kurumsal Yönetim İlkelerine uyumunu sağlamak amacıyla, Topluluk şirketlerinin Genel Kurul toplantılarında uygulanacak prosedüre Yönetim Kurulu üye adayları hakkında bilgi verilmesi, gündemin gerekli tüm bilgilendirme dokümanları ile birlikte Genel Kurul tarihinden en az üç hafta önce belirlenerek ilan edilmesi ve tüm dokümanların internet sitesinde yatırımcıların kullanımına sunulması, imtiyazlı paylar hakkında açıklama yapılması, şirket yönetiminin ve bağımsız denetçilerin yatırımcı sorularını cevaplamak üzere toplantıda hazır bulunmaları, Genel Kurul toplantılarının medya ve menfaat sahiplerine açık olması, kararların el kaldırmak suretiyle açık oy şeklinde alınması ve bunun Genel Kurul ilanında kamuya açıklanarak pay sahiplerinin bilgilendirilmesi konularında özel hükümler eklenmiştir. İzleyen yıllarda yasal gelişmeler ve uygulama kolaylıkları takip edilerek, elektronik oy kullanma gibi kurumsal yönetim ilkelerinde belirtilen diğer esaslara göre genel kurulların etkinliğinin artırılması çalışmalarına devam edilecektir. 5. Oy Hakları ve Azınlık Hakları 5.1. İmtiyazlı Paylar Koç Holding hisseleri A ve B grubu olarak ikiye ayrılmıştır. Her bir A grubu nama yazılı hissenin Genel Kurul da 2 oy hakkı vardır. Esas Mukavele değişikliğini gerektiren durumlarda A grubu imtiyazlı pay sahipleri toplantısı yapılır ve Genel Kurul ca alınan kararlar imtiyazlı pay sahipleri toplantısında onaylanır. Ancak Esas Mukavele değişikliği gerektiren kararlarda bütün hisselerin 1 oy hakkı vardır. Şirketimiz Esas Mukavelesi nde A grubu imtiyazlı hisselerin Yönetim Kurulu nda aday gösterme imtiyazı bulunmamaktadır. Şirket çıkarılmış sermayesinin %26,77 sini temsil eden A grubu paylar toplam oy hakkının %42,23 üne sahiptir. Her biri 1 oy hakkına sahip olan ve sermayenin %73,23 ünü temsil eden B grubu paylar ise toplam oy hakkının %57,77 sine sahiptir Oy Hakkı Kullanımı Şirketimizde oy hakkının kullanılmasını zorlaştırıcı uygulamalardan kaçınılmakta; tüm pay sahiplerine eşit, kolay ve uygun şekilde oy kullanımı imkânı sağlanmaktadır. Şirketimizde oy hakkını haiz olan imtiyazsız pay sahibi, bu hakkını kendisi kullanacağı gibi pay sahibi olmayan üçüncü bir şahıs vasıtasıyla da kullanabilir. Esas Mukavelemiz de imtiyazsız paylar için, pay sahibi olmayan kişinin temsilci olarak vekaleten oy kullanmasını engelleyen hüküm bulunmamaktadır. Ancak halka kapalı A grubu hisse sahipleri kendilerini yalnız aynı grup hissedarları vasıtasıyla temsil ettirebilirler. Kanuni temsil hallerinde bu durumun belgelendirilmesi gerekir. Koç Holding A.Ş. nin beraberinde bir hakimiyet ilişkisini de getiren karşılıklı iştirak ilişkisi bulunmamaktadır Oylama Yöntemi Mevzuat ve Esas Mukavele de yer alan özel hükümler saklı kalmak üzere Genel Kurul toplantısında oylama açık ve el kaldırmak suretiyle yapılır. Pay sahiplerinin talep etmesi halinde oylamanın şekli Genel Kurul tarafından belirlenir Azınlık Hakları Şirketimizde azınlık haklarının kullanımına özen gösterilmektedir yılında şirketimize bu konuda ulaşan eleştiri ya da şikayet olmamıştır. Oy hakkında imtiyaz taşıyan paylarımız bulunduğundan, birikimli oy kullanımının düzenlenmesi söz konusu değildir. 6. Kâr Dağıtım Politikası ve Kâr Dağıtım Zamanı 6.1. Kâr Dağıtım Politikası Şirketimiz kâr dağıtım politikası Sermaye Piyasası Mevzuatı ve Esas Mukavelemizde yer alan hükümler çerçevesinde Genel Kurul da belirlenmiş olup, sermayeyi temsil eden A ve B Grubu pay sahipleri için kâr payı dağıtımında imtiyaz söz konusu değildir. Kâr dağıtım politikası ve SPK Kurumsal Yönetim İlkelerinde öngörülen detayları içeren yıllık kâr dağıtım önerisi faaliyet raporunda yer almakta, Genel Kurul da ortakların bilgisine sunulmakta, ayrıca kâr dağıtım tarihçesi ve sermaye artırımlarına ilişkin detaylı bilgiler ile birlikte şirketimizin internet sitesinde kamuya duyurulmaktadır. Şirketimiz Türk Ticaret Kanunu hükümleri, Sermaye Piyasası Mevzuatı, Vergi Mevzuatı ve diğer ilgili mevzuat ile Esas Mukavelemizin kâr dağıtımı ile ilgili maddesi çerçevesinde kâr dağıtımı yapmaktadır. Kâr dağıtımının belirlenmesinde, uzun vadeli topluluk stratejimiz, şirketimiz, iştirak ve bağlı ortaklıklarının sermaye gereksinimleri, yatırım ve finansman politikaları, kârlılık ve nakit durumu dikkate alınmaktadır. İlke olarak, Sermaye Piyasası Mevzuatı çerçevesinde hazırlanan ve bağımsız denetime tabi tutulan finansal tablolarda yer alan net dönem kârı esas alınarak, Sermaye Piyasası Mevzuatı ve ilgili diğer mevzuat çerçevesinde hesaplanan dağıtılabilir dönem kârı nın asgari %20 si nakit veya bedelsiz hisse şeklinde dağıtılır. Yukarıdaki esaslara göre bulunan dağıtılacak kârın, çıkarılmış sermayenin %5 inden az olması halinde kâr dağıtımı yapılmaz. Genel Kurul da alınacak karara bağlı olarak dağıtılacak temettü, tamamı nakit veya tamamı bedelsiz hisse şeklinde olabileceği gibi, kısmen nakit ve kısmen bedelsiz hisse şeklinde de belirlenebilir.
4 Yılında Koç Topluluğu Yönetim den 2010 Yılında Koç Topluluğu Kurumsal Sosyal Sorumluluk Kurumsal Yönetim ve Finansal Bilgiler Kâr dağıtımı nakit şeklinde ise ilgili hesap dönemini izleyen en geç beşinci ayın sonuna kadar, bedelsiz hisse şeklinde ise en geç altıncı ayın sonuna kadar tamamlanır. Kâr dağıtım politikası çerçevesinde, temettü ilgili hesap dönemi itibariyle mevcut payların tümüne eşit olarak dağıtılır. Esas Mukavelemizin 32 nci maddesi çerçevesinde, vergi öncesi kârdan birinci tertip yasal yedek akçe, mali yükümlülükler ve Sermaye Piyasası mevzuatına göre ayrılan birinci temettüden sonra kalan tutar üzerinden Genel Kurul da alınacak karar çerçevesinde en çok %2 oranında Koç Holding Emekli ve Yardım Sandığı Vakfı na pay verilir. Ayrıca, Sermaye Piyasası Mevzuatı çerçevesinde belirlenen birinci temettüye halel gelmemek şartıyla, vergi öncesi kârdan birinci tertip yasal yedek akçe, mali yükümlülükler ve ödenmiş sermayenin %5 i indirildikten sonra kalan tutarın %3 ü intifa senedi sahiplerine tahsis edilir. Ancak intifa senedi sahiplerine ödenecek pay, safi kârdan birinci tertip yasal yedek akçe ve SPK düzenlemelerine göre hesaplanan birinci temettü indirildikten sonra kalan meblağın 1/10 undan fazla olamaz Kâr Dağıtım Zamanı Kâr payı dağıtımıyla ilgili olarak Türk Ticaret Kanunu hükümleri, Sermaye Piyasası Kurulu nun düzenlemeleri ve Şirketimiz Esas Mukavele hükümleri esas alınarak, Genel Kurul un onayına ve belirlenen yasal sürelere uyulmaktadır. Mevcut durumda nakden dağıtılan temettü ilgili hesap dönemini izleyen beş ay içinde, pay şeklinde dağıtılan temettü ise altı ay içinde pay sahiplerinin hesaplarına aktarılmaktadır. Kâr dağıtım politikası çerçevesinde, temettüler hesap dönemi itibariyle mevcut payların tümüne eşit olarak dağıtılır. 