ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA
Gabinete de Consultoria Legislativa

DECRETO Nº 52.808, DE 18 DE DEZEMBRO DE 2015.
(publicado no DOE n.º 242, de 21 de dezembro de 2015)
Reorganiza o Sistema de Arquivos do Estado do
Rio Grande do Sul – SIARQ/RS.

O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso das
atribuições que lhe confere o art. 82, incisos V e VII da Constituição do Estado, e
considerando a necessidade de atualizar a legislação existente referente à gestão de
documentos arquivísticos do Estado,
considerando a Lei Federal n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a
política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências e o Decreto Federal nº
4.073, de 3 de janeiro de 2002, que a regulamenta e institui o Sistema Nacional de Arquivos –
SINAR;
considerando a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso
à informação previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art.
216 da Constituição Federal;
considerando o Decreto nº 49.111, de 16 de maio de 2012 que regulamenta, no âmbito
da Administração Pública Estadual, a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que
regula o acesso a informações;
considerando que o patrimônio arquivístico é um bem público e que cabe ao Estado
assegurar a sua proteção, tendo em vista o seu valor administrativo, histórico e de interesse
público e social;
considerando que a destruição indiscriminada de documentos efetuada sem critérios
pode acarretar prejuízos irrecuperáveis à Administração Pública e à História; e
considerando, ainda, que as atividades de administração dos documentos arquivísticos
se compõem de diversas fases que devem ser desenvolvidas de modo harmônico e integrado,
respeitando a especialidade de cada órgão gerador de documentação,
DECRETA:
Art. 1º O Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, criado
conforme os termos do Decreto nº 20.818, de 26 de dezembro de 1970, passa a ter por objetivos:
I – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o
funcionamento e o acesso aos documentos arquivísticos públicos;
II – racionalizar e padronizar a produção de documentos arquivísticos públicos;
III – assegurar a proteção e a preservação da documentação arquivística do Poder
Executivo Estadual;
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IV – regular o acesso aos documentos arquivísticos públicos, de acordo com a
legislação vigente;
V – normatizar o uso de tecnologias no que tange a gestão de documentos arquivísticos;
e
VI – promover o inter-relacionamento entre os poderes, entes municipais e arquivos
privados.
Parágrafo único. Integram o patrimônio arquivístico público todos os documentos, de
qualquer tipo e natureza, gerados e acumulados no decurso das atividades de cada órgão da
Administração do Estado do Rio Grande do Sul e que se distribuem em:
I - Arquivos Correntes: constituídos pelos conjuntos de documentos com efeitos
administrativos e legais plenos e que aguardam o cumprimento das finalidades que determinaram
sua produção;
II - Arquivos Intermediários: os conjuntos de documentos procedentes de arquivos
correntes que passaram dos efeitos em curso e não constituam objeto de consultas frequentes e
devem aguardar a destinação para eliminação ou recolhimento para guarda permanente; e
III - Arquivos Permanentes, constituídos pelos conjuntos de documentos que assumem
valor histórico, probatório e informativo, extrapolando a finalidade específica de sua criação e
que devem ser definitivamente preservados e acessíveis ao público.
Art. 2º
Estadual.

Integram o SIARQ/RS, todos os órgãos e entidades do Poder Executivo

Parágrafo único. Aos Municípios do Estado é facultada a adesão ao Sistema de
Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS - por meio da assinatura de Termo de
Adesão pelo respectivo titular do orgão ou entidade.
Art. 3º O SIARQ/RS fica vinculado à Secretaria da Modernização Administrativa e
Recursos Humanos, com a seguinte composição:
I – Presidência, que será exercida pelo Secretário de Estado da Modernização
Administrativa e Recursos Humanos;
II – Comitê Gestor:
a) Diretor do Arquivo Público do Estado – APERS, que o presidirá;
b) um representante da Secretaria da Casa Civil;
c) um Procurador do Estado, da Procuradoria-Geral do Estado – PGE;
d) um historiador da Secretaria da Cultura;
e) um representante dos Órgãos de Segurança do Estado;
f) um Auditor Fiscal da Receita Estadual, da Secretaria da Fazenda – SEFAZ;
g) dois Arquivistas e um Historiador do Arquivo Público do Estado;
h) um representante do Arquivo Histórico do Rio Grande do Sul;
i) um Analista de Sistemas da Companhia de Processamento de Dados do Rio Grande
do Sul – PROCERGS; e
j) um Auditor Público Externo, do Tribunal de Contas do Estado – TCE, na qualidade
de convidado.
III – Órgão Gestor: Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul – APERS;
IV – Órgãos Executivos:
a) Órgãos do Poder Executivo Estadual; e
b) Municípios que aderirem ao Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul SIARQ/RS.

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Parágrafo único.
Regulamento.

