如何写好商务英文邮件？
1 问候greeting ●不知收件人： To whom it may concern, （敬启者） Dear Sir or Madam, ●知性别： Dear Mr/Mrs/Ms + 姓 ●知头衔/职位： Dear Prof.（教授）/Dr.（博士）+ 姓 注意：在正式的英文邮件中，如果在知道对方职位的前提下，尽量使用“头衔+姓”的方式开场。要记得greeting后面的标点符号是逗号, 然后空一行之后才正式开始信的内容。 2 目的purpose ●在详细表述前，告知邮件重点： I am writing to inquire… I am writing in reference to… I am writing to confirm/ enquire/ inform you…我写信时要确认/询问/通知你…I am delighted to give you the detail about…我很开心能给你提供…的详情●回信的开头可以说：Thank you for reaching out to us regarding … Thank you for your email…感谢你的来信… Thank you for calling me yesterday to discuss…感谢昨天你来电讨论… 注意：特别是商务信函我们一般多使用比较书面的语言，例如上面的in reference to（一般说明已经和对方提过的事）以及regarding都是【关于】的意思，但我们应尽量避免用about这样口语的表达。 3 正文content ●一个段落一个主题，几个段落一个主旨 Attached please find the latest information on…最新消息可查看附件… In order to achieve our sales target, we need to…为了完成我们的销售目标，我们需要… ●对方了解你写信的目的及背景，接下来就该要求对方行动，例如回信、回电话、表达意见、缴交文件等： Could you please call me later today? 你能明天给我电话吗？●商业信函中应注意使用书面语▶用 receive, 不用got；●不要用缩写▶用 does not, 而不用doesn't；●多用委婉客气的语气▶I was wondering if you could provide some more details. ●重要内容加粗，但不要全部大写▶Please review the attached documents thoroughly. 4 结尾Closing ●最后一部分通常会表示感谢或解释下一步是什么。常用的表达有： If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me. Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you.期待你的回信。 I hope this information is helpful.希望这些信息有用。 Please call me if you have any question. 如果你有任何问题，请给我电话。（一般这些句子后面用句号即可，没有必要用感叹号。其他地方一般情况下也不要用感叹号） 5 落款signature ●结尾祝福语 以下词汇在正式场合及非正式场合均可使用 Sincerely, Sincerely Yours,Yours Sincerely Regards, Best Regards Yours， Yours Truly， Truly Best， Best Wishes ●签名档要跟着结尾敬语后面： Sincerely,John SmithSales Representative,Flooring Company 一些常用句 ●请求帮忙: At your convenience, would you please send me…最后加上Thank you for your assistance.●寻求意见：Our team would appreciate your insights/input on…●期待回复：Due to the short timeframe for this proposal, prompt reply is greatly appreciated.●回答对方问题：Hope this answers your question. Let me know if further detail/explanation would be helpful.●致歉：My sincere apology for this unfortunate situation; I will address to my team immediately.Again，please accept my most sincere apology. ●谈及…… With reference to our telephone conversation today… As I mentioned earlier about… As you requested… This is in response to your email today. ●告知消息 Please be advised/ informed that… Please note that… We would like to inform you that… ●告知坏消息 We are sorry to inform you that… I'm afraid I have some bad news. ●请求 We would be grateful if you could… I would appreciate it if you could… Would you please send us…？ ●提供帮助 If you wish , we would be happy to… Please let me know if there's anything I can do to help. ●提醒 I'm just writing to remind you of… May we remind you that…？ 注意事项 1 Subject Line 标题 简洁清楚的总结邮件出题的内容。例如： Subject line: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers又或是市场宣传类的邮件标题： - Join us at the MLH Scholars Luncheon!（号召性的标题）- 3 Tools to Simplify Your Marketing （总结式的标题） 2 Simplified Sentences 简化句子 忌用复杂的长单词或是技术术语使邮件内容累赘冗长，而是应该尽量简化邮件里的句子。但这并不代表不能使用复合句（用and, although, or等连词组合起来的句子），只要保证长句是清楚易懂的就没有问题。 例如：原句：In 1962 , Steinbeck received the Nobel Prize for Literature.简化后： Steinbeck won the Nobel Prize in Literature in 1962. 3 Who are readers? 明确读者 同事、客户还是老板？正式还是非正式？ 例如：非正式–Thanks for emailing me on 15th February.正式–Thank you for your email dated 15th February.非正式–Sorry, I can’t make it.正式–I am afraid I will not be able to attend.非正式–Can you…?正式–I was wondering if you could….? 4 Capital letters, punctuation, spelling and basic grammar细节 尤其是在工作中的邮件，对于细节的注重能够看出个人本身的修养和工作的专业态度。 Capital letters 首字母大写：什么时候使用大写字母？1. 每一句的第一个单词的第一个字母2. 第一人称“我”3. 人名或是头衔4. 电影、书籍和作品等的名字5. 月份6. 星期7. 季节8. 节日9. 国家或大洲10. 河流、海洋、湖泊等11. 沙漠、山地等地点名称12. 街道、大楼或是公园等 5 Direct or indirect 直接或是不直接 美国普遍的工作邮件风格都是较直接、不是很正式的。但对于英语非母语的我们来说这样的风格不好把握，稍微弄不好还会让别人误会自己是粗鲁没有礼貌。 例如以下两种直接和非直接的用法。 Direct – I need this in half an hour.Indirect and polite – Would it be possible to have this in half an hour?Direct – There will be a delayIndirect – I’m afraid there may be a slight delay.Direct – It’s a bad ideaIndirect – To be honest, I’m not sure if that would be a good idea. 6 Be positive 积极的态度 邮件里的用词用句都能够体现个人的态度和性格，要巧妙的选用显示积极态度的词语，表现出自己在工作中的Can-do精神。 显示积极态度的词：helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity显示负面态度的词：busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard 7 Get feedback 请教别人的意见 向身边写作能力好、工作经验足的朋友、同事或是老师求教，请他们帮忙看看你的邮件，从而根据他们的意见改进提高。 另一个方法则是注意观察和学习其他人写的好的邮件。例如收到来自同事的、老板的或是教授的邮件，注意学习他们的用词用句然后记录下来，收为己用！ 那以上就是我的全部分享了希望对你有所帮助 祝大家工作顺利啦~ 如果喜欢就请转发并订阅我的公众号吧~ 转载请标明何处 这里没有花哨的排版，没有复杂的商业，有的只是一个热爱生活的女生日常对生活的思考和对未来的期望，承载了我全部的心血。