ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA
Gabinete de Consultoria Legislativa

DECRETO Nº 55.008, DE 23 DE JANEIRO DE 2020.
(publicado no DOE n.º 19, de 27 de janeiro de 2020)
Dispõe sobre o Sistema de Processo
Administrativo Eletrônico – PROA – no âmbito
do Poder Executivo Estadual.

O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso da atribuição
que lhe confere o art. 82, incisos VII, da Constituição do Estado,
DECRETA:
CAPÍTULO I
DO SISTEMA DE PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO
Art. 1º O processo administrativo eletrônico na produção, no registro, na tramitação, na
consulta, na transmissão e no arquivamento de documentos pela administração pública estadual,
será admitido por intermédio do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA, nos
termos deste Decreto.
Parágrafo único. O PROA é o único meio eletrônico de gestão e de trâmite de
processos administrativos eletrônicos no Poder Executivo Estadual.
Art. 2º Para fins deste Decreto considera-se:
I – meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou de tráfego de documentos e
arquivos digitais;
II – transmissão eletrônica: toda forma de comunicação à distância com a utilização de
redes de comunicação;
III – assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de
modo inequívoco, com o objetivo de assinar determinado documento, admitindo as seguintes
formas de identificação do signatário:
a) certificado digital; e
b) assinatura cadastrada.
IV – usuário interno: todo aquele que, por força de suas atribuições funcionais, tenha
acesso, de forma autorizada, às informações produzidas ou custodiadas pela administração;
V – usuário externo: qualquer pessoa física que tenha acesso, de forma autorizada,
mediante cadastramento prévio, às informações produzidas ou custodiadas pela administração
que não seja caracterizada como usuário interno;
VI – documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível
e interpretável por meio de sistema computacional;
VII – processo administrativo eletrônico: conjunto de entradas, de saídas e de
movimentações de documentos em formato eletrônico com validação por intermédio de
assinatura eletrônica, arquivados em banco de dados corporativo com identificação única;
VIII – certificação digital: conjunto de procedimentos que asseguram a integridade das
informações e a autoria das ações realizadas em meio eletrônico, mediante assinatura digital;

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IX – certificado digital: conjunto de dados de computador, gerados por uma Autoridade
Certificadora, que se destina a registrar, de forma única, exclusiva e intransferível, a relação
existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação;
X – certificado digital do tipo A3: certificado em que a geração e o armazenamento das
chaves criptográficas são realizadas em hardwares criptográficos, podendo ser em cartões
inteligentes, “tokens” ou em placas criptográficas na nuvem, observando-se que as mídias devem
ser protegidas por senhas e o “hardware” criptográfico aprovado pela Infraestrutura de Chaves
Públicas Brasileira – ICP-Brasil;
XI – gestão documental: conjunto de procedimentos e de operações técnicas referentes à
produção, ao registro, à classificação, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de
documentos, com vista a sua eliminação ou guarda permanente;
XII – digitalização: processo de conversão de documento físico (suporte papel) para
formato digital, gerando uma cópia digital ou representante digital;
XIII – representante digital: cópia digital resultante da digitalização do documento
físico;
XIV – carimbo de tempo: mecanismo que indica, em todo e qualquer documento e/ou
transação eletrônica, o momento em que o evento ocorreu, baseando-se na hora oficial brasileira
fornecida pelo Observatório Nacional;
XV – plano de classificação de documentos: instrumento elaborado a partir de estudos
das estruturas e das funções do órgão, que resulta em um esquema de distribuição de documentos
em níveis hierárquicos, de acordo com métodos de arquivamento; e
XVI – tabela de temporalidade de documentos: instrumento, aprovado por autoridade
competente, que determina os prazos de guarda e destinação final dos conjuntos documentais
produzidos a partir das atividades desempenhadas pelo Estado.
CAPÍTULO II
DO COMITÊ GESTOR
Art. 3º O Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico - CGPROA será
composto por um representante titular, e respectivo suplente, dos seguintes órgãos:
I – Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão, que o presidirá;
II – Gabinete do Governador;
III – Secretaria da Casa Civil;
IV – Procuradoria-Geral do Estado;
V – Secretaria de Governança e Gestão Estratégica;
VI – Secretaria da Fazenda;
VII – Companhia de Processamento de Dados do Estado do Rio Grande do Sul PROCERGS; e
VIII – Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS.
§ 1º Os integrantes do CGPROA serão indicados pelos titulares dos respectivos órgãos e
designados por ato do Governador do Estado.
§ 2º O CGPROA, por seu Presidente, poderá convidar representantes de outros órgãos,
entidades da administração pública ou de organizações da sociedade civil para participar das
reuniões e discussões por ele organizadas.
§ 3º A função de membro do CGPROA será considerada prestação de serviço relevante,
não remunerada.
Art. 4º O CGPROA supervisionará o gerenciamento, a especificação,
desenvolvimento, a implantação, o suporte e a manutenção corretiva e evolutiva do PROA.

