ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA
Gabinete de Consultoria Legislativa
DECRETO Nº 52.715, DE 20 DE NOVEMBRO DE 2015.
(publicado no DOE n.º 222, de 23 de novembro de 2015)
Dispõe sobre o Sistema de Processo
Administrativo Eletrônico – PROA – no âmbito
do Poder Executivo Estadual.

O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso das
atribuições que lhe confere o art. 82, incisos V e VII da Constituição do Estado,
DECRETA:
CAPÍTULO I
DO SISTEMA DE PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO
Art. 1º O expediente administrativo e sua representação por meio eletrônico, na
produção, no registro, na tramitação, na consulta, na transmissão e no arquivamento de
documentos pela Administração Pública Estadual será admitido por intermédio do Sistema de
Processo Administrativo Eletrônico – PROA, nos termos deste Decreto.
§ 1º A implantação do Sistema mencionado no “caput” deste artigo ocorrerá conforme
cronograma definido pelo Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico.
§ 2º A implementação de expedientes administrativos eletrônicos é de responsabilidade
dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta e Indireta.
§ 3º O Sistema PROA fica definido como solução tecnológica única para o Poder
Executivo Estadual.
Art. 2º Para fins do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico, disposto neste
Decreto, considera-se:
I - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou de tráfego de documentos e
arquivos digitais;
II - transmissão eletrônica: toda forma de comunicação à distância com a utilização de
redes de comunicação;
III - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de
modo inequívoco, com o objetivo de assinar determinado documento, admitindo as seguintes
formas de identificação do signatário:
a) assinatura digital; e
b) assinatura cadastrada.
IV - usuário interno: todo aquele que, por força de suas atribuições funcionais, tenha
acesso, de forma autorizada, as informações produzidas ou custodiadas pela Administração;
V - usuário externo: qualquer pessoa física que tenha acesso, de forma autorizada,
mediante cadastramento prévio, as informações produzidas ou custodiadas pela Administração
que não seja caracterizada como usuário interno;
VI - Documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível
e interpretável por meio de sistema computacional.
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VII - processo eletrônico: conjunto de entradas, de saídas e de movimentações de
documentos em formato eletrônico com validação por intermédio de assinatura eletrônica,
arquivados em banco de dados corporativo com identificação única;
VIII - certificação digital: conjunto de procedimentos que asseguram a integridade das
informações e a autoria das ações realizadas em meio eletrônico, mediante assinatura digital;
IX – certificado digital: conjunto de dados de computador, gerados por uma Autoridade
Certificadora que se destina a registrar, de forma única, exclusiva e intransferível, a relação
existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação;
X - certificado digital do tipo A3: certificado em que a geração e o armazenamento das
chaves criptográficas são feitos em mídias do tipo cartão inteligente ou “token”, observando-se
que as mídias devem ter capacidade de geração de chaves e serem protegidas por senha ou
hardware criptográfico aprovado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil;
XI - gestão documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
produção, registro, classificação, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos,
visando a sua eliminação ou guarda permanente;
XII - conversão de autos processuais em papel para meio eletrônico: execução de
procedimento que envolve a digitalização do expediente administrativo objeto da conversão, a
inclusão dos arquivos resultantes da digitalização como peças do respectivo expediente
administrativo e a inserção, tanto na versão papel quanto na versão eletrônica, de termo que
ateste a fidedignidade da versão eletrônica;
XIII - cópia eletrônica: o documento eletrônico resultante da digitalização de
documento físico;
XIV - carimbo de tempo: mecanismo que indica, em todo e qualquer documento e/ou
transação eletrônica, o momento em que o evento ocorreu, baseando-se na hora oficial brasileira
fornecida pelo Observatório Nacional;
XV – plano de classificação de documentos: instrumento elaborado a partir de estudos
das estruturas e das funções do órgão, que resulta em um esquema de distribuição de documentos
em níveis hierárquicos, de acordo com métodos de arquivamento; e
XVI – tabela de temporalidade de documentos: instrumento aprovado por autoridade
competente, que determina os prazos de guarda e destinação final dos conjuntos documentais
produzidos a partir das atividades desempenhadas pelo Estado.
CAPÍTULO II
DO COMITÊ GESTOR
Art. 3º O Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico será composto por um
representante titular, e respectivo suplente, das seguintes instituições:
I - Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos, que o
presidirá;
II - Gabinete do Governador;
III – Secretaria da Casa Civil;
IV - Secretaria-Geral de Governo;
V - Procuradoria-Geral do Estado;
VI - Secretaria do Planejamento, Mobilidade e Desenvolvimento Regional;
VII - Secretaria da Fazenda;
VIII - Companhia de Processamento de Dados do Estado do Rio Grande do Sul PROCERGS;
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IX - Autoridade Certificadora do Estado do Rio Grande de Sul – AC-RS; e
X – Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS.
