ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA
Gabinete de Consultoria Legislativa
RESOLUÇÃO DE MESA Nº 1.418/2016.
(publicada no DOAL nº 11328, de 03 de agosto de 2016)
Dispõe sobre o Plano de Classificação
de Documentos e a Tabela de
Temporalidade de Documentos e dá
outras providências.

A MESA DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DO RIO
GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições legais,
RESOLVE:
Art. 1.º Ficam aprovados o Plano de Classificação de Documentos – PCD – e a
Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD – regulados pela presente Resolução
de Mesa.
CAPÍTULO I
DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 2.º O Plano de Classificação de Documentos – PCD –, previsto no Anexo
I, é o instrumento elaborado a partir do estudo das estruturas e atribuições da
Assembleia Legislativa, bem como da análise dos documentos por ela produzidos.
Parágrafo único. Entende-se por classificação de documentos o ato ou efeito
de analisar e identificar o conteúdo do documento e relacioná-los à função, subfunção,
série e subsérie da atividade responsável por sua produção ou acumulação.
Art. 3.º O PCD da Assembleia Legislativa apresenta os códigos de
classificação das funções, subfunções, séries e subséries, responsáveis pela produção ou
acumulação de documentos.
Parágrafo único. Entende-se por:
I - função, o conjunto de atividades legislativas ou administrativas que o Poder
Legislativo exerce para a consecução de sua missão;
II - subfunção, é a subdivisão da função;
III - série, subdivisão do quadro de arranjo que corresponde uma sequência de
documentos relativos à uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto; e
IV - subsérie, a subdivisão da série.
CAPÍTULO II
DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
Art. 4.º A Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD –, prevista no
Anexo II, é o instrumento aprovado pela Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos - CPAD que determina os prazos de guarda e destinação final dos


conjuntos documentais produzidos a partir das atividades desempenhadas pelo Poder
Legislativo.
Parágrafo único. Entende-se por avaliação documental o processo de análise
de documentos que compõem uma série, visando estabelecer sua destinação de acordo
com os valores que lhe são atribuídos.
Art. 5.º A TTD do Poder Legislativo do Estado indicará:
I - a função, subfunção, série e subsérie, quando necessário para o arranjo
arquivístico;
II - as etapas de desenvolvimento da atividade;
III - os prazos de guarda e de destinação dos documentos;
IV - os dados complementares, compreendendo informações sobre quais
documentos se classificam nesta avaliação e a fundamentação jurídica ou
administrativa, quando houver.
§ 1.º Entende-se por:
I - etapas do desenvolvimento da atividade, a sequência em que esta é
desenvolvida e sua consequente produção documental;
II - prazo de guarda, o prazo definido na TTD e baseado em estimativas de uso,
em que os documentos deverão ser mantidos na unidade de guarda, ao fim da qual sua
destinação é efetivada; e
III - destinação, a decisão decorrente da avaliação documental, que determina
o seu encaminhamento para a eliminação, recolhimento ou recolhimento por
amostragem.
§ 2.º Será destinado:
I - para eliminação, o conjunto documental que, após o cumprimento dos
respectivos prazos de guarda, não apresentar valor que justifique sua guarda
permanente;
II - para guarda permanente, o documento que for considerado de valor
histórico, probatório e informativo.
§ 3.º Para cada série documental mencionada na TTD serão registrados os atos
legais e as razões de natureza administrativa que fundamentaram a indicação dos prazos
propostos ou ainda informações relevantes sobre a produção, guarda ou conteúdo do
documento.
§ 4.º No campo “dados complementares” podem ser identificados os conjuntos
documentais que representam a série e a etapa de desenvolvimento da atividade.
§ 5.º Para fins de avaliação, serão considerados os conjuntos documentais
produzidos em cada etapa de desenvolvimento da produção documental, a partir da
função, subfunção, série e subsérie correspondente.
Art. 6.º Para cada série documental ou etapa de desenvolvimento da atividade
será indicado o correspondente prazo de guarda.
§ 1.º
Logística:

Serão recolhidos à Divisão de Protocolo e Arquivo do Departamento de


I – os documentos avaliados com prazo de guarda;
II – os documentos de guarda permanente, após terem findado seu valor
administrativo e/ou precaucional.
§ 2º Serão recolhidos ao Memorial do Legislativo os documentos considerados de
valor histórico, assim avaliados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos –
CPAD.

