Gestor, saiba quais os benefícios de utilizar um sistema de gestão pública
Ferramentas que inovam e contribuem para transformar a gestão pública ganharam um grande impulso com os avanços tecnológicos nos últimos anos. Um bom gestor sabe que é fundamental administrar não só a gestão externa do município, mas também a interna.
Um sistema de gestão pública oferece diversos benefícios que contribuem para melhorar o trabalho gestor.
Otimização de tempo
Dentre os vários desafios do setor público, dois ainda continuam sendo os principais: a burocracia e o tempo gasto com ela.
Ao utilizar um sistema de gestão pública, o trabalho do gestor se torna mais rápido e eficiente, agilizando o andamento de processos e demandas através da tramitação eletrônica de documento com o acompanhamento de cada etapa em tempo real.
Aumento da produtividade
No que se refere à produtividade, é de suma importância reduzir o tempo gasto com tarefas de rotina. Essa redução contribui de forma positiva no aproveitamento das horas de trabalho dos servidores.
Quando se utiliza um sistema de gestão pública, tarefas como registrar e consultar informações, por exemplo, podem ser realizadas através do meio digital. Isso evita que se gaste tempo procurando arquivos e documentos manualmente.
O trabalho se torna mais dinâmico, aumentando a produtividade nos setores. Isso é resultado da redução do tempo gasto em cada atividade desenvolvida, abrindo espaço para que os servidores foquem em outras tarefas.
Redução de custos
Quando o gestor utiliza um sistema de gestão, tem como beneficio o aumento da produtividade e redução do tempo de tramitação de processos, agilizando o trabalho no geral.
Utilizar um sistema de gestão, não só otimiza o trabalho do gestor, como diminuiu os custos com impressão, folhas e tinta, além da manutenção destes equipamentos. Com essa redução, a administração recebe um retorno sobre o que é investido para manter um sistema implantado no município, podendo ainda redirecionar uma parte do valor economizado em outros projetos.
Segurança dos dados
A digitalização dos dados aumenta o grau de controle sobre informações sigilosas. O risco de perda de um documento confidencial, por exemplo, deixa de existir. Na prática, os arquivos ficam salvos em um ambiente seguro e acessível, com o devido nível de controle.
Por meio de um sistema de gestão é possível estabelecer o que cada servidor pode acessar, além de monitorar o que tem sido consultado ou copiado do servidor. Além disso, o gestores podem acessar informações de onde estiverem, sem a necessidade de solicitar o envio de um documento por correios, por exemplo, quando estiverem longe do local de trabalho.
Mais transparência
As demandas da população também passam por mudanças ao longo do tempo. Nesse sentido, as novas gerações, com acesso facilitado à internet e com interesse crescente na política pública — exigem cada vez mais o acesso às informações relacionadas à gestão pública.
No entanto, a burocracia sempre foi um obstáculo para isso, já que por muito tempo uma consulta exigia visitar um órgão público, enfrentar longas filas, fazer requerimentos etc. A realidade atual, por outro lado, é bem mais simples.
O uso de um sistema de gestão promove a transparência para quaisquer órgãos do setor público.