ker so ti dokumenti del ključnih elementov na katere se opira komisija v smislu deljenega upravljanja proračuna skupnosti ko se želi prepričati o tem da države članice uporabljajo finančno pomoč v skladu z veljavnimi pravili in načeli ki so potrebna za zaščito finančnih interesov skupnosti je treba natančno določiti informacije ki jih morajo vključevati ti dokumenti ter podlago za oceno in mnenje