7. Payların Devri Esas Mukavelemizde, halka açık B grubu pay sahiplerinin paylarını serbestçe devretmesini zorlaştırıcı uygulamalar ve pay devrini kısıtlayan hükümler mevcut değildir. Hakim ortağın elinde bulunan halka kapalı A grubu paylar için ise, Esas Mukavele nin 13. maddesine göre Şirket Yönetim Kurulu nun devirden imtina hakkı bulunmaktadır. BÖLÜM II - KAMUYU AYDINLATMA VE ŞEFFAFLIK 8. Şirket Bilgilendirme Politikası 8.1. Bilgilendirme Politikası Hakkında Genel Bilgi Koç Holding, Türkiye nin önde gelen saygın kuruluşlarından biri olarak ve Türkiye ekonomisi ve İMKB deki yüksek payının bilinci içerisinde ilgili kanunlara uyumlu olmak kaydıyla şeffaf ve etkin bir bilgilendirme politikası izlemektedir. Bilgilendirme politikasında amaç, topluluk stratejileri ve performansını da dikkate alarak, Koç Holding A.Ş. nin geçmiş performansını, gelecek beklentilerini, stratejilerini, ticari sır niteliğindeki bilgiler haricindeki hedeflerini ve vizyonunu kamuyla, ilgili yetkili kurumlarla, mevcut ve potansiyel yatırımcılarla ve pay sahipleriyle eşit bir biçimde paylaşmak, Koç Holding A.Ş. ne ait finansal bilgileri genel kabul gören muhasebe ilkeleri ve Sermaye Piyasası Düzenlemeleri çerçevesinde doğru, adil, zamanında ve detaylı bir şekilde ilan ederek; gerek yatırımcı ilişkileri birimi gerekse kurumsal iletişim birimleri tarafından sürekli, etkin ve açık bir iletişim platformu sunmaktır. Koç Holding A.Ş. aktif ve şeffaf bir bilgilendirme politikası izlerken; kamuyu aydınlatmaya ilişkin tüm uygulamalarda Sermaye Piyasası Kurulu (SPK) ve İstanbul Menkul Kıymetler Borsası (İMKB) düzenlemelerine uyum göstermekte ve SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri çerçevesinde en etkin iletişim politikasını uygulamayı amaçlamaktadır yılında gelişen piyasa koşulları ve yeni düzenlemeler çerçevesinde güncellenen Bilgilendirme Politikamızda yıl içinde herhangi bir değişiklik olmamıştır. Yönetim Kurulumuz tarafından onaylanan ve 2010 yılında yapılan Genel Kurul da ayrıca ortaklarımızın bilgisine sunulan Şirketimizin Bilgilendirme Politikası, internet sitemiz aracılığıyla kamuya açıklanmıştır Bilgilendirme Politikası Sorumluları Bilgilendirme Politikası nın oluşturulması, denetlenmesi ve gerekli güncellenmelerin yapılmasından Yönetim Kurulu sorumludur. Yönetim Kurulu tarafından onaylanan Bilgilendirme Politikası, Genel Kurul da pay sahiplerinin bilgisine sunulur ve internet sitesinde kamuya açıklanır Bilgilendirme Esasları İlke olarak, Koç Holding A.Ş. adına yapılacak açıklama ve bilgilendirmeler, Bilgilendirme Politikamızda belirlenen araç ve yöntemler çerçevesinde, Yönetim Kurulu leri, CEO, CFO veya Stratejik Planlama Başkanı tarafından yapılır. Ayrıca, Yatırımcı İlişkileri Birimi Koç Holding A.Ş. nin yurt içi ve yurt dışında mevcut ve potansiyel yatırımcı kişi, kurumlar ve aracı kurumlar nezdinde tanıtımının yapılması; bu kurumlarda çalışan analistler ve araştırma uzmanlarının bilgi taleplerinin karşılanması, yatırımcı ilişkileri kapsamında kendilerine iletilen sorulara cevap verilmesi konularında Koç Holding A.Ş. adına iletişimde bulunabilir. Koç Holding A.Ş. de gerek mevcut gerekse potansiyel pay sahipleri ve analistlerle ilişkilerin düzenli bir şekilde yürütülmesi, yatırımcı sorularının en verimli şekilde yanıtlanması ve şirket değerinin artırılmasına yönelik çalışmaların yürütülmesi için Stratejik Planlama Grubu Başkanlığı bünyesinde Yatırımcı İlişkileri Birimi oluşturulmuştur. Pay sahipleri ile ilişkiler, Yatırımcı İlişkileri Birimi nin koordinasyonunda yürütülmektedir. Koç Holding A.Ş. nin operasyonel ve finansal performansının; vizyon, strateji ve hedeflerinin ve yatırımcısı için yarattığı katma değerin pay sahiplerine ve analistlere en iyi şekilde anlatılması ve tanıtılmasını teminen Koç Holding A.Ş. üst düzey yöneticileri ve Yatırımcı İlişkileri Birimi aracı kurumlarla, analistlerle ve yatırımcılarla sık sık bir araya gelmektedir. Yatırımcı İlişkileri Birimi, sunumlar, yatırımcı bültenleri, soru/cevap çizelgeleri, özet bilgiler, internet sitesi, faaliyet raporu, telekonferanslar, yatırımcı toplantıları vb araçlarla yatırımcıların en iyi şekilde bilgilendirilmesini amaçlarken; tüm bu araçların mevzuata uygun şekilde hazırlanması, yayınlanması ve güncellenmesini sağlar. Yıl boyunca kendisine gelen tüm görüşme taleplerini karşılama çabasında olan Yatırımcı İlişkileri yetkilileri düzenli olarak Türkiye ve yurt dışında organize edilen konferanslara katılmakta ve ayrıca yatırımcılarla birebir bilgilendirme toplantıları gerçekleştirmektedir. Bu toplantılara belli aralıklarla Stratejik Planlama Başkanı, CFO ve CEO nun da katılımı söz konusu olmakta; böylece pay sahipleri ve potansiyel yatırımcıların üst yönetimle iletişimi daha etkin hale gelmektedir. Finansal iletişimin etkin şekilde yürütülmesini teminen üçer aylık dönemler itibariyle finansal sonuçların sunumları hazırlanmakta ve Yatırımcı İlişkileri Koordinatörü, Stratejik Planlama Başkanı, CFO ve belli aralıklarla CEO nun da katılımıyla analist toplantıları ya da telekonferanslar düzenlenerek yatırımcı ve analistlerden gelen muhtemel sorular yanıtlanmaktadır. Düzenli olarak güncellenen internet sitesi ve internet ortamından pay sahiplerine dağıtılan bilgilendirme notları ile de pay sahiplerinin ve analistlerin gerek Türkiye ekonomisine gerekse Koç Topluluğu na dair gelişmeleri yakından takip edebilmeleri ve yatırımcı ilişkileri araçlarına ulaşabilmeleri amaçlanmaktadır. Faaliyet raporları ve internet sitelerinin içeriğine ilişkin detaylı bilgiler Bilgilendirme Politikamızda verilmektedir. Zaman zaman analist raporları, raporu hazırlayan analistlerin izni alınmak kaydıyla yatırımcılara tek taraflı olmayan farklı görüş açılarını sunabilmek adına internet sitesinde yayınlanır. Koç Holding A.