




















































RESOLUÇÃO Nº 005, DE 30 DE SETEMBRO DE 2021




RESOLUÇÃO Nº 005, DE 30 DE SETEMBRO DE 2021

Procedência: Mesa
Natureza: PRS/0006.7/2021
DA: 7.946, de 30/09/2021
Fonte: ALESC/GCAN.

Dispõe sobre a Política de Gestão de Documentos da Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina e estabelece outras providências.
 O PRESIDENTE DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SANTA CATARINA, usando da prerrogativa outorgada pelo art. 65, inciso VI, alínea “k”, do Regimento Interno,


DECRETA:


Art. 1º Esta Resolução dispõe sobre a Política de Gestão de Documentos da Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina (Alesc).


Art. 2º A Política de Gestão de Documentos objetiva estabelecer os princípios e as diretrizes para a preservação de documentos provenientes da Alesc e de origem privada de interesse público e social, visando à gestão, à preservação e o acesso aos documentos arquivísticos.


Art. 3º Para os fins do disposto nesta Resolução considera-se:
I – arquivo: conjunto de documentos de qualquer natureza produzidos e recebidos por pessoa natural ou jurídica, qualquer que seja o suporte da informação;
II – classificação de documentos: sequência de operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo, relacionando-os à classe, subclasse e grupo responsável por sua produção e acumulação;
III – custódia: responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade;
IV – desentranhamento: retirada de folhas e/ou documentos de um processo de forma definitiva, mediante justificativa documentada;
V – digitalização: conversão de um documento físico em um documento digital;
VI – documento arquivístico: documento produzido, elaborado ou recebido, no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade e retido para ação ou referência;
VII – documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável, por meio de sistema computacional, classificado como:
a) documento nato-digital: documento produzido originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado: documento eletrônico obtido pela conversão de documento originariamente físico, gerado por fiel representação em código digital;
VIII – documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, suporte ou natureza;
IX – fase corrente: aqueles em curso ou que se conservam junto às unidades administrativas produtoras em razão de sua vigência de seu uso para fins administrativos, legais e fiscais, e, da frequência com que são, por elas, consultados;
X – fase intermediária: conjunto de documentos que não são de uso corrente ou consultados com frequência pelas unidades administrativas produtoras, mantêm valores prescricionais e precaucionais e, por essa razão, aguardam destinação, até que possam ser eliminados ou recolhidos para guarda permanente;
XI – guarda permanente: conjunto de documentos com valor histórico, comprobatório e/ou informativo, que devem ser definitivamente preservados; 
XII – integridade: estado dos documentos que se encontram completos e que não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada;
XIII – preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo acesso e interpretação dos documentos digitais pelo tempo que for necessário;
XIV – preservação física: aplicação de medidas e procedimentos tendentes a prevenir a degradação física dos documentos e a garantir sua segurança contra acidentes e intrusões;
XV – processo eletrônico: conjunto de entradas, saídas e movimentações de documentos digitais, em tramitação ou arquivados no banco de dados da Alesc, com identificação única, disponibilizados por meio eletrônico;
XVI – produtor: pessoa física ou jurídica que produz, recebe ou acumula documentos arquivísticos em função de seu mandato, missão, funções ou atividades;
XVII – repositório arquivístico digital: repositório digital que armazena e gerencia documentos arquivísticos, nas fases corrente e intermediária e na guarda permanente;
XVIII – repositório digital: plataforma tecnológica que apoia o gerenciamento dos materiais digitais, pelo tempo que for necessário, e é formado por elementos de hardware, software e metadados, bem como por uma infraestrutura organizacional e procedimentos normativos e técnicos; e
XIX – unidade administrativa: compreende todos os setores administrativos e gabinetes parlamentares da Alesc.


CAPÍTULO I
DA POLÍTICA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS


Art. 4º A Coordenadoria de Documentação (CDOC) é a unidade administrativa responsável pela proposição e coordenação das ações destinadas à estruturação, à implementação e ao acompanhamento da execução da Política de Gestão de Documentos.
Parágrafo único. À Comissão de Avaliação de Documentos (CAD), instituída por meio do art. 35, compete, sem prejuízo das demais atribuições, auxiliar a CDOC na gestão de documentos da Casa.


Art. 5º A Política de Gestão de Documentos estabelecerá os procedimentos e operações técnicas relativas à produção, à classificação, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.
Parágrafo único. A gestão de documentos da Alesc é composta:
I – na fase corrente pelos arquivos das unidades administrativas; e
II – na fase intermediária e guarda permanente pelos arquivos da Coordenadoria de Documentação e Gerência do Centro de Memória.


Art. 6º Compete às unidades administrativas responsáveis pelo arquivo corrente da Alesc:
I – alocar os recursos humanos e materiais necessários à execução dos procedimentos descritos nesta Resolução;
II – utilizar papel alcalino e evitar o uso de papel reciclado para os documentos de guarda permanente;
III – manter o acervo organizado;
IV – selecionar periodicamente os documentos que pretende transferir ou enviar para recolhimento, observando o disposto na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;
V – manter higienizado o acervo; e
VI – acondicionar os documentos em embalagens apropriadas, conforme art. 32.


Art. 7º Compete à CDOC, com o apoio da Gerência do Centro de Memória, além do disposto nos incisos do art. 6º:
I – supervisionar as atividades desenvolvidas pela CAD;
II – receber, analisar e encaminhar as solicitações de atualização do código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos à Mesa;
III – assessorar as unidades administrativas acerca da gestão de documentos, em todas as suas etapas, incluindo a eliminação; e
IV – realizar a eliminação de documentos.


CAPÍTULO II
DO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO E 
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS


Art. 8º Fica instituído o Código de Classificação de Documentos (CCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), como instrumentos básicos da gestão de documentos legislativos e administrativos produzidos, recebidos e acumulados pela Alesc no exercício de suas funções e atividades. 
Parágrafo único. O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos foram unificados no Anexo I.


Art. 9º O CCD é um instrumento utilizado para classificar os documentos produzidos pelas unidades administrativas da Alesc no desempenho de suas funções e atividades, e identificar o conteúdo destes documentos.
Parágrafo único. A classificação objetiva agrupar os documentos sob mesma função, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.


Art. 10. O CCD da Alesc foi elaborado em consonância com a Portaria nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), na qual estabelece o sistema decimal, classificado em classes, subclasses, grupos e subgrupos:
I – classe: conjunto de atividades exercidas pela Alesc para a consecução de seus objetivos;
II – subclasse: agrupamento de atividades afins por classe;
III – grupo: ação ou serviço decorrente do exercício de uma classe; e
IV – subgrupo: agrupamento de atividades afins por grupo.
§ 1º As classes são subdivididas em subclasses e identificadas por meio de códigos, na Alesc estão assim estruturadas:
a) 000 – administração geral:
1. 010 – organização e funcionamento;
2. 020 – gestão de pessoas;
3. 030 – gestão de materiais, patrimônio e serviços;
4. 040 – gestão de bens patrimoniais e de serviços;
5. 050 – gestão orçamentária e financeira;
6. 060 – gestão da documentação e da informação; 
7. 070 – gestão dos serviços postais e de telecomunicações;
8. 080 – pessoal militar; e
9. 090 – vaga;
b) 100 – administração do processo legislativo:
1. 110 – direção dos trabalhos legislativos;
2. 120 – organização e funcionamento do Plenário;
3. 130 – organização e funcionamento das comissões, frentes e fóruns parlamentares; 
4. 140 – apresentação, instrução e análise de matérias e projetos;
5. 150 – fiscalização, controle e investigação parlamentar;
6. 160 – atuação parlamentar;
7. 170 – regime disciplinar parlamentar;
8. 180 – representação institucional em órgãos externos; e 
9. 190 – movimentação e estrutura política partidária;
c) 900 – administração de atividades acessórias:
1. 910 – gestão de eventos;
2. 920 – promoção de visitas; e
3. 930 – formação legislativa, política e cidadã.
§ 2º Os grupos e subgrupos foram subdivididos a partir das subclasses em conformidade ao sistema decimal, conforme Anexo I.


Art. 11. A TTDD indica, a partir das classes, os prazos de guarda em todas as suas fases e a destinação dos documentos de acordo com o valor documental estabelecido em leis e atos normativos regulamentadores. 
Parágrafo único. O prazo de guarda indica o tempo de permanência dos documentos nas fases corrente e intermediária nas unidades administrativas.


Art. 12. Caberá às unidades administrativas comunicar à CAD a eventual existência de outros documentos de arquivo produzidos e não indicados no CCD e na TTDD.
Parágrafo único. A comunicação deverá ser acompanhada de proposta estruturada de acordo com o Anexo I, com a indicação de prazo de guarda e destinação, sendo devidamente documentada e justificada.


Art. 13. A atualização do CCD e TTDD será analisada a partir da proposta apresentada pela CAD, em conformidade ao inciso II do art. 7º e ao inciso III do art. 39.


CAPÍTULO III
DA ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS


Art. 14. O processo de eliminação de documentos, no âmbito da Alesc, dar-se-á em observância ao art. 9º da Lei nacional nº 8.159, de 28 de janeiro de 1991, Lei nacional nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, Lei nacional nº 12.682, de 9 de julho de 2012, Lei nº 9.747, de 26 de novembro de 1994, Decreto federal nº 10.278 de 18 de março de 2020, e na Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, e na Resolução nº 44, de 14 de fevereiro de 2020, do Conselho Nacional de Arquivologia (Conarq).


Art. 15. A eliminação de documentos na Alesc é decorrente do trabalho de avaliação documental conduzido pela CAD e deverá ser executada de acordo com os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.
§ 1º A CDOC é a unidade administrativa da Alesc responsável pela eliminação de documentos.
§ 2º Os dados informados nos documentos descritos nesta Resolução são de inteira responsabilidade das unidades administrativas que os preencher.
§ 3º Os documentos que compõem o processo eletrônico de eliminação de documentos são:
I – Listagem de Eliminação de Documentos;
II – documento de aprovação da listagem de eliminação emitido pela CAD;
III – minuta do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos;
IV – Edital de Ciência de Eliminação de Documentos publicado;
V – minuta do Termo de Eliminação de Documentos;
VI – Termo de Eliminação de Documentos publicado; e
VII – relatório que registra as atividades e os procedimentos de fragmentação dos documentos eliminados.


Art. 16. A CAD é a unidade administrativa responsável por analisar as informações técnicas contidas na Listagem de Eliminação de Documentos de acordo com o Anexo II.
§ 1º Após análise da Listagem de Eliminação, e se cumpridos os requisitos estabelecidos nesta Resolução, a CAD deverá elaborar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos em conformidade ao Anexo III.
§ 2º O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos será encaminhado pela CAD para a publicação no Diário Oficial Eletrônico da Alesc visando dar publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos constantes da Listagem de Eliminação de Documentos, consignando o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem, às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de documentos dos processos.


Art. 17. Decorrido o prazo estipulado no § 2º do art. 16, a CAD enviará o processo eletrônico para a CDOC que procederá à eliminação dos documentos constantes do Edital com a ciência das Diretorias Geral e Legislativa.


Art. 18. Efetivada a eliminação a CDOC deverá elaborar o Termo de Eliminação de Documentos, Anexo IV, com o registro das informações relativas à eliminação.
Parágrafo único. Ao Termo de Eliminação será dado à publicidade por meio do Diário Oficial Eletrônico da Alesc.


Art. 19. Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem na TTDD da Alesc será realizada mediante justificativa fundamentada e documentada, em processo eletrônico, remetido à CAD, observado o trâmite do processo de eliminação de documentos, art. 15, e autorizada expressamente pela CDOC.


Art. 20. A CDOC comunicará à unidade administrativa responsável pelos documentos o vencimento do prazo de guarda, na fase intermediária, dos acervos transferidos para sua custódia, para que seja providenciada a eliminação, quando esta for prevista na TTDD.


Art. 21. Os documentos autuados no SEI poderão ser eliminados, desde que observado o valor documental, em consonância aos arts. 20 e 22 do Ato da Mesa nº 230, de 26 de maio de 2021, após o processo de digitalização baseado na técnica e nos requisitos do Decreto federal nº 10.278, de 2020, e normatizados na Instrução Normativa nº 001, de 28 de maio de 2021 da Alesc.
Parágrafo único. É recomendada a precaução na eliminação de documentos originais autuados no SEI, que possam provocar riscos ou insegurança jurídica à Alesc, por serem comprobatórios de atos jurídicos e administrativos de maior relevância, mesmo que não sejam destinados à guarda permanente.


Art. 22. O ato de eliminação de documentos públicos que estejam em suporte físico será efetuado por meio de fragmentação manual ou mecânica ou incineração, com a supervisão de um dos membros da CAD, obrigatoriamente.
§ 1º As aparas dos documentos poderão ser doados ou vendidos.
§ 2º O valor obtido com a venda das aparas deverá ser recolhido junto à Diretoria Financeira, que será registrada como recurso patrimonial primário – fonte 260.
§ 3º Em nenhuma hipótese será permitida a doação de documentos públicos na íntegra.


Art. 23. Os documentos digitais poderão ser eliminados em observância a TTDD e por intermédio de operacionalização de sistema informatizado de gestão de documentos adotado pela Alesc.
Parágrafo único. A eliminação de documentos digitais deverá ser normatizada em Ato da Mesa específico.


Art. 24. Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a digitalização ou qualquer outra forma de reprodução.


CAPÍTULO IV
DA TRANSFERÊNCIA E DO RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS


Art. 25. Os documentos produzidos ou recebidos pela Alesc, decorridos os prazos de guarda nas unidades administrativas, serão transferidos ou recolhidos aos arquivos da CDOC para fase intermediária e guarda permanente, respectivamente, em consonância aos prazos estabelecidos na TTDD.


Art. 26. A transferência e o recolhimento de documentos arquivísticos no âmbito da Alesc deverão ser realizados com base nos procedimentos definidos nesta Resolução.
§ 1º Os documentos de guarda permanente serão avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita a identificação, o acesso e o controle.
§ 2º A transferência ou o recolhimento de documentos aos arquivos da CDOC compõe-se das seguintes etapas: 
I – comunicar à CDOC da necessidade de transferir ou enviar para recolhimento os documentos, indicando servidor para o processo e solicitando orientação técnica, se necessário;
II – elaborar a Listagem Descritiva de Documentos que pretende transferir ou enviar para recolhimento na CDOC, conforme Anexo V;
III – elaborar o Termo de Transferência, Anexo VI, ou o Termo de Recolhimento, Anexo VII, de documentos; e
IV – providenciar a entrega dos documentos nos arquivos indicados pela CDOC, adotando meios de transporte e procedimentos seguros para garantir a integridade do acervo.


Art. 27. Os documentos transferidos cuja destinação final seja a guarda permanente serão automaticamente recolhidos pela Gerência do Centro de Memória depois de cumprido o prazo de guarda da fase intermediária previsto na TTDD.
Parágrafo único. A CDOC oficializará o recolhimento dos documentos a que se refere o caput por meio da lavratura de Termo de Recolhimento, dando ciência do ato à unidade administrativa responsável pelos documentos.


Art. 28. Os documentos produzidos em função dos processos de transferência ou de recolhimento são considerados de guarda permanente e ficarão sob a custódia da CDOC.


Seção I
Da Organização, Higienização e Acondicionamento dos Documentos


Art. 29. As unidades administrativas responsáveis pelos documentos deverão prover e zelar pela sua organização, higienização e seu acondicionamento.


Art. 30. A organização dos documentos deverá observar o CCD.
§ 1º Os documentos deverão ser organizados em classes, subclasses, grupos e subgrupos, sendo estes identificados com os códigos correspondentes da classificação e ordenados, adotando-se métodos específicos a sua natureza, que são: 
I – alfabético; 
II – geográfico; 
III – numérico;
IV – ideográfico; e/ou 
V – padronizados. 
§ 2º A ordenação dos documentos tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros.
§ 3º O documento deve ser organizado e distribuído em volumes de processo contendo, no máximo, 200 páginas (folhas), abrindo, sempre que possível, novo volume. 
§ 4º Todas as folhas dos documentos devem ser numeradas e rubricadas. 


Art. 31. A higienização dos documentos consiste na análise do documento a fim de:
I – retirar ligas de borracha, bailarina de metal, grampos e clipes metálicos, os quais devem ser substituídos por fixadores de plásticos, com uma perfuração uniforme e adequada;
II – desdobrar os documentos que tiverem dobrados, tendo o cuidado para não os rasgar;
III – substituir as folhas de fax e/ou papel termossensível por cópias autenticadas;
IV – evitar o uso de fita plástica adesiva nas folhas dos documentos. A fita plástica adesiva deve ser substituída por cola adesiva de pH neutro, e a colagem deve ser feita com tiras de papel branco, no verso do documento, para não prejudicar a leitura.


