Bilişim. Elektronik Belge Yönetim Sistemi - PDF
Download "Bilişim. Elektronik Belge Yönetim Sistemi"
1 Bilişim Elektronik Belge Yönetim Sistemi
2 Elektronik Belge Yönetimi 2 Elektronik Belge Yönetim Sistemi; İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan ve bu belgelerin üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisinde yönetimini sağlayan sistemdir. EBYS ile, gerek kurum içi birimleriniz arası yazışmalarınızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarınızı bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak; Yazışmaların standartlaşması, Yazışmaların sevk, imzalama, ve onay sürelerinin kısaltılması, Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi, Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir.
3 EBYS İle Neler Yapılabilir? 3 Tanımlı iş akışları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir. Birimler arasında 7 gün 24 saat evrak alıp gönderilebilir. Belgelerin dolaşımı ve durumlarını takip edilebilir. Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilir. Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir. Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlanır. Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama ve imzalama süreci ve sırasını tanımlanabilinir. Belgelerin birden fazla noktaya (örneğin; tüm illere )aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir
4 EBYS İle Neler Yapılabilir? 4 İzne çıktığımızda veya birimlerinizde gece nöbet sistemi mevcutsa, görevleri yürütecek ilgililere vekalet verilebilinir. Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilinir. Belgelere erişim ve erişilmezlik yetkilendirmesi ve güvenliği sağlanır. Elektronik imza kullanılarak ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız ofise geçiş sağlanabilinir. Elektronik imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası resmi yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanır
5 EBYS nin Getirileri 5 Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır. Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar. Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar. Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır. Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar. Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür. Elektronik imza ve arşivleme ile bilgisayar ortamındaki yazışmalar yasal olarak yapılabilir.
6 EBYS den Pazar İhtiyaçları 6 Yüksek Hacimli Dökümanlar Yeni İçerikler Yeni İletişim Kanalları Daha Interaktif 10 + yıl saklama zorunluluğu Erişim Kolaylığı Beklentisi Hizmet Kalitesinde Yüksek Beklenti Arttırılmış Güvenlik Kurumsal Trendler Müşteri Trendleri Daha az donanım kullanımı Bakım Kolaylığı Etkinlik Parametreleri Yeterlilik Parametreleri Daha Küçük Bütçeler Yüksek Up-Time Entegre Çözümler Daha Basit Operasyon Süreçleri Müşteri Odaklı Çözümler Entegre Otomasyon
7 EDM D.EPOSITORY Yaşam Döngüsü 7 Hızlı, Entegre, Etkin Arşivleme. Kişisel Döküman Bulutunuz Döküman Arşivleme Yaşam Döngüsü Topla Koru İyileştir Sun Arşivle
8 Neden EDM EBYS-1: D.epository 8 Döküman Bulutu Avantjlar 1:50 oranında daha az storage 1:52 ihtiyacı daha az storage ihtiyacı Servis Yönelimli Mimari Servis Yönelimli Ölçeklenebilir Mimari Ölçeklenebilir D.EPOSITORY yüksek sıkıştırma ve ölçeklenebilir yapısı merkezi doküman ambarları yaratmanıza imkan tanır. Tek bir merkezde tüm veri tiplerini destekleyen döküman bulutu , SMS, AFP, Postscript, PDF, XML, Office vb. Dijital içeriklerde 1:52 oranında sıkıştırma altyapısı Veritabanı ve platform bağımsız mimari Yerel çözümler için modüler bazda entegrasyon Doküman Konsolidasyonu çözümü İleri ve Kişiselleştirilebilir Raporlama Yüksek Güvenlik
9 Neden EDM EBYS-2: Doküman Bulutu 9 Basım Merkezi Exchange Sunucuları 3rd Party/ Yerel Uygulamalar Sunum CRM MIS Arşivleme Yönetim Masaüstü Yazıcılar Çağrı Merkezi CCB Web Portal Fax
