Après avoir relu votre lettre et avant de l'envoyer, prenez une photo (que vous pourrez convertir en PDF), enregistrez votre brouillon en ligne ou faites une simple copie de votre lettre. Vous pouvez également écrire la date de votre courrier si elle ne correspond pas à celle inscrite en haut de la lettre. Archivez cette copie dans un endroit sûr pour votre usage personnel. Si vous souhaitez vous assurer que votre destinataire ait bien reçu votre lettre, vous pouvez l'envoyer avec un accusé de réception, qui vous coutera cependant plus cher qu'un simple timbre.  Si vous souhaitez envoyer par la poste une lettre rédigée sur ordinateur, imprimez-la sur un papier de qualité en utilisant une bonne encre. Une lettre écrite à la main ne sera pas toujours acceptée . C'est certainement le meilleur moyen d'envoyer votre demande, car cette méthode est plus rapide et plus sure. Vérifiez bien l'adresse de votre destinataire avant de l'envoyer et indiquez votre identifiant dans le sujet de votre message si nécessaire.   Votre destinataire pourra voir l'heure exacte à laquelle vous avez envoyé votre message. N'oubliez pas ce détail si vous comptez l'envoyer tard dans la nuit. Utilisez une adresse de courriel professionnelle que vous utilisez régulièrement. Par exemple, le format d'adresse « juliette.martin@yahoo.com » sera approprié pour l'occasion. Si vous envoyez votre demande par fax, gardez bien la page de confirmation de votre envoi prouvant que votre lettre a bien été envoyée et reçue . Si vous avez urgemment besoin d'une prolongation ou que vous faites votre demande à la dernière minute, il est préférable que vous contactiez directement la personne concernée par téléphone. Dans ce cas, gardez un ton formel et exprimez-vous le plus clairement possible.

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