Article in Vietnamese: Ngay khi tất cả mọi người có mặt, hãy phát một tờ (hoặc nhiều hơn đối với các cuộc họp lớn), dành chỗ trống để mọi người ghi tên và thông tin liên lạc. Bạn cũng có thể làm việc này trước khi buổi họp kết thúc để có được thông tin đầy đủ cho mục “thành phần tham dự” trong mẫu biên bản của bạn, hoặc đính kèm bản có chữ ký của mọi người sau khi hoàn thành ghi biên bản. Nếu bạn không biết nhiều người trong số những người tham dự, hãy vẽ sơ đồ chỗ ngồi và điền thông tin vào đó trong khi mọi người tự giới thiệu về mình. Để tờ giấy đó bên cạnh trong quá trình bạn ghi chép biên bản để có thể tham khảo tên của họ khi cần thiết (như được thảo luận dưới đây). Trong khi chờ đợi cuộc họp bắt đầu, hãy ghi tên của các tổ chức, ngày và địa điểm họp và loại hình cuộc họp (ví dụ như cuộc họp ban giám đốc hàng tuần, một cuộc họp hội đồng đặc biệt, v.v.). Khi cuộc họp bắt đầu, hãy ghi lại thời gian bắt đầu.  Nếu bạn không có mẫu biên bản họp, hãy ghi những thông tin này ở phía trên cùng biên bản cuộc họp của bạn. Nếu cuộc họp được triệu tập vì một mục đích đặc biệt hoặc diễn ra vào một thời điểm đặc biệt, hãy lưu lại thông báo được gửi tới các thành viên. Bạn nên đính kèm thông báo đó cùng với biên bản họp hoàn chỉnh. Hầu hết những cuộc họp chính thức đều bắt đầu với nội dung là thông qua lịch trình làm việc, vì vậy bước này sẽ sử dụng động thái này làm ví dụ. Nếu cuộc họp bắt đầu với một động thái khác, chỉ cần đảm bảo bạn ghi lại tất cả các thông tin tương tự có liên quan:  Thuật ngữ chính xác của phần mở đầu là "Tôi chuyển sang", thường là "Tôi chuyển sang nội dung thông qua chương trình làm việc cho buổi họp này" Tên của người chuyển nội dung (người đề nghị thay đổi nội dung). Kết quả bỏ phiếu. Nếu việc bỏ phiếu thành công, viết "bỏ phiếu được tiến hành thành công", nếu không, hãy viết là “bỏ phiếu không thành công”. Nếu bạn không thể ghi lại một cách chính xác những nội dung được thảo luận kéo dài, hãy yêu cầu có văn bản ghi chép những nội dung đó. Nếu đây là một vấn đề thường xảy ra, bạn có thể ngắt giữa chừng cuộc họp nếu...

Summary in Chinese:
发放参会人员签名单。 尽量填满模版。 记录第一次提议的结果。 记录其他提议。 听参会人员的报告，并获取报告副本。 记录分配的任务。 记录会议主席的指示。 只有在特别要求时，才需概括性地记录会议中的讨论。 收尾。