O funcionamento do Comitê Gestor será estabelecido em

Art. 4º Compete à Presidência:
I – expedir atos normativos com vista à regulamentação das ações do SIARQ/RS;
II – representar o SIARQ/RS perante os demais órgãos que o compõem;
III – assinar os Termos de Adesão ao SIARQ/RS; e
IV – propor ao Governador do Estado que sejam declarados de interesse público e social
os arquivos privados, indicados pelo Comitê Gestor, que contenham fontes relevantes para a
história e o desenvolvimento do Estado.
Art. 5º Compete ao Comitê Gestor:
I – apreciar alterações legislativas ou normativas necessárias ao aperfeiçoamento e a
implementação da Gestão Documental do Estado;
II – avaliar e aprovar as diretrizes e os instrumentos de Gestão Documental e
Preservação propostos pelo Órgão Gestor do SIARQ/RS;
III – convocar especialistas de outras áreas para auxiliar na plena execução das
atribuições do Comitê por meio de Grupos de Trabalho - GT's - para estudos técnicos, quando
necessário;
IV – propor medidas para a concretização das políticas de Gestão Documental
encaminhadas pelos órgãos que compõem o SIARQ/RS;
V – recomendar providências para a apuração de atos lesivos ao patrimônio documental
do Estado;
VI – estimular os órgãos a disponibilizarem recursos financeiros e humanos necessários
à implantação das políticas de Gestão Documental;
VII – emitir parecer sobre a declaração de interesse público aos arquivos privados que
contenham fontes para a pesquisa, a história, a cultura e o desenvolvimento do Estado, nos
termos do art. 12, da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e
VIII – zelar pelo cumprimento dos dispositivos legais emanados pelo SIARQ/RS.
Art. 6º Compete ao Órgão Gestor:
I – elaborar, segundo princípios arquivísticos, as diretrizes e os instrumentos para
implantação da Gestão Documental e Preservação de documentos arquivísticos, independente do
suporte dos mesmos;
II – elaborar estudos e diagnósticos para subsidiar as ações do SIARQ/RS;
III – orientar e capacitar os Órgãos Executivos para a implantação das diretrizes e dos
instrumentos de Gestão Documental;
IV – exercer a orientação técnica dos grupos de trabalho e comissões internas quanto à
gestão documental e à preservação dos documentos de arquivo;
V – aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos, encaminhadas pelos Órgãos
Executivos;
VI – participar do planejamento, da elaboração e da implantação de sistemas digitais
aplicados à documentação arquivística;
VII – participar da elaboração de projetos que envolvam migração de suportes de
documentos arquivísticos, como microfilmagem e digitalização;
VIII – definir padrões de tipologias documentais;
IX – estimular e auxiliar os Municípios na implantação de políticas de gestão
documental e preservação;
X – difundir o patrimônio documental dos integrantes do SIARQ/RS por meio de seu
portal institucional;
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XI – promover eventos culturais com objetivo de difundir as políticas públicas de
arquivo no RS; e
XII – promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados para
intercâmbio das atividades arquivísticas.
Art. 7º Compete aos Órgãos Executivos:
I – promover a gestão, a preservação e o acesso aos documentos arquivísticos na sua
esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas arquivísticas emanadas pelo
SIARQ/RS;
II – criar grupos de trabalho e/ou comissões internas para definir, implantar e atualizar
os instrumentos de gestão documental, com orientação técnica do Órgão Gestor do SIARQ/RS;
III – aplicar o Plano de Classificação de Documentos – PCD - na documentação,
independente do seu suporte;
IV – aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD - e proceder aos
registros necessários de acordo com Instrução Normativa definida pelo SIARQ/RS,
V – encaminhar a Listagem de Eliminação de Documentos para a apreciação e a
aprovação pelo Órgão Gestor, com exceção dos Municípios que possuírem instituição
arquivística devidamente regulamentada;
VI – proceder ao recolhimento de documentos ao Arquivo Público do Estado
acondicionando e identificando os documentos de acordo com Instrução Normativa do Sistema
de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS em vigência, com exceção dos
Municípios;
VII – fornecer informações sobre a gestão da documentação de sua esfera de
competência ao SIARQ/RS como subsídios para a elaboração de dispositivos legais necessários
ao aperfeiçoamento e à implementação da política estadual de arquivos públicos; e
VIII – proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem dos servidores atuantes na área de
arquivo, garantindo constante atualização.
Art. 8º Os casos omissos e as dúvidas surgidas em decorrência da aplicação deste
Decreto, serão solucionados pelo Comitê Gestor.
Art. 9º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogado o
Decreto nº 47.022, de 25 de fevereiro de 2010.
PALÁCIO PIRATINI, em Porto Alegre, 18 de dezembro de 2015.
FIM DO DOCUMENTO

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