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Art. 5º São atribuições do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico:
I – garantir a adequação do PROA aos requisitos legais e às necessidades da
administração pública estadual;
II – definir as premissas e as estratégias utilizadas para a especificação, o
desenvolvimento, os testes, a homologação, a implantação e a integridade de operação do
PROA;
III – promover a integração com demais órgãos e entidades necessários ao
desenvolvimento e implantação do PROA; e
IV - priorizar e deliberar sobre as necessidades de manutenção e de desenvolvimento do
PROA e encaminhá-las às áreas pertinentes.
Art. 6º As deliberações referentes ao PROA dar-se-ão por meio de resoluções
publicadas no Diário Oficial Eletrônico do Estado pelo órgão que preside o CGPROA
CAPÍTULO III
DA ASSINATURA ELETRÔNICA
Art. 7º O processo administrativo por meio eletrônico será admitido mediante a
utilização de assinatura eletrônica, contendo elementos que permitam identificar o usuário
responsável pela sua prática.
§ 1º O credenciamento será realizado mediante procedimento no qual esteja assegurada
a adequada identificação.
§ 2º Ao credenciado será atribuído registro e meio de acesso ao sistema, de modo a
preservar a integridade e a autenticidade de suas comunicações.
Art. 8º A assinatura eletrônica será admitida sob as seguintes modalidades:
I – assinatura digital: baseada em certificado digital e atenderá aos requisitos de
autenticidade, integridade, validade jurídica e interoperabilidade da Infraestrutura de Chaves
Públicas Brasileira - ICP Brasil; e
II – assinatura cadastrada: credenciada em sistema de controle de acesso informatizado,
com fornecimento de “login” e senha para o credenciamento, assegurada a adequada e
inequívoca identificação.
Art. 9º A prática de atos assinados eletronicamente dar-se-á na forma estabelecida neste
Decreto e implicará a responsabilização legal do credenciado pelo uso indevido da assinatura
eletrônica.
Art. 10. São de exclusiva responsabilidade dos usuários:
I – o sigilo da assinatura eletrônica, de uso pessoal e intransferível; e
II – a preparação dos documentos digitais e anexos, em conformidade com as definições
do sistema, no que diz respeito à formatação e às características técnicas.
CAPÍTULO IV
DOS DOCUMENTOS, DA CONSULTA E DA SEGURANÇA
Art. 11. O PROA, “software” específico para a tramitação do processo administrativo
eletrônico, deverá:
I – ter características que permitam auditoria para fins de garantia da disponibilidade, da
integridade, da confidencialidade e da autenticidade das informações;
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II – realizar o armazenamento e a recuperação de dados em centro de processamento de
dados fornecido por órgãos e entidades da administração pública estadual, incluindo empresas
públicas e sociedades de economia mista e suas subsidiárias; e
III – adequar-se ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil, e às Diretrizes para a Implementação de
Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis – RDC-Arq, mantidos e atualizados pelo
Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.
Art. 12. Todos os atos processuais do processo administrativo eletrônico, em que
houver necessidade de assinatura, poderão ser assinados eletronicamente na forma estabelecida
neste Decreto.
Art. 13. Os documentos autuados no PROA deverão utilizar, preferencialmente,
formatos abertos de arquivos, baseado na padronização ABNT NBR ISO/IEC 26300.
Parágrafo único. Caso não seja possível tecnicamente atender ao disposto no “caput”
deste artigo, os documentos do processo administrativo eletrônico utilizarão preferencialmente o
formato “Portable Document Format” (PDF/A), baseado na padronização ABNT NBR ISO
19005.
Art. 14. Os documentos produzidos eletronicamente (natodigital) ou os convertidos em
arquivos digitais por meio de digitalização e juntados ao processo administrativo eletrônico, com
garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida neste Decreto, são considerados
válidos para fins do processo administrativo eletrônico.
§ 1º Os representantes digitais dos documentos digitalizados que foram juntados ao
processo administrativo eletrônico pelos órgãos e pelas entidades da administração pública
estadual têm a mesma força probante dos originais para fins do processo administrativo
eletrônico.
§ 2º A arguição de falsidade do documento juntado ao processo administrativo
eletrônico será verificada na forma da lei processual em vigor.
§ 3º Os originais dos documentos digitalizados a que se refere o § 1º deste artigo
deverão ser preservados pelo seu detentor até que proferida decisão irrecorrível nos casos
previstos no § 2º deste artigo.
§ 4º Os documentos originados em meio físico, após digitalizados e juntados ao
processo administrativo eletrônico, que por razões legais necessitem a guarda dos originais por
parte do Estado, deverão ser arquivados segundo as políticas de gestão documental do órgão, em
consonância com as recomendações emanadas pelo Sistema de Arquivos do Estado do Rio
Grande do Sul – SIARQ/RS.
§ 5º A classificação e o tempo de guarda de processos administrativos em meio
eletrônico deverão ocorrer em conformidade com o Plano de Classificação de Documentos –
PCD - e com a Tabela de Temporalidade Documental – TTD, mantidos e atualizados pelo
SIARQ/RS.
CAPÍTULO V
DO TRÂMITE E DA PUBLICIDADE ELETRÔNICA