§ 3.º Considera-se, para fins de contagem do prazo de guarda, a data do
arquivamento do documento.
Art. 7.º Os prazos considerados para a definição do tempo de guarda nas
Superintendências e nos órgãos de apoio da Mesa e da Presidência são os seguintes:
I - prazo de vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz
efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua
produção;
II - prazo precaucional: intervalo de tempo durante o qual se pode ser invocada
a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados.
Parágrafo único. O tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre que
ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição, em conformidade com a legislação
vigente.
CAPÍTULO III
DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE GUARDA TEMPORÁRIA
Art. 8.º A eliminação de documentos é decorrente da aplicação da TTD e
deverá ser avaliada e conduzida pela Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos – CPAD.
Art. 9.º Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem
da TTD serão submetidos à análise extratemporal da CPAD.
Art. 10. O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado:
I - por meio de “Listagem de Eliminação de Documentos”, que comporá o
“Termo de Eliminação de Documentos”, conforme modelo constante do Anexo VI; e
II - no Sistema de Protocolo Integrado – SPI;
III - no Sistema Eletrônico de Informações – SEI –, para documentos
arquivados a partir de dezembro de 2015.
Art. 11. A CPAD, em decorrência da aplicação das TTD, fará publicar no
Diário Oficial da Assembleia Legislativa, o Edital de Ciência de Eliminação de
Documentos, conforme modelo constante do Anexo III, onde constará a “Listagem de
Eliminação de Documentos”.
§ 1.º O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos terá por objetivo dar
publicidade ao ato de eliminação de documentos, e deverá conter informações sobre os
documentos a serem eliminados.


§ 2.º O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos deverá consignar um
prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso,
possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou
cópias de peças de processos ou expedientes.
§ 3.º Deverá ser arquivada uma cópia de cada Edital de Ciência de Eliminação
de Documentos e disponibilizados os Termos de Eliminação de Documentos na Divisão
de Protocolo e Arquivo, para a consolidação de dados e a realização de estudos técnicos
na área de gestão de documentos.
Art. 12. A eliminação de documentos públicos de guarda temporária será
efetuada por meio da fragmentação manual ou mecânica.
CAPÍTULO IV
DA GUARDA PERMANENTE DE DOCUMENTOS
Art. 13. São considerados documentos de guarda permanente:
I - os indicados na TTD, que serão definitivamente preservados;
II - os de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas declarados de
interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei federal n.º 8.159, de 08 de
janeiro de 1991.
Art. 14. Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados
após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo
ser preservados e recolhidos na Divisão de Protocolo e Arquivo.
Parágrafo único. Ao serem recolhidos na Divisão de Protocolo e Arquivo, os
documentos de guarda permanente deverão ser reclassificados de acordo com a TTD,
higienizados, organizados, acondicionados e acompanhados do código de classificação
estipulado.
Art. 15. Será apurada, mediante o devido processo legal, a responsabilidade
pela destruição, inutilização ou deterioração de documentos de guarda permanente.
CAPÍTULO V
DA ATUALIZAÇÃO E ALTERAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE
DOCUMENTOS E DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
Art. 16. O PCD e a TTD deverão ser objeto de procedimento periódico de
avaliação e atualização em período não superior a 2 (dois) anos.
Parágrafo único. Deliberações sobre novas funções, subfunções, séries ou
subséries documentais, estabelecimentos de prazos de guarda e destinação, deverão ser
encaminhadas à CPAD, para atualização dos instrumentos de avaliação.
CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS


Art. 17. Para garantir a efetiva aplicação, o PCD e a TTD deverão, também,
ser implantados no Sistema de Protocolo Integrado – SPI – da Companhia de
Processamento de Dados do Estado do Rio Grande do Sul – PROCERGS.
Art. 18. À Divisão de Protocolo e Arquivo e ao Memorial do Legislativo
caberão decidir sobre a conveniência e a oportunidade de transferências e recolhimentos
de documentos ao seu acervo.
Parágrafo único. As transferências e os recolhimentos deverão obedecer a
cronograma a ser elaborado conjuntamente pela Divisão de Protocolo e Arquivo e o
Memorial do Legislativo.
Art. 19. As disposições desta Resolução de Mesa aplicam-se também aos
documentos arquivísticos digitais, nos termos da lei.
Art. 20. O PCD e a TTD constantes dos Anexos I e II serão gradativamente revisados
para compreender a produção documental de todos os setores da Assembleia Legislativa.

