Planificação e Implementação de Eventos Comerciais em. Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções - PDF\nPlanificação e Implementação de Eventos Comerciais em. Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções\nDownload "Planificação e Implementação de Eventos Comerciais em. Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções"\nSabrina Neiva Martini\n1 Madil Ricardo Barbosa Lima Planificação e Implementação de Eventos Comerciais em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções Universidade Jean Piaget de Cabo Verde Campus Universitário da Cidade da Praia Caixa Postal 775, Palmarejo Grande Cidade da Praia, Santiago Cabo Verde\n3 Madil Ricardo Barbosa Lima Planificação e Implementação de Eventos Comerciais em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções Universidade Jean Piaget de Cabo Verde Campus Universitário da Cidade da Praia Caixa Postal 775, Palmarejo Grande Cidade da Praia, Santiago Cabo Verde\n4 Madil Ricardo Barbosa Lima, autor da monografia intitulada, Planificação e Implementação de Eventos Comerciais em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções, declara que, salvo fontes devidamente citadas e referidas, o presente documento é fruto do seu trabalho pessoal, individual e original. Cidade da Praia, 03 de março de 2014 Madil Ricardo Barbosa Lima Monografia apresentada à Universidade Jean Piaget de Cabo Verde como parte dos requisitos para a obtenção do grau de licenciatura em Economia e Gestão, variante Projeto de Cooperação e Desenvolvimento.\n5 Sumário O presente trabalho monográfico que se intitula Planificação e Implementação de Eventos Comerciais: Constrangimentos e Propostas de Soluções enquadra-se no âmbito do curso de licenciatura em Economia e Gestão, realizado pela Universidade Jean Piaget de Cabo Verde. A economia internacional enfrenta um dos maiores colapsos financeiros, acompanhado de uma profunda recessão económica a nível global, e muito dos países do primeiro mundo começam a desenhar as suas estratégias que visam relançar as economias nacionais, incitando um amortecimento à referida crise. Assim, de entre essas estratégias, uma está concentrada nas políticas de promoção, realização de feiras, encontros empresariais, enfim, são inúmeras as componentes que caracterizam um dos setores que muito tem contribuído para o crescimento das atividades económicas: o setor dos eventos. O presente trabalho tem, entre outros objetivos, elencar os constrangimentos existentes na planificação e implementação de eventos comerciais em Cabo Verde e, apresentar propostas que possam atenuar esses constrangimentos. Para a realização deste trabalho utilizou-se a metodologia qualitativa de caráter exploratório, recorrendo assim a consultas documentais e, a análise e discussão das informações obtidas através das entrevistas aplicadas aos sujeitos de pesquisa. Fez-se a análise SWOT a respeito da planificação e implementação de eventos comerciais em Cabo Verde, assim como pesquisas bibliográficas e documentais, como também as sitográficas. Com base na parte prática do trabalho, conclui-se que a planificação e implementação dos eventos comerciais em Cabo Verde tem-se revelado um instrumento importante para a organização de eventos comerciais no país. Não obstante, embora esse procedimento esteja a ser utilizado, constatou-se alguns constrangimentos ao longo desse processo, e por conseguinte, foram apresentadas algumas propostas de soluções. Palavras-chaves: constrangimentos; eventos comerciais; implementação; planificação; propostas de soluções.\n6 Abstract The present dissertation research entitled "Planning and Implementation of Commercial Events: Constraints and Proposes of Solutions" is framed in the extent of obtaining a degree in Economy and Management at Jean Piaget University of Cape Verde. The international economy is facing one of the biggest financial collapses, by a deep global economic recession, and many of first world countries begin to draw their strategies which intend to stimulate the national economies, urging a cushioning to that crisis. And among these strategies, one is concentrated on policies for promotion, fairs, business meetings, anyway, there are many components that characterize one of the sectors that has greatly contributed to the growth of economic activities: the industry of the events. The present work has, among other objectives, list the difficulties in the planning and implementation of trade events in Cape Verde, and suggest proposals and measures that may mitigate these constraints. To accomplish the present research, a qualitative methodology of exploitative character was applied, by doing documentary quires and, analyzing information from interviews and the respective discussion. SWOT analysis was made regarding the planning and implementation of trade events in Cape Verde, so the research based on bibliographies and documental study, web research as well.. Based on the practical part of the monograph, it is concluded that the planning and implementation of trade events in Cape Verde has proved an important instrument for the Organization of commercial events in the country. Nevertheless, while this procedure is being used, it was noted some constraints throughout this process, and therefore, were presented some proposals for solutions. Key-words: constraints; commercial events; implementation; planning; proposes of solutions.\n7 Agradecimentos O homem como ser social que é, torna-se difícil apreender e desenvolver as suas competências estando-se isolado dos seus. Ao longo desta empreitada, muitos foram aqueles que contribuíram para o meu desenvolvimento pessoal, acadêmico, profissional e espiritual. Acreditando que o sucesso depende em grande parte das mestrias mencionas, aproveito esta oportunidade para agradecer aqueles, que de uma forma direta ou indireta, contribuíram para o desenvolvimento dessas competências, na qual, acredito também ser um processo contínuo e infinito. Um obrigado em especial ao Professor e Orientador, Mestre Simão Paulo Varela, pela sua paciência e persistência, pedagogia de orientação, incentivo, e pronta disponibilidade para aconselhar e orientar o trabalho. Um obrigado em especial ao Presidente da FIC, S.A., Dr. Luís Cardoso pela disponibilidade demonstrada desde o início, assim como pelas sugestões dadas ao trabalho. Um obrigado à Responsável Comercial da FIC, S.A., Dr.ª Celestina Alves, pela disponibilidade e informações facultadas. Um obrigado ao Presidente da Agência para o Desenvolvimento Empresarial e Internacionalização (ADEI), Dr. Frantz Tavares, pela disponibilidade demonstrada e, um obrigado em especial à Coordenadora da ADEI, Dr.ª Sáula Barbosa, pela disponibilidade e informações facultadas. Agradeço aos Professores Doutores António Baptista e António G. Lima, que contribuíram para o desenvolvimento deste trabalho, através de sugestões e correções, assim como as suas palavras de incentivo. Às pessoas que de alguma forma me apoiaram na preparação deste trabalho, através de palavras de incentivo e sugestões, nomeadamente os (as) senhores (as): Dr. Sandro Correia, Dr.ª Solange Rodrigues, Dr.ª Patrícia Teixeira, e a Sr.ª Vânia Modesto. A Universidade Piaget de Cabo Verde, sem mencionar o fato de ter proporcionado a\n8 oportunidade de fazer o curso no meu país, perto dos meus familiares e entes queridos, agradeço também pelas ótimas condições das suas instalações, propícias para um aprendizado de qualidade, assim como dos seus docentes, a qual também reitero os meus agradecimentos. Agradeço a Deus, ser omnipotente e omnipresente, que me acompanha em todas as etapas da minha vida.\n9 Conteúdo Introdução Contextualização e problemática Importância do trabalho Pergunta de partida Objetivos do trabalho Objetivo geral Objetivos específicos Estrutura do trabalho Capítulo 1: Referencial teórico e metodológico Conceptualização do evento Tipo de eventos Eventos e atividade económica Eventos e o setor turístico Eventos enquanto instrumento de promoção a nível internacional Planificação e Implementação de eventos Organização de um evento Custos e preços de eventos Patrocínio, apoio e parceria Marketing especializado Feiras comerciais e industriais Funcionamento de uma feira Instalação e montagem dos stands Providências e relatório ao término do evento Metodologia de investigação Capítulo 2: Os eventos comerciais em Cabo Verde Feira Internacional de Cabo Verde Feira Internacional de Construção e Habitação Feira de Turismo de Cabo Verde Feira Internacional de Agronegócios Feira de Atividades Económicas Ligadas ao Mar Feira dos 3E Emprego, Empresas e Empreendedorismo /99\n10 Capítulo 3: Resultado de estudo Breves considerações Feiras internacionais e setoriais de Cabo Verde Análise e discussão das informações das entrevistas aplicadas aos sujeitos de pesquisa Análise SWOT Considerações finais Conclusões gerais e sugestões Bibliografia Apêndice 1: Guião de entrevista aplicado aos sujeitos de pesquisa Anexo 1: Mensagens eletrónicas trocadas com os entrevistados /99\n11 Quadros Quadro 1: Expositores & stands da Feira dos 3E (2009) Quadro 2: Receitas arrecadadas na Feira dos 3E (2009) Quadro 3: Atividades paralelas realizadas durante a Feira dos 3E (2009) Quadro 4: Custo de realização da Feira dos 3E (2009) Quadro 5: Feiras internacionais e setoriais de Cabo Verde Quadro 6: Pontos fortes e fracos da planificação de eventos comerciais em Cabo Verde Quadro 7: Oportunidades e ameaças sobre a planificação de eventos comerciais em Cabo Verde /99\n12 Figura Figura 1: Esquema metodológico do trabalho /99\n13 Fotografias Fotografia 1: Vista de cima da Feira Internacional de Cabo Verde Fotografia 2: Imagem interna da Feira Internacional de Construção e Habitação Fotografia 3: Imagem interna da Feita de Turismo de Cabo Verde Fotografia 4: Imagem interna da Feira Internacional de Agronegócios Fotografia 5: Imagem interna da Feira de Atividades Ligadas ao Mar Fotografia 6: Imagem interna da Feira de Empresas, Emprego e Empreendedorismo /99\n14 Siglas e acrónimos ADEI Agência para o Desenvolvimento Empresarial e Internacionalização. B2B Business to Business. CEDEAO Comunidade Económica dos Estados da África Ocidental EXPOAUTO Feira de Automóveis. EXPO 98 Exposição Internacional de Lisboa de EXPOMAR Feira de Atividades Económicas Ligadas ao Mar. EXPOTOUR Feira Internacional de Turismo. FEIRA DOS 3E Feira do Emprego, Empresas e Empreendedorismo. FIC Feira Internacional de Cabo Verde. FICH Feira Internacional de Construção e Habitação. FIC, S.A. FIC Zona Franca Comercial de Cabo Verde, S.A. IADE Instituto de Apoio ao Desenvolvimento Empresarial. ICCA International Congress and Convention Associations. MAHOT Ministério do Ambiente, Habitação e Ordenamento do Território. MECC Ministério da Economia, Crescimento e Competitividade. MIEM Ministério da Indústria e Economia Marítima. MTIE Ministério do Turismo, Indústria e Energia. PIB Produto Interno Bruto. SEE Setor Empresarial do Estado. UEFA Union of European Football Associations. VIP Very Important People. 14/99\n15 Glossário Backligths luz de suporte. Buzines Center centro de negócios. Cluster conjunto de; grupo de; aglomerado de. Coffe Breack curta pausa para um lanche. Crash colapso. Foulders dossiers/documentos. Flyer panfletos; brochura. Layout configuração. Mailing List lista de contactos. Mídia meios de comunicação social. Muppis painéis publicitários. Outdoors cartazes de grande porte (1,5m/2m de largura 3m/4m de cumprimento). Plafond pequeno orçamento; fundo. Posters cartazes de tamanho médio (A3 a A0). Spot anúncio (televisivo ou radiofónico). Staff equipa de trabalho. Stand quiosque; posto de venda. Spotlight luz de letreiro. Shopping Centers centro comerciais. Shows espetáculos; atuação; performances. Release lançamento; anúncio. 15/99\n16 Introdução 1. Contextualização e problemática Em pleno século XXI, em que a Economia Internacional enfrenta um dos maiores colapsos financeiros, acompanhado de uma profunda recessão económica a nível global (embora hoje pode-se coletar alguns indicadores de recuperação), ao qual nem mesmo os especialistas da economia tem uma previsão exata do seu término. Muito dos países do primeiro mundo começam a desenhar as suas estratégias, que visam relançar as suas economias nacionais, incitando um amortecimento à referida crise. Muitos são os mecanismos que podem ser utilizados para estimular o crescimento da economia, e um deles está concentrado nas políticas de promoção, realização de workshops, feiras, encontros empresariais, enfim, são inúmeros os referidos mecanismos que caracterizam um dos setores que muito tem contribuído para o crescimento das atividades económicas: o sector dos eventos. Há muito que este setor vem dando um especial contributo a outros setores de atividade, como por exemplo o sector hoteleiro, dos transportes, da restauração, telecomunicações, entre outros. Estas atividades estimulam a procura, influenciando os preços, fomentando a concorrência, criatividade e inovação. É dessa forma que os eventos contribuem para uma maior socialização dos povos, promoção e divulgação dos aspetos culturais e desportivos, 16/99\n17 dinamizando o setor hoteleiro e turístico, promovendo feiras empresariais, palestras e cimeiras de diversas índoles. A planificação e implementação de eventos, representam um complexo processo, no qual o rigor e profissionalismo para uma execução eficiente apresentam-se como elementos fundamentais para que tal ocorra. Dessa forma, torna-se imprescindível uma análise detalhada do processo de planificação e implementação de um evento, através do qual podemos conhecer as eventuais consequências, quando não se segue rigorosamente estes parâmetros de organização. 2. Importância do trabalho A planificação e implementação de eventos, representam um complexo processo, no qual o rigor e profissionalismo para uma execução eficiente apresentam-se como elementos fundamentais para que tal ocorra. Assim, as razões que justificam a realização deste trabalho são, entre outras, as seguintes: Atualidade e pertinência do tema para a comunidade académica e científica, Necessidade pessoal em aprofundar os conhecimentos adquiridos durante a parte curricular do curso; Por ser um dos requisitos a obtenção do grau de licenciatura em Economia e Gestão, variante Projeto de Cooperação e Desenvolvimento. 3. Pergunta de partida Para a realização do trabalho formulou-se as seguintes perguntas de partida: P1: Como é que tem sido feito a planificação e implementação de eventos comerciais em Cabo Verde? P2: O que deve ser feito para melhorar a planificação e implementação desses eventos? 17/99\n18 4. Objetivos do trabalho 4.1. Objetivo geral O objetivo geral deste trabalho é analisar o processo de planificação e implementação de eventos comerciais em Cabo Verde Objetivos específicos Este trabalho tem, entre outros, os seguintes objetivos específicos: Inteirar-se sobre a planificação e a implementação de eventos comerciais em Cabo Verde. Identificar os pontos fortes e fracos, as oportunidades e ameaças, decorrentes da planificação e implementação desses eventos; e Apresentar propostas que possam contribuir para uma melhor planificação e implementação dos eventos dessa natureza. 5. Estrutura do trabalho Por forma a facilitar a compreensão e, para além das partes pré-textuais e pôs-textuais, da introdução e conclusão, o trabalho foi concebido e estruturado em três capítulos. Assim, no primeiro capítulo apresenta-se uma abordagem teórica e metodológica, procedendo a apresentação dos conceitos básicos relevantes para melhor compreensão do presente trabalho e, dos elementos que estão ligados a este setor. O segundo capítulo faz uma abordagem sobre alguns eventos comerciais de caráter anual realizados em Cabo Verde, fazendo referência sobre os seus objetivos, âmbito de realização, e impacto socioeconómico. Encontrar-se-á no terceiro capítulo, uma breve abordagem sobre as feiras internacionais e setoriais de Cabo Verde, a análise e discussão das informações das entrevistas aplicadas aos sujeitos de pesquisa, a análise SWOT sobre a planificação e implementação de eventos comerciais em Cabo Verde, bem como as considerações finais. 18/99\n19 Capítulo 1: Referencial teórico e metodológico 1.1 Conceptualização do evento Segundo Zanella (2004), um evento representa uma concentração formal e solene de pessoas e/ou entidades realizadas em data e locais apropriados, com o propósito de celebrar factos importantes e estabelecer contactos de diversas naturezas, tais como, comerciais, culturais, desportivos, religiosos, científicos, entre outros. O evento normalmente tem a finalidade de causar emoções fortes aos participantes, promotores, organizadores e outros que se vêm conectados, direta ou indiretamente com as atividades que compõe a sua estrutura. Perante sua estrutura de significados, pode-se ainda dividir o evento em dois: Para aqueles que promovem e organizam, representa uma integração que gera e consolida vínculos e relações de carácter profissional e pessoal. E, para aqueles que participam do evento, ele significa uma diversidade e excelência de cardápios, ambientes sofisticados, conforto e segurança das instalações e, fundamentalmente, descontração física e mental em torno de momentos de pausa e reflexão, perante os temas e labores apresentados. 19/99\n20 Estruturar um evento com eficiência, apela a uma demonstração de arte e de competência para corresponder às expectativas, demonstrando uma prestação de serviço de qualidade, superando os anseios de um público exigente. As entidades que acabam por materializar esta empreitada, não são mais que um conjunto de entidades particulares e coletivas, que engloba os agentes turísticos, promotores, companhias de transportes, patrocinadores, fornecedores, público-alvo, entre outros. 