Doğa Sporları Kulübü (SUDOSK) | Sabancı Üniversitesi Öğrenci Kulüpleri
DOĞA SPORLARI KULÜBÜ (SUDOSK)
Sabancı Üniversitesi Doğa Sporları Kulübü (SUDOSK), 1999 yılının kasım ayında, üniversitenin ilk kulüplerinden biri olarak kuruldu. İlk senesini genelde organize olma çalışmalarıyla geçiren SUDOSK, ikinci seneyle birlikte eğitim ve faaliyetlere hız verdi. Kulüp bünyesinde faaliyet gösteren iki koldan biri olan Scuba daha sonra gelişerek kendi başına bir kulüp halini aldı.
Diğer kol olan dağcılık ve Kaya Tırmanışı Kolu ise, iki seneye yayılan bir eğitim programıyla çalışmalarınna hız verdi. Eğitimler ve faaliyetler gün geçtikçe daha organize bir biçimde ilerlerken, 2001 yılının ilk yarısında yapımı tamamlanan SUDOSK tırmanış duvarı, kulüp bünyesinde kaya tırmanışı ile ilgilenmek isteyenler için değerli bir antrenman alanı oluşturdu. Sudosk'un kendi içinden yetişmiş ilk eğitmenleri 2002'nin sonlarına doğru eğitim ve faaliyetlerde görev almaya başladılar.
SUDOSK, kurulmasından bu yana geçen çok kısa sürede çok büyük bir gelişme kaydetmiştir. Öncelikli amacımız, bu gelişmeyi sürekli hale getirip SUDOSK'u ülkemizdeki üniversite kulüpleri arasında, doğa sporlarının, yetkin ve doğaya saygılı bir şekilde yapıldığı aktif bir kulüp haline getirmektir.
SUDOSK Başlangıç Dağcılık ve Kaya Tırmanışı Kolu eğitimleri iki döneme bölünmüştür. İlk dönem (yaz ve kış kampçılık) temel doğa sporları eğitimi şeklinde geçer. Bu senede, yaz ve kış kampları hakkında bilinmesi gereken temel bilgiler üzerinde durulur. Buna ek olarak, dağcılık için gerekli olan temel bilgiler, pratik aktiviteler ile de desteklenir. Başlangıç eğitiminin sonunda bir değerlendirme sınavı yapılır ve başarılı olanlar ikinci dönem eğitimine katılmaya hak kazanırlar.
İkinci dönem (kaya tırmanışı ve ileri seviye dağcılık) daha ileri düzey dağcılık ve kaya tırmanışı bilgilerini içerir. Gelişim senesine geçmiş dağcılardan, aynı zamanda her türlü fırsatı değerlendirerek tecrübelerini arttırmaları da beklenir. İkinci dönemin sonundaki gelişim değerlendirme sınavını da başarıyla geçen dağcılar SUDOSK sporcusu olmaya hak kazanırlar.
KULÜP YÖNETİM KURULU İLETİŞİM MAİLİ
Sena Gökçe Babacan
Eda Gail Sağman
Pelin Kapıcıoğlu pkapicioglu@sabanciuniv.edu
Özüm Başkan ozumbaskan@sabanciuniv.edu
Efe Korkmaz ekorkmaz@sabanciuniv.edu
Mert Güngör mertgungor@sabanciuniv.edu
Mücahit Umut Onat
SABANCI ÜNİVERSİTESİ DOĞA SPORLARI KULÜBÜ (SUDOSK) TÜZÜĞÜ
Kulübün adı Sabancı Üniversitesi Doğa Sporları Kulübü’dür. Aşağıda kısaca SUDOSK olarak adlandırılacaktır. 20 Kasım 1999 tarihinde kurulmuştur.
