AR-GE Projelerinde Personel Maliyetinin Hesaplanmasında Olası Hatalar ve Giderilme Yöntemleri : Muhasebe Rehberi , Güncel Mevzuat , Vergi , Sosyal Güvenlik
Ana Sayfa » Ar-Ge » AR-GE Projelerinde Personel Maliyetinin Hesaplanmasında Olası Hatalar ve Giderilme Yöntemleri
AR-GE PROJELERİNDE PERSONEL MALİYETİNİN
HESAPLANMASINDA OLASI HATALAR VE GİDERİLME YÖNTEMLERİ
Gülçin GÖKÇEYREK & Buse KABAL
Ar-Ge Sorumlusu & Ar-Ge Sorumlusu
Ar-Ge projelerinin gerçekleşmesinde personel yapısının büyük önemi olduğu gibi yazılım projelerinde proje bütçesinin neredeyse ortalama %70’i personel ağırlıklıdır. Bu bakımdan personel maliyetine ve giderleşmesine büyük önem vermek gerekiyor.
-Personel maliyetlerinde Ar-Ge hibe kuruluşları kendi politikalarına göre bir takım tavan sınırlamalar getirmektedir. Örneğin TÜBİTAK G011-C formunda;
Lisans veya yüksek lisans mezunu için, lisans mezuniyet tarihi ve proje başvuru tarihi arasında geçen süre; 48 aydan az ise altı (6), 48 ay ve üstünde ise on (10) katına kadar yazılabilir.
-Projelerde sigortalı veya Bağ-Kurlu çalışan ortakların projede görev alması için de ilgili kurumlar tarafından çeşitli düzenlemeler yapılmaktadır. Örneğin TÜBİTAK’ta;
-Projede görev aldığına dair Geçici proje numarası ve proje adı yazılarak Genel Kurul Toplantı Tutanağı gerekiyor. Yazılım şirketlerine ait çoğu projelerde ortaklar kurulu kararı alınıp notere tasdik ettirilmediği için, YMM Raporları hazırlanırken ortakların maliyet giderleri destek dışına alındığı gibi Ar-Ge indiriminde kullanılmışsa cezalı vergiyi ödemektedir. Projede gösterilen ortakların maliyetleri, Genel Kurul Toplantı tutanağının alınıp, noter tasdiki yapıldığı tarihten itibaren geçerlilik kazanmakta, geçmiş aylara ait ortakların maliyeti dikkate alınmamaktadır.
-SGK ve Bağ-Kur’dan emekli olan bir kişi projede görev alabilir. “Sosyal Güvenlik Destek Primi örneğin 30 ve kısa vadeli sigorta kolları primi örneğin 2,80” ödemeleri halinde bu oranın içinde yer alan %7,5 SGK işçi payı düşüldükten sonra maliyete eklenebilir.
-Ar-Ge projesini gerçekleştirmede personel alt yapısını ve tecrübesini göstermek bakımından CV’ler dikkatli doldurulmadığından problem yaşanıyor, hatta proje gerçekleştirilemez diye reddedilebiliyor. CV’de özellikle son mezun olduğu okul, aldığı sertifikalar, çalıştığı kurumlardaki deneyimleri vs. detaylı anlatılmalıdır. Projenin mahiyetine göre firmada en az bir tane lisans mezunu olan makine mühendisi, elektronikçi, yazılımcı vb. bulunması kurumlar tarafından ön şart olarak talep edilmekte olup, bu teknik personelin proje için istihdamından ziyade daha önceden firmada tecrübe kazanmış olması, pozitif olarak değerlendirilmektedir. Özellikle mühendislerin bir araya gelerek bir KOBİ oluşturup Ar-Ge projesi verdiklerinde yeni bir firma kuruluşu olduğundan özellikle ortakların geçmiş dönemlerdeki deneyimlerini iyi anlatmaları gerekiyor.
-KOBİ’lerde projede görev alan personel diğer üretim faaliyetlerinde de çalıştığından adam/ay oranlarını gerçek ile uyumlu olarak, abartılmadan yazılması gerekir. Bize göre proje yürütücüsü adam/ay oranı 0,40’ı geçmemeli, diğerleri ise 0,20 ila 0,30 arasında olmalı, her şekilde birden fazla proje gerçekleştiriyor ise personel başına adam/ay oranı (1) geçmemesine dikkat edilmelidir.
