व्यापारिक परिस्थितियों में आपको "Dear so-and-so" जैसे स्टैण्डर्ड अभिवादन का इस्तेमाल "करना ही" होगा। मगर आजकल पर्सनलाइज़ (personalize) किए गए ईमेल स्टैण्डर्ड (standard) बनते जा रहे हैं। कुछ ईमेल अभिवादन जो आपको फ़्रेंडली टोन सेट करने में मदद कर सकते हैं उनमें निम्न शामिल हो सकते हैं:  हाय जॉन हाय देयर (there) बहुत दिनों से नहीं मिले हे (Hey)! अगर आप केवल रिमाइन्डर तक ही सीमित रहेंगे, तब तो आपका संदेश बहुत कोल्ड (cold) लगेगा। ऐसे शब्दों का प्रयोग करके, जिनसे आपकी दोस्ती और साथ बिताए हुये समय की याद आए, पाने वाले से अपने व्यक्तिगत कनेक्शन का संदर्भ दीजिये। इनमें ये सब हो सकते हैं:  स्कूल कैसा चल रहा है? मेरे दोस्त, अभी तुम्हारा क्या हाल चल रहा है? तुम्हारे साथ पिछले वीकेंड (weekend) पर बहुत मज़ा आया था। हमने पिछली बार कब बातें की थीं, एक महीने पहले? पिछली बार जब हम साथ घूमने गए थे, तब कितना मज़ा आया था! हमें जल्दी ही फिर से वही सब करना होगा। यह विशेषकर ईमेल के रिमाइन्डर वाले हिस्से के लिए महत्वपूर्ण है। अगर आपने पाने वाले से बहुत समय से संपर्क नहीं किया है तब यह उचित ही होगा, कि केवल रिमाइन्डर के लिए संपर्क बनाने के लिए पहले ही, थोड़ी क्षमा मांग ली जाये या अफ़सोस ज़ाहिर कर दिया जाये। कोमल हुये एक्सप्रेशंस के कुछ उदाहरण ये हैं:  मुझे पता है कि हम लोगों ने बहुत समय से बात नहीं की है, मगर मैं तुमको याद दिलाना चाहता था कि... छोटे बच्चे के कारण जीवन बहुत व्यस्त हो गया है, मुझे बस अभी याद आई कि तुम्हें याद दिला दूँ कि... मुझे पता है कि तुम व्यस्त हो, इसलिए तुम्हारे पीछे नहीं पड़ना चाहता था, मगर बस यह याद दिलाना चाहता था कि... अगर रिमाइन्डर महत्वपूर्ण होगा, तब स्वाभाविक है कि आप बात को आक्रामक ढंग से कह बैठें। मगर याद रखिए कि पाने वाले का भी अपना एक जीवन है जिसमें कुछ न कुछ हो ही रहा है। इसलिए "कृपया" और "धन्यवाद" तथा उन जैसे अन्य एक्सप्रेशंस का इस्तेमाल करने की याद रखिएगा। आप ऐसे कुछ विनम्र वाक्यांश शामिल कर सकते हैं:  परेशान करने के लिए माफ़ करना, मगर बस यह सुनिश्चित करना चाहता था... अगर तुम कृपया समय मिलते ही इस ईमेल का जवाब दे सको तो... इस रिमाइन्डर को पढ़ने और इसका जवाब देने के लिए समय निकालने का धन्यवाद। मैं आभारी हूँ। आपके जवाब की प्रतीक्षा करूंगा।

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Chào hỏi người nhận. Đề cập đến mối quan hệ của bạn với người nhận. Diễn đạt câu văn nhẹ nhàng. Tỏ ra lịch sự.