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Art. 15. Todas as comunicações oficiais, que estiverem sujeitas a manifestação ou
decisão administrativa e transitem entre órgãos e entidades da administração pública estadual,
serão feitas por meio eletrônico.
Parágrafo único. Os autos de processos administrativos eletrônicos que tiverem de ser
remetidos a outros órgãos ou entidades que não disponham de sistema compatível deverão ser
autuados na forma Decreto nº 43.803, de 20 de maio de 2005.
Art. 16. No processo administrativo eletrônico, as notificações, quando possível, serão
feitas por meio eletrônico, na forma deste Decreto.
§ 1º As notificações que viabilizem o acesso à íntegra do processo administrativo
eletrônico correspondente serão consideradas vista pessoal do interessado para todos os efeitos
legais.
§ 2º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio de
petição eletrônica, serão considerados tempestivos os efetivados até às vinte e quatro horas do
último dia.
§ 3º No caso do § 2º deste artigo, se o sítio se tornar indisponível por motivo técnico da
PROCERGS, o prazo fica automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil seguinte à
resolução do problema.
§ 4º Quando for inviável o uso do meio eletrônico para a realização de notificação, esta
poderá ser praticada segundo as regras ordinárias, digitalizando-se os documentos físicos
produzidos e anexando-se os arquivos digitais gerados, que serão considerados oficiais para
todos os efeitos legais.
Art. 17. Compete às unidades administrativas verificar diariamente no PROA a
existência de carga de processos administrativos eletrônicos pendentes de providências.
CAPÍTULO VI
DO ARQUIVAMENTO E DO DESARQUIVAMENTO
Art.18. O processo administrativo eletrônico somente poderá ser arquivado com
despacho de arquivamento de autoridade competente.
Art.19. O desarquivamento do processo administrativo eletrônico somente poderá ser
realizado se determinado e justificado por autoridade competente.
Art. 20. Os processos administrativos eletrônicos deverão ser arquivados no órgão ou
na entidade de origem, salvo quando de interesse de outro órgão ou entidade.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 21 O uso inadequado do processo administrativo eletrônico que cause prejuízo aos
interessados ou à administração pública estadual está sujeito à apuração de responsabilidade civil
e criminal, bem como à aplicação de sanções administrativas.
Parágrafo único. É responsabilidade do órgão ou da entidade preservar e zelar pela
qualidade da documentação inserida nos processos administrativos eletrônicos.
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Art. 22. Fica convalidado o uso de outros sistemas eletrônicos de gestão de expedientes
administrativos, desde que atingida sua finalidade e que não tenham causado prejuízo aos
interessados.
Art. 23. A adoção de certificados digitais para a realização de transações eletrônicas
seguras a fim de garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em
forma eletrônica deverá atender ao disposto no regramento da Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira – ICP-Brasil.
Art. 24. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogado o
Decreto nº 52.715, de 20 de novembro de 2015.
PALÁCIO PIRATINI, em Porto Alegre, 23 de janeiro de 2020.
FIM DO DOCUMENTO

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