Série Memória: Arquivo Central guarda 68 anos de história do TSE
Em 28 de maio deste ano, o Tribunal Superior Eleitoral (TSE) completou 68 anos de história, contados a partir de seu restabelecimento pelo Decreto-Lei nº 7.568/1945, após ter ficado inativo por cerca de oito anos, após a determinação de sua extinção durante o Estado Novo de Getúlio Vargas. Essas quase sete décadas de funcionamento do órgão superior da Justiça Eleitoral brasileira estão guardadas no Arquivo Central do TSE, localizado no edifício-sede do Tribunal, em Brasília-DF.
17/07/2013 18:30 - Atualizado em 19/06/2022 00:32
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Em 28 de maio deste ano, o Tribunal Superior Eleitoral (TSE) completou 68 anos de história, contados a partir de seu restabelecimento pelo Decreto-Lei nº 7.568/1945, após ter ficado inativo por cerca de oito anos, após a determinação de sua extinção durante o Estado Novo de Getúlio Vargas. Essas quase sete décadas de funcionamento do órgão superior da Justiça Eleitoral brasileira estão guardadas no Arquivo Central do TSE, localizado no edifício-sede do Tribunal, em Brasília-DF.
O acervo arquivístico do TSE é composto por aproximadamente dois quilômetros lineares de documentos em papel e milhares de unidades de documentos em suportes especiais, como CDs, DVDs e microfilmes. Toda a documentação está armazenada em espaço adequadamente climatizado, sendo distribuída em estantes deslizantes e armários. A organização e a gestão deste acervo são de competência da Seção de Arquivo da Coordenadoria de Protocolo e Expedição de Arquivo (Copea) do Tribunal.
Depois de esgotado o valor primário dos documentos produzidos nas diversas unidades do Tribunal (arquivos correntes ou setoriais), estes são transferidos ao Arquivo Central do TSE, que, por sua vez, é composto de documentos nas idades intermediária (com pouca frequência de uso) e permanente (arquivo histórico).
O acervo reúne documentos administrativos, judiciais e relativos às eleições de 1945 a 1992, anteriores à era eletrônica, e tem espaço para crescimento pelo menos por mais 10 anos. Grande parte desses documentos – de 1945 a 2008 – já está digitalizada e microfilmada.
Conforme explica o chefe da Seção de Arquivo do TSE, Yan Amaral Engelke, a gestão documental do Tribunal é regida por uma série de normas, sempre em conformidade com a Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
As principais normas do Tribunal no que se refere à gestão documental são: a Portaria nº 370/2003, que institui o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos do órgão; a Instrução Normativa nº 1/2010, que trata da guarda e custódia dos documentos administrativos e judiciais produzidos e recebidos pelo Tribunal; e a Resolução nº 23.379/2012, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivos, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral.
O objetivo dessas normas é zelar pela correta organização e gestão dos documentos que registram a história do Tribunal, proporcionando rápido acesso aos arquivos do órgão para auxiliar na tomada de decisões, além de preservar a memória da Justiça Eleitoral.
Para facilitar este trabalho, a equipe – composta por três arquivistas, quatro estagiários e três colaboradores –, em parceria com a Secretaria de Tecnologia da Informação do TSE, desenvolveu o Sistema de Gestão de Arquivos (SGarq), que é informatizado e está sendo adaptado pelos Tribunais Regionais Eleitorais (TREs) para implementação nos Estados.
“Um arquivo bem organizado é importante por vários fatores. Assim que uma pessoa faz uma consulta aqui no arquivo, entregamos esse documento no mesmo dia, respeitando os prazos. Nunca vamos deixar o Tribunal perder um prazo porque houve demora em achar um documento. Com um arquivo organizado, recuperamos rapidamente essa informação e, assim, a tomada de decisão do Tribunal é mais rápida”, destaca o arquivista.
Acesso do público
A documentação armazenada no Arquivo Central do TSE pode ser acessada tanto pelos servidores e colaboradores do Tribunal como pelo público externo, em cumprimento à Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011). Com exceção dos documentos que tramitam na Corte em segredo de Justiça e que possuem grau de sigilo determinado, toda a documentação do Tribunal pode ser consultada por qualquer interessado.
