




















































INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001, DE 28 DE MAIO DE 2021




INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001, DE 28 DE MAIO DE 2021

DA: 7.860/2021
Compilação dos Atos Normativos
Fonte: ALESC/GCAN.

Estabelece os procedimentos e os parâmetros do processo de digitalização para o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina (Alesc) e adota outras providências.

O DIRETOR-GERAL DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SANTA CATARINA, no exercício das atribuições que lhe confere o inciso II do art. 1º da Lei Complementar nº 642, de 22 de janeiro de 2015, e com base no Ato da Mesa nº 230, de 26 de maio de 2021, 


RESOLVE:


Art. 1º Ficam estabelecidos os procedimentos e os parâmetros do processo de digitalização para o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina (Alesc).
§ 1º Os procedimentos de que trata o caput têm o propósito de padronizar e orientar os servidores da Alesc para a execução da digitalização de processos e de documentos externos, sendo compostos por cinco etapas descritas no Anexo I. 
§ 2º Os documentos autuados no SEI, conforme padronização estabelecida nesta Instrução Normativa, têm valor de prova documental, de acordo com o § 2º do art. 438 da Lei nacional nº 13.105, de 16 de março de 2015 – Código de Processo Civil.


Art. 2º Para os fins desta Instrução Normativa e do SEI, serão utilizados os termos e definições constantes do art. 4º do Ato da Mesa nº 230, de 26 de maio de 2021.


Art. 3º O processo de digitalização de documentos deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade e sigilo do documento digital, em conformidade com o Decreto federal nº 10.278, de 18 de março de 2020, que regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nacional nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, na Lei nacional nº 14.129, 29 de março de 2021, e na Lei nacional nº 12.682, de 9 de julho de 2012.
§ 1º Os procedimentos de digitalização devem reproduzir todas as informações contidas nos documentos originais.
§ 2º No processo de digitalização de documentos será utilizada assinatura eletrônica, conforme previsão da Lei nacional nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, e do art. 3º da Lei nacional nº 12.682, de 2012.
§ 3º A autenticidade de documentos digitalizados deverá ser verificada em conformidade com o que prevê o art. 18 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.
§ 4º O processo de digitalização de documentos deve obedecer estritamente aos requisitos dispostos nesta Instrução Normativa.
§ 5º A configuração do sistema e do equipamento será realizada com o apoio da Diretoria de Tecnologia e Informações. A qual deverá garantir a rastreabilidade, a auditabilidade e a compatibilidade.


Art. 4º O documento digitalizado, em conformidade com os padrões estabelecidos nesta Instrução Normativa, terá o mesmo valor probatório do documento original para todos os fins de direito, conforme previsão dos arts. 411 e 425 da Lei nacional nº 13.105, de 2015 – Código de Processo Civil, e do art. 17 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.
§ 1º Para fins do disposto no caput, a guarda, o armazenamento e o manuseio dos documentos digitalizados e deverão estar em conformidade com as normas estabelecidas no Ato da Mesa nº 230, de 2021, e nesta Instrução Normativa.
§ 2º Os documentos digitalizados serão conferidos e registrados conforme previsão do art. 21 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.


Art. 5º O documento externo, mediante a comparação entre o original e a cópia digitalizada, poderá ser atestado à autenticidade, consideradas as seguintes normas para sua validação:  
I – ser digitalizado a partir de documento original;  
II – não ter rasuras;
III – não ter sido adulterado por raspagem, corretivos ou lavagem com solventes;
IV – não ter sido redigido a lápis; e
V – não conter fragmentos ou letras ilegíveis.
§ 1º A autenticação do documento deve ser realizada em consonância com o previsto no § 2º, art. 17 e art. 18 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.
§ 2º No caso de dúvida em relação à sua originalidade, o documento físico ficará sob a guarda da unidade de protocolo-geral ou de protocolo especializada, como forma de legitimar a chancela de sua autenticação.


Art. 6º Os documentos digitalizados que forem autuados nos processos do SEI, de acordo com o previsto no § 2º do art. 1º e no art. 4º, têm a mesma força probatória dos documentos originais, exceto se contestada a sua alteração ou falsificação, anterior ou durante o processo de digitalização, por meio de incidente de arguição de falsificação de documento, na forma dos arts. 25 e 29 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.


