ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA
Gabinete de Consultoria Legislativa

RESOLUÇÃO DE MESA Nº 1.607/2019.
(publicada no DOAL nº 11999, de 17 de abril de 2019)
Altera a Resolução de Mesa n.º 1.418, de 2 de
agosto de 2016, que dispõe sobre o Plano de
Classificação de Documentos e a Tabela de
Temporalidade de Documentos e dá outras
providências.

A MESA DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO
SUL, no uso de suas atribuições legais,
RESOLVE:
Art. 1.º Na Resolução de Mesa n.º 1.418, de 2 de agosto de 2016, fica acrescentado o
parágrafo único ao art. 20, com a seguinte redação:
“Art. 20. ..........................
Parágrafo único. À CPAD fica delegada a competência para proceder a atualizações do
PCD e da TTD, por meio de Portaria expedida pela própria Comissão.”.
Art. 2.º Os Anexos I e II da Resolução de Mesa n.º 1.418, de 2 de agosto de 2016,
passam a ter nova redação constante do Anexo Único desta Resolução.
Art. 3.º Esta Resolução de Mesa entra em vigor na data de sua publicação.
Sala de Reuniões, em 16 de abril de 2019.

http://www.al.rs.gov.br/legis


ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA
Gabinete de Consultoria Legislativa

ANEXO I
Plano de Classificação de Documentos

Código
00

Função
ADMINISTRAÇÃO GERAL.
GESTÃO ESTRATÉGICA

00.01

Subfunção

Gestão Estratégica da Atividade
Administrativa

00.01.01
00.01.02
00.01.03
00.01.04
01

Série

Assessoramento da Mesa e Presidência
Formalização de Acordos, Ajustes,
Aditamentos, Contratos e Convênios
Planos, Programas e Projetos de Trabalho
Transparência Institucional
ORGANIZAÇÃO E
FUNCIONAMENTO

01.02
01.02.01

Atos Legais e Normativos

01.10

Comissões. Conselhos. Grupos de
Trabalho. Juntas. Comitês

Estatutos. Regimentos. Decisões
Administrativas. Organogramas

01.10.01
01.20
01.20.01
01.20.02

http://www.al.rs.gov.br/legis

Criação de Comissões. Conselhos. Grupos de
Trabalho. Juntas. Comitês
Comunicação Social
Divulgação
Produção de Mídias


01.90
01.90.01
01.90.30
02
02.01
02.01.10
02.01.30

Participação Externa
Convites para a Presidência
Hóspede Oficial
GESTÃO DE PESSOAS
Políticas. Estrutura Administrativa
Políticas Institucionais para Pessoal
Quadros de Pessoal. Estrutura Administrativa.
Cargos e Funções
Progressão Funcional. Avaliações. Promoções
Boletins e Certidões
Obrigações Trabalhistas e Estatutárias
Assentamentos Individuais. Ficha Funcional.
Cadastro
Pedido de Informações ao Departamento
Recursos Administrativos Interpostos à Gestão
de Pessoal

02.01.40
02.01.50
02.01.60
02.01.70
02.01.80
02.01.90
02.10
02.10.10

Seleção de Pessoal
Concursos Públicos Efetivos – Exames de
seleção
Bancas Examinadoras. Editais. Provas e
Resultados - Efetivos
Seleção de Estagiários
Controle e Avaliação de Estagiários

02.10.20
02.10.30
02.10.40
02.25
02.25.10
02.25.20

Capacitação

02.25.30
02.30
02.30.10

Movimentação e Remanejamento

http://www.al.rs.gov.br/legis

Cursos de Aperfeiçoamento
Estágios de Efetivos / Bolsas de Estudo (por
Instituição Externa à ALRS)
Pesquisa Científica
Nomeação. Posse. Aproveitamento

3


02.30.20
02.30.30
02.30.40
02.30.50
02.40
02.40.10
02.40.20
02.40.30
02.40.40
02.40.50
02.42
02.42.10
02.42.20
02.42.30
02.42.40
02.42.50
02.42.90
02.43
02.43.10
02.43.20
02.45
02.45.10
02.45.11
02.45.30
02.45.90
02.50
02.50.10

http://www.al.rs.gov.br/legis

Exoneração. Demissão. Disponibilidade.
Destituição
Lotação. Cedência. Requisição
Designação. Substituição. Disponibilidade
Enquadramento. Classificação Funcional
Direitos e Vantagens
Folha de Pagamento (vencimentos e proventos)
Gratificações
Adicionais/Abonos
Auxílios
Férias
Obrigações e Descontos
IRPF
Pensão Alimentícia
Contribuição Previdenciária
Contribuição Saúde
Consignações
Outras Obrigações
Licenças e Afastamentos
Licenças
Afastamentos
Reembolso
Pagamento Descontos indevidos
Indenização ao erário público
Indenização Veicular
Outros Reembolsos
Responsabilidade e Ação Disciplinar
Denúncias. Inquéritos e Sindicâncias

4


02.61
02.61.05
02.61.30
02.70
02.70.10
02.70.20
02.90
02.90.10
02.90.20
02.95
02.95.10
03
03.05
03.05.01
03.05.02
03.10.03
03.32
03.32.01
03.33
03.33.01
03.33.02

Previdência, Assistência e Seguridade
Social
Previdência Privada/Complementar
Aposentadoria
Efetividade
Controle de Frequência
Horário de Expediente
Missões e Viagens a Serviço
Diárias para dentro e fora do País
Passagens Aéreas e Terrestres
Serviços Profissionais Transitórios
Trabalho Voluntário
MATERIAL

03.33.03
03.36
03.36.01
03.36.02
03.70
03.70.01

http://www.al.rs.gov.br/legis

Licitação
Cadastro de Fornecedores
Recurso Licitatório
Punição de Fornecedores
Material de Consumo
Aquisição de Material de Consumo
Material Permanente
Aquisição de Material Permanente
Aluguel. Comodato. Leasing de Material
Permanente
Doação de Material Permanente
Prestação de Serviços
Contratação de Prestação de Serviços Contínuos
Contratação de Prestação de Serviços Eventuais
Inventário
Inventários Patrimoniais (inclusive RMBI)

5


04
04.10
04.10.01
04.10.02

PATRIMÔNIO

04.10.03
04.10.04
04.11
04.11.50
04.14
04.14.01
04.14.02
04.21
04.21.01
04.21.02
04.24
04.24.01
04.25
04.25.10
04.25.20
04.26
04.26.01
04.26.02
04.90
04.90.01
04.90.02
04.93
04.93.01

http://www.al.rs.gov.br/legis

Bens Móveis e Imóveis
Projetos, Plantas, Balanços e Escrituras
Fornecimento e Manutenção de Serviços
Básicos
Condomínio
Movimentação de Bens
Aquisição de Bens Móveis e Imóveis
Locação. Arrendamento. Comodato
Obras
Reforma. Recuperação.
Construção Patrimonial
Veículos
Aquisição de Veículo
Aluguel de Veículo
Abastecimento. Limpeza e Manutenção.
Reparo
Abastecimento. Limpeza e Manutenção. Reparo
Acidentes. Infrações. Multas
Acidentes de Trânsito
Infrações e Multas
Alienação (inclusive licitações)
Venda de Veículo (inclusive leilão)
Doação de Veículo
Guarda e Segurança
Seguros (inclusive de veículos)
Prevenção e Combate a Incêndio
Uso de Dependências
Cedência de Espaços da ALRS

6


04.93.02
04.94
04.94.01
05
05.01
05.01.01
05.01.02
05.10
05.10.01
05.20
05.20.01
05.60
05.60.01
05.70
05.70.01
05.70.02
05.80
05.80.01
05.90
05.90.01
06

Acesso às Dependências da ALRS
Conservação e Preservação
Serviços de Conservação e Preservação do
Patrimônio e Bens Históricos
ORÇAMENTO E FINANÇAS
Auditoria. Fiscalização
Auditoria
Fiscalização
Orçamento
Execução Orçamentária
Finanças
Execução Financeira. Despesa
Balanços. Balancetes. Conciliações
Balanço Anual
Tomada de Contas. Prestação de Contas
Tomada de Contas
Prestação de Contas
Tributos
Impostos e Taxas
Outros assuntos referentes a Orçamento e
Finanças
Sistema de Cotas
GESTÃO E PRESERVAÇÃO DE
ARQUIVOS, BIBLIOTECA E
MEMORIAL

06.01
06.01.01
06.01.02
06.10

http://www.al.rs.gov.br/legis

Publicações Oficiais e Documentação
Técnica
Diário Oficial da AL
Documentação Técnica
Produção Editorial

7


06.10.01
06.20
06.20.01
06.20.02
06.30

Impressos de Publicações
Gestão de Biblioteca
Aquisição de Material Bibliográfico
Inventário de Material Bibliográfico
Gestão de Documentos e Sistema de
Arquivos

06.30.01
06.30.02
06.30.03

Planejamento e Gestão
Diagnóstico. Estudos de fluxo de atividades
Protocolo: Recepção, Tramitação e Expedição
de Documentos
Classificação e Destinação de Documentos
Arquivísticos
Arquivo Permanente

06.30.04
06.30.05
07
07.01
07.01.01

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Documentação de TI
Projetos, Programas, Manuais, Relatórios,
Termos e Normas Técnicas

07.20
07.20.01
07.30
07.30.01
07.30.02

Infraestrutura de TI

07.40
07.40.01
07.40.02
07.40.03
07.40.04
07.90
07.90.01

Segurança da Informação

http://www.al.rs.gov.br/legis

Assistência Técnica. Suporte de TI
Sistemas de Informação
Desenvolvimento e Administração de SI
Desenvolvimento e Gestão de Sítios, Portais e
Intranets (Rede)
Política de SI
Gestão de Incidentes de SI
Gestão de Continuidade de Negócios
Gestão da Recuperação de Desastre
Outros assuntos referentes à TI
Relacionamento com Cliente

