manual de acces 2010 by Rosa Salazar - issuu\nCAPÍTULO 1: ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS 2010 .................................................................................... 4\n1.1 ARRANCAR Y CERRAR ACCESS 2010 .................................................................................................................. 4\n1.2 LA PANTALLA INICIAL...................................................................................................................................... 4\n1.3 CONCEPTOS BÁSICOS DE BASES DE DATOS ......................................................................................................... 7\nCAPÍTULO 2: CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS ........................................................................ 8\n2.1 CREAR UNA BASE DE DATOS ............................................................................................................................. 8\n2.2 CERRAR LA BASE DE DATOS. ........................................................................................................................... 10\n2.3 ABRIR UNA BASE DE DATOS............................................................................................................................ 10\nCAPÍTULO 3: TABLAS DE DATOS ................................................................................................................. 11\n3.1 CREAR TABLAS DE DATOS .............................................................................................................................. 11\n3.2 TIPOS DE DATOS ......................................................................................................................................... 14\n3.3 LA CLAVE PRINCIPAL ..................................................................................................................................... 15\n3.5 CERRAR UNA TABLA ..................................................................................................................................... 16\nCAPÍTULO 4: MODIFICAR TABLAS DE DATOS .............................................................................................. 17\n4.1 MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA TABLA .............................................................................................................. 17\n4.2 AÑADIR UN NUEVO CAMPO ........................................................................................................................... 17\n4.3 ELIMINAR UN CAMPO ................................................................................................................................... 17\n4.4 INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA ............................................................................................... 18\n4.5 DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA .............................................................................................................. 19\nCAPÍTULO 5: PROPIEDADES DE LOS CAMPOS ............................................................................................. 21\n5.1 TAMAÑO DEL CAMPO ................................................................................................................................... 21\n5.2 FORMATO DEL CAMPO.................................................................................................................................. 22\n5.3 LUGARES DECIMALES .................................................................................................................................... 23\n5.4 MÁSCARA DE ENTRADA ................................................................................................................................ 23\n5.5 TÍTULO ...................................................................................................................................................... 23\n5.6 VALOR PREDETERMINADO ............................................................................................................................. 23\n5.7 REGLA DE VALIDACIÓN.................................................................................................................................. 24\n5.8 TEXTO DE VALIDACIÓN .................................................................................................................................. 24\n5.9 REQUERIDO................................................................................................................................................ 24\n5.10 PERMITIR LONGITUD CERO .......................................................................................................................... 24\n5.11 INDEXADO................................................................................................................................................ 24\nCAPÍTULO 6: LAS RELACIONES .................................................................................................................... 26\n6.1 CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE RELACIONES.......................................................................................................... 26\n6.2 CREAR LA PRIMERA RELACIÓN ........................................................................................................................ 27\n6.3 INTEGRIDAD REFERENCIAL ............................................................................................................................. 29\n6.4 AÑADIR TABLAS A LA VENTANA RELACIONES ..................................................................................................... 30\n6.5 QUITAR TABLAS DE LA VENTANA RELACIONES .................................................................................................... 30\n6.6 MODIFICAR RELACIONES ............................................................................................................................... 31\n6.7 ELIMINAR RELACIONES ................................................................................................................................. 3216.8 LIMPIAR LA VENTANA RELACIONES .................................................................................................................. 32\nCAPÍTULO 7: LAS CONSULTAS .................................................................................................................... 33\n7.1 TIPOS DE CONSULTAS. .................................................................................................................................. 33\n7.2 CREAR UNA CONSULTA. ................................................................................................................................ 33\n7.3 LA VISTA DISEÑO. ........................................................................................................................................ 35\n7.4 AÑADIR CAMPOS ......................................................................................................................................... 36\n7.5 DEFINIR CAMPOS CALCULADOS....................................................................................................................... 36\n7.6 FORMAR EXPRESIONES ................................................................................................................................. 37\n7.7 ENCABEZADOS DE COLUMNA ......................................................................................................................... 39\n7.8 CAMBIAR EL ORDEN DE LOS CAMPOS ............................................................................................................... 40\n7.9 GUARDAR LA CONSULTA ............................................................................................................................... 40\n7.10 EJECUTAR LA CONSULTA.............................................................................................................................. 41\n7.11 MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA CONSULTA ...................................................................................................... 41\n7.12 ORDENAR LAS FILAS ................................................................................................................................... 41\n7.13 SELECCIONAR FILAS .................................................................................................................................... 42\n7.14 CONSULTAS CON PARÁMETROS .................................................................................................................... 47\nCAPÍTULO 8: LAS CONSULTAS DE RESUMEN .............................................................................................. 49\n8.1. DEFINICIÓN ............................................................................................................................................... 49\n8.2. LAS FUNCIONES DE AGREGADO ...................................................................................................................... 50\n8.3. AGRUPAR REGISTROS .................................................................................................................................. 52\n8.4. INCLUIR EXPRESIONES .................................................................................................................................. 53\n8.5. INCLUIR CRITERIOS DE BÚSQUEDA .................................................................................................................. 53\nCAPÍTULO 9: LOS FORMULARIOS ............................................................................................................... 55\n9.1 CREAR FORMULARIOS ................................................................................................................................... 55\n9.2 EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS .................................................................................................................. 56\n9.3 EDITAR DATOS DE UN FORMULARIO ................................................................................................................. 60\n9.4 LA VISTA DISEÑO DE FORMULARIO.................................................................................................................. 60\n9.5 LA PESTAÑA DISEÑO DE FORMULARIO.............................................................................................................. 62\n9.6 TEMAS ...................................................................................................................................................... 63\n9.7 EL GRUPO CONTROLES ................................................................................................................................. 64\n9.8 SUBFORMULARIOS ....................................................................................................................................... 68\n9.9 TRABAJAR CON CONTROLES ........................................................................................................................... 68\n9.10 ORGANIZAR Y AJUSTAR CONTROLES ............................................................................................................... 71\nCAPÍTULO 10: LOS INFORMES .................................................................................................................... 75\n10.1 INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................... 75\n10.2 CREAR UN INFORME ................................................................................................................................... 75\n10.3 EL ASISTENTE PARA INFORMES...................................................................................................................... 75\n10.4 LA VISTA DISEÑO DE INFORME ...................................................................................................................... 80\n10.5 LA PESTAÑA DISEÑO DE INFORME ................................................................................................................. 81\n10.6 EL GRUPO CONTROLES ............................................................................................................................... 83\n10.7 AGRUPAR Y ORDENAR ................................................................................................................................ 87\n10.8 IMPRIMIR UN INFORME............................................................................................................................... 88\n10.9 LA VENTANA VISTA PRELIMINAR ................................................................................................................... 902CAPÍTULO 11: LOS CONTROLES DE FORMULARIO E INFORME .................................................................... 92\n11.1 PROPIEDADES GENERALES DE LOS CONTROLES ................................................................................................. 92\n11.2. ETIQUETAS Y CUADROS DE TEXTO ................................................................................................................ 95\n11.3 CUADRO COMBINADO Y CUADRO DE LISTA ..................................................................................................... 96\n11.4 GRUPO DE OPCIONES ................................................................................................................................. 99\n11.5 CONTROL DE PESTAÑA ............................................................................................................................. 100\n11.7 IMÁGENES ............................................................................................................................................. 103\n11.8 DATOS ADJUNTOS Y MARCOS DE OBJETOS .................................................................................................... 105\n11.9 EL BOTÓN .............................................................................................................................................. 108\n11.10 CONTROLES ACTIVEX ............................................................................................................................. 1093Capítulo 1: Elementos Básicos de Access 2010\n1.1 Arrancar y cerrar Access 2010\nsituado, normalmente, en la esquina inferior izquierda\nde la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un\nmenú; al colocar el cursor sobre Todos los Programas, aparece otra lista con los\nprogramas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y\nluego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.Desde el icono de Access 2010 del escritorio.Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:\nHacer clic en el botón cerrar\nHacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.1.2 La Pantalla inicial\nAl iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta. La pantalla que se muestra a\ncontinuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada\nusuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.4Barra de Título\nLa barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos\ntrabajando en el momento actual.\nLa barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como\nGuardar, Imprimir o Deshacer.\nAl hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación\nde los diferentes elementos que se pueden crear en Access.\nTodas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús.\nEn algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque\ntienen un color atenuado.\nencuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellas\nopciones que te serán útiles en cada pantalla.5Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar\nLas opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en\nLa barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones\nsobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la\nque estemos en cada momento.61.3 Conceptos Básicos de Bases de Datos\nUna base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso\ndeterminado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que\nse denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.\nLas bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador\nlas reconozca como tal.\nCasi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la\ninformación utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.\nLas tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una\nempresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de\nforma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre\nlos pedidos de éstos.\nUna tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una\ntabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como\nhemos visto antes, clientes o pedidos.\nLas tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del\ncliente, nombre del cliente, dirección,...\nY al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila,\nasí todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente\nforman otro registro,...\nUna consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados\nen las tablas ya creadas.\nExisten varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en\nprincipio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.