ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA
Gabinete de Consultoria Legislativa

PORTARIA Nº 01, DE 20 DE DEZEMBRO DE 2021
(publicada no DOAL nº 12667, de 22 de dezembro de 2021)
A COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS – CPAD da
Assembleia Legislativa do Estado do RS, designada pelas Portarias nº 010 e 013, de 15 de abril
de 2021 e 28 de abril de 2021, publicada no Diário Oficial da Assembleia Legislativa do Estado
do Rio Grande do Sul – DOAL nº 12494 e 12502, respectivamente, no uso de suas atribuições
conforme Resolução de Mesa 1.418, de 2 de agosto de 2016, alterada pela Resolução de Mesa
1.607, de 17 de abril de 2019, ALTERA os anexos I e II da Resolução de Mesa nº 1.418, de 2 de
agosto de 2016.
Débora Dornsbach Soares
Coordenadora da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

http://www.al.rs.gov.br/legis

1


ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA
Gabinete de Consultoria Legislativa
ANEXO I
Plano de Classificação de Documentos – versão 9
Código
00

Função
ADMINISTRAÇÃO GERAL.
GESTÃO ESTRATÉGICA

00.01

Subfunção
Gestão Estratégica da Atividade
Administrativa

00.01.01
00.01.02
00.01.03
00.01.04
00.02
00.02.01
01

Assessoramento da Mesa e Presidência
Formalização de Acordos, Ajustes, Aditamentos,
Contratos e Convênios
Planos, Programas e Projetos de Trabalho
Transparência Institucional

Gestão Estratégica de Crises
Formalização de Estratégias de Enfrentamento de Crises

ORGANIZAÇÃO E
FUNCIONAMENTO

01.02
01.02.01

Atos Legais e Normativos

01.10

Comissões. Conselhos. Grupos de
Trabalho. Juntas. Comitês

Estatutos. Regimentos. Decisões Administrativas.
Organogramas

01.10.01
01.20
01.20.01
01.20.02
01.90
01.90.01
01.90.30
02
02.01

Série

Criação de Comissões. Conselhos. Grupos de
Trabalho. Juntas. Comitês
Comunicação Social
Divulgação
Produção de Mídias
Participação Externa
Convites/Convocações para a Presidência ALRS
Hóspede Oficial
GESTÃO DE PESSOAS

http://www.al.rs.gov.br/legis

Políticas. Estrutura Administrativa

2


02.01.10
02.01.30

Políticas Institucionais para Pessoal
Quadros de Pessoal. Estrutura Administrativa.
Cargos e Funções
Progressão Funcional. Avaliações. Promoções
Boletins e Certidões
Obrigações Trabalhistas e Estatutárias
Assentamentos Individuais. Ficha Funcional.
Cadastro
Pedido de Informações ao Departamento
Recursos Administrativos Interpostos à Gestão
de Pessoal

02.01.40
02.01.50
02.01.60
02.01.70
02.01.80
02.01.90
02.10
02.10.10
02.10.20
02.10.30
02.10.40
02.25
02.25.10
02.25.20
02.25.30
02.30
02.30.10
02.30.20
02.30.30
02.30.40
02.30.50
02.40
02.40.10
02.40.20
02.40.30
02.40.40
02.40.50

http://www.al.rs.gov.br/legis

Seleção de Pessoal
Concursos Públicos Efetivos – Exames de seleção
Bancas Examinadoras. Editais. Provas e
Resultados - Efetivos
Seleção de Estagiários
Controle e Avaliação de Estagiários
Capacitação
Cursos de Aperfeiçoamento
Estágios de Efetivos / Bolsas de Estudo (por
Instituição Externa à ALRS)
Pesquisa Científica
Movimentação e Remanejamento
Nomeação. Posse. Aproveitamento
Exoneração. Demissão. Disponibilidade.
Destituição
Lotação. Cedência. Requisição
Designação. Substituição. Disponibilidade
Enquadramento. Classificação Funcional
Direitos e Vantagens
Folha de Pagamento (vencimentos e proventos)
Gratificações
Adicionais/Abonos
Auxílios
Férias

3


02.42
02.42.10
02.42.20
02.42.30
02.42.40
02.42.50
02.42.90
02.43
02.43.10
02.43.20
02.45
02.45.10
02.45.11
02.45.30
02.45.90
02.50
02.50.10
02.61
02.61.05
02.61.30
02.70
02.70.10
02.70.20
02.90
02.90.10
02.90.20
02.91
02.91.10
02.95
02.95.10
03
03.05
03.05.01
03.05.02

Obrigações e Descontos
IRPF
Pensão Alimentícia
Contribuição Previdenciária
Contribuição Saúde
Consignações
Outras Obrigações
Licenças e Afastamentos
Licenças
Afastamentos
Reembolso
Pagamento Descontos indevidos
Indenização ao erário público
Indenização Veicular
Outros Reembolsos
Responsabilidade e Ação Disciplinar
Denúncias. Inquéritos e Sindicâncias
Previdência, Assistência e Seguridade Social
Previdência Privada/Complementar
Aposentadoria
Efetividade
Controle de Frequência
Horário de Expediente
Missões e Viagens a Serviço
Diárias para dentro e fora do País
Passagens Aéreas e Terrestres
Trabalho a Distância
Ingresso em Regime de Teletrabalho
Serviços Profissionais Trabalhos
Transitórios
Trabalho Voluntário
MATERIAL

http://www.al.rs.gov.br/legis

Licitação
Cadastro de Fornecedores
Recurso Licitatório

4


03.10.03
03.32
03.32.01
03.33
03.33.01
03.33.02
03.33.03
03.36
03.36.01
03.36.02
03.70
03.70.01
04
04.10
04.10.01
04.10.02
04.10.03
04.10.04
04.11
04.11.50
04.14
04.14.01
04.14.02
04.21
04.21.01
04.21.02
04.21.03
04.24

Punição de Fornecedores
Material de Consumo
Aquisição de Material de Consumo
Material Permanente
Aquisição de Material Permanente
Aluguel. Comodato. Leasing de Material
Permanente
Doação de Material Permanente
Prestação de Serviços
Contratação de Prestação de Serviços Contínuos
Contratação de Prestação de Serviços Eventuais
Inventário
Inventários Patrimoniais (inclusive RMBI)
PATRIMÔNIO

04.24.01
04.25
04.25.10
04.25.20
04.26

http://www.al.rs.gov.br/legis

Bens Móveis e Imóveis
Projetos, Plantas, Balanços e Escrituras
Fornecimento e Manutenção de Serviços Básicos
Condomínio
Movimentação de Bens
Aquisição de Bens Móveis e Imóveis
Locação. Arrendamento. Comodato
Obras
Reforma. Recuperação.
Construção Patrimonial
Veículos
Aquisição de Veículo
Aluguel de Veículo
Condução de Carros Oficiais
Abastecimento. Limpeza e Manutenção.
Reparo
Abastecimento. Limpeza e Manutenção. Reparo
Acidentes. Infrações. Multas
Acidentes de Trânsito
Infrações e Multas
Alienação (inclusive licitações)

5


04.26.01
04.26.02
04.90
04.90.01
04.90.02
04.93
04.93.01
04.93.02
04.94
04.94.01
05
05.01
05.01.01
05.01.02
05.10
05.10.01
05.20
05.20.01
05.60
05.60.01
05.70
05.70.01
05.70.02
05.80
05.80.01
05.90
05.90.01
06

Venda de Veículo (inclusive leilão)
Doação de Veículo
Guarda e Segurança
Seguros (inclusive de veículos)
Prevenção e Combate a Incêndio
Uso de Dependências
Cedência de Espaços da ALRS
Acesso às Dependências da ALRS
Conservação e Preservação
Serviços de Conservação e Preservação do
Patrimônio e Bens Históricos
ORÇAMENTO E FINANÇAS
Auditoria. Fiscalização
Auditoria
Fiscalização
Orçamento
Execução Orçamentária
Finanças
Execução Financeira. Despesa
Balanços. Balancetes. Conciliações
Balanço Anual
Tomada de Contas. Prestação de Contas
Tomada de Contas
Prestação de Contas
Tributos
Impostos e Taxas
Outros assuntos referentes a Orçamento e
Finanças
Sistema de Cotas
GESTÃO E PRESERVAÇÃO DE
ARQUIVOS, BIBLIOTECA E
MEMORIAL

06.01
06.01.01

http://www.al.rs.gov.br/legis

Publicações Oficiais e Documentação
Técnica
Diário Oficial da AL

6


06.01.02
06.10
06.10.01
06.20
06.20.01
06.20.02
06.30

Documentação Técnica
Produção Editorial
Impressos de Publicações
Gestão de Biblioteca
Aquisição de Material Bibliográfico
Inventário de Material Bibliográfico
Gestão de Documentos e Sistema de
Arquivos

06.30.01
06.30.02
06.30.03

Planejamento e Gestão
Diagnóstico. Estudos de fluxo de atividades
Protocolo: Recepção, Tramitação e Expedição de
Documentos
Classificação e Destinação de Documentos
Arquivísticos
Arquivo Permanente

06.30.04
06.30.05
07
07.01
07.01.01

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Documentação de TI
Projetos, Programas, Manuais, Relatórios, Termos e Normas
Técnicas

07.20
07.20.01
07.30
07.30.01
07.30.02

Infraestrutura de TI

07.40
07.40.01
07.40.02
07.40.03
07.40.04
07.90
07.90.01
09
09.01
09.01.01
09.10

Segurança da Informação

Assistência Técnica. Suporte de TI
Sistemas de Informação
Desenvolvimento e Administração de SI
Desenvolvimento e Gestão de Sítios, Portais e
Intranets (Rede)
Política de SI
Gestão de Incidentes de SI
Gestão de Continuidade de Negócios
Gestão da Recuperação de Desastre
Outros assuntos referentes à TI
Relacionamento com Cliente

Área Jurídica

http://www.al.rs.gov.br/legis

Informações e Pareceres
Pareceres. Promoções
Ações Judiciais

7


09.10.01

http://www.al.rs.gov.br/legis

Ações Judiciais/Laudos e Pareceres Técnicos

8


10
10.01
10.01.10
10.01.20
10.02
10.02.01
10.03
20
20.01
20.01.10
20.01.20
30
30.01
30.01.10
30.01.20
30.01.50
40
40.01