8


09
09.01
09.01.01
09.10
09.10.01
90

Área Jurídica
Informações e Pareceres
Pareceres. Promoções
Ações Judiciais
Ações Judiciais/Laudos e Pareceres Técnicos
ASSUNTOS PERIFÉRICOS À
ADMINISTRAÇÃO

90.01

Solenidades. Comemorações.
Homenagens

90.01.01
90.02

Programação e Gestão do Evento de
Solenidades e comemorações
Congressos. Conferências. Seminários.
Simpósios. Encontros. Convenções. Ciclo
de Palestras. Mesas Redondas. Workshops

90.02.01
90.03

Programação e Gestão do Evento Congressos,
etc.
Feiras. Salões. Exposições. Mostras.
Festas

90.03.01
90.04

Programação e Gestão do Evento Exposições,
etc.
Concursos Artísticos e Projetos Culturais
e Institucionais

90.04.01

Programação e Gestão do Concurso e Projetos

ANEXO II
TABELA DE TEMPORALIDADE DE
DOCUMENTOS

http://www.al.rs.gov.br/legis

9


TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DO RGS
Versão 07
Data de atualização: 05-11-2018

FUNÇÃO

00 ADMINISTRAÇÃO GERAL. GESTÃO ESTRATÉGICA
Destinação Final
Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)
Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

Arquivo
Permanente Informativo

Base
normativa

Subfunção

Série

Tipo Documental

00.01
Gestão
Estratégica da
Atividade
Administrativa

00.01.01
Assessoramento
da Mesa e
Presidência

00.01.01.01
Processo de Pedido de
Informação para Órgãos da
Controladoria Estadual

2 anos

Res.
14/CONARQ

X

00.01.01.02
Processo de Informação
Pública

2 anos

CPAD

X

00.01.01.04
Processo de Moções e Apelos

5 anos

CPAD

00.01.01.06
Requisição, Informações ou
Providências Externas de
Caráter Sigiloso (Órgãos
Públicos)

5 anos

5 anos

CPAD

00.01.01.07
Requisição, Informações ou
Providências Externas de
Caráter Restrito (Órgãos
Públicos)

5 anos

5 anos

CPAD

http://www.al.rs.gov.br/legis

Memorial
- histórico

Observações

Conforme RI, arts. 196-197

X

X

X

Na fase de avaliação,
verificar a pertinência de
guarda permanente a
processos referentes a
pessoal ou temática que
confira outra destinação

10


00.01.02
Formalização de
Acordos, Ajustes,
Aditamentos,
Contratos e
Convênios

http://www.al.rs.gov.br/legis

00.01.01.08
Requisição, Informações ou
Providências Externas de
Caráter Público (Órgãos
Públicos)

5 anos

5 anos

CPAD

X

00.01.01.09
Requisição, Informações ou
Providências Externas de
Caráter Público (Órgãos
Privados)

5 anos

5 anos

CPAD

X

00.01.01.20
Cadastro de
Entidades/Mailing

1 ano

4 anos

CPAD

Ofícios recebidos e expedidos
pela Presidência

1 ano

1 ano

CPAD

X

00.01.02.01
Processo sobre o firmamento
de Protocolo de Intenções,
convênios e Acordos de
Cooperação Técnica

Enquanto
vigora

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

00.01.02.30
Documentos sobre o
firmamento de Protocolo de
Intenções, convênios e
Acordos de Cooperação
Técnica

Enquanto
vigora

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

X

Sob guarda da Divisão
Central de Compras e
Contratos/DCAP na fase
intermediária.

11


00.01.03 Planos,
Programas e
Projetos de
Trabalho

00.01.03.01
Processo sobre Programas e
Projetos Institucionais.
Relatórios

5 anos

9 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui os Relatórios de
Gestão Administrativa
(recolher exemplar
único) e Planejamento
Estratégico
Institucional
Cabe a CPAD a avaliação
sobre a importância do
projeto: aplicável,
executável, único para
Instituição. Documentos
sobre o “Círculo Interno
da Qualidade” classificar
em 00.01.03.02

00.01.04
Transparência
Institucional

http://www.al.rs.gov.br/legis

00.01.03.02
Processo sobre o Plano
Diretor de TI

10 anos

CPAD

00.01.04.01
Processo de Pedido de
Informações (LAI)

5 anos

01.01.04.02
Processo de Comunicação de
Ocorrências Administrativas

5 anos

00.01.04.03
Processo de Pedido de
Informações (LAI) Reservado

5

5

CPAD

00.01.04.04
Processo de Pedido de
Informações (LAI) - Secreto

5

15

CPAD

X

Cfe. Lei 12.527/2011, art. 24,
§1º, II

00.01.04.05
Processo de Pedido de
Informações (LAI) Ultrassecreto

5

25

CPAD

X

Cfe. Lei 12.527/2011, art. 24,
§1º, III

5 anos

CPAD

X

X

CPAD

Reclassificar o processo
se adquirir o status de
Reservado, Secreto ou
Ultrassecreto, excluindo a
temporalidade inicial.
X

X

Processos que auxiliam
no controle interno.

Cfe. Lei 12.527/2011, art. 24,
§1º, I

12


FUNÇÃO

01 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
Destinação Final

Prazos de Guarda (anos)

Subfunção

Série

Base
normativa

Tipo Documental

Observações
Eliminação

01.02 Atos
Legais e
Normativos

01.02.01 Estatutos.
Regimentos.
Decisões
Administrativas.
Organogramas.

http://www.al.rs.gov.br/legis

Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

01.02.01.01
Processo referente à criação
de normas e regulamentos

vigência

5 anos

01.02.01.02
Processo de Diagnóstico
Situacional (Relatório)

5 anos

01.02.01.30
Organograma Institucional

vigência

01.02.01.31
Decisões Administrativas

01.02.01.32
Regulamentos

Guarda Permanente

Arquivo
Permanente Informativo

Memorial
- histórico

Res.
14/CONARQ

X

CPAD

X

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Em caso de cópia, prefere-se a
manutenção do processo
administrativo. Poderá haver
compilações em instrumentos
apropriados

vigência

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Em caso de cópia, prefere-se
a manutenção do processo
administrativo. Poderá haver
compilações em
instrumentos apropriados

vigência

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Em caso de cópia, prefere-se a
manutenção do processo
administrativo. Poderá haver
compilações em instrumentos

13


apropriados

01.10
Comissões.
Conselhos.
Grupos de
Trabalho.
Juntas. Comitês

01.20
Comunicação
Social

01.10.01 Criação
de Comissões.
Conselhos. Grupos
de Trabalho.
Juntas. Comitês

01.20.01
Divulgação

01.10.01.01
Processo de Criação de
Comissões. Conselhos.
Grupos de Trabalho. Juntas.
Comitês

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

01.10.01.02
Processo de Atos de Criação,
Atas e Relatórios

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

01.10.01.03
Processo e Documentos
relativos ao Comitê Interno da
Qualidade

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

01.20.01.01
Processo de Campanhas
Institucionais de Divulgação
Interna

2 anos

Res.
14/CONARQ

X

Res.
14/CONARQ

X

01.20.01.02
Processo de Campanhas
Institucionais.
Publicidadefolha

4 anos

10 anos

X

X

Manter sob guarda
permanente os
relatórios e
diagnósticos

Processos que se referem a
contratação e pagamento de
agências de publicidade
classificar em “Processo de
prestação de serviços
contínuos”.
Os produtos da publicidade
como cartazes, folhetos,
anúncios, folders e outros
documentos de caráter
promocional devem ser
desentranhados dos
processos e destinar a
guarda permanente.

http://www.al.rs.gov.br/legis

14


01.20.02 Produção
de Mídias

01.90
Participação
Externa

01.20.02.20
Mídias Gravadas das Sessões
Ordinárias e Extraordinárias
(TVAL)

2 anos

CPAD

X

Arquivamento pela data da
sessão

01.20.02.21
Mídias Gravadas das
Comissões Regimentais
(TVAL)

2 anos

CPAD

X

Arquivamento pela
numeração
sequencial da origem

01.20.02.22
Mídias Gravadas dos Eventos
Institucionais (TVAL)

2 anos

CPAD

X

Arquivamento pela
numeração sequencial
da origem

01.20.02.23
Mídias Gravadas dos
Programas Institucionais
(TVAL)

2 anos

CPAD

X

Arquivamento pela
numeração sequencial
da origem

01.90.01 Convites
para Presidência

01.90.01.01
Processo para Participação de
Audiência Pública

4 anos

CPAC

X

01.90.30 Hóspede
Oficial

01.90.30.01
Processo de Declaração de
Hóspede Oficial

2 anos

CPAD

X

FUNÇÃO

5 anos

Inclui no processo
reservas, diárias,
passagens, prestação de
contas

02 GESTÃO DE PESSOAS
Destinação Final
Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)

Subfunção

Série

http://www.al.rs.gov.br/legis

Tipo Documental

Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

Base
normativa

Arquivo
Permanente Informativo

Memorial
- histórico

Observações

15


02.01 Políticas.
Estrutura
Administrativa

02.01.10 Políticas
Institucionais para
Pessoal

02.01.30 Quadros
de Pessoal.
Estrutura
Administrativa.
Cargos e Funções

02.01.10.01
Processo de controle de
Provimento (vagas)

5 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

02.01.10.02
Processo de Pauta de
Reivindicações para Pessoal

5 anos

02.01.30.01
Processo de Estruturação
organizacional

5 anos

5 anos

CPAD

02.01.30.02
Processo de Delegação de
Competência

5 anos

52 anos

CPAD

X

CPAD

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem
X

X

X

Para delegação de
competência de
ordenadores de despesa,
classificar em
"Orçamento/Financeiro:
Delegação de Competência
para Ordenação de
Despesa".
Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.01.40
Progressão
Funcional.
Avaliações.
Promoções

