2008/22/CE: Décision de la Commission du 19 décembre 2007 fixant les modalités de mise en œuvre de la décision n° 573/2007/CE du Parlement européen et du Conseil portant création du Fonds européen pour les réfugiés pour la période 2008-2013 dans le cadre du programme général Solidarité et gestion des flux migratoires en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle des États membres, les règles de gestion administrative et financière et l’éligibilité des dépenses pour les projets cofinancés par le Fonds [notifiée sous le numéro C(2007) 6396]\nfixant les modalités de mise en œuvre de la décision no 573/2007/CE du Parlement européen et du Conseil portant création du Fonds européen pour les réfugiés pour la période 2008-2013 dans le cadre du programme général «Solidarité et gestion des flux migratoires» en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle des États membres, les règles de gestion administrative et financière et l’éligibilité des dépenses pour les projets cofinancés par le Fonds\n[notifiée sous le numéro C(2007) 6396]\n(les textes en langue allemande, anglaise, bulgare, espagnole, estonienne, finnoise, française, grecque, hongroise, italienne, lettone, lituanienne, maltaise, néerlandaise, polonaise, portugaise, roumaine, slovaque, slovène, suédoise et tchèque sont les seuls faisant foi.)\nvu la décision no 573/2007/CE du Parlement européen et du Conseil du 23 mai 2007 portant création du Fonds européen pour les réfugiés pour la période 2008-2013 dans le cadre du programme général «Solidarité et gestion des flux migratoires» et abrogeant la décision 2004/904/CE du Conseil (1), et notamment son article 23, son article 31, paragraphe 5, son article 33, paragraphe 6, et son article 35, paragraphe 4,\nIl y a lieu de fixer les conditions dans lesquelles les États membres devraient mettre en œuvre les actions au titre du Fonds, et notamment de préciser les circonstances dans lesquelles l’autorité responsable peut mettre directement en œuvre les projets. Il convient également de prévoir des dispositions pour les autorités déléguées.\nIl y a lieu d’établir une liste des procédures et/ou des modalités pratiques que les différentes autorités désignées devraient établir et suivre pour la mise en œuvre du Fonds.\nIl est nécessaire de déterminer les obligations qui incombent aux autorités responsables en ce qui concerne, d’une part, les bénéficiaires finals durant la phase conduisant à la sélection et à l’approbation des projets à financer et, d’autre part, les aspects sur lesquels doivent porter les vérifications des dépenses déclarées par le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet, y compris les vérifications administratives des demandes de remboursement et les vérifications sur place des opérations de chaque projet.\nPour permettre un contrôle approprié des dépenses effectuées au titre des programmes annuels, il est nécessaire de fixer les critères auxquels les pistes d’audit doivent répondre pour être jugées suffisantes.\nLes audits des projets et des systèmes sont réalisés sous la responsabilité de l’autorité d’audit. Afin de s’assurer que les audits aient une portée et une efficacité adéquates et soient effectués selon les mêmes normes dans tous les États membres, il convient de spécifier les conditions qu’ils doivent remplir, notamment la base sur laquelle se fonde l’échantillonnage.\nOutre leur programme pluriannuel, les États membres sont tenus de remettre à la Commission une description de leurs systèmes de gestion et de contrôle. Étant donné que ce document compte parmi les éléments essentiels sur lesquels se fonde la Commission, dans le contexte de la gestion partagée du budget communautaire, pour établir si l’aide financière en question est utilisée par les États membres conformément aux règles et principes applicables qui sont nécessaires pour protéger les intérêts financiers de la Communauté, il convient de définir de manière détaillée les informations que le document en question doit contenir.\nAfin d’harmoniser les normes de programmation, d’assurer le suivi de la mise en œuvre du Fonds ainsi que d’auditer et de certifier les dépenses, il est nécessaire de définir clairement le contenu du programme pluriannuel, du programme annuel, du rapport d’avancement, du rapport final, des demandes de paiement ainsi que de la stratégie d’audit, du rapport d’audit annuel, de la déclaration de validité et de la certification des dépenses.\nLes États membres étant tenus de veiller à la communication et au suivi des irrégularités et de recouvrer les montants indûment versés dans le cadre du financement du Fonds, il y a lieu de fixer des critères applicables aux données transmises à la Commission.\nL’expérience a montré que les citoyens de l’Union européenne n’ont pas suffisamment connaissance du rôle joué par la Communauté dans le financement de programmes. Il convient dès lors de définir de manière détaillée les actions d’information et de publicité requises pour combler ce manque de communication et d’information.\nAfin de garantir une large diffusion des informations relatives aux possibilités de financement auprès de toutes les parties intéressées et dans un souci de transparence, il y a lieu de déterminer les mesures minimales requises pour informer les bénéficiaires finals potentiels des financements disponibles proposés conjointement par la Communauté et les États membres par l’intermédiaire du Fonds. Pour améliorer la transparence en ce qui concerne l’utilisation du Fonds, il convient que la liste des bénéficiaires finals, l’intitulé des projets et le montant du financement public alloué aux projets fassent l’objet d’une publication.\nCompte tenu de la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (2) et du règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (3), il convient de prévoir, pour ce qui est des actions d’information et de publicité et des activités d’audits menées en application de la présente décision, qu’il incombe à la Commission et aux États membres de prévenir toute divulgation non autorisée de données à caractère personnel et tout accès non autorisé à de telles données, et de spécifier à quelle fin la Commission et les États membres peuvent traiter de telles données.\nL’utilisation de moyens électroniques aux fins de l’échange d’informations et de données financières entre les États membres et la Commission conduit à une simplification, à une efficacité renforcée, à une transparence accrue et à un gain de temps. Pour exploiter pleinement ces avantages tout en garantissant la sécurité des échanges, la Commission pourrait établir un système informatique commun.\nAfin de garantir une mise en œuvre efficace du Fonds dans les États membres, dans le respect des principes de bonne gestion financière, il convient d’adopter une série de règles communes relatives à l’éligibilité des dépenses au cofinancement du Fonds. Afin de limiter la charge administrative pesant sur les bénéficiaires finals et sur les autorités désignées, des taux forfaitaires pour les coûts indirects devraient être éligibles à certaines conditions.\nConformément à l’article 2 du protocole sur la position du Danemark annexé au traité sur l’Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, cet État n’est pas lié par la présente décision ni soumis à son application.\nLes mesures prévues par la présente décision sont conformes à l’avis du comité de gestion du Fonds,\nMise en œuvre du Fonds par l’autorité responsable\nConditions dans lesquelles l’autorité responsable intervient en qualité de maître d’œuvre\nProcédure de sélection et d’attribution lorsque l’autorité responsable intervient en qualité de pouvoir adjudicateur\nConventions de subvention avec les bénéficiaires finals lorsque l’autorité responsable intervient en qualité de pouvoir adjudicateur\nDépenses au titre de l’assistance technique en cas d’autorité commune\nVérifications par l’autorité responsable\nVérifications par l’autorité de certification\nInformations à fournir en ce qui concerne l’utilisation du Fonds\nRapports d’avancement et rapports finals sur l’exécution des programmes annuels\nDocuments établis par l’autorité d’audit\nResponsabilités de l’autorité responsable concernant l’information et la publicité à destination du grand public\nResponsabilités des bénéficiaires finals concernant l’information et la publicité à destination du grand public\nCaractéristiques techniques de l’information et de la publicité à l’échelle de l’opération\nSystème informatique d’échange de documents\nDispositions propres au Fonds européen pour les réfugiés\nMise en œuvre des programmes annuels\nles autorités désignées;\nles systèmes de gestion et de contrôle;\nles informations à fournir à la Commission par les États membres en ce qui concerne l’utilisation du Fonds;\nla notification des irrégularités;\nl’information et la publicité;\nl’échange de documents par voie électronique.\n2. Les dispositions ci-après s’appliquent sans préjudice du règlement (Euratom, CE) no 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités (4).\n«acte de base»: la décision no 573/2007/CE,\n«Fonds»: le Fonds européen pour les réfugiés, tel qu’établi par l’acte de base,\n«quatre Fonds»: le Fonds européen pour les réfugiés, le Fonds pour les frontières extérieures, le Fonds européen pour le retour et le Fonds européen d’intégration des ressortissants de pays tiers, tels qu’établis par la décision no 573/2007/CE, la décision no 574/2007/CE du Parlement européen et du Conseil (5), la décision no 575/2007/CE du Parlement européen et du Conseil (6) et la décision 2007/435/CE du Conseil (7) dans le cadre du programme général «Solidarité et gestion des flux migratoires»,\n«autorité responsable»: l’organisme désigné par un État membre en vertu de l’article 25, paragraphe 1, point a), de l’acte de base,\n«autorité de certification»: l’organisme désigné par un État membre en vertu de l’article 25, paragraphe 1, point b), de l’acte de base,\n«autorité d’audit»: l’organisme désigné par un État membre en vertu de l’article 25, paragraphe 1, point c), de l’acte de base,\n«autorité déléguée»: l’organisme désigné par un État membre en vertu de l’article 25, paragraphe 1, point d), de l’acte de base,\n«autorités désignées»: l’ensemble des autorités désignées par un État membre en vertu de l’article 25 de l’acte de base,\n«action»: une action au titre du Fonds, au sens des articles 3 et 5 de l’acte de base,\n«projet»: les moyens utilisés par les bénéficiaires finals des subventions, en termes pratiques et concrets, pour mettre en œuvre tout ou partie d’une action,\n«bénéficiaire final»: la personne morale responsable de la mise en œuvre des projets (ONG, autorités fédérales, nationales, régionales ou locales, autres organisations à but non lucratif, entreprises privées ou publiques ou organisations internationales),\n«partenaire du projet»: toute personne morale mettant en œuvre un projet en coopération avec un bénéficiaire final en y affectant des ressources et en recevant une partie de la contribution communautaire par l’intermédiaire du bénéficiaire final,\n«orientations stratégiques»: le cadre d’intervention du Fonds, tel qu’adopté par la décision 2007/815/CE de la Commission (8),\n«priorité»: un ensemble d’actions défini comme une priorité dans les orientations stratégiques,\n«priorité spécifique»: un ensemble d’actions défini comme une priorité spécifique dans les orientations stratégiques, ce qui permet un taux de cofinancement supérieur, conformément à l’article 14, paragraphe 4, de l’acte de base,\n«premier acte de constat administratif ou judiciaire»: la première évaluation par écrit, d’une autorité compétente, qu’elle soit administrative ou judiciaire, concluant, sur la base de faits concrets, à l’existence d’une irrégularité sans préjudice de la possibilité que cette conclusion soit à réviser ou à retirer ultérieurement à la suite des développements de la procédure administrative ou judiciaire,\n«irrégularité»: toute violation d’une disposition du droit communautaire résultant d’un acte ou d’une omission d’un opérateur économique qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget général de l’Union européenne par l’imputation au budget général d’une dépense indue,\n«soupçon de fraude»: une irrégularité donnant lieu à l’engagement d’une procédure administrative ou judiciaire au niveau national afin de déterminer l’existence d’un comportement intentionnel, en particulier d’une fraude telle que visée à l’article 1er, paragraphe 1, point a), de la convention établie sur la base de l’article K.3 du traité sur l’Union européenne relative à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes (9),\n«faillite»: une procédure d’insolvabilité au sens de l’article 2, point a), du règlement (CE) no 1346/2000 du Conseil (10),\n«convention de subvention»: une convention ou un document juridique équivalent sur la base duquel les États membres octroient des subventions au bénéficiaire final en vue de la mise en œuvre du projet au titre du Fonds.\nLes États membres peuvent désigner la même autorité responsable, la même autorité d’audit ou la même autorité de certification pour plusieurs des quatre Fonds.\n1. Toute délégation de tâches répond au principe de bonne gestion financière, qui suppose un contrôle interne efficace et efficient, et assure le respect du principe de non-discrimination, ainsi que la visibilité du financement communautaire. Les tâches d’exécution déléguées ne peuvent donner lieu à des conflits d’intérêts.\n2. L’étendue des tâches déléguées par l’autorité responsable à l’autorité déléguée et les procédures détaillées concernant leur mise en œuvre sont consignées formellement par écrit.\nL’acte de délégation mentionne au minimum:\nles références à la législation communautaire pertinente;\nla tâche confiée à l’autorité déléguée;\nles droits, les devoirs et les responsabilités de l’autorité déléguée;\nl’obligation incombant à l’autorité déléguée de mettre en place et de maintenir une structure organisationnelle et un système de gestion et de contrôle adaptés à l’accomplissement de sa mission;\nles garanties à apporter en ce qui concerne le bonne gestion financière ainsi que la légalité et la régularité des tâches déléguées.\n3. Le rôle d’interlocuteur de la Commission, visé à l’article 25, paragraphe 1, point a), de l’acte de base, ne peut être délégué. L’autorité déléguée communique avec la Commission par l’intermédiaire de l’autorité responsable.