Ana Sayfa > Makaleler > Kişisel Gelişim > Etkili Sunum Teknikleri
Sunumlar Neden Yapılır?
Sunum, bir topluluk önünde konuşma forumudur. Bir organizasyon adına içeride ya da dışarıda sunum yapılabilir. Dış sunumlar ikna etme¬ye yöneliktir. Bunlar özel tutumlar -örneğin, "Toplumun gelişmesine yardımcı olmak istiyoruz" ya da "Fiyatları yükseltmemiz lazım" ya da "Biz sizin için çalışıyoruz" veya "Ürünlerimiz tamamen doğal maddeler içermektedir" gibi geliştirmeye çalışır. Dış sunumlar yerel ve profesyonel toplantılarda, konferans ve kongrelerde, müşteri ve halkla ilişkiler forumlarında yapılabilir.
İçe yönelik sunumlar genellikle enformasyon yaymak amacıyla verilir. Bunlar; bölümler, yöneticilerle astları, kıdemli işçilerle genç işçiler arasında bilgi paylaştırmanın bir aracı işlevini görür, iç sunumlara örnek olarak brifingler, tanışmalar ve eğitim etkinlikleri verilebilir.
Sunum bir iletişim kanalıdır. Organizasyonun büyüklüğü, karmaşıklığı ve yönetim felsefesi sunum gerektiren olayların yapısını ve türünü belirler. Sunumlar çok çehrelidir. Konuşmacı, dinleyiciler, amaç, zaman, yer ve konu bunların tümü sunumun etkililiğine katkıda bulunur. Bu yüzden, konuşmacının iletişim sürecinin karmaşıklığının ve dinamiklerinin bilincinde olması önem taşır.
Bir Grup Önünde Konuşma Korkusunu Hafifletmek
Şirket içinde bir sunum yapmanın düşüncesi bile midenizde kramplar yaratıyor, ağzınızı kurutuyor, terlemenize neden oluyor ve bacaklarınızı titretiyor mu? Eğer durum buysa, yalnız değilsiniz. Çoğu insan topluluk önünde konuşmaktan korkar. Bu korkuyu insanları gerçeklikten kaçmaya yönelten algılanmış bir tehdit yaratır. Örneğin, Jay'ın son düşüncesi, "Bunu yapama”dı. Korku, algılanmış tehditle orantılı ya da orantısız olabilir.
Kendilerinden bir sunum yapmaları istendiğini öğrendikleri zaman insanların duyduğu stres ya da korku yönetilebilir. Gerçekten de, attıkları adımların stresi azaltacağını bilinçli olarak, anlamadan, insanlar böylesi korkuları sık sık yönetirler,
Bir sunum yapma korkusu algılanan tehditle genellikle orantılı olur. Konuşmacılar çoğunlukla; birincisi anlayış arayarak, ikincisi korkuyu yapıcı eyleme dönüştürerek -görevi üstelenerek- stresi yönetirler.
Etkili iletişim iki yönlü bir süreçtir; bir verici ile bir alıcı arasındaki düşünce alış verişidir. Her bir tarafın bu sürece katılımı geçmiş deneyler, değerler, ihtiyaçlar ve duygulardan çıkan kişisel algılamalara dayanır.
Konuşmacı (verici) olarak göreviniz, dinleyicilerin (alıcı) mesajı anladıklarından emin oluncaya kadar bitmez. Dinleyicilerden bir mesaj aldığınız zaman, bu mesajı anladığınızı dinleyicileri ikna edecek bir biçimde ifade edinceye kadar göreviniz tamamlanmaz, iletişim süreci boyunca siz (verici) ve dinleyici (alıcı) mesajı eş zamanlı olarak süzgeçten geçirirsiniz.
