DANIŞMAN DERS ONAY İŞLEMLERİ KILAVUZU - PDF
Download "DANIŞMAN DERS ONAY İŞLEMLERİ KILAVUZU"
1 DANIŞMAN DERS ONAY İŞLEMLERİ KILAVUZU Üniversitemizde kayıt yenileme işlemleri akademik tavimde belirtilen tarihlerde gerçekleşmektedir. Derse kayıt işlemleri Üniversitemiz Öğrenci Bilgi Sisteminden (https://ogr.rize.edu.tr/login.aspx) yapılmaktadır. Derse kayıt işlemlerinde ders seçimi öncelikle öğrenci tarafından gerçekleştirilmektedir. Ancak öğrencinin ders seçimlerinde akademik danışmanı ile irtibat içinde olması önemlidir. Ders kayıt işlemlerini gerçekleştirmeyen ve de danışman tarafından kesinleştirilmeyen öğrenciler o dönem için kayıtsız sayılır ve öğrencilik haklarından faydalanamaz. Bu yüzden ders kayıtlarının zamanında ve eksiksiz olarak yapılması önemlidir. Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği nin 9. Maddesi 2. bendi Kaydını yaptıran her öğrenci için, ilgili dekanlık/bölüm başkanlığı tarafından bir akademik danışman görevlendirilir. İhtiyaç duyulması halinde danışmanlar arasında koordinasyonu sağlamak amacıyla bir başdanışman/koordinatör de görevlendirilebilir. Akademik danışman, danışmanı olduğu öğrencileri izler, yol gösterir, derse yazılma işlemlerini Üniversite Yönetim Kurulunun belirleyeceği esaslar çerçevesinde denetler ve öğrencinin sosyal ve kültürel durum ve faaliyetlerinin başarısını olumsuz etkilememesi için gerekli yönlendirmeleri yapar. Dekan/Bölüm Başkanı, gerektiğinde öğretim elemanlarından danışmanı olduğu öğrencilerle ilgili faaliyetler ve öğrencilerin başarı durumu hakkında rapor isteyebilir. Danışmanlığın etkin bir şekilde yürütülebilmesi için, her birim kendi belirleyeceği esaslara göre öğrenci izleme dosyası tutar. hükmündedir. Danışman Ders Onay İşlemleri Kılavuzu 1-Akademik Takvime Göre Derse Kayıt/Kayıt Yenileme Uygulamaları 2-Derse Kayıt/Kayıt Yenileme İşlemleri Uygulamaları 3-Öğrenci Otomasyonundan Danışman Ders Onay İşlemleri 1-AKADEMİK TAKVİME GÖRE DERSE KAYIT/KAYIT YENİLEME UYGULAMALARI 1-Ders Kayıt/Kayıt Yenileme Haftası ; öğrencinin otomasyon sisteminden kayıtlanmak istediği dersleri seçerek danışman onayına gönderdiği, danışmanlarında onaylarına gönderilen dersleri onaylama veya reddetme tercihlerini kullandığı dönemdir. 2-Yarıyıl Harç Ödeme Haftası ; Öğrencilerin ilgili dönem için katkı payı veya öğrenim ücretlerinin ödendiği dönemdir. 3-Ders ekleme-çıkarma; Eksik/hatalı ders kayıtlarının düzeltilmesi, seçmeli derse kaydolan öğrenci sayısının yetersiz olması veya dersin açılmaması durumunda Akademik takvimde belirtilen sürede danışman onayı ile bir dersi bırakıp, diğer dersi seçtiği dönemdir. 4-Mazeret durumunda kayıt yenileme; Kayıt yenileme süresi içerisinde hastalık, doğum, doğal afetler, tutukluluk, mahkumiyet ve askerlik gibi önceden öngörülemeyen mazereti nedeniyle öğrenim ücreti/katkı payını yatırmayan ve ders seçimi yapamayan öğrenciler, akademik takvimde belirtilen sürede (derslerin başlama tarihinden itibaren 10 iş günü içerisinde ) ilgili birime yazılı olarak başvuruda bulunurlar. Mazereti uygun görülen öğrencilerin ilgili yönetim kurulu kararı yapılan ders kayıtlanmasıdır.
