BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 - (1) Bu Yönetmeliğin amacı, yurtiçinde eğitim veren yükseköğretim kurumları ile yurtdışında eğitim veren yükseköğretim kurumları arasında öğrenci ve öğretim elemanı değişim programının işleyişine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Kapsam MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik, yurtiçi yükseköğretim kurumları ile yurtdışı yükseköğretim kurumları arasında öğrenci ve öğretim elemanı değişimine ilişkin usul ve esasları kapsar. Dayanak MADDE 3 - (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 7 nci, 10 uncu ve 65 inci maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar ve kısaltmalar MADDE 4 - (1) Bu Yönetmelikte geçen; a) AKTS: Avrupa Kredi Transfer Sistemini, b) Katılım belgesi: Eğitim-öğretim faaliyetinin gerçekleştirildiği yükseköğretim kurumu tarafından hazırlanarak öğrencinin öğrenime başlangıç ve bitiş süresini gösteren imzalı ve mühürlü bir belgeyi, c) Mevlana Değişim Programı: Yurtiçinde eğitim veren yükseköğretim kurumları ile yurtdışında eğitim veren yükseköğretim kurumları arasında protokol kapsamında yapılan öğrenci ve öğretim elemanı değişim programını, ç) Mevlana Değişim Programı kurum koordinasyon ofisi: Yükseköğretim kurumlarında Mevlana Değişim Programına ilişkin işlemleri yürütmekle görevli birimi, d) Mevlana Değişim Programı kurum koordinatörü: Mevlana Değişim Programı kurum koordinasyon ofisinin faaliyetlerinin yükseköğretim kurumu adına yürütülmesinden sorumlu, yükseköğretim kurumlarının en yüksek kurum amiri veya yardımcısına doğrudan bağlı personeli, e) Mevlana Değişim Programı öğrencisi: Mevlana Değişim Programına katılan öğrenciyi, f) Mevlana Değişim Programı Öğrencisi Beyannamesi: Öğrencinin Mevlana Değişim Programı süresince sahip olduğu hak ve yükümlülüklerinin yazılı olduğu bir belgeyi, g) Mevlana Değişim Programı öğretim elemanı: Mevlana Değişim Programı kapsamında gerçekleştirilen faaliyetlere katılan öğretim elemanlarını, ğ) Mevlana Değişim Programı Yükümlülük Sözleşmesi: Değişimi gerçekleştiren yükseköğretim kurumu ile öğrenci arasında imzalanan ve değişimin süresi, burs miktarı ve diğer ödemelere ilişkin bilgiler ile öğrencinin yükümlülüklerini yerine getirmemesi durumunda sorumlulukları ve benzer hususları ihtiva eden sözleşmeyi, h) Öğrenci nihaî raporu: Öğrencinin değişim programı tamamlandığında, değişim faaliyetine ilişkin özet bilgileri ve kişisel değerlendirmelerini içeren belgeyi, ı) YÖK: Yükseköğretim Kurulunu, i) Yurtdışı yükseköğretim kurumları: Yurtdışında, ikili veya çok taraflı uluslararası anlaşmalar yoluyla kurulan ve/veya bulundukları ülkenin yükseköğretim mevzuatına tabi olarak eğitim ve öğretim veren üniversite, akademi, yüksekokul, yüksek teknoloji enstitüsü ve benzeri yükseköğretim kurumlarını, j) Yurtiçi yükseköğretim kurumları: 2547 sayılı Kanuna tabi olarak eğitim ve öğretim veren üniversiteler ve yüksek teknoloji enstitüleri ile vakıf meslek yüksekokullarını, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Ortak Protokol ve Belgeler Ortak protokol MADDE 5 - (1) Mevlana Değişim Programı, yurtiçi yükseköğretim kurumu ile yurtdışı yükseköğretim kurumu arasında imzalanan Mevlana Değişim Programı Protokolü ile gerçekleştirilebilir. Yurtiçi yükseköğretim kurumları, yurtdışında eğitim veren ve Yükseköğretim Kurulu tarafından diploma denklikleri tanınan yükseköğretim kurumları ile Mevlana Değişim Programı Protokolü imzalayabilir. (2) Mevlana Değişim Programı Protokolü, taraflar arasında Mevlana Değişim Programı kapsamında ortak faaliyetler ve programlar gerçekleştirme konusunda işbirliği yapma imkânı sağlar. YÖK Yürütme Kurulu, değişim protokolünün gereğini yerine getirmeyen yükseköğretim kurumlarının bu program kapsamından çıkarılmasına karar verebilir. YÖK Yürütme Kurulu, Mevlana Değişim Programı protokollerinin ülkeler, bölgeler ve yükseköğretim kurumları arasında dengeli ve etkin dağılımının sağlanması ve uygulanması için gerekli tedbirleri alır. Faaliyet geçerlilik dönemi MADDE 6 - (1) Faaliyetin geçerlilik süresi, değişime katılan yükseköğretim kurumlarının bir eğitim-öğretim yılı için belirledikleri akademik takvim esas alınarak, YÖK Yürütme Kurulu tarafından belirlenir. Yurtiçi yükseköğretim kurumları, her eğitim-öğretim yılı için Mevlana Değişim Programı kapsamında planlanan değişimlere ilişkin kaynak talebinde bulunur. Yükseköğretim kurumları kendilerine tahsis edilen tutarları, ilgili eğitim-öğretim yılı içinde kullanırlar. Kullanılmayan tutarlar bir sonraki eğitim-öğretim yılı için talep edilen kaynak tutarı dikkate alınarak YÖK Yürütme Kurulu kararı ile mahsuplaştırılır ya da gerekli hallerde iadesi talep edilir. Belgeler ve dili MADDE 7 - (1) Mevlana Değişim Programına ilişkin mevzuat, bilgi, belge ve dokümanlar Türkçe ve İngilizce olmak üzere en az iki dilde hazırlanır. Metinler arasında bir anlaşmazlık çıkması durumunda Türkçe nüsha esas alınır. (2) Mevlana Değişim Programına esas belgelerin birer nüshası yükseköğretim kurumlarınca saklanır. (3) Belgelerin örnekleri YÖK tarafından hazırlanır ve YÖK ile değişime katılan yükseköğretim kurumlarının internet sayfasında yayımlanır. Yükseköğretim kurumları bu belgelere, faaliyetlere ilişkin istenen bilgilerle kendi kurumlarına ait bilgi ve logoları ekleyebilirler. Yurtdışı işlemler MADDE 8 - (1) Protokollerde imzası bulunan yurtiçi yükseköğretim kurumları değişimin gerçekleştirilmesi ile ilgili tüm işlemlerin imzacı yurtdışı yükseköğretim kurumlarınca yerine getirilmesi konusunda gerekli tedbirleri almakla yükümlüdür. Mevlana Değişim Programını imzalayarak bu programa katılan yurtdışı yükseköğretim kurumları, değişimin işleyişi konusunda bu Yönetmelik hükümlerine tabi olduklarını protokollerde kabul ederler. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Mevlana Değişim Programı Öğrenci Değişimi Öğrenci değişimi esasları MADDE 9 - (1) Mevlana Değişim Programı kapsamında öğrenci değişimine yükseköğretim kurumlarında örgün eğitim programlarına kayıtlı öğrenciler katılabilir. Değişim, yükseköğretim kurumunda kayıtlı öğrencinin öğreniminin bir bölümünü Mevlana Değişim Programı Protokolüne taraf eğitim veren başka bir yükseköğretim kurumunda sürdürmesini içerir. Öğrenci değişimi süresi en az bir, en fazla iki yarıyılı kapsar. Yarıyıl hesabı, eğitim sistemi dikkate alınarak değiştirilebilir. Ancak değişimin toplam süresi bir eğitim-öğretim yılını aşamaz. (2) Mevlana Değişim Programından; açık, dışarıdan, yaygın veya uzaktan eğitim-öğretime kayıtlı olan öğrenciler faydalanamazlar. (3) Ön lisans ve lisans programlarının hazırlık ve birinci sınıfında okuyan öğrenciler ile hazırlık ve bilimsel hazırlık dönemlerinde bulunan yüksek lisans ve doktora öğrencileri, esas eğitime başladıkları ilk yarıyıl için bu programdan faydalanamazlar. Öğrenci değişim ilanları MADDE 10 - (1) Yükseköğretim kurumları, yapmış oldukları Mevlana Değişim Programı Protokollerini kendi internet sayfalarında ilan eder ve bu protokollerle belirlenmiş kontenjan dâhilinde başvuru çağrısı yapar. İmzacı yurtiçi yükseköğretim kurumları, protokol yaptıkları yurtdışı yükseköğretim kurumlarınca da aynı işlemlerin usulüne uygun bir biçimde yapılmasını takip eder. Bu ilanlarda Mevlana Değişim Programı ile programa başvuru koşulları ve başvuru süreci hakkında bilgilere yer verilir. Başvuru koşulları ve ilan tarihlerinin belirlenmesi ve değiştirilmesi konusunda YÖK Yürütme Kurulu yetkilidir. Mevlana değişim programı öğrencisi olma şartları MADDE 11 - (1) Mevlana Değişim