Ş., analist raporlarını veya modellerini gözden geçirmek, doğrulamak veya onaylamak sorumluluğunda değildir; ancak talep halinde, kamunun yanlış bilgilendirilmesini önlemek amacıyla, sadece analist raporlarında yer alan kamuya açık ve geçmişe yönelik bilgilerin doğruluğunu sağlamak amacıyla analist raporlarını yayınlanmadan önce kontrol edebilir. Yatırımcı İlişkileri Birimi nin öncelikli amacı Şirket ile pay sahipleri arasındaki karşılıklı ilişkinin en etkin şekilde yürütülmesidir. Bu kapsamda Yatırımcı İlişkileri Birimi, Şirket üst yönetimi ile pay sahipleri arasında bir köprü görevini üstlenmektedir. Bir yandan Şirket in yatırım mesajları pay sahiplerine iletilirken; bir yandan da pay sahiplerinden gelen değerlendirme ve geri bildirimlerin üst yönetime iletilmesi amacıyla periyodik olarak raporlamalar yapılmaktadır. Böylece bilgilendirmenin iki taraflı olması sağlanmaktadır. 9. Özel Durum Açıklamaları Koç Holding A.Ş. özel durum açıklama yükümlülüğünün yerine getirilmesinden, Baş Hukuk Müşavirliği ile koordinasyon içinde Finans Başkanlığı yetkili ve sorumludur. Özel durum açıklamaları ilke olarak CEO ve CFO tarafından imzalanarak İMKB na gönderilir ve şirket internet sitesinde de Türkçe ve İngilizce olarak yayınlanır yılı içerisinde 15 adet özel durum açıklaması yapılmıştır. Şirketimiz yurt dışı borsalarda kote olmadığından SPK düzenlemeleri kapsamında İMKB dışında herhangi bir borsada Özel Durum Açıklaması yapılması zorunluluğu yoktur. Özel Durum Açıklamaları ile ilgili SPK veya İMKB tarafından açıklama talebi iletilmemiş olup, açıklamalar yasal süreler içinde yapıldığından herhangi bir yaptırım uygulanmamıştır.
5 Koç Holding 2010 Faaliyet Raporu Şirket İnternet Sitesi ve İçeriği Koç Holding internet sitesinde (www.koc.com.tr) Türkçe ve İngilizce olarak hem güncel hem de geçmişe dönük bilgiler yer almaktadır. Mevcut ve potansiyel yatırımcılara ve aracı kurumlara daha kapsamlı bilgi akışının sağlanmasını teminen internet sitesinde ayrı bir yatırımcı ilişkileri bölümü yer almakta olup, SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri II.Bölüm madde de sıralanan bilgiler internet sitesinde yatırımcılarımızın bilgisine sunulmaktadır. Sitede yer alan bazı başlıklar aşağıdaki gibidir: Kuruma ait detaylı bilgiler Stratejik hedef ve ilkeler Yönetim Kurulu üyeleri ve şirket üst yönetimi hakkında bilgi Şirketin organizasyonu ve ortaklık yapısı Şirket ana sözleşmesi Ticaret sicil bilgileri Yabancı ortaklıklar İş birimleri ve şirketlere ilişkin özet bilgiler Sıkça sorulan sorular Periyodik finansal tablolar, finansal bilgiler, göstergeler ve analiz raporları Faaliyet raporları Basın açıklamaları SPK Özel Durum Açıklamaları Hisse senedi ve performansına ilişkin bilgi ve grafikler Yatırımcılara yönelik hazırlanmış hesap makinası Yatırımcı sunumları ve bültenler Ekonomi raporları ve geçmişe yönelik göstergeler tablosu Şirketi değerlendiren analistlere ilişkin bilgiler ve analist raporları Genel Kurul toplanma tarihi, gündem ve gündem başlıkları hakkında açıklamalar Genel Kurul toplantı tutanağı ve hazirun cetveli Vekâletname örneği Kurumsal Yönetim uygulamaları ve uyum raporu Kâr dağıtım politikası, tarihçesi ve sermaye artırımları Bilgilendirme politikası Kurumsal sosyal sorumluluk aktivitelerine ilişkin detaylı bilgiler Sözlük Etkinlik takvimi İnternet sitemizin yönetimine ilişkin esaslar Bilgilendirme Politikamızda yer almaktadır. Ayrıca Şirketimiz antetli kağıdında internet adresimize yer verilmiştir. 11. Gerçek Kişi Nihai Hâkim Pay Sahibi/Sahiplerinin Açıklanması Koç Holding in sermaye yapısı internet sitemizde, faaliyet raporlarımızda ve ilgili belgelerde yayınlanmaktadır. Koç Ailesi bireyleri gerçek kişi nihai hakim pay sahibi konumundadır. 12. İçsel Bilgileri Öğrenebilecek Durumda Olan Kişilerin Kamuya Duyurulması ve İçsel Bilgilerin Korunması Şeffaflık ile şirket çıkarlarının korunması arasındaki dengeyi sağlamada tüm şirket çalışanlarının içsel bilgilerin kullanımıyla ilgili kurallara dikkat etmesine yönelik gerekli her türlü önlem alınmaktadır. Bu amaçla, 2009 yılında Koç Holding A.Ş. İçsel Bilgilere Erişimi Olanlar Listesi hazırlanmış ve listede yer alan tüm çalışanlardan, bu bilgileri koruma ve uygunsuz kullanımının önüne geçme konularındaki yükümlülüklerini bildiklerine dair beyan alınmıştır. Listede yer almayan çalışanlar da, olası uygunsuz kullanımın önüne geçilmesi amacıyla, bu kurallar hakkında genel bir mektup ile bilgilendirilmişlerdir. Liste kapsamında değişiklik oldukça gerekli güncellemeler yapılmakta, yeni eklenen kişilerden yükümlülüklerini bildiklerine dair beyanları alınmaktadır. Ayrıca Koç Topluluğu Etik Davranış Kuralları ve Uygulama Prensiplerinde de iş gereği öğrenilen bilgileri ve haiz oldukları belgeleri, her ne amaçla olursa olsun kurum içi ve dışındaki yetkisiz kişi ve mercilerle paylaşmamak, spekülatif amaçlı (doğrudan veya dolaylı olarak) kullanmamak; çalıştıkları şirketler ve bunların müşterileri ve iş yaptığı diğer kişi ve şirketler ile ilgili kamuya açık olmayan bilgileri hiçbir şekilde öngörülen amaç dışında kullanmamak, gerekli izinleri almadan üçüncü kişiler ile paylaşmamak şeklinde sıralanan ilkelerle içsel bilgilerin korunmasına ve uygunsuz kullanımının önlenmesine yönelik gerekli adımlar atılmıştır. Bunun ötesinde, içeriden öğrenenlerin ticareti de Çalıştıkları şirkete ve Koç Topluluğu na ait her türlü gizli bilgiyi kullanarak veya üçüncü şahıslara vererek, borsalardan doğrudan veya dolaylı hisse alım satımı yapmak da dahil, herhangi bir ticari menfaat elde etmeye çalışmanın (insider trading) yasal bir suç olduğunu bilmek ve kesinlikle teşebbüs etmemek şeklindeki ilke ile açıkça yasaklanmıştır. Rapor tarihi itibariyle, Koç Holding A.Ş. İçsel Bilgilere Erişimi Olanlar Listesi nde yer alan idari sorumluluğu bulunanlar aşağıda gösterilmiştir. Bu kişiler dışında içsel bilgilere erişimi olanların detay listesi ise şirket nezdinde güncel olarak tutulmaktadır. Koç Holding A.Ş. nde idari sorumluluğu bulunanlar tanımı yönetim ve denetim organlarının üyeleri ile doğrudan ya da dolaylı olarak Koç Holding A.Ş. ile ilişkili içsel bilgilere düzenli erişen ve aynı zamanda Koç Holding A.