Office 365′te gelen ve istenmeyen mailler, toplu mailler, kimlik avı mailleri, kötü amaçlı yazılım içeren mailler ve belirli bir mail akışı kuralıyla eşleşen maillerin daha sonra incelenmek üzere saklanabileceği karantina özelliği kullanılır. İstenmeyen postalar bölümünde, kimlik avı kurallarında, kötü amaçlı maillerde ya da mail akış kurallarında yazılan kurallar doğrultusunda ve filtrelemeler ile mailler karantinaya alınarak incelenebilir, duruma göre ilgili kişiye iletilebilir ya da silinebilir. Böylelikle risk oluşturan mailler karantina bölümünde iletilmeden önce incelenir. Varsayılan kurallar doğrultusunda kötü amaçlı yazılım içeren mailler karantinaya düşer. İstenmeyen ya da toplu mailler gereksiz klasörüne taşınır. Gereksiz klasörüne taşınan bu mailler firma politikaları gereği karantina altına alınabilir. Böylelikle belirli kontrollerden sonra kullanıcılara iletilerek gereksiz klasörüne düşen trafikte azaltılmış olur. Karantinaya düşen mailler ise silinebilir ve serbest bırakılabilir.
BT ekipleri karantinaya alınan maillere Office 365 Güvenlik ve Uyumluluk Merkezi’nden erişir. Karantinaya düşecek mailler ile ilgili kurallar “Tehdit Yönetimi” başlığı altındaki “İlke” bölümünden yapılır. Burada yazılan ilkeler doğrultusunda istenmeyen mailleri, toplu mailleri, kimlik avı mailleri karantinaya alınır. Bunun dışında mail kuralları yazılarak da belirli koşullardaki mailler karantinaya taşınabilir. Karantina’ya taşınan maillere ise yine “Tehdit Yönetimi” başlığı altındaki “İnceleme” bölümünde yer alan “Karantina” arayüzünden erişilir.
“Karantina”ya tıklandığında belirli filtrelerden geçen karantinaya düşen mailler görüntülenir. Bu mailler istenmeyen posta, aktarım kuralı, toplu, kimlik avı, kötü amaçlı yazılım kategorilerine göre görüntülenir. Bu kategoriler başlığı altındaki maillerde ise tüm iletiler görüntülenebileceği gibi, yalnızca benim iletilerim seçenekleri yer alır. Buradan da anlaşılacağı üzere hem kullanıcılar hem de yöneticiler karantina mailleri ile çalışabilir. Kullanıcılar karantinadaki kendi maillerini görüntüleyebilirken, yöneticiler karantinadaki tüm mailler ile çalışabilirler. “2” numaralı bölümde ise karantinadaki maillere alınacak aksiyonlar belirlenir. Burada 3 seçenek yer alır: Serbest bırak, Serbest bırak ve bildir, Sil.
Karantinaya alınan herhangi maile çift tıklandığında şekilde yer alan seçenekler yer alır. Karantinadaki mail ile ilgili genel bilgilerin yanında mailin üst bilgisi görüntülenebilir ya da mail önizleme olarak görüntülenir. Mailin incelenmesinden sonra mail ilgili mail kutusuna serbest bırakılabilir, serbest bırakılıp Microsoft’a bildirilebilir ya da silinebilir.
“Serbest bırak” veya “Serbest bırak ve bildir” seçeneği ile devam edildiğinde serbest bırakılacak alıcılar belirlenir. Maildeki tüm alıcılara ilgili mail iletilebileceği gibi, belirli kullanıcılar için de mail serbest bırakılabilir. Gerekli ayarların yapılmasının ardından “Gönder” seçeneği ile devam edilir ve mail ilgili alıcılara iletilir.