Programı öğrencisi olabilmek için aranacak asgarî şartlar şunlardır: a) Öğrencinin, örgün eğitim verilen yükseköğretim programlarında kayıtlı ön lisans, lisans, yüksek lisans ve doktora öğrencisi olması, b) Ön lisans ve lisans öğrencilerinin genel akademik not ortalamasının dört üzerinden en az iki buçuk olması, c) Yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin genel akademik not ortalamasının dört üzerinden en az üç olması. (2) Not sistemi yüz üzerinden hesaplanan notların dörtlük sistemdeki karşılıklarında, bu konuya ilişkin YÖK kararları esas alınır. (3) YÖK Yürütme Kurulu, öğrenci değişiminin etkin ve verimli bir şekilde gerçekleşmesi için gerekli tedbirleri almaya ve birinci fıkrada belirtilen şartların dışında ilave şartlar belirlemeye yetkilidir. Başvuruların değerlendirilmesi ve öğrenci seçimi MADDE 12 - (1) Yükseköğretim kurumu, YÖK Yürütme Kurulu tarafından kendisine tahsis edilen kaynak miktarını dikkate alarak, gerçekleştirmiş olduğu ikili protokoller kapsamında yurtdışına gidecek veya yurtdışından gelecek öğrenci sayısını ve dağılımını belirler. Yükseköğretim kurumları, Mevlana Değişim Programı Protokolü imzalamadan, Mevlana Değişim Programına katılmak üzere öğrenci seçemezler. (2) Değerlendirmede başvuru şartlarına sahip, başvuruda bulunan öğrencilerin not ortalamasının % 50'si ile Mevlana Değişim Programı öğrencisi olunacak yükseköğretim kurumunun eğitim-öğretiminde kullanılan ilgili dil seviyesini gösteren dil puanlarının % 50'sinin toplamı dikkate alınarak öğrencilerin ağırlıklı not ortalaması hesaplanır ve sıralama yapılarak seçim gerçekleştirilir. (3) Mevlana Değişim Programına başvuran öğrencilerden değişim protokolünü imzalayan yükseköğretim kurumları tarafından, öğrencilerin seçiminde esas olacak, ortaklaşa belirlenen bir dil sınav sonuç belgesi istenir. (4) Değerlendirme sonuçları imzacı yükseköğretim kurumlarının internet sayfasında yayımlanır. (5) Yurtdışından gelecek öğrencilerin başvurularının değerlendirilmesinde ve öğrenci seçiminde de bu madde hükümleri uygulanır. Ancak yurtdışından gelecek öğrencilerin başvurularının değerlendirilmesi ve öğrenci seçimi imzacı yurtiçi yükseköğretim kurumunun bilgisi dâhilinde gerçekleştirilir. (6) Bu program kapsamında öğrenci değişiminin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi için başvuruların ve öğrenci seçiminin kapsamı, süresi ve şartları gibi hususlar YÖK Yürütme Kurulu tarafından gerektiğinde yeniden düzenlenebilir. Öğrenim protokolü MADDE 13 - (1) Öğrenim protokolü, değişimi gerçekleştiren yükseköğretim kurumları arasında imzalanan ve değişim dönemi başlamadan önce tanımlanmış ders programı ve bu derslere ilişkin kredileri içeren protokoldür. Bu protokolde ilgili öğrencinin gidilen yükseköğretim kurumunda alacağı dersler ve kredileri ile bu derslerin hangi derslerin yerine alınacağı ve kredileri açıkça belirtilir. Öğrenci dersleri uygun bulduğunu ve takip edeceğini imza ile beyan eder. Gönderen yükseköğretim kurumu da bu protokolle alınan derslerin kabul edildiğini taahhüt eder. Derslerin denklikleri ilgili akademik birimin yönetim kurulu tarafından onaylanır. Bu protokolle kabul edilen öğrenim programı, öğrencinin hâlihazırda öğrenim gördüğü programın amacına yönelik olmalıdır. (2) Öğrenim protokolü, öğrenci ve imzacı yükseköğretim kurumu yetkililerince değişimden önce hazırlanarak kayıt altına alınır. Öğrenim Protokolü, üç nüsha halinde düzenlenir ve öğrenci dâhil tarafların her birinde birer nüsha saklanır. Öğrenim Protokolü, ilgili bölüm başkanları ile Mevlana Değişim Programı Protokolü yapan yükseköğretim kurumlarının üst yöneticileri veya yetkili kılınmış ilgililer tarafından da imzalanır. Öğrenim protokolünde çeşitli nedenlerle yapılacak olan değişikliklerin ise öğrencinin gittiği yükseköğretim kurumunda akademik dönemin başlamasını takiben en geç 30 gün içinde yapılmış olması ve bu belgenin öğrenci ile imzacı yükseköğretim kurumu yetkilileri tarafından onaylanması gerekir. Bu süre hiçbir şekilde gidilen öğretim kurumundaki Mevlana Değişim Programı öğrencisinin de katılmak zorunda olduğu sınav tarihlerinden sonra olamaz. Öğrenim protokolünde ortaya çıkan bir nedenden dolayı değişimi tam olarak gerçekleştiremeyen öğrencilerin Mevlana Değişim Programı bursları kesilir, yapılan ödemeler geri tahsil edilir. (3) Mevlana Değişim Programı öğrencisi, öğrenim protokolünde belirtilen ve başarılı olduğu bir dersten tekrar sınava giremez veya yeniden bu dersi alamaz. Derslerin denkleştirilmesi MADDE 14 - (1) Mevlana Değişim Programı öğrencilerinin, ortak bir kredi sistemi çerçevesinde belirlenen kredilere dayalı ders yükleri, kayıtlı oldukları yükseköğretim kurumlarında aynı yarıyılda almaları gereken ders yükünden daha az olamaz. Değişimde ders sayısı değil, derslerin kredileri dikkate alınır. Yükseköğretim kurumları imzaladıkları protokolde karşılıklı olarak mutabık kaldıklarını beyan etme şartıyla, ortak bir kredilendirme sisteminde anlaşabilecekleri gibi, AKTS kredilendirme sistemini de değişimde esas alabilirler. Ancak öğrenim protokollerinde, öğrencilerin aldıkları derslerin ulusal kredilendirme karşılıkları da açıkça gösterilir. (2) İmzacı yükseköğretim kurumları, öğrencilerin kendi kurumlarında aldıkları veya alacakları dersler nedeniyle ortaya çıkabilecek ders tekrarlarının önlenmesi, değişim döneminde kendi kurumlarında alacakları derslerle gidecekleri yükseköğretim kurumunda alacakları derslerin eşleştirilmesi konuları ile öğrencilerin değişim süresince kredi, ders, dönem veya yıl kaybına uğramaması için gerekli tedbirleri alır. Bu amaçla kredilerin tamamlanmasında ders tekrarlarının önlenmesi amacıyla, gidilen yükseköğretim kurumunun alt ve üst sınıflarından da dersler seçilebilir. (3) Öğrenim Protokolünde derslerin kredileri ile derslerin hangi derslere denk sayılacağı eğitim-öğretim dönemi başlamadan önce açık olarak belirlenir. (4) Öğrencilerin başarılı oldukları derslerin notlarının denkleştirilmesinde Mevlana Değişim Programı öğrencisi olarak öğrenim gördükleri yükseköğretim kurumunda uygulanan ders geçme notu esas alınır. Ders geçme notu farklı olan kurumlara gitmek isteyen öğrenciler, konu hakkında değişim dönemi başlamadan önce bilgilendirilir. Öğrenim protokolünü imzalayan öğrencilerin konuyla ilgili bilgilendirildikleri varsayılır. (5) Denklikler ilgili akademik birimin yönetim kurulu tarafından onaylanır. Mevlana Değişim Programından yararlanan öğrencilerin başarılı oldukları dersler ve kredileri, kayıtlı oldukları yükseköğretim kurumlarının ders ve not çizelgelerinde yazılı olarak belirtilir. Ders tekrarı, şartlı geçme, bütünleme sınavı MADDE 15 - (1) Öğrenciler, Mevlana Değişim Programı öğrencisi olarak gittikleri yükseköğretim kurumunda almaları gereken derslerden her ne sebeple olursa olsun başarısız olmaları durumunda, ilgili dersin tekrarını, öğrenci olarak kayıtlı oldukları yükseköğretim kurumunda yaparlar. Ders tekrarı, öğrencinin öğrenim protokolünde denkliği kabul edilen dersi tekrar etmesi suretiyle yapılır. Gidilen yükseköğretim kurumlarında ders tekrarı yapılamaz. Öğrenci, kendi yükseköğretim kurumuna döndükten sonra, öğrenim protokolünde denkliği kabul edilmemiş herhangi bir dersi, tekrar dersi olarak alamaz. (2) Şartlı geçme Mevlana Değişim Programı öğrencisi için geçerli değildir. Herhangi bir dersten kalan öğrenciler, varsa bütünleme sınavına ancak Mevlana Değişim Programı öğrencisi oldukları yükseköğretim kurumunda girebilirler. (3) Öğrenciler asıl kayıtlı olduğu kendi yükseköğretim kurumlarında, başarısız