-Hibe verecek Ar-Ge kuruluşu hakeminin, firmaya geldiğinde genelde ayrı bir Ar-Ge departmanı ve odasını görmek istediğini de belirtmekte fayda var.
-Öte yandan uygulamada gözlemlediğimiz kadarıyla özellikle KOBİ’lerin büyük bir bölümü 5746 Sayılı Kanunla getirilen personel ile ilgili SGK İşveren Payı ve gelir vergisi stopaj desteğinden faydalanmadıkları, bununla birlikte firma sahiplerinin işletme üzerindeki vergi ve sigorta yüklerinin yüksek olmasından yakınmaları bize göre bir paradokstur.
1)Yukarıdaki sorunları ve çözümlerini dikkate alarak firmalar genel olarak internet ortamında proje öneri bilgilerini online olarak doldurup gönderiyorlar. Konumuz ile ilgili olarak, TÜBİTAK projelerinde personel giderlerini doldurulurken proje başlangıç tarihinden önceki altı ay dikkate alınarak, brüt ücret, SGK işveren payı, SGK işveren işsizlik payı, varsa ikramiye tutarları yazılarak ortalama aylık maliyeti bulunmaktadır (ortaklarda bir aylık giriş yapılıyor).
2)Proje onaylanıp destek karar yazısı geldiğinde bizce ilkin 5746 Sayılı Ar-Ge Teşvik Yasasına göre SGK İşveren desteğinden ve Gelir Vergisi Stopaj Teşvikinden yararlanılması aşamasına geçilmelidir.
3)5746 sayılı Kanundan faydalanılmak üzere proje destek karar yazısı ile beraber bir dilekçe ile SGK’ya başvurularak sistemin açılması sağlanmalıdır.
Sistem açıldıktan sonra aylık bildirgeler verilirken çalışan Ar-Ge personeli projedeki adam/ay oranına göre gün sayıları belirlenip örneğin 0,30 adam/ay oranı ile Ar-Ge projesinde görev alıyor ise 9 gün 5746 sayılı Kanun’dan faydalandırılıp, 21 günü 5510 sayılı Kanun kapsamında bildirgeyi veriyor. Bu şekilde SGK Hizmet Listesi iki ayrı bildirim şeklinde veriliyor.
4)Muhtasar Beyannamesinde yine aynı şekilde dilekçe ile vergi dairesine destek karar yazısı ile beraber başvurulup, 5746 sayılı Kanun Kapsamında Gelir Vergisi Stopaj teşvikinden yararlanılmak istenildiği talep ediliyor. Bilgi vererek işlem tamamlanmış oluyor.
Ar-Ge Çalışan personelin TC Kimlik numarası, işe başlama tarihi, adam/ay oranına isabet eden çalışmaya ilişkin brüt ücret tutarı toplamı yazılarak %14 SGK İşçi payı ve %1 SGK İşçi İşsizlik payı düşüldükten sonra kalan tutar Ar-Ge ve Yenilik Faaliyeti kapsamında Çalışmaya İlişkin Ücret Matrahı bulunmaktadır. Gelir Vergisi tablosu kümülatif vergi oranına göre minimum %15’ten başlamak üzere Gelir Vergisi hesaplanarak, bundan Asgari Geçim indirimi düşülüp bulunan tutardan öğrenim durumlarına göre doktora derecesine sahip personel için %90, diğerleri için %80 istisna oranı ile çarpılarak terkin edilecek tutar yani Vergi dairesine ödenmeyecek tutar bulunmaktadır.
5)Personel ödemeleri mutlaka bankadan yapılması gerekiyor. Ücret ödemelerinin birebir bordroyla aynı olması söz konusu olup, bir lira bile eksik olmamalı. SGK Ödemeleri ve Muhtasar Ödemeleri mutlaka yapılmalı. Projenin ilgili dönemlerine ait Vergi Dairesine ve Sigortaya borcunun olmaması gerekiyor. Eğer bu dönemde ilgili kurumlara ve personele borcu varsa personel maliyeti destek kapsamı dışına alınıyor. Ayrıca, hibeyi alabilmek için TÜBİTAK, internet üzerinden SGK ve Vergi Dairesinden borcu olup olmadığını sorguluyor, borcu var ise nakdi ödeme yapmıyor. Ancak firma talep ederse SGK ve Vergi Dairesi borcuna bu alacağını mahsup edebiliyor.
