Xác định đối tượng nhận thư. Xác định mục đích của bức thư ở ngay dòng đầu tiên. Dùng hình thức chủ động thay cho bị động. Nhấn mạnh đến sự kiện trước đó hoặc thông tin trước đó với người đọc, nếu có. Đưa ra yêu cầu hoặc đề nghị trợ giúp. Kết thúc thư. Đọc lại thư.

Given the above summary, write a detailed text in Chinese for it.
无论受众是哪个群体，信函的语调都应该保持专业，但可以根据受众来调整所使用的语言或用词。如果收信者是另一家企业的人力资源部门，语言的使用上就应该正式严谨。如果收信者是某个特定客户，则可以使用较为轻松或非正式的语言。  确定受众的另一用处是可以避免使用对方无法理解的表达。在信函中，要避免使用读者不熟悉的术语，普通客户很可能无法明白你公司的太空计划里所使用的缩略词，因此，要避免在信函中使用它们。 要写好商务信函，首要原则就是清晰、简洁以及有礼貌。 写信之前，考虑好写信的目的。你是为了通知客户你们公司在新地方新设的办公室，还是提醒客户到期未付的账单或未结余额，又或者是回应客户的投诉？从正文一开始就开门见山，让读者知道信函的主题。千万不要对信函的目的含糊其辞，而是要直入主题。  如果是作为企业主陈述意见，就使用’’我’’；如果是代表公司或组织，则使用’’我们’’。  直接陈述，比如’’我们写这封信是为了通知您’’，或’’我们正写信请求’’。如果是以企业所有者的身份写信，也可以使用以’’我’’为主语的句子，比如’’我联系您是为了’’，或’’我方最近听说……，因此想进一步了解……’’。 比如，你（企业所有者）正在就上个月的未付账单写信给妮娜·布朗，于是信函的开头可以是这样的：’’这次写信与您联系，是因为您的账户从2018年5月起有未结余额。’’ 或者你是公司员工，正在写信回应客户对公司太空计划的投诉，那信函的开头可以是：’’我们收到您对我司火星太空计划的投诉。’’ 也可能是写信通知读者他们赢了一场比赛，或是他们获得了一个研究生项目的名额。那么信函的正文就可以从’’我很高兴地通知你们……’’或’’我们很高兴地通知您……’’来开头。 如果不得不传达坏消息，那就以这样的句子作为开头：’’我们很遗憾地通知您……’’，或者’’经过慎重考虑，我决定不……’’。 在日常会话中，我们较倾向于使用被动语态，但被动语态无形中会让语言变得枯燥或令人困惑。因此，在商务信函中，主动积极的语调就有效得多，因为它能建立一种更加自信的氛围。  被动语态的句子是这样的：’’哪些投诉是我能为您解决的？’’把宾语前置作为主语。 而主动语态的句子则是：’’我能做些什么来解决您的投诉呢？’’这个句子听起来更积极明确，对于读者而言更容易理解。 被动语态显得更委婉、含蓄，但是一般而言，商务信函中还是使用主动语态更有效。 也许你在上个月初曾经联系过妮娜·布朗，提醒她关于未付账单的事；或者在上个月的某次会议中，一个客户曾表达过对太空计划的不满。如果在之前已经因为这些事情跟读者取得了联系，大可以在信函中提及。这样会让读者回忆起之前的沟通过程，从而让这次商务信函的联系显得更加直接、重要。 可以使用这样的句子：“根据我们之前就贵司未付账单的沟通……”，“感谢你们在3月份的付款”，或是“在5月份的会议上，你们提出针对太空计划的问题，对我们而言非常有用”。 通过以工作形式礼貌地发出请求或提供帮助，与读者之间建立起积极的互动氛围。  假设你是一个试图让客户付账的企业主，可以使用这样的句子：“籍此信函希望您能够立即关注您的未付账单事宜。” 假如你正以公司名义书写信函，可以使用这样的句子：“我们希望做一个会面安排，方便您与我们的人力资源主管进行面谈。” 在信函中，还应该表现出你做好准备解答读者可能有的问题或疑虑，比如说：“关于您对账单的任何疑问，我都将乐意解答。”，或者是：“您是否需要我们提供有关该计划的更多详情？” 结尾处需要包括一个行动号召，呼吁读者采取行动或宣布写信方的措施，可能是特定日期前的付款要求，或是发出与读者召开正式会议的邀请。  你还应提及未来与收信方直接交谈的机会。比如说：“我期待在下周的预算会议上见到您。”，或者“期待在您来访我们总部期间，与您进一步探讨此问题。”  提醒读者留意信函中提及的任何文件，比如“请查看随附的未付账单。”，或是“随本信函一起寄付的还有我们空间推广计划的副本。” 最后以一个祝颂短语结束信函：’’此致敬礼’’或’’祝商祺’’。 当信函的收件者是不认识的人时，最后使用’’敬上’’。 只在写信给比较熟络或有工作关系的人时，才使用’’致意’’或’’此致，即颂近好’’。 假如信函中满是拼写错误，精心构思的所有格式和写作内容都会被破坏！  再次查看是否还有被动语态的句子，如果有，试着把它们改为积极的主动语态。 留意是否有表达不清楚或不够直接的长句。商务信函越短越好，因此尽可能地让句子简洁易懂。