Odoo Timesheet Kullanım Kılavuzu
Odoo zaman çizelgeleri oldukça kullanışlı bir modüldür. Bu modül sayesinde kaynaklarınızı daha rahat yönetebilir, hizmet sektöründeyseniz rahat bir şekilde çalışma saatlerinizi faturalandırabilirsiniz. Yada personellerinizin performansını takip etmek için de bu sistemi kullanabilirsiniz. Hangi işe ne kadar zaman ayrıldığını, hangi personelin ne kadar zaman harcadığını gözleyip raporlayabilirsiniz.
Timesheet modülünü kurmak için Uygulamalar bölümünden Timesheet'i seçip, 'Yükle' butonu yardımı ile kurulumu tamamlıyoruz.
Timesheet Modül Kurulum
Ana menüden uygulamaya girdiğinizde önümüze gelen ilk ekran 'Panel'dir. Bu panele girdiğinizde sol üst tarafta bulunan 'Satır Ekle' butonu ile proje, görev, atanan kişi ve süreyi girebileceğiniz bir ekran açılır ve bu ekrandan oluşturulan satırlar projelere göre ayrılarak, günler bazında gösterilmektedir.
Ancak orta üst tarafta bulunan 'Filtrele', 'Grupla', 'Sık Kullanılanlar' seçimleri ile, zaman çizelgelerini filtreleyebilir, personel yada tarihlere göre gruplayabilir ve oluşturduğunuz bu filtreleri sık kullanılanlar kısmında kaydederek her panel açılışı için ön tanımlı hale getirebilirsiniz.
Ayrıca sağ üst köşedeki butonlar yardımı ile görünümlerinizi değiştirebilir ve liste, Kanban yada takvim görünümünden birini seçebilirsiniz.
Zaman Çizelgeleri Panel Ekranı ve Butonların Yerleri
Zaman Çizelgeleri alanı, Zaman Çizelgesi başlığının altında bulunmaktadır. Kullanıcının kendine ait zaman çizelgelerini panel üzerinde otomatik filtreleyerek getirmektedir. Kullanıcının harcadığı saatleri takip etmesini sağlayan ekrandır. Panel açıldığında ön tanımlı olarak gelen ekrandır. Satır Ekle diyerek çalışma saatinizi ekleyebilirsiniz.
Timesheet Satır Ekleme Ekranı
Tüm zaman çizelgeleri ile sistemde var olan tüm kullanıcıların hangi projelerde, hangi tarihlerde ne kadar çalışma yaptıklarını gözlemleyebileceğiniz bir alandır. Bir başka bakış açısıyla ise Personel > Proje sırasıyla gruplanarak elde edilen filtrenin sonucudur. Bu kısma Zaman Çizelgeleri > Tüm Zaman Çizelgeleri yoluyla oluşabilirsiniz. Filtreyi değiştirerek farklı görünümlerde elde edebilirsiniz.
Tüm Zaman Çizelgeleri Ekranı ve Otomatik Uyglanan Filtre
Odoo Timesheet modülünü, mobilde de bir uygulama yardımı ile kullanabilir, takip etmeniz gerekenleri kolayca takip edebilirsiniz. Hemde tüm işletim sistemleri için uygun. Android için Google Play'den, iOS işletim sistemi için ise Apple Store'dan, temin edebilirsiniz. Mobil Timesheet uygulaması ile çevrimdışı bile çalışabilir, günlük işlerinizi kolaylıkla takip edebilirsiniz. Zaman Çizelgesi Uygulamasına gitmek için Zaman Çizelgesi > Zaman Çizelgesi Uygulamasını takip edebilirsiniz.
Onaylanacak bölümü, onaylanması gereken raporları doğrulamamızı sağlayan bölümdür. Bu bölüm daha çok girilen timesheetleri denetleyip onayına sunulan personellerin ekranında olabilir. Son Hafta bölümünde ise onaylanması gereken zaman çizelgelerinin geçmiş son haftadaki kısmını görebilirsiniz. Bu kısımda sol üstte yer alan 'Doğrula' butonu yardımı ile hangi tarihe kadar timesheetlerin doğrulanacağını belirtip doğrulayabilirsiniz. Doğrulama ekranında hangi personele dair doğrulama yapacağınızı da seçebilirsiniz.
Timesheet > Onaylanacak > Son Hafta Ekran Görünümü ve Doğrula Butonu
Geçen Ay bölümü aylık olarak onaylama sistemine dahildir. Kısacası onaylanacak timesheetleri isterseniz geçmiş aydan isterseniz ise geçmiş haftadan takip edebilir, doğrulamadan önce zaman çizelgeleri doğrulanacak personelleri seçebilir ve onay verebilirsiniz.
