Semua ini kelihatannya terlalu logis, tetapi Anda memang harus menuliskannya untuk mengetahui ukuran tempat yang paling sesuai, anggaran yang tepat, tujuan acara, jumlah (atau tipe) tamu-tamunya, dan strategi apa saja yang harus dijalankan untuk acara spesifik Anda. Apa hasil akhirnya yang ideal? Apa yang Anda ingin raih?   Setelah menentukan acara apa yang akan Anda jalankan (perayaan, penggalangan dana, pendidikan, penjualan, lamaran, dll.), pikirkan mengapa Anda melakukannya. Mengetahui motivasi bisa membantu Anda untuk berfokus dan bersemangat. Menentukan beberapa target juga bisa membantu Anda untuk mengarah ke tujuan yang tepat. Anda tidak bisa terus mencoba mencapai target yang belum ditentukan! Saat Anda hanya punya Rp40.000.000,00 dan ingin mencapai Rp50.000.000,00, target jumlah tersebut dan Anda akan terbantu mencapai garis akhir. Kedua hal ini adalah faktor terpenting dalam perencanaan acara. Jangan pilih tanggal dan waktu yang membuat banyak orang tidak bisa hadir atau semua usaha perencanaan acara Anda akan sia-sia. Selain itu, hindari juga menentukan kedua elemen ini dalam jarak yang terlalu jauh dari masa kini – atau malah terlalu dekat – atau tamu-tamu akan melupakan acara Anda dan sudah membuat rencana lain. Jangan terkena serangan Goldilocks syndrome saat mengelola acara!  Idealnya, beritahukan kepada para tamu dalam jangka waktu dua minggu sebelumnya. Dengan begini, mereka punya waktu menentukan rencana dan Anda bisa mengingatkan mereka satu atau dua kali lagi sebelum saatnya tiba. Sebar undangan acara beberapa minggu sebelumnya jika memungkinkan. Setelah menentukan jenis dan waktu pelaksanaan acara, pikirkan tempatnya. Dekati lokasi-lokasi potensial dengan mempersiapkan tanggal serta hal-hal yang akan Anda perlukan. Jenis bangunan seperti apa yang Anda ingin gunakan dan bagaimana ruangannya akan diatur? Apa para tamu akan duduk dalam bangku di barisan, bangku biasa, diberikan meja makan, atau karpet piknik di luar ruangan? Apa keadaan cuaca akan berpengaruh? Apa akan ada ruang untuk...

TL;DR in Indonesian:
Tentukan tujuan serta target yang Anda ingin capai. Pilih tanggal serta waktu. Pilih tempat. Tentukan jumlah orang yang akan diundang. Tentukan anggaran. Susun sebuah tim. Buat agenda acara.