6)Örneğin TÜBİTAK’a dönem raporları altışar aylık dönemlerde verilirken personel giderleri de mali raporda gösteriliyor. TÜBİTAK mevzuatına göre personel giderleri hesaplanırken, aylık olarak G011-A formu dolduruluyor. Bu formda ilgili personelin Adı / Soyadı, SGK çalışılan gün sayısı, brüt ücreti, SGK İşveren Payı, SGK İşveren İşsizlik Payı varsa İkramiyesi yazılıyor. Daha sonra 5510 Sayılı Kanun kapsamında 5 puanlık düşüş yapılıyor, 5746 Sayılı Kanun kapsamında %50 SGK İşveren Payı düşülüp, yukarıda anlattığımız şekilde gelir stopaj teşviki ve damga vergisi istisnası düşülerek maliyet hesabı yapılmaktadır. Daha sonra G011-B formuna ilgili aylara ait maliyetler aktarılarak ortalama aylık maliyet tutarları bulunmaktadır. G011-C formunda ise ilgili personelin işe giriş tarihi, öğrenim durumları, lisans mezunlarının mezuniyet tarihleri, proje başvuru tarihi ile mezuniyeti arasında geçen süre yazılıyor. İlgili dönem asgari brüt ücret ve öğrenim durumlarına göre brüt asgari ücret kat sayıları hesaplanarak G011-B formundaki ortalama aylık maliyet ile mukayesesi yapılarak hangisi düşük ise G011 formuna aktarılıyor. G011 formunda ise proje önerisinde yazılan ve TÜBİTAK’ın kabul etmiş olduğu adam/ay oranlarına göre ve çalışılan iş paketlerindeki çalışma sürelerine göre maliyetleri bulunmaktadır.
7)Hesaplanan personel maliyetlerinin muhasebe kayıtları,720 Direkt işçilik giderlerinin alt kırılımında Ar-Ge Personel Giderleri gösterilerek esas üretim faaliyetine değil 750 Ar-Ge Giderleri hesabına ve oradan da aktif bilanço hesabı olan 263 Ar-Ge Giderleri hesabına taşınmaktadır.
8)Proje kapsamında görev alan personel ile ilgili herhangi bir değişiklik, işten ayrılma yerine başka bir personel istihdam edilmesi halinde raporun ekine yeni projeye dahil olanın CV’si, öğrenim durumunu gösteren diploma fotokopisi ile beraber AGY300-301 Dönem raporunda belirtilerek TÜBİTAK’a gönderilmelidir.
9)Mali raporda yer alan personel giderlerini denetim ve tasdiki için YMM raporu hazırlanırken aşağıdaki evraklar gerekli olmaktadır;
– Proje başlangıç tarihinden itibaren SGK hizmet dökümleri(prim hizmet belgeleri), tahakkuk fişleri, ödeme makbuzları, ücret bordroları, maaş ödemelerine ait banka dekontları yada banka ekstresi (banka tarafından kaşeli imzalı teyidi, personellerin ad ve soyadları mutlaka gözükmeli).
– Projede çalışan personele ait öğrenim durumlarını gösteren diploma fotokopileri, işe giriş bildirgeleri,
– AR-GE işçiliklerine ait 335, 360, 361, 720 hesapların muavin dökümleri,
Ar-Ge projelerindeki personel maliyetlerini mevzuata göre doğru olarak hesaplayabilmek için ilk önce hibe alınacak Ar-Ge Kuruluşunun (TÜBİTAK, KOSGEB, AB 7.ÇP., EUREKA, EUROSTARS vb.) mevzuatı iyice analiz edilmeli, bu bilgilere göre 5510, 5746 sayılı kanunlardaki teşvikler, vergi ve muhasebe mevzuatındaki hususlar ile bütünleştirilerek personel maliyetleri hesaplanmalıdır. Bu mevzuat unsurlarından biri ihmal edildiğinde hataların oluşabileceğini gözden uzak tutmamak gerekiyor.
Bir önceki yazımız olan Kiralık Ev başlıklı makalemizi de okumanızı öneririz.
Etiketler : ar-ge projelerinde personel maliyeti, ar-ge projelerinde personel maliyeti hesaplamada olası hatalar, ar-ge projelerinde personel maliyeti hesaplanması, Brüt Asgari Ücret Katları, personel maliyetinin doğru hesaplanması