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CFC Fone: (61) 3314 9600 / Fax: (61) 3322 2033 CEP: 70070-920 - Brasília-DF Site: www.cfc.org.br / E-mail: cfc@cfc.org.br Tiragem: 2.000 exemplares Distribuição: gratuita COMPOSIÇÃO DA CÂMARA DE CONTROLE INTERNO DO CFC Efetivos Contador ADEILDO OSORIO DE OLIVEIRA Vice-presidente de Controle Interno Contadora JUCILEIDE FERREIRA LEITÃO Conselheira Contadora LUCILENE FLORÊNCIO VIANA Conselheira Téc. em Contabilidade JOSÉ LOPES CASTELO BRANCO Conselheiro Suplentes Contador WELLINGTON DO CARMO CRUZ Conselheiro Téc. em Contabilidade PAULO VIANA NUNES Conselheiro Contador JOSÉ CORREA DE MENEZES Conselheiro Téc. em Contabilidade MÁRIO RODRIGUES DE AZEVEDO Conselheiro Revisão Maria do Carmo Nóbrega Projeto Gráfico e Editoração Laerte S. Martins Ficha Catalográfica Conselho Federal de Contabilidade Manual de contabilidade do sistema CFC/CRCs/ Conselho Federal de Contabilidade. -- Brasília: CFC, 2009. 334 p. 1. Contabilidade. 2. Orçamento. 3. Prestação de Contas. 4. Plano de Contas - Sistema CFC/CRCs. I. Título. CDU –657(035) Ficha Catalográfica elaborada pela Bibliotecária Lúcia Helena Alves de Figueiredo CRB 1/1.401\n4. APRESENTAÇÃO A contabilidade brasileira, seja no âmbito do setor privado ou da administração pública, encontra-se em processo de evolução, passando por mudanças ensejadas há décadas. Esse processo, inclusive, envolve uma profunda reflexão sobre os fun-damentos e normas contábeis. Muito mais do que aplaudir, o Conselho Federal de Contabilidade, com o apoio dos Conselhos Regionais de Contabilidade, tem se po-sicionado como protagonista ativo das ações que levaram ao processo atual, com a finalidade precípua de contribuir para que as demonstrações contábeis, cada vez mais, possam ser fonte de orientação para a tomada de decisões econômicas. Nesse contexto, indispensável se faz citar a edição da Lei n.º 11.638/07, que reformu-lou a parte contábil da Lei das Sociedades por Ações (Lei n.º 6.404, de 15 de dezem-bro de 1976) e abriu caminho para a adoção das Normas Internacionais de Relatórios Financeiros (IFRS, na sigla em inglês) pelas companhias abertas brasileiras. Ao mesmo tempo em que essa Lei entrava em vigor, em 2008, gerando profundas transformações na contabilidade societária, no âmbito da administração pública a contabilidade também passava por processo de aperfeiçoamento, visando aumen-tar a transparência com informações mais abrangentes e confiáveis a respeito da situação patrimonial e orçamentária. Nesse sentido, a partir de louvável trabalho realizado por um grupo instituído pelo CFC – e desenvolvido com base em diretrizes subscritas por órgãos como o Ministério da Fazenda e a Associação dos Membros dos Tribunais de Contas do Brasil –, houve a publicação, em dezembro de 2008, das primeiras Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público. Para o CFC, diante desse quadro de modernização da legislação contábil brasileira, tornou-se prioridade a ampla informação do Sistema CFC/CRCs. Com esse objeti-vo, trazemos as mais recentes normas incorporadas neste Manual de Contabilidade, uma obra completa e de fundamental importância para os contabilistas e os mem-bros das Câmaras de Controle Interno dos Regionais. Maria Clara Cavalcante Bugarim Presidente do CFC\n5. PREFÁCIO O presente Manual de Contabilidade constitui realização prevista no projeto inicial da gestão da Vice-presidência de Controle Interno do CFC que começou em 2006. Produto de muitas reflexões e debate, dadas as demandas surgidas no transcorrer de sua elaboração, o Manual traz incorporadas inúmeras modificações havidas no âmbito das normas contábeis aplicadas ao setor público. Como a edição do proje-to dessas normas está a cargo do CFC, na feitura do Manual se observaram novos conceitos e procedimentos de avaliação e mensuração, registro e divulgação de de-monstrações contábeis para o referido setor, o que lhe confere ainda maior valor como ferramenta profissional. Nele, ainda, contemplam-se as diretrizes necessárias para que os profissionais de contabilidade e membros das Câmaras de Controle Interno dos Conselhos Regionais possam doravante, se não eliminar, pelo menos dirimir suas dúvidas, servindo como um guia de orientação. Tem-se a plena consciência da transcendência deste trabalho, principalmente por todos os passos que terão de advir na preparação de equipes de trabalho no CFC e em cada Conselho Regional, a fim de definir os novos critérios para mensuração, classificação do patrimônio, reconhecimento de ativos e passivos, fixação de critérios de reavaliação, depreciação e amortização e também a consolidação das demonstra-ções contábeis, que irá permitir a visualização integral do Sistema CFC/CRCs. Trabalho dessa natureza demandou um esforço conjunto de vários atores, por isso, mesmo correndo o risco de omitir alguns, principalmente os que trabalharam anoni-mamente, não posso sonegar agradecimento