§ 1º Os integrantes do Comitê Gestor serão indicados pelos titulares dos respectivos
órgãos e designados por ato do Governador do Estado.
§ 2º O Comitê Gestor, por seu Presidente, poderá convidar representantes de outros
órgãos, entidades da administração pública ou de organizações da sociedade civil, para participar
das reuniões e discussões por ele organizadas.
§ 3º A função de membro do Comitê Gestor será considerada prestação de serviço
relevante, não remunerada.
Art. 4º O Comitê Gestor supervisionará o gerenciamento, a especificação, o
desenvolvimento, a implantação, o suporte e a manutenção corretiva e evolutiva do Sistema de
Processo Administrativo Eletrônico.
Art. 5º São atribuições do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico:
I - definir a metodologia, o fluxo e a tramitação dos expedientes administrativos
eletrônicos, a padronização da infraestrutura, aplicações e dados;
II - garantir a adequação do Sistema aos requisitos legais e às necessidades da
Administração Pública Estadual;
III - definir as premissas e as estratégias utilizadas para a especificação, o
desenvolvimento, os testes, a homologação, a implantação e a integridade de operação do
sistema;
IV - promover a integração com demais órgãos e entidades necessários ao
desenvolvimento e implantação do Sistema; e
V - priorizar e deliberar sobre as necessidades de manutenção do Sistema e encaminhálas às áreas pertinentes.
Art. 6º As deliberações referentes ao Sistema de Processo Administrativo Eletrônico
dar-se-ão por meio de resoluções do Secretário de Estado da Modernização Administrativo e dos
Recursos Humanos e publicadas no Diário Oficial do Estado.
CAPÍTULO III
DA ASSINATURA ELETRÔNICA
Art. 7º A tramitação do expediente administrativo por meio eletrônico será admitida
mediante a utilização de assinatura eletrônica, contendo elementos que permitam identificar o
usuário responsável pela sua prática.
§ 1º O credenciamento será realizado mediante procedimento no qual esteja assegurada
a adequada identificação.
§ 2º Ao credenciado será atribuído registro e meio de acesso ao sistema, de modo a
preservar o sigilo, a integridade e a autenticidade de suas comunicações.
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Art. 8º A assinatura eletrônica será admitida sob as seguintes modalidades:
I - assinatura digital: baseada em certificado digital e atenderá aos requisitos de
autenticidade, integridade, validade jurídica e interoperabilidade da Infraestrutura de Chaves
Públicas Brasileira - ICP Brasil -, conforme disposto na Lei nº 12.469, de 3 de maio de 2006;
II - assinatura cadastrada: credenciada em sistema de controle de acesso informatizado,
com fornecimento de “login” e senha para o credenciamento, assegurada a adequada e
inequívoca identificação.
Art. 9º A prática de atos assinados eletronicamente dar-se-á na forma estabelecida
neste Decreto e implicará a responsabilização legal do credenciado pelo uso indevido da
assinatura eletrônica.
Art. 10. São de exclusiva responsabilidade dos usuários:
I - o sigilo da assinatura eletrônica, de uso pessoal e intransferível; e
II - a preparação dos documentos digitais e anexos, em conformidade com as definições
do Sistema, no que diz respeito à formatação e características técnicas.
CAPÍTULO IV
DOS DOCUMENTOS, DA CONSULTA E DA SEGURANÇA
Art. 11.
O PROA, “software” específico para a tramitação do expediente
administrativo eletrônico, deverá:
I - ter características que permitam auditoria para fins de garantia da disponibilidade, da
integridade, da confidencialidade e da autenticidade das informações;
II – realizar o armazenamento e a recuperação de dados em centro de processamento de
dados fornecido por órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, incluindo empresas
públicas e sociedades de economia mista e suas subsidiárias; e
III – adequar-se ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil, e às Diretrizes para a Implementação de
Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis – RDC-Arq, mantidos e atualizados pelo
Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.
Art. 12. Todos os atos processuais do expediente administrativo eletrônico serão
assinados eletronicamente na forma estabelecida neste Decreto e utilizarão, preferencialmente,
formatos abertos de arquivos, baseado na padronização ABNT NBR ISO/IEC 26300.
Parágrafo único. Caso não seja possível tecnicamente atender ao disposto no “caput”
deste artigo, os atos processuais do expediente administrativo eletrônico utilizarão
preferencialmente o formato “Portable Document Format” (PDF/A), baseado na padronização
ABNT NBR ISO 19005.
