Ekip nedir? - Office Desteği
Bazı insanların Teams hakkında sordukları ilk şey şudur: "ekip nedir?" En basit şekilde, bir ekip, bir şeyi başarmak üzere birlikte çalışan insanlar grubudur: satış ekibi bir şey satmak için birlikte çalışır, inşaat ekibi bir şey inşa etmek için birlikte çalışır, araştırma ekibi bir şeyi test etmek için birlikte çalışır.
Teams’te, şu iki seçenekten birine odaklanan ekipler oluşturma eğilimindeyiz: yaptığımız işin türü veya üzerinde çalıştığımız projeler.
Toplantılar üzerine çalışan bir tasarımcıdan bir ekipler listesi.
Örneğin, tüm tasarımcılar ekibimiz Tasarım Ekibiadlı büyük ekibin bir parçasıdır. Burası, standart tasarım desenleri, görsel yönergeler ve çizim stillerinin (Teams’e yönelik tasarım ihtiyaçlarının) yanı sıra tasarıma özel eğitimler ve etkinlikler gibi konuları konuştuğumuz yerdir. Tasarım ekibindeki her kişi, üzerinde çalıştığı özelliklere ait ekiplere de üyedir. Örneğin, Çağrılar/Toplantılar/Cihazlar, tasarımcıların, program yöneticilerinin, yazılım mühendislerinin, ürün pazarlamacılarının ve diğerlerinin çağrılar, toplantılar ve cihazlar konusunda işbirliği yapmak için bir araya geldikleri bir takımdır.
Yani, çoğumuz birkaç farklı takımda yer alıyoruz. İş hayatlarımız bu gruplardaki insanlarla işbirliği yapmak etrafında dönüyor. Bu gerçekten her zaman işlerimizi halletme şeklimizdir. Teams, sadece daha iyi olmamızı sağlar.
Teams’te, şu iki seçenekten birine odaklanan ekipler oluştururuz: yaptığımız işin türü veya üzerinde çalıştığımız projeler.
Ekiplerinizi düzenlemenin başka yolları da vardır. Danışman grupların her istemci için bir ekip oluşturduğunu ve proje yöneticilerinin her proje için bir ekip oluşturduğunu gördük. Onlar da bizim gibi Teams’e giriş yaptıklarında iş yaşamlarının yansımalarını görürler. Takımlarla ilgili bazı ipuçlarımız için okumaya devam edin.
1. "Doğru ekip sayısı" yoktur.
Ofisiniz genelinde sorarsanız bazı kişilerin dört, bazı kişilerin ise 40 takımda (bizim için bile fazla, norm kesinlikle bu değil) olduğunu öğrenirsiniz. Üyesi olunacak doğru ekip sayısı yoktur. Fakat, uygun bir aralığın olduğunu tespit ettik. Çoğumuz aynı anda yalnızca 5-10 ekibe etkin bir şekilde katılıyoruz.
Daha önce de belirttiğimiz gibi, hepimiz bazı büyük, kapsamlı ekiplerdeyiz (Tasarım Ekibiveya tüm ürün için genel ekibimiz Microsoft Ekibi gibi). Ayrıca hepimiz daha küçük ve daha odaklı ekiplerdeyiz. Her ekip türü kendi amacına hizmet eder. Büyük takımlar büyük öğeler hakkında iletişim kurma şeklimizdir: duyurular, yer işaretleri, ekip etkinlikleri. Daha küçük takımlar, Teams için günlük araştırma, yapım, geliştirme, pazarlama ve satış çalışmalarına girdiğimiz yerlerdir.
Kuruluşunuzun oluşturduğu ekiplerin türleri, kuruluşunuzun yaptığı işin türünün, sahip olduğunuz rollerin, projeleri düzenleme şeklinizin ve iş kültürünüzün bir yansımasıdır. Teams esnektir.
Teams’e katıldığınızda, zaten bazı ekiplerin bir parçası olabilirsiniz. Harika! Bu, birinin sizi kendilerine eklediği ve hemen işe sarılabileceğiniz anlamına gelir. Parçası olmak için diğer ekipleri aramak istiyorsanız veya kendi ekibinizi kurmanız gerekiyorsa ekipler listenizin en altına gidin, Bir ekibe katıl veya ekip oluştur’u seçin.