Art. 32. O acondicionamento dos documentos deverá observar os procedimentos de organização e higienização.
I – verificar a existência de documentos que tratam da mesma classe, dispondo-os em ordem cronológica decrescente, sendo os documentos com data mais recente em primeiro lugar e assim ordenadamente. Agrupando sempre os documentos do mesmo código;
II – ordenar os documentos que não possuem a mesma classe, conforme a ordem estabelecida, formando dossiês, e, verificando a existência de cópias e as eliminando se não causarem dano jurídico ou administrativo à Alesc;
III – adequar os documentos que tenham o tamanho diverso ao A4, por exemplo, mapas e plantas, em embalagens apropriadas, observando as boas práticas;
IV – acomodar os documentos filmográficos, sonoros, cartográficos, micrográficos e informáticos em estojos ou caixas de material inerte e sem acidez;
V – reunir os documentos em caixas-arquivos, na composição e tamanho estabelecidos pela CDOC. As caixas poderão ter um número ilimitado de pastas, entretanto não acondicionar documentos acima da capacidade da caixa;
VI – etiquetar as caixas com o nome do setor, o tipo documental e informações suficientes para posterior recuperação, conforme modelo de etiqueta a ser disponibilizado pela CDOC; e
VII – conter em cada caixa uma cópia da lista detalhada de processos e suas informações para conferência. 


Seção II
Da consulta dos documentos transferidos e recolhidos


Art. 33. Na fase intermediária, é assegurado à unidade administrativa produtora responsável pelos documentos o acesso e a consulta à documentação, inclusive sob a forma de empréstimo ou reprodução, bem como o desarquivamento de documentos, por meio de solicitação formal à CDOC.
Parágrafo único. O acesso e a consulta à documentação restrita e sigilosa são disciplinados em ato próprio.


Art. 34. Na guarda permanente, caberá à CDOC facultar o acesso e a consulta bem como promover a divulgação dos documentos, observada a legislação pertinente, conforme estabelecido em Termo de Recolhimento.
§ 1º Os documentos permanentes constituem patrimônio arquivístico da Alesc, são inalienáveis e sua guarda é obrigatória e imprescritível.
§ 2º As consultas aos documentos originais de guarda permanente deverão ser feitas nas dependências da CDOC e da Gerência do Centro de Memória, sendo vedado o empréstimo, salvo nos casos previstos em lei ou em ato próprio.
§ 3º A CDOC em conjunto com a Gerência do Centro de Memória providenciarão meios para difundir a informação e os documentos do Parlamento catarinense.


CAPÍTULO V
DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


Art. 35. Fica instituída a Comissão de Avaliação de Documentos (CAD), vinculada à Coordenadoria de Documentação, com os objetivos de: 
I – cooperar com a CDOC nas ações destinadas à estruturação, à implementação e ao acompanhamento da execução da Política de Gestão de Documentos da Alesc;
II – elaborar e aperfeiçoar os métodos e os instrumentos de gestão de documentos; e
III – atuar como unidade administrativa propositiva, consultiva e deliberativa para o estabelecimento de diretrizes relativas à implantação e operacionalização de sistema eletrônico de informações e repositórios.


Art. 36. A CAD será composta por servidores do quadro da Alesc, constituída por:
I – 1 (um) representante da Diretoria Administrativa;
II – 1 (um) representante da Diretoria Financeira;
III – 1 (um) representante da Diretoria de Recursos Humanos;
IV – 2 (dois) representantes da Diretoria Legislativa, sendo 1 (um) da Coordenadoria de Documentação. 
§ 1º A Comissão será presidida por representante da Coordenadoria de Documentação indicado(a) pelo(a) coordenador(a) da CDOC.
§ 2º A CAD poderá solicitar apoio técnico e especializado, quando julgar necessário, a fim de evitar imbróglios jurídicos e administrativos para a Alesc.
§ 3º Servidores(as) e colaboradores(as) das unidades administrativas poderão ser convidados(as) para participar das reuniões da CAD, a critério de seu/sua presidente, em acordo com (a) coordenador(a) da CDOC.


Art. 37. As designações dos integrantes e presidente da CAD dar-se-ão por Ato da Mesa.


Art. 38. As reuniões da CAD serão convocadas pelo(a) seu/sua presidente, sempre que julgar necessário, observando-se o mínimo de uma reunião por Sessão Legislativa.


Art. 39. À CAD compete:
I – desenvolver, validar, implementar e atualizar a Política de Gestão de Documentos, com vistas a estruturação, padronização de boas práticas e procedimentos técnicos que garantam a adequada gestão dos documentos;
II – orientar, por meio da CDOC, as unidades administrativas da Alesc quanto ao processo de análise, avaliação e seleção do conjunto de documentos produzidos e acumulados, bem como a guarda e a destinação, observando os aspectos jurídicos, legais e administrativos;
III – analisar os conjuntos de documentos a fim de definir a sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo, quando necessário, conforme estabelecido em ato específico;
IV – executar, junto com a CDOC, os procedimentos de uso, classificação e desclassificação de informações restritas e de acesso a tais informações, conforme estabelecido em ato específico;
 V – atuar em cooperação com a CDOC no processo de revisão e atualização do CCD e da TTDD, sempre que necessário;
VI – orientar sobre a execução dos procedimentos que envolvem a transferência, reprodução, o recolhimento e a eliminação de documentos;
VII – avaliar e aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos encaminhadas pelas unidades administrativas, conforme art. 16;
VIII – elaborar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, conforme § 1º do art. 16;
IX – supervisionar as eliminações de documentos, conforme estabelecido no art. 22;
X – acompanhar a elaboração do Termo de Eliminação de Documentos pela CDOC;
XI – propor critérios de seleção de amostragem dos documentos em fase de eliminação, quando estes forem valorados pela CAD, bem como aprová-los;
XII – colaborar com a CDOC na parametrização dos processos, documentos e assuntos do SEI, conforme estabelecido no art. 40 do Ato da Mesa nº 230, de 2021; e
XIII – acompanhar a operacionalização do SEI, monitorando o cumprimento das diretrizes relativas à gestão de documentos na implementação de processos eletrônicos.


CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS


Art. 40. A Alesc implementará por meio da CDOC e da Diretoria de Tecnologia e Informações meios que garantam a preservação digital dos documentos arquivísticos, dos microfilmes, bem como sua preservação física.
Parágrafo único. A preservação digital e física dar-se-á por meio de repositórios arquivísticos digitais.


Art. 41. Todos os documentos produzidos pela Alesc serão digitalizados a partir de boas práticas, conforme Instrução Normativa nº 001, de 28 de maio de 2021, mantendo a integridade dos documentos.


Art. 42. A CDOC disponibilizará os documentos constantes nos Anexos desta Resolução em sistemas próprios.


Art. 43. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor e nos termos do art. 25 da Lei nacional nº 8.159, de 1991, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.


Art. 44. Em hipótese nenhuma será permitida a eliminação de documentos, independente do suporte e formato, que não tenham sido preservados o conteúdo informacional, observado o art. 23.


Art. 45. A Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina garantirá acesso aos documentos, nos termos da legislação vigente.


Art. 46. As alterações dos Anexos previstos nesta Resolução serão realizadas por Ato da Mesa, em conformidade à Política de Gestão de Documentos e os procedimentos descritos neste ato, observando-se a metodologia empregada pela CDOC e CAD.


Art. 47. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.


Art. 48. Ficam revogadas a Resolução DP nº 019, de 13 de maio de 1996; a Resolução DP nº 018, de 8 de julho de 1998; a Resolução nº 007, de 13 de setembro de 2005; e, a Resolução nº 005, de 17 de setembro de 2007.


PALÁCIO BARRIGA-VERDE, em Florianópolis, 30 de setembro de 2021.


Deputado MAURO DE NADAL
Presidente


ANEXO I
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS (CDD) E 
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS (TTDD)




Código 
Descritor do código 
Descrição 
Fase Corrente 
Fase Intermediária 
Destinação Final 
Observações 


000
Administração geral
Compreende as ações, a organização e o funcionamento da área administrativa, além do planejamento estratégico e da auditoria.


001 
Relação interinstitucional 
Compreende as formalizações, a execução e o acompanhamento das relações entre a Alesc e outros órgãos e entidades, públicos e privados. 
20 anos 
20 anos 
Guarda permanente 
 


002 
Atendimento ao cidadão 
Compreende o serviço de atendimento ao cidadão, ouvidoria e outros canais de comunicação. 
 
 
 
 


002.1 
Acesso à informação 
Compreende os pedidos de acesso à informação e aos documentos da Alesc e acompanhamento do atendimento ao cidadão, conforme Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. 
 
 
 
Ver código 063.6 (Solicitação de acesso à informação) e 063.7 (Solicitação de acesso a documento sigiloso) 


002.2 
Controle de satisfação do usuário 
Compreende os documentos referentes à pesquisa de satisfação dos usuários dos serviços públicos, tais como: elogios e reclamações recebidos pelas ouvidorias e outros canais de comunicação. 
2 anos 
 
Eliminação 
 


003 
Controle e fiscalização da gestão pública 
Compreende as ações de inspeção, correição, auditagem e controle interno a cargo do gestor, realizadas para verificação dos procedimentos internos. 
 
 
 
Eliminar, após 2 (dois) anos, os documentos cujas informações estejam recapituladas ou consolidadas em outros descritores. 


003.1 
Controle interno. Auditoria interna 
Compreende as ações de controle interno da ALESC e acompanhamento do controle externo.  
5 anos 
9 anos 
Guarda permanente 
  


003.11 
Papéis de trabalho 
Compreende os documentos provenientes do processo de auditoria, contêm as análises realizadas e as evidências produzidas e/ou coletadas pelo controlador. 
5 anos 
9 anos 
Guarda permanente 
  


003.12 
Diligências 
 
5 anos 
9 anos 
Guarda permanente 
  


003.13 
Ações de controle 
 
5 anos 
9 anos 
Guarda permanente 
  


003.2 
Ação preventiva 
Compreende o objetivo principal do controle interno, antes que ações ilícitas, incorretas ou impróprias possam atentar contra os princípios da instituição. 
5 anos 
9 anos 
Guarda permanente 
   


003.3 
Correição 
Compreende as ações de fiscalização das unidades administrativas para verificar o andamento dos serviços prestados e têm por fim fiscalizar a administração da Alesc e verificar a regularidade dos serviços públicos, com a exata aplicação das leis e regulamentos.  
5 anos 
9 anos 
Guarda permanente 
  


004 
Assessoramento jurídico 
Compreende a função da assessoria jurídica da administração de analisar e aprovar as minutas de editais de licitação, bem como dos contratos, acordos, convênios ou ajustes.  
 
 
 
  


004.1 
Orientação técnica e normativa 
Compreende as orientações da Procuradoria, Controladoria ou Consultoria sobre casos concretos vivenciados no dia-a-dia, sobre os quais a Diretoria-Geral da ALESC tem dúvida sobre qual procedimento deverá ser adotado. 
 
 
 
  


004.11 
Uniformização do entendimento jurídico 
 
15 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


004.12 
Análise dos instrumentos administrativos 
 
1 ano 
5 anos 
Eliminação 
 


004.13 
Consulta 
Compreende as consultas realizadas pelas unidades administrativas à Procuradoria e Controladoria-Geral acerca de assuntos jurídicos e administrativos. 
1 ano 
5 anos 
Eliminação 
 


004.2 
Atuação em contencioso 
Compreende os documentos referentes à atuação contenciosa judicial e administrativa, nas hipóteses de contestação, conflito ou litígio, exercido pela Procuradoria. 
 
 
 
  


004.21 
Representação extrajudicial 
 
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


004.22 
Representação judicial 
 
1 ano 
5 anos 
Guarda permanente 
  


005 
Participação em órgãos colegiados 
Compreende a organização e o funcionamento de comissões, conselhos, comitês e grupos de trabalho, criados pela Alesc ou por outros órgãos de deliberação coletiva, que contem com a participação de servidores da Alesc. 
 
 
 
  


005.1 
Criação e atuação 
 
 
 
 
Ver código 007 (Elaboração de atos normativos), formalizada por meio de atos normativos.  


006 
Controle de expedientes 
Compreende o controle sobre documentos que tratam de tarefas rotineiro-operacionais. 
 
 
 
  


006.1 
Expediente; Comunicação 
Compreende expedientes, circulares, avisos, comunicados, comunicação interna, informes, apresentações, ofícios, ofícios (interno e circular) e solicitações de valor operacional, produzidos ou recebidos em razão da atividade-meio ou atividade-fim da Alesc. 
2 anos 
 
Eliminação 
Verificar se o objeto da comunicação refere-se a processos específicos, neste caso ver código relacionado ao assunto tratado. 


007 
Elaboração de atos normativos 
Compreende a elaboração e publicação dos atos normativos que tratam das atividades fim e meio da Alesc. 
 
 
 
  


007.1 
Portarias 
Compreende as portarias administrativas. As portarias de servidores estão incluídas na Classe: Gestão de Pessoas. 
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
Ver código: 020.011 (Portaria - servidores) 


007.2 
Atos da Mesa 
Compreende os atos da mesa administrativos e os Atos da Mesa Consleg. Os atos da mesa que tratam de servidores estão incluídos na Classe: Gestão de Pessoas. Os atos da mesa que tratam de parlamentares estão incluídos na Classe: Atividade Legislativa. 
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
Ver código: 020.012 (Atos da Mesa - servidores); 111.4 (Atos da Mesa DL) 


007.3 
Atos da Presidência 
Compreende os atos da presidência conforme estabelecido em Regimento Interno. 
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
Ver código: 111.5 (Atos do Presidente e da Presidência) 


007.4 
Resolução 
Compreende a ação de regular, com eficácia de lei ordinária, matérias de competência privativa da Alesc, de caráter político, processual, legislativo ou administrativo. 
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
Ver código: 141.6 (Projeto de Resolução) 


007.5 
Legislação externa 
Compreende cópia de leis, atos normativos e manuais de outras instituições que auxiliam as atividades diárias. 
Enquanto vigora 
 
Eliminação 
  


010 
Organização e funcionamento 
Compreende as políticas institucionais, à criação e modificação das estruturas organizacionais e seus registros, sua atuação no meio público, privado, com o terceiro setor e com o cidadão, bem como aqueles referentes ao planejamento e acompanhamento das ações institucionais da gestão ambiental.         


015 
Gestão institucional, estratégica e projetos 
Compreende as ações relacionadas ao planejamento estratégico, gestão de processos e projetos, além de propostas e estudos referentes à estrutura organizacional.       


015.1 
Planejamento estratégico 
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


015.11 
Estratégias e planos de ação 
  
2 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


015.2 
Acompanhamento das atividades de projetos 
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


015.3 
Avaliação da gestão institucional 
Compreende os instrumentos, relatórios mensais, trimestrais, semestrais, anual e de gestão. 
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


015.4 
Gestão de projetos 
  
 
 
 
  


015.41 
Propostas, estudos, organogramas e estruturas consolidadas 
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


015.42 
Projetos 
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


015.43 
Documentação de projetos 
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


016 
Gestão de processos 
Compreende as atividades de gestão de processos.       


016.1 
Planejamento do mapeamento de processos 
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


016.4 
Mapeamento de processos 
Processos atuais Diagrama “AS IS” 
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


016.6 
Análises, fluxogramas e mapeamentos 
Relatórios/ Diagramas “TO BE” 
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


019 
Outras ações referentes à organização e funcionamento 
Compreende as ações de organização e funcionamento não contempladas nos descritores anteriores.       


019.1 
Comunicação social 
Compreende a comunicação de atividades realizadas pela Alesc, o relacionamento com a imprensa e a sociedade. 
 
 
 
  


019.11 
Comunicação externa 
Compreende todos os documentos resultantes do relacionamento da Casa com a imprensa. 
 
 
 
  


019.111 
Credenciamento de jornalistas 
  
Enquanto vigora 
1 ano 
Eliminação 
  


019.112 
Relação com a imprensa 
  
1 ano 
 
Eliminação 
Arquivar os documentos cujas informações reflitam a política da Alesc 


019.113 
Elaboração de campanhas publicitárias 
Compreende a elaboração de produtos de comunicação e à divulgação (produtos) de conteúdo nos veículos da Casa. 
4 anos 
8 anos 
Guarda permanente 
  


019.114 
Anúncios em mídia impressa 
  
1 ano 
4 anos 
Eliminação 
  


019.115 
Releases e notas à imprensa 
  
4 anos 
8 anos 
Guarda permanente 
  


019.12 
Comunicação interna 
Clipagem de notícias veiculadas em jornais, em revistas e em sites de comunicação e divulgação de avisos, comunicados, boletins e informativos. 
2 anos 
 
Eliminação 
Arquivar os documentos cujas informações reflitam a política da Alesc 


019.121 
Monitoramento de mídia 
  
4 anos 
8 anos 
Guarda permanente 
  


019.13 
Jornalismo e programas 
  
 
 
 
  


019.131 
Solicitação de produtos de jornalismo, programas 
Compreende as solicitações para a elaboração de novos programas de rádio e TV, jornais, páginas de internet. 
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


019.132 
Solicitação de divulgação 
Compreende as solicitação de cobertura jornalística e solicitações de veiculação na intranet. 
2 anos 
 
Eliminação 
  


019.133 
Autorização para divulgação 
Compreende as autorizações para divulgação de conteúdo ou imagem. 
2 anos 
100 anos 
Eliminação 
  


019.134 
Cessão de uso de imagem 
  
2 anos 
100 anos 
Eliminação 
  


019.135 
Cessão de direitos autorais 
  
5 anos 
10 anos 
Guarda permanente 
  


019.136 
Jornais 
  
4 anos 
 
Guarda permanente 
Preservar apenas 1 exemplar de cada edição 


019.137 
Programas de rádio 
  
1 ano 
4 anos 
Guarda permanente 
  


019.138 
Programas de televisão 
  
1 ano 
4 anos 
Guarda permanente 
  


019.139 
Portal institucional de internet 
  
1 ano 
4 anos 
Guarda permanente 
  


019.14 
Diário Oficial 
Compreende o diário oficial e os anais da Alesc. 
4 anos 
 
Guarda permanente 
Preservar apenas 1 exemplar de cada edição 


019.141 
Solicitação para publicação 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


019.142 
Autorização para publicação 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


019.143 
Solicitação de errata para publicação 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


019.144 
Solicitação de retifação 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


019.2 
Ação de responsabilidade social 
Compreende as ações de incentivo ao esporte, à cultura, à educação e à saúde, com possibilidade de dedução de imposto de renda, conforme especificado em legislação. 
 