\nUn formulario es el objeto de Access 2010 diseñado para la introducción, visualización y\nmodificación de los datos de las tablas.\nUn informe es el objeto de Access 2010 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y\nresumir datos seleccionados de una tabla.\nUna macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las acciones\nque el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.\nPor ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la\nelección de un elemento de un formulario.7Capítulo 2: Crear, abrir y cerrar una Base de Datos\nHacer clic sobre la opción Nuevo del Menú Archivo que aparece a la derecha de la\nSelecciona la opción Base de datos en blanco.A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.8Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar\nubicación.Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos\nque estamos creando y el lugar donde se guardará.Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.\nEn el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de\nSe cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft Office\nEn el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste.\nAutomáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la\nPor defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus\nUna tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás\nobjetos se crean a partir de éstas.\nSi observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde\nDesplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué\nforma.92.2 Cerrar la base de datos.\nIr al Menú Archivo y pulsar el botón Salir\nO bien hacer clic sobre el botón Cerrar.\nde la ventana Base de datos.Sin cerrar Access:\nEn el Menú Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos.2.3 Abrir una base de datos.\nPodemos abrir una base de datos ya existente desde sitios distintos:\n Desde el Menú Archivo:\nIr al Menú ArchivoElegir la opción Abrir...Desde los documentos recientes del Menú Archivo:\nDespliega el Botón de Office donde aparecen las últimas bases de datos que se\nabrieron bajo el título de Documentos recientes.\nHaz clic en la que quieras abrir.10Capítulo 3: Tablas de datos\n3.1 Crear tablas de datos\nPara crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar\nsus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:\nEl botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente\nlos datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna\ndeterminará el tipo de datos que tiene la columna.\nVista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica.\nListas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio\nSharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o\ntabla con otras personas con acceso al mismo sitio.A continuación se presenta la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método\nconsiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que\nesta tendrá y otras consideraciones como claves, etc...\nOtra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña\nHoja de datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado:\nDiseñoVer11Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un\nnombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).\nA continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla,\nse utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla\ndefiniremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.\nEn la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para\ndefinir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que\nY a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo\nque tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la\nprimera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho\nAccess nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.\nEjemplo:12En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos\nal tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de\ntipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro\ntipo.Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte\ninferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder\nindicar más características del campo, características que veremos con detalle en la\nunidad temática siguiente.\nEsta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir\nun comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la persona que\ntenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario\naparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.\nRepetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la\ntabla.133.2 Tipos de Datos\nTexto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y\nexplicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access\nrecomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un\ncampo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.\nEn Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access\nsólo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo\nnúmero la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen\nlos tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales;\nlos tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se\nutiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.\ndecimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal\ny hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.\nAccess recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en\nlos cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la\nizquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8\nbytes de espacio en disco.\nAutonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número\nuna tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.\nutilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede\ntener hasta tres partes:\nSugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.143.3 La clave principal\nLa clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de\nidentificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de\nequivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal,\npero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.\nHacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña\nDiseño.A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo\nes la clave principal de la tabla.3.4 Guardar una tabla\nIr al Menú Archivo y elegir la opción Guardar.\nO bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de\ndiálogo:Escribir el nombre de la tabla.Hacer clic sobre el botón Aceptar.\nNota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un\ncuadro de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree\nuna, si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo autonumérico y lo define como\nclave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una\nclave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.153.5 Cerrar una tabla\nPara cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:\nHacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar\nen el menú emergente.O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en la parte derecha al\nmismo nivel que la pestaña.16Capítulo 4: Modificar Tablas de datos\n4.1 Modificar el diseño de una tabla\nSi una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir\nuna nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...)\ntendremos que realizar una modificación en su diseño:\nAbrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo\nHacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista\nDiseño en el menú contextual:Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática anterior.\nPara modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar\ny realizar las sustituciones necesarias.4.2 Añadir un nuevo campo\nIr al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo,\nSituarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón de la pestaña\nDiseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos\nposicionados.4.3 Eliminar un campo\nPosicionarse en el campo y hacer clic en el botón\nSeleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo\nizquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo\nPor último, guardar la tabla.174.4 Introducir y modificar datos en una tabla\nPara introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:\nHacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración.\nDesde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar yseleccionar la opción\nSi estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistas de\nobjeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño.En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:Cada fila nos sirve para introducir un registro.\nEscribir el valor del primer campo del registro.\nCuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para\nintroducir los datos del segundo registro.\nEn el momento en que cambiamos de registro, el registro que estábamos introduciendo se\nalmacenará, no es necesario guardar los registros de la tabla.\nHacer clic sobre el botón Cerrar para terminar con dicha tabla.18Si lo que queremos es borrar un registro entero:\nEl registro quedará seleccionado.\nPulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el botón Eliminar que se encuentra en el\npanel Registros de la pestaña Inicio.Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos\nsobre el valor a modificar y volverlo a escribir.\nSi queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista\nDiseño haciendo clic sobre el botón de Vista de objeto de la pestaña Inicio.4.5 Desplazarse dentro de una tabla\ndesplazamiento:La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la\ntabla.19El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual.\nAl final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en nuestro caso es\nHaciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a\nHacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual.\nEscribir el número del registro al cual queremos ir.\nTambién podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las\nteclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA\nDERECHA del teclado.20Capítulo 5: Propiedades de los campos\nCada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un\ncontrol adicional sobre la forma de funcionar del campo.\nLas propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de tabla cuando\ntenemos un campo seleccionado.Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las\ncaracterísticas generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir\nuna lista de valores válidos para el campo, esta última pestaña está explicada en el tema\n3 junto con el asistente de búsqueda.\nLas propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro\nmientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control\nasociado al campo.\nHay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de\nhaber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.\nA continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes\ntipos de datos.5.1 Tamaño del campo\nPara los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que\nse pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de\n Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.\n Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.\n Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y\nSimple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y 1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para\nDoble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308\ny 4,94065645841247E-324 para valores positivos.\nDecimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si\nestamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si\nestamos en una base de datos .accdb)\nLos campos Autonumérico son Entero largo.A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.5.2 Formato del campo\nEsta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o\nSe puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico.\n Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.\n Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el\nsímbolo monetario asignado en Windows como puede ser €.\n Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.\n Fijo: presenta los valores sin separador de millares.\n Estándar: presenta los valores con separador de millares.\n Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).\n Científico: presenta el número con notación científica.\n Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el\nvalor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una\ncombinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93,\n05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.\n Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo.\nEjemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.\n Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21Ago-2000.\n Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo:\n El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el\n31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas22\ncomprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre\n1930 y 1999.\nHora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y\nActivado/Desactivado.5.3 Lugares decimales\nEsta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un\ntipo de dato Número o Moneda.5.4 Máscara de entrada\nSe utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los\nvalores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de\nentrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe\nintroducirse un número nuevo: (___) ___-____.\nAccess dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer\nesta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la\nderecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.5.5 Título\nSe utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del\nPor ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en\nla propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.5.6 Valor predeterminado\nEl valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si\nno introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado\ncampo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para\nindicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el\ncampo a la hora de introducir los datos de la tabla.\nPor ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes\nson de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor\npredeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes,\nautomáticamente aparecerá el valor Valencia y no lo tendremos que teclear.\nSe puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el\nAutonumérico.235.7 Regla de validación\nEsta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se\nespecifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo\npara que sea introducido correctamente.\nPor ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000, se\npuede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.\nPara formar la condición puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos\nen la secuencia animada.\nPara ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el generador de expresiones que\nse abre al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad cuando\nhacemos clic en ella. Para conocer un poco más sobre él visita nuestro avanzado.5.8 Texto de validación\nEn esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si\nintroducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en\nla propiedad anterior.\nDebe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los\ndatos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.\nSi queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta\npropiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.\nAutonumérico.5.10 Permitir longitud cero\nLos campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan\nintroducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.5.11 Indexado\nSe utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen\nque las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también\naceleran las operaciones de ordenación y agrupación.24Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes\ncrear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.\nSí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores\nduplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).\nSí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.25Capítulo 6: Las Relaciones\n6.1 Conceptos básicos sobre relaciones.\nUna base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de\nmás de una tabla.\nAl hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y\nespacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el\nPara conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio\nprevio del diseño de la base de datos.\nPara poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que\ncontenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de\nLas tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal (de la\nque parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación).\n Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar\nrelacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.\nPor ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y\notra con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un\nalcalde lo será únicamente de una población.