Süzgeçten geçirme işleminin sonucu şudur: Alıcı mesajı vericinin kastettiği biçimde algılamayabilir. Yanlış algılama potansiyeli, hem bir dinleyici topluluğuna hitap eden bir konuşmacı, hem de konuşmacıyla iletişime giren tek tek dinleyiciler için geçerlidir. Çoğu kez farklı bir me¬saj alınır, mesajın sadece bir bölümü alınır ya da hiçbir mesaj alınmaz. Konuşmacıların bir mesajı aktarması onların kişisel algılamalarına da¬yanır. Bir dinleyici topluluğunun üyeleri mesajı kendi değerlerini, ihti¬yaçlarını, duygularını ve geçmiş deneyimlerini kullanarak yorumlar. So¬nuç olarak, bazı mesajlar tamamıyla süzülür ve yok olup gider. İletişim sürecinin ustalıkla idare edilmesi, mesajın süzgeçten geçirilme derece¬sini en aza indirmekte konuşmacıya yardımcı olur.
Dinleyicinin anlayışını zenginleştirecek müdahalelerde bulunmak, amacıyla sunumun planlanmış düzenini değiştirebilmek için, konuşmacıların iletişim dinamiklerinin bilincinde olması gerekir. Örneğin, bir konuşmacı mesajı yeniden ifade edebilir, örneklere başvurabilir, diyagramlar çizebilir, dinleyicilerin duygularını yansıtabilir ve özetleme yapa¬bilir. Sözcüklerin herkes için mutlaka aynı şeyi ifade etmeyeceğini unutmayın. Algılama kişisel bir şeydir. Kişinin ihtiyaçlarına, geçmiş deneyimlerine, kişisel değer ve duygularına dayanır.
Sözlü sunumların yapılmasında yer alan iletişim öğeleri konuşma, dinleme, geri besleme (sözlü ya da sözsüz) ve soru sormadır. Bu öğelerin her birini ayrı ayrı ele alacağız.
Sesiniz tutumunuzu, duygularınızı ve iç durumunuzu yansıtır, iç dünyanızın bir aynasıdır. Sesli anlatımın başlıca öğeleri ses hacmi, ses perdesi, tonlama, kalite, hız, lehçe ve stildir.
Ses Hacmi: Dinleyiciler konuşmacıyı duyamazsa çok az iletişim ortaya çıkacak ya da hiç çıkmayacaktır. Konuşmacılar seslerinin hacmini salonun büyüklüğüne göre ayarlamalı ve en son sıraya doğru yönelt¬melidir. Ses hacmini psikolojik durumunuz koşullandırır. Heyecan, depresyon, korku ve öteki duygular sesli anlatımın duyarlılığını arttırabilir ya da azaltabilir. Bu nedenle, konuşmacının psikolojik durumunun bilincinde olması, konuşma sırasında bunu telafi etmesi gerekir.
Yüksek ses, fikirleri vurgulamak amacıyla etkili biçimde kullanılabilir. Buna karşılık, gereksiz yere sesi yükseltmek mesajdan çok şey götürebilir ve dinleyicileri kızdırabilir. Öte yandan bazı insanlar çok yumuşak konuşur. Sanki odada dinleyicilerin olduğunun farkında bile değildirler. Ses hacmi ya da tonunda hiçbir değişiklik olmadığı için bunların konuşma biçimleri monotondur. Sonuç olarak, dinleyiciler hayallere dalıp uyuklayabilir ya da sinirlenebilir.
Ses perdesi: Ses perdesini, saniyedeki ses titreşimlerinin sıklığı be¬lirler. Etkili konuşmacılar anlamı güçlendirmek ve kullandıkları sözcüklere canlılık kazandırmak amacıyla seslerini alçaltır ya da yükseltir. Örneğin, coşku ya da endişe çoğunlukla yüksek perdeden bir sesle aktarılır; üzüntü ya da vurdumduymazlık ise düşük titreşimli bir tonda ifade edilir. Ses perdesinin uygun kullanımı anlamı berraklaştırabilir, dikkatin korunup sürdürülmesini sağlayabilir ve sunuma ilgi yaratabilir.
