Yıl Sonuna Kadar Yıllık Plan Oluşturmak Üzerine 6 İpucu - Satın Alma
Eylül 26, 2017 Satın Alma İpuçları
Yıllık plan oluşturmak, işletmelerin ve organizasyonların kendilerine ilerleyebilecekleri bir yön oluşturması ve taktiksel kararlar vermesi için yol gösterici bir ışık olmaktadır. Hedeflere entegre bir şekilde ilerlemek ve ulaşmak için, yıllık planlar kritik öneme sahiptir. Çoğu zamansa yılın bu zamanları, insanların bilindik yanlış adımlar attığı zamanlardır.
İşletmelerin veya şirketlerin yapacağı ya da yapabileceği en büyük hatalardan biri, yıllık planların getireceği değerleri görmezden gelmek ya da bunu mekanik-otomatik olarak gerçekleştirilebilen işaret kutucukları olarak görmeleridir. Yıllık planlar, satın alma fonksiyonlarının boyutlarından bağımsızdır. Buna karşılık başarıya giden adımlarda, çok önemli bir araçtır ve planlama sürecinin karmaşık olması da zorunlu değildir. Ayrıca üzerinde durulup dikkate alınması gereken planlardır.
Planınızı mümkün olan en iyi şekilde yaptıktan sonra, planı yeri getirdiğinizden ve ekibinizle ses uyandırdığınızdan emin olmanız gereklidir. Satın alma planlarınızı oluşturmanızda yardımcı olacak ve satın alma liderlerinin izlediği stratejileri içeren kitaplardan ve yazılardan faydalanabilirsiniz. Hızlı kazanımlar için bu gibi uygulamalar yardımcı olacaktır. Basit fakat doğru uygulanması gereklidir. Yıllık planınızı doğru yürütmek için gerekli 6 adımsa şunlardır:
1. Planda Neler Var? Tanımlayın
Yıllık planlar, pek çok biçime sahiptir. Yıllık bir plan, her bir işlevin, satın alma hedeflerini desteklemek için tüm pazara giriş kaynaklarını hizalayacak hedefler ve stratejiler geliştirebilmesi için yeterli yönlendirmeleri sağlamaktadır. Suya düşen birkaç hedefiniz olabilir. Bu alanlara daha da derinleşerek, her alana hangi taahhütleri vermek istediğinize karar vermelisiniz. Her alanın altında, ilgili faaliyetler ve ölçümlerle belirli bir hedef oluşturmalısınız.
2. İşbirlikçi Planlar Oluşturun
Takım çalışmalarını küçümsemeyin. En iyi planların, kuruluşunuzdaki herkesi kapsayan ve herkesin katılımıyla gerçekleştiğini bilin. Herkesin bu sürecin bir parçası gibi hissetmesi önemlidir. Bu iki güçlü sonucun doğmasını sağlamaktadır. İlk sonuç, herkesin olan bitenden haberi olduğunu hissettirecektir. Çalışanların hedefe girmesi, hedefe ulaşmayı kolaylaştıracaktır ve kararlılıklarını arttıracaktır. Bu hissiyat verilmediği taktirde, çalışanlar bu işe zorlanmış gibi hissedeceklerdir. Bu da demotivasyona sebep olacaktır. İkinci sonuçsa; muhtemelen parlak fikirlere sahip çalışanlardan yararlanabileceğinizdir. Planma sürecine dahil olmaları, bu fikirlerden yararlanmanızı sağlayacaktır.
3. Basit Planlar Yapın
Bir planın iyi olabilmesi için karmaşık olması gerekmiyor. En iyi şirketlerin yıllık planları, çoğu zaman tek bir sayfaya sığabilmektedir. Yıllık planların önemli hususlar etrafında netleştirilip, yoğunlaştırılması insanların daha kolay adapte olmalarını sağlayacaktır. Ayrıca gösterilen çabaların plana uygunluğunun görülmesi kolaylaşır ve paylaşmak, dağıtmak ve tartışmak daha kolay hâle gelir. Yıllık plan, herkes tarafından kullanılabilir bir karar verme aracı haline gelir.
Yıllık planlar, paylaşılmadığı sürece hiçbir şey ifade etmezler. Grup toplantılarında, ekibinizle ilgili çalışmalar gerçekleştirin. Yıllık plan formatı veya eşdeğeri çalışmalar, böylece gerçekten değerli bir hale gelecektir. Oluşturduğunuz planlar için herkesi eğitebilir, canlandırabilir ve motive edebilirsiniz.
5. Plana Sadık Kalın
Harika bir planınız olabilir, ancak takip etmez veya plana tutunmazsanız veya yerine getirmezseniz, başarısız olur. İlerleme durumunuzu saptamak, başarı ölçülerinize yönelik gelişmeleri takip etmek ve ilerleyişi kontrol etmek için periyodik olarak check-inler yapın. Gün içerisindeki yapılan basit işlerde sıkışmanız, oldukça kolaydır.
Sürekli değişen satın alma ve tedarik koşullarının planlarınızla ayarlanabilmesi gerekir. Bununla birlikte, yapılan değişikler konusunda işletmedeki ve organizasyondaki herkesin yeni koşullar ve öncelikler hakkında bilgilendirilmesine dikkat edilmelidir.
Yıllık planlamalar, satın alma emirleri gibi (PO'lar - Purchase Order) can sıkıcı olabilirler. Süreç odaklı hareket etmek de can sıkıcı olabilir. Nihayetinde, hepsi amaçlarına hizmet etmektedir. Bütün bunların ötesinde, yıllık planlamalar; vizyonun ve amacın bir geridönüşü olarak işlev görür.