Art. 21. Esta Resolução de Mesa entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 22. Revoga-se a Resolução de Mesa n.º 359, de 10 de abril de 1995.
Sala de Reuniões, em 2 de agosto de 2016.


ANEXO I
Plano de Classificação de Documentos
Código

FUNÇÃO

00

ADMINISTRAÇÃO GERAL. GESTÃO
ESTRATÉGICA

00.01

Subfunção

Série

Gestão Estratégica da Atividade Administrativa

00.01.01

Assessoramento da Mesa e Presidência

00.01.02

Formalização de Acordos, Ajustes, Aditamentos, Contratos
e Convênios

01

ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
Comissões. Conselhos. Grupos de Trabalho. Juntas.
Comitês

01.10

Criação de Comissões. Conselhos. Grupos de Trabalho.
Juntas. Comitês

01.10.01

Comunicação Social

01.20

Divulgação

01.20.01
02
02.90

GESTÃO DE PESSOAS
Missões e Viagens a Serviço

02.90.01

Diárias para dentro e fora do País

02.90.02

Passagens Aéreas e Terrestres


Código

FUNÇÃO

02.40

Subfunção
Direitos, Obrigações e Vantagens

02.40.01

Direitos e Vantagens

02.20

Capacitação e Treinamento

02.20.01

Cursos

02.50

Responsabilidade e Ação Disciplinar

02.50.01
03
03.31

Série

Denúncias. Inquéritos e Sindicâncias
MATERIAL
Material Permanente (inclusive licitações)

03.31.01

Aquisição de Material Permanente

03.31.02

Aluguel. Comodato. Leasing de Material Permanente

03.31.03

Doação de Material Permanente

03.31.04

Inventário de Material Permanente

03.32

Material de Consumo

03.32.01
03.36

Aquisição de Material de Consumo
Prestação de Serviços

03.36.01

Contratação de Prestação de Serviços Contínuos

03.36.02

Contratação de Prestação de Serviços Eventuais


Código

FUNÇÃO

03.10

Subfunção

Série

Licitação

03.10.01

Cadastramento de Fornecedores

03.10.02

Atestado de Capacidade Técnica

03.10.03

Recurso Licitatório

03.70
04

Inventários Patrimoniais (inclusive RMBI)
PATRIMÔNIO

04.20

Veículos

04.25

Acidentes. Infrações. Multas

04.25.01

Acidentes de Trânsito

04.25.02

Infrações e Multas

04.24

Abastecimento. Limpeza e Manutenção. Reparo

04.24.01

Abastecimento. Limpeza e Manutenção. Reparo

04.20.01

Aquisição de Veículo

04.20.02

Aluguel de Veículo

04.23

Alienação

04.23.01

Venda de Veículos

04.23.02

Doação de Veículo


Código

FUNÇÃO

04.10

Subfunção

Série

Bens Móveis e Imóveis

04.10.01

Projetos, Plantas e Escrituras

04.10.02

Fornecimento e Manutenção de Serviços Básicos

04.10.03

Condomínio

04.11

Aquisição de Bens Móveis e Imóveis

04.11.01

Locação. Arrendamento. Comodato

04.14

Obras

04.14.01

Reforma. Recuperação. Restauração

04.14.02

Construção Patrimonial

04.90

Guarda e Segurança

04.90.01

Serviços de Vigilância

04.90.02

Seguros (inclusive veículos)

04.90.03

Prevenção e Combate ao Incêndio

05
05.01

ORÇAMENTO E FINANÇAS
Auditoria

05.01.01
05.20

Auditoria
Finanças


Código

FUNÇÃO

Subfunção

05.20.01

Execução Financeira. Despesa

05.60

Balanços. Balancetes

05.60.01

Balanço Anual

05.90

Tributos

05.90.01

Impostos e Taxas

05.50

Operações Bancárias

05.50.01
06

Indenização Veicular
DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

06.01

Publicações Oficiais

06.01.01

Diário Oficial

06.10

Produção Editorial

06.10.01
09

Impressos de Publicações
PROCURADORIA

09.01

Ações Judiciais

09.01.01
90

91.01

Série

Ações Judiciais
ASSUNTOS PERIFÉRICOS À
ADMINISTRAÇÃO
Solenidades. Comemorações. Homenagens


