First, read the Chinese article below.

接待员是代表公司脸面的人——他们是与客户最先打交道的人，也是公司同事询问信息及日程安排的人。 除了接听电话，接待访客，他们还经常与客户打交道，组织活动，安排会议等所有这些职责，接待员真的需要在同一时间处理多个事务。如果一个人不能同时接管多个事务并以有序的方式处理它们，那么他将无法长期胜任接待员这一工作。  保持组织能力的最好方式是建立一个最适合您的档案系统。重要的是要知道什么样的文件和信息是你的老板、同事或者客户可能需要的。把所有这些信息放在在不同的文件夹中——在你的电脑桌面上或拷贝在硬盘里。用最适合你的方式来组织档案系统——如果会需要像霓虹灯似的电子便签，就这样吧。 组织能力也意味着自我激励——你不需要任何人来告诉你如何做事，或者记录你的工作。如果你具备组织能力，你会知道每一天需要完成什么样的任务，哪些是优先级的任务。 对各种电话号码得心应手（越多越好）。即同事、雇主、承包商、供应商、紧急联络电话号码等，你会在某一个时间点需要它们的。把电话号码有条理地存储在名片盒或合适的电脑程序里。 接待员首先需要掌握的技术是关于电话——所有的电话按键和附属的分线。计算机技能也是必须的——大多数接待员都需要知道如何使用电子邮件，以及熟练掌握文字信息处理。学会如何创建电子表格，或是如何使用任一行业特定的软件，都会对你很有帮助。 请记住，如果复印机，扫描仪或打印机在你的办公桌附近，你是最有可能经常要使用它们的人（以及当同事使用时遇到问题，你要帮助解决故障）。一旦你知道办公室使用的机器类型，马上去了解其主要功能和解决常见问题的方法。 接待员被认作应该是随时在办公桌工作的人——如果没有人接听电话，或是有很多排着队的客人，会反映出这不是一个好公司。让靠谱成为你的第一要素——如果你的老板知道你很靠谱，随时处于工作状态，那么你就成为了公司里不可缺少的人。] 作为接待员的很大部分是做一个倾听者——无论是在电话中一个客户询问的问题，还是各种需要转达给你的信息。学会良好的倾听能够让你更高效——当你能够在第一时间理解这个人询问的问题，你就能更快地解决它，然后更迅速地建立起客户和其所需人员之间的联系。 ，如果老板让你做一些事情，记录下具体细节。如果客户打来电话，确保写下他们的信息（姓名，联系方式，他们想要什么，等等）。记笔记是保持井井有条的一个好方法，同时它能提醒你工作中任何要做的小事。把你的笔记都写在一个记事本里，随时携带它。 你会惊奇地发现它们是多么有用，尤其是当你试图回忆起5小时前打来电话的人需要什么的时候。 确保记录下信息的细节，检查一遍你写下的东西。最重要的是，记录信息时，在你挂断之前重复一遍你所听到的留言和联系资料，保证您将传达给别人的信息正确无误。 仔细听来电者想找的人的名字。如果有必要，请他重复一遍，因为手机经常导致声音失真。把来电者想找的人的名字直接写下来。 礼貌地转接电话，使用标准礼貌用语，如“王先生请稍等。” 或者，如果这个人在通话中，那就说“我很抱歉，王先生正在通话中。你能暂时等一等或者给他的语音信箱留言吗？” 礼貌地感谢他们，并相应地进行电话转接。 您可能会被要求签署交付。确保你的签名是清晰可辨的。送货人员可能需要知道放置包裹的地方。确保您联系了相关事宜的员工。 在来访者说明他们是谁和他们来找谁之后，联系那个人，让他知道有人在等他。标准的礼貌用语是“王先生，XYZ公司的李先生来了，他和您有两点钟的预约。”要说明来访者姓氏或名字，以及他们所属组织的名称。询问他们是否有与王先生的预约是很重要的。王先生会给你指示在哪里见访客和需要等待多久。 然后，你可以告诉顾客“王先生马上就来见您。” 或“王先生说，他就要结束会议了并在5分钟内来见您，您可以先坐下等等，谢谢。” 

Now, please write a short abstract for it in Vietnamese. Abstract:
Sở hữu kỹ năng tổ chức công việc hoàn hảo. Hiểu biết đôi chút về công nghệ. Hãy là một người đáng tin cậy. Sở hữu kỹ năng lắng nghe tuyệt vời. Ghi chú mọi thứ. Trả lời điện thoại một cách lịch sự bằng cách sử dụng các lời chào tiêu biểu chẳng hạn như "Chào buổi sáng, cảm ơn ông/bà đã gọi đến công ty chúng tôi, tên tôi là___, tôi có thể giúp được gì cho ông/bà? Chào hỏi nhân viên giao hàng bằng thái độ chuyên nghiệp và lịch sự tương tự như đối với các khách tham quan khác. Đón tiếp khách bằng thái độ lịch sự và hiệu quả.