Em segundo lugar, e para cada firma com que há correspondência em certo vulto, deve um "arquivo" ser empregado para a correspondência dela em determinado período, havendo também um "arquivo" idêntico (diferente apenas na cor da capa) para as cópias das cartas para essa firma no mesmo período. Cada um desses "arquivos" terá exteriormente um número, correspondente permanentemente à firma; e os arquivos sucessivos terão uma numeração acessória sucessiva, por exemplo, 23/1, 23/2, 23/3, etc. Para as firmas se manterá o mesmo princípio que no arquivo corrente: agrupá-las em dossiers maiores e ir distribuindo por dossiers menores à medida que a correspondência for tomando vulto.