Ş. nin gelecekteki gelişimini ve ticari hedeflerini etkileyen idari kararlar verme yetkisi olan kişileri kapsamaktadır. Yönetim Kurulu leri ve Kanuni Denetçiler yanında bilgiye düzenli olarak erişen ve aynı zamanda idari kararlar verme yetkisi olan kişiler ise Başkanlar, Direktörler ve Genel Sekreterden oluşmaktadır. Yönetim Kurulu Rahmi M. Koç Mustafa V. Koç Suna Kıraç Temel Atay Ömer M. Koç Semahat Arsel Dr. Bülent Bulgurlu İnan Kıraç Ali Y. Koç Osman Turgay Durak Prof. Dr. John H. McArthur Sanford I. Weill Prof. Dr. Heinrich Von Pierer Peter D.Sutherland Yasal Denetçiler Kutsan Çelebican Mansur Özgün CEO Osman Turgay Durak Şeref Başkanı Başkan Başkan Vekili Başkan Vekili Başkan Vekili CEO Denetçi Yedek Denetçi CEO Grup Başkanları (*) Ahmet Ashaboğlu Ali Tarık Uzun Cenk Çimen Erol Memioğlu Kudret Önen Levent Çakıroğlu Ömer Bozer Tamer Haşimoğlu Tayfun Bayazıt Hukuk Müşavirliği Kenan Yılmaz Direktörler Emine Alangoya Mert Ş. Bayram Oya Ünlü Kızıl Kemal Uzun Genel Sekreterlik Tahsin Saltık CFO (Finans Grubu) Denetim Grubu Otomotiv Grubu Enerji Grubu Savunma Sanayi, Diğer Otomotiv ve Bilgi Grubu Dayanıklı Tüketim Grubu Turizm, Gıda ve Perakende Grubu Stratejik Planlama Grubu Bankacılık ve Sigorta Grubu Baş Hukuk Müşaviri Muhasebe Direktörü İnsan Kaynakları Direktörü Kurumsal İletişim ve Dış İlişkiler Direktörü Vergi Yönetimi Direktörü Genel Sekreter BÖLÜM III - MENFAAT SAHİPLERİ 13. Menfaat Sahiplerinin Bilgilendirilmesi Genel Olarak Menfaat Sahipleri Holding şirketi niteliğinde olması nedeniyle, Şirketimizin müşteriler, bayiler vb. kişilerle doğrudan ilişkisi bulunmamakla birlikte, iştirakleri dolayısıyla geniş bir menfaat sahibi grubu ile ilişkisi bulunmaktadır. Şirketimiz ile ilgili menfaat sahipleri, kendilerini ilgilendiren hususlarda düzenli olarak toplantılara davet edilerek veya gerekli durumlarda intranet ve telekomünikasyon araçları kullanılarak bilgilendirilmektedir. Kamuya ilişkin bilgilendirmeler gerek yapılan basın toplantıları gerekse medya aracılığı ile verilen demeçlerle yapılmakta; çalışanlarla ise çeşitli organizasyonlar vasıtasıyla bir araya gelinerek bilgi aktarımı söz konusu olmaktadır. Ayrıca Genel Kurul toplantılarımızın tüm menfaat sahiplerine açık olması, internet sitemizde detaylı olarak verilen bilgiler, kapsamlı faaliyet raporlarımız, basın açıklamalarımız ve şeffaflığı esas alan bilgilendirme politikamız kapsamındaki uygulamalarımız ile sadece pay sahiplerinin değil, tüm menfaat sahiplerinin bilgilendirilmesi amaçlanmaktadır Çalışanların Bilgilendirilmesi Topluluk çapında çalışanlarımızın erişimi olan intranetimizde önemli duyurular, yönetim değişiklikleri ve basın açıklamaları yayınlanmaktadır. Bunun yanı sıra, bazı önemli duyurular ve Holding üst yönetiminin mesajları elektronik posta yoluyla anında tüm çalışanlara iletilmektedir. Ayrıca, Kurumsal İletişim Birimi çalışanlarla iletişimin artırılması amacıyla Bizden Haberler isimli periyodik bir kurum içi dergi yayınlamaktadır Bayilerin Bilgilendirilmesi Topluluk Şirketleri nin farklı bölgelerde bulunan bayileri ile bir araya gelerek, görüş alışverişinde bulunması ve fikir üretmesi amacıyla düzenlenmeye başlanan Anadolu Buluşmaları isimli bayi toplantılarına Yönetim Kurulu Başkanımız, CEO ve Koç Holding üst düzey yöneticileri katılmakta ve Bayilere Topluluktaki güncel gelişmelerle ilgili bilgi verilmekte ve bayilerin fikirleri alınmaktadır. Bu toplantıların yanı sıra şirketlerimiz de düzenli olarak gerçekleştirdikleri genel veya bölgesel toplantılar ile kendi bayileri ile ilişkilerini üst seviyede sürdürmektedir. Bayilerin sürekli bilgilendirilmesi, promosyonlar, eğitimler vb uygulamalar için özel bir internet sitesi de hazırlanmıştır ve 7,705 kayıtlı bayi tarafından yoğun olarak kullanılmaktadır. (*) 7 Nisan 2011 tarihli Olağan Genel Kurul itibariyle Sn. Ömer Bozar kendi isteğiyle emekliye ayrılmakta, Tamer Haşimoğlu Turizm, Gıda ve Perakende Başkanlığı na atanmakta, Stratejik Planlama Grubu ise Ahmet Ashaboğlu na bağlanmaktadır.
6 Yılında Koç Topluluğu Yönetim den 2010 Yılında Koç Topluluğu Kurumsal Sosyal Sorumluluk Kurumsal Yönetim ve Finansal Bilgiler 14. Menfaat Sahiplerinin Yönetime Katılımı Topluluk Şirketleri yıl içerisinde hem Bayiler hem de tedarikçileriyle geniş kapsamlı toplantılar düzenlemekte ve karşılıklı fikir alışverişleri sağlamaktadır. Bu toplantılar neticesinde Bayilerin ve tedarikçilerimizin önerileri üzerine çalışmalar yapılmaktadır. Koç Holding, izleyen bölümlerde detayları açıklanan bayi ve müşteri memnuniyeti anketlerinde ulaşılan sonuçları faaliyetlerinde dikkate almaktadır. Müşteri ve Bayi Memnuniyetine yönelik iyileştirme hedefleri şirket yönetimlerinin performans hedeflerine yansıtılmaktadır. 15. İnsan Kaynakları Politikası Koç Topluluğu nda tarihi itibarı ile kişi yurt içinde kişi yurt dışında olmak üzere toplam kişi çalışmaktadır. Konsolidasyon kapsamına giren şirketlerdeki çalışan sayısı kişidir İnsan Kaynakları Politikası Kurucumuz merhum Vehbi Koç un belirttiği şekli ile En Değerli Varlığımız İnsan Kaynağımızdır cümlesi Koç Topluluğu nun insan kaynaklarına temel yaklaşımını özetlemektedir. Koç Topluluğu, sürdürülebilir büyümeyi sağlayacak katma değeri yaratan en başarılı profesyonellerden oluşan, en çok tercih edilen ve herkesin parçası olmaktan gurur duyduğu ideal bir kurum olmayı hedeflemektedir. Bu amaca yönelik olarak İnsan Kaynakları Politikaları çerçevesinde Şirketimiz, - Koç Topluluğu nu ileriye götürecek en nitelikli gençleri ve tecrübeli profesyonelleri bünyemize kazandırmayı, - Adil ve rekabetçi ücret politikaları ve yüksek performans standartları ile başarıyı ödüllendirilmeyi, - Çalışanların sürekli geliştirilmesi için yatırım yapmayı, - Yükselme ve ödüllendirmelerde fırsat eşitliği sağlayarak çalışanların şirkete olan bağlılığını arttırmayı, - Çalışma barışının sürekliliğini sağlamayı ilke olarak benimsemiştir İnsan Kaynakları Politikasının Uygulanması Koç Topluluğu çalışanlarına değer verir ve çalışan haklarına saygılı davranır. İşe alırken çalışanlar ile yapılan sözleşmede, şirketin ve çalışanın karşılıklı sorumluluklarının, çalışma standartlarının tanımlandığı Personel Yönetmeliği nde çalışanın işe alımından işten ayrılışına kadar insan kaynaklarına yönelik tüm süreçler yer almaktadır. İnsan Kaynakları Birimi, insan kaynakları