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INSTITUCIONAL: Compartilhar para Crescer: Solução e-Carta da SJMG agiliza trâmites judiciais e melhora serviços jurisdicionais prestados26/10/21 08:00Para agilizar trâmites judiciais e melhorar os serviços jurisdicionais prestados aos usuários, a Seção Judiciária de Minas Gerais (SJMG) compartilhou neste ano com a Seção Judiciária da Bahia (SJBA) o sistema e-Carta, criado em 2020 para o envio informatizado de correspondências, por meio de um convênio com os Correios. As duas unidades já enviaram ao todo até o momento 76.206 correspondências.
A iniciativa foi homologada na SJMG pela Portaria 9959246 e todas as 26 Subseções Judiciárias usam o sistema. As correspondências eletrônicas foram integradas aos sistemas judiciais, o que reduziu substancialmente o custo com insumos, como papel, cartucho de tinta, energia elétrica, entre outros produtos. Isso eliminou etapas do processo de envio de correspondências, facilitando o acompanhamento das postagens e a juntada dos comprovantes de envio.
O idealizador do projeto em Minas Gerais, Marcos Alves Arruda, informou que o Núcleo de Tecnologia da Informação (NUTEC) da SJMG desenvolveu, inicialmente, o Sistema de Geração Eletrônica de Correspondências (SIGEC), integrado ao sistema e-CARTA dos Correios.
“Ele começou a funcionar três meses antes da pandemia. Desde sua implantação, em janeiro de 2020, foram enviadas 70.000 cartas. Uma média de 3.000 cartas por mês. O sistema foi um dos responsáveis pelas secretarias continuarem a cumprir com todas as correspondências judiciais de intimações e citações, principalmente nos juizados. Foi uma das grandes revoluções da Justiça em um curtíssimo período de tempo”, destacou.
As modalidades disponíveis para correspondências eletrônicas são: Simples; Registrada; Registrada com Aviso de Recebimento (AR); e Mãos Próprias, que também tem retorno de AR. A modalidade Mão Própria é a mais onerosa para a JFBA, pois o trânsito de malotes, envio de Telegrama e SEDEX não são comportados pelo sistema.
“O sistema permitiu que servidores que estavam em home office continuassem a trabalhar normalmente. Além disso, promoveu uma verdadeira economia no uso de papéis, envelopes, etiquetas e insumos de impressora. Somente um contrato de impressoras foi reduzido em 90%. Agora vamos integrá-lo com o PJe e com o SEI. Vai ficar ainda mais fácil e inteligente”, contou.
¿Caso outra unidade da Justiça Federal esteja interessada em compartilhar do projeto deve entrar em contato com a SJMG pelo e-mail nutec.mg@trf1.jus.br.
Compartilhamento BA
Ao tomar conhecimento do e-Carta em um evento de inovação realizado pelo Judiciário, a Seção Judiciária da Bahia se interessou e tomou conhecimento do seu uso pela SJMG. O projeto foi solicitado à SJMG pelo Núcleo de Administração de Serviços Gerais (NUASG) da SJBA, para adequações do sistema às necessidades da unidade e está alinhado ao Plano Estratégico da Justiça Federal (PEJF)
A SJBA tornou o uso do e-Carta obrigatório nas 15 Subseções Judiciárias do estado, por meio da publicação, em julho deste ano, da Portaria SJBA-DIREF 169/2021. Desde então foram enviadas 6.203 correspondências.
A gerente do projeto, Denise Marcia de Andrade Carneiro, informou que a implantação aconteceu em um momento de suspensão quase total dos trabalhos presenciais, para viabilizar a continuidade da prestação jurisdicional.
Os testes de automação de correspondências se iniciaram em meados de 2020 com outro sistema, o Sistema de Postagem Eletrônica (SPE) dos Correios, que não possuía tantas funcionalidades como o SIGEC. “O e-Carta foi implantado na JFBA neste ano em várias fases, sendo definitivamente homologado em 25 de maio”, comentou.
A iniciativa buscou o aperfeiçoamento da Gestão de Custos, para otimizar custos operacionais, acelerar o andamento de execuções fiscais e cíveis, além do cumprimento dos processos julgados.
Antes da implantação e-Carta, o envio de correspondências tinha diversos passos: edição do ofício/citação; envelopamento; endereçamento; e o preenchimento e impressão da Guia de Postagem, enviada à Seção de Comunicação Administrativa (SECAM)), junto com as cartas e também por e-mail.
“A SECAM recebia as cartas, pesava, colocava etiqueta dos correios, conferia as Guias, baixava a cópia da Guia que chegava por e-mail onde inseria o Código de Rastreio. Ao final do dia, preenchia os talões de controle dos Correios e, no dia seguinte, entregava todo o material ao carteiro que vinha à Seccional buscar. Depois do recebimento pelo destinatário, os correios devolviam à SECAM os ARs, que eram então entregues nas Unidades, as quais, por sua vez, as digitalizava e anexava nos processos. Isso estava em desacordo com critérios de sustentabilidade”, explicou.
Além dessas características positivas, o e-carta trouxe ainda a redução de custo por demanda. “Os correios entregam apenas uma lauda ao destinatário, que acessa pela internet ou QR Code os documentos anexos essenciais ao Processo Judicial. Isso ainda colabora para a redução do trânsito urbano de veículos na medida em que houve grande redução no volume das correspondências”, afirmou a gerente.
Denise Carneiro disse, ainda, que o projeto está associado aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) 9 (Indústria, Inovação e Infraestrutura) e 16 (Paz, Justiça e Instituições Eficazes).
Os usuários foram treinados para a utilização do sistema e a gerente ressaltou que o e-Carta foi muito bem recebido e avaliado pelos servidores.  Os Manuais de utilização e link de vídeos do treinamento realizados estão disponíveis no SEI, no número 0017973-46.2020.4.01.8004.
Compartilhar para crescer
Essa é mais uma matéria da série “Compartilhar para crescer”, que divulga, semanalmente, iniciativas planejadas para a execução da estratégia da Justiça Federal da 1ª Região, que possam ser compartilhadas com as demais Seções e Subseções Judiciárias da 1ª Região.
PG
Assessoria de Comunicação Social
Tribunal Regional Federal da 1ª Região