\n4. Si l’autorité déléguée n’est pas une administration publique ou un organisme de droit privé de l’État membre auquel est confiée une mission de service public, l’autorité responsable ne peut lui déléguer de pouvoirs d’exécution impliquant une large marge d’appréciation de nature à traduire des choix politiques.\n5. La délégation des tâches aux autorités déléguées est sans effet sur les responsabilités incombant à l’autorité responsable, qui demeure comptable des tâches qu’elle a déléguées.\n6. Dans les cas où l’autorité responsable a délégué des tâches à l’autorité déléguée, toutes les dispositions de la présente décision relatives à l’autorité responsable s’appliquent mutatis mutandis à l’autorité déléguée.\nLes autorités désignées peuvent sous-traiter une partie de leurs tâches mais en demeurent comptables, conformément aux responsabilités définies aux articles 27, 29 et 30 de l’acte de base.\nConformément à l’article 31, paragraphe 2, de l’acte de base et compte tenu du principe de proportionnalité, les États membres établissent un manuel précisant les procédures et les modalités pratiques en ce qui concerne:\nle fonctionnement des autorités désignées;\nles modalités garantissant une séparation adéquate des fonctions;\nle cas échéant, le contrôle des autorités déléguées et des tâches sous-traitées;\nl’établissement des programmes pluriannuel et annuels;\nl’établissement de la stratégie d’audit et des plans d’audit annuels;\nla sélection des projets, l’octroi des subventions ainsi que le contrôle et la gestion financière des projets;\nla gestion des irrégularités, des corrections financières et des recouvrements;\nla préparation et l’exécution des missions d’audit;\nla préparation des rapports et des déclarations d’audit;\nla certification des dépenses;\nl’évaluation du programme;\nla notification à la Commission;\n1. L’autorité responsable peut intervenir en tant que pouvoir adjudicateur et/ou maître d’œuvre dans le cadre de la mise en œuvre du Fonds.\n2. L’autorité responsable intervient en tant pouvoir adjudicateur lorsqu’elle met en œuvre les projets, généralement sur la base d’une procédure annuelle ouverte d’appels de propositions.\nNi l’autorité responsable ni aucune autorité déléguée ne peut introduire de demande en réponse à ces appels de propositions.\nDans des cas dûment justifiés, comme la poursuite de projets pluriannuels, conformément à l’article 14, paragraphe 6, de l’acte de base, qui ont été sélectionnés à l’issue d’un appel de propositions antérieur, ou en cas de situations d’urgence, des subventions peuvent être octroyées sans appel de propositions.\n3. L’autorité responsable intervient en qualité de maître d’œuvre lorsqu’elle décide de mettre directement en œuvre les projets car les caractéristiques de ces derniers ne permettent aucune autre solution, par exemple en cas de situations de monopole de droit ou pour des raisons de sécurité. Dans ces cas de figure, les règles relatives au bénéficiaire final s’appliquent mutatis mutandis à l’autorité responsable.\n1. Les raisons ayant amené l’autorité responsable à intervenir en qualité de maître d’œuvre pour la mise en œuvre des projets sont précisées et communiquées à la Commission dans le cadre du programme annuel concerné.\n2. Lors de la mise en œuvre des projets, l’autorité responsable s’emploie à garantir le respect du principe de l’optimisation des ressources et à prévenir les conflits d’intérêts.\n3. L’autorité responsable peut mettre en œuvre les projets choisis conformément aux dispositions de l’article 7, paragraphe 3, directement et/ou en s’associant à toute autorité nationale compétente du fait de ses connaissances techniques, de son degré de spécialisation ou de ses pouvoirs administratifs. Les principales autorités nationales participant à la mise en œuvre sont également mentionnées dans le programme annuel concerné.\n4. La décision administrative de cofinancement d’un projet au titre du Fonds contient les informations nécessaires au suivi des produits et des services cofinancés ainsi qu’au contrôle des dépenses exposées. Toutes les dispositions pertinentes prévues pour les conventions de subvention à l’article 10, paragraphe 2, sont précisées dans un instrument juridique équivalent.\n5. Le rapport final sur l’exécution du programme annuel comporte des informations sur les procédures et les pratiques mises en œuvre pour garantir une séparation adéquate des fonctions, un contrôle efficace et une protection satisfaisante des intérêts financiers des Communautés européennes ainsi que des explications sur la façon dont les conflits d’intérêts ont été évités.\n6. Lorsque l’autorité responsable est susceptible d’être régulièrement maître d’œuvre pour des projets cofinancés par le Fonds:\nl’autorité d’audit ne doit pas appartenir au même organisme que l’autorité responsable, sauf lorsque son indépendance en matière d’audit est garantie et qu’elle est placée sous l’autorité d’un organisme autre que celui auquel elle et l’autorité responsable appartiennent;\nil convient que la mise en œuvre directe de projets par l’autorité responsable soit sans incidence sur les tâches de celle-ci, telles que définies à l’article 27 de l’acte de base.\n7. Lorsqu’une autorité déléguée est susceptible d’être maître d’œuvre pour des projets cofinancés par le Fonds, l’autorité déléguée en question ne peut être l’unique bénéficiaire final des crédits dont la gestion lui a été déléguée.\n1. Les appels de propositions prévus à l’article 7, paragraphe 2, sont publiés de façon à en assurer la publicité la plus large possible auprès des bénéficiaires potentiels. Toute modification du contenu des appels à propositions est également publiée dans les même conditions.\nles critères de sélection, qui doivent être conformes à l’article 14, paragraphe 5, de l’acte de base, et les pièces justificatives s’y rapportant;\nles modalités du financement communautaire et, le cas échéant, du financement national;\nles modalités et l’échéance fixées pour la présentation des propositions.\n2. Aux fins de la sélection des projets et de l’octroi des subventions, l’autorité responsable s’assure que les bénéficiaires potentiels ont connaissance des conditions spécifiques suivantes en ce qui concerne les projets à mettre en œuvre:\nles règles d’éligibilité des dépenses;\nle délai de mise en œuvre; et\nles informations, notamment financières, à conserver et à communiquer.\nAvant l’adoption de la décision d’octroi, l’autorité responsable vérifie que le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet sont à même de remplir ces conditions.\n3. L’autorité responsable s’assure que les projets ayant bénéficié de subventions ont fait l’objet d’une analyse formelle, qualitative et budgétaire ainsi que d’une appréciation qualitative selon les critères définis dans l’appel de propositions. Les motifs du rejet des autres projets doivent être notés.\n4. Les États membres désignent les services compétents pour l’adjudication des projets et veillent dans tous les cas à éviter les conflits d’intérêts, notamment lorsque les demandeurs sont des organismes nationaux.\n5. La décision d’octroi mentionne au minimum le nom du bénéficiaire final et/ou des partenaires du projet, les caractéristiques essentielles du projet et ses objectifs opérationnels, le montant maximum du cofinancement du Fonds et le taux maximum de cofinancement des coûts éligibles totaux.\n6. Des informations écrites relatives aux résultats de la procédure de sélection, expliquant notamment les décisions de sélection, sont envoyées à chaque demandeur. La procédure de révision ad hoc est également mentionnée lorsqu’une telle procédure est prévue par la législation nationale.\n1. L’autorité responsable établit des procédures détaillées en matière de gestion des projets, régissant notamment:\nla signature des conventions de subvention avec les bénéficiaires finals retenus;\nle suivi des conventions et de leurs avenants éventuels par l’établissement d’un système de suivi administratif des projets (échange de correspondance, émission et suivi des avenants et des lettres de rappel, réception et traitement des rapports, etc.).\nle montant maximal de la subvention;\nle pourcentage maximal de la contribution communautaire, conformément à l’article 14, paragraphe 4, ou à l’article 21, paragraphe 3, de l’acte de base;\nune description et un calendrier détaillés du projet soutenu;\nle cas échéant, la partie des tâches que le bénéficiaire final entend sous-traiter à des tiers, ainsi que les coûts afférents;\nle budget prévisionnel et le plan de financement convenus pour le projet, notamment le pourcentage fixe des coûts indirects, au sens de l’annexe 11 relative aux règles concernant l’éligibilité des dépenses;\nle calendrier et les modalités d’exécution de la convention (obligation d’information, avenants et résiliation);\nles objectifs opérationnels du projet et les indicateurs à utiliser;\nla définition des coûts éligibles;\nles conditions de paiement de la subvention et les exigences comptables;\nles conditions relatives à la piste d’audit;\nles dispositions pertinentes en matière de protection des données;\nles dispositions pertinentes en matière de publicité.\n3. Le cas échéant, les bénéficiaires finals s’assurent que tous les partenaires du projet sont soumis aux même obligations qu’eux. Les partenaires engagent leur responsabilité par l’intermédiaire du bénéficiaire final, lequel demeure responsable, en dernier ressort, du respect des conditions contractuelles par lui même et par tous les partenaires du projet.\nSans préjudice des règles communautaires et nationales applicables relatives aux marchés publics, les conventions de subvention disposent que, lors de la mise en œuvre des projets, les bénéficiaires finals et/ou les partenaires du projet attribuent le marché, à la suite d’une procédure d’adjudication, au soumissionnaire proposant l’offre économiquement la plus avantageuse, en veillant à éviter tout conflit d’intérêts. Toutefois, sans préjudice des règles communautaires et nationales applicables en matière de marchés publics, les contrats d’une valeur inférieure à 5 000 EUR peuvent être attribués sur la base d’une seule offre sans recourir à un appel d’offres.\nle montant maximal indiqué dans la convention de subvention;\nle cofinancement maximal résultant de la multiplication des coûts éligibles totaux du projet concerné par le pourcentage prévu à l’article 14, paragraphe 4, et à l’article 21, paragraphe 3, de l’acte de base (à savoir 50 %, 75 % ou 80 %); et\nle montant résultant de l’application du principe de non-profit, visé au point I.3.3 de l’annexe 11.\n1. L’assistance technique à l’initiative de la Commission, décrite à l’article 15 de l’acte de base, peut être financée par le Fonds à concurrence de 100 %.\n2. L’assistance technique à l’initiative des États membres, décrite à l’article 16 de l’acte de base, peut être financée par le Fonds à concurrence de 100 %.\n3. L’assistance technique à l’initiative de la Commission ou des États membres peut prendre la forme de marchés publics, de frais d’experts et/ou de dépenses de fonctionnement soumises aux règles d’éligibilité décrites dans la partie III, chapitre 1.\n1. Lorsqu’une ou plusieurs autorités désignées sont communes à plusieurs des quatre Fonds, les crédits pour les dépenses au titre de l’assistance technique dans le cadre de chacun des programmes annuels concernés peuvent être fusionnés partiellement ou intégralement.\n2. Les dépenses au titre de l’assistance technique sont réparties entre les Fonds concernés, de préférence sur la base de clés de répartition simples et représentatives. L’application de ces clés ne peut donner lieu à aucune augmentation du montant maximal des dépenses au titre de l’assistance technique pour chaque programme annuel concerné.\n1. Les vérifications effectuées par l’autorité responsable, ou sous la responsabilité de celle ci, conformément à l’article 27, paragraphe 1, point g), de l’acte de base portent sur les aspects administratifs, financiers, techniques et matériels des projets, en fonction des besoins.\nLes vérifications établissent que les dépenses déclarées sont réelles et justifiées au regard de la finalité du projet, que les projets retenus ont été réalisés conformément aux conventions de subvention, que la contribution communautaire est conforme aux règles, notamment celles qui concernent la structure du financement décrite à l’article 14 de l’acte de base, que les demandes de remboursement présentées par le bénéficiaire final sont correctes, et enfin, que les projets et les dépenses sont conformes aux règles communautaires et nationales et évitent le double financement des dépenses par d’autres régimes communautaires ou nationaux et pour d’autres périodes de programmation.\ndes vérifications administratives et financières concernant chaque demande de remboursement présentée par les bénéficiaires finals;\ndes vérifications, basées au minimum sur un échantillon représentatif des pièces justificatives couvrant toutes les lignes du budget joint à la convention de subvention, portant sur la pertinence, l’exactitude et l’éligibilité des dépenses, des revenus et des coûts couverts par des recettes spécifiques déclarés par les bénéficiaires finals;\ndes vérifications sur place des opérations de chaque projet, basées au moins sur un échantillon englobant des projets de nature et d’ampleur suffisamment variées et tenant compte de tous les facteurs de risque déjà recensés, de manière à obtenir une assurance raisonnable quant à la légalité et à la régularité des transactions sous-jacentes, compte tenu du niveau de risque déterminé par l’autorité responsable.\nLes vérifications visées aux points a) et b) ne doivent pas être réalisées si le bénéficiaire final a l’obligation de fournir un certificat d’audit établi par un auditeur indépendant et couvrant tous les aspects mentionnés auxdits points.\n2. Chaque vérification est consignée en indiquant les tâches effectuées, la date, les résultats et les mesures adoptées en réponse aux erreurs détectées. L’autorité responsable veille à ce que toutes les pièces justificatives relatives aux vérifications effectuées soient tenues à la disposition de la Commission et de la Cour des comptes pendant une période de cinq ans à compter de la clôture du projet. Ce délai est suspendu en cas de poursuites judiciaires ou à la demande dûment motivée de la Commission.