bilgi özgürlüktür: zaman yönetimi,MACKENZİE KLAVUZU
Bütün başarılı insanlar, zamanın değerinin farkındadır. Edison’a dünyada en önemli şeyin ne olduğu sorulduğunda, cevabı “zaman” olmuştur.
Drucker’a göre zaman “en kıt” ve “en eşsiz”, Mackenzıe’e göre “son derece nazik”, Lakıen’e göre ise “temel” bir kaynaktır. (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji)
Bu noktadan hareketle yönetici için düşünülen zaman kavramının, bir fabrika işçisi için düşünülen zamandan; bir sporcu için düşünülen zaman kavramının da, bir akedemisyen için düşünülen zaman kavramından farklı olacağı açıktır. İşlerin zamanında başlaması, bitmesi, işe zamanında gelme ve gitme, söz verme, insan ve diğer varlıkların gelişimi hep zamanla değerlendirilir. Zaman, ne başka birşeyle değiştirilebilir, ne tasarruf edilebilir, ne ödünç alınabilir, ne satın alınabilir, ne çoğaltılabilir ne durdurulabilir, ne saklanabilir, ne de geriye doğru işletilebilir. (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji)
Gelişmiş toplumlarda günlük hayatın akışı, yapılan işleme göre belirli zaman dilimlerine ayrılmıştır: Mesai saatleri, dinlenme, eğlence, spor, hobiler vb. Düzenli yaşamayı, bilgi toplumunun gereği olarak yapmak zorunda olan insanlar, bunu zamanını planlayarak yapar. Aslında insan zamanı yönetemez. Akreple yelkovanın hareketi denetimimiz dışındadır. Durmaksızın hareket ederler ve biz ne yaparsak yapalım zaman önceden kararlaştırılmış bir hızla akıp gider. Mesele saati yani zamanı yönetmek değil, kendimizi zaman içinde yönetebilmeyi kavramaktır. Bir sabah, her günkünden yaklaşık bir saat erken uyandınız ve kalktınız. Bu bir saat içinde acaba ne yapardınız? (1) Kültür fizik hareketleri,
Bu durumda seçme olanağına sahip olduğunuz eylemlerden birine öncelik veriyorsunuz ve onu ilk sıraya alıyorsunuz. Neden? “Yarın sabah ilk yapacağım iş…” tasarladığınız eylemler arasında birine öncelik veriyorsunuz. Neden diğer işlerden birine değil de bu işe öncelek? Çünkü belirlediğiniz kişisel ya da kurumsal amaçlara göre olayları sıralıyorsunuz. Yaşamın tüm olayları arasında denge, uyum ve bütünlüğü gerçekleştiren bir gerçektir. Zamanı yönetmek demek, gücümüzün yoğunluğunu, hayati öneme haiz öncelikler açısından hedefler belirleme ve onları sonuçlandırmak için yöneltme yeteneğidir.
Zaman yönetimi bu bağlamda “neyi, niçin ve ne zaman yapmayı” bilmek ve günlük yaşayışın akışını bu ilkeye göre planlamaktır. Zamanı planlamak, bu anlamda zamanı en iyi şekilde yönetmek demektir. (Prof.Dr. İhsan Sezal, Zaman Yönetimi Çalışma Notları). Acaba insanlar bazı zamanlarını neden boşa harcarlar? Bu nedenlerden birkaçını şöyle sıralamak mümkündür:
Yöneticinin kendi isteğine göre kullanabileceği, düzenleyebileceği zaman bölümü, denetimdeki zaman ortamıdır. Drucker’e göre bir yöneticinin denetimi altında tutabildiği zaman, toplam zamanın % 25’i kadardır. Bu oran ne kadar artarsa, yöneticinin etkinliği de o oranda artacaktır. Yöneticinin isteği dışında oluşan ve insanların isteklerine ya da gelişen olaylara göre yönlendirilen zaman bölümü, denetimi dışındaki zaman ortamıdır. Yöneticinin toplam zamanının önemli bir bölümünü denetleyemediği zaman oluşturur.