Assessoramento da Mesa
Definição e Reuniões de Membros da Mesa
Eleição dos membros da Mesa
Execução das Reuniões de Mesa
Assessoramento da Presidência na função Legislativa
Matérias de competência da Presidência
Atividades do Colégio de Líderes

Processo Legislativo
Execução do Processo Legislativo
Elaboração de Proposição
Acompanhamento da Tramitação de Matérias
Atividade Legislativa em Plenário
Execução da Atividade em Plenário
Reuniões Preparatórias
Sessões Plenárias
Tribuna Popular
Atividade Legislativa das Comissões
Planejamento, Composição e
Funcionamento das Comissões

40.01.10

Planejamento e Controle das Atividades das
Comissões
Composição e Funcionamento das Comissões

40.01.20
40.02
40.02.10
40.02.20
40.02.30
40.02.40
40.02.50
40.02.60
50

Execução da Atividade Legislativa das
Comissões
Apreciação de Matérias e Projetos
Realização de Audiências Públicas
Depoimento de Agentes Públicos ou Cidadãos

Manifestações referentes à Matéria da Comissão
Realização de Investigações e Diligências
Representação Externa
Atividade dos Mandatos de Deputados
Estaduais

50.01

http://www.al.rs.gov.br/legis

Representação e Atuação Parlamentar

9


50.01.10
50.01.20
50.01.30
50.02
50.02.01
50.03
50.03.01
60
60.01

Registro Parlamentar
Atuação e Controle Parlamentar
Atividades das Frentes Parlamentares
Atividades Disciplinares de Decoro e Ética
Parlamentar
Investigação, Aplicação de Sanção a Parlamentar
Imunidades e Prerrogativas de Agentes Políticos
Imunidades e Prerrogativas de Agentes Políticos

Atividade de Fiscalização e Controle
Atividades relacionadas à Fiscalização e Controle da
ALRS

60.01.10

Atividades Rel. ao Poder Executivo para Conhecimento ou
Apreciação da AL

60.01.20
60.01.30
60.01.40

Controle Externo
Convênios e Acordos
Comunicações sobre Matéria de Interesse da
Adm. Pública
Outras Matérias ref. de Fiscalização e Controle

60.01.99
70
70.10

Condecorações e Distinções

70.10.01

http://www.al.rs.gov.br/legis

Atividades relacionadas à Condecorações e

Distinções concedidas à parlamentares
Condecorações e Distinções concedidas à
parlamentares

10


90

ASSUNTOS PERIFÉRICOS À
ADMINISTRAÇÃO

90.01
90.01.01

Solenidades. Comemorações. Homenagens

90.02

Congressos. Conferências. Seminários.
Simpósios. Encontros. Convenções. Ciclo
de Palestras. Mesas Redondas. Workshops

Programação e Gestão do Evento de Solenidades
e comemorações

90.02.01

Programação e Gestão do Evento Congressos,
etc.

90.03
90.03.01

Feiras. Salões. Exposições. Mostras. Festas

90.04

Concursos Artísticos e Projetos Culturais e
Institucionais

Programação e Gestão do Evento Exposições,
etc.

90.04.01

Programação e Gestão do Concurso e Projetos

ANEXO II
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DO RGS
Versão 09
Data de atualização: 19.11.2021

FUNÇÃO

00 ADMINISTRAÇÃO GERAL. GESTÃO ESTRATÉGICA
Destinação Final

Subfunção

Série

Tipo Documental

http://www.al.rs.gov.br/legis

Prazos de Guarda (anos)

Base
normativa

Eliminação

Guarda Permanente

Observações

11


Arquivo
Corrente
00.01
Gestão
Estratégica
da Atividade
Administrati
va

00.01.01
Assessoramento da
Mesa e Presidência

Arquivo
Permanente Informativo

Arquivo
Intermediário

00.01.01.01
Processo de Pedido de
Informação para Órgãos da
Controladoria Estadual

2 anos

Res.
14/CONARQ

X

00.01.01.02
Processo de Informação
Pública

2 anos

CPAD

X

00.01.01.04
Processo de Moções e Apelos

5 anos

CPAD

00.01.01.06
Processo de Requisição,
Informações ou Providências
Externas de Caráter Sigiloso
(Órgãos Públicos)

5 anos

5 anos

CPAD

00.01.01.07
Processo de Requisição,
Informações ou Providências
Externas de Caráter Restrito
(Órgãos Públicos)

5 anos

5 anos

CPAD

X

00.01.01.08
Processo de Requisição,
Informações ou Providências
Externas de Caráter Público
(Órgãos Públicos)

5 anos

5 anos

CPAD

X

00.01.01.09
Processo de Requisição,
Informações ou Providências
Externas de Caráter Público
(Órgãos Privados)

5 anos

5 anos

CPAD

X

http://www.al.rs.gov.br/legis

Memorial histórico

Conforme RI, arts. 196-197

X

X

Na fase de avaliação, verificar a pertinência de
guarda permanente a processos referentes a
pessoal ou temática que confira outra
destinação

12


00.01.02
Formalização de
Acordos, Ajustes,
Aditamentos,
Contratos e
Convênios

00.01.03 Planos,
Programas e
Projetos de
Trabalho

00.01.01.10
Processo de Requisição,
Informações ou Providências à
Mesa (pedidos internos)

5 anos

CPAD

X

Analisar a temática para aferir o recolhimento
permanentes, avaliar pertinência de documento
de valor histórico. Processos de criação de
Frentes Parlamentares e Tribuna Popular
classificados neste tipo documental, deverão ser
reclassificados conforme Reunião CPAD
18.11.2021

00.01.01.11
Processo de Solicitação de
Criação de Frente Parlamentar

5 anos

CPAD

00.01.01.12
Processo de Solicitação de Uso
da Tribuna Popular

5 anos

CPAD

00.01.01.20
Cadastro de Entidades/Mailing

1 ano

4 anos

CPAD

00.01.01.21
Ofícios recebidos e expedidos
pela Presidência

1 ano

1 ano

CPAD

X

00.01.02.01
Processo sobre o firmamento
de Protocolo de Intenções,
convênios e Acordos de
Cooperação Técnica

Enquanto
vigora

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

00.01.02.30
Dossiê sobre o firmamento de
Protocolo de Intenções,
convênios e Acordos de
Cooperação Técnica

Enquanto
vigora

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Sob guarda da Divisão Central de Compras e
Contratos/DCAP na fase intermediária.

00.01.03.01
Processo sobre Programas e
Projetos Institucionais.
Relatórios

5 anos

9 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui os Relatórios de Gestão Administrativa
(recolher exemplar único) e Planejamento
Estratégico Institucional

X

X

Validado na Reunião CPAD 18.11.2021

Validado na Reunião CPAD 18.11.2021

X

Cabe a CPAD a avaliação sobre a importância
do projeto: aplicável, executável, único para
Instituição. Documentos sobre o “Círculo

http://www.al.rs.gov.br/legis

13


Interno da Qualidade” classificar em
00.01.03.02

00.01.04
Transparência
Institucional

00.02 Gestão
Estratégica
de Crises

00.02.01
Formalização de
Estratégias de
Enfrentamento de
Crises

FUNÇÃO

00.01.03.02
Processo sobre o Plano Diretor
de TI

10 anos

CPAD

00.01.04.01
Processo de Pedido de
Informações (LAI)

5 anos

01.01.04.02
Processo de Comunicação de
Ocorrências Administrativas

5 anos

00.01.04.03
Processo de Pedido de
Informações (LAI) - Reservado

5 anos

5 anos

CPAD

00.01.04.04
Processo de Pedido de
Informações (LAI) - Secreto

5 anos

15 anos

CPAD

X

Cfe. Lei 12.527/2011, art. 24, §1º, II

00.01.04.05
Processo de Pedido de
Informações (LAI) Ultrassecreto

5 anos

25 anos

CPAD

X

Cfe. Lei 12.527/2011, art. 24, §1º, III

00.02.01.01
Processo Legislativo Especial

5 anos

5 anos

CPAD

5 anos

CPAD

X

X

Reclassificar o processo se adquirir o status de
Reservado, Secreto ou Ultrassecreto, excluindo
a temporalidade inicial.

CPAD

X

Processos que auxiliam no controle interno.

X

Cfe. Lei 12.527/2011, art. 24, §1º, I

X

Processo especial utilizado em proposições
legislativas durante o período da pandemia
Estes processos deverão ser classificados
posteriormente dentro da atividade-fim

01 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
Destinação Final

Eliminação
Subfunção

Série

Tipo Documental

http://www.al.rs.gov.br/legis

Prazos de Guarda (anos)

Base
normativa

Guarda Permanente
Arquivo
Permanente -

Memorial -

Observações

14


01.02 Atos
Legais e
Normativos

01.10
Comissões.
Conselhos.
Grupos de
Trabalho.
Juntas.
Comitês

01.20
Comunicaçã
o Social

01.02.01 Estatutos.
Regimentos.
Decisões
Administrativas.
Organogramas.

01.10.01 Criação de
Comissões.
Conselhos. Grupos
de Trabalho.
Juntas. Comitês

01.20.01
Divulgação

Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

01.02.01.01
Processo referente à criação de
normas e regulamentos

vigência

5 anos

01.02.01.02
Processo de Diagnóstico
Situacional (Relatório)

5 anos

01.02.01.30
Organograma Institucional

Vigência

01.02.01.31
Decisões Administrativas

Informativo

histórico

Res.
14/CONARQ

X

CPAD

X

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Em caso de cópia, prefere-se a manutenção do
processo administrativo. Poderá haver
compilações em instrumentos apropriados

Vigência

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Em caso de cópia, prefere-se a manutenção do
processo administrativo. Poderá haver
compilações em instrumentos apropriados

01.02.01.32
Regulamentos

Vigência

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Em caso de cópia, prefere-se a manutenção do
processo administrativo. Poderá haver
compilações em instrumentos apropriados

01.10.01.01
Processo de Criação de
Comissões. Conselhos. Grupos
de Trabalho. Juntas. Comitês

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

01.10.01.02
Processo de Atos de Criação,
Atas e Relatórios

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

01.10.01.03
Processo e Documentos
relativos ao Comitê Interno da
Qualidade

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

01.20.01.01
Processo de Campanhas
Institucionais de Divulgação
Interna

2 anos

Res.
14/CONARQ

X

http://www.al.rs.gov.br/legis

X

Alterado caráter de Destinação em 2019 pela
CPAD

X

Manter sob guarda permanente os relatórios e
diagnósticos

15


01.20.01.02
Processo de Campanhas
Institucionais. Publicidade

4 anos

10 anos

Res.
14/CONARQ

X

Processos que se referem a contratação e
pagamento de agências de publicidade
classificar em “Processo de prestação de
serviços contínuos”.
Os produtos da publicidade como cartazes,
folhetos, anúncios, folders e outros
documentos de caráter promocional devem ser
desentranhados dos processos e destinar a
guarda permanente.