 
 
  


019.21 
Certificado de Responsabilidade Social 
Compreende as ações pelo qual as empresas e demais entidades apresentem o balanço social, dos quais os dados permitam identificar o perfil da sua atuação social durante o exercício, o cumprimento das cláusulas sociais, a participação dos empregados nos resultados econômicos e as possibilidades de desenvolvimento social e pessoal, bem como a forma de interação das empresas e demais entidades com a comunidade e sua relação com o meio ambiente. 
 
 
 
  


019.211 
Balanço Social 
Compreende documento apresentado pelas empresas a fim de receber o certificado. 
1 ano 
 
Eliminação 
  


019.212 
Relação de empresas certificadas 
  
3 anos 
3 anos 
Guarda permanente 
Eliminar, após 1 (um) ano, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros. Conforme Lei nº 12.918, de 23 de janeiro de 2004. 


019.213 
Relação de empresas com projetos destacados 
  
3 anos 
3 anos 
Guarda permanente 
Eliminar, após 1 (um) ano, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros. Conforme Lei nº 12.918, de 23 de janeiro de 2004. 


019.3 
Relacionamento com a sociedade 
Compreende as ações desenvolvidas e exercidas pela Casa em função da relação com a sociedade Catarinense. 
 
 
 
  


019.31 
Monitoramento de manifestação da sociedade 
Compreende pesquisas de opinião, sondagens e relatório de manifestação da sociedade. 
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


019.32 
Comunicados oficiais (luto, felicitação) 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


019.33 
Cartões comemorativos e convites Institucionais 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


020 
Gestão de pessoas 
Compreende elaboração, coordenação, implantação, controle e manutenção de atividades relacionadas à administração de pessoal, processo seletivo, capacitação e desenvolvimento, cargos e salários, avaliação de desempenho, folha de pagamento, controle de frequência, saúde e assistência ao servidor.         


020.01 
Normatização. Regulamentação 
  
 
 
 
Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos) 


020.011 
Portaria 
  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
Ver código: 007.1 (Portarias - administrativas) 


020.012 
Ato da Mesa 
  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
Ver código: 007.2 (Atos da Mesa - administrativos) e 111.4 (Atos da Mesa DL) 


020.02 
Implementação das políticas de pessoal 
  
 
 
 
  


020.021 
Planejamento da força de trabalho. Previsão de pessoal 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


020.022 
Criação, extinção, classificação, transformação e transposição de cargos e de carreiras 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


020.023 
Criação, extinção e transformação de funções e cargos de natureza especial  
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


020.1 
Assentamento funcional 
Compreende os documentos funcionais dos servidores. 
 
 
 
  


020.11 
Servidores e empregados públicos 
  
Enquanto o servidor mantiver o vínculo com a Alesc 
100 anos 
Eliminação 
  


020.14 
Ocupantes de cargo comissionado e de função de confiança 
  
Enquanto o servidor mantiver o vínculo com a Alesc 
100 anos 
Eliminação 
  


020.15 
Alteração de nome 
  
Enquanto o servidor mantiver o vínculo com a Alesc 
100 anos 
Eliminação 
  


020.16 
Alteração. Cadastro de informações bancárias 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


020.17 
Inclusão. Manutenção. Exclusão de dependente 
  
2 anos 
4 anos 
Eliminação 
Ver código: 023.6 (Auxílios) 


020.18 
Atualização de endereço de e-mail 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


020.2 
Identificação funcional  
Compreende a requisição e controle de entrega de documentos de identificação funcional tais como: carteira, cartão, crachá, credencial. 
52 anos 
48 anos 
Eliminação 
  


020.3 
Boletins e Certidões 
Compreende os documentos relacionados ao requerimento, solicitação e entrega de boletins, certidões, declarações e atestados para diversos fins. 
 
 
 
  


020.31 
Certidões narratórias. Atestados 
  
52 anos 
48 anos 
Eliminação 
  


020.32 
Declaração do empregador 
  
52 anos 
48 anos 
Eliminação 
  


020.33 
Certidão remuneratória 
  
52 anos 
48 anos 
Eliminação 
  


020.34 
Certidão se vivo fosse 
  
52 anos 
48 anos 
Eliminação 
  


020.4 
Pedido de informações ao departamento 
Compreende as solicitações de documentos pessoais/registros pessoais. 
 
 
 
  


020.41 
Consulta ao departamento de gestão de pessoas 
 
5 anos 
10 anos 
Eliminação 
  


020.5 
Recursos administrativos interpostos à gestão de pessoal 
  
52 anos 
48 anos 
Eliminação 
  


020.6 
Requisição de arquivamento de processo 
  
52 anos 
48 anos 
Eliminação 
  


020.7 
Juntada de Documentos 
  
52 anos 
48 anos 
Eliminação 
  


021 
Ingresso (Recrutamento e Seleção) 
Compreende os procedimentos desenvolvidos para a realização de concursos públicos para o provimento de cargos públicos, empregos públicos e contratação por tempo determinado.      


021.1 
Planejamento do processo seletivo e concurso público 
  
 
 
 
  


021.11 
Concurso público 
  
6 anos* 
 
Eliminação 
* Provas e títulos, testes psicotécnicos e exames médicos 


021.12 
Constituição de banca examinadora, edital, exemplar único de prova, gabarito, resultado e recurso 
  
3 anos 
3 anos 
Guarda permanente 
  


021.5 
Divulgação dos resultados e interposição de recursos 
  
2 anos 
2 anos 
Guarda permanente 
  


022 
Provimento, movimentação e vacância 
Compreende os procedimentos que efetivam as ações e as formas de ingresso, movimentação e desligamento na Administração Pública, bem como aqueles referentes às avaliações de desempenho dos servidores.      


022.1 
Provimento de cargo público 
  
 
 
 
  


022.11 
Nomeação. Posse. Aproveitamento 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
Os documentos referentes à nomeação tornada sem efeito poderão ser eliminados após um 1 (um) ano de seu arquivamento. Não inclui posse de Deputado. Para posse de Deputado, ver código: 162 (Posse e diplomação) 


022.111 
Declaração de bens e rendas 
Compreende declarações entregues no momento da posse ou da vacância. 
4 anos 
52 anos 
Eliminação 
Ver código 162.4 (Declaração de bens e rendas) para as declarações de bens e rendas de Deputado  


022.112 
Quitação eleitoral 
  
4 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.113 
Prorrogação de prazo para posse 
  
4 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.114 
Comunicação de aptidão mental 
  
4 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.115 
Comunicação de aptidão física 
  
4 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.12 
Nomeação de servidor em cargo em comissão 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.2 
Movimentação de pessoal 
  
 
 
 
  


022.21 
Lotação, exercício e permuta 
  
4 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


022.22 
Cessão. Requisição 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.221 
Cessão de servidor de outro órgão (disposição) com ônus para a Alesc 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.222 
Cessão de servidor de outro órgão (disposição) sem ônus para a Alesc 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.223 
Cessão de servidor para outro órgão (disposição) com ônus para a Alesc 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.224 
Cessão de servidor para outro órgão (disposição) sem ônus para a Alesc 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.23 
Dispensa de servidor à disposição 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.24 
Designação. Substituição. Disponibilidade 
  
 
 
 
  


022.241 
Designação; Dispensa; Substituição de FC/CC 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.25 
Indicação de servidores 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.26 
Disponibilidade de servidor 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.27 
Enquadramento. Classificação funcional 
  
 
 
 
  


022.271 
Enquadramento e reclassificação 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.6 
Avaliação de desempenho 
Compreende a avaliação de desempenho e progressão funcional dos servidores. 
 
 
 
  


022.61 
Cumprimento de estágio probatório. Homologação da estabilidade 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.63 
Promoção e progressão funcional 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.64 
Registro de elogio 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.7 
Vacância 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.8 
Exoneração. Demissão. Destituição 
  
 
 
 
  


022.81 
Exoneração de cargo comissionado 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


022.82 
Exoneração de cargo efetivo 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023 
Concessão de direitos e vantagens 
Compreende o pagamento de vencimentos, remunerações, salários e proventos e ao gozo de férias, licenças, afastamentos, concessões, auxílios e reembolso de despesas, bem como aqueles referentes aos descontos, obrigações trabalhistas e estatutárias, encargos patronais e recolhimentos.      


023.1 
Pagamento de vencimentos, remunerações, salários, proventos 
  
 
 
 
  


023.11 
Folha de pagamento 
Compreende a ficha financeira, despesa com pessoal. 
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


023.111 
Suplementar 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


023.112 
Servidor a disposição 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


023.12 
Reestruturação e alteração salarial 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.13 
Abono (provisório) 
  
7 anos 
 
Eliminação 
  


023.14 
Abono de permanência (em serviço) 
Compreende a contribuição previdenciária. 
20 anos 
 
Eliminação 
  


023.15 
Gratificações 
  
 
 
 
  


023.151 
Função 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.153 
Cargos em comissão 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.154 
Natalina. Décimo terceiro salário 
  
7 anos 
 
Eliminação 
  


023.154.1 
Solicitação de opção décimo terceiro salário 
  
7 anos 
 
Eliminação 
  


023.155 
Desempenho 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.156 
Encargo de curso e concurso 
  
7 anos 
 
Eliminação 
  


023.157 
Titulação 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.16 
Adicionais 
  
 
 
 
  


023.161 
Tempo de serviço 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.162 
Noturno 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.163 
Periculosidade 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.164 
Insalubridade 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.165 
Atividade penosa 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.166 
Serviço extraordinário. Horas extras 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.167 
(1/3) Um terço de férias. Abono pecuniário 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.168 
Exercício 
  
7 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.169 
Graduação. Pós-Graduação 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.17 
Descontos 
  
 
 
 
  


023.171 
Contribuição sindical, assistencial e confederativa 
  
7 anos 
 
Eliminação 
  


023.172 
Contribuição para o plano de seguridade social 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.173 
Imposto de renda retido na fonte (IRRF) 
Compreende os documentos referentes ao desconto do imposto de renda retido na fonte, bem como aqueles referentes à solicitação de isenção de pagamento, por parte do servidor portador de doença específica ou aposentado por invalidez permanente, bem como a cópia de declaração. 
7 anos 
 
Eliminação 
Art. 173 e 174 da Lei nº 5.172/66 - Título IV da Lei 10.406/02 (CC) - Decreto 3000/99, art. 898-903 - art. 28, IN SRF Nº 493, 2005 


023.173.1 
Isenção de IRRF 
  
7 anos 
 
Eliminação 
  


023.173.2 
Averbação de dependentes para IRRF 
  
7 anos 
 
Eliminação 
  


023.174 
Pensão alimentícia 
  
 
 
 
  


023.174.1 
Determinação, cancelamento de pensão alimentícia 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


023.174.2 
Revisão de pensão alimentícia 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


023.175 
Consignações facultativas  
  
5 anos 
7 anos 
Eliminação 
 Guarda permanente consignado 


023.18 
Obrigações trabalhistas e estatutárias, encargos patronais e recolhimentos 
Compreende os documentos referentes à contribuição social recolhida pelo empregador para o regime previdenciário correspondente. 
 
 
 
  


023.181 
Programa de formação do patrimônio do servidor público (PASEP). Programa de integração social (PIS) 
  
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


023.182 
Fundo de garantia do tempo de serviço (FGTS) 
  
5 anos 
30 anos 
Eliminação 
  


023.183 
Contribuição sindical do empregador 
  
7 anos 
 
Eliminação 
  


023.184 
Contribuição para o plano de seguridade social 
Incluem-se documentos referentes à contribuição social recolhida pelo empregador para o regime previdenciário correspondente. Compreende as guias de recolhimento do INSS. 
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


023.185 
Imposto de renda 
Compreende os documentos referentes ao recolhimento, de natureza tributária, do valor retido da renda do beneficiário, que é efetuado pela fonte pagadora. 
7 anos 
30 anos 
Eliminação 
Imposto de renda recolhido pela fonte pagadora / art. 13 Lei federal 8.429/92 - art. 4º Decreto 5.483/05 - arts. 173/174, CTN e art. 28, IN RFB n. 983/2009 


023.186 
Lei dos dois terços. Relação anual de informações sociais (RAIS) 
  
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


023.187 
Relatório da Comissão E-social 
  
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


023.19 
Outras ações referentes ao pagamento de vencimentos. Remunerações. Salários. Proventos 
  
 
 
 
  


023.191 
Retificação de pagamento 
  
7 anos 
 
Eliminação 
  


023.2 
Férias 
Compreende documentos referentes à concessão de férias, tais como: programação, alteração, cancelamento, suspensão, escala e aviso de férias. 
 
 
 
  


023.21 
Concessão, solicitação, suspensão ou alteração de férias 
  
7 anos 
 
Eliminação 
  


023.3 
Licenças 
 Compreende os documentos referentes às licenças para concessão de licenças estatutárias, afastamento cônjuge, atividade política, capacitação, desempenho de mandato classista, doença na família, licença prêmio, tratamento de interesses particulares, concorrer a mandato eletivo, licença nojo e licença gala. 
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
Ver código: 026.4 (Licenças - previdência, assistência e seguridade social) 


023.4 
Afastamentos 
Compreende os documentos referentes à solicitação e autorização de afastamento, ajudas de custo, diárias, passagens, reservas de hotel, prestações de contas e relatórios de viagem. 
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
Ver código: 163.2 (Licenças e afastamentos do mandato) e 028 (Cumprimento de missões e viagens a serviço) 


023.41 
Do exercício das funções para solicitação de aposentadoria 
  
2 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.42 
Para depor 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.43 
Para mandato Eletivo 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.44 
Eleitoral 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.45 
Para apresentação de trabalhos e defesas acadêmicas 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.5 
Concessões 
Incluem-se alistamento eleitoral, casamento (gala), doação de sangue, falecimento de familiar (nojo), horário especial (para servidor estudante, para servidor portador de deficiência). 
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


023.6 
Auxílios 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


023.61 
Educação 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


023.62 
Alimentação, refeição 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


023.63 
Saúde 
  
 
 
 
  


023.631 
Ativos 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


023.632 
Inativos (aposentados) 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


023.64 
Vale-transporte 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


023.7 
Reembolso de despesas. Indenização 
Compreende os documentos de reembolsos de bens e serviços contratados e disponibilizados pela ALESC. Reembolso de despesas realizadas pelos Deputados no exercício da atividade parlamentar. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


023.9 
Outras ações referentes à concessão de direitos e vantagens 
  
 
 
 
  


023.94 
Reembolso por descontos indevidos 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


023.95 
Reembolso ou Indenização ao Erário Público 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


024 
Capacitação do servidor 
Compreende os documentos referentes à promoção, elaboração e execução de programas de capacitação, desenvolvimento e valorização do servidor.      


024.1 
Promoção de cursos de aperfeiçoamento  
  
3 anos 
3 anos 
Guarda permanente 
Utilizar os prazos de guarda e a destinação final dos assentamentos funcionais para os documentos comprobatórios de participação 


024.12 
Comprovação de cursos 
Compreende a comprovação de inscrição e frequência. 
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


024.13 
Avaliação e resultados 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


024.11 
Solicitação de curso no Brasil ou exterior 
Compreende a solicitação de desenvolvimento de pessoal. 
5 anos 
 
Eliminação 
  


024.14 
Devolução da taxa de inscrição 
  
Até o pagamento 
5 anos 
Eliminação 
  


024.15 
Processo de estudos de necessidades 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


024.16 
Averbação de curso 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


024.17 
Averbação de título (Graduação e Pós-graduação) 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


024.18 
Averbação de documentos para fins de registro funcional 
Compreende a concessão de prêmios, medalhas, diplomas de honra ao mérito, condecorações e elogios. 
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


024.3 
Promoção de estágio 
  
 
 
 
  


024.31 
Programação e processo de seleção de estagiários 
  
3 anos 
7 anos 
Eliminação 
  


024.311 
Documentos que refletem diretrizes, normas e procedimentos de seleção de estagiários 
  
3 anos 
7 anos 
Eliminação 
  


024.32 
Inscrição e frequência 
  
 
 
 
  


024.321 
Controle de frequência dos estagiários 
  
3 anos 
7 anos 
Eliminação 
  


024.33 
Avaliação 
  
 
 
 
  


024.331 
Controle e avaliação de estagiários 
  
 
 
 
  


024.332 
Documentos de avaliação de estágio 
  
3 anos 
7 anos 
Eliminação 
  


024.5 
Concessão de estágio e bolsas para estudantes 
Compreende a celebração de convênios com instituições de ensino superior e outras que visem à oferta de estágios, à integração da empresa-escola e à concessão de bolsas para estudantes. 
 
