Как написать повестку дня для собрания
Никто не любит затянутые бесцельные собрания. Если вам необходимо написать повестку дня, то старайтесь не допускать такого развития событий. Составьте четкую повестку дня, определите все темы, которые необходимо рассмотреть, а также время, отведенное на каждый вопрос. Создайте и следуйте плану, чтобы эффективно провести встречу и не тратить ценное время коллег зря.
1. **Запросите информацию у коллег.** Люди будут активнее участвовать в собрании, если позволить им влиять на повестку дня. Выслушайте предложения о том, что следует рассмотреть, и добавьте в документ подходящие вопросы.

Можно заранее написать электронные письма или встретиться с каждым индивидуально.
Проведите подготовку за 6–7 дней до собрания, чтобы коллеги успели внести свои предложения. Повестку дня следует завершить за 3–4 дня до мероприятия.
2. **Определите главную цель или цели.** Собрание должно иметь конкретную цель: принять решение, поделиться сведениями, составить планы на будущее или предоставить отчет. В ином случае нет смысла проводить собрание.
Необязательно ограничиваться одной целью. Например, можно выслушать отчет о ходе работ, чтобы принять важные решения на будущее.
3. **Сосредоточьтесь на вопросах, которые затрагивают больше пары человек.** Если ситуацию можно разрешить при встрече всего двух коллег, то ее не нужно включать в повестку дня. Постарайтесь использовать ценное время на собрании, чтобы решить вопросы, которые касаются всех.

Например, если вам с коллегой нужно обсудить новый проект, организуйте отдельную встречу.
Если обсуждать вопросы, которые касаются лишь пары человек, остальные посчитают, что вы зря тратите их время. Вдобавок, собрать вместе большое количество людей всегда сложно, так что воспользуйтесь таким случаем с умом.
4. **Сократите список вопросов.** Необходимо правильно расставить приоритеты. Не всегда возможно рассмотреть все вопросы, поэтому оставьте только самое важное.

Например, нужно «утвердить сроки проектов», обсудить «отчет о ходе работ», «новые проекты», а также провести «групповое обсуждение идей». Можно решить, что групповое обсуждение идей допустимо перенести на другой раз, если у вас не останется времени.
Также можно запланировать малые совещания, чтобы решить вопросы, которые не попадают в повестку дня общей встречи.
5. **В первую очередь рассмотрите самые важные вопросы.** При подготовке обычно рекомендуется в первую очередь поднимать самые важные темы. Так все смогут обсудить ключевые вопросы еще до того, как участники выбьются из сил и станут менее внимательными.

Например, вопрос принятия важных решений может предшествовать отчету о ходе работ (если решения не зависят от результатов отчета).
Если собрание необходимо закончить пораньше или некоторым участникам нужно уйти еще до завершения мероприятия, то все важные вопросы уже будут решены.
6. **Очертите время обсуждения каждого вопроса.** Никогда не знаешь, сколько продлится обсуждение ситуации, но важно иметь хотя бы общее представление. Учитывайте общую продолжительность совещания и количество вопросов. Самым важным темам следует уделить больше времени, чем остальным вопросам.

Например, запланируйте 30 минут на отчеты о ходе работ, 10 минут на обсуждение и 10 минут на голосование по новым срокам.
Если не очертить время, вы не успеете рассмотреть повестку дня. Обдумайте временной план заранее, поскольку может оказаться, что у вас не хватает времени на все выбранные вопросы.
Определяйте временные рамки с учетом количества участников. Если будет присутствовать 15 человек, а на обсуждение вопроса выделить 15 минут, то у каждого будет меньше минут для того, чтобы высказаться. Это плотный график, даже если не все захотят взять слово.
7. **Начните с заголовка для повестки дня и встречи.** Заголовок должен показывать читателю, что он читает повестку дня. Также он должен отражать главную тему встречи. Выберите лучший вариант и укажите в верхней части нового документа. Заголовок должен быть простым и по существу.

Например, используйте заголовок: «Повестка дня июльского собрания: обсуждение идей по новому проекту», — или: «Повестка дня собрания, август 2019 года: изменение сроков проекта».
Используйте простой деловой шрифт вроде Times New Roman или Calibri.
8. **Зарезервируйте время для приветствий.** В этой части присутствующие могут поздороваться друг с другом. Также необходимо начать совещание и озвучить главные вопросы.