01.20.02 Produção
de Mídias

01.90
Participação
Externa

01.90.01
Convites/Convoca
ções para ALRS

01.90.30 Hóspede
Oficial

01.20.02.20
Mídias Gravadas das Sessões
Ordinárias e Extraordinárias
(TVAL)

2 anos

CPAD

X

Arquivamento pela data da sessão

01.20.02.21
Mídias Gravadas das
Comissões Regimentais
(TVAL)

2 anos

CPAD

X

Arquivamento pela numeração sequencial da
origem

01.20.02.22
Mídias Gravadas dos Eventos
Institucionais (TVAL)

2 anos

CPAD

X

Arquivamento pela numeração sequencial da
origem

01.20.02.23
Mídias Gravadas dos
Programas Institucionais
(TVAL)

2 anos

CPAD

X

Arquivamento pela numeração sequencial da
origem

01.90.01.01
Processo para Participação de
Audiência Pública

4 anos

CPAD

X

01.90.01.02
Processo de Representação
Institucional
(convite/convocação)

5 anos

CPAD

X

Validado na Reunião CPAD 18.11.2021

01.90.30.01
Processo de Declaração de
Hóspede Oficial

2 anos

CPAD

X

Inclui no processo solicitação de reservas,
diárias, passagens, prestação de contas

http://www.al.rs.gov.br/legis

5 anos

16


01.90.30.02
Processo de Controle de
Despesas com Hóspede Oficial

FUNÇÃO

5 anos

5 anos

CPAD

X

Com base na Lei n. 15.167/2018. Validado na
Reunião CPAD 18.11.2021

02 GESTÃO DE PESSOAS
Destinação Final

Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)
Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

Base
normativa

5 anos

Res.
14/CONARQ

Subfunção

Série

Tipo Documental

02.01
Políticas.
Estrutura
Administrati
va

02.01.10 Políticas
Institucionais para
Pessoal

02.01.10.01
Processo de controle de
Provimento (vagas)

5 anos

02.01.10.02
Processo de Pauta de
Reivindicações para Pessoal

5 anos

02.01.30.01
Processo de Estruturação
organizacional

5 anos

5 anos

CPAD

02.01.30.02
Processo de Delegação de
Competência

5 anos

52 anos

CPAD

02.01.30 Quadros
de Pessoal.
Estrutura
Administrativa.
Cargos e Funções

Arquivo
Permanente Informativo

Memorial histórico

X

CPAD

Observações
Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

X

X

X

Para delegação de competência de ordenadores
de despesa, classificar em
"Orçamento/Financeiro: Delegação de
Competência para Ordenação de Despesa".
Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.01.40
Progressão
Funcional.
Avaliações.
Promoções

02.01.40.01
Processo de Avaliação
Periódica de Desempenho

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Recomenda-se a microfilmagem dos processos,
antes da eliminação

02.01.40.02
Processo de Progressão na

5 anos

52 anos

Res.

X

Recomenda-se a microfilmagem dos processos,

http://www.al.rs.gov.br/legis

17


Carreira
02.01.50 Boletins e
Certidões

14/CONARQ

antes da eliminação

02.01.50.01
Processo de Certidões
Narratórias e Atestados

5 anos

52 anos

CPAD

X

Recomenda-se a microfilmagem dos processos,
antes da eliminação

02.01.50.02
Processo de Declaração do
Empregador

5 anos

52 anos

CPAD

X

Recomenda-se a microfilmagem dos processos,
antes da eliminação

02.01.70
Assentamentos
Individuais. Ficha
Funcional.
Cadastro

02.01.70.01
Dossiê relativo ao Cadastro do
Servidor

Enquanto o
servidor está
ativo

100 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui alteração de dados pessoais. Conforme
avaliação, poderá ser indicada a microfilmagem

02.01.80
Pedido de
Informações ao
Departamento

02.01.80.01
Processo de Consulta ao
Departamento de Gestão de
Pessoas

2 anos

5 anos

CPAD

X

02.01.90 Recursos
Administrativos
Interpostos à
Gestão de Pessoal

02.01.90.01
Processo Recursal de Pessoal

5 anos

52 anos

CPAD

X

Recomenda-se a microfilmagem dos processos,
antes da eliminação

02.10.10 Concursos
Públicos Efetivos –
Exames de seleção

02.10.10.01
Processo de Concurso Público

6 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui provas e títulos dos candidatos, testes
psicotécnicos e exames médicos

02.10.20 Bancas
Examinadoras.
Editais. Provas e
Resultados Efetivos

02.10.20.01
Processo de Constituição de
Banca Examinadora, Editais de
Concurso, Exemplares únicos
de Provas, Gabaritos,
Resultados e Recursos

6 anos

02.01.60
Obrigações
Trabalhistas e
Estatutárias

02.10
Seleção de
Pessoal

http://www.al.rs.gov.br/legis

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

É opcional a seleção por amostragem das
provas dos candidatos, segundo critérios
estabelecidos pela Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos.

18


02.10.30 Seleção de
Estagiários

02.10.40 Controle e
Avaliação de
Estagiários

02.10.20.02
Processo de Solicitação de
Revisão de Prova de Concurso

2 anos

02.10.20.03
Processo de Avaliação de
Estágio probatório para
concursado

6 anos

5 anos

CPAD

X

5 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

5 anos

5 anos

CPAD

02.10.30.50
Processo de Seleção de
Estagiários

5 anos

5 anos

CPAD

X

Inclui Bancas Examinadoras. Editais. Provas e
Resultados

02.10.30.51
Termo de compromisso de
estágio

2 anos

CPAD

X

Com base na TDD do STF

02.10.40.01
Processo e documentos de
Avaliação de Estágio

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Se houver relatórios de estágio anexar a
documentação (dispensar relatórios parciais,
manter somente o relatório final)

02.10.40.02
Processo e documentos de
Renovação/Rescisão de
Contrato de Estágio

5 anos

02.10.40.03
Processo de Controle do
Contrato e Execução do
Estágio

1 ano

02.10.40.04
Processo e documentos
relativos à folha de pagamento

Até a
aprovação
das contas

02.10.30.01
Processos e Documentos que
refletem diretrizes, normas e
procedimentos de Seleção de
estágios
02.10.30.10
Termo de Acordo de Estágio
entre ALRS e terceiros

http://www.al.rs.gov.br/legis

CPAD

5 anos

X

X

Validado na Reunião CPAD 18.11.2021

Res.
14/CONARQ

X

5 anos

CPAD

X

CF, art. 7º, XXIX. Inclui Pagamento de
seguros.

6 anos

CPAD

X

CF, art. 7º, XXIX

19


02.25
Capacitação

02.25.10 Cursos de
Aperfeiçoamento

dos estagiários

pelo TCE

02.10.40.05
Processo de Controle de
Frequência dos estagiários

1 ano

4 anos

CPAD

X

02.10.40.50
Declaração de comprovação de
matrícula e vínculo escolar

1 ano

5 anos

CPAD

X

CF, art. 7º, XXIX

02.10.40.51
Dossiê documental do
Estagiário

1 ano

5 anos

CPAD

X

Incluem-se cópias de documentos pessoais.

02.10.40.52
Mapa de Efetividade do
Estagiário

Após
desligamento
-1 ano

5 anos

CPAD

X

CF, art. 7º, XXIX

02.25.10.01
Processo de Solicitação de
Curso no Brasil ou Exterior

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.25.10.02
Processo de Comprovação de
Cursos

5 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Propostas, estudos, editais, programas,
relatórios finais, exemplares únicos de
exercícios, relação de participantes, avaliação e
controle de expedição de certificados
Caso o documento de comprovação esteja
entranhada no pedido inicial, manter somente
este.

02.25.20 Estágios
de Efetivos /
Bolsas de Estudo
(por Instituição

02.25.10.03
Processo de Devolução da
Taxa de Inscrição

Até o
pagamento

5 anos, após
liquidação

CPAD

02.25.10.04
Processo de Estudos de
Necessidades

5 anos

5 anos

CPAD

02.25.20.01
Processo de Solicitação de
Estágio de Efetivos
promovidos por Instituição

5 anos

http://www.al.rs.gov.br/legis

Res.
14/CONARQ

X

X

X

Inclui estágios realizados no Brasil ou Exterior

20


Externa à ALRS)

02.30
Movimentaç
ão e
Remanejame
nto

Externa
02.25.20.10
Processo comprobatório de
realização do estágio de
Efetivos

Efetivo
Exercício

100 anos

Res.
14/CONARQ

X

* O prazo total de guarda é de 100 anos.

02.25.30 Pesquisa
Científica

02.25.30.01
Processo de Solicitação de
Desenvolvimento de Pesquisa
Científica

Vigência do
acordo

5 anos

CPAD

X

Cópia ou acesso do resultado da pesquisa
realizada deverá ser disponibilizada junto à
Biblioteca Borges de Medeiros

02.30.10
Nomeação. Posse.
Aproveitamento

02.30.10.01
Processo de Nomeação de
Servidor Efetivo

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.30.10.02
Processo de Nomeação de
Servidor em Cargo em
Comissão

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.30.20
Exoneração.
Demissão.
Disponibilidade.
Destituição

02.30.20.01
Processo de Exoneração de CC

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.30.20.02
Processo de Exoneração de
Cargo Efetivo

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.30.30 Lotação.
Cedência.
Requisição

02.30.30.01
Processo de Lotação

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.30.30.10
Processo de Cedência de
Servidor de outro órgão
(Adido) com ônus para a ALRS

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.30.30.11
Processo de Cedência de
Servidor de outro órgão
(Adido) sem ônus para a ALRS

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.30.30.12
Processo de Cedência de

4 anos

5 anos

Res.

