Как написать отзыв
Отзыв как форма обратной связи необходим для того, что помочь работникам или ученикам повысить результативность. Обратная связь не только важна сам по себе, но также является требованием во многих компаниях и учебных заведениях. Это особенно актуально, если у вас есть подчиненные или если вы отвечаете за обучение других людей. В связи с тем, что все больше людей работает из дома или удаленно, отзывы в формате электронных писем приобрели особую значимость. Если вы курируете других работников, вы можете оставить отзыв с оценкой их производительности. Если вы учитель, вам часто нужно будет обеспечивать обратную связь своим ученикам.
1. **Обозначьте причину своего электронного письма.** Ее можно указать в строке темы или в тексте. Как правильно, лучше уведомлять человека в строке темы, чтобы он знал, что ожидать от электронного письма.
Например, укажите тему: «Ответ на предложение по проекту — отличное начало!»
2. **Начните с дружелюбной реплики.** Так вы покажете человеку, что даете отзыв в доброжелательном, а не в критическом тоне. Это повысит вероятность того, что получатель сочтет ваши слова конструктивными.
Напишите что-нибудь вроде: «Надеюсь, неделя проходит хорошо!»
3. **Отдайте должное проделанной работе.** Скорее всего, получатель отзыва уже вложил много сил в проект, который вы оцениваете. Упомяните об этом заранее, чтобы он знал, что вы отдаете должное его усилиям.
Можно написать что-то вроде: «Спасибо за усилия, которые вы вложили в это предложение. Вы проделали большую работу».
4. **Для начала оставьте положительный отзыв.** Если в первую очередь вы скажете человеку о том, что он делает правильно, это смягчит предстоящую критику. Будьте честны, но постарайтесь найти что-нибудь позитивное. Можно сосредоточиться или на текущей задаче, или на прошлых рабочих заслугах. 
Скажите: «Это еще одно сильное предложение. Вы собрали потрясающий набор целей, и я вижу значительный прогресс в вашем походе к работе».
5. **Сформулируйте негативный отзыв в виде совета.** Даже если эффективнее будет просто составить список необходимых изменений, получателю, возможно, будет труднее читать его, и он может расстроиться. Лучше представьте все в форме изменений, которые внесли бы вы сами.  
Можно написать: «Я бы поменял местами первый и второй раздел, а потом расширил раздел 3, включив в него бюджет», — или: «Я бы сократил второй параграф, а потом добавил бы обзор текущих проектов в конец раздела».
6. **Объясните свой отрицательный отзыв.** Укажите человеку на спорные места, при необходимости пояснив, почему это является проблемой. Если критика вызвана изменением в ожиданиях или направлении, сообщите об этом, пояснив, почему произошло изменение.

Скажите что-то вроде: «Мы переходим к более подробным предложениям на уровне всей компании, поэтому несколько разделов необходимо детализировать. Я обозначил, где нам нужно больше информации».
Если ваш отзыв касается действий человека, всегда приводите примеры того, что вы имеете в виду.  Например, если вы разбираетесь с непрофессиональным внешним видом на встречах с клиентами, приведите примеры того, что было неправильно. Можно сказать: «В прошлый раз, когда мы встречались с клиентом, вы надели шлепанцы, а до этого — футболку. Эта неформальная одежда не соответствует профессиональному образу нашей компании».
7. **Уточните, как именно можно решить проблемы.** Вряд ли ваш отзыв будет полезен, если в нем не будут указаны варианты решения проблем. Это может быть что угодно (в зависимости от темы): от списка конкретных исправлений до общего перечня того, на что следует нацелиться.

Можно привести примеры того, как разобраться с проблемами. Это отличный вариант, если у вас в голове есть конкретное решение. Можно сказать: «Когда будете готовить следующую презентацию, пожалуйста, придерживайтесь нейтральных цветов и избегайте эффектов перехода. Так как эти собрания посещают клиенты, вам также следует избегать корпоративной лексики».
В качестве альтернативы можно задать вопросы, которые помогут человеку придумать, как все исправить. Это отлично подходит для проблем, у которых есть несколько приемлемых вариантов решения. Например: «Как можно улучшить работу с документацией в будущем?», — или: «Какие изменения вы планируете внести в следующую презентацию?»
8. **Напомните человеку о любых возможных последствиях.** Некоторые рабочие вопросы могут нанести вред организации, и сотруднику следует сообщить об этом. В большинстве случаев последствия незначительные, но иногда из-за недобросовестности сотрудника можно потерять клиентов или предоставить менее эффективное обслуживание. В зависимости от ситуации для работника тоже могут наступить последствия, если он не изменится. Уведомите подчиненного в случае возникновения проблем.

