Khi đọc lại xong lá thư vừa thảo và trước khi gửi đi, bạn hãy chụp lại bức thư (chuyển sang pdf), lưu bản thảo online hoặc copy theo kiểu truyền thống. Bạn cũng có thể ghi lại ngày gửi thư nếu nó không khớp với ngày ghi trên đầu thư. Lưu bản sao này ở một nơi an toàn để làm hồ sơ cá nhân. Đem thư đến bưu điện, trao cho người đưa thư hoặc bỏ vào thùng thư. Nếu muốn đảm bảo thư đến tay người nhận, bạn có thể yêu cầu dịch vụ theo dõi và trả thêm phí. Nếu muốn gửi thư giấy, bạn cần in ra bằng máy in và mực chất lượng tốt. Thư xin gia hạn viết tay thường không được chấp nhận. Đây có lẽ là cách tốt nhất để gửi thư xin gia hạn mà ít tốn thời gian và chắc chắn. Bạn cần xác minh địa chỉ email của người nhận trước khi gửi, và nhớ nêu số định danh của bạn trong dòng tiêu đề, nếu có liên quan.  Người nhận sẽ biết chính xác thời gian bạn gửi email. Lưu ý điều này nếu bạn muốn gửi thư vào đêm muộn. Email của bạn cần có hình thức trang trọng, kể cả địa chỉ email mà bạn dùng để gửi. Bạn nên gửi email này với tài khoản mang tính chuyên nghiệp. Ví dụ, bức thư được gửi từ tài khoản email nguyenkimoanh234@gmail.com là thích hợp. Nếu gừi thư qua fax, bạn nhớ giữ lại trang xác nhận để chứng minh rằng bạn đã gửi thư thành công và thư đã được nhận. Nếu cần xin gia hạn gấp vào phút cuối, có lẽ tốt hơn là bạn nên nói chuyện với người đó bằng cách gọi điện thoại. Trong trường hợp này, bạn cũng cần phải có thái độ trang trọng và trình bày trường hợp của mình một cách rõ ràng.

TL;DR in Vietnamese:
Sao lại một bản hoặc lưu lại bức thư. Cho vào thùng thư thông thường. Gửi thư xin gia hạn qua email. Gọi điện thoại thay vì viết thư.