Se isto se fizer, o encarregado do livro de entradas terá apenas, perante uma carta de firma que estranhe, que procurá-la, primeiro, entre as entradas do mês, e depois, caso ali a não houvesse encontrado, nas fichas do arquivo. Assim verificará, com facilidade e rapidez, que número "relativo" deve dar à carta que entrou. É evidente, porém, que o livro de registo de correspondência entrada pode, pela inserção de mais duas colunas, tornar-se absolutamente seguro de consulta, qualquer que seja o fim com que se queira consultá-lo.