\n3. Lorsque l’autorité responsable intervient en qualité de maître d’œuvre dans le cadre du programme annuel, comme prévu à l’article 7, paragraphe 3, les vérifications visées au paragraphe 1 sont mises en œuvre conformément au principe de la séparation adéquate des fonctions.\nelle permet d’établir un rapprochement entre, d’une part, les montants certifiés à la Commission et, d’autre part, les pièces comptables et les pièces justificatives détaillées dont disposent l’autorité de certification, l’autorité responsable, les autorités déléguées et les bénéficiaires finals pour les projets cofinancés par le Fonds;\nelle permet de vérifier le paiement de la participation publique au bénéficiaire final, l’attribution et les transferts des financements communautaires accordés au titre du Fonds ainsi que les sources de cofinancement du projet;\nelle permet de vérifier l’application des critères de sélection établis pour le programme annuel;\nelle contient pour chaque projet, le cas échéant, la description opérationnelle et le plan de financement, les documents relatifs à l’octroi de l’aide, les documents relatifs aux procédures de passation des marchés publics et les rapports relatifs aux vérifications et audits réalisés.\n2. L’autorité responsable veille à ce que l’emplacement de tous les documents ayant trait aux paiements spécifiques effectués au titre du Fonds soit noté.\n1. Les audits visés à l’article 30, paragraphe 1, points a) et b), de l’acte de base sont réalisés sur les systèmes de gestion et de contrôle établis par les États membres et sur un échantillon de projets sélectionnés selon une méthode approuvée par l’autorité d’audit.\nLa méthode d’échantillonnage devra:\nenglober des projets de nature et d’ampleur suffisamment variées;\nprendre en considération tout facteur de risque recensé par les contrôles nationaux ou communautaires et les aspects coûts/bénéfices des vérifications.\nL’échantillon devra également comporter des projets mis en œuvre par l’autorité responsable intervenant en tant que maître d’œuvre, au moins sur une base proportionnelle.\nLa méthode utilisée pour sélectionner l’échantillon doit être étayée par des documents justificatifs.\n2. L’audit des systèmes de gestion et de contrôle doit couvrir chacun des processus suivants au minimum une fois avant 2013: la programmation, la délégation des tâches, la sélection et l’attribution, le suivi des projets, le paiement, la certification des dépenses, la notification à la Commission, la détection et le traitement des irrégularités potentielles et l’évaluation des programmes.\nle projet répond aux critères de sélection du programme annuel, a été réalisé conformément à la convention de subvention et satisfait à toute condition applicable concernant sa fonction et son utilisation ou les objectifs à atteindre;\nles dépenses déclarées correspondent aux pièces comptables et aux pièces justificatives dont disposent le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet, et que ces pièces comptables correspondent aux pièces justificatives dont dispose l’autorité responsable ou tout organisme délégué;\nles dépenses correspondent aux critères d’éligibilité prévus à l’annexe 11, aux exigences fixées lors de la procédure nationale de sélection, aux dispositions de la convention de subvention et aux activités effectivement menées et, le cas échéant, à d’autres règles communautaires et nationales;\nla destination effective ou prévue du projet correspond aux objectifs, actions ou mesures prévus aux articles 3, 5 et 16 de l’acte de base et, le cas échéant, couvre les groupes cibles;\nla contribution publique ou privée a été versée au bénéficiaire final conformément à l’article 14, paragraphe 2, de l’acte de base;\nil existe une piste d’audit suffisante;\nil n’y a pas de conflit d’intérêts et les ressources ont été utilisées d’une façon optimale, notamment dans les cas où l’autorité responsable intervient en tant que maître d’œuvre du projet.\n4. Aux fins de l’article 30, paragraphe 1, point b), de l’acte de base, seules les dépenses incluses dans le champ d’un contrôle en application du paragraphe 3 sont prises en compte dans le montant des dépenses contrôlées. Si l’audit est réalisé avant la clôture du projet, seules les dépenses effectivement contrôlées sont prises en compte pour le calcul du taux de couverture.\n5. Lorsque les problèmes détectés ont un caractère systémique et peuvent donc entraîner un risque pour d’autres projets, l’autorité d’audit veille à ce qu’un examen complémentaire soit réalisé, y compris le cas échéant par des audits complémentaires, afin de déterminer l’ampleur de ces problèmes. Les autorités compétentes prennent les mesures préventives et correctives nécessaires.\n6. L’autorité d’audit tire des conclusions sur la base des résultats des contrôles portant sur les dépenses déclarées à la Commission et lui transmet ces conclusions dans le rapport annuel d’audit. Lorsque, pour un programme annuel, le taux d’erreur est supérieur au seuil d’erreur significative de 2 % de la contribution communautaire, l’autorité d’audit en analyse la signification et prend les mesures nécessaires, notamment en formulant des recommandations appropriées, qu’elle consigne au moins dans le rapport annuel d’audit.\n1. Dans les cas où l’autorité d’audit émet un avis avec réserve ou un avis négatif sur le fonctionnement du système de gestion et de contrôle, l’autorité de certification vérifie que cette information a été transmise à la Commission et s’assure qu’un plan d’action adéquat a été mis en œuvre par l’autorité responsable pour rétablir le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle et pour évaluer l’incidence du dysfonctionnement sur la déclaration de dépenses.\n2. Si la demande de paiement ou la déclaration de remboursement n’est pas validée par l’autorité d’audit pour le rapport final sur l’exécution du programme annuel, l’autorité de certification veille à ce qu’une demande de paiement ou une déclaration de remboursement valable soit établie sans délai.\n1. Conformément à l’article 9, paragraphe 2, de l’acte de base, le montant de la contribution communautaire allouée à un État membre peut déterminer dans quelle mesure ce dernier transmet à la Commission, au moyen des documents visés dans le présent chapitre, les informations dont il dispose sur l’utilisation du Fonds et qui peuvent être fournies, le cas échéant, sous forme de résumé.\n2. Les États membres fournissent toutefois des informations plus détaillées si la Commission en fait la demande, notamment s’il s’avère que ces informations lui sont nécessaires pour remplir effectivement les obligations qui lui incombent en vertu de l’acte de base et du règlement financier.\n1. La description des systèmes de gestion et de contrôle visés à l’article 31, paragraphe 4, et à l’article 32, paragraphe 2, de l’acte de base est transmise conformément au modèle figurant à l’annexe 1.\n2. L’autorité responsable valide la description des systèmes mis en œuvre par toute autorité déléguée. Chaque autorité désignée confirme l’exactitude de la description des systèmes de gestion et de contrôle qui la concerne. L’autorité d’audit confirme en outre que la description est complète.\n3. Lors de l’examen de la description, la Commission peut demander des clarifications et proposer des mesures tendant à la rendre conforme aux dispositions de l’acte de base. Des visites sur place peuvent être effectuées, le cas échéant, par des fonctionnaires ou des représentants autorisés de la Commission.\n4. Si l’autorité responsable est la même pour plusieurs des quatre Fonds ou que des systèmes communs s’appliquent à plusieurs d’entre eux, une description des systèmes de gestion et de contrôle communs peut être présentée, laquelle précisera, le cas échéant, toute spécificité.\n1. L’autorité responsable est chargée de:\nsignaler, lors de la présentation du projet de programme annuel, toute modification éventuelle apportée aux systèmes de gestion et de contrôle;\nnotifier à la Commission toute modification substantielle au plus tard au moment ou celle-ci produit ses effets;\nfournir, à la demande de la Commission, une description révisée si de nombreuses modifications substantielles ont été apportées.\n2. Une modification est «substantielle» lorsqu’elle est susceptible d’avoir une incidence sur la séparation des fonctions, sur l’efficacité des mécanismes de sélection, d’attribution, de contrôle et de paiement ainsi que sur la communication avec la Commission. Il s’agit notamment des modifications touchant l’une des autorités désignées, le système de comptabilité ainsi que les processus de paiement et de certification.\n3. La révision des systèmes de gestion et de contrôle suit la même procédure que celle prévue à l’article 20.\n1. Les États membres transmettent à la Commission un programme pluriannuel, au sens de l’article 18 de l’acte de base, sur la base du modèle figurant à l’annexe 2.\n2. Les États membres transmettent à la Commission les programmes annuels, au sens de l’article 20 de l’acte de base, sur la base du modèle figurant à l’annexe 3.\nLes plans financiers relatifs aux programmes annuels présentent une répartition des montants budgétisés par catégorie d’action, au sens de l’article 3, paragraphe 1, de l’acte de base, avec une référence aux priorités.\n1. En vue de réviser le programme annuel approuvé par la Commission conformément à l’article 20, paragraphe 5, de l’acte de base, l’État membre concerné présente un projet de programme annuel révisé à la Commission avant le 1er mai de l’année qui suit l’année de référence. La Commission examine le programme révisé et l’approuve dès que possible, conformément à la procédure prévue à l’article 20, paragraphe 5, de l’acte de base.\n2. Les modifications de la répartition financière sans révision du programme annuel conformément au paragraphe 1 ne peuvent excéder 10 % de la contribution totale du Fonds et ne sont autorisées que dans des circonstances dues à des facteurs indépendants de la volonté de l’autorité responsable. Toute modification de cette nature est dûment justifiée dans le rapport d’avancement et/ou dans le rapport final sur l’exécution du programme annuel.\n1. Les États membres transmettent à la Commission les rapports d’avancement de l’exécution du programme annuel et les demandes de paiement, au sens de l’article 39, paragraphe 4, de l’acte de base, sur la base du modèle figurant à l’annexe 4.\n2. Les États membres transmettent à la Commission les rapports finals sur l’exécution du programme annuel et les demandes de paiement, au sens de l’article 40, paragraphe 1, point b), de l’acte de base, sur la base du modèle figurant à l’annexe 5.\n3. Les tableaux financiers relatifs aux rapports d’avancement et aux rapports finals présentent une répartition des montants par priorité, d’une part, comme prévu dans les orientations stratégiques, et par projet pour chaque catégorie d’action, d’autre part, au sens de l’article 3, paragraphe 1, de l’acte de base.\n1. La stratégie d’audit visée à l’article 30, paragraphe 1, point c), de l’acte de base est établie conformément au modèle figurant à l’annexe 6.\n2. Sauf dans les cas où chacun des deux derniers programmes annuels adoptés par la Commission correspond à une contribution communautaire annuelle inférieure à un million d’euros, l’autorité d’audit présente chaque année, à partir de 2009, un plan d’audit annuel avant le 15 février. Le plan d’audit est établi en tant qu’annexe de la stratégie d’audit sur la base du modèle figurant à l’annexe 6. En cas de stratégie d’audit combinée, comme prévu à l’article 30, paragraphe 2, de l’acte de base, un plan d’audit annuel combiné peut être présenté.\n3. Le rapport d’audit et les avis visés à l’article 30, paragraphe 3, points a) et b), de l’acte de base sont fondés sur les audits des systèmes et les contrôles des projets réalisés conformément à la stratégie d’audit, et sont établis conformément aux modèles figurant aux annexes 7.A et 7.B.\n4. La déclaration de validité visée à l’article 30, paragraphe 3, point c), de l’acte de base se fonde sur l’ensemble des activités d’audit menées par l’autorité d’audit et, le cas échéant, sur des contrôles supplémentaires. Elle est établie sur la base du modèle figurant à l’annexe 7.C.\n5. Si la portée de l’examen a été limitée ou si le niveau des dépenses irrégulières constatées ne permet pas de rendre un avis sans réserve soit dans le cadre de l’avis annuel visé à l’article 30, paragraphe 3, point b), de l’acte de base, soit dans le cadre de la déclaration visée au point c) dudit article, l’autorité d’audit en expose les raisons et évalue l’ampleur du problème ainsi que ses incidences financières.\n1. La déclaration de dépenses certifiée relative à la demande de paiement du second préfinancement visé à l’article 39, paragraphe 4, de l’acte de base est établie selon le modèle figurant à l’annexe 8 et transmise à la Commission.\n2. La déclaration de dépenses certifiée relative à la demande de paiement final, visée à l’article 40, paragraphe 1, point a), de l’acte de base, est établie selon le modèle figurant à l’annexe 9 et transmise à la Commission.\n1. Sur la base des modèles figurant aux annexes 4 et 5, les États membres notifient à la Commission toute irrégularité qui a fait l’objet d’un premier acte de constat administratif ou judiciaire dans les rapports d’avancement ou les rapports finals sur l’exécution des programmes annuels.\nle Fonds, le programme annuel et le projet concernés;\nla date et la source de la première information qui a permis de soupçonner l’existence d’une irrégularité;\nle montant de la contribution communautaire concerné.\nLes cas suivants ne doivent toutefois pas être signalés, sauf s’il y a soupçon de fraude:\nles cas où les irrégularités concernent des montants inférieurs à 10 000 EUR à charge du budget général des Communautés européennes;\nles cas où l’irrégularité consiste seulement en l’inexécution, totale ou partielle, d’un projet couvert par le programme annuel à la suite de la faillite du bénéficiaire final;\nles cas signalés à l’autorité responsable par le bénéficiaire final sans contrainte et avant découverte par l’autorité compétente, soit avant, soit après le versement de la contribution publique;\nles cas décelés et corrigés par l’autorité responsable avant tout paiement de la contribution publique au bénéficiaire final et avant l’inclusion des dépenses concernées dans la déclaration de dépenses soumise à la Commission.