İş zekası (Business intelligence, BI) bir organizasyonun ham verilerini analiz etmek için kullanan çeşitli yazılım uygulamalarının tümünü kapsayan bir ifadedir.
Veri madenciliği, online analitik işleme, sorgulama ve raporlama dahil olmak üzere birbiriyle ilgili
çeşitli aktivitelerden oluşan bir disiplindir. Ancak başarı için bundan daha fazlasını bilmek gerekiyor.
Firmalar karar verme, maliyet düşürme ve yeni iş fırsatlarını tanımlamayı geliştirmek için BI’ı kullanırlar. CIO’lar yeniden elden geçirilmesi gereken verimsiz süreçleri belirlemek için BI’ı kullanır. Günümüz BI araçlarıyla iş adamları, IT’cilerin karmaşık raporlar oluşturmasını beklemeksizin verilerin kendilerini analiz etmeye başlayabiliyor.
Her ne kadar BI büyük vaatler barındırsa da, uygulama sırasında bir takım teknik ve kültürel güçlükler ortaya çıkabiliyor. Yöneticiler BI uygulamalarını besleyen verilerin temiz ve sürekli olduğundan emin olmalı ki kullanıcılar ona güvenebilsin.
Ne tür firmalar BI (İş Zekası) sistemlerini kullanıyor?
Özellikle restoran zincirleri ve perakende mağazalar BI yazılımlarının en büyük kullanıcıları. Restoranlar menülerine ekleyecekleri yeni ürünleri belirlemek gibi stratejik kararları vermek için BI kullanıyor. Ayrıca hangi servislerin kaldırılacağı ya da beklenilen performansı vermeyen dükkânların kapatılması gibi kararlar verilirken de İş Zekası araçlarının sunduğu verilerden yararlanıyorlar.
Yiyecek tedarikçileriyle yeniden sözleşme imzalama, verimli olmayan süreçlerin geliştirilmesi için seçeneklerin belirlenmesi gibi taktiksel durumlarda da BI kullanılıyor. Çünkü restoran zincirleri fazlasıyla operasyonlara bağlı ve BI onların işlerini yürütürken çok fazla yardımcı oluyor. Restoran zincirleri diğer tüm endüstriler arasında BI sistemlerinin gerçek değerinden faydalanan elit firmalar arasında yer alıyor.
BI (İş Zekası) projelerine kim önderlik etmeli?
Paylaşmak BI projelerinin başarısı için oldukça hayati çünkü çalışma yöntemlerini değiştirebilmeleri için sürece dahil olan herkesin bilgiye tam erişime sahip olması gerekiyor. BI projeleri en üst seviyeden yöneticilerle başlayabilir ancak bir sonraki kullanıcı grubunun satışçılar olması gerekiyor. Çünkü onların işi satışları artırmak ve bunu gerçekleştirecek yetenekleri için istihdam ediliyorlar. Bu yüzden bu işi yapmalarına yardımcı olacak herhangi bir aracı bağırlarına basmaları çok daha olası; elbette aracın kolay bir kullanıma sahip olması ve bilgiye güvenmeleri önemli.
Bir BI (İş Zekası) sistemini nasıl uygularım?
BI için bir plan oluşturulurken firmalar öncelikle karar verme şekillerini analiz etmeli ve yöneticilerin daha emin ve daha hızlı bir biçimde karar vermelerini sağlayacak bilgiyi dikkate almalıdır. Ayrıca bu bilgilerin onların istediği gibi nasıl sunulacağı da (örneğin rapor, tablo, online, basılı gibi) hesaba katılmalıdır. Karar verme konusundaki tartışmalar firmaların BI sistemleri içinde ne gibi bilgileri toplamaya, analiz ve yayınlamaya gereksinim duyduklarını ortaya çıkartacaktır. İyi BI sistemlerinin ayrıntıya girmeye ihtiyacı var. Dünkü satışların X, geçen yılın aynı gününde Y olarak gerçekleştiğini belirten raporlar yeterli değil. Söz konusu iş alanında bir gün için satışların X olmasına, önceki yılın aynı gününde Y olmasına neden olan faktörleri açıklaması gerekiyor. Çok sayıda teknoloji projesinde olduğu gibi, kullanıcılar teknolojiye şüpheli yaklaştığı ve sonuç olarak onu kullanmayı reddettiği takdirde BI da herhangi bir sonuç sağlamayacaktır. Bununla birlikte iş BI gibi, firmaların işleyişini temelden değiştiren ve insanların karar verme yöntemlerini değiştiren stratejik olarak uygulanmış bir pratiğe geldiğinde, CIO’ların hislerini çok daha fazla dikkate alması gerekiyor.