aos conselheiros, à equipe técnica da Câmara de Controle Interno do CFC e, sobretudo, à Comissão de Trabalho constituída para a sua elaboração. Sabe-se da incompletude de um projeto deste porte, mas guarda-se a esperança de que foram lançadas as pedras para consolidar uma importante construção para o futuro. Contador Adeildo Osorio de Oliveira Vice-presidente de Controle Interno do CFC\n6. RESOLUÇÃO CFC Nº 1.161/09 Aprova o Manual de Contabi-lidade do Sistema CFC/CRCs, e dá outras providências. O CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE, no exercício de suas atribuições legais e regimentais, CONSIDERANDO a necessidade de uniformização e padroniza-ção dos procedimentos orçamentário, financeiro e contábil, pelo Conselho Fede-ral de Contabilidade, CONSIDERANDO a necessidade de conferir ao Manual de Contabi-lidade o prestígio de norma orientadora, RESOLVE: Art. 1º Aprovar o Manual de Contabilidade do Sistema CFC/CRCs. Art. 2º As propostas de alteração do Manual de Contabilidade do Sistema CFC/CRCs deverão ser apreciadas e aprovadas pela Câmara de Controle In-terno e referendadas pelo Plenário do CFC. Art. 3º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, sem prejuízo do cronograma de implementação disposto no Manual de Contabilida-de do Sistema CFC/CRCs. Brasília, 13 de fevereiro de 2009. Contadora Maria Clara Cavalcante Bugarim Presidente Ata CFC nº 922\n7. COMISSÃO QUALIFICAÇÃO Contador WELLINGTON DO CARMO CRUZ Coordenador da Comissão Contador, Mestre em Contabilidade pela Fundação Visconde de Cairu, pós-graduado em Administração Tributária (UEFS), e ba-charel em direito, atua como Auditor Fiscal de Tributos Munici-pais, Juiz Arbitral e Professor Universitário. Foi Controlador-Geral do Município de Salvador; auditor de multinacional; ex-conse-lheiro do Conselho Regional de Contabilidade da Bahia (CRCBA). É conselheiro do Conselho Federal de Contabilidade (CFC). Contadora LUCILENE FLORÊNCIO VIANA Contadora, Especialista em Administração Pública, Ciências Con-tábeis, Auditoria, Direito Tributário e Controle Interno; mestran-da em Contabilidade e Controladoria, exercendo atualmente as seguintes funções: conselheira do Conselho Federal de Conta-bilidade (CFC), membro da Academia de Ciências Contábeis do Amazonas, subsecretária de Controle Interno da Prefeitura de Manaus, coordenadora do curso de Ciências Contábeis da Facul-dade Martha Falcão e professora. Téc. em contabilidade DORACY CUNHA RAMOS Téc. em Contabilidade e Bacharel em Direito. Atua como repre-sentante do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) na Câmara Técnica do Sistema de Informações do Orçamento Público em Saúde (SIOPS) - Ministério da Saúde; ocupou o cargo de secre-tária de Finanças da Prefeitura do Município de Campo Grande/ MS; Diretora-Geral do Estado de Mato Grosso do Sul de 1979 a 1991; professora do curso de Ciências Contábeis da Universidade Católica Dom Bosco (UCDB/MS), na disciplina de Contabilidade Pública, de 1971 a 1983; diretora do Departamento de Conta-bilidade do Tribunal de Justiça/MS de 1994 a 1997; conselheira do CRCMS de 1986 a 2001; Conselheira do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), representando o Estado de Mato Grosso do Sul – membro da Câmara de Controle Interno de 2006 a 2007. Contador CESAR ROBERTO BUZZIN Contador, pós-graduando em Gestão Orçamentária e Financeira no Setor Público pela UDF-Brasília, com especialização em Au-ditoria e Orçamento pela ABOP-DF e em Auditoria Interna pela AUDIBRA-SP; atualmente é o coordenador de Controle Interno e Auditoria do Conselho Federal de Contabilidade (CFC); tem experiência em Contabilidade Gerencial, Auditoria Interna e Ad-ministração Financeira e Contábil. Atuou como coordenador de Fiscalização e coordenador Administrativo do Conselho Federal de Contabilidade (CFC). Contadora CELITA ZAIDOWICZ PALTANIN Contadora, atuando como gerente Contábil Financeiro e RH do CRCPR; possui Pós-Graduação em MBA Gestão de Negócios de Contabilidade pela Faculdade Metropolitana de Curitiba; curso de Especialização em Controladoria pela Universidade Federal do Paraná. APOIO TÉCNICO Contadora JAQUELINE RODRIGUES PORTELA ELMIRO Gerente do Departamento de Contabilidade do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) Contador JEAN NUNES CALVOSO Controle Interno do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) Contadora VERA LÚCIA DOS SANTOS Controle Interno do Conselho Federal de Contabilidade (CFC)\n9. SUMÁRIO INTRODUÇÃO 17 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTAÇÃO 19 CAPÍTULO I (DA COMPETÊNCIA DO CFC E DA ESTRUTURA EFUNCIONAMENTO DA CCI/CFC) 1. DA COMPETÊNCIA DO CFC 23 2. ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DA CCI/CFC 23 2.1 Da Câmara de Controle Interno 23 2.2 Competências do Vice-presidente de Controle Interno 23 2.3 Competências da Câmara de Controle Interno 24 CAPÍTULO II (DA CONTABILIDADE) 3. CONTABILIDADE 27 3.1 Considerações Iniciais 27 3.2 Contabilidade Pública 27 3.3 Contabilidade Pública e o Sistema CFC/CRCs 28 3.4 Demonstrações Contábeis do Sistema CFC/CRCs 29 3.5 Da Legislação 30 3.6 Procedimentos contábeis específicos 32 3.6.1 Regime contábil adotado no Sistema CFC/CRCs 32 3.6.2 Suprimentos de Fundos 32 3.6.3 Almoxarifado 33 3.6.4 Bens Patrimoniais 34 3.6.5 Convênios 36 3.6.6 Seminários/Cursos e Eventos 36 3.6.7 Débitos em Cobrança 36 3.6.8 Empréstimos 37 3.6.9 Provisão 38 3.6.10 Registro de Contingências 39 3.6.11 Cota Parte 40 3.6.12 Despesas de Exercícios Anteriores 41 3.6.13 Devolução de receitas 41 3.6.14 Restos a Pagar 41 3.6.15 Fundo Especial 42 3.7 Sistemas de Controle e de Informações 42 3.7.1 Sistema Central de Controle (SCC) 42\n10. 3.7.2 Sistema de Informações Gerenciais (SIG) 42 3.8 Livros Obrigatórios 43 3.9 Divulgação 43 3.10 Instruções para o Envio Eletrônico dos Demonstrativos Contábeis ao CFC 44 CAPÍTULO III (DOS PROCEDIMENTOS E ORGANIZAÇÃO DOS PROCESSOS - ORÇAMENTO, CRÉDITOS ADICIONAIS, BALANCETES E PRESTAÇÕES DE CONTAS) 4. ORÇAMENTO 49 4.1 Definição 49 4.2 Elaboração do Orçamento e do Plano de Trabalho 49 4.2.1 Considerações Iniciais 49 4.2.2 Planejamento 49 4.2.3 Plano de Trabalho 49 4.2.4 Orçamento anual 50 4.3 Procedimentos Específicos 52 4.4 Formas de Organização da Proposta Orçamentária 54 4.5 Acompanhamento Orçamentário 56 4.6 Controle Orçamentário 56 4.6.1 Considerações Iniciais 56 4.6.2 Empenho 57 4.6.3 Liquidação 59 4.6.4 Pagamento 59 4.6.5 Controle e Acompanhamento de Empenho 59 4.6.6 Fluxograma 60 5. CRÉDITOS ADICIONAIS 60 5.1 Considerações iniciais 60 5.2 Classificação dos Créditos Adicionais 61 5.3 Fontes de Recursos 62 5.3.1 Superávit Financeiro 62 5.3.2 Excesso de Arrecadação 62 5.3.3 Anulação Parcial ou Total de Dotações Orçamentárias 63 5.3.4 Recursos Oriundos de Operações de Crédito Autorizadas 63 5.4 Remanejamento de Dotações Orçamentárias 64 5.5 Formalização dos Processos de Abertura de Crédito Adicional 64 5.6 Informações Complementares 65 6. BALANCETES DE VERIFICAÇÃO 65 6.1 Informações Gerais 65 6.2 Composição do Processo de Balancete de Verificação 66 6.3 Encaminhamento ao CFC 67\n11. 7. PRESTAÇÃO DE CONTAS 68 7.1 Disposições Iniciais 68 7.2 Das Instruções do TCU 68 7.3 Das Instruções do CFC 69 7.4 Procedimentos para a Elaboração da Prestação de Contas 69 7.5 Procedimentos Específicos 72 7.5.1 Rol de Responsáveis 72 7.5.2 Demonstrativo Comprobatório do Saldo das Contas 72 7.5.3 Declaração de Bens e Fontes de Renda 72 7.6 Formalização e Organização do Processo de Prestação de Contas 73 7.7 Outras Orientações 74 8. PROCESSOS APROVADOS PELO CFC 75 CAPÍTULO IV (DA ESTRUTURA, FUNÇÃO E FUNCIONAMENTO DO PLANO DE CONTAS) 9. PLANO DE CONTAS 79 9.1 Considerações Iniciais 79 9.2 Estrutura 79 9.3 Codificação Sintética do Plano de Contas 82 9.3.1 Ativo 82 9.3.2 Passivo e Patrimônio Líquido 84 9.3.3 Variação Patrimonial Diminutiva 85 9.3.4 Variação Patrimonial Aumentativa 86 9.3.5 Controles do Orçamento - Aprovação 87 9.3.6 Controles do Orçamento - Execução 88 9.3.7 Controles Devedores 90 9.3.8 Controles Credores 91 9.4 Codificação Analítica do Plano de Contas 92 9.4.1 Ativo 92 9.4.2 Passivo e Patrimônio Líquido 100 9.4.3 Variação Patrimonial Diminutiva 104 9.4.4 Variação Patrimonial Aumentativa 106 9.4.5 Controles do Orçamento - Aprovação 107 9.4.6 Controles do Orçamento - Execução 109 9.4.7 Controles Devedores 121 9.4.8 Controles Credores 122 9.5 Função e Funcionamento das Contas 125 9.5.1 Ativo 125 9.5.2 Passivo e Patrimônio Líquido 155 9.5.3 Variação Patrimonial Diminutiva 166\n12. 9.5.4 Variação Patrimonial Aumentativa 174 9.5.5 Controles do Orçamento - Aprovação 179 9.5.6 Controles do Orçamento - Execução 184 9.5.7 Controles Devedores 226 9.5.8 Controles Credores 231 ANEXOS 241 I Procedimentos para a Elaboração do Orçamento - Receitas 243 II Procedimentos para a Elaboração do Orçamento - Despesas 247 III Quadro Sintético do Custo Estimado dos Projetos / Atividades 251 IV Modelo de Fluxograma - Estágios da Despesa 255 V Informação da Contabilidade - Crédito Adicional 265 VI Demonstrativo do Saldo Disponível para Crédito 269 VII Demonstrativo do Provável Excesso de Arrecadação 273 VIII Demonstrativo do Superávit Financeiro 277 IX Informação da Contabilidade - Balancete 281 X Conciliação Bancária 285 XI Demonstrativo da Cota Parte 289 XII Rol de Responsáveis 293 XIII Composição dos Saldos das Contas 297 XIV Declaração de Bens e Fontes de Rendas 301 XV Roteiro de Verificação de Peças e Conteúdos 305 APÊNDICE - Modelos de Atos 309 I Resolução para Aprovação do Orçamento 311 II Resolução para Abertura de Crédito Adicional Especial 313 III Portaria para Abertura de Crédito Adicional Suplementar 315 IV Parecer 317 V Deliberação 318 GLOSSÁRIO 319 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 331\n13. 