Os conteúdos mais procurados pelo público externo são dados sobre o processo eleitoral, informações antigas de candidatos e acerca de registros de partidos políticos, entre outros.
Internamente, a consulta pode ser feita diretamente pelo SGarq, por telefone ou pessoalmente. Caso o interessado precise levar o documento para outra unidade, pode solicitar o empréstimo ou o desarquivamento (para acrescentar ou retirar parte do documento).
A consulta pelo público externo também pode ser feita por telefone, para os números (61) 3030-9108 ou 3030-9109, por e-mail (arquivo@tse.jus.br) ou pessoalmente. No caso de haver a necessidade de retirar o documento da Seção de Arquivo, o interessado deve solicitar autorização à área produtora do documento.
“Antes mesmo de a Lei de Acesso à Informação ter sido publicada, a Seção de Arquivo do Tribunal já cumpria com as determinações que estão lá. Nós sempre fomos um órgão transparente, que sempre se dispôs a deixar essas informações acessíveis ao público interno e externo”, destaca Yan Engelke.
Eliminação de documentos
A manutenção de um arquivo organizado depende de uma boa avaliação e de um programa de destinação de documentos que preveja também a possibilidade de eliminação destes em determinados períodos de tempo, evitando, assim, a desnecessária acumulação de arquivos que não tenham caráter permanente.
No TSE, a avaliação e a destinação dos documentos são regidas pelo Plano de Classificação das Informações e Documentos do TSE e pelo Plano de Avaliação e Destinação das Informações e Documentos do TSE, instituídos pela Portaria nº 370/2003, em conformidade com a Lei nº 8.159/1991.
A eliminação é o procedimento de destruição física dos documentos descartados, com o objetivo de aumentar o espaço físico disponível e, consequentemente, otimizar a organização e a utilização de recursos no ambiente organizacional.
Segundo as normas do Tribunal, apenas os documentos administrativos podem ser eliminados e desde que sejam cumpridos os prazos previstos na Tabela de Temporalidade. Tal instrumento define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos e recebidos pelas unidades do TSE, bem como o Termo de Eliminação e o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.
Após a autorização das áreas produtoras, os documentos são encaminhados para o descarte, que consiste na trituração dos mesmos e na consequente doação do material triturado para uma cooperativa de catadores de papel.  Com a medida, o TSE cumpre com sua responsabilidade ambiental ao evitar a derrubada de 20 árvores de eucalipto para confecção de novos papéis.
Projeto Memória Eleitoral
Dois dos conteúdos mais procurados por jornalistas e pesquisadores no Arquivo Central do TSE, os dados e os resultados eleitorais completos do período de 1945-1990 estão sendo compilados, em um banco de dados estruturado, para auxiliar na preservação e divulgação dessas informações. O Projeto Memória Eleitoral está sendo desenvolvido pela Seção de Arquivo em conjunto com a área de Estatística do Tribunal.
O foco do Projeto são os dados referentes às eleições anteriores à tecnologia das urnas eletrônicas. Por esse motivo, os resultados deste período ainda não estão completamente disponibilizados na internet ou armazenados em bancos de dados de maneira estruturada e padronizada. No entanto, boa parte das informações, disponibilizada no formato CSV, já pode ser acessada no Portal do TSE, clicando, dentro da aba “Eleições”, em “Repositório de dados eleitorais”.
Quando estiver completamente concluído, o Projeto disponibilizará, dentre outras, as seguintes informações, para os cargos de presidente e vice-presidente, senador, deputado federal, governador e deputado estadual/distrital: nome do candidato, nome de urna, número do candidato, número, sigla e nome do partido, votos nominais, votos de legenda, situação após totalização, votos brancos e nulos, comparecimento, tamanho do eleitorado e quantidade de seções eleitorais totalizadas.
A metodologia utilizada para a concepção do Projeto consiste na digitalização dos resultados eleitorais por meio da estruturação de dados, ou seja, são capturados os resultados (dados) e não a imagem dos documentos, como é comumente feito na digitalização comum. A vantagem é que, a partir dos dados eleitorais brutos, é possível, com ferramentas adequadas, realizar manipulações, consultas, reordenações, filtros, seleções, gráficos, cálculos e estatísticas, entre outros.
LC/LF

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