Yöneticilerin boşa harcanan zamanının çoğunu kesintiler oluşturmaktadır. Büyük zaman almalarının nedeni, kesinti süresine malolmalarının yanısıra, rahatsız edilen kişinin kaldığı yerden devam edebilmesi için, yaptığı işi tekrar gözden geçirmesini ve ona yeniden odaklaşmasını gerektirmesidir. Araştırmalar göstermektedir ki, bir yöneticinin zamanı gün boyunca ortalama her 9 dakikada bir şu veya bu şekilde kesintiye uğramaktadır. Bir yöneticinin haftada 45 saat çalıştığını farzedersek, 9 dakikalık kesintiler sebebiyle, aynı yönetici günde 60, haftada 300 defa çalışma akışını durdurmak zorunda kalmaktadır. Bu aynı zamanda o kişinin günde 60, haftada 300 farklı işle ilgilenmek zorunda kalması demektir. Şunu da ilave etmek gerekir: Bu müdahalelerin bir kısmı da esas işle ilgili değildir. Sadece bu basit gerçek bile göstermektedir ki “zaman kullanımı” nı mutlaka verimli hale getirmenin bir yolunu bulmak şarttır. (Prof.Dr. İhsan Sezal, Zaman Yönetimi Çalışma Notları).
• Zaman dilimleri (blok süreler) halinde çalışma.
• İşyerini, dikkat dağıtıcı hususlardan etkilenmeyecek şekilde dizayn etme.
• İşe sabah erkenden başlama.
Zihni bunlarla meşgul ederek geçirilen her an, verimlilikten çalınan bir saniyedir. Hatalardan ders alınmalı, ancak yola devam edilmelidir. İşi sürüncemede bırakmak
• Verilen bir işin gerçekten yapılması gerekip gerekmediğini belirlemek.
• İşleri başkalarına delege etmek
• Kendini harekete geçirmenin yararlarını keşfetmek.
• Bir disiplin geliştirmek.
Herhangi bir insanın edinebileceği en ciddi zaman yönetimi becerilerinden biri, öncelikleri bilmek ve bunları sıralıyabilmektir. Pek çok kişi her gün yaptıkları işlere onları yapmakla ne büyük değer kazandıklarını hiç düşünmeden yaklaşır. Onlara göre bir görev diğerlerine benzer ve gün, etkinliklerle dolu olduğu sürece mutludur. Veya zevkli görünen işleri yapar, onlar kadar hoş olmayanları görmemezlikten gelirler. Veya işlerini önceleklerden ziyade hissettikleri baskıya dayanarak sıraya dizerler. Etkisel değil tepkiseldirler. Başarılı insanlar zamanlarını böyle bir yaklaşımla yönetmezler. Zamanlarını yönetmeleri için bir öncelikler stratejisi belirlemeleri gerekir. Önceliklere göre çalışmada yardımcı olabilecek hususları şöyle belirtmek mümkündür:
• Güne, önceliklerin bir listesini yaparak başlama (İnsanlar, işlerini önem sırasına göre yapmaya doğal olarak direnir. Çoğu, hoş veya uygun olanları tercih eder. Yine de bir insanın zamanını, görevleri önem sırasına göre gerçekleştirmek kadar iyi yöneten bir tek fikir yoktur).
• Öncelikleri yazma ve onlara bir program verme ( Günü planlamak , başarı için çok önemlidir. Ancak haftayı, ayı veya yılı planlamak da o kadar önemlidir. Bu, tüm yönleri gösterecek ve daha büyük resim üzerinde, hedeflere ulaşma üzerinde dikkati toplamayı sağlayacaktır).