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a

http://www.al.rs.gov.br/legis

21


Servidor para outro órgão
(Adido) com ônus para a ALRS

microfilmagem

02.30.30.13
Processo de Cedência de
Servidor para outro órgão
(Adido) sem ônus para a ALRS

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.30.30.14
Processo de Dispensa de
Servidor Adido

4 anos

5 anos

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.30.40.01
Processo de
Designação/Dispensa/Substitu
ição de FG/CC

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.30.40.02
Processo de Indicação de
Servidores

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui processo de indicação de representação
externa. Conforme avaliação, poderá ser
indicada a microfilmagem

02.30.40.20
Processo de Disponibilidade de
Servidor

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.30.50
Enquadramento.
Classificação
Funcional

02.30.50.01
Processo de Enquadramento e
Reclassificação

5 anos

52 anos

CPAD

X

Inclui processos de reenquadramento.
Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.40.10 Folha de
Pagamento
(vencimentos e
proventos)

02.40.10.01
Processo de Folha de
Pagamento

Até
aprovação

52 anos da
aprovação

CPAD

X

Considerar nesta classificação, processos de
depósitos em outras contas de banco.
Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem.

02.40.10.02
Processo de Folha de
Pagamento de Férias

Até
aprovação

52 anos da
aprovação

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem.

02.40.10.03
Processo de Folha de
Pagamento do 13. Salário

Até
aprovação

52 anos da
aprovação

CPAD

X

Inclusive Antecipação de Gratificação Natalina.

02.30.40
Designação.
Substituição.
Disponibilidade

02.40
Direitos e
Vantagens

14/CONARQ

http://www.al.rs.gov.br/legis

Conforme avaliação, poderá ser indicada a

22


(Gratificação Natalina)

microfilmagem.

02.40.10.04
Processo de Indenização de
Férias

Até
aprovação

52 anos da
aprovação

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem. Solicitações conforme Parecer
n. 7.502/2013 da Procuradoria, que restituiu
um período de férias

02.40.10.05
Processo de Concessão
Automática de Vantagens

Até
aprovação

52 anos da
aprovação

CPAD

X

Triênios. Quinquênios. Adicional de 15%.
Adicional de 25%. Concessão de período de
Licença-Prêmio.
Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem.

02.40.20
Gratificações

02.40.30

art. 225, I e § 5º, Dec. 3048/99

02.40.10.10
Folha de Pagamento

Exercício
seguinte

10 anos

CPAD

02.40.10.20
Processo de Folha de
Pagamento Suplementar

Até
aprovação

52 anos da
aprovação

CPAD

X

02.40.10.50
Processo referente à Vantagens
para Adidos

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.40.10.51
Processo de Ressarcimento de
Cedência (Adido)

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.40.20.01
Processo de Gratificações de
função

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.40.20.02
Processo de Gratificação de
Cargo em Comissão

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.40.20.03
Processo de Gratificação
natalina (13. Salário)

7 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.40.30.01

5 anos

Res.

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a

http://www.al.rs.gov.br/legis

52 anos

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem.

23


Adicionais/Abonos

Processo de Adicional de
Tempo de Serviço

14/CONARQ

microfilmagem

02.40.30.02
Processo de Adicional Noturno

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.40.30.03
Processo de Adicional de
Periculosidade, Insalubridade e
Penosidade

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.40.30.04
Processo de Adicional de
Horas Extras

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Recomenda-se a microfilmagem de substituição
dos processos

02.40.30.05
Processo de Adicional de
Férias e Abono Pecuniário

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.40.30.06
Processo de Adicional de
Qualificação

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.40.30.30
Processo de Abono
Permanência

Até o ato de
aposentadori
a

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem.

02.40.30.31
Processo de Abono Familiar

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

19 anos

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem.
Para os casos especiais previstos no Regime
Jurídico Único, o prazo total de guarda para os
documentos referentes à concessão de salário
família será de 100 anos.

02.40.40 Auxílios

02.40.30.32
Ficha de Abono Familiar

5 anos

19 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.40.40.01
Processo de Auxílio Creche

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

http://www.al.rs.gov.br/legis

24


02.42
Obrigações
e Descontos

02.40.40.02
Processo de Auxílio Educação
Especial

até
aprovação
das contas

5 anos

CPAD

X

02.40.40.03
Processo de Auxílio Funeral

até
aprovação
das contas

5 anos das
contas

Res.
14/CONARQ

X

02.40.40.04
Processo de Auxílio
Alimentação

até
aprovação
das contas

5 anos a
contar da
data de
aprovação
das contas

Res.
14/CONARQ

X

02.40.50 Férias

02.40.50.01
Processo relativo a
solicitação/suspensão de férias

7 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.42.10 IRPF

02.42.10.01
Processo de Retenção de IRPF

Até
aprovação
das contas

5 anos

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.42.10.02
Processo de
Isenção/Abatimento de IRPF
– Previdência

Até
aprovação
das contas

5 anos

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem. Em abr. 2020 o processo
passou a ser utilizado especificamente para
isenção por doenças graves cfe. Decreto
Federal n. 9580/2018, art. 35, II, “b”

02.42.10.03
Processo de Declaração Bens e
Rendas

Até
aprovação
das contas

5 anos

CPAD

X

A entrega da declaração de bens e rendas,
conforme estabelece a Resolução de Mesa n.º
1.064/2011 e o disposto nas Leis n.º 12.036, de
19 de dezembro de 2003, e n.º 12.980, de 05 de
junho de 2008.
Prescrição de cobrança de crédito tributário
conforme Código Tributário Nacional (art. 174)

02.42.20 Pensão
Alimentícia

02.42.10.04
Processo Relativo à RAIS

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.42.20.01
Processo de

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

http://www.al.rs.gov.br/legis

25


Determinação/Cancelamento
de Pensão Alimentícia
02.42.20.02
Processo de Revisão de Pensão
Alimentícia

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.42.30.01
Processo relativo à
contribuição Previdenciária

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.42.30.02
Processo de Recolhimento
INSS

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.42.30.03
Processo de Recolhimento ao
IPERGS

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.42.40.01
Processo de Inclusão/Exclusão
de Planos de Saúde

Até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.42.40.02
Processo de Comprovação de
Atestados/Laudos Periciais
Médicos

5 anos

52 anos

CPAD

X

02.42.40.20
Atestados/Laudos Médicos

5 anos

52 anos

CPAD

X

02.42.50
Consignações

02.42.50.01
Processo de Recolhimento
Consignado

7 anos

Res.
14/CONARQ

X

Pagamentos de Associações, Empréstimos
bancários e Sindicatos

02.42.90 Outras
Obrigações

02.42.90.01
Processo de Quitação Eleitoral

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.42.90.02
Processo de Recolhimento de
FGTS

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.42.30
Contribuição
Previdenciária

02.42.40
Contribuição à
Saúde

http://www.al.rs.gov.br/legis

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

26


02.43
Licenças e
Afastamento
s

02.43.10 Licenças

02.42.90.50
Processo de Recolhimentos
obrigatórios para Adidos

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.43.10.01
Processo de concessão de
licenças estatutárias

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.43.10.02
Processo de Licença por
Acidente em Serviço

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.43.10.03
Processo de Licença Adotante

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.43.10.04
Processo de Licença por
Afastamento Cônjuge

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.43.10.05
Processo de Licença por
Atividade Política

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.43.10.06
Processo de Licença por
Capacitação

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.43.10.07
Processo de Licença por
Desempenho de Mandato
Classista

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.43.10.08
Processo de Licença por
Doença na Família

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.43.10.09
Processo de Licença Gestante

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.43.10.10
Processo de Licença

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

http://www.al.rs.gov.br/legis

27


Paternidade

02.43.20
Afastamentos

02.43.10.11
Processo de Licença Prêmio

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem. Inclusive para Conversão para
fins de vantagens temporais e indenizações

02.43.10.12
Processo de Licença por
Tratamento de Interesses
Particulares

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.43.10.13
Processo de Licença por
Tratamento de Saúde

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem. Inclui processos periciais. As
perícias relativas à ações judiciais classificar em
09.10.01.20

02.43.10.14
Processo de Licença para
Concorrer a Mandato Eletivo

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.43.10.15
Processo de Licença Nojo

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.43.10.16
Processo de Licença Gala

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.43.10.30
Processo de Desconstituição
de Licença Prêmio

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.43.20.01
Processo de Afastamentos do
País (Missões fora da Sede)
com ônus

5 anos

5 anos após
aprovação do
TCE/RS

CPAD

X

02.43.20.02
Processo de Afastamentos do
País (Missões fora da Sede)
sem ônus

7 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

02.43.20.03
Processo de Afastamentos para

5 anos

CPAD

X

Verificar pendências judiciais. Em caso
positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2

http://www.al.rs.gov.br/legis

5 anos após
aprovação do

Verificar pendências judiciais. Em caso
positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2
anos após Trânsito em Julgado.
Com base na TTD/ALMG

28


Missões Oficiais com ônus

TCE/RS

anos após Trânsito em Julgado.
Com base na TTD/ALMG

02.43.20.04
Processo de Afastamentos para
Missões Oficiais sem ônus

7 anos

02.43.20.05
Processo de Afastamento para
Depor

5 anos

02.43.20.06
Processo de Afastamento para
Mandato Eletivo

5 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem.
Utiliza-se tanto para concorrer a mandato como
para exercício do mandato.