Código

FUNÇÃO

Subfunção

91.01.01
92.01

Programação e Gestão do Evento
Congressos. Conferências. Seminários. Simpósios.
Encontros. Convenções. Ciclo de Palestras. Mesas
Redondas. Workshops

92.01.01
93.01

Programação e Gestão do Evento
Feiras. Salões. Exposições. Mostras. Festas

93.01.01
93.02
93.02.01

Série

Programação e Gestão do Evento
Concursos Artísticos e Culturais
Programação e Gestão do Evento


ANEXO II
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DO RGS

FUNÇÃO

00 ADMINISTRAÇÃO GERAL. GESTÃO ESTRATÉGICA
Destinação Final
Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)
Arquivo
Corrente

Subfunção

Série

Tipo Documental

00.01
Gestão Estratégica
da Atividade
Administrativa

00.01.01
Assessoramento da
Mesa e Presidência

00.01.01.01
Processo de Pedido de Informação
para ALRS

2 anos

00.01.02
Formalização de
Acordos, Ajustes,
Aditamentos,
Contratos e
Convênios

00.01.02.01
Processo sobre o firmamento de
Protocolo de Intenções, convênios e
Acordos de Cooperação Técnica

Enquanto
vigora

FUNÇÃO

Arquivo
Intermediário

Res. 14/CONARQ

5 anos

Arquivo
Permanente Informativo

Legislação
normativa

Memorial histórico

Observações

X

Res. 14/CONARQ

X

Sob guarda da Secretaria
da Mesa

01 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
Destinação Final
Eliminação
Prazos de Guarda (anos)

Subfunção

Série

Tipo Documental

Arquivo

Arquivo

Legislação
normativa

Guarda Permanente
Arquivo
Permanente Informativo

Memorial histórico

Observações


Corrente
01.10 Comissões.
Conselhos. Grupos
de Trabalho.
Juntas. Comitês

01.20
Comunicação
Social

01.10.01 Criação de
Comissões.
Conselhos. Grupos
de Trabalho. Juntas.
Comitês

01.20.01 Divulgação

FUNÇÃO

Intermediário

01.10.01.01
Processo de Criação de Comissões.
Conselhos. Grupos de Trabalho.
Juntas. Comitês

4 anos

5 anos

Res. 14/CONARQ

01.10.01.02
Processo de Atos de Criação, Atas e
Relatórios

4 anos

5 anos

Res. 14/CONARQ

01.20.01.01
Processos de Campanhas
Institucionais de Divulgação Interna

2 anos

01.20.01.01
Processos de Campanhas
Institucionais. Publicidade

4 anos

Res. 14/CONARQ

10 anos

X

X

X

Res. 14/CONARQ

X

Processos que se
referem a contratação de
agências de publicidade
ver “Processo de
prestação de serviços
contínuos”

02 GESTÃO DE PESSOAS
Destinação Final
Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)
Arquivo
Corrente

Subfunção

Série

Tipo Documental

02.20 Capacitação
e Treinamento

02.20.01 Cursos

02.20.01.01
Processo de Solicitação de Curso no
Brasil ou Exterior

5 anos

02.20.01.02
Processo de Comprovação de
Cursos

5 anos

Arquivo
Intermediário

Res. 14/CONARQ

5 anos

Arquivo
Permanente Informativo

Legislação
normativa

Res. 14/CONARQ

Memorial histórico

Observações

X

X

Propostas, estudos,
editais, programas,
relatórios finais,
exemplares únicos de
exercícios, relação de