BI sistemlerinin sunulması için yedi adım: Verilerinizin temiz olduğundan emin olun. Kullanıcıları etkin bir biçimde eğitin. Hızlı bir biçimde konuşlandırın ve ilerledikçe ayarlamalarınızı gerçekleştirin. “Mükemmel” raporları elde etmek için en başında çok fazla zaman harcamayın çünkü işiniz geliştikçe ihtiyaçlar da gelişecektir. En fazla değeri sunan raporları hızlıca sunun ve sonra bunlara ince ayar yapın.
Veri ambarınızı en başından bina ederken bütünleşik bir yaklaşım kullanın. Yolunuzun ileriki safhalarında kendinizi kullanışsız bir veri stratejisi içerisine kilitlemediğinizden emin olun.
Henüz başlamadan önce ROI’yi açıkça belirleyin. Elde etmeyi umduğunuz özel faydaların altını çizin ve sonra her üç ayda ya da altı ayda bir doğrulama kontrolü yapın.
İş hedeflerine odaklanın
İhtiyacınız olduğunu düşündüğünüz için İş Zekası yazılımları satın almayın. Bazı rakamları bulmaya ihtiyaç duyuyorsanız ve kabaca bunların nerelerde olduklarını biliyorsanız BI’ı konuşlandırın.
Potansiyel problemler neler?
BI’ın başarısı önündeki en büyün engellerden biri kullanıcı direnişi; diğer güçlükler içinde çok geniş hacimlerdeki alakasız verilerin harmanlaması ve zayıf veri kalitesi yer alıyor.
BI sistemlerini sağlıklı bir biçimde kavramanın anahtarı standart veridir. Tüm BI çalışmaları için en temel bileşen verilerdir. Firmaların bekledikleri kavrayışı elde etmek için veri kaynak ve ambarlarını iyi bir biçimde çalıştırmaları gerekiyor. Aksi halde, kusurlu verileri temel alarak çalışmış olacaklardır.
Diğer bir potansiyel tehlike BI araçlarının kendileridir. Araçlar eskisine nazaran daha fazla ölçeklenebilir ve kullanıcı dostu olsalar da, BI’ın çekirdeği halen süreç yönetiminden daha ziyade raporlama yapıyor; ancak bu da yavaş yavaş değişmeye başladı. İş zekasını, iş analitiği ile karıştırmamaya dikkat edin.
İş süreçlerini dönüştürmek için BI kullanımı önündeki üçüncü bir engel de çoğu firmanın kendi iş süreçlerini yeterince iyi anlamadıklarından bunları nasıl geliştireceklerini belirleyememeleridir. Firmaların belirli bir iş sürecini oluşturan tüm aktiviteleri, bilgi ve verilerin çeşitli süreçler arasında nasıl aktığını, verilerin kullanıcılar arasında nasıl gidip geldiğini ve sürecin belirli bir bölümünü çalıştırmak için insanların bunu nasıl kullanacağını iyi anlaması gerekiyor. Ayrıca, eğer insanların iş yapış şekillerini geliştirmeyi umut ediyorlarsa, bunların tümünü bir BI projesine başlamadan önce anlamaya gereksinimleri var
İş Zekası çabalarının ne gibi faydaları var?
BI için çok sayıda uygulama firmaların etkileyici yatırım geri dönüşüm değerleri elde etmelerine yardımcı oldu. İş Zekası maliyet düşürme yöntemleri belirleme, iş fırsatları ortaya çıkartma, ERP verilerini erişilebilir raporlara dönüştürme, perakende taleplerine hızlı tepki verme ve fiyatları optimize etme de kullanıldı.