17 INTRODUÇÃO A contabilidade aplicada ao setor público tem dado enfoque à execução orçamen-tária e financeira em detrimento da evidenciação patrimonial, principalmente com a utilização, na estrutura contábil, de termos idênticos, mas conceituados de modo diferente, o que dificulta a extração de informações. A segunda edição deste Manual tem por objetivo transmitir de maneira simplifica-da a aplicação das normas a serem adotadas, dando continuidade ao processo de mudança e agilidade organizacional para o Sistema CFC/CRCs, adequando-o às Nor-mas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público, em consonância com as orientações emanadas pelo CFC e pela IFAC - International Federation of Accoun-tants, que vem expedindo nos últimos anos as International Public Sector Accounting Standards (IPSAs). Assim, partindo dessa premissa, o Manual apresentará procedimentos a serem exe-cutados pelo responsável da área contábil, no que tange às suas atividades operacio-nais diárias, as quais dependem das informações extraídas dos processos oriundos de outros setores do Sistema CFC/CRCs. Quando existe a preocupação em padronizar procedimentos, a obtenção dos resul-tados se torna mais eficaz, ocasionando melhor desempenho do profissional respon-sável pela contabilidade. Nas rotinas da execução contábil, a classificação de docu-mentos, os demonstrativos contábeis, os controles dos bens patrimoniais, o fluxo de caixa, os relatórios gerenciais, entre outros, visam não apenas debitar ou creditar o documento de despesa ou de receita, mas, sim, ter conhecimento de todo o caminho percorrido pelos mesmos, da origem à legalidade, da disponibilidade orçamentária à disponibilidade financeira. Enfim, o responsável pela Contabilidade é aquele que finaliza, por meio de relatórios (balancetes, razões, diários, mapas gerenciais, etc.), todo o histórico do universo que é a contabilização de documentos. Diante do exposto, a Contabilidade funciona como um instrumento de controle patri-monial e as suas regras deverão evidenciar-se por meio de registros e relatórios. Como instrumento do sistema de controle interno, a contabilidade obedece a regras próprias, cujo escopo é a evidenciação dos fatos ocorridos na Administração. A Contabilidade, entre outros aspectos, constitui-se em uma técnica de produzir, com oportunidade e fidedignidade, relatórios que sirvam à administração no processo de tomada de decisões e de controle de seus atos, demonstrando, por fim, os efeitos causados por esses atos de gestão no patrimônio da entidade.\n14. 19 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTAÇÃO Fica estabelecido o cronograma de implementação dos procedimentos desta norma, conforme abaixo: IMPLEMENTAÇÃO DESCRIÇÃO EXERCÍCIO 2009 / 2010 Treinamento dos contadores Conceitos voltados para Contabilidade Pública Orientações para elaboração dos processos de prestação de contas, balancetes, créditos adicionais e orçamento Implantação de modelos relacionados aos processos EXERCÍCIO 2010 (Facultativo) 2011 (Obrigatório) Novo Plano de Contas Regime de competência para Receita e Despesa - Contábil Provisões Depreciação Reavaliação e redução ao valor recuperável Demonstração de Fluxo de Caixa Demonstração de Resultado Econômico A PARTIR DO EXERCÍCIO 2010 Sistema de custos Outros procedimentos previstos no manual\n15. CAPÍTULO I (DA COMPETÊNCIA DO CFC E DA ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DA CCI/CFC)\n16. 23 1. DA COMPETÊNCIA DO CFC Compete ao Conselho Federal de Contabilidade (CFC) fiscalizar e controlar as ativida-des financeiras, econômicas, administrativas, contábeis e orçamentárias dos Conse-lhos Regionais de Contabilidade (CRCs), conforme determina o art. 6º da Resolução CFC n.º 960/03, de 30 de abril de 2003, bem como instalar, orientar, inspecionar, aprovar seus orçamentos e programas de trabalho, julgando suas contas e neles in-tervindo quando indispensável ao estabelecimento da normalidade administrativa ou financeira e à observância dos princípios de hierarquia institucional (inciso XVII, art. 17, Resolução CFC n.º 960/03). De acordo com o que preceitua o inciso XLVII do art. 13 da Resolução CFC n.º 969/03, compete também ao CFC, por meio do Plenário, elaborar, aprovar e modificar os re-gulamentos de licitações e contratos, e de contabilidade e orçamento dos Conselhos de Contabilidade. Acompanhar a boa e regular aplicação dos recursos do Sistema CFC/CRCs é missão institucional do Conselho Federal de Contabilidade, cabendo a este estabelecer dire-trizes de organização e apresentação de processos de tomadas e prestação de contas, com base nas Instruções Normativas do Tribunal de Contas da União, as quais trazem em seu bojo critérios e controles, que são ferramentas no desempenho da gestão, a fim de contribuir para o aperfeiçoamento da administração dos Conselhos. 2. ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DA CCI/CFC 2.1 Da Câmara de Controle Interno 2.1.1 A Câmara de Controle Interno (CCI) é um órgão deliberativo específico do Conselho Federal de Contabilidade integrada por quatro conselheiros efetivos e igual número de suplentes e coordenada pelo Vice-presidente de Controle Interno, na qualidade de seu membro efetivo (§ 1º do art. 17 da Resolução CFC n.º 969/03). 2.2 Competências do Vice-presidente de Controle Interno 2.2.1 Ao Vice-presidente de Controle Interno compete: a) superintender a Coordenadoria de Controle Interno e a Auditoria Interna; b) coordenar os trabalhos da Câmara de Controle Interno; c) distribuir os processos para relato na Câmara de Controle Interno; d) denunciar, ao Plenário do CFC, o não-cumprimento pelos Conselhos Regio-nais de remessa da proposta orçamentária (orçamento e plano de traba-\n17. 24 lho), da prestação de contas anual e balancetes mensais ao CFC, a fim de que se deliberem as providências a serem tomadas; e) elaborar o calendário anual de auditoria, apresentando-o ao Conselho Diretor. 2.3 Competências da Câmara de Controle Interno 2.3.1 À Câmara de Controle Interno compete: a) examinar as demonstrações de receita arrecadada pelos CRCs, verificando se as cotas (parte de receita) enviadas ao CFC correspondem aos valores constantes nos balancetes e se, efetivamente, foram quitados, relacionan-do, mensalmente, os Conselhos em atraso, com indicação das providências a serem tomadas; b) opinar sobre o recebimento de legados, doações e subvenções; c) examinar as despesas do CFC/CRCs quanto à sua legalidade, economicidade, eficácia e eficiência; d) examinar e deliberar sobre prestações de contas e balanços do exercício do CFC e CRCs; e) analisar e deliberar sobre propostas orçamentárias do CFC e dos CRCs, en-caminhando- as ao Plenário até a sessão ordinária de dezembro; f) exercer outras atividades compatíveis de apoio ao desenvolvimento dos trabalhos do CFC. g) acompanhar as demonstrações contábeis e a gestão orçamentária do CFC/ CRCs, sugerindo medidas que venham a garantir a qualidade das informa-ções contábeis e o desempenho equilibrado da execução orçamentária; h) comunicar ao Presidente do CFC atos administrativos que, pela sua gravida-de, requeiram ações imediatas. i) analisar e deliberar sobre as demonstrações contábeis mensais e os créditos adicionais do CFC; j) analisar e deliberar sobre os créditos adicionais especiais e os decorrentes do aumento do orçamento anual dos CRCs.\n18. CAPÍTULO II (DA CONTABILIDADE)\n19. 27 3. CONTABILIDADE 3.1 Considerações Iniciais 3.1.1 Contabilidade é a ciência que estuda, interpreta e registra os fenômenos que afetam o patrimônio de uma entidade. 3.1.2 O ordenamento jurídico brasileiro divide a Contabilidade geralmente em Empresarial e Pública, sendo este último o tema tratado no presente Manual, por se tratar do ramo da Contabilidade adotado pelo Sistema CFC/CRCs. 3.1.3 O patrimônio público é o conjunto de bens e direitos, tangíveis ou intan-gíveis, onerados ou não, adquiridos, formados, produzidos, recebidos, mantidos ou utilizados pela entidade do setor público, que seja portador ou representante de um fluxo de benefícios, presente ou futuro, inerente à prestação de serviços públicos. 3.2 Contabilidade Pública 3.2.1 Contabilidade Pública é o ramo da ciência contábil que aplica, no proces-so gerador de informações, os princípios e as normas contábeis. Além disso, coleta, registra e controla os atos e fatos de natureza patrimonial, orçamentária e financei-ra do patrimônio público, evidenciando as variações e os conseqüentes resultados, inclusive sociais, nas entidades de administração pública e a elas equiparadas, pro-porcionando aos interessados informações relevantes em apoio aos processos de tomada de decisão e de prestação de contas. 3.2.2 O enfoque da Contabilidade Pública está voltado ao patrimônio. A rele-vância desta informação e o contexto socioeconômico e cultural exigem dos entes públicos a elaboração de demonstrativos gerenciais que possibilitem aos gestores ter uma visão global e transparente dos gastos públicos. O seu campo de aplica-ção estende-se a todos aqueles entes que recebam, guardem, apliquem ou que de qualquer forma movimentem recursos públicos, inclusive as entidades equiparadas à pública. 3.2.3 A Contabilidade Pública dentro desta visão deve funcionar como um ins-trumento gerador de informação para o exercício do controle e da análise dos fatos de natureza orçamentária, financeira, patrimonial e gerencial, apurando resultados em harmonia com as normas gerais de direito financeiro, visando ao cumprimento dos dispositivos contábeis e ao atendimento dos órgãos fiscalizadores.\n20. 28 3.3 Contabilidade Pública e o Sistema CFC/CRCs 3.3.1 Sistema Contábil 3.3.1.1 Representa um conjunto de informações que orienta e supre o proces-so de decisão, utilizando os registros de atos e fatos da gestão, como ferramenta de controle, avaliação e mensuração do patrimônio público. 