Birçok uygulama; “Giriş/Çıkış Kontrol”, “Puantaj”, “Zaman Yönetimi”, “İzin ve Devamsızlık Yönetimi” gibi farklı isimlerle bazen aynı, bazen değişen ayrıntıda kapsamlarla piyasada kullanıma sunulmaktadır.
HUMANIST Zaman ve Devamsızlık yönetimi uygulama grubu, gerektiğinde harici giriş/çıkış kontrol çözümleri ile de entegrasyon sağlayarak tüm bu tür işlevselliği karşılamayı amaçlayan aşağıda listelenen modüllerden oluşur:
İzin ve Devamsızlık Yönetimi Modülü
Kıyaslama olanaklarının yetersizliği ve mevzuattaki sık değişikliklerin bir sonucu olarak, çoğu İK birimlerinde Excel tabloları ya da puantaj dosyaları üzerinde takip edilen bilgiler çok fazla elle kontrol ve hesaplama gerektirir. HUMANIST bu şekilde çalışan kurumlarda boşa harcanan zaman, tutarsız devamsızlık verileri ve yanıltıcı raporlarla yüksek yönetim maliyetleri ile karşılaşan kurumlarda etkili bir çözüm olarak kullanılmaktadır.
Tek bir modül içinde yıllık ücretli izinler, evlilik, doğum, ölüm, hastalık izinleri gibi diğer izinler ve ücretsiz izinlerin planlama, gerçekleşme ve raporlama işlemleri kolayca gerçekleştirilir.
Eğitim planlamaları, çalışma tarihçesi, askerlik bilgileri, grevde geçen günler, raporlar ve ücretsiz izinler gibi birçok gerekli bilginin de zaten aynı sistemde tutuluyor olması sayesinde planlama ve hak ediş sürelerinin hesaplanması gibi karmaşık konular bir tıkla halledilebilecek ve her zamankinden daha doğru şekilde takip edilebilecek bir hale gelir.
Yıllık ücretli izin hakedişlerinin günlük, aylık ya da yıllık programlar çerçevesinde sistem tarafından otomatik olarak hesaplanması sayesinde, elle yapılan kontrol ve takip işlemlerini ve bu nedenle ortaya çıkabilecek hataları sıfıra indirir.
Gerçekleşen izin ve devamsızlık bilgilerinin bordro puantaj sistemleri ile entegrasyonu sayesinde bordro hesaplama işlemleri de daha hızlı, kolay ve doğru bir hale gelir.
İzin ve devamsızlık türleri, kurum ihtiyacına göre kurum tarafından istendiği sayıda ve detayda tanımlanabilir.
İzin Talepleri İş Akışı Modülü
İK Ortak hizmetler fonksiyonlarından biri olarak, bu modülde çalışanlar kendi izin ve devamsızlık taleplerini onaylanmak üzere sisteme girebilir, izin ve devamsızlık durumlarını izleyebilir ve taleplerinin sistem üzerinde tüm kurum yönetmelik ve kurallarına uygun olarak yapıldığını bilerek yöneticilerinden (ofiste olmasalar bile mobil uygulama desteği sayesinde) daha hızlı ve kolay onay alabilirler.
Eğitimci ya da katılımcı olarak eğitim planlamalarının da aynı HUMANIST sisteminde bulunuyor olması sayesinde daha ilk baştan hem izin planlamalarını hem de eğitim planlamalarını birbirleri ile çakışmadan yapabilme olanağına kavuşurlar.
HUMANIST’in zaman yönetimi modülü ile sağlanan iki yönlü entegrasyon sayesinde giriş / çıkış kayıtları ile izin kayıtları senkronize edilerek otomatik puantaj kayıtları yaratılabilir.
Periyodik işlemler modülü ve web ve/veya mobil tabanlı izin uygulamalarının entegre kullanımı sayesinde izin kullanım kayıtları, elektronik imza özelliği ile de desteklenebilen erken ve geç dönüş kayıtları da dikkate alınarak bir bütün halinde kolayca yönetilebilir.
Fazla Mesai Talepleri İş Akışı Modülü
Çalışanların fazla mesailerinin kontrol altına alınması yine önemli İK konularından bir tanesidir. Hiçbir kurum:
Çalışanlarının fazla mesai ödemelerinden kontrolsüzce yararlanmasına
Yöneticilerinin kendi çalışanlarını kontrolsüz bir biçimde yasada izin verilenden daha fazla çalışmaya zorlamasına
Birimlerin verimsiz çalışmalarının çok geç olana kadar fark edilmeden sürdürülmesine
Fazla çalışma kurallarına riayet etmeme nedeni ile farkında olmadan yasal sorunlarla karşılaşılmasına izin vermek istemez.
HUMANIST Fazla Mesai Talepleri İş Akışı modülü sayesinde:
Çalışanlar kendi fazla mesai planlamalarını daha önceden sağlıklı bir biçimde yapabilir.
Yöneticiler, ekip çalışanlarından hangilerinin ne zaman gerçekten fazla mesaiye kalmaları gerektiğini kontrol edebilir.
İK birimleri, onaylanmış ve gerçekleşmiş fazla mesailer üzerinde kontrol sağlayarak hem fazla mesai ödemelerini ve hem de geç çalışma planlarına göre yemek ve ulaşım ihtiyaçlarını daha etkin ve verimli bir şekilde yönetebilir.
Hem yöneticiler kendi ekipleri çerçevesinde hem de kurum yönetimi genel çerçevede fazla mesai kullanımını yönetebilir. Böylece panik durumlarında gerekli gereksiz herkesin fazla mesaiye kalmalarının önüne geçilmiş olur.
Planlı ve kontrollü bir süreç sayesinde gereksiz fazla çalışma ile çalışanların bağlılık seviyelerinin düşmesi engellenir.
Fazla mesai çalışmaları nedeni ile çalışan verimliliği düşürülmeden toplam çalışan etkinliği artar.
Puantaj Girişleri İş Akışı Modülü
Kurumun çalıştığı sektöre ya da yapıya göre her biriminde turnike bazlı ya da elektronik giriş / çıkış kontrol cihazları bulunmayabilir. Ancak, bu birimlerdeki çalışanların puantaj bilgilerinin bir şekilde sisteme kayıt edilmesi gerekmektedir.
HUMANIST Puantaj girişleri iş akışı modülü elektronik giriş / çıkış sistemlerine bir alternatif olarak puantaj verilerinin işgücü analitikleri ve / veya bordro hesaplamalarına baz teşkil edecek şekilde bu tür yerleşkelerden toplanmasına olanak sağlar.
Modülde tüm normal çalışma, vardiyalı çalışma ve fazla çalışma gibi sınıflanabilen standart çalışma planları tanımlanabilir.
Uygulama, bu standart çalışma planları üzerinden otomatik puantaj yaratır ve bu şekilde veri girişten sorumlu yetkililer; sadece standarttan sapmaları girerek hızlı, kolay ve sağlıklı bir biçimde tüm verileri sisteme yükleyebilirler.
Uygulama ayrıca, giriş / çıkış sistemlerine kayıt edilmiş olan verilerin entegre edilmesinin ardından gerçek verileri çalışma planları ile karşılaştırıp sapmaları raporlayabilir ve bu şekilde puantörlerin sapmaları kontrol edip gerekli düzeltme ve sapma sebeplerini hızlı bir şekilde sisteme girmelerine olanak sağlar.