A presteza demonstra cortesia e profissionalismo. A resposta não precisa ser imediata, mas é importante que não extrapole dois dias. Isso deve ser feito mesmo com e-mails sem relação com você ou enviados por engano, a fim de que o remetente possa procurar a pessoa certa. O e-mail é mais formal do que um telefonema ou mensagem de texto. Abra o texto com um "Olá", seguido pelo sobrenome da pessoa. Você pode ser mais informal se o seu correspondente prefere assim ou insiste que você o chame pelo primeiro nome. Vale o mesmo se ele prefere um apelido em vez do próprio nome ("Guga" em vez de "Gustavo", por exemplo). Fique atento à gramática, ortografia e pontuação. E, a não ser que a situação o permita, não use pontos de exclamação em excesso, o que pode parecer artificial ou adulador. Pontos de exclamação são bem-vindos quando se quer parabenizar alguém ou demonstrar entusiasmo, mas o exagero dilui o seu efeito. Tipografias tradicionais passam mais profissionalismo. Não pinte o texto de várias cores diferentes e evite fontes informais, como a Comic Sans. Use Arial ou Times New Roman em tamanho 10 ou 12. Há outras pessoas que seria interessante incluir na discussão? Da mesma maneira, enviar e-mails desnecessários a colegas e superiores pode ser irritante. Também é possível enviar uma cópia oculta a outros destinatários. Se for apropriado que todos leiam a sua resposta, clique em "responder a todos". Se você tem um assunto a tratar com apenas uma delas, selecione apenas a ela. Se a mensagem original tem vários remetentes, selecione apenas as pessoas que precisem ler a sua réplica ao enviá-la. A não ser que o remetente lhe peça uma confirmação de leitura, não é necessário escrever uma nova mensagem se não houver nenhuma informação nova a acrescentar. Um erro ortográfico ou de gramática poderia arranhar a sua reputação. Releia atentamente o escreveu à procura de erros e verifique se a lista de destinatários está correta.  Não confie no corretor gramatical! Ele nem sempre apanhará todos os erros. Leia o e-mail em voz...

How would you rephrase that briefly using Chinese?
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