participantes, avaliação
e controle de expedição
de certificados

02.40 Direitos,
Obrigações e
Vantagens

02.50
Responsabilidade e
Ação Disciplinar

02.90 Missões e
Viagens a Serviço

FUNÇÃO

02.40.01 Direitos e
Vantagens

02.50.01 Denúncias.
Inquéritos e
Sindicâncias

02.20.01.03
Processo de Devolução da Taxa de
Inscrição

Até o
pagamento

5 anos, após
liquidação

X

02.40.01.01
Processo de Auxílio Creche

até aprovação
das contas

5 anos a contar
da data de
aprovação das
contas

02.40.01.02
Processo de Auxílio Educação
Especial

até aprovação
das contas

5 anos a contar
da data de
aprovação das
contas

02.50.01.01 Processo de Denúncia

5 anos

95 anos

02.50.01.02 Processo de Apuração e
Inquérito Disciplinar

5 anos

95 anos

Res. 14/CONARQ

X

02.50.01.03 Processo de Penalidade
Disciplinar

5 anos

95 anos

Res. 14/CONARQ

X

Res. 14/CONARQ

X

X

02.90.01 Diárias
para dentro e fora do
País

02.90.01.01
Processo de Diárias

até aprovação
das contas

5 anos

Res. 14/CONARQ

X

02.90.02 Passagens
Aéreas e Terrestres

02.90.02.01
Processo de Aquisição de Passagem
Aérea ou Terrestre

até aprovação
das contas

5 anos

Res. 14/CONARQ

X

03 MATERIAL

Os relatórios técnicos
de viagem estarão
classificados no assunto
correspondente ao seu
conteúdo, cujos prazos e
destinação estão
estabelecidos nesta
tabela.


Destinação Final
Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)

Subfunção

Série

Tipo Documental

03.10 Licitação

03.10.01 Cadastro
de Fornecedores

03.10.01.01
Processo de Cadastramento de
Fornecedores

03.10.02 Atestado
de Capacidade
Técnica

03.10.02.01
Processo de Atestado de Capacidade
Técnica

03.10.03 Recurso
Licitatório

03.31 Material
Permanente
(inclusive
licitações)

Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

Arquivo
Permanente Informativo

Legislação
normativa
Res. 14/CONARQ

Memorial histórico

Observações

Enquanto
operacional

5 anos

X

1 ano

5 anos

X

03.10.03.01
Processo de Requerimento de
Recurso Licitatório

Até decisão
final do prazo
recursal

5 anos

X

03.31.01 Aquisição
de Material
Permanente

03.31.01.01
Processo de Aquisição de Material
Permanente

até aprovação
das contas

10 anos

Res. 14/CONARQ

X

Verificar o valor
secundário do Processo,
se considerado histórico,
guarda permanente

03.31.02 Aluguel.
Comodato. Leasing
de Material
Permanente

03.31.02.01
Processo de Locação de Material
Permanente

até aprovação
das contas

5 anos a contar
da data de
aprovação das
contas

Res. 14/CONARQ

X

Para veículos, ver na
Função Veículos

03.31.03 Doação de
Material Permanente

03.31.03.01
Processo de Doação de Material
Permanente

4 anos

5 anos

Res. 14/CONARQ

X

Para transações que
envolvam pagamentos
de despesas pendentes,
utilizar prazos para
documentos financeiros
(até aprovação das
contas + 5 anos a contar
da data de aprovação
das contas e eliminação)


03.32 Material de
Consumo
(inclusive
licitações)

03.32.01 Aquisição
de Material de
Consumo

03.32.01.01
Processo de Aquisição de Material
de Consumo

até aprovação
das contas e
finalização do
prazo de
garantia

5 anos

03.36 Prestação de
Serviços (inclusive
licitações)

03.36.01
Contratação de
Prestação de
Serviços Contínuos

03.36.01.01
Processo de Orçamento para
Prestação de Serviços Contínuos

1 ano

5 anos

X

03.36.01.02
Processo de Contratação de
Prestação de Serviços Contínuos

até aprovação
das contas

10 anos

X

03.36.01.03
Processo de Pagamento de
Prestação de Serviços Contínuos

até aprovação
das contas

10 anos

X

03.36.02.01
Processo de Orçamento para
Prestação de Serviços Eventuais

1 ano

5 anos

X

03.36.02.02
Processo de Contratação de
Prestação de Serviços Eventuais

até aprovação
das contas

10 anos

X

03.36.02.03
Processo de Pagamento de
Prestação de Serviços Eventuais

até aprovação
das contas

10 anos

X

03.70.01.01
Processo de Inventário de Material
Permanente

até aprovação
das contas

5 anos a contar
da aprovação
das contas

Res. 14/CONARQ

03.70.01.02
Processo de Inventário de Material
de Consumo

até aprovação
das contas

5 anos a contar
da aprovação
das contas

Res. 14/CONARQ

03.36.02
Contratação de
Prestação de
Serviços Eventuais

03.70 Inventário

FUNÇÃO

03.70.01 Inventários
Patrimoniais
(inclusive RMBI)

04 PATRIMÔNIO

Res. 14/CONARQ

X

Os documentos
referentes a material não
adquirido deverão ser
eliminados após 1 ano.
Inclui os processos de
orçamento

