Faltará a aposição, nas cartas, do número a que chamámos "relativo"; mas esse, que o empregado pode verificar no livro de entradas, pelo exame de entradas anteriores, lança-o ele depois nas próprias cartas que, como será ele o encarregado do arquivo, lhe voltarão às mãos no decurso do dia para que as insira, ou faça inserir, nas respectivas pastas ou dossiers. Que, em matéria de organização, todos devem compenetrar-se de um princípio: nada é difícil nem complexo desde que haja método e ordem. O livro de entrada de correspondência, a que temos estado aludindo, tem uma primeira coluna, onde se insere a data da entrada da carta; uma segunda coluna, onde se insere o número "absoluto" que recebe; uma terceira, onde vai o seu número "relativo"; uma quarta, que é para o nome da firma; e uma quinta, onde se regista a data da resposta (e/ou o número dela, se as cartas expedidas também são numeradas) ou a indicação de que não teve resposta, porque não tinha que tê-la.