02.45
Reembolso

02.43.20.07
Processo de Afastamento
Eleitoral

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Serviço prestado ao TRE. Conforme avaliação,
poderá ser indicada a microfilmagem

02.43.20.08
Processo de Afastamento para
Apresentação de Trabalhos e
Defesas Acadêmicas

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.45.10
Pagamento
Descontos
Indevidos

02.45.10.01
Processo de Reembolso por
Descontos Indevidos

5 anos após
aprovação
do TCE/RS

5 anos

CPAD

X

02.45.11
Indenização ao
Erário Público

02.45.11.01
Processo de Reembolso ou
Indenização ao Erário

Até a
conclusão do
processo ou
acordo

Até a
aposentadoria
do servidor +
7 anos

CPAD

X

02.45.11.02
Processo de
Reembolso/Indenização de
Ligações Telefônicas
Particulares

5 anos após
aprovação
do TCE/RS

5 anos

CPAD

X

http://www.al.rs.gov.br/legis

Com base na TTD/STF. Utilizar esta
classificação para atos de improbidade pública

29


02.45.30
Indenização
Veicular

02.45.11.03
Processo de
Reembolso/Indenização sobre
Patrimônio Público

5 anos após
aprovação
do TCE/RS

5 anos

CPAD

X

02.45.30.01
Processo de Contrato para
Indenização Veicular

5 anos após
aprovação
do TCE/RS

5 anos

CPAD

X

02.45.30.02
Processo para Pagamento de
Indenização Veicular

5 anos após
aprovação
do TCE/RS

5 anos

CPAD

X

Verificar pendências judiciais. Em caso
positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2
anos após Trânsito em Julgado.
Com base na TTD/ALMG
Verificar pendências judiciais. Em caso
positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2
anos após Trânsito em Julgado.
Com base na TTD/ALMG

02.45.30.03
Processo de Orçamento para
Indenização Veicular

5 anos após
aprovação
do TCE/RS

02.45.30.10
Processo de Memória de
Cálculo para Indenização
Veicular
02.45.90 Outros
Reembolsos

02.50
Responsabili
dade Ação
Disciplinar

02.50.10
Denúncias.
Inquéritos e
Sindicâncias

CPAD

10 anos

CPAD

X

X

Validado na Reunião CPAD 18.11.2021

02.45.90.01
Processo de Ressarcimento de
Anuidades (Órgãos de Classe)

Até
aprovação
das contas

5 anos após a
aprovação

Res.
14/CONARQ

X

02.45.90.02
Processo de Ressarcimento de
URV

Até
aprovação
das contas

52 anos após
a aprovação

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem. Alteração de prazo de guarda
processual em ata n. 001/2021 CPAD

02.45.90.03
Outros Ressarcimentos
Pessoais

Até
aprovação
das contas

5 anos após a
aprovação

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem. Validado na Reunião CPAD
18.11.2021

02.50.10.01
Processo de
Denúncia/Ocorrências
(Extravio. Perda. Roubo)

5 anos

95 anos

http://www.al.rs.gov.br/legis

X

30


02.61
Previdência,
Assistência e
Seguridade
Social

02.61.05
Previdência
Privada/Compleme
ntar

02.61.30
Aposentadoria

02.50.10.02
Processo de Apuração e
Inquérito Disciplinar

5 anos

95 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.50.10.03
Processo Administrativo
Disciplinar (PAD)

5 anos

95 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.50.10.04
Processo de Sindicância

5 anos

95 anos

CPAD

X

02.61.05.01
Processo elaboração
orçamentária FEPPA

5 anos

5 anos

CPAD

X

02.61.05.30
Processo relativo à Previdência
Parlamentar

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.61.30.01
Processo de Averbação de
Tempo de Serviço

5 anos

95 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.61.30.02
Processo relativo a Pensão

5 anos

95 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem. Inclui processos de solicitação
e revisão

02.61.30.03
Processo de Aposentadoria por
Tempo de Contribuição

5 anos

95 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.61.30.04
Processo de Aposentadoria
Compulsória

5 anos

95 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.61.30.05
Processo de Aposentadoria por
Invalidez

5 anos

95 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem. Processo em desuso.
Utilize o Processo de Aposentadoria por
Incapacidade Permanente 02.61.30.10

http://www.al.rs.gov.br/legis

31


02.70
Efetividade

02.70.10 Controle
de Frequência

02.61.30.06
Processo de Averbação de
Tempo de Contribuição

5 anos

95 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.61.30.07
Processo Revisional de
Aposentadoria

5 anos

95 anos

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.61.30.08
Processo de solicitação de
Certidão/Declaração de
Tempo de Contribuição

5 anos

95 anos

CPAD

X

Conforme Portaria 154/2008-anexo III – para
fins de aposentadoria junto ao INSS

02.61.30.09
Processo de Aposentadoria por
Idade

5 anos

95 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem. Validado na Reunião CPAD
18.11.2021

02.61.30.10
Processo de Aposentadoria por
Incapacidade Permanente

5 anos

95 anos

CPAD

X

Processo que substitui o Processo de
Aposentadoria por Invalidez pela Lei
15.429/19. Validado na Reunião CPAD
18.11.2021

02.70.10.01
Processo de Controle de
Frequência do Servidor

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.70.10.02
Processo de Controle de Horas
Extras do Servidor

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.70.10.03
Processo de Controle de Faltas
Não Justificadas

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

02.70.10.04
Processo de Abono de Faltas

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui as compensações do Banco de Horas

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem
02.70.10.05
Processo de Atestado de

http://www.al.rs.gov.br/legis

5 anos

52 anos

Res.

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a

32


Exercício do Servidor

14/CONARQ

02.70.10.06
Processo de Horário Especial

5 anos

52 anos

CPAD

02.70.10.07
Processo de Justificativa de
Ausência em Plenário

5 anos

52 anos

CPAD

microfilmagem
X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem. Atribuir para Redução de
Carga Horária, Especial para Deficiência,
Amamentação e Horário Estudante
X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem
Processos indicam a comprovação de missões
parlamentares

02.70.10.08
Processo de Justificativa de
Ausência em Comissões

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá ser indicada a
microfilmagem
Processos indicam a comprovação de missões
parlamentares

02.90
Missões e
Viagens a
Serviço

02.91
Trabalho a
Distância

02.70.10.20
Mapa de Efetividade

5 anos

CPAD

X

02.70.10.21
Cartão-ponto

5 anos

CPAD

X

02.70.20 Horário
de Expediente

02.70.20.01
Processo de Escala de Plantões
Servidores

2 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.90.10 Diárias
para dentro e fora
do País

02.90.10.01
Processo de Diárias

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Os relatórios técnicos de viagem estarão
classificados no assunto correspondente ao seu conteúdo,
cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela.

02.90.20 Passagens
Aéreas e Terrestres

02.90.20.01
Processo de Aquisição de
Passagem Aérea ou Terrestre

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui recursos de multas. Verificar se o
processo não tem contrato para Prestação de
Serviços Contínuos, neste caso classifique nas
séries 03.36.01

02.91.10 Ingresso
em Regime de
Teletrabalho

02.91.10.01
Processo de Ingresso em
Regime de Teletrabalho

1 ano

5 anos

CPAD

http://www.al.rs.gov.br/legis

É passível avaliação para guarda de amostragem
no acervo permanente
art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT

art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT

X

De acordo com a RSM 1.681/2020 – regime de
ingresso em teletrabalho e seus relatórios.
Validado na Reunião CPAD 18.11.2021

33


02.95
Trabalhos
Transitórios

02.95.10 Trabalho
Voluntário

FUNÇÃO

02.95.10.01
Processo de Adesão ao
Trabalho Voluntário

1 ano

5 anos

CPAD

X

Regulado pela RSM 879/08, art. 2º

03 MATERIAL
Destinação Final

Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)
Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

Base
normativa

Arquivo
Permanente Informativo

Subfunção

Série

Tipo Documental

03.05
Licitação

03.05.01 Cadastro
de Fornecedores

03.05.01.01
Processo de Cadastramento de
Fornecedores

Enquanto
operacional

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

03.05.01.02
Processo de Atestado de
Capacidade Técnica

1 ano

5 anos

CPAD

X

03.05.02.01
Processo de Requerimento de
Recurso Licitatório

Até decisão
final do
prazo
recursal

5 anos

CPAD

X

03.05.02.02
Processo de reajuste e
prorrogação de Contratos

Vigência do
contrato

10 anos

CPAD

X

03.05.03.01
Processo de Registro de
Restrição em Licitação
(CFIL/RS)

6 meses após
o término da
punição

5 anos

CPAD

03.05.02 Recurso
Licitatório

03.05.03
Punição de
Fornecedores

X

Memorial histórico

Observações

Registro de restrição ao direito de participação
em licitação e contratação com o Poder Público
(Lei Estadual nº 11.389/99). Amostras devem
ser recolhidas ao Permanente para preservação
dos processos administrativos, os demais
podem ser eliminados
Com base na TTD/ALMG

http://www.al.rs.gov.br/legis

34


03.05.03.02
Processo por descumprimento
de Contrato

Vigência do
contrato

5 anos

CPAD

X

Também para comunicação de ocorrência
durante a vigência do contrato. Recolhimento
por amostragem para guarda permanente.
Com base na TTD/ALMG

03.32
Material de
Consumo
(inclusive
licitações)

03.32.01 Aquisição
de Material de
Consumo

03.32.01.01
Processo de Orçamento
Aquisição de Material de
Consumo

até
aprovação
das contas e
finalização
do prazo de
garantia

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Os documentos referentes a material não
adquirido deverão ser eliminados após 1 ano.
Inclui os processos de orçamento

03.32.01.02
Processo de Contratação p/
Aquisição de Material de
Consumo

até
aprovação
das contas e
finalização
do prazo de
garantia

10 anos

CPAD

X

Inclui o projeto básico ou termos de referência.

