Dispõe sobre a instauração, instrução e processamento de tomadas de contas especiais e dá outras providências. O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL , no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso XXVI, do Regimento Interno, tendo em vista o decidido pelo egrégio Plenário na Sessão Ordinária realizada em 28.04.98, conforme consta do Processo nº 3.679/97, e Considerando que a atividade de fiscalização do Tribunal deve pautar-se pelo princípio da racionalidade administrativa e economia processual; Considerando que cabe ao administrador público a adoção imediata de providências com vistas à regularização da situação ou o pronto ressarcimento dos danos causados ao Erário, independentemente da ação a cargo deste Tribunal; Considerando, finalmente, o poder regulamentar conferido ao Tribunal pelo art. 3º da Lei Complementar nº 1/94, para expedir atos e instruções sobre matérias de suas atribuições e sobre a organização dos processos que lhe devam ser submetidos, obrigando a seu cumprimento, sob pena de responsabilidade, resolve: CAPÍTULO I DA INSTAURAÇÃO Art. 1º A autoridade administrativa competente, sob pena de responsabilidade solidária, deverá, observado o disposto no § 3º, imediatamente adotar providências com vistas à instauração de tomada de contas especial, para apuração dos fatos, identificação dos responsáveis e quantificação do dano, diante da omissão no dever de prestar contas; da não comprovação da aplicação dos recursos concedidos na forma de suprimento de fundos ou transferidos pelo Distrito Federal mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição; da ocorrência de desfalque ou desvio de dinheiros, bens ou valores públicos; ou, ainda, da prática de qualquer ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico de que resulte dano ao Erário. § 1º Nos casos previstos neste artigo, o servidor responsável pelo respectivo setor deverá comunicar o acontecimento à autoridade administrativa que lhe é imediatamente superior, sob pena de responsabilidade solidária, até o segundo dia útil subseqüente à constatação da ocorrência. § 2º As autoridades que integram a escala hierárquica do órgão disporão do mesmo prazo mencionado no parágrafo anterior para comunicar o fato a seus superiores, sob pena de responsabilidade solidária, até que a autoridade administrativa competente para instaurar tomada de contas especial dele tome conhecimento. § 3º A autoridade administrativa competente, sob pena de responsabilidade solidária, deverá, no prazo máximo e improrrogável de 30 (trinta) dias a contar do conhecimento do fato, adotar providências objetivando regularizar a situação ou reparar o dano. § 4º Não havendo regularização da situação ou reparação do dano no período estabelecido no parágrafo anterior, a autoridade administrativa competente, sob pena de responsabilidade solidária, deverá instaurar tomada de contas especial, sem prejuízo dos procedimentos administrativos e disciplinares cabíveis. § 5º Ocorrendo omissão, o Tribunal determinará a instauração de tomada de contas especial, sem prejuízo das sanções pertinentes. § 6º O Tribunal poderá, a qualquer tempo, determinar a instauração de tomada de contas especial, independentemente das medidas administrativas internas e judiciais adotadas, se entender que o fato motivador possui relevância suficiente para ensejar a apreciação. § 7º O ato de instauração da tomada de contas especial, de que tratam os §§ 4º, 5º e 6º, deve ser comunicado ao Tribunal, no prazo de 05 (cinco) dias, com as seguintes informações: I - número do processo de tomada de contas especial; II - data da ocorrência do fato e/ou do seu conhecimento; III - descrição clara do objeto de apuração; IV - valor real ou estimado do prejuízo; V - membros designados para a comissão apuradora. Art. 2º Os responsáveis pelas unidades integrantes dos Sistemas de Controle Interno, ao tomarem conhecimento de omissão no dever de instaurar a tomada de contas especial, ou ainda de qualquer irregularidade ou ilegalidade, adotarão as medidas necessárias para assegurar o exato cumprimento da lei, sob pena de responsabilidade solidária. CAPÍTULO II DOS ELEMENTOS INTEGRANTES Art. 3º Integram o processo de tomada de contas especial: I - as comunicações referidas nos §§ 1º e 2º do art. 1º; II - ato de instauração da tomada de contas especial; III - relatório da Comissão de Sindicância ou de Inquérito, quando for o caso; IV - registro da ocorrência policial e do laudo pericial, quando for o caso; V - termos originais dos depoimentos colhidos, assinados pelos depoentes e integrantes da comissão tomadora; VI - demonstrativo financeiro do débito em apuração, indicando a data da ocorrência do fato e os valores original e atualizado; VII - características, localização, registro patrimonial, valor e data de aquisição, estado de conservação e valor de mercado dos bens, quando for o caso; VIII - outros elementos que permitam formar juízo acerca da materialidade