\nle cas échéant, les autres États membres et pays tiers concernés;\nle moment auquel ou la période pendant laquelle l’irrégularité a été commise;\nles autorités ou organismes nationaux qui ont procédé à la constatation de l’irrégularité et les autorités chargées du suivi administratif ou judiciaire;\nl’identité des personnes physiques et morales concernées et de toute autre entité participant, sauf dans les cas où cette information ne peut être utile dans le cadre de la lutte contre les irrégularités en raison du caractère de l’irrégularité en cause;\nle budget total et la participation publique approuvés pour le projet et la répartition du cofinancement de cette dernière entre contribution communautaire et contribution nationale;\nle montant de la participation publique concerné par l’irrégularité et le montant de la contribution communautaire correspondante mis en péril;\nlorsqu’aucun paiement de la participation publique prévue au point g) n’a été effectué en faveur des personnes ou autres entités identifiées, les montants qui auraient été indûment payés si l’irrégularité n’avait pas été constatée;\nl’éventuelle suspension des paiements et les possibilités de recouvrement;\n3. Lorsque certaines des informations visées au paragraphe 2 ne sont pas disponibles, notamment celles relatives aux pratiques utilisées pour commettre l’irrégularité ainsi qu’à la façon dont celle-ci a été décelée, les États membres fournissent dans toute la mesure du possible les éléments manquants lors de la transmission à la Commission des signalements d’irrégularités ultérieurs.\n1. Les États membres informent la Commission, en faisant référence à toute communication antérieure faite en vertu de l’article 27, des procédures entamées concernant toutes les irrégularités précédemment communiquées ainsi que des modifications significatives qui en résultent. Ces informations sont communiquées dans les rapports d’avancement ou les rapports finals sur l’exécution des programmes annuels conformément aux modèles figurant aux annexes 4 et 5.\nles raisons de l’abandon éventuel des poursuites pénales.\nLes États membres communiquent à la Commission toutes les décisions administratives ou judiciaires de clôture de ces procédures, ou les principaux éléments desdites décisions, et indiquent en particulier si les éléments constatés permettent de soupçonner l’existence d’une fraude.\n1. La Commission entretient avec les États membres intéressés les contacts appropriés aux fins de compléter les renseignements fournis sur les irrégularités visées à l’article 27 et les procédures prévues à l’article 28 relatives aux possibilités de recouvrement.\n1. La Commission peut utiliser toutes les informations de nature générale ou opérationnelle communiquées par les États membres en application de la présente décision pour effectuer des analyses de risques et élaborer, sur la base des informations obtenues, des rapports et des dispositifs d’alerte permettant une détection plus efficace des risques.\n2. La Commission informe régulièrement les États membres concernés de l’utilisation des données visées au paragraphe 1.\n1. L’autorité responsable veille à ce que les informations essentielles relatives aux programmes pluriannuel et annuels fassent l’objet d’une large diffusion, en indiquant les contributions financières des Fonds concernés, et à ce qu’elles soient mises à la disposition de toutes les parties intéressées.\nL’autorité responsable peut toutefois décider de garder confidentielles les modalités de gestion interne établies dans le programme pluriannuel ou dans les programmes annuels ainsi que toute information relative à la mise en œuvre du Fonds pour des motifs de sécurité publique.\n2. L’autorité responsable fournit au moins les informations suivantes aux bénéficiaires finals potentiels:\nles conditions d’éligibilité à remplir pour pouvoir bénéficier d’un financement au titre d’un programme annuel;\nune description des procédures d’examen des demandes de financement et une indication de leurs délais;\nles critères de sélection des projets à financer;\nles personnes de contact qui peuvent fournir des informations sur les programmes annuels.\nEn outre, l’autorité responsable informe les bénéficiaires finals potentiels de la publication prévue à l’article 33, paragraphe 2, point b).\nL’autorité responsable informe les bénéficiaires finals du fait que l’acceptation d’un financement implique l’acceptation de l’inclusion sur la liste des bénéficiaires finals publiée conformément à l’article 33, paragraphe 2, point b).\n1. L’autorité responsable veille à ce que des actions d’information et de publicité soient menées en vue d’assurer la couverture médiatique la plus large possible au moyen de différentes formes et méthodes de communication au niveau territorial approprié.\n2. L’autorité responsable organise au moins les actions d’information et de publicité suivantes:\nau minimum une action d’information par an présentant, à compter de 2008, le lancement du programme pluriannuel ou les réalisations du ou des programmes annuels;\nla publication annuelle, au moins sur un site internet, de la liste des bénéficiaires finals, de l’intitulé des projets et du montant des financements publics et communautaires alloués à ceux-ci. Les personnes appartenant aux groupes cibles définis à l’article 6 de l’acte de base ne sont pas nommées. L’adresse du site internet est communiquée à la Commission.\n1. Le bénéficiaire final est chargé d’informer le public du concours financier qui lui est alloué par le Fonds en appliquant les mesures prévues aux paragraphes 2, 3 et 4.\n2. Le bénéficiaire final appose une plaque permanente, bien mise en évidence et de taille significative, au plus tard trois mois après l’achèvement de tout projet remplissant les conditions suivantes:\nla participation communautaire totale au projet dépasse 100 000 EUR; et\nl’opération consiste à acquérir un objet matériel ou à financer des projets d’infrastructure ou de construction.\nLa plaque indique le type et l’intitulé du projet. En outre, les informations visées à l’article 35 occupent au moins 25 % de la plaque.\n3. Lorsqu’un projet bénéficie d’un financement au titre d’un programme annuel cofinancé par le Fonds, le bénéficiaire final s’assure que les participants au projet ont été informés de ce financement.\nChaque action d’information et de publicité à destination des bénéficiaires finals, des bénéficiaires finals potentiels et du grand public comporte les éléments suivants:\nl’emblème de l’Union européenne, conformément aux normes graphiques figurant à l’annexe 10, et une référence à l’Union européenne;\nune référence au Fonds;\nune mention choisie par l’autorité responsable, soulignant la valeur ajoutée apportée par la contribution de la Communauté.\nLes paragraphes 1 et 3 ne s’appliquent pas aux petits objets promotionnels ni aux objets promotionnels liés à plusieurs des quatre Fonds.\n2. Les informations visées au chapitre 4 ne peuvent être transmises à des personnes autres que celles qui, dans les États membres ou au sein des institutions communautaires, sont, par leurs fonctions, appelées à les connaître, à moins que l’État membre qui les a communiquées n’y ait expressément consenti.\n1. L’éligibilité des dépenses engagées dans le cadre des actions financées au titre des programmes annuels, visée à l’article 35, paragraphe 4, de l’acte de base, est déterminée en appliquant les règles prévues à l’annexe 11.\n2. Les règles sont applicables aux dépenses engagées par les bénéficiaires finals et s’appliquent mutatis mutandis aux dépenses engagées par les partenaires du projet.\n3. Les États membres peuvent appliquer des règles d’éligibilité nationales plus strictes que celles fixées par la présente décision.\nIl appartient à la Commission d’établir si les règles d’éligibilité nationales applicables correspondent à cette condition.\n1. Les demandes de mesures d’urgence sont présentées par l’autorité responsable sur la base du modèle figurant à l’annexe 12.\n2. Toute adoption de mesures d’urgence par la Commission conduit à une modification de la décision de financement approuvant le programme annuel de l’État membre concerné. Cette modification indique le montant attribué à l’État membre concerné, la période d’éligibilité des dépenses et, le cas échéant, la dérogation aux règles d’éligibilité des dépenses prévues à l’annexe 11 en relation avec les actions énumérées à l’article 5 de l’acte de base.\n3. Le rapport sur l’exécution de ces mesures est inclus dans le rapport d’avancement ainsi que dans le rapport final sur l’exécution du programme annuel concerné.\n4. Un premier préfinancement, représentant 80 % du montant alloué aux mesures d’urgence, est versé à l’État membre dans les soixante jours suivant l’adoption de la décision visée au paragraphe 2. Le solde est versé lorsque le même paiement est effectué pour le programme annuel concerné.\n1. En ce qui concerne le montant forfaitaire pour les personnes réinstallées, prévu à l’article 13, paragraphe 3, de l’acte de base, l’autorité responsable se charge, pendant la période visée à l’article 43 de l’acte de base:\nde conserver les informations nécessaires pour établir correctement l’identité des personnes réinstallées ainsi que la date de leur réinstallation;\nde conserver les justificatifs nécessaires pour prouver que ces personnes appartiennent à l’une des quatre catégories prévues à l’article 13, paragraphe 3, de l’acte de base.\n2. Les personnes sont réinstallées pendant l’année civile correspondant au programme annuel.\n3. Les rapports d’avancement et les rapports finals sur l’exécution des programmes annuels indiquent le nombre de personnes réinstallées pour chacune des quatre catégories prévues à l’article 13, paragraphe 3, de l’acte de base.\n1. Par dérogation à l’article 23, lors de la mise en œuvre du programme annuel:\nla contribution communautaire allouée aux personnes réinstallées visées à l’article 13, paragraphe 3, de l’acte de base ne peut être utilisée pour d’autres actions;\nla contribution communautaire allouée aux mesures d’urgence visées à l’article 21 de l’acte de base ne peut être utilisée pour d’autres actions.\n2. Le total des ressources annuelles mentionnées à l’article 14, paragraphe 7, de l’acte de base auquel se rapporte le seuil de 15 % pour les actions mises en œuvre au titre de l’article 3, paragraphe 4, de ladite décision est calculé en fonction du montant fixé dans la décision de la Commission adoptant le programme annuel, sans tenir compte des ressources supplémentaires éventuellement allouées à des mesures d’urgence.\n(1) JO L 144 du 6.6.2007, p. 1.\n(4) JO L 292 du 15.11.1996, p. 2.\n(6) JO L 144 du 6.6.2007, p. 45.\n(7) JO L 168 du 28.6.2007, p. 18.\n(8) JO L 326 du 12.12.2007, p. 29.\n(10) JO L 160 du 30.6.2000, p. 1. Règlement modifié en dernier lieu par le règlement (CE) no 681/2007 (JO L 159 du 20.6.2007, p. 1).\nModèle de rapport d’avancement de l’exécution du programme annuel\nDemande de paiement du second préfinancement\nModèle de rapport final sur l’exécution du programme annuel\nDemande de paiement du solde/déclaration de remboursement\nModèle de stratégie d’audit\nAnnexe(s) à la strategie d’audit: plans annuels\nModèle de rapport de l’autorité d’audit\nAvis sur le fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle\nValidation de la demande de paiement\nModèle de déclaration pour le paiement du solde\nRègles de base concernant l’emblème et indication des couleurs normalisées\nRègles d’éligibilité des dépenses — fonds européen pour les réfugiés\nDemande de mesures d’urgence\nVersion révisée (numéro, date jj/mm/année), à la suite d’un dialogue avec la Commission\nVersion révisée pour d’autres raisons\nLES INFORMATIONS FOURNIES DÉCRIVENT LA SITUATION AU: …\n1.1.3. Ces systèmes de gestion et de contrôle sont-ils agréés par la Commission pour d’autres instruments financiers communautaires? (s’il y a lieu.)\n1.3.1. Date et forme de la désignation officielle de l’autorité responsable\n1.3.2. Statut juridique de l’autorité responsable\n1.3.3. Spécification des fonctions exercées directement par l’autorité responsable et (s’il y a lieu ou si c’est prévu) par d’autres organismes sous la responsabilité de l’autorité responsable (externalisation de tâches, à l’exception des tâches confiées aux autorités déléguées visées au point 1.4)\n1.3.5. L’autorité responsable peut-elle également intervenir en tant que maître d’œuvre pour les projets cofinancés par le Fonds?\n1.3.6. Si l’autorité responsable est la même pour plusieurs des quatre Fonds, description des fonctions et des systèmes communs\n1.4.1. Raisons de la mise en place d’une ou plusieurs autorités déléguées\n1.4.2. Date et forme de la désignation officielle d’une ou plusieurs autorités déléguées\n1.4.4. Spécification des fonctions exercées directement par les autorités déléguées et (s’il y a lieu ou si c’est prévu) par d’autres organismes sous la responsabilité des autorités déléguées (externalisation de tâches)\n1.4.6. Les autorités déléguées peuvent-elles également intervenir en tant que maître d’œuvre pour les projets cofinancés par le Fonds?\n1.5.1. Date et forme de la désignation officielle de l’autorité de certification\n1.5.2. Statut juridique de l’autorité de certification\n1.5.3. Spécification des fonctions exercées directement par l’autorité de certification et (s’il y a lieu ou si c’est prévu) par d’autres organismes sous la responsabilité de l’autorité de certification (externalisation de tâches)\n1.5.5. Si l’autorité de certification est la même pour plusieurs des quatre Fonds, description des fonctions et des systèmes communs\n1.6. Autorité d’audit\n1.6.1. Date et forme de la désignation officielle de l’autorité d’audit\n1.6.2. Statut juridique de l’autorité d’audit\n1.6.3. Spécification des fonctions exercées directement par l’autorité d’audit et (s’il y a lieu ou si c’est prévu) par d’autres organismes sous la responsabilité de l’autorité d’audit (externalisation de tâches)\n1.6.5. Qualifications des membres du personnel de l’autorité d’audit et (s’il y a lieu ou si c’est prévu) des autres organismes censés exercer des activités d’audit (externalisation de tâches)\n1.6.6. Si l’autorité d’audit est la même pour plusieurs des quatre Fonds, description des fonctions et des systèmes communs\n1.6.7. Si l’autorité responsable peut également intervenir en tant que maître d’œuvre pour les projets cofinancés par le Fonds, description des mesures garantissant l’indépendance de l’autorité d’audit, conformément à l’article 8.