2 2-DERSE KAYIT/KAYIT YENİLEME İŞLEMLERİ UYGULAMALARI 1-Derse Kayıt/Kayıt Yenileme işlemleri esnasında, öğrencilerin öncelikle varsa alt sınıflardan başarısız oldukları ve alt sınıflardan sorumlu olup hiç almadıkları dersler ile bulunduğu döneme ait zorunlu ve seçmeli dersler seçilir. 2- Derse Kayıt/Kayıt Yenileme işlemleri esnasında, ders seçiminde transkriptlerde dönem ortalaması (YANO) dikkate alınır. Bu nedenle öğrencilerin detaylı transkriptin incelenmesi gerekir. Mezuniyet transkripti alınmamış derslerin tespiti açısından incelenir. Alınmamış dersler mezuniyet transkriptinde A.D. olarak görünür. 3-Bir öğrencinin bir dönemde alabileceği ders yükü 40 aşamaz. Ancak; * Azami öğrenim sürelerinin son yılında bulunanlar (önlisans programlarına kayıtlı öğrenciler için 4. Yılında, lisans programlarına kayıtlı öğrenciler için 7. Yılında bulunanlar) devam şartını sağladıkları dersler için 40 saat şartı aranmaz. Örnek : Öğrenci önlisans programına kayıtlı ve 4. Yıl/7. Yarıyılını okumaktadır. 45 saatlik devam etmesi gereken dersi ve 15 saatte devam şartını sağladığı başarısız dersi bulunmaktadır. Azami öğrenim süresinin son yılında bulunmasından dolayı 40 saat devam alma hakkı bulunmaktadır. Bu durumda devam alması gereken 45 saatlik derslerden 40 saate kadar derse kayıt yapabilecektir. 5 saatlik dersi bırakacaktır. Ancak 15 saatlik devam şartını sağladığı başarısız derslerin hepsine kayıt yapabilecektir. Bu öğrencinin belirtilen dönemde alabileceği ders saati 40 saat (devam alması gereken) + 15 saat (devam aldığı) olmak üzere toplam 55 saat olacaktır. ** Tüm dersleri aldığında o yarıyılın sonunda mezun olabilecek durumda olan öğrencilerin devam şartını sağladıkları dersler için kırk saat şartı aranmaz. Örnek : Öğrenci önlisans programına kayıtlı ve 2. Yıl/4. Yarıyılını okumaktadır. 2. Yıl 3. Yarıyıldan da 1 (bir) başarısız dersi bulunmaktadır. 4. Yarıyılda ise 45 saatlik devam etmesi gereken dersi ve 10 saatte devam şartını sağladığı başarısız dersi bulunmaktadır. Öğrenci son döneminde vede 3. Yarıyıldan tek dersi kalmasından dolayı mezuniyet aşamasında bulunmaktadır. Öğrenci ; 4. Yarıyılda 40 saat devam alma hakkı bulunmasından dolayı devam alması gereken 45 saatlik derslerin 40 saate ve devam şartını sağlamış olduğu 10 saatlik başarısız derslerine kayıt yapma hakkı bulunmaktadır. Bu öğrencinin belirtilen dönemde alabileceği ders saati 40 saat (devam alması gereken) + 10 saat (devam aldığı) olmak üzere toplam 50 saat olacaktır. Kalan 5 saatlik ders ise daha sonraki dönemlerde alınacaktır. Bir dönemde 40 saatten fazla derse kayıt yapacak öğrenciler, 40 saate kadar sistem üzerinden 40 saatten fazlası için ders ekleme-çıkarma formunu derse kayıt haftası içinde ilgili akademik birime teslim etmek zorundadırlar.
