यह विवरण आपकी ईमेल के विषय फ़ील्ड में होना चाहिए, न कि वास्तविक ईमेल की बॉडी में। यदि प्राप्तकर्ता को आपका ईमेल अपेक्षित है तब यह विवरण विषय के लिए संदर्भ हो जाता है। यदि ईमेल अनपेक्षित है तब यह विवरण थोड़ा पेचीदा हो सकता है। उद्देश्य यह होना चाहिए कि प्राप्तकर्ता जान ले कि जब वह आपका ईमेल खोलेगा तब उसे क्या अपेक्षा होनी चाहिए। इसका अर्थ है कि उसे आपके पाठक को उसे खोलने के लिए प्रेरित करना चाहिए। यह आम तौर पर “प्रिय” से शुरू होता है जिसके बाद उस व्यक्ति विशेष का पद या कंपनी जिसे आप लिख रहे हैं, उसका नाम आता है।  यथासंभव, पत्र किसी वास्तविक प्राप्तकर्ता को ही लिखिए। बेनाम प्राप्तकर्ताओं को पत्र भेजने से बचिए। “जिसे भी इससे मतलब हो” का उपयोग केवल अंतिम परिस्थिति में करिए। वास्तव में, अभी भी अभिवादन के बाद का सबसे उचित पंक्चुएशन कोलन ही है। मगर, आजकल, औपचारिक ईमेल में भी लोग अभिवादन के बाद अल्पविराम लगते हैं। यदि आप “श्री” अथवा “श्रीमती” के बीच अनिश्चित हैं, तब उसके स्थान पर प्राप्तकर्ता का पूरा नाम लिखिए। औपचारिक अभिवादन के बाद एक खाली पंक्ति छोड़िए। किसी भी अन्य पत्र की भांति, इसमें भी परिचय, बॉडी तथा उपसंहार होना चाहिए। सम्पूर्ण पत्र को, जिसमें उसका बॉडी भाग भी शामिल है, यथा संभव संक्षिप्त और मुद्दे पर ही रखना चाहिए।  मुख्य टेक्स्ट को बाएँ अलाइन करिए। किसी भी प्रकार के हाशिये का इस्तेमाल मत करिए। मुख्य टेक्स्ट को सिंगल स्पेस में रखिए, मगर हर पैराग्राफ़ के बीच में और अंतिम पैराग्राफ़ के बाद एक खाली पंक्ति छोड़िए। अपने पत्र के मुख्य लेख के बाद “भवदीय” या ऐसा ही कुछ विनम्र समापन टाइप करिए और उसके बाद अल्पविराम लगाइए।  समापन को बाएँ एलाइन करना मत भूलिएगा और केवल पहले शब्द के पहले अक्षर को ही कैपिटल में लिखिएगा (अंग्रेज़ी के पत्र में)। ”धन्यवाद,” “आपका,” और “शुभकामनाएँ” अन्य संभाव्य औपचारिक समापन हो सकते हैं। काग़ज़ पर लिखे हुये पत्र से अलग, आप ईमेल पत्र पर हाथ से हस्ताक्षर नहीं कर सकेंगे। अपना नाम बाईं ओर अलाइन करिए। अपने नाम के बाद एक पंक्ति छोड़िए, फिर अपना पता, फ़ोन नंबर, ईमेल पता और वेबसाइट या जब उचित हो तब ब्लॉग लिखिए। इस सब जानकारी को सिंगल स्पेस में और बाईं ओर अलाइन करिए। हर नई जानकारी के लिए अलग पंक्ति का उपयोग करिए।

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