#Person1#: Ah, good morning, Ms. Ross, do come in.
#Person2#: Hello, Mr. Fisher. Nice to see you.
#Person1#: Face to face instead of on the phone, what? Haha. How are you?
#Person2#: Fine, thanks, very well.
#Person1#: Oh, do sit down. Would you like some coffee?
#Person2#: Oh, yes please, black.
#Person1#: Here you are.
#Person2#: Thanks. Well, how's it all going?
#Person1#: Oh, not too bad, we're just about to open a branch in New Zealand. Oh! ... I'm hoping to--if I can justify it to the marketing director! How's your little boy, has he started school yet?
#Person2#: Oh, yes, he's in the second year now.
#Person1#: What, already? Doesn't time fly! Is he enjoying it?
#Person2#: Very much, it's much more fun than being home!
#Person1#: Haha. Well, I suppose we'd better make a start. Shall we get down to business?
#Person2#: Right. First of all can I confirm the time and date of the presentation? It's Saturday 24 October in the morning. What time exactly?
#Person1#: Well, on the invitations we've sent out we've said that the presentation itself will start at 11 and go on till 12:30.
#Person2#: So you'll need the room from about 10 till 2. Would you like us to serve coffee beforehand?
#Person1#: Yes, yes. Oh, and drinks and snacks at the end.
#Person2#: Better to have buffet lunch?
#Person1#: No, I... people who are invited won't be expecting a free lunch. They might think that's overdoing it. They'll want to get back to their families, as it's Saturday.
#Person2#: All right, the normal pre-lunch snack buffet will be what you need--that's basically the same as what you had last February.
#Person1#: Oh, that'll be fine.
#Person2#: OK, well, we'll charge for the room, coffee and snack buffet at the standard rate less 15%, as we agreed. And we'll charge for the drinks served on a pro-rata basis.
#Person1#: Free, fine, yes.
#Person2#: What type of... um.., equipment, furniture would you like?
#Person1#: Well, let's have.., um... four.., no, no... five tables for our display. Er... we'll bring our own stands. Now, there's an overhead projector and sound system already in the room, I believe? Can you get someone to check that before we come, you know, to see that it's working?
#Person2#: Oh, of course, the technician will be with you when you're setting everything up. Oh, the seats in that room have flap-over desk tops, will that be all right?
#Person1#: Yes, yes, that's fine, sure.
#Person2#: You say you've sent out the invitations, any idea how many people there'll be? Urn... I think you know there's... the capacity for the room is about 50, but 40 is ideal.
#Person1#: Yes, ah... the problem is that we won't know exactly how many there'll be until shortly before.
#Person2#: Can you let me know definitely by Thursday?
#Person1#: Mm... no. But I'll have a rough idea and we'll budget for the number I give you then. We've sent out 100 invitations...
#Person2#: 100?!
#Person1#: Yes, well, in theory that meant that there could be 200 people.
#Person2#: Yes, but the room won't...
#Person1#: But of course, haha... I don't expect more than about 30 to come.
#Person2#: But what if they do? This room is the only one we have that day--there's a wedding reception in the banqueting rooms, so we...
#Person1#: Well, in that case, I suppose...
Ms. Ross and Mr. Fisher start the conversation with greetings. Then they discuss the preparation for a presentation. Ms. Ross confirms the details of the presentation, including schedule, food service. Ms. Ross is concerned that Mr. Fisher's sent too many invitations than the room capacity.
prepare a presentation
#Person1#: Ah, selamat pagi, Bu Ross, silakan masuk.
#Person2#: Halo, Tn. Fisher. Senang bertemu Anda.
#Person1#: Bertemu langsung, bukan lewat telepon, ya? Haha. Apa kabar?
#Person2#: Baik, terima kasih, baik sekali.
#Person1#: Oh, silakan duduk. Anda mau kopi?
#Person2#: Oh, ya, silakan, hitam.
#Person1#: Ini dia.
#Person2#: Terima kasih. Bagaimana kabarnya?
#Person1#: Oh, lumayan, kami akan segera membuka cabang di Selandia Baru. Oh! ... Saya berharap bisa--jika saya bisa menjelaskannya kepada direktur pemasaran! Bagaimana kabar anak laki-laki Anda, apakah dia sudah mulai sekolah?
#Person2#: Oh, ya, dia sekarang di tahun kedua.
#Person1#: Sudah? Waktu berlalu begitu cepat! Apakah dia menikmatinya? #Person2#: Sangat, jauh lebih menyenangkan daripada berada di rumah!
#Person1#: Haha. Baiklah, kurasa sebaiknya kita mulai saja. Bagaimana kalau kita mulai saja?
#Person2#: Baiklah. Pertama-tama, bolehkah saya mengonfirmasi waktu dan tanggal presentasinya? Hari Sabtu, 24 Oktober pagi. Jam berapa tepatnya?
#Person1#: Nah, di undangan yang sudah kami sebarkan, kami sudah mengatakan bahwa presentasinya sendiri akan dimulai pukul 11 ​​dan berlangsung hingga pukul 12.30.
#Person2#: Jadi, Anda akan membutuhkan ruangan mulai pukul 10 hingga pukul 2. Apakah Anda ingin kami menyediakan kopi terlebih dahulu?
#Person1#: Ya, ya. Oh, dan minuman serta makanan ringan di akhir.
#Person2#: Lebih baik makan siang prasmanan?
#Person1#: Tidak, saya... orang-orang yang diundang tidak akan mengharapkan makan siang gratis. Mereka mungkin berpikir itu berlebihan. Mereka pasti ingin kembali ke keluarga mereka, karena hari ini Sabtu.
#Person2#: Baiklah, prasmanan camilan sebelum makan siang yang biasa akan menjadi apa yang Anda butuhkan--pada dasarnya sama dengan yang Anda dapatkan Februari lalu.
#Person1#: Oh, itu akan baik-baik saja.
#Person2#: Oke, baiklah, kami akan mengenakan biaya untuk kamar, kopi, dan prasmanan camilan dengan tarif standar dikurangi 15%, seperti yang kita sepakati. Dan kami akan mengenakan biaya untuk minuman yang disajikan secara pro-rata.
#Person1#: Gratis, boleh, ya.
#Person2#: Jenis... um.., peralatan, furnitur apa yang Anda inginkan?
#Person1#: Baiklah, mari kita sediakan..., um... empat..., tidak, tidak... lima meja untuk pajangan kita. Eh... kita akan membawa stan kita sendiri. Sekarang, sudah ada proyektor overhead dan sistem suara di ruangan itu, saya rasa? Bisakah Anda meminta seseorang untuk memeriksanya sebelum kami datang, Anda tahu, untuk memastikannya berfungsi? #Person2#: Oh, tentu saja, teknisi akan menemani Anda saat Anda menyiapkan semuanya. Oh, kursi di ruangan itu memiliki meja lipat, apakah itu tidak apa-apa?

