e-Arşiv Fatura Kesmek: GİB Portal mı Özel Entegratör mü?
Son yayınlanan e-fatura tebliği ile birlikte, aynı gün içerisinde vergi mükelleflerine KDV dahil 5.000 TL, vergi mükellefi olmayan kişilere ise KDV dahil 30.000 TL ve üzeri fatura kesen firmalar için e-arşiv fatura kullanımı zorunlu hale getirildi. Böylece vergi mükellefi olan bütün firmalar, ciro limitine bakılmaksızın elektronik belge kapsamına alınmış oldu.
17.02.2020 6 dk
2020 yılıyla birlikte GİB portal üzerinden e-arşiv fatura kesmek çoğu firmanın merak ettiği bir konu oldu. Bazı firmalar için ise portal kullanma ya da elektronik faturaya geçme, verilmesi zor bir karar haline geldi.
Eğer siz de bu firmalardan biriyseniz, yazımızın devamında GİB Portal ve Paraşüt’te e-arşiv fatura kesme süreçlerinin avantajlarını ve dezavantajlarını özetliyoruz. Hangi çözümün sizin için daha pratik olduğuna yazımızı okuyup siz karar verin. :)
GİB Portal e-arşiv fatura iptali
e-Arşiv portalı üzerinde oluşturduğunuz faturalar taslak olarak kaydedilir. Taslak halindeki faturalarınızı düzenleyebilir ve iptal edebilirsiniz. Ancak resmileştirdiğiniz faturaları GİB Portal üzerinden iptal edemezsiniz. Yükümlülüğü size ait olmak üzere ilgili faturayı yeniden düzenleyebilirsiniz. Bu durumda faturayı iki tarafın da muhasebe kayıtlarına almaması gerekir. Bu yöntem, olası bir iletişim kopukluğu ya da yanlış kayıt sonucunda size ödemeniz gereken bir ceza olarak geri dönebilir.
Paraşüt ile e-arşiv fatura gönderdiğinizde bu faturayı resmileştirdiğiniz tarihten itibaren 7 gün içerisinde kolayca iptal edebilirsiniz. Resmileştirme işleminin üzerinden 7 günden fazla bir süre geçerse, endişelenmeyin. İptal etmek istediğiniz fatura için müşterinizden size iade faturası kesmesini isteyebilirsiniz. Böylece ceza alma ihtimalini ortadan kaldırarak gönül rahatlığı ile fatura gönderebilirsiniz.
GİB portal üzerinden e-arşiv fatura gönderimi bazen ekstra operasyonel iş yükü olarak geri döner. Gün içerisinde bir firmaya ya da vergi mükellefi olmayan kişiye parça parça fatura kestiğinizi düşünün. En son kestiğiniz fatura 5.000 TL limitini ya da 30.000 TL limitini aşıyorsa, gün içerisinde bu şirkete ya da şahsa kestiğiniz bütün matbu faturaları iptal etmeniz ve toplam tutar için portal üzerinden e-arşiv fatura düzenlemeniz gerekir. Günde yüzlerce fatura kesen bir firmaysanız, günlük yoğunluğunuz içerisinde bu durumun takibi fazlasıyla zor olacaktır.
Paraşüt ile e-faturaya geçtiğinizdeyse tüm faturalarınız e-arşiv ya da e-fatura olarak gönderileceği için böyle bir iş yükü ile karşılaşmazsınız. Gönül rahatlığıyla fatura hazırlayıp gönderebilirsiniz.
e-Arşiv düzenleme ve arşivleme hakkı
e-Arşiv portalı ayda 500 adet e-arşiv fatura düzenlemenize imkan tanır. Eğer aylık olarak bu sayının üstünde e-arşiv düzenleyecekseniz çözüm arayışına girmeniz faydalı olacaktır. Bununla birlikte portal, e-arşiv faturalarınızı yalnızca 6 ay depolamanıza imkan tanır. Ticari kayıtlarınız için bu faturaların tek tek çıktısını almanız, saklamanız ve mali müşavirinize göndermeniz gerekir.