Art. 7º Todo documento digitalizado com base nesta Instrução Normativa e autuado em processo eletrônico deverá ser autenticado e submetido à conferência de integridade, observado o previsto nos arts. 17 e 21 do Ato da Mesa nº 230, de 2021, e os requisitos constantes dos incisos II e III do art. 411 da Lei nacional nº 13.105, de 2015.


Art. 8º O documento cuja digitalização seja tecnicamente inviável em arquivo eletrônico (PDF/A), tal como captura de vídeo ou áudio, deverá ser autuado no sistema em seu formato original, em conformidade com o art. 19 do Ato da Mesa nº 230, de 2021.
Parágrafo único. O Anexo III desta Instrução Normativa discrimina os formatos de documentos suportados pelo sistema. 


Art. 9º Realizada a conferência de integridade e de autenticidade do documento digitalizado, o documento físico apresentado à Alesc será devolvido, arquivado ou descartado, em consonância com o previsto no Capítulo III do Ato da Mesa nº 230, de 2021.


Art. 10. Os documentos físicos serão reorganizados, quando necessário, com base em orientação da Coordenadoria de Documentação, e arquivados conforme Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos.


Art. 11. Os procedimentos e os parâmetros especificados nesta Instrução Normativa serão aplicados a todos os processos de digitalização de documentos na Alesc.


Art. 12. Os casos omissos neste Ato serão deliberados pela Diretoria-Geral.


Art. 13. Esta Instrução Normativa entra em vigor no dia 02 de junho de 2021.


Luiz Alberto Metzger Jacobus
Diretor-Geral


ANEXO I
PROCEDIMENTOS PARA O PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO


1 – Preparação do documento:
1.1 verificar as dimensões das folhas do documento, sendo padrão o formato A4;
1.2 verificar a paginação do documento;
1.3 retirar grampos, clipes e espiral;
1.4 desamassar a(s) folha(s); e
1.5 recuperar página(s) rasgada(s).
A preparação do documento deve ser realizada de forma a evitar danos ao equipamento de digitalização, redução na produção diária e equívocos na digitalização.
2 – Captura da imagem:
2.1 acessar o equipamento e digitalizar os documentos conforme padrão (Anexo II), promovendo a digitalização:
2.1.1 de capas e contracapas, quando houver; 
2.1.2 de páginas sem texto impresso (frente e verso), desde que contenham numeração ou qualquer outra informação;
2.1.3 preferencialmente, em arquivo eletrônico único até o tamanho máximo estabelecido pelo sistema, de até 20 (vinte) MB; e
2.1.4 dividindo o documento em tantos volumes/blocos quantos forem necessários, de forma que nenhum arquivo exceda o limite estabelecido.
3 – Conferência do documento digitalizado:
3.1 revisar a imagem e garantir a qualidade do arquivo capturado, com base nos padrões estabelecidos no Anexo II, para o fim de certificar que o documento digitalizado seja cópia fidedigna do documento físico registrado no SEI, por meio da conferência de integridade na tela “Registrar Documento Externo”, selecionando o tipo de conferência, qual seja:
a. cópia autenticada administrativamente;
b. cópia autenticada por cartório;
c. cópia simples; ou
d. documento original;
3.2 caso haja a constatação de que a imagem possui desconformidades ou não esteja padronizada ao que estabelece o Anexo II, essa informação deverá ser registrada, por meio do documento incluído e assinado no SEI, conforme modelo de “Certidão narrativa com observações”, nos seguintes moldes:
Certifico que, ao digitalizar os presentes autos, verifiquei a(s) situação(ões) a seguir transcrita(s):
( ) Folha(s) com letras ou fragmentos de texto ilegíveis, até mesmo no documento físico;
( ) Documento(s) de difícil digitalização;
( ) Folha(s) com documento visível no processo físico, porém ilegível no digital;
( ) Folha(s) faltante(s), a saber:
( ) Folha(s) em branco não digitalizada(s) no processo eletrônico;
( ) Folha(s) transformada(s) em mais páginas (contendo diversos documentos); ou
( ) Outros. Especificar: ____________________________________________
4 – Indexação:
4.1 nomear o documento, observando-se:
4.1.1 a adequada indexação, de modo a permitir a rápida identificação do documento no sistema e o acesso às suas informações; 
4.1.2 as regras ortográficas e a identificação dos termos mais relevantes e pertinentes relativos ao tema tratado, com o propósito de sintetizar adequadamente as informações e reduzir a duplicidade de registro de documentos;
4.1.3 a utilização de abreviatura, se possível, do tipo documental seguido pelo número e ano (Res_001_2021; Pregão_001_2021);
4.1.4 caso necessário, o acréscimo de informação, no nome do arquivo, para o documento ou processo que tenha mais de um volume ou anexo (Pregão_001_2021_v1; Pregão_001_2021_v2; e, Pregão_001_2021_anexo1); 
4.2 salvar o documento em formato PDF/A; e
4.3 armazenar o documento no sistema.
5 – Finalização:
5.1 devolver o documento físico apresentado ao interessado, juntamente com o número do processo do SEI; ou
5.2 organizar e arquivar provisoriamente os documentos originais comprobatórios a serem enviados para arquivamento, identificando, de forma clara, na parte superior direita, o seu registro/cadastro no SEI, composto pela palavra SEI e o número de 7 (sete dígitos), conforme previsão do § 3º do art. 20 do Ato da Mesa nº 230, de 26 de maio de 2021.