Sabancı Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı olarak Sabancı Üniversitesi Orhanlı
81474 Tuzla-İstanbul adresinde çalışmalarını yürütür.
a) Sabancı Üniversitesi öğrencilerinin ve çalışanlarının ders ve iş dışı etkinlikleri gerçekleştirmek, takım çalışmalarını geliştirmek ve sosyal gereksinimleri karşılamak amacıyla doğada spor yapmak;
b) Sabancı Üniversitesi öğrencilerine ve çalışanlarına doğa sevgisini aşılamak ve doğayla içiçe yaşama ve doğayı koruma konusunda bilinçlendirmek;
c) Günübirlik ve kamplı doğa sporları etkinlikleri düzenlemek;
d) Dağcılık ve diğer doğa sporları (kayak, rafting, paraşüt, kaya tırmanışı gibi) konusunda üyelerini bilinçlendirmek ve eğitmek amaçlı eğitimler vermek, gerektiğinde üniversite dışından gelecek eğitmenlerle eğitim programları organize etmek;
e) Sabancı Üniversitesi kampüsünde etkinlik gösteren ve gösterecek kulüplerle işbirliği içinde olmak;
f) Diğer dağcılık ve doğa sporları kulüpleri ve dernekleri ile iletişim içinde olmak;
g) Verilecek hizmetleri ve yapılacak etkinlikleri, her geçen gün daha kaliteli bir seviyeye çıkarmak;
h) SUDOSK’u yurt çapında, doğa sporları camiası içinde söz sahibi kılmak.
a) Üç çeşit üyelik vardır:
- Doğal üye: Kulüp tüzüğünü okuyup kulüp üyelik ücretini ve sene içinde belirlenecek aidatları ödeyen Sabancı Üniversitesi öğrencileri ve çalışanları, doğal üye olurlar. Doğal üyelerin genel kurulda oy kullanma hakları yoktur. Kulüp aidatlarını ödemeyen doğal üyeler, otomatikman üyelikten çıkarılır.
- Aktif üye: Dönem içinde üye oldukları kolların etkinliklerinin ve tüm üyelerin katılımına açık toplantıların toplamının en az 2/3'üne katılmış olan doğal üye, bulunduğu kolun kordinatörününde onayını almak şartıyla aktif üye statüsü kazanır. Aktif üye olan üyeler, her dönem sonunda YK tarafından duyurulur. Aktif üyeler genel kurulda oy kullanma hakkına sahiptir. Bir aktif üye, aktif üyelik koşullarını devam ettirmezse, otomatikman doğal üye statüsüne geçer.
-Gelişim Grubu Üyesi: Aktif üye statüsünü kazanmış ve dönemlik eğitimlerin en az 7/10 una katılmış, dönem sonunda ki yeterlilik sınavında da başarı göstermiş olan üyeler gelişim grubuna geçmeye hak kazanırlar. Dönem sonunda gelişim grubu’na geçmeye hak kazanmış aktif üyeler YK tarafından duyurulur.
b) Üyelikten Çıkma/Çıkarılma: Yönetim organları veya bir üye tarafından, kulübün kurallarına aykırı davrandığı tesbit edilen üyenin savunması alınır. YK ve DK tarafından görüşüldükten sonra, alınan karar, söz konusu üyeye bildirilir. Üyelikten çıkmak isteyen üyenin, YK'ye bir dilekçe vermesi gerekmektedir. Dilekçe değerlendirildikten sonra karar üyeye bildirilir. Üyelikten çıkarılan biri, bir daha SUDOSK’a ÜYE OLAMAZ.
c) SUDOSK Sporculuğu: Söz konusu doğa sporlarının yetkin, bilinçli ve güvenli bir şekilde yapılabilmesi için gerekli tüm eğitimleri tamamlayan, SUDOSK’un tüzük ve etik kurallarına uygun davranmış olan SUDOSK aktif üyeleri, YK, DK, Kulüp Danışmanı ve Kol Eğitmeni’nin kararıyla, SUDOSK Sporcusu ünvanını alabilirler. SUDOSK Sporcuları, SUDOSK adına ferdi faaliyetlerde bulunabilirler, kulübü yurtiçi ve yurtdışı organizasyonlarda temsil edebilirler. Bu kişilerin yapacağı faaliyetler de tüzükteki prosedüre uygun olmalıdır. SUDOSK’un tüzük ve etik kurallarına uygunsuz davrandığı ,tesbit edilen SUDOSK Sporcularının bu ünvanları, yine YK, DK, Kulüp Danışmanı ve Kulüp Eğitmeni’nin kararıyla geri alınabilir.
