Com o livro de entrada de correspondência assim completamente registado, e o sistema de fichas organizado como se disse, o registo de correspondência entrada fica fácil e imediatamente consultável para todos os fins que se imaginem. A correspondência, uma vez entrada, fica logo em uma de três categorias: correspondência que não tem resposta, correspondência a responder no próprio dia, correspondência a responder mais tarde. Sobre o destino imediato da primeira e da segunda ninguém tem dúvidas nem hesitações; a primeira segue logo para o arquivo; a segunda segue para o arquivo pouco depois, feita que esteja a resposta — no fim do dia, ou na manhã seguinte, o mais tardar.