 
 
  


024.51 
Relação com instituições de ensino e agentes de integração  
  
3 anos 
7 anos 
Eliminação 
  


024.52 
Plano de estágio 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


024.53 
Termo de compromisso de estágio 
  
3 anos 
7 anos 
Guarda permanente 
  


024.54 
Documentos de renovação, rescisão de contrato de estágio 
  
3 anos 
7 anos 
Eliminação 
  


024.55 
Controle do contrato e execução do estágio 
  
3 anos 
7 anos 
Eliminação 
  


024.56 
Documentos relativos à folha de pagamento dos estagiários 
  
3 anos 
7 anos 
Eliminação 
  


024.57 
Comprovação de matrícula e vínculo escolar 
  
3 anos 
7 anos 
Eliminação 
  


024.58 
Dossiê documental do Estagiário 
  
3 anos 
7 anos 
Eliminação 
  


025 
Promoção da saúde e bem-estar 
Compreende o planejamento e desenvolvimento de ações de promoção da saúde e ações que permitam aumento da qualidade de vida.      


025.01 
Requisição de exames 
  
Enquanto vigora 
 
Eliminação 
  


025.02 
Comprovante de entrega de exame médico 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


025.03 
Relatório de enfermagem 
  
5 anos 
 
Eliminação 
  


025.1 
Assistência à saúde 
  
 
 
 
  


025.11 
Celebração de convênio de planos de saúde 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


025.111 
Inclusão e exclusão de planos de saúde 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


025.12 
Orientação médica, nutricional, odontológica e psicológica 
  
4 anos 
 
Eliminação 
  


025.13 
Promoção de atividade física 
  
4 anos 
 
Eliminação 
  


025.14 
Prontuário médico e odontológico 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


025.141 
Comprovação de atestados, laudos periciais médicos 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


025.2 
Preservação da saúde e higiene 
  
 
 
 
  


025.21 
Controle de riscos ambientais 
  
5 anos 
15 anos 
Guarda permanente 
  


025.22 
Oferta de serviços de refeitórios, cantinas e copas 
  
5 anos 
2 anos 
Eliminação 
  


025.3 
Segurança do trabalho. Prevenção de acidentes de trabalho 
  
 
 
 
  


025.31 
Constituição da comissão interna de prevenção de acidentes (CIPA) 
  
3 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


025.311 
Composição e atuação 
  
3 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


025.312 
Operacionalização de reuniões 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


025.32 
Registro de ocorrências de acidentes de trabalho 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


025.4 
Programas de saúde 
  
 
 
 
  


025.41 
Organização e planejamento de programas de saúde 
  
3 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


025.42 
Apoio a programas de saúde 
  
5 anos 
 
Eliminação 
  


025.5 
Auxílio. Ressarcimento de despesas com saúde 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
Ver código: 023.63 (Auxílio-saúde) 


026 
Previdência, Assistência e Seguridade Social  
  
 
 
 
  


026.01 
Adesão à previdência complementar, privada 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


026.02 
Contagem e averbação de tempo de serviço 
  
52 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


026.021 
Tempo de contribuição - efetivo 
  
52 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


026.022 
Tempo de serviço para comissionado 
  
52 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


026.023 
Averbação documentos para fins de previdência, assistência e seguridade social  
  
52 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


026.03 
Previdência Parlamentar 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


026.04 
Planilha Folha de Pagamento (IPREV) 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


026.1 
Salário-família 
  
5 anos 
19 anos* 
Eliminação 
* Para as concessões especiais ou 95 anos, nos casos previstos na legislação específica, como Regime Jurídico Único 


026.2 
Salário-maternidade 
  
7 anos 
 
Eliminação 
  


026.3 
Auxílios (Acidente; doença; funeral; natalidade) 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
Ver código: 023.6 (auxílios - referentes à concessão de direitos e vantagens). Ver código: 026.91 (Auxílio reclusão) 


026.4 
Licenças 
Compreende os documentos referentes à concessão, a revisão, as comunicações, bem como os requerimentos. 
 
 
 
  


026.41 
Acidente em serviço 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


026.42 
Adotante 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


026.43 
Gestante 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


026.44 
Paternidade 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


026.45 
Tratamento de saúde 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


026.5 
Aposentadoria 
 
 
 
 
  


026.51 
Invalidez permanente 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


026.52 
Compulsória 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


026.53 
Voluntária 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


026.54 
Especial 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


026.55 
Revisão de Aposentadoria 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


026.56 
Solicitação de certidão; declaração de tempo de contribuição 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


026.561 
Certidão de tempo de contribuição (IPREV) 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


026.562 
Declaração de tempo de contribuição (INSS) 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


026.563 
Desentranhamento de certidão 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


026.6 
Pensão por morte 
 
 
 
 
  


026.61 
Pensão provisória. Pensão temporária 
  
Enquanto vigora 
5 anos 
Eliminação 
  


026.62 
Pensão vitalícia 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


026.9 
Outras ações referentes à concessão de benefícios de seguridade e previdência social 
  
 
 
 
  


026.91 
Auxílio-reclusão 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


027 
Responsabilidade e ação disciplinar 
Compreende a aplicação das normas disciplinares e os relatórios finais.      


027.1 
Denúncias. Inquéritos e sindicâncias 
Compreende os relatórios e pareceres da comissão. 
 
 
 
  


027.11 
Denúncia. Ocorrências (Extravio. Perda. Roubo) 
  
5 anos 
95 anos 
Guarda permanente 
  


027.12 
Apuração e inquérito disciplinar 
  
5 anos 
95 anos 
Guarda permanente 
  


027.13 
Processo administrativo disciplinar (PAD) 
  
5 anos 
95 anos 
Guarda permanente 
  


027.14 
Sindicância 
  
5 anos 
95 anos 
Guarda permanente 
  


027.2 
Aplicação de penalidades disciplinares 
  
5 anos 
95 anos 
Guarda permanente 
  


027.3 
Ajustamento de conduta 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


028 
Cumprimento de missões e viagens a serviço 
Compreende os deslocamentos a trabalho feitos por servidores, todos os documentos: solicitação e autorização, ajudas de custo, diárias e passagens que compõem a prestação de contas.    
Ver código: 054.1 (Prestações de contas), 023.4 (Afastamentos) e 163 (Missão oficial, licenças e afastamentos parlamentares) 


028.1 
Diárias nacionais e internacionais 
  
 
 
 
  


028.11 
Processo de diária nacional 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


028.12 
Processo de diária internacional 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


028.2 
Passagens aéreas e terrestres 
  
 
 
 
  


028.21 
Aquisição de passagem aérea e terrestre nacional 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


028.22 
Aquisição de passagem aérea e terrestre internacional 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


028.3 
Sem ônus 
  
7 anos 
 
Eliminação 
  


029 
Outras ações referentes à gestão de pessoas 
Compreende outras ações referentes à gestão de pessoas não abordadas nos códigos anteriores.      


029.1 
Controle de assiduidade e pontualidade 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


029.11 
Controle de frequência 
Compreende as folhas de frequência 
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
Ver código: 163.2 (Licenças e afastamentos do mandato) 


029.111 
Controle de horas extras do servidor 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


029.112 
Controle de banco de horas 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


029.113 
Controle de faltas  
  
 
 
 
  


029.114 
Justificadas 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


029.115 
Não justificadas 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


029.116 
Abono de faltas, frequência 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


029.117 
Atestado de exercício do servidor 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


029.118 
Horário especial 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


029.119 
Biometria; Cartão-ponto 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


029.12 
Definição do horário de expediente 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


029.3 
Incentivos funcionais 
  
5 anos 
52 anos 
Eliminação 
  


029.4 
Delegação de competência 
  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
Ver código: 007.2 (Ato da Mesa) Delegação formalizada por meio de ato da mesa 


029.41 
Delegação para ordenação de despesa 
  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
Ver código: 007.2 (Ato da Mesa) Delegação formalizada por meio de ato da mesa 


029.6 
Petição de direitos 
Compreende os requerimentos feitos pelo servidor em defesa de seus direitos ou interesses legítimos. 
1 ano 
5 anos 
Guarda permanente 
  


029.7 
Pagamentos de ação judicial de servidores 
  
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


029.8 
Folha de pagamento de pensionistas 
Compreende a ordem bancária. 
5 anos 
95 anos 
Eliminação 
  


030 
Gestão de materiais, patrimônio e serviços 
Compreende as ações referentes à gestão de serviços, materiais, patrimônio, licitação e contratos.         


030.01 
Normatização. Regulamentação. 
  
 
 
 
Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos) 


030.02 
Cadastramento de fornecedores e de prestadores de serviços 
  
5 anos 
 
Eliminação 
  


030.03 
Especificação, padronização, codificação, previsão, identificação e classificação  
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


030.1 
Procedimentos licitatórios 
Compreende todo o processo de licitação e modalidades de licitação (convite, tomada de preços, concorrência, leilão, concurso e pregão), dispensa de licitação e inexigibilidade de licitação. 
 
 
 
  


030.11 
Instrumentos convocatórios 
Compreende documentos que veiculam as normas e critérios aplicáveis à licitação. 
 
 
 
  


030.111 
Edital de licitação 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


030.112 
Carta convite 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


030.12 
Habilitação e homologação 
Compreende documentos relacionados às condições técnicas e financeiras do licitado bem como a comprovação de que o processo licitatório ocorreu de acordo com o estabelecido no edital. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.13 
Ata de abertura de licitação 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.14 
Ata de reunião da comissão permanente de licitação (CPL) 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.15 
Recursos 
Compreende recursos apresentados ao longo dos processos de licitação. 
 
 
 
  


030.151 
Impugnação de edital 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.152 
Recursos contra resultado de fases de licitação 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.2 
Pactos contratuais 
Compreende as ações para gestão de contratos. 
 
 
 
  


030.21 
Formalização 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.211 
Contratos 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.212 
Termo aditivo 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.213 
Termo de apostilamento 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.22 
Garantias financeiras 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.23 
Garantias técnicas 
  
 
 
 
  


030.231 
Troca de marcas, modelos de materiais contratados 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.24 
Acompanhamento e fiscalização 
  
 
 
 
  


030.241 
Registro de fiscalização e acompanhamento de contratos 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.242 
Designação de gestor e fiscal de contratos e assistente 
  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
Ver código: 007.1 (Portaria - administrativa) 


030.25 
Liquidação e execução contratual 
Compreende a verificação do cumprimento de requisitos legais para que as empresas contratadas recebam recursos. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
Ver código: 052.228 (Liquidação de Despesa) 


030.251 
Certidões tributárias, previdenciárias e trabalhistas 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.252 
Guia da previdência social (GPS) 
Compreende a GPS Pessoa Física e Jurídica. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
Art. 347 e 348 do Decreto 3.048/99 - Art. 173 e 174 da Lei 5.172/66 e Título IV da Lei 10.406/02 (CC) 


030.253 
Guia de recolhimento do fundo de garantia por tempo de serviço e informações à previdência social (GFIP) 
  
5 anos 
30 anos 
Eliminação 
  


030.254 
Folha de terceirizados e arquivo de retorno bancário 
Comprovantes do pagamento mensal de salários e adicionais como requisito para pagamento mensal das faturas decorrentes dos contratos. 
5 anos 
47 anos 
Eliminação 
  


030.255 
Comprovantes de recebimento dos benefícios (vale-transporte e vale- alimentação) 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.256 
Folha de frequência de empregado terceirizado 
  
5 anos 
 
Eliminação 
  


030.3 
Prazos e alterações contratuais 
Compreende as alterações contratuais e prorrogação de prazos, compõe o termo aditivo. 
 
 
 
Ver código: 030.212 (Termo aditivo) 


030.31 
Prorrogação de prazos de entrega de materiais ou prestação de serviços 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.32 
Repactuação contratual 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.4 
Equilíbrio econômico financeiro 
Compreende a recomposição de preços para garantir adequada relação entre encargo e remuneração, compõe termo aditivo. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
Ver código: 030.212 (Termo aditivo) 


030.41 
Reajuste 
Compreende os documentos que compõem o termo aditivo. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.42 
Reequilíbrio econômico-financeiro 
Compreende a revisão para recomposição de preços, compõe termo aditivo. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.5 
Contencioso e sanções administrativas 
Compreende as ações de punição por descumprimento contratual ou legal. 
 
 
 
  


030.51 
Advertência 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.52 
Multa contratual 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.53 
Suspensão e declaração de inidoneidade 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.54 
Recursos 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.55 
Extinção 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.56 
Rescisão administrativa e consensual 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.57 
Rescisão judicial 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


030.58 
Anulação 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


031 
Aquisição e incorporação 
Compreende a aquisição, movimentação, alienação, baixa e inventário de material permanente (mobiliário, equipamentos, utensílios, aparelhos, ferramentas, máquinas, instrumentos técnicos e obras de arte) e de consumo (material destinado às atividades de expediente, limpeza, manutenção, alimentação, abastecimento de veículos, medicamentos, uniformes, peças de reposição e matérias-primas), bem como aqueles referentes à contratação de prestação de serviços e à execução de serviços de instalação e manutenção.      


031.01 
Registro de bens 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


031.02 
Regularização patrimonial 
  
2 anos 
2 anos 
Eliminação 
  


031.03 
Ata de registro de preços 
  
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


031.04 
Adesão à ata de registro de preços 
  
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


031.1 
Compra 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


031.11 
Material permanente 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


031.12 
Material de consumo 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


031.13 
Especificação e padronização de material 
Compreende o projeto básico e documentação de referência utilizada para especificar corretamente os materiais e serviços que serão adquiridos 
 
 
 
O documento referente às propostas efetivadas compõe o processo licitatório. 


031.131 
Especificação, padronização e codificação 
Compreende o Termo de Referência; Projeto Básico 
2 anos 
 
Eliminação 
  


031.132 
Propostas 
  
2 anos 
 
Eliminação 
A proposta efetivada compõe o processo licitatório. 


031.133 
Projetos básicos 
 
2 anos 
 
Eliminação 
O projeto básico que é efetivado compõe o processo licitatório. 


031.2 
Doação e permuta 
  
 
 
 
  


031.21 
Material permanente 
  
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


031.22 
Material de consumo 
  
 
 
 
  


031.221 
Termo de empréstimo de material de consumo 
  
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


031.222 
Termo de doação de material de consumo 
  
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


031.223 
Alienação de material de consumo 
 
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


031.4 
Cessão, comodato e empréstimo 
  
 
 
 
  


031.41 
Material permanente 
  
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


031.42 
Material de consumo 
  
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


032 
Movimentação de material 
Compreende o controle de transferência de bens entre as unidades administrativas da Alesc.      


032.01 
Termos de responsabilidade. Cautela 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


032.011 
Guia transferência patrimonial 
Compreende o Termo de transferência de carga. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


032.1 
Controle de estoque 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


032.2 
Autorização de entrada e saída 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


032.21 
Entrada de material de consumo 
Compreende os documentos referentes ao registro e controle de material no almoxarifado. Compõe o Balancete. 
1 ano 
 
Eliminação 
  


032.3 
Recolhimento de material inservível ao depósito 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


032.4 
Tombamento 
Compreende o processo de tombamento e reemplacamento de bens produzidos pela Alesc. 
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


032.5 
Transporte de material 
  
4 anos 
 
Eliminação 
  


032.6 
Adequação de carga patrimonial 
Compreende os documentos de criação, extinção, reestruturação ou mudança de titularidade de unidade detentora de carga patrimonial. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


032.7 
Comunicação de entrada de bem particular 
  
5 anos 
 
Eliminação 
  


033 
Alienação e baixa 
  
 
 
 
  


033.1 
Venda 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


033.2 
Doação e permuta 
  
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


033.23 
Termo de doação ou descarte de bens permanentes 
  
5 anos 
10 anos 
Eliminação 
  


033.24 
Termo de empréstimo de bens permanentes 
  
5 anos 
10 anos 
Eliminação 
  


033.4 
Desfazimento 
  
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


033.5 
Cessão, comodato e empréstimo 
  
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


033.6 
Extravio, roubo, desaparecimento, furto e avaria 
  
2 anos 
10 anos 
Eliminação 
Ver código: 027 (Responsabilida de e ação disciplinar); 046.3 (Ocorrência de sinistros) 


033.61 
Laudo de avaliação 
Compreende a formalização do pedido de baixa patrimonial. 
5 anos 
10 anos 
Eliminação 
  


033.62 
Relação de materiais excedentes, inservíveis ou em desuso 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


033.63 
Danos e extravio de material permanente 
  
5 anos 
10 anos 
Eliminação 
  


033.64 
Declaração de desuso, inservibilidade ou inutilização de bens permanentes 
Compõe o Laudo de avaliação. 
5 anos 
10 anos 
Eliminação 
  


033.7 
Alienação de bens materiais e patrimoniais 
  
5 anos 
10 anos 
Eliminação 
  


033.8 
Guia de baixa patrimonial 
  
5 anos 
10 anos 
Eliminação 
  


034 
Contratação de prestação de serviços 
Compreende a aquisição de serviços. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
Observar qual o procedimento que o serviço se relaciona 


034.1 
Especificação e padronização de serviço 
Compreende o projeto básico e documentação de referência utilizada para especificar corretamente os serviços que serão adquiridos. 
 