Günde 10-15 saat çalıştığını söyleyen insanlara bu bakımdan biraz tereddütle bakmak gerekir. Belli bir amaç için ayrılan zaman kafi gelmiyorsa ve diğer zamanlardan almak gerekiyorsa, bu planlamanın ve dolayısıyla zaman yönetiminin yapılamadığını gösterir. Övünme vesilesi olacak şekilde ifade edilen “işkolik” aslında hiç de tasvip edilecek bir nitelik değildir. Denilebilir ki günde 10 saatten fazla çalışmak ya iş yapmak yetersizliğini, ya zaman kullanmak yetersizliğini, ya da her ikisini gösterir. (Prof.Dr. İhsan Sezal, Zaman Yönetimi Çalışma Notları). Boston Üniversitesinden Robert Pearse çok çalışma konusuna ilginç bir yaklaşım getirmiştir. Zaman yönetiminde efsanevi düstürlarından biri, insan ne kadar çok çalışırsa o kadar çok işi bitireceği şeklindedir. Pearse bunu “bir kova ter hastalığı “ benzetmesi ile açıklamaktadır.”Çok değil akıllıca çalış” özdeyişi bu gerçeği yansıtmaktadır. Yapılan araştırmalar, kişilerin örgütsel hiyerarşide yükseldikçe, saat ve gün olarak daha çok çalıştığını ortaya koymuştur. Bunun mantıklı bir nedeni vardır. Daha önemli işler, daha büyük sorumluluk ve daha fazla zaman gerektirir. Aşırı çalışma alışkanlığı, yönetici ve ait olduğu kurum için gurur kaynağı olmamalıdır. Haftada 45 ile 55 saatin üstünde çalışan yöneticiler etkinliklerini yitirme tehlikesiyle karşı karşıyadır. Araştırmalara göre, günde 8 saatin üstünde çalışıldığında üretimin hızla düştüğü kanıtlanmıştır.
Norveç’te yapılan bir araştırmada yöneticinin zaman envanteri çıkarılmış ve çeşitli faaliyetlere ayırdığı ortalamazaman ile ideal olarak ayırması gereken zaman oranı şöyle gösterilmiştir.
Faaliyet Gerçekleşen (%) Olması Gereken (%)
Taşra Ziyaretleri 30
Ziyaret, iş dışı telefon, çay molası vb.
Yönetici, zamanını etkili kullanabilmek için bir günde yaptığı işleri yukarıdaki gibi sınıflandırabilmeli, kritik olan işler en aza indirilebilmelidir. Bu da iyi örgütlenme, takım oluşturma, uzmanlaşma ve yetişmiş personel yardımıyla mümkündür.
Acaba yöneticilerimiz zaman yönetimi konusunda eğitime ihtiyaçları olup olmadığı konusunda ne düşünmektedirler?
Milli Eğitim Bakanlığı Yönetimi Değerlendirme ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı’nın 1997 yılında yaptığı “İlk ve Orta Kademe Eğitim Yöneticilerinin Eğitim İhtiyacına İlişkin Araştırma Raporu”na göre 852 ilk kademe yöneticilerin % 79.4’ü “yapılan faaliyette zamanı etkin kullanma“ konusunda eğitime ihtiyaçları bulunduğunu belirtmişlerdir. Bu konuda 55 İlköğretim Müfettişleri Kurul Başkanları’nın % 96.4’ü de gözlemlerine dayalı olarak, birlikte çalıştıkları eğitim yöneticilerinin eğitime ihtiyaçları olduğunu ifade etmişlerdir. Diğer yandan İlk kademe yöneticilerin hissettikleri eğitim ihtiyacı alanları içerisinde 4., İlköğretim Müfettişleri Kurul Başkanları’nın da gözlemlerine dayalı olarak, birlikte çalıştıkları eğitim yöneticilerinin eğitime ihtiyaçları içerisinde 5. sırada “zaman yönetimi” nin yer alması bu konu üzerinde önemle durulması gerektiğini göstermektedir.
Merkez Teşkilatından araştırmaya katılan 93 orta kademe yöneticinin % 98.5’i kendi konumlarındaki yöneticilerin zaman yönetimi konusunda yeterli olmaları gerektiğini belirtmişlerdir. Kendi konumlarında bulunan yöneticilerde bulunması gereken yeterlilik alanları içerisinden de “zaman yönetimi” ne 5. öncelikli sırayı vermişlerdir.
