4 Kritik Noktada Satınalma ve Kalite
Toplam kalite yönetimi ve kalite sistemleri uzun zamandır sadece ürün, malzeme, hizmet kalitesini değil, aynı zamanda süreçlerimizin kalitesini de sorgulamak ve iyileştirmek için kullanılıyor. Eğer sadece belge almak için prosedür, talimat vs. oluşturmuyor, kalite sisteminizi en iyi performansın bir güvencesi olarak görüyorsanız, kalite yöneticilerinin satınalma alanına biraz daha ilgi göstermelerinin faydalı olacağını düşünüyoruz.
Şirketlerin satınalmaya bakış açıları değiştiğinde, bunun toplam kalite yönetim sistemlerine de yansıtılmasını çok yararlı buluyoruz. Kalite ve satınalma birimlerinin yapacağı işbirliği iki taraf için de çok verimli olacaktır. Kalite yöneticilerinin satınalmaya değer katacakları 4 alanı sizler için inceledik.
Şartname – Spesifikasyon
Satınalmacıların iç müşterileri ile yaşadıkları en büyük sıkıntılar bu alanda oluyor. Kullanıcı bazen öyle bir ürün özelliği belirtiyor ki, satınalmacının eli kolu bağlanıyor. Ürün, proje, hizmet şartnamelerinin ya da spesifikasyonlarının istisnasız kalite birimi kontrolünde olması gerektiğini düşünüyoruz. İşletmeyi en az kullanıcı kadar iyi bilen kalite birimine bu sorumluluğun verilmesi, satınalmacılar için yapılan teknik bilgi eksikliği yorumlarını da sona erdirecek, üçüncü bir gözün konu üzerinde hakemlik yapmasını sağlayacaktır. Alınacak mal ya da hizmetlerin özelliklerinin doğru bir şekilde tanımlanarak kalite sistemine kaydedilmesi, ve sipariş sırasında tedarikçilere doğru şekilde iletilmesinin sağlanması kalite biriminin şirkete maliyet açısından yapabileceği en önemli katkılardan biri.
Mal, hizmet ya da projeleri, hazırlanan ve tedarikçilere bildirilen şekliyle teslim almayı garanti etmek de kalite sisteminin önemli basamaklarından. Şirketlerin satınalma alanında yaşadığı en büyük kaçaklar bu aşamada yaşanan uygunsuzluklardan kaynaklanıyor. Kalite birimi şirkete gelen malların kontrolünü sağladığı gibi, hizmet ve projelerde de teslim alma işleminin doğru şekilde yapıldığını güvence altına almalı. Bu amaçla şirket içi yetkinlikler varsa kullanılabilir, eğer yoksa mutlaka 3. parti kontrol şirketleriyle kontrol yoluna gidilebilir. Hem miktar, hem kalite açısından yapılacak bu kontrollere kalite biriminin katkısı projelerde hakkediş kontrolüne kadar gidebilir. Burada elbette tüm kontrollerin bizzat kalite birimi tarafından yapılmasından bahsetmiyoruz, kalite sisteminin sahibi olarak ve kullanıcı ve satınalma dışında bir göz olarak kalite biriminin sürecin bu aşamasını sahiplenmesinden bahsediyoruz.
Gerek sürekli mal ya da hizmet alınan tedarikçilerin dönem performansları, gerekse yeni alım yapılacak tedarikçilerin uygun olup olmadığı konusunda tarafsız bakış açısı sağlamak kalite biriminin satınalma sürecine yapacağı katkılardan bir diğeri. Tedarikçi performans notları satınalmacıların toplam maliyet analizleri, tedarikçi performans yönetimi ve stratejik karar verme sürecinde kullanacakları en önemli girdilerden biri. Bu yüzden tedarikçilerin teslimat performansı, iç müşteri memnuniyeti ve diğer bazı konularda ölçülebilir bazı kriterlere göre yapılan değerlendirmelerinin satınalma birimlerine sürekli olarak besleniyor olması gerekli. Ayrıca, sisteme dahil edilecek tedarikçilerin teknik ve kalite sistemi açısından yetkinliklerinin değerlendirilmesi de oldukça önemli. Kalite biriminin bu alanda da sürecin sahibi olmasını ve iş ya da dış yetkinlikleri kullanarak satınalma bölümünün ihtiyaç duyduğu tarafsız geri bildirimi almasını sağlamasını önemli buluyoruz.
Kalite sistemi ve süreçlerin sahibi olarak kalite biriminin hazırlanan prosedürlerin kağıt üzerinde kalmadığından ve uygulandığından, süreçlerde sadece kontrol mekanizmasının değil, performans odağının da olduğundan emin olması gerekir. Süreç uyum oranı, satınalmanın strateji oluşturma alanı, departmanlar arası iş birliği, iç müşteri memnuniyeti gibi belli kriterler göz önünde bulundurularak satınalma sürecinin işleyişinin iyileştirilmesi satınalma ile birlikte kalite biriminin de hedefleri arasında yer almalıdır.
Sevgili satınalmacılar, kalite sistemi ve kalite birimi şirket içi çatışmalarda, tedarikçilerinizi anlamada ve satınalma performansınızı iyileştirmede en önemli yoldaşınızdır.
Satınalma Café Buluşması – Satınalma Başarı Faktörleri
Online – Canlı Eğitim: Satınalmacılar İçin Liderlik Eğitimi – 28/29 Ağustos 2020
Satınalma Cafe – Gıda Sektörü Satınalma Buluşması
Online – Canlı Eğitim: Tedarikçi Performansı ve İlişki Yönetimi Eğitimi – 18 Eylül 2020
Online – Canlı Eğitim: Satınalmada Süreç, İhale ve Sözleşme Yönetimi Eğitimi – 9/10 Ekim 2020
Etiket:SATINALMA VE KALİTE
Tavşana Kaç, Tazıya Tut! Satınalma Hedefleri