Inclui serviços de
manutenção em geral

Inclui serviços de
manutenção em geral

X

X


Destinação Final
Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)
Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

Arquivo
Permanente Informativo

Legislação
normativa

Subfunção

Série

Tipo Documental

04.10 Bens Móveis
e Imóveis

04.10.01 Projetos,
Plantas e Escrituras

04.10.01.01
Processo de Projetos, Plantas e
Escrituras de Bens Imóveis

3 anos

5 anos

Res. 14/CONARQ

04.10.02
Fornecimento e
Manutenção de
Serviços Básicos

04.10.02.01
Processo de Pagamento de Água e
Esgoto

até aprovação
das contas

5 anos a contar
da aprovação
das contas

Res. 14/CONARQ

X

04.10.02.02
Processo de Pagamento de Energia
Elétrica

até aprovação
das contas

5 anos a contar
da aprovação
das contas

Res. 14/CONARQ

X

04.10.02.03
Processo de Demonstrativo do Uso
do Telefone

1 ano

5 anos

Memorial histórico
X

X

04.10.03
Condomínio

04.10.02.02
Processo de Pagamento de
Condomínio

até aprovação
das contas

5 anos a contar
da aprovação
das contas

Res. 14/CONARQ

X

04.11 Aquisição de
Bens Móveis e
Imóveis

04.11.50 Locação.
Arrendamento.
Comodato

04.11.50.01
Processo referente a Contrato de
Locações, Arrendamentos ou
Comodatos

até aprovação
das contas

5 anos a contar
da aprovação
das contas

Res. 14/CONARQ

X

04.14 Obras

04.14.01 Reforma.
Recuperação.
Restauração

04.14.01.01
Processo referente à obras de
reformas, restauração ou
recuperação do patrimônio

até aprovação
das contas

5 anos a contar
da aprovação
das contas

Res. 14/CONARQ

X

04.14.02 Construção

04.14.02.01
Processo referente à construção do

até aprovação

5 anos a contar
da aprovação

Res. 14/CONARQ

X

Observações


Patrimonial

patrimônio

das contas

das contas

04.20.01 Aquisição
de Veículo

04.20.01.01
Processo de Aquisição de Veículo

até aprovação
das contas

5 anos

Res. 14/CONARQ

04.20.02 Aluguel de
Veículo

04.20.02.01
Processo de Aluguel de Veículo

até aprovação
das contas

5 anos

Res. 14/CONARQ

X

04.23.01 Venda de
Veículo (inclusive
leilão)

04.23.01.01
Processo de Venda de Veículo

até aprovação
das contas

5 anos a contar
da aprovação
das contas

Res. 14/CONARQ

X

04.23.02 Doação de
Veículo

04.23.02.01
Processo de Doação de Veículo

4 anos

5 anos

Res. 14/CONARQ

X

04.24
Abastecimento.
Limpeza e
Manutenção.
Reparo

04.24.01
Abastecimento.
Limpeza e
Manutenção. Reparo

04.24.01.01
Processo de Limpeza e Manutenção
em veículos

até aprovação
das contas

5 anos

Res. 14/CONARQ

X

04.25 Acidentes.
Infrações. Multas

04.25.01 Acidentes
de Trânsito

04.25.01.01
Processo de Comunicação da
Acidente de Trânsito

até aprovação
das contas

5 anos

Res. 14/CONARQ

04.25.02 Infrações e
Multas

04.25.01.01
Processo de Infrações e Multas de
Trânsito

até aprovação
das contas

5 anos

Res. 14/CONARQ

04.90.01 Serviços de

04.90.02.01

até aprovação

5 anos a contar
da aprovação

Res. 14/CONARQ

04.20 Veículos

04.23 Alienação
(inclusive
licitações)

04.90 Guarda e

X

Para transações que
envolvam pagamentos
de despesas pendentes,
utilizar prazos para
documentos financeiros
(Até aprovação das
contas + 5 anos a
contar da data de
aprovação das contas e
eliminação).