1.2 Tipo de eventos Quando se fala de eventos, geralmente associa-se única e exclusivamente a shows e espetáculos. A realidade no entanto nos apresenta um facto meio complexo e detalhado, apresentado com base em modalidades que acabam por estar sujeitas a natureza, origem, objetivos, qualidades, amplitude, área e localização (Zanella, 2004). Ainda, para este autor, de uma forma generalizada e simplificada, os eventos devem ser classificados de acordo com a sua natureza, nomeadamente eventos comerciais, culturais, sociais, administrativos, gastronómicos, desportivos, políticos, históricos, religiosos, científicos ou tecnológicos. Existe eventos, que por terem dupla classificação, e as vazes até mais, é o caso de aqueles que acabam por serem comerciais e culturais, aspirando proporcionar uma maior satisfação por parte dos promotores e dos participantes, juntando assim o útil ao agradável (Zanella, 2004). Isto é, formatando ou promovendo o tecido empresarial e as atividades comerciais, enquanto estimula, ao mesmo tempo a socialização dos indivíduos, o que acaba por aguçar um acréscimo de sentimentos otimistas perante os desafios, e por ter uma repercussão significativa no lazer do dia-a-dia, provocando indiretamente um aumento da produtividade laboral, repercutindo também num incremento do Produto Interno Bruto -PIB. Caracterização de eventos: A diversidade de eventos existentes nos dias de hoje é imensa. Pelo que, serão retratados aqueles que usualmente as pessoas participam, e que por vezes, devido a analogia dos nomes dos eventos, confundem-se a essência dos mesmos. Neste sentido, apraz esclarecer a essência dos seguintes eventos: 20/99\n21 Banquete/ Jantar de Gala O primeiro caracteriza-se como sendo um evento gastronómico positivo e solene, onde conta com a participação de indivíduos ou entidades de diversas classes sociais e poder monetário, celebrando acontecimentos memoriáveis de carácter diverso, ou seja, sociopolítico, económico e cultural (Allen, 2007). Já o jantar de gala caracteriza-se pela beleza e requinte do lugar onde é realizado, com a particularidade do vestuário das entidades, autenticidade do cardápio e com o serviço prestado com alto grau de qualificação e por profissionais de alto nível (Allen, 2007). Concurso/Competição Evento pelo qual o espírito competitivo vigora e abrange todas as áreas em que se pode fomentar este tipo de sentimento. Evento deste tipo tem uma tendência de estar sob normas/regulamentos próprios na qual tem um propósito bastante singular (Allen, 2007). Conferência Diferencia-se pela apresentação pormenorizada de um tema de interesse geral, por indivíduos capacitados, normalmente dirigido a uma plateia significativamente numerosa (Allen, 2007). A conferência assemelha-se a uma palestra, no entanto, é de uma formalidade relativamente maior, e geralmente acaba por apresentar melhores condições. Ela apresenta uma decoração e uma estrutura própria, onde se realça uma conversa central que é preenchida ora por ilustres personalidades, ora por convidados, ora ainda pelos dois. Em qualquer dos casos, o presidente da mesa desempenha sempre o papel de coordenador. Com efeito, é ele ou o responsável máximo da entidade promotora, que darão inicio a conferência, introduzindo o tema e efetuando as respetivas apresentações. Não obstante, às vezes é indicado um coordenador que auxiliará o presidente da mesa e o (s) conferencista (s) (Hoyle Jr., 2003). Realça-se que em algumas conferências com elevada afluência de audiência, é permitido perguntas orais, podendo, porém, apresentar as respetivas questões por escrito ao (s) conferencista (s). Perante casos do tipo, existe à disposição do público um formulário próprio. Esta prática, para além de permitir ao (s) conferencista (s) um certo tempo de reflexão, relativamente às questões colocadas, acaba, ao mesmo tempo, por estimular a participação do público perante situações de inibição. Além disso, evita interrupções durante a conferência, o 21/99\n22 que, quando acontecem, às vezes acabam por abalar o tempo previsto para o término da conferência (Allen, 2007). Congresso Trata-se de um encontro solene de grande envergadura e com uma grande audiência. É promovido por entidades de classe, que poderá ter carácter regional ou internacional, com a duração média de 3 a 5 dias, realizado em locais especiais e com instalações adequadas. Tem como propósito apresentações e debates de assuntos atuais de interesse peculiar de um certo ramo profissional (Hoyle Jr., 2003). O que mais se destaca num congresso, é o facto de ele poder defender as novas teorias e os conceitos através de integração dos participantes em torno dos conteúdos abordados, referentes à programação de atividades em plenários, reuniões, mesas redondas e entre outros, destacando a sua importância e amplitude estratégica dos participantes. Por esses aspetos mencionados, aconselha-se também que o congresso seja coordenado por uma comissão organizadora e o seu funcionamento disciplinado por um regulamento interno (Allen, 2007). Segundo Allen (2007), a sua estrutura operacional é composta geralmente por: mestre de cerimónia, ordenadores, debatedores, painelistas, e coordenador /moderador. Convenção Caracteriza-se como sendo um encontro, reunião, assembleia ou similar, que em geral é realizada de forma periódica, com duração de 5 dias, promovida por empresas ou entidades de prestígio, que envolve a congregação e integração de classes, grupos ou profissionais das próprias organizações promotoras. Este tipo de evento poderá ter carácter político quando envolve a escolha de candidatos a deliberar sobre questões de interesses partidários (Hoyle Jr., 2003). Uma convenção reúne participantes de diversas categorias que, não obstante, atuam no mesmo ramo de atividade. Ela apresenta as mesmas características de um congresso, porém de âmbito mais seletivo. São abordados assuntos de interesses específicos e relacionados com atividades de interesse profissional dos participantes, estimulando debates para estabelecer diretrizes gerais (Allen, 2007). 22/99\n23 Da relação a sua programação, realça-se que nelas são incluídas as atividades de lazer, distribuição de prémios, brindes e sorteio. Elas recebem o apoio e o patrocínio das próprias entidades dos participantes. Por fim, convém mencionar que a sua estrutura operacional é composta por um coordenador, orador e debatedores (Hoyle Jr., 2003). 1.3 Eventos e atividade económica Pode-se observar que nos dias de hoje, no nosso quotidiano os eventos estão quase sempre, direto ou indiretamente, ligados à maior parte das atividades geradoras de rendimento, quer pela apresentação de um novo produto e/ou serviço, quer pela promoção de encontros empresarias, ou mesmo realizações de carácter cultural, desportivo, entre outros. E é por essa posição de destaque que ocupa entre os diferentes setores de atividade, segundo Ferreira e Wada (2010), realça-se a sua importância na (o): contribuição para estabilidade da atividade económica, na medida em que proporcionam a criação de novos empregos e, na maior parte das vezes, utilizando a mão-deobra de baixa qualificação que acaba por não ser afetada por mudanças tecnológicas a curto prazo; fortalecimento do tecido empresarial, através de solidificação de contactos comerciais e lançamento de novos produtos e serviços, por intermédio de feiras e workshops com aplicação de técnicas específicas de marketing; promoção do desenvolvimento de atividades complementares ao evento principal, tais como o aumento da taxa de ocupação e, consequentemente, o nível de faturação nos sectores de transportes e da hotelaria, serviços de instalação e montagem, produção de artigos promocionais e brindes, sector alimentício e, especialmente, o aumento do comércio informal. E tudo isso, mesmo nos períodos de recessão ou sazonalidade desfavorável; divulgação e consolidação de uma boa imagem das entidades e empresas que participam do evento, quer através de patrocínios, quer de apoios ou parcerias; aumento da arrecadação de impostos e tributos, em virtude da ascensão do nível de faturação da atividade económica em geral; arrecadação de divisas decorrente dos fluxos turísticos internacionais e, contratação de operadores comerciais no decorrer dos eventos específicos; 23/99\n24 estimulação de iniciativas e investimentos para a construção de centros de eventos, convenções e centro de negócios, o que de certa forma, acaba também por estimular o sector imobiliário; eficácia no cumprimento das atividades (eventos) planificadas com muita antecedência, ou aquelas já consideradas tradicionais, em virtude da sua solidez a curto prazo, perante mudanças políticas e/ou conjunturais, ou ainda condições cíclicas adversas negativas. 1.4 Eventos e o setor turístico Internacionalmente, a promoção de eventos institucionalizou-se na Europa, através da Internacional Congress and Convention Associations (ICCA). Aglomerado de um vasto número de países e entidades especializadas em organização de eventos, com um universo complexo de intermediários e parceiros (Zanella, 2004). Hoje, de todas as atividades que crescem no ramo turístico, o evento é um dos que mais tem progredido, dando assim uma importância cada vez mais significativa a esse sector. Segundo Zanella (2004) 60% do fluxo turístico mundial destina-se a viagens e lazer, cabendo os 40% a deslocações de carácter comercial ou empresarial. Acresce ainda que, das deslocações referentes aos executivos, cerca de 45% representam participações em eventos, dando destaque a congressos e feiras comerciais, industriais e de serviços. Ainda, as estatísticas mostram-nos que os turistas que realizam as suas deslocações com o propósito de participarem em eventos, gastam em média, três vezes mais do que um turista convencional, isto é, por cada 100 USD/dia despendidos por um turista convencional, 300 USD/dia são gastos por um turista participante de congressos, convenções e feiras, ou seja, devido ao facto de os participantes dos eventos (feiras, congressos, palestras, convenções, entre outras), estarem a ser custeados pelas empresas a que estão vinculadas. Deste valor, 46% são canalizados para o sector hoteleiro e 54% são direcionados para vários segmentos do sector local, realçando as despesas de instalação, montagem, decoração, publicidade e propaganda, transporte, alimentação, lazer e diversão, seguros, entre outros (Zanella, 2004). 24/99\n25 Relativamente a média de permanência, um turista de eventos apresenta maior tempo de permanência do que um turista convencional. Isto é, enquanto um turista de lazer garante uma permanência em média de 3 dias, um participante de eventos permanece em média 6 dias. E ainda, cerca de 90% dos turistas de eventos comparecem nos eventos realizados geralmente acompanhados, o que acaba por gerar mais-valias consideráveis em termos de faturação, para os locais que acolhem e organizam os eventos (Paiva e Neves, 2008). Com relação ao tempo de permanência nos locais de eventos, salienta-se que os turistas de eventos estrangeiros geralmente têm uma permanência superior do que os turistas de eventos nacionais. Com uma permanência média de 5 dias, o que acaba por contribuir, juntamente com os outros turistas de eventos nacionais, uma ocupação de 60% dos hotéis dos grandes centros urbanos. É desta forma, demonstrando a sua mais-valia a diferentes sectores, que a promoção de eventos vem desenvolvendo de forma significativa em todos os países (Paiva e Neves, 2008). 1.5 Eventos enquanto instrumento de promoção a nível internacional Existem eventos que pelo seu carácter simbólico, são capazes de mobilizar milhões de pessoas em todo o mundo, o que culmina também num empreendimento capaz de mobilizar vários recursos, tanto monetários e tecnológicos como humanos. Isto poderá ser visto como um custo para o organizador/promotor, o qual poderá ser desde uma entidade singular, coletiva ou uma entidade soberana, capaz de criar uma comissão organizadora para o tal. Não obstante, as contrapartidas poderão chegar de várias formas: umas poderão ser calculáveis e outras não, como é o caso de mais-valias como a credibilidade, o prestígio, a fama, entre outras (Sousa & Jasuino, 2008). Um dos eventos dessa magnitude foi realizado em 2004, aquando Portugal, um país sem muita pujança a nível internacional, foi anunciado pelo presidente da UEFA, Lennart Johanson, como o organizador do Campeonato de Europa de Futebol no ano 2004, mais conhecida por Euro 2004 (Sousa e Jasuino, 2008). 25/99\n26 Portugal manifestou o seu contentamento com exuberância, não apenas porque se tratava do terceiro maior evento desportivo do mundo (logo após o dos Jogos Olímpicos e o do Campeonato de Mundo de Futebol), mas também porque Portugal tinha vencido a Espanha na preferência pela organização de um evento de dimensão universal, o que dava ao país uma certa dimensão histórica (Sousa e Jasuino, 2008). Após ter sido atribuído a responsabilidade de realizar o Euro 2004, meios de comunicação social em todo o mundo, informaram que Portugal já não era um país desconsiderado no conjunto das sociedades modernas europeias, tanto mais que associava-se o facto à credibilidade que tinha adquirido com a organização bem-sucedida da EXPO 98, em que o mundo havia considerado a capacidade de organização de um Portugal moderno e competente (Sousa e Jasuino, 2008). O Euro 2004 foi um evento que assumiu uma relevância singular na sociedade portuguesa, não obstante a atribuição desse evento se tinha tornado num grande desafio, traduzido no cumprimento de um pesado caderno de encargos. Com efeito, esse caderno de encargos culminou num compromisso de construções de diversos estádios novos, numa criativa competição e qualidade técnica de alguns dos melhores arquitetos portugueses (Sousa e Jasuino, 2008). 1.6 Planificação e Implementação de eventos De acordo com Zanella (2004), para se promover um evento bem-sucedido, não se pode ignorar a sua complexidade, amplitude e importância. Ela requer elevado nível de especialização técnica, experiência e especialização no tipo de evento que se pretende promover. Sua operacionalização fundamenta-se num sistema de planeamento no qual assenta alguns aspetos fundamentais, tais como: definição clara e precisa dos objetivos, bem como a amplitude do evento; estruturação do roteiro de planeamento e do respetivo cronograma de execução com bastante antecedência; previsão de recursos materiais, financeiros e de apoio para atender às exigências operacionais; afetação de pessoas, grupos ou comissões para assumir a responsabilidade pela coordenação e execução dos trabalhos; estabelecimento de sistema de integração e relacionamento permanente com patrocinadores, promotores, empresas vinculadas, autoridades, especialistas, imprensa, agentes de viagem, fornecedores, participantes e colaboradores colhendo subsídios e sugestões. 26/99\n27 A conceção e planeamento de um evento deverão ser precedidos de um estudo de viabilidade para análise das condições e capacidade da entidade promotora para sua realização. Além disso, há necessidade de realizar previamente ampla pesquisa técnica para conhecer a opinião do público-alvo sobre objetivos, temáticas, locais, datas, horários, participantes, convidados. Com base nessa verificação, será definida a estratégia de marketing para promover o evento, bem como os veículos de comunidades e divulgação (Allen, 2007). A operacionalização de um evento exige uma sinergia entre as diferentes etapas/estágios da mesma: planeamento, coordenação e controle; secretaria executiva; receção e atendimento; marketing e vendas; publicidade e comunicação; serviços de manutenção das instalações e equipamentos (Zanella, 2004). Pelo que, é importante saber as funcionalidades de cada um, para que se possa delegar devidamente as tarefas, e consequentemente demandar pelo relatório de execução, no final: Planeamento, coordenação e controle O grupo destacado para o planeamento, coordenação e controle das atividades, que visa assegurar a boa execução das mesmas, tem de entre outras, as seguintes responsabilidades: planejar, coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com o evento, no âmbito interno e externo; implantar sistemas de controlo das operações; elaborar e controlar a execução do orçamento financeiro e caixa; estabelecer e acompanhar o cronograma de atividades; promover pesquisas relacionadas com os serviços e atividades; realizar as licitações de compras e contratação de serviços de terceiros; emitir normas de serviço, instruindo e disciplinando procedimentos e rotinas de trabalho; e por último, emitir relatórios de avaliação de desempenho e relatório final (Zanella, 2004). Secretaria executiva De forma a garantir uma boa gestão dos fundos de caixa, recursos disponibilizados para a gestão corriqueira, assessorar os participantes dos eventos, contratação e terceirização de serviços protocolares e administrativos, estas e outras funções são delegadas à secretaria executiva. 