\nLignes directrices pour les sections 2 à 4\nPremière partie de chaque tableau\nLa description des procédures doit inclure les tâches que chacune des autorités désignées doit exécuter (ou les organismes sous leur responsabilité) ainsi que leurs interactions. La description doit être concise tout en permettant de comprendre clairement comment les procédures fonctionneront dans la pratique.\nDeuxième partie de chaque tableau\nLa liste de contrôle doit être complétée en indiquant si chaque objectif a été ou non atteint; il y a lieu d’y ajouter toutes les informations utiles. Si l’objectif n’est pas atteint, veuillez en expliquer la raison et indiquer, le cas échéant, la date prévue pour sa réalisation.\nSi les procédures sont formalisées, il y a lieu de mentionner le document concerné.\nDésignation et supervision des autorités désignées\nBrève description du processus de mise en place de chacune des autorités désignées\n[Cette description doit couvrir toutes les autorités.]\nLes règles régissant les relations de l’État membre avec les autorités désignées définissent les responsabilités de chacun.\nL’État membre a fourni des orientations aux autorités désignées pour garantir une gestion financière saine (par des formations et/ou dans des manuels).\nToutes les autorités informeront leur personnel des missions de l’organisme ainsi que de leur description de poste et des résultats escomptés.\nDes mesures ont été prises pour garantir que les différentes autorités disposent d’un personnel suffisant, tant en nombre qu’en termes d’ancienneté et d’expérience pour mener à bien leurs fonctions.\nBrève description des modalités définies pour garantir une séparation adéquate des fonctions\nDes règles sont définies pour garantir une séparation adéquate des fonctions des intervenants chargés, au sein de l’autorité responsable, de la signature des contrats/conventions de subvention.\nDes règles sont définies pour garantir une séparation adéquate des fonctions des intervenants chargés, au sein de l’autorité responsable, du lancement, de la vérification et de l’autorisation des opérations financières.\nL’autorité d’audit sera fonctionnellement indépendante de l’autorité responsable et de l’autorité de certification.\nL’autorité de certification ne participera pas à la sélection, à la mise en œuvre et aux opérations financières liées aux ressources communautaires.\nContrôle des autorités déléguées — s’il y a lieu\n[Cette description doit couvrir l’autorité responsable et l’(les) autorité(s) déléguée(s).]\nLes tâches à déléguer sont clairement définies.\nDes procédures existent pour les tâches déléguées. Leur conformité avec les règles définies dans l’acte de base et avec les modalités de mise en œuvre a été vérifiée.\nDes contrôles de surveillance auront lieu pour s’assurer que les tâches sont exécutées conformément aux procédures mises en place.\nContrôle d’autres tâches non exécutées par les autorités elles-mêmes — s’il y a lieu\nDans le cas d’organismes intervenant sous la responsabilité de l’autorité responsable (mais qui ne sont pas considérées comme des autorités déléguées), des mécanismes de contrôle existent pour garantir une gestion financière saine.\nEn cas d’externalisation d’activités d’audit et lorsque des organismes interviennent sous la responsabilité de l’autorité d’audit, des mécanismes de contrôle existent pour garantir l’application de méthodes d’audit communes ainsi que la cohérence des activités d’audit.\nEn cas d’externalisation des activités de certification et lorsque les organismes interviennent sous la responsabilité de l’autorité de certification, des mécanismes de contrôle existent pour garantir une approche commune de la certification.\nEn cas d’externalisation à des organismes non investis d’une mission de service public, des mécanismes sont définis pour garantir que les tâches susceptibles d’être externalisées n’impliquent ni mission de puissance publique ni exercice d’un pouvoir discrétionnaire d’appréciation.\nÉtablissement du programme pluriannuel\nDes dispositions ont été prises pour garantir le respect du principe de partenariat, conformément aux règles et aux pratiques nationales en vigueur.\nDes procédures sont définies pour s’assurer que le programme pluriannuel soit cohérent avec les orientations stratégiques et soit conforme au droit communautaire, en particulier la législation communautaire visant à assurer la libre circulation des personnes, en lien direct avec des mesures d’accompagnement concernant les contrôles aux frontières extérieures, l’asile et l’immigration.\nLe programme pluriannuel sera approuvé par une personne dûment habilitée.\nÉtablissement des programmes annuels\nDes procédures existent pour garantir:\nla cohérence entre les programmes annuels et le programme pluriannuel,\nl’éligibilité des actions envisagées dans les programmes annuels,\nla cohérence et la complémentarité de ces actions avec les autres instruments nationaux et communautaires,\nla conformité aux dispositions concernant le pourcentage de cofinancement,\nla cohérence avec les priorités (spécifiques) énoncées dans les orientations stratégiques.\nDes procédures existent pour permettre la révision d’un programme annuel en cas de situations d’urgence dûment justifiées, telles que visées dans l’acte de base (s’il y a lieu).\nDes procédures existent pour permettre la révision d’un programme annuel, quand elle est exigée conformément à l’article 23, paragraphe 1, de la présente décision.\nToute modification de la ventilation financière d’un programme annuel ainsi que les raisons qui la justifient sont documentées.\nToute modification de la mise en œuvre du programme annuel ne se rapportant pas à la ventilation financière (par exemple en ce qui concerne la nature et le calendrier des appels de propositions ou la portée de l’assistance technique) ainsi que les raisons qui la justifient sont documentées.\nÉtablissement de la stratégie d’audit et des plans d’audit annuels\n[Cette description concerne l’autorité d’audit.]\nDes règles sont définies pour garantir une communication transparente et adéquate entre l’autorité responsable et l’autorité d’audit en ce qui concerne les procédures de gestion mises en place et les projets, et ce avant et pendant toute la période de programmation.\nDes procédures existent pour la définition des plans d’audit annuels (à joindre chaque année à la stratégie d’audit) ainsi que pour leur transmission à la Commission dans les délais (s’il y a lieu).\nLa stratégie d’audit et les plans d’audit annuels sont approuvés par une personne dûment habilitée.\nAutorité responsable intervenant en tant que maître d’œuvre — s’il y a lieu\nBrève description des raisons amenant l’autorité responsable à mettre directement en œuvre les projets; modalités spécifiques prévues pour renforcer les systèmes de gestion et de contrôle\nLa nécessité de confier la mise en œuvre de projets à l’autorité responsable sera justifiée et approuvée au niveau approprié.\nDes dispositions spécifiques sont prises pour garantir que la nature et les objectifs des projets soient conformes aux dispositions définies pour le Fonds.\nDes dispositions spécifiques sont prises pour prévenir les conflits d’intérêt en ce qui concerne les projets mis en œuvre par l’autorité responsable.\nDes dispositions spécifiques sont prises pour garantir le respect du principe de l’optimisation des ressources dans le cadre de la mise en œuvre de projets par l’autorité responsable.\nDes procédures sont définies pour garantir que les clauses contractuelles régissant ces projets soient claires et complètes, en particulier en ce qui concerne les conditions de financement, les modalités de paiement, les règles d’éligibilité et les obligations en matière de rapport opérationnel et financier.\nDes dispositions spécifiques sont prises pour garantir que les fonctions principales de l’autorité responsable, telles que prévues dans l’acte de base, ne soient pas affectées dans le cadre des projets qu’elle met en œuvre.\nLorsque l’autorité responsable intervient en qualité de maître d’œuvre, l’autorité d’audit se situe dans un autre organisme que l’autorité responsable. (Dans la négative, veuillez décrire les mesures additionnelles mises en œuvre pour garantir l’indépendance de l’autorité d’audit).\nLa stratégie d’audit couvrira les risques spécifiques pouvant découler de la mise en œuvre de projets par l’autorité responsable.\nSélection et mise en œuvre des projets (Autorité responsable intervenant comme pouvoir adjudicateur)\nEn cas d’appel de propositions (ou d’appel d’offres), des règles sont définies de manière à garantir une mise en concurrence ouverte et une publicité adéquate.\nLes critères de sélection seront conformes aux critères minimaux définis dans l’acte de base.\nDes procédures sont définies pour la réception des propositions (ou des offres).\nDes procédures sont définies pour garantir que les propositions (ou les offres) soient évaluées sur la base des règles et critères prédéfinis, et d’une manière transparente et non discriminatoire.\nLes décisions d’attribution et les contrats/conventions de subvention seront approuvés par une personne dûment habilitée.\nDes procédures sont définies pour garantir aux candidats une information a posteriori adéquate concernant les résultats de la procédure de sélection.\nDes procédures sont définies pour assurer le contrôle de la mise en œuvre des contrats/conventions de subvention, conformément aux clauses contractuelles.\nContrôle des projets mis en œuvre par les bénéficiaires finaux\nDes indicateurs clés, tant opérationnels que financiers, seront établis, contrôlés et communiqués à l’autorité responsable du projet.\nDes vérifications ponctuelles sur le terrain effectuées par l’autorité responsable sont prévues pour permettre le contrôle (des aspects opérationnels et financiers) des projets.\nL’autorité responsable veille à ce que les bénéficiaires finaux utilisent un système comptable informatisé et approprié.\nL’autorité responsable veille à ce que les bénéficiaires finaux mettent en œuvre les dispositions relatives à la visibilité de la contribution financière de l’UE.\n[Concerne l’autorité responsable et l’(les) autorité(s) déléguée(s)]\nLes opérations financières seront approuvées par des personnes dûment habilitées.\nAvant de procéder à tout paiement ou recouvrement, des vérifications seront effectuées pour contrôler en particulier:\nl’exactitude et la régularité des demandes de paiement, compte tenu des règles d’éligibilité en application pour les Fonds,\nsi les produits et/ou les services cofinancés par le projet ont réellement été fournis,\nl’exactitude, le caractère complet et le paiement effectif d’autres contributions obtenues auprès de sources publiques ou privées,\ns’il a été tenu compte des résultats de toutes les activités d’audit.\nDes vérifications seront effectuées de manière à obtenir une assurance raisonnable quant à la légalité et à la régularité des opérations sous-jacentes.\nDes contrôles de surveillance seront effectués tout au long de la période de programmation, pour garantir le respect des procédures financières en vigueur.\nLes vérifications porteront sur la complémentarité avec d’autres programmes financiers de la Communauté, de manière à éviter tout double financement.\nIrrégularités, corrections et recouvrements\n[Cette description doit couvrir l’autorité responsable, l’(les) autorité(s) déléguée(s) et l’autorité de certification.]\nLes irrégularités ont fait l’objet de définitions conformes aux exigences communautaires.\nDes mécanismes existent pour garantir que les irrégularités puissent être détectées à temps et que des mesures correctives immédiates soient prises.\nDes procédures existent pour garantir que la Commission soit informée des irrégularités détectées et, s’il y a lieu, de toute mesure corrective prise conformément aux obligations énoncées dans la présente décision.\nDes procédures existent pour garantir un suivi adéquat des ordres de recouvrement émis et, s’il y a lieu, des intérêts dus.\nLorsque les ordres de recouvrement ne peuvent être encaissés, les causes seront recensées pour établir si les États membres devront rembourser ou non les montants au budget communautaire.\nPréparation et exécution des missions d’audit\n[Cette description doit couvrir l’autorité d’audit et, en tant qu’organisme potentiellement audité, l’autorité responsable et l’(les) autorité(s) déléguée(s) et, en tant que destinataire des conclusions, l’autorité de certification.]\nLes pratiques d’audit sont conformes aux normes d’audit internationalement reconnues.\nUn manuel d’audit est rédigé à l’intention des auditeurs sur la base des exigences définies dans l’acte de base.\nDes audits seront menés pour vérifier le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle.\nLes vérifications à effectuer sur les dépenses éligibles porteront sur un échantillon approprié et viseront au minimum 10 % des dépenses éligibles.\nLes vérifications à effectuer sur les dépenses éligibles contrôleront au minimum la conformité et l’efficacité des éléments suivants: procédure de sélection, objectifs du projet, réalité des résultats obtenus, éligibilité des dépenses, validité des pièces justificatives des dépenses, cofinancement national, piste d’audit.\nLe suivi des recommandations précédentes se fera régulièrement.\nLes projets directement mis en œuvre par l’autorité responsable feront l’objet d’un contrôle strict.\nRapport d’audit sur les programmes annuels et déclarations y afférentes\n[Cette description doit couvrir l’autorité d’audit.]\nDes procédures existent pour consolider les conclusions de l’audit des systèmes et de l’audit des projets relevant de chaque programme annuel.\nDes vérifications seront effectuées pour évaluer la validité des demandes de paiement.\nDes investigations plus approfondies seront pratiquées en cas de détection d’erreurs systémiques ou d’erreurs dépassant le seuil d’importance relative.\nLe rapport et les déclarations y afférentes seront approuvés par une personne dûment habilitée.\n[Concerne surtout l’autorité de certification mais également l’autorité responsable et l’(les) autorité(s) déléguée(s)]\nDes procédures existent pour garantir que les informations requises soient transmises par l’autorité responsable aux fins de la certification.\nDes procédures existent pour garantir que le rapport d’audit relatif à chaque programme annuel et les déclarations y afférentes soient transmis par l’autorité d’audit.\nDes procédures existent pour garantir qu’il soit tenu compte des recouvrements dans la déclaration finale des dépenses et pour assurer le suivi des actions en justice en cours ou des recours administratifs ayant un effet suspensif sur ces recouvrements.\nDes vérifications seront effectuées pour garantir l’exactitude et le caractère complet de la déclaration des dépenses (en particulier en ce qui concerne les intérêts générés par le préfinancement octroyé par la Commission ainsi que son utilisation effective comme contribution nationale).\nEn cas d’utilisation de la monnaie locale, les méthodes utilisées pour les calculs et la conversion en euros seront conformes aux règles définies par la Commission.\nLes documents d’orientation de la Commission relatifs aux évaluations sont largement diffusés et mis à disposition de tous les bénéficiaires finaux potentiels ainsi que de toute autre partie intéressée.\nL’autorité responsable (et/ou les autorités déléguées) veilleront à ce que les indicateurs communiqués permettent de mesurer les résultats de chaque projet.\nDes procédures existent pour garantir que l’évaluation requise soit effectuée conformément à l’acte de base.\nDocumentation relative aux procédures\n[Concerne toutes les autorités]\nLes autorités veilleront à ce que les procédures mises en place, visées à l’article 7 de la présente décision, soient conformes au droit national et au droit communautaire (par exemple en matière de marchés publics, de règles comptables, etc.)\nLes procédures sont approuvées par une personne dûment habilitée.\nLes procédures mises en place prévoient des instructions claires pour chacune des opérations principales et expliquent les circuits de prise de décision pour l’exercice des fonctions.\nDes dispositions ont été prises pour garantir que tout le personnel concerné soit informé des procédures mises en place.\nLorsqu’il y a lieu, les procédures incluent l’utilisation de listes de contrôle résumant les principaux contrôles à effectuer.\nDes dispositions ont été prises pour garantir la protection des données à caractère personnel.\n[Concerne l’autorité responsable, l’(les) autorité(s) déléguée(s) et l’autorité de certification]\nDes dispositions ont été prises pour garantir que les données comptables soient complètes, fiables et correctes. Plus particulièrement, le système comptable permettra:\nla traçabilité intégrale des ressources communautaires au niveau des bénéficiaires finaux et des projets,\nle recensement des intérêts générés par un préfinancement octroyé par la Commission,\nle recensement des ordres de recouvrement émis et, s’il y a lieu, des éventuels encaissements.\nLe système comptable et de rapport financier est conforme à la législation nationale en matière de protection des données.\nLe système de comptabilité et de rapport financier utilisé sera informatisé.\nUn système de sauvegarde existe pour garantir, le cas échéant, la continuité des opérations.\nRapports transmis à la Commission\nLes obligations en matière de communication de rapports sont connues, ainsi que leurs implications pour les ressources.\nLes procédures établies permettent aux autorités désignées de présenter des contributions adéquates, complètes et en temps opportun.\nLes rapports sont approuvés par une personne dûment habilitée.\nOù sont conservés les documents suivants?\nDescription des systèmes de gestion et de contrôle, y compris le(s) manuel(s) de procédure\nProgramme pluriannuel national et révisions éventuelles\nProgrammes annuels nationaux et révisions éventuelles\nDécisions de la Commission européenne relatives aux programmes pluriannuel et annuels\nAppels à propositions/Appels d’offres\nDossiers de candidature/Contrats\nAnalyses administrative, technique et financière des propositions et/ou des offres reçues (grilles d’évaluation); rapports du comité d’évaluation\nDécisions de financement ou refus\nAccords de financement des projets\nDécisions relatives aux engagements financiers pour chaque projet\nRapports d’avancement et rapports finaux présentés par les bénéficiaires de fonds\nRapports financiers et demandes de paiement présentés, par projet financé\nPièces justificatives des dépenses et des recettes pour les projets financés\nPaiements/autorisations de recouvrement de fonds (preuves des vérifications effectuées)\nOrdres de paiement/recouvrement de fonds\nPreuve des paiements/recouvrements de fonds\nDocumentation sur la méthodologie d’échantillonnage pour les activités d’audit\nRapports d’audit relatifs aux projets\nRapports des audits réalisés au niveau national concernant les systèmes de gestion et de contrôle\nRapports d’audit relatifs aux programmes annuels\nAvis d’audit relatifs aux systèmes de gestion et de contrôle\nDéclarations d’audit sur la validité des demandes de paiement\nDemandes de paiement adressées à la Commission européenne\nCertification des dépenses communiquée à la Commission européenne\nRapports d’exécution intermédiaires transmis à la Commission européenne\nRapports d’exécution finaux transmis à la Commission européenne\nPreuve de paiement reçue de la Commission européenne\nRapports d’évaluation transmis à la Commission européenne\nJe certifie l’exactitude et l’exhaustivité des informations relatives à l’identification et aux systèmes de contrôle interne de l’autorité responsable.\nJe certifie l’exactitude et l’exhaustivité des informations relatives à l’identification et aux systèmes de contrôle interne de l’autorité de certification.\nJe certifie l’exactitude et l’exhaustivité des informations relatives à l’identification et aux systèmes de contrôle interne de l’autorité d’audit\nje peux confirmer que les descriptions fournies donnent une image fiable de tous les systèmes de gestion et de contrôle.\nVersion révisée (numéro, date jj/mm/année) à la suite du dialogue avec la Commission\nVersion révisée à la suite d’évaluations et/ou de difficultés d’exécution\nVersion révisée à la suite de la révision des orientations stratégiques\n1. SITUATION DANS L’ÉTAT MEMBRE\nDescription de la situation initiale de l’État membre dans le domaine d’action couvert par les objectifs du Fonds\n1.2. Mesures prises par l’État membre jusqu’à présent\n2. ANALYSE DES BESOINS DANS L’ÉTAT MEMBRE\n2.1. Besoins de l’État membre en relation avec la situation initiale\n2.2. Objectifs opérationnels de l’État membre destinés à répondre à ses besoins\nObjectif(s) de la stratégie et exemples d’actions clés\nDescription de la ou des cible(s) concernée(s) et du ou des indicateur(s) utilisés\nLe cas échéant, indiquer les actions clés correspondant à la mise en œuvre des priorités spécifiques relevant de la priorité retenue.\n4. COMPATIBILITÉ AVEC D’AUTRES INSTRUMENTS\nExposé de la compatibilité de cette stratégie avec d’autres instruments régionaux, nationaux et communautaires\nProgramme pluriannuel — Projet de plan financier\n(en milliers EUR — prix courants)\nPriorité 1: […]\nPriorité 2: […]\nPriorité 3: […]\nPlan financier global\n% de concours communautaire\nDans la présentation des actions prévues aux points 3.1 à etc., lorsque c’est utile, fournir une ventilation en respectant les catégories d’actions indiquées dans l’acte de base.\nAspects de l’action présentés dans la description de chaque action aux points 3.1 à etc.\nBénéficiaires envisagés pour les subventions\nComplémentarité avec des actions similaires financées par d’autres instruments communautaires, le cas échéant\n4.1. Objectif de l’assistance technique\nAutres opérations (2)\n(2) Le cas échéant, mesures spécifiques définies dans l’acte de base telles que les mesures d’urgence.\n1.1. Calendrier d’exécution du programme\n1.2. Description de l’organisation de la sélection des projets et des offres, et de leurs résultats\n1.3. Avancement de l’exécution des actions du programme conformément aux priorités fixées\n1.4. Recours à l’assistance technique\nRapport d’avancement de l’exécution du programme annuel\nPréfinancement(s) reçu(s) de la CE: [montant]\nParticipation CE payée par l’EM aux bénéficiaires\nTotal des coûts éligibles exposés jusqu’à présent par les bénéficiaires\n> 60 % du (des) préfinancement(s) reçu?\n3. SIGNALEMENT D’IRRÉGULARITÉS\nNotification de nouvelles irrégularités (3)?\nOui (si oui, remplir le tableau 2)\nSignalement initial d’irrégularités\nDate/source de la première information\nMontant concerné en EUR\nSuivi d’irrégularités antérieures?\nOui (si oui, remplir le tableau 3)\nRapport de suivi d’irrégularités\nMontant concerné (Contribution CE) en EUR\nAnnulation de la contribution CE\nreprésentant l’autorité responsable pour la gestion et la mise en œuvre du [nom du fonds] demande le paiement du montant suivant, correspondant au second préfinancement.\nun rapport d’avancement de l’exécution du programme annuel a été présenté à la Commission ou figure en annexe;\nune déclaration de dépenses certifiée correspondant à au moins 60 % du montant du premier préfinancement a été présentée ou figure en annexe;\nle programme annuel a été exécuté conformément au principe de bonne gestion financière et il y a une assurance raisonnable de la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes;\nla Commission n’a émis aucun avis motivé relatif à une infraction, en vertu de l’article 226 du traité, concernant les actions pour lesquelles les dépenses sont déclarées dans la demande de paiement.\nLe paiement doit être effectué par la Commission à l’ordre de:\nAutorité responsable de la réception des paiements\nNo de compte bancaire\nTitulaire du compte (si différent de l’autorité responsable de la réception des paiements)\nNom en majuscules, cachet, qualité et signature de l’autorité compétente\n(2) Le cas échéant, mesures spécifiques définies dans la base juridique, telles que mesures d’urgence ou personnes réinstallées.\n(3) Depuis le dernier rapport d’avancement/final envoyé à la Commission.\n(4) Montant total demandé en complément du premier préfinancement.\n1.2. Si nécessaire, mise à jour du rapport d’avancement en ce qui concerne la description de l’organisation de la sélection des projets et des offres, et de leurs résultats\n1.3. Résultats de l’exécution des actions du programme conformément aux priorités fixées\nAspects de l’action présentés dans la description de chaque action aux points 1.3 à etc.\nModifications du programme approuvé par la Commission (le cas échéant)\nMesures de suivi prises pendant et après l’exécution\nÉvaluation des résultats concrets par rapport aux objectifs et indicateurs fixés dans le programme\n1.4. Résultats de l’assistance technique\n1.5. Problèmes rencontrés et mesures prises pendant l’exécution du programme\n1.6. Procédures appliquées lorsque l’autorité responsable réalisait le(s) projet(s) directement en tant que maître d’œuvre (le cas échéant)\n1.7. Cohérence et complémentarité avec d’autres instruments\n2. ÉVALUATION DE L’AVANCEMENT DE L’EXÉCUTION DU PROGRAMME PLURIANNUEL\n3.1. Mesures prises pour assurer la publicité des programmes pluriannuel (1) et annuels\nPriorité/autres actions: […]\n(tous chiffres en EUR)\nProgrammé par l’EM\nNo priorité spécifique (2)\nContribution CE due\nContribution CE payée\nCE restant à verser/à récupérer par l’AR\nAutres opérations (3)\n4.1. Liste de tous les recouvrements restant à effectuer au 30 juin de l’année N + 2 (N = année du présent programme annuel)\nListe des ordres de recouvrement à effectuer\nMontant total à recouvrer\nContribution CE à recouvrer\nDéduit du rapport financier afférent\nMotif de recouvrement\nListe des ordres de recouvrement non déduits des précédentes déclarations de dépenses\nMontant total recouvré\nContribution CE recouvrée\nDate du recouvrement\n5. SIGNALEMENT D’IRRÉGULARITÉS\nNotification de nouvelles irrégularités (4)?\nOui (si oui, remplir le tableau 4)\nOui (si oui, remplir le tableau 5)\n(Contribution CE) en EUR\nJe, soussigné [nom en majuscules de la personne responsable], représentant de l’autorité responsable du [nom du fonds]\ndemande le paiement du montant suivant:\ndéclare le remboursement du montant suivant:\nun rapport final sur l’exécution du programme annuel a été présenté à la Commission ou figure en annexe;\nune déclaration de dépenses certifiée a été présentée ou figure en annexe;\nun rapport d’audit annuel, un avis relatif au fonctionnement du système de gestion et de contrôle ainsi qu’une déclaration sur la validité de la demande de paiement établie par l’autorité d’audit ont été présentés ou figurent en annexe;\nles intérêts produits par les préfinancements versés ont été affectés au programme annuel, étant considérés comme une contribution nationale et ont été pris en compte dans la déclaration de dépenses;\n(1) Uniquement pour le rapport final sur l’exécution du premier programme annuel.\n(3) Le cas échéant, mesures spécifiques définies dans l’acte de base, telles que mesures d’urgence ou personnes réinstallées.\n(4) Depuis le dernier rapport d’avancement/final envoyé à la Commission.\n(5) Montant total demandé en complément du ou des préfinancement(s).\n(6) Montant total à rembourser après l’apurement du ou des préfinancement(s).\n1. L’UNIVERS AUDIT\n1.3. Normes d’audit appliquées\n4. MÉTHODE D’AUDIT\n4.1.1. Organisme(s) responsable(s) des activités d’audit\n4.1.2. Autorités soumises à l’audit\n4.1.3. Questions horizontales à inclure dans l’audit des systèmes\n4.2.1. Organisme(s) responsable(s) des activités d’audit\n4.2.2. Description de la méthode d’échantillonnage\n5. PLANS D’AUDIT POUR LES ANNÉES 2007 ET 2008\n5.1. Année 2007 (1)\nCoûts éligibles totaux du projet\nCoûts à auditer\nMentionner les données à l’aide du tableau indiqué pour l’année 2007.\nAnnexe(s) à la stratégie d’audit (2): plans annuels\nANNÉE CIVILE COUVERTE:\n1. MODIFICATIONS DE LA STRATÉGIE D’AUDIT, LE CAS ÉCHÉANT\n2. PRINCIPAUX RÉSULTATS DES AUDITS DE L’ANNÉE PRÉCÉDENTE\n3. PLAN D’AUDIT DE L’ANNÉE 20XX\n(2) À présenter après la stratégie d’audit, conformément à l’article 25, paragraphe 2.