X

X

Os processos que não
envolvem pagamento


Segurança

Vigilância

Processo de Serviços de Vigilância

das contas

das contas

04.90.02 Seguros
(inclusive de
veículos)

04.90.02.01
Processo de Seguros para Bens
Patrimoniais

até aprovação
das contas

5 anos a contar
da aprovação
das contas

Res. 14/CONARQ

04.90.03 Prevenção
e Combate a
Incêndio

04.02.03.01
Processo de Constituição de
Brigadas de Incêndio, Planos,
Projetos e Relatórios

4 anos

5 anos

Res. 14/CONARQ

FUNÇÃO

poderão ser eliminados
em 1 ano
X

Os processos que não
envolvem pagamento
poderão ser eliminados
em 1 ano
X

05 ORÇAMENTO E FINANÇAS
Destinação Final
Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)
Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

Arquivo
Permanente Informativo

Legislação
normativa

Subfunção

Série

Tipo Documental

05.01 Auditoria

05.01.01 Auditoria

05.01.01.01
Processo referente à Auditorias

Até aprovação
das contas

5 anos

Res. 14/CONARQ

05.20 Finanças

05.20.01 Execução
Financeira. Despesa

05.20.01.01
Processo de Pagamento de Despesas
Correntes

até aprovação
das contas

10 anos

Res. 14/CONARQ

X

05.20.01.02
Processo de Adiantamento de
Numerário

até aprovação
das contas

10 anos

Res. 14/CONARQ

X

05.20.01.03
Processo de Prestação de Contas de
Adiantamento de Numerário

até aprovação
das contas

10 anos

Res. 14/CONARQ

X

05.20.01.04

até aprovação

10 anos

Res. 14/CONARQ

X

Memorial histórico

Observações

X

Inclui a solicitação e
pagamento do
adiantamento de
numerário

Inclui a solicitação e


Processo de Auxílio Financeiro

das contas

pagamento do auxílio
financeiro

05.20.01.05
Processo de Prestação de Contas de
Auxílio Financeiro

até aprovação
das contas

10 anos

Res. 14/CONARQ

X

05.20.01.06 Processo de Controle
Mensal do Fluxo de Caixa

até aprovação
das contas

10 anos

Res. 14/CONARQ

X

05.50 Operações
Bancárias

05.50.01
Indenização
Veicular

05.50.01.01 Processo referente à
Indenização Veicular

até aprovação
das contas

10 anos a
contar da
aprovação das
contas

05.60 Balanços.
Balancetes

05.60.01 Balanços
Anual

05.60.01.01
Processo referente ao Balanço
Anual

até aprovação
das contas

15 anos

Res. 14/CONARQ

05.90 Tributos

05.90.01 Impostos e
Taxas

05.80.01.01 Processo referente ao
Pagamento de Impostos e Taxas

até aprovação
das contas

5 anos a contar
da aprovação
das contas

Res. 14/CONARQ

FUNÇÃO

X

X

X

06 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
Destinação Final
Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)

Subfunção

Série

Tipo Documental

06.01 Publicações
Oficiais

06.01.01 Diário
Oficial

06.01.01.01
Processo de Publicações no Diário
Oficial

Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

Legislação
normativa

até aprovação
das contas

5 anos a contar
da data de
aprovação das
contas

Res. 14/CONARQ

Arquivo
Permanente Informativo
X

Memorial histórico

Observações


06.10 Produção
Editorial

06.10.01 Impressos
de Publicações

FUNÇÃO

06.10.01.01
Processo de Confecção de
Impressos de Publicações

até aprovação
das contas

5 anos

Res. 14/CONARQ

X

Cópia dos impressos
deverá ser
desentranhada do
processo, e ficará sob
guarda da Divisão de
Biblioteca

09 PROCURADORIA
Destinação Final
Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)

Subfunção

Série

Tipo Documental

09.10 Ações
Judiciais

09.10.01 Ações
Judiciais

06.01.01.01
Processo de Publicações no Diário
Oficial

FUNÇÃO

Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

5 anos

95 anos

Arquivo
Permanente Informativo

Legislação
normativa
Res. 14/CONARQ

Memorial histórico

Observações

X

90 ASSUNTOS PERIFÉRICOS À ADMINISTRAÇÃO
Destinação Final
Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)
Arquivo
Corrente

