Dr. Okan Acar'ın İnternet Sitesi: ERP Sistemlerinin Genel Değerlendirmesi: Türkiye Uygulaması
ERP sistemleri hem işletmelere ciddi faydalar sağlamakta hem de bir çok olumsuz etkide de bulunmaktadır. Bu konuda yaşanan başarısızlıklar düşünüldüğünde işletmelerin özellikle dikkat etmesi gereken üç ana unsur aşağıda gösterilmektedir (Akça, 2008):
· Yazılım: Düşünülenin tersine başarıda en az katkı yazılım unsurundadır. Yazılım arayışına giren her firma, zaten pazarda en iyi yazılımlara çok çabuk ulaşmaktadır. Büyük ölçekli bir firmanın küçük bir firmaya göre maliyet kısıtı olmadığı düşünüldüğünde karşısına çıkan bu yazılımlar içerisinden kendisi için en uygun olanı seçmesi zor olmayacak ve bu yazılımlar arasından yanlış tercih yapıyor olsa bile bundan olumsuz etkilenmeyecektir.
· Yerel destek: Yazılımın yerli mevzuata uygunluğu ve yerel danışmanlık desteği anlamına gelmektdir. Seçilecek yazılım dünya pazarında her ne kadar iyi konumda olursa olsun, yerel mevzuata uygun değil ise harcanacak tüm emek boşa gidecektir. İncelenen yazılımların bu konuda bağımsız danışmanlık şirketlerinden aldıkları yerel mevzuata uygunluk sertifikalarının talep edilmesi bu riski azaltacaktır.
· Implementasyon (Uygulamaya alma): İşletmenin ERP uygulamasını kendi sistemine adapte etmesi, personeli eğitmesi ve işletme içinden gelen tüm direnci yenmesi anlamına gelmektedir. Yazılımların kapsamlı ve esnek hale gelmesi implementasyonlarını da kompleks hale getirmektedir. Böylece geçmiş yılların tersine artık ERP sistemleri danışman şirket desteği olmaksızın hayata geçirilemez uygulamalar haline gelmişlerdir. Ancak implementasyon sonrası firma içerisinde gerekli bilgi birikimi oluşunca dış kaynak ihtiyacı en aza indirilebilir. İncelenen yazılımı sunan firmanın yurt içinde kaç danışman veya çözüm ortağı, dolayısı ile kaç başarılı implementasyona sahip olduğu verilecek kararda belirleyici olmalıdır.
Görüldüğü gibi ERP sistemleri işletmelerin hayatını kolaylaştıracak gibi görünse de öncelikle ciddi ve safhalara ayrılmış bir yoldan geçmeleri gerekmektedir. Ayrıca yukarıda belirtilen işlemler uygun şekilde gerçekleştirilse bile bu aşamalardan sonra işletme faaliyetlerini geliştirdiğinde veya büyüttüğünde ERP sisteminin de bunu desteklediğinden emin olmalıdır. İşte bu noktada 1990’lı yıllarda ERP fırtınasına yakalanmış bir çok KOBİ daha sonraları bu sürecin maliyetlerini ve zorluğunu göğüslemekte zorlanmıştır. Bugün bu kurumların çoğu, güncelliğini kaybetmiş veya gereğinden fazla büyük uygulamalarla iş yapmaya çalışmakta ve rekabetçiliklerini korumak için yeni teknolojilere yatırım yapmak zorunda kalmaktadır. Bugün birçok KOBİ ellerindeki sistemler için güncellemelere, farklı uygulamalara ve yeni teknolojilere gereksinim duymaktadır (Microsoft, 2008).
Ülkemizde ERP sistemlerinin ne ölçüde yararlı olduğundan bahsetmeden önce bu konuda yapılmış olan araştırmalardan bahsetmek yerinde olacaktır. Ülkemizde yapılan ve bir çok işletmede uygulanan anket çalışmasına göre aşağıdaki bilgiler edinilmiştir (Yegül, Toklu, 2004):
· ERP sistemi kuran işletmelerin başlıca beklentileri; iş süreçlerinde iyileşme, iş süreçleri arası koordinasyonun sağlanması, operasyonel kararlarda iyileşme ve veriye kolay erişme, teknoloji altyapısını tek sistem altında toplama ve iş sistemlerinin basitleştirilmesi olarak görülmektedir.
· İşletmeler ERP kurmaya karar verdikten ortalama 23 ay, kuruluma başladıktan sonra da ortalama 16 ay içerisinde kurulumu tamamlamaktadırlar. Buradan çıkan bir diğer sonuç da firmaların ERP kurmaya karar verdikten ortalama 7 ay sonra kuruluma başlamalarıdır.
· İşletmeler en çok "Satın Alma" modülünü önemsedikleri (%92,3) ve bu modülün kurulmaya başlanmadığı kurum olmadığı görülmektedir. Bu modülü "Finans/Muhasebe" ve "Satış" modülleri takip etmektedir.