 
 
  


034.11 
Especificação, padronização e codificação de serviços 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


034.12 
Aquisição de serviços 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


034.13 
Requisição de empregados terceirizados 
  
1 ano 
 
Eliminação 
Este prazo não é referente ao processo licitatório para contratação, ver código: 030.1 (Procedimentos licitatórios) 


035 
Execução de serviços de instalação e manutenção 
Compreende a execução com meios próprios da Alesc. 
1 ano 
 
Eliminação 
  


035.1 
Solicitação de serviços internos 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


036 
Controle de materiais 
Compreende o controle dos bens materiais permanentes e de consumo da Alesc.


036.01 
Comissão de inventário  
  
5 anos 
 
Guarda permanente 
  


036.02 
Comissão especial responsável pela reavaliação, redução ao valor recuperável, a depreciação e a amortização dos bens 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


036.03 
Comissão Permanente de Avaliação de Bens Inservíveis 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


036.1 
Inventário de material permanente  
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


036.2 
Inventário de material de consumo  
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


036.21 
Devolução de material de consumo (recolhimento ao almoxarifado) 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


036.22 
Pendência em recebimento de material de consumo 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


036.23 
Requisição de material de consumo 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


036.3 
Avaliação patrimonial 
Compreende os documentos gerados pela Comissão especial responsável pela reavaliação, redução ao valor recuperável, a depreciação e a amortização dos bens e Comissão Permanente de Avaliação de Bens Inservíveis. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


036.31 
Reavaliação 
Compreende os documentos gerados pela Comissão especial responsável pela reavaliação, redução ao valor recuperável, a depreciação e a amortização dos bens e Comissão Permanente de Avaliação de Bens Inservíveis. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


036.32 
Termo de aceite definitivo 
Compreende o documento gerado pela Comissão de Recebimento de Materiais. 
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


036.33 
Inventário patrimonial 
Compreende a carga patrimonial, bens permanentes. 
2 anos 
1 ano 
Eliminação 
  


036.34 
Inventário de obra de arte ou bem museológico 
Compreende os objetos de posse do Centro de Memória. 
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


037 
Máquinas e equipamentos 
Compreende a instalação e manutenção de máquinas e equipamentos


037.1 
Aluguel, comodato (material permanente) 
  
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


037.2 
Instalação de máquinas e equipamentos 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


037.3 
Instalação de máquina e equipamento perigoso 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


037.4 
Manutenção de equipamentos 
Compreende documentos referentes à manutenção de equipamentos eletrônicos, gráficos, hospitalares, segurança, etc. 
2 anos 
 
Eliminação 
  


039 
Outras ações referentes à gestão de materiais 
  
 
 
 
  


039.1 
Racionalização do uso de material 
  
 
 
 
  


039.2 
Empréstimo e devolução de material permanente  
Compreende o empréstimo e devolução, para uso em atividades internas e externas, como computadores portáteis, filmadoras, câmeras e telefones celulares funcionais. 
1 ano 
1 ano 
Eliminação 
  


040 
Gestão de bens patrimoniais e de serviços 
Compreende a aquisição, alienação e inventário de bens imóveis (edifícios, salas e gabinetes), de veículo, bem como aqueles referentes à contratação de prestação de serviços para o fornecimento de serviços públicos essenciais, para a manutenção e reparo das instalações e execução de obras e ao controle, proteção, guarda e segurança patrimonial.         


040.02 
Plantas, projetos e escrituras 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


041 
Aquisição e incorporação 
  
 
 
 
  


041.1 
Compra 
  
5 anos 
15 anos 
Guarda permanente 
  


041.11 
Bens imóveis 
  
5 anos 
15 anos 
Guarda permanente 
  


041.12 
Veículos 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


041.2 
Doação e permuta 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


041.21 
Bens imóveis 
  
4 anos 
 
Guarda permanente 
  


041.22 
Veículos 
  
4 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


041.5 
Cessão e comodato 
  
 
 
 
  


041.51 
Bens imóveis 
  
4 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


041.52 
Veículos 
  
4 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


041.6 
Locação. Arrendamento mercantil (leasing). Sublocação 
  
 
 
 
  


041.61 
Bens imóveis 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


041.62 
Veículos 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


042 
Alienação 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


043 
Administração condominial 
  
 
 
 
  


043.1 
Registro dos imóveis 
  
3 anos 
 
Guarda permanente 
  


043.2 
Serviços de condomínio 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


043.4 
Tombamento 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


043.5 
Inspeção patrimonial 
  
3 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


043.51 
Inventário de bens imóveis 
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


043.6 
Mudança 
  
 
 
 
  


043.61 
Para outros imóveis 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


043.62 
Dentro do mesmo imóvel 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


043.7 
Uso de dependências 
Compreende todos os documentos que regulamentam o acesso e uso dos espaços da Alesc conforme o Ato da Mesa nº 239, de 27 de julho de 2009 ou atos que venham a regulamentar o uso. 
2 anos 
 
Eliminação 
  


043.71 
Recurso patrimonial primário 
Compreende os documentos que envolvem o recurso recolhido em conformidade ao § 4º, art. 19, do Ato da Mesa nº 239, de 27 de julho de 2009 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


044 
Administração da frota de veículos 
Compreende as ações de controle dos documentos veiculares e dos motoristas, bem como da sua conservação e guarda.


044.1 
Cadastramento, licenciamento e emplacamento 
  
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


044.2 
Tombamento 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


044.3 
Ocorrência de sinistros 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


044.4 
Controle de uso 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


044.5 
Estacionamento. Garagem 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


044.6 
Notificações de infrações e multas 
Compreende o dossiê da cobrança de multas de veículos, desde a identificação até os comprovantes de pagamento. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


045 
Contratação de prestação de serviços 
Compreende a contratação dos serviços necessários a conservação e manutenção dos bens imóveis e veículos.


045.01 
Seguro patrimonial 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


045.1 
Fornecimento de serviços públicos essenciais 
  
 
 
 
  


045.11 
Água e esgotamento sanitário 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


045.12 
Gás 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


045.13 
Energia elétrica 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


045.14 
Telefonia celular e fixa 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


045.2 
Manutenção e reparo das instalações 
Compreende os relatórios de visitas e manutenções. 
 
 
 
  


045.21 
Elevadores 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


045.22 
Sistemas centrais de ar-condicionado 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


045.23 
Subestações elétricas e geradores 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


045.24 
Conservação predial 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


045.3 
Execução de obras 
Compreende o projeto de obras, construção, reforma, recuperação e restauração. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


045.31 
Construção 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


045.32 
Reforma. Recuperação. Restauração  
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


045.33 
Adaptação de uso 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


045.4 
Vigilância patrimonial 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


045.5 
Abastecimento e manutenção de veículos 
Compreende o estorno de combustível. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


046 
Proteção, guarda e segurança patrimonial 
Compreende as ações de prevenção, planejamento, instalação e sinalização de segurança.


046.1 
Prevenção de sinistros, incêndio 
  
 
 
 
  


046.11 
Planejamento, elaboração e acompanhamento de projetos 
  
4 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


046.12 
Constituição de brigada voluntária 
  
4 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


046.13 
Instalação e manutenção de equipamentos de combate a sinistros 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


046.14 
Sinalização de segurança 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


046.2 
Monitoramento. Vigilância 
As imagens são salvas em sistema informatizado. 
6 meses 
 
Eliminação 
  


046.21 
Solicitações de acesso as imagens 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


046.3 
Ocorrência de sinistros 
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


047 
Segurança preventiva 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


047.1 
Policiamento ostensivo de guarda 
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


047.11 
Controle de entrada e saída de materiais do Poder Legislativo 
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


047.12 
Solicitação de policiamento, escolta e proteção 
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


047.13 
Relatório de serviço diário 
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


047.2 
Vigilância eletrônica 
  
 
 
 
  


047.21 
Solicitação de imagens do circuito fechado de televisão  
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


047.3 
Controle de acesso a dependências 
  
 
 
 
Verificar o Ato da Mesa nº 239, de 27 de julho de 2009 


047.31 
Autorização de entrada fora de expediente 
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


047.32 
Registro de entrada e saída nas dependências da Alesc 
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


047.33 
Cadastro de veículos para uso de estacionamento/garagem 
Compreende as atividades da Coordenadoria de Atos e Registros Funcionais que mantém o controle de cessão dos selos para os veículos. 
1 ano 
 
Eliminação 
  


047.34 
Credencial para estacionamento 
Compreende as atividades da Coordenadoria de Atos e Registros Funcionais que mantém o controle de cessão dos selos para os veículos. 
2 anos 
 
Eliminação 
  


048 
Controle de bens patrimoniais 
  
 
 
 
  


049 
Outras ações referentes à gestão de bens patrimoniais e de serviços 
  
 
 
 
  


049.1 
Racionalização do uso de bens e serviços 
  
 
 
 
  


049.11 
Criação e atuação de grupos de trabalho 
  
 
 
 
Ver código: 007.1 (Portarias) 


049.12 
Operacionalização de reuniões 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


050 
Gestão orçamentária e financeira 
Compreende as atividades de programação e elaboração do orçamento, à gestão e execução orçamentária e financeira, às operações bancárias e ao controle externo das atividades financeiras da Alesc.         


050.01 
Normatização. Regulamentação 
  
 
 
 
Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos) 


050.011 
Decretos. Manuais. Notas técnicas. Orientações 
Compreende documentos elaborados por instituições externas que auxiliam a gestão orçamentária e financeira e a utilização dos sistemas de informação. 
Enquanto vigora 
 
Eliminação 
  


050.02 
Conformidade de registro de gestão 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


050.03 
Conformidade contábil 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


050.04 
Relatório de Gestão Fiscal 
  
5 anos 
10 anos 
Guarda permanente 
  


050.05 
Relatório para o TCE/SC 
Compreende as respostas ao TCE/SC. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


050.06 
Parecer da Procuradoria 
Compreende os dados e informações aferidas para os pareceres e relatórios. 
2 anos 
10 anos 
Eliminação 
  


051 
Gestão orçamentária 
  
 
 
 
  


051.1 
Programação orçamentária 
Compreende o registro de elaboração orçamentária. Previsão de receitas e despesas para um determinado exercício. 
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
Eliminar, após 2 (dois) anos, os documentos cujas informações sobre previsão orçamentária encontrem-se recapituladas ou consolidadas em outros 


051.2 
Detalhamento de despesa 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


051.3 
Execução orçamentária 
Compreende a movimentação, interna e externa, e à descentralização de créditos orçamentários pela Alesc, bem como as transferências, provisões, destaques, estornos e subvenções. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


051.4 
Retificação orçamentária. Créditos adicionais 
Compreende crédito suplementar, crédito especial e crédito extraordinário. 
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


051.5 
Declaração de Disponibilidade Orçamentária 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


052 
Gestão financeira 
  
 
 
 
  


052.1 
Programação financeira 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


052.11 
Solicitação de adiantamento de despesas 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


052.12 
Programação financeira de desembolso 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


052.2 
Execução financeira 
Compreende a utilização dos recursos financeiros visando atender à realização de atividades e projetos previstos. 
 
 
 
  


052.21 
Receita 
  
 
 
 
  


052.211 
Receita corrente 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


052.212 
Receita de capital 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


052.213 
Ingresso extraorçamentário 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


052.22 
Despesa 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


052.221 
Despesa corrente 
Compreende a utilização dos recursos provenientes das dotações orçamentárias ordinárias destinadas à manutenção contínua dos serviços públicos, como as despesas de custeio reservadas ao pagamento de pessoal (ativos, inativos, pensionistas, civis e militares) e dos encargos sociais, bem como aqueles referentes às transferências correntes relacionadas às contribuições e subvenções que atendem à manifestação de outras entidades de direito público ou privado, entre elas as transferências de assistência e previdência social e os pagamentos dos juros e encargos da dívida pública. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


052.222 
Despesa de capital 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


052.223 
Pré-empenho 
Compreende as notas. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


052.224 
Empenho 
Compreende as notas. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


052.225 
Ordem bancária 
Compreende as ordens bancárias que tratam de combustível, diária. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


052.226 
Suprimento de fundos 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


052.227 
Restos a pagar 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


052.228 
Liquidação de Despesa 
Compreende as notas. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


052.23 
Demonstração contábil 
Compreende a consolidação dos registros contábeis, tais como: livro-razão, balanço patrimonial, balanço orçamentário, balanço financeiro, demonstração das variações patrimoniais, demonstrações dos fluxos de caixa, demonstração das mutações do patrimônio líquido, demonstração do resultado econômico e balancetes. 
 
 
 
  


052.231 
Balancete 
Compreende o extrato bancário, relatório de caixa, relatório de inconsistência, relatório de inventário e almoxarifado. 
5 anos 
15 anos 
Guarda permanente 
  


052.232 
Análise e parecer da tributação dos processos 
  
2 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
Há documentos que compõem o balancete 


052.233 
Boletim Financeiro 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


052.24 
Gestão de fundos especiais 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


052.25 
Concessão de benefícios, estímulos e incentivos 
  
 
 
 
  


052.251 
Financeiros 
  
5 anos 
15 anos 
Guarda permanente 
  


052.252 
Creditícios 
  
5 anos 
15 anos 
Guarda permanente 
  


052.26 
Sistema de Informações Contábeis e Fiscais do Setor Público Brasileiro (SICONF) 
Compreende a análise e informações contábeis e fiscais. 
1 ano 
5 anos 
Eliminação 
  


053 
Operação bancária 
  
 
 
 
  


053.01 
Conciliação bancária 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


053.1 
Pagamento em moeda estrangeira 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


053.2 
Gestão da conta única 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


053.3 
Gestão de contas correntes bancárias: tipo A, B, C, D e E 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


053.4 
Gestão de contas especiais 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


054 
Controle externo. Auditoria externa 
  
 
 
 
IN N.TC-0020/2015 - IN N.TC-0021/2015 TCE. Ato da Mesa nº 500, de 15 de julho de 2015.  


054.1 
Prestação de contas 
Compreende todos os documentos referentes à prestação de contas e relatório, resumo de viagem. 
5 anos 
20 anos 
Eliminação 
  


054.11 
Verba de Comissões 
Compreende o relatório. 
5 anos 
20 anos 
Eliminação 
  


054.12 
Verba de Lideranças 
Compreende o relatório. 
5 anos 
20 anos 
Eliminação 
  


054.13 
Verba de Gabinete 
Compreende o relatório. 
5 anos 
20 anos 
Eliminação 
  


054.14 
Verba Indenizatória 
Compreende o relatório. 
5 anos 
20 anos 
Eliminação 
  


054.2 
Tomada de contas especial 
Compreende todo o processo de tomada de contas, a partir da notificação até o relatório final. 
5 anos 
15 anos 
Guarda permanente 
  


055 
Controle de Subações - Gestão de Gabinete 
Compreende o controle de uso das subações de Gestão dos Gabinetes. 
 
 
 
Ato da Mesa nº 080, de 06 de março de 2020 


055.1 
Demonstrativo da execução orçamentária e financeira das subações 
  
5 anos 
20 anos 
Eliminação 
  


055.2 
Reembolso das subações 
  
5 anos 
20 anos 
Eliminação 
  


055.3 
Dotações orçamentárias remanejadas 
  
5 anos 
20 anos 
Eliminação 
  


059 
Outras ações referentes à gestão orçamentária e financeira 
  
 
 
 
  


059.1 
Compra e subscrição de ações 
  
5 anos 
15 anos 
Guarda permanente 
  


059.2 
Recolhimento de tributos, impostos e taxas 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


059.21 
Guia de imposto sobre serviço (ISS) 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


059.22 
Declaração de imposto de renda – pessoa jurídica (IRPJ) 
Compreende a cópia da declaração. 
5 anos 
10 anos 
Eliminação 
  


059.23 
Declaração do imposto de renda retido na fonte (DIRF) 
  
7 anos 
 
Eliminação 
Ver código: 023.173 (Imposto de renda retido na fonte (IRRF)) 


059.3 
Fixação de custos de serviços 
  
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


059.4 
Devolução ao erário 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


059.5 
Restituição de rendas arrecadadas 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


059.6 
Declaração de débitos e créditos tributários federais (DCTF) 
  
1 ano 
5 anos 
Eliminação 
Art. 206, Lei 10.406/02 - art. 173, Lei 5.172 


060 
Gestão da documentação e da informação 
Compreende a produção, controle, classificação, avaliação, destinação e tratamento técnico da documentação arquivística, à aquisição, processamento técnico, controle, distribuição e acesso aos acervos bibliográfico e museológico, bem como aqueles referentes à conservação e preservação de acervos, à produção editorial e à gestão de sistemas e de infraestrutura tecnológica da Alesc.         