d) Hiçbir üye, SUDOSK’u “Kulübün Amaçları” başlığı altında belirtilen maddelere yönelik amaçlar dışında, ve bir kişiye veya gruba, ne şekilde olursa olsun, avantaj veya çıkar sağlamak için kullanamaz. Bu yönde faaliyet gösteren kişiler, derhal üyelikten çıkarılır ve gerek görülürse durum, okul yönetimine bildirilir.
e) SUDOSK’a üye olmak isteyen herkes, bu tüzüğü okumalıdır. SUDOSK’a üye olan kişiler, bu tüzükteki kuralları ve bu kuralların çiğnenmesi halinde uygulanabilecek yaptırımları peşinen kabul ederler.
KULÜP İÇİ YAPILANMA VE İŞLEYİŞ:
a) Genel Kurul: Her sene başında, tüm üyelerin katılımıyla, genel kurul toplanır. Genel kurulda sadece aktif üyelerin oy kullanma hakkı vardır. Genel kurul tarihi önceden tüm üyelere duyurulur. Genel kurulda Yönetim Kurulu, Denetleme Kurulu ve Kol Sorumluları seçilir.
b) Yönetim Kurulu (YK) : Başkan, Genel Sekreter ve Kulüp Saymanı, SUDOSK yönetim kurulunu oluşturur. YK, sene başında tüm üyelerin katılımı ile yapılan genel kurulda, oy hakkı olan üyeler arasından seçilir. Yönetim kurulu görevlerinden birine aday olan üye eğer önceki yıl da yönetim kurulu üyesi idiyse, ancak oy kullanan üyelerin oy birliğiyle görev başına gelebilir. Başkan, kulüp içindeki genel koordinasyonu ve kontrolü sağlamak için gerekenleri yapmakla yükümlüdür. Karar grubu toplantılarına başkanlık eder. Faaliyet düzenlenmesi konusunda, ilgili birimlerle (kol başkanı, eğitmen vs) görüşüldükten sonra, son kararı danışman ve eğitmenle görüşerek verir. Kulüp işlerinde ki yoğunluk sebebi ile zorunlu olmamakla beraber yardımcı başkanlık sistemi kulllanılabilir. Yardımcı başkanlık sistemi başkanlık görevinin birden fazla kişiye bölüştürülmesi ve karar aşamasında aynı söz hakkına sahip olmasıdır.
Genel sekreter, üye alımı, üyelikten çıkarma, yazılı cezalar, okul içi ve dışı resmi yazışmaların düzenlenmesi gibi konularda çalışır. Eğitim ve faaliyet kayıtları, yoklamaları, raporları ve dilekçeler gibi tüm resmi- gayrı resmi yazışmalar genel sekretere sunulur. Genel sekreter tüm SUDOSK faaliyetlerinin işleneceği bir takvim tutar. Faaliyet düzenlenmeden önce bu takvime bakıp bir çakışma olup olmadığını kontrol eder.
