Ketika Anda mengetahui bahwa Anda akan memimpin rapat yang akan datang, salah satu hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mencurahkan sedikit waktu untuk bicara dengan orang-orang yang akan ikut serta (khususnya orang-orang penting dan level atas). Tanyakan apakah ada sesuatu yang secara khusus ingin mereka diskusikan dalam rapat. Catat jawaban mereka dan gunakan sebagai pemandu ketika Anda menulis agenda. Menanyakan pada para peserta mengenai apa yang ingin mereka diskusikan adalah langkah cerdas, tidak hanya untuk membuat Anda lebih mudah menulis agenda, tetapi juga untuk melibatkan mereka dalam proses rapat bahkan sebelum rapat tersebut dimulai. Orang-orang lebih mungkin menghadiri dan memberi perhatian selama rapat apabila tahu bahwa masalah yang penting bagi mereka akan dibahas. Agenda rapat tidak hanya berguna untuk pemimpin rapat, tetapi juga untuk para tamu yang hadir. Agenda mencakup informasi bermanfaat mengenai rapat seperti kapan diadakan, di mana, dan siapa saja yang akan hadir. Yang paling penting, agenda juga menggarisbawahi topik diskusi yang akan dibahas, sehingga semua orang bisa melakukan persiapan. Kirimkan agenda lebih dahulu sebelum rapat itu sendiri – semakin penting rapat, semakin awal Anda harus mengirimkan agenda tersebut. Satu hal yang harus dimasukkan dalam agenda adalah perkiraan batas waktu untuk setiap diskusi. Adanya jadwal kasar yang diuraikan sebelumnya dapat memudahkan Anda mengatur agar rapat berjalan dalam jalur yang semestinya. Meskipun beberapa acara dalam agenda akan berjalan lebih lama (dan yang lain lebih cepat), tetapi jadwal akan memudahkan Anda mengatur dan menyesuaikan waktu secara keseluruhan. Orang-orang yang menghadiri rapat mungkin tidak mengetahui semua informasi mengenai topik yang rencananya akan Anda diskusikan – beberapa mungkin tidak menghadiri rapat terakhir, sementara yang lain mungkin sudah lupa. Merupakan ide bagus bagi Anda sebagai pemimpin rapat untuk mengetahui riwayat diskusi tersebut sejauh ini. Cobalah bicara dengan orang yang menghadiri...

TL;DR in Chinese:
收集与会人员的意见。 写会议议程，并在会前分发给与会人员。 收集议题相关信息及以往的会议资料。 开会前确保会场已准备就绪。