YÖNETİCİLERİN ZAMAN ENVANTERİ
Yöneticilerin zaman envanteri belli başlı üç hedef düşünülerek geliştirilmiştir. Bunlar;
1. Yöneticilerin zamanını planlı olarak düzenleyebilmesi,
2. Ertesi gün yapması gereken işlerin günlük bir listesini çıkartması,
3. Bitirilen önemli görev sayısına ve bu işlere ayrılan zamanın kullanış biçimine göre günlük verimliliğin belirlenmesi.
Zaman Evanterinin Kullanışı
1. Zaman tahsisi yapma (belli başlı işleri gruplandırma),
2. Günlük hedefleri belirleme,
3. Zamanı kaydetme,
4. Değerlendirmeyi haftalık yapma,
5. Günlük verimliliği hesaplama (% 30 ve üstü iyi),
6. Sonuçları inceleme.
Zaman Çizelgesinin Analizi
Günlük envanter tamamlandıktan sonra şu soruların cevaplarını aramak gerekmektedir:
1. Günlük hedefleri belirlemek ve zaman sınırlamaları koymak verimliliği artırdı mı?
2. Herhangi bir engellemeye uğramadan en fazla çalışılan saatler hangileriydi?
3. Önem sırasına göre, bu engellemeler ne kadar zaman kaybettirdi?
4. Bu engellemeleri ortadan kaldırmak ya da kontrol altına alabilmek için neler yapılabilir?
a) Hangi telefon konuşmaları gereksizdi?
b) Hangi telefon konuşmaları daha kısa ve daha yararlı olabilirdi?
c) Hangi ziyaretçiler ve ziyaretler gereksizdi?
d) Hangi ziyaretler daha kısa ve daha yararlı olabilirdi?
5. Toplantılara ne kadar zaman harcandı?
a) Aslında ne kadar süre yeterli olabilirdi?
b) Daha kısa zamanda başarılabilirmiydi?
6. Faaliyetler mi, yoksa sonuçlar mı kaydetme eğilimi gösterildi?
7. Günlük hedeflerin kaçı, gelecekteki amaçlara yararı oldu?
8. Faaliyetleri kaydederken kendini düzeltme eğilimi gösterildi mi?
9. Verimliliği artırmak için başka nelerin yapılması gerek
YÖNETİM GÖREVLERİYLE İLGİLİ ZAMAN TUZAKLARI
Zaman tuzakları aslında farkına varılmayan önemli engellerdir. Bir şey insana zaman kaybettiriyorsa daha önemli bir şey yapılamıyor demektir. Bununla ilgili yönetim görevleri ve tuzaklar aşağıda sıralanmıştır.
a) Gerçekçi olmayan zaman tahmini b) Zaman sınırlarının olmaması
c) Kriz yönetimi
d) İşlerini bitirmeden bırakmak
e) Önceliklerin karıştırılması
f) Amaçlarda önceliklerin olmaması
a) Birden fazla üst olması
b) Yetki ve sorumluluk karışıklığı
c) Mükerrer çabalar
d) Dağınık masa düzeni
a) Sorunlu personel
b) Az veya çok personel
c) Yetersiz personel
a) Telefon ve ziyaretçiler
b) Yetersiz bilgi
c) Aşama raporlarının olmaması
d) Aşırı kontrol
e) Hatalar ve verimsiz çalışma
f) Verimsizliği görmezden gelme
g) Hayır diyememe
a) Değişikliğe uyamama
b) Çelişkileri çözememe
c) Koordinasyonun olmaması
d) Motivasyon noksanlığı
e) Etkin olmayan yetki devri
f) Günlük ayrıntılara gömülme
g) Herşeyi kendi yapma isteği
a) Gereğinden fazla toplantı yapma
b) Çok açık veya kapalı olma
c) Etkin dinlememe
d) Fazla dışa açık olma
7. Karar verme
a) Ani kararlar verme
b) Kararsızlık gösterme
c) Tüm bilgileri bekleme
d) Komite kararları
ZAMAN KAYBININ ÖNEMLİ NEDENLERİ
ZAMAN TUZAKLARI MUHTEMEL NEDENLERİ
PLANSIZLIK Yararlı görmeme, yönetmeye değil yapmaya meyilli olmak, plansız da başarılı olunabileceğini düşünmek.
İŞLERİ ÖNCEKİLERE GÖRE SAPTAMAK Hedeflerin olmaması.
KENDİNİ GEREĞİNDEN FAZLA İŞE ADAMAK Geniş ilgi alanı, hedeflerinde karışıklık, öncelikleri belirleyememek.
