
                     PROJETO DE RESOLUÇÃO Nº 32, DE 2011







                               Cria a Comissão de Avaliação  de  Documentos
                               de  Arquivo  da  Assembleia  Legislativa  do
                               Estado de São Paulo.







   A ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SÃO PAULO RESOLVE:




         Artigo 1º – Fica criada a Comissão de Avaliação  de  Documentos  de
   Arquivo da Assembleia Legislativa do Estado de  São  Paulo,  de  caráter
   permanente e multidisciplinar, com as atribuições de:

   I – formular, supervisionar e aplicar, no âmbito do  Poder  Legislativo,
   programa  de  gestão  documental,  que  corresponde   ao   conjunto   de
   procedimentos e operações técnicas referentes à produção, classificação,
   avaliação, tramitação, uso, arquivamento  e  reprodução  de  documentos,
   destinado a assegurar a racionalização e a eficiência  dos  arquivos  da
   instituição;

   II – elaborar, manter atualizados e aplicar os Planos de Classificação e
   as Tabelas de Temporalidade de Documentos;

   III – coordenar, orientar e supervisionar a  execução  das  tarefas  dos
   arquivos setoriais, além de  difundir  informações  e  promover  debates
   sobre a importância da aplicação das  rotinas  e  dos  procedimentos  de
   gestão de documentos nas  unidades  da  Assembleia  Legislativa  de  São
   Paulo;

   IV - divulgar a legislação e normas relativas à gestão de documentos  de
   arquivo em qualquer suporte.




         Artigo 2º - A Comissão de que trata esta Resolução será  coordenada
   pelo Gerente do Núcleo da Qualidade e será  integrada,  necessariamente,
   por servidores das áreas listadas a seguir, além  de  representantes  de
   outras unidades administrativas envolvidas na gestão documental:

   I – Procuradoria;

   II  –  Secretaria  Geral  Parlamentar,  através  da  Divisão  de  Acervo
   Histórico, do Departamento de Documentação e Informação;

   III – Secretaria Geral de Administração através da Divisão de  Protocolo
   Geral e Arquivo e/ou do Serviço de Arquivo, do Departamento de  Serviços
   Gerais;

   IV – Departamento de Informática e Desenvolvimento  Organizacional  e/ou
   de suas Divisões;

   V – Núcleo da Qualidade.




         Artigo 3º - Ato da Mesa regulamentará, no  prazo  de  30  dias,  os
   procedimentos relativos à gestão  documental  no  âmbito  da  Assembleia
   Legislativa de São Paulo.




         Artigo  4º  –  Esta  Resolução  entra  em  vigor  na  data  de  sua
   publicação.




                                JUSTIFICATIVA




      A Assembleia Legislativa de São Paulo vem estruturando um trabalho de
   implantação de gestão de documentos na instituição. Ações pontuais foram
   desenvolvidas, como a publicação de Tabela de Temporalidade da  área  de
   Recursos Humanos e a constituição, por  de  meio  de  Portaria  Conjunta
   SGA/SGP, de comissão técnica com o objetivo de concluir a elaboração  de
   Tabela de Temporalidade da ALESP.

      Os trabalhos dessa comissão atingiram o resultado esperado, inclusive
   com proposta de ampliação de instrumentos de gestão documental.

      A Procuradoria, ao analisar o conteúdo do Processo RG 09247/1996,  ao
   qual foram  juntados  os  estudos  da  comissão  técnica  acima  citada,
   entendeu, em face de novos elementos apresentados para a consolidação de
   uma política de gestão de documentos na Assembleia, que seria necessária
   a aprovação de projeto de resolução  para  formalizar  e  disciplinar  o
   funcionamento de Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo.

      É com esse intuito, que apresentamos a presente propositura.

      Vale ainda lembrar que já vigora,  nos  planos  federal  e  estadual,
   legislação própria que trata da política de arquivos públicos.  Em  face
   dessas normas a Assembleia tem o dever de adotar métodos e procedimentos
   para o tratamento de seus documentos.

         Finalmente, observamos que a adequada gestão  da  expressiva  massa
   documental da instituição é fundamental para racionalizar e  agilizar  a
   guarda e recuperação de documentos, bem como para garantir a preservação
   da memória do Parlamento paulista.




         Sala das Sessões, em 23/08/2011.










                        a) BARROS MUNHOZ - Presidente





                        a) RUI FALCÃO - 1º Secretário





                      a) ALDO DEMARCHI - 2º Secretário