检查错误。 签上你的名字。 需要的话，给其他重要人员发送一份副本。 自己留存一份副本。

鉴于上述总结，为它写一个详细的文本。
拼写和语法错误会影响读者对你的第一印象。应该让读者专注于你的观点和请求，而不是信中的错误。寄出之前要多次校对，校对时应大声朗读，听听效果。 必要的话，可以找他人帮忙校对（或者使用校对软件）。 如果是纸质信而不是电子邮件，你就需要签名了。这能证明信件是真实可靠、由你发出的。 如果公司或者其他组织内有人也应该收到这封信，那就给他们发送一份副本（带有原始签名的信件复印件）。 要始终留存一份副本作为记录，同时记下你何时寄的信，寄给了谁。另外，要随时记下后续跟进情况，直到问题解决。