Например, скажите ему об опасениях, что бизнес может потерять клиентов из-за ошибок в оформлении документов.
Или сообщите, что его могут исключить из нового проекта, если он не будет прикладывать больше усилий для оформления документации.
9. **Завершите предложением уточнить и пояснить свой отзыв.** Это способ закончить электронное письмо на дружеской ноте и дать человеку понять, что вы находитесь на его стороне. Кроме того, так ему будет комфортнее просить разъяснения, если что-то из ваших слов было ему непонятно.
Напишите что-то вроде: «Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо дополнительные вопросы или вам необходимы уточнения».
10. **Установите цель для оценки производительности.** Зачем вы ее делаете? Знание цели поможет вам лучше сформулировать отзыв, а сотрудник поймет, что ожидать.

Вы нацелены на повышение результативности сотрудника? Вы проводите оценку во всей компании, чтобы определить, какой вид профессионального развития принесет больше пользы? Вы проводите ежеквартальный обзор?
Сообщите сотруднику цель, когда будете предоставлять ему отзыв. Можно сказать: «Компания планирует предлагать занятия по профессиональному развитию на основе потребностей сотрудников, поэтому я провожу оценку производительности каждого работника».
11. **Просмотрите ранее полученные отзывы сотрудника.** Это может быть обратная связь с прошлой проверки, а также неофициальные отзывы, полученные в период оценки. Кроме того, обратите внимание, как человек отреагировал на прошлый отзыв. Он использовал его, чтобы повысить свою результативность? Он проигнорировал его?

Если он отреагировал на прошлые отзывы, это можно отметить в качестве плюса в новой оценке.
Если работник не разобрался с прошлым отзывом, можно обсудить как исходную проблему, так и недостаток инициативы в решении вопросов обратной связи.
12. **Объясните положительные отзывы, приведя конкретные примеры.** Всегда лучше начинать с хороших комментариев. Скажите сотруднику, что он делал правильно, конкретизировав все свои достижения. Будь честны, но постарайтесь, чтобы положительных вещей было столько же, сколько отрицательных. 

Например: «Вы проявили инициативу, когда вызвались взять на себя руководство проектом, и продемонстрировали отличные лидерские качества, координируя свою команду, внедряя предложения других людей и делегируя рабочие задания».
Хвалите поведение, которое желаете увидеть и в будущем.
13. **Предоставьте конструктивную критику, приведя конкретные примеры.** Сосредоточьте критику на том, что может принести наибольшую пользу вашей организации или рабочим целям сотрудника. Сообщите, что заметили, что он испытывает трудности, и поясните, и почему это является проблемой. 
Приведите конкретные примеры: «В прошлых трех презентациях вы не учитывали бюджетные прогнозы, тормозящие проект», — или: «Среднее количество счетов, полученных в прошлом квартале, составило шесть, но вы обеспечили только два. Это считается низким уровнем производительности».
14. **Установите цели производительности на следующий период оценки.** Это поможет работнику понять, на что ему следует ориентироваться в дальнейшем, а организация получит от него то, что ей требуется. Это также сделает отзыв полезнее, потому что человек будет знать, что ему следует вынести из оценки. 

Цели должны быть краткими и конкретными. Например: «От сотрудника требуется в среднем четыре продажи в день», «Сотрудник должен увеличить общение с клиентами» или «Сотрудник должен пройти обучение на тренинге по лидерству».
Проследите, чтобы следующая оценка работника была сосредоточена на данных целях производительности, так как именно этого он ожидает.
15. **Предложите возможности профессионального развития.** Основывайте свои рекомендации на конструктивной критике, которую вы предоставили. В зависимости от ваших ресурсов это могут быть семинары, тренинги, обучение на дому или наставничество. Или можно даже поискать бесплатные курсы в интернете, если ресурсы ограничены.

