ዕጩዎችን ለመቀበል ቀነ -ገደቡ ሲደርስ (ብዙውን ጊዜ ከክፍለ ጊዜው ሁለት ወራት በፊት) ፣ አንድ ሰነድ በጽሕፈት ቤቱ ተዘጋጅቶ የመጨረሻውን የእጩዎች ዝርዝር የሚያመለክት እና ለምክር ቤቱ አባላት የተላከ ሲሆን እያንዳንዳቸው ሊያቀርቡ የሚገባቸውን ሰነዶች (ደብዳቤ) ከመንግሥቶቻቸው የቀረበው ሀሳብ ፣ የሥርዓተ ትምህርት ቪታዎች ፣ የፖሊሲ እና የአስተዳደር ዓላማ ፣ እና በቅርቡ ፣ ጥሩ የጤና የምስክር ወረቀት) ።
Pomwe nthawi yomaliza yolandila ikakwana (nthawi zambiri miyezi iwiri isanakwane), chikalata chimakonzedwa ndi Secretariat ndikutumiza kwa mamembala a Khonsolo omwe akuwonetsa mndandanda womaliza wa ofuna kusankha, ndikufotokozera zikalata zomwe aliyense ayenera kupereka (kalata ofunsidwa ndi maboma awo, curriculum vitae, ndondomeko ya malingaliro ndi cholinga chakuwongolera, ndipo posachedwapa, satifiketi yabwino yazaumoyo).