Ajansınıza niye hizmet bedeli veriyorsunuz?
29 April 2020 Ulvi Yaman
Sektörde rekabet yıllar içinde fikir, yaratıcılık, deneyim, güven esasları bir kenara bırakılarak bütçe ve ajans hizmet bedeli/ajans komisyon çerçevesinde yürümesi sonucu ajans hizmet bedeli veya ajans komisyonu olarak adlandırılan ve ajansların karını oluşturan gelir kalemi kuşa döndü. Son zamanlarda yüzde ikiler, üçler konuşulmaya, teklif edilmeye başladı. (Marka/müşteri/reklamverenlerin etkinlik sektöründe belli bir miktarı peşin ödemesini bırakması ve vadeleri 3-6 ay aralığına çekerek ajansların kendilerini finans etme talebini saymıyorum) Kriz zamanları hariç farklı sektörlerin karları yüzde sekiz ila yüzde yüz arasında değişirken etkinlik ajanslarına yüzde iki üç gibi bir hizmet bedeli teklif etmek en hafif tabiriyle terbiyesizlik olarak adlandırılabilir. Gerçi bir çok platformda da söylediğim gibi durumu bu hale müşteri/reklamveren değil etkinlik sektörü kendisi getirdi. Yaratıcılık, fikir, proje, deneyim konusunda rekabet edemeyen ajanslar çareyi bütçeyi ve ajans hizmet bedelini düşürerek müşteri alma yoluna gittiler. Doğal olarak da müşteri/reklamveren bu durumun keyifle üzereni yattı.
Peki nedir ajans hizmet bedeli/komisyonu ve ne kadar olmalıdır?
Bu soruya cevap vermeden önce ajansların yapısı ve işleyişine bakmakta fayda var. Etkinlik ajansları tıpkı reklam ajansları gibi departmanlardan oluşur. Müşteri ilişkileri departmanı, tasarım departmanı; 2D/3D tasarımcılar, yazarlar, sanat yönetmenleri, proje yöneticileri, prodüksiyon departmanı, muhasebe vb. Her yaratıcı sektörde olduğu gibi özellikle ajans yapılarındaki iyi ve deneyimli personel maaşları ortalamanın üzerindedir. Öyle de olmak zorundadır. Yabancı dil bilen, dünyayı takip eden, vizyon sahibi, iyi eğitimli, gecesi gündüzü olmayan bir sektörde mesai kavramını bilmeyen, çoğu zaman her türlü hava koşullarında sahada olan, sürekli seyahat eden, evine arada bir uğrama şansı olan,uğradığı zamanlarda mutlaka eve iş getirmiş olan, sürekli risk alan, sürekli problem çözen, çözüm üretmek zorunda kalan, sosyal hayatı işi olan insanlardan bahsediyoruz.
Ajansa yeni bir müşteri ve/veya proje geldiğinde sunuma kadar geçen zaman zarfında; ön araştırma, rakip analizi, strateji, fikir üretme, projelendirme, tasarım, bütçe oluşturma gibi kademelerden geçen bir süreçten bahsediyoruz. Ve bu sürecin her parçası başlı başına ayrı bir iş ve ayrı bir bütçe kalemi. Yani öncelikle bir fikirden ve onun projelendirilmesinden bahsediyoruz, yani fikir bedeli. Daha sonra bir tasarım işinden bahsediyoruz, yani tasarım bedeli. Son olarak da işin üçüncü partilerle/tedarikçilerle gerçekleştirilmesinin yönetimi, yani organizasyon bedeli.