Hız: Birisi konuşmanın çok çabuk olduğu yorumunu yaparsa, bu¬nun anlamı çoğunlukla düşüncelerin ve sözcüklerin hızlı bir şekilde su¬nulduğudur. Konuşmacının, sözcüklerini söyleme hızının farkında ol¬ması ve bunu kontrol etmesi gerekir. Konu karmaşık olduğu zaman konuşma hızı düşürülmelidir.
Kalite:. Kalite, kişinin sesinin kendine özgülüğünü anlatır. Bunu belirleyen büyük ölçüde ses aygıtlarının biçimi, esnekliği ve konumlandırılmasıdır. Ama duygusal ve fiziksel durumlar da etkide bulunur.
Tonlama ve Telaffuz: Tonlama, konuşma seslerinin yapısını anlatır. Telaffuz ise seslerin sözcükler içinde kaynaşmasıdır. En yaygın kullanılan telâffuz biçimlerini saptamakta bir sözlük iyi bir kaynaktır. Tonlama problemleri, bir sesin yerine bir başkasının geçirilmesini, ses atlamalarını (Ne haber yerine N'aber) ve ses eklenmesini (elektrik yerine elektirik) içerir.
Stil: En çekici stil sohbet biçiminde olandır. Bu, ezbere, kendiliğin¬den konuşmak demek değildir. Tam tersine dinleyicilerden her birine sanki sadece kendisine konuşuluyormuş duygusunu veren bir konuşma tarzıdır. Sohbet biçiminde konuşma göz temasını, uygun jestleri, beden hareketlerini ve yüz ifadelerini anlamı güçlendirmek ve dinleyicilerle kişisel ilişkiler kurmak üzere devreye sokar.
İletişimin dört biçimine (okuma, yazma, konuşma ve dinleme) ayırdığımız zamanın büyük kısmını dinlemek için kullanırız. Ne yazık ki,resmi eğitim sistemi dinlemeyi öğrenmenin önemini vurgulamaz. Bu bir şansızlıktır, çünkü etkili iletişim hem dinlemeye hem de konuşmaya bağlıdır. Bu nedenle, dinleme sürecini daha yakından inceleyelim.
İki tür -pasif ve aktif- dinleme vardır, iletişim süreci açısından her iki tür de değerlidir. Pasif dinleme en kolay dinleme türüdür. Dikkatli sus¬kunluğu ve en az yanıt vermeyi kullanır. Diğer kişinin fikirlerini istediği gibi ifade etmesine izin verir. Konuşan kişi uzunca bir sözlü etkileşim beklemez. Suskunluk ya da tek bir sözcük (örneğin, "Yaa!", "Neden?" veya "Birşeyler daha söyle" gibi) yeterli olabilir. Bazen sözsüz bir karşılık (gülümseme, göz teması ya da baş hareketi) daha uygun düşer.
Aktif dinleme daha zordur. Çoğu kez konuşmadan daha çok şey ister ve yorucudur. Konuşurken durumu kontrol ederiz. Dinlerken, karşımızdaki kişinin dilini, hızını ve konuşmasının içeriğini izlememiz gerekir. Aktif dinleme karşınızdakinin duygularını paylaşarak dinlemektir. Öteki kişinin ifade ettiği şeyi anladığınızı (mutlaka aynı fikirde olmanız gerekmez) ona göstermeniz gerekir. Bu da, söyleneni "geriye yansıtarak" gerçekleştirilir. Geriye yansıtma açıklama istemeyi, anlamı yeni¬den ifade etmeyi ya da aktarmayı, duyguları yansıtmayı ve henüz yeni açıklanan temel fikirleri özetlemeyi kapsar. Alıştırma 1-1, geri yansıtma tekniklerini tanıma konuşunda,biraz pratik yapmanızı sağlayacaktır.
Aktif dinleme, karşınızdaki kişinin perspektifini tam olarak değerlen¬dirmek amacıyla, kendinizi onun yerine koymaya çalışmanız anlamına gelir. Bu da anlayışla ve açık bir kafayla dinlemek demektir. Aktif dinle¬me mesajın taşıdığı bütün anlamı arayıp bulmayı içerir.