oldukları derslerden bütünleme sınavına katılamazlar. Bütünleme yerine yaz okulu uygulaması olan yükseköğretim kurumlarının yaz okullarına katılabilirler. Yükseköğretim kurumları, öğrenim protokolünde yer alan başarısız oldukları dersler için yaz okuluna katılan öğrencilerden, kendi öğrencilerinden talep ettikleri ödemeler dışında herhangi bir ödeme talep edemezler. Bu öğrenciler için Mevlana Değişim Programı kapsamında herhangi bir ödeme yapılamaz. (4) Öğrenciler tek ders sınavlarına asıl kayıtlı oldukları yükseköğretim kurumlarında girerler. (5) Bitirme tezi veya benzeri uygulamalara tabi yükseköğretim kurumlarının öğrencileri bu tür çalışmalarını kayıtlı oldukları yükseköğretim kurumlarına teslim ederler. Staj, laboratuar ve benzeri uygulamalar için asıl kayıtlı oldukları yükseköğretim kurumlarının kurallarına tabidirler. (6) Programın etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi için dersler, derslerin denklikleri, ders tekrarları, şartlı geçme ve benzeri hususlar YÖK Yürütme Kurulu tarafından yeniden düzenlenebilir. Akademik tanınırlık MADDE 16 - (1) Yükseköğretim kurumları, eğitim-öğretim faaliyetlerine tam tanınırlık sağlar. Öğrenim hareketliliği başlamadan önce tanımlanmış derslerle ilgili program, tüm taraflarca öğrenim protokolü imzalanması suretiyle yazılı olarak teyit edilir. Yükseköğretim kurumları değişim programı sonunda başarılı olunan tüm derslerin kredileri ile denkliklerini kabul etmek ve başarılı saymak zorundadır. Bu dersler diploma ekinde belirtilir. Öğrenci değişim belgeleri MADDE 17 - (1) Değişime başlamadan önce, öğrenci dosyasında bulunması gereken belgeler şunlardır: a) Öğrenci başvuru belgesi, b) Not çizelgesi, c) Dil düzeyini gösteren belge, ç) Öğrenci ile yükseköğretim kurumu arasında imzalanan sözleşme (Mevlana Değişim Programı Öğrencisi Yükümlülük Sözleşmesi). (2) Değişim sürecinin sonunda öğrenci, ilgili yükseköğretim kurumunda geçirdiği eğitim dönemine ilişkin not çizelgesi, katılım belgesi ve öğrenci nihai raporunu, en geç 15 gün içinde kendi yükseköğretim kurumuna teslim eder. Yurtdışı yükseköğretim kurumlarına teslim edilen nihai raporun bir nüshasını da, imzacı yurtiçi yükseköğretim kurumunun Mevlana Değişim Programı koordinasyon ofisine elden, posta veya e-mail yoluyla iletir. Yükseköğretim kurumu tarafından, öğrencilerin eksik veya hatalı evraklarının tamamlanması veya düzeltilmesi için 15 günden fazla olmamak üzere ek süre verilebilir. Süresi içinde belgeleri tam olarak teslim etmemesi halinde, öğrencinin işlemleri geçersiz sayılır ve kendisine yapılan ödemelerin iadesi istenir. Öğrenci kabul belgesi MADDE 18 - (1) Öğrenciyi kabul eden yükseköğretim kurumu, öğrenim protokolünün imzalanmasından sonra, bir nüshası ilgili öğrenciye diğer nüshası öğrencinin asıl kaydının bulunduğu yükseköğretim kurumuna verilmek üzere, ilgili öğrencinin Mevlana Değişim Programı öğrencisi olarak kabul edildiğini gösteren onaylı ve imzalı bir Öğrenci Kabul Belgesi hazırlar. Mevlana Değişim Programı öğrencisi olmaya hak kazanan tüm öğrencilere Mevlana Değişim Programı Öğrencisi Beyannamesi imza karşılığı teslim edilir. Öğrenci yükümlülüğü MADDE 19 - (1) Yükseköğretim kurumlarından kabul belgesi alan öğrenciler, Mevlana Değişim Programı öğrencisi yükümlülüklerini üstlenmiş sayılırlar. Kabul belgesi aldığı halde gidilecek yükseköğretim kurumunda mazeretsiz olarak öğrenime başlamadığı tespit edilen öğrencilerin Mevlana Değişim Programı kapsamında aldıkları bursları kesilir. Varsa yapılan ödemelerin iadesi talep edilir. Bu durumdaki öğrenciler hiçbir eğitim kademesinde bir daha burslu ya da burssuz Mevlana Değişim Programı öğrencisi olamazlar. Seçildiği halde değişim programına katılma hakkından feragat etmek isteyen öğrencilerin kayıtlı olduğu yükseköğretim kurumuna dilekçe ile feragat ettiğini bildirmeleri halinde de haklarında bu fıkra hükümleri uygulanır. (2) Öğrenci Kabul Belgesi almış Mevlana Değişim Programı öğrencileri kayıtlı oldukları yükseköğretim kurumunda süresi içerisinde kayıtlarını yenilemekle yükümlü oldukları gibi, kayıt yenileme döneminde gidecekleri yükseköğretim kurumlarına da kayıtlarını yaptırırlar. Gelen öğrencilerin kayıtları, yükseköğretim kurumunun Mevlana Değişim Programı kurum koordinasyon ofislerince, yurtdışına giden öğrencilerin kayıtları ise ilgili yurtdışı yükseköğretim kurumunun öngördüğü esas ve usullere göre yapılır. Gelen ve giden öğrencilere ilişkin belgeler ile sınav sonuçlarına ilişkin kayıtlar yurtiçi yükseköğretim kurumlarının Mevlana Değişim Programı kurum koordinasyon ofislerince tutulur. (3) Hastalık, kaza ve benzeri mazeret nedenlerine bağlı olarak değişimden faydalanamayan ve mazereti yükseköğretim kurumunca uygun görülen öğrenciler, mazeretleri sona erdikten sonra programdan faydalanabilirler. Bu öğrencilerin mazeret durumu, belgelendirilerek dosyasında saklanır. Disiplin suçları MADDE 20 - (1) Mevlana Değişim Programı öğrencileri, değişim süresince gidilen yükseköğretim kurumunun disiplin kurallarına uymak zorundadırlar. Öğrencilerin değişim süresi içinde disiplin kovuşturmasına neden olan eylem ve işlemleri ile ilgili soruşturma, gidilen yükseköğretim kurumu tarafından yürütülür. Öğrencinin kayıtlı olduğu kendi yükseköğretim kurumu soruşturmanın sonuçları hakkında bilgilendirilir. Soruşturma sonucunda ceza verilmesi ve bu cezanın gidilen yükseköğretim kurumunda kalınan süre içinde uygulama imkânının olmaması durumunda, ceza öğrencinin kayıtlı olduğu kendi yükseköğretim kurumu tarafından uygulanır. Özel burslu ya da burssuz öğrenci değişimi MADDE 21 - (1) Mevlana Değişim Programı öğrencisi değişimi için yükseköğretim kurumuna ayrılan kaynağın yetersiz kalması durumunda, programın diğer şartlarına uyulması kaydıyla öğrencinin kendi imkânı ya da özel burslar yoluyla değişimi gerçekleştirmesine imkân sağlanabilir. Özel burslu ya da burssuz Mevlana Değişim Programı öğrencileri için de bu Yönetmelik hükümleri geçerlidir. Öğrenim giderleri MADDE 22 - (1) Öğrenciler Mevlana Değişim Programı öğrencisi oldukları süre boyunca kendi yükseköğretim kurumlarına kayıtlarını yaptırarak ödemekle yükümlü oldukları katkı payı/öğrenim ücretini kendi kurumlarına ödemeye devam ederler. Değişime katılan öğrenciler kayıtlarını donduramazlar. Öğrenciler, değişim programı çerçevesinde gideceği yükseköğretim kurumuna ayrıca eğitim öğretim ücreti ödemezler. (2) Mevlana Değişim Programı öğrencileri, gidilen yükseköğretim kurumlarının kendi öğrencilerine uyguladıkları diğer mali yükümlülüklere tabi tutulabilirler. Bu husus Mevlana Değişim Programı Öğrencisi Yükümlülük Sözleşmesinde yer alır. Yükseköğretim kurumları kendi öğrencilerinden talep ettikleri mali ödemeler dışında, Mevlana Değişim Programı öğrencilerinden ek mali talepte bulunamazlar. Diğer burslar ve krediler MADDE 23 - (1) Mevlana Değişim Programına katılan öğrencilerin, öğrenim gördükleri süre içinde aldıkları diğer burslar ve krediler devam eder. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Öğretim Elemanı Hareketliliği Öğretim elemanı hareketliliği kapsamı ve süresi MADDE 24 - (1) Mevlana Değişim Programı Protokolü imzalayan yurtiçi ve yurtdışı yükseköğretim kurumlarında görev yapan tüm öğretim elemanları, öğretim elemanı hareketliliğine katılabilirler. Bu hareketlilik, bir yükseköğretim kurumunda görevli öğretim elemanın bir başka yükseköğretim kurumunda gerçekleştireceği eğitim- öğretim faaliyetlerini kapsar. (2) (Değişik:RG-4/8/2015-29435) Öğretim elemanı hareketliliği süresi, bir eğitim-öğretim yılı içinde bir defaya mahsus olmak üzere en az iki hafta, en çok üç ay olabilir. (3) Öğretim elemanlarının hareketlilik kapsamında yer alan akademik faaliyetleri haftalık olarak toplam altı saatten daha az olamaz. Öğretim elemanı tarafından gerçekleştirilen faaliyetlerin saat olarak hesaplanmasında dersler esas alınır. Ders saatlerinin haftalık olarak altı saati doldurmaması durumunda seminer, panel veya konferanslar gibi akademik faaliyetler de bu kapsamda değerlendirilir. Ders verme faaliyeti içermeyen öğretim elemanı hareketliliği planları, Mevlana Değişim Programı kapsamında değerlendirilemez ve değişim için kabul edilemez. (4) Öğretim elemanı hareketliliğinin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi için, hareketliliğin kapsamı, süresi ve şartları gerekli durumlarda YÖK Yürütme Kurulu tarafından yeniden düzenlenebilir. Öğretim elemanlarının belirlenmesi MADDE 25 - (1) İmzalanan tüm Mevlana Değişim Programı protokolleri ve kontenjanlar ilgili yükseköğretim kurumunun internet sayfasında ilan edilerek, bu faaliyete katılmak isteyen öğretim elemanları için başvuru çağrısı yapılır. İlanlarda başvuru süreci ve yapılacak ödemeler hakkında bilgi verilir. İlanlar, 15 günden az olmamak üzere internet sayfasında yayımlanır. Öğretim elemanı hareketliliği kapsamındaki tüm başvurular ilanda belirtilen son başvuru tarihine kadar alınır. Tüm başvurular, Mevlana Değişim Programı Protokolüne taraf yükseköğretim kurumları tarafından kayıt altına alınır ve birer nüshaları değişime taraf yurtiçi yükseköğretim kurumunun Mevlana Değişim Programı kurum koordinasyon ofisinde de saklanır. (2) Öğretim elemanı hareketliliğine ilişkin esas belge, programa katılan öğretim elemanı tarafından hazırlanan, Mevlana Öğretim Elemanı Hareketliliği Planıdır. Söz konusu Planda, öğretim elemanının yapacağı faaliyetler ayrıntılı bir şekilde belirtilir. Bu Plan, öğretim elemanının kendi kurumu ile gidilen kurumun ilgili akademik biriminin yönetim kurulları tarafından onaylanır. Öğretim Elemanı Hareketliliği Planı, uygulanmaya başlamadan en az 15 gün önce imzacı yurtiçi Mevlana Değişim Programı kurum koordinasyon ofislerine teslim edilir. Bu Planda, gidilen yükseköğretim kurumunun eğitim dili, öğretim elemanının hangi dilde ders vereceği ve bu dile ait bilgi düzeyi gibi özel durumlara öncelik verilir. Değişimde, daha önce öğretim elemanı değişim faaliyetlerinde yer almayan öğretim elemanlarından gelen başvurulara öncelik tanınır. (3) İmzacı yükseköğretim kurumları yapılan değerlendirme sonucunda değişime katılmaya hak kazanan öğretim elemanlarını kurum internet sayfalarında ilan ederler. (4) Mevlana Değişim Programına katılmaya hak kazanan ve mazeretsiz olarak değişime katılmayan öğretim elemanları üç yıl içerisinde bu programdan faydalanmak için bir daha başvuruda bulunamazlar. Öğretim elemanı hareketliliği belgeleri MADDE 26 - (1) Faaliyete katılan öğretim elemanları, faaliyet sonrası eğitim-öğretim programının süresini de belirtecek şekilde gidilen yükseköğretim kurumunca hazırlanan imzalı ve mühürlü Faaliyet Katılım Belgesi ile kendileri tarafından hazırlanan Öğretim Elemanı Hareketliliği Nihai Raporunu, faaliyetin tamamlanmasından sonra en geç 15 gün içinde ilgili yurtiçi yükseköğretim kurumlarının Mevlana Değişim Programı kurum koordinasyon ofisine elden, posta veya elektronik posta yoluyla teslim ederler. BEŞİNCİ BÖLÜM Mevlana Değişim Programının Organizasyonu Değişimin organizasyonu MADDE 27 - (1) Mevlana Değişim Programı faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler, imzacı yükseköğretim kurumları tarafından yürütülür. Programın yurtdışı işlemlerinin mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi konusunda yurtiçi yükseköğretim kurumlarının Mevlana Değişim Programı kurum koordinasyon ofisleri gerekli tedbirleri alır. (2) Yurtiçi yükseköğretim kurumları, üst yöneticisi veya yardımcılarına doğrudan bağlı bir Mevlana Değişim Programı kurum koordinasyon ofisi oluşturur ve bir koordinatör görevlendirirler. Yurtiçi yükseköğretim kurumları, ofislerin ve personelin etkin kullanımı ile faaliyetlerde eşgüdüm ve bütünlüğün sağlanması amacıyla, Mevlana Değişim Programının kurumsal faaliyetlerini başka ulusal ya da uluslararası değişim programlarına ait birimlerle işbirliği içinde yürütebilirler. Değişim talebi MADDE 28 - (1) Yurtiçi yükseköğretim kurumları değişime ilişkin taleplerini YÖK'e iletirler. Yurtiçi yükseköğretim kurumları, imzaladıkları Mevlana Değişim Programı protokollerinde yer alan programa katılabilecek gidecek ve gelecek öğrenci ve öğretim elemanlarının sayıları ile değişim sürelerini dikkate alarak talepte bulunurlar. Bu talepler, YÖK Yürütme Kurulu tarafından değerlendirilir. Bu değerlendirme sonucunda belirlenen tutarlar, YÖK Yürütme Kurulu kararı ile yurtiçi yükseköğretim kurumları hesaplarına aktarılır. Aktarılan tutarlar, 2547 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinde belirtilen esaslar çerçevesinde kullanılır. Değişime ilişkin talep tarihleri ile belirlenen tutarlara ilişkin hesapların aktarılma tarihi ve oranları YÖK Yürütme Kurulu tarafından belirlenir. (2) Vakıf üniversiteleri ve vakıf meslek yüksekokulları da bu program hükümleri kapsamında yurtdışı yükseköğretim kurumları ile öğrenci ve öğretim elemanı değişimi yapabilirler. Ancak YÖK tarafından vakıf üniversiteleri ve meslek yüksekokullarına bu program kapsamında herhangi bir kaynak aktarımı veya ödeme yapılamaz. Vakıf üniversiteleri ve meslek yüksekokulları mali hükümler dışında, bu program kapsamında değişimi gerçekleştirebilmek için bu Yönetmelik hükümlerine tabidirler ve Yükseköğretim Kurulunu bilgilendirmekle yükümlüdürler. ALTINCI BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Mali hükümler MADDE 29 - (1) Mevlana Değişim Programının desteklenmesi amacıyla YÖK tarafından yükseköğretim kurumlarına aktarılacak kaynakların kullanımı, muhasebeleştirilmesi ve bu kapsamda yapılacak ödemeler ile diğer hususlar hakkında, Maliye Bakanlığı ile Yükseköğretim Kurulunca müştereken belirlenen esas ve usuller uygulanır. Denetim MADDE 30 - (1) Mevlana Değişim Programı kapsamında yapılan harcamalar 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre denetlenir. Kurumun iç denetimi sonucunda, programın bu Yönetmeliğe aykırı hususlar içerdiğinin tespiti halinde, denetim sonucu, ilgili yurtiçi yükseköğretim kurumu tarafından YÖK'e iletilir. YÖK tarafından ihtiyaç duyulması halinde ayrıca denetim yaptırılabilir. Suç teşkil eden fiillerin tespiti halinde, görevliler hakkında ilgili yükseköğretim kurumu tarafından mevzuatına göre işlem yapılır. Tereddütlerin giderilmesi MADDE 31 - (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye YÖK Yürütme Kurulu yetkilidir. Yürürlük MADDE 32 - (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 33 - (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Yükseköğretim Kurulu Başkanı yürütür.