2. Yeni ekibi adlandırırken iyi düşünün.
Az veya çok ekipte olmanız fark etmeksizin düşünceli, tanımlayıcı bir ad önemlidir. İyi bir ekip adı, kişileri hızla doğru yere alır, ancak belirsiz bir ad karışıklığa sebep olur. Daha kötüsü, bu, takımınızın kullanılmaması anlamına gelebilir.
Dünyamızda çok çeşitli ekiplerimiz olduğundan, ilk yaptığımız hangi takımların zaten var olduğuna bakmaktır. Bu şekilde, bir adı çoğaltmaktan veya insanların hangi takımı kullanacağını bilememesine yol açacak şekilde benzer isimli bir ekip oluşturmaktan kaçınırız. (Çok benzeyen ekip adları, asıl ihtiyacınız olanın farklı kanalları olan tek bir ekip olduğunun işaretidir.)
Ekipleri adlandırırken, çoğunlukla aşağıdakilerden bir veya daha fazlasını dahil ederiz:
Proje adı veya açıklaması ("Ignite 2019’daki Ekipler")
Sıralı ("S1", "S2" vb.)
Tarih ("Ç3 Planlama")
Yukarıdakilerin tümünün yanı sıra şu gibi şeyleri kullanan müşteriler de gördük:
Servis talebi numarası
Ayrıca, kişilerin listelerindeki takımı tanımalarına yardımcı olacak görsel bir yer işareti olarak bir ekip resmi (bazen eğlenceli, bazen ciddi) koymaya çalışırız. İsimlerde olduğu gibi bunları da farklı yapmaya çalışırız ki kimsenin ekipler listesinin tamamı her ne kadar sevimli olsalar da kedi resimleriyle dolmasın.
3. Sizin için anlam ifade edecek şekilde ekiplerinizin sırasını değiştirin.
Teams, ekibe katılma tarihiniz ve kullanım sıklığınız gibi ekiple ilişkiniz hakkındaki bilgilere göre ekiplerinizi sıralar. Pek çoğumuz ekipleri seçerek ve sürükleyerek istediğimiz sıraya getirme yoluyla biraz kendi düzenimizi yaratmayı isteriz. Örneğin, en yüksek önceliği listemizin en tepesindeki en etkin ekiplere veririz.
Ayrıca, ekibi seçip ardından Gizle’ye basarak pek sık kullanmadığımız ekipleri göz önünden kaldırırız. Bunlar, yararlı bilgiler içeren, ancak birkaç günde veya haftada bir denetlediğimiz takımlar olabilirler. Hala kolay erişilebilirler. Yalnızca takımlar listenizin en altına gidin, Gizli takımlar’ı seçin.
Bir süredir bir ekibi kullanmadığımızda Teams ekibin gizlendiğini bildirerek bize yardımcı olmaya çalışır. Bu yalnızca etkin olmayan ekibi gizlenmiş olan diğer ekiplerin yanına, Gizli takımlar listesine alır. Bir takımın gizliliğini kaldırmak istiyorsanız ekibi seçin, ardından Göster’i seçin.
Ekiplerinizi nasıl düzenleyeceğinizden emin değil misiniz? Başlamak için bu videoyu izleyin.
4. Artık ihtiyacınız olmayan ekipleri devre dışı bırakma.
Teams’teki işlemlerin doğal yaşam döngüsünün bir parçası işlevlerini tamamlamış ekiplerin devre dışı bırakılmasıdır. Belirli bir proje, etkinlik veya özellik alanı için oluşturulan bir ekibi etkin şekilde kullanmayı bıraktığımızda, onu Arşiv’e alırız.
Arşivleme, ekibi gizlemekten daha fazlasıdır. Ekipler, etkin olmayan özel bir duruma getirilirler. Arama yapmak ve gözden geçirmek için her şey yine de mevcuttur, ancak iletileri yanıtlama gibi işlemler yapamayız. Arşivleme, ekipleri yolumuzdan kaldırır fakat onları bizim için ulaşılabilir şekilde tutar. Ve ihtiyacımız olursa ekip sahipleri onları geri getirebilirler. Bir ekibi arşivleme veya geri yükleme adresine bakın.
Sonraki: Kanalların gizemini çözme