#Person1#: Ya, ya, tidak apa-apa, tentu.

#Person2#: Anda mengatakan telah mengirimkan undangan, adakah gambaran tentang berapa banyak orang yang akan hadir? Astaga... Saya rasa Anda tahu ada... kapasitas ruangan itu sekitar 50, tetapi 40 adalah ideal.

#Person1#: Ya, ah... masalahnya adalah kita tidak akan tahu persis berapa banyak yang akan hadir sampai beberapa saat lagi.

#Person2#: Bisakah Anda memberi tahu saya dengan pasti pada hari Kamis?

#Person1#: Mm... tidak. Tetapi saya akan memiliki gambaran kasar dan kita akan menganggarkan jumlah yang saya berikan kepada Anda nanti. Kita telah mengirimkan 100 undangan...
#Person2#: 100?!
#Person1#: Ya, secara teori itu berarti mungkin ada 200 orang.
#Person2#: Ya, tetapi ruangannya tidak akan...
#Person1#: Tapi tentu saja, haha... Saya tidak berharap lebih dari sekitar 30 orang akan datang.
#Person2#: Tapi bagaimana jika mereka datang? Ruangan ini adalah satu-satunya yang kita miliki hari itu--ada resepsi pernikahan di ruang perjamuan, jadi kita...
#Person1#: Yah, kalau begitu, kurasa...
Ibu Ross dan Bapak Fisher memulai percakapan dengan salam. Kemudian mereka membahas persiapan presentasi. Ibu Ross mengonfirmasi rincian presentasi, termasuk jadwal, layanan makanan. Ibu Ross khawatir bahwa Bapak Fisher telah mengirimkan terlalu banyak undangan daripada kapasitas ruangan.
menyiapkan presentasi