3.3.1.2 É composto por subsistemas, os quais, considerando as suas tipici-dades e as suas especificidades, possibilitam que as informações convirjam para a informação geral sobre o patrimônio, como segue: a) Orçamentário - consiste no controle da execução do orçamento público, mediante registro, processamento e evidenciação dos atos e fatos relacio-nados ao planejamento; b) Financeiro - consiste no controle relacionado à movimentação de entradas e saídas de recursos de natureza orçamentária e extra-orçamentária; c) Patrimonial - consiste no registro, processamento, evidenciação e controle relacionados às variações ocorridas no patrimônio; d) Compensação - consiste no registro e controle dos atos que possam vir a afetar o patrimônio, de forma a proporcionar um acompanhamento mais eficaz de determinados atos administrativos pela administração; e) Custos - consiste na coleta e processamento de dados, para apuração dos custos de atividades/projetos. 3.3.1.3 Além desses subsistemas, o CFC poderá implementar e normatizar ou-tros subsistemas de forma a subsidiar a administração dos Conselhos sobre: a) o desempenho da organização no cumprimento da sua missão; b) a avaliação dos resultados obtidos na execução dos programas de trabalho com relação à economicidade, à eficiência, à eficácia e à efetividade; c) a avaliação das metas estabelecidas pelo planejamento; e d) a avaliação dos riscos e das contingências.\n21. 29 3.4 Demonstrações Contábeis do Sistema CFC/CRCs 3.4.1 Sob este enfoque, o Conselho Federal de Contabilidade vem desenvol-vendo ao longo de sua trajetória estudos e normas para nortear os profissionais na elaboração dos demonstrativos contábeis, de forma que a evidenciação dos fatos se apresente mais simples e de rápido entendimento, com vistas à harmonização das Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público. 3.4.2 A evidenciação se faz por meio dos registros e da elaboração das de-monstrações contábeis, mediante os quais se toma conhecimento dos bens, dos di-reitos e das obrigações que estão sob a responsabilidade de todos quanto, de qual-quer modo, arrecadem e/ou gerenciem receitas, efetuem despesas, administrem ou guardem esses bens pertencentes ao Sistema CFC/CRCs, devendo estes obedecerem às Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público. 3.4.3 As principais Demonstrações Contábeis que a Contabilidade produz com base nas Normas Contábeis Aplicadas ao Setor Público apresentam as seguin-tes estruturas: a) Balanço Orçamentário - demonstra o orçamento inicial e suas alterações, confrontando-os com a execução da receita e da despesa; b) Balanço Financeiro - demonstra a receita e a despesa orçamentárias, bem como os recebimentos e os pagamentos de natureza extra-orçamentária, conjugados com os saldos, em espécie, provenientes do exercício anterior, e os que se transferem para o exercício seguinte; c) Demonstração das Variações Patrimoniais - evidencia as alterações verifica-das no patrimônio, classificadas em quantitativas, decorrentes de transa-ções que aumentam ou diminuem o patrimônio líquido, e as qualitativas, decorrentes de transações que alteram a composição dos elementos patri-moniais sem afetar o patrimônio líquido, e indicará o resultado patrimonial do exercício; d) Balanço Patrimonial - compreende o ativo circulante e não-circulante; o passivo circulante e não-circulante; o patrimônio líquido e as contas do subsistema de compensação; e) Demonstração do Fluxo de Caixa - compreende a movimentação financeira histórica da entidade pública, visando à análise em torno da capacidade fi-nanceira, bem como a projeção e a avaliação de cenários quanto à liquidez, solvência e endividamento;\n22. 30 f) Demonstração do Resultado Econômico - tem o objetivo de evidenciar o resultado econômico de prestação de serviços e de fornecimento de bens da entidade, obtido do confronto entre as receitas econômicas e os itens de custos e despesas em cada período. 3.4.4 Notas Explicativas - As demonstrações contábeis deverão estar acompa-nhadas de Notas Explicativas, com informações de caráter relevantes, complemen-tares ou suplementares àquelas não suficientemente evidenciadas ou não constan-tes nas demonstrações contábeis. Incluem os critérios utilizados na elaboração das demonstrações contábeis, das informações de naturezas patrimonial, orçamentária, econômica, financeira, legal, física, social e de desempenho, bem como eventos sub-seqüentes ao encerramento do período a que se refere. 3.5 Da Legislação 3.5.1 A Contabilidade Pública tem os seus procedimentos previstos na Lei n.