Timesheet > Onaylanacak > Geçen Ay Ekran Görünümü ve Doğrula Butonu
Timesheet Doğrulama Ekranı (Tarihine Kadar ve Doğrulanacak Personellerin Seçimi Ekranı
Zaman Çizelgesi-Çalışan Tarafından
Raporlama alanı timesheet panelinize çeşitli filtreleri otomatik uyarlayarak rapor sunmaktadır. Zaman çizelgesi başlığı altındaki ilk üç rapor (çalışan tarafından, projeye göre, görev) bu şekilde çalışmaktadır. Ancak bu raporlarda ayrıca sağ üst köşeden ayarlayarak pivot görünüm veya liste görünüm şeklinde de rapor alabilirsiniz. Pivot görünümde çeşitli kırılımlara göre analiz etmeniz mümkün olacaktır. Faturalanabilir saatler ise pivot görünümde gelecektir ve sadece grafik şeklinde de görüntülenebilir.
Zaman Çizelgesi-Çalışan Tarafından raporunda 'Personel' filtresi uygulanmıştır.
Zaman Çizelgeleri-Personel Tarafından Raporu Görünümü
Zaman Çizelgesi- Projeye Göre
Projeye göre raporlama ekranında ise panel 'Proje' filtresiyle filtrelenmiş ve hangi projeye, kim ne kadar süre harcamış raporlanması sağlanmıştır. Raporu ayrıca sağ üst köşeden ayarlayarak Kanban ve Liste Görünümü şeklinde de elde edebilirsiniz. Pivot görünümde çeşitli kırılımlara göre analiz etmeniz mümkün olacaktır.
Zaman Çizelgesi-Projeye Göre Rapor Ekran Görünümü
Zaman Çizelgesi- Görev
Görev raporlama, projelerin altında tanımlanmış görevlere göre rapor almanızı sağlamaktadır ve panele otomatik olarak 'Görev' filtresi getirmektedir. Hangi görev için, kimin ne kadar süre harcadığını raporlamak için Görev Raporu alınabilir. Ayrıca raporu sağ üst köşeden ayarlayarak pivot ve liste rapor şeklinde alabilirsiniz. Pivot görünümde çeşitli kırılımlara göre analiz etmeniz mümkün olacaktır.
Zaman Çizelgesi-Görev Raporu
Zaman Çizelgesi- Faturalama Oranı
Faturalama oranı raporu pivot görünümünde olan ve projelerde ücretli olan yansımaları raporlamanızı sağlar. Örneğin verdiğiniz bazı hizmetler ücretli ve ücretler çalışma saati başına olabilir. Bunun için personelinizin timesheet saatlik ücretini belirlemek gerekiyor. Bunun için Personeller modülü içerisinde ilgili personeli bulup İK sekmesine geldiğimizde ekranda göreceğimiz 'Zaman Çizelgesi Maliyeti' kısmında belirleyeceğimiz ücret rapora da yansıyacaktır. Ayrıca sağ üst köşeden grafik görünümünde de raporu alabilirsiniz.
Personel Timesheet Maliyeti Belirleme Ekranı (Personeller Modülü)
Faturalama Oranı Raporu (Personel ve Günlere Göre Kırılımı
Kâr ve Maliyet Raporu (Hizmet için Çalışılan Saate Bağlı Fatura Kesme)
Timesheet modülü yardımı ile servis hizmetlerinizi kolayca faturalandırabilirsiniz. Kar ve Zarar Raporundan da projeler yada görevlere bağlı maliyet ve gelirlerinizi inceleyebilir. Zamana bağlı fatura kesmek için bazı yapılandırmaların düzenlenmiş olması gerekmektedir.
İlk işlem olarak Satış modülü üzerinden 'Ayarlar' kısmına girip, Ürünler başlığı altındaki 'Ölçü Birimlerini' etkinleştirmek gerekmektedir. Böylece saat bazında faturalama ve maliyetleme yapılabilecek.
Satış Modülü > Yapılandırma > Ayarlar > Ürünler > Ölçü Problemi
Daha sonra bir ürün tanımlamalıyız. Ürün kartı üzerinde 'Genel Bilgi' sekmesinde, tanımlayacağımız ürünün türü 'Hizmet' olmalıdır. Ayrıca Ölçü Birimi ayarlarını açtıktan sonra ürün kartı oluşturma ekranında ölçü birimi alanları gelecektir. Bu alanı 'Saat' olarak düzenlemek gerekmektedir.
Ürün kartının faturalanabilmesi için ürün kartı oluşum erkanında 'Faturalama' sekmesinde 'Bağlı Fatura Alanı'nda 'Zaman çizelge görevlerinden' seçeneğini seçiyoruz. Alt tarafta bulunan 4 seçenek ise ayrı ayrı yeni davranışı belirlemektedir. Örnekte seçeneklerden 'Mevcut bir projede görevleri oluştur' seçeneğini seçip var olan bir projeyi seçiyoruz.