Purpose, Scope, Legal Bases and Definitions Purpose ARTICLE 1- (1) The purpose of this Regulation is to regulate the procedures and principles regarding student and academic staff exchange programme between national and foreign higher education institutions. Scope ARTICLE 2- (1) This Regulation contains the principles and procedures of student and academic staff exchange between national higher education institutions and foreign higher education institutions. Legal Bases ARTICLE 3- (1) This Regulation has been concluded on the basis of the articles 7, 10 and 65 of the Higher Education Law dated 4/11/1981 and numbered 2547. Definitions and Abbreviations ARTICLE 4- (1) Stated in this Regulation are as follows; a) ECTS: European Credit Transfer and Accumulation System, b) Certificate of Participation: A signed and stamped document indicating the student's beginning and ends of the study period of the student which is drafted by the higher education institution that the education-training activity has been carried out. c) Mevlana Exchange Programme: Exchange programme of student and academic staff held in the scope of the protocol between national and foreign higher education institutions, ç) Mevlana Exchange Program Institutional Coordination Office: An Unit in higher education institutions that is responsible for execution of activities regarding the Mevlana Exchange Programme. d) Mevlana Exchange Programme Institutional Coordinator: Staff directly subject to the chief or vice chief of higher education institutions and responsible for execution of the Mevlana Exchange Programme institution coordination office activities on behalf of the Council of Higher Education, e) Mevlana Exchange Programme Student: Student participating in the Mevlana Exchange Programme, f) Mevlana Exchange Programme Student Declaration: A document which the rights and obligations of the student through Mevlana Exchange Programme are stated, g) Mevlana Exchange Programme Academic Staff: The Academic staff participating in the activities conducted within the Mevlana Exchange Programme, ğ) Mevlana Exchange Programme Student Scholarship Agreement: The agreement signed between the student and the higher education institution that carries out the exchange which contains information regarding the exchange period, scholarship amount, information on other payments, responsibilities in the case of student's default and other similar matters. h) Student Final Report: The document which contains brief information and personal evaluations of the student considering the exchange period, prepared upon completion. ı) CHE: The Council of Higher Education i) Foreign Higher Education Institutions: University, academy, college, higher technology institute and other higher education institutions which are established foreign by bilateral or multilateral international treaties and/or give education and training that are subject to the higher education legislation of the country in which they are located. j) National Higher Education Institutions: Universities, institutes of technology and non-profit vocational schools which provide education based on Law No.2547. PART TWO Common Protocol and Documents Common Protocol ARTICLE 5- (1) The Mevlana Exchange Programme can be conducted through the Mevlana Exchange Programme Protocol signed between national higher education institution and foreign higher education institution. National higher education institution can sign Mevlana Exchange Programme Protocols with foreign higher education institutions that award diplomas that are deemed equivalent by the Council of Higher Education. (2) The Mevlana Exchange Programme Protocol provides the opportunity to cooperate in performing common activities and programmes between parties within the scope of Mevlana Exchange Programme. CHE Executive Board can decide to discharge the higher education institutions from this programme which do not fulfill the exchange protocol. CHE Executive Board takes the necessary actions to provide and implement the distribution of Mevlana Exchange Programme protocols between countries, regions and higher education institutions. Activity validity period ARTICLE 6- (1) Activity validity period is designated by CHE Executive Board by taking account of the academic calendar which participant higher education institutions have specified for the next education-training year. National higher education institutions make funding requests regarding the changes planned for the next education-training year within Mevlana Exchange Programme. Higher education institutions use the allocated amounts during the education-training year. Unused amounts are deducted by CHE Executive Board or their refund is requested if required considering the source amount requested for the next education-training year. Documents and language ARTICLE 7- (1) Legislation, information, file and documents regarding the Mevlana Exchange Programme are drafted in at least two languages in Turkish and English. If any contradiction occurs between the texts the Turkish version is deemed valid. (2) One copy of the original Mevlana Exchange Programme documents is kept by higher education institutions. (3) Copies of the documents are prepared by CHE and published in the web sites of higher education institutions participating in the exchange. Higher education institutions may attach the requested information about activities and information and logo of their institutions to these documents. Foreign proceedings ARTICLE 8- (1) National higher education institutions which have signed the protocols are obliged to take necessary action with regard to fulfillment of all procedures by signatory foreign higher education institutions in terms of exchange. Foreign higher education institutions that have attended this programme by signing Mevlana Exchange Programme Protocol accept that they are subject to the provisions of this Regulation with regards to the functioning of the exchange. PART THREE Mevlana Exchange Programme Student Exchange ARTICLE 9- (1) Within the framework of the Mevlana Exchange Programme, students registered in formal education at higher education institutions can participate in student Exchange. Exchange involves the student registered at higher education institution to continue part of his/her education in another higher education institution which is a party of Mevlana Exchange Programme Protocol. The Student Exchange period consists of at least one, at most two terms. The calculation of terms can be revised by considering the education system. However, the total exchange period shall not exceed one education-training year. (2) Students registered at open, outside, informal or distance education can not benefit from the Mevlana Exchange Programme. (3) Students studying at preparatory or first year of associate or bachelor's degree and postgraduate and doctoral students studying at preparatory or scientific preparatory terms can not benefit from this programme for the first term that they have started the their primary study. Student Exchange Announcements ARTICLE 10- (1) Higher education institutions announce Mevlana Exchange Programme Protocols they have concluded on their web sites and announce application within the quota indicated with these protocols. Signatory national higher education institutions pursue that same proceedings are carried out properly by foreign higher education institutions that they have concluded protocols. In the announcements, Mevlana Exchange Programme and application conditions and process to the programme are included. CHE Executive Board has the authority to designate and change application conditions and announcement dates. Conditions to become Mevlana Exchange programme student ARTICLE 11- (1) Minimum required conditions to become Mevlana Exchange Programme student are as follows: a) The student shall be a student of associate degree, undergraduate, postgraduate or doctoral student registered at formal higher education programmes, b) The general academic grade point average of associate degree