A prontidão, a clareza e o entusiasmo são pontos-chave para se solucionar os problemas dos clientes. Todos os clientes devem ficar satisfeitos, não importa onde eles estejam! Alguns pontos importantes do atendimento telefônico:  Todas as chamadas devem ser atendidas em no máximo três toques do telefone. Os telefonemas devem ser atendidos de modo amigável. Fale lenta e claramente. Mantenha um bom volume. Atenda o cliente com seu nome e a divisão da empresa para qual trabalha. Pergunte como pode ajudar o cliente. Dê assistência imediata. Transfira a ligação para o setor adequado, inicie o processo de reembolso ou tire dúvidas dos clientes. Seja claro ao especificar o que está fazendo para satisfazer as necessidades do cliente. Seja sincero quanto ao que pode fazer. Se não é capaz de responder a pergunta imediatamente, pergunte se pode ligar mais tarde com uma resposta. Transforme as frases negativas em positivas para reforçar seu desejo de ajudar os clientes. Seja sincero, mas deixe claro o quanto deseja ajudar e resolver a questão.  Em vez de dizer "Não sei a resposta", diga algo como "Vou encontrar alguém que possa ajudá-lo com isso. Posso pedir que liguem em alguns minutos ou prefere esperar na linha?". Em vez de dizer "Essa não é minha função", diga algo como "Posso transferi-lo para outro departamento onde o ajudarão?". Em vez de dizer "A empresa nunca permitiria isso", diga algo como "Farei o possível para que fique satisfeito. Aguarde alguns instantes enquanto converso com meu supervisor sobre as opções disponíveis". Os clientes não gostam de ficar na linha por horas a fio. Quando o atendente está muito ocupado ou o problema não pode ser solucionado tão prontamente, pergunte se pode retornar a ligação em pouco tempo. Sempre retorne a ligação no horário combinado, ou o cliente ficará frustrado. O tempo de resposta é importantíssimo para a satisfação dos clientes. Uma posição, seja ela positiva ou negativa, deve ser dada dentro de dez horas.

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Ikutilah etiket telepon yang baik. Hindarilah pernyataan negatif. Berikan opsi untuk menelepon kembali daripada meminta pelanggan untuk menunggu lama. Jawablah pertanyaan pelanggan dalam 10 jam.