Ürün Kartı > Genel Bilgi sekmesi Hizmet ürünü yapılandırması
Ürün Kartı > Faturalama sekmesi yapılandırması
Daha önceden Personel modülünden ilgili personeller için timesheet maliyet ücreti düzenlemesi yapmıştık. Şimdi ise öncelikle bir satış teklifi oluşturalım ve bu satış teklifinin ilgili ürünü az önce yapmış olduğumuz hizmeti seçelim. İlgili alanları doldurduktan sonra siparişi kaydedip sol üst kısımda bulunan 'Satışı Onayla' butonu ile satışı onaylayalım. Böylece satış siparişine bağlı alanlar tetiklenecektir.
Onaylama işleminden sonra siparişe bağlı Proje ve Görevlerin oluştuğu akıllı butonlar, siparişin sağ üst kısmında belirecektir. Buradan kısayollar ile ilgili bağlantıları izleyebilirsiniz.
Satış Siparişi Üzerinde Hizmet Ürünü Ekleme Ekranı
Onaylanmış Satış Siparişi Üzerindeki Proje ve Görevler Akıllı Butonları
Bu butonlardan ilki Proje İnceleme butonudur ve bu buton ile tüm projelerdeki detaylı bilgileri (saat, oranlar, karlılık gibi) inceleyebilirsiniz.
İkinci buton ise ilgili göreve dair butondur ve sizi doğrudan o göreve götürür. Göreve gittiğinizde, satış siparişi üzerinde tanımlanmış ve ücretlendirilecek olan süre 'zaman çizelgesi' sekmesinde 'ilk planlanan saatler' olarak gelecektir. Bundan sonra bu görev için yapılacak timesheet girişleri o miktar üzerinden düşecek ve bunu hemen sağındaki bardan kolayca takip edebileceksiniz.
Görev Butonu > Zaman Çizelgeleri sekmesi, İlerleme Yüzdesi, Kalan Saatler Göstergesi
Görev üzerindeki gerekli saatler tamamlandıktan sonra satış siparişine geri dönüp sol üst kısımda bulunan 'Fatura Oluştur' butonu yardımı ile fatura oluşturabilirsiniz. Satış siparişlerine gitmek için Satış Modülü içerisinde Siparişler >Siparişler yoluyla ulaşabilirsiniz. Fatura oluştur dedikten sonra faturayı istediğiniz gibi oluşturup gerekli butona basmanız yeterli. Daha sonra oluşan faturayı sol üst kısımda bulunan 'Doğrula' butonu ile doğrulamanız yeterlidir. Daha sonra Muhasebe dokümanında gördüğünüz gibi tahsil etme işlemi yapılacaktır.
Oluşan Fatura Doğrulama
Faturalanan ve maliyetlenen hizmet saatleri artık kar Timesheet modülünde Raporlama alanında bulunan 'Maliyetler ve Karlar' raporunda incelenebilir olacaktır. Ayrıca sağ üst bölümdeki butonlardan görünümü de değiştirebilir ve Liste Görünümünde inceleme yapabilirsiniz.
Maliyet ve Kar Raporu
Her modülde olduğu gibi Timesheet modülünün de yapılandırma ayarları mevcuttur. Bu kısma Yapılandırma > Ayarlar yoluyla ulaşabilirsiniz. Bu kısma gelindiğinde 4 başlık altında bulunan ayarlar önümüze çıkacaktır. Bunlardan birincisi Timesheet mobil uygulaması ile senkronizasyonu sağlayan kontrol kutusudur. Eğer mobilde kullanım için senkronizasyon istiyorsanız Ayarlar kısmındaki Zaman Çizelgesi Uygulaması başlığı altındaki Mükemmel Zaman Çizelgesi check-boxını işaretlemeniz gerekmektedir.
Saat bazlı faturalama işlemleri için gerekli ayarları yapabileceğiniz kısım ise Faturalama kısmında mevcuttur. Bu bölüm check-box işaretli ise, 2 parçadan oluşmaktadır ve ilki hangi ürünlerin saat bazlı yada sabit ücretli yada aşamalı olacağını belirlemenizi sağlamaktadır. İkinci kısım ise hangi zaman çizelgelerinin faturalanacağı seçeneklerini seçmeye yarayan kısımdır. Buradan isterseniz tüm zaman çizelgelerini, isterseniz sadece onaylı zaman çizelgelerinin faturalanmasını seçebilirsiniz.
Üçüncü kısım ise 'zaman çizelgeleri kontrolü'dür ve bu kısım hem yöneticiler hem de personeller için bilgilendirme mailleri ile ilgili düzenleme yapabileceğiniz alandır.
Dördüncü ve son kısım ise 'İzinler' bölümüdür. Bu bölümde proje yada görev detaylarını belirterek izinli olduğunuz kısımların zaman çizelgesinden muaf tutulmasını sağlayabilirsiniz.
Yapılandırma > Ayalar Ekran Görünümü