\n Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo\npuede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un\nregistro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro\notra con los habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un\nhabitante pertenecerá (estará empadronado) en una única población.\n Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar\nrelacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.\nPor ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los\nartículos que se venden en la empresa, un cliente podrá realizar un pedido con\nvarios artículos, y un artículo podrá ser vendido a más de un cliente.\nLas relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla\nintermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una\ntabla líneas de pedido relacionada con clientes y con artículos.266.2 Crear la primera relación\nPara crear relaciones en Access 2010 primero deberemos acceder a la ventana\nRelaciones deberemos hacer clic en el botón Relaciones que se encuentra en la pestaña\nHerramientas de base de datos.Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las\ntablas que formarán parte de la relación a crear.Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella,\naparecerá dicha tabla remarcada.\nHacer clic sobre el botón Agregar.\nRepetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear.\nAhora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.27Para crear la relación:\nIr sobre el campo de relación de la tabla principal (en este caso ejemplo_codigo).\nPulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo\ncódigo de la tabla secundaria (Código).\nAparecerá el siguiente cuadro de diálogo Modificar relaciones:En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (Datos y\nExtras) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación (ejemplo_codigo y código).\nOjo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de información y por lo tanto\nObserva en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las\ncaracterísticas de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios).\nSi se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados\ny Eliminar en cascada los registros relacionados.28Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.\nSe creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.6.3 Integridad referencial\nLa integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2010 para asegurarse\nque las relaciones entre registros de tablas relacionadas son válidas y que no se borren o\ncambien datos relacionados de forma accidental.\nAl exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a Access 2010 que no\nnos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el\nregistro relacionado en la tabla principal.\nPor ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la tabla\nHabitantes tengo un campo Población que me indica en qué población vive el habitante,\nlas dos tablas deberían estar relacionadas por el campo Población, en esta relación de\ntipo uno a varios la tabla Poblaciones es la tabla principal y la tabla Habitantes la\nsecundaria (una población tiene varios habitantes). Si marcamos la casilla Integridad\nReferencial, no nos dejará asignar a un habitante una población que no exista en la tabla\n Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie\nel valor del campo de la tabla principal, automáticamente cambiarán los valores de\nsus registros relacionados en la tabla secundaria.\nPor ejemplo: Si cambiamos el nombre de la población Onteniente por Ontinyent en\nla tabla Poblaciones, automáticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes\nde Onteniente se cambiarán a Ontinyent.\n Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro\nde la tabla principal se borrarán también los registros relacionados en la tabla\nPor ejemplo: Si borramos la población Onteniente en la tabla Poblaciones,\nautomáticamente todos los habitantes de Onteniente se borrarán de la tabla de\nSi no marcamos ninguna de las opciones no nos dejará ni cambiar el nombre de una\npoblación ni eliminar una población si ésta tiene habitantes asignados.296.4 Añadir tablas a la ventana Relaciones\nSi ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en\nla ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana:\nPrimero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la\npestaña Herramientas de base de datos.\nPara añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño.Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.\nCerrar el cuadro de diálogo.6.5 Quitar tablas de la ventana Relaciones\n Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Ocultar tabla del\nmenú contextual que aparecerá,Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón Ocultar tabla\nen la pestaña Diseño.306.6 Modificar relaciones\n Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a modificar y elegir la opción\nModificar relación... del menú contextual que aparecerá,Hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón Modificar relaciones\nque encontrarás en la pestaña Diseño de la banda de opciones.Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.\nHacer clic sobre el botón Aceptar.316.7 Eliminar Relaciones\n Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción\nEliminar del menú contextual,Hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la relación quedará\nseleccionada, y a continuación pulsar la tecla DEL o SUPR.La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos.6.8 Limpiar la ventana relaciones\nCuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana\nRelaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difícil interpretarla. Podemos salvar\nesta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella únicamente las tablas que nos\ninteresen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opción Borrar diseño y Mostrar\nrelaciones directas que describiremos a continuación.\nPara limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botón Borrar diseño en la pestaña\nDiseño:Desaparecerán todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones.\nDesaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos,\núnicamente hemos limpiado la ventana.32Capítulo 7: Las Consultas\n7.1 Tipos de consultas.\nLas consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una\ntabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.\nConsultas de selección.\nSon las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de\nuna tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado\npodremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la\nconsulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica\nporque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y\ncada vez que se abre se vuelve a calcular).Consultas de acción.\nSon consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de\nconsultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de\ncreación de tablas.7.2 Crear una consulta.\nHacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en\nla imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.\nSi haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de\ndiálogo:33El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como\ndefinimos en el apartado anterior.\nLos otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más\nNosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear\ncualquiera de las anteriores por ti mismo.\nAl entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta\nsacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.\nAparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.347.3 La vista Diseño.Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen\nlas tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada\ncuadrícula QBE definimos la consulta.\nCada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación, más adelante\niremos profundizando en la explicación:\nCampo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a\nvisualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo\nTabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos\nconsultas basadas en varias tablas.\nMostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el\nresultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta\npero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta\nnos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Población para\nseleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la población en el resultado ya\nque todos son de la misma población.35Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una\ncondición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta.\nPor lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los\noperadores Y (AND) y O (OR).\nO: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.7.4 Añadir campos\n Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas,\neste se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.\n Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin\nsoltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón\ncuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que\n Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la\nderecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas\nque aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas\npodemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla: así en la\nlista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.\n También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de\nuna columna vacía de la cuadrícula.\n Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la\nconsulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').7.5 Definir campos calculados\nAl igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea Calculado\ntambién podemos incluir campos calculados en las consultas.\n¿Cuándo incluir la expresión en una tabla y cuándo en una consulta? La respuesta\ndependerá de cada caso concreto. Si el resultado de la expresión se va a utilizar\nfrecuentemente en consultas, listados o estadísticas, puede ser más interesante guardar\nel dato en la propia tabla. Si en cambio se trata de un cálculo más específico puede ser\npreferible no utilizar espacio en el disco para conservar estos valores, definiendo un\ncampo calculado en la consulta.\nPara definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una expresión en\nel espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis será:\nNombre del campo: expresión\nPor ejemplo, si disponemos de un campo Precio, podríamos realizar la siguiente\nexpresión: Precio con IVA: Precio * 1,1836Al pulsar INTRO se guardará la expresión y se aplicarán ciertos cambios, como encerrar\nentre corchetes los campos referenciados o eliminar espacios innecesarios, etc.: Precio\ncon IVA: [Precio]*1,187.6 Formar expresiones\nLos campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión.Una expresión se forma combinando un operador con uno o generalmente dos\noperandos. La mayoría de las veces un operando será un campo de la tabla y el otro un\nvalor concreto u otro campo.\noperador ^, se utiliza para elevar un número a la potencia del exponente ( número ^\noperadorMod, divide dos números y devuelve sólo el resto.\nTambién se puede utilizar el operador de suma + cuando los dos operandos son de tipo\ntexto, para concatenarlos. Mi consejo es utilizar el operador & para la concatenación y así\nevitar errores o confusiones.\nUn operando puede ser un nombre de columna, una expresión, un valor concreto o una\nLos valores numéricos se indican poniendo el número sin más. Se tiene que utilizar para\nseparar la parte entera de los decimales el símbolo definido en nuestra configuración de\nWindows; además los valores numéricos no se pueden escribir formateados, no podemos\nescribirlos con separadores de miles. Por ejemplo en una expresión correcta no puedo\nescribir (ventas + 1.000.000) ni tampoco (ventas + 1,000,000), tengo que escribir (ventas\nLos literales de fecha se escriben entre # y deben estar en el formato de EE.UU., incluso\nsi no estamos utilizando la versión norteamericana del motor de base de datos Microsoft\nJet. Por ejemplo, el 10 de mayo de 1996, se escribe 10/5/96 en España y Latinoamérica, y\n5/10/96 en Estados Unidos de América. Para indicar la fecha 10 de mayo de 1996 en\ncualquier base de datos sea española, latinoamericana o de EE.UU., debemos escribirla\n#5/10/96#; con el formato #mes/dia/año#37También se puede utilizar la función DateValue, que reconoce las configuraciones\ninternacionales establecidas por Microsoft Windows. Por ejemplo, DateValue('10/5/96') es\nequivalente a #05/10/96# si nuestra configuración de Windows define las fechas con el\nAccess 2010 tiene muchas funciones predefinidas que se pueden utilizar, enumerarlas y\nexplicarlas sería demasiado largo. Lo mejor es saber que tenemos a nuestra disposición\nmuchas funciones y cuando queramos obtener algo diferente consultar la ayuda de\naccess para ver si existe ya una función para lo que queremos hacer.\nlos nombres de los campos se indican entre corchetes [ ], cuando un nombre de campo\nestá formado por una sola palabre se pueden omitir corchetes pero si el nombre contiene\nvarias palabras separadas por espacios en blanco es oblogatorio ponerlo entre corchetes\npor ejemplo para hacer referencia al campo Poblacion puedo escribir Poblacion o\n[Poblacion], pero el campo Fecha de nacimiento siempre se escribirá [Fecha de\nCuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los paréntesis para delimitar\ncada expresión. Siempre se tiene que utilizar un paréntesis de apertura ( y uno de cierre ).\nEl uso del paréntesis sirve para que la expresión quede más clara sobre todo cuando\ncombinamos muchas expresiones, y para que los operadores actuen en el orden que\nnosotros queramos para así olvidarnos de la prioridad de los operadores.387.7 Encabezados de columna\nPodemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si\nqueremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribiéndolo delante\ndel nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los\ncampos calculados.Así, los encabezados de la tabla se mostrarán así:397.8 Cambiar el orden de los campos\nPara mover una columna arrastrándola:\nPosicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la\nflechahacer clic, la columna aparecerá resaltada (está seleccionada).Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha\n. Pulsar el botón del ratón\ny sin soltarlo arrastrar la columna hasta la posición deseada.\nSeleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la\ncolumna y cuando aparece la flechahacer clic).Hacer clic sobre el icono\nen la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+X),\ndesaparecerá la columna.\nA continuación crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la\ncolumna que hemos cortado con la opción Insertar Columnas de la\nSeleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaña Inicio (o\nbien teclear Ctrl+V).\nPodemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y\nmanteniendo la tecla MAYÚS pulsada, seleccionar la última columna a seleccionar, se\nseleccionarán las dos columnas y todas la columnas que se encuentren entre las dos.7.9 Guardar la consulta\nHaciendo clic sobre el botón\nO bien, seleccionando la opción Guardar dela pestaña Archivo.Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle\nPara cerrar la consulta hacer clic sobre su botón.407.10 Ejecutar la consulta\nPodemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien desde\nDesde el Panel de navegación, haciendo doble clic sobre su nombre.\nDesde la vista diseño de la consulta, haciendo clic sobre el botón Ejecutar de la\npestaña Diseño:Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la\nparte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algún\ndato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla\n(excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).7.11 Modificar el diseño de una consulta\nEn el menú contextual seleccionar.7.12 Ordenar las filas\nHacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic\nsobre la flecha que aparecerá para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenación.\nPuede ser Ascendente en este caso se ordenarán de menor a mayor si el campo es\nnumérico, por orden alfabético si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el\ncampo es de tipo fecha/hora, etc., o bien puede ser Descendente en orden inverso.\nPodemos ordenar también por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas\nlas columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la\nprimera columna de ordenación, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan\npor la segunda columna, y así sucesivamente.\nEl orden de las columnas de ordenación es el que aparece en la cuadrícula, es decir si\nqueremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad\ntenemos que tener en la cuadrícula primero la columna provincia y después la\ncolumnalocalidad.41El tipo de ordenación es independiente por lo que se puede utilizar una ordenación\ndistinta para cada columna. Por ejemplo, ascendente por la primera columna y dentro de\nla primera columna, descendente por la segunda columna.7.13 Seleccionar filas\nPara seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de búsqueda, un criterio de\nbúsqueda es una condición que deberán cumplir todas las filas que aparezcan en el\nNormalmente la condición estará basada en un campo de la tabla por ejemplo para\nseleccionar los alumnos de Valencia la condición sería población = "Valencia". Para\nescribir esta condición en la cuadrícula tenemos que tener en una de las columnas de la\ncuadrícula el campo poblacion y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto de\nla condición o sea ="Valencia".\nCuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner\ndirectamente el valor Valencia en la filaCriterios: ya que si no ponemos operador asume\npor defecto el =.\nTampoco es necesario poner las comillas, las añadirá él por defecto. Siempre que se\nencuentra un texto lo encierra entre comillas.\nSi en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para\ncomparar dos campos entre sí) tenemos que encerrar el nombre del campo entre\ncorchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la condición precio = coste en la\nque precio y coste son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [coste], si no\nponemos los corchetes añadirá las comillas y entenderá Precio = "coste", precio igual al\nvalor Coste no al contenido del campo Coste.\nPara indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.\nEn un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador Y, para\nque el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio >\n100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio está comprendido entre 101 y\nEn un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador O, el\nregistro aparecerá en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las\nTodas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrícula quedan unidas por\nel operador Y.\nEn el ejemplo siguiente serían alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento esté\ncomprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.42Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:\nSi queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que\ncolocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes).\nPor ejemplo, si en la cuadrícula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Población y Fecha\nnacimiento, los alumnos aparecerán ordenados por Apellidos pero únicamente\naparecerán aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o\nbien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento.\n¡Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento únicamente afecta a la población Valencia por\nencontrarse en la misma fila.\nAccess no diferencia entre mayúsculas y minúsculas a la hora de realizar la búsqueda de\nregistros.43Los operadores de comparación\nEstos operadores comparan el valor de una expresión con el valor de otra.\nIndependientemente del operador si uno de los valores es nulo, el resultado de la\ncomparación será nulo (ni verdadero ni falso). los operadores de comparación que\npodemos utilizar son:\nOperadorSignificado=igual que<>distinto de<menor que<=menor o igual>mayor que>=mayor o igualEl operador Entre\nExamina si el valor de la expresión está comprendido entre los dos valores definidos\npor valor1 y valor2. Normalmente la expresión será un nombre de campo.\n[fecha de nacimiento] entre #01/01/60# y 04/06/62#, en la cuadrícula QBE se pondría:El operador In\nExamina si el valor de la expresión es uno de los valores incluidos en la lista de\nvalores escritos entre paréntesis.44Por ejemplo, para seleccionar los alumnos de Alicante, Elche, Elda y Onda podríamos\nponer la condición Población In ('Alicante'; 'Elche'; 'Elda'; 'Onda')El operador Es nulo\nCuando una columna que interviene en una condición contiene el valor\nnulo, el resultado de la condición no es verdadero ni falso, sino nulo, sea cual sea el\ntest que se haya utilizado. Por eso si queremos listar las filas que no tienen valor en una\ndeterminada columna, no podemos utilizar la condición columna = nulo debemos utilizar\nun operador especial, el operador Es nulo.\nExpresión Es nulo, donde expresión normalmente será un nombre de columna.\nPor ejemplo queremos saber los alumnos que no tienen población, la condición\nsería población Es NuloEl operador Como\nSe utiliza cuando queremos utilizar caracteres comodines para formar el valor con el\nPor ejemplo queremos visualizar los alumnos cuyo nombre acabe en 'o'. En este caso hay\nque utilizar el comodín * y utilizar el operadorComo para que Access reconozca el * como\nun comodín y no como el carácter asterisco. La condición sería nombre como '*o'.\nEl valor que contiene los comodines se conoce como patrón y tiene que ir encerrado entre\ncomillas (simples o dobles).\nExpresión Como 'patrón'\nEn la siguiente tabla te indicamos los caracteres comodines que se pueden poner en un\npatrón y su significado.45Caracteres en patrón Significado\n?Un carácter cualquiera*Cero o más caracteres#Un dígito cualquiera (0-9)[ListaCaracteres]Un carácter cualquiera de listacaracteres[!ListaCaracteres]Un carácter cualquiera no incluido en listacaracteresListaCaracteres representa una lista de caracteres y puede incluir casi cualquier\ncarácter, incluyendo dígitos, los caracteres se escriben uno detrás de otro sin\nespacios en blanco ni comas. Por ejemplo para sacar los nombres que empiezan por\na,g,r o v el patrón sería: '[agrv]*'\nLos caracteres especiales corchete de apertura [, interrogación ?, almohadilla # y\nasterisco * dejan de ser considerados comodinescuando van entre corchetes. Por\nejemplo para buscar los nombres que contienen un asterisco, el patrón sería: '*[*]*' en\neste caso el segundo * dentro del patrón no actúa como comodín sino como un carácter\ncualquiera porque va dentro de los corchetes.\nSi no se encierra entre corchetes, la exclamación ! representa el carácter exclamación.\nEl corchete de cierre ] se puede utilizar fuera de una listacaracteres como carácter\nindependiente pero no se puede utilizar en una listacaracteres. Por ejemplo, el\npatrón 'a]*' permite encontrar nombres que empiecen por una a seguida de un corchete\nLa secuencia de caracteres  se considera una cadena de caracteres de longitud\nSe puede especificar un intervalo de caracteres en ListaCaracteres colocando un\nguión - para separar los límites inferior y superiordel intervalo.\nPor ejemplo, la secuencia [A-Z ] en patrón representa cualquier carácter comprendido en\nel intervalo de la A a la Z.\nCuando se especifica un intervalo de caracteres, éstos deben aparecer en orden\nascendente (de menor a mayor).[A-Z] es un intervalo válido, pero [Z-A] no lo es.\nSe pueden incluir múltiples intervalos entre corchetes, sin necesidad de delimitadores.\nEl guión - define un intervalo únicamente cuando aparece dentro de los corchetes entre\ndos caracteres, en cualquier otro caso representa el carácter guión.46Por ejemplo queremos saber los alumnos de la provincia de Valencia (son los que tienen\nun código postal que empieza por 46 seguido de tres dígitos cualesquiera, la condición\npodría ser [código postal] como '46###'7.14 Consultas con parámetros\nA menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese\nmomento sino que queremos que lointroduzca el usuario cuando se ejecute la\nconsulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una\ndeterminada Población, la población la introducirá el usuario cuando Access se lo pida.\nEn este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parámetro.\nUn parámetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que\nalmacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.\nEn una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no está en el origen de\ndatos, Access considera este campo como un parámetro y cuando se ejecuta la consulta\nnos pide Introducir el valor del parámetro mediante un cuadro de diálogo como este:En el ejemplo anterior, en la consulta tendríamos que añadir una condición de búsqueda\nque especifique que la Población es igual alValor a introducir, de esta manera:¡Ojo! cuando pongamos el nombre del parámetro es importante escribirlo entre\ncorchetes, de lo contrario Access le añadirá comillas y no lo considerará como un\nnombre de parámetro sino como un valor.47Otra forma de utilizar un parámetro en una consulta es definiéndolo mediante el\nbotón Parámetros de la pestaña Diseño.En este caso, después de elegir la opción, se abre el cuadro de diálogo Parámetros de la\nconsulta donde podemos indicar el nombre del parámetro y el tipo de dato.La diferencia entre escribir directamente un nombre de parámetro y definirlo con el\nbotón Parámetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba\nautomáticamente el tipo del valor introducido por el usuario.48Capítulo 8: Las consultas de resumen\nEn Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen\nde las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de\nresumen, también se conocen como consultas sumarias.\nEs importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen\nuna naturaleza distinta a las filas de las demás tablas resultantes de consultas, ya que\ncorresponden a varias filas de la tabla origen.\nPara simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de\nuna consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se\nencuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de\nresumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia\nes lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y\nque veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar\nlos datos del origen.\nEn el ejemplo que viene a continuación tienes un ejemplo de consulta normal en la que se\nvisualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por región, en este caso cada fila\ndel resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la\nsegunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con\nuna o varias filas de la tabla oficinas.Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botón Totales en la pestaña\nde Diseño.49En cualquiera de los dos casos se añade una fila a la cuadrícula QBE, la fila Total:\nTodas las columnas que incluyamos en la cuadrícula deberán tener un valor en esa fila,\nese valor le indicará a Access qué hacer con los valores contenidos en el campo escrito\nen la fila Campo:\nLos valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la\nlista asociada a la celda como puedes ver en la imagen:8.2. Las funciones de agregado\nLas funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en\nlos valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que sólo se pueden\nutilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores\ncontenidos en las filas de la tabla.\nPara utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la\ncuadrícula como veremos más adelante pero podemos utilizar una forma más cómoda50que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrícula la opción correspondiente a la\nLa opción Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos\nque se suman deben ser de tipo numérico (entero, decimal, coma flotante o\nmonetario...). El resultado será del mismo tipo aunque puede tener una precisión\nLa opción Promedio calcula el promedio (la media aritmética) de los valores\ncontenidos en el campo, también se aplica a datos numéricos, y en este caso el\ntipo de dato del resultado puede cambiar según las necesidades del sistema para\nrepresentar el valor del resultado.\nLa opción DesvEst calcula la desviación estándar de los valores contenidos en\nla columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos\nde dos registros, el resultado es nulo.\nLa opción Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna\nindicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos\nregistros, el resultado es nulo.Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de\nresumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como\nun valor, por lo tanto en el promedio y la desviación estándar los resultados no serán\nlos mismos con valores 0 que con valores nulos.\nLas opciones Mín y Max determinan los valores\nmenores y mayores respectivamente de la columna. Los valores de la columna\npueden ser de tipo numérico, texto o fecha. El resultado de la función tendrá el\nmismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo\nnumérico Mín devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es\nde tipo texto Mín devuelve el primer valor en orden alfabético, y si la columna\nes de tipo fecha, Mín devuelve la fecha más antigua y Max la fecha más\nLas opciones Primero y Último se utilizan para obtener el primer y último registro\ndel grupo sobre el que se realizan los cálculos. El orden lo determina el orden\ncronológico en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene\nningún efecto sobre estas opciones.\nLa opción Cuenta cuenta el número de valores que hay en la columna, los datos\nde la columna pueden ser de cualquier tipo, y la función siempre devuelve un\nnúmero entero. Si la columna contienevalores nulos esos valores no se cuentan,\nsi en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces.Para que cuente en número de registros hay que utilizar la función Cuenta(*) devuelve el\nnúmero de filas por lo tanto contará también los valores nulos. En este caso tenemos que\nseleccionar la opciónExpresión y escribirlo así:518.3. Agrupar registros\nHasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla y\nproducen una única fila resultado.\nLa opción Agrupar Por permite definir columnas de agrupación. Una consulta de\nresumen sin columnas de agrupación obtiene una única fila resultado y los cálculos se\nrealizan sobre todos los registros del origen.\nCuando se incluye una columna de agrupación Access forma grupos con todos los\nregistros que tienen el mismo valor en la columna de agrupación y cada grupo así\nformado genera una fila en el resultado de la consulta y además todos los cálculos\ndefinidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De esta forma se pueden\nPor ejemplo queremos saber cuántos alumnos tenemos en cada población. Tenemos que\nindicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupándolos\npor el campo Poblacion. De esta manera la función cuenta() la calculará sobre cada\ngrupo de registros (los alumnos de la misma población). La consulta quedaría así:Los campos de tipo memo u OLE no se pueden\ndefinir como columnas de agrupación.\n Se pueden agrupar las filas por varias\ncolumnas, en este caso se agrupan los registros\nque contienen el mismo valor en cada una de las\ncolumnas de agrupación.\n Todas las filas que tienen valor nulo en\nla columna de agrupación, pasan a formar un\núnico grupo.528.4. Incluir expresiones\nLa opción Expresión permite poner en la fila Campo: una expresión en vez de un nombre\nEsta expresión tiene ciertas limitaciones. Sólo puede contener operandos que sean\nfunciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio(\n), DesvEst( ), Mín( ), Max( )...) valores fijos o nombres de columna que aparezcan con la\nEn una expresión se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden\nanidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresión puedo\nponer Max(nºhoras)-Mín(nºhoras) pero noMax(suma(nºhoras)).8.5. Incluir criterios de búsqueda\nLa opción Dónde permite poner un criterio de búsqueda que se aplicará a las filas del\norigen de la consulta antes de realizar los cálculos. Por ejemplo queremos saber cuántos\nalumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la tabla\nalumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definiría de la\nTambién podemos incluir un criterio de\nbúsqueda en una columna que no tenga la\nopción Dónde, en este caso la condición se\naplicará a las filas resultantes de la consulta.\nPara la condición de selección se pueden\nutilizar los mismos operadores de condición\nque en una consulta normal, también se\npueden escribir condiciones compuestas\n(unidas por los operadores OR, AND,NOT),\nexiste una limitación, en la fila Criterios: no se\npodrá poner un nombre de columna si esta\ncolumna no es una columna de agrupación.5354Capítulo 9: Los formularios\nLos formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros\nde una tabla o consulta.\nEn esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de\nregistros y cambiar su diseño.9.1 Crear formularios\nPara crear un formulario tenemos varias opciones.\nPodemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene\ntodos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de\nNavegación.Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y\ntenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él.\nEste método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más\ncómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el\nformulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras\nnecesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de\nun formulario.55Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero\nen vez de abrirse en Vista Diseño como la anterior opción, se abrirá en Vista\nPresentación. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos\nsimplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de\nAsistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso\nen la creación del formulario.Navegación te permite crear un formulario dedicado a la navegación, que simula\nla estructura típica de menús de una página web. Podrás elegir entre seis diseños\ndistintos.Más formularios despliega un menú con otros tipos de formularios disponibles,\ncomo gráfico dinámico, tabla dinámica, hoja de datos o el formulario dividido.9.2 El asistente para formularios\nEsta es la modalidad más sencilla y dirigida de creación de formularios.\nEl asistente se inicia desde la pestaña Crear > grupo Formularios > botón Asistente\npara formulario. Esta es la primera ventana:56En ella elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los campos que\nqueremos incluir en él.\nPara elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable superior. Si\nqueremos sacar datos de más de una tabla lo mejor es crear una consulta previamente\nque convine los datos y luego crear el formulario sobre ella.\nA continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre\nel campo y pulsando el botóno simplemente haciendo doble clic sobre el campo.Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón\nlista de campos seleccionados.y el campo se quita de laPodemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón\ndeseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botóno.Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y\naparece la siguiente pantalla:57En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Al\nseleccionar una opción de formato aparecerá a su izquierda el aspecto que tendrá el\nformulario con esa distribución.\nA continuación pulsamos el botón Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver a\ncontinuación...En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este título también\nserá el nombre asignado al formulario.58En anteriores versiones disponíamos de un paso previo que nos permitía incorporar cierto\nestilo utilizando las distintas opciones de diseño disponibles. En Office 2010 se opta por\neliminar este aspecto estético en la propia creación del formulario. Será más adelante\ncuando lo manipularemos para incorporar estilos, utilizando los temas disponibles.\nAntes de pulsar el botón Finalizar podremos elegir entre:\nAbrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el\nresultado del formulario preparado para la edición de registros.\no bien, Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción\naparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos modificar el aspecto del\nformulario.599.3 Editar datos de un formulario\nPara editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrirlo haciendo\ndoble clic en él, desde el Panel de navegación. También lo puedes abrir con el botón\nderecho del ratón, Seleccionandoen el menú contextual.El formulario que has creado mostrará sus datos en la Vista Formulario.\nPodemos a continuación buscar datos, reemplazar valores,\nmodificarlos como si estuviéramos en la vista Hoja de\ndatos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla\nutilizando la barra de desplazamiento por los\nque ya conocemos,\nlo único que cambia es el aspecto de la pantalla.9.4 La Vista Diseño de formulario\nLa vista diseño es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access\ncómo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los\ncontroles que veremos más adelante.\nPara entrar en la vista diseño debemos buscar el formulario en el Panel de\nNavegación y hacer clic derecho sobre él para seleccionar la opción\nel menú contextual. O bien abrirlo y luego cambiar la vista desde el botón que ya\nconocemos de la pestaña Inicio.enNos aparece la ventana Diseño de formulario:60El área de diseño consta de tres secciones:\nLa sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que\naparezca al principio del formulario.\nLa sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del formulario, o\nvarios registros o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. Aunque se\nvisualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la\nsección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.\nLa sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final\ndel formulario.Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie desde la opción Encabezado o Pie del\nformulario del menú contextual de los mismos.61Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias\ny los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los\ncontroles dentro del área de diseño.\nPara ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos las\nopciones Regla y Cuadrícula respectivamente, que también puedes ver en la imagen\nanterior del menú contextual del formulario.9.5 La pestaña Diseño de formulario\nEn este apartado veremos las opciones más interesantes de la pestaña de Diseño que\naparece cuando entramos en la Vista Diseño del formulario.El primer botón que vemos está localizado en el grupo Vistas, y nos permite pasar\nde una vista a otra. Lo utilizaremos mucho.\nSi lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño (la que\nestamos describiendo ahora) y laVista Formulario que nos\npresenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos\ndefinido en la vista diseño.\nAdemás disponemos de la Vista Presentación que nos permite\ntrabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista\nDiseño pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos\nmuestra a tiempo real los datos del formulario para que nos\nhagamos una idea aproximada de cómo será su aspecto final.\nTambién podremos acceder a las vistas Tabla dinámica, Hoja de datos y Gráfico\ndinámico, que ya hemos comentado.En el grupo Temas encontrarás herramientas para dar un estilo homogéneo al\nformulario. Lo veremos más adelante.En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los\ntipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como\nveremos más adelante. También encontramos algunos elementos que podemos\nincluir en el encabezado y pie de página.\nEn el grupo Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos\nexistentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de\ncampos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea\nmás cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.Todo formulario tiene asociada una página de código en la que podemos programar\nciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a\nesta página de código haciendo clic sobre el botón629.6 Temas\nUn tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que presenta un\nformulario. Engloba los colores, la fuente y los distintos efectos que utilizará por defecto.\nSi cambias el tema, no lo cambiarás únicamente al formulario en cuestión, sino a todos\nellos. Ésto no implica que no se pueda personalizar alguno de sus elementos de forma\nindependiente, de hecho podemos hacerlo con\nlas herramientas de la pestaña Formato.\nPara cambiar el tema nos situaremos en la\npestaña Diseño de lasHerramientas de diseño\nde formulario, en el grupo Temas.\nDesde el botón Temas, podremos seleccionar\nde una amplia lista el que más nos guste.\nEn anteriores versiones no existían los temas,\nsino que en el momento de la creación del\nformulario se utilizaban unas plantillas con un\nestilo determinado. El concepto es similar, con\nla ventaja de que los temas son más flexibles.\nSi habilitamos las actualizaciones de contenido\nde Office.com, Access se conectará con la\npágina web de Microsoft para adquirir más\ntemas cuando éstos estén disponibles.\nPodemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los estilos con los colores de\nnuestra empresa, por ejemplo, podemos pulsar Guardar tema actual... para conservarlo\ny utilizarlo en otros formularios.\nPara recuperar un tema personalizado y aplicarlo a nuestro libro, haremos clic en Buscar\ntemas... y lo buscaremos entre las carpetas de nuestro equipo, allá donde lo hayamos\nSi hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es exactamente lo que\ndesearías, puedes cambiar alguno de sus aspectos mediante los\nbotones Colores y Fuentes.639.7 El grupo Controles\nPara definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato, se utilizan\nlo que llamamos controles. Un control no es más que un objeto que muestra datos,\nrealiza acciones o se utiliza como decoración. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro\nde texto para mostrar datos, un botón de comando para abrir otro formulario o informe, o\nuna línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más\nEn el grupo Controles de la pestaña Diseño tenemos un botón por cada tipo de controles\nque se pueden añadir al formulario. Puedes verlos todos pulsando la flecha inferior\nderecha del recuadro que los contiene:\nCuando queremos crear varios\ncontroles del mismo tipo\npodemos bloquear el\ncontrol haciendo clic con el botón\nsecundario del ratón sobre él. En el\nmenú contextual elegiremos Colocar\nvarios controles.A partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo\nsin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. Para quitar el\nbloqueo hacemos clic sobre el botón\ncontextual para desactivarla.o volvemos a seleccionar la opción del menúEl botón\nactivará o desactivará la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado\n(como en la imagen) al crear determinados controles se abrirá un asistente para\nguiarnos.64Tipos de controles\nVuelve a dar al cursor la funcionalidad de\nselección, anulando cualquier otro control que\nSe utiliza principalmente para presentar un dato\nalmacenado en un campo del origen del formulario.\nPuede ser de dos tipos: dependiente o\ntexto- El cuadro de texto dependiente depende de los\ndatos de un campo y si modificamos el contenido\ndel cuadro en la vista Formulario estaremos\ncambiando el dato en el origen. Su\npropiedadOrigen del control suele ser el nombre\ndel campo a la que está asociado.\n- El cuadro de texto independiente permite por\nejemplo presentar los resultados de un cálculo o\naceptar la entrada de datos. Modificar el dato de\neste campo no modifica su tabla origen. Su\npropiedad Origen del control será la fórmula que\ncalculará el valor a mostrar, que siempre irá\nprecedida por el signo =.EtiquetaSirve para visualizar un texto literal, que\nescribiremos directamente en el control o en su\npropiedadTítulo.BotónAl pulsarlo se ejecutará la acción que se le indique,\ntanto acciones personalizadas como acciones\npredefinidas de entre las más de 30 disponibles en\nsu asistente.Control de\npestañaPermite organizar la información a mostrar en\npestañas distintas.HipervínculoPara incluir un enlace a una página web, un correo\nelectrónico o un programa.Control de\nexplorador webPermite incrustar una página web en el formulario,\nindicando su dirección.65Control de\nnavegaciónInserta en el formulario un objeto que facilita la\nnavegación por él. Tiene el mismo efecto que crear\ndirectamente un formulario de tipo Navegación.Grupo de\nopcionesPermite delimitar una serie de opciones disponibles\nque guardan una relación entre sí. Por ejemplo el\ngrupo Género que podría englobar las\nopciones Hombre y Mujer.\nSe recomienda utilizarlo cuando no haya muchas\nopciones. Si son más es preferible ahorrar espacio\ncon cuadros de lista o combinados.\nSe definen sus opciones mediante un asistente.Insertar salto\nde líneaNo tiene efecto en la Vista Formulario pero sí en\nla Vista Preliminar y a la hora de imprimir.Cuadro\ncombinadoEs una lista de posibilidades entre las que el\nusuario puede escoger si la despliega.\nSe definen sus opciones mediante un asistente.GráficoRepresentación gráfica de datos que ayuda a su\ninterpretación de forma visual.LíneaPermite dibujar líneas en el formulario, para ayudar\na organizar la información.Botón de\nalternarSe suele utilizar para añadir una nueva opción a un\ngrupo de opciones ya creado. También se puede\nutilizar para presentar un campo de tipo Sí/No, si el\ncampo contiene el valor Sí, el botón aparecerá\npresionado.Cuadro de listaA diferencia del cuadro combinado, la lista de\nvalores aparece desplegada en todo momento.\nEsto favorece la posibilidad de seleccionar más de\nuna opción a la vez.\nAl igual que los cuadros combinados un cuadro de\nlista puede tener una o más columnas, que pueden\naparecer con o sin encabezados. Se define\nmediante un asistente.RectánguloPermite dibujar rectángulos en el formulario, para\nayudar a organizar la información.66Casilla de\nverificaciónSe suele utilizar para añadir una nueva opción a un\ngrupo de opciones ya creado, o para presentar un\ncampo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el\nvalor Sí, la casilla tendrá este aspecto\neste otro, sino.Marco de\nindependientePara insertar archivos como un documento Word,\nuna hoja de cálculo, etc. No varian cuando\ncambiamos de registro (independientes), y no\nestán en ninguna tabla de la base.Datos adjuntosEsta es la forma más moderna y óptima de incluir\narchivos en un formulario. Equivale a los marcos de\nobjeto, solo que Datos adjuntos está disponible\npara las nuevas bases hechas en Access 2007 o\nversiones superiores (.accdb) y los marcos\npertenecen a las versiones anteriores (.mdb).Botón de\nopciónSe suele utilizar para añadir una nueva opción a un\nvalor Sí, el botón tendrá este aspecto\n, sino, este\nSubinformePara incluir un subformulario o subinforme dentro\ndel formulario. Un asistente te permitirá elegirlo.\nEn versiones anteriores un formulario no podía\nincluir un subinforme, en este aspecto se ha\ndependientePara insertar archivos como un documento Word,\nuna hoja de cálculo, etc. Varian cuando cambiamos\nde registro (dependientes), porque se encuentran\nen una tabla de la base. Ejemplos: La foto o el\ncurrículum de una persona, las ventas de un\nempleado, etc.ImagenPermite insertar imágenes en el formulario, que no\ndependerán de ningún registro. Por ejemplo, el\nlogo de la empresa en la zona superior.Por último podemos añadir más controles, controles más complejos con el botón679.8 Subformularios\nComo hemos visto, existe un control para insertar un subformulario dentro del formulario\n. Una combinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario\njerárquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario.\nLos subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o\nconsultas con una relación uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario\npara mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos\nmatriculados en cada curso.\nEl formulario principal y subformulario de este tipo de formularios están vinculados para\nque el subformulario presente sólo los registros que están relacionados con el registro\nactual del formulario principal (que el subformulario presente sólo los alumnos\nmatriculados en el curso activo).9.9 Trabajar con controles\nPara seleccionar un control basta hacer clic sobre él. Cuando un control está\nseleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de\nmovimiento (los más grandes) y controladores de tamaño (los más pequeños) como\nvemos en la siguiente imagen:A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien\nson demasiado pequeños o finos (como en el caso de las líneas), o porque se\nencuentran solapados. En estos casos es muy útil utilizar la lista desplegable de\nselección de controlesque se encuentra en la parte superior de la Hoja de\nPropiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botón Hoja de Propiedades en la\npestaña Diseño.68Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista y\nseleccionar el control que te interesa.\nPara seleccionar varios controles, mantener pulsada la tecla CTRL y hacer clic en cada\nuno de los controles a seleccionar sobre el formulario.\nSi queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma más rápida: pulsar\nel botón izquierdo del ratón sobre el fondo del área de diseño y sin soltarlo arrastrarlo,\nvemos que aparece dibujado en el área de diseño un cuadrado, cuando soltemos el botón\ndel ratón, todos los controles que entren en ese cuadrado quedarán seleccionados (no\nhace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado).\nPara añadir al formulario un nuevo campo del origen, deberás abrir la Lista de\ncampos haciendo clic en el botón Agregar campos existentes en la pestaña Diseño.En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario. A continuación\nhacer clic sobre el campo a añadir y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo en el\nárea del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Access creará\nautomáticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al\nTambién podremos añadir campos de otras tablas distintas a la de origen.\nSi queremos añadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen, utiliza la\nsección Controles y campos que hemos visto en el apartado anterior, lo encontrarás en la\npestaña Diseño. Haz clic sobre el tipo de control que queremos añadir, verás que el\ncursor ha tomado otra forma, ahora nos posicionamos en el área del formulario donde69queremos definir el control, apretamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo\napretado arrastramos el ratón hasta dejar el control del tamaño deseado.\nCopiar controles es muy rápido y útil si deseas introducir varios contorles de un\nmismo tipo. Sólo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el\nbotón Copiar de la pestaña Inicio (también puedes utilizar la combinación de\nteclas Ctrl+C). Luegopégalos en el formulario utilizando el botón Pegar de la\npesaña Inicio o la combinación de teclas Ctrl+V.