Kulüp saymanı, her türlü mali işten sorumludur. Kulübün gelir ve giderlerini belgeli olarak tutar ve bunların kontrolünü yapar. Kayıt ücretlerinin ve aidatlarının zamanında toplanması ve bunların kayda geçirilmesini organize eder. Sponsor bulunması için girişimlerde bulunur. Bütçenin kullanılmasını kontrol eder. Kulüple ilgili her türlü gelişme, etkinlik vb. yönetim kuruluna haber verilmelidir. Yönetimden habersiz bütçe kullanan üye, yazılı olarak uyarılır, gerekiyorsa üyelikten ihraç edilebilir.
c) Karar Grubu: Yönetim kurulu üyeleri, kol sorumluları, denetleme kurulu üyeleri ve aktif üyelerden oluşur. haftada bir düzenli olarak toplanır. Toplanmayı gerektirecek bir durum olmadığı hakkında fikir birliğine varılırsa, toplantı gerçekleştirilmeyebilir. Kol sorumluları, YK ve DK üyeleri toplantılara katılmak zorundadır. Karar grubunda, kulübün bütününü ilgilendiren konularla ilgili karar alınır. Grupta herkesin eşit oy hakkı vardır. İlgilenen herkes toplantılara katılabilir, ancak karar grubu üyesi olmayan kulüp üyelerinin oy hakkı yoktur. Karar grubunda alınan kararlar, tüm üyelere duyurulur.
d) Denetleme Kurulu (DK) : Eski yönetim kurulu üyeleri arasından seçilir. Üç kişiden oluşur. Genel olarak kulüp içi işleyişin sağlıklı olması için YK ile birlikte çalışır. YK'nin işleyişinin kulüp tüzüğüne ve ilkelerine uygun olup olmadığını kontrol eder. Yönetim kuruluna, deneyimlerine dayanarak, önerilerde bulunur; kulüp işlerinin olabildiğince eksiksiz ve her geçen yıl daha da kaliteli olabilmesinde önemli bir rol oynar.
e)Disiplin kurulu: Disiplin kurulu karar grubu tarafından sene başında ki genel kurul toplantısında seçilir. YK, DK ve kol sorumluları aday olabilir. Disiplin kurulu 3 kişiden oluşan bir kuruldur. Disiplin kurulunun kararları YK ve DK tarafından denetlenebilir.
f) Olağanüstü Yönetim Değişimi: Denetleme kurulu, yönetim işleyişinde ciddi bir ihmal, kötüye kullanma, veya aksaklık tesbit ederse, bunu karar grubuna veya yönetim kuruluna bildirir. Yukarıda birkaç örneği verilen durumların kaynağı, sorumlu durumdaki bir üye ise, durum yönetim kuruluna bildirilir ve yönetim kurulu, bu kişinin yerine, uygun bir başka kişiyi atayabilir. Eğer durum bir veya daha fazla yönetim kurulu üyesinin ihmali veya hatasından kaynaklanıyorsa ve denetleme kurulu yönetim kurulu üyesinin değişmesini uygun görüyorsa, bunu karar grubuna yazılı bir gerekçeyle bildirir. Karar grubu toplanır, üyenin savunması dinlenir. Karar grubu, bu konunun bir olağanüstü genel kurulda tartışılmasına karar verirse, tüm üyelerden oluşan genel kurul toplanır. Yapılan oylamada, oy hakkı bulunan üyelerin çoğu yönetim kurulu üyesinin değişmesini isterse, mevcut üye görevden alınır, yerine bir hafta sonra yeni bir üye seçilir. Bütün bu gelişmeler, sürekli olarak diğer üyelere e-posta yoluyla duyurulur.
g) Yönetim Kurulu Seçimi: YK, her sene başında toplanan genel kurul tarafından seçilir. Genel kurulda sadece aktif üyeler oy kullanma hakkına sahiptir. Oylama kapalı oy, açık sayım şeklinde yapılır. Her mevki için en çok oyu alan üye o mevkiye seçilmiş olur ve yeni YK oluşturulur. Yönetim kuruluna aday olan kişi bir önceki yıl da YK üyeliği yapmışsa, ancak oy kullanan üyelerin oy birliğiyle görev başına gelebilir.
