Kullanım Alanı: Kaizen Panosu
Kaizen iki Japonca kelimeden gelir: Kai (iyileştirme) ve Zen (iyi). Zamanla, “sürekli iyileştirme” olarak bilinir hale gelmiştir.
Inovasyon gibi Kaizen’de bir süreç iyileştirme sürecidir. Kaizen’i farklı yapan özelliklerden belki de en önemlisi yapılan iyileştirmelerin bireylerin değil ekiplerin elinden olmasıdır. Böylece Kaizen yani sürekli iyileştirme bir işletme kültürü haline gelir.
Kaizen Panosu işletmelerde genellikle 2 amaç için kullanılır;
A. İşletmedeki güncel iyileştirme fırsatlarının yayınlanması
Tüm çalışanlar kendi alanlarındaki iyileştirme konuları ile ilgili fikir üretim kaynaklarıdır. Vakitlerinin büyük bir bölümü kendi çalışma alanlarında geçtiği için işlerin nasıl daha kolay yapılacağı konusunda hep kafa yorarlar.
Kaizen uygulamalarında amaç; bu fikirleri ortaya çıkararak hayata geçirmektir. Ancak iyileştirme fikirlerinin aynı zamanda şirket ihtiyaçları ile örtüşmesi gerekir ki hem iyileştirme yerini bulsun hemde gerekli destek ve takdir sağlansın. Bu yüzden işletme maliyetleri, darboğazlar, kronik problemler gibi sürekli akışı engelleyen konular güncel tutulacak şekilde yayınlanır. Böylece Kaizen Panosu’na bakam ekipler şirket ihtiyaçları doğrultusunda iyileştirme konularını seçer.
B. Kaizen Projelerinin Yürütülmesi ve İzlenmesi
Kobetsu Kaizen uygulamalarında çalışma 6 ila 10 adımda gerçekleştirilir. Çalışmanın büyük kağıtlar yada Kaizen Panosu gibi standart formatlar üzerinde gerçekleştirilmesi ekibin işini kolaylaştırdığı gibi standart bir Kaizen kültürü oluşmasını sağlar.
1.Adım: Kaizen ekibinin oluşturulması
Ekipler için tavsiye edilen sayı maksimum 5 kişidir. Bu 5 kişinden biri ilgili projenin takım lideri olur. Çoğunluk işi bizzat gerçekleştiren saha personelinden seçilir.
2.Adım: Kaizen Konusunun tanımlanması
Seçilen konu herkesin anlayabileceği şekilde açık ifadelerle tanımlanır. Bu aşamada gerekirse fotoğraf kullanılabilir.
3. Adım: Mevcut Durum Analizi
Projeye başlarken mevcut durumun ne olduğunun farkında olması son derece önemlidir. Bu aşamada kırılım da yapılırsa hem hedef belirleme hemde çalışma kapsamının tespit edilmesi konusunda doğru adım atılır.
4.Adım: Hedef Belirleme
Mevcut durumun sayısal ifadelerle ortaya konulmasından sonra beklentilerde dikkate alınarak gelecek durum hedefi belirlenir.
Mevcut Durum ile Gelecek (Hedef) Durum arasındaki farkları kapatmak için bu aşamada aksiyonlar belirlenir ve takip edilir. Gerekirse Kök Neden Analizi yine bu aşamadan önce gerçekleştirilir. Kaizen Panosu’ nda geciken ve devam eden aksiyonlar günlük toplantılarla gündeme getirilir.
Tamamlanan aksiyonların etkinliği Kaizen Panosu üzerinden bu aşamada takip edilir. Uygulanan aksiyonlar hedeflere ulaştırma konusunda yetersiz görünürse önceki aşamaya geri dönülür.
6.adımda etkinliği onaylanmış olan aksiyonlar artık işletmenin ilgili proseslerinin güncel durumu haline gelmelidir. Bu doğrultuda prosedür, talimat, eğitim planları gibi gerekli dökümanlar güncellenir. Yeni durum için tüm personele eğitimler verilir. Yine bu güncellemeler Kaizen Panosu üzerinden takip edilir.