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INSTITUCIONAL: SEI 3.0: Conheça as principais normas para a realização de procedimentos no Sistema21/09/17 07:39O Processo Administrativo Eletrônico - Sistema Eletrônico de Informações (PAe-SEI) foi implantado na Justiça Federal da 1ª Região (JF1) há três anos, mas ainda há dúvidas quanto a alguns dos procedimentos imprescindíveis na utilização da ferramenta, o que pode causar transtornos e problemas no trabalho. O que é necessário colocar no momento da assinatura de documentos? O que é preciso constar na documentação gerada? Quais são as inclusões vedadas?
A norma que regulamenta os procedimentos relativos ao uso do PAe-SEI é a Portaria Presi nº 4, de 11 de janeiro deste ano, está relacionada ao SEI pelo documento nº 3397576. Conhecer esse documento é de fundamental relevância para que os colaboradores da 1ª Região garantam a utilização correta do sistema e evitem prejuízos.
Um dos erros mais comuns cometidos pelos usuários da 1ª Região diz respeito à produção e à criação de processo, especialmente no momento da assinatura pelos dirigentes das unidades. Segundo a Portaria Presi nº 4, nos documentos que forem assinados pelos dirigentes das unidades deverão constar, expressamente, no texto, o(s) nome(s) completo(s) e o(s) cargo(s) do(s) dirigente(s), com a inclusão de todas essas informações.
Além disso, outro erro comum diz respeito aos documentos gerados na plataforma. A norma estabelece que em todos esses documentos deverá constar no vocativo o nome da unidade a que se destina de modo que se possa identificar o destinatário ao ler o documento. 
Entre os procedimentos que não são permitidos, mas que acontecem com frequência entre os usuários da 1ª Região, é importante ressaltar que é vedada a inclusão de documentos em processos que já tenham tramitado e cumprido o seu principal objetivo a fim de se evitar a construção de processos com muitos volumes, o que dificulta a localização de informações importantes e a criação de links, o que gera erros na sistema. Também não é permitida a inclusão de documento para dar ciência de outro documento no PAe-SEI, devendo ser utilizada a opção "Ciência", disponível no sistema.
Vale destacar também que os documentos externos de texto devem ser inseridos no PAe-SEI em formato Portable Document Format (PDF) após passarem por processo de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), o que nem sempre é realizado pelas unidades. Além disso, só é permitida a inserção de novos documentos em processo em andamento e aberto em mais de uma unidade quando se for aguardada manifestação técnica ou jurídica, desde que o documento não interfira no mérito da decisão.
Em relação ao nível de acesso deverá ser observado o art. 43 da Portaria Presi nº 4, que define a classificação dos autos ou de documentos em público, restrito ou sigiloso.
Para conhecer mais sobre as obrigações dos colaboradores ao utilizar o PAe-SEI, basta acessar a Portaria Presi nº 4, disponibilizada na Hotpage do Sistema na intranet, na aba “Normatização”. Evite prejuízos!
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Assessoria de Comunicação Social
Tribunal Regional Federal da 1ª Região