or undergraduate students shall be at least two and a half over four, c) The general academic grade point average of postgraduate and doctoral students shall be at least three over four. (2) In matters of equivalencies of the grades in which the grade system is calculated over a hundred in the quadrat system, related CHE decisions are admitted. (3) CHE Executive Board holds the power to take necessary actions in order to carry out student Exchange in an active and efficient way and to designate additional conditions except the conditions set forth in the first paragraph. Evaluation of the applications and student admission ARTICLE 12- (1) Higher education institution determines the student number and distribution who will go abroad or come from abroad within the concluded bilateral protocols by considering the funding amount allocated by CHE Executive Board. Before signing the Mevlana Exchange Programme Protocol, higher education institutions can not select students to participate in the Mevlana Exchange Programme. (2) During the evaluation, 50% of grade point average and 50% of language scores are taken into account and students are ranked using cumulative value of these two factors. (3) A language exam result determined jointly which forms a basis in student selection is requested from the students applying to the Mevlana Exchange Programme by the higher education institutions that have signed the Exchange protocol. (4) Evaluation of the results is announced through the web site of signatory higher education institutions. (5) Provisions of this article are applied in student selection and the evaluation of the applications of the students who will come from abroad. However the evaluation of the applications of students who will come from abroad and student selections are carried out within the knowledge of signatory national higher education institution. (6) Within this programme, matters like extent, duration and conditions of the student selection and applications to execute student exchange in an active and efficient way can be rearranged by CHE Executive Board if deemed necessary. Study protocol ARTICLE 13- (1) The Study protocol is the protocol signed by the higher education institutions performing the exchange which includes the curriculum and the credits of these courses defined before the Exchange period is initialed. In this protocol, courses and their credits which the concerned student will take in the higher education institution and substitution and credits of these courses are clearly specified. By signing, Student states that the courses are approved and are to be attended. The Home higher education institution confirms that the courses taken by this protocol are admitted. Accreditation of the courses is approved by the administrative board of the concerned academic unit. The study programme admitted with this protocol shall serve as the purpose of the programme that the student currently studies. (2) The study protocol is drafted before the exchange and recorded by the student and signatory higher education institution authorities. The study protocol is drafted in three copies and one copy is kept by each of the parties including the student. The Study Protocol is also signed by concerned head of departments and top directors of the higher education institutions which concluded Mevlana Exchange Programme protocol or other authorized concerned persons. Changes that will made on the study protocol with several reasons shall be made within 30 days at the latest following the beginning of academic term of the host higher education institution and this document shall be ratified by the student and higher education institution authorities. This period shall not be later than the dates of compulsory exams of the host education institution which Mevlana Exchange Programme. Mevlana Exchange Programme scholarships of the students who could not accomplish the exchange due to a reason appeared in study protocol are suspended and payments made are collected back. (3) Mevlana Exchange Programme student can not retake the exam he/she has passed or take this course which is indicated in the study protocol. Equalization of the courses ARTICLE 14- (1) Course loads based on the credits specified in the frame of common credit system of Mevlana Exchange Programme students, can not be less than the course load that they have to take in the same half-year. In the Exchange, course credits are taken into account, not the course numbers. Higher education institutions can also ground on the ECTS credit system as they can compromise on a common credit system providing the statement of mutually agreement in the protocol they have signed. However in the study protocols, national credit corresponding of the courses students takes are explicitly expressed. (2) Signatory higher education institutions take necessary precautions in order to prevent retake of the courses which can occur because students may have taken or will take them in their institutions, in the exchange period equalization between the courses they will take in the higher education institution they will study and the courses they will take in their institution and to avoid loss of credit, course, term or year of the students during exchange period. For that purpose, in completion of the credits to avoid repetition of the courses, courses from the sub-class and superior class of the higher education institution may be chosen. (3) Course credits and corresponding of the courses are explicitly outlined in the Study Protocol prior to the beginning of the education term. (4) In the equalization of the grades of the courses students have passed, course pass grade implemented in the higher education institution which they study as Mevlana Exchange Programme student is considered. Students who desire to go to the institutions which course pass grades are different, are informed of the subject before exchange period has started. Students who have signed the study protocol are deemed as they are informed of the subject. (5) Equalizations are approved by the administrative board of the relative academic unit. Courses and their credits which the students have practiced in the Mevlana Exchange Programme are indicated in writing on the course and grade charts of the higher education institutions they are registered at. Repetition of courses, conditional pass, make-up examination ARTICLE 15- Irrespective of any reason if students fail the courses that they are obliged to take in the higher education institution they have gone to study as a Mevlana Exchange Programme student, they repeat the course in the higher education institution they are registered at. The repetition of the course is carried out by taking the course which was admitted as equivalent in the study protocol of the student. It is not possible to retake the course in the higher education institution that is chosen for study. After the student returns his/her own higher education institution, he/she can not take any course that its equivalence has not accepted as a retake course. (2) Conditional pass is not valid for Mevlana Exchange Programme student. Students who have failed a course may take a make-up examination only in the higher education institution that they are Mevlana Exchange Programme student of. (3) Students can not take make-up examinations in courses failed in their higher education institution that they are