03.32.01.03
Processo de Pagamento p/
Aquisição de Material de
Consumo

Até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

03.32.01.04
Processo de Adesão a Ata de
Registro de Preços (Mat. de
Consumo)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG

03.32.01.05
Processo de Contratação por
Concurso (Mat. de Consumo)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG

03.32.01.06
Processo de Contratação por
Registro de Preços (Mat. de
Consumo)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG

03.32.01.07
Processo de Dispensa de
Licitação (Mat. de Consumo)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG. Incluiu os
processos de Dispensa de Licitação por
Pequeno Valor

http://www.al.rs.gov.br/legis

35


03.33
Material
Permanente
(inclusive
licitações)

03.33.01 Aquisição
de Material
Permanente

03.32.01.08
Processo de Inexigibilidade de
Licitação (Mat. de Consumo)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG

03.32.01.09
Processo de Aquisição de
Material de Consumo (art. 32)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Solicitação de Materiais ou Serviços conforme
RSM 419/2001, art. 32

03.32.01.10
Processo de Solicitação de
Materiais de Consumo ao
Almoxarifado

1 ano

4 anos

CPAD

X

Processo compatível para o Sistema de Cotas.
Validado na Reunião CPAD 18.11.2021

03.32.01.20
Guias para Aquisição de
Material de Consumo

Enquanto
estiver
vigente

5 anos

CPAD

X

03.33.01.01
Processo de Orçamento p/
Aquisição de Material
Permanente

até
aprovação
das contas

10 anos

Res.
14/CONARQ

X

03.33.01.02
Processo de Projeto Básico p/
Aquisição de Material
Permanente

até
aprovação
das contas

10 anos

Res.
14/CONARQ

X

03.33.01.03
Processo de Pagamento p/
Aquisição de Material
Permanente

Até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

03.33.01.04
Processo de Adesão a Ata de
Registro de Preços (material
permanente)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG

03.33.01.05
Processo de Contratação por
Concurso (Mat. Permanente)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG

03.33.01.06

Enquanto

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG

http://www.al.rs.gov.br/legis

Verificar o valor secundário do Processo, se
considerado histórico, guarda permanente

36


03.36
Prestação de
Serviços
(inclusive
licitações)

Processo de Contratação por
Registro de Preços (Mat.
Permanente)

estiver
vigente

03.33.01.07
Processo de Dispensa de
Licitação (Mat. Permanente)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG. Incluiu os
processos de Dispensa de Licitação por
Pequeno Valor

03.33.01.08
Processo de Inexigibilidade de
Licitação (Mat. Permanente)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG

03.33.01.09
Processo de Aquisição Material
Permanente (art. 32)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Solicitação de Materiais ou Serviços conforme
RSM 419/2001, art. 32

03.33.02 Aluguel.
Comodato.
Leasing de Material
Permanente

03.33.02.01
Processo de Locação de
Material Permanente

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Para veículos, ver na Função Veículos

03.33.03 Doação
de Material
Permanente

03.33.03.01
Processo de Doação de
Material Permanente (inclusive
Baixa Patrimonial)

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Para transações que envolvam pagamentos de
despesas pendentes, utilizar prazos para
documentos financeiros (até aprovação das
contas + 5 anos a contar da data de aprovação
das contas e eliminação).
Compreende transferência de bens inservíveis.
Inclusive Leilão.

03.36.01
Contratação de
Prestação de
Serviços Contínuos

03.36.01.01
Processo de Orçamento para
Prestação de Serviços
Contínuos

1 ano

5 anos

CPAD

X

Processos referentes à transporte, veículos
classificar na função 04

03.36.01.02
Processo de Contratação de
Prestação de Serviços
Contínuos

até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

Inclui serviços de manutenção em geral.

03.36.01.03
Processo de Pagamento de
Prestação de Serviços

até
aprovação
das contas

10 anos

http://www.al.rs.gov.br/legis

Processos referentes à transporte, veículos
classificar na função 04
CPAD

X

Processos de despesas de telefonia fixa e móvel,
condomínio, associações classificar em
Processo de Pagamento de Despesas Correntes
(05.20.01.01)

37


Contínuos

03.36.02
Contratação de
Prestação de
Serviços Eventuais

03.70
Inventário

03.70.01
Inventários
Patrimoniais
(inclusive RMBI)

FUNÇÃO

Processos referentes à transporte, veículos
classificar na função 04

03.36.01.04
Processo de Prestação de
Serviços Contínuos (art. 32)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Solicitação de Materiais ou Serviços conforme
RSM 419/2001, art. 32

03.36.02.01
Processo de Orçamento para
Prestação de Serviços
Eventuais

1 ano

5 anos

CPAD

X

Inclui processos de solicitação

03.36.02.02
Processo de Contratação de
Prestação de Serviços
Eventuais

até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

Inclui serviços de manutenção em geral. Inclui
processos de projeto básico

03.36.02.03
Processo de Pagamento de
Prestação de Serviços
Eventuais

até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

03.36.02.04
Processo de Prestação de
Serviços Eventuais (art. 32)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

03.70.01.01
Processo de Inventário de
Material Permanente

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

03.70.01.02
Processo de Inventário de
Estoque de Material

5 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

Solicitação de Materiais ou Serviços conforme
RSM 419/2001, art. 32

X

X

04 PATRIMÔNIO
Destinação Final

Eliminação
Subfunção

Série

Tipo Documental

http://www.al.rs.gov.br/legis

Prazos de Guarda (anos)

Base
normativa

Guarda Permanente
Arquivo
Permanente -

Memorial -

Observações

38


04.10 Bens
Móveis e
Imóveis

04.10.01 Projetos,
Plantas, Balanços e
Escrituras

04.10.02
Fornecimento e
Manutenção de
Serviços Básicos

Informativo

Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

04.10.01.01
Processo de Projetos, Plantas e
Escrituras de Bens Imóveis

3 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

04.10.01.02
Processo referente ao Balanço
Anual de Bens

5 anos

5 anos

CPAD

histórico

X

X

04.10.02.01
Processo de Pagamento de
Água e Esgoto

Classificar como Despesas Correntes

04.10.02.02
Processo de Pagamento de
Energia Elétrica

Classificar como Despesas Correntes

04.10.02.03
Processo de Demonstrativo do
Uso do Telefone

1 ano

5 anos

CPAD

X

Inclui estornos

04.10.02.04
Processo de Controle do Uso
de Equipamento (Telefone)

1 ano

5 anos

CPAD

X

Utilizar para o controle do empréstimo e
devolução de aparelhos institucionais

04.10.02.05
Processo de Pagamento de
Telefonia Móvel e Fixa

1 ano

4 anos

CPAD

X

04.10.02.06
Processo de Transferência de
Titularidade (Telefone)

1

5

CPAD

X

04.10.03
Condomínio

04.10.03.01
Processo de Pagamento de
Condomínio

04.10.04
Movimentação de

04.10.04.01
Processo de Movimentação de
Bens e Patrimônio (sem

http://www.al.rs.gov.br/legis

Validado na Reunião CPAD 18.11.2021

Classificar em Processo de Pagamento de
Despesas Correntes (05.20.01.01) Validado na
Reunião CPAD 18.11.2021
2 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

39


Bens

doação)
04.10.04.20
Guias de Transferência de
Patrimônio

2 anos

CPAD

X

X

04.11
Aquisição de
Bens Móveis
e Imóveis

04.11.50 Locação.
Arrendamento.
Comodato

04.11.50.01
Processo referente a Contrato
de Locações, Arrendamentos
ou Comodatos

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

04.14 Obras

04.14.01 Reforma.
Recuperação.

04.14.01.01
Processo referente à obras de
reformas ou recuperação do
patrimônio

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

04.14.02
Construção
Patrimonial

04.14.02.01
Processo referente à
construção do patrimônio

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

04.21.01 Aquisição
de Veículo

04.21.01.01
Processo de Aquisição de
Veículo

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

04.21.02 Locação
de Veículo

04.21.02.01
Processo de Locação de
Veículo

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui processos de orçamento, pagamento e
contratação

04.21.03 Condução
de Carros Oficiais

04.21.03.01
Processo para Designação de
servidores para condução de
Carros Oficiais

5 anos

52 anos

CPAD

X

Cfe, RSM 763/07

04.24.01
Abastecimento.
Limpeza e
Manutenção.
Reparo

04.24.01.01
Processo de Limpeza e
Manutenção em veículos

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui processo de orçamentos e aquisição de
peças

04.21
Veículos

04.24
Abastecimen
to. Limpeza
e
Manutenção.
Reparo

http://www.al.rs.gov.br/legis

Inclusive mobiliário. Quanto aos prédios
históricos (Solar e Memorial) e restaurações
específicas do Palácio utilizar a série
04.94.01.01.

X

40


04.25
Acidentes.
Infrações.
Multas

04.26
Alienação
(inclusive
licitações)

04.90
Guarda e
Segurança
Patrimonial

04.93 Uso de
Dependência
s

04.94
Conservação
e
Preservação

04.25.10 Acidentes
de Trânsito

04.25.10.01
Processo de Acidente de
Trânsito

até final do
inquérito

5 anos

Res.
14/CONARQ

04.25.20 Infrações
e Multas

04.25.20.01
Processo de Infrações e Multas
de Trânsito

até
pagamento

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

04.26.01 Venda de
Veículo (inclusive
leilão)

04.26.01.01
Processo de Venda de Veículo

até
aprovação
das contas

5 anos a
contar da
aprovação
das contas

Res.
14/CONARQ

X

04.26.02 Doação
de Veículo

04.26.02.01
Processo de Doação de
Veículo

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Para transações que envolvam pagamentos de despesas
pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros
(Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data
de aprovação das contas e eliminação).

04.90.01 Seguros
(inclusive de
veículos)

04.90.01.01
Processo de Seguros para Bens
Patrimoniais

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Os processos que não envolvem pagamento
poderão ser eliminados em 1 ano

04.90.02 Prevenção
e Combate a
Incêndio

04.90.02.01
Processo de Constituição de
Brigadas de Incêndio, Planos,
Projetos e Relatórios

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

04.93.01 Cedência
de Espaços da
ALRS

04.93.01.01
Processo de Cedência de
Espaços da ALRS

2 anos

04.93.02 Acesso às
Dependências da
ALRS

04.93.02.01
Processo de Credenciamento
de Uso das Dependências

Enquanto
estiver
vigente

04.94.01 Serviços
de Conservação e
Preservação do
Patrimônio
Histórico

04.94.01.01
Processo referente a
Conservação e Preservação do
Patrimônio e Bens Históricos

até
aprovação
das contas

http://www.al.rs.gov.br/legis

X

Inclui processos de pagamento, comunicações e
transferência de pontos na CNH. Modificada
destinação de acordo com a Res. 14.

