Por quanto tempo guardar exames e imagens médicas de pacientes?
Os exames e imagens médicas são ferramentas importantes para concluir sobre um diagnóstico ou monitorar a condição clínica do paciente. Todavia, o acúmulo desses documentos tem causado transtorno para os gestores.
Além disso, conforme preconiza a legislação médica, todas as informações do paciente são de responsabilidade da instituição de saúde que deve zelar pela integridade dos papéis, evitar rasuras e manter a legibilidade dos documentos.
Felizmente, devido às essas demandas, novas possibilidades estão surgindo para facilitar o cotidiano dos gestores e manter o histórico clínico e medicamentoso do paciente em condições ótimas para uso e armazenamento.
Por isso, neste artigo, vamos esclarecer algumas informações sobre o tempo de guarda para os exames, a importância do armazenamento e as soluções para as necessidades dos médicos e das instituições. Continue a leitura para saber mais!
O que diz a legislação sobre os dados clínicos
O Conselho Federal de Medicina (CFM) é uma organização que fiscaliza e regula as práticas médicas, disponibilizando informações, normas e documentos em prol da população e dos profissionais médicos em âmbito nacional.
Sendo assim, esse órgão determina as questões relacionadas a elaboração dos prontuários do paciente e a integração de todas as intervenções clínicas em um documento único e acessível aos profissionais de saúde.
Nesse sentido, após a utilização pelos profissionais clínicos e na ocasião da alta, óbito ou transferência do paciente, os prontuários e os demais exames realizados serão armazenados em local seguro e de fácil acesso.
Responsabilidade pelo armazenamento dos prontuários
Como se trata de um documento que pode ser usado também em situações jurídicas, o prontuário e demais exames médicos devem ser arquivados em caixas com identificação completa dos itens contidos.
Além disso, seguindo as definições da Resolução 1.821/07, do CFM, todos os exames, englobando imagens e laudos que compõem o prontuário do paciente, são de responsabilidade da instituição de saúde.
Na hipótese de terceirização do serviço de diagnóstico por imagem, a responsabilidade passa a ser das clínicas e laboratórios emitentes do material, mesmo com encerramento ou quebra do contrato.
Os dados completos referentes aos exames radiológicos e clínicos bem como as informações medicamentosas dos pacientes cabem ao hospital ou clínica a propriedade física desse material. Portanto, a instituição é encarregada de guardar os arquivos.
Uma uma opção interessante é conhecer mais sobre o prontuário eletrônico.
Tempo preconizado para o armazenamento
O tempo de guarda de exames médicos é de 20 anos. Esta regra é aplicável aos arquivos físicos, como imagens impressas e documentos em papel, que não foram entregues aos pacientes.
Para exames que foram entregues e protocolados pelo paciente ou responsável, o laudo emitido deve ser mantido na instituição, além do comprovante de entrega, mas o arquivo físico não precisa ser armazenado.
No caso de arquivos digitais ou microfilmados, a determinação do Conselho Federal de Medicina é que as instituições mantenham o armazenamento de forma permanente em computadores ou dispositivo móvel.
A informatização dos documentos como alternativa
Devido a tempo preconizado pelo CFM e das vantagens da informatização dos documentos clínicos, muitas empresas estão optando pelo armazenamento digital dos prontuários e exames médicos.
Dessa forma, os gestores selecionam a melhor proposta, verificam se estão condizentes com os preceitos normativos do CFM e incorporam essa ferramenta na rotina das atividades já existentes.
No entanto, é fundamental selecionar bons softwares uma vez que sua funcionalidade será determinante para a produtividade das atividades e redução dos custos operacionais em longo prazo.
Além disso, os gestores optam pela informatização dos documentos já existentes para reduzir o volume ocupado pelos papéis ou rescindir o contrato das empresas que armazém esses dados.
Processo para informatização dos dados clínicos
A regulamentação do CFM permite o uso de sistemas online para o armazenamento dos documentos. Ela estipula, ainda, outros pré-requisitos e condições mínimas que os sistemas devem ter, a fim de assegurar a confidencialidade dos dados e a integralidade dos arquivos.
Assim, os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), como são classificados pelo Conselho, precisam ter capacidade de utilizar bases de dados apropriadas para a estocagem dos arquivos digitalizados ou produzidos eletronicamente.
Devem, também, ser organizados com métodos que facilitem a pesquisa de forma simples e eficiente. O último requisito é estar de acordo com as premissas com o "Nível de garantia de segurança dois (NGS2)", do Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde.
Isso significa que a empresa que optar pelo NGS2 fará a eliminação completa dos papéis e adotarão a assinatura eletrônica. Além disso, é recomendável a aderência a Norma ABNT NBR ISO/IE 27.001:2006 junto a Organismos Acreditados de Certificação.