Subfunção

Série

Tipo Documental

91.01 Solenidades.
Comemorações.
Homenagens

91.01.01
Programação e
Gestão do Evento

91.01.01.01
Processo referente à Solicitação de
Solenidades, Comemorações ou
Homenagens

1 ano

91.01.01.02
Processo referente à Execução de

5 anos

Arquivo
Intermediário

Res. 14/CONARQ

5 anos

Arquivo
Permanente Informativo

Legislação
normativa

Res. 14/CONARQ

Memorial histórico

Observações

X

X

Inclui o planejamento,
programação, discursos,


Solenidades, Comemorações ou
Homenagens

92.01 Congressos.
Conferências.
Seminários.
Simpósios.
Encontros.
Convenções. Ciclo
de Palestras. Mesas
Redondas.
Workshops

92.01.01
Programação e
Gestão do Evento

93.01 Feiras.
Salões. Exposições.
Mostras. Festas

93.01.01
Programação e
Gestão do Evento

93.02 Concursos
Artísticos e
Culturais

93.02.01
Programação e
Gestão do Evento

palestras e trabalhos
apresentados por
servidores (Divisão de
Biblioteca)

92.01.01.01
Processo referente à Solicitação de
Conferências. Seminários.
Simpósios. Encontros. Convenções.
Ciclo de Palestras. Mesas Redondas.
Workshops

1 ano

92.01.01.02
Processo referente à Execução de
Conferências. Seminários.
Simpósios. Encontros. Convenções.
Ciclo de Palestras. Mesas Redondas.
Workshops

5 anos

93.01.01.01
Processo referente à Solicitação de
Salões. Exposições. Mostras. Festas

1 ano

93.01.01.02
Processo referente à Execução de
Salões. Exposições. Mostras. Festas

5 anos

93.02.01.01
Processo referente à Solicitação de
Concursos Artísticos e Culturais

1 ano

93.02.01.02
Processo referente à Execução de
Concursos Artísticos e Culturais

5 anos

Res. 14/CONARQ

5 anos

Res. 14/CONARQ

Res. 14/CONARQ

5 anos

Res. 14/CONARQ

X

Inclui o planejamento,
programação, discursos,
palestras e trabalhos
apresentados por
servidores (Divisão de
Biblioteca)

X

Inclui o planejamento,
programação, discursos,
palestras e trabalhos
apresentados por
servidores (Divisão de
Biblioteca)

X

Inclui o planejamento,
normas, editais,
habilitação dos
candidatos, julgamento
da banca, trabalhos
concorrentes, premiação
e recursos

X

Res. 14/CONARQ

Res. 14/CONARQ

5 anos

X

X


ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA
Gabinete de Consultoria Legislativa

ANEXO III
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS N.º
O(A) Coordenador(a) da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPAD, designado(a) pela Portaria nº (indicar o nº / dia, mês e ano da portaria de
designação), publicada no Diário Oficial da Assembleia Legislativa do Estado do
Rio Grande do Sul - DOAL, de (indicar dia, mês e ano da publicação), de acordo
com a Listagem de Eliminação de Documentos que seguem n.os (indicar o nº / ano
da listagem), faz saber a quem possa interessar que a partir do 45.º (quadragésimo
quinto) dia subsequente a data de publicação deste Edital no DOAL, se não houver
oposição, a CPAD eliminará (indicar a mensuração total) os documentos abaixo
listados.
Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas e mediante
petição dirigida à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da
Assembleia Legislativa, a retirada ou cópias de documentos, avulsos ou processos,
bem como o desentranhamento ou cópias de folhas de um processo.
Local e data.
Nome e assinatura do(a) Coordenador(a) da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos.

http://www.al.rs.gov.br/legis


ANEXO IV
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Aos ..... dias do mês de ................... do ano de .........., a Assembleia Legislativa do
Estado do Rio Grande do Sul, de acordo com o que consta da Listagem de
Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano da listagem), aprovada pela
Comissão de Permanente de Avaliação de Documentos, e respectivo Edital de
Ciência de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano do edital), publicado
no Diário Oficial da Assembleia Legislativa, de (indicar a data de publicação do
edital), procedeu à eliminação de (indicar a mensuração total) dos documentos
relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de
classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as dataslimite gerais), da Assembleia Legislativa do Estado do Rio Grande do Sul.
Local e data.

Nome e assinatura do(a) Coordenador(a) da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos.
FIM DO DOCUMENTO

http://www.al.rs.gov.br/legis

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