O arquivo por firmas é de todos o mais importante, porque é o que essencial e frequentemente se consulta.É natural, pois, que em torno a ele surja um número maior de problemas que em torno aos outros dois. Os elementos que constituem este arquivo são elementos directos — a carta que se recebe do correspondente, e a cópia, o papel químico, da carta que se lhe escreve. Quando se não tire mais que uma destas cópias, é para aqui que vai essa cópia única.