registered at. Instead of make-up exam, they can participate in summer schools of the higher education institutions which have opened summer schools. Except for the payments they demand from their students, higher education institutions can not demand any payment from the students who have attended summer school for the failed courses designated in study protocol. No payment shall be made within Mevlana Exchange Programme for these students (4) Students take one-course exams in the higher education institutions they are registered at. (5) Students of higher education institutions who are subject to thesis or similar exercises submit such of works to the higher education institutions to which they are registered at. In terms of internship, laboratory and similar exercises, they are subject to the rules of their higher education institutions they are registered at. (6) In order to conduct the programme in an active and efficient way, courses, equivalences of the courses, repetition of the courses, conditional pass and etc. can be rearranged by CHE Executive Board. Academic recognition ARTICLE 16- (1) Higher education institutions provide full recognition to education-training activities. The programme regarding defined courses is confirmed in writing by signing of the study protocol by all parties before the start of student mobility. At the end of the Exchange programme, higher education institutions are obliged to recognize and deem successful the credits and equations of all passed courses. These courses are mentioned in the diploma annex. Student Exchange documents ARTICLE 17- (1) Before initiating the Exchange, the documents required are as follows: a) Student application document, b) Transcript, c) Document showing language level, ç) Agreement signed between the student and higher education institution (Mevlana Exchange Programme Student Obligation Agreement). (2) At the end of Exchange process, the student submits the transcript, student certificate of attendance and student final report regarding the study period at the related higher education institution within 15 days. The student submits one copy of final report that is submitted to foreign higher education institution to the Mevlana Exchange Programme coordination Office of national signatory higher education institution by hand, mail or e-mail. Additional time can be granted on the condition that it does not exceed 15 days by the higher education institution to students to complete deficient or defective documents. If the documents are not submitted completely within the time specified, transactions of the student are deemed invalid and refund of the payments made to the student will be requested. Student admission document ARTICLE 18- (1) After the study protocol is signed, the higher education institution admitting the student drafts a ratified and signed Student Admission Document indicating the related student is accepted as a Mevlana Exchange Programme student submitting one copy to the student and one copy to the higher education institution that student has main registration at. Students who have been accepted as a Mevlana Exchange Programme student are submitted with Mevlana Exchange Programme Student Statement. Student obligation ARTICLE 19- (1) Students who have granted admission file from higher education institutions are deemed to have undertaken the obligations of Mevlana Exchange Programme student. Scholarships of the students granted within Mevlana Exchange Programme are suspended if it is realized that they do not initiate the study without an excuse although they have granted admission files. If refund of the payments made are requested from students in this situation. In this case, students can not be a Mevlana Exchange Programme student in neither education level nor with or without scholarship. Despite they are admitted to Exchange programme, provision of this article applies if they declare to registered higher education institution with a petition that they resign from the right of access to Exchange programme. (2) Mevlana Exchange Programme students who have been granted Student Admission Files are obliged to update their registrations at higher education institutions within the time period and furthermore in period of registration they make their registrations at the higher education institution that they will go for study. Registrations of arriving students are made by the Mevlana Exchange Programme institution coordination Office and registrations of outgoing students are made in accordance with the principles and procedures outlined by relevant foreign higher education institution. Documents regarding arriving and outgoing students and records on exam results are maintained by Mevlana Exchange Programme institution coordination offices. (3) Students who can not benefit from Exchange for the purposes of illness, accident or similar occasions and their excuse is accepted by higher education institution can benefit from the programme when their excuse is terminated. Excuse situation of these students are maintained in their file by documentation. Disciplinary Matters ARTICLE 20- (1) Mevlana Exchange Programme students are obliged to obey the discipline rules of higher education institution which they have gone during Exchange period. During the Exchange period, investigation about acts and proceedings of the students that cause disciplinary prosecution is executed by the higher education institution which they have gone for study. The student's own registered higher education institution is informed regarding consequences of the investigation. In case of imposing punishment as a result of investigation and if it is not possible to enforce this punishment within the time spent in the higher education that is chosen for study, punishment is enforced by the student's registered higher education institution. Exchange of special scholarship or non-scholarship student ARTICLE 21- (1) In the event that the resources allocated for the higher education institution to exchange of Mevlana Exchange Programme student is insufficient, students may utilize their own personal means or special scholarships may be granted provided that it is in accordance with other terms of the programme. Provisions of this Regulation are applied for special scholarship or non-scholarship students of Mevlana Exchange Programme students. Study expenses ARTICLE 22- (1) During their period as Mevlana Exchange Programme students continue to pay compulsory contribution share/tuition fee to their own institutions by making registrations at their higher education institutions. Students participated in the Exchange can not suspend study. Students shall not pay extra tuition fee to the higher education institution they will go for study during their exchange period. (2) Mevlana Exchange Programme students can be subject to other fiscal obligations that higher education institutions apply to their own students. This matter is included in the Mevlana Exchange Programme Student Obligation Agreement. Other than the fiscal payments they demand from their own students, higher education institutions shall not demand additional fiscal request from Mevlana Exchange Programme students. Other scholarships and loans ARTICLE 23- (1) Other scholarships and loans that the students participating Mevlana Exchange Programme Grant, continue within the period of study. PART FOUR Academic Staff Mobility Scope and