politikaları çerçevesinde, işin niteliklerine uygun adayları belirler, yetkinliklerini göz önüne alarak, ayrımcılık yapmadan değerlendirir ve işe alınmalarını ve çalışma hayatı boyunca fırsatlardan eşit yararlanmalarını sağlar. Çalışanların performansları değerlendirilmekte; yetkinlikleri ölçülmekte ve ihtiyaçları olan gelişim ve kariyer planları yapılmaktadır. Çalışanların rekabetçi ücret almalarına yönelik olarak sektör bazında rekabet analizi yapılarak, ücret politikaları tespit edilmektedir. Böylece sağlanan fırsat eşitliği çerçevesinde, performans ve yetkinlik değerlendirme sonuçları göz önüne alınarak potansiyeli en yüksek çalışanların belirlenmesi ve hızla daha üst sorumluluklara taşınması sağlanmaktadır. Bu politikaların uygulanmasına yönelik hazırlanan İnsan Kaynakları Sistemlerine bütün çalışanlarımız elektronik platformu üzerinden ulaşabilmektedirler. Bütün çalışanlarımızın bilgilerinin yönetildiği bu platform açık bir iletişim ortamı sağlayarak politika ve uygulamaları şeffaf kılmaktadır. üzerinde, Topluluk çapında elektronik ortamda yürütülen Entegre Performans Yönetimi ve Gelişim Planlama sürecinde, Performans Yönetim Sistemi ile etkin bir hedef yayılımı yapılarak şirket hedeflerinin çalışanlara yayılması sağlanmakta, çalışanların hedefleri gerçekleştirmedeki başarıları ölçülmektedir. Koç Ücret Sistemi ile ödüllendirilme süreci yönetilmekte ve Yetkinlik Değerlendirme Sistemi ile yetkinlikler değerlendirilerek ileriye yönelik potansiyel çalışanlar belirlenmekte ve gelişim planlarının yapılması için veri oluşturmaktadır. İnsan kaynakları politikalarımızın hayata geçirilmesinde önemli bir rol oynayan Entegre Performans Yönetimi ve Gelişim Planlama Sürecinin bir parçası olan Koç Akademi, çalışanlarımızın bireysel gelişimlerini planlayabilecekleri ve ilgili gelişim faaliyetlerini bularak gelişimlerini şahsen takip edebilecekleri bir ortam sağlamaktadır. Ortak kültürün geliştirilebilmesi yönünde, Topluluğu ileriye götürecek yetenekli yöneticilerimizin gelişimine yönelik Topluluk genelinde düzenlenen Liderlik Geliştirme Eğitimlerine yıllarında toplam yöneticimiz katılmıştır. Topluluk şirketlerimizde oluşan boş pozisyonların doldurulmasında öncelik Topluluk çalışanlarına verilmiştir. İlk önce çalışanlarımıza duyurulan boş pozisyonlara Topluluk içinden yapılan başvuruların yönetildiği KoçKariyerim portalımız çalışanlarımıza kendi kariyerlerinde etkin rol oynama ve kariyer gelişimlerine yön verme fırsatı sunmaktadır. Yasal mevzuat çerçevesinde toplu iş sözleşmesine tabi sendikalı işyerlerimizde çalışanlarla ilişkileri yürütmek kapsamında sendikaların atadığı Sendika İş Yeri Temsilcileri bulunmaktadır. İnsan Kaynakları Birimleri ve Sendika İş Yeri Temsilcileri çalışma barışının sürekliliğinin sağlanmasında iş birliği içinde çalışırlar. Ayrıca Koç Topluluğu şirketlerinin belirlenen hedefler doğrultusunda işçi sağlığı ve iş güvenliğinin sürekli geliştirmesi ve risklerin tespit edilerek giderilmesine yönelik çalışmalar şirketlerimizin bünyelerindeki ve Topluluk genelindeki İş Sağlığı ve Güvenliği Kurulu tarafından yönetilmektedir. Çalışanların memnuniyeti ve bağlılığının da düzenli olarak ölçülerek gerekli geliştirme faaliyetlerinin planlandığı Koç Topluluğu nun, çalışanlarına verdiği önem göz önüne alınarak geliştirilen politikalar çerçevesinde uygulanan programlar çalışanlar tarafından büyük ilgi görmektedir. Hem çalışma hayatı, hem de çalışma hayatı sonrası düşünülerek fayda yaratmaya yönelik olarak oluşturulan KoçAilem programı ve Koç Emekli ve Yardım Sandığı Vakfı uygulamaları bunlara örnek olarak verilebilir. 16. Müşteri ve Tedarikçilerle İlişkiler Hakkında Bilgiler Koç Holding in müşterileri memnuniyetine verdiği önem 2003 yılından bu yana düzenli olarak merkezden yaptırdığı Müşteri Memnuniyeti araştırması ile göze çarpmaktadır. Türkiye nin 20 farklı sektörde en geniş kapsamlı nihai tüketici araştırması niteliği taşıyan bu projeye 12 Koç Topluluğu Şirketi ne ait 26 marka ve bunların rakipleri olan 95 marka dahil edilmektedir. Türkiye genelini temsil eden 47 ilde yapılan ve yaklaşık yüz yüze görüşme ile yapılan araştırmanın neticeleri Koç Holding ve Topluluk Şirketleri nin üst ve orta kademe yöneticileri ile paylaşılmakta ve yöneticilerin performans hedeflerinde yer almaktadır. Koç Holding, Topluluk Şirketleri nin müşterilerine ulaştığı noktalarda firma-bayi-müşteri ilişkisinin öneminden hareketle bayilerin bağlı bulundukları firmalardan duydukları memnuniyeti de takip etmektedir. Yine bağımsız bir araştırma şirketi tarafından bu yıl 7. kez gerçekleştirilmiş olan Bayi Memnuniyeti Araştırması da Türkiye genelinde 81 ilde yaklaşık bayiyi kapsamaktadır. Bayi memnuniyetine yönelik iyileştirme hedefleri de müşteri memnuniyetinde olduğu gibi şirket yönetimlerinin performans hedeflerine yansıtılmaktadır. 17. Kurumsal Sosyal Sorumluluk Koç Holding ve Topluluk Şirketleri, Türkiye de hem ticari hem de sosyal hayatta kurumsallaşmanın ilk örneklerini sergileyen Vehbi Koç un kazandırdığı sosyal sorumluluğa kurumsal bakış açısını, iş yapış şekli ve toplumsal projelerine yansıtmaktadır. Türkiye nin ilk özel vakfı olan Vehbi Koç Vakfı ( Vakıf ) kültür, sanat, eğitim ve sağlık alanlarında verdiği hizmetlerde ve bu hizmetlerin kurumsallaşmasında kalıcı örneklerle liderliğini sürdürmektedir. Diğer yandan Koç Holding ve Koç Topluluğu şirketleri de uygulamaya aldıkları çeşitli sosyal sorumluluk projeleri ile Vakıf ın çizgisini desteklemektedir. İş yapış açısından da sosyal sorumlu kurumlar olarak daha iyiye ulaşma gayreti, resmi ve uluslararası bir çerçeve olan Küresel İlkeler Sözleşmesi ne (UN Global Compact) katılmakla da teyit edilmiştir. Koç Holding ve Topluluk Şirketleri, kurumsal sosyal sorumluluk alanındaki genel yaklaşımlarını, kurucumuz Vehbi Koç un Ülkem varsa, ben de varım ilkesini temel alarak sürdürmektedir. Bu doğrultuda kuruluşundan bu yana, içinde geliştiği ve büyüdüğü toplumdan aldığı gücü ve yarattığı birikimi, aynı topluma katkı sağlayacak ve değer yaratacak projeler ile faydaya dönüştürmek için çalışmaktadır. Her yıl binlerce öğrenciye eğitim bursu verilmekte ve kültür, sanat, çevre ve sağlık konularında sayısız projeye imza atılmaktadır. Yurt içindeki projelerin yanı sıra, Türkiye