10 Neden EDM EBYS-3: Arşivleme 10 Döküman Bulutu Yazıcı Havuzu Desteği Yazıcı Havuzu Desteği Full Text Desteği Fulltext Desteği Girdi Girdi formatında formatndan bağımsız bağımsız sunum sunum Döküman bazında 1:50 oranında sıkıştırma Yazıcı Havuzu Detektörü ile arşivleme otomasyonu 0,4 KB döküman başına yer ihtiyacı(1 milyon döküman -> 0.4 GB ) Döküman üzerinden veri alımı ile otomatik endeksleme Full-Text veri alım desteği Tek Basım dosyası üzerinden birden çok klasöre arşivleme Elektronik İmza Desteği Döküman birleştirme altyapısı ile konsolide döküman sunumu 2.2 milyon sayfa/saat arşivleme hızı AFP, Postscript,PCL, Print PDF formatlarında veri kabulü en döküman bulut
11 Neden EDM EBYS-4: İçerik Arşivleme 11 Döküman Bulutu Kaynak Bazında Entegrasyon Pre&Post Processing Hızlı Doküman Erişimi PDF,MS Office, XML,TIFF,CAD,UBL, , SMS, Fax vb. İçerikler için destek Desteklenen formatlar için veri sıkıştırma desteği Toplu veya tekil iş akışları üzerinden döküman kabulü Inbound / OutBound döküman alım otomasyonu /SMS/Fax sistemleri üzerinden otomatik döküman beslemesi Döküman birleştirme altyapısı ile konsolide döküman sunumu
12 Neden EDM EBYS-4: İçerik Arşivleme 12 Döküman Bulutu Kaynak Bazında Entegrasyon Pre&Post Processing Hızlı Doküman Erişimi Tasarlanabilir Post & Pre Processing yetenekleri ile içerik iyileştirme desteği Dijital imza ve Zaman Damgası entegrasyonu Döküman üzerinden veri alımı ile otomatik endeksleme Döküman yaşam döngüsünde kişiselleştirilebilir gözden geçirme ve onay mekanizmaları 1.2 milyon sayfa/saat arşivleme hızı Versiyonlama desteği
13 Neden EDM EBYS-5: Endeksleme Altyapısı 13 Döküman Bulutu Müşteri Odaklı Sunum Müşteri Odaklı Sunum Endeksler arası Endeksler arası sorgulama sorgulama Veritabanı Veri bağımsız Tabanı bağımsız altyapı altyapı Kullanıcı Dostu kişiselleştirilebilir multi format klasör altyapısı (Mektuplar, Faturalar vb..)mekanizmaları Müşteri odaklı ve kişiseleştirilebilir endeksleme Tasarlanabilir Otomatik Endeksleme (Index Extraction) Full Text Endeksleme ve Arama Altyapısı Endekler arası ve birden fazla endeks üzerinden sorgu mekanizması(e.g. AccountNos where DueDate > SUMTOTAL > 150,00 ) Dökümanlar Arası İlişkilendirme Otomasyonu Veritabanı bağımsız altyapı Servis yönelimli mimari ile hızlı erişim ve entegrasyon
14 Neden EDM EBYS-5: Endeksleme Altyapısı 14 Döküman Bulutu Müşteri Odaklı Müşteri Odaklı Sunum Müşteri Odaklı Sunum Sunum Endeksler arası Endeksler arası arası sorgulama sorgulama sorgulama Veritabanı Veri Tabanı bağımsız Veri Tabanı bağımsız altyapı bağımsız altyapı altyapı
15 Neden EDM EBYS-6: Altyapısı 15 Döküman Bulutu Kaynak ve Kaynak Döküman ve Dokümantasyon Optimizasyonu Optimizasyonu Sınırsız Kullanıcı Sunırsız Desteği Kullanıcı Desteği Servis Yönelimli Servis Mimari Yönelimli Mimari Ölçeklenebilir mimari ile sınırsız Kullanıcı Desteği Bağımsız donanımlar üzerinde yük dengeleme altyapısı Akıllı Yük Dengeleme Sunucusu Döküman girdi formatından bağımsız döküman sunumu(e.g AFP2PDF, PS2PDF vb..) Font ve İmaj optimizasyonu ile minimum boyutta sunum Toplu Döküman Sunum motoru ile konsolide liste bazlı birleştirilmiş döküman sunumu Web Servis Entegrasyonu On the Fly Zenginleştirme Düzeltme Toplu Basım Dosyası tekrar üretimi Post & Pre processing yetenekleri
16 Neden EDM EBYS-7:Middleware Modülü 16 Döküman Bulutu Yerel uygulamalara sıkıştırma desteği Operasyonel sürelerde İyileşme Etkin Yetenekler Kolay Entegre edilebilir Sunum ve Storage modülü Sıkıştırma etkin sanal depolama çözümü Web Service & API entegrasyon D.EPOSITORY sıkıştırma teknolojisi ile güçlendirilmiş native uygulamalar Tek satırda entegrasyon (WriteToDisk() -> D.EPOSITORY.insertDOC ) D.EPOSITORY yeteneklerini varolan döküman arşiv yönetim uygulama üzerinde kullanma imkanı Varolan endeksleme mekanizmaları ile tam entegre D.EPOSITORY