060.01 
Normatização. Regulamentação 
  
 
 
 
Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos) 


060.011 
Manual de gestão de documentos 
  
Enquanto vigora 
4 anos 
Guarda permanente 
Preservar apenas 1 exemplar de cada edição. 


060.012 
Instrumentos de descrição 
  
Enquanto vigora 
4 anos 
Guarda permanente 
  


061 
Gestão de documentos de arquivo 
Compreende procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos da Alesc.      


061.01 
Constituição da comissão permanente de avaliação de documentos (CPAD) 
  
 
 
 
  


061.011 
Composição e atuação 
  
4 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


061.012 
Operacionalização de reuniões 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


061.013 
Atas da CPAD 
  
4 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


061.1 
Adoção e controle dos procedimentos de protocolo 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


061.2 
Análise da situação arquivística 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


061.3 
Levantamento da produção e do fluxo documental 
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


061.4 
Elaboração dos instrumentos técnicos de gestão de documentos 
  
2 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
Eliminar, 2 (dois) anos após a finalização da elaboração, as versões preliminares dos instrumentos, assim como os demais exemplares quando ocorrerem atualizações. 


061.41 
Código de classificação dos documentos 
  
2 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


061.42 
Tabela de temporalidade de documentos 
  
2 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


061.43 
Aprovação e atualização do código de classificação, tabela de temporalidade 
  
2 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


061.5 
Aplicação dos instrumentos técnicos de gestão de documentos 
  
 
 
 
  


061.51 
Classificação 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


061.52 
Avaliação 
  
 
 
 
  


061.521 
Eliminação 
  
5 anos 
 
Guarda permanente 
  


061.522 
Transferência 
  
5 anos 
 
Guarda permanente 
  


061.523 
Recolhimento 
  
5 anos 
 
Guarda permanente 
  


061.524 
Termo de eliminação 
  
5 anos 
 
Guarda permanente 
  


061.525 
Edital de ciência de eliminação de documento 
  
5 anos 
 
Guarda permanente 
  


062 
Gestão de acervos bibliográficos e museológico 
Compreende documentos referentes à aquisição, incorporação, processamento técnico, inventário e desincorporação de acervos bibliográficos e museológico da Alesc.      


062.1 
Aquisição e incorporação 
Compreende a aquisição de peças, reálias, objetos tridimensionais. 
 
 
Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às ações de aquisição e incorporação não efetivadas 
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. 


062.11 
Compra 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


062.12 
Doação 
 
4 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


062.13 
Permuta 
  
4 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


062.2 
Processamento técnico 
  
 
 
 
  


062.21 
Registro 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


062.22 
Catalogação, classificação e indexação 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


062.3 
Inventário 
  
5 anos 
15 anos 
Guarda permanente 
  


062.4 
Desincorporação 
  
 
 
 
  


062.41 
Doação 
  
4 anos 
5 anos 
Eliminação 
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. 


062.42 
Descarte 
  
4 anos 
5 anos 
Eliminação 
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. 


063 
Controle de acesso e de movimentação de acervos 
Compreende o acesso, consultas e empréstimos de documentos dos acervos da Alesc (arquivísticos, bibliográficos e museológicos) e movimentação desses acervos.      


063.1 
Consultas 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


063.11 
Solicitação de pesquisa 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


063.2 
Empréstimos 
  
1 ano 
1 ano 
Eliminação 
  


063.3 
Movimentação de acervos 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


063.4 
Desarquivamento 
  
2 anos 
 
Eliminação 
Ver código: 143.4 (Requerimento - RQS) para os documentos do processo legislativo. 


063.5 
Solicitações de cópias e degravações 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


063.6 
Solicitação de acesso à informação 
Compreende solicitações feitas com base na lei de acesso à informação (LAI) 
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


063.61 
Pedido de acesso à informação e recurso 
  
1 ano 
5 anos 
Eliminação 
  


063.62 
Acompanhamento do atendimento ao cidadão 
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


063.7 
Solicitação de acesso a documento sigiloso 
  
2 anos 
5 anos 
Eliminação 
A solicitação é formalizada pelo Termo que deve ser de guarda permanente. 


063.71 
Termo de classificação de informação e de restrição de acesso à informação pessoal (TCI) 
  
5 anos 
50 anos 
Guarda permanente 
Prazo de guarda começa a contar a partir da desclassificação do documento. Inclui ofícios que comunica classificação e reclassificação de documentos, relatórios de reavaliação, termo de classificação da informação. 


063.72 
Termo de credenciamento para acesso à informação sigilosa e à informação pessoal 
  
5 anos 
50 anos 
Guarda permanente 
  


063.73 
Termo de compromisso de manutenção de restrição de acesso à informação (TCMR) 
  
5 anos 
50 anos 
Guarda permanente 
  


064 
Conservação e preservação de acervos 
Compreende as ações de preservação, conservação e restauração dos acervos da Alesc (desinfestação; higienização; controle do armazenamento; e encadernação, reformatação e restauração de documentos).      


064.01 
Avaliação e monitoramento 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


064.1 
Desinfestação e higienização 
  
2 anos 
 
Eliminação 
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. 


064.2 
Controle das áreas de armazenamento 
  
2 anos 
 
Eliminação 
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. 


064.3 
Reformatação 
Compreende a contratação de serviços terceirizados. 
 
 
 
  


064.31 
Microfilmagem 
  
2 anos 
 
Eliminação 
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. 


064.32 
Digitalização 
  
2 anos 
 
Eliminação 
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. 


064.4 
Restauração 
  
2 anos 
 
Eliminação 
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas.  


064.5 
Arranjo e descrição 
  
2 anos 
2 anos 
Guarda permanente 
Eliminar, 2 (dois) anos após a conclusão da organização, as versões preliminares das planilhas e dos estudos de apoio. 


064.6 
Elaboração de instrumentos de pesquisa 
  
2 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
Eliminar, 2 (dois) anos após a finalização da elaboração, as versões preliminares dos instrumentos assim como os demais exemplares quando ocorrerem atualizações. 


065 
Produção editorial 
Compreende a elaboração e divulgação de livros, periódicos e outros produtos editoriais.      


065.1 
Edição. Coedição 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


065.11 
Livros e periódicos 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


065.2 
Editoração e programação visual 
  
5 anos 
 
Eliminação 
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. 


065.21 
Prova gráfica 
  
5 anos 
 
Eliminação 
  


065.3 
Promoção, divulgação e distribuição 
  
5 anos 
 
Eliminação 
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. 


066 
Gestão de tecnologia da informação 
Compreende os documentos referentes ao desenvolvimento de programas, instalação de equipamentos, implantação e controle de sistemas informatizados, bem como aqueles referentes à administração da infraestrutura tecnológica. 
 
 
 
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. 


066.1 
Desenvolvimento e controle de sistemas informatizados 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


066.2 
Instalação de equipamentos 
  
5 anos 
 
Eliminação 
  


066.3 
Administração da infraestrutura tecnológica 
  
 
 
 
  


066.31 
Projeto de manutenção 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


066.32 
Gerenciamento e uso 
  
5 anos 
 
Eliminação 
  


066.4 
Administração de banco de dados 
  
 
 
 
  


066.41 
Instalação e configuração 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


066.42 
Gerenciamento e uso 
  
5 anos 
5 anos 
Eliminação 
  


066.5 
Segurança em tecnologia da informação 
  
 
 
 
  


066.51 
Acesso a sistemas, redes, e-mail e impressoras 
  
5 anos 
 
Eliminação 
  


066.52 
Acesso ao gerenciamento de dados 
Compreende termo de responsabilidade. 
5 anos 
 
Eliminação 
  


066.9 
Outras ações referentes à gestão de tecnologia da informação 
  
 
 
 
  


066.91 
Controle do suporte técnico 
  
5 anos 
 
Eliminação 
  


066.92 
Controle de portais 
  
5 anos 
 
Eliminação 
  


067 
Contratação de prestação de serviços 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


069 
Outras ações referentes à gestão da documentação e da informação 
  
 
 
 
  


069.2 
Fornecimento de cópias de documentos 
Compreende todas as solicitações de cópias em qualquer formato 
1 ano 
 
Eliminação 
  


070 
Gestão dos serviços postais e de telecomunicações 
Compreende as atividades desenvolvidas pela Alesc para a gestão dos serviços postais e de telecomunicações, bem como aqueles referentes à contratação de prestação de serviços de instalação, manutenção e reparo, e à autorização e controle de uso.     


071 
Contratação de prestação de serviços 
  
 
 
Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às contratações não efetivadas 
  


071.1 
Serviço postal 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


071.2 
Serviço de radiofrequência 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


071.3 
Serviço de telex 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


071.4 
Serviço de telefonia. Serviço de fax 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


071.5 
Serviço de transmissão de dados, voz e imagem 
  
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


072 
Execução de serviços postais pela Alesc 
  
 
 
 
  


072.1 
Serviço de postagem 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


072.2 
Guia de postagem 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


072.3 
Protocolo de entrega de correspondência 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


073 
Autorização e controle de uso 
  
 
 
 
  


073.1 
Serviço de radiofrequência 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


073.2 
Serviço de telex 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


073.3 
Serviço de telefonia. Serviço de fax 
  
 
 
 
  


073.31 
Transferência de propriedade ou titularidade 
  
1 ano 
2 anos 
Eliminação 
  


073.32 
Registro de ligações 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


073.33 
Divulgação de listas telefônicas internas 
  
5 anos 
 
Eliminação 
  


073.4 
Serviço de transmissão de dados, voz e imagem 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


074 
Distribuição de jornais, revistas e outras publicações 
  
 
 
 
  


074.1 
Assinatura, cancelamento do recebimento de periódicos 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


074.2 
Troca de periódico, troca de lugar para entrega 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


080 
Pessoal Militar 
  
 
 
 
  


090 
Vaga 
  
 
 
 
  


100 
Administração do Processo Legislativo 
Compreende as atividades legislativas, organização e funcionamento do Plenário, organização e funcionamento das comissões, frentes e fóruns parlamentares e outros órgãos parlamentares, como: comissões, secretarias, bancadas e conselhos, além dos trabalhos vinculados à criação e alteração de proposições e outras matérias.     


101 
Ofícios expedidos pelos Parlamentares, Mesa e Gabinete da Presidência 
  
1 ano 
5 anos 
Eliminação 
Realizar análise dos documentos com valor histórico e probatório que deverão ter a destinação final de guarda permanente. 


102 
Ofícios recebidos pelos Parlamentares, Mesa e Gabinete da Presidência 
  
1 ano 
5 anos 
Eliminação 
Realizar análise dos documentos com valor histórico e probatório que deverão ter a destinação final de guarda permanente. 


110 
Direção dos trabalhos legislativos 
Compreende o funcionamento da Mesa Diretora e do Colégio de Líderes.     


111 
Funcionamento da Mesa Diretora 
Compreende os trabalhos relacionados à composição da Mesa, realização das reuniões, além de outros documentos relacionados à Mesa, aos membros e ao Presidente. 
 
 
 
  


111.1 
Composição, Eleição e Substituição dos membros da Mesa Diretora 
  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


111.2 
Vacância de cargo da Mesa Diretora 
  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


111.3 
Ata de reunião da Mesa Diretora 
  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


111.4 
Atos da Mesa  
Compreende os atos da Mesa DL. 
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
Ver código: 007.2 (Atos da Mesa); 020.012 (Atos da Mesa - servidores) 


111.5 
Atos do Presidente e da Presidência 
Compreende os Atos da Presidência DA e DL. 
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
Ver código: 007.3 (Atos da presidência) 


111.6 
Decisões da Mesa 
  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


112 
Funcionamento das Bancadas e dos Blocos Parlamentares 
Compreende a composição da Bancada ou do Bloco Parlamentar, a realização das reuniões, além de outros documentos relacionados às bancadas e blocos. 
 
 
 
  


112.1 
Dossiê da reunião das Bancadas e dos Blocos Parlamentares 
Compreende atas e decisões das reuniões da Bancada ou do Bloco Parlamentar entre outros documentos ou outras deliberações. 
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


113 
Funcionamento do Colégio de Líderes 
Compreende a escolha do Líder, a realização das reuniões, além de outros documentos relacionados às lideranças. 
 
 
 
  


113.1 
Dossiê da reunião do Colégio de Líderes 
Compreende atas e decisões das reuniões de líderes entre outros documentos ou outras deliberações. 
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


120 
Organização e funcionamento do Plenário 
Compreende a execução, o controle e o registro da Sessão Plenária.


120.1 
Expedientes lidos em Plenário 
  
1 ano 
5 anos 
Eliminação 
Realizar análise dos documentos com valor histórico e probatório que deverão ter a destinação final de guarda permanente. 


121 
Execução da Sessão Preparatória 
Compreende os trabalhos relacionados à realização da Sessão Preparatória, ao seu devido registro e condução. 
 
 
 
  


121.1 
Dossiê da Sessão Preparatória 
Compreende as atas e decisões da Sessão Preparatória entre outros documentos ou outras deliberações. 
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
Ver código: 111.1 (Composição, Eleição e Substituição dos membros da Mesa Diretora) 


121.2 
Posse dos Deputados 
  
 
 
 
Ver código: 162 (Posse e diplomação) 


121.3 
Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos 
  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


122 
Execução da Sessão Plenária Ordinária 
Compreende os trabalhos relacionados à realização das Sessões Ordinárias ao seu devido registro e condução. 
 
 
 
  


122.1 
Ata de Sessão Ordinária 
  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


122.2 
Questões de ordem em Plenário - formulação e resposta 
  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


122.3 
Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos  
  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


123 
Execução da Sessão Plenária Extraordinária 
Compreende os trabalhos relacionados à realização das Sessões Extraordinárias, ao seu devido registro e condução. 
 
 
 
  


123.1 
Ata de Sessão Extraordinária 
  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


123.2 
Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos 
  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


124 
Execução da Sessão Especial 
Compreende os trabalhos relacionados à realização das Sessões Especiais, ao seu devido registro e condução. 
 
 
 
  


124.1 
Dossiê da Sessão Especial 
Compreende a solicitação, as atas e decisões das Sessões Especiais entre outros documentos ou outras deliberações. 
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


124.2 
Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos 
  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


125 
Execução da Sessão Solene 
Compreende os trabalhos relacionados à realização das Sessões Solenes ao seu devido registro e condução. 
 
 
 
  


125.1 
Dossiê da Sessão Solene 
Compreende a solicitação, as atas e decisões das Sessões Solenes entre outros documentos ou outras deliberações. 
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


125.2 
Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos 
  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


125.3 
Posse de Governador e Vice-Governador 
  
 
 
 
  


125.31 
Livro de registro de posse 
  
 
 
Guarda permanente 
  


125.4 
Concessão da Comenda do Poder Legislativo 
  
 
 
 
  


125.41 
Relação dos homenageados 
  
1 ano 
4 anos 
Guarda permanente 
  


125.5 
Concessão de Título de Cidadão Catarinense 
  
 
 
 
  


125.51 
Relação dos homenageados 
  
1 ano 
4 anos 
Guarda permanente 
  


130 
Organização e funcionamento das comissões, frentes e fóruns parlamentares 
Compreende o gerenciamento e apoio aos trabalhos das comissões, frentes e fóruns parlamentares, além de sua composição e controle das reuniões realizadas.     


131 
Gerenciamento e apoio 
Compreende as ações de suporte às atividades legislativas e fiscalizatórias desempenhadas. Essas ações de suporte compreendem, dentre outras ações, o controle da comunicação oficial das comissões, frentes e fóruns parlamentares, sua interface com a sociedade, além de outros trabalhos que podem ocorrer fora do ambiente das reuniões de comissão, frentes e fóruns parlamentares, como estudos e registros do acompanhamento de temas de interesse estadual. 
 
 
 
  


131.1 
Comunicação da comissão, frentes e fóruns parlamentares 
Compreende comunicações que versam sobre matéria legislativa, produzidos ou dirigidos às comissões, frentes e fóruns parlamentares em sua comunicação com órgãos internos e externos a Alesc. 
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
  


131.2 
Comunicação operacional 
Compreende as comunicações de caráter operacional, produzidos ou dirigidos aos membros e secretários de comissões, frentes e fóruns parlamentares.  
Até o final da sessão legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Eliminação 
  


131.3 
Propostas populares 
Compreende propostas e sugestões de iniciativa legislativa relacionadas a proposições em discussão na Alesc. Compreende abaixo-assinados e as diversas formas de manifestação da sociedade em relação a propostas de seu interesse, conforme art. 85 do RI. 
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
  


131.4 
Denúncias populares 
Compreende denúncias e reclamações realizadas à Comissão de Ética e Decoro Parlamentar, conforme art. 368 do Regimento Interno da Casa. 
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
  


131.5 
Levantamentos e estudos 
Compreende estudos, pesquisas, análises e levantamentos produzidos ou recebidos por comissões, frentes e fóruns parlamentares com o intuito de instruir o processo legislativo ou de debate de determinada matéria. 
Enquanto vigora 
4 anos 
Guarda permanente 
  


131.6 
Registros de acompanhamento de temas de interesse estadual 
Compreende relatórios, pareceres ou qualquer outro documento que consolide o trabalho das comissões, frentes e fóruns parlamentares no seu esforço de averiguação de temas ou temáticas que lhes são pertinentes. 
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Eliminação 
  


132 
Composição de comissões, frentes e fóruns parlamentares 
Compreende a criação de comissões, frentes e fóruns parlamentares, bem como a indicação ou substituição dos parlamentares que integram tais órgãos. 
 
 
 
  


132.1 
Criação. Indicação. Substituição de membro 
Compreende requerimentos para criação, instalação e prorrogação de comissão, assim como os atos de criação e indicação/substituição de membros nas comissões especiais, comissões mistas, comissões permanentes, CPI's, comissões externas, comissão representativa, fóruns parlamentares, frentes parlamentares, subcomissões, grupos de trabalho, comissão de ética e decoro parlamentar, procuradoria, procuradoria da mulher entre outros órgãos parlamentares.  
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


132.2 
Pedidos. Indicação para cargos parlamentares 
Compreende os pedidos e indicações para os cargos de Relator e Presidente de comissão, frentes e fóruns parlamentares 
2 anos 
4 anos 
Guarda permanente 
  


132.3 
Preparação de reunião de comissões, frentes e fóruns parlamentares 
Compreende os trabalhos que antecedem a realização da reunião das comissões e outros órgãos parlamentares, e que visam dispor com certa antecedência os elementos necessários para sua devida execução. 
 
 
 
  


132.31 
Controle de designação de Relator 
  
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
 
Eliminação 
  


132.32 
Lista de inscrição para debates 
  
Enquanto vigora 
 
Eliminação 
  


132.33 
Convite. Solicitação de indicação de convidado para participação em audiência pública 
  
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
 
Eliminação 
  


132.34 
Resposta. Justificativa de falta de convidado para participar de audiência pública 
  
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
 
Eliminação 
  


133 
Execução de reunião de comissões, frentes e fóruns parlamentares 
Compreende os trabalhos relacionados à realização das reuniões no âmbito das comissões, frentes e fóruns parlamentares, ao seu devido registro e condução. 
 
 
 
Inclui documentos relacionados às reuniões de instalação, ordinárias e extraordinárias e audiências públicas, tais como: convocações e pautas. 


133.1 
Processo da Reunião 
Compreende os documentos que compõem o processo para realização da reunião até a sua finalização. 
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
  


133.11 
Atas 
Compreende o registro da reunião (Comissões, audiência pública, frentes e fóruns parlamentares) bem como as deliberações e votações. 
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
  


133.12 
Notas taquigráficas 
Compreende a degravação VER código 133.16 (Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos) 
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
  


133.13 
Lista de presença de Deputados (comissões, frentes e fóruns parlamentares) 
  
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
Ver código: 163 (Missão oficial, licenças e afastamentos parlamentares) 


133.14 
Justificativa de ausência em reunião 
Compreende a justificativa de falta à reunião de comissão, frente e fórum parlamentar. 
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
  


133.15 
Folha de votação 
  
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
  


133.16 
Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos 
Compreende registros que não sofrem alterações com vistas à divulgação em TV, internet, etc. bem como os registros filmográficos sem áudio. 
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
  


133.17 
Relatórios (finais, parciais e prévios) (comissões, frentes e fóruns parlamentares) 
  
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
  


133.18 
Autorização de uso do material e da imagem do palestrante, participante (audiências públicas, demais eventos legislativos) 
  
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
  


134 
Acordo de procedimentos da Comissão formalizado 
  
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
  


134.1 
Processo de audiências públicas 
  
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
  


134.2 
Enunciados 
  
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
  


134.3 
Nota técnica das comissões, frentes e fóruns parlamentares 
  
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
Inclui notas técnicas produzidas tanto por órgãos da Alesc quanto por entidades externas 


134.4 
Plano de trabalho, roteiro de comissão especial 
  
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
  


135 
Execução de eventos de cunho legislativo 
Compreende os trabalhos relacionados à realização, registro e condução de seminários, fóruns, congressos, mesas redondas, simpósios, exposições, palestras e de qualquer outra denominação de evento promovido pelos órgãos legislativos da Casa, cujo objetivo seja subsidiar os trabalhos de instrução de matérias legislativas. 
 
 
 
Ver código: 910 (Gestão de eventos) para eventos de cunho administrativo. 


135.1 
Discussão. Apresentações. Programação (eventos de cunho legislativo) 
Compreende os relatórios, notas taquigráficas e quaisquer documentos que registram discursos, palestras, apresentações, slides e demais conteúdos apresentados durante o evento, além da autorização do uso do material e da imagem do convidado. 
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
Ver código: 910 (Gestão de eventos). Não inclui discussão, apresentações, programação de eventos de cunho administrativo. 


135.2 
Registro de presença em evento de cunho legislativo 
  
5 anos 
10 anos 
Guarda permanente 
  


135.3 
Registros audiovisuais, fotográficos e fonográficos (eventos de cunho legislativo) 
Compreende registros que não sofrem alterações com vistas à divulgação em TV, internet, etc. bem como os registros filmográficos sem áudio. 
Até o final da Sessão Legislativa seguinte ou até o encerramento da comissão temporária. 
4 anos 
Guarda permanente 
  


140 
Apresentação, instrução e análise de matérias e projetos 
Compreende a produção, alteração e análise de matérias e diplomas legais. 
Algumas proposições, dependendo da situação, podem ser acessórias de uma proposição principal. Nesse caso, as acessórias passam a ser parte integrante da principal e, portanto, tem a mesma classificação. As proposições que constam na presente classe, em sua maioria, são apenas aquelas que figuram como principal.    


140.1 
Acervo da Constituinte 
Compreende o dossiê das constituições catarinenses. 
 
 
Guarda permanente 
  


140.2 
Livro de registro de leis 
Compreende os livros que foram utilizados para registro de leis. 
 
 
Guarda permanente 
  


141 
Proposições - capeadas - propostas e projetos 
Compreende as proposições estabelecidas no art. 48 da Constituição do Estado. 
 
 
 
  


141.1 
Proposta de Emenda à Constituição do Estado 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação 


141.2 
Projeto de lei complementar 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação 


141.3 
Projeto de lei 
Compreende o projeto de lei ordinária e delegada. 
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação 


141.4 
Projeto de Conversão em Lei de Medida Provisória. 
Compreende a análise da Medida Provisória 
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação 


141.5 
Projeto de decreto legislativo 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação 


141.6 
Projeto de Resolução 
Compreende o projeto de alteração do regimento interno. 
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos) para atos que tratem da administração e funcionamento da Alesc 


142 
Proposições - capeadas - propostas e demais tipos 
 Compreende as demais proposições capeadas estabelecidas no art. 178 do RI. 
 
 
 
  


142.1 
Proposta de sustação de atos 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação / art. 333, RI 


142.2 
Anteprojeto de Lei 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação / É parte do Projeto de Lei 


142.3 
Requerimento Capeado - RQC 
Compreende o requerimento de convocação de autoridade, fóruns parlamentares, frentes parlamentares e subcomissões. 
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. / art. 198 e 199 do RI. 


142.4 
Requerimento de Diligência / Audiência Pública - RQX 
  
Enquanto vigora* 
5 anos 
Eliminação 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. / art. 198 e 199 do RI. 


142.5 
Recurso 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação 


142.6 
Consulta 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação 


142.7 
Mensagem 
Compreende as mensagens de veto e mensagens governamentais. 
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação 


142.8 
Ofícios capeados 
  
1 ano 
5 anos 
Eliminação 
Realizar análise dos documentos com valor histórico e probatório que deverão ter a destinação final de guarda permanente. 


142.9 
Sugestão legislativa 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação 


143 
Proposições - não capeadas 
  
 
 
 
  


143.1 
Indicação 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação 


143.2 
Moção 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação 


143.3 
Pedido de Informação 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação 


143.4 
Requerimento - RQS 
Compreende o requerimento de Deputado acerca de assuntos diversos. 
Enquanto vigora* 
5 anos 
Eliminação 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. / art. 198 e 199 do RI. 


150 
Fiscalização, controle e investigação parlamentar 
Compreende a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial do Estado e das entidades da Administração Direta e Indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, bem como a investigação de fatos de interesse do Estado.     


151 
Proposta de sustação de atos normativos do Poder Executivo  
Compreende a proposta para suspender atos normativos elaborados pelo Poder Executivo.  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Ver código: 142.1 (Proposta de sustação de atos) art. 333, RI 


152 
Convocação de Secretários de Estado e do Procurador-Geral do Estado 
Compreende a convocação de Secretários de Estado e do Procurador-Geral do Estado pela Alesc. 
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Ver código: 142.3 (Requerimento Capeado - RQC) art. 336, RI 


153 
Avisos. Acórdãos do TCE/SC 
  
Até o final da Sessão Legislativa seguinte 
20 anos 
Eliminação 
  


154 
Tomada de contas do Governador do Estado (Contas dos Poderes Legislativo, Judiciário, do Ministério Público Estadual e do Tribunal de Contas do Estado estão anexadas) 
Compreende a apresentação das contas do Governador do Estado realizadas em exercício. 
Até o final da Sessão Legislativa seguinte 
4 anos 
Guarda permanente 
Ver código: 141.5 (Projeto de decreto legislativo), art. 274, RI, a formalização da aprovação ou não aprovação das contas é dada por meio de Decreto Legislativo.  


155 
Controle político 
Compreende o controle político dos atos de governo. 
 
 
 
  


155.1 
Requerimento de documentos e informações 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Ver código: 143.4 (Requerimento - RQS) art. 200 e 201, RI 


155.2 
Solicitação de informações ao TCE/SC 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação.  


155.3 
Solicitação para instauração de processo 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação.  


155.4 
Denúncia por crime de responsabilidade 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação.  


156 
Inquérito parlamentar 
Compreende a investigação acerca de temas e fatos de interesse estadual e de suspeitas irregularidades. Compreende todas as etapas do processo, do requerimento ao relatório final. 
 
 
 
  


156.1 
Requerimento 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. art. 41, RI. 


156.2 
Autos de CPI 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Prazo da CPI 120 dias, prorrogável por igual período. art. 41, RI. 


156.3 
Relatório final 
  
Enquanto vigora* 
4 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Contém o Relatório circunstanciado. art. 163, RI 


160 
Atuação parlamentar 
Compreende as atividades vinculadas individualmente ao parlamentar durante o cumprimento das ações resultantes do poder político outorgado pela sociedade.     


161 
Mandato parlamentar 
Compreende atividades relacionadas à posse, movimentação partidária, atuação como representante em órgãos externos, missões oficiais, afastamentos de mandato e regime disciplinar. 
 
 
 
  


161.1 
Resultado de eleições gerais 
Compreende o recebimento do resultado da eleição estadual. 
2 anos 
30 anos 
Guarda permanente 
  


161.2 
Comunicação de resultado final de eleições 
  
2 anos 
30 anos 
Guarda permanente 
  


162 
Posse e diplomação 
Compreende ações referentes à posse dos Deputados em mandato parlamentar. 
 
 
 
  


162.1 
Posse no mandato parlamentar 
 
2 anos 
30 anos 
Guarda permanente 
  


162.2 
Livro de registro de diplomas 
  
2 anos 
30 anos 
Guarda permanente 
  


162.3 
Diplomas dos Deputados 
  
2 anos 
30 anos 
Guarda permanente 
O documento original é devolvido ao parlamentar e arquivado cópia digitalizada do referido documento. 


162.4 
Declaração de Bens e Rendas 
  
2 anos 
30 anos 
Guarda permanente 
 


163 
Missão oficial, licenças e afastamentos parlamentares 
Compreende as ações referentes à frequência, licenças e afastamentos com impacto no mandato parlamentar. 
 
 
 
  


163.1 
Justificativa de falta de parlamentar 
  
2 anos 
60 anos 
Guarda permanente 
Inclui o Ato da Mesa com ofícios encaminhados pelo Deputado justificando a falta. 


163.2 
Licenças e afastamentos do mandato 
  
2 anos 
60 anos 
Guarda permanente 
Inclui o Ato da Mesa com ofícios encaminhados pelo Deputado justificando o afastamento. Art. 48 ao 52, RI. Art. 45, inciso I, da Constituição do Estado. 


163.3 
Missão oficial (Deputados) 
  
2 anos 
60 anos 
Guarda permanente 
Missão oficial - licença para missão temporária caráter diplomático ou cultural, ver art. 52, I, RI 


164 
Certidão de mandato parlamentar 
Compreende a solicitação de certidão de mandato parlamentar. 
 
 
 
  


164.1 
Solicitação de certidão de Deputado 
  
1 ano 
4 anos 
Guarda permanente 
Inclui certidão de Deputado expedida 


170 
Regime disciplinar parlamentar 
Compreende a apuração de fatos e correção da conduta parlamentar.     


171 
Processo correcional (Deputado) 
  
Enquanto vigora* 
30 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação. Inclui o processo de apuração e o requerimento de representação. Art. 363, RI. 


172 
Processo de perda de mandato por decisão judicial 
  
2 anos após o término da legislatura 
30 anos 
Guarda permanente 
Art. 347 e 363, RI. 


173 
Processo ético-disciplinar 
  
2 anos após o término da legislatura 
30 anos 
Guarda permanente 
  


180 
Representação institucional em órgãos externos 
Compreende os documentos sobre indicação e participação em conselhos e organismos estaduais, nacionais e internacionais para discussões de interesse da Alesc.     


181 
Indicação. Substituição para órgãos externos 
  
Enquanto vigora* 
20 anos 
Guarda permanente 
*A vigência esgota-se ao término da tramitação / Inclui a indicação para composição de conselhos externos como o conselho de governo, CEDCA/SC entre outros 


182 
Justificativa de ausência em reunião de órgãos externos 
  
Enquanto vigora 
20 anos 
Guarda permanente 
  


190 
Movimentação e estrutura política partidária 
Compreende os registros referentes à composição das bancadas, mudanças de partido, cálculos de proporcionalidade partidária, constituição de blocos parlamentares.     


191 
Constituição de bancada ou blocos parlamentares 
  
Enquanto vigora 
4 anos 
Guarda permanente 
Ver código: 112 (Funcionamento das Bancadas e dos Blocos Parlamentares) 


192 
Quadros de lideranças 
  
Enquanto vigora 
4 anos 
Guarda permanente 
Ver código: 113 (Funcionamento do Colégio de Líderes) 


193 
Registro de cálculos de proporcionalidade partidária 
  
Enquanto vigora 
4 anos 
Guarda permanente 
  


900 
Administração de atividades acessórias 
Compreende o desenvolvimento de atividades complementares.     


910 
Gestão de eventos 
Compreende a gestão de eventos relacionados à área administrativa. 
 
 
Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes aos eventos não efetivados 
  


910.01 
Normatização. Regulamentação 
  
 
 
 
Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos) 


911 
Planejamento e programação 
Compreende documentos referentes ao planejamento e à programação do evento, tais como: a definição do tema, a lista de palestrantes e convidados, o cronograma das atividades, as instruções para participantes, dentre outros. 
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


911.1 
Registros de exposição 
  
5 anos 
 
Guarda permanente 
  


912 
Divulgação 
Compreende documentos referentes à divulgação dos eventos, como: folders, cartazes, folhetos, dentre outros. 
1 ano 
2 anos 
Eliminação 
Arquivar um exemplar do material de divulgação de cada evento. 


912.1 
Convites 
Compreende a elaboração de convites para os eventos promovidos pela Alesc. 
2 anos 
3 anos 
Guarda permanente 
Arquivar um exemplar de convite em formato de arquivo nato-digital ou digitalizado, preferencial. 