Geri besleme iletişim sürecinin önemli bir öğesidir. Konuşmacı ile dinleyici arasında ve bunun tersi yönde bir karşılıklı etkileşimi ifade eder. Geri besleme kişiye başkalarını nasıl etkilediği konusunda bilgi verir. Konuşmacı dinleyiciye geri besleme sağlar, dinleyici de konuşmacıya, iki tür (sözlü ve sözsüz) geri besleme vardır.
Sözlü geri besleme ses perdesi, ses tonu ve konuşma hızıyla birlikte kullanılan sözcükleri kapsar. Sözlü anlatım konuşmacının başlıca mesajını dinleyicilere aktarır. Bununla birlikte, sesin kullanılma biçimi konuşmacının performansına (olumlu ya da olumsuz bir biçimde) katkıda bulunur. Sesin kontrol edilmesi ses hacmi, ses perdesi, hız, nitelik, telaffuz ve stil üzerinde yoğunlaşarak başarılır.
Bir sözcüğün nasıl beş değişik anlama gelebileceğini açıklamaktadır. Ses perdesinin değişmesi bir sözcüğe genel anlamın¬dan daha güçlü bir anlam verir. Konuşmacının sesini nasıl alçaltıp yük¬selttiğinin bilincinde olması yetmez, dinleyicilerin kullandıkları sözcük¬lerin yanı sıra, yanıtlarındaki ses perdesinin de onların memnun olup olmadığı konusunda geri besleme sağladığını anlaması gerekir.
Sözsüz geri besleme, yani beden dili; yüz ifadelerini, göz temasını, duruşu, jestleri, fiziksel mekân ve zamanı kapsar. Konuşmacının vücut hareketleri dinleyiciye gönderilen ikinci dereceden mesaja katkıda bulunur.
Yüz kasları ve gözler belki de vücudun diğer kısımlarından daha fazla sözsüz mesaj iletir. Örneğin, bir kaşın havaya kalkması şaşkınlık, gözlerin açılması hayret, tavana bakma derin düşünceye dalma, yere bakma günlük hayaller kurma anlamına gelebilir. Yüz ifadeleri ve göz hareketleri, dinleyenlere konuşmacının onlarla iletişim kurmak isteyip istemediğini ve mesajı anlamalarına ilgi duyup duymadığını anlatır. Sü¬rekli olarak notlarını okuyan ve dinleyicilere nadiren bakan bir konuş¬macıyı hiç izlediniz mi? Göz teması dinleyicinin ilgisini çekmeye yar¬dımcı olur. Konuşmacılar gözlerini dinleyicilerin üzerinde gezdirdiklerinde dinleyiciler arasındaki her bir kişiye seslenirler ("Size sesleniyorum"). Ayrıca dinleyicilerden tek tek kişilerin mesajı ne kadar iyi anladığını söyleyen geri besleme alırlar. Dinleyenlerin mesajı anlamadığını düşünüyorsanız, konuyu yeniden işlemeniz ya da tekrar et¬meniz veya karışıklığı düzeltmek amacıyla belki de bir örnek vermeniz gerekir.
Beden dili: Konuşmacı kürsüye ya da podyuma yaklaşırken dinle¬yicide ilk izlenim oluşur. Eğer konuşmacı duraksar, korkmuş gibi görü¬nür ya da notlarını karıştırırsa, ilk izlenim muhtemelen çok olumlu ol¬mayacaktır. En iyi strateji hazırlıklı olmak, emin adımlarla yürümek, notları hızlı bir şekilde düzenlemek, dinleyicilere bir göz atmak ve derin bir nefes alarak konuşmaya başlamaktır. Mekân olanak tanıyorsa, vü¬cut hareketleri mesajın güçlendirilmesine yardımcı olabilir. Örneğin, iki noktaya değinecekseniz, önce hafifçe sağa dönüp birinci noktayı aktarın, sonra hafifçe sola dönüp ikinci noktayı belirtin.