Yaşı yetenler hatırlayacaktır bir zamanlar teklifler böyle verilirdi, proje bedeli artı tasarım bedeli artı organizasyon bütçesi ve yalnızca organizasyon bütçesi üzerinden, yani üçüncü partilerin/tedarikçilerin bütçeleri üzerinden, işin uygulaması gerçekleştirildiği, yönetildiği, risk alındığı için bir ajans hizmet bedeli. Bugün olduğu gibi fikir/proje ve tasarım bedelleri uygulama bütçesinden alıncak hizmet bedeli içerisine dahil edilmezdi. Edilmemesi de gerekiyordu ki hala edilmemesi gerekiyor. Olur mu öyle şey diyenlere şunu hatırlatmakta fayda var, aynı reklamveren/marka/müşteri bir reklam filmi çekmeye kalktığında reklam ajansına kampanya bedelini (yani fikir/proje ve tasarım) ve ayrıca reklam prodüksiyonu üzerinden ajans hizmet bedeli/komisyonunu öderken normal karşılıyor. Ya da aynı mantıkla bir gazete, dergi ilanı, radyo spotu için tasarım bedelini ayrı, medya satın alma bütçesi üzerinden ajans komisyonunu ayrı öderken yine normal karşılıyor.
Orta büyüklükteki bir etkinlik ajansının (10-20 arasında eleman istihdam eden) bugünün koşullarında, yani; sektörün normalleştirdiği şekilde düzenli müşterisi olmayacak, her projeyi küçük, büyük fark etmeksizin konkura girerek alacak, reklam ajansları gibi sözleşmeli düzenli, öngörülmüş bir bütçesi olmadığı için önünü göremeyen, nakit akış tablolaı yapamayan, aylık yaşayan bir yapıya sahip, personel maaşları, sgk, yol, yemek, vergiler, işletme ve ağırlama giderleri vb. toplandığında ayakta kalabilmek için vergi öncesi minimum yüzde yirmi/yirmibeş bantında bir kar marjıyla çalışması gerekiyor. Bu hesaba müşteriden yeterli peşinatı alamadığı için tedarikçilerin ödemelerini kendisinin finanse etmesini, parasını fatura kesim tarihinden üç ila altı aylık süreçlerde alabilmesini yine katmıyorum. Üstelik Murphy kanunlarının en çok işlediği, her işte bir aksilik çıkan ve çıkan problemleri ajansın kendi bütçesinden kotardığı bir sektörden bahsediyoruz.
Şimdi tekrar sorumuza dönelim; bir etkinlik ajansının ajans hizmet bedeli ne kadar olmalı?
Matematiğini siz yapın…
Bu matematiği yaparken bir yandan da ajanstan niye yaratıcı işler çıkmadığını, geç dönüş yaptığını, yaratıcı basit, parlak fikirler yerine neden prodüksiyon bütçesi yüksek işlerle karşınıza çıktığını da bu veriler ışığında bir kez daha düşünün.
Bir etkinlik ajansı bütçeye ve/veya verdiği ajans hizmet bedelinin düşüklüğüne bakılarak seçilmez. Önce yaratıcılığı ve yetkinliği sorgulanır. Ve tabii ki en önemli unsurlardan biri güvendir. Bunlar sağlandığı takdirde bütçe zaten detaydır. Bundan birkaç yıl önce ortağımla birlikte FMCG sektöründe global bir markayla “etkinlik danışmanlığı” görüşmesinde müşteri “bize hizmet verirseniz ajanslardan aldığımız bütçelerden yapacağınız kontrollerle ne kadar bir indirim sağlayabileceksiniz?” diye sormuştu. “Projelerinizi, çalıştığınız ajansları bilmeden aldığınız bütçelerde minimum yüzde yirmi indirim sağlarız, ancak işleriniz çöp olmaya başlar” diye cevap vermiştim. Her iş, her bütçe daha uygun rakamlara çekilebilir kalite standartlarından ödün vermek kaydıyla. Doğru ajans doğru strateji, doğru yaratıcılık ve doğru yetkinlikle bir işi en optimum bütçeye yapabilen ajanstır. Ucuza yapan ajans değil. Doğru ajans müşterisinin kalite standartlarını gözetir işi ve markayı ucuzlatmaz.
Not: Meraklısı konuyla doğrudan bağlantılı “Etkinlik Tasarımı ve Yönetimi mi? Komisyonculuk mu?” , “İyi fikirler nerede saklı?” ve “Peki iyi tasarımlar nerede saklı?” yazılarına da göz atabilir.
← Sanal Etkinlikler İçin Platform, Servis Sağlayıcı ve Aplikasyon Önerileri…
Hadi konkur açalım… →