º 4.320/64, entre os quais destacamos os artigos 83 a 89, e nas Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público: “Art. 83. A contabilidade evidenciará perante a Fazenda Pública a situação de todos quantos, de qualquer modo, arrecadem receitas, efetuem despe-sas, administrem ou guardem bens a ela pertencentes ou confiados.” “Art. 84. Ressalvada a competência do Tribunal de Contas ou órgão equiva-lente, a tomada de contas dos agentes responsáveis por bens ou dinheiros públicos será realizada ou superintendida pelos serviços de contabilidade.” “Art. 85. Os serviços de contabilidade serão organizados de forma a per-mitir o acompanhamento da execução orçamentária, o conhecimento da composição patrimonial, a determinação dos custos dos serviços indus-triais, o levantamento dos balanços gerais, a análise e a interpretação dos resultados econômicos e financeiros.” “Art. 86. A escrituração sintética das operações financeiras e patrimoniais efetuar-se-á pelo método das partidas dobradas.” “Art. 87. Haverá controle contábil dos direitos e obrigações oriundos de ajustes ou contratos em que a Administração Pública for parte.” “Art. 88. Os débitos e créditos serão escriturados com individualização do devedor ou do credor e especificação da natureza, importância e data do vencimento, quando fixada.” “Art. 89. A contabilidade evidenciará os fatos ligados à administração orça-mentária, financeira, patrimonial e industrial.”\n23. 31 3.5.2 Das Normas Instituídas pelo CFC 3.5.2.1 As Normas Brasileiras de Contabilidade (NBCs) estabelecem regras de conduta profissional e procedimentos técnicos a serem observados quando da reali-zação das atividades compreendidas na Contabilidade. 3.5.2.2 Além das Normas que conceitualmente são comuns aos Conselhos de Contabilidade, serão aplicadas, complementarmente, as Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público. 3.5.2.3 As Normas Brasileiras de Contabilidade do Setor Público - NBC TSP, foram editadas pelo CFC com base nas Orientações Estratégicas para a Contabilidade aplicada ao Setor Público no Brasil, conforme segue: a) Resolução CFC n.º 1.128/08 - NBC TSP 16.1 - Conceituação, Objeto e Campo de Aplicação; b) Resolução CFC n.º 1.129/08 - NBC TSP 16.2 - Patrimônio e Sistemas Contábeis; c) Resolução CFC n.º 1.130/08 - NBC TSP 16.3 - Planejamento e seus Instru-mentos sob Enfoque Contábil; d) Resolução CFC n.º 1.131/08 - NBC TSP 16.4 - Transações no Setor Público; e) Resolução CFC n.º 1.132/08 - NBC TSP 16.5 - Registro Contábil; f) Resolução CFC n.º 1.133/08 - NBC TSP 16.6 - Demonstrações Contábeis; g) Resolução CFC n.º 1.134/08 - NBC TSP 16.7 - Consolidação das Demonstra-ções Contábeis; h) Resolução CFC n.º 1.135/08 - NBC TSP 16.8 - Controle Interno; i) Resolução CFC n.º 1.136/08 - NBC TSP 16.9 - Depreciação, Amortização e Exaustão; j) Resolução CFC n.º 1.137/08 - NBC TSP 16.10 - Avaliação e Mensuração de Ativos e Passivos das Entidades do Setor Público.\n24. 32 3.6 Procedimentos contábeis específicos 3.6.1 Regime contábil adotado no Sistema CFC/CRCs 3.6.1.1 O regime contábil para a escrituração e reconhecimento das receitas e das despesas, pertencentes ao exercício financeiro, será o REGIME DE COMPETÊNCIA. 3.6.2 Suprimentos de Fundos 3.6.2.1 Conceitos e procedimentos a) constitui a concessão de numerários a funcionários para pagamento de despesas miúdas e de pronto pagamento que por sua eventualidade não possam se submetidos ao processo normal de contratação; b) os valores concedidos a funcionários responsáveis e aos seus respectivos substitutos, no caso de eventual afastamento, serão definidos e nomeados por meio de portaria da Presidência do Conselho; c) a prestação de contas do suprimento de fundos deverá ocorrer até o trigé-simo dia da sua concessão; d) por ocasião do encerramento do exercício social, o suprimento de fundos não deverá apresentar saldo contábil. 3.6.2.2 Contabilização a) a concessão de suprimento de fundos será registrada no ativo da entidade, em nome do suprido e o lançamento da despesa será contabilizada com base na prestação de contas, devendo observar: i - caso seja concedido no mês de dezembro, no ano em que ocorrer mudança de Gestor do Conselho decorrente do processo de elei-ção, havendo necessidade de concessão do suprimento de fundos, em caso excepcional, será concedido e poderá passar o saldo para o próximo exercício, em consonância ao que dispõe o parágrafo único do art. 83 do Decreto-Lei n.º 200/67; ii - o saldo registrado a débito de suprimento de fundos deverá ser trans-ferido para diversos responsáveis, no encerramento do exercício.\n25. 33 3.6.3 Almoxarifado 3.6.3.1 Conceitos e procedimentos a) conceitua-se como almoxarifado a unidade administrativa responsável pelo controle e pela movimentação dos bens de consumo, cujo controle e regis-tro de suas transações estão refletidos no patrimônio do Conselho; b) os materiais depositados em almoxarifado deverão ser objeto de controle, o qual deve fornecer a qualquer momento informações tais como: as quanti-dades que se encontram à disposição da Entidade, os materiais que estão em processo de recebimento, as devoluções a fornecedor, as compras recebidas e aceitas, os materiais distribuídos para os setores/departamentos, etc; c) além dos controles necessários, os Conselhos devem se assegurar de que o material esteja adequadamente armazenado, em quantidade su-ficiente ao seu suprimento, preservando, desta forma, a qualidade e a quantidade exata; d) mesmo que a Entidade não tenha almoxarifado na sua estrutura organiza-cional, os controles referentes aos materiais de uso interno devem fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, quais sejam: re-cebimento, armazenagem e consumo; e) os materiais armazenados no almoxarifado deverão ser inventariados regu-larmente, com a finalidade de impedir que haja perdas de qualquer natu-reza e, anualmente, por ocasião do encerramento do exercício, para validar os saldos apresentados no controle patrimonial dos materiais estocados naquele setor, conciliando com os saldos contábeis. 