Öne arkaya sallanmak, ağırlığı bir bacaktan ötekine vermek ve gereksiz yere podyumun gerisine doğru gitmek dinleyicilerin dikkatini dağıtır. Dinleyicilerin dikkati konuşmacının hareketlerine yönelir ve mesaj arka plana düşer.
Jestler el ve kolla yapılan vücut hareketlendir. Bir başka kişiyle yüz yüze konuşurken hepimiz -örneğin yükseklik, genişlik, şaşkınlık ve açıklanacak maddelerin tek tek sayısını vurgulamak üzere- el kol hare¬ketleri Kullanırız. Jestlere sunumlar sırasında neden başvurulmasın? Mesajlarındaki özgül noktaları vurgulamak amacıyla birçok konuşmacı jestler kullanmayı gerçekten planlar. Ayrıca, jestler genellikle konuşmacının kendisini konuya kaptırmasının bir sonucu olarak kendiliğinden ortaya çıkar. Kuşkusuz, kullanılan jestlerin uygun düşmesi ve saldırgan olmaması gerekir. Örneğin, dinleyicilerden biri konuşmacıya bir soru yöneltirken konuşmacı kollarını göğsüne kavuşturarak durursa, dinleyiciler konuşmacının soruyu önemsemeyerek, savunmaya geçtiğini ya da başka sorular dinlemek istemediğini düşünebilir.
Poz, konuşmacının duruş biçimidir. Dimdik durmak ya da kendini koyvermek dinleyiciye ayrı ayrı mesajlar verir. Konuşmacı fiziksel ola¬rak rahat edebileceği bir şekilde, gergin olmayan bir çeviklik ve kontrol duygusu yaratarak durmalıdır. Ayaklar birbirine yakın olmalı ve ağırlık iki ayağa da eşit olarak dağılmalıdır. Dinleyiciler konuşmacının fiziksel pozisyonuna sık sık tepki gösterir. Eğer dinleyiciler konuşmacının umursamaz bir tutum içinde olduğunu düşünürse aynı şekilde cevap vereceklerdir.
Oturma Düzeni: Bir sunum için oturma yerlerinin fiziksel düzenlenmesi bir mesaj verir ve dinleyicilerde bir tepki yaratır. Örneğin, bir masanın etrafında bölüm yöneticilerinin, kenarlarda ise, bölüm üyelerinin oturduğu bir düzenleme sadece rolleri pekiştirmekle kalmaz, kimlerin söze katılacağını da gösterir. Konuşmacının niyeti hazır bulunan her¬kesin aktif katılımını sağlamaksa, bu durumda oturma düzeninin bu mesajı vermesi gerekir.
sunum Programı: Zamanı yönetmek de sözsüz bir mesaj verir. Bir konuşmacı geç kalır ya da sunumu geç bitirirse, dinleyiciler konuşmacının kendisini daha güçlü bir mevkide gördüğünü düşünebilir. Dinleyicilerin zamanının en az sizinki kadar değerli olduğunu unutmayın. Dolayısıyla, bir sunumu programlamak dinleyicilere saygı duyulduğunu gösterir. Başlangıç ve bitiş zamanları en küçük noktasına kadar belirlenmelidir. Ne olursa olsun, programa bağlı kalınmalıdır. Konuşmaya geç başlarsanız ya da önceden belirtilen zamanlarda ara verilmezse, bu durum konuşma konunuzu gölgede bırakabilir. Aynı nedenden dolayı, sunum bir saat olarak programlanmışsa, bu bitirmemesi durumun¬da dinleyiciler bir saatin sonunda konuşmacıya dikkat etmemeye başlayacaktır.
Bir sunumun dinleyicilerin soru sormasına yol açmamasına pek az rastlanır. Çünkü, bazı özgül noktaların açıklığa kavuşturulmasına ya da konu ve konuyla ilgili bir alan (veya her ikisi) hakkında daha fazla şeyler duymaya her zaman ihtiyaç duyulur. Dolayısıyla, sorulara etkili biçimde yanıt verme becerisini geliştirmesi için, konuşmacının soru sorma sürecinin dinamiklerini tanıması gerekir.
