O quinto problema é o da organização do arquivo de correspondência passada (isto é, de anos anteriores) e das suas relações com o arquivo de correspondência corrente. E a correspondência recente que precisa de ser constantemente consultada; a passada só ocasionalmente o tem que ser. O arquivo de correspondência divide-se, pois, em duas partes — a que deve ser disposta e organizada para fácil consulta imediata; e a que deve estar convenientemente arrumada para consulta pouco morosa em qualquer ocasião.