Paraşüt üzerinde ise satın aldığınız kontör kadar e-arşiv fatura gönderip alabilirsiniz. Yani e-arşiv gönderimi için herhangi bir sınırınız bulunmaz. Ayrıca bütün faturalarınız, 10 yıl boyunca elektronik ortamda ücretsiz olarak arşivlenir. Her ay sonu mali müşavirinize göndermek için faturalarınızı tek tek indirmenize gerek kalmaz. Mali müşavirleriniz, kendilerine ücretsiz olarak sunduğumuz Paraşüt Atlas ile e-fatura ve e-arşiv faturalarınızı dakikalar içerisinde kendi muhasebe programlarına aktarabilir.
Kesilen e-arşiv faturanın kullanıcıya iletilmesi
GİB portaldan kestiğiniz e-arşiv faturayı karşı tarafa iletmek için bilgisayarınıza indirmeniz gerekir. İndirdiğiniz faturayı e-posta ile ya da yazıcıdan çıktı alıp ıslak imza atarak karşı tarafa iletebilirsiniz. Faturalarınızı tek tek e-posta eklentisi olarak göndermeniz ise ekstra iş yükü oluşturur. Portal kullanımı ücretsiz olsa da faturanızı çıktı almanız ve ıslak imza ile göndermeniz ne yazık ki kağıt, yazıcı ve kargo masrafı demek. Gereksiz kağıt tüketimi ise daha fazla ağacın kağıt üretimi için kesileceği anlamına gelir.
Paraşüt üzerinde e-arşiv oluştururken faturalarınızı müşterilerinize kolayca gönderebilirsiniz. Faturaları bilgisayarınıza indirmenize ve tekrar e-posta göndermenize gerek kalmaz. Faturalama masrafınız ise 8-9 TL’den 18 kuruşa kadar iner. Böylece hem operasyonel iş yükünden kurtulur hem de tasarruf yaparsınız.
Paraşüt ile e-faturaya geçmek ve maliyetlerinizden tasarruf etmek için tıklayın.
Elektronik fatura ve mali mühür başvurusu
GİB Portal üzerinden e-arşiv fatura kesmek için elektronik fatura sistemine geçiş yapmanız ya da mali mühür almanız gerekmez. Fatura onaylama işlemleri için “GİB İmza” seçeneği kullanılır. Bu ekrana cep telefonunuza gönderilen 6 haneli şifreyi girdiğinizde, fatura imzalama işlemi tamamlanır.
Paraşüt gibi bir e-fatura hizmet sağlayıcısı ile çalışmayı tercih ettiğinizde ise mali mühür için ödeme yapmanız ve mührünüz elinize ulaştıktan sonra hem e-fatura hem de e-arşiv sistemine geçmeniz gerekir. e-Fatura entegratörü ile çalıştığınızda sadece 5000/30000 TL faturalarınızı değil, tüm faturalarınızı elektronik fatura olarak hazırlarsınız.
Çoğu işletme elektronik fatura başvuru işlemleri ile uğraşmamak, mali mühür başvurusu ve e-fatura kontörüne para vermemek için e-arşiv portalı ile çalışmayı tercih eder. Ancak uzun vadede matbu fatura gönderim masrafları, bu süreçte kaybedilen zaman ve portal kullanımının dezavantajları düşünüldüğünde, Paraşüt ile e-faturaya geçmek işletmeniz için çok daha faydalı olacaktır.
Bonus: Entegre ön muhasebe programı!
Paraşüt ile elektronik faturaya geçtiğinizde, internetin olduğu her yerden finansal bilgilerinize erişebileceğiniz, gelir gider takibi, çalışan masrafı takibi yapabileceğiniz ve cep telefonunuzdan kolayca e-fatura ve e-arşiv fatura gönderebileceğiniz bir ön muhasebe programınız da olur.
Paraşüt'ü incelemek isterseniz, tek yapmanız gereken 14 günlük deneme sürenizi başlatmak.
e-Arşiv fatura düzenleme adımları
“Bu bilgiler güzel, ama daha fazla bilgiye ihtiyacım var.” diyorsanız, GİB portal ve Paraşüt’te e-arşiv fatura oluşturma adımlarını anlattığımız bu videomuza göz atabilirsiniz: