e-Fatura nedir | Kullanım Yöntemleri | MEVZUATI | FAYDALARI
e-Fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen e-fatura uygulamasında amaç; tek format ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem oluşturmaktır. Bunun için yurt dışı uygulamalar incelenerek başarıya ulaşmış e-fatura işleyişleri dikkate alınmış ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından açık kaynak bir standart olan XML tabanlı, ticari hayatın tüm süreçlerini içerecek şekilde etiketlemelere sahip olan uluslararası bir standart olan UBL-TR benimsenmiştir.
Son Tebliğe Göre e-Fatura Kullanım Zorunluluğu Getirilen Mükellefler
20.06.2015 tarihli ve 29392 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanan 454 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine göre 421 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükelleflere ek olarak e-Fatura ve e-Defter uygulamalarının kapsamının genişletilmesine ve ihracat işlemlerinde e-Fatura uygulamasına ilişkin açıklamalara yer verilmiştir.
b) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK)’ ndan lisans alan mükellefler.Bayilik lisansı olanlar, münhasıran bu lisansa sahip olmaları nedeniyle bu bent kapsamında değerlendirilmeyecektir.
(a) bendindeki şartı, 2014 hesap döneminde sağlayan mükellefler 1/1/2016 tarihinden itibaren, 2015 veya müteakip hesap dönemlerinde sağlayan mükellefler ise ilgili hesap dönemine ilişkin gelir/kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği tarihi takip eden hesap döneminin başından itibaren,(b) ve (c) bentlerinde sayılanlardan bu Tebliğin yayım tarihinden önce lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler 1/1/2016 tarihinden itibaren, bu Tebliğin yayım tarihinden sonra lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler ise, lisans aldıkları ya da mükellefiyet tesis ettirdikleri tarihi izleyen hesap döneminin başından itibaren elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçmek zorundadır. Bununla birlikte, lisans ya da mükellefiyet tesis tarihi ile izleyen hesap dönemi arasındaki sürenin üç aydan kısa olması halinde isteyen mükellefler bir sonraki hesap döneminin başından itibaren elektronik defter tutabilecekler ve e-Fatura uygulamasına geçebileceklerdir. Söz konusu Tebliğe ulaşmak için tıklayınız
İlk Tebliğe Göre e-Fatura Kullanım Zorunluluğu Getirilen Mükellefler
a) 04.12.2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına (ciro) sahip olanlar,
b) 06.06.2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına(ciro) sahip olanlar
Gerçek ve Tüzel kişilere e-Fatura uygulamasına dahil olma hakkı tanınmıştır.
e-Fatura Uygulamasına dahil olabilmek için “Mali Mühür Sertifika” sahibi olmak gerekmektedir. Mali Mühür Sertifikasına başvurmak için tıklayınız. Mükellefler başvuru esnasında 3 yararlanma yönteminden birisini belirtmek zorundadır.
Uygulamanın yaygınlaştırılması amacıyla “Özel Entegratörlük” müessesesi genel işleyişe dahil edilmiştir. e-Fatura servis sağlayıcılığı olarak bilinen özel entegratörlük sayesinde bilgi işlem altyapısı yeterli olmayan ve/veya bilgi işlem altyapı yatırımı yapmak istemeyen mükelleflerin uygulamadan kolayca faydalanabilmeleri amaçlanmıştır. Özel Entegrasyon Yöntemi ile Mükellefin kullanmakta olduğu ERP/Muhasebe/Fatura Sistemi üzerinden ve/veya Özel Entegratörün sağladığı e-Fatura Portal üzerinden fatura işlemlerinin yapılabilmesi sağlandığı gibi kullanıcıya uygun çözümler geliştirilebilmektedir.
Kullanılan ERP/Muhasebe/Fatura Sistemi’ nin Özel Entegratörün sistemine web servis aracılığı ile entegre edilerek, mükellefin bilgi işlem altyapı yatırımı yapmadan tüm fatura süreçlerinin otomatikleşmesi sağlanır. ERP/Muhasebe/Fatura Sistemi üzerinden fatura oluşturulduğunda, alıcı e-Fatura mükellefi ise sistem uyarı verir ve mükellefin oluşturulan faturayı elektronik ortamda iletmesi yani e-Fatura olarak gönderebilmesi sağlanır. Aynı şekilde gelen bir e-Fatura olduğunda da mükellefin sistemi otomatik olarak faturayı gösterir ve kabul/red işlemi yapması sağlanır. Bu aşamadan sonra entegrasyonun mantığına bağlı olarak mükellef, e-Faturayı manuel yada otomatik olarak muhasebeleştirebilir.
YSF e-Fatura Özel Entegrasyon Sistemi ile tüm ERP/Muhasebe/Fatura Sistemleri entegre olarak çalışabilmektedir. Mükellefin kullanmakta olduğu fatura sistemi ile YSF web servisinin karşılıklı olarak görüştüğü entegrasyon mantığında,mükellef gelen / giden tüm fatura süreçlerini yönetebileceği tam entegrasyon yada sadece giden fatura işlemlerini yapabileceği yarı entegrasyon seçeneğini tercih edebilir. Tam ve yarı entegrasyon modeli fark etmeksizin yada herhangi bir entegrasyon yapılmasa da mükellef YSF e-Fatura Portal’ ını online bağlantı ile dilediği zaman dilediği yerden mobil olarak kullanabilmektedir. YSF e-Fatura Portal’ ı ile tüm e-Fatura işlemleri ve raporlamaları mobil olarak da yapılabilmektedir.
2. Entegrasyon Yöntemi
Bilgi İşlem Sistemi’ nin Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine entegre edilmesi anlamındadır. Bu yöntemi tercih eden mükelleflerin sistemlerinin, Başkanlığın sistemi ile 7/24 kesintisiz bağlantı sağlayabilecek yapıda olması gerekmektedir. Aksi durumda sistem yanıtı dönülemeyeceği için entegrasyon iptali söz konusu olabilecektir. Ayrıca mükellefin Başkanlığın yayınladığı tüm güncellemeleri takip ederek yerine getirmesi gerekmektedir.
Bu yöntem ile mükellef yapacağı entegrasyon mantığına göre tüm fatura süreçlerini Başkanlığın belirlediği standartlar dışına çıkmadan özelleştirebilecektir.
3. GİB e-Fatura Portal Yöntemi
GİB e-Fatura Portal’ ı, e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir web uygulamadır. Bu yöntem ile faturalar GİB Portal üzerinden manuel e-Fatura oluşturulabilir veya bilgi işlem sistemi üzerinden başkanlığın belirlediği formatta e-Faturalar uygulamaya yüklenebilir. Yükleme yapılacak fatura sayısı 500′ ü aşamaz. 500 faturaya ulaşıldıktan sonra yeni bir fatura gönderimi ancak manuel olarak oluşturularak gerçekleşebilecektir. Ayrıca GİB Portal’de bulunan faturalar ve sistem yanıtları 6 aydan sonra silinmektedir. Arşivleme-Saklama yükümlülüğü de mükellefin kendi sorumluluğunda olacaktır.
397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğin yayımı ile birlikte Elektronik Fatura Uygulaması (e-Fatura Uygulaması) hizmete alınmış bulunmaktadır.
e-Fatura Uygulaması, tanımlanan standartlara uygun e-Faturaların, tarafları arasında güvenli ve sağlıklı bir biçimde dolaşımını sağlamak amacı ile oluşturulan uygulamaların genel adıdır.e-Fatura Uygulamasından yararlanan kullanıcılar;
416 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca 213 Sayılı Vergi Usul Kanununun 232’ nci maddesi uyarınca fatura düzenlemek zorunda olan mükellefler e-Fatura Uygulamasından yararlanabilmektedir. e-Fatura düzenlemek ve göndermek isteyen mükelleflerin öncelikle e-Fatura Uygulaması üzerinde, kendilerine ait bir Kullanıcı Hesabı oluşturmaları gerekmektedir.
Kullanıcı Hesabı tanımlanan mükellefler e-Fatura Uygulamasını özel entegrasyon yoluyla, entegrasyon yoluyla veya e-Fatura portalı aracılığı ile kullanabilecektir.
E-FATURA UYGULAMASI İLE İLGİLİ TEBLİĞLER
VUK 58 Sayılı Sirküleri:
Vergi Usul Kanunu 58 Sayılı Sirkülerine Ulaşmak İçin Tıklayınız…
397 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği:
e-Fatura İle İlgili Vergi Usul Kanunu’nda Yer Alan 397 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğine Ulaşmak İçin Tıklayınız…
Güncel Şekli İle VUK Genel Tebliği (397 S.N):
e-Fatura İle İlgili Vergi Usul Kanunu’nda Yer Alan Güncel Şekli İle 397 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğe Ulaşmak İçin Tıklayınız…
416 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği:
e-Fatura İle İlgili Vergi Usul Kanunu’nda Yer Alan 416 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğine Ulaşmak İçin Tıklayınız…
421 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği:
e-Fatura İle İlgili Vergi Usul Kanunu’nda Yer Alan 421 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğine Ulaşmak İçin Tıklayınız…
Güncel Şekli İle VUK Genel Tebliği (421 S.N):
e-Fatura İle İlgili Vergi Usul Kanunu’nda Yer Alan Güncel Şekli İle 421 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğine Ulaşmak İçin Tıklayınız…
424 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği:
e-Fatura İle İlgili Vergi Usul Kanunu’nda Yer Alan 424 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğine Ulaşmak İçin Tıklayınız…
433 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği:
e-Fatura İle İlgili Vergi Usul Kanunu’nda Yer Alan 433 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğine Ulaşmak İçin Tıklayınız…
447 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği (Sıra No: 397’de Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ):
e-Fatura İle İlgili Vergi Usul Kanunu’nda Yer Alan 447 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğine Ulaşmak İçin Tıklayınız…
448 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği (Sıra No: 421’de Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ):
e-Fatura İle İlgili Vergi Usul Kanunu’nda Yer Alan 448 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğine Ulaşmak İçin Tıklayınız…
454 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği:
e-Fatura İle İlgili Vergi Usul Kanunu’nda Yer Alan 454 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğine Ulaşmak İçin Tıklayınız…
461 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği (Sıra No: 454)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ:
e-Fatura İle İlgili Vergi Usul Kanunu’nda Yer Alan 461 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğine Ulaşmak İçin Tıklayınız…
475 Sıra No’lı VUK Genel Tebliği (Sıra No: 454)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ:
e-fatura ile İlgili Vergi Usul Kanunu’nda Yer Alan 475 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğine Ulaşmak İçin Tıklayınız…
E-FATURANIN FİRMALARA SAĞLADIĞI EŞSİZ AVANTAJLAR
” Firmaların e-fatura kullanmakla sağlayacakları tasarruflar sayılamayacak kadar çok. e-Faturanın en görünür avantajları arasında kâğıt faturadan kurtularak baskı, yazdırma, posta ve arşiv maliyetlerinin çok büyük ölçüde ortadan kaldırılması yer almaktadır.Esasında e-faturanın bu görünür avantajları asıl avantajlarının yanında çok küçük. En başta e-fatura işletmelerinize yönetimsel birçok avantaj sağlayacak.Nakit yönetiminiz kolaylaşacak ve aynı ölçüde hızlanacak. İşletmeniz üzerindeki hâkimiyetiniz daha da artacak. Her türlü faturaya artık anlık ulaşabileceksiniz.
İç denetim süreçlerinizi daha rahat gerçekleştirebileceksiniz.
Dış denetimdeki denetçilere veya ilgili kamu ve özel sektör kurumlarına, talep etmeleri halinde fatura hazırlamada karşı karşıya kaldığınız emek yoğun ve zaman alıcı iş yüklerinden çok büyük ölçüde e-faturaya geçiş ile birlikte kurtulacaksınız.
Günümüzün hızla değişen ve gelişen dünyasında işletmelerin başarısı biraz da sofistike bir tedarik zinciri oluşturmalarına bağlıdır. Farklı lokasyonlarda ki alıcılar ve satıcılar ile bunlar arasındaki iletişimin alabildiğine hızlı ve elbette düşük maliyetle sağlanması, günümüzün rekabetçi piyasa koşullarının bir gereğidir. İşte bu noktada e-fatura işletmelerin tedarik zincirinin tasarım ve yönetilmesinde kullanılabilecek en önemli araçlardan birisidir.
Evet, e-fatura işletmelerdeki tedarik zincirini kolaylaştıran en önemli elektronik uygulamalardan biri. Aynı zamanda tedarik zincirlerinde ki iş ve işlem süreçlerinin azaltılması, hızlandırılması ve gelecekte bu halkaya e-irsaliye gibi belgeler ile e-ödeme gibi süreçlerin de eklenmesi, hem işletmeler arasında hem de bir işletmenin kendi içerisinde müthiş bir sinerji oluşturacak. Diğer bir ifade ile e-fatura, işletmelerdeki dijital dönüşüm eko sisteminin ilk ve en önemli basamağıdır.