913 
Inscrição e controle de frequência 
Compreende fichas de inscrição, cadastro ou relação de inscritos e listas de presença dos participantes nos eventos. 
2 anos 
2 anos 
Eliminação 
  


913.1 
Livros de solenidades 
Compreende o registro de realização das Sessões Solenes. 
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
Inclui documentos que registram a presença de autoridades em eventos da Alesc 


913.2 
Livros, listas de presença em eventos 
Compreende o registro de presença nos eventos da Alesc. 
5 anos 
 
Eliminação 
  


914 
Emissão de certificados 
Compreende documentos referentes à expedição, registro e controle da entrega do certificado aos participantes nos eventos. 
2 anos 
3 anos 
Guarda permanente 
  


915 
Avaliação dos resultados 
Compreende documentos referentes à avaliação dos resultados alcançados pelos eventos, tais como: formulários de avaliação, relatórios parciais e finais, etc. 
2 anos 
2 anos 
Guarda permanente 
Eliminar, após 2 (dois) anos, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros. 


916 
Habilitação, julgamento e recursos 
Compreende documentos referentes à habilitação dos candidatos inscritos nos prêmios e nos concursos culturais, ao julgamento dos trabalhos concorrentes, ao desempenho dos participantes e aos recursos apresentados aos resultados do julgamento, bem como os trabalhos inscritos e as atas de julgamento. 
2 anos 
2 anos 
Guarda permanente 
Eliminar, após 2 (dois) anos, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros. 


917 
Premiações e concursos cívicos e culturais 
Compreende documentos referentes a entrega da premiação aos candidatos vencedores dos concursos culturais promovidos pela Alesc, tais como: termo de entrega e recebimento, termo de cessão de direitos autorais, etc. 
 
 
 
  


917.1 
Processo de premiações, medalhas, concursos cívicos e culturais 
  
2 anos 
2 anos 
Guarda permanente 
Inclui a solicitação para a criação do concurso ou premiação e a concessão de medalhas 


917.2 
Inscrição em concursos e/ou premiações 
  
2 anos 
2 anos 
Guarda permanente 
A documentação de inscrição dos candidatos abaixo da 3ª colocação deve ser descartada 1 (um) ano após a realização do concurso ou concessão do prêmio 


917.3 
Trabalhos apresentados em concursos e/ou premiações 
  
2 anos 
2 anos 
Guarda permanente 
Os trabalhos apresentados pelos candidatos classificados abaixo da 3ª colocação devem ser descartados 1 (um) ano após a realização do concurso ou concessão do prêmio. 


918 
Contratação de prestação de serviços para eventos 
Compreende a contratação de empresas terceirizadas para a realização de serviços referentes aos eventos promovidos pela Alesc. 
5 anos 
15 anos 
Eliminação 
  


919 
Outras ações referentes à gestão de eventos 
Compreende outras ações referentes à gestão de eventos não abordada nos códigos anteriores. 
 
 
 
  


919.1 
Participação em eventos promovidos e realizados por outras instituições 
  
5 anos 
 
Eliminação 
Utilizar os prazos de guarda e a destinação final dos assentamentos funcionais para os documentos comprobatórios de participação. 


920 
Promoção de visitas 
Compreende a gestão das visitas públicas à Alesc.     


920.01 
Normatização. Regulamentação 
  
 
 
 
Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos) 


921 
Programação de visitas 
Compreende os registros de planejamento e programação de visitas monitoradas. 
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


922 
Controle de visitas e visitantes 
Compreende o controle da entrada de visitantes e o acompanhamento destes durante as visitas. 
2 anos 
 
Eliminação 
  


922.1 
Solicitação de recepção para visita guiada 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


930 
Formação legislativa, política e cidadã 
Compreende as ações de identificação, formação, desenvolvimento e retenção do capital intelectual. 
As informações contidas nos documentos da Escola do Legislativo estão disponíveis no Sistema Acadêmico.    


930.01 
Normatização. Regulamentação 
  
 
 
 
Ver código: 007 (Elaboração de atos normativos) 


930.1 
Solicitação de capacitação 
  
5 anos 
 
Guarda permanente 
Compõe o dossiê do curso 


930.2 
Planejamento e orientações relativas a cursos 
  
Enquanto vigora 
5 anos 
Guarda permanente 
  


930.3 
Emissão de certificado de capacitação 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


930.4 
Participação em eventos, cursos e congressos (Participantes) 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


930.5 
Dossiê do curso 
  
5 anos 
 
Guarda permanente 
  


930.51 
Relatório 
 
5 anos 
 
Guarda permanente 
 


930.52 
Conteúdo programático do projeto 
  
5 anos 
 
Guarda permanente 
Compõe o dossiê do curso 


930.53 
Dados dos professores 
 
5 anos 
 
Guarda permanente 
Compõe o dossiê do curso 


931 
Pós-graduação, pesquisa e extensão 
Compreende os cursos de pós-graduação lato e stricto sensu, e atividades de pesquisa e extensão.     


931.1 
Concepção e credenciamento de cursos 
  
 
 
 
  


931.2 
Processo de propostas para pós-graduação 
  
7 anos 
10 anos 
Guarda permanente 
  


931.3 
Projeto pedagógico dos cursos 
  
7 anos 
10 anos 
Guarda permanente 
  


931.4 
Criação de cursos/criação de programas 
  
7 anos 
10 anos 
Guarda permanente 
  


931.5 
Credenciamento/ renovação de credenciamento (CEE) 
  
Enquanto vigora 
7 anos 
Guarda permanente 
  


931.6 
Prontuário de docente 
  
7 anos 
7 anos 
Eliminação 
  


932 
Organização curricular 
  
 
 
 
  


932.1 
Disciplinas: planos de curso 
  
7 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


932.2 
Calendário de oferta de disciplinas 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


932.3 
Planejamento da atividade acadêmica 
  
Enquanto vigora 
5 anos 
Guarda permanente 
  


933 
Seleção 
  
 
 
 
  


933.1 
Inscrições 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


933.2 
Recursos 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


933.3 
Resultados 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


934 
Matrícula e aproveitamento 
  
 
 
 
  


934.1 
Matrícula 
  
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola 
7 anos 
Eliminação 
  


934.2 
Aproveitamento de estudos 
  
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola 
7 anos 
Eliminação 
  


935 
Trancamento e desligamento 
Compreende o trancamento de curso ou de disciplinas, além do desligamento do aluno. 
 
 
 
  


935.1 
Trancamento total de curso 
Compreende Requerimento/Processo de trancamento total de curso. 
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola 
7 anos 
Eliminação 
  


935.2 
Desligamento dos cursos 
Compreende desligamentos por abandono de curso, jubilação e outros motivos. 
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola 
7 anos 
Eliminação 
  


935.3 
Trancamento de disciplina 
  
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola 
 
Eliminação 
  


936 
Avaliação acadêmica 
  
 
 
 
  


936.1 
Pastas das disciplinas 
  
7 anos 
7 anos 
Eliminação 
  


936.2 
Provas/exames/ trabalhos 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


936.3 
Trabalhos de conclusão de curso (TCC) (especialização) 
  
 
 
Guarda permanente* 
Os trabalhos de conclusão de curso serão recolhidos para guarda permanente na Biblioteca da Alesc 


936.4 
Atividades complementares 
  
Enquanto vigora 
 
Eliminação 
  


936.5 
Indicação, aceite e substituição de orientador e coorientador 
  
Enquanto vigora 
 
Eliminação 
  


936.6 
Bancas examinadoras: qualificação e defesa 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


936.7 
Dissertação de mestrado e tese de doutorado 
Compreende as dissertações e teses desenvolvidas por servidores da Alesc. 
 
 
Guarda permanente* 
As dissertações de mestrado e teses de doutorado serão recolhidas para guarda permanente na Biblioteca da Alesc 


937 
Histórico escolar 
  
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Escola 
5 anos 
Guarda permanente 
  


938 
Diplomas 
  
 
 
 
  


938.1 
Expedição de diploma 
  
2 anos 
 
Eliminação 
  


938.2 
Registro de diploma 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


939 
Pesquisa e extensão 
  
 
 
 
  


939.1 
Criação de grupos 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


939.2 
Projetos de pesquisa e extensão 
  
5 anos 
5 anos 
Guarda permanente 
  


990 
Outras ações referentes à administração de atividades acessórias 
Compreende as comunicações ocasionais e genéricas efetuadas pela Alesc no relacionamento com outras instituições públicas e privadas e que não dizem respeito ao desenvolvimento de suas atividades específicas.     


991 
Gestão de comunicações eventuais 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  


992 
Relacionamento com associações culturais, de amigos e de servidores 
  
1 ano 
 
Eliminação 
  




ANEXO II
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS




Unidade administrativa: [indicar o nome da unidade administrativa, acompanhado das siglas]
LISTAGEM Nº:
[Nº/ANO/UNIDADE ADMINISTRATIVA]


Classificação dos documentos
Ano ou período
Unidade de arquivamento  Observações e/ou justificativas 


Código 
Descritor 
Quantificação 
Especificação 
 


 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
 
 


Mensuração total dos documentos* (indicar, em metros lineares, unidades ou bytes, o total de documentos que serão eliminados):      


Datas-limite gerais: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados)      







Este quadro somente deverá ser preenchido quando os documentos a serem eliminados necessitarem de comprovação de decisão final do TCE-SC pela aprovação, arquivamento ou extinção do processo de prestação de contas da Alesc.   


Contas do(s) exercício(s) de: 
Decisão proferida pelo TCE-SC em: 
Publicação da decisão no Diário (data, seção, página): 


 
 
 


 
 
 


 
 
 






Data: __/__/__  __________________________________________________ Titular da unidade administrativa responsável pelos documentos 
Data: __/__/__  __________________________________________________
Membro da CAD
designado para coordenar a eliminação 


Data: __/__/__  __________________________________________________ Presidente da CAD 
Data: __/__/__  __________________________________________________ Coordenador da CDOC 



* Ministério da Justiça. Arquivo Nacional. Roteiro Mensuração de Documentos Textuais.

ANEXO III
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS


Nº (indicar o nº / ano do Edital)
O(A) Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos, designado(a) pelo Ato da Mesa nº (indicar o nº / dia, mês e ano do ato da mesa de designação), publicado no Diário da Alesc, de (indicar dia, mês e ano da publicação), de acordo com a Listagem de Eliminação de Documentos n° (indicar o nº / ano da listagem), autorizada pelo(a) titular da (indicar o nome da unidade administrativa), faz saber a quem possa interessar que a partir do 45º (quadragésimo quinto) dia subsequente a data de publicação deste Edital no Diário da Alesc se não houver oposição, o(a) (indicar o responsável pela eliminação) eliminará (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), da (indicar o nome da unidade administrativa produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos a serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas e mediante requerimento dirigido à Comissão de Avaliação de Documentos da Alesc, a retirada ou cópias de documentos, avulsos ou processos, bem como o desentranhamento ou cópias de folhas de um processo.
Florianópolis, ___de _________________ de _____.
Nome e assinatura do(a) Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos.


ANEXO IV
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 

Aos ........... dias do mês de ................. do ano de .........., a Coordenadoria de Documentação de acordo com o que consta da Listagem de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano da listagem), aprovada pelo(a) titular da (indicar o nome da unidade administrativa) e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano do edital), publicado no Diário da Alesc, de (indicar a data e número da publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), da (indicar o nome da unidade administrativa produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos que foram eliminados).
Florianópolis, ___de _________________ de _____.
Nome e assinatura do membro da Comissão de Avaliação de Documentos responsável designado(a) para supervisionar e acompanhar a eliminação.
Nome e assinatura do(a) Coordenador(a) da Coordenadoria de Documentação.


ANEXO V

LISTAGEM DESCRITIVA DE DOCUMENTOS 




Forma de entrada: Transferência para a fase intermediária ( ) Recolhimento para guarda permanente ( ) 
LISTAGEM Nº: ____
[Nº/ANO/UNIDADE ADMINISTRATIVA]


Unidade administrativa/Sigla:       


Gênero documental: Textual ( ) Filmográfico ( ) Iconográfico ( ) Sonoro ( ) Cartográfico ( ) Micrográfico ( ) Bibliográfico ( )       


Nº da caixa 
Código 
Descritor do código 
Dossiês/processos (relativos a:) 
Numeração (se houver) 
Datas: de_______ a ________ 
Unidade de arquivamento


Quantidade
Especificação


 
 
 
 
 
   
 
  


 
 
 
 
 
  
 
 


 
 
 
 
 
  
 
 


 
 
 
 
 
  
 
 


 
 
 
 
 
  
 
 


 
 
 
 
 
  
 
 


 
 
 
 
 
  
 
 


Mensuração total dos documentos* (indicar, em metros lineares, unidades ou bytes, o total de documentos que serão eliminados):        


Datas-limite gerais: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados)        


Florianópolis, ___ de ______________de _____
Assinatura do responsável pelo envio
Nome (Matrícula) 



 * Ministério da Justiça. Arquivo Nacional. Roteiro para Mensuração de Documentos Textuais.

ANEXO VI
TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS


A Coordenadoria de Documentação, neste ato representado pelo(a) (nome do Coordenador) e (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento), neste ato representado pelo(a) (nome do Diretor/Coordenador), nos termos da Resolução (colocar número e data desta Resolução), resolvem assinar o presente Termo mediante as seguintes cláusulas:
Cláusula Primeira
Do objeto
Constitui objeto do presente Termo, a transferência de documentos para a guarda temporária nos arquivos da Coordenadoria de Documentação, do(a) (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento), abrangendo (indicar as datas-limite) perfazendo (mensuração em metros lineares e quantificação de caixas arquivo) conforme discriminado na Listagem Descritiva de Documentos, nº __, que passa a fazer parte integrante deste, como Anexo. 
Cláusula Segunda
Responsabilidade das partes
Para os fins previstos no presente Termo de Transferência as partes assumem as seguintes responsabilidades:
I – caberá a (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento), garantir a integridade dos documentos, bem como tomar as providências necessárias ao transporte e alocação dos documentos nos arquivos da Coordenadoria de Documentação;
II – caberá à Coordenadoria de Documentação a orientação técnica e o acompanhamento das providências necessárias à adequada alocação dos documentos em seus arquivos.
Cláusula Terceira
Do uso e do acesso
A assinatura do presente Termo de Transferência autoriza a Coordenadoria de Documentação a proceder, nos termos do art. 5º da Constituição Federal de 1988, da Lei nacional nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e da Lei nacional nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, ao acesso, à divulgação e à publicação de quaisquer documentos de seu acervo, exceto nos casos previstos em lei.
Cláusula Quarta
Dos casos omissos
Os casos omissos e as controvérsias oriundas da execução do presente Termo serão encaminhados ao Coordenador da Coordenadoria de Documentação, para manifestação.
Cláusula Quinta
Disposições finais
E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento.
O presente Termo entra em vigor na data de sua assinatura.
Florianópolis,_____de _______________de _____.
(Nome e assinatura do titular da unidade administrativa)
(Nome e assinatura do Coordenador da Coordenadoria de Documentação)
(Nome e assinatura do Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos)


ANEXO VII
TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS


A Gerência do Centro de Memória, neste ato representado pelo(a) (nome do gerente), a Coordenadoria de Documentação, neste ato representado pelo(a) (nome do Coordenador) e (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento), neste ato representado pelo(a) (nome do Diretor/Coordenador), nos termos da Resolução (colocar número e data desta Resolução), resolvem assinar o presente Termo mediante as seguintes cláusulas:
Cláusula Primeira
Do objeto
Constitui objeto do presente Termo, o recolhimento de documentos para guarda permanente nos arquivos da Gerência do Centro de Memória, da Coordenadoria de Documentação, do(a) (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento), abrangendo (indicar as datas-limite) perfazendo (mensuração em metros lineares e quantificação de caixas arquivo) conforme discriminado na Listagem Descritiva de Documentos, nº __, que passa a fazer parte integrante deste, como Anexo. 
Cláusula Segunda
Responsabilidade das partes
Para os fins previstos no presente Termo de Recolhimento as partes assumem as seguintes responsabilidades:
I – caberá a (nome da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento) garantir a integridade dos documentos, bem como tomar as providências necessárias ao transporte e alocação dos documentos nos arquivos da Gerência do Centro de Memória e da Coordenadoria de Documentação;
II – caberá à Gerência do Centro de Memória e a Coordenadoria de Documentação a orientação técnica e o acompanhamento das providências necessárias à adequada alocação dos documentos em seus arquivos.
Cláusula Terceira
Do uso e do acesso
A assinatura do presente Termo de Transferência autoriza a Coordenadoria de Documentação a proceder, nos termos do art. 5º da Constituição Federal de 1988, da Lei nacional nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e da Lei nacional nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, ao acesso, à divulgação e à publicação de quaisquer documentos de seu acervo, exceto nos casos previstos em lei.
Cláusula Quarta
Dos casos omissos
Os casos omissos e as controvérsias oriundas da execução do presente Termo serão encaminhados ao Coordenador da Coordenadoria de Documentação, para manifestação.
Cláusula Quinta
Disposições finais
E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento.
O presente Termo entra em vigor na data de sua assinatura.
Florianópolis, _____de _____________de _______.
(Nome e assinatura do titular da unidade administrativa responsável produtor(a) do documento)
(Nome e assinatura do Gerente da Gerência do Centro de Memória)
(Nome e assinatura do Coordenador da Coordenadoria de Documentação)
(Nome e assinatura do Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos)