Todos os meses, e no fim de cada mês, se deve passar para o arquivo de fichas ou cartões a nota da correspondência entrada (como, aliás, também da saída). Essa nota será, sem dúvida, apenas uma inscrição numérica nas fichas ou cartões das firmas com quem, ou de quem, existe já correspondência. Para firmas que escrevam pela primeira vez será a abertura de ficha.