Som skolsekreterare ingår du i en grupp som ansvarar för alla administrativa processer inom Komvux Malmö. Gruppen har övergripande ansvar för planering, uppföljning och utförande av administrativa uppgifter på uppdrag av sektionschef. Du kommer att ansvara för ett eller flera arbetsområden som kan variera över tid.
Dina huvudsakliga ansvarsområden är:
* Elevadministration, fakturahantering och diarieföring
* Daglig kontakt och service till elever och personal på skolan
* Administrativt stöd till skolledning och sektionschef
* Statistikframtagning och analys, mindre utredningar och framtagande av beslutsunderlag
* Arkivredogörare för enheten
* Ansvara för administrativ information internt på skolan
* Dagliga ändringar i schemat
Elevadministrationen sköts via systemet Extens och innebär arbete med bland annat kursupplägg, gruppbyten, hantering av betyg och olika intyg till eleverna. Du blir en viktig del i att se till att verksamheten får det administrativa stöd den behöver. Du ingår också i ett större sammanhang tillsammans med övriga skolsekreterare och assistenter på skolor inom vuxenutbildningsområdet.
Kvalifikationer
Du har en för tjänsten relevant högskole- eller universitetsexamen om minst 180 högskolepoäng.
Du har minst ett års erfarenhet av en administrativ roll, gärna inom skolverksamhet och har således erfarenhet av att arbeta i olika administrativa system. Det är därför viktigt att du har mycket god datorvana.
Om du har dokumenterad erfarenhet av att självständigt utvecklat administrativa processer, gärna digitala är det en fördel. Det är även en fördel om du tidigare representerat en verksamhet både internt och externt.
Som person är du noggrann, serviceinriktad, ansvarstagande och har en god samarbetsförmåga.
Du är strukturerad och gillar att arbeta med flera uppgifter samtidigt av varierande karaktär, från kvalificerade till enkla frågor.
Du känner dig bekväm med att arbeta med datorn som främsta redskap, men trivs också med många kontakter och du har ett intresse, en vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar.
Du är lugn och kontrollerad i stressiga situationer. Du behåller ett realistiskt perspektiv på situationer och fokuserar på rätt saker.
Du tar stort självständigt ansvar för planering, genomförande, uppföljning och kvalitetssäkring av arbetet, både inom eget ansvarsområde och för verksamheten som helhet.
Du har mycket god svenska, både skriftligt och muntligt. Du behärskar även engelska språket i tal och skrift.
Vill du bli en del av Malmös Komvux? Då är du varmt välkommen med din ansökan! Men vänta inte, skicka in ansökan redan idag, då urval och intervjuer sker löpande.
(Tjänsten tillsätts ej innan ansökningstiden gått ut).
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.