Будьте готовы изменить эти рекомендации после обсуждения отзыва с работником. Например, он может запросить повышение квалификации, которое вы не рассматривали.
Кроме того, стоит принять во внимание рабочие цели сотрудника. Например, если он хочет перейти на руководящую должность, можно выбрать тренинг по лидерству в качестве варианта профессионального развития. Или, если ему интересен графический дизайн, можно разрешить ему посещать учебные курсы, чтобы он мог использовать эти навыки для вашей организации.
16. **Завершите ноткой ободрения.** Каким бы ярким не был отзыв о производительности, никто не любит, когда ему указывают на недостатки или говорят, что необходимо улучшить. Приободрив сотрудника в конце отзыва, вы оставите его в приподнятом расположении духа, а не расстроенным или обессиленным. 
Скажите что-нибудь вроде: «В прошлом квартале произошли некоторые неожиданные затруднения, но вы отлично справились со своей работой. Нам понравилось то, что мы наблюдали, и мы надеемся увидеть больше хороших результатов в этом квартале».
17. **Поощряйте ответ от получателя.** Это может быть устный ответ после обсуждения с ним отзыва или форма обратной связи для заполнения. Вы получите лучшую реакцию, если позволите сотруднику подумать об оценке производительности и составить обратную связь без вашего присутствия.
Попросите человека оставить отзыв о предоставленной вами оценке. Например: «Если бы вы могли улучшить одну вещь в моей оценке, что бы это было?», — или: «Был ли отзыв ясным и полезным?»
18. **Сохраняйте акцент на успеваемости ученика.** Цель отзыва — помочь подопечным в обучении, поэтому не корите их за ошибки, а оставьте полезные комментарии, которые направят их к повышению результативности. Считайте это инструкцией, а не просто критикой.
Можно давать письменный отзыв на различные учебные задания, включая письменные работы, презентации и проекты.
19. **Оставьте отзыв о и содержании, и об исполнении.** Оба этих элемента важны, и студенты должны знать, как улучшить свои навыки в обеих областях. Это особенно важно, если ученик сильнее в одной области, чем в другой. Например, у студента могут быть отличные идеи и умение хорошо их развивать, но при этом плохая орфография, неправильная пунктуация, лишние отрывки и несогласованные предложения.

Если вы предоставляете отзыв об устной презентации или проекте, обязательно уделите внимание каждой части задания.
Например, в случае устной презентации следует дать отзыв как о ее содержании, так и о навыках публичных выступлений, в то время как в проекте можно оценить содержание, креативность и исполнение.
20. **Будьте конкретны как в положительных, так и в отрицательных отзывах.** Комментарии в стиле «хорошая работа», «очень хорошо» или «требует доработки» не говорят ученику, что ему нужно исправить или что он делает правильно. Для того, чтобы обратная связь была эффективной, ученик должен знать, что было сделано как надо, а что нет.

Напишите что-нибудь вроде: «Тезис ясный и хорошо прописанный, а также соответствует формату, который мы изучали. С другой стороны, тематические предложения можно было бы доработать, потому что они не связаны с тезисом».
Предложите: «Ваши идеи хорошо разработаны, но я бы порекомендовал вам ходить на дополнительные занятия, чтобы мы могли поработать с запятыми и сложносочиненными предложениями».
Добавьте смесь положительных комментариев и конструктивной критики.
21. **Предложите способы повысить результативность, вместо того чтобы исправлять ошибки.** Можно отметить некоторые ошибки, но не нужно полностью редактировать работу. Укажите проблему, которую вы увидели в задании (например, использование лишних запятых), а потом посоветуйте, какой навык необходимо улучшить. 
Например: «Вы использовали слишком много запятых в сочинении. Я предлагаю вам перечитать правила постановки запятых. Если вы придете на дополнительные занятия, мы сможем вместе разобрать их на примерах из вашей работы».
22. **Установите приоритеты для следующего проекта или задания.** Это даст ученику возможность сосредоточиться на продвижении вперед. Можно основать приоритеты на учебных целях или потребностях ученика (в зависимости от его работы).
Напишите: «Сейчас я хочу, чтобы вы сосредоточились на использовании активного залога и избегали слишком кратких предложений».
23. **Ограничьте отзыв одним разделом или навыком, если у вас есть проблема во времени.** Сосредоточьте внимание на текущих задачах обучения или потребностях учащегося, которого вы оцениваете. Убедитесь, что ученики знают, что вы оцениваете только отдельные части их письма, чтобы они не думали, что другие разделы идеальны.

Можно выделить или отметить раздел, о котором вы предоставляете отзыв.
Прежде чем возвращать ученикам задания, сообщите, что вы предоставили отзыв только по определенной части.
Можно также позволить ученикам выбрать, для какого навыка или раздела они хотят получить отзыв.
24. **Не подавляйте ученика.** Если у него много ошибок, не пытайтесь исправить их все в одном отзыве, иначе ученик может расстроиться. Лучше начните с основных исправлений или самых простых изменений.

Например, для начала можно посоветовать избегать обрывочных предложений и искать в словаре слова, в написании которых ученик не уверен.
Или можно сосредоточиться только на цели обучения, к которой относится задание.
25. **Мотивируйте ученика продолжать работать.** Закончите на положительной ноте, поощряя его не сдаваться. Можно сослаться на другие улучшения, которые вы увидели в его задании, вызвав у него желание стремиться выше. 
Напишите что-нибудь вроде: «В этом году я заметил значительные улучшения в стиле вашего письма, и я уверен, что вы извлечете максимум пользы их моих предложений. С нетерпением жду вашего следующего сочинения!»