Bütün bunlarla beraber e-fatura özellikle küresel şirketlerle iş yapmanızın önünü daha fazla açacak elektronik bir uygulamadır. Zira bugün gittikçe artan bir şekilde çok uluslu şirketlerin uluslararası ticarette tedarikçilerine e-faturayı şart koştuklarını biliyoruz.
e-Faturanın dayandığı format ve standart ile işletmeler faturanın oluşturulup gönderilmesinde, alınmasında, kontrollerin yapılmasında, muhasebe kaydına dönüştürülmesinde ve gerekli analizlerin yapılmasında makineler arası (machine to machine) iletişim sağlar. Bu da faturalama süreçlerinde yaşanabilecek hataları minimize ederek verimlilik artışı sağlayacaktır.
Son yapılan bir araştırma (Billentis, 2013), e-faturanın hem alıcı hem de satıcı için oldukça yüksek bir tasarruf imkanı sağladığını göstermektedir: e-Fatura düzenlemek satıcı için kağıt faturaya göre % 57, alıcı için ise % 62 daha fazla tasarruf sağlamakta.Üstelik işletmeler e-fatura için yapmış oldukları harcamaları 6 ay ila 1,5 yıl arasında amorti etmekte ve toplamda cirolarının % 2’si oranında bir tasarrufta bulunmaktalar.
BULUT TEKNOLOJİSİ İLE “HAFİFLEMEK”
Piyasadaki teknolojik gelişmeleri yakından takip eden Bakanlığımız son yaptığı düzenlemelerle faturaların artık firmaların kendi bilgi işlem sistemlerinde değil, “bulut”tada tutulabilmesinin yolunu açtı. Bulut teknolojisi en kısa ve öz haliyle ifade etmek gerekirse, bilişim ihtiyaçlarının bir dış kaynaktan (outsourcing) hizmet olarak karşılanması. Firmalar ve şimdilerde bazı kamu kurumları kendi veri merkezlerinde yapmayı hedefledikleri her şeyi bir browser aracılığı ile erişerek kiraladıkları sanal ortamda yapmakta.
e-Faturanın bulutta tutulabilmesi imkanının sağlanması ile firmalar açısından çok ciddi bir maliyet avantajı da sağlanmış oldu. Böylece e-fatura ile sadece dünyamız daha da düzleşmiş olmayacak, aynı zamanda şirketlerimiz hem fiziki hem de ekonomik olarak geçmişle kıyaslanamayacak derecede daha da “hafiflemiş” olacaklar.
Geçtiğimiz aylarda e-fatura ile çok önemli düzenlemeler içeren tebliğler yayımladık. Pek yakın bir gelecekte bazı mükelleflerimiz için e-fatura kullanma zorunluluğu başlayacak. Bakanlık olarak bu noktada kalmayacağımız kesin:Yakında yapacağımız yeni düzenlemelerle e-faturayı başka sektörlerin kullanması zorunluluğunu da getireceğiz. Önümüzdeki yıllarda kamuya kesilecek faturalar bütünüyle e-fatura olacak. Sadece işletmelerden işletmelere (B2B) segmentinde değil, aynı zamanda işletmelerden nihai tüketicilere (B2C) segmentinde de e-fatura veya e-faturaya benzer elektronik arşiv çözümleri ile e-fatura uygulamasını bütün ekonomiye yaygınlaştırmayı hedefliyoruz.
e – Fatura mükellef hizmetlerinde de şüphesiz farklı açılımlar sağlayacak. Belki, yakın bir gelecekte, kira gelirlerinin beyan edilmesinde hayata geçirdiğimiz Önceden Hazırlanmış Kira Beyanname Sistemi gibi, e-fatura uygulaması ile bazı beyannamelerinin önceden hazırlanıp mükelleflerin onayına sunulması da pekâlâ mümkün hale gelecek. Belki Maliye Bakanlığı mükelleflerden aldığı bazı bildirimleri e-faturanın yaygınlaşması ile birlikte bundan sonra artık almayacak.”
Dönemin Maliye Bakanı Mehmet Şimşek’in 2013 Yılı Eylül Ayında e-Fatura ile ilgili yaptığı açıklamasından alıntıdır.