27/99\n28 Esta, por sua vez, tem sobre a sua alçada as seguintes incumbências: processar as inscrições dos participantes dos eventos; prestar suporte técnico e operacional aos serviços de receção e atendimento; providenciar a confeção de formulários e impressos, tais como ficha de inscrição, convites, ingressos, certificados de participação em cursos, apostilas, material didático, contratos pré-impressos, entre outros; acompanhar as reuniões e encontros, controlando o fornecimento de água e refrigerante para a mesa principal, limpeza e decoração do local, coffee break, entre outros; elaborar e controlar as listas de presença nos eventos, quando exigíveis; controlar as datas e horários das companhias aéreas e rodoviárias para o acompanhamento das viagens dos convidados especiais; logística; organizar e controlar a documentação e o arquivo do evento; controlar o movimento de caixa e bancos; controlar a conduta, apresentação e vestuário do pessoal envolvido na receção e atendimento dos visitantes, inclusive do pessoal dos serviços contratados com terceiros, entre outro (Allen, 2007). Receção e atendimento A receção e atendimento também têm um papel de relevante no que tange aos eventos. É da responsabilidade do grupo delegado a esta função, de zelar pelo saneamento dos espaços de trânsito de pessoas e não só, supervisionar o espaço no geral e, também cabe a eles, caso houver necessidade, de prestarem serviços protocolares. Pelo que, é da competência das entidades responsáveis pela receção e atendimento: verificar as condições de ordem e limpeza das áreas de acesso e circulação de pessoas e veículos; inspecionar as instalações, móveis e utensílios dos locais de receção e atendimento dos participantes; assumir, quando necessário, as funções de mestre-de-cerimónias nos eventos culturais e sociais na abertura das sessões e apresentação da constituição da mesa e palestrastes; participar das sessões como coadjuvante do mestre-de-cerimónias, colocando-se em locais estratégicos, tais como na entrada ou ao lado do plenário e nas proximidades da mesa diretora para o atendimento de eventuais pedidos de providências; auxiliar, no plenário, a distribuição e recolha das perguntas dos participantes, aos apresentantes dos temas; auxiliar no controle dos serviços de coffee break nas reuniões, verificando, em cada intervalo, a temperatura das bebidas, para a reposição se for o caso, como por exemplo, café, água e sucos (Hoyle Jr., 2004). 28/99\n29 Segundo Zanella (2004), o moderador/apresentador/mestre-de-cerimónias é o responsável pela coordenação cerimonial e, em especial a recolha dos currículos e conteúdo das palestras; no início das reuniões/sessões, apresentar o currículo dos painelistas ao público e ao término proferir o agradecimento aos componentes da mesa, apresentadores e participantes especiais; fiscalizar a ordem e disciplina dos trabalhos, principalmente a movimentação das pessoas e interrupções eventuais; controlar os ruídos, conversas paralelas, consumo de alimentos, e uso de telemóveis no curso das palestras técnicas. Já o rececionista do aeroporto é o encarregado pelo planeamento dos serviços de receção, registando as características pessoais dos visitantes (origem, nacionalidade, idade, modalidade de participação no evento, acompanhantes, idioma etc.); rececionar os visitantes e convidados, acompanhando o desembaraço de bagagens e outros procedimentos de transporte até o local de destino; requisitar previamente recursos financeiros para atender a despesas imprevistas de pequeno porte (Zanella, 2004). No que tange ao rececionista do hotel, este, para além de também acolher os visitantes, tem a responsabilidade conferir previamente o registo das reservas, com as dependências colocadas à disposição pelo hotel; providenciar e controlar o transporte das bagagens; verificar as condições das instalações de hospedagem, orientando e recomendando o visitante quanto aos serviços e benefícios oferecidos pelo hotel (Zanella, 2004). Marketing e vendas Segundo Zanella (2004), este segmento que é o responsável por estabelecer procedimentos relacionados com a venda de convites tais como: stands, ingressos, publicidade, painéis e outros instrumentos; acompanhar a execução das cláusulas constantes nos contratos de vendas e patrocínio; promover permanentemente pesquisas e avaliações do mercado atual e potencial dos eventos; desenvolver estudos e sugerir preços e tarifas para a venda de ingressos, locações de espaços e equipamentos, taxas de matrícula, descontos especiais para a compra de ingressos antecipados e para grupos, comissão de vendedores e agentes; acompanhar e analisar os eventos promovidos por outras empresas, principalmente as tarifas, comissões e outros procedimentos adotados; manter contactos permanentes com agências de turismo, 29/99\n30 operadoras, entidades, jornais, escolas e outros, objetivando maior integração técnica e operacional; promover contactos com empresas e entidades, para obter patrocínio e apoio; firmar convénios com as empresas fornecedoras de produtos e serviços para concessão de tratamento especial aos participantes dos eventos, tais como descontos e atendimento privilegiado em lojas, locadoras, casas de espetáculos e; promover pesquisas de opinião pública para avaliação da qualidade dos serviços, recetividade às promoções realizadas, apurar eventuais deficiências e colher críticas e sugestões. Publicidade e comunicação Neste sector estão incluídos a coordenação e a divulgação dos eventos, ativando os agentes de distribuição de imagem, tais como imprensa, publicidade e relações públicas; elaboração do texto dos anúncios, releases, folhetos, foulders, notícias, boletins, convites, faixas, cartazes, outdoors, entre outros; desenvolver programas de telemarketing; manter contactos permanentes com jornais, revistas, rádio, e outros veículos de comunicação; analisar o desempenho e os resultados das campanhas publicitárias; organizar o cadastro dos clientes ou mailing list; sugerir e colaborar na seleção e contratação de serviços de lazer e diversão (orquestras, bandas, conjuntos, artistas, shows, entre outros) - (Zanella, 2004). Serviços de manutenção das instalações e equipamentos Sob estes serviços, recai a incumbência de verificar as condições de funcionamento dos telefones, iluminação, ventilação, som, microfones etc.; coordenar e providenciar a montagem e desmontagem das instalações, stands, móveis etc.; acompanhar a instalação e montagem de equipamentos locados; efetuar controlo das compras, uso, reposição e stock dos utensílios, ferramentas e peças; inspecionar permanentemente o funcionamento dos equipamentos e as condições de uso das instalações (Zanella, 2004). 1.7 Organização de um evento Após definidas as características gerais do evento, deverá ser elaborado um plano de operações detalhado das atividades a serem desenvolvidas. A seguir, é apresentado um roteiro com características de manual de operações, que deverá ser adaptado de acordo com o tipo e 30/99\n31 as características do evento a ser realizado. O roteiro deverá ser padronizado e elaborado em conjunto pelas pessoas responsáveis pelas atividades programadas, as quais receberão uma cópia para orientação e acompanhamento (Allen, 2007). A título de exemplo, segue as características de um evento programado: título; objetivo/tema; promotora do evento; período/data/horário; características gerais e discriminação dos participantes; participantes especiais; serviços de suporte; locais de ocupação e serviços; hospedagem; alimentação e bebidas; equipamentos, instrumentos e utensílios de uso; locação de equipamentos e serviços de terceiros; móveis e Instalações; material de apoio; disposições das mesas, cadeiras e posição dos participantes. (Zanella, 2004) Cronograma de execução O cronograma de execução, se não o principal instrumento na fase de operacionalização de um projeto de evento. Após definidas as atividades relacionadas com o evento, que têm por base o planeamento global do mesmo, deverá ser elaborado um cronograma de execução, que irá assegurar o controlo da boa execução das atividades correlacionas à sua realização (Allen, 2007). As tarefas que dependem de terceiros serão sempre uma incógnita no que diz respeito ao seu cumprimento pontual, dado a isso, o cronograma visa essencialmente minimizar essa incógnita, de modo a evitar o surgimento de situações não calendarizadas. Descrição detalhada das ações a realizar, imputação das responsabilidades aos respetivos atores e, cumprimento das datas estimadas para o início e o término de cada tarefa, são elementos integrantes para a elaboração de um bom cronograma de execução (Allen, 2007). O controlo das tarefas, o registo das datas programadas, as datas em que foram realizadas, isto é, do previsto ao realizado, acabam de certa forma por auxiliar na estruturação do orçamento do evento, definindo tanto as datas das operações e serviços, como as dos recebimentos e pagamentos. (Allen, 2007) 31/99\n32 1.7.1 Custos e preços de eventos Tecnicamente, os custos são classificados em fixos e variáveis. Os custos fixos são os que se mantêm relativamente estáveis no decurso do evento, independentemente do número de participantes, tais como despesas de pessoal, de atendimento, manutenção, publicidade, hospedagem de convidados, entre outros (Giacaglia, 2011). Por outro lado, consideram-se como variáveis, os custos de alimentação e bebidas, uma vez que há relação direta entre o número de participantes e o consumo de alimentos. Ainda, para apurar os custos, consideram-se separadamente as despesas gerais que não se relacionam diretamente com as operações, tais como transporte de materiais, locação de equipamentos, serviços de terceiros, entre outros, as quais são consideradas também como despesas fixas (Giacaglia, 2011) Patrocínio, apoio e parceria O patrocínio de eventos é um investimento feito pelas empresas. Ainda que o resultado não seja mensurável imediatamente, a médio e longo prazo projeta e consolida a imagem no mercado. Poderá abranger a participação e destaque publicitários das empresas em eventos sociais, desportivos, culturais e recreativos, tais como festividades, concertos musicas, palestras e conferências, exposições, peças teatrais, entre outros (Giacaglia, 2011). Os eventos de maior expressão popular são pelas empresas fornecedoras de materiais, produtos e serviços, os preferidos para patrocínios. O apoio de patrocinadores poderá ser feito também por meio de produtos e material promocional, hospedagem e transporte para convidados e participantes do evento (Ferreira & Wada, 2010). Pelo que, segundo Giacaglia (2011), as formas tradicionais de patrocínio ou apoio são: contribuição financeira; doação de brindes para distribuição gratuita ou venda; empréstimo de equipamentos, utensílios e móveis etc.; prestação de serviços técnicos; concessão de locais ou dependências; instalação de pontos de venda; serviços de transporte; fornecimento gratuito de produtos para venda; hospedagem ou transporte para os convidados e participantes especiais do evento. 32/99\n33 E estas formas tradicionais de patrocínio poderão proporcionar os seguintes benefícios imediatos aos patrocinadores: inscrição da logomarca na comunicação social especializada do evento; divulgação da empresa patrocinadora por meio da assessoria de imprensa da promotora do evento; promoção por meio de cartazes publicitários, na mala direta, boletins, convites release de imprensa, painéis e muros publicitários; utilização do mailing list da promotora para divulgação de produtos e serviços da patrocinadora; divulgação institucional em meios de comunicação social e imprensa; inscrição do nome da marca ou logotipo do patrocinador em uniformes, vestuário, utensílios entre outros; inclusão de publicações do patrocinador no encarte oficial do evento (Giacaglia, 2011); Marketing especializado Drucker defende que qualquer organismo, que vise ou não o lucro, deve pesquisar, desenhar, planear, coordenar e avaliar sua estratégia de marketing para atingir firmemente as suas metas (Hoyle Jr. 2003). O processo de marketing deve começar na fase de planeamento, no momento de definição das metas e objetivos do próprio evento. Deve refletir e impulsionar esses objetivos, como também, selecionar e recrutar as pessoas para o cumprimento dessas metas. Só depois poderá servir como um ativo integral para impulsionar a frequência, os lucros e a repetição de negócios para os próximos eventos (Foster, 1998). O marketing eficaz leva os objetivos internos a transformar-se em resultados externos, isto é, um sistema de marketing de eventos que assegurará o sucesso dos eventos e os tornará ainda mais rentáveis (Hoyle Jr. 2003). Para assegurar o sucesso a longo prazo, deve-se abster das noções rotineiras, ou seja, deve-se procurar inovar mesmo nos eventos que já são de conhecimento de todos. Para isso, um profissional de evento bem-sucedido precisa ter conhecimentos, tais como: da dinâmica de grupo; marketing, promoção e publicidade; administração financeira e contabilidade; política e administração de liderança; administração de alimentos e bebidas; direitos e obrigações; inspeção de seleção de local; transporte; administração de instalações; hospedagens e reservas; procedimentos de registos; contratos e seguro; programa de integração de 33/99\n34 participantes e palestrantes; logísticas, salas e espaços de reuniões; embarque e manuseio de bagagem; teleconferências e comunicações eletrónicas; plano de contas e gratificações; palco e decorações; administração e marketing de feiras; técnicas de avaliação e análise, entre outros (Foster, 1998). O marketing integrado constitui a linha mestra que une a missão, implementação funcional, avaliação final e o planeamento para futuros eventos. Para isso, é imprescindível que um promotor de eventos tenha conhecimento acerca dos três E s e dos cinco P s do marketing de eventos (Hoyle Jr. 2003). Os três E s de marketing de eventos são: Entretenimento Na qual está disponível em qualquer parte da nossa sociedade. A chave para o sucesso de marketing é a necessidade de fornecer um tipo de entretenimento exclusivo, capaz de proporcionar às pessoas um momento único e célebre (Hoyle Jr. 2003). Emoção Embora seja intangível, mas ela é real. Ela pode ser gerada pelo entretenimento, embora não é garantida a emoção prometida pelo promotor de evento, não obstante, é necessário realçar que a emoção deve sempre ser considerada como parte de um plano de marketing eficaz, visto que ela é também parte integrante de um evento memorável, que poderá causar mudanças permanentes dos que desfrutarem dela (Hoyle Jr. 2003). Empresa Reflete a disposição para assumir risco, iniciativa e energia. Toda a iniciativa de promover um evento, da labuta que tem início na fase de planeamento, dos riscos que são assumidos, reflete um esforço conjunto de uma equipa que, na maior parte das vezes, está representada através de uma empresa. A empresa é a forma complexa, mas credível, de representar uma equipa de trabalho, que por si só, ou individualmente, não conseguiriam idealizar eventos de prestígios (Hoyle Jr. 2003). Salienta-se que os três elementos são críticos para o sucesso contínuo de qualquer evento. 34/99\n35 Os cinco P s do marketing de eventos são: Produto poderá ser desde de um programa educacional, uma feira ou mesmo lançamento de um bem (como algo palpável). A oportunidade de criar história, ao atrair pessoas para uma atividade sinérgica, é um dos principais eixos do marketing de eventos. A venda de evento exige que a mensagem enfatize a forma pela qual o participante será beneficiado. Aumento da produtividade, maximização da rentabilidade ou simplesmente passar momentos agradáveis podem ser benefícios legítimos para persuadir uma pessoa a comprar o produto ou a comparecer ao evento (Hoyle Jr. 2003). Preço entre as responsabilidades de um profissional de eventos, em primeiro lugar está o entendimento das metas financeiras da organização patrocinadora. Uma vez que isso é determinado, a pesquisa de mercado ilustrará os padrões de preço da concorrência: quem está oferecendo um produto similar, a que público e a que preço. Igualmente importantes são considerações como o nível da demanda pelo produto e os indicadores económicos, como a saúde da economia em determinada região ou cidade. Não obstante, realça-se que alguns eventos são preparados para ganhar dinheiro, outros são estrategicamente desenvolvidos para atingir o ponto de equilíbrio financeiro, e por fim, existem aqueles que estão posicionados como fundos perdidos, preparados para ganhos de ativos maiores, como o aumento do número de associados, promover a lealdade dos colaboradores através de reuniões corporativas, entre outros. O profissional de evento deve entender claramente a missão financeira e preparar uma estratégia para acomodar todas as metas (Hoyle Jr. 2003). Ponto a localização do evento pode ditar não apenas o comparecimento, mas também o carácter e personalidade do evento. A ela deve ser dada um destaque privilegiado na propaganda e nos materiais promocionais, uma vez que a sua localização é uma das considerações na qual deve ser incutida na parte inicial do planeamento. No entanto, a decisão de escolher uma localização é baseada em mais do que a aparência da instalação. Ela deve ser vendida com vários elementos importantes em mente (Hoyle Jr. 2003). Relações públicas componente importante do composto do marketing, determina a perceção do público em relação à finalidade do promotor. Espelha-se através de assessorias de imprensa, convocação de conferências ou de uma simples entrevista com o promotor, realçando os benefícios do evento. A essência das relações públicas assenta num esforço 35/99\n36 contínuo para criação de perceções positivas da organização e dos seus serviços/ produtos (Hoyle Jr. 2003). Posicionamento o posicionamento apropriado do produto é a chave para um plano de marketing bem-sucedido. Ele reflete essencialmente uma estratégica capaz de determinar mediante intuição, pesquisa e avaliação, as necessidades dos clientes que o evento poderá colmatar. Aspetos tais como a localização do evento, custos, propaganda, pesquisas de mercados, entre outros, devem ser continuamente avaliados, uma vez que os interesses dos mercados mudam constantemente (Hoyle Jr. 2003). 