L-approvazzjoni amministrattiva normalment hija bbażata fuq verifika li l-oġġetti ordnati kienu attwalment riċevuti u ssodisfaw l-ispeċifikazzjonijiet tal-gvern, u b'hekk tivvalida t-talba tal-bejjiegħ (fattura) għall-ħlas.
Fattura tista' tiġi approvata biss meta l-oġġetti jkunu waslu.