\nPROGRAMME ANNUEL COUVERT PAR LE RAPPORT: …\nA. Rapport d’audit annuel\n1.1. Organismes ayant participé à l’élaboration du rapport\n1.2. Description et justification des principaux changements apportés à l’exécution des plans d’audit relatifs au programme annuel concerné\nDate du rapport final\nCoûts éligibles audités\n2.3. Principales constatations, recommandations et conclusions tirées des travaux d’audit au sujet des systèmes de gestion et de contrôle\n2.4. Incidence financière des conclusions d’audit\n2.7. Informations sur le suivi des recommandations d’audit\n3.3. Principales constatations, recommandations et conclusions tirées des travaux d’audit au sujet des projets réalisés\n3.4. Conclusions tirées des résultats des audits en ce qui concerne l’efficacité du système de gestion et de contrôle\n3.5. Incidence financière des conclusions d’audit\n3.7. Informations sur le suivi des recommandations d’audit\n4. SUIVI DES AUDITS AYANT FAIT L’OBJET DE RAPPORTS ANTÉRIEURS, LE CAS ÉCHÉANT\n4.2. Informations sur les résultats d’audit d’actions de caractère systémique relevant de programmes annuels antérieurs\nLe soussigné, représentant le [nom de l’autorité d’audit désignée par l’État membre], a examiné le fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle du [nom du Fonds] concernant les actions réalisées dans le cadre du programme annuel de l’année [20XX] en vue d’émettre un avis indiquant si les systèmes ont fonctionné efficacement, afin de donner une assurance raisonnable de l’exactitude des dépenses déclarées à la Commission ainsi que de la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes.\nL’examen a été réalisé conformément à la stratégie d’audit définie pour ce Fonds, entre le [jj/mm/année] et le [jj/mm/année], et a été mentionné dans le rapport d’audit annuel visé au point A.\n(indiquer toute limitation de la portée de l’examen, par exemple les éventuels problèmes systémiques, les faiblesses du système de gestion et de contrôle, le manque de pièces justificatives, les dossiers faisant l’objet de procédures judiciaires, etc., et estimer le montant des dépenses et de la contribution communautaire affectées. Si l’autorité d’audit considère que les limitations n’ont pas d’incidence sur les dépenses déclarées, il y a lieu de l’indiquer).\nSur la base de l’examen susmentionné, le soussigné déclare que, pour le programme annuel susmentionné, les systèmes de gestion et de contrôle mis en place pour le [nom du Fonds] étaient conformes aux exigences applicables de l’acte de base [référence] [et de la décision no [XXX/2007/CE] de la Commission] et qu’ils ont fonctionné efficacement afin de donner une assurance raisonnable de l’exactitude des dépenses déclarées à la Commission ainsi que de la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes.\nSur la base de l’examen susmentionné, le soussigné déclare que, pour le programme annuel susmentionné, les systèmes de gestion et de contrôle mis en place pour le [nom du Fonds] étaient conformes aux exigences applicables de l’acte de base [référence] [et de la décision no [XXX/2007/CE] de la Commission] et qu’ils ont fonctionné efficacement afin de donner une assurance raisonnable de l’exactitude des dépenses déclarées à la Commission et, par conséquent, de la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes, sauf sur les points suivants:\nLes raisons pour lesquelles le soussigné estime que ce ou ces éléments des systèmes n’étaient pas conformes aux exigences et/ou n’ont pas fonctionné de manière à donner une assurance raisonnable de l’exactitude des dépenses déclarées à la Commission sont les suivantes:\nLe soussigné estime que l’incidence de ces réserves s’élève à […] % des dépenses totales déclarées. Le montant de la contribution communautaire concerné est donc de […].\nSur la base de l’examen susmentionné, le soussigné déclare que, pour le programme annuel susmentionné, les systèmes de gestion et de contrôle mis en place pour le [nom du fonds] n’étaient pas conformes aux exigences applicables de l’acte de base [référence] [et de la décision no [XXX/2007/CE] de la Commission] et qu’ils n’ont pas fonctionné efficacement afin de donner une assurance raisonnable de l’exactitude des dépenses déclarées à la Commission ainsi que de la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes.\nLe soussigné, représentant le (nom de l’autorité d’audit désignée par l’État membre), a examiné, pour le programme annuel [20XX] du [nom du Fonds], les résultats de l’audit réalisé sur ce programme annuel [et a effectué les contrôles supplémentaires qu’il jugeait nécessaires, qui sont décrits dans le rapport].\nSur la base de l’examen susmentionné, le soussigné déclare que les déclarations de dépenses reflètent fidèlement, sur tous les points importants, les dépenses effectuées au titre du programme annuel et que la demande de paiement du solde de la contribution communautaire à ce programme annuel est valable.\nSur la base de l’examen susmentionné, le soussigné déclare que les déclarations de dépenses reflètent fidèlement, sur tous les points importants, les dépenses effectuées au titre du programme annuel et que la demande de paiement du solde de la contribution communautaire à ce programme annuel est valable, sauf sur les points suivants:\nLe soussigné estime que l’incidence de ces réserves s’élève à … des dépenses totales déclarées. Le montant de la contribution communautaire concerné est donc de …\nSur la base de l’examen susmentionné, le soussigné déclare que les déclarations de dépenses ne reflètent pas fidèlement, sur tous les points importants, les dépenses effectuées au titre du programme annuel et que, par conséquent, la demande de paiement du solde de la contribution communautaire à ce programme annuel n’est pas valable.\nPROGRAMME ANNUEL COUVERT:\nreprésentant l’autorité de certification désignée pour le [nom du Fonds]\ncertifie que l’ensemble des dépenses mentionnées dans le rapport d’avancement de l’exécution du programme annuel s’élèvent à:\nIl certifie également que les actions progressent conformément aux objectifs prévus dans la décision de la Commission approuvant le programme annuel et dans le respect de l’acte de base et de ses modalités d’application, et notamment que:\nles dépenses déclarées sont conformes aux règles communautaires et nationales applicables et ont été exposées au bénéfice d’actions sélectionnées en vue d’un financement, conformément aux critères du programme annuel et aux règles communautaires et nationales applicables, notamment celles relatives aux marchés publics;\naux fins de la certification, il a reçu de l’autorité responsable des informations appropriées sur les procédures suivies et les vérifications effectués en rapport avec les dépenses figurant dans les déclarations de dépenses;\nla déclaration de dépenses et la demande de versement du second préfinancement tiennent compte, le cas échéant, des montant recouvrés et des intérêts perçus dans le cadre du programme annuel.\nConformément à l’article 43 de l’acte de base, les pièces justificatives sont et resteront disponibles pendant une période minimale de cinq ans après la clôture du programme annuel par la Commission.\nNom en majuscules, cachet, qualité et signature de l’autorité de certification\n(1) Montant total des dépenses admissibles exposées par les bénéficiaires finals ou pour l’assistance technique.\nreprésentant l’autorité de certification désignée pour le [nom du fonds],\ncertifie que l’ensemble des dépenses mentionnées dans le rapport final sur l’exécution du programme annuel s’élèvent à:\nIl certifie également que les actions progressent conformément aux objectifs prévus dans la décision de la Commission approuvant le programme annuel et dans le respect de l’acte de base, et notamment que:\nil a une certitude raisonnable de la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes;\nles résultats de tous les audits effectués par ou sous la responsabilité de l’autorité de contrôle ont été dûment pris en compte;\nla déclaration de dépenses et la demande de paiement du solde tiennent compte, le cas échéant, des montant recouvrés et des intérêts perçus dans le cadre du programme annuel.\nCette déclaration de dépenses est basée sur des comptes clôturés le [jj/mm/20aa].\nLes couleurs de l’emblème sont les suivantes: PANTONE REFLEX BLUE pour la surface du rectangle; PANTONE YELLOW pour les étoiles.\nSi le procédé d’impression par quadrichromie est utilisé, recréer les deux couleurs normalisées en utilisant les quatre couleurs de la quadrichromie. Le PANTONE YELLOW est obtenu avec 100 % de «Process Yellow». Le PANTONE REFLEX BLUE est obtenu en mélangeant 100 % de «Process Cyan» avec 80 % de «Process Magenta».\nAvec du noir, entourer la surface du rectangle d’un filet noir et insérer les étoiles, toujours en noir, sur fond blanc.\nrelever du champ d’application du Fonds ainsi que de ses objectifs, décrits aux articles 1er et 2 de l’acte de base;\nrelever des actions éligibles énumérées à l’article 3 de l’acte de base ou, dans le cas de mesures d’urgence, être liées aux actions éligibles prévues à l’article 5 de l’acte de base;\nêtre nécessaires à l’exercice des activités couvertes par le projet, qui font partie des programmes pluriannuel et annuels approuvés par la Commission, ou couvertes par les mesures d’urgence définies à l’article 5 de l’acte de base, si elles modifient le programme annuel concerné;\nêtre raisonnables et répondre aux principes de bonne gestion financière, notamment ceux d’économie et de rapport coût/efficacité;\nêtre exposées par le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet, qui doi(ven)t être établi(s) et enregistré(s) dans un État membre, sauf pour les organisations gouvernementales internationales poursuivant des objectifs identiques à ceux fixés dans l’acte de base. En ce qui concerne l’article 39, paragraphe 2, de la présente décision, les règles applicables au bénéficiaire final s’appliquent mutatis mutandis aux partenaires du projet;\nêtre relatives aux groupes cibles définis à l’article 6 de l’acte de base;\nDans le cas d’actions pluriannuelles au sens de l’article 14, paragraphe 6, de l’acte de base, seule la partie de l’action cofinancée par un programme annuel est considérée comme un projet aux fins de l’application des présentes règles d’éligibilité.\nLes projets auxquels le Fonds apporte son concours ne peuvent être financés par d’autres sources relevant du budget communautaire. Les projets soutenus par le Fonds sont cofinancés par des sources publiques ou privées.\nLe budget d’un projet sera présenté comme suit:\ncoûts couverts par des recettes affectées (le cas échéant)\ncontribution de la CE (définie comme le moindre des trois montants indiqués à l’article 12 de la présente décision)\ncontribution du bénéficiaire final et des partenaires du projet (1)\n= Recettes totales\nLes revenus d’un projet sont constitués des concours financiers accordés par le Fonds, des sources publiques et privées, y compris les propres contributions du bénéficiaire final, ainsi que des recettes générées par le projet. Aux fins de la présente disposition, «recettes» désigne les revenus obtenus par un projet pendant la période d’éligibilité définie au point I.4, grâce à des ventes, locations, services, frais d’inscription ou autres revenus équivalents.\nLa contribution communautaire résultant de l’application du principe de non-profit, prévue à l’article 12, point c), de la présente décision, sera égale au «coût total éligible» moins la «contribution de tiers» et les «recettes générées par le projet».\nLes coûts relatifs à un projet doivent être exposés, et les paiements respectifs (à l’exception des amortissements) effectués, après le 1er janvier de l’année indiquée dans la décision de financement approuvant les programmes annuels des États membres. La période d’éligibilité s’étend jusqu’au 31 décembre de l’année N (2) + 1, de sorte que les coûts relatifs à un projet doivent être exposés avant cette date.\nUne exception à la période d’éligibilité susmentionnée est faite pour les mesures d’urgence (voir l’article 21, paragraphe 3, de l’acte de base) et pour l’assistance technique aux États membres (voir le point V.3).\nLes dépenses doivent être identifiables et contrôlables. En particulier:\nS’il y a lieu, le bénéficiaire final est tenu de conserver des copies certifiées conformes des documents comptables justifiant les recettes et dépenses des partenaires relatives au projet concerné.\nLe stockage et le traitement de ces fichiers doivent être conformes à la législation nationale sur la protection des données.\nLes dépenses liées aux actions décrites aux articles 3 et 5 de l’acte de base doivent être exposées:\npar les bénéficiaires finals définis au point I.1.e); et\nsur le territoire des États membres, sauf pour les actions en matière de réinstallation prévues à l’article 3, paragraphe 5, de l’acte de base, dont les dépenses peuvent être exposées sur le territoire des États membres ou dans le pays d’accueil.\nDes partenaires enregistrés et établis dans des pays tiers peuvent être associés aux projets mais toute intervention financière est exclue, sauf dans le cas d’organisations gouvernementales internationales. Les coûts exposés par ces partenaires sont dès lors inéligibles.\nDans le cadre du projet, les coûts directs éligibles sont les coûts qui, dans le respect des conditions générales d’éligibilité décrites dans la partie I ci-dessus, peuvent être identifiés comme des coûts spécifiques liés à la réalisation du projet. Les coûts directs doivent être inclus dans le budget global estimatif du projet.\nLes coûts directs suivants sont éligibles.\nLes coûts directs de personnel ne sont éligibles qu’en ce qui concerne les personnes qui ont un rôle déterminant et direct dans le projet, telles que les chefs de projet et autres personnels participant à son aspect opérationnel, par exemple aux activités de planification, aux activités opérationnelles de réalisation (ou de suivi), à la fourniture de services aux destinataires finals du projet, etc.\nLes coûts relatifs aux autres membres du personnel de l’organisation bénéficiaire finale, qui n’assurent qu’un rôle d’appui (tels que le directeur général, le comptable, le support à l’approvisionnement, le support aux ressources humaines, le support informatique, l’assistant administratif, le réceptionniste, etc.) ne sont pas éligibles au titre de coûts directs mais sont considérés comme des coûts indirects (voir point II.2).\nLes frais de personnel doivent être détaillés dans le budget prévisionnel, en indiquant les fonctions, le nombre et les noms du personnel.\nLes coûts du personnel affecté au projet, c’est-à-dire les salaires augmentés des charges sociales et autres prélèvements obligatoires, sont éligibles pour autant qu’ils n’excèdent pas les taux moyens correspondant à la politique habituelle du bénéficiaire final en matière de rémunération. Le cas échéant, ce calcul inclura toutes les charges normales payées par l’employeur mais exclura les bonifications, primes et participations aux bénéfices. Toutefois, les impôts, taxes ou charges (notamment les impôts directs et les cotisations sociales sur les salaires) qui résultent des projets cofinancés par le Fonds ne constituent des coûts éligibles que s’ils sont réellement supportés par le bénéficiaire final des subventions.