1.8 Feiras comerciais e industriais A criação de roteiros e atividades para a realização de uma feira poderá oscilar ligeiramente de outros roteiros criados. Isso dependerá da magnitude que terá o evento e do seu impacto (nos sectores direcionados) após a sua realização. Pelo que, segundo Zanella (2004), criar um roteiro é criar as linhas mestras para uma implementação bem sucedido de uma feira. E é importante levar em consideração ao pormenor, aspetos que podem fazer a diferença. Um dos primeiros passos que devem ser adotados, é efetuar uma análise preliminar e estudo de alternativas, para que se possa escolher a melhor ocasião da sua realização, e avaliar os recursos e os espaços disponíveis para o evento pretendido. De seguida, deverão ser definidos os objetivos, na qual devem ser estabelecidos logo no início da fase de planificação e, deverão ser claros e precisos (Ferreira & Wada, 2010). A elaboração do cronograma de atividades (responsáveis e datas) e o catálogo oficial do evento, permitirá acompanhar o desenrolar das tarefas atribuídas a cada grupo/elemento, minimizando assim grandes desvios no que tange ao cumprimento dos prazos. Na sequência, deverá ser feita a reserva da área e, assim que possível assegurar o espaço com o adiantamento de 50% do valor do aluguer (Ferreira & Wada, 2010). A nomeação do coordenador do projeto, que deverá coordenar e supervisionar a execução das tarefas pelos demais elementos do staff, deve ser atribuída ao elemento da equipa que 36/99\n37 tenha experiência na função, e com uma boa capacidade de liderança. Para fazer fase aos pequenos pagamentos e recebimentos, deverá ser estipulado um fundo maneio (Giagaglia, 2011). A concertação da data e local deverão ser previamente definidos, assim como os horários de início e encerramento (tanto para o público como para os expositores). O patrocínio e apoio, estes poderão fazer grande diferença na estrutura de custo da organização, pelo que devem ser muito bem delineado os potenciais patrocinadores, parceiros e apoiantes (Giagaglia, 2011). No que diz respeito aos participantes (expositores, técnicos, empresários, convidados, entre outros.), deve-se ter em conta quem são os potenciais participantes, visto que o evento é feito para eles. A isso, está relacionado a escolha da instalação, assim as condições do espaço (ar condicionado, hidráulicas, elétricas, som, telefone entre outros), na qual deverá estar assegurado o funcionamento pleno dos equipamentos (Paiva & Neves, 2008). A parte decorativa, tonto com os materiais e acessórios, dará uma outra imagem a área alugada e, deverá acompanhar o tema do evento. Se necessário, a mão-de-obra (necessidades, recrutamento, seleção, salários, uniformes), deverá ser delegada a um elemento a tarefa de recrutamento e, cabe a este supervisionar os trabalhos desenvolvidos pelos recrutas (Foster, 1998). Os stands, no que diz respeito a sua localização, montagem e decoração, deve-se ter em conta a quantidade de expositores inscritos, de seguida avaliar a melhor forma para posicionamento e montagem dos mesmos. Nas áreas de estacionamento e garagem, deve-se delegar a uma equipa, a função de coordenar os espaços para estacionamento, velar pela segurança dos veículos e, caso se revelar necessário cobrar pelos espaços (Giagaglia, 2011). Relativamente à publicidade, anúncios, publicações, foulders, telemarketing, bandeira, posters, outdoors, brindes, spot televisivo e radiofónico, esta função, que deverá ser encaminhada a uma equipa especializada e criativa, deverá conter as logomarcas dos patrocinadores e parceiros (Foster, 1998). 37/99\n38 Os eventos paralelos ou complementares, nomeadamente congressos, seminários, oficinas tecnológicos, palestras, workshops entre outros, deverão ser bem planificadas para que não haja constrangimentos ou interferências com o evento central. Pelo que, os serviços de suporte (limpeza, segurança, manutenção e portaria), deverão velar que os espaços estejam em condições de utilização sempre após cada sessão. Realça-se ainda que, um elemento do grupo ficará com a responsabilidade de contratar esses serviços, assim como coordenar a execução desses serviços (Ferreira & Wada, 2010). No que diz respeito às taxas de participação e valor dos ingressos, estes deverão ser estipulados após uma avaliação preliminar dos objetivos da feira, assim como as condições de pagamento, que deverão ser estabelecidos as formas e condições de remuneração, tanto para os expositores como para os participantes. Às ilustres entidades, estes devem ser enviados previamente os convites (Ferreira & Wada, 2010). As comunicações telefónicas, fax e Internet, entre os membros do staff, deve-se estipular um orçamento para fazer fase a essas despesas e, distribuir o plafond equitativamente a cada equipa, sob pena de no final ter-se elevados gastos nas comunicações (Paiva & Neves, 2008). De forma a evitar constrangimentos desnecessários, com as reservas de passagens e hospedagem, deve-se estar em sintonia direta com os responsáveis das reservas dos hotéis e as agências de viagens, assegurando que qualquer alteração não venha por em causa a participação dos expositores/convidados no evento (Giagaglia, 2011). Os equipamentos (computador, vídeo, fax, ventilador), esses deverão estar previamente assegurados, assim como a energia elétrica, o responsável do espaço deverá assegurar a disponibilidade da energia, contudo, deve-se contratar os serviços de um técnico para distribuição da corrente elétrica para os stands. Já os móveis (mesas, cadeiras, estantes entre outros), caso a organização não disponha desses utensílios, deverá providenciar junto de quem as têm (Ferreira & Wada, 2010). A segurança do espaço, dos equipamentos, dos participantes e expositores, é de fundamental importância, pelo que, recomenda-se que se faça seguros (incêndio, vida e veículos do 38/99\n39 estacionamento), e este ficará a cargo dos participantes/expositores, contudo, em caso de haver expositores que tenham produtos que representam algum grau de perigosidade aos demais, estes terão que acatar algumas recomendações delineadas pela organização (Zanella, 2004). O transporte do pessoal, materiais e produtos, deverá ser assegurado aos membros do staff, assim como um fundo para fazer fase a essas despesas. Este e outros serviços, serão coordenados pelo pessoal do secretariado, que deverá coordenar e gerir a distribuição dos materiais/ recursos. Cabe também ao secretariado de efetuar o envio dos credenciais (devem ser entregues em média 2 (dois) dias antes da feira), assim como providenciar os materiais de escritórios, nomeadamente os impressos, cartões, máquinas, crachás, credenciais entre outros (Giagaglia, 2011). Serviço de terceiros, nomeadamente locadoras, fotógrafo e decoradores, será nomeado um elemento do grupo na qual ficará com a responsabilidade de contratar e supervisionar esses serviços (Zanella, 2004). Algumas questões burocráticas, designadamente os registos legais junto das Câmaras Municipais e órgãos públicos, caso se revelar necessário, será designada uma equipa que auxiliará os expositores a tratar das questões (Paiva & Neves, 2008). Deve-se evitar atrasos não programados na inauguração e abertura do evento. Programações extras para os visitantes, acompanhantes e crianças, podem ser criados nos recintos da feira, (um espaço de entretenimento destinado ao um público) como forma de disfarçar os atrasos não programados (Giagaglia, 2011). Um elemento do grupo ficará encarregue de fazer o levantamento das empresas que prestam serviço de restauração (cortesias e lanches), dos preços praticados e, cuidará de contratar o serviço que preencher melhor as necessidades da organização (Ferreira & Wada, 2010). 39/99\n40 É hábito de no final dos eventos proporcionar aos expositores estrangeiros uma visita guiada aos locais emblemáticos da cidade, por forma a consolidar os laços com as entidades promotoras. Filmagens e fotografias (o registo cinematográfico) durante o evento, é de fundamental importância para que se possa continuar a promover o evento, mesmo após o seu término (Paiva & Neves, 2008). Por último, deve-se providenciar nos dias subsequentes, a elaboração dos relatórios de desempenho, acompanhamento, conclusivo, e distribuição de exemplares às entidades competentes. Estes, servirão para avaliar o cumprimento das tarefas, dos prazos estimulados, afetação e distribuição dos recursos, objetivos alcançados, as falhas e dificuldades encontradas e, o impacto do evento para o setor em causa. Com este instrumento, futuros eventos serão mais fáceis de planificar e implementar (Zanella, 2004) Funcionamento de uma feira Após a explanação acima, retratando uma das formas de conceção de um roteiro de um evento, passa-se agora a conhecer com mais detalhes, algumas dessas partes integrantes do roteiro. Inscrição e reserva de locais pelos expositores Após o lançamento oficial da feira, os interessados poderão habilitar-se para adesão ou reserva, sendo estabelecido um prazo para essa providência. Posteriormente, em data, local e horário a serem confirmados, os interessados serão convidados a participar da escolha dos stands ou espaços de acordo com os critérios previamente estabelecidos (data de inscrição, área, sorteio, entre outros). As condições de pagamento habitual são desconto para pagamento à vista, ou uma parcela no ato da inscrição e parcelas mensais a curto prazo (Allen, 2007). Distribuição de convites Os expositores poderão requisitar convites para distribuição a seus clientes e convidados, preenchendo o devido formulário. Os mesmos serão distribuídos dias antes do início do evento, se o expositor enviar o formulário de pedido até a data-limite estabelecida (Allen, 2007). 40/99\n41 Crachás O acesso ao local somente será permitido mediante apresentação do crachá concedido pela comissão organizadora do evento com modelos e cores diferentes para as seguintes pessoas: a comissão organizadora; expositores; convidados VIP; visitantes; imprensa; entidades oficiais convidadas; os fornecedores (Allen, 2007). O expositor terá direito a cartões de identificação personalizados para os funcionários e para o titular, de acordo com a área locada do stand. A aquisição de crachás de identificação será feita por meio do formulário próprio, que deverá ser encaminhado para a Administração até ao dia pré-estabelecido (Allen, 2007). Publicidade oficial do evento Para a inclusão no catálogo oficial do evento, os expositores deverão preencher os dados relacionados com a publicidade desejada, utilizando o formulário apropriado que deverá ser encaminhado à Administração até a data indicada. O expositor terá direito ainda, a inserção da logomarca na comunicação social especializada do evento, na forma estabelecida pela empresa promotora do evento. Qualquer atividade programada pelo expositor através da imprensa deverá ser previamente comunicada à Administração para apreciação e aprovação (Allen, 2007). Nas paredes internas dos stands poderão ser colocados folhetos, cartazes e outros materiais publicitários, sendo proibidos fora das paredes do stand. Também é proibido ao expositor, publicitar ou expor diretamente ou indiretamente, produtos de outras empresas que não participam do evento, o que para Zanella (2004), exceto nos seguintes casos: quando o produto apresentado for importante para a demonstração ou funcionamento da linha de equipamento que está exposta, e desde que não exista nenhuma relação promocional ao referido produto. A Administração poderá recolher ou impedir o uso de produtos ou materiais objetos de infração; quando o expositor for participante de um grupo empresarial ou, ainda, quando possuir empresas associadas. Nesse caso, os produtos dessas empresas poderão ser apresentados 41/99\n42 desde que seja previamente fornecida à Administração uma relação das empresas e a comprovação do vínculo existente entre elas; e quando o expositor for uma empresa de representação comercial. Nesse caso, poderá apresentar somente produtos de sua representação exclusiva, sendo, porém, obrigado a fornecer antecipadamente à Administração, a relação das empresas representadas com os comprovantes do vínculo de exclusividade existente. Acesso de pessoal à área da feira Segundo Allen (2007), no período do evento o acesso aos pavilhões da feira pelos portadores de credenciais de identificação, somente poderá ser feito nos seguintes horários: expositores diariamente, pelo menos uma hora antes da abertura da exposição até ao término do dia; segurança permanente; limpeza diariamente, após o encerramento da exposição. A Administração do evento manterá rececionistas na portaria durante o horário de funcionamento ao público. Atendimento ao stand Durante o período de funcionamento da feira, deverá permanecer no stand, no mínimo, um funcionário do expositor, capacitado a prestar informações. É proibido o encerramento do stand fora do horário estabelecido. O funcionário deverá comparecer no local 30 minutos antes da abertura do evento, e no encerramento, caberá ao expositor fechar o stand (Allen, 2007). Promoções e distribuição de brindes e alimentos Será permitida a realização de sorteios e distribuição de brindes (canetas, pastas, chapéus, camisolas, entre outros), amostras, folhetos e catálogos exclusivamente no interior do stand, podendo, porém, a Administração suspender ou cessar essa atividade quando ocorrer aglomeração, tumulto ou outros problemas. O brinde deverá ter uma relação direta com o negócio da empresa e com o evento. Recomenda-se que aos visitantes sejam oferecidos apenas alimentos e bebidas como café, água e refrigerantes, evitando bebidas alcoólicas de forma ostensiva ou pública (Allen, 2007). 42/99\n43 Demonstração de produtos e equipamentos de risco A Administração poderá estabelecer horários para a demonstração de produtos e equipamentos que, a seu critério, apresentam riscos às pessoas, mercadorias e estrutura dos stands, ou que produzam sons ou vibrações que perturbem o ambiente. Arrumação e limpeza dos stands A arrumação e limpeza dos stands poderão ser feitas com duas horas de antecedência à abertura do pavilhão. O serviço de limpeza do stand deverá ser realizado diariamente, devendo o material recolhido ser depositado na lixeira do pavilhão pelo próprio expositor. Em outros horários, o lixo deverá ser acumulado em recipientes fechados mantidos pelo expositor em seu stand, devendo ser retirado até o horário de encerramento, diariamente (Allen, 2007). Limpeza das áreas de ocupação e circulação Durante o horário de funcionamento do evento, será designada uma equipa encarregada exclusivamente de manter a limpeza das áreas de circulação. Estacionamento de veículos dos expositores Durante o período de montagem e desmontagem dos stands, os expositores terão direito a estacionamento gratuito e, no decorrer do evento, os expositores poderão utilizar um estacionamento especial, reservado com a compra de um credencial ao preço preestabelecido por dia, que poderá ser adquirida na Administração (Allen, 2007). Saída de produtos e materiais Os materiais e produtos não poderão ser movimentados nos pavilhões durante o funcionamento do evento. Em casos excecionais, para a substituição de mercadorias que apresentem defeitos, a Administração poderá autorizar a movimentação. 43/99\n44 Som Com exceção de expositores que sejam fabricantes ou representantes de equipamentos de som, é proibido o uso nos stands, aparelhos que perturbem o ambiente e os demais expositores. Os fabricantes ou representantes que desejarem fazer demonstrações em volume elevado deverão construir locais com isolamento acústico em seus stands. Em recinto aberto o som não poderá exceder um volume também que interfira ou perturbe os demais (Zanella, 2004). Materiais de risco depositados nos stands O expositor não poderá manter no stand qualquer substância nociva, inflamável ou explosiva, bem como gases não inertes, tóxicos e combustíveis. Em caso de ser necessário, é permitido o máximo de 13 kg dessas substâncias, com uma tubulação rígida e metálica. Para efeito, no ato da colocação será solicitada vistoria à Administração. Também é vedada a utilização de motores de combustão no interior dos pavilhões. Os equipamentos cuja demonstração possa apresentar perigo para o público, para os stands ou para os pavilhões, deverão ser providos de instalações que, a critério da Administração, eliminem qualquer risco. O expositor é obrigado a manter no stand, desde o início da montagem até à desmontagem, um extintor de incêndio com carga adequada para proteção dos produtos e materiais utilizados no stand (Allen, 2007). Exigências legais Caberá aos expositores providenciar o atendimento de exigências legais eventualmente existentes, quanto a determinados tipos de evento, principalmente o pagamento de taxas e tributos, nacionais e municipais. Os expositores poderão utilizar os serviços de despachantes credenciados pela Administração. O mesmo aplica-se em relação à emissão de notas fiscais para movimentação ou trânsito de mercadoria (Allen, 2007). Direitos autorais Os expositores que realizarem promoções sonoras deverão observar a legislação relativa aos direitos autorais, sendo responsáveis pelo pagamento das devidas taxas (Zanella, 2004). 