USTA, TS EN ISO/IEC 17024:2012 standardı ve yetki kapsamındaki ulusal yeterlilikler ile ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda kendi kurumsal şartlarına uygun bir yönetim sistemi oluşturmuş, dokümantasyonunu sağlamış olup, sistemin yönetimini ilgili dokümantasyona uygun şekilde sürdürmektedir.
2. Genel Yönetim Sistemi Şartları
USTA, yönetim sistemi kapsamında, kalite politikası, hedefler oluşturulmuş ve uygulanmaktadır.
USTA Kalite Politikası
* USTA adaylara ve belgeli kişilere; “memnuniyet odaklı” hizmet sunmak,
*Tecrübesi, güvenirliliği, hizmet kalitesi ve kalitedeki devamlılık prensibiyle aday ve belgeli kişilerin beklentilerini analiz ederek faydalı çözümler üretmek,
*Teknolojik gelişmeleri takip etmek ve yeniliklere açık olmak, ve sektörel yenilikler karşısında sürekli iyileşmeye ve gelişmeye katkı sağlamak,
* USTA çalışma sistemine tüm çalışanlarının ortak katılımını sağlamak,
*Kurumsal iletişimi ilke edinmek,
*Mesleki Yeterlilikler alanında iyileştirmeler yapmak ve kamuoyunda farkındalık yaratmak.
Üst yönetim bu yönetim sistemin kurulmasını ve sürekliliğini sağlamaktan, kalite politikasının ve hedeflerinin oluşturulmasından, kalite politikasının USTA’nın bütün birimlerinde anlaşılmasını, uygulanmasını ve sürdürülmesini sağlamaktan sorumludur. Kalite politikası, ilkeler, USTA web sayfasında kamuya açık bir şekilde duyurulmaktadır.
Üst yönetime ait görev tanımlarında, yöneticilerin, KYS ve TS EN ISO/IEC 17024 standardı gerekliliklerine uygun olacak şekilde bir yönetim sisteminin oluşturulması ve uygulanmasına, ayrıca, her kademedeki personelin bu gerekliliklere uygun şekilde çalışmalarının sağlanmasına yönelik şartların temin edilmesine dair görevleri belirlenmiştir. USTA tarafından görevlendirilen Kalite Yönetim Temsilcisi, görev tanımı ile de belirlendiği üzere, yönetim sisteminin kurulması, uygulanması ve sürekliliğinin sağlanmasından sorumludur.
Tüm dokümanlar, Dokümanların Kontrolü Prosedürü çerçevesinde oluşturulmakta ve ilgili kişilere yine bu prosedüre uygun şekilde dağıtımı yapılmaktadır. Bu prosedür aşağıdaki hususları içermektedir:
a) Yayımlanmadan önce dokümanların onaylanmasını,
b) Dokümanların gözden geçirilmesi ve gerektiği şekilde güncellenmesi ve yeniden onaylanmasını,
c) Dokümanlardaki değişikliklerin ve mevcut revizyon durumlarının belirtilmesinin sağlanmasını,
d) Uygulanabilir dokümanların ilgili versiyonlarının kullanım durumlarında elde edilebilir olmasının sağlanmasını,
e) Dokümanların kolaylıkla okunabilir ve açıkça tanımlanabilirliğinin sürdürüldüğünün sağlanmasını,
f) Dış kaynaklı dokümanların tanımlanmasını ve bunların kontrollü dağıtımının sağlanmasını
g) Yürürlükten kalkmış dokümanların istenilmeden kullanımının önlenmesi ve bunlar herhangi bir amaç için alıkonulmuş ise uygun şekilde tanımlanmasını.
USTA, sınav ve belgelendirme süreçleri ile ilgili kayıtlarının tanımlanması, saklanması, korunması, erişilmesi, saklama zamanı ve elden çıkarılması için ihtiyaç duyulan kontrolleri tanımlamaya yönelik Kayıtların Kontrolü Prosedürünü oluşturmuştur. Bu prosedürde, kayıtları sözleşmeye dayalı ve yasal zorunluluklara uygun olan bir süre için saklamaya yönelik hususlar düzenlenmiştir. Bu kayıtlara erişimin gizlilik düzenlemeleriyle tutarlı olması sağlanmıştır.
Kurulan yönetim sisteminin uygunluğunu, yeterliliğini ve etkililiğini sağlamak amacıyla, Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürüne uygun olarak yılda en az bir kez YGG toplantısı gerçekleştirmektedir. İlgili prosedürde de belirtildiği üzere toplantı gündem maddeleri USTA’nin politika ve hedefleri ile faaliyetlerin uygunluğu ve verimliliği ekseninde belirlenir, sınırlı kalmamak kaydıyla aşağıda sıralanan konulardan oluşabilir:
Yönetim sistemi değişiklikleri ve kalite politikası ve hedefleri,
Bir önceki YGG kararları ve uygulanmasının izlenmesi,
İç ve dış tetkik sonuçları,
Düzeltici/Önleyici faaliyet sonuçları,
İtiraz, şikayet, vb.
Personel belgelendirme hizmetlerine ilişkin faaliyetler ve sonuçları,
Eğitim ve belgelendirme ayrımına ilişkin geribildirimler,
Diğer hizmet ve faaliyetlerin izlenmesi,
Komitelerin ve komisyonların toplantı raporları,
Personelin durumu ve hizmet içi eğitim ihtiyacı,
YGG toplantısı sonucunda görüşülen gündem maddelerine uygun olarak yönetim sisteminin, belgelendirme hizmetlerinin ve hizmetlerin yerine getirilmesi için gerekli kaynakların iyileştirilmesine yönelik hedefler ve faaliyetler belirlenir; alınan kararlar takip edilir.
USTA, yönetim sisteminin etkili şekilde uygulandığını ve standartların sağlandığını doğrulamak üzere yıllık iç tetkik planı doğrultusunda en az 1 defa olacak şekilde İç Tetkik Prosedürü kapsamında iç tetkik yapar. Bu tetkik kapsamında hizmet alınan kuruluşlar ile işbirliği yapılan birimlerde tetkike tabi tutulur. Tüm süreçler uygun şekilde kayıt altına alınır. İç tetkikçi olarak görevlendirilecek kişilerin nitelikleri İç Tetkik Prosedüründe detaylı olarak belirlenir.
USTA faaliyetlerindeki gerçekleşen veya gerçekleşmesi tespit edilen uygunsuzlukları tanımlayıp yönetmek için Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü kapsamında düzeltici veya önleyici faaliyetlerde bulunur. Tüm süreçler uygun şekilde kayıt altına alınır.