\nune personne est engagée contractuellement par le bénéficiaire final aux seules fins de la réalisation du projet;\nune personne employée à titre permanent par le bénéficiaire final:\nremplit des tâches spécifiquement liées à la réalisation du projet en faisant des heures supplémentaires rémunérées, ou\nest affectée provisoirement, par une décision dûment justifiée de l’organisme, à des tâches qui sont spécifiquement liées à la réalisation du projet et qui ne font pas partie de celles qu’elle exécute habituellement, et elle est remplacée pour ses tâches usuelles par une autre personne recrutée par l’organisme.\nLes frais de voyage et de séjour ne sont des coûts directs éligibles que pour:\nle personnel du bénéficiaire final dont les coûts sont éligibles en vertu du point II.1.1;\ndans des cas exceptionnels et dûment justifiés, le personnel du bénéficiaire final assurant un rôle d’appui au sens du point II.1.1;\nles autres personnes externes au bénéficiaire final qui participent aux activités du projet. Dans ce cas, des listes de présence seront établies pour servir de justificatif.\nLes frais de voyage sont éligibles sur la base des coûts réels supportés. Les taux de remboursement sont basés sur le moyen de transport en commun le moins cher et les billets d’avion ne sont autorisés, en principe, que pour les voyages de plus de 800 kilomètres (aller et retour) ou lorsque la destination géographique justifie le transport aérien. Les cartes d’embarquement doivent être conservées. Lorsqu’une voiture privée est utilisée, le remboursement est normalement effectué sur la base soit du coût des transports en commun, soit d’une indemnité kilométrique conforme aux règles officielles publiées dans l’État membre concerné ou appliquée par le bénéficiaire final.\nLes frais de séjour sont éligibles sur la base des coûts réels ou d’indemnités journalières. Les organismes ayant leurs propres taux d’indemnité journalière (per diem) les appliquent dans la limite des plafonds établis par l’État membre conformément à la législation et à la pratique nationales. Les indemnités journalières comprennent normalement les transports locaux (y compris les taxis), le logement, les repas, les appels téléphoniques locaux et les menues dépenses.\nLes coûts liés à l’acquisition d’équipements (sur la base d’un amortissement des biens achetés, d’un crédit-bail ou d’une location simple) ne sont éligibles que s’ils sont essentiels à la réalisation du projet. Les équipements doivent avoir les propriétés techniques nécessaires au projet et être conformes aux normes applicables.\nLes coûts des équipements administratifs courants (imprimantes, ordinateurs portables, fax, photocopieurs, téléphones, câblages, etc.) ne sont pas éligibles à titre de coûts directs mais doivent être considérés comme des coûts indirects (voir point II.2).\nLe choix entre crédit-bail, location ou achat doit toujours reposer sur la solution la moins chère. Toutefois, si le crédit-bail ou la location ne peuvent être envisagés en raison de la courte durée du projet ou de la rapide dépréciation du bien, l’achat est accepté et les charges d’amortissement, visées ci-dessous, peuvent être éligibles sur la base des règles nationales en matière d’amortissement.\nSi les équipements sont achetés avant ou pendant la durée du projet, seule la part d’amortissement correspondant à la durée de leur utilisation pour le projet et au taux réel d’utilisation pour le projet est éligible.\nLes équipements achetés avant le démarrage du projet mais utilisés à ses fins sont éligibles sur la base d’un amortissement. Ces coûts sont toutefois inéligibles si, au départ, les équipements ont été achetés grâce à une subvention communautaire.\nLes coûts d’achat des équipements doivent correspondre à ceux du marché et les biens concernés doivent être amortis conformément aux règles fiscales et comptables applicables au bénéficiaire final.\nPour les biens d’une valeur inférieure à 1 000 EUR, le prix d’achat total est éligible à condition que l’équipement soit acheté pendant les trois premiers mois du projet.\nune attestation doit être obtenue auprès d’un expert immobilier indépendant ou d’un organisme officiel agréé, confirmant que le prix d’achat n’est pas supérieur à la valeur marchande. En outre, cette attestation soit certifie que les biens immobiliers sont conformes à la législation nationale, soit précise les aspects qui ne sont pas conformes et dont la rectification est prévue par le bénéficiaire final dans le cadre du projet;\nles biens immobiliers n’ont pas été achetés grâce à une subvention communautaire à un quelconque moment avant la réalisation du projet;\nles biens immobiliers seront utilisés exclusivement aux fins énoncées dans le projet, pendant une période d’au moins cinq ans après la date de sa clôture, sauf autre autorisation donnée par la Commission;\nEn cas de rénovation, seules les conditions c) et d) s’appliquent.\nles biens immobiliers n’ont pas été achetés grâce à une subvention communautaire;\nils ne peuvent être utilisés que pour la réalisation du projet. Dans le cas contraire, seule la part des coûts correspondant à l’utilisation pour le projet est éligible.\nLes coûts d’achat, de construction, de rénovation ou de location des espaces de bureau destinés aux activités courantes du bénéficiaire final ne sont pas éligibles. Ils sont considérés comme des coûts indirects (voir point II.2).\nToutefois, les fournitures de bureau ainsi que tous types de petits consommables et fournitures administratifs, dépenses de représentation et services généraux (téléphone, internet, affranchissements, nettoyage des bureaux, services publics, assurance, formation du personnel, recrutement, etc.) ne sont pas des coûts directs éligibles; ils sont classés dans les coûts indirects visés au point II.2.\nEn règle générale, les bénéficiaires finals doivent être capables de réaliser eux-mêmes les activités du projet. C’est pourquoi la sous-traitance doit être limitée et ne pas dépasser 40 % des coûts directs éligibles d’un projet, à moins d’être dûment justifiée et approuvée à l’avance par l’autorité responsable.\nLes coûts nécessaires au respect des obligations liées aux cofinancements communautaires, telles que la publicité, la transparence, l’évaluation du projet, les audits externes, les garanties bancaires, les traductions, etc., sont des coûts directs éligibles.\nAux fins de l’assistance, lorsque le bénéficiaire final fait des achats pour les groupes cibles et qu’il rembourse des frais exposés par ces derniers, ces coûts sont éligibles aux conditions particulières suivantes:\nle bénéficiaire final conserve, pendant la durée mentionnée à l’article 43 de l’acte de base, les informations et justificatifs nécessaires à prouver que les personnes recevant cette aide correspondent au groupe cible défini à l’article 6 de l’acte de base;\nle bénéficiaire final conserve, pendant la durée mentionnée à l’article 43 de l’acte de base, les justificatifs de l’aide apportée (tels que les factures et reçus) prouvant que les personnes ont bien reçu cette aide.\nII.1.10. Mesures d’urgence\nPour des raisons dûment justifiées, des dérogations aux règles d’éligibilité définies dans la présente décision peuvent être accordées pour les dépenses liées aux mesures d’urgence, à condition d’être approuvées dans la décision de la Commission autorisant lesdites mesures.\nConformément à l’article 21, paragraphe 3, de l’acte de base, la durée d’éligibilité est de six mois au maximum, de sorte que les coûts relatifs à un projet doivent être exposés pendant cette période.\nLes coûts indirects concernent des catégories de dépenses qui ne peuvent être qualifiées de coûts spécifiques directement liés au projet. Un pourcentage fixe du montant total des coûts directs éligibles peut être éligible en tant que coûts indirects, à condition que:\nles coûts indirects soient maintenus à un minimum et le pourcentage exact de coûts indirects soit fixé par l’État membre en fonction des besoins;\nles coûts indirects figurent dans le budget prévisionnel du projet;\nles coûts indirects ne comprennent pas de coûts relevant d’une autre ligne du budget du projet;\nles coûts indirects ne soient pas financés par d’autres sources. Les organisations qui reçoivent une subvention de fonctionnement provenant du budget communautaire et/ou des États membres ne peuvent pas inclure de coûts indirects dans leur budget prévisionnel;\nen règle générale, le pourcentage fixe de coûts indirects ne dépasse pas 20 % du montant total des coûts directs éligibles. Cependant, ce pourcentage ne peut être supérieur à 10 %:\nsi l’autorité responsable intervient en qualité de maître d’œuvre au sens de l’article 7, paragraphe 3, ou\nsi la sous-traitance représente plus de 40 % des coûts directs éligibles.\nLe pourcentage attribué aux coûts indirects couvre notamment les coûts suivants:\nles frais de personnel qui sont inéligibles en tant que coûts directs, selon le point II.1.1.1 1);\nles dépenses administratives et de gestion, telles que les coûts visés au point II.1.5.2;\nles frais bancaires (sauf les garanties bancaires définies au point II.1.7);\nl’amortissement des biens immobiliers et les frais d’entretien, s’ils sont liés à des opérations administratives courantes, tels que les coûts visés au point II.1.4.4;\ntous les coûts liés au projet mais exclus du point II.1, «Coûts directs éligibles».\nles coûts déclarés par le bénéficiaire final et pris en charge dans le cadre d’un autre projet ou programme de travail bénéficiant d’une subvention communautaire;\nles frais de personnel relatifs à des fonctionnaires qui participent à la réalisation du projet en accomplissant des tâches relevant de celles qu’ils exécutent habituellement;\nDans des cas dûment justifiés, le cofinancement du projet, pour ce qui concerne la contribution du bénéficiaire final et des partenaires au projet, peut être constituée en partie par les travaux effectués par des fonctionnaires permanents employés par ces entités et participant au projet. Dans ce cas, ces coûts ne sont pas éligibles au titre de coûts directs ou indirects aux sens définis aux points II.1.1 et II.2 mais comme des coûts couverts par des recettes affectées.\nCes contributions ne peuvent dépasser 50 % de la contribution totale du bénéficiaire final. Dans ce cas, les règles suivantes s’appliquent:\nles tâches des fonctionnaires sont spécifiquement liées à la réalisation du projet et ne résultent pas des obligations légales de l’autorité publique;\nles fonctionnaires chargés de la réalisation d’un projet y sont affectés par une décision formelle de l’autorité compétente;\nla valeur de ces contributions peut être contrôlée et ne peut dépasser les coûts réellement supportés et dûment justifiés par les documents comptables de l’autorité publique.\nV. Assistance technique à l’initiative des États membres\nÀ l’initiative de chaque État membre, les mesures d’assistance technique suivantes sont éligibles pour chaque programme annuel, dans les limites précisées à l’article 16 de l’acte de base:\nles dépenses liées à la préparation, à la sélection, à l’évaluation, à la gestion et au suivi des actions (y compris les équipements informatiques et consommables);\nles dépenses liées aux audits et aux contrôles sur place des actions ou projets;\nles dépenses liées aux évaluations des actions ou projets;\nles dépenses exposées pour les réunions des comités et sous-comités de suivi concernant la réalisation des actions. Ces dépenses peuvent aussi comporter les coûts liés aux interventions d’experts et d’autres participants à ces comités, y compris de participants provenant de pays tiers, si leur présence est essentielle à la bonne réalisation des actions;\nles dépenses liées aux rémunérations, notamment les cotisations de sécurité sociale, mais uniquement dans les cas suivants:\nfonctionnaires affectés temporairement par décision formelle de l’autorité compétente à l’exécution des tâches visées aux points a) à f),\nautre personnel employé pour l’exécution des tâches visées aux points a) à f),\nla période d’affectation ou d’emploi ne dépasse pas la date finale d’éligibilité des dépenses fixée dans la décision approuvant l’intervention.\nL’assistance technique peut financer des dépenses exposées par les organismes suivants: autorité responsable, autorité déléguée, autorité d’audit, autorité de certification.\nLes activités d’assistance technique doivent avoir lieu, et les paiements correspondants doivent être effectués, après le 1er janvier de l’année indiquée dans la décision de financement approuvant les programmes annuels des États membres. La période d’éligibilité dure jusqu’à la fin du mois de juin de l’année N (3) + 2 ou toute date postérieure compatible avec la date limite de présentation du rapport final sur l’exécution du programme annuel.\nil n’y ait pas de double financement des coûts.\n(1) Y compris les recettes affectées décrites au point IV.\n(2) «N» étant l’année indiquée dans la décision de financement approuvant les programmes annuels des États membres.\n(3) «N» étant l’année indiquée dans la décision de financement approuvant les programmes annuels des États membres.\nANNÉE DE SOUMISSION:\nPROGRAMME ANNUEL À MODIFIER:\n1. Description de la situation de pression particulière appelant des mesures d’urgence\nIndication de la nature exceptionnelle de la situation\nNombre et nature des arrivées\nEffets de ces arrivées sur les capacités d’accueil, le régime d’asile ou les infrastructures\n2. Mesures d’urgence envisagées\nAspects de la mesure présentés dans la description de chaque mesure aux points 2.1 à etc.\nObjectif et portée de la mesure (1) , y compris le groupe cible\nDurée de la mesure (2)\nBénéficiaires des subventions prévus\nComplémentarité avec des actions existantes soutenues par le Fonds européen pour les réfugiés\n3. Règles d’éligibilité\nDates de début et de fin de toutes les mesures\nDérogations aux règles d’éligibilité des dépenses, mentionnées à l’annexe 11 de la présente décision, conformément à l’article 5 de l’acte de base.\n4. Plan de financement indicatif\nTableaux financiers remplaçant les tableaux de l’annexe 3 sous le titre «Autres opérations» (avec les détails pertinents).\n(1) En conformité avec les règles spécifiques d’éligibilité prévues par l’acte de base.\n(2) Six mois au maximum.