Ngày gửi sẽ được đặt ở góc trên bên phải trang giấy. Cách trống một hàng bên dưới và ghi địa chỉ của bạn, cũng căn lề phải. Sau đó, cách trống một hàng nữa và ghi địa chỉ đầy đủ của người nhận ở bên trái trang giấy. Nếu gửi thư qua email, bạn có thể lược bỏ phần ngày và địa chỉ, bắt đầu ngay với lời chào. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo dòng tiêu đề phải rõ ràng và hiệu quả. Ví dụ, nếu gửi thư cho giáo sư, bạn có thể viết dòng tiêu đề là, “Thư xin gia hạn - Nguyễn Hoàng Minh - lớp B2 K34”. Bắt đầu bằng từ “Kính gửi”, theo đó là danh xưng và tên đầy đủ của người nhận. Ví dụ, “Kính gửi ông Nguyễn Hải Triều” hoặc “Kính gửi bà Bùi Phương Mai”. Một số danh xưng có thể phức tạp hơn, chẳng hạn như “Kính gửi Giáo sư Nguyễn Đức Cường” hay “Kính gửi Chủ tịch Nguyễn Văn An”.  Đây là một đề nghị chính thức, do đó bạn cần duy trì văn phong và nội dung trang trọng, ngay cả khi bạn quen biết thân mật với những người này. Không nên viết “Chào Hạnh”. Cố gắng tìm một người cụ thể để gửi lá thư. Nếu không, lá thư của bạn sẽ trông như thư mẫu. Ví dụ, “Kính gửi Chủ tịch Nguyễn Văn An” sẽ tốt hơn là “Kính gửi các nhà chức trách”. Phần thân của bức thư nên có từ 1-3 đoạn. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể mở đầu với 2-3 dòng. Nếu cần mở rộng với đầy đủ 3 đoạn, bạn chỉ cần tách ra thành các phần mở đầu, phần thân và phần kết. Để mở đầu thư, bạn có thể viết, “Em là Nguyễn Hoàng Minh, sinh viên lớp B2 K34”. Điều này sẽ nhắc cho giáo sư nhớ và không tốn thời gian để tìm xem bạn là ai. Bạn đừng xem nhẹ tầm quan trọng của phần kết vững chắc. Hãy dùng những câu cuối cùng để nhắc lại trường hợp của bạn (trong một dòng) và cảm ơn người nhận vì đã dành thời gian đọc thư. Bạn có thể viết, “Tôi rất cảm ơn sự xem xét của ông (bà) về đề nghị của tôi”.  Tốt nhất là bạn nên khép lại bức thư bằng lời chào trước khi ký tên. Một số lựa chọn tốt là: “Trân trọng”, “Kính thư”, “Kính chào”.  Nếu cần được hồi đáp, bạn nên nêu điều này ở phần kết. Thông thường, bạn có thể kết hợp với lời cảm ơn. Ví dụ, “Chân thành cảm ơn về sự xem xét của ông, tôi mong nhận...

TL;DR in Vietnamese:
Trình bày phần đầu trang. Viết lời chào đầy đủ và trang trọng. Sử dụng cách trình bày ngắn gọn. Chú ý phần kết. Ghi tên đầy đủ và chữ ký của bạn.