h) Tüzük Değişikliği: Tüzükte yer alan madde veya maddelerin değiştirilmesi için, aktif üyeler veya onur üyelerinden birinin yönetim kuruluna, gerekçeyi bildiren bir dilekçeyle başvurması gereklidir. YK, isteği karar grubuna taşır. Karar grubu bu değişikliğin acil olarak yapılması gerektiğine karar verirse, olağanüstü genel kurul toplanır. Karar grubu bu değişikliğin acil olarak gerçekleştirilmesinin gerekmediğine karar verirse, bu değişiklik, sene başında yapılacak olan genel kurula ertelenir. Karar grubu, bu değişikliğin yapılmasını gerekli görmüyorsa, bu kararını, başvuruyu yapan üyeye gerekçeleriyle yazılı olarak bildirir. Tüzük değişikliği, genel kurulda oy hakkı olan üyelerin 2/3’ü kabul oyu verdiği taktirde işleme konur.
i) Uyarı sistemi ve geçici süreyle men edilme: Kulüp bünyesinde ki her üyenin dönemlik iki uyarı hakkı vardır. Uyarılar üç şekilde alınır:
-Ödünç alınan kulüp malzemelerini belirlenen son tarihten geç getiren üye 1 uyarı alır.
-Her hangi bir faaliyete kayıt olan üye son kayıt tarihinden önce faaliyet sorumlusuna bildirimde bulunmadan faaliyete gelmez ise 1 uyarı alır.
-Tüzük dışında fakat kulübün veya aktivitenin düzenini bozucak olan davranışlarda disiplin kuruluna sevk edilen üye uyarı kararı çıkar ise 1 uyarı alır. Uyarı kotasını dolduran üye disiplin kuruluna sevk edilir. Disiplin kurulu savunmasını yapan üyeyi bir sefere mahsus af edebilir. Af edilmeyen veya af edildikten sonra üçüncü uyarısını alan üyeler kulüpten bir dönem men edilir.
j) SUDOSK içindeki her organ ve sorumlu durumdaki her üye, kendisiyle ilgili işlerin düzenli olarak işleyip işlemediğini kontrol etmekle yükümlüdür.
k) Kulüp içindeki tüm organlar, tüzükte belirtilmeyen durumların ortaya çıkması halinde toplanma ve bu durumu değerlendirip ona göre karar verme hakkına sahiptirler.
l) SUDOSK işleyişi şeffaf bir şekilde yürümelidir. Buna yönelik olarak, karar grubu, denetleme kurulu ve yönetim kurulu üyeleri, kulüp defterlerini ve evraklarını inceleme hakkına sahiptirler. Ayrıca, bu kurullar tarafından alınan kararlar, gecikmeden tüm üyelere duyurulur.
KOL İÇİ YAPILANMA VE İŞLEYİŞ:
a) Kol Kurulması: Ortak bir doğa sporuyla ilgilenen üyeler, biraraya gelip SUDOSK bünyesinde bir kol kurabilirler. Bunun için, kol kurmak isteyen üyeler öncelikle bir toplantı yapıp, kolun amaçlarını ve iş bölümünün nasıl olacağını kararlaştırmalıdır. Kulüp danışmanına danışılarak en uygun eğitmen belirlenir. Eğitmenle birlikte gelecek bir yılın faaliyet-eğitim planlaması ve bütçesi yapıldıktan sonra, bütün bu bilgiler, kol kurucu üyelerinin imzalarını da içeren bir yazıyla yönetim kuruluna sunulur. Yönetim kurulu, karar grubunu toplar, çünkü bu kolun kurulması, bütçenin bölünmesi yoluyla dolaylı bir şekilde diğer tüm kolları ilgilendirmektedir. Karar grubu, bu kolun kurulup kurulmamasına danışmana da başvurarak karar verir. Danışmanın onayı olmadan hiçbir kol kurulamaz. Karar grubunun aldığı karar, tüm üyelere duyurulur. Bütçe belirlendikten sonra kurulan kollar, o senenin bütçesinden pay alamazlar. Karar grubu bir kolun faal olmadığına karar verirse, o kol feshedilebilir. Bu karar, gerekçeleriyletüm üyelere duyurulur.