nin uluslararası platformlarda tanıtımına da aktif olarak katılmakta ve yurt dışında açılan çeşitli sergilerin hayata geçirilmesini sağlamaktadır. Son olarak dünyanın en önemli sanat müzelerinden New York Metropolitan Müzesi ile yapılan iş birliği sonucu, 2011 yılında yenilenmiş ve genişletilmiş olarak ziyarete açılan İslam Eserleri Bölümü ndeki iki yeni Osmanlı Sanatları Galerisi ne Koç Ailesi nin adı verilmiştir. Bunların yanında, hem ülkemizin yurt dışında temsil edilmesinde önemli bir payı olan, hem de toplumun sorunlarıyla birebir ilgili bir sanat etkinliği olan Uluslararası İstanbul Bienali ne 10 yıl süresince yılları arasında sponsor olunmuş ve ülkemizde çağdaş sanatın desteklenmesi ile ilgili önemli adımlar atılmıştır. Tüm bu çalışmaların bir yansıması olarak, 2009 da Vehbi Koç Vakfı nın 40. Yılında Koç Ailesi topluma yaptığı katkılardan dolayı uluslararası alanda en saygın ödüllerden biri olan Carnegie Hayırseverlik Ödülü ile onurlandırılmıştır. Türkiye için pek çok ilki gerçekleştirmiş olan Koç Topluluğu, Vehbi Koç Vakfı ile de kurumsal sosyal sorumluluk alanında, Türkiye nin ilk özel müzesi, ilk sanayi müzesi, ilk özel öğrenci yurdu gibi pek çok yeniliğe önderlik etmiştir. Koç Holding ve Topluluk Şirketleri de aynı anlayış ve ilkeler doğrultusunda çalışmakta, destekledikleri projeler ile toplumsal katkı sağlamaktadırlar.
7 Koç Holding 2010 Faaliyet Raporu 83 Koç Holding ve Topluluk Şirketleri, kurumsal sosyal sorumluluk ile ilgili tüm çalışmalarını ve yatırımlarını, doğal iş seyrinin bir parçası olarak kabul eder ve hayata geçirir. Zira kurumsal sosyal sorumluluk konusundaki yaklaşım ve çalışmalar, Koç Topluluğu tarafından içselleştirilmiş bir iş yapış biçimi ve doğal iş akışının en temel yapı taşlarından biridir. Koç Topluluğu, yalnızca sağladığı istihdam, yarattığı değer ve ödediği vergiler ile değil, kurumsal sosyal sorumluluk anlayışı ile de önemli bir toplumsal misyonu üstlenmektedir. Bu anlayışı yansıtan Koç Topluluğu Kurumsal Sosyal Sorumluluk Raporu, 2006 yılından başlayarak, ilki iki yıllık, devamında da yıllık dönemler itibariyle hazırlanmakta olup, Koç Holding internet sayfasında kamuoyu ile paylaşılmaktadır. BÖLÜM IV - YÖNETİM KURULU 18. Yönetim Kurulunun Yapısı, Oluşumu ve Bağımsız ler Yönetim Kurulunun Yapısı Koç Holding bağımsız üyelik çerçevesinde uluslararası alanda başarılı olmuş profesyonelleri Yönetim Kurulu nda üye yapma konusunda öncü Türk şirketlerinden birisidir. Yönetim Kurulu yapımız SPK tarafından belirlenen ilkelere uymaktadır. Şirketimizin Yönetim Kurulu nda, icranın başı olan CEO Osman Turgay Durak haricinde tüm üyeler icrada görevli olmayan üyelerdir. Mevcut durumda Yönetim Kurulumuzdaki toplam 14 üyenin 3 ü İlkelerde belirtilen bağımsızlık kriterlerini genel olarak taşımaktadır. 1 i ise süre koşulu dışındaki diğer bağımsızlık kriterlerini taşımaktadır Mevcut Yönetim Kurulu lerimiz Yönetim Kurulu üyelerimiz ve nitelikleri aşağıda yer almaktadır. Rahmi M. Koç Mustafa V. Koç Suna Kıraç Temel Atay Ömer M. Koç Semahat Arsel Dr. Bülent Bulgurlu Şeref Başkanı - İcrada görevli değil Başkan - İcrada görevli değil Başkan Vekili - İcrada görevli değil Başkan Vekili - İcrada görevli değil Başkan Vekili - İcrada görevli değil - İcrada görevli değil - İcrada görevli değil İnan Kıraç Ali Y. Koç Osman Turgay Durak Prof. Dr. John H. McArthur Sanford I. Weill Prof. Dr. Heinrich Von Pierer Peter D. Sutherland - İcrada görevli değil - İcrada görevli değil - CEO - İcrada görevli değil - Bağımsız üye - Bağımsız üye - Bağımsız üye Yönetim Kurulu Değişiklikleri 2010 yılı içinde mevcut bağımsız üyelerimiz için bağımsızlığını ortadan kaldıran bir durum ortaya çıkmamıştır. Yönetim Kurulu leri nin seçildiği Genel Kurul toplantılarını müteakip, görev taksimine ilişkin karar almak suretiyle Yönetim Kurulu Başkan ve vekilleri tespit edilmektedir. Dönem içerisinde Yönetim Kurulu üyeliklerinde boşalma olduğu takdirde, Türk Ticaret Kanunu nun 315. maddesi hükümleri uygulanmaktadır Yönetim Kurulu lerinin Şirket Dışında Görev Almaları Yönetim Kurulu üyelerinin şirket dışında başka görev veya görevler almasına ilişkin bir sınırlandırma bulunmamaktadır. Özellikle bağımsız üyelerin iş deneyimleri ve sektörel tecrübelerinin Yönetim Kurulu na önemli katkısı dolayısıyla böyle bir sınırlandırmaya ihtiyaç duyulmamaktadır. 19. Yönetim Kurulu lerinin Nitelikleri Yönetim Kurulu en üst düzeyde etki ve etkinlik sağlayacak şekilde yapılandırılmaktadır. Yönetim Kurulu üyelerinde aranan temel nitelikler SPK ilkelerinde yer verilen IV. Bölüm ün 3.1.1, 3.1.2, 3.1.3, 3.1.4, maddelerinde geçen niteliklere uygundur. Koç Holding Yönetim Kurulu üyeliğine her zaman yüksek bilgi ve beceri düzeyine sahip, nitelikli, belli bir tecrübe ve geçmişe sahip olan kişiler seçilmektedir. Yönetim Kurulu üyelerimizin öz geçmişleri internet sitemizde ve faaliyet raporunda kamuya duyurulmaktadır. Ayrıca Genel Kurullarda aday gösterilen Yönetim Kurulu üyelerine ve özgeçmişlerine ilişkin bilgi sunulması sağlanmaktadır. 20. Şirketin Vizyonu ve Stratejik Prensipleri Şirket in Vizyonu ve Stratejik Prensipleri Koç Topluluğu vizyonu doğrultusunda belirlenen stratejik hedefleri, Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilmekte ve onaylanmaktadır. Bu hedef ve stratejiler kamuya faaliyet raporu, internet sitesi ve basın açıklamaları yolları ile duyurulmaktadır. Ana hatları aşağıda verilmiş olan stratejimiz, faaliyet raporunun ve internet sitemizin ilgili bölümünde daha kapsamlı bir şekilde açıklanmaktadır. Stratejik prensiplerimiz: Fark yaratabildiğimiz ve rekabet avantajımızın yüksek olduğu sektörlere odaklanmak Marka gücümüzü ve teknolojiye olan hâkimiyetimizi en iyi şekilde kullanabileceğimiz sektörlerde büyümek Odaklandığımız iş alanlarında piyasa lideri ya da en yakın takipçisi olarak ölçek ekonomisinden en iyi şekilde faydalanmak İdeal portföy yapısıyla faaliyet gösterdiğimiz sektör veya ülkelere ait riskleri dengeleyerek asgariye indirmek Bu prensiplerimiz doğrultusunda, ülkemizde yüksek büyüme vadeden ve piyasa doygunluk oranı henüz düşük olan birçok sektörde lider konumdayız. Bu sektörlerde, çevre ülkelerde de önemli pay elde etmeyi hedeflemekteyiz. Coğrafi yakınlığımız ve Gümrük Birliği nin getirdiği avantajların