44/99\n45 Trabalho de menores No caso de utilização de serviços de menores, deverá ser apresentada a respetiva autorização de labor ou do Juizado de Menores (Zanella, 2004). Desistência de ocupação de um stand A falta de ocupação do stand pelo expositor horas antes da data de inauguração do evento será considerada como desistência, podendo a Administração utilizá-lo (Zanella, 2004). Objetos e materiais depositados no stand Serão de exclusiva responsabilidade do expositor a guarda e conservação de objetos e materiais depositados no stand. Para os objetos de maior volume, os expositores poderão dispor de um local apropriado para depósito, cujas chaves serão solicitadas na Administração. Após o encerramento do evento, os materiais e equipamentos que não foram retirados do local até as 24 horas do dia seguinte, deverão ser removidos pela Administração, que cobrará do expositor os custos da operação, não se responsabilizando por perdas, avarias, roubos ou extravio de qualquer material O stand deverá ser devolvido em perfeito estado de conservação, cabendo ao expositor ressarcir eventuais danos ou prejuízos causados nas instalações do local do evento (Zanella, 2004). Seguros O expositor deverá contratar um seguro contra riscos sobre os produtos e materiais expostos no stand, uma vez que a Administração não se responsabiliza por eventuais acidentes, danos, roubos, ou outras adversidades maiores (Zanella, 2004) Instalação e montagem dos stands A instalação dos stands é um processo de montagem de estruturas metálicas (às vezes de maneiras ou lonas), que requer profissionais competentes. Falhas durante a sua montagem poderá não só por em causa a segurança dos expositores, como também dos visitantes. Pelo que, durante o processo de instalação, o responsável da equipa de montagem deverá supervisionar o andamento dos trabalhos. 45/99\n46 Estrutura básica de um stand A estrutura de um stand dependerá das características de cada evento. Em alguns casos, os stands poderão ter uma estrutura diferenciada do modelo básico, sendo facultado aos expositores a possibilidade de instalar outros tipos de montagem, obedecendo a determinados padrões básicos. O stand deverá apresentar um ambiente agradável, estimulando o acesso do público no local e inspirando uma imagem simpática e acolhedora (Allen, 2007). O expositor deverá ainda apresentar elementos como o logotipo da empresa expositora, cartazes gráficos que despertam a atenção e ressaltam os produtos e serviços oferecidos, luminosos ou backlights, geralmente utilizados em três posições: acima do stand, na posição horizontal; na parte interna, na posição horizontal; e no exterior, na vertical. A luz e a cor são fatores importantes de visualização do stand, devendo observar-se as recomendações técnicas quanto à iluminação ou reflexos da luz sobre o ambiente. A cor objetiva imprime atratividade e beleza ao ambiente, ressaltando os aspetos principais da exposição (Allen, 2007). Montagem do stand De forma geral, todos os eventos têm uma montadora oficial que executa a montagem básica e, sob consulta, outros trabalhos especiais nos stands. Os participantes que contratarem a montagem com outras empresas deverão submeter o projeto à Administração com a devida antecedência. No caso de a montagem ser de responsabilidade do expositor, a planta ou maqueta, e o material descritivo, deverão ser apresentados previamente à Administração para análise. Esses documentos permanecerão no stand para a inspeção técnica que será realizada pela Administração. A fim de assegurar a execução dos serviços antes da abertura do evento, a data e o horário do início e término da montagem e limpeza deverão ser definidos previamente e formalizados por escrito com os executores. As áreas dos stands serão entregues aos expositores demarcadas no piso, e não podem ser perfurados ou escavados. Ele deverá instalar na área um estrado de madeira, com uma altura devidamente apropriada ao ambiente (Allen, 2007). 46/99\n47 É obrigatória a instalação de paredes divisórias nos limites com outros stands. O expositor poderá construir stand com mais de um nível, mediante o pagamento de uma taxa extra/m2 de área construída, desde que não seja ultrapassado o limite de altura pré-estabelecida. A área construída no segundo piso não poderá exceder 60% (sessenta por cento) da área do stand. Será considerado segundo piso sempre que houver utilização superior e inferior simultaneamente. Qualquer elemento componente da montagem ou produtos expostos deverão estar rigorosamente dentro dos limites da área do stand. Não serão admitidas extensões sobre stands contíguos ou sobre as vias de circulação (Allen, 2007). Remoção dos resíduos após a montagem Os expositores são responsáveis pela retirada dos resíduos de materiais, referentes à montagem e decoração. Os serviços de limpeza, eventualmente contratados pelo expositor, por intermédio da Administração, somente serão responsáveis pela limpeza do stand, ou seja, aspiração do pó, limpeza de painéis, vidros, metais, material de exposição e retirada do lixo normal diariamente. Obras durante o evento Durante o horário de funcionamento do evento, não serão permitidas obras nos stands. Em casos especiais, deverá ser feita solicitação por escrito à Administração, que poderá autorizar ou não, a execução em horário especial. Modificações da montagem padrão ou básica Embora o expositor tenha optado pela montagem padrão, poderão ser feitas alterações no projeto do stand, efetuando a devida solicitação, por meio adequado, que deverá ser encaminhado para a Administração antecipadamente. Os pedidos que não forem encaminhados até à data limite serão atendidos de acordo com as possibilidades de sua execução, obedecendo à ordem de entrega. As modificações solicitadas pelos expositores serão realizadas sem ónus se a execução do novo projeto não exigir novos materiais, além dos constantes da montagem básica contratada. Se for necessária a utilização de novos materiais, a Administração apresentará ao expositor um orçamento detalhado para sua apreciação (Allen, 2007). 47/99\n48 Energia elétrica nos stands O stand correspondente a montagem básica dispõe de duas tomadas elétricas, além de um spotlight para cada m2 de área do stand. O sistema geral de distribuição elétrica da feira é constituído de uma tensão monofásica ou trifásica. As alterações no sistema de energia elétrica serão realizadas pela Administração, mediante pedido do expositor, que será atendido de acordo com as possibilidades de sua execução pela ordem de chegada. O expositor não deverá ligar na rede elétrica aparelhos que usem energia superior à que for colocada, ou efetuar ligações fora das especificações técnicas anteriormente revistas. Se for constatada qualquer anomalia, a Administração terá o direito de interditar o stand até que a irregularidade seja sanada (Zanella, 2004). A administração da organização, fornecerá ao expositor as especificações das instalações, abrangendo: as instalações para fornecimento de energia elétrica; a iluminação dos stands; as tomadas destinadas à instalação de equipamentos; o ponto de entrada de força; a entrada da rede de alimentação; a instalação da chave geral; os circuitos independentes para equipamentos que necessitam permanecer ligados fora do horário da feira (com chave própria); a vistoria após completada a instalação do stand, para fazer a ligação à rede de distribuição do local do evento; as recomendações sobre ligação à rede elétrica de aparelhos com consumo superior ao que foi locado; tabela de cálculo de KWts e custos, como por exemplo a tabela de preços de energia elétrica (instalação e consumo), o preço da instalação do ponto de alimentação de energia elétrica no stand, o preço de consumo da energia elétrica no período total do evento (preço para cada KWts), e a verificação e elaboração de um mapa indicativo dos pontos de instalações elétricas com o respetivo consumo e voltagem, necessários ao funcionamento do stand (Zanella, 2004). Instalações hidráulicas As instalações hidráulicas, água e esgoto, serão efetuadas sob a coordenação da Administração com base no formulário de solicitação, o qual deverá ser encaminhado até à data preestabelecida, juntamente com a planta do stand com a localização dos pontos de hidráulica. A administração fornecerá ao expositor as especificações das instalações hidráulicas, abrangendo: o sistema de alimentação e escoamento de água nos stands; os 48/99\n49 registos dos pontos de alimentação de água; as vistorias feitas no término da instalação e ligação à rede de distribuição do local da feira; a instalação de pias; os custos de recolocação de pontos de água e escoamento; os custos de fornecimento de água durante o período da feira. (Zanella, 2004). Sistema de telecomunicações As alterações no sistema de telecomunicações serão feitas pelas empresas concessionárias desses serviços, sob a coordenação da administração, com base no requerimento dos expositores, juntamente com a planta detalhada dos pontos solicitados. No formulário, será indicado o valor do custo dos serviços da responsabilidade do expositor. A administração poderá solicitar ao expositor as especificações do sistema de telecomunicações que será implantado, abrangendo, o layout completo do stand com a localização exata dos equipamentos (terminais, telefones, entre outros), os pontos de energia e linhas telefónicas, e a posição dos pontos terminais da linha. Decoração do stand É proibida a instalação de elementos decorativos no stand com a utilização de areia, terra, cimento e pedra, não obstante, plantas decorativas serão permitidas quando colocadas em vasos. Por outro lado, se o expositor assim pretender, poderá delimitar sua área de ocupação com correntes (Allen, 2007). Móveis e acessórios O stand básico inclui uma mesa e três cadeiras, entretanto, a Administração colocará à disposição dos expositores uma variedade de móveis, disponíveis para casos de locação. Para complementar, poderão ser instalados refrigeradores e montras para demonstração dos produtos. Pelo que, deverão manter os móveis sempre organizados, limpos e evitar a colocação de materiais e objetos sobre eles (Allen, 2007). 49/99\n50 1.9 Providências e relatório ao término do evento Após o término do evento, deverão ser tomadas algumas providências que visam igualmente a criação de um instrumento, capaz não só auxiliar nas realizações futuras, como também avaliar o desempenho da organização, em detrimento do que inicialmente se projetou (Zanella 2004). Segundo Zanella (2004), a promoção de reuniões para avaliação de desempenho setorial e global, como as recolhas de sugestões e informações, realização de inventário dos equipamentos e materiais remanescentes, o acompanhamento da desmontagem geral das instalações, o levantamento estatístico de dados e indicadores do evento, e entre outros, são algumas das providências que devem ser adotadas, para a elaboração do relatório final de desempenho e resultados, contendo basicamente as seguintes informações: programação do evento; histórico das atividades; resultado das pesquisas realizadas com o público no início, durante e ao término do evento. A recolha de dados estatísticos relacionados com as atividades, nomeadamente o número de participantes por classes (congressistas, expositores, convidados, acompanhantes, pessoal de apoio dos participantes, entre outros); o número e área ocupada pelos stands; os participantes por área de atividade; os participantes em função dos cargos e funções exercidos (proprietários, gerentes, supervisores, consultores, professores, estudantes); os participantes em função da origem, nacionalidade, domicílio, sexo, idade, entre outros, são importantes para a elaboração de comentários comparativos em relação aos eventos similares já realizados, principalmente quanto ao volume de participantes, mas também, possibilita a criação de sugestões, recomendações, informações e orientação para os futuros eventos (Zanella, 2004). A montagem das pastas com a documentação do evento, nomeadamente os formulários, os relatórios, os roteiros de trabalho, as correspondências, o material publicitário, os comprovantes de recebimentos e pagamentos, polígrafos ou apostilas, fotografias, orçamento e cronograma financeiro, entre outros. A criação destas pastas permitirá facilmente a elaboração de um instrumento financeiro, que possibilitará uma análise sobre os fatores positivos e negativos que interferiram no decurso do evento, assim como as divergências entre 50/99\n51 a programação prevista e realizada, possibilitando a elaboração de um parecer conclusivo (Allen, 2007). Por último, é igualmente importante manter contacto, ou encaminhar correspondência de agradecimento às pessoas que tiveram maior participação e destaque no evento, principalmente patrocinadores e colaboradores (Allen, 2007) Metodologia de investigação Métodos utilizados Neste trabalho foi levado em conta como metodologia as pesquisas bibliográficas, isto é, recolhas de informações baseadas em fontes escritas, assim como as ideografias, informações de textos de autores citados nos documentos consultados; pesquisa webs; implementação de entrevistas, onde se pretende conhecer como é feita a planificação e implementação de eventos comerciais em Cabo Verde, assim como os principais constrangimentos existente neste processo. Procedimentos de investigação A elaboração desta memória obedeceu ao cumprimento de procedimentos operacionais e metodológicos a seguir descritos: Projeto de memória foi efetuado inicialmente um projeto de memória no âmbito da disciplina de metodologia de trabalho científico. Mais tarde, em discussão e sob orientação do orientador, surgiram outras conceções, que melhor se enquadravam com a experiência do discente. Neste sentido, decidiu-se para a elaboração de um trabalho sobre a planificação e implementação de eventos comerciais, constrangimentos e propostas para Cabo Verde. Revisão da literatura foi efetuada com base na leitura de abordagens de vários autores, disponibilizados em livros, artigos científicos e outros trabalhos que retratam os assuntos desta memória, com vista a fundamentar as teorias a serem descritas e discutidas ao longo deste trabalho científico; 51/99\n52 Consulta documental foi realizada com base na análise de documentos produzidos pela FIC, S.A. Aplicação de entrevista submetida a 4 (quatro) instituições de renome e prestígio, com larga experiência na realização de eventos comerciais em Cabo Verde, nomeadamente a FIC, S.A., ADEI, EME Marketing, Lda. e MAHOT, não obstante, somente duas responderam à solicitação. Instrumento de recolha de dados O instrumento de recolha de dados utilizado neste trabalho consiste na aplicação de entrevistas (o guião de entrevista utilizado encontra-se no apêndice I). Uma entrevista consiste em colocar uma série de perguntas relativas à sua situação social, profissional ou familiar, às suas opiniões, à sua atitude em relação a opções ou a questões humanas e sociais, às suas expectativas, ao seu nível de conhecimentos ou de consciência de um acontecimento ou de um problema, ou ainda sobre qualquer outro ponto que interesse os investigadores, sobre uma determinada realidade (Pocinho e Figueiredo, 2004).. Método de recolha de dados A recolha de dados foi efetuada através de entrevista com os responsáveis das instituições promotora e organizadoras dos eventos comerciais em Cabo Verde. Este processo teve lugar entre novembro de 2013 a fevereiro de Análise de dados A análise dos dados baseia-se essencialmente nas técnicas de análise SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities and Treats), apurando as forças, ameaças, fraquezas e oportunidades. Por último, fez-se a discussão dos resultados ao longo da análise dos dados, confrontando-se os resultados obtidos com as teorias descritas na fundamentação teórica deste trabalho. Assim sendo, foi adotada metodologia baseada no esquema metodológico que encontra a seguir: 52/99\n53 Pesquisa bibliográfica - Bibliografias de referência sobre a planificação e organização de eventos comerciais. - Estudo documental sobre os eventos comerciais realizados em Cabo Verde. Procedimentos Situação em referência. Levantamento dos pontos fortes e fracos e das potencialidades e fraquezas. Recolha de dados e das informações Análise SWOT. Análise dos dados e das informações com base na pesquisa realizada e nas entrevistas aplicadas aos sujeitos de pesquisas. Apresentação de propostas que possam contribuir para uma melhor planificação e organização dos eventos comerciais em Cabo Verde. Figura 1: Esquema metodológico do trabalho Fonte: Elaboração própria (2014). 53/99\n54 Capítulo 2: Os eventos comerciais em Cabo Verde 2.1 Feira Internacional de Cabo Verde Através de uma iniciativa governamental dos anos 90, que tem por base promover o comércio nacional, foi criada a Feira Internacional de Cabo Verde (FIC). Contudo, só a partir do ano 2000 é que acabaria por transformar-se numa das missões da FIC, SA. Nesta altura, passou a fazer parte do Sector Empresarial do Estado (SEE), na qual prevê a realização anual de uma feira multissectorial, que tem o propósito de promover o intercâmbio comercial entre os empresários nacionais e estrangeiros, com o públicos-alvo (FIC S.A., 2013). Para além da FIC anual e multissetorial, que já vai na sua XVIIª edição, a organização tem avançado e organizado outras feiras sectoriais e internacionais, nomeadamente, a Expotur Feira Internacional de Turismo (Vª Edição); Expoauto Feira de Automóveis (IIIª Edição); Expomar Feira de Atividades Económicas Ligadas ao Mar (IIª Edição); FICH Feira Internacional de Construção e Habitação (IVª Edição); Feira do Ambiente (IIIª Edição); e a Feira dos 3E Feira do Emprego, Empresas e Empreendedorismo (IIIª Edição), para além de outras atividades do sector privado com quem eventualmente colaboram. 