Art. 13. Os documentos produzidos eletronicamente ou os convertidos em arquivos por
meio de digitalização e juntados ao expediente administrativo eletrônico, a requerimento ou à
petição administrativa eletrônica, com garantia da origem e de seu signatário, na forma
estabelecida neste Decreto, são considerados válidos para fins do expediente administrativo
eletrônico.
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§ 1º Os representantes digitais dos documentos digitalizados e juntados aos autos pelos
órgãos e entidades da Administração Pública Estadual têm a mesma força probante dos originais
para fins do expediente administrativo eletrônico.
§ 2º A arguição de falsidade do documento juntado será processada eletronicamente na
forma da lei processual em vigor.
§ 3º Os originais dos documentos digitalizados a que se refere o § 1º deste artigo
deverão ser preservados pelo seu detentor até que proferida decisão irrecorrível nos casos
previstos no § 2º deste artigo.
§ 4º Os documentos originados em meio físico, após digitalizados e juntados ao
expediente administrativo eletrônico, que por razões legais necessitem a guarda dos originais por
parte do Estado, deverão ser arquivados segundo as normativas e recomendações emanadas pelo
Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS.
§ 5º A classificação e o tempo de guarda de expedientes administrativos em meio
eletrônico deverão ocorrer em conformidade com o Plano de Classificação de Documentos –
PCD - e com a Tabela de Temporalidade Documental – TTD, mantidos e atualizados pelo
SIARQ/RS.
CAPÍTULO V
DO TRÂMITE E DA PUBLICIDADE ELETRÔNICA
Art. 14. Todas as comunicações oficiais, que estiverem sujeitas a manifestação ou
decisão administrativa e transitem entre órgãos e entidades da Administração Pública Estadual,
serão feitas por meio eletrônico, respeitando o cronograma, definido pelo Comitê Gestor do
Processo Administrativo Eletrônico, previsto no art. 1°, § 1º deste Decreto.
Parágrafo único. Os autos de expedientes administrativos eletrônicos que tiverem de
ser remetidos a outros órgãos ou entidades que não disponham de sistema compatível deverão
ser autuados na forma Decreto nº 43.803, de 20 de maio de 2005.
Art. 15. No expediente administrativo eletrônico, as notificações, quando possível,
serão feitas por meio eletrônico, na forma deste Decreto.
§ 1º As notificações que viabilizem o acesso à íntegra do expediente administrativo
eletrônico correspondente serão consideradas vista pessoal do interessado para todos os efeitos
legais.
§ 2º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio
de petição eletrônica, serão considerados tempestivos os efetivados até às 24 (vinte e quatro)
horas do último dia.
§ 3º No caso do § 2º deste artigo, se o sítio se tornar indisponível por motivo técnico, o
prazo fica automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil seguinte à resolução do
problema.
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§ 4º Quando for inviável o uso do meio eletrônico para a realização de notificação, esta
poderá ser praticada segundo as regras ordinárias, digitalizando-se os documentos físicos
produzidos, anexando-se os arquivos digitais gerados, que serão considerados oficiais para todos
os efeitos legais.
Art. 16. Compete às unidades administrativas verificar diariamente no sistema a
existência de carga de expedientes administrativos eletrônicos pendentes de providências.
CAPÍTULO VI
DO ARQUIVAMENTO E DO DESARQUIVAMENTO
Art. 17. Nenhum auto de infração ou expediente administrativo eletrônico dele
decorrente poderá ser arquivado sem despacho fundamentado da autoridade competente.
Art. 18. O arquivamento ou desarquivamento justificado do expediente administrativo
eletrônico somente poderá ser determinado por autoridade competente conforme normatização
estabelecida.
Art. 19. Para a prática de ato em expediente administrativo eletrônico desarquivado, os
responsáveis pelo arquivo distribuirão o expediente administrativo eletrônico para a unidade
requisitante, lançando a necessária tramitação.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 20. O uso inadequado do expediente administrativo eletrônico que cause prejuízo
aos interessados ou à Administração Pública Estadual está sujeito à apuração de responsabilidade
civil e criminal, bem como à aplicação de sanções administrativas.
Art. 21. Fica convalidado o uso de outros sistemas eletrônicos de gestão de expedientes
administrativos até a data de publicação deste Decreto, desde que atingida sua finalidade e que
não tenham causado prejuízo aos interessados.
Art. 22. A adoção de certificados digitais para a realização de transações eletrônicas
seguras a fim de garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em
forma eletrônica deverá atender ao disposto na Lei nº 12.469, de 3 de maio de 2006, e
regramento da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
Art. 23. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogados os
Decretos nº 51.566, de 10 de junho de 2014, e nº 51.677, de 24 de julho de 2014.
PALÁCIO PIRATINI, em Porto Alegre, 20 de novembro de 2015.
FIM DO DOCUMENTO

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