KRİZ YOLUYLA YÖNETİM Plansızlık, gerçek dışı zaman tahminleri, sorun çözmeye ilgi duymamak, astların kötü haber vermek istememeleri.
ACELECİLİK Ayrıntılarda sabırsız olmak, gelecek için plan yapamamak, acil durumlara tepki göstermek, çok kısa zamanda işi yapmaya çalışmak.
GEREKSİZ YAZIŞMALAR, KIRTASİYECİLİK VE VERİMSİZ OKUMAK Bilgi patlaması, bilgisayara fazla düşkün olmak, elememek.
SIRADAN VE GEREKSİZ İŞLER İşlerde öncelikleri belirleyememek, astları gereğinden fazla gözetim altında tutmak, yetki vermeyi reddetmek, uygulamaya çok karışmak.
ZİYARETÇİLER Sosyal ilişkilerden haz duymak, hayır diyememek.
TELEFON Öz denetim eksikliği, ilgilenme ve bilgi sahibi olma isteği.
TOPLANTILAR Kararlardan sorumlu tutulmak korkusu, kararsızlık, fazla iletişim, kötü liderlik.
KARARSIZLIK Olaylara karşı güvensizlik, bir hatanın sonuçlarından korkmak, bütün gerekçeleri bilmekte ısrar etmek, mantıklı karar vermemek.
YETKİ VERMEMEK Astların yetersiz olmasından korkmak, astların becerisinden korkmak, astlara fazla iş verilmemesi.
Herkes zamanın yetmediğinden, azlığından yakınıyor. Gerçekte Zamanımız az değil. Belki onu yeterince koruyup, gereğince kullanamıyoruz. Farkında olmadan zamanı şu ya da bu şekilde yitiriyoruz. Belki de çalıyorlar. Zamanımızı kim (ler) çalıyorlar? Kimden, kimlerden şüpheleniyorsunuz? Zamanınızı çalanları bulmak ister misiniz? Zaman günlüğü yazmak size,
1. Zamanınızı hangi işlerde harcadığınızı,
2. Göreviniz ile zaman tüketiminiz arasında bir uyuşum olup olmadığını,
3. Kullanılmayan günlük serbest zamanınızın süresini,
4. Hangi hayati konuları ihmal ettiğinizi, Zaman kaybına neden olan faktörlerin, verimliliğinizi ne ölçüde etkilediğini,
5. Amaçlarınızı ne ölçüde gerçekleştirdiğinizi göstercektir.
Zaman Günlüğü Formunu işlemek, günlük sekiz saatlik çalışma zamanı içinde sadece sekiz dakikanızı alacaktır.
“Başlama saati” başlığının altına, mesai başlama saatini yazın. Her eyleminiz bittikten sonra, yeni bir eyleme geçerken bu sütuna saati not ediniz. Yapılan hangi tür faaliyet ise en çok dört kelime ile belirtiniz.
Küçük kareler içinde, yaptığınız işin önem derecesini işaret ediniz. Örneğin, yapılan işi “çok önemli”, “hayati” bir iş ise A, sadece “önemli” bir iş ise B, “sıradan”, “rutin” bir iş ise C, “gereksiz”, “boşuna” bir iş ise D harfi ile işaretleyebilirsiniz. Günün sonunda her grup için sarfedilen zamanı toplayıp günlük çalışma saatine bölerek % oranını hesaplayabiliriz.
Zaman Günlüğünüzü işaretlerken (yazanken) aşağıdaki ilkelere lütfen sadık kalınız.
1. Kendinize karşı dürüst olun. Gerçekte yaptığınız işi yazın.
2. Günlüğünüzü kimseye okutmayın.
3. Günlüğü aralıksız yazacağınız için, her zaman yanınızda taşıdığınız ajandanızın içine koyun.
4. Hiçbir ayrıntı işi yazmamazlık etmeyin.
5. Belleğinize (hafızanıza) güvenmeyin. Her çeyrek saatte ya da 20 dakikada bir yaptığınızı not edin.
6. Kendinize hile yapmayın. Sizi başarılı gösterecek hayali işler yazmayın, gerçekçi olun.
7. Her işin önem derecisini yazın.