SSK AÇISINDAN DEFTER VE BELGELER
I - KAYITLARIN GEÇERLİLİĞİ
1- Sosyal Sigortalar Yasasının 79 uncu maddesi “Prim Belgeleri” başlığı ile işverenler tarafından çalıştırdıkları sigortalıları için tutmak zorunda oldukları belgelerin neler olduğu ve bu belgelerin hangi koşullarda geçerli olacaklarını belirlemektedir. Kanun koyucu ayrıca tutulacak kayıt ve belgelerin geçerliliği için Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğine yollamada bulunmaktadır.
Konumuzla ilgili Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği V inci Kısım 21 inci maddede Kanun koyucu aynen ;
a) İşverenlerin diğer kanunlar gereğince tutmak zorunda oldukları defterlerle Dayanağı belgeler, aylık sigorta primleri bildirgeleri, dört aylık sigorta primleri bordroları ve aylık sosyal güvenlik destek bordrolarının dayandığı belgeler niteliğinde sayılır.
aa) Kullanmaya başlamadan önce tasdik ettirilmesi zorunlu olduğu halde tasdiksiz tutulmuş olan defterler,
ab) Kanuni tasdik süresi geçtikten sonra tasdik ettirilmiş olan defterlerin tasdik tarihinden önceki kısmı,
ac) İşçilikle ilgili giderlerin işlenmemiş olduğu tespit edilen defterler,
ad) Sigorta primleri hesabına esas tutulan kazançların kesin olarak tespitine imkan vermeyecek şekilde usulsüz, karışık veya noksan tutulmuş defterler,
ae) Herhangi bir ay için, sigorta primleri hesabına tutulması gereken kazançların ve kazançlarla ilgili ödemelerin o ayın dahil bulunduğu hesap dönemine ait defterlere işlenmemiş olması halinde ise, o aya ait defter kayıtları,
af) Vergi Usul Kanunu gereğince bilanço esasına göre defter tutulması lazım gelirken işletme hesabı esasına göre tutulmuş defterler,
2- Görüldüğü gibi işverenler tarafından tutulacak kayıt ve belgelerle ilgili olarak 506 sayılı Yasanın 79 uncu maddesi ile Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğine yollamada bulunulmuş, söz konusu, Yönetmeliğin 21 inci maddesi ile kayıtların hangi hallerde geçerli olacağı hükme bağlanmış bulunmaktadır. Bugünkü yazımızın konusunu oluşturan husus ise Yönetmelik 21 inci maddenin (a) fıkrasını oluşturan husus olan ; “Kullanılmaya başlamadan önce tasdik ettirilmesi zorunlu olduğu halde tasdiksiz tutulan defterler” oluşturmaktadır. Bilindiği gibi son yıllarda el ile defter tutma işlemi olan “Manuel” sistem çok büyük ölçüde sistemden çıkarılmış, artık onun yerine “Bilgisayar” ortamında defter tutulmaya başlanmıştır. Burada Sosyal Sigortalar Kurumu ile ilgili sorun el ile veya bilgisayar ortamında kayıt tutulması değil bilgisayar ortamında tutulan defterlerin dolması halinde arka yüzüne kayıtların geçirilmesi durumunda defterlerin geçerli olup olmayacağı hususudur. Sigorta teftişlerinde kurum denetim elemanları bu şekilde karşılaştıkları olayları tutanağa alarak, usulsüz işlem yaptıklarını belgelemekte ve kayıtları geçersiz saymaktadırlar. Bunun sonucu olarak da mükelleflere yüklü idari para cezası uygulanmaktadır. Örneğin 01.01.2001 tarihinden sonra çıkarılacak idari para cezası miktarı(139.500.000 x 12) : 1.679.400.000,-TL olmaktadır.
Bu şekilde mükelleflere tebliğ edilen idari para borçları büyük sıkıntı yaratmakta, bir bölümü ise yargıya intikal etmektedir. Burada üzerinde duracağımız husus bilgisayar ortamında (muharrik sayfalı) olarak tasdik edilen defterlerin dolması halinde arka yüzüne işlenen kayıtların geçerli olup olmayacağıdır. Burada iki husus karşımıza çıkmaktadır. Bunlar:
b) Defterin arka yüzüne işlenen dönem kayıtlarının Yönetmelik gereğince Kuruma bildirilenleri teyit edip etmediği,
c) Defterin arka yüzüne işlenen dönem kayıtlarının tasdiksiz deftere mi işlenmiş kabul edileceği yönünde,bulunmaktadır. Gerçek anlamda ise Vergi Usul Kanunu ile paralellik kurulmak istenmişse de tatbikatta bu mümkün olmamıştır. Vergi uygulamasında tasdiksiz defter tutulmuş olsa dahi, kayıtların doğru bir vergi incelemesine olanak tanıması durumunda defterin geçerli olacağı, sadece usulsüzlük cezası kesileceği hükme bağlandığı halde S.S.K. uygulamasında ise idari para cezasını yanında başka bir yaptırım olmadığından sıkıntı yaratmaktadır.