Verileri erişilebilir yapmanın yanı sıra BI yazılımı, tedarikçi ve müşterilerle olan ilişkinin değerini daha kolay bir biçimde ölçebilmelerini sağlayarak, firmalara anlaşmalar esnasında daha fazla güç verebilir.
Organizasyonun duvarları içinde, iş süreçlerini optimize ederek ve kararlara odaklanarak para kazanmak için yeterince fırsat var. İş üzerini aydınlattığında BI önemli oranda yatırım geri dönüşümü sağlıyor. Örneğin Toyota 2000 yılında BI araçlarının yardımıyla nakliyatçılarına iki kat fazla para ödediklerini ortaya çıkardı. Sorunlu iş süreçlerini ortaya çıkartmak için BI kullanan firmalar, BI’yı sadece neler olduğunu görüntülemek için kullanan firmalara nazaran rekabet anlamında çok daha iyi durumdalar.
Başarılı bir İş Zekası stratejisi için anahtar noktalar
İş Zekası uzayındaki tüm birleşme ve satın almalarla birlikte, BI’ın arkasında yatan teknolojiden çok daha fazlası olduğunu unutmak kolaydır. Teknolojiyi konuşturmadan önce kendi İş zekası stratejiniz için vizyon oluşturmaya gereksiniminiz var, diye konuşuyor Forrester Research analistlerinden Boris Evelson. Kendisi “BI Stratejinizi Yeniden Keşfetme Zamanı” isimli yakında çıkacak olan çalışmanın yazarı.
1- C-seviyesi bir hami seçin (CIO olmayan). İş Zekası uygulamaları kesinlikle IT içerisinde yer almayan herhangi bir kiş tarafından himaye edilmeli, diyor Evelson. Onun yerine BI nihai sorumluluğa sahip bir yönetici tarafından gözetilmeli. Bu kişi kurumun görevleri, stratejisi ve hedefleri hakkında geniş bir perspektife sahip olmalı ve firmanın misyonunu, yine bu misyonu destekleyecek, anahtar performans indikatörlerine nasıl dönüştüreceğini bilen birisi olmalı. Bu yönetici genellikle CFO’dur. Bu hami uygulamayı yazılı hale getirilmiş bir olurluk incelemesiyle kontrol etmeli ve sahadaki değişikliklerden sorumlu olmalı.
2- Müşterek tanımlar oluşturun. Müşterek tanımlar olmaksızın bir BI uygulamasının başarılı olması mümkün değildir. Ve anlaşma eksikliği günümüz firmalarında yaygın bir biçimde görülen problemdir. Örneğin, finans ve satış “brüt marjı” farklı tanımlayabilir ki bu rakamların birbirleriyle uyuşmayacağı anlamına gelir. Dolayısıyla otomasyonun değeri düşer. Bu problemle savaşmak için söz konusu durumun uzmanlarını firmanın çeşitli alanlarındaki çalışanlarından getirin. Bu aşamada, IT’nin katılımı proje yönetim ofisi, uyumluluk, iş standartları ve politikalarının sahipliğiyle kısıtlı olmalı. İkinci olarak küçük başlayın ve 10 ila 20 anahtar performans indikatörü seçin. Standartlar oluşturun ve bunları akılda tutarak idare edin.
3- Mevcut duruma değer biçim. Mevcut İş Zekası yığınını, iş süreçlerini ve var olan BI uygulamalarını çevreleyen organizasyonel yapıları analiz etmelisiniz. Hem IT hem de işletme tarafı buna dâhil olmalı. Evelson bu safhanın hafife alınmaması konusunda uyarıyor ve Accenture’nin eksiksiz “BI teşhisi”nde 75 konu alanında, 325 uygulama içerisinde 1,500 sorunun dâhil olduğuna dikkat çekiyor.
