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É legal a fixação de prazo para guarda de documentos por ato infralegislativo31/01/13 15:58Por unanimidade, a 6.ª Turma entendeu como “razoável” os prazos fixados no art. 30, §§ 1º e 2º, da Instrução Normativa STN n. 1, de 15/1/1997, e do art. 3º, § 3º da Portaria Interministerial n. 127, de 29/6/2008, que fixam em cinco (Administração federal) e dez anos (entidade convenente ou contratada), respectivamente, o prazo de guarda de documentos relativos à prestação ou tomada de contas de convênios e contratos firmados pelos órgãos federais.
A União recorreu ao Tribunal Regional Federal da 1.ª Região da sentença que julgou procedente pedido do Ministério Público Federal (MPF) determinando que a apelante se abstivesse de destruir, pelo prazo mínimo de 20 anos, a contar do fim de sua vigência, os documentos relativos às prestações ou tomadas de contas de convênios e contratos firmados pelos órgãos federais, facultando-lhe a manutenção em arquivos digitais, se assim preferisse.
No recurso, a União reconhece a inexistência de qualquer disposição de lei em sentido estrito a estipular prazo para que a Administração e as entidades convenentes mantivessem os documentos comprobatórios de despesas referentes à execução de convênios. Entretanto, salienta, que o art. 30, § 1º da Instrução Normativa STN 1/1997 e o art. 3º, § 3º, da Portaria Interministerial MPOG/MF/CGU 127/2009 estabelecem o prazo de cinco e dez anos, respectivamente, para que a Administração mantenha a guarda de tais documentos. “A modificação de tais prazos por órgãos exteriores, no caso o Judiciário, implica violação da independência dos poderes”, afirma.
Os argumentos apresentados pela União foram aceitos pelo relator, juiz federal convocado Marcelo Dolzany. Em seu voto, o magistrado citou trecho da Lei 12.527/2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação, que estabelece que os órgãos e entidades do poder público deviam assegurar o acesso à “informação pertinente à administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos e a informação relativa à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos; e ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores”.
Contudo, destacou o relator, a Lei de Acesso à Informação ainda era inexistente ao tempo da sentença proferida pelo Juízo de primeiro grau. “A obrigatoriedade da digitalização desses documentos, entretanto, já era corrente no âmbito da Administração. É neste contexto que devem ser lidas as instruções e orientações conjuntas firmadas no Poder Executivo”, explicou o juiz Marcelo Dolzany.
Nesse sentido, a Turma entendeu pela razoabilidade e legalidade dos prazos fixados pelas instruções normativas citadas, no caso, cinco anos para a Administração federal e dez anos para a entidade convenente ou contratada, a contar da data da aprovação das contas respectivas.
Processo n.º 0025566-53.2009.4.01.3400 julgado em 25/01/2013
JC

Assessoria de Comunicação Social
Tribunal Regional Federal da 1.ª Região