· İşletmeler ERP sistemi için; modüllerin %93 oranında hazır bir ERP paketinin parçası olduğunu, %3 oranında bir yazılım firmasına özel olarak yaptırıldığını ve %4 oranında da firmanın kendisi tarafından üretildiğini ifade etmektedirler.
· ERP maliyetlerine bakıldığında da aşağıdaki tablo ile karşılaşılmaktadır. Buna göre ülkemizde en büyük maliyet yazılım ile donanımda oluşurken ABD’de en yüksek harcamalar danışmanlık hizmetlerine verilmektedir.
Tablo 1. ERP Maliyetleri’nin Dağılımı
· Diğer bulgulara bakıldığında, ERP'nin işletmelerin %54’inde stok seviyesini azalttığı, yine %54’de de işletme maliyetlerini aşağıya çektiği anlaşılmıştır. Ayrıca işletmelerin %84’ü ERP nin doğru karar vermelerinde etkili olduğunu belirtmişlerdir.
· Son olarak da işletmeler ERP’nin olumsuzlukları olarak sırası ile şu hususları belirtmişlerdir; Kullanımı karmaşık, kurulumu çok pahalı, sorun oluştuğunda gidermek zor, sistemi işletmek pahalıdır, kullanıcılarda hata yapma korkusu ve iş üzerine manuel kontrolün azalması bu hususlardan ileri gelenlerdir.
Görüldüğü gibi ülkemizde ERP konusunda yapılan bu araştırma genelde olumlu sonuçlar ortaya koymaktadır. Fakat özellikle maliyetlerin yüksek oluşu bir çok işletme tarafından dile getirilmiş olup halen çözülmesi gereken bir problem olarak karşımızda durmaktadır. Her ne kadar ERP sistemleri ilk ortaya çıktığındaki gibi sadece büyük işletmeler tarafından tercih ediliyor olmasa da KOBİ ler için bu yazılımları satın almak ve işletmek oldukça maliyetli halde bulunmaktadır. Ayrıca bazı işletmeler için bu boyuttaki sistemler gereksiz ölçüde detaylı da bulunmaktadır.
ERP sisteminin artıları ve eksilerini tekrar düşündüğümüzde aşağıdaki çıkarımlara gidebiliriz. Öncelikle dikkat edilmesi gereken unsurların yeterince ciddi uygulanmaması boyutu ne olursa olsun tüm işletmelere zarar getirecektir. Yazılımları bulmak kolay olsa da bunu en az maliyette satın almak ve bunu kişiselleştirmek (işletmenin ihtiyaçlarına göre uyarlamak) kolay olmamaktadır. Bunlar yapılsa bile işletmenin faaliyet gösterdiği ülkede (hatta ülkeler arası faaliyet gösteriyorsa tüm ülkeleri düşünerek) var olan kurallar, yasalar, yönetmelikler ile sosyal ve kültürel çevre düşünülerek ERP sistemi belirtilen ülkeye de uyarlanmalıdır. Bu da oldukça yorucu ve riskli bir süreçtir. Bu konuda yardımcı olacak danışmanlık firmaları doğru seçilmeli ve işletmenin uygulamaya koyduğu ERP sisteminin tüm modülleri düşünülerek bu adaptasyon sağlamalıdır. Buna örnek vermek gerekirse, ERP sisteminin içinde bulunan muhasebe veya finansal kontrol modülü ülkenin muhasebe standartlarına uygun hareket etmelidir. Uygun şekilde finansal tabloları hazırlayabilmelidir. Bir başka örnek de pazarlama ve satış modülünden verilebilir. İşletme ürettiği ürünler için ambalajlama yaparken bunları mevcut ortamda geçerli bulunan tüketici kanununa uygun şekilde hazırlamalıdır. Tabii bu hususların hepsi ülkelerin kendilerine özgü düzenlemeleri olduğu için bir ülkeden başka bir ülkeye değişim gösterecektir. Bu da danışmanlık firmalarına (danışmanlık hizmeti yazılımın satın alındığı işletmeden de alınabilmektedir) olan ihtiyacı arttıracaktır.
Yukarıdaki aşamalar düzgün şekilde tamamlandıktan sonra en önemli aşama olan implementasyon safhasına geçilmektedir. Fakat bu aşamada işletmeden kaynaklanan bir çok problem ile uğraşmak gerekmektedir. Bunlardan en önemlilerinden bir tanesi, işletmede uzun zamandır çalışanların, mevcut işleyişlerini değiştirmek istememesidir. Bu problemin aşılması işletmede çalışanların yeniliğe ne kadar açık oluşları ile alakalıdır. Eğer işletmede çalışanlar genellikle az eğitimli ve uzun süredir organizasyonda çalışıyorlarsa bu değişimi kabullenmeleri yıllara dayanan bilgi birikimlerinin bir günde işe yaramaz hale geleceğinden korkmalarından dolayı oldukça güç olmaktadır. Bu sebeple üst yönetim tarafından özellikle bu insanların endişelerinin yersiz olduğu belirtilmeli ve ERP ile kendilerine ihtiyaç kalmayacağı değil hatta kendilerine olan ihtiyacın artacağı şeklinde bir yol izlenmeldir. Bu aslında doğru bir yaklaşımdır çünkü ERP öncesi işleyişi bilen ve ERP ile oluşan ortamı bir önceki ortam ile kıyaslayabilecek en iyi işgücü yine uzun zamandır organizasyonda faaliyet gösteren işgörenlerdir.