02.01.40.01
Processo de Avaliação
Periódica de Desempenho

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Recomenda-se a
microfilmagem dos
processos, antes da
eliminação

02.01.40.02
Processo de Progressão na
Carreira

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Recomenda-se a
microfilmagem dos
processos, antes da
eliminação

02.01.50 Boletins
e Certidões

02.01.50.01
Processo de Certidões
Narratórias e Atestados

5 anos

52 anos

CPAD

X

Recomenda-se a
microfilmagem dos
processos, antes da
eliminação

02.01.50.02
Processo de Declaração do
Empregador

5 anos

52 anos

CPAD

X

Recomenda-se a
microfilmagem dos
processos, antes da
eliminação

http://www.al.rs.gov.br/legis

16


02.01.60
Obrigações
Trabalhistas e
Estatutárias

02.10 Seleção
de Pessoal

02.01.70
Assentamentos
Individuais. Ficha
Funcional.
Cadastro

02.01.70.01
Processo relativo ao Cadastro

Enquanto o
servidor está

100 anos

Res.
14/CONARQ

X

do Servidor

ativo

02.01.80
Pedido de
Informações ao
Departamento

02.01.80.01
Processo de Consulta ao
Departamento de Gestão de
Pessoas

02.01.90 Recursos
Administrativos
Interpostos à
Gestão de Pessoal

2 anos

5 anos

CPAD

X

02.01.90.01
Processo Recursal de Pessoal

5 anos

52 anos

CPAD

X

Recomenda-se a
microfilmagem dos
processos, antes da
eliminação

02.10.10
Concursos
Públicos Efetivos
– Exames de
seleção

02.10.10.01
Processo de Concurso Público

6 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui provas e títulos dos
candidatos, testes
psicotécnicos e exames
médicos

02.10.20 Bancas
Examinadoras.
Editais. Provas e
Resultados Efetivos

02.10.20.01
Processo de Constituição de
Banca Examinadora, Editais
de Concurso, Exemplares
únicos de Provas, Gabaritos,
Resultados e Recursos

6 anos

02.10.20.02
Processo de Solicitação de
Revisão de Prova de
Concurso

2 anos

http://www.al.rs.gov.br/legis

5 anos

Res.
14/CONARQ

CPAD

Inclui alteração de dados
pessoais. Conforme
avaliação, poderá ser
indicada a microfilmagem

X

É opcional a seleção por
amostragem das provas
dos candidatos, segundo
critérios estabelecidos
pela Comissão
Permanente de Avaliação
de Documentos.

X

17


6 anos

5 anos

CPAD

X

5 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.10.30.50
Processo de Seleção de
Estagiários

5 anos

5 anos

CPAD

X

Inclui Bancas
Examinadoras. Editais.
Provas e Resultados

02.10.30.51
Termo de compromisso de
estágio

2 anos

CPAD

X

Com base na TDD do STF

02.10.40.01
Processo e documentos de
Avaliação de Estágio

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Se houver relatórios de
estágio anexar a
documentação (dispensar
relatórios parciais, manter
somente o relatório final)

02.10.40.02
Processo e documentos de
Renovação/Rescisão de
Contrato de Estágio

5 anos

02.10.40.03
Processo de Controle
do Contrato e Execução
do Estágio

1 ano

02.10.40.04
Processo e documentos
relativos à folha de
pagamento dos estagiários
02.10.40.05
Processo de Controle de
Frequência dos estagiários

02.10.20.03
Processo de Avaliação de
Estágio probatório para
concursado
02.10.30 Seleção
de Estagiários

02.10.40 Controle
e Avaliação de
Estagiários

http://www.al.rs.gov.br/legis

02.10.30.01
Processos e Documentos que
refletem diretrizes, normas e
procedimentos de Seleção de
estágios

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

5 anos

CPAD

X

CF, art. 7º, XXIX. Inclui
Pagamento de seguros.

Até a
aprovação
das contas
pelo TCE

6 anos

CPAD

X

CF, art. 7º, XXIX

1 ano

4 anos

CPAD

X

18


02.10.40.50
Declaração de comprovação
de matrícula e vínculo escolar

1 ano

5 anos

CPAD

X

CF, art. 7º, XXIX

02.10.40.51

1 ano

5 anos

CPAD

X

Incluem-se cópias de
documentos
pessoais.

02.10.40.52
Mapa de Efetividade do
Estagiário

Após
desligament
o -1 ano

5 anos

CPAD

X

CF, art. 7º, XXIX

02.25.10.01
Processo de Solicitação de
Curso no Brasil ou Exterior

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.25.10.02
Processo de Comprovação de
Cursos

5 anos

Dossiê documental do
Estagiário

02.25
Capacitação

02.25.10 Cursos de
Aperfeiçoamento

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Propostas, estudos, editais,
programas, relatórios finais,
exemplares únicos de
exercícios, relação de
participantes, avaliação e
controle de expedição de
certificados
Caso o documento de
comprovação
esteja
entranhada no pedido
inicial, manter somente
este.

http://www.al.rs.gov.br/legis

02.25.10.03
Processo de Devolução da
Taxa de Inscrição

Até o
pagamento

5 anos, após
liquidação

CPAD

02.25.10.04
Processo de Estudos de
Necessidades

5 anos

5 anos

CPAD

X

X

19


02.25.20 Estágios
de Efetivos /
Bolsas de Estudo
(por Instituição
Externa à ALRS)

02.30
Movimentação
e
Remanejament
o

02.25.20.01
Processo de Solicitação de
Estágio promovido por
Instituição Externa

5 anos

02.25.20.10
Processo comprobatório de
realização do estágio

Efetivo
Exercício

02.25.30 Pesquisa
Científica

02.25.30.01
Processo de Solicitação de
Desenvolvimento de Pesquisa
Científica

Vigência do
acordo

02.30.10
Nomeação. Posse.
Aproveitamento

02.30.10.01
Processo de Nomeação de
Servidor Efetivo

5 anos

02.30.10.02
Processo de Nomeação de
Servidor em Cargo em
Comissão
02.30.20
Exoneração.
Demissão.
Disponibilidade.
Destituição

02.30.30 Lotação.
Cedência.
Requisição

http://www.al.rs.gov.br/legis

Res.
14/CONARQ

X

Inclui estágios realizados
no Brasil ou Exterior

100 anos

Res.
14/CONARQ

X

* O prazo total de guarda é de
100 anos.

5 anos

CPAD

X

Cópia ou acesso do
resultado da pesquisa
realizada deverá ser
disponibilizada junto à
Biblioteca Borges de
Medeiros

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.30.20.01
Processo de Exoneração de
CC

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.30.20.02
Processo de Exoneração de
Cargo Efetivo

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.30.30.01
Processo de Lotação

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.30.30.10
Processo de Cedência de
Servidor de outro órgão
(Adido) com ônus para a
ALRS

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

20


02.30.30.11
Processo de Cedência de
Servidor de outro órgão
(Adido) sem ônus para a
ALRS

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.30.30.12

4 anos

5 anos

Res.

X

Conforme avaliação, poderá
ser
indicada a microfilmagem

Processo de Cedência de
Servidor para outro órgão
(Adido) com ônus para a
ALRS

02.30.40
Designação.
Substituição.
Disponibilidade

http://www.al.rs.gov.br/legis

14/CONARQ

02.30.30.13
Processo de Cedência de
Servidor para outro órgão
(Adido) sem ônus para a
ALRS

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.30.30.14
Processo de Dispensa de
Servidor Adido

4 anos

5 anos

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.30.40.01
Processo de
Designação/Dispensa/Substitu
ição de FG/CC

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.30.40.02
Processo de Indicação de
Servidores

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui processo de
indicação de
representação
externa. Conforme
avaliação, poderá ser
indicada a
microfilmagem

02.30.40.20
Processo de Disponibilidade
de Servidor

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

21


02.40 Direitos e
Vantagens

02.30.50
Enquadramento.
Classificação
Funcional

02.30.50.01
Processo de Enquadramento e
Reclassificação

5 anos

52 anos

CPAD

X

Inclui processos de
reenquadramento.
Conforme avaliação,
poderá ser indicada a
microfilmagem

02.40.10 Folha de
Pagamento
(vencimentos e

02.40.10.01
Processo de Folha de
Pagamento

Até
aprovação

52 anos da
aprovação

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem.

02.40.10.02
Processo de Folha de
Pagamento de Férias

Até
aprovação

52 anos da
aprovação

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem.

02.40.10.03
Processo de Folha de
Pagamento do 13. Salário
(Gratificação Natalina)

Até
aprovação

52 anos da
aprovação

CPAD

X

Inclusive Antecipação de
Gratificação Natalina.

02.40.10.04
Processo de Indenização de
Férias

Até
aprovação

52 anos da
aprovação

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá
ser indicada a
microfilmagem.
Solicitações conforme
Parecer n. 7.502/2013 da
Procuradoria, que restituiu
um período de férias

02.40.10.05
Processo de Concessão
Automática de Vantagens

Até
aprovação

52 anos da
aprovação

CPAD

X

Triênios. Quinquênios.
Adicional de 15%.
Adicional de 25%.
Concessão de período de
Licença-Prêmio.

proventos)

02.40.10.10
Folha de Pagamento

http://www.al.rs.gov.br/legis

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem.

Exercício
seguinte

10 anos

CPAD

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem.
art. 225, I e § 5º, Dec. 3048/99

22


Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem.

02.40.10.20
Processo de Folha de
Pagamento Suplementar

Até
aprovação

52 anos da
aprovação

CPAD

X

02.40.10.50
Processo referente à
Vantagens para Adidos

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.40.10.51
Processo de Ressarcimento de
Cedência (Adido)

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.40.20

02.40.20.01

5 anos

52 anos

Res.