3 4- Harfli başarı notu DC olan derslerin seçiminde; eğer dönem ortalaması (YANO) 2.00 ve üstü ise bu dersten başarılıdır. Öğrencinin bu dersi tekrar almasına gerek yoktur ancak not yükseltmek amacı ile tekrar alabilir. Eğer dönem ortalaması (YANO) 2.00 nin altında ise dersten başarısızdır ve dersi tekrar almak zorundadır. 5-Lisans öğrencisi, bulunduğu döneme kadar tüm derslerini almış-başarmış olmak ve 3.00 veya üzerinde genel not ortalamasına sahip olmak şartıyla bir üst sınıfın derslerine kayıt olabilir. Ancak üstten alınacak derslerin kredi tutarı, bulunulan yarıyılın kredi miktarının 1/3'ünü aşamaz. 6- Derslere kontenjan uygulaması; Gruplandırılmış zorunlu ve seçmeli derslere kontenjan tanımlanmaktadır. Derslere kontenjan ilgili birim tarafından belirlenmekte olup, sisteme kontenjan tanımlama anabilim/bölüm başkanı tarafından yapılmaktadır. Ders kaydı, danışman tarafından kaydın onaylanması ile kesinleşir. Danışman onayı olmayan kayıtlar geçersizdir. 3-ÖĞRENCİ OTOMASYONUNDAN DANIŞMAN DERE ONAY İŞLEMLERİ Sisteme Giriş Üniversitemiz web sitesinde yer alan Öğrenci-Öğrenci Bilgi Sistemi linkinden otomasyon sistemine ulaşılabilir.sisteme kullanıcı adı ve şifre yazılarak giriş yapılır. Sisteme giriş ve şifre oluşturmada sorun yaşıyorsanız ŞİFRE OLUŞTURMA kılavuzunu inceleyiniz. Sisteme giriş ekran görüntüsü 1 Sisteme giriş ekran görüntüsü 2
4 Öğrenci Otomasyon Öğretim Üyesi sayfası ekran görüntüsü Kayıt Yenileme (Ders Seçme) İşlemleri Öğrencilerin kayıt yenileme işlemlerinin, danışmalar tarafından kontrolünün ve Kaydı Kesinleştirme işleminin yapıldığı uygulamadır. Danışman Atama İşlemleri Öğrenci İşleri tarafından önceden yapılmış olmalıdır. Danışmanların bu ekranlarında, danışmanı oldukları öğrencilerin listeleri Birim bazında oluşturulmuştur. Birim bazındaki listeler, öğrencilerin Kayıt Durumu kriterine göre ayrı listelerde elde edilebilir.
5 DANIŞMANLIK İŞLEMLERİ Kayıt Yenileme (Ders Seçme) İşlemleri Her birimdeki öğrenci sayıları, öğrencilerin Kayıt Durumlarına göre ayrı ayrı görülebilir. Seçim Yapmayanlar : Öğrenci sisteme hiç girmemiştir. Taslak Aşamasında: Öğrenci derslerini seçmiş fakat danışman onayına göndermemiştir. Danışman İnceleme: Öğrenci derslerini seçmiş Danışmana Göndermiş Danışman onay için bekleniyor. Danışman Onay: Dersler danışman tarafından incelenmiş fakat onay verilmemiştir. Kaydı Tamamlanmış : Kayıt işlememi tamamlanmıştır. Öğrenci İşleri Tarafından Kayıtlanmış : Öğrenci İşleri tarından kayıt işlemi tamamlanmıştır. Danışmanı bulunulan öğrenciler birim sekmesinden Listelenir. Listede öğrencilerin kayıtlanma şekilleri ve derse kayıt durumu taslak, danışman inceleme vb. bilgileri yer alır. Öğrenci tarafından ders seçimleri danışman onayına gönderildikten sonra ders kayıt durumu "Danışman İncelemeye" döner. Bu süreçte öğrencinin danışman ile iletişimde olup ders kaydı onayını tamamlatmak önemlidir.
6 KAYIT YENİLEME (DERS SEÇME) İŞLEMLERİ Birim ekmesinden danışmanı bulunulan öğrenciler listelenir. Öğrenci listesi. Öğrencinin ders seçim onay işlemlerini yapmak için Anadal butonu kullanılır. Öğrencinin başarı Durumunu incelemede Detaylı Transkript seçilmeli ve görüntüleme için «Transkript» tıklanmalıdır. Danışman işlem yapmak için öncelikle kayıt durumunu kontrol etmeli ve taslak aşamasında olan ders seçme işleminin Danışman Onay a gönderilmesi gerekmektedir. Bu işlem öğrenci adına danışman tarafından da yapılabilmektedir. «Yazdır» Butonu Danışman Tarafından Kaydı Tamamlanan Öğrencinin Kayıtlandığı Dersleri Rapor halinde almak için kullanılır. Kayıt sonrası Öğrenci ve Danışmanca imzalanır.