4- Veri depolama için bir plan oluşturun. Birçok organizasyon izole edilmiş bir verilerle başlıyor çünkü bu yöntem hızlı ve ucuzdur. Ancak bu taktiğin ekstra veri depolama ihtiyaçları arttıkça yeni ambarların oluşturulması gerektiği anlamına geldiğini dikkate alın.; bu birkaç yıl içerisinde kontrol edilemez hale gelebilir. Dikkate alınacak bir diğer şey operasyonel sistemleri birbirine bağlamak için fiziksel bir veri deposu mu yoksa sanal, “semantik” katmanlarla mı devam edileceğine karar vermektir. Geleneksel veri depolama verilerin çift olarak kopyalanması anlamına geliyor. Bu operasyonel sistemlerinin gerçek zamanlı olarak getirilmesinin neredeyse imkânsız olması anlamına geliyor. Soyut tanımlama katmanıyla yer kazanabilirsiniz fakat tüm metadata ambarlarında olduğu gibi bunun tasarımı güçtür. Hangi firmayı tercih edeceğinize karar vermeden önce bu meseleyi çözmelisiniz.
5- Kullanıcıların ihtiyaçlarını anlayın. İş Zekası kullanıcılarının üç yaygın sınıfı stratejik, taktik ve operasyoneldir. Stratejik kullanıcılar az sayıda karar verirler ancak bunların her biri derin bir etkiye sahip olabilir; örneğin, Avrupa’daki operasyonları kapatmalı ve bunları Çin’de açmalı mıyız? Taktik kullanıcılar her hafta çok sayıda karar verir ve hem toplu hem de detay seviyesindeki bilgileri kullanır. Ayrıca bilgilerin günlük olarak güncellenmesine gereksinim duyarlar. Operasyonel kullanıcılar, çağrı merkezi gibi ön saflardaki çalışanlardır. Devasa sayıdaki işlemi yerine getirmek için verilere kendi uygulama takımları içerisinde ihtiyaç duyarlar. BI’ı kimin ve hangi amaçlar için kullanacağını anlamak ihtiyaç duyulan bilgi türünü ve sıklığını gösterebilir. Aynı zamanda BI’a karar vermedeki rehberliğinde yardımcı olabilir.
6- Analitik veri modelini kuracağınıza ya da satın mı alacağınıza karar verin. Tek beden herkese uymaz. Genel olarak tek ERP, tek CRM sistemi gibi daha homojen bir IT ortamına sahipseniz, hazır endüstriye özel veri modeli işinize yarayabilir. Genişletilebilirlik ve hiyerarşik esnekliğe bakın. Daha karmaşık organizasyonlar özelleştirmeden faydalanabilir. Siz yine de şablon ya da rehber setleri (tipik olgular, boyutlar vs.) olarak bir endüstri standardını dikkate almak isteyebilirsiniz.
7- Tüm İş Zekası bileşenlerini hesaba katın. İş Zekası uygulamalarının başarısını etkileyecek olan bileşenler arasında şunlar bulunur: Metadata, veri entegrasyonu, veri kalitesi, veri modelleme, analitik, merkezi ölçüm yönetimi, sunumlar (rapor ve kumandalar), portallar, iş birliği, bilgi yönetimi ve ana veri yönetimi. İş Zekası yığınının tüm katmanları için mimariyi tanımladığınızdan emin olun; BI stratejisinin kendisinin bir parçası olmasalar da, uygulamanın başarısı üzerinde etkili olacaklardır.
8- Bir sistem entegratörü seçin. İş Zekası uygulamaları derin bir deneyime sahip bir ortağın rehberliğine gereksinim duyar. Evelson, yazılımın her 1 doları için servislere 5 ila 7 dolar harcamaya hazır olun. İş Zekasının ince ayarlarını dış kaynağa vermeyin. Süreç son kullanıcılar, analistler ve geliştiriciler arasında yüksek dereceden bir iş birliğine ihtiyaç duyar.
9- Bebek adımlarıyla başlayın. Birkaç gün içinde ilk çalışan konsept için bir son kullanıcı, iş analisti ve geliştirici seçin. Birkaç performans indikatörü belirleyin ve birkaç rapor hazırladıktan sonra her hafta için yenilerini ekleyin.
10- Başlamak için kolay hedefler seçin. Evelson başlangıç için yüksek değerli, basit bileşenlerin seçimini öneriyor. Örneğin, bir satış analitiği veri ambarı, aynı zamanda yeterince hazır model ve en iyi uygulamalara sahip olan yüksek değerli hedefleri temsil edebilir.