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INSTITUCIONAL: Aumento na efetivação de sentenças é destaque da Secretaria Única dos JEFs/AP25/09/20 08:50Em tempos de restrição e reorganização orçamentárias, a busca por soluções econômicas com resultados efetivos, que, ao mesmo tempo , modernize e aprimore a prestação jurisdicional, é um desafio para as Seções e Subseções Judiciárias da 1ª Região. Com foco nesse objetivo, a Seção Judiciária do Amapá criou a Secretaria Única dos Juizados Especiais Federais (SU JEFs/SJAP).
Instalada no ano de 2017, o projeto-piloto de modernização dos JEFs/AP, em caráter experimental, foi idealizado pela juíza federal então coordenadora dos JEFs do AP, Lívia Cristina Marques Peres, que atualmente está a serviço do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) como auxiliar da Presidência.
A iniciativa centralizou em espaço único duas secretarias para a realização das atividades cartorárias das 3ª e 5ª Varas da SJAP, que passaram a contar também com diretoria una, coordenando quatro seções: Suporte Administrativo; Processamento e Procedimentos diversos e Execuções e Cálculos e Informações Processuais.
O projeto colocou em prática ações como padronização, otimização e adequada distribuição da força de trabalho entre os servidores lotados nas referidas Varas e a agilização dos trâmites processuais, o que trouxe maior celeridade à prestação jurisdicional sem aumento de custos para a SJAP.
Segundo a servidora Vera Cristiane Vaz de Sales Costa, diretora da Secretaria Única dos JEFs, após a unificação, a maior agilidade na produção de expedientes ficou evidente, “percebeu-se que quando se tem uma forma padronizada de realizar as atividades, a produtividade aumenta e há uma resposta mais rápida ao jurisdicionado”, explicou.
A reorganização de todos os cargos e funções existentes nas 3ª e 5ª Varas foi necessária para que todos os servidores fossem absorvidos e alocados nos gabinetes e na SU. “O empenho de magistrados, equipes de gabinetes e da própria Secretaria foi fundamental para a elevação da produtividade das Varas dos JEFs”, afirmou Vera Cristiane.
O novo sistema de trabalho não somente modificou a estrutura organizacional do corpo funcional com a adoção da SU, mas também alterou a rotina de trabalho dos servidores com novas metodologias. Ainda em 2017, com a necessidade de cumprimento do cronograma de implantação, foram elaborados mapeamentos dos principais fluxos e rotinas de trabalho de ambas as Varas.
Após esse mapeamento, foram realizadas oficinas, nas quais os servidores puderam  estruturar os processos de trabalho com a notação BPMN, sigla, em inglês, para Business Process Modeling Notation, que provê recursos para a modelagem de processos de negócio, e começaram a utilizar um novo software, Bizagi, “ferramenta que possibilitou compreender o funcionamento de cada etapa do processo de trabalho de forma a examiná-lo, melhorá-lo e padronizá-lo, bem como controlar os passos-chave do funcionamento das secretarias de varas dos JEFS”, contou Vera.
Resultados positivos – Três anos após a mudança na SJAP, a divulgação do relatório Secva/JEF/SJAP 9244536 apontou resultados positivos com a adoção da medida. Segundo dados apresentados, um ano depois da instauração do projeto houve um incremento na 3ª Vara de 25,42% na prolação de sentenças comparando-se os períodos de 1º/07/2016 a 30/06/2017 com 1º/07/2017 a 30/06/2018. Em outra comparação, os intervalos seguintes, 1º/07/2017 a 30/06/2018 com 1º/07/2018 a 30/06/2019, o incremento foi de 54,70%.
Na 5ª Vara, o aumento foi de 24,16% na prolação de sentenças, equiparando-se os períodos de 1º/07/2016 a 30/06/2017 com 1º/07/2017 a 30/06/2018. Nos intervalos subsequentes, 1º/07/2017 a 30/06/2018 comparativamente a 1º/07/2018 a 30/06/2019, o aumento foi de 55,40%.
As autuações das Requisições de Pequeno Valor (RPVs) também apresentaram crescimento. No primeiro ano, após a implantação do novo sistema de trabalho, o aumento foi de 11,70% e no ano subsequente de 27,18%.
O consumo de energia elétrica em 2016 foi de R$ 458.822,85. Um ano após a implantação da nova medida, o consumo foi reduzido para R$ 42.857,52, com uma economia de R$ 442.965,33. Outro gasto que apresentou redução significativa de custos foi com telefonia fixa. Em 2016, a despesa era de R$ 56.200,33, enquanto em 2018, um ano após a unificação, o gasto foi de R$ 12.306,00.
Com resultados positivos em todos os aspectos, Vera Cristiane considera que a experiência profissional conquistada nesse período “está melhorando a fluidez dos processos, com tratamento isonômico e equidade no trâmite e que o diálogo que existe atualmente entre todos os setores da SU se mostrou uma experiência valiosa para todos”, concluiu.
O projeto “Unificação das Secretarias dos JEFs/AP” é um piloto e já está concluso na SJAP. Hoje, o JEF/AP é coordenado pelo juiz federal Leonardo Hernandez Santos Soares, titular da 5ª Vara. Para mais informações sobre os resultados apresentados pela iniciativa acesse o Pae/Sei 0001428-06.2017.4.01.8003.
Compartilhar para crescer – Essa é mais uma matéria da série “Compartilhar para crescer”, com iniciativas para execução da estratégia da Justiça Federal da 1ª Região. São projetos que as seccionais estão adotando e que podem ser compartilhados para as demais seções e subseções judiciárias. Vamos compartilhar nossas iniciativas e crescer juntos!
Assessoria de Comunicação Social 
Tribunal Regional Federal da 1ª Região