X

Res.
14/CONARQ

X

1 ano

CPAD

X

5 anos

CPAD

Inclui os processos de PPCI

X

Inclui processos de aquisição de obras de arte.
Solar dos Câmara, Memorial do Legislativo.
Palácio Farroupilha

41


FUNÇÃO

05 ORÇAMENTO E FINANÇAS
Destinação Final

Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)
Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

Base
normativa

Arquivo
Permanente Informativo

Memorial histórico

Subfunção

Série

Tipo Documental

05.01
Auditoria.
Fiscalização

05.01.01 Auditoria

05.01.01.01
Processo referente à Auditorias

Até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

05.01.02
Fiscalização

05.01.02.01
Processo de Regularidade
Fiscal

Vigência do
Contrato

5 anos após
aprovação
pelo TCE/RS

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

05.01.02.02
Processo com Dados para o
Relatório de Gestão Fiscal

Até a
emissão do
Relatório de
Auditoria

5 anos após
aprovação
pelo TCE/RS

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

05.10.01.01
Processo com Dados para o
Relatório sobre a Execução
Orçamentária

Até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

05.10.01.02
Processo de Prestação de
Contas da Execução
Orçamentária

Até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

05.10.01.03
Processo com Dados para a
Proposta Orçamentária (LOA)

1 ano

4 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

05.10.01.04
Processo referente ao s Dados

4 anos

20 anos

CPAD

X

Recolher exemplar único

05.10
Orçamento

05.10.01 Execução
Orçamentária

http://www.al.rs.gov.br/legis

X

Observações

Inclui Prestação de contas da execução
orçamentária do FRAL (Fundo de
Reaparelhamento da AL)

42


para Plano Plurianual (PPA)

05.20
Finanças

05.20.01 Execução
Financeira.
Despesa

Com base na TTD/ALMG

05.10.01.05
Processo de Programação
Financeira

Exercício da
despesa

2 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

05.10.01.06
Processo de Reprogramação
Orçamentária

Exercício da
despesa

2 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

05.20.01.01
Processo de Pagamento de
Despesas Correntes

até
aprovação
das contas

10 anos

Res.
14/CONARQ

X

Garagem Gigante, Associações, Condomínio,
Impostos e Taxas. Custeio.
Telefonia Móvel e Fixa classificar em
04.10.02.05

05.20.01.02
Processo de Adiantamento de
Numerário

até
aprovação
das contas

10 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui a solicitação e pagamento do
adiantamento de numerário.
Para Prestação de Contas classificar em
05.70.01.01

05.20.01.03
Processo de Auxílio Financeiro

até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

Inclui a solicitação e pagamento do auxílio
financeiro.
Processo deve ser anexado a sua referida
prestação de contas.

05.20.01.04
Processo de Controle Mensal
do Fluxo de Caixa

até
aprovação
das contas

10 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui demonstrativo mensal, conciliação
bancária mensal. Se houver pendências
judiciais, arquivar por 5 anos após trânsito em
julgado

05.20.01.05
Processo de Provisão de
Empenho

até
aprovação
das contas

10 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui processos de devolução de empenho do
exercício

05.20.01.06
Processo de Empenho Prévio

até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

Inclusive estornos.

05.20.01.07
Processo de Delegação de
Competência para

até
aprovação

10 anos

CPAD

X

http://www.al.rs.gov.br/legis

43


05.60
Balanços.
Balancetes.
Conciliações

05.70
Tomada de
Contas.
Prestação de
Contas

05.60.01 Balanço
Anual

05.70.01 Tomada
de Contas

Ordenadores de Despesas

das contas

05.20.01.08
Processo de Auxílio Material

até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

05.20.01.20
Contas sobre serviços básicos

até
aprovação
das contas

2 anos

CPAD

X

05.20.01.21
Mapa do Fluxo de Caixa
Mensal

até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

05.60.01.01
Processo de Conciliação
Contábil e Patrimonial de Bens

Enquanto
ativos os
saldos de
contas

5 anos após a
baixa das
contas

CPAD

05.60.01.02
Processo de Conciliação
Bancária

2 anos

5 anos após
aprovação
TCE/RS

CPAD

X

05.70.01.01
Processo de Prestação de
Contas de Adiantamento de
Numerário

até
aprovação
das contas

10 anos

Res.
14/CONARQ

X

05.70.01.02
Processo sobre Pendências
financeiras – Regularização do
Exercício

até
aprovação
das contas

20 anos

CPAD

X

05.70.01.03
Processo sobre Contas de
Gestão

5 anos

5 anos

CPAD

X

05.70.01.04
Processo relativo à Auditorias e
Pareceres relativos à Prestação

5 anos

5 anos

CPAD

X

http://www.al.rs.gov.br/legis

X

Com base na TTD/ALMG

Verificar pendências judiciais. Em caso
positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2
anos após Trânsito em Julgado.
Com base na TTD/ALMG

Inclusive pareceres. Tomadas de Contas
referem-se aos administradores e demais
responsáveis da Administração Direta e as
Prestações de Contas, aos dirigentes das
entidades da Administração Indireta. Para
efeitos de amostragem da administração, alguns
processos podem ficar no arquivo permanente
Inclui a prestação de contas de gestão com
relatório

44


de Contas

05.70.02 Prestação
de Contas

05.80
Tributos

05.90 Outros
assuntos
referentes a
Orçamento e
Finanças

05.80.01 Impostos
e Taxas

05.90.01 Sistema
de Cotas

FUNÇÃO
Subfunção

05.70.01.05
Processo de Restos a Pagar

até
aprovação
das contas

12 anos

CPAD

X

Com base na TTD do STF

05.70.02.01
Processo de Prestação de
Contas de Auxílio Financeiro

até
aprovação
das contas

10 anos

Res.
14/CONARQ

X

05.70.02.02
Processo referente a
Declaração de Débitos e
Créditos Tributários (DCTF)

até
aprovação
das contas

5 anos

CPAD

X

Conforme Código Tributário Nacional (arts.
173/174)

05.70.02.03
Processo relativo ao
Encerramento do Exercício

5 anos

5 anos

CPAD

X

Datas-limite para o ano do exercício financeiro

05.80.01.01
Processo referente ao
Pagamento de Impostos e
Taxas

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

05.80.01.02
Processo referente ao
pagamento de Outros Tributos

até
aprovação
das contas

5 anos

CPAD

X

05.90.01.01
Processo relativo a inclusão no
Sistema de Cotas

até
aprovação
das contas

5 anos

CPAD

X

05.90.01.02
Processo de Alteração de
Dados no Sistema de Cotas

até
aprovação
das contas

5 anos

CPAD

X

Inclui Taxa de Fiscalização de Funcionamento
(TFF), Contribuição para o Fomento da
Radiodifusão (CFRP) do Ministério das
Comunicações

06 GESTÃO E PRESERVAÇÃO DE ARQUIVOS, BIBLIOTECA E MEMORIAL
Série

Tipo Documental

http://www.al.rs.gov.br/legis

Prazos de Guarda (anos)

Base

Destinação Final

Observações

45


normativa

06.01
Publicações
Oficiais e
Documentaç
ão Técnica

06.01.01 Diário
Oficial da AL

06.01.02
Documentação
Técnica

Guarda Permanente

Arquivo
Permanente Informativo

Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

06.01.01.01
Processo de Publicações no
Diário Oficial da Assembleia
Legislativa (DOAL)

até
aprovação
das contas

5 anos

06.01.01.20
Diário Oficial da Assembleia
Legislativa (DOAL)

5 anos

CPAD

06.01.02.02
Processo de Solicitação de
Degravações Taquigráficas

1 ano

CPAD

06.01.02.20
Normas Técnicas e Manuais

Enquanto
vigorar

5 anos

Eliminação

Res.
14/CONARQ

CPAD

Memorial histórico

X

X

Lei Estadual 12.846, de 26.11.2007 (art. 6º, par.
Único)

X

X

Arquivar o arquivo degravado junto à sonora
original, quando se tratar de atividade
regimental.
Documentos referentes aos procedimentos
técnicos adotados para implantação da gestão
de documentos e informação.
Recolher exemplar único para guarda
permanente.
Com base na TTD/ALMG

06.10
Produção
Editorial

06.10.01 Impressos
de Publicações

06.10.01.01
Processo de Confecção de
Impressos de Publicações

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Cópia dos impressos deverá ser desentranhada
do processo, e ficará sob guarda da Divisão de
Biblioteca

06.20 Gestão
de Biblioteca

06.20.01 Aquisição
de Material
Bibliográfico

06.20.01.01
Processo referente à Compra
de Material Bibliográfico

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

inclusive assinaturas de periódicos

06.21.01.02
Processo referente à Doação
de Material Bibliográfico

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

06.20.02.01

até

5

Res.

06.20.02 Inventário

http://www.al.rs.gov.br/legis

X

46


06.30 Gestão
de
Documentos
e Sistema de
Arquivos

de Material
Bibliográfico

Processo de Inventário de
Acervo

aprovação
das contas

06.30.01
Planejamento e
Gestão

06.30.01.01
Relatório de Estatística Anual

5 anos

14/CONARQ

5 anos

CPAD

X

Recolher exemplar único
Com base na TTD/ALMG

06.30.01.02
Relatório de Atividades

5 anos

5 anos

CPAD

X

Recolher exemplar único
Com base na TTD/ALMG

06.30.01.03
Política Institucional de Gestão
de Documentos

5 anos

5 anos

CPAD

X

06.30.02
Diagnóstico.
Estudos de fluxo
de atividades

06.30.02.01
Diagnóstico situacional

5 anos

5 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

06.30.02.02
Estudos exploratórios de
fluxos de atividades

5 anos

5 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

06.30.03
Protocolo:
Recepção,
Tramitação e
Expedição de
Documentos

06.30.03.01
Processo de Solicitação de
Cópias de Processos e
Documentos

2 anos

06.30.03.20
Documentos de movimentação
de processos

Até o
retorno do
documento
ao depósito

06.30.03.21
Memorando
06.30.04
Classificação e
Destinação de
Documentos
Arquivísticos

Res.
14/CONARQ

X

5 anos

CPAD

X

1 ano

1 ano

CPAD

X

06.30.04.01
Processo de Avaliação
Documental

5 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

06.30.04.02
Plano de Classificação e Tabela
de Temporalidade

Enquanto
vigorar

Res.
14/CONARQ

X

http://www.al.rs.gov.br/legis

*

Com base na TTD/ALMG

* O prazo total de guarda do documento é de 100 anos,
devendo o órgão permanecer com um exemplar por igual
período. Um outro exemplar deverá compor o conjunto
documental NORMAS E MANUAIS do subgrupo

47


06.01.02.01, seguindo a temporalidade e destinação
previstas para o mesmo.