\nEste método te ayudará a crear rápidamente varios controles de un mismo tipo. Es\nespecialmente útil si ya le has dado un tamaño personalizado al control y quieres que el\nresto sean idénticos.\nTen en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre\ndiferente. Puedes modificar este nombre desde sus Propiedades, si tienes abierto el\npanel o desde su menú contextual.\nPara mover un control de sitio, haz clic sobre él para seleccionarlo y arrástralo. Deberás\nhacerlo cuando el cursor tenga la siguiente forma:\n. De esa forma\nmoverás tanto el propio control como su etiqueta asociada. Si lo que quieres hacer es\nmover únicamente un elemento (bien la etiqueta, bien el control que representa el dato)\ndeberás hacer lo mismo pero situándote justo sobre el cuadro gris de la esquina superior\nizquierda.Así, lo moverás de forma independiente.\nPara mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos: se moverán\nPara cambiar el tamaño de un control hay que seleccionarlo para que aparezcan los\ncontroladores de tamaño. A continuación mover el ratón encima de uno de los\ncontroladores de tamaño, cuando el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el\nbotón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamaño\ndeseado.Para cambiar el tamaño de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamaño\nde uno de ellos, se cambiarán todos.709.10 Organizar y ajustar controles\nHemos visto cómo cambiar el tamaño y mover los controles de forma manual, pero\nexisten otras formas de hacerlo.\nDesde el grupo Tabla, podemos elegir si queremos que el formulario organice sus\ncontroles de forma apilada o tabular. Para poder utilizar los botones, deberás seleccionar\npreviamente los controles a los que quieras aplicar la distribución. Normalmente serán\ntodos ellos.Apilado coloca un campo bajo el otro, con la etiqueta a la izquierda y el dato a la\nderecha. Por lo tanto, cada registro estará en una página independiente y\ntendremos que ir utilizando los botones para ir atrás y adelante en los registros.Tabular, en cambio, coloca las etiquetas en la zona superior y bajo ella todos los\ncampos organizados por columnas, de forma que cada fila es un registro distinto.Al utilizar estas distribuciones, los controles quedan bloqueados. No podrás\nmoverlos a placer o cambiar su tamaño de forma individualizada. Estas\nrestricciones nos aseguran que no romperemos el esquema perfectamente71alineado que Access crea. Si quieres ser libre de modificarlo, deberás pulsar el\nbotón Quitar diseño.\nPara alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guiándonos por la\ncuadrícula, pero tenemos una opción que nos permite realizar de forma más\ncómoda esta tarea.\nSeleccionamos los controles a alinear y, en el grupo Tamaño y orden, pulsamos\nsobre Alinear. Se desplegará un menú con distintas opciones:\nA la cuadrícula alineará los controles seleccionados en el formulario guiándose\npor la cuadrícula. Es decir, podremos alinear un único control o varios a la vez.\nIzquierda, derecha, arriba y abajo, alineará los controles de forma relativa. Es\ndecir, si seleccionamos por ejemplo dos controles situados a\ndistinta altura y pulsamos Arriba, ambos se situarán a la misma\naltura que el más alto de ellos. Por ello, no se pueden utilizar\nestas opciones si hay un único control seleccionado.\nDesde los botones Traer al frente y Enviar al fondo podemos\ncontrolar la situación del control en términos de profundidad. Por\nejemplo, si incluimos un control de imagen, podríamos situarla\ndetrás de (al fondo) otros controles, como un botón o una\nUtiliza las opciones del grupo Tamaño y orden para ajustar el\ntamaño y espaciado de los controles.\nSe procede de la misma forma que para alinear controles,\nseleccionamos los controles que queremos ajustar y\npulsamos Tamaño y espacio. Luego, hay que elegir la opción\nque más nos interesa:\n Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para\nque quepa todo su contenido.\n A la cuadrícula: ajusta a la cuadrícula.72Ajustar al más alto, al más corto, al más ancho y al más estrecho: todos los\ncontroles toman la altura del más o menos alto, o la anchura del más o menos\nancho, respectivamente.Con respecto al Espaciado que existe entre un control y otro:\nIgualar horizontal e Igualar vertical: mantiene la misma separación, ya sea\nhorizontal o vertical, entre los controles. Para que esto tenga sentido, deberá\nhaber seleccionados como mínimo tres controles, de modo que si A y B tienen un\nespaciado determinado, B y C tengan el mismo.\nAumentar horizontal, Disminuir horizontal y sus homólogos para el vertical, lo\nque hacen es ir haciendo mayor o menor el espaciado de todos los controles\nseleccionados.Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamaño es preferible primero ajustar el\ntamaño y después alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la\nalineación.En el grupo Posición se puede ajustar el margen de los controles que seleccionamos.\nDesde la opción Márgenes de control, podremos elegir entre unos márgenes\npredefinidos: Ninguno, Estrecha, Medio, Ancha.\nUtiliza la opción Delimitación para enlazar dos controles diferentes, de modo que si\nmodificas uno el otro se actualice para cuadrar con el primero.\nAdemás de todas estas opciones, tenemos que tener en cuenta que Access 2010\nincorpora una plantilla que facilita la colocación de los controles. Al arrastrar un\ncontrol, éste tenderá a autoajustarse. Ésto significa que mantendrá la separación entre\ncontroles, posición, tamaño y espaciado adecuados al formulario.\nSi movemos el control de una columna a otra, se coloreará el espacio que va a ocupar:Y si tratamos de intercalar el control entre otros controles ya existentes, una línea\nmostrará su nueva localización y al soltar se ajustará la estructura.73Nota: Hemos ocultado la cuadrícula para que el ejemplo sea más claro, pero\nevidentemente estamos en la Vista Diseño.\nEn ocasiones no te interesará que se coloque donde Access elige, en tal caso\nelige Quitar diseño y colócalo a tu gusto, a mano o con las opciones vistas\nanteriormente.74Capítulo 10: Los informes\nLos informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente\npara imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen\nen el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los\ninformes se puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos.\nEn esta unidad veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo cambiar\nsu diseño una vez creado.10.2 Crear un informe\nPara crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la\nInforme consiste en crear automáticamente un\nnuevo informe que contiene todos los datos de\nla tabla o consulta seleccionada en elPanel de\nDiseño de informe abre un informe en blanco\nen la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que\nqueremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría\nde los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y\ndespués sobre el resultado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras\nAsistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso\nen la creación del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado.10.3 El asistente para informes\nEn la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el\nbotón.Esta es la primera ventana que\nEn esta ventana nos pide\nintroducir los campos a incluir en el\nPrimero seleccionamos la tabla o\nconsulta de donde cogerá los\ndatos del75cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de\nvarias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir\ncomo origen del informe esa consulta.\nA continuación seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para\nseleccionarlo y clic sobre el botóno simplemente doble clic sobre el campo.Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón\ndeseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botóno.Luego, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la siguiente ventana:En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos\nagrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada\nconcepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se\nvisualizarán totales de ese grupo.\nPara añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo\npor el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón\ndoble clic sobre el campo).(o directamente hacer76En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá\nnuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada\nregistro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por código de curso.\nPara quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al\ngrupo para seleccionarlo y pulsar el botón.Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones\nflecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo\npodemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic\nen ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:Para cada campo por el que se va a agrupar la información del informe podremos elegir\nsu intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos indicar que utilice un intervalo\nen función de determinados valores, que utilice las iniciales, etc. Las opciones de intervalo\nvariarán en función del tipo de datos y los valores que contenga. Después de pulsar el\nbotón Aceptar volvemos a la ventana anterior.\nUna vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el\nbotón Siguiente > y pasamos a la siguiente ventana que verás en la siguiente página...77En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los registros. Seleccionamos el campo por\nel que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos\nuna ordenación ascendente o descendente. Por defecto indica Ascendente, pero para\ncambiarlo sólo deberemos pulsar el botón y cambiará a Descendente. Como máximo\npodremos ordenar por 4 criterios (campos) distintos.\nPara seguir con el asistente, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la siguiente\nventana:En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe. Seleccionando\nuna distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con\nesa distribución.78En el cuadro Orientación podemos elegir entre\nimpresión Vertical u Horizontal (apaisado).\nCon la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en\nuna página, se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción.\nA continuación pulsamos el botón Siguiente > y aparece la última ventana:En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también será el\nnombre asignado al informe.\nVista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado\nModificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la\nventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.7910.4 La vista diseño de informe\nLa vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access\ncómo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los\ncontroles que veremos más adelante de la misma forma que definimos un formulario.\nPara abrir un informe en la vista diseño debemos seleccionarlo en el Panel de\nnavegación y pulsar\npestaña Inicio.en su menú contextual o en la Vista de laNos aparece la ventana diseño:El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:\nEl Encabezado del informe contendrá la información que se ha de indicar\núnicamente al principio del informe, como su título.El Encabezado de página contendrá la información que se repetirá al principio de\ncada página, como los encabezados de los registros, el logo, etc.Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un único\nregistro, y el informe será el que se encargue de crear una fila para cada uno de\nlos registros.El Pie de página contendrá la información que se repetirá al final de cada página,\ncomo la fecha del informe, el número de página, etc.El Pie de informe contendrá la información que únicamente aparecerá al final del\ninforme, como el nombre o firma de quien lo ha generado.Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de\npágina y encabezado o pie de página del informe que encontrarás en el menú\ncontextual del informe. Al hacerlo, se eliminarán todos los controles definidos en ellas.\nPara recuperarlos se ha de seguir el mismo proceso que para eliminarlos.80Si no quieres eliminar los controles, pero quieres que en una determinada impresión del\ninforme no aparezca una de las zonas, puedes ocultar la sección. Para hacerlo deberás\nacceder a la Hoja de propiedades, desde su botón en la pestaña Diseño >\ngrupo Herramientas. Luego, en el desplegable, elige la sección (Encabezado, Detalle, o\nla que quieras) y cambia su propiedad Visible a Sí o a No según te convenga. Los\ncambios no se observarán directamente en la vista diseño, sino en la Vista preliminar de\nla impresión o en la Vista informes.Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias\nPodemos ver u ocultar las reglas o cuadrícula desde el menú contextual del informe.10.5 La pestaña Diseño de informe\nSi has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que muestra las\nsiguientes opciones:Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.\nA continuación describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.El botón Ver del grupo Vistas nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos\npodemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora, la Vista\nPresentación que muestra una mezlca de la vista Informes y Diseño y finalmente\nla Vista Informes que muestra el informe en pantalla.81La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la\nimpresión antes de mandar el informe a impresora.\nEn el grupo Temas encontrarás herramientas para dar\nun estilo homogéneo al informe. No entraremos en\ndetalle, porque funciona igual que los temas de los\nformularios.El botón Agrupar y ordenar\ngrupo Agrupación y totales permite modificar los\nniveles de agrupamiento como veremos más adelante.\nEn la parte central puedes ver el grupo Controles en\nel que aparecen todos los tipos de controles para que\nsea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.\nTambién encontramos algunos elementos que podemos incluir en el encabezado\ny pie de página.\nmás cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.Todo informe tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas\nacciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa\npágina de código haciendo clic sobre el botón.Con el botón\nhacemos aparecer y desaparecer el cuadro\nPropiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las\nde un formulario.\nRecuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el\nbotón.8210.6 El grupo Controles\nPara definir qué información debe aparecer en el informe y con qué formato, se pueden\nutilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son más apropiados\npara formularios como por ejemplo los botones de comando.\nEn la pestaña Diseño encontrarás los mismo controles que vimos en el tema anterior:Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el\ncontrol haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre él. En el menú contextualelegiremos Colocar varios controles.\nA partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo\nhubiese seleccionado.83Se utiliza principalmente para presentar un dato\nalmacenado en un campo del origen del informe.\ndel cuadro en la vista Informes estaremos\npropiedad Origen del control suele ser el nombre\npropiedad Título.HipervínculoPara incluir un enlace a una página web, un correo\nelectrónico o un programa.Insertar salto\nla Vista Preliminar y a la hora de imprimir.GráficoRepresentación gráfica de datos que ayuda a su\npresionado.RectánguloPermite dibujar rectángulos en el formulario, para\nayudar a organizar la información.84Casilla de\ndel formulario. Un asistente te permitirá elegirlo.Marco de\nlogo de la empresa en la zona superior.También incluye los siguientes controles, aunque no se suelen utilizar en informes, sino\nmás bien en formularios:85IconoControl\nCuadro de listaPuedes ver su descripción en el tema de Formularios.\nPor último podemos añadir más controles, más complejos con el botón.Puesto que el manejo de los controles en informes es idéntico al de los controles de un\nformulario, si tienes alguna duda sobre cómo añadir un control, cómo moverlo de sitio,\ncopiarlo, cambiar su tamaño, cómo ajustar el tamaño o la alineación de varios controles,\nrepasa la unidad anterior.8610.7 Agrupar y ordenar\nCuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de\nagrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una\ncabecera especial o una línea de totales. También podemos definir una determinada\nordenación para los registros que aparecerán en el informe.\nPara definir la ordenación de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o\nmodificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido:\nAbrir el informe en Vista Diseño.\nEn la pestaña Diseño > grupo Agrupación y totales > pulsar Agrupar yordenar.Se abrirá un panel en la zona inferior, bajo el informe, llamado Agrupación, orden y\ntotal:Puedes añadir un grupo de ordenación haciendo clic en Agregar un grupo. Del mismo\nmodo, haciendo clic en Agregar un orden establaceremos un orden dentro de ese grupo.\nUtiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenación dentro\nPuedes hacer clic en el vínculo Más para ver más opciones de ordenación y agrupación.\nCon las flechaspuedes mover las agrupaciones arriba y abajo.8710.8 Imprimir un informe\nPara imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos\ndentro de Access.\n1. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de\nNavegación para seleccionarlo.\n2. Despliega la pestaña Archivo y pulsa Imprimir. A la derecha aparecerán más\nopciones, escoger Impresión Rápida.\nSi es la primera vez que imprimes el informe, no es conveniente que utilices esta opción.\nSería recomendable ejecutar las opciones Imprimir y Vista preliminar, para asegurarnos\nde que el aspecto del informe es el esperado y que se va a imprimir por la impresora y\ncon la configuración adecuadas.\n1. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.\nopciones, escoger Imprimir.\n3. Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir en el que podrás cambiar algunos\nparámetros de impresión como te explicaremos a continuación:Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando están\ninstaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la\nimpresora a la que queremos enviar la impresión.88En el recuadro Intervalo de impresión, podemos especificar si queremos\nimprimir Todo el informe o bien sólo algunas páginas.\nSi queremos imprimir unas páginas, en el recuadro desde especificar la página\ninicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la página final.Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de diálogo,\npodremos activar la opción Registros seleccionados para imprimir únicamente\nesos registros.En el recuadro Copias, podemos especificar el número de copias a imprimir. Si la\nopción Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia,\nmientras que si activamos Intercalarimprime todas las copias de cada página juntas.\nLa opción Imprimir a archivo permite enviar el resultado de la impresión a un archivo del\ndisco en vez de mandarlo a la impresora.\nCon el botón Propiedades accedemos a la ventana Propiedades de la impresora, esta\nventana cambiará según el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo\nde impresión por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de\npapel que utilizamos, etc.\nCon el botón Configurar... podemos configurar la página, cambiar los márgenes,\nimpresión a varias columnas, etc.\nPor último pulsamos el botón Aceptar y se inicia la impresión. Si cerramos la ventana sin\naceptar o pulsamos Cancelar no se imprime nada.\nAbrir el informe en Vista preliminar\nPara comprobar que la impresión va a salir bien es conveniente abrir una vista preliminar\ndel informe en pantalla para luego si nos parece bien ordenar la impresión definitiva. Hay\nvarias formas de abrir la Vista Preliminar:\nCon el objeto Informe seleccionado, desplegar la pestaña Archivo,\npulsar Imprimir y seleccionar Vista previa.\nTambién puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de\nNavegación y seleccionar la opción\nO, si ya lo tienes abierto, pulsar Ver > Vista preliminar en el grupo Vistas de la\npestaña Diseño o Inicio.8910.9 La ventana Vista preliminarEn esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora. Observa cómo se\ndistingue la agrupación por código de curso.\nPara pasar por las distintas páginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de\ndesplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la\nprimera página, a la página anterior, a una página concreta, a la página siguiente o a la\nEn la parte superior tenemos una nueva y única pestaña, la pestaña Vista preliminar,\ncon iconos que nos ayudarán a ejecutar algunas acciones:Es posible que veas los botones de forma distinta, ya que cambian de tamaño\ndependiendo del tamaño de que disponga la ventana de Access.\nLos botones del grupo Zoom permiten, tanto aproximar y alejar el informe, como\nelegir cuántas páginas quieres ver a la vez: Una página, Dos páginas, unajunta a la otra; o Más páginas\n, pudiendo elegir entre las opciones 4, 8 o 12.\nCuantas más páginas visualices, más pequeñas se verán, pero te ayudará a\nhacerte una idea del resultado final.90El grupo Diseño de página permite cambiar la orientación del papel para la\nimpresión y acceder a la configuración de la página.Las opciones de Datos las veremos más adelante. Permiten la exportación de\ndatos a otros formatos como Excel, PDF o XPS.Ya sólo nos queda elegir si queremos Imprimir o si queremos Cerrar la vista\npreliminar para continuar editando el informe.\nRecuerda que la Vista preliminar es muy importante. No debes comprobar únicamente la\nprimera página, sino también las siguientes. Esto cobra especial importancia en caso de\nque nuestro informe sea demasiado ancho, ya que el resultado podría ser similar al que\nse muestra en la imagen:Si un registro es demasiado ancho, nuestro informe requerirá el doble de folios y será\nEn esos casos, deberemos valorar si es necesario utilizar una orientación Horizontal de\nla hoja o si es más conveniente estrechar la superfície del informe o sus controles.\nCuando, como en la imagen, nuestros registros realmente no ocupen mucho y lo que se\nvaya de madre sea uno de los controles que introduce Access automáticamente (como el\ncontador de páginas), lo más sencillo es mover o reducir el control. También será\nconveniente estrechar controles cuando veamos que realmente se les ha asignado un\nespacio que no utilizarán nunca (por ejemplo si el código de cliente está limitado a 5\ncaracteres y se le dedica un espacio en que caben 30).91Capítulo 11: Los controles de formulario e informe\n11.1 Propiedades generales de los controles\nEn temas anteriores vimos cómo crear formularios e informes utilizando el asistente,\ntambién hemos aprendido a manejar los controles para copiarlos, moverlos, ajustarlos,\nalinearlos, etc. En este tema vamos a repasar los diferentes tipos de controles y\nestudiar sus propiedades para conseguir formularios e informes más completos.Empezaremos por estudiar las propiedades comunes a muchos de ellos:\nNombre: Aquí indicaremos el nombre del control. Puedes darle el nombre que tú\nquieras, pero asegúrate de que es lo suficientemente descriptivo como para poder\nreconocerlo más tarde.Un buen método sería asignarle el nombre del control más una coletilla indicando de qué\ncontrol se trata. Por ejemplo, imagina que tenemos dos controles para el campo Curso,\nuna etiqueta y un cuadro de texto. Podríamos llamar a la etiqueta curso_eti y al campo\nde texto curso_txt. De este modo facilitamos el nombre de dos controles que referencian\na un mismo campo.\nVisible: Si la propiedad se establece a No el control será invisible en el\nformulario. Por el contrario, si lo establecemos a Sí el control sí que será visible.Su uso parece obvio, pero nos puede ser muy útil para cargar información en el formulario\nque no sea visible para el usuario pero sin embargo sí sea accesible desde el diseño.92También podemos utilizar esta propiedad para ocultar controles, para mostrarlos\npulsando, por ejemplo, un botón.\nMostrar cuando: Utilizaremos esta propiedad para establecer cuándo un\ncontrol debe mostrarse.De este modo podemos hacer que se muestre únicamente cuando se muestre en pantalla\ny esconderlo a la hora de imprimir (muy útil por ejemplo para los botones de un formulario\nque no queremos que aparezcan en el formulario impreso).\nIzquierda y Superior: Estas dos propiedades de los controles hacen referencia a\nsu posición. Respectivamente a la distancia del borde izquierdo del formulario o\ninforme y de su borde superior.Normalmente sus unidades deberán ser introducidas en centímetros. Si utilizas otras\nunidades de medida, como el píxel, Access tomará ese valor y lo convertirá en\nAncho y Alto: Establecen el tamaño del control indicando su anchura y altura.\nDe nuevo la unidad de medida utilizada es el centímetro.\nColor del fondo: Puedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo más\nsobre el resto del formulario. Para cambiar el color, teclea el número del color si lo\nconoces o bien coloca el cursor en el recuadro de la propiedad y pulsa el botón\nque aparecerá a la izquierda.Entonces se abrirá el cuadro de diálogo que ya conoces desde donde podrás seleccionar\nel color que prefieras.\nEstilo de los bordes: Cambia el estilo en el que los bordes del control se\nmuestran.Color y Ancho de los bordes: Establece el color del borde del control y\nsu ancho en puntos.93Efecto especial: Esta propiedad modifica la apariencia del control y le hace\ntomar una forma predefinida por Access.Al modificar esta propiedad algunos de los valores introducidos en las propiedades Color\ndel fondo, Estilo de los bordes, Color de los bordes o Ancho de los bordes se verán\ninvalidadas debido a que el efecto elegido necesitará unos valores concretos para estas\nDel mismo modo si modificamos alguna de las propiedades citadas anteriormente\nel Efecto especial dejará de aplicarse para tomarse el nuevo valor introducido en la\nNombre y Tamaño de la fuente: Establece el tipo de fuente que se utilizará en\nel control y su tamaño en puntos.\nEspesor de la fuente, Fuente en Cursiva y Fuente subrayada: Estas\npropiedades actúan sobre el aspecto de la fuente modificando, respectivamente,\nsu espesor (de delgado a grueso), si debe mostrarse en cursiva o si se le\nañadirá un subrayado.\nTexto de Ayuda del control: Aquí podremos indicar el texto que queremos que\nse muestre como ayuda contextual a un control.Texto de la barra de estado: Aquí podremos indicar el texto que queremos que\nse muestre en la barra de estado cuando el usuario se encuentre sobre el\nUn ejemplo muy claro de su uso sería que cuando el usuario se encontrase sobre\nel campo Nombre en la barra de estado se pudiera leer Introduzca aquí su\nÍndice de tabulación: Una de las propiedades más interesantes de los controles.\nTe permite establecer en qué orden saltará el cursor por los controles del\nformulario/informe cuando pulses la tecla TAB. El primer elemento deberá\nestablecerse a 0, luego el salto se producirá al control que tenga un valor\ninmediatamente superior.94Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:En él aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulación. Puedes\narrastrar y colocar los controles en el orden que prefieras, de esta forma, las\npropiedades Índice de tabulación de los controles se configurarán de forma automática.\nTambién accedemos a este cuadro pulsando el icono\npestaña Organizar.en el grupo Herramientas de la11.2. Etiquetas y Cuadros de Texto\nYa hemos visto cómo insertar un campo en el origen de datos, este campo, la mayoría de\nlas veces estará representado por un cuadro de texto y una etiqueta asociada.\nLas etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los\ncampos y los títulos, mientras que el cuadro de texto se utiliza para representar un valor\nque va cambiando, normalmente será el contenido de un campo del origen de datos.\nLa propiedad que indica el contenido de la etiqueta es la propiedad Título.\nLa propiedad que le indica a Access qué valor tiene que aparecer en el cuadro de\ntexto, es la propiedad Origen del control.95Si en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos, cuando el\nusuario escriba un valor en el control, estará modificando el valor almacenado en la\ntabla, en el campo correspondiente del registro activo.\nCuando queremos utilizar el control para que el usuario introduzca un valor que luego\nutilizaremos, entonces no pondremos nada en el origen del control y el cuadro de texto\nse convertirá en independiente.También podemos utilizar un cuadro de texto para presentar campos calculados, en\neste caso debemos escribir en la propiedad Origen del control la expresión que permitirá\na Access calcular el valor a visualizar, precedida del signo igual =.\nPor ejemplo para calcular el importe si dentro de la tabla sólo tenemos precio unitario y\ncantidad.En el ejemplo anterior hemos creado un campo calculado utilizando valores que\nextraíamos de otros campos (en el ejemplo los campos precio y cantidad). También es\nposible realizar cálculos con constantes, por lo que nuestro origen de datos podría\nser =[precio]*0.1 para calcular el 10% de un campo o incluso escribir =2+2 para que se\nmuestre en el campo el resultado de la operación.11.3 Cuadro combinado y Cuadro de listaEstos controles sirven para mostrar una lista de valores en la cual el usuario puede\nelegir uno o varios de los valores.\nEl cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras que el cuadro\ncombinado aparece como un cuadro de texto con un triángulo a la derecha que permite\ndesplegar el conjunto de los valores de la lista.\nUna de las formas más sencillas para crear un control de este tipo es utilizando\nel Asistente para controles. Su uso es muy sencillo, sólo tendrás que activar el\nantes de crear el control sobre el formulario o informe haciendo clic en su\nicono en la pestaña Diseño.96Una vez activado el Asistente, cuando intentes crear un control de Cuadro de\nlista o Cuadro combinado se lanzará un generador automático del control que,\nsiguiendo unos cuantos pasos sencillos, cumplimentará las propiedades del control\npara que muestre los datos que desees.\nEn el tema de creación de tablas ya tuvimos nuestro primer contacto con los cuadros\ncombinados y de lista (con el asistente para búsquedas). Veamos sus propiedades más\nTipo de origen de la fila: En esta propiedad indicaremos de qué tipo será la\nfuente de donde sacaremos los datos de la lista.Podemos seleccionar Tabla/Consulta si los datos se van a extraer de una tabla o de\nSi seleccionamos Lista de valores el control mostrará un listado de unos valores fijos\nque nosotros habremos introducido.\nLa opción Lista de campos permite que los valores de la lista sean los nombres de los\ncampos pertenecientes a una tabla o consulta.\nEn cualquier caso se deberán indicar qué campos o valores serán mostrados con la\nOrigen de la fila: En esta propiedad estableceremos los datos que se van a\nmostrar en el control.Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta deberemos\nindicar el nombre de una tabla o consulta o también podremos escribir una sentencia\nSQL que permita obtener los valores de la lista.\nSi en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Lista de campos deberemos\nindicar el nombre de una tabla o consulta.\nSi, por el contrario, habíamos elegido Lista de valores, deberemos introducir todos los\nvalores que queremos que aparezcan en el control entre comillas y separados por\npuntos y comas:"valor1";"valor2";"valor3";"valor4"...\nColumna dependiente: Podemos definir la lista como una lista con varias\ncolumnas, en este caso la columna dependiente nos indica qué columna se\nutiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el número de orden de la\nEncabezados de columna: Indica si en la lista desplegable debe aparecer una\nprimera línea con encabezados de columna. Si cambiamos esta propiedad a Sí,\ncogerá la primera fila de valores como fila de encabezados.\nAncho de columnas: Permite definir el ancho que tendrá cada columna en la\nlista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas\npor un punto y coma.97\nAncho de la lista: Indica el ancho total de la lista.\nLimitar a lista: Si cambiamos esta propiedad a No podremos introducir en el\ncampo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si\nseleccionamos Sí obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario\nintenta introducir un valor que no está en la lista, Access devuelve un mensaje de\nerror y no deja almacenar este valor.\nFilas en lista: Indica cuántas filas queremos que se visualicen cuando se\ndespliega la lista. Esta propiedad sólo se muestra para el control Cuadro\nSelección múltiple: Esta propiedad puede tomar tres\nvalores, Ninguna, Simple y Extendida.Si seleccionamos Ninguna el modo de selección de la lista será único, es decir sólo\npodremos seleccionar un valor.\nSi seleccionamos Simple permitiremos la selección múltiple y todos los elementos sobre\nlos que hagas clic se seleccionarán. Para deseleccionar un elemento vuelve a hacer clic\nSeleccionando Extendida permitiremos la selección múltiple, pero para seleccionar más\nde un elemento deberemos mantener pulsada la tecla CTRL. Si seleccionamos un\nelemento, pulsamos la tecla MAYUS y dejándola pulsada seleccionamos otro elemento,\ntodos los elementos entre ellos serán seleccionados.\nUna vez incluido el control sobre el formulario o informe podremos alternar entre estos\ndos tipos haciendo clic derecho sobre él y seleccionando la opción Cambiar a...Este es un modo de transformar un control de un tipo de una clase a otra manteniendo\nprácticamente todas sus propiedades intactas, sobre todo aquellas relativas a los\nEsta opción también está disponible en el menú contextual de los cuadros de texto.9811.4 Grupo de Opciones\nEl Grupo de opciones\npermite agrupar controles de opción por Botones de\nopción, Casillas de verificación o Botones de alternar. Esto es útil para facilitar al\nusuario la elección, distinguiendo cada uno de los conjuntos limitado de alternativas.