ANEXO II
PADRÕES PARA A DIGITALIZAÇÃO


Quadro 1 – Padrões técnicos mínimos 



Resolução recomendada 
Cor 
Tipo original 
Formato de arquivo 
Reconhecimento de texto (OCR) 


Tipo de documento: Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco 


300 dpi 
Monocromático (preto e branco) 
Texto 
PDF/A 
Ativado 


Tipo de documento: Textos impressos, com ilustração em preto e branco 


300 dpi 
Escala de cinza 
Texto/Foto 
PDF/A 
Ativado 


Tipo de documento: Textos impressos, com ilustração e cor 


300 dpi 
RGB  (colorido) 
Texto/Foto 
PDF/A 
Ativado 


Tipo de documento: Fotografias e documentos cartográficos 


300 dpi 
RGB (colorido) 
Foto 
PNG 
Desativado 


Tipo de documento: Plantas 


600 dpi 
Monocromático (preto e branco) 
Texto/Foto 
PNG 
Desativado 


Tipo de documento: Papel reciclado* 


300 dpi 
Monocromático (Brilho - máximo) 
Texto 
PDF/A 
Ativado 



Fonte: Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020 <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/decreto/D10278.htm>.  
  * O Conarq não recomenda a utilização de papéis reciclados na produção de documentos arquivísticos - Resolução nº 42, de 9 de dezembro de 2014 <https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/Analise_papel_reciclado_com_capa.pdf>. 

Quadro 2 – Recomendações de ajustes no brilho da imagem digitalizada



Modo como a imagem aparece 
Recomendação 


 
Imagem adequada para OCR 


 (caracteres cortados ou muito claros) 
- reduzir o brilho para tornar a imagem mais escura; ou - digitalizar no modo de escala de cinza (o brilho será ajustado automaticamente) 


 (caracteres distorcidos, grudados ou preenchidos) 
- aumentar o brilho para tornar a imagem mais clara; ou - digitalizar no modo de escala de cinza (o brilho será ajustado automaticamente) 


 
  Fonte: Guia do usuário do ABBYY® FineReader 11 <https://www.abbyy.com/media/5076/finereader_usersguide_portuguese.pdf> 

ANEXO III
FORMATOS DE ARQUIVOS SUPORTADOS PELO SEI



DESCRIÇÃO 
EXTENSÃO 
TAMANHO MÁXIMO (MB) 


Documentos textuais (inclusive planilhas eletrônicas) 
.pdf (padrão PDF/A) 
20 


Imagens (fotografias)  
.pdf  (padrão PDF/A)  
20 


Apresentação de slides 
.odp 
20 


Arquivo de formato de Rich Text 
.rtf 
20 


Áudio MPEG camada 3 
.mp3 
20 


Áudio MPEG-4 
.m4a 
30 


Áudio vídeo interleave de som ou de filme 
.avi 
60 


Áudio wave 
.wav 
100 


Documento de texto 
.odt 
20 


Documento do Microsoft Excel antes do Excel 2007 
.xls 
20 


Documento do Microsoft Excel após o Excel 2007 
.xlsx 
20 


Documento do Microsoft Word 
.docx 
20 


Documento do Microsoft Word antes do Word 2007 
.doc 
20 


Faixa de áudio de CD 
.cda 
20 


Filme Moving Picture Experts Group 
.mpeg4 
50 


Foto Joint Photographic Experts Group 
.jpg, .jpeg 
20 


Página de linguagem de marcação de hipertexto 
.html 
20 


Planilha eletrônica 
.ods 
20 


Vídeo 
.3gp 
60 


Vídeo MPEG 4 
.mp4 
160