X

Gratificações

Processo de Gratificações de
função

Conforme avaliação, poderá
ser
indicada a microfilmagem

X

Conforme avaliação, poderá
ser
indicada a microfilmagem

X

Conforme avaliação, poderá
ser
indicada a microfilmagem

X

Conforme avaliação, poderá
ser
indicada a microfilmagem

X

Conforme avaliação, poderá
ser
indicada a microfilmagem

X

Conforme avaliação, poderá
ser
indicada a microfilmagem

02.40.20.02

14/CONARQ

5 anos

52 anos

Processo de Gratificações de
Cargo em Comissão
02.40.20.03

14/CONARQ

7 anos

Res.

Processo de Gratificação
natalina (13. Salário)
02.40.30

02.40.30.01

Adicionais/Abonos

Processo de Adicional de
Tempo de Serviço
02.40.30.02

14/CONARQ

5 anos

52 anos

Processo de Adicional de
Periculosidade, Insalubridade
e Penosidade

http://www.al.rs.gov.br/legis

Res.
14/CONARQ

5 anos

52 anos

Processo de Adicional
Noturno
02.40.30.03

Res.

Res.
14/CONARQ

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

23


02.40.30.04

5 anos

52 anos

Processo de Adicional de
Horas Extras

http://www.al.rs.gov.br/legis

Res.

X

ecomenda-se a
microfilmagem de
substituição dos processos

14/CONARQ

02.40.30.05
Processo de Adicional de
Férias e Abono Pecuniário

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.40.30.06
Processo de Adicional de
Qualificação

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.40.30.30
Processo de Abono
Permanência

Até o ato de
aposentadori
a

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem.

02.40.30.31
Processo de Abono Familiar

5 anos

19 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.40.30.32
Ficha de Abono Familiar

5 anos

19 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem.
Para os casos especiais
previstos no Regime Jurídico
Único, o prazo total de
guarda para os documentos
referentes à concessão de
salário família será de 100
anos.

24


02.40.40 Auxílios

02.42 Obrigações
e Descontos

02.40.40.01
Processo de Auxílio Creche

até
aprovação
das contas

5 anos a
contar da
data de
aprovação
das contas

Res.
14/CONARQ

X

02.40.40.02
Processo de Auxílio Educação
Especial

até
aprovação
das contas

5 anos a
contar da
data de
aprovação
das contas

CPAD

X

02.40.40.03
Processo de Auxílio Funeral

até
aprovação
das contas

5 anos a
contar da
data de
aprovação
das contas

Res.
14/CONARQ

X

02.40.40.04
Processo de Auxílio
Alimentação

até
aprovação
das contas

5 anos a
contar da
data de
aprovação
das contas

Res.
14/CONARQ

X

02.40.50 Férias

02.40.50.01
Processo relativo a
solicitação/suspensão de
férias

7 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.42.10 IRPF

02.42.10.01
Processo de Retenção de
IRPF

Até
aprovação
das contas

5 anos

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.42.10.02
Processo de
Isenção/Abatimento de IRPF
– Previdência

Até
aprovação
das contas

5 anos

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

http://www.al.rs.gov.br/legis

25


02.42.10.03
Declaração Bens e Rendas

Até
aprovação
das contas

5 anos

CPAD

X

A entrega da declaração de
bens e rendas, conforme
estabelece a Resolução de
Mesa n.º 1.064/2011 e o
disposto nas Leis n.º 12.036,
de 19 de dezembro de 2003,
e n.º 12.980, de 05 de junho
de 2008.
Prescrição de cobrança de
crédito tributário conforme
Código Tributário Nacional
(art. 174)

02.42.20 Pensão
Alimentícia

02.42.30
Contribuição
Previdenciária

02.42.40
Contribuição à
Saúde

http://www.al.rs.gov.br/legis

02.42.10.04
Processo Relativo à RAIS

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.42.20.01
Processo de
Determinação/Cancelamento
de Pensão Alimentícia

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.42.20.02
Processo de Revisão de
Pensão Alimentícia

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.42.30.01
Processo relativo à
contribuição Previdenciária

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.42.30.02
Processo de Recolhimento
INSS

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.42.30.03
Processo de Recolhimento ao
IPERGS

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.42.40.01
Processo de
Inclusão/Exclusão de Planos
de Saúde

Até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

26


02.43 Licenças
e Afastamentos

02.42.40.02
Processo de Comprovação de
Atestados/Laudos Periciais
Médicos

5 anos

52 anos

CPAD

X

02.42.40.20
Atestados/Laudos Médicos

5 anos

52 anos

CPAD

X

02.42.50
Consignações

02.42.50.01
Processo de Recolhimento
Consignado

7 anos

Res.
14/CONARQ

X

Pagamentos de
Associações,
Empréstimos bancários e
Sindicatos

02.42.90 Outras
Obrigações

02.42.90.01
Processo de Quitação
Eleitoral

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.42.90.02
Processo de Recolhimento de
FGTS

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.42.90.50
Processo de Recolhimentos
obrigatórios para Adidos

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.43.10.01
Processo de concessão de
licenças estatutárias

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.43.10.02
Processo de Licença por
Acidente em Serviço

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.43.10.03
Processo de Licença Adotante

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.43.10.04
Processo de Licença por
Afastamento Cônjuge

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.43.10 Licenças

http://www.al.rs.gov.br/legis

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem
Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem
Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

27


http://www.al.rs.gov.br/legis

02.43.10.05
Processo de Licença por
Atividade Política

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.43.10.06
Processo de Licença por
Capacitação

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.43.10.07
Processo de Licença por
Desempenho de Mandato
Classista

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.43.10.08
Processo de Licença por
Doença na Família

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.43.10.09
Processo de Licença Gestante

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.43.10.10
Processo de Licença
Paternidade

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.43.10.11
Processo de Licença Prêmio

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.43.10.12
Processo de Licença por
Tratamento de Interesses
Particulares

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.43.10.13
Processo de Licença por
Tratamento de Saúde

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem
Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem
Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem
Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem
Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem
Conforme avaliação, poderá
ser indicada a
microfilmagem. Inclusive
para Conversão para fins de
vantagens temporais e
indenizações
Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

Conforme avaliação, poderá
ser indicada a
microfilmagem. Inclui
processos periciais. As
perícias relativas à ações
judiciais classificar em
09.10.01.20

28


02.43.20
Afastamentos

http://www.al.rs.gov.br/legis

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.43.10.14
Processo de Licença para
Concorrer a Mandato Eletivo

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.43.10.15
Processo de Licença Nojo

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.43.10.16
Processo de Licença Gala

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.43.10.30
Processo de Desconstituição
de Licença Prêmio

5 anos

52 anos

CPAD

X

02.43.20.01
Processo de Afastamentos do
País (Missões fora da Sede)
com ônus

5 anos

5 anos após
aprovação do
TCE/RS

CPAD

X

02.43.20.02
Processo de Afastamentos do
País (Missões fora da Sede)
sem ônus

7 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

02.43.20.03
Processo de Afastamentos
para Missões Oficiais
com ônus

5 anos

CPAD

X

Verificar pendências
judiciais. Em caso positivo,
aguardar na Fase
Intermediária até 2 anos após
Trânsito em Julgado.
Com base na TTD/ALMG

02.43.20.04
Processo de Afastamentos
para Missões Oficiais sem ônus

7 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

02.43.20.05
Processo de Afastamento para
Depor

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

5 anos após
aprovação do
TCE/RS

52 anos

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem
Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem
Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem
Verificar
pendências
judiciais. Em caso positivo,
aguardar
na
Fase
Intermediária até 2 anos
após Trânsito em Julgado.
Com base na TTD/ALMG

29


02.45
Reembolso

02.43.20.06
Processo de Afastamento para
Mandato Eletivo

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem.
Utiliza-se tanto para concorrer
a
mandato como para
exercício do
mandato.

02.43.20.07
Processo de Afastamento
Eleitoral

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Serviço prestado ao
TRE. Conforme
avaliação, poderá ser
indicada a
microfilmagem

02.43.20.08
Processo de Afastamento para
Apresentação de Trabalhos e
Defesas Acadêmicas

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.45.10
Pagamento
Descontos
Indevidos

02.45.10.01
Processo de Reembolso por
Descontos Indevidos

5 anos após
aprovação
do TCE/RS

5 anos

CPAD

X

02.45.11
Indenização ao
Erário Público

02.45.11.01
Processo de Reembolso ou
Indenização ao Erário

Até a
conclusão
do processo

Até a
aposentadori
a do servidor

CPAD

X

ou acordo

+ 7 anos

02.45.11.02
Processo de
Reembolso/Indenização de
Ligações Telefônicas
Particulares

5 anos após
aprovação
do TCE/RS

5 anos

CPAD

X

02.45.11.03
Processo de
Reembolso/Indenização sobre
Patrimônio Público

5 anos após
aprovação
do TCE/RS

5 anos

CPAD

X

http://www.al.rs.gov.br/legis

Com base na TTD/STF.
Utilizar esta classificação
para atos de improbidade
pública

30


02.45.30
Indenização
Veicular

02.45.30.01
Processo de Contrato para
Indenização Veicular

5 anos após
aprovação
do TCE/RS

5 anos

CPAD

X

02.45.30.02

5 anos após

5 anos

CPAD

X

Processo de Pagamento de

aprovação

Indenização Veicular

do TCE/RS

Verificar
pendências
judiciais. Em caso positivo,
aguardar
na
Fase
Intermediária até 2 anos
após Trânsito em Julgado.
Com base na TTD/ALMG
Verificar pendências judiciais.
Em caso
positivo, aguardar na Fase
Intermediária
até 2 anos após Trânsito em
Julgado.
Com base na TTD/ALMG

02.45.90 Outros
Reembolsos

02.50
Responsabilidad
e Ação
Disciplinar

02.50.10
Denúncias.
Inquéritos e
Sindicâncias

http://www.al.rs.gov.br/legis

02.45.30.03
Processo de Orçamento para
Indenização Veicular

5 anos após
aprovação
do TCE/RS

CPAD

X

02.45.90.01
Processo de Ressarcimento de
Anuidades (Órgãos de Classe)

Até
aprovação
das contas

5 anos após a
aprovação

Res.
14/CONARQ

X

02.45.90.02
Processo de Ressarcimento de
URV

Até
aprovação
das contas

5 anos após a
aprovação

CPAD

X

02.50.10.01
Processo de
Denúncia/Ocorrências
(Extravio. Perda. Roubo)

5 anos

95 anos

02.50.10.02
Processo de Apuração e
Inquérito Disciplinar

5 anos

95 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.50.10.03
Processo Administrativo
Disciplinar (PAD)

5 anos

95 anos

Res.
14/CONARQ

X

02.50.10.04
Processo de Sindicância

5 anos

95 anos

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem
X

31


02.61
Previdência,
Assistência e
Seguridade
Social

02.61.05
Previdência
Privada/Compleme
ntar

02.61.05.01
Processo elaboração
orçamentária FEPPA

5 anos

5 anos

CPAD

X

02.61.05.30
Processo relativo à

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.61.30.01
Processo de Averbação de
Tempo de Serviço

5 anos

95 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.61.30.02
Processo relativo a Pensão

5 anos

95 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada a
microfilmagem. Inclui
processos de
solicitação e revisão

02.61.30.03
Processo de Aposentadoria
Voluntária

5 anos

95 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.61.30.04
Processo de Aposentadoria
Compulsória

5 anos

95 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.61.30.05
Processo de Aposentadoria
por Invalidez

5 anos

95 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.61.30.06
Processo de Averbação de
Tempo de Contribuição

5 anos

95 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.61.30.07
Processo Revisional de
Aposentadoria

5 anos

95 anos

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

Previdência Parlamentar
02.61.30
Aposentadoria

http://www.al.rs.gov.br/legis

32


02.61.30.08
Processo de solicitação de
Certidão/Declaração de
Tempo de Contribuição

5 anos

95 anos

CPAD

X

Conforme Portaria 154/2008anexo III
– para fins de aposentadoria
junto ao INSS
Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.70

02.70.10 Controle

02.70.10.01

Efetividade

de Frequência

Processo de Controle de
Frequência do Servidor

5 anos

52 anos

Res.

X

Conforme avaliação, poderá
ser
indicada a microfilmagem

14/CONARQ

02.70.10.02
Processo de Controle de
Horas Extras do Servidor

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.70.10.03
Processo de Controle de
Faltas Não Justificadas

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.70.10.04
Processo de Abono de Faltas

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui as compensações
do Banco de Horas
Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

http://www.al.rs.gov.br/legis

02.70.10.05
Processo de Atestado de
Exercício do Servidor

5 anos

52 anos

Res.
14/CONARQ

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem

02.70.10.06
Processo de Horário Especial

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação, poderá
ser indicada a
microfilmagem. Atribuir
para Redução de Carga
Horária, Especial para
Deficiência, Amamentação e
Horário Estudante

33


02.70.10.07
Processo de Justificativa de
Ausência em Plenário

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem
Processos indicam a
comprovação de missões
parlamentares

02.70.10.08
Processo de Justificativa de
Ausência em Comissões

5 anos

52 anos

CPAD

X

Conforme avaliação,
poderá ser indicada
a microfilmagem
Processos indicam a
comprovação de missões
parlamentares

02.90 Missões e
Viagens a
Serviço

02.95 Serviços
Profissionais
Transitórios

02.70.10.20
Mapa de Efetividade

5 anos

CPAD

X

02.70.10.21
Cartão-ponti

5 anos

CPAD

X

É passível avaliação para
guarda de amostragem
no acervo permanente
art. 7º, XXIX, CF e art. 11
CLT

02.70.20 Horário
de Expediente

02.70.20.01
Processo de Escala de
Plantões Servidores

2 anos

Res.
14/CONARQ

X

art. 7º, XXIX, CF e art. 11
CLT

02.90.10 Diárias
para dentro e fora
do País

02.90.10.01
Processo de Diárias

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Os relatórios técnicos de
viagem estarão classificados
no assunto correspondente
ao seu conteúdo, cujos
prazos e destinação estão
estabelecidos nesta tabela.

02.90.20
Passagens Aéreas
e Terrestres

02.90.20.01
Processo de Aquisição de
Passagem Aérea ou Terrestre

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Verificar se o processo não
se enquadra em Prestação de
Serviços Contínuos

02.95.10 Trabalho
Voluntário

02.95.10.01
Processo de Adesão ao
Trabalho Voluntário

1 ano

5 anos

CPAD

FUNÇÃO

http://www.al.rs.gov.br/legis

X

Regulado pela RSM 879/08,
art. 2º

03 MATERIAL

34


Destinação Final
Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)

Subfunção

Série

Tipo Documental

03.05 Licitação

03.05.01 Cadastro

03.05.01.01
Processo de Cadastramento de
Fornecedores

de Fornecedores

03.05.02 Recurso
Licitatório

03.05.03
Punição de
Fornecedores

Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

Base
normativa

Enquanto

5 anos

Res.

operacional

Arquivo
Permanente Informativo

Memorial
- histórico

Observações

X

14/CONARQ

03.05.01.02
Processo de Atestado de
Capacidade Técnica

1 ano

5 anos

CPAD

X

03.05.02.01
Processo de Requerimento de
Recurso Licitatório

Até decisão
final do
prazo
recursal

5 anos

CPAD

X

03.05.02.02
Processo de reajuste e
prorrogação de Contratos

Vigência do
contrato

10 anos

CPAD

X

03.05.03.01
Processo de Registro de
Restrição em Licitação
(CFIL/RS)

6 meses
após o
término da
punição

5 anos

CPAD

X

Registro de restrição ao
direito de participação em
licitação e contratação com o
Poder Público (Lei Estadual
nº 11.389/99). Amostras
devem ser recolhidas ao
Permanente para
preservação dos processos
administrativos, os demais
podem ser eliminados
Com base na TTD/ALMG

http://www.al.rs.gov.br/legis

35


03.05.03.02
Processo por descumprimento
de Contrato

Vigência do
contrato

5 anos

CPAD

X

Também para comunicação
de ocorrência durante a
vigência do contrato.
Recolhimento por
amostragem para guarda
permanente.
Com base na TTD/ALMG

03.32 Material

03.32.01

03.32.01.01

até

de Consumo

Aquisição de

Processo de Orçamento

aprovação

(inclusive

Material de

Aquisição de Material de

das contas e

licitações)

Consumo

Consumo

finalização
do prazo de
garantia

03.32.01.02

até

Processo de Contratação p/
Aquisição de Material de
Consumo

aprovação
das contas e
finalização
do prazo de
garantia

03.32.01.03
Processo de Pagamento p/
Aquisição de Material de
Consumo

http://www.al.rs.gov.br/legis

5 anos

Res.

X

Os documentos referentes a
material
não adquirido deverão ser
eliminados
após 1 ano. Inclui os
processos de
orçamento

Inclui o projeto básico ou
termos de
referência.

14/CONARQ

10 anos

CPAD

X

Até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

03.32.01.04
Processo de Adesão a Ata de
Registro de Preços (Mat. de
Consumo)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG

03.32.01.05
Processo de Contratação por
Concurso (Mat. de Consumo)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG

03.32.01.06
Processo de Contratação por
Registro de Preços (Mat. de

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG

36


Consumo)
03.32.01.07

Enquanto

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG.
Incluiu
os processos de Dispensa de
Licitação
por Pequeno Valor

Processo de Dispensa de

estiver

Licitação (Mat. de Consumo)

vigente

03.32.01.08
Processo de Inexigibilidade de
Licitação (Mat. de Consumo)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG

03.32.01.09

Enquanto

10 anos

CPAD

X

Processo de Aquisição de

estiver

Solicitação de Materiais ou
Serviços
conforme RSM 419/2001, art.
32

Material de Consumo (art. 32)

vigente

03.32.01.20
Guias para Aquisição de
Material de Consumo

Enquanto
estiver
vigente

5 anos

CPAD

X

10 anos

Res.

X

03.33 Material

03.33.01

03.33.01.01

até

Permanente

Aquisição de

Processo de Orçamento p/

aprovação

(inclusive
licitações)

Material
Permanente

Aquisição de Material
Permanente

das contas

03.33.01.02
Processo de Projeto Básico p/
Aquisição de Material
Permanente

até
aprovação
das contas

10 anos

Res.
14/CONARQ

X

03.33.01.03
Processo de Pagamento p/
Aquisição de Material
Permanente

Até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

03.33.01.04
Processo de Adesão a Ata de
Registro de Preços (material
permanente)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

http://www.al.rs.gov.br/legis

14/CONARQ

Verificar o valor secundário
do
Processo, se considerado
histórico,
guarda permanente

Com base na TTD da ALMG

37


03.33.01.05
Processo de Contratação por
Concurso (Mat. Permanente)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG

03.33.01.06
Processo de Contratação por
Registro de Preços (Mat.
Permanente)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG

03.33.01.07

Enquanto

10 anos

CPAD

X

Processo de Dispensa de

estiver

Licitação (Mat. Permanente)

vigente

Com base na TTD da ALMG.
Incluiu
os processos de Dispensa de
Licitação
por Pequeno Valor

03.33.01.08
Processo de Inexigibilidade de
Licitação (Mat. Permanente)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Com base na TTD da ALMG

03.33.01.09

Enquanto

10 anos

CPAD

X

Processo de Aquisição

estiver

Solicitação de Materiais ou
Serviços
conforme RSM 419/2001, art.
32

Material Permanente (art. 32)

vigente

03.33.02 Aluguel.

03.33.02.01

até

5 anos

Res.

X

Para veículos, ver na Função
Veículos

Comodato.
Leasing de
Material
Permanente

Processo de Locação de
Material Permanente

aprovação
das contas

03.33.03 Doação
de Material

03.33.03.01
Processo de Doação de

4 anos

X

Permanente

Material Permanente

Para transações que envolvam
pagamentos de despesas
pendentes,
utilizar prazos para
documentos
financeiros (até aprovação das
contas +
5 anos a contar da data de
aprovação
das contas e eliminação).
Compreende transferência de
bens
inservíveis. Inclusive Leilão.

(inclusive Baixa Patrimonial)

http://www.al.rs.gov.br/legis

14/CONARQ

5 anos

Res.
14/CONARQ

38


03.36 Prestação
de Serviços
(inclusive
licitações)

03.36.01
Contratação de
Prestação de
Serviços
Contínuos

03.36.02
Contratação de
Prestação de
Serviços
Eventuais

http://www.al.rs.gov.br/legis

03.36.01.01
Processo de Orçamento para
Prestação de Serviços
Contínuos

1 ano

5 anos

CPAD

X

Processos referentes à
transporte, veículos
classificar na função
04

03.36.01.02
Processo de Contratação de
Prestação de Serviços
Contínuos

até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

Inclui serviços de manutenção
em geral.

03.36.01.03
Processo de Pagamento de
Prestação de Serviços
Contínuos

até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

Processos de despesas de
telefonia fixa e móvel,
condomínio, associações
classificar em Processo de
Pagamento
de Despesas Correntes
(05.20.01.01) Processos
referentes à transporte,
veículos classificar na função
04

03.36.01.04
Processo de Prestação de
Serviços Contínuos (art. 32)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

X

Solicitação de Materiais
ou Serviços conforme
RSM 419/2001, art. 32

03.36.02.01
Processo de Orçamento para
Prestação de Serviços
Eventuais

1 ano

5 anos

CPAD

X

Inclui processos de solicitação

03.36.02.02
Processo de Contratação de
Prestação de Serviços
Eventuais

até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

Inclui serviços de
manutenção em geral. Inclui
processos de projeto básico

03.36.02.03
Processo de Pagamento de
Prestação de Serviços
Eventuais

até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

Processos referentes à
transporte, veículos
classificar na função
04

39


03.70 Inventário

03.70.01
Inventários
Patrimoniais
(inclusive RMBI)

FUNÇÃO

03.36.02.04
Processo de Prestação de
Serviços Eventuais (art. 32)

Enquanto
estiver
vigente

10 anos

CPAD

03.70.01.01
Processo de Inventário de
Material Permanente

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

03.70.01.02
Processo de Inventário de
Estoque de Material

5 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Solicitação de Materiais
ou Serviços conforme
RSM 419/2001, art. 32
X

X

04 PATRIMÔNIO
Destinação Final

Subfunção

04.10 Bens
Móveis e
Imóveis

Série

04.10.01 Projetos,
Plantas, Balanços
e Escrituras

04.10.02
Fornecimento e
Manutenção de
Serviços Básicos

http://www.al.rs.gov.br/legis

Tipo Documental

Prazos de Guarda (anos)

Base
normativa

Eliminação

Guarda Permanente

Arquivo
Permanente Informativo

Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

04.10.01.01
Processo de Projetos, Plantas
e Escrituras de Bens Imóveis

3 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

04.10.01.02
Processo referente ao Balanço
Anual de Bens

5 anos

5 anos

CPAD

Observações

Memorial
- histórico
X

X

04.10.02.01
Processo de Pagamento de
Água e Esgoto

Classificar como Despesas
Correntes

04.10.02.02
Processo de Pagamento de
Energia Elétrica

Classificar como Despesas
Correntes

40


04.10.02.03
Processo de Demonstrativo do
Uso do Telefone

1 ano

5 anos

CPAD

X

04.10.02.04
Processo de Controle do Uso
de Equipamento (Telefone)

1 ano

5 anos

CPAD

X

04.10.02.05
Processo de Pagamento de
Telefonia Móvel e Fixa

1 ano

4 anos

CPAD

X

04.10.03
Condomínio

04.10.03.01
Processo de Pagamento de
Condomínio

04.10.04
Movimentação de
Bens

04.10.04.01
Processo de Movimentação de
Bens e Patrimônio (sem
doação)

2 anos

CPAD

X

04.10.04.20
Guias de Transferência de
Patrimônio

2 anos

CPAD

X

X

Utilizar para o controle do
empréstimo e devolução de
aparelhos institucionais

Classificar em Processo de
Pagamento de Despesas
Correntes (05.20.01.01)
Com base na TTD/ALMG

04.11 Aquisição
de Bens Móveis
e Imóveis

04.11.50 Locação.
Arrendamento.
Comodato

04.11.50.01
Processo
referente
a
Contrato
de
Locações,
Arrendamentos
ou
Comodatos

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

04.14 Obras

04.14.01 Reforma.
Recuperação.

04.14.01.01
Processo referente à obras de
reformas ou recuperação do
patrimônio

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

04.14.02
Construção
Patrimonial

04.14.02.01
Processo referente à
construção do patrimônio

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

http://www.al.rs.gov.br/legis

Inclusive mobiliário.
Quanto aos prédios
históricos (Solar e
Memorial) e restaurações
específicas do Palácio
utilizar a série 04.94.01.01.

41


04.21 Veículos

04.21.01
Aquisição de
Veículo

04.21.01.01
Processo de Aquisição de
Veículo

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

04.21.02 Locação
de Veículo

04.21.02.01
Processo de Locação de
Veículo

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui processos de
orçamento,
pagamento e
contratação

04.24
Abastecimento.
Limpeza e
Manutenção.
Reparo

04.24.01
Abastecimento.
Limpeza e
Manutenção.
Reparo

04.24.01.01
Processo de Limpeza e
Manutenção em veículos

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui processo de
orçamentos, seguros e
aquisição de peças

04.25 Acidentes.
Infrações.
Multas

04.25.10
Acidentes de
Trânsito

04.25.10.01
Processo de Acidente de
Trânsito

até final do
inquérito

5 anos

Res.
14/CONARQ

04.25.20 Infrações
e Multas

04.25.20.01
Processo de Infrações e
Multas de Trânsito

até
pagamento

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

04.26.01 Venda
de Veículo
(inclusive leilão)

04.26.01.01
Processo de Venda de Veículo

até
aprovação
das contas

5 anos a
contar da
aprovação
das contas

Res.
14/CONARQ

X

04.26.02 Doação
de Veículo

04.26.02.01
Processo de Doação de
Veículo

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

04.26 Alienação
(inclusive
licitações)

http://www.al.rs.gov.br/legis

X

X

Inclui processos de
pagamento, comunicações e
transferência de pontos na
CNH. Modificada
destinação de acordo com a
Res. 14.

Para transações que
envolvam pagamentos de
despesas pendentes,
utilizar prazos para
documentos financeiros
(Até aprovação das contas
+ 5 anos a contar da data de
aprovação das contas e
eliminação).

42


04.90 Guarda e
Segurança
Patrimonial

04.93 Uso de
Dependências

04.94
Conservação e
Preservação

04.90.01 Seguros
(inclusive de
veículos)

04.90.01.01
Processo de Seguros para
Bens Patrimoniais

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

04.90.02
Prevenção e
Combate a
Incêndio

04.90.02.01
Processo de Constituição de
Brigadas de Incêndio, Planos,
Projetos e Relatórios

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

04.93.01
Cedência de
Espaços da ALRS

04.93.01.01
Processo de Cedência de
Espaços da ALRS

2 anos

04.93.02 Acesso
às Dependências
da ALRS

04.93.02.01
Processo de Credenciamento
de Uso das Dependências

Enquanto
estiver
vigente

04.94.01 Serviços
de Conservação e
Preservação do
Patrimônio
Histórico

04.94.01.01
Processo referente a
Conservação e Preservação do
Patrimônio e Bens Históricos

até
aprovação
das contas

FUNÇÃO

X

Os processos que não
envolvem pagamento poderão
ser eliminados em 1 ano
X

Res.
14/CONARQ

X

1 ano

CPAD

X

5 anos

CPAD

Inclui os processos de PPCI

X

Inclui processos de
aquisição de obras de arte

05 ORÇAMENTO E FINANÇAS
Destinação Final
Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)

Subfunção

Série

Tipo Documental

05.01 Auditoria.
Fiscalização

05.01.01
Auditoria

05.01.01.01
Processo referente à
Auditorias

Até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

05.01.02
Fiscalização

05.01.02.01
Processo de Regularidade
Fiscal

Vigência do
Contrato

5 anos após
aprovação
pelo TCE/RS

CPAD

X

http://www.al.rs.gov.br/legis

Arquivo
Intermediário

Base
normativa

Arquivo
Permanente Informativo

Arquivo
Corrente

Memorial
- histórico

Observações

Com base na TTD/ALMG

43


05.10
Orçamento

05.20 Finanças

05.10.01
Execução
Orçamentária

05.20.01
Execução
Financeira.
Despesa

http://www.al.rs.gov.br/legis

05.01.02.02
Processo com Dados para o
Relatório de Gestão Fiscal

Até a
emissão do
Relatório de
Auditoria

5 anos após
aprovação
pelo TCE/RS

CPAD

X

05.10.01.01
Processo com Dados para
o Relatório sobre a
Execução Orçamentária

Até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

05.10.01.02
Processo de Prestação de

Até
aprovação

10 anos

CPAD

Contas da Execução
Orçamentária

das contas

05.10.01.03
Processo com Dados para a
Proposta Orçamentária (LOA)

1 ano

4 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

05.10.01.04
Processo referente ao s Dados
para Plano Plurianual (PPA)

4 anos

20 anos

CPAD

X

Recolher exemplar único

05.10.01.05
Processo de Programação
Financeira

Exercício da
despesa

2 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

05.10.01.06
Processo de Reprogramação
Orçamentária

Exercício da
despesa

2 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

05.20.01.01
Processo de Pagamento de
Despesas Correntes

até
aprovação
das contas

10 anos

Res.
14/CONARQ

X

Garagem Gigante,
Associações,
Condomínio,
Impostos e Taxas.
Custeio.
Telefonia Móvel e Fixa
classificar em 04.10.02.05

X

Com base na TTD/ALMG

Inclui Prestação de contas da
execução orçamentária do
FRAL (Fundo de
Reaparelhamento da AL)

Com base na TTD/ALMG

44


05.20.01.02
Processo de Adiantamento de
Numerário

até
aprovação
das contas

10 anos

Res.
14/CONARQ

X

Inclui a solicitação e
pagamento do
adiantamento de
numerário.
Para Prestação de Contas
classificar em 05.70.01.01

http://www.al.rs.gov.br/legis

05.20.01.03
Processo de Auxílio
Financeiro

até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

Inclui a solicitação e
pagamento do auxílio
financeiro.
Processo deve ser
anexado a sua
referida prestação de
contas.