\nLa mayor ventaja del grupo de opciones es que hace fácil seleccionar un valor, ya que el\nusuario sólo tiene que hacer clic en el valor que desee y sólo puede elegir una opción\ncada vez de entre el grupo de opciones.En este control deberemos de tratar el Origen del control de una forma especial.\nEl control Grupo de opciones deberemos vincularlo en su propiedad Origen del\ncontrol al campo que queremos que se encuentre vinculado en la tabla.\nLos controles de opción que se encuentren dentro del grupo tienen una propiedad\nllamada Valor de la opción, que será el valor que se almacene en la tabla al\nPor tanto, deberás establecer la propiedad Valor de la opción para cada uno de los\ncontroles de opción de forma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a\nalmacenar en el campo que indiquemos en el Origen del control del control Grupo de\nLa propiedad Valor de la opción sólo admite un número, no podrás introducir texto por lo\nque este tipo de controles unicamente se utilizan para asociarlos con campos numéricos.En un formulario o infirme, un grupo de opciones puede ser declarado\ncomo independiente y por lo tanto no estar sujeto a ningún campo.\nPor ejemplo, se puede utilizar un grupo de opciones independiente en un cuadro de\ndiálogo personalizado para aceptar la entrada de datos del usuario y llevar a cabo a\ncontinuación alguna acción basada en esa entrada.\nLa propiedad Valor de la opción sólo está disponible cuando el control se coloca dentro\nde un control de grupo de opciones. Cuando una casilla de verificación, un botón de\nalternar o un botón de opción no está en un grupo de opciones, el control no tiene la\npropiedad Valor de la opción. En su lugar, el control tiene la propiedad Origen del99control y deberá establecerse para un campo de tipo Sí/No, modificando el registro\ndependiendo de si el control es activado o desactivado por el usuario.Del mismo modo que vimos con los controles de lista, es aconsejable crear estos\ncontroles con la opción de Asistente para controlesactivada.Así, al intentar introducir un Grupo de opciones en el formulario o informe se lanzará el\ngenerador y con un par de pasos podrás generar un grupo de controles de forma fácil y\nSi no quieres utilizar el asistente, primero crea el grupo de opciones arrastrándolo sobre el\nárea de diseño, a continuación arrastra sobre él los controles de opción, y finalmente\ntendrás que rellenar la propiedadValor de la opción de cada control de opción y la\npropiedad Origen del control del grupo de opciones.11.5 Control de Pestaña\nCuando tenemos una gran cantidad de información que presentar, se suele organizar esa\ninformación en varias pestañas para no recargar demasiado las pantallas. Para ello\nutilizaremos el control Pestaña:Un control Pestaña es un contenedor que contiene una colección de objetos Página. De\nesta forma cuando el usuario elige una página, ésta se vuelve Activa y los controles que\ncontiene susceptibles de cambios.\nAl tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada página individualmente.\nUna vez insertado el control Pestaña deberemos hacer clic sobre el título de una de\nlas Páginas para modificar sus propiedades. El título de la página se podrá modificar a\ntravés de la propiedad Nombre.Para insertar elementos dentro de una página deberemos crearlo dentro de\nella. Una vez hayas seleccionado en el Cuadro de herramientas el control que100quieres insertar, solamente deberás colocar el cursor sobre la página hasta que\nquede sombreada y entonces dibujar el control:Cuando termines sólo tendrás que cambiar de página haciendo clic sobre su título y\nrellenarla del mismo modo.Es posible añadir nuevas Páginas o eliminarlas, para ello sólo tienes que hacer clic\nderecho sobre el control Pestaña y seleccionar Insertar página para añadir una nueva\npágina o hacer clic en Eliminar página para eliminar la página activa.Si tienes más de una página incluida en el control Pestaña deberás utilizar la\nopción Orden de las páginas... en el menú contextual para cambiar su disposición.\nAparecerá el siguiente cuadro de diálogo:101Utiliza los botones Subir y Hacia abajo para cambiar el orden y disposición de la página\nseleccionada de modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estará\nsituada más a la izquierda y, al contrario, la que se encuentre en la parte inferior estará\nsituada más hacia la derecha.\nCuando hayas terminado pulsa el botón Aceptar y podrás ver el control Pestaña con\nlas Páginas ordenadas.\nNuestro siguiente paso será echarle un vistazo a dos de los controles que nos ayudarán a\nmejorar el diseño de los formularios o informes que creemos: las Líneas y\nEn ambos casos su creación es la misma (e igual también para el resto de los controles).\nBasta con seleccionar el control\ny luego dibujarlo en el formulario o informe.\nPara ello sólo tienes que hacer clic en el punto en el que quieras que empiece el control,\ny sin soltar el botón del ratón, desplazamos el cursor hasta que el control alcance el\nEn el caso del control Línea la tecla MAYUS nos será de mucha utilidad. Si mantenemos\nesta tecla de nuestro teclado pulsada mientras realizamos las acciones anteriores\npodremos crear líneas sin inclinación, es decir, completamente horizontales o verticales.Estos controles deberán ser utilizados sobre todo para separar elementos y marcar\nsecciones en nuestros documentos. De esta forma alcanzaremos diseños más limpios\ny organizados, lo cual, además de causar que el usuario se sienta más cómodo\ntrabajando con el formulario o informe, hará que realice su trabajo de una forma más\nrápida y óptima.102Las propiedades de estos controles son practicamente todas las que vimos en el primer\npunto de este tema y que son comunes a todos los controles.\nLo único que añadiremos es que si bien su uso es muy aconsejado para lo mencionado\nanteriormente, un diseño cargado con demasiados controles Línea y Rectángulo al final\nresultan difíciles de trabajar tanto desde el punto de vista del usuario como de la persona\nque está realizando el diseño, tú.11.7 Imágenes\nEl control Imagen\npermite mostrar imágenes en un formulario o informe de\nAccess. Para utilizarlo sólo tendrás que seleccionarlo y hacer clic donde quieras situarlo.\nSe abrirá un cuadro de diálogo donde tendrás que seleccionar la imagen:Al Aceptar, verás que aparece enmarcada en el cuadro del control y ya podremos\nacceder a sus propiedades. Veámoslas:\nImagen indicará la ruta de la imagen en nuestro disco duro.\nModo de cambiar el tamaño: En esta propiedad podremos escoger entre tres\nopciones, Recortar, Extender y Zoom.Si seleccionamos la opción Recortar sólo se mostrará un trozo de la imagen que\nestará limitado por el tamaño del control Imagen. Si hacemos más grande el\ncontrol se mostrará más parte de la imagen.103Seleccionando la opción Extender hará que la imagen se muestre completa\ndentro del espacio delimitado por el control. Esta opción deforma la imagen para\nque tome exactamente las dimensiones del control.Con la opción Zoom podremos visualizar la imagen completa y con sus\nproporciones originales. El tamaño de la imagen se verá reducido o aumentado\npara que quepa dentro del control.Distribución de la imagen: Esta propiedad nos permitirá escoger la alineación\nde la imagen dentro del control.\nPuede tomar los valores Esquina superior izquierda, Esquina superior\nderecha, Centro, Esquina inferior izquierda o Esquina inferior derecha. Esta opción\nes más útil cuando mostramos la imagen en modo Recortar.\nMosaico de imágenes: Puede tomar los valores Sí y No. En el modo Zoom utilizaremos\nesta opción para que se rellenen los espacios vacíos que se crean al ajustar la\nimagen con copias de esta.\nDirección de hipervínculo: Puedes incluir una dirección a un archivo o página\nweb para que se abra al hacer clic sobre el control.\nPor último hablaremos de la propiedad más interesante del control Imagen: Tipo de\nimagen. Puede ser de dos tipos, incrustado y vinculado:\nInsertado: Se hace una copia de la imagen en la base de datos, de forma que si\nrealizamos cambios sobre ella no se modificará el original. Hay que tener en cuenta que el\nespacio que ocupará la base de datos será mayor si se incrustan muchas imágenes en\nella y eso puede hacer que vaya más lenta.\nCompartidas: Al igual que Insertado, la imagen se guarda en la propia base de datos.\nEsta opción se ha introducido como novedad en Access 2010, precisamente para evitar\nel problema de espacio. Al definir una imagen como compartida, ésta estará disponible\npara todos los objetos de la base de datos, que la referenciarán y de esa forma no será104necesario guardar una copia por cada instancia utilizada. Por ejemplo, si quieres que\ntodos tus formularios e informes incluyan un membrete y un logotipo, sólo será necesario\nque la base lo guarde una vez. Si un día cambiáramos el logotipo de la empresa, tan solo\ncon modificar la imagen compartida se modificaría en todos los objetos.\nVinculadas: La imagen no está en la propia base, simplemente apunta a un archivo\nexterno. Al modificar la imagen desde fuera de la base de datos, la de la base se verá\nafectada, y viceversa. Hay que tener en cuenta que, si cambias la imagen de carpeta, la\nbase no la encontrará y dejará de mostrarse, exactamente igual que si tratas de cambiar\nla base a otro ordenador en que no tienes copiados los recursos externos. Su principal\nventaja es que mantiene las imágenes actualizadas, de modo que es adecuado para\nfotografías que vayamos a ir renovando.\nElegir el tipo depende de las necesidades del proyecto y la aplicación práctica de cada\ncaso.11.8 Datos adjuntos y Marcos de objetos\nAl igual que Access permite incluir imágenes en sus formularios o informes, también\npermite la visualización e inclusión de documentos que se han generado en otros\nprogramas (como archivos de Excel, Word, PowerPoint, PDF's, etc.).\nExisten dos formas de incluirlos:\n1. Independiente a los datos de los registros, para incluir objetos de caracter general,\ncomo un documento de ayuda sobre cómo utilizar el formulario o informe. Para ello se\nutiliza el Marco de objeto independiente.Aquí se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y\nmodificarlo desde cero, o seleccionar la opción Crear desde archivo y se nos dará la\nopción de seleccionar un archivo ya existente. En cualquier caso desde el listado\npodremos elegir el tipo de objeto que queremos insertar, de los que Access admite.105Si activamos la casilla Mostrar como icono, el objeto se mostrará\ncomo el icono de la aplicación que lo abre, por ejemplo si el objeto es\nun archivo de Word, se mostrará con el icono del programa Microsoft\nWord. Aunque siempre podremos pulsar Cambiar icono... si\nqueremos asignarle una imagen distinta a la que se muestra por\nSi dejamos la casilla desmarcada, el objeto se mostrará con una\npequeña previsualización que podremos tratar como hacemos con el\ncontrol Imagen.2. Dependiente a los datos de los registros, para incluir documentos que están\nvinculados a un registro en concreto, como el currículum de un determinado candidato a\nempleado, la foto de un cliente o de un producto, etc. Para ello se puede utilizar el\ncontrol Datos adjuntos o bien el Marco de objeto dependiente. Vamos a ver las\ncaracterísticas de ambos.\nCaracterísticaDatos adjuntosMarco de objeto\ndependienteVersiones Access que lo\nsoportanDesde 2007, en\nbases .accdbTodas, incluidas las\nbases .mdbEl campo de origen debe\nser de tipo...Datos adjuntosObjeto OLEEl control más adecuado es Datos adjuntos, porque el tipo de datos datos adjuntos\nes más flexible (permite introducir y gestionar varios adjuntos en el mismo campo) y\nestá más optimizado (los objetos OLE están obsoletos porque funcionan de forma poco\neficaz).Entonces, ¿cuándo deberíamos utilizar un Marco de objeto dependiente?\nPrincipalmente cuando utilicemos una base que haya sido creada con versiones\nanteriores, utilizando el tipo de datos objeto OLE en los campos de sus tablas.\nLa principal propiedad de ambos (datos adjuntos y marco dependiente) es el Origen del\ncontrol, en que se especifica en qué campo de qué tabla se encuentran los objetos.106Por lo demás, el marco dependiente comparte la mayoría de propiedades con el\nmarco independiente. Veamos cuáles son:\nTipo de presentación: Escoge entre Contenido para previsualizar parte del\narchivo, o Icono para que se muestre el icono de la aplicación encargada de\nActivación automática: Aquí podremos seleccionar el modo en el que\nqueremos que se abra el archivo contenido en el marco. Podemos elegir\nentre Doble clic, Manual y Recibir enfoque.Normalmente las dos últimas opciones requerirán de un trabajo de programación\nadicional, pero al encontrarse fuera del ámbito de este curso pasaremos a ver\ndirectamente la primera opción.\nSi seleccionamos la opción Doble clic podremos abrir el archivo haciendo doble clic\nsobre el control o, con este seleccionado, pulsando la combinación de\nActivado: Selecciona Sí o No. Esta propiedad permite que el control pueda\nabrirse o no.\nBloqueado: Si cambiamos esta propiedad a Sí, el objeto se abrirá en modo de\nsólo lectura. Podrá ser modificado, pero sus cambios no serán guardados.Esta función es muy útil para mostrar información que sólo queremos que sea leída.\nNosotros como administradores de la base de datos tendremos la posibilidad de acceder\nal objeto y actualizarlo a nuestro gusto.\nPor último la propiedad Tipo OLE nos indica si el archivo está siendo tratado como\nun archivo vinculado o incrustado. Esta propiedad es de sólo lectura y se nos\nmuestra a título informativo, no podremos modificarla.En un principio los archivos insertados mediante un Marco se incrustan directamente en\nla base de datos para mayor comodidad. Sólo existe un modo de que, al insertar el objeto,\néste quede vinculado y es insertando un archivo ya existente y activando la\ncasilla Vincular.10711.9 El Botón\nEn este apartado hablaremos de los Botones, que son controles capaces de ejecutar\ncomandos cuando son pulsados.\nLos usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchísimas acciones en\nun solo botón gracias a la integración de este programa con el lenguaje de programación\nVisual Basic y al uso de macros. Pero nosotros nos centraremos en el uso de este control\na través del Asistente para controles.Cuando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un Botón nos aparece una\ncuadro de diálogo. Veremos paso a paso cómo deberemos seguirlo para conseguir\nnuestro objetivo.En la primera pantalla podremos elegir entre diferentes acciones a realizar cuando se\npulse el botón. Como puedes ver en la imagen estas acciones se encuentran agrupadas\nNavegación de registros te permite crear botones para moverte de forma rápida\npor todos los datos del formulario, buscando registros o desplazándote\ndirectamente a alguno en particular.Operaciones con registros te permite añadir funciones como añadir nuevos,\nduplicarlos, eliminarlos, guardarlos o imprimirlos.También podrás añadir un botón para abrir, cerrar o imprimir informes,\nformularios y consultas, etc.108Selecciona la Categoría que creas que se ajusta más a lo que quieres realizar y luego\nselecciona la Acción en la lista de la derecha.\nPulsa Siguiente para continuar.Ahora podrás modificar el aspecto del botón. Puedes elegir entre mostrar un Texto en el\nbotón, o mostrar una Imagen.\nEn el caso de escoger Imagen, podrás seleccionar una entre las que Access te ofrece.\nMarca la casilla Mostrar todas las imágenes para ver todas las imágenes que Access\ntiene disponible para los botones.\nTambién podrías hacer clic en el botón Examinar para buscar una imagen en tu disco\nCuando hayas terminado pulsa Siguiente para continuar. Verás una última ventana en\nque podrás escoger el nombre del botón y Finalizar.11.10 Controles ActiveX\nAccess también nos ofrece la posibilidad de añadir un sinfín de controles que podrás\nencontrar haciendo clic en el botón Controles ActiveXen la pestaña Diseño.109Debido a que existen muchísimos de estos controles, y a que sus propiedades son\nprácticamente únicas en cada caso, simplemente comentaremos que puedes acceder a\nellas igual que con el resto de controles, desde la hoja de propiedades.\nSi habías trabajado con versiones anteriores de Access, es posible que utilizaras el\ncontrol de calendario alguna vez, presente en el listado de controles ActiveX. En Access\n2010 ya no existe el control calendario, puesto que los campos de tipo fecha lo\nmuestran automáticamente junto a la caja de texto, al hacer clic sobre ella para introducir\nun valor.En caso de que no aparezca, asegúrate de que hay suficiente espacio junto a la caja de\ntexto para que se visualice correctamente y de que la propiedad Mostrar el selector de\nfecha del control se encuentra establecido como Para fechas.110111All pages:2345678910111213141516171819202122232425262728293031323334353637383940414243444546474849505152535456575859606162636465666768697071727374767778798081828384858687888990919293949596979899100101102103104105106107108109110111InfoSaveLikeShareDownloadMoremanual de acces 2010 Published on Aug 20, 2012 manual de acces 2010 rosarosy95FollowRead moreRead moreSimilar toPopular nowJust for youGo explore