1 1 Informações recolhidas no site oficial da instituição 54/99\n55 Por outro lado, a FIC, S.A. tem utilizado outras formas para rentabilizar os seus ativos, como é o caso do aluguer dos equipamentos e materiais para exposição (móveis), e do espaço (pavilhão) para bailes e espetáculos (FIC S.A., 2013). De uma forma genérica, os materiais para a preparação e organização das estruturas físicas para as feiras acabam por ser os mesmos, designadamente: alcatifas para os pisos e para o palco; placas para a montagem dos stands; equipamentos de eletricidade; equipamentos de som e iluminação, ferramentas da montagem e desmontagem dos stands, entre outros (FIC S.A., 2013). Fotografia 1: Vista de cima da Feira Internacional de Cabo Verde Fonte: Sapo (2013) FIC, S.A. Segundo a alinha um e dois do artigo 1º do estatuto da FIC Zona Franca Comercial de Cabo Verde, S.A. ela é uma empresa que adota a forma de sociedade anónima com a denominação social de FIC Zona Franca Comercial de Cabo Verde, S.A., abreviadamente FIC. Não obstante, nas relações internacionais ela poderá utilizar a denominação social de Cape Verde Free Trade Zone. 55/99\n56 Tem a sua sede social na cidade do Mindelo, conforme artigo 2º alinha um do estatuto da empresa, e tem como objeto principal a organização de feiras e exposições internacionais bem como a gestão de zonas francas comerciais, segundo artigo 3º alinha um do mesmo estatuto. Contudo, a empresa pode também exercer acessoriamente outras atividades relacionadas com o seu objeto principal Com um capital social de vinte milhões de escudos, dividido em vinte mil ações com valor nominal de mil escudos cada, tem como acionistas o Estado de Cavo Verde, com 80% do capital social, e o Instituto de Apoio ao Desenvolvimento Empresarial, com 20% do capital social, de acordo com a alinha a e b do ponto um, artigo 4º do estatuto da FIC, S.A. 2.2 Feira Internacional de Construção e Habitação A Feira Internacional de Construção e Habitação, também conhecida por FICH, é promovida pelo Ministério do Ambiente, Habitação e Ordenamento do Território. Esta feira de carácter internacional tem como atividades complementares as exposições, bolsa de contactos e as Jornadas Técnicas, nomeadamente palestras e seminários, onde se pretende analisar e questionar as ameaças e oportunidades do sector, para o desenvolvimento de Cabo Verde (MAHOT, 2011). A sua criação visa essencialmente expor e promover a habitação e a construção em Cabo Verde, apresentar a todos os profissionais ligados ao sector da habitação e ao público em geral o que vem sendo realizado no sector da construção para a habitação. Como também os resultados alcançados através da utilização de novas tecnologias para as construções, visando a redução de custos (MAHOT, 2011). 56/99\n57 Fotografia 2: Imagem interna da Feira Internacional de Construção e Habitação Fonte: Binokulu (2013) De entre as finalidades dessa feira, ela também procura fomentar o interesse para a construção de habitações socias, assim como para a pesquisa no domínio da construção, com vista a redução do custo das habitações e soluções ambientais sustentáveis. De modo a demonstrar a importância da habitação social e a de custos controlados na qualidade de vida das populações, e o seu impacto económico no desenvolvimento do país (MAHOT, 2011). Para além disso, pretende-se que a feira tenha um impacto tanto a nível ambiental, com o desenvolvimento de mentalidades e responsabilidades dos agentes ligados ao sector com o meio envolvente, através de uma utilização racional e sustentada dos recursos. A nível social, através da melhoria do conforto e de qualidade de vida das populações, com a redução do défice habitacional. A nível económico, incentivando os promotores imobiliários a descobrirem na habitação social as vantagens que revelariam como um importante nicho de negócio, com potencialidades visíveis de crescimento. Como também a nível científico, dando a conhecer as metodologias de construção que permitem poupar recursos ambientais, através de novas tecnologias aplicadas à construção em Cabo Verde e no mundo e, exposição de matérias-primas alternativas (MAHOT, 2011). 57/99\n58 2.3 Feira de Turismo de Cabo Verde A Feira de Turismo de Cabo Verde, também conhecida por Expotour, é promovida pela Direção Geral do Turismo em parceria com a FIC, SA, e já vai na sua 5ª edição. É um evento que aposta na projeção internacional do país, através da variedade de experiência e diversidade (MTIE, 2011). O turismo como sendo um sector estratégico para Cabo Verde e, que tem dado um contributo importante para o país, através do aumento das receitas externas para a cobertura do défice da balança comercial e para o combate ao desemprego, também tem contribuído para a valorização do património natural e cultural do país (MTIE, 2012). Fotografia 3: Imagem interna da Feita de Turismo de Cabo Verde Fonte: Asemana (2012) O objetivo subjacente à realização da Expotour é de promover Cabo Vede como sendo um destino cheio de diversidades, através de uma interação entre os operadores de mercados emissores e o mercado interno, projeção de uma imagem moderna e dinâmica do país nos mercados internacionais, aumentar a qualidade e a oferta turística nacional e, promover a cultural nacional no quadro do desenvolvimento de um turismo sustentável (MTIE, 2013). 58/99\n59 A feira conta também com outras atividades ligadas ao sector, promovidas pelos organizadores, com o intuído de agregar valor ao evento. Cita-se como exemplo as jornadas técnicas, workshops, animação cultural, bolsa de contactos, excursões, visitas profissionais e exposições variadas (MTIE, 2011). 2.4 Feira Internacional de Agronegócios A Feira Internacional de Agronegócios traduz-se essencialmente em um evento de interação entre os setores ligados à agricultura e pecuária, na qual visa promover esses setores nas suas variadas dimensões, desde elaboração de estratégias viradas para o mercado, a serviços de qualidade que estão associados (MDR, 2013). Fotografia 4: Imagem interna da Feira Internacional de Agronegócios Fonte: Binokulo (Julho, 2013) Promovida pelo Ministério do Desenvolvimento Rural (MDR), em parceria com a FIC, SA e a Câmara Municipal de Santa Cruz, teve a sua primeira edição em julho de 2013, sob o lema Empresarialização do sector Agropecuário em Cabo Verde. Na qual tem por objetivo fomentar tanto a produção, a empresarialização do setor, bem como aproximar o produtor das inovações tecnológicas e das soluções do agronegócio, tendo em vista o desenvolvimento económico, social e ambiental (MDR, 2013). 59/99\n60 Pretende-se igualmente promover e dinamizar o sector nas várias vertentes, desde o tratamento do terreno, comercialização de sementes e plantas, fertilizantes e tratamento de pragas, irrigação, colheita, conservação, embalagem, controlo de qualidade, certificação e inspeção sanitária e, comercialização no mercado interno junto dos hotéis, restaurantes e cafés (MDR, 2013). Semelhante às outras feiras, promovidas em parceria com a FIC, SA, a feira conta também com outras atividades ligadas ao sector, com o intuído de agregar valor ao evento. Cita-se como exemplo as exposições, venda de produtos e workshops. 2.5 Feira de Atividades Económicas Ligadas ao Mar A Feira de Atividades Económicas Ligas ao Mar, também designada por EXPOMAR, que já vai na sua 2ª edição, tem a intenção de valorizar o nosso mar como fonte de riqueza económica e de conhecimento, e a de exploração dos seus recursos de forma sustentável (MIEM, 2012). Em 2012 aquando da sua 1ª edição, teve como finalidade promover e incentivar o aproveitamento integral de todas as oportunidades que o mar proporciona e, potencializar todas as atividades económicas ligadas ao maior recurso natural de Cabo Verde (MIEM, 2012). Visando essencialmente o aproveitamento das potencialidades e sinergias para a materialização do Cluster do Mar; a criação de condições para a o surgimento de ambientes de negócios, assim como para a consolidação e afirmação de empresas nacionais e estrageiras; fomentar o intercâmbio entre empresas do sector, e, entre estas e pessoas singulares; dar a conhecer as espécies marinhas em Cabo Verde; divulgar o potencial gastronómico na base dos produtos do mar, entre outros (MIEM, 2012). 60/99\n61 Fotografia 5: Imagem interna da Feira de Atividades Ligadas ao Mar Fonte: Portugalcaboverde (2012) Em 2013, a segunda edição não teve somente os objetivos da primeira edição, como também tentou-se criar as condições para acrescentar valor e potencializar todas as atividades económicas ao mar, sensibilizando para o aproveitamento das sinergias de modo a materializar a estratégia em curso do Cluster do Mar, criando condições para internacionalização das empresas nacionais, fomentando o intercâmbio entre empresas e instituições do Estado (MIEM, 2012). 2.6 Feira dos 3E Emprego, Empresas e Empreendedorismo A primeira feira dos 3E foi realizado entre 26 a 28 de Junho de , e tinha o objetivo de criar um espaço através do qual se pudesse fomentar o empreendedorismo em Cabo Verde, estimulando os jovens que quisessem criar os seus próprios negócios, assim como aos demais que estivessem à procura do primeiro emprego, ou quisessem aperfeiçoar, diversificar e/ou diferenciar negócios existentes. Assim como também de auxiliar todos aqueles que necessitassem de orientação, formação e informação relativamente a abertura do seu próprio negócio (Lima, 2013). 61/99\n62 A missão da feira era de nesse evento, oferecer-se a possibilidade de conhecer as várias oportunidades de negócio em Cabo Verde, dar orientação para o planeamento, ideias de negócios, informação sobre o crédito, palestras, cursos para a (melhor) gestão de micro e pequenas empresas, consultoria, entre outros (DEL Eventos & Afins Lda., Julho de 2009). Fotografia 6: Imagem interna da Feira de Empresas, Emprego e Empreendedorismo Fonte: Adei (2011) A feira foi projetada em sistema de feira urbana, o que não se concretizou devido à falta de material e equipamentos próprios, tendo sido utilizado o sistema em U (semiaberto), única forma possível pelo fornecedor. Foram utilizados stands abertos com duas e três faces, e o restaurante foi colocado na área dos stands por dificuldades logísticos (Lima, 2013). 2 A feira já vai na sua 3ª edição (2012). 62/99\n63 No entanto, a metodologia utilizada não foi a mais adequada, criando assim alguns constrangimentos ao cenário, tais como, refrigeração do espaço, problemas de sonorização do espaço, entre outros (Lima, 2013). Para a realização das palestras e clínicas tecnológicas, utilizou-se salas fechadas, nem sempre apropriadas. Os minicursos, assim como as oficinas, foram ministrados em espaços semiabertos por falta de condições estruturais do local do evento (Lima, 2013). O objetivo principal da feira foi atingido, isto é, a realização de uma feira de oportunidades de negócios, que foi bem recebida, tendo visitado o evento pessoas de todas as idades e extratos sociais, culminando com a boa participação nos eventos paralelos de carácter formativo e informativo (DEL Eventos & Afins Lda., Julho de 2009). Quadro 1: Expositores & stands da Feira dos 3E (2009) Nº de Expositores Expositores Internacionais Expositores Nacionais Nº de Stands Utilizados Nº de Stands Previsto Fonte: Elaboração própria (2014) Participaram no evento cerca de 36 expositores, ocupando 51 stands. Dos expositores, 4 eram internacionais (um do Brasil e três de Portugal), merecendo destaque a Associação Brasileira de Franchising, que aproveitou a oportunidade para se encontrar com a Secretária de Estado da Economia de Cabo Verde, os promotores dos shopping centers da Praia, fazendo assim levantamento de possibilidade da franquia brasileira operar no mercado cabo-verdiano (DEL Eventos & Afins Lda., Julho de 2009). É de realçar que hoje, a franquia brasileira é uma realidade no mercado cabo-verdiano, tomando como exemplo as várias lojas franquiadas existentes no centro comercial da cidade da Praia Shopping Center da Praia. 63/99\n64 Quadro 2: Receitas arrecadadas na Feira dos 3E (2009) Aluguer de stands Venda de bilhetes Patrocínios Total de receitas $ $ $ $00 Fonte: Elaboração própria (2014) A receita proveniente do aluguer dos stands foi de $00 (novecentos e quarenta mil escudos), a dos bilhetes de $00 (cento e sessenta e seis mil e, seiscentos escudos), e a dos patrocínios de $00 (um milhão, cento e quarenta e quatro mil escudos), o que totaliza o montante de $00 (dois milhões, duzentos e cinquenta mil e, seiscentos escudos) de receitas arrecadadas (DEL Eventos & Afins Lda., Julho de 2009). Quadro 3: Atividades paralelas realizadas durante a Feira dos 3E (2009) Atividades Quantidades Nº de sessões Média de participação Minicursos 4 >1 32 Clínicas tecnológicas Oficinas 5 >1 31 Palestras 8 >1 19 Fonte: Elaboração própria (2014) A participação nos eventos paralelos foi gratuita por decisão do Instituo de Emprego e Formação Profissional (IEFP), sendo que quase a totalidade desse público era constituído por estudantes universitários (Lima, 2013). Quadro 4: Custo de realização da Feira dos 3E (2009) Custos Valor Percentagem (%) Custo previsto $00 100% Custo efetivo $00 76% Diferencial $00 24% Fonte: Elaboração própria (2014) Os custos de realização totalizaram os $00 (dez milhões, quinhentos e cinquenta e quatro mil, cento e trinta e seis escudos). É de realçar ainda que, o orçamento utilizado foi de 64/99\n65 76% do previsto. O valor utilizado foi inferior ao previsto, dado que o custo com o espaço da feira, que estava orçado para 60 stands só foi utilizado 51, assim como ao material gráfico, cuja produção ficou muito aquém do previsto, isto é, somente 21% foi utilizado (alguns dísticos e banners, convites e flyers) na publicidade, e não se produziu muppis. E por último, o site do evento, também não foi produzido (Lima, 2013). A feira como um espaço que se pretendeu criar resultados positivos, embora genericamente poderia ter sido melhor, tendo em conta que atividades como Orientação para Planeamento e Oportunidades de negócio em Cabo Verde não foram realizadas, assim como a abertura de novas micro e pequenas empresas. Recomendando assim uma análise das razões da sua não concretização, pois eram atividades fundamentais para a feira (DEL Eventos & Afins Lda., Julho de 2009). As atividades paralelas, que provaram ser de grande utilidade, não foram bem divulgadas ou divulgadas tardiamente, favorecendo um descontrolo no primeiro dia, pois muitos dos inscritos não puderam ser avisados atempadamente (Lima, 2013). As atividades culturais realizadas no mesmo espaço da feira, embora muito atrativas, mostraram-se pouco convenientes devido ao barulho, recomendando que sejam realizadas em espaço paralelo ao salão de exposição nas próximas edições (Lima, 2013). Embora tenha-se realizado uma boa e excelente campanha para a divulgação do evento, esta mostrou-se pouco eficaz em termos de conteúdo essencial, isto é, as razões que poderiam motivar as pessoas a visitarem a feira, tendo vindo a ser feita somente na última semana, após um encontro de concentração (Lima, 2013). Os organizadores de evento perderam, em parte, o controlo referente ao Marketing, embora informados das atividades realizadas, ficando assim por cumprir os objetivos de acordo com o projeto apresentado e aprovado pelo antigo MECC (Ministério da Economia, Crescimento e Competitividade), segundo os organizadores (DEL Eventos & Afins Lda., Julho de 2009). 65/99\n66 A proposta da feira apresentada trazia um cronograma de atividades a realizar, que incluía todo um trabalho de terreno atempado, de modo a propiciar a participação de empresas estrangeiras fornecedoras. Porém não se concretizou na sua totalidade, devido a atrasos burocráticos no envio de credenciais à empresa organizadora, impossibilitando-a de convidar oficialmente os parceiros estrangeiros. No entanto, esses confirmaram a disponibilidade de estarem na próxima edição (DEL Eventos & Afins Lda., Julho de 2009). 66/99\n67 Capítulo 3: Resultado de estudo 3.1 Breves considerações Neste capítulo é abordado de uma forma genérica as feiras internacionais e setoriais em Cabo Verde. É feita análise e discussão das informações das entrevistas aplicadas aos sujeitos de pesquisa, bem como a análise de SWOT aplicada não só a essas informações, como também levando em consideração a uma base estudo documental. Por último, são feitas as considerações finais. 3.2 Feiras internacionais e setoriais de Cabo Verde Para além da FIC anual e multissectorial, que já vai na sua XVIIª Edição, existem outras feiras sectoriais e internacionais, nomeadamente: Expotur Feira Internacional de Turismo (Vª Edição); Expoauto Feira de Automóveis (IIIª Edição); Expomar Feira de Atividades Económicas Ligadas ao Mar (IIª Edição) FICH Feira Internacional de Construção e Habitação (IVª Edição); Feira do Ambiente (IIIª Edição); Feira dos 3E Feira do Emprego, Empresas e Empreendedorismo (IIIª Edição), entre outras atividades do sector privado com quem eventualmente colaboram. Ainda é feito o aluguer dos equipamentos e materiais da FIC, e do espaço para bailes e espetáculos (FIC, S.A., 2013). 67/99\n68 No decorrer das feiras tem-se o hábito de realizar atividades paralelas, tais como jornadas técnicas, bolsas de contacto, apresentações públicas com oradores devidamente capacitados, B2B (Business to Business), atividades culturais e ainda visitas a locais singulares que possam ser benéficos para o alcance dos objetivos traçados pela organização (FIC, S.A., 2013). De uma forma genérica, os materiais para a preparação e organização das estruturas físicas para as feiras acabam por ser os mesmos, designadamente: alcatifas para os pisos e para o palco; placas para a montagem dos stands; equipamentos de eletricidade; equipamentos de som e iluminação, ferramentas da montagem e desmontagem dos stands, entre outros (FIC, S.A., 2013). Para a promoção das feiras sempre é utilizado o marketing direto, Spots televisivos e radiofónicos, Internet, flyers, com uma particularidade para as feiras internacionais, em que é feita a promoção também em feiras do mesmo âmbito no exterior (FIC, S.A., 2013). Quadro 5: Feiras internacionais e setoriais de Cabo Verde Feiras Nº de expositores Nº de stands Nº de visitantes Internacionais Setoriais Fonte: Elaboração própria (2014) Enquanto para as feiras internacionais têm uma aderência do público que se situa entre os 5000 a 9000 visitantes, para as feiras sectoriais a adesão se situa entre os 3000 a 4000 visitantes. Já para o número de expositores e stands para as feiras internacionais, os números se situam entre os 80 a 100 e 120 a 200 respetivamente, enquanto que para as feiras setoriais os valores rondam a volta dos 50 a 60 expositores e 60 a 80 stands. 