Если на встрече присутствует много незнакомых людей, то можно придумать общую тему.
Если повестка дня предназначена для большой встречи (например, на конференции), то данная часть займет немало времени. На офисном совещании приветствие обычно занимает пару минут.
Также можно предусмотреть на начало встречи возможные изменения в повестке дня.
9. **Сформулируйте темы в виде вопросов, чтобы заинтересовать присутствующих.** Краткие тезисы могут сбить с толку участников собрания. Вопрос содержит определенный контекст и позволяет обдумать ситуацию наперед.

Например, вместо слов «Сроки проектов» лучше написать: «Можно ли сдвинуть сроки проекта с учетом повышения спроса?»
При необходимости каждый вопрос можно снабдить кратким описанием.
10. **Укажите примерное время напротив каждого вопроса.** Указывать время не обязательно, но такой подход поможет людям подготовиться. Например, в случае необходимости они смогут запросить дополнительное время.
Также участники смогут сократить свои замечания, если времени будет мало.
11. **Продумайте порядок обсуждения каждого вопроса из списка.** Порядок определит ваш подход к темам. Например, если нужно обсудить перенос сроков проекта, то все участники должны будут рассмотреть тему с разных сторон. Сообщите порядок, чтобы все понимали, как будет проходить собрание.
Например, для вопроса: «Можно ли сдвинуть сроки проекта с учетом повышения спроса?» — можно определить такой порядок: «10 минут на обсуждение текущего состояния дел, 15 минут посвятить вопросу ускорения темпов производства, 10 уделить рассмотрению аргументов за и против, еще 5 минут на голосование по смещению сроков».
12. **Определите ответственных за каждый вопрос.** Укажите, кто должен взять слово при обсуждении конкретной темы. Для человека это не должно быть неожиданностью. Обсудите вопросы заранее и отразите принятое решение в повестке дня.
Если вы будете проводить все собрание, то укажите этот факт в верхней части повестки дня.
13. **Зарезервируйте время для почетных гостей.** Если на собрании ожидаются гости, которые будут участвовать в обсуждении важных тем, то им необходимо выделить отдельное время. Каждому гостю необходимо посвятить один пункт в повестке дня, даже если они будут участвовать сразу в нескольких темах. Так вам будет проще группировать вопросы и планировать время.
Лучше связаться с гостями заранее и уточнить время, которое им потребуется. Это позволит вам избежать неловкости и конфликтных ситуаций.
14. **Оставьте время для других вопросов.** Этот пункт повестки дня должен находиться в конце. Таким образом вы сможете поинтересоваться, имеются ли другие неотложные вопросы, которые нужно решить. Вдобавок, участники смогут вернуться к некоторым нерешенным проблемам или уточнить детали.

Этот пункт покажет участникам, что у них будет возможность затронуть вопросы, которых нет в повестке дня.
Также можно предусмотреть блок вопросов и ответов.
15. **Укажите подробности встречи.** Не забудьте указать время, дату и место проведения совещания. Также внесите имена всех участников, чтобы люди знали заранее, с кем они смогут встретиться и поговорить.

Также полезно сообщить список тех, кто обычно присутствует на таких собраниях, но в этот раз не сможет посетить мероприятие. Дайте понять, что они не будут присутствовать на встрече.
Приложите карту и указания для тех участников, которые ранее не посещали место проведения встречи.
16. **Перечислите предварительные работы, которые следует выполнить до совещания.** Возможно,  коллегам необходимо прочитать определенные материалы или изучить предложенные решения. Также можно обдумать ряд вопросов.
Поместите этот блок в нижней части повестки дня. Выделите текст полужирным шрифтом или подчеркиванием, чтобы он не остался без внимания.
17. **Перед рассылкой убедитесь в отсутствии ошибок.** Некоторые участники могут рассчитывать на информацию в повестке дня, поэтому убедитесь в отсутствии ошибок и неточностей. Такой шаг — не просто учтивость, но признак внимания к деталям и уважения к присутствующим.
18. **Раздайте или разошлите повестку дня за 3–4 дня до собрания.** Так коллеги смогут подготовиться к совещанию. Не рассылайте документ слишком рано, чтобы он не затерялся в потоке входящих писем.
Перед крупными собраниями и конференциями повестку дня нужно обнародовать за несколько месяцев.