05.20.01.04
Processo de Controle Mensal

até
aprovação

10 anos

Res.
14/CONARQ

X

do Fluxo de Caixa

das contas

Inclui demonstrativo
mensal, conciliação
bancária mensal. Se houver
pendências judiciais,
arquivar por 5
anos após trânsito em julgado

05.20.01.05
Processo de Provisão de
Empenho

até
aprovação
das contas

10 anos

Res.
14/CONARQ

X

05.20.01.06
Processo de Empenho Prévio

até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

05.20.01.07
Processo de Delegação de
Competência para
Ordenadores de Despesas

até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

05.20.01.08
Processo de Auxílio Material

até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

05.20.01.20
Contas sobre serviços básicos

até
aprovação
das contas

2 anos

CPAD

X

45


05.60 Balanços.
Balancetes.
Conciliações

05.70 Tomada
de Contas.
Prestação de
Contas

05.60.01 Balanço
Anual

05.70.01 Tomada
de Contas

http://www.al.rs.gov.br/legis

05.20.01.21
Mapa do Fluxo de Caixa
Mensal

até
aprovação
das contas

10 anos

CPAD

X

05.60.01.01
Processo de Conciliação
Contábil e Patrimonial de
Bens

Enquanto
ativos os
saldos de
contas

5 anos após a
baixa das
contas

CPAD

05.60.01.02
Processo de Conciliação
Bancária

2 anos

5 anos após
aprovação
TCE/RS

CPAD

X

05.70.01.01
Processo de Prestação de
Contas de Adiantamento de
Numerário

até
aprovação

10 anos

Res.
14/CONARQ

X

05.70.01.02
Processo sobre Pendências
financeiras – Regularização
do Exercício

até
aprovação
das contas

20 anos

CPAD

X

05.70.01.03
Processo sobre Contas de
Gestão

5 anos

5 anos

CPAD

X

05.70.01.04
Processo relativo à Auditorias
e Pareceres relativos à
Prestação de Contas

5 anos

5 anos

CPAD

X

X

Com base na TTD/ALMG

Verificar
pendências
judiciais. Em caso positivo,
aguardar
na
Fase
Intermediária até 2 anos
após Trânsito em Julgado.
Com base na TTD/ALMG

das contas
Inclusive pareceres.
Tomadas de Contas referemse aos administradores e
demais responsáveis da
Administração Direta e as
Prestações de Contas, aos
dirigentes das entidades da
Administração Indireta. Para
efeitos de amostragem da
administração, alguns
processos podem ficar no
arquivo permanente
Inclui a prestação de
contas de gestão com
relatório

46


05.70.02
Prestação de
Contas

05.80 Tributos

05.90 Outros
assuntos
referentes a
Orçamento e
Finanças

05.80.01 Impostos
e Taxas

05.90.01 Sistema
de Cotas

FUNÇÃO

http://www.al.rs.gov.br/legis

05.70.01.05
Processo de Restos a Pagar

até
aprovação
das contas

12 anos

CPAD

X

Com base na TTD do STF

05.70.02.01
Processo de Prestação de
Contas de Auxílio Financeiro

até
aprovação
das contas

10 anos

Res.
14/CONARQ

X

05.70.02.02
Processo referente a
Declaração de Débitos e
Créditos Tributários (DCTF)

até
aprovação
das contas

5 anos

CPAD

X

Conforme Código
Tributário Nacional (arts.
173/174)

05.70.02.03
Processo relativo ao
Encerramento do Exercício

5 anos

5 anos

CPAD

X

Datas-limite para o ano
do exercício financeiro

05.80.01.01
Processo referente ao
Pagamento de Impostos e
Taxas

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

05.80.01.02
Processo referente ao
pagamento de tributos

até
aprovação
das contas

5 anos

CPAD

X

05.90.01.01
Processo relativo a inclusão
no Sistema de Cotas

até
aprovação
das contas

5 anos

CPAD

X

05.90.01.02
Processo de Alteração de
Dados no Sistema de Cotas

até
aprovação
das contas

5 anos

CPAD

X

Inclui Taxa de
Fiscalização de
Funcionamento (TFF),
Contribuição para o
Fomento da
Radiodifusão (CFRP) do
Ministério das
Comunicações

06 GESTÃO E PRESERVAÇÃO DE ARQUIVOS, BIBLIOTECA E MEMORIAL

47


Destinação Final
Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)

Subfunção

Série

Tipo Documental

06.01
Publicações
Oficiais e

06.01.01 Diário
Oficial da AL

06.01.01.01
Processo de Publicações no
Diário Oficial

até
aprovação
das contas

06.01.01.20
Diário Oficial da Assembleia
Legislativa (DOAL)

5 anos

CPAD

06.01.02.02
Processo de Solicitação de
Degravações Taquigráficas

1 ano

CPAD

X

Arquivar o arquivo
degravado junto à sonora
original.

06.01.02.20
Normas Técnicas e Manuais

Enquanto
vigorar

CPAD

X

Documentos referentes aos
procedimentos técnicos
adotados para implantação
da gestão de documentos e
informação.
Recolher exemplar único
para guarda permanente.

Documentação
Técnica

06.01.02
Documentação
Técnica

Arquivo
Intermediário

Base
normativa

5 anos

Res.
14/CONARQ

Arquivo
Permanente Informativo

Arquivo
Corrente

5 anos

Memorial
- histórico

Observações

X

X

Lei Estadual 12.846, de
26.11.2007 (art. 6º, par.
Único)

Com base na TTD/ALMG
06.10 Produção
Editorial

06.10.01
Impressos de
Publicações

06.10.01.01
Processo de Confecção de
Impressos de Publicações

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Cópia dos impressos deverá
ser desentranhada do
processo, e ficará sob
guarda da Divisão de
Biblioteca

06.20 Gestão de
Biblioteca

06.20.01
Aquisição de
Material

06.20.01.01
Processo referente à Compra
de Material Bibliográfico

até
aprovação
das contas

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

inclusive assinaturas de
periódicos

http://www.al.rs.gov.br/legis

48


Bibliográfico

06.30 Gestão de
Documentos e
Sistema de

06.21.01.02
Processo referente à Doação
de Material Bibliográfico

4 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

06.20.02
Inventário de
Material
Bibliográfico

06.20.02.01
Processo de Inventário de
Acervo

até
aprovação
das contas

5

Res.
14/CONARQ

X

06.30.01
Planejamento e
Gestão

06.30.01.01
Relatório de Estatística Anual

5 anos

5 anos

CPAD

X

Arquivos

X

Recolher exemplar único
Com base na TTD/ALMG

06.30.01.02
Relatório de Atividades

5 anos

5 anos

CPAD

X

Recolher exemplar único
Com base na TTD/ALMG

06.30.01.03
Política Institucional de
Gestão de Documentos

5 anos

5 anos

CPAD

X

06.30.02
Diagnóstico.
Estudos de fluxo
de atividades

06.30.02.01
Diagnóstico situacional

5 anos

5 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

06.30.02.02
Estudos exploratórios de
fluxos de atividades

5 anos

5 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

06.30.03
Protocolo:
Recepção,
Tramitação e
Expedição de
Documentos

06.30.03.01
Processo de Solicitação de
Cópias de Processos e
Documentos

2 anos

06.30.03.20
Documentos de
movimentação de processos

Até o
retorno do
documento
ao depósito

06.30.03.21
Memorando

1 ano

http://www.al.rs.gov.br/legis

Res.
14/CONARQ

X

5 anos

CPAD

X

1 ano

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

49


06.30.04
Classificação e
Destinação de
Documentos
Arquivísticos

06.30.05 Arquivo
Permanente

06.30.04.01
Processo de Avaliação
Documental

5 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

06.30.04.02
Plano de Classificação e
Tabela de Temporalidade

Enquanto
vigorar

*

Res.
14/CONARQ

X

06.30.04.03
Termos, Listagens e Editais
de Eliminação

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

06.30.05.01
Processo de Recolhimento de
acervo ao Arquivo
Permanente

5 anos

5 anos

CPAD

06.30.05.20
Termo de Recolhimento

5 anos

5 anos

CPAD

* O prazo total de guarda
do documento é de 100
anos, devendo o órgão
permanecer com um
exemplar por igual
período. Um outro
exemplar deverá compor o
conjunto documental
NORMAS E MANUAIS do
subgrupo 06.01.02.01,
seguindo a temporalidade
e destinação previstas para o
mesmo.

X

X

Para acervos permanentes
históricos os Termos de
recolhimento ficam no
Memorial do Legislativo
Com base na TTD/ALMG

FUNÇÃO

http://www.al.rs.gov.br/legis

06.30.05.21
Plano de Arranjo e descrição
do acervo permanente

Até a
conclusão
do arranjo

5 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

06.30.05.22
Instrumentos de Pesquisa

Até a
finalização
do
instrumento

5 anos

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

07 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

50


Destinação Final
Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)
Arquivo
Corrente

Subfunção

Série

Tipo Documental

07.01
Documentaçã
o de TI

07.01.01
Projetos,
Programas,
Manuais,
Relatórios,
Termos e
Normas Técnicas

07.01.01.01
Processo com Projetos
Básicos, Planos e
Programas de
Informatização

5 anos

07.01.01.02
Processo sobre Relatório de
Atividades de TI

5 anos

07.01.01.20
Manuais Técnicos

vigência

07.01.01.21
Normas Técnicas

http://www.al.rs.gov.br/legis

Arquivo
Intermediário

Arquivo
Permanente Informativo

Base
normativa
CPAD

X

Memorial
- histórico

Observações
Inclui processos
administrativos.
Classificar o Plano
Diretor de TI em
00.01.03.02

CPAD

X

5 anos

CPAD

X

vigência

5 anos

CPAD

X

07.20.01.22
Termo de Compromisso de
Utilização dos Recursos de TI

Enquanto
servidor
ativo

5 anos

CPAD

X

07.20.01.23
Termo de Guarda, Uso e
Responsabilidade dos
Recursos de Telefonia Celular

Enquanto
servidor
ativo

5 anos

CPAD

X

07.20.01.24
Termo de Responsabilidade
por Uso de senha para
desbloqueio de ramais
telefônicos

Enquanto
servidor
ativo

5 anos

CPAD

X

Uma cópia do
relatório deverá ser
guardada no arquivo
permanente

RSM 3145 e RSM 839

RSM 783

RSM 783

51


07.20.01.25
Termo de Confidencialidade
Fornecedor

Enquanto
servidor
ativo

5 anos

CPAD

X

O avaliador poderá optar por
realizar microfilmagem

07.20.01.26
Termo de Aceite Gestor do
Sistema

Enquanto
servidor
ativo

5 anos

CPAD

X

O avaliador poderá optar por
realizar microfilmagem

X

Classificar em Prestação
de Serviços Contínuos
03.36.01.02

07.20
Infraestrutura de
TI

07.20.01
Assistência
Técnica. Suporte
de TI

07.20.01.01
Processo de Prestação de
Serviços de Suporte Técnico
de TI

Até
aprovação

10 anos

CPAD

07.30 Sistemas
de Informação
(SI)

07.30.01
Desenvolvimento
e Administração
de SI

07.30.01.01
Processo de Aquisição de
Licenciamento Perpétuo

5 anos

5 anos

CPAD

07.30.01.02
Processo de Aquisição de
Licenças e Desenvolvimento
de Aplicativos/Sistemas

Enquanto
estiver
vigente

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

X

Inclui Orçamentos e
Renovações que tiveram
os seus processos
aprovados
Não inclui neste código as
licenças perpétuas, os
processos classificar em
07.30.01.01

07.30.02
Desenvolvimento
e Gestão de Sítios,
Portais e Intranets
(Rede)

http://www.al.rs.gov.br/legis

07.30.01.20
Código-fonte do Sistema

Enquanto
estiver em
ambiente
produção

20 anos

CPAD

X

07.30.02.01
Processo de desenvolvimento
de sítios e intranets

4 anos após
a avaliação
de sítios

CPAD

X

07.30.02.20
Documentos Técnicos de
Especificação funcional dos
requisitos

4 anos após
a avaliação
de sítios

CPAD

X

Com base na TTD/ALMG

Inclui Serviços em Rede

52


07.40 Segurança
da Informação

07.40.01 Gestão
da Segurança da
Informação

07.40.01.01
Processo que envolve
Políticas e Programas de
Segurança da Informação

Enquanto
estiver
vigente

8 anos

CPAD

07.40.01.20
Políticas de SI

Enquanto
estiver
vigente

8 anos

CPAD

X

X

Normas, procedimentos e
instruções de trabalho

Com base na TTD/ALMG

07.90 Outros
assuntos
referentes à TI

07.40.02 Gestão
de Incidentes de
Segurança da
Informação

07.40.02.20
Relatório de Incidentes de SI

Enquanto
estiver
vigente

8 anos

CPAD

07.40.03 Gestão
de Continuidade
de Negócios

07.40.03.20
Plano de Continuidade de
Negócios

Enquanto
estiver
vigente

8 anos

CPAD

X

07.40.04 Gestão
da Recuperação
de Desastre

07.40.04.20
Plano de Recuperação de
Desastre

Vigência do
certificado

8 anos

CPAD

X

07.40.04.21
Política de Backup

Vigência do
certificado

8 anos

CPAD

X

07.90.01.01
Processos de Pedidos ao TI

1 ano

5 anos

CPAD

X

07.90.01
Relacionamento
com Cliente

FUNÇÃO

X

Com base na TTD/ALMG

Com base na TTD/ALMG

09 ÁREA JURÍDICA
Destinação Final
Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)

http://www.al.rs.gov.br/legis

53


Subfunção

Série

Tipo Documental

09.01
Informações e
Pareceres

09.01.01
Pareceres.
Promoções

09.01.01.01
Processo de Solicitação de
Parecer à Procuradoria

Arquivo
Corrente

Arquivo
Intermediário

Base
normativa

5 anos

5 anos

CPAD

09.10.01 Ações
Judiciais/Laudos e
Pareceres
Técnicos

FUNÇÃO

Memorial
- histórico

Observações

X

CPAD

09.01.01.10
Pareceres/Promoções emitidos
pela Procuradoria

09.10 Ações
Judiciais

Arquivo
Permanente Informativo

X

09.10.01.01
Processo referente ao
acompanhamento de Ações
Judiciais

Até
transitado
em julgado

10 anos

CPAD

X

09.10.01.02
Processo relativo aos
apontamentos do TCE/RS

Até
transitado
em julgado

10 anos

CPAD

X

09.10.01.20
Processo referente à emissão
de Laudos e Pareceres
Técnicos Externos

5 anos

95 anos

CPAD

09.10.01.30
Processo referente à
solicitação de cópias de
documentos probatórios

5 anos

5 anos

CPAD

Os Pareceres e Promoções
que não são incorporados a
processos, emitidos pela
Procuradoria, devem
obedecer à numeração
própria interna do
documento e sua cronologia.
Inclui processos trabalhistas

X

Inclui processos de
notificações, laudos, perícias

X

90 ASSUNTOS PERIFÉRICOS À ADMINISTRAÇÃO
Destinação Final
Eliminação

Guarda Permanente

Prazos de Guarda (anos)

http://www.al.rs.gov.br/legis

54


Subfunção

Série

Tipo Documental

Arquivo
Corrente

90.01

90.01.01

90.01.01.02

5 anos

Solenidades.
Comemorações.
Homenagens

Programação e
Gestão do Evento
de Solenidades e
comemorações

Processo referente à Execução
de Solenidades,
Comemorações ou
Homenagens

90.02
Congressos.
Conferências.
Seminários.
Simpósios.
Encontros.
Convenções.
Ciclo de
Palestras. Mesas
Redondas.
Workshops

90.02.01
Programação e
Gestão do Evento
Seminários, etc.

90.03 Feiras.
Salões.
Exposições.
Mostras. Festas

90.03.01
Programação e
Gestão do Evento
Exposições, etc.

http://www.al.rs.gov.br/legis

Arquivo
Intermediário

Base
normativa

5 anos

Res.

Arquivo
Permanente Informativo

Memorial
- histórico
X

14/CONARQ

90.01.01.03
Processo referente à
Concessão de Medalhas,
Prêmios da Assembleia
Legislativa

5 anos

90.02.01.01
Processo referente à
Solicitação de Conferências.
Seminários. Simpósios.
Encontros. Convenções. Ciclo
de Palestras. Mesas Redondas.
Workshops

1 ano

90.02.01.02
Processo referente à Execução
de Conferências. Seminários.
Simpósios. Encontros.
Convenções. Ciclo de
Palestras. Mesas Redondas.
Workshops

5 anos

90.03.01.01
Processo referente à
Solicitação de Salões.
Exposições. Mostras. Festas

1 ano

90.03.01.02
Processo referente à Execução
de Salões. Exposições.
Mostras. Festas

5 anos

5 anos

5 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

Observações
Inclui o planejamento,
programação,
discursos, palestras e
trabalhos apresentados por
servidores (Divisão de
Biblioteca)

X

Res.
14/CONARQ

X

Res.
14/CONARQ

X

Res.
14/CONARQ

X

Res.
14/CONARQ

X

Inclui o planejamento,
programação, discursos,
palestras e trabalhos
apresentados por servidores
(Divisão de Biblioteca)

Inclui o planejamento,
programação, discursos,
palestras e trabalhos
apresentados por servidores
(Divisão de Biblioteca)

55


90.04 Concursos
Artísticos e

90.04.01
Programação e

90.04.01.01
Processo referente à

Projetos
Culturais e
Institucionais

Gestão do
Concurso e
Projetos

Solicitação de Concursos
Artísticos e Projetos Culturais
e Institucionais
90.04.01.02
Processo referente à Execução

1 ano

5 anos

5 anos

Res.
14/CONARQ

X

Res.

X

14/CONARQ

de Concursos Artísticos e
Projetos Culturais e
Institucionais

Inclui o planejamento,
normas, editais,
habilitação dos candidatos,
julgamento
da banca, trabalhos
concorrentes,
premiação e recursos

FIM DO DOCUMENTO

http://www.al.rs.gov.br/legis

56