68/99\n69 3.3 Análise e discussão das informações das entrevistas aplicadas aos sujeitos de pesquisa A análise e a discussão das informações das entrevistas aplicadas aos sujeitos da pesquisa foram feitas com base na metodologia definida no ponto 1.10 do capitulo1 do presente trabalho, tendo em consideração os objetivos definidos, as perguntas de partida e a fundamentação teórica constantes da introdução. Para o entrevistado 1, a aplicação e implementação de eventos comerciais são feitas com base numa meta final significativa e realizável, que requer a consciência, ética profissional e rigor, de modo a atingir os objetivos traçados. Segundo Zanella (2004), para se promover um evento bem-sucedido, não se pode ignorar a sua complexidade, amplitude e importância. Ela requer elevado nível de especialização técnica, experiência e especialização no tipo de evento que se pretende promover. Sua operacionalização fundamenta-se num sistema de planeamento no qual assenta alguns aspetos fundamentais, tais como: definição clara e precisa dos objetivos, bem como a amplitude do evento; estruturação do roteiro de planeamento e do respetivo cronograma de execução com bastante antecedência; previsão de recursos materiais, financeiros e de apoio para atender às exigências operacionais; afetação de pessoas, grupos ou comissões para assumir a responsabilidade pela coordenação e execução dos trabalhos; estabelecimento de sistema de integração e relacionamento permanente com patrocinadores, promotores, empresas vinculadas, autoridades, especialistas, imprensa, agentes de viagem, fornecedores, participantes e colaboradores colhendo subsídios e sugestões. Para Allen (2007), conceção e planeamento de um evento deverão ser precedidos de um estudo de viabilidade para análise das condições e capacidade da entidade promotora para sua realização. Além disso, há necessidade de realizar previamente ampla pesquisa técnica para conhecer a opinião do público-alvo sobre objetivos, temáticas, locais, datas, horários, participantes, convidados. Com base nessa verificação, será definida a estratégia de marketing para promover o evento, bem como os veículos de comunidades e divulgação. 69/99\n70 No que concerne aos constrangimentos existentes, o entrevistado 1 alega que têm alguns imprevistos que dificultam a planificação e implementação dos eventos: transporte de material (marítimo), desistências e cancelamentos de última hora, etc. Atitude dos expositores (devem preparar a sua participação nas feiras traçando os objetivos, elaborando o orçamento, entre outros aspetos de planeamento). De acordo com Allen (2007), As tarefas que dependem de terceiros serão sempre uma incógnita no que diz respeito ao seu cumprimento pontual, dado a isso, o cronograma é um dos, se não o principal instrumento na fase de operacionalização de um projeto de evento, que visa essencialmente minimizar essa incógnita, de modo a evitar o surgimento de situações não calendarizadas. Descrição detalhada das ações a realizar, imputação das responsabilidades aos respetivos atores e, cumprimento das datas estimadas para o início e o término de cada tarefa, são elementos integrantes para a elaboração de um bom cronograma de execução. Conforme Allen (2007), após definidas as características gerais do evento, deverá ser elaborado um plano de operações detalhado das atividades a serem desenvolvidas. A seguir, é apresentado um roteiro com características de manual de operações, que deverá ser adaptado de acordo com o tipo e as características do evento a ser realizado. O roteiro deverá ser padronizado e elaborado em conjunto pelas pessoas responsáveis pelas atividades programadas, as quais receberão uma cópia para orientação e acompanhamento. Para Zanella (2004), a operacionalização de um evento exige uma sinergia entre as diferentes etapas/estágios da mesma: planeamento, coordenação e controle; secretaria executiva; receção e atendimento; marketing e vendas; publicidade e comunicação; serviços de manutenção das instalações e equipamentos. Segundo o autor, o grupo destacado para o planeamento, coordenação e controle das atividades, tem as seguintes responsabilidades: planejar, coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com o evento, no âmbito interno e externo; implantar sistemas de controlo das operações; elaborar e controlar a execução do orçamento financeiro e caixa; estabelecer e acompanhar o cronograma de atividades; promover pesquisas relacionadas com os serviços e atividades; realizar as licitações de compras e contratação de serviços de terceiros; emitir normas de serviço, instruindo e disciplinando procedimentos e rotinas de trabalho; emitir relatórios de avaliação de desempenho e relatório final. 70/99\n71 No que diz respeito aos objetivos delineados, o entrevistado 1 aponta como os mais difíceis de alcançar, a internacionalização das feiras temáticas e sensibilizações ambientais. Hoyle Jr. (2003), realça que qualquer organismo que vise ou não o lucro, deve pesquisar, desenhar, planear, coordenar e avaliar sua estratégia de marketing para atingir firmemente as suas metas. Para Foster (1998), o processo de marketing deve começar na fase de planeamento, no momento de definição das metas e objetivos do próprio evento. Deve refletir e impulsionar esses objetivos, como também, selecionar e recrutar as pessoas para o cumprimento dessas metas. Só depois poderá servir como um ativo integral para impulsionar a frequência, os lucros e a repetição de negócios para os próximos eventos. O marketing eficaz leva os objetivos internos a transformar-se em resultados externos, isto é, um sistema de marketing de eventos que assegurará o sucesso dos eventos e os tornará ainda mais rentáveis (Hoyle Jr. 2003). Para assegurar o sucesso a longo prazo, deve-se abster das noções rotineiras, ou seja, deve-se procurar inovar mesmo nos eventos que já são de conhecimento de todos. O marketing integrado constitui a linha mestra que une a missão, implementação funcional, avaliação final e o planeamento para futuros eventos (Foster, 1998). Para Sousa e Jasuino (2008), existem eventos que pelo seu carácter simbólico, são capazes de mobilizar milhões de pessoas em todo o mundo, o que culmina também num empreendimento capaz de mobilizar vários recursos, tanto monetários e tecnológicos como humanos. Isto poderá ser visto como um custo para o organizador/promotor, o qual poderá ser desde uma entidade singular, coletiva ou uma entidade soberana, capaz de criar uma comissão organizadora para o tal. Não obstante, as contrapartidas poderão chegar de várias formas: umas poderão ser calculáveis e outras não, como é o caso de mais-valias como a credibilidade, o prestígio, a fama, entre outras. Ainda Sousa Jasuino (2008), se referem ao Euro 2004 como um evento que assumiu uma relevância singular na sociedade portuguesa, não obstante a atribuição desse evento se tinha 71/99\n72 tornado num grande desafio, traduzido no cumprimento de um pesado caderno de encargos. Com efeito, esse caderno de encargos culminou num compromisso de construções de diversos estádios novos, numa criativa competição e qualidade técnica de alguns dos melhores arquitetos portugueses. Para Zanella (2004), as áreas de marketing e vendas, publicidade e comunicação, são os setores chaves para a divulgação e impulsionamento de uma feira, assim como o cumprimento dos seus objetivos. Neste setor estão incluídos a coordenação e a divulgação dos eventos, ativando os agentes de distribuição de imagem. Relativamente às medidas políticas e estratégicas que devem ser adotadas em prol de uma melhor planificação e implementação dos eventos dessa natureza, o entrevistado 1 realça a necessidade de haver uma: forte interação e sensibilização por parte do governo; e estabelecer parcerias públicas e privadas (ex. com as Câmaras de Comércio, Câmaras Municipais, universidades, estabelecimentos hoteleiros, empresas de transporte). Segundo Ferreira e Wada (2010), os eventos estão quase sempre, direto ou indiretamente, ligados à maior parte das atividades geradoras de rendimento, quer pela apresentação de um novo produto e/ou serviço, quer pela promoção de encontros empresarias, ou mesmo realizações de carácter cultural, desportivo, entre outros. Pelo que é necessário uma atenção especial por parte das autoridades competentes, na medida em que os eventos têm contribuído para estabilidade da atividade económica, com a criação de novos empregos e, na maior parte das vezes, utilizando a mão-de-obra de baixa qualificação que acaba por não ser afetada por mudanças tecnológicas a curto prazo; fortalecimento do tecido empresarial, através de solidificação de contactos comerciais e lançamento de novos produtos e serviços, por intermédio de feiras e workshops com aplicação de técnicas específicas de marketing; aumento da arrecadação de impostos e tributos, em virtude da ascensão do nível de faturação da atividade económica em geral; arrecadação de divisas decorrente dos fluxos turísticos internacionais e, contratação de operadores comerciais no decorrer dos eventos específicos, entre outros. 72/99\n73 Para Zanella (2004), de todas as atividades que crescem no ramo turístico, o evento é um dos que mais tem prosperado, dando assim uma importância cada vez mais significativa a este setor. Pelo que, realça-se a necessidade de firmar cada vez mais as parcerias público privadas, com vista a fortalecer e a impulsionar mais ainda as atividades ligadas a este setor. O entrevistado 1 defende que a melhor forma de planificar e implementar eventos desse tipo em Cabo Verde é utilizando indicadores fiáveis e relevantes: tempo (programar com antecedência possível); e participar noutras feiras internacionais com objetivos traçados (ex. promoção do calendário das feiras ou de uma feira específica de modo a mobilizar potenciais expositores e/ ou parceiros). Segundo Zanella (2004) a operacionalização de um evento exige uma sinergia entre as diferentes etapas/estágios da mesma: planeamento, coordenação e controle; secretaria executiva; receção e atendimento; marketing e vendas; publicidade e comunicação; serviços de manutenção das instalações e equipamentos. E para se planear e conceber um evento, Allen (2007) defende que deverá ser feito um estudo de viabilidade prévio, para que se possa analisar as condições e a capacidade da entidade promotora de o realizar. Com isso, passa a conhecer também a opinião do público-alvo sobre os objetivos, temáticas, locais, datas, horários, participantes, convidados. É com base nessas informações que será definida a estratégia de marketing para promover o evento, bem como os veículos de comunidades e divulgação. Para o entrevistado 2, a entidade para quem trabalha (coordenadora) não é uma entidade especializada nas áreas de planificação e implementação de eventos, contudo, os trabalhos desenvolvidos pela instituição passam também pela promoção de feiras, que têm como objetivo de criação de oportunidades de negócios, desenvolvimento de contatos empresarias, entre outros (sem objetivo de rentabilização monetária). Não obstante, esse trabalho quando é desenvolvido, é delegado a uma empresa especializada, recorrendo assim a terceirização do serviço. 73/99\n74 Segundo Zanella (2004), para se promover um evento bem-sucedido, não se pode ignorar a sua complexidade, amplitude e importância. Ela requer elevado nível de especialização técnica, experiência e especialização no tipo de evento que se pretende promover. A conceção e planeamento de um evento deverão ser precedidos de um estudo de viabilidade para análise das condições e capacidade da entidade promotora para sua realização. Além disso, há necessidade de realizar previamente ampla pesquisa técnica para conhecer a opinião do público-alvo sobre objetivos, temáticas, locais, datas, horários, participantes, convidados. Com base nessa verificação, será definida a estratégia de marketing para promover o evento, bem como os veículos de comunidades e divulgação (Allen, 2007). Para o entrevistado 2, os maiores constrangimentos existentes estão relacionados com os expositores. Diz que o desafio centra-se na sensibilização dos expositores, visto que ainda não têm uma cultura de exposição dos produtos/serviços em feiras. Acrescenta ainda que muitos se concentram apenas no retorno mediato (curto prazo) e não a médio e longo prazo. Realça que em 2009, a instituição deu como patrocínio o aluguel dos stands (aos expositores), contudo, a quantidade de expositores presentes não foi o esperado. Em segundo lugar está a fraco apoio das empresas nacionais em patrocinar os eventos. Hoyle Jr. (2003) defende que um produto poderá ser desde de um programa educacional, uma feira ou mesmo lançamento de um bem (como algo palpável). A oportunidade de criar história, ao atrair pessoas para uma atividade sinérgica, é um dos principais eixos do marketing de eventos. A venda de evento exige que a mensagem enfatize a forma pela qual o participante será beneficiado. Aumento da produtividade, maximização da rentabilidade ou simplesmente passar momentos agradáveis podem ser benefícios legítimos para persuadir uma pessoa a comprar o produto ou a comparecer ao evento. As relações públicas representam um dos componentes de relevante importância, dentro do composto do marketing, na qual determina a perceção do público em relação à finalidade do promotor. Espelha-se através de assessorias de imprensa, convocação de conferências ou de uma simples entrevista com o promotor, realçando os benefícios do evento. A essência das 74/99\n75 relações públicas assenta num esforço contínuo para criação de perceções positivas da organização e dos seus serviços/ produtos (Hoyle Jr. 2003). O patrocínio de eventos é um investimento feito pelas empresas. Ainda que o resultado não seja mensurável imediatamente, a médio e longo prazo projeta e consolida a imagem no mercado. Poderá abranger a participação e destaque publicitários das empresas em eventos sociais, desportivos, culturais e recreativos, tais como festividades, concertos musicas, palestras e conferências, exposições, peças teatrais, entre outros (Giacaglia, 2011). Segundo Ferreira & Wada (2010), os eventos de maior expressão popular são pelas empresas fornecedoras de materiais, produtos e serviços, os preferidos para patrocínios. O apoio de patrocinadores poderá ser feito também por meio de produtos e material promocional, hospedagem e transporte para convidados e participantes do evento. Para o entrevistado 2, dos principais objetivos traçados pela organização, o mais difícil de se alcançar é a participação dos expositores das outras ilhas. Devido aos elevados custo de deslocação, alojamento e alimentação, tem sido muito difícil sensibilizar os expositores de outras ilhas em participarem nas feiras promovidas na capital do país. Segundo o entrevistado 2, alguns expositores ainda não veem a sua participação na feira como forma de investimento (na divulgação e promoção dos produtos/serviços, troca de contatos comercias, entre outros). Hoyle Jr. (2003), defende que de entre as responsabilidades de um profissional de eventos, em primeiro lugar está o entendimento das metas financeiras da organização patrocinadora. Igualmente importantes são considerações como o nível da demanda pelo produto e os indicadores económicos, como a saúde da economia em determinada região ou cidade. Não obstante, realça-se que alguns eventos são preparados para ganhar dinheiro, outros são estrategicamente desenvolvidos para atingir o ponto de equilíbrio financeiro, e por fim, existem aqueles que estão posicionados como fundos perdidos, preparados para ganhos de ativos maiores, como o aumento do número de associados, promover a lealdade dos colaboradores através de reuniões corporativas, entre outros. O profissional de evento deve entender claramente a missão financeira e preparar uma estratégia para acomodar todas as metas. 75/99\n76 Relativamente às medidas politicas e estratégicas que devem ser adotadas em prol de uma melhor planificação e implementação dos eventos comerciais em Cabo Verde, o entrevistado 2 defende que a parte comunicativa e a forma de abordagem devem ser melhoradas. A parte responsável pelo marketing deve apostar na abordagem feita no terreno, junto dos potenciais expositores. Segundo Foster (1998), o processo de marketing deve começar na fase de planeamento, no momento de definição das metas e objetivos do próprio evento. Deve refletir e impulsionar esses objetivos, como também, selecionar e recrutar as pessoas para o cumprimento dessas metas. Só depois poderá servir como um ativo integral para impulsionar a frequência, os lucros e a repetição de negócios para os próximos eventos. Hoyle Jr. (2003) defende ainda que o marketing eficaz leva os objetivos internos a transformar-se em resultados externos, isto é, um sistema de marketing de eventos que assegurará o sucesso dos eventos e os tornará ainda mais rentáveis. Para uma país como Cabo Verde, o entrevistado 2 acredita que a melhor forma de planificar e implementar eventos desse tipo seria antes de mais, ter uma rede grande de contatos, agentes comerciais capacitados e habilitados em vender o evento e, para além de uma forte campanha de marketing, uma rede de colaboradores no terreno, desenvolvendo um trabalho de sensibilização junto dos potenciais participantes/expositores. Allen (2007) defende que, após definidas as características gerais do evento, deverá ser elaborado um plano de operações detalhado das atividades a serem desenvolvidas. A seguir, é apresentado um roteiro com características de manual de operações, que deverá ser adaptado de acordo com o tipo e as características do evento a ser realizado. O roteiro deverá ser padronizado e elaborado em conjunto pelas pessoas responsáveis pelas atividades programadas, as quais receberão uma cópia para orientação e acompanhamento. Por outro lado, Hoyle Jr. (2003), realça que a venda do evento exige que a mensagem enfatize a forma pela qual o participante será beneficiado. Aumento da produtividade, maximização da rentabilidade ou simplesmente passar momentos agradáveis podem ser benefícios legítimos para persuadir uma pessoa a comprar o produto ou a comparecer ao evento. 