06.30.05 Arquivo
Permanente

06.30.04.03
Termos, Listagens e Editais de
Eliminação

5 anos

06.30.05.01
Processo de Recolhimento de
acervo ao Arquivo Permanente

5 anos

06.30.05.02
Processo de Requisição de
Acervo Permanente

1 ano

06.30.05.20
Termo de Recolhimento

5 anos

Res.
14/CONARQ

5 anos

5 anos

X

CPAD

X

CPAD

X

CPAD

X

Validado na Reunião CPAD 18.11.2021

Para acervos permanentes históricos os Termos
de recolhimento ficam no Memorial do
Legislativo
Com base na TTD/ALMG

FUNÇÃO

06.30.05.21
Plano de Arranjo e descrição
do acervo permanente

Até a
conclusão do
arranjo

5 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

06.30.05.22
Instrumentos de Pesquisa

Até a
finalização
do
instrumento

5 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

07 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Destinação Final

Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)

Subfunção

Série

Tipo Documental

http://www.al.rs.gov.br/legis

Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

Base
normativa

Arquivo
Permanente Informativo

Memorial histórico

Observações

48


07.01
Documentaç
ão de TI

07.20
Infraestrutur
a de TI

07.01.01 Projetos,
Programas,
Manuais,
Relatórios, Termos
e Normas Técnicas

07.20.01
Assistência
Técnica. Suporte

07.01.01.01
Processo com Projetos Básicos,
Planos e Programas de
Informatização

5 anos

07.01.01.02
Processo sobre Relatório de
Atividades de TI

5 anos

07.01.01.20
Manuais Técnicos

vigência

07.01.01.21
Normas Técnicas

CPAD

X

Inclui processos administrativos.
Classificar o Plano Diretor de TI em
00.01.03.02

CPAD

X

5 anos

CPAD

X

vigência

5 anos

CPAD

X

07.01.01.22
Termo de Compromisso de
Utilização dos Recursos de TI

Enquanto
servidor
ativo

5 anos

CPAD

X

07.01.01.23
Termo de Guarda, Uso e
Responsabilidade dos Recursos
de Telefonia Celular

Enquanto
servidor
ativo

5 anos

CPAD

X

07.01.01.24
Termo de Responsabilidade
por Uso de senha para
desbloqueio de ramais
telefônicos

Enquanto
servidor
ativo

5 anos

CPAD

X

07.01.01.25
Termo de Confidencialidade
Fornecedor

Enquanto
servidor
ativo

5 anos

CPAD

X

O avaliador poderá optar por realizar
microfilmagem

07.01.01.26
Termo de Aceite Gestor do
Sistema

Enquanto
servidor
ativo

5 anos

CPAD

X

O avaliador poderá optar por realizar
microfilmagem

07.20.01.01
Processo de Prestação de
Serviços de Suporte Técnico de

Até
aprovação

10 anos

CPAD

X

Classificar em Prestação de Serviços Contínuos
03.36.01.02

http://www.al.rs.gov.br/legis

Uma cópia do relatório deverá ser guardada no
arquivo permanente

RSM 3145 e RSM 839

RSM 783

RSM 783

49


07.30
Sistemas de
Informação
(SI)

07.40
Segurança da
Informação

de TI

TI

07.30.01
Desenvolvimento
e Administração de
SI

07.30.01.01
Processo de Aquisição de
Licenciamento Perpétuo

5 anos

5 anos

CPAD

07.30.01.02
Processo de Aquisição de
Licenças e Desenvolvimento
de Aplicativos/Sistemas

Enquanto
estiver
vigente

5 anos

Res.
14/CONARQ

07.30.01.20
Código-fonte do Sistema

Enquanto
estiver em
ambiente
produção

07.30.02
Desenvolvimento
e Gestão de Sítios,
Portais e Intranets
(Rede)

07.30.02.01
Processo de desenvolvimento
de sítios e intranets

4 anos após
a avaliação
de sítios

CPAD

X

07.30.02.20
Documentos Técnicos de
Especificação funcional dos
requisitos

4 anos após
a avaliação
de sítios

CPAD

X

07.40.01 Gestão da
Segurança da
Informação

07.40.01.01
Processo que envolve Políticas
e Programas de Segurança da
Informação

Enquanto
estiver
vigente

8 anos

CPAD

X

07.40.01.20
Políticas de SI

Enquanto
estiver
vigente

8 anos

CPAD

X

X

Inclui Orçamentos e Renovações que tiveram
os seus processos aprovados
Não inclui neste código as licenças perpétuas,
os processos classificar em 07.30.01.01

20 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

Inclui Serviços em Rede

X

Normas, procedimentos e instruções de
trabalho
Com base na TTD/ALMG

07.40.02 Gestão
de Incidentes de
Segurança da
Informação

07.40.02.20
Relatório de Incidentes de SI

Enquanto
estiver
vigente

8 anos

CPAD

07.40.03 Gestão de

07.40.03.20

Enquanto

8 anos

CPAD

http://www.al.rs.gov.br/legis

X

X

Com base na TTD/ALMG

Com base na TTD/ALMG

50


07.90 Outros
assuntos
referentes à
TI

Continuidade de
Negócios

Plano de Continuidade de
Negócios

estiver
vigente

07.40.04 Gestão da
Recuperação de
Desastre

07.40.04.20
Plano de Recuperação de
Desastre

Vigência do
certificado

8 anos

CPAD

X

07.40.04.21
Política de Backup

Vigência do
certificado

8 anos

CPAD

X

07.90.01.01
Processos de Pedidos ao TI

1 ano

5 anos

CPAD

X

07.90.01
Relacionamento
com Cliente

FUNÇÃO

09 ÁREA JURÍDICA
Destinação Final

Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)

Subfunção

Série

Tipo Documental

09.01
Informações
e Pareceres

09.01.01 Pareceres.
Promoções

09.01.01.01
Processo de Solicitação de
Parecer à Procuradoria

Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

Base
normativa

5 anos

5 anos

CPAD

09.01.01.10
Pareceres/Promoções emitidos
pela Procuradoria

09.10 Ações
Judiciais

09.10.01 Ações
Judiciais/Laudos e
Pareceres Técnicos

Arquivo
Permanente Informativo

Observações

X

CPAD

X

09.10.01.01
Processo referente ao
acompanhamento de Ações
Judiciais

Até
transitado
em julgado

10 anos

CPAD

X

09.10.01.02

Até

10 anos

CPAD

X

http://www.al.rs.gov.br/legis

Memorial histórico

Os Pareceres e Promoções que não são
incorporados a processos, emitidos pela
Procuradoria, devem obedecer à numeração
própria interna do documento e sua cronologia.
Inclui processos trabalhistas

51


Processo relativo aos
apontamentos do TCE/RS

transitado
em julgado

09.10.01.20
Processo referente à emissão
de Laudos e Pareceres
Técnicos Externos

5 anos

95 anos

CPAD

09.10.01.30
Processo referente à solicitação
de cópias de documentos
probatórios

5 anos

5 anos

CPAD

http://www.al.rs.gov.br/legis

X

Inclui processos de notificações, laudos,
perícias

X

52


FUNÇÃO

90 ASSUNTOS PERIFÉRICOS À ADMINISTRAÇÃO
Destinação Final

Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)
Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

Base
normativa

Arquivo
Permanente Informativo

Memorial histórico

Subfunção

Série

Tipo Documental

90.01
Solenidades.
Comemorações.
Homenagens

90.01.01
Programação e
Gestão do Evento
de Solenidades e
comemorações

90.01.01.02
Processo referente à Execução
de Solenidades, Comemorações
ou Homenagens

5 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

90.01.01.03
Processo referente à Concessão
de Medalhas, Prêmios da
Assembleia Legislativa

5 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

90.02.01.01
Processo referente à Solicitação
de Conferências. Seminários.
Simpósios. Encontros.
Convenções. Ciclo de Palestras.
Mesas Redondas. Workshops

1 ano

90.02.01.02
Processo referente à Execução
de Conferências. Seminários.
Simpósios. Encontros.
Convenções. Ciclo de Palestras.
Mesas Redondas. Workshops

5 anos

90.03.01.01
Processo referente à Solicitação
de Salões. Exposições. Mostras.
Festas

1 ano

90.02
Congressos.
Conferências.
Seminários.
Simpósios.
Encontros.
Convenções.
Ciclo de
Palestras. Mesas
Redondas.
Workshops

90.02.01
Programação e
Gestão do Evento
Seminários, etc.

90.03 Feiras.
Salões.
Exposições.
Mostras. Festas

90.03.01
Programação e
Gestão do Evento
Exposições, etc.

http://www.al.rs.gov.br/legis

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Res.
14/CONARQ

X

Res.
14/CONARQ

X

Observações
Inclui o planejamento, programação, discursos,
palestras e trabalhos apresentados por
servidores (Divisão de Biblioteca)

Inclui o planejamento, programação, discursos,
palestras e trabalhos apresentados por
servidores (Divisão de Biblioteca)

53


90.04 Concursos
Artísticos e
Projetos
Culturais e
Institucionais

90.04.01
Programação e
Gestão do
Concurso e
Projetos

90.03.01.02
Processo referente à Execução
de Salões. Exposições. Mostras.
Festas

5 anos

90.04.01.01
Processo referente à Solicitação
de Concursos Artísticos e
Projetos Culturais e
Institucionais

1 ano

90.04.01.02
Processo referente à Execução
de Concursos Artísticos e
Projetos Culturais e
Institucionais

5 anos

5 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Res.
14/CONARQ

X

Res.
14/CONARQ

X

Inclui o planejamento, programação, discursos,
palestras e trabalhos apresentados por
servidores (Divisão de Biblioteca)

Inclui o planejamento, normas, editais,
habilitação dos candidatos, julgamento da
banca, trabalhos concorrentes, premiação e
recursos

FIM DO DOCUMENTO

http://www.al.rs.gov.br/legis

54