dos fatos e responsabilidade pelo prejuízo verificado; IX - identificação do responsável, pessoa física ou jurídica, indicando: a) nome e data de nascimento; b) filiação; c) CPF ou CGC; d) endereço completo e número de telefone atualizados; e) cargo, função, matrícula e lotação, se servidor público do Distrito Federal; f) herdeiros, no caso de falecimento do responsável; X - relatório circunstanciado e conclusivo da comissão tomadora das contas contendo justificativa minuciosa, no caso de absorção do prejuízo pelo órgão ou entidade; XI - documentos que comprovem a reparação do dano causado ao Erário, quando for o caso; XII - registro dos fatos contábeis pertinentes; (Inciso prorrogado(a) pelo(a) Decreto 32896 de 29/04/2011) (Inciso prorrogado(a) pelo(a) Decreto 32952 de 01/06/2011) XIII - pronunciamento do dirigente do órgão ou entidade onde ocorreu o fato, com a especificação das providências adotadas para resguardar o interesse público e evitar a repetição do ocorrido; (Inciso prorrogado(a) pelo(a) Decreto 32896 de 29/04/2011) (Inciso prorrogado(a) pelo(a) Decreto 32952 de 01/06/2011) XIV - Relatório de Auditoria emitido pelo órgão central do Sistema de Controle Interno do correspondente Poder, incluindo considerações acerca das providências referidas no inciso anterior; XV - Certificado de Auditoria emitido pelo órgão central do Sistema de Controle Interno do correspondente Poder, que deverá conter: a) identificação do responsável, nos termos do inciso IX deste artigo; b) valor atualizado do débito; c) manifestação acerca das contas; XVI - pronunciamento expresso e indelegável do Presidente da Câmara Legislativa do Distrito Federal ou do Secretário de Estado supervisor da área sobre as contas e os Relatório e Certificado emitidos pelo Controle Interno, atestando haver tomado conhecimento das conclusões neles contidas. § 1º A Administração deve determinar, preferencialmente, a reposição do bem, em lugar do simples ressarcimento de seu valor. § 2º No caso de desaparecimento de bens, o débito objeto de indenização pecuniária será fixado com base no valor de mercado do bem, levando-se em conta o tempo de uso e o estado de conservação. § 3º Na impossibilidade de se indicar o valor de mercado do bem desaparecido, por motivo devidamente justificado, o débito será determinado pelo valor de bem similar que permita cumprir as funções do material ou equipamento objeto da apuração. § 4º Referindo-se a tomada de contas especial a recursos concedidos na forma de suprimento de fundos ou transferidos mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição, constarão do processo, também os seguintes elementos: I - cópia dos termos de ajuste ou dos instrumentos de concessão e respectivos planos de trabalho; II - cópia da nota de empenho e da ordem bancária, quando for o caso; III - prova de que a autoridade competente exerceu tempestivamente a fiscalização; IV - relatório da execução físico-financeira e prestação de contas, se for o caso. § 5º Quando os fatos consignados na tomada de contas especial forem objeto de ação judicial, deverá constar dos autos comprovante do ajuizamento do feito. CAPÍTULO III DO PROCESSAMENTO Art. 4º A comissão de tomada de contas especial deve ser composta de servidores estranhos ao setor onde ocorreu o fato motivador, podendo a escolha recair em servidores de outros órgãos e entidades. § 1º Se o responsável for Secretário de Estado ou dirigente de entidade da administração indireta, incluídas as fundações, a designação da comissão será feita, respectivamente, pelo Governador do Distrito Federal ou pelo Secretário a cuja supervisão estiver vinculada a entidade. § 2º No caso de as apurações procedidas pela comissão levarem à responsabilidade a autoridade que a constituiu, nova comissão deverá ser designada, no prazo de 5 (cinco) dias, pela autoridade de nível hierárquico imediatamente superior ao do responsabilizado, dispensando-se o pronunciamento previsto no inciso XIII do art. 3º, se o responsabilizado for dirigente de órgão ou entidade. Art. 5º Cabe à comissão de tomada de contas especial promover todos os atos necessários ao bom andamento do processo, sobretudo: I - levantar ou fazer levantar o valor do prejuízo; II - tomar depoimentos a termo, promovendo as apurações necessárias; III - coligir as provas necessárias à comprovação dos fatos, bem como realizar diligência no sentido de proporcionar os elementos de convicção indispensáveis à atribuição de responsabilidade; IV - expedir aviso ao responsável, no sentido de verificar deste o interesse em apresentar defesa ou ressarcir os prejuízos; V - apresentar relatório conclusivo sobre as contas, devidamente fundamentado; VI - adotar as providências necessárias ao cumprimento do disposto no § 2º do art. 4º, caso ocorra a situação ali prevista. Art. 6º Após a conclusão dos trabalhos pela comissão, os autos deverão ser encaminhados à unidade de contabilidade responsável, para registro dos fatos contábeis correspondentes. Parágrafo único. Em se tratando de bens, os autos deverão, ainda, ser remetidos ao setor de patrimônio, com vistas à realização dos pertinentes registros patrimoniais. Art. 7º Ultimadas as providências mencionadas no artigo anterior, os autos deverão ser encaminhados, à exceção da Câmara Legislativa do Distrito Federal e das Secretarias de Estado, ao dirigente do órgão ou entidade para a emissão do pronunciamento previsto no inciso XIII do art. 3º, e posteriormente enviados ao órgão central do Sistema de Controle Interno do correspondente Poder. Art. 8º As tomadas de contas especiais devem ser remetidas aos órgãos centrais dos Sistemas de Controle Interno dos Poderes Legislativo e Executivo no prazo de até 90 (noventa) dias, contados da data de sua instauração. Art. 9º Os órgãos referidos no artigo anterior têm o prazo máximo de 30 (trinta) dias para adotar as seguintes medidas de sua competência: I - elaboração dos Relatório e Certificado de Auditoria previstos nos incisos XIV e XV do art. 3º; II - encaminhamento dos autos ao Presidente da Câmara Legislativa do Distrito Federal ou ao Secretário de Estado supervisor da área para o pronunciamento previsto no inciso XVI do art. 3º. Art. 10. Os órgãos centrais dos Sistemas de Controle Interno poderão, preliminarmente, baixar em diligência o processo de tomada de contas especial que contenha falhas ou irregularidades, fixando prazo não superior a 20 (vinte) dias com o fito de saneá-las, comunicando o fato imediatamente ao Tribunal, para conhecimento. Parágrafo único. O prazo estipulado no caput do artigo anterior fica suspenso pelo período concedido para cumprimento da diligência. Art. 11. O Presidente da Câmara Legislativa do Distrito Federal ou o Secretário de Estado supervisor da área deve remeter a tomada de contas especial ao Tribunal de Contas no prazo de 10 (dez) dias, contados do recebimento do processo. Art. 12. Nas tomadas de contas cujo valor de apuração seja inferior à quantia fixada conforme o § 2º do art. 9º da Lei Complementar nº 1/94, o órgão ou entidade deverá se utilizar de procedimentos sumários e econômicos de apuração de responsabilidade, assegurando, em qualquer hipótese, direito de ampla defesa e de contraditório aos envolvidos, sendo indispensáveis os elementos listados nos incisos XII e XIII do art. 3º. Art. 13. Não se dará prosseguimento à tomada de contas especial, encerrando-se os procedimentos em qualquer fase do processo, quando houver: I - ressarcimento integral do dano ou reposição do bem pelos responsáveis; II - reaparecimento ou recuperação do bem extraviado ou danificado; III - ausência de prejuízo. § 1º Também serão consideradas encerradas, independentemente do valor envolvido, as tomadas de contas especiais cujas apurações concluírem ser a responsabilidade pelo ressarcimento exclusivamente de terceiros, não vinculados à Administração Pública, devendo o órgão ou entidade adotar as providências administrativas ou judiciais cabíveis, fazendo-se o devido registro nos autos e no demonstrativo previsto no art. 14. § 2º O disposto neste artigo não se aplicará no caso de o material reposto, apreendido ou recuperado não apresentar condições de uso. Art. 14. As disposições contidas nos arts. 8º a 11 não se aplicam às tomadas de contas especiais encerradas na forma do art. 13 e às de valores apurados inferiores à quantia fixada conforme o § 2º do art. 9º da Lei Complementar nº 1/94, as quais serão registradas em demonstrativo contendo as seguintes informações: I - identificação do órgão ou entidade e número do processo; II - nome, filiação e CPF ou CGC do responsável; III - identificação do objeto; IV - valor original do débito; V - data ou período da ocorrência; VI - data e forma da reparação do dano (reposição, ressarcimento, recuperação ou reaparecimento), ou a justificativa da não-regularização da situação e recuperação do prejuízo; VII - valor recolhido e critério de atualização, no caso de ressarcimento; VIII - indicação dos documentos comprobatórios da reparação do dano e regularização patrimonial. § 1º O demonstrativo a que se refere este artigo, contendo as tomadas de contas especiais encerradas, instauradas ou em andamento no trimestre, deve ser anexado às respectivas Tomadas e Prestações de Contas Anuais. Art. 15. Nas situações em que o ressarcimento do dano ocorrer mediante o desconto parcelado do débito nos vencimentos, salários ou proventos do responsável, os documentos que evidenciarem a efetivação dos aludidos descontos e memória de cálculo de débito deverão ser anexados ao respectivo processo. Art. 16. As Inspetorias de Controle Externo ficam autorizadas a devolver aos órgãos e entidades jurisdicionados os processos ou informações de tomada de contas especiais que vierem a ser encaminhados em desacordo com o estabelecido nesta Resolução. Art. 17. Os processos de tomadas de contas especiais em andamento serão regulados, no que couber, pelas disposições contidas nesta Resolução.