İki tür -dolaylı ve dolaysız- soru vardır. Dolaysız sorular özgül bir konuyu ortaya atar. Bunlar, karşılıklı etkileşimi ya belirli bir yöne çevirir ya da aynı noktada toplar. Dolaysız soruların gerçek verilerin elde edilmesine yararı dokunur. Bu sorular "evet", "hayır" şeklinde ya da kısa bir cevapla yanıtlanabilir. Cevabı formüle etmeden önce uzun uzun düşünmeye gerek yoktur. Dolaysız bir soruya şu örnek verilebilir: "Önceki slaytta gösterilen satış hacmi sadece Ocak ayına mı aittir?"
Dolaylı sorular açık uçludur. Cevap vermeden önce düşünmek ge¬rekir. Bu sorular daha fazla bilginin açığa çıkmasına yol açar. Örneğin, şu soru: "Önceki slaytta gösterilen satış rakamlarına nasıl ulaştınız?"
Dolaylı ve dolaysız soruları tanımakta bazı pratikler geliştirmenizi sağlayacaktır.
Bir konuşmacının elindeki en güçlü araçlardan birisi sorulardır. Sorular şu işlevleri yerine getirir:
O Nedenleri saptamak.
O Tepkileri açığa çıkarmak.
O Öneriler almak.
O Dikkati yoğunlaştırmak.
O Geri besleme elde etmek.
O Zıt görüşleri ortaya atmak.
O Yaratıcılığı kamçılamak.
O Tartışma yaratmak.
O Mutabakatı sınamak.
O Performansı eleştirmek.
O Yeni alanlar keşfetmek.
O Anlama derecesini değerlendirmek.
Dinleyicilerden bir kişi bir soru sorduğunda bir yanıt -orijinal soruyu tatmin edecek bir yanıt bekler. Bütün yanıtlar tatmin edici değildir. İletişim sürecinin bu denli karmaşık olmasının bir nedeni de budur. Yanıtlar yeterli ya da yetersiz olabilir. Yeterli bir yanıt orijinal soruyu tam ola/ak karşılar. Ne yazık ki, verilen yanıtlar her zaman yeterli olmuyor. En sık görülen yanıtlar yetersiz yanıtlardır.
Yetersiz yanıtlar çeşitli biçimlere bürünür: Kısmi yanıtlar, ilgisiz yanıtlar, doğru olmayan yanıtlar ya da hiç yanıt verilmemesi. Yetersiz yanıtları yönetmekten konuşmacı sorumludur. Bunlar geçiştirilemez. Soruyu soran kişiyi mahcup etmeden bunlarla ilgilenilmelidir. Konuşmacı aynı zamanda, orijinal soruyu yeniden sorarak ya da açıklama isteyerek yetersiz yanıtların yeterli yanıtlar haline dönüştürülmesinden sorumludur. Bunlara ek olarak, konuşmacının dinleyicilerden gelen sorulara kişisel olarak yeterli yanıtlar vermesi gerekir.
İletişim üstüne bu bölümde verilen bilgi son derece kısadır. Bunun¬la birlikte, iletişim sürecinin bilincinde olmak etkili sunuşlar hazırlayıp yürütmenin temelini oluşturur. Çünkü sunuşlar iletişim forumlarıdır.
Bu makale şu konularla ilgili olabilir : etkili sunum hazırlama teknikleri - etkili sunum örnekleri - sunum yaparken dikkat edilecek hususlar - etkili sunum teknikleri ppt - etkili sunum teknikleri nelerdir - etkili sunum nasıl yapılır - etkili sunum teknikleri eğitimi - etkili sunum teknikleri kitap - etkili sunum -
Etkili Sunum Teknikleri başlıklı Kişisel Gelişim tarafından yazılan yazı 4290 kişi tarafından okundu ve 0 kişi tarafından yorumlandı