II - KURUM TATBİKATI
Defterlerin geçerliliği ile ilgili olarak Sosyal Sigortalar Kurumu Genel Müdürlüğü çıkarmış olduğu 16/16 Ek sayılı Genelgesinde (Genel müdürlük talimatı niteliğinde) ;
Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinim 21 inci maddesinin (a) fıkrasında belirtildiği üzere, kullanılmaya başlamadan önce tasdik ettirilmesi zorunlu olduğu halde, tasdiksiz tutulmuş olan defterler muteber sayılmayacaktır.
Diğer Kanun hükümlerine göre tutulmakta olan defterlerin tasdike tabi olup olmadıkları ve tasdik mercileri genellikle ilgili kanunlarda belirtilmiştir. Bu itibarla, ilgili kanuna istinaden tasdike tabi olmayan defterlerde kurumca tasdik keyfiyeti aranmayacaktır.
213 sayılı Vergi Usul Kanunun 221 inci maddesinde, bu kanunda yazılı defterleri kullanacak olanların ;
1- Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin tutulacağı yıldan önce gelen son ayda,
2- Hesap dönemleri Maliye ve Gümrük Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterlerin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda,
3- Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler, vergi muaflıkları kalkanlar veya yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama,sınıf değiştirme, muaflıktan çıkma veya mükellefiyete girme tarihinden başlayarak bir ay içinde,
4- Tasdike tabi defterlerin dolması veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce ,
tasdik ettirmeye mecbur oldukları hükme bağlanmıştır.
S.S.K. Genel Müdürlüğünün Vergi Usul Kanunun yorumu ile ilgili olarak yukarı paragrafa alınan görüşleri doğrultusunda işlem yapmakta ve buna göre, tasdike mecburi defterlerin dolması durumunda, noter tasdiksiz kullanılan dönem kayıtları geçersiz sayılarak idari para cezası uygulanmaktadır.
III - KONU İLE İLGİLİ YARGI KARARI
Diğer taraftan konumuzla ilgili yargıya intikal eden bazı mahkeme kararlarında Yargının görüşü, Kurum Genel Müdürlüğü görüşü ile örtüşmemektedir. Örneğin; bu şekilde bir olaydan dolayı mükellefe idari para cezası tahakkuk ettirmiş, bunun sonucunda ise;
Muğla Sulh Ceza Mahkemesinin 27.08.1999 gün ve E.1999/1216,K,1999/1298 Müt. İş sayılı Kararında;
“...defterin ön yüzünün noter tarafından mühürlendiği, arka yüzüne işlenen işçiliklerinde bu nedenle geçerli olduğunu”
belirterek Kurum itirazını red etmiş bulunmaktadır.
Bir kez daha bu karar vesilesi ile görüşümü yenilemekte yarar görmekteyim; Hiçbir mevzuatın müeyyidesiz yaşama şansı yoktur. Bunun için müeyyide olacaktır.
Ancak müeyyide evrensel kurallara uygun, işvereni ıslah edici caydırıcı olmalıdır. Bir tarafta 5 yıllık bir süre içinde tasdiksiz defter kullanacaksın, bunun sonucunda halihazır uygulamaya göre, (asgari ücretin 12 katı) ceza göreceksin, diğer taraftan 5 yılın 11 ayı Yasalara uygun işlem yapacaksın, sadece 1 ay defterin bitmesi sonucunda aynı cezayı göreceksin. Bunun mantıkla ve Ceza Yasasının evrensel kuralları ile bağdaşır tarafı yoktur. Bunun için idari para cezaları yeniden revize edilip, ceza ay bazına indirgenmelidir. Bu takdirde, iki ayda kayıt geçersizliği mevcutsa ceza iki ay için (asgari ücret:12=Y x 2) şeklinde olmalıdır. Ayrıca, idari para cezalarındaki seçenekler çoğaltılarak hakkaniyet ölçülerine göre her fiile ayrı cezalar ihdas edilmelidir.
Sayın Mehmet Can'a teşekkürler..