Yönetim sistemleri ile ilgili olarak kurum ve kuruluşlara verilen belgelerin geçerlilik süresi genelde üç yıldır. Üç yıl tamamlandığında belgelnin geçerliliği sona erer ve yenilenmesi gerekir. Ancak bu süre içinde de yılda en az bir kere, ara denetimler yapılarak sistemin sürekliliği ve devamlılığı sağlanmaya çalışılır.
Bu ara denetimler sırasında ya da süre sonunda belgenin yenileme çalışmaları sırasında TÜRCERT denetçileri, bazı uygunsuzluklar tespit edebilir. Bu durum verilen belgenin askıya alınmasına veya belgenin iptal edilmesine neden olabilir.
Denetimler sırasında aşağıda sayılan durumlar tespit edilmişse, süresi altı ayı geçmemek koşulu ile belge askıya alınabilir:
Belge sahibi kurum veya kuruluş, belgeye esas yükümlülüklerini, belgenin iptalini gerektirmeyecek ölçüde ihlal etmişse.
İlgili yönetim sistemi kapsamında yer alan ürün veya hizmete ilişkin olarak, ilgili standardın dışında uyulması gereken yasal düzenlemelere uyulmadığı tespit edilmişse.
Yapılan denetimlerde standarda ciddi anlamda uygunsuz bir durum tespit edilmişse.
Belirlenen küçük veya büyük uygunsuzluklar, istenen süreler içinde giderilmemişse.
Belge sahibi kurum veya kuruluş tarafından, grev, lokavt, yeniden yapılanma, hammadde sıkışıklığı, sipariş alamama, doğal afetler ya da adres değişikliği gibi nedenlerle faaliyete ara verilmişse ya da benzer durumlar yüzünden üretim veya hizmetler durdurulmuşsa.
Belge sahibi kurum veya kuruluş, gözetim denetimlerini sürekli olarak ertelemeye çalışıyorsa.
TÜRCERT’in belirlediği belgelendirme kurallarına uyulmuyorsa.
Belge ve logo yanlış kullanılıyorsa.
Belge veya denetim ücretleri, belge sahibi kurum veya kuruluş tarafından ödenmemişse.
Nihayet bütün bu nedenlerin dışında bir nedenle belgenin askıya alınması belge sahibi kurum veya kuruluş tarafından istenmişse.
Belgenin askıya alınması kararını Belgelendirme Komitesi verir. TÜRCERT gerekli görürse, askıya alma süresini, bir kere daha en çok üç ay olarak uzatabilir. Askıya alınan belgeler geçici olarak geçersiz kabul edilir.
Uygunsuzlukların ortadan kalktığı kuruluş tarafından TÜRCERT’e bildirildiğinde yerinde bir denetim yapılır ve gözlemler olumlu çıkarsa askıya alma işlemi kaldırılır. Yapılacak denetimin kapsamı, şekli ve süresi, belgeyi askıya alma gerekçesine bağlı olarak tespit edilir. Askıya alma gerekçeleri devam ediyorsa belgenin iptali yoluna gidilir.
Aşağıda sayılan durumlar tespit edilmişse belgenin iptal edilmesine karar verilebilir:
Askıya alma süre sonunda kuruluşun TÜRCERT’e denetim izni vermemesi.
Kuruluşun askıya alma gerekçelerini kabul etmemesi ve bu gerekçeleri ortadan kaldırmaması.
Kuruluşun denetimler sırasında eksik ve yanıltan bilgiler vermesi.
Kuruluşun verilen süre içinde uygunsuzlukları gidermemesi ve askıya alma gerekçelerinin devam etmesi.
Kuruluşun belgeyi, kapsamında belirtilen ürün veya hizmetten farklı alanlarda kullanması.
Belgenin yanılıcı ve haksız kullanılması.
Kuruluşun belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapmış olması.
Kuruluşun belgede gösterine adreste bulunmaması veya tüzel kişiliğinin değişmesi.
Kuruluşun iflas etmesi ya da belge kapsamındaki faaliyetlerine son vermesi.
Kuruluşun yıllık gözetim denetimlerine izin vermemesi.
Gözetim denetimlerinde, kuruluşun ilgili yönetim sistemine uygunluğunu tamamen yitirmiş olduğunun tespit edilmesi.
Belge veya denetim ücretlerinin, belge sahibi kurum veya kuruluş tarafından ödenmemiş olması.
Nihayet bütün bu nedenlerin dışında bir nedenle belgenin iptal edilmesi belge sahibi kurum veya kuruluş tarafından istenmişse.
Belge iptal edildiğinde, kuruluşun, bir ay içinde, bütün yazışma ve tanıtım malzemelerinden logoyu kaldırması gerekir. Aksi halde TÜRCERT yasal yollara başvurabilir ve ortaya çıkacak maddi ve manevi zararların giderilmesini talep edebilir.