A melhor forma de armazenar os dados clínicos
Os exames e imagens médicas devem ser guardados integralmente de forma a não comprometer o resgate das informações. Porém, é preciso avaliar a implantação das principais formas de armazenamento.
A instituição tem duas opções: armazenar os exames em papel por 20 anos e, ainda, guardar o laudo e o comprovante por tempo indeterminado ou apostar em sistemas online para arquivar permanentemente os exames e imagens médicas.
A primeira opção impõe várias dificuldades. Como são arquivos físicos, primeiramente, necessitam de muito espaço para acomodar tudo que é gerado. Além disso, o ambiente ainda precisa ser climatizado para manter as propriedades e qualidades da impressão por um bom tempo.
A grande quantidade de materiais dificulta a organização e padronização de todos os arquivos, sem contar com os gastos para manutenção do espaço e funcionários. Também é preciso elaborar medidas protetivas contra incêndios e animais que possam danificar os arquivos.
A segunda opção traz a chance de facilitar o acesso e o compartilhamento dos arquivos sem ocupar grandes áreas. Nessa situação, o otimização de espaço e a produtividade dos serviços também.
A problemática da informatização dos dados
Na esperança de eliminar todos os riscos do prontuário e exames em papel como rasuras e extravios, muitos gestores informatizam suas clínicas sem se atentar para a capacidade das máquinas.
Isso porque muitos sistemas de armazenamento em softwares apresentam incompatibilidade parcial com as demandas e necessidades da área médica, tendo em vista que a maioria não foi criada especificamente para tal uso.
Todavia, esse problema será resolvido mediante as novas estratégias para armazenamento de imagens digitais.
Os sistemas PACS — Picture Archiving and Communication System (em português: Sistema de Comunicação e Armazenamento de Imagens) —, por exemplo, são programas digitais. Mas sem a utilização de um servidor em nuvem, muitas vezes o custo elevado de implantação não proporciona os resultados esperados. A restrição de acessos aos exames no local de trabalho é uma das limitações a ser apontada.
Em termos de custos, para utilizar esse tipo de programa, é preciso comprar a licença do PACS por um prazo mínimo de uso. Portanto, o capital aplicado em tais programas deve ser antecipado (imobilização de capital) e, muitas vezes, o investimento se torna pouco oneroso para instituições de saúde.
De qualquer forma, considerando o cenário, a tecnologia de armazenamento em nuvem se coloca como uma opção mais adequada para instituições e clínicas médicas tendo em vista sua versatilidade de funções.
Entre as vantagens que o sistema oferece, o tempo de guarda dos exames e das imagens médicas está diretamente relacionado à duração do plano adquirido. Sendo assim, os gestores podem fazer a escolha que seja mais custo efetiva.
Além disso, o sistema em nuvem é contratado por meio de assinaturas e o custo é proporcional à utilização sendo o valor é cobrado por exame realizado. Uma ultrassonografia, por exemplo, custa R$ 0,04, para ser armazenada por cinco anos, e uma mamografia R$ 0,90.
Problemas de segurança também podem ser recorrentes em sistemas convencionais de armazenamento. Já o armazenamento em nuvem garante segurança, tanto para os médicos e profissionais que lidam com o software, quanto para pacientes, que têm seus dados criptografados e gerenciados por especialistas.
Ademais, a transmissão de informações e imagens é facilitada e se torna muito mais eficiente. A plataforma pode ser acessada de qualquer lugar e dispositivo móvel (como smartphones e tablets), apenas com o login e a senha, que são restritos à equipe e com controle de acesso.
Laudos podem ser feitos à distância para agilizar o processo clínico e ainda, como os exames ficam registrados permanentemente, a evolução de casos clínicos pode ser acompanhada de perto pela equipe médica.
Por fim, a tecnologia de armazenamento em nuvem permite o fácil acesso de toda a equipe aos dados e informações do histórico clínico e da situação atual. O tempo de guarda dos exames e imagens passa a ser viabilizado pelos avanços tecnológicos que proporcionam uma política de custos muito mais acessível .
A guarda de exames e imagens médicas de forma eficiente é um dos requisitos indispensáveis para as empresas em saúde. Isso porque os gestores precisam atentar para as normas legislativas quanto à manutenção da integridade das informações clínicas e implantar processos que sejam efetivos financeiramente. Nesse sentido, é importante encontrar soluções que viabilizem exames e imagens de boa qualidade e armazenadas adequadamente.
E você, quais são suas dúvidas em relação ao processo de armazenamento de imagens médicas? Ainda necessita de mais conhecimentos sobre o tema? Então, não deixe de assinar nossa newsletter e fique por dentro de assuntos do universo em saúde.
Wellington Santos – Gerente de Vendas da Ambra Saúde