b) İş bölümü: Her kol, sene başında, Kol Sorumlusunun başkanlık ettiği bir toplantı yapmak zorundadır. Bu toplantıda, kol içindeki aktif üyelerin arasından malzeme sorumlusu ve teknik eğitim kurulu seçilir. Bu birimlerin görevleri şunlardır:
- Kol Sorumlusu: Kol içinde, başkanın kulüp içinde üstlendiği görevi yerine getirir. Kol çalışmalarında YK'ye ve DK'ye karşı sorumludur. Her yıl başında, dağcılık ve kaya tırmanışı kolundan farklı bir kol kurulması durumunda, aktif kol üyeleri arasından seçilir. Kol üyelerinin listesini, eğitim-faaliyet-toplantı rapor ve yoklamalarını tutar ve bunu ve bunda olan değişiklikleri kulüp genel sekreterine bildirir. Kol içindeki her türlü mali gelişmeyi, belgeleriyle kulüp saymanına bildirir.
- Malzeme sorumlusu: Kolun sahip olduğu demirbaş malzemenin bir listesini tutar ve bunların güvenliğini sağlar. Kol için alınması gereken malzemelerin listesini çıkarır, bunların en hesaplı olarak nasıl temin edilebileceğini araştırır, bu araştırmanın sonuçlarını YK'ye ve kol sorumlusuna sunar. Malzeme sorumlusu, dilediği taktirde kendine bir yardımcı seçebilir. Bu seçimini, YK'ye bildirmek zorundadır. Malzemelerin hasar durumunu kontrol eder ve bunu, tutacağı malzeme kontrol defterine işler. Hasarlı malzemelerle ilgili gerekeni yapar. Ödünç verilmediği zaman, kolun tüm malzemeleri malzeme sorumlusunun üzerine zimmetlidir ve bu malzemelerin maruz kalabileceği her türlü hasar malzeme sorumlusu tarafından karşılanır.
- Teknik Eğitim Sorumluları: Kol içerisinden, o sporla ilgili teknik bilgisi yüksek üyeler arasından seçilir. İki kişiden oluşur. Eğitmenle sürekli iletişim halinde bulunur, eğitimlerin aksaksız işlemesinde rol oynar. Eğitimlerin planlanmasında eğitmenle birlikte çalışır. Faaliyetleri ve faaliyet yerine ulaşımı organize eder.Faaliyet raporlarını yazar, eğitim notlarını ve yoklamalarını tutar ve bunu kol sorumlusuna sunar.
c) Malzeme Satın Alma Prosedürü: Malzeme sorumlusu, kol için alınması gereken malzemelerle ilgili raporu YK’ya ve kol sorumlusuna sunduktan sonra malzeme alımı konusu tartışılır. Malzeme alınmasına karar verilirse, karar danışmanın onayına sunulur. Danışmanın onayı olmadan hiçbir şekilde malzeme alınamaz, bütçeden para kullanılamaz. Bu işleyiş dışında bütçeden para kullandığı tesbit edilen üyeler, derhal kulüp üyeliğinden ihraç edilir ve durum üniversite makamlarına bildirilir. Alınan malzeme, ilgili olduğu kolun malzeme sorumlusu tarafından hemen demirbaş listesine geçirilir.
d) Malzeme Ödünç Verme Prosedürü:
Malzeme Alma Yetkisi Olan Üye Grupları
Sudosk envanterindeki malzemeleri, sadece o malzemeleri kullanma yetkisine ve bilgisine sahip kulüp üyeleri ödünç alabilir.
-2014-2015 senesinde veya sonraki senelerde kulübe üye olmuş kişilerin malzeme ödünç alabilmesi için gerekli eğitimi başarıyla tamamladığını gösteren sertifika numarasını yetkili kişilere sunması gerekmektedir.
-Eğitim faaliyetlerine katılacak olan; mevcut eğitim grubuna kayıtlı ve düzenli olarak katılan üyeler eğitim faaliyetlerinde kulüp envanterinden malzeme ödünç alabilirler.
