SISTEMA DE INFORMAÇÃO PREDIAL DA 3ª REGIÃO APRIMORA GESTÃO DE PRÉDIOS NA JUSTIÇA FEDERAL PAULISTA
Ferramenta foi criada pela Incubadora de Soluções Tecnológicas do iJuspLab 
No Tribunal Regional Federal da 3ª Região (TRF3), o Foro da Seção Judiciária de São Paulo administra 55 imóveis em 44 Subseções Judiciárias. Um verdadeiro desafio administrativo. Para a gestão imobiliária dos prédios, a Incubadora de Soluções Tecnológicas – um órgão do iJuspLab que atua como agente de transformação tecnológica no foro paulista – criou o Sistema de Informação Predial.
Antes dele, informações atualizadas e completas sobre os imóveis estavam dispersas entre vários setores e precisavam ser coletadas manualmente. A supervisora da Seção de Apoio da Diretoria Administrativa, Paula Freitas, foi uma das beneficiadas com a instalação do novo sistema. “Eu precisava de sete dias para levantar algumas informações. Hoje, eu consigo em um dia.”
“O sistema é um portal que reúne informações tendo o prédio como o centro de um modelo. Então tem desde o histórico de manutenção dos elevadores até o documento de vistoria do Corpo de Bombeiros”, explica Paula. De forma automática, o programa gera o relatório de inspeção prévia, por meio do qual a Diretoria Administrativa avalia a situação e faz a gestão de cada estrutura. “Eu precisava abrir um relatório, passar para todas as áreas e pedir para os gestores preencherem uma planilha. Então, foi um grande avanço na minha área.”
A supervisora destaca que o Sistema de Informação Predial levou mais segurança à vara paulista. Por meio dele, foi possível criar de um painel de business intelligence (inteligência empresarial) para a área de segurança institucional, com informações atualizadas sobre pontos de vulnerabilidade e de atenção nos edifícios. “Hoje o processo está sendo preparado para atender ao projeto de segurança de todo o TRF da 3ª Região”, que envolve, além de São Paulo, o estado de Mato Grosso do Sul.
Antes e depois
Até o início de 2020, informações sobre os prédios estavam dispersas entre os vários setores da Administração. “Foram os próprios gestores que perceberam a necessidade de organizar as inúmeras informações dos imóveis da Justiça paulista”, lembra Rodrigo Yunoguthi, analista Judiciário e gerente do projeto do TRF3.
O desenvolvimento do Sistema de Informação Predial foi um dos responsáveis pela criação da Equipe de Gestão de Dados, incumbida de disseminar a cultura de gestão de dados na administração do órgão, e da Incubadora de Soluções Tecnológicas, que deu forma ao programa. “Eram muitas planilhas e elas não tinham nenhuma organização. Para juntar tudo aquilo era muito complicado e quem ajudou muito nesse sentido foi a Equipe de Gestão de Dados.”
Depois do sistema, Yunoguthi avalia que a organização administrativa teve ganho qualitativo. “O maior benefício que vejo é, sem dúvidas, a parte de gerenciamento dos edifícios”, afirma. O sistema ajudou também na gestão dos edifícios durante a pandemia. “Era o sistema que estava mais adequado. A gente já tinha muitas informações que ajudaram”, explica Rodrigo. Atualmente, a equipe do projeto trabalha na versão 2.0 do sistema, com uso das mesmas tecnologias utilizadas no Processo Judicial eletrônico (PJe) e inclusão de novas funcionalidades.
O que está disponível?
O Sistema de Informação Predial faz o levantamento de mais de 30 informações diferentes de cada prédio. Com ele é possível saber, inclusive, se um edifício tem estacionamento ou não. “Todas as informações levantadas são centralizadas na administração central”, explica Paula Freitas. Assim, foi possível ter uma visão conjunta e atualizada da situação dos imóveis administrados pela Justiça Federal da 3ª Região. E foram observadas melhorias da gestão de dados e transparência da informação.
Entre os dados, estão: acessibilidade do edifício, informações sobre detectores de metais, salas, câmeras de segurança, setores locados naquele prédio, escadas de incêndio, cofres, placas de braile, entre outros. Também é possível saber se o prédio é alugado ou próprio e a descrição de cada setor instalado. Além disso, as equipes podem, por meio do próprio sistema, relatar erros, dar feedbacks e propor sugestões de melhoria.
Desafios
“Eu sempre tenho que lembrar os gestores de manter os dados do Sistema atualizados”, conta Paula. Essa foi uma dificuldade encontrada pelo tribunal após a instalação do programa. E que ainda prossegue. “A cultura de gestão de dados é necessária para que as informações permaneçam sempre atualizadas no sistema, o que depende da inserção dos dados pelos setores responsáveis.”
Yunoguthi enxerga que a ampliação do sistema pode agregar ainda mais. Mas também aumenta os desafios. “O programa agora vai sair da administração central e vai ter um número maior de pessoas usando, então a gente vai depender muito de como os usuários vão utilizá-lo.”
Saiba mais sobre o Sistema de Informação Predial no Portal de Boas Práticas do Judiciário
Agência CNJ de Notícias
Publicação original: https://www.cnj.jus.br/sistema-de-informacao-predial-aprimora-gestao-de-predios-na-justica-federal-paulista/