76/99\n77 3.4 Análise SWOT Em conformidade com as informações das entrevistas aplicadas aos sujeitos de pesquisa e com base em estudo documental, apresenta-se a seguir os pontos fortes e fracos a respeito da planificação e implementação de eventos comerciais em Cabo Verde, constantes do quadro 6. Quadro 6: Pontos fortes e fracos da planificação de eventos comerciais em Cabo Verde Análise interna Pontos fortes (Strengths) - Estabilidade política; - Localização geográfica privilegiada; - Integrado num mercado com mais de 300 milhões de habitantes (CEDEAO); - Clima favorável durante quase todo o ano; - Existência de entidades com o core business virada para o setor dos eventos; - Existência de entidade com larga experiência (mais de 17 anos) na organização de eventos comerciais; - Iniciativas governamentais, uma delas favoreceram a criação da FIC, S.A.; - Número significativo de profissionais com experiência na realização de eventos; e - Recursos humanos capacitados. Pontos fracos (Weaknesses) - Fraco aproveitamento da posição geoestratégico que o país ocupa; - Dispersão territorial (ilhas); - Alto custo dos transportes entre as ilhas; - Poucos expositores veem a participação na feira como forma de investimento; - A participação dos expositores de outras ilhas representa, para os mesmos, um pesado encargo em alojamento, alimentação e transporte; - Visão focada no mercado europeu, dando pouca importância ao mercado da CEDEAO; - Fraca adesão dos expositores nacionais nas feiras; - A cultura de feira ainda é nova em Cabo Verde, em comparação com outros mercados como o Brasil (onde as feiras podem gerar milhões de USD); - Os recursos materiais e tecnológicos são na maioria importados; - Fraco apoio do empresariado nacional em patrocinar os eventos comerciais; - Poucos com habilitações académicas para 77/99\n78 Fonte: Elaboração própria (2014) o efeito; - Carência de estudo de viabilidade prévia sobre o evento; e - Internacionalização das feiras temáticas; Segue-se o quadro 7, onde estão apresentadas as oportunidades e as ameaças sobre a planificação e implementação de eventos comerciais em Cabo Verde, com base nas informações das entrevistas aplicadas aos sujeitos de pesquisa e com base em estudo documental. Quadro 7: Oportunidades e ameaças sobre a planificação de eventos comerciais em Cabo Verde Análise externa Oportunidades (Opportunities) - Possibilidade de os expositores promoverem e divulgarem os seus produtos e serviços; - Contribuição para estabilidade da atividade económica; - Oportunidade de dar a conhecer novos produtos e inovações existente no setor; - Fortalecimento do tecido empresarial; - Divulgação do país, através das feiras internacionais; - Promoção do desenvolvimento de atividades complementares ao evento principal; - Divulgação e consolidação de uma boa imagem das entidades e empresas que participam do evento; - Aumento da arrecadação de impostos e tributos; - Arrecadação de divisas; - Estimulação de iniciativas e investimentos para a construção de centros de eventos, Ameaças (Threats) - Subestimar a complexidade, amplitude e o impacto socioeconómico de um evento; - Desvalorização da realização prévia do estudo de viabilidade; - Aplicação de estratégias de marketing nem sempre apropriados ou adequados à finalidade; - Pouco rigor no cumprimento do cronograma de execução; e - Recursos limitados. 78/99\n79 convenções e centro de negócios; Fonte: Elaboração própria (2014) 3.5 Considerações finais Com base na análise SWOT constantes dos quadros 6 e 7, é de realçar que a planificação e implementação de eventos comerciais em Cabo Verde dispõe de inúmeras potencialidades que sustentam a sua continuidade e aperfeiçoamento. Sendo Cabo Verde estrategicamente bem localizado, não obstante com um território disperso, constituído por ilhas, não se deve ignorar as fragilidades existentes, nem os benefícios subjacentes, quando é feita uma boa planificação e implementação dos eventos dessa natureza. Não deixando de ser uma forma de os expositores promoverem e divulgarem os seus produtos e serviços, ela também contribuí para estabilidade da atividade económica, na medida em que proporcionam a criação de novos empregos e, na maior parte das vezes, utilizando a mão-deobra de baixa qualificação que acaba por não ser afetada por mudanças tecnológicas a curto prazo. Para além de dar a conhecer aos expositores os novos produtos e inovações existente no setor, é uma forma também de fortalecer o tecido empresarial, através de solidificação de contactos comerciais e lançamento de novos produtos e serviços, por intermédio de feiras e workshops com aplicação de técnicas específicas de marketing. É uma das formas de divulgar o país (através das feiras internacionais) e de promover o desenvolvimento de atividades complementares ao evento principal. Tais como o aumento da taxa de ocupação e, consequentemente, o nível de faturação nos sectores de transportes e da hotelaria, serviços de instalação e montagem, produção de artigos promocionais e brindes, sector alimentício e, especialmente, o aumento do comércio informal. E tudo isso, mesmo nos períodos de recessão ou sazonalidade desfavorável Divulgação e consolidação de uma boa imagem das entidades e empresas que participam do evento, quer através de patrocínios, quer de apoios ou parcerias. Proporcionando também um aumento da arrecadação de impostos e tributos, em virtude da ascensão do nível de faturação da atividade económica em geral. 79/99\n80 Arrecadação de divisas decorrente dos fluxos turísticos internacionais e, contratação de operadores comerciais no decorrer dos eventos específicos. Por último, estimula também o investimento para a construção de centros de eventos, convenções e centro de negócios, o que de certa forma, acaba também por estimular o sector imobiliário. 80/99\n81 Conclusões gerais e sugestões A partir do ano 2000, através de uma iniciativa do Governo de Cabo Verde que tem por base promover o comércio nacional e o intercâmbio comercial entre empresários nacionais e estrangeiros, foi delega a FIC, S.A. a incumbência de realizar pelo menos uma feira multissetorial por ano. A maior feira comercial do país é a Feira Internacional de Cabo Verde, que já vai na décima sétima edição. Para além da FIC anual e multissetorial, a FIC, S.A. tem avançado e organizado, de entre outras, feiras setoriais e internacionais, nomeadamente: A Feira Internacional de Turismo de Cabo Verde, também conhecido por Expotour, que já vai na sua quinta edição. Promovida pela Direção Geral do Turismo em parceria com a FIC, S.A., tem por objetivo de promover Cabo Verde como sendo um destino de diversidades, através de uma interação entre os operadores dos mercados externo e interno, projetar uma imagem moderna e dinâmica do país nos mercados internacionais, aumentar a qualidade e a oferta turística nacional e, promover a cultura nacional no quadro do desenvolvimento de um turismo sustentável; A Feira de Atividades Económicas Ligadas ao Mar, designada por Expomar, tendo realizado até 2013 duas edições, ambas promovidas pelo Ministério das Infraestruturas e Economia Marítima, através da Direção Geral das Pescas, em parceria com a FIC, S.A. Tem como propósito valorizar o mar como fonte de riqueza económica e de exploração dos seus recursos de forma sustentável. Visando essencialmente o aproveitamento das potencialidades e sinergias para a materialização do cluster do mar; A Feira Internacional de Construção e Habitação, comercialmente conhecido por FICH, vai na sua quarta edição, promovidas pelo Ministério do Ambiente Habitação e Ordenamento do Território, em parceria com a IFH, S.A. e a FIC, S.A., tem o objetivo principal de expor e promover a habitação e construção em Cabo Verde. Tem igualemte como uma das finalidades, fomentar o interesse para a construção de habitações sociais, assim como para a pesquisa no domínio da construção, com vista a redução do custo das habitações e soluções ambientais sustentáveis; A Feira Internacional de Agronegócios, um evento que traduz a interação dos setores ligados à agricultura e pecuária, na qual visa promover esses mesmos setores, 81/99\n82 através de elaboração de estratégias viradas para o mercado, a serviços de qualidade associados. Promovida pelo Ministério do Desenvolvimento Rural em parceria com a Câmara Municipal de Santa Cruz e a FIC, S.A., teve a sua primeira edição em julho de A Feira do Emprego, Empresas e Empreendedorismo, conhecida por Feira dos 3E, promovida pela Agência para o Desenvolvimento Empresarial e Internacionalização (ADEI) com o apoio da FIC, S.A., esta feira já vai na sua terceira edição. Tem como um dos principais objetivos, de entre outros, fomentar o empreendedorismo em Cabo Verde e dar a conhecer as oportunidades de negócio existentes. Enquanto que as feiras internacionais apresentam uma aderência do público que se situa entre os cinco aos nove mil visitantes, para as feiras setoriais estes números se situam entre os três a quatro mil visitantes, não é diferente no que diz respeito ao número de expositores e stands. As feiras internacionais apresentam entre oitenta a cem expositores, para um número de cento e vinte a duzentos stands utilizados. Enquanto que nas feiras setoriais, esses valores ficam entre cinquenta a sessenta expositores, para sessenta a oitenta stands aproximadamente. As feiras comerciais são planificadas e implementadas, com base numa meta final significativa e realizável, que requer a consciência, ética profissional e rigor, de modo a atingir os objetivos traçados. Em outros casos, a entidade promotora faz a terceirização do serviço, delegando esta tarefa a uma empresa especializada em planificações e implementações de ventos comerciais. Os materiais para a preparação e organização das estruturas físicas das feiras comerciais, acabam por não diferenciarem muito, nomeadamente: alcatifas para os pisos e para o palco, placas para a montagem dos stands, equipamentos de eletricidade, som e iluminação, ferramentas de montagem e desmontagem dos stands, entre outros. De fato, o que fará a diferença é a parte decorativa e organizativa, na qual estão subjacentes à temática do evento. Para a promoção das feiras é utilizado o marketing direto, spots televisivos e radiofónicos, internet e flyers. Para as feiras internacionais, para além das mencionadas, também é feita a promoção em feiras do mesmo âmbito no exterior. 82/99\n83 O transporte marítimo de materiais, as desistências e cancelamentos nas vésperas do evento por parte dos expositores, têm-se revelado um dos principais constrangimentos no processo de planificação e implementação de eventos comerciais em Cabo Verde. Realça-se ainda o grande desafio de sensibilizar os expositores, visto que ainda não têm uma cultura de feira, concentrando-se apenas no retorno mediato (curto prazo) e não a médio e longo prazo. Por último, está a fraco apoio das empresas nacionais em patrocinar os eventos. A internacionalização das feiras temáticas, a sensibilização para questões ambientais e a participação dos expositores das outras ilhas, têm sido, dos objetivos traçados (dos promotores/organizadores) mais difíceis de alcançar, assim, devido aos elevados custo de deslocação, alojamento e alimentação, tem sido muito difícil sensibilizar os expositores de outras ilhas em participarem nas feiras promovidas na capital do país. Os expositores ainda não veem a sua participação nas feiras, como forma de investimento. Cabo Verde como sendo um país com uma boa estabilidade política, localização geográfica privilegiada, integrado num mercado com mais de 300 milhões de habitantes (Comunidade Económica dos Estados da África Ocidental), clima favorável durante quase todo o ano para o desenvolvimento de eventos comerciais e, recursos humanos capacitados, não tem sabido tirar proveito dessas vantagens. Com um fraco aproveitamento da posição geoestratégica que o país ocupa e, com visão focada no mercado europeu, dando pouca importância ao mercado da CEDEAO, o país vem perdendo oportunidades de promover tando os produtos e serviços feitos no país, tanto como as empresas e instituições nacionais. Existe um número considerável de profissionais com experiência na realização de eventos, e poucos com habilitações académicas para o efeito. Ignorando assim um dos aspetos importantes no processo de planificação e implementação de eventos comerciais, que é a elaboração prévia do estudo de viabilidade. Fato ainda que o país é caraterizado por uma dispersão territorial (constituído por ilhas), com elevado custo de transporte de ligação entre as ilhas, fazendo com que a participação dos expositores de outras ilhas (representa para os mesmos), seja um pesado encargo em alojamento, alimentação e transporte. 83/99\n84 Com base no exposto, ficou evidente que a metodologia utilizada para a realização do presente trabalho é adequada, visto que as perguntas de partida foram confirmadas e, os objetivos traçados foram atingidos. Para que se possa minimizar os constrangimentos existentes na planificação e implementação de eventos comerciais em Cabo Verde, apresenta-se, entre outras sugestões, as seguintes: Não subestimar a complexidade, amplitude e o impacto socioeconómico de um evento; Aplicação de estudo de viabilidade antes da realização de cada evento, por forma a avaliar não só a capacidade organizativa do promotor, como também forma de recolher informações importantes do mercado; Avaliar a melhor forma de aplicação de estratégias de marketing, que estejam apropriados e adequados à finalidade; Maior rigor no cumprimento do cronograma de execução. Para isso deverá haver maior coordenação e supervisão da entidade promotora; Melhor aproveitamento da posição geoestratégica que Cabo Verde ocupa, estabilidade politica e clima favorável para realização de eventos comerciais, apostando no país como sendo uma plataforma internacional de feiras setoriais e multissetoriais, servindo de ligação entre a África (continente), Europa, Asia e as Américas; Criar mecanismos que possam incentivar a entrada de mais operações (privados, nacionais ou estrangeiros) nas áreas do transporte marítimo e aéreo, de forma que os preços sejam mais atrativos/competitivos, no transporte entre ilhas; Desenvolver programas de sensibilização junto dos expositores nacionais, de forma a mostrar de maneira clara e objetiva, as vantagens de participarem nos eventos comerciais, nomeadamente feiras, e que isso traduz numa das formas de investimento, com retornos a médio e longo prazo; Não deixando de lado os parceiros europeus, deverá também de igual forma aproximar dos mercados da CEDEAO, onde Cabo Verde como sendo um país membro e, com elevado número de jovens licenciados (em diversas áreas), tem muito para oferecer em termos de serviços; Primar pelo desenvolvimento e conceção de feiras, estruturadas e confecionadas com recurso/materiais nacionais, fazendo assim limitações às importações; 84/99\n85 É necessário sensibilizar o empresariado nacional em patrocinar os eventos comerciais, mostrando de forma objetiva as inúmeras vantagens existentes, como forma de promoção da marca/entidade aderida, assim como os incentivos fiscais (enquadrado dentro da lei de mecenato); É preciso apostar na formação académica, direcionada para o setor dos eventos, para que se possa criar mais eventos de qualidade e credibilidade em Cavo Verde; É preciso igualmente apostar na internacionalização das feiras temáticas, criando parcerias com outros promotores internacionais; Deve-se começar a utilizar dados estatísticos (indicadores fiáveis e relevantes), produzido por instituições credíveis, no auxilio da planificação dos eventos comerciais; Deve haver uma maior interação e sensibilização por parte do Governo, em estabelecer parcerias públicas e privadas, que possam alavancar as atividades vinculadas aos eventos comerciais. 85/99\n86 Bibliografia Livros e artigos ciêntificos ALLEN, J., TOOLE, w. 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Obtido em 10 de Janeiro de 2012, de Web side de SME Toolkit: 89/99\n90 Apêndice 1: Guião de entrevista aplicado aos sujeitos de pesquisa 90/99\n91 As questões abaixo tem a finalidade coletar informações sobre a planificação e implementação de eventos comercias realizadas em Cabo Verde, com único propósito de consolidar um estudo para a conclusão de um trabalho académico. I. Informações gerais 1. Nome do entrevistado (a). 2. Cargo/função. 3. Instituição/organização em que trabalha. 4. Data da realização da entrevista. 5. Código. II. Roteiro das perguntas 1. Como é feita a planificação e implementação dos eventos comerciais (feiras)? 2. Quais os constrangimentos existentes na planificação e implementação dos eventos dessa natureza? 3. Dos principais objetivos traçados para os eventos dessa magnitude, qual ou quais têm sido mais difíceis de alcançar? 4. Que medidas políticas e estratégicas devem ter adotadas, em prol de uma melhor planificação e implementação desses eventos? 5. Para um país como Cabo Verde, qual seria a melhor forma de planificar e implementar eventos desse tipo? 91/99\n92 Anexo 1: Mensagens eletrónicas trocadas com os entrevistados 92/99