7 DERS ONAY İŞLEMLERİ Kayıt Yenileme (Ders Seçme) İşlemleri Danışmanların kayıtlanma işlemlerini yapabilmeleri için Derse Kayıt Durumunun Danışman İnceleme ve Danışman onay a çevrilmiş olması gerekir. Önce öğrenci listesinden söz konusu öğrenci seçilir. Her öğrenci için işlemler tek tek yapılır. Listeden öğrenci seçildiğinde; öğrencinin seçtiği dersler ekranda görüntülenir. Danışmanlar, öğrencinin seçtiği derse Onayla/Reddet işlemini, öğrenci ise seçtiği dersi Bırakma işlemini gerçekleştirebilirler. Öğrenci tarafından gerçekleştirilebilen ders bırakma işlemini danışmanları da yapabilirler. Öğrenci listesi ile danışmanı olduğu Mesaj gönder butonu ile öğrenci listesi ekranına geri dönülebilir. öğrenciye mesaj gönderilebilir. Öğrencinin ders seçiminde transkript-detaylı transkript incelenmelidir. Ders seçim işlemlerinde Yarıyıl dönem ortalaması (YANO) baz alınmaktadır. Danışman tarafından derse onay işlemlerinin yapılması için kayıtlanma aşamasının Danışman İnceleme olması gerekmektedir. Danışman ; Öğrenci ders seçimini yapıp taslak aşamasında veya öğrenci adına ders seçimini yapıp danışman onayına gönderimi yapabilir. Öğrencinin ders onay işlemleri yapıldıktan sonra KESİN KAYIT seçiminde transkript-detaylı transkript incelenmelidir. Ders seçim işlemlerinde Yarıyıl dönem ortalaması (YANO) baz alınmaktadır. Danışman onaylama/reddetme: Danışman öğrenci tarafından eklenen ve onayına gönderilen dersleri ilgili mevzuat, öğrenci müfredatı, ders programı ve başarı durumu bakımından inceler ve onaylar/ reddeder. Danışman Reddet: Danışman tarafından eklenme onayı reddedilmiş dersin karşısında "Ekleme Reddedildi" diye yazar ve "sil" butonu aktif hale gelir. Kayıtlanma aşaması "Taslak"a dönüşür. Öğrenci veya Danışman bu dersi siler, yerine eklenecek ders var ise o dersi ekler ve tüm derslerini yeniden "Danışman Onayına Gönder" butonuyla danışman onayına gönderir.
8 DANIŞMAN TARAFINDAN DERS EKLEME Danışman öğrenci tarafından eklenen ve onayına gönderilen dersleri ilgili mevzuat, öğrenci müfredatı, ders programı ve başarı durumu bakımından inceler ve onaylar/ reddeder. Danışman öğrenciye ders ekleme işlemimi AÇILAN DERSLER sekmesinden yapar. Ders seçimi yapıldıktan sonra Seçilenleri ekle butonu ile seçilen dersler sekmesine geçilir. Seçilen dersler danışman onayına gönderildikten sonra danışman onay ve kesin kayıt işlemleri yapılır. Açılan dersler ekran görüntüsü-1 Dersi veren öğretim elemanı ve ders grup seçim listesi Seçmeli ders grubu içinden alınması gereken ders sayısını belirtir. Seçmeli derslerin bulunduğu gruptur. (+) tıklandığında grup içerisinde bulunan dersler ekrana listelenir. (öğrenci bu gruptan daha önce ders başardıysa veya muaf edildiyse başarılı veya muaf olduğu ders sayısı eksiltilmiş olarak sayı yansır) Seçmeli ders açılmadıysa ve değiştirilecekse buradan daha önce alıp başarısız olunan ders kodu seçilir ve yeni kayıtlanacak derse bağlantı yapılmış olur. Örnek : Seçmeli ders grubundan 3 ders alınması gerekmektedir. Daha önce ADL216, ADL218 derslerini alıp başarısız olan öğrenci ders seçiminde başarısız olduğu derslerin yerine aynı dersleri seçebildiği gibi başka dersleri de seçebilir. Ders seçiminde ADL216 dersi için tekrar durumunu R-ADL216, ADL218 dersi için tekrar durumunu R-ADL218, ADL220 dersi için tekrar içinden seçerek tekrar durumunu yeni ders olarak belirlemelidir.
