Khi bắt đầu viết thư xác nhận công tác, bạn luôn muốn sử dụng tiêu đề thư chính thức của công ty. Nếu là người sử dụng lao động, bạn nên có tiêu đề thư sẵn sàng; nếu là người lao động, bạn cần hỏi người sử dụng lao động liệu mình có thể dùng tiêu đề thư chính thức của công ty hay không. Sử dụng tiêu đề thư chính thức sẽ hợp thức hóa lá thư và khiến người nhận tin tưởng nội dung của nó. Nếu không có sẵn tiêu đề thư, bạn có thể dùng máy tính tạo tiêu đề cho thư của mình. Tiêu đề thư phải có tên công ty của người sử dụng lao động, địa chỉ, số điện thoại và thư điện tử. Tiêu đề đó cũng cần cung cấp thông tin về người viết thư (cũng như chức vụ của họ) và ngày viết thư. Nếu biết cụ thể tên người nhận, hãy gửi thư trực tiếp tới anh ấy hay cô ấy. Nếu bạn không biết ai sẽ là người đọc thư, hãy đề tên người nhận là tổ chức yêu cầu, với dòng chú thích nội dung lá thư.  Ví dụ, nếu bạn biết địa chỉ và tên người nhận thư, hãy viết những thông tin này ngay dưới tiêu đề thư và tiếp nối bằng lời chào phù hợp, ví dụ như "Kính gửi [Ông Nguyễn Văn A]." Nếu không biết người nhận thư là ai, hãy gửi thư tới bộ phận phù hợp của tổ chức cùng dòng chú thích về nội dung lá thư. Ví dụ, khi gửi thư tới một tổ chức tài chính để người lao động có thể vay tiền, bạn có thể gửi thư tới chi nhánh địa phương của tổ chức này cùng dòng chú thích sau, "Xác nhận Công tác của [Người lao động] cho Mục đích Nhận Khoản vay." Tiếp theo, hãy sử dụng lời chào phù hợp, ví dụ như "Kính gửi Ông/Bà." Trong đoạn đầu tiên của thư xác nhận công tác, bạn cần giải thích mình là ai và mục đích viết thư. Thông tin cần có bao gồm chức vụ của bạn tại công ty, khoảng thời gian bạn làm việc tại đây, cũng như khoảng thời gian quen biết người lao động được đề cập trong thư. Kể cả khi bạn là người lao động tự viết thư cho mình, hãy viết như thể người sử dụng lao động đang viết cho bạn, bởi họ sẽ là những người chấp nhận nội dung thư. Ví dụ, bạn có thể viết: "Tên tôi là Trần Văn B, tôi là Phó Giám đốc Bộ phận Bán hàng và Tiếp thị tại Tập đoàn ABC. Tôi đã làm việc tại Tập...

TL;DR in Indonesian:
Gunakan kertas berkop perusahaan. Tujukan surat kepada penerima sespesifik mungkin. Jelaskan siapa Anda. Berikan verifikasi. Ringkas tugas karyawan. Hindari informasi sensitif atau ilegal tentang karyawan. Sediakan informasi kontak Anda. Bubuhkan tanda tangan dan kirimkan.