-2014-2015 ve sonraki senelerde kulübe girişli üyelerden, genel kamp kategorisindeki malzemelerden ödünç alabilmeleri için aldıkları Dağcılığa giriş eğitiminin sertifika numarasını yetkili kişilere sunmaları gerekmektedir. Kamp malzemeleri şahısların yalnızca kendi kullanımları için alınabilir herhangi bir üçüncü şahısa ödünç vermek için kulüp envanterinden malzeme alınmaz. Bu durum tespit edildiğinde tüzük gereğince bu şahıslar hakkında disiplin soruşturması açılması gereklidir.
-2014-2015 veya sonraki senelerde kulübe girişli olan üyelerin Dağcılık veya Teknik malzeme kategorisindeki malzemelerden ödünç alabilmeleri için Dağcılığa giriş eğitimini ,en az bir Temel Kış Faaliyetine katılmış ve Tırmanış eğitimini başarıyla tamamlamış olmaları ve o dönemki YK’nın onayını(YK üyelerinin 1/2’sinden fazlasının onay oyu) almaları gerekmektedir. Malzeme ödüç alacak olan şahıslar her iki eğitimi de başarıyla tamamladığını gösteren sertifikaların numarasını yetkili kişileri verme yükümlülüğündedirler.
-2014-2015 senesi öncesinde girişli olan üyelerin, kulüp envanterinden ödünç malzeme alma durumlarında;
1- O üyenin eğitimi başarıyla tamamladığını gösteren herhangi bir belgeye ulaşılmaya çalışılmalıdır. Eğer yazılı bir belge bulunursa şahıs ödünç malzeme alabilir.
2- Eğer 1. maddede sözü geçen belge bulunamadıysa, malzemenin istenildiği sırada YK’da bulunan Eğitim Sorumlusu, şahsın malzemeyi kullanabilecek kapasitede olup olmadığını saptar.
-Eğer Eğitim Sorumlusu şahsın malzemeleri kullanabilecek yeterlilikte olduğunu düşünmüyorsa malzeme şahsa verilmez.
-Eğer Eğitim sorumlusu şahsın malzemeyi kullanabilecek yeterlilikte olduğunu düşünüyorsa bunu dönemin YK’na bildirir ve YK’nda bu şahsın malzeme alıp alamayacağı oylamaya sunulur.
-Eğer YK’nun 1/2’sinden fazlasını onay oyunu almışsa şahsa malzeme ödünç verilir.
-Kulüpten herhangi bir kategoride malzeme alabilecek yetkide olup malzeme ödünç almak isteyen kulüp üyelerinin;
1- Eğer malzemede bir hasar oluştuysa bunu malzeme sorumlusuna bildirmesi. Malzemede oluşan hasarlar malzemeyi ödünç alan üye tarafından karşılanır.
2-Sadece kendi için yeterli olacak sayıda malzeme alması.*
3-Eğer teknik bir rota tırmanılcaksa bu rotanın bilgilerinin ve gerekli malzeme listesinin Eğitim Sorumlusuna ve Malzeme Sorumlusuna verilmesi.
4-İp üzerine yüksek faktörlü düşüşlerin ip karnesine geçirilmesi.
*Kamp Malzemeleri kategorisindeki malzemelerden her üyeye bir tane verilir. Teknik malzemeden eğitim sorumlusunun ve gerekli dökümanların tedarikinden sonra eğitim sorumlusu ve malzeme sorumlu üye için kaç tane malzeme yeterli olduğunu sapatar.
