Dès que tout le monde est là, faites circuler une feuille ou plus si les participants sont nombreux. Elle servira à chacun pour inscrire son nom et ses coordonnées. Cette liste vous servira à remplir la rubrique du procès-verbal, réservée à consigner les noms des personnes qui ont pris part à la réunion. Vous pouvez aussi joindre la feuille elle-même au procès-verbal. Si vous ne connaissez pas la majorité des personnes présentes, faites un plan de table et remplissez-le lorsque vous demanderez à chacun de se présenter. Gardez la liste à portée de main pendant que vous prenez des notes, afin d'appeler chacun par son nom en cas de besoin . En attendant l'ouverture de la séance, inscrivez le nom de l'organisation, la date ainsi que le lieu et le type de la réunion, par exemple : « réunion hebdomadaire du conseil d'administration, réunion spéciale du comité, etc. ». Lorsque la réunion commence, notez l'heure.  Si vous ne disposez pas d'un modèle, inscrivez ces informations au début de vos notes. Si la réunion a été convoquée dans un but particulier ou à un moment spécial, gardez une copie de la convocation qui a été envoyée aux participants. Vous devrez la joindre au procès-verbal après sa rédaction. La plupart des réunions officielles commencent par une proposition pour adopter l'ordre du jour provisoire. Cette première étape servira d'exemple pour illustrer la procédure. Si la réunion commence par une proposition différente, veillez simplement à enregistrer les mêmes informations pertinentes .  Le texte exact de la motion en commençant par « je propose ». Il s'agit généralement de dire « je propose l'adoption de cet ordre du jour. » Le nom de l'auteur de la proposition. Le résultat du vote. Si le vote est positif, inscrivez « motion adoptée ». Si vous ne pouvez pas reproduire avec précision les propositions longues, vous pouvez demander à ce qu'on les présente par écrit . S'il s'agit d'un problème récurrent, demandez à inclure cette exigence dans la procédure officielle pour les propositions dont la teneur...

How would you rephrase that briefly using Vietnamese?
Phát tờ danh sách thành phần tham dự. Điền càng nhiều thông tin vào mẫu biên bản lập sẵn của bạn càng tốt. Ghi lại kết quả của nội dung đầu tiên. Ghi lại các nội dung khác trong suốt cuộc họp. Nghe và lấy bản sao các báo cáo. Ghi chép lại những hành động được thực hiện hoặc các nhiệm vụ được giao. Ghi lại tất cả các chỉ thị và quyết định. Chỉ tổng hợp lại các thảo luận khi được yêu cầu. Tổng kết vào cuối cuộc họp.