Как быть квалифицированным и организованным секретарем
Быть хорошим секретарем значит быть преданным своей работе, сконцентрированным на ней и хорошо организованным. В этой профессии также необходимы хорошие знания грамматики и орфографии и навыки письменной речи, чтобы вы могли ясно выражаться посредством письма. Более того, вы станете неотъемлемой частью команды, когда вы хорошо делаете свое дело, превращая работу в интересное и любимое занятие.
1. **Всегда приходите вовремя.** Если вы приходите вовремя, то ваш начальник точно будет доволен, а если вы опаздываете, то очень просто можете вывести его из себя.
2. **Всегда будьте готовы отвечать на непредвиденные вопросы, также всегда имейте готовые ответы на вопросы, которые как вам кажется могут возникнуть у вашего начальника во время встреч, совещаний и т.д.** Ваш начальник даже может попросить вас написать для него целую речь. Постоянное ориентирование на цели вашего начальника и понимание происходящего в компании сослужат вам хорошую службу, и вас признают экспертом в определенных вопросах.
3. **Всегда будьте в курсе расписания своего начальника.** Если у вашего босса назначена встреча, а он про нее забыл, вы должны предупредить его о ней примерно за пол часа, чтобы он успел подготовиться (или даже за час, в зависимости от того, насколько хорошо организован / занят ваш начальник).
4. **Будьте готовы отвечать на телефонные звонки.** Если вашему начальнику поступит важный телефонный звонок, вы должны суметь его принять. Придумайте стандартное приветствие, которое будет «делать рекламу» вашему боссу в его отсутствие. Подойдет что-то типа «Здравствуйте! С вами говорит секретарь ______________ / Это офис _____________ (имя вашего начальника или название компании). Чем я могу вам помочь?» Запишите имя звонящего, его телефонный номер и в какое время ему лучше перезвонить. Быстро реагируйте на звонки, передавая информацию своему начальнику как можно быстрее. Это хорошо для бизнеса и может помочь вашему боссу в карьерном росте или развитии бизнеса, потому что он сумел перезвонить клиенту (или кому-то другому) довольно скоро в результате вашей отличной работы. Это также превознесет вас в глазах начальника.