yanında, sahip olduğumuz güçlü yapılanma ve piyasa konumumuz ise Avrupa da da kârlı ve sürdürülebilir bir büyüme stratejisi izlememizi sağlamaktadır Stratejik Plan Süreci Her yıl Yönetim Kurulu nun onaylamış olduğu Koç Topluluğu stratejik plan ve hedefleri çerçevesinde Topluluk Şirketleri Koç Holding tarafından belirlenen usul ve prensipler çerçevesinde kendi stratejik planlarını hazırlamaktadırlar. Bu stratejik planlar değerlendirildikten sonra stratejiler ve finansal projeksiyonlar konsolide edilir, gerektiği takdirde Koç Topluluğu stratejik planı revize edilir ve nihai stratejik plan ile finansman planı Yönetim Kurulu nun onayına sunulur. Yönetim Kurulu, onaya sunulan stratejik planı ve finansal planı onaylar ya da değişiklik isteyebilir. Yönetim Kurulu tarafından onaylanan stratejik plan ve finansman planı çerçevesinde yılsonunda şirketler Koç Holding tarafından belirlenen usul ve prensipler çerçevesinde 1 yıllık bütçelerini hazırlarlar. Şirketlerin sunduğu bütçeler üst yönetim tarafından onaylandıktan sonra konsolide edilir ve Yönetim Kurulu nun onayına sunulur. Yönetim Kurulu Koç Topluluğu bütçesini onaylar ya da değişiklik isteyebilir. Stratejik planın ve bütçenin uygulanmasını sağlamak üzere şirketlerin hazırladıkları ve onaylanan stratejik planlar ve bütçeler ışığında yöneticilerin ve şirketlerin yıllık performans hedef kartları hazırlanır. Hedef kartlarında ekonomik kârlılık, şirket değeri, büyüme, çalışan, müşteri ve bayi memnuniyeti gibi Topluluk stratejik hedeflerinin yanı sıra, onaylanmış olan şirket stratejilerinin hayata geçirilmesine yönelik hedefler de yer alır Stratejik Hedeflere Ulaşma Performansının Değerlendirilmesi Koç Holding Yönetim Kurulu ve üst yönetimi yıl içinde düzenlenen periyodik toplantılarla şirketlerin hedeflerine ulaşma seviyelerini, bütçelerine göre performanslarını ve faaliyetlerini takip eder. Üç ayda bir yapılan ve Yönetim Kurulu Başkanı, CEO ve Koç Holding üst düzey yöneticilerinin katıldığı düzenli Planlama ve Koordinasyon Konseyi toplantılarında Koç Topluluğu nun üçer aylık dönemler itibarı ile finansal performansı, iş birimlerindeki gelişmeler ve Koç Holding üst yönetiminin ve şirketlerin performanslarının fiili durumu değerlendirilir ve hedeflere ve bütçeye göre performans takip edilir, alınması gerekli tedbirler tartışılır. Yönetim Kurulu da üç ayda bir yaptığı toplantılarla Koç Topluluğu nun üçer aylık dönemler itibarı ile finansal performansını bütçeye göre karşılaştırmalı olarak takip ederken; stratejik konulardaki gelişmeleri de takip eder ve öneriler geliştirir. Sene sonu performans değerlendirme sürecinde diğer göstergelerin yanı sıra, şirket stratejilerinin hayata geçirilmesine yönelik hedeflerin gerçekleşme düzeyi de ölçülerek, performans ve ödüllendirmeye girdi teşkil etmesi sağlanır. 21. Risk Yönetim ve İç Kontrol Mekanizması Risk Yönetimi ve Raporlanması sorumluluğu, Finans Başkanlığı nın liderliğinde, diğer Başkanlıklar ile koordine bir şekilde yürütülmektedir. Periyodik olarak yapılan rapor ve toplantılarla riskler sorgulanmakta ve ayrıntılı bir şekilde değerlendirilmektedir. Koç Holding in maruz kaldığı başlıca riskler; finansal riskler (kur, likidite ve sermaye, kredi, karşı taraf (counterparty) ve faiz riski), stratejik riskler, operasyonel riskler ve hukuki riskler olarak dört ana başlıkta takip edilmektedir. Risk yönetimine ilişkin detaylı bilgiler faaliyet raporunun ilgili bölümünde yer almaktadır. 22. Yönetim Kurulu leri ile Yöneticilerin Yetki ve Sorumlulukları Yönetim Kurulu üyelerinin yetki ve sorumlulukları şirketin Esas Mukavelesi nde belirlenmiştir. Şirketin imza sirkülerinde yetkiler detaylı olarak belirtilmiştir. 23. Yönetim Kurulu nun Faaliyet Esasları Yönetim Kurulu nun Faaliyetleri Türk Ticaret Kanunu ve Esas Mukavele hükümleri çerçevesinde yürütülmektedir.
8 Yılında Koç Topluluğu Yönetim den 2010 Yılında Koç Topluluğu Kurumsal Sosyal Sorumluluk Kurumsal Yönetim ve Finansal Bilgiler Gündemin Belirlenmesi ve Toplantıya Çağrı Yönetim Kurulu toplantılarının gündemi, Şirket Esas Mukavelesi nin açıkça Yönetim Kurulu kararına bağlanmasını emrettiği hususların, ilgili birimlerce Şirket üst yönetimi ve Yönetim Kurulu üyelerine bildirilmesiyle belirlenmektedir. Bunun dışında, Yönetim Kurulu üyelerinden herhangi birisinin belirli bir konuya ilişkin karar alınması hususunu, Şirket üst yönetimine bildirmesiyle de toplantı gündemi belirlenmektedir. Şirket Yönetim Kurulu nda görüşülmesi istenen konular, Genel Sekreterlik bölümünde toplanmakta ve konsolide edilerek gündem oluşturulmaktadır Yönetim Kurulu Sekreteryası Koç Holding A.Ş. Yönetim Kurulu toplantılarının gündeminin belirlenmesi, TTK nun 330. maddesinin ikinci fıkrası hükmü dairesinde alınan Yönetim Kurulu kararlarının hazırlanması, Yönetim Kurulu üyelerinin bilgilendirilmesi ve iletişimin sağlanması amacıyla Koç Holding Genel Sekreterliği görevlendirilmiştir Yönetim Kurulu Toplantı Sayısı Yönetim Kurulu, işlerin gerektirdiği ölçüde toplanmaktadır. Yönetim Kurulu 2010 yılında 4 kere toplanmış olup; Türk Ticaret Kanunu nun 330 ncu maddesinin ikinci fıkrası çerçevesinde alınan kararlarla birlikte yıl içinde alınan karar sayısı 21 olmuştur Yönetim Kurulu Toplantılarında Karşı Oylar Yönetim Kurulu toplantılarında açıklanan farklı görüş ve karşı oy gerekçeleri ile Yönetim Kurulu üyeleri tarafından sorulan özellikli sorular karar zaptına geçirilmektedir. Ancak yakın zamanda bu türde bir muhalefet veya farklı görüş beyan edilmediğinden kamuya açıklama yapılmamıştır Yönetim Kurulu lerinin Toplantıya Fiilen Katılımı Şirket Esas Mukavelesi ne göre yeni bir şirkete iştirak edilmesi veya mevcut bir iştirakin hisselerinin satışı için ağırlaştırılmış karar nisabı öngörülmüştür. Esas Mukavele de özellikle belirtilmemekle birlikte, uygulamada SPK Kurumsal Yönetim İlkelerinde yer alan IV. Bölüm numaralı maddede geçen konularda Yönetim Kurulu na katılıma özen gösterilmektedir Ağırlıklı Oy- Veto Hakkı Esas Mukavele de Yönetim Kurulu üyeleri için ağırlıklı oy ve/veya olumsuz veto hakkı tanınmamıştır. Her üyenin bir oy hakkı bulunmaktadır. 24. Şirketle Muamele Yapma ve Rekabet Yasağı Yönetim Kurulu Başkan ve üyelerinin, şirket faaliyet konusuna giren işleri bizzat veya başkaları adına yapmaları ve bu tür işleri yapan şirketlere ortak olabilmeleri hususunda TTK 334 ve 335. maddeleri kapsamında Genel Kurul dan onay alınmaktadır. Dönem içinde bu konularda Yönetim Kurulu üyelerine verilen onayla ilgili herhangi bir sorun yaşanmamıştır. 25. Etik Kurallar Koç Topluluğunun 85 yıllık tarihinde dürüstlük, saygınlık, etik davranış ve yasalara ve düzenleyici kurallara uyum kültürü her zaman ön planda olmuştur. Koç Topluluğu gerek sosyal sorumluluk, gerekse kurumsal yönetim ve etik kurallar açısından bugüne kadar sahip olduğu ilkeleri, Birleşmiş Milletler öncülüğünde geliştirilen Küresel İlkeler Sözleşmesini (Global Compact) imzalayarak bir adım öteye taşımıştır. Çalışanlarıyla birlikte, müşterilerinin tatminini sağlayarak sağlıklı gelişmeyi, evrensel kalite ve standartlarda ürün ve hizmetler sunmayı amaçlayan, bu suretle ülkesi, müşterileri, ortakları, bayileri ve yan sanayii için güvenilirlik, devamlılık ve saygınlık simgesi olmayı hedefleyen Koç Topluluğu nun Değerleri bu amaçlara ulaşmada izlenecek yola ışık tutmakta olup; internet sitesi aracılığıyla kamu ile paylaşılmıştır. Bu değerlerimizin tüm çalışanlarımıza aynı etkinlikle yaygınlaştırılması ve gelecek nesillere aktarılmasının teminat altına alınması amacıyla Etik Davranış Kuralları ve Uygulama Prensipleri 11 Ekim 2010 tarihinde şirketlerimize duyurularak yazılı hale getirilmiş ve tüm Koç Topluluğu çalışanlarına duyurulmuştur. 26. Yönetim Kurulu nda Oluşturulan Komitelerin Sayı, Yapı ve Bağımsızlığı Şirketimizde, Yönetim Kurulu nun görev ve sorumluluklarını sağlıklı olarak yerine getirmek amacıyla oluşturulmuş komiteler mevcut olup, komiteler faaliyetlerini belli prosedürler çerçevesinde yürütmektedirler. Komitelerimizde yürütülen çalışmalar düzenli olarak kayıt altına alınmaktadır. Komitelerimiz tarafından bağımsız olarak yapılan çalışmalar sonucunda alınan kararlar Yönetim Kurulu na öneri olarak sunulmakta, nihai karar Yönetim Kurulu tarafından alınmaktadır. Bu komiteler aşağıdaki prensipler doğrultusunda çalışmaktadırlar Yönetim Komitesi Yönetim Komitesi nin amacı Yönetim Kurulu nun istenen sıklıkta ve aciliyette toplanamaması nedeniyle oluşabilecek boşlukların önüne geçilmesi ve bu şekilde yönetim kurulunun görev ve sorumluluklarını sağlıklı olarak yerine getirmesinde destek olmaktır. Alınacak kararların Yönetim Kurulu nda değerlendirilmesi ve onaylanmasına ilişkin prosedürü Koç Holding Esas Mukavelesi ne göre yürütülür. Yönetim Komitesi prensip olarak evvelce alınmış Yönetim Kurulu kararları ile Stratejik Plan a ters düşecek veya bunları tadil edecek kararlar alamaz. Yönetim Kurulu toplantı aralıklarında, Yönetim Komitesi tarafından alınan kararlar, müteakip Yönetim Kurulu toplantısına yazılı olarak sunulur ve onay alınır. Yönetim Komitesi Başkanlığını Yönetim Kurulu Başkanı yürütür, CEO bu komitenin üyesidir. Yönetim Komitesi gelişmelerin gerektireceği sıklıkta toplanabileceği gibi Başkan ın uygun gördüğü durumlarda da toplanabilir. Ayrıca Yönetim Kurulu Başkanı nın gerekli gördüğü hallerde Topluluk faaliyetleri ile ilgili genel ve özel bilgilendirme veya değerlendirme toplantılarına katılır (Planlama Konseyi, Yıllık Bütçe ve özel amaçlı toplantılar gibi). Yönetim Komitesi, Koç Holding Yönetim Kurulu Şeref Başkanı, Koç Holding Yönetim Kurulu Başkanı, iki Yönetim Kurulu Başkan Vekili ve CEO olmak üzere beş kişiden oluşur Denetim Komitesi Denetim Komitesi, Sermaye Piyasası Mevzuatı nda denetim komitesi için öngörülen görevleri yerine getirmektedir. Bu kapsamda, Şirketimizin muhasebe sistemi, finansal bilgilerin kamuya açıklanması, bağımsız denetimi ve ortaklığın iç kontrol sisteminin işleyişinin ve etkinliğinin gözetimini yapmaktadır. Bağımsız denetim kuruluşunun seçimi, bağımsız denetim sözleşmelerinin hazırlanarak bağımsız denetim sürecinin başlatılması ve bağımsız denetim kuruluşunun her aşamadaki çalışmaları denetimden sorumlu komitenin gözetiminde gerçekleştirilir. Denetim Komitesi, kamuya açıklanacak yıllık ve ara dönem finansal tabloların, ortaklığın izlediği muhasebe ilkelerine, gerçeğe uygunluğuna ve doğruluğuna ilişkin olarak ortaklığın sorumlu yöneticileri ve bağımsız denetçilerinin görüşlerini alarak, kendi değerlendirmeleriyle birlikte Yönetim Kurulu na yazılı olarak bildirmek zorunda olup, yılda en az dört defa ve gerektiğinde daha sık toplanır. Denetim Komitesi nin, şirket yönetimi ile birlikte sorumluluğu, iç ve dış denetimin titizlikle sürdürülmesi ve kayıtların prosedürlerin ve raporlamaların ilgili kanun, kural ve yönetmeliklere, ayrıca SPK ve UFRS prensiplerine uygunluğunun sağlanmasıdır. Bu komite birisi başkan olmak üzere, icrada görevli olmayan üyelerden oluşur Kurumsal Yönetim Komitesi Kurumsal Yönetim Komitesi, Şirket in Kurumsal Yönetim İlkeleri ne uyumunu izler, henüz uygulamaya konulmamış İlkelerin uygulanamama gerekçelerini inceler, Yönetim Kurulu na uygulamaları iyileştirici önerilerde bulunur. Mevcut durumda Komite de birisi Başkan olmak üzere 2 üye bulunmaktadır. Komite, yılda iki defa veya gerektiğinde daha sık toplanır. Pay Sahipleri ile İlişkilerden sorumlu Stratejik Planlama Grubu Başkanı komite üyesidir İnsan Kaynakları Komitesi İnsan Kaynakları Komitesi, toplam ücret paketini değerlendirir, bunların uygulanmasını gözlemler. Topluluk üst kademe yedekleme planları ve gelişim planları ile organizasyonların geleceğe yönelik nitelik ve nicelik olarak insan kaynağı ihtiyacını değerlendirir. Söz konusu Komite birisi Yönetim Kurulu Başkanı olmak üzere dört kişiden oluşur. 27. Yönetim Kurulu na Sağlanan Mali Haklar Yönetim Kurulu üyelerine sağlanan huzur hakkı Genel Kurul da kararlaştırılmakta ve basına açık olarak düzenlenen toplantıların tutanakları vasıtasıyla kamuya açıklanmaktadır. Ayrıca finansal tablo dipnotlarımızda da üst düzey yöneticilere yapılan ödemeler kamuya açıklanmaktadır. Yönetim Kurulu üyelerimize veya yöneticilerimize Şirket tarafından borç verilmesi, kredi kullandırılması, lehlerine teminat verilmesi gibi çıkar çatışmasına yol açacak işlemler söz konusu değildir.
140 KOÇ HOLDİNG 2015 FAALİYET RAPORU KURUMSAL YÖNETİM İLKELERİNE UYUM RAPORU BÖLÜM I - KURUMSAL YÖNETİM İLKELERİNE UYUM BEYANI Koç Topluluğu ( Topluluk ) iyi kurumsal yönetimin şirketlerin sürdürülebilirliği