time of academic staff mobility ARTICLE 24- (1) All academic staff employed in national and foreign higher education institutions that have signed Mevlana Exchange Programme Protocol can join academic staff mobility. This mobility includes education-training activities which an academic staff authorized in one higher education institution will perform in another higher education institution. (2) (Değişik:RG-4/8/2015-29435) Academic staff mobility periods can be minimum two weeks and at maximum three months for once only in the same education-training year. (3) In the scope of mobility, academic activities of academic staff can not be less than total six hours weekly. In hourly calculation of the activities performed by academic staff, courses are considered. If course hours do not complete six hours, academic activities like seminars, panels or conferences are evaluated in this context. Academic staff mobility plans which do not contain lectures shall not be considered within Mevlana Exchange Programme and accepted for the Exchange. (4) To execute academic staff mobility in an active and efficient way, scope, period and conditions of the mobility can be rearranged by CHE Executive Board if necessary. Designation of the academic staff ARTICLE 25- (1) All signed Mevlana Exchange Programme protocols and quotas are published in the web site of the related higher education institution and invites application for the academic staff who desire to join this activity. In the announcements, information about the application process and payments to be made are given. Announcements are published in the web site for no fewer than 15 days. All applications within the scope of academic staff mobility are admitted until the application deadline specified in the announcement. All applications are recorded by higher education institutions party to Mevlana Exchange Programme Protocol and one of their copies is maintained at Mevlana Exchange Programme institution coordination Office of national higher education institution that is party to the Exchange. (2) The main document regarding academic staff mobility is the Mevlana Academic Staff Mobility Plan drafted by academic staff participated to the programme. In the aforesaid Plan, activities which academic staff will perform are mentioned in a detailed way. This Plan is approved by related academic unit's administrative boards of the institution of academic staff and the institution which staff has gone. Academic Staff Mobility Plan is submitted to signatory national Mevlana Exchange Programme institution coordination offices at least 15 days before the start of its implementation. In this Plan, priority shall be given to special occasions such as education language of the chosen higher education institution, in which language academic staff will lecture and information level of this language. In the Exchange, priority is given to applications from academic staffs who have not earlier participated in academic staff Exchange activities. (3) As a result of the evaluation, signatory higher education institutions announce the academic staff entitled to participate in Exchange in the institution web site. (4) Academic staff entitled to participate in the Mevlana Exchange Programme and do not participate without an excuse, can not apply to this programme for a period of three years. Academic staff mobility documents ARTICLE 26- (1) Academic staff attending the activity submit a signed and stamped Activity Participation Document drafted after the activity by the higher education institution to which he/she has gone in such a way that period of education-training programme is indicated and Academic Staff Mobility Final Report drafted by themselves to Mevlana Exchange Programme institution coordination office of the related national higher education institutions by hand, mail or e-mail in 15 days at latest after the activity is completed. PART FIVE Organization of Mevlana Exchange Programme Organization of the Exchange ARTICLE 27- (1) The Works and proceedings regarding Mevlana Exchange Programme activities are executed by signatory higher education institutions. Mevlana Exchange Programme institution coordination offices of national higher education institutions take the necessary actions to execute foreign transactions of the programme in a proper way. (2) National higher education institutions establish a Mevlana Exchange Programme institution coordination Office that is directly attached to top or vice executives and assign a coordinator. National higher education institutions can execute institutional activities in cooperation with units of other national or international Exchange programmes with the purpose of efficient usage of offices and personnel and to provide coordination and integrity in the activities. Exchange demand ARTICLE 28- (1) National higher educational institutions convey their requests with regard to Exchange to CHE. National higher educational institutions make these requests by considering the Exchange periods and number of outgoing and arriving student and academic staff who can attend to programme included in Mevlana Exchange Programme protocols. These demands are considered by CHE Executive Board. Amounts obtained after this evaluation are transferred to the accounts of national higher education institutions by CHE Executive Board Resolution. Amounts transferred are used within the principles stipulated in article 10 of the Law No. 2547. Demand dates on Exchange and transfer dates and ratios of the accounts on specified amounts are designated by CHE Executive Board. (2) Non-profit universities and non-profit vocational schools can conduct student and academic staff Exchange between foreign higher educational institutions under the provisions of this programme. However no source transfer or payment will be made by CHE to nonprofit universities and vocational schools within this programme. Except financial provisions non-profit universities and vocational schools are subject to this Regulation provisions to execute Exchange within this programme and they are obligated to inform Council of Higher Education. PART SIX Miscellaneous and Final Provisions Financial provisions ARTICLE 29- (1) Principles and procedures specified jointly by the Ministry of Finance and the Council of Higher Education are applied to usage, recognition of sources to be transferred to higher education institutions by CHE for the purpose of supporting the Mevlana Exchange Programme and the payments to be made in this regard and other matters. Auditing ARTICLE 30- (1) Expenses made within the Mevlana Exchange Programme are controlled as per Public Finance Management and Control Law no.5018. In consequence of institution's internal audit, if it is obtained that programme includes contradiction to this Regulation, auditing result is conveyed to CHE by national higher education institution. If required by CHE, additional auditing can be made. In the case criminal acts are determined, actions are taken by related higher education institution about authorities. Elimination of uncertainty ARTICLE 31- (1) CHE Executive Board has the authority to eliminate uncertainties that may arise during implementation of this Regulation. Enforcement ARTICLE 32- (1) This Regulation enters into force at the publication date. Execution ARTICLE 33- (1) President of the Council of Higher Education executes the provisions of this Regulation.