Implementasyon ile ilgili bir diğer önemli husus da yönetici seçimidir. İşletmeler ERP sistemine geçerlerken veya geçtikten sonra istihdam ettikleri yöneticileri de dikkatle seçmelidirler. Bu yöneticiler evvelce ERP hakkında bilgi almış olmaları gerekmektedir. Her ERP sistemi birbiri ile aynı olmasa da temelde mantığını bilen yöneticiler kuruma daha faydalı olacaklardır. Fakat özellikle maliyet kısıtı daha az olan büyük çaplı işletmeler için bu özelliklere uyan yönetici bulmak küçük işletmelere göre daha kolay olacaktır. Bu durumda KOBİ ler için bu husus ilk başta dikkat edilecek bir husus olmaktan çıkmakta ve KOBİ ler için ERP sistemi daha riskli hale gelmektedir.
Bazı işletmeler mevcut ortamda verimli olarak kullandığı bazı modülleri, özel iş akışlarını, uzun zamandır kullanılan ve verimliliği kanıtlanmış prosedürlerini ERP sistemine adapte etmek isteyeceklerdir. Fakat parametize edilmiş veri alanları dışında sistemin içine kodlanmış yazılımı değiştirme olanağı sınırlıdır. Her ne kadar mevcut ülkenin düzenlemelerine uygun hareket edilmesi için ERP sisteminde değişiklikler gerekiyor olsa da bunların tamamlanması bile bazı durumlarda ciddi vakit alabilmektedir. O sebeple işletme ERP sistemine geçmeye karar vermiş ise bunu mümkün olan en kısa zamanda yapmaya çalışacak ve bu süre zarfında faaliyet gösterilen ülkeye ait mevcut düzenlemelere ERP sistemini uyarlamak ile yetinebilecektir. Ayrıca ek olarak talep edilen her düzenleme (ekleme, düzeltme vb.) işletmeye ayrıca bir maliyet doğuracaktır.
ERP sistemi tarafından önerilen sistem her zaman işletmenin rekabet avantajına olumlu katkı yapmayabilir. Özellikle çalışanların ERP sistemine alışmaları için geçen zaman zarfında pazar dinamiklerinin değişmesi ve işletmenin bünyesini buna adapte edememesi riski her zaman canlı durmaktadır. Bir ERP sisteminin yukarıda belirtildiği gibi ortalama 2 yıla yakın bir sürede karar verildikten sonra kullanılmaya başlaması gerçekten uzun bir süre işletmenin odağını bu sistemin implementasyonuna çevirmesi anlamına gelmektedir. Bu da işletmenin enerjisinin önemli bir süre temel faaliyetlerinden belli ölçüde uzaklaşması anlamına gelebilecektir.
ERP sistemler kompleks sistemler oldukları için kullanımı da oldukça ciddi bir eğitim sonucu mümkün olabilecektir. Bu eğitimler de işletmenin her çalışanına kullandıkları veya ilgili oldukları modüllerin tanıtılmasını, workshoplar düzenlenmesini ve her departmandan seçilen yetenekli bireylerin özel tasarlanmış ofislerde sistemi test etmesini içeren uzun ve yorucu bir süreçtir. Evvelce de belirtildiği gibi bu bireyler asıl görevleri olan satış, pazarlama, üretim vb. faaliyetlerden uzaklaşacak ve bu süre zarfında işletmenin karlılığına olumlu bir katkı yapamayacaklardır. Bu husus da ERP sistemi maliyetine evvelki tabloda belirtilen kalemlere ek olarak fırsat maliyetinin de eklenmesi gerektiğini ortaya koymaktadır. Böylece ERP sistemi gerçek maliyeti finansal tablolarda gösterilenin her zaman daha üstünde olacaktır.
Yukarıda belirtilen tüm ERP implementasyonu sorunsuz tamamlansa bile, işletme ERP’yi verimli kullanamayabilir. Bunun sebebi tüm departmanların ortak bilgi akışının brer parçaları olması sonucu tek bir hatanın tüm sistemi etkileyebileceği gerçeğidir. Örneğin satın alma departmanının düzenleyeceği yanlış bir fatura finansal kontrol departmanınca finansal raporlara geçirilip hem işletme ortaklarını hem de yatırımcılar ile kredi sağlayanları yanlış bilgilendirebilmektedir. Bu sebeple işletme içi denetim mekanizması oldukça önemli hale gelmektedir. Bu da büyük işletmelerde mümkün iken KOBİ ler de gereğince önem görmemektedir.
Gönderen Dr. Okan Acar zaman: 19:14