9 DANIŞMAN DERS ONAY İŞLEMLERİ Onay işlemleri ekran görüntüsü-1 Onay işlemleri ekran görüntüsü-2 Öğrencinin ders seçim işleminden sonra onayla butonu ile derslere onay verilir. Danışman tarafından eklenmesi onaylanmış dersin karşısında "Ekleme Onaylandı" diye yazar. Ders onay işlemi TOPLU ONAY butonu ile toplu olarakta yapılabilir. Kayıtlanma aşaması "Danışman Onay"a dönüşür. Kesin kayıt yapılmadan önce öğrencinin almadığı/eksik derslerin tespiti açısından Açılan Dersler sekmesi kontrol edilmelidir. Eğer almadığı (40 saat sorunu yoksa) ders varsa danışman dersi ekleyebilir. Danışman onay aşamasında bırak butonu yardımı ile onay verilen ders bırakılabilir. Ders bırakma işlemi sırası ile bırak-onayla-sil butonları ile yapılır. Bu aşamada ders yeni ders eklendiğinde yeniden danışman onayına gönderilmesi gerekmektedir. Öğrenci ders durumlarının taslakta kalmaması önemlidir. Bu doğrultuda dersin karşısında yer alan açıklama sütunundan ders kayıt durumu kayıt yenileme işlemleri sürecince takip edilmelidir.
10 Onay işlemleri ekran görüntüsü-3 Ders onay işlemi tamamlandıktan sonra Danışman tarafından onaylanan derslerinin kaydının KESİN KAYIT butonu ile danışman tarafından kesinleştirilmesi gerekmektedir. Öğrencinin kaydı kesinleştikten sonra ders eklenip, çıkarılamaz. Onay işlemleri ekran görüntüsü-4 Kesin kayıt işlemini gerçekleştirmiş öğrencinin sistemden yazdır butonu ile ders kaydının kesinleştiğine dair çıktı almaları ve danışmanlarına onaylatmaları önemlidir. Herhangi bir ders kayıt sorununda bu çıktıyı ibraz edemedikleri takdirde sistemdeki kayıtlar dikkate alıncaktır. Kesin kayıt işleminden sonra kayıtlanma aşaması KAYIT TAMAMLANDI durumuna gelir. Kesin kayıtın iptali Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından derse kayıt haftasında mümkün olmaktadır. ÖİDB tarafından kesin kaydı iptal edilen öğrenci için ders seçim işlemi öğrenci/danışman tarafından derse kayıt işlemi yeniden tekrarlanır.
11 İLETİŞİM ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI Santral e-posta Web adresi ÖNLİSANS ÖĞRENCİ İŞLERİ- Dahili no LİSANS ÖĞRENCİ İŞLERİ- Dahili no LİSANSÜSTÜ ÖĞRENCİ İŞLERİ-Dahili no Teknik Bilimler MYO Sosyal Bilimler MYO 4227 Adalet MYO Ardeşen MYO Fındıklı MYO Pazar MYO Sağlık Hizmetleri MYO 4222 Tıp Fakültesi Eğitim Fakültesi İktisadi ve İdari Bil. Fak. Güneysu Fizik Tedavi ve Rehabilitasyon Y.O. Turgut Kıran Denizcilik Y.O. Diş Hekimliği Fakültesi İlahiyat Fakültesi Fen Edebiyat Fakültesi Mühendislik Fakültesi Su Ürünleri Fakültesi Güzel Sanat. Tsrm ve Mim.Fak. Ziraat ve Doğa Bil. Fak. Sağlık Yüksekokulu Beden Eğitimi ve Spor Y.O. Fındıklı Uyg. Bil.Y.O Fen Bilimleri Enstitüsü Sağlık Bilimleri Enstitüsü 4229 Sosyal Bilimler Enstitüsü 4297 HARÇ İŞLEMLERİ