Malzeme Teslimi ve Ödünç Verme İşlemi
-Özel bir faaliyet için malzeme ödünç almak isteyen kişi sudosk@sabanciuniv.edu adresine en geç 1 hafta önceden mail atarak bu ihtiyacını bildirir. Mail’de hangi malzemeden kaç tane alınması gerektiği ve Tırmanış’la ilgili teknik bilgiler verir (Hangi rotanın tırmanılacağı ve daha önce tırmanan tırmanıcıların kaç tane ve hangi malzemelerden alınması gerektiği konusundaki faaliyet raporları da eke iliştirilmelidir. Eğer herhangi bir rotanın ilk çıkışı yapılcaksa. Üye malzeme sayısı ve kategorisini belirtir. Malzeme Sorumlusu ve Eğitim Sorumlusu bu malzemelerin yeterli olup olmadığı veya fazla olduğunu en geç 3 gün içerisinde üyeye dönüş yaparak bildirir.)
-Malzemeler, faaliyet bitiminden en geç bir hafta sonra geri verilmelidir. Geç verenler, 1 uyarı alır.
-Malzeme ödünç verilirken, öncelik eğitim faaliyetlerinindir.
e) Faaliyet İşleyişi:
i) Kol teknik eğitim sorumluları tüzükte belirtildiği gibi, faaliyet hazırlıklarını yapar. Faaliyet tarihinden en geç bir hafta önce, faaliyetle ilgili bilgileri içeren bir bilgilendirme yazısını kol sorumlusuna sunar. Kol sorumlusu da bu yazıyı YK’ye iletir. YK’ye bilgi vermeden faaliyet yaptıkları belirlenen üyelerin durumları YK ve DK tarafından görüşülür ve bir yaptırım uygulanmasına karar verilebilir.
ii) Her faaliyet için bir faaliyet sorumlusu belirlenir. Faaliyet sorumlusu, faaliyet boyunca her konuda yetkilidir. Faaliyet sorumlusu, kendine bir yardımcı seçebilir. Tüm katılımcılar, faaliyet sorumlusuna uymak zorundadır. Faaliyet alanı, sorumludan habersiz terk edilemez.
iii) Faaliyetlerde alkol ve uyuşturucu madde kullanmak kesinlikle yasaktır. Bu maddeleri kullandığı tesbit edilen üyeler, teknik eğitim sorumlusu tarafından YK'ye rapor edilir ve bu kişiler kulüp üyeliğinden çıkarılır. Her faaliyet sonrasında, en geç bir hafta içinde, teknik eğitim sorumlusu tarafından faaliyet raporu YK'ye sunulur.
iv) Faaliyete katılacağını bildirmesine rağmen, mazeretsiz faaliyete katılmayan üyelerden savunma istenir. Savunma, istenmesinden en geç bir hafta içinde yazılı olarak yönetime verilir. Mazeret bildirerek faaliyete gelmeyenlerin mazeretleri yönetim tarafından incelenir ve mazeret geçersiz bulunursa, üye 1 uyarı alır ve yazılı olarak uyarılır. Ayrıca, her faaliyetten önce, bir miktar kapora, katılımcılardan toplanır. Bir katılımcı, faaliyete gelmekten vazgeçerse, ödediği kapora geri ödenmez ve yukarıdaki prosedür uygulanır.
v) Yeni üyelerin yönetim işleyişine ısınmalarını sağlamak amacıyla, her kol, kol içi organlara asistanlık yapmak üzere bir üye seçer. Bu üyelerin çalışmalarını kol sorumlusu düzenler.
f) Kol içindeki tüm organlar, direkt YK ve DK'ye karşı sorumludur ve bu birimlerle sürekli ve düzenli olarak iletişim halinde bulunmak zorundadır. Kol içi yönetimi üstlenen üyeler, bu göreve gelmekle bunu taahhüd etmiş olurlar ve aksi durumda uygulanabilecek yaptırımları peşinen kabul ederler. “Kulüp içi Yapılanma ve işleyiş” başlığı altında detaylı olarak belirtildiği gibi, DK, kol yönetiminin, kulüp yönetimiyle iletişim kurmadığı ve yönetimden habersiz çalıştığını tesbit ederse, kol yönetimini YK’ye rapor edebilir.