3.6.3.2 Contabilização a) Entradas - a contabilização dos bens depositados no almoxarifado deverá ocorrer na data do recebimento do bem pelo valor da aquisição e/ou doa-ção, como segue: i - por aquisição - registra-se em conta do ativo (almoxarifado) em con-trapartida com a conta bancária e/ou fornecedor. Deverá ser regis-trada, também, no controle orçamentário, haja vista que ocorreu a execução da despesa. ii - por doação e outros - registra-se em conta do ativo (almoxarifado) e reconhece-se a variação aumentativa ocorrida no patrimônio em conta de acréscimo patrimonial.\n26. 34 b) Saídas - a baixa dos bens controlados no almoxarifado deverá ser efetuada pela média ponderada das aquisições, como segue: i - por consumo, doação e outros - baixa-se pela conta do ativo (almo-xarifado) e reconhece-se a variação diminutiva ocorrida no patrimô-nio em conta de decréscimo patrimonial. ii - por alienação - baixa-se pela conta de almoxarifado em contraparti-da com a conta bancária. Deverá ser registrada, também, no contro-le orçamentário. 3.6.4 Bens Patrimoniais 3.6.4.1 Conceitos e procedimentos a) os Bens Patrimoniais são representados na equação patrimonial do balanço, pelos investimentos, imobilizados e intangível, e tem como finalidade ga-rantir o funcionamento da unidade administrativa do Sistema CFC/CRCs; b) esses bens devem estar assegurados em categorias específicas para que seja resguardado o patrimônio dos Conselhos, sendo que devem estar de-vidamente incorporados, cadastrados e pertencentes à entidade. 3.6.4.2 Inventário a) o inventário tem por objetivo dar conformidade aos dados registrados no sistema de controle de bens, de forma que represente a real existência dos bens patrimoniais em determinado momento, sendo um demonstrativo que compõe a prestação de contas anual e que evidencia a confiabilidade e a fidedignidade dos valores inventariados com os registros contábeis, con-firmando a responsabilidade dos agentes, cujos bens patrimoniais estão sob sua guarda; b) será elaborado anualmente, conforme regulamento próprio, em data mais próxima ao encerramento do exercício e se destina a comprovar a espécie, a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo do Conselho Fede-ral de Contabilidade e dos Conselhos Regionais de Contabilidade. 3.6.4.3 Depreciação e Amortização a) depreciação é a redução do valor dos bens pelo desgaste ou pela perda de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência;\n27. 35 b) amortização é a redução do valor aplicado na aquisição de direitos de pro-priedade e quaisquer outros, inclusive ativos intangíveis, como existência ou exercício de duração limitada, ou cujo objeto sejam bens de utilização por prazo legal ou contratualmente limitado; c) para o registro de depreciação e amortização, devem ser observados os seguintes aspectos: i - obrigatoriedade do seu reconhecimento; ii - valor da parcela, reconhecida nas variações diminutivas; iii - o valor depreciado e amortizado que, apurado mensalmente, deve ser reconhecido nas variações patrimoniais do exercício durante sua vida útil econômica. d) os procedimentos serão definidos pelo CFC, o que não impede que os Con-selhos adotem medidas necessárias para a sua execução. 3.6.4.4 Reavaliação e redução ao valor recuperável a) reavaliação significa a adoção do valor de mercado aos bens constantes no ativo, quando seu valor líquido contábil for inferior, objetivando refletir no balanço da entidade, maior proximidade a valores de reposição; b) redução ao Valor Recuperável significa a adoção do valor de mercado aos bens constantes no ativo, quando seu valor líquido contábil for superior, objetivando refletir no balanço da entidade, maior proximidade a valores de reposição; c) para o registro da reavaliação e da redução ao valor recuperável devem ser observados os seguintes aspectos: i - obrigatoriedade do seu reconhecimento; ii - valor da parcela, reconhecida nas variações aumentativas, quan-do na reavaliação, e diminutivas, quando para a redução ao valor recuperável; iii - devem ser feitas utilizando-se o valor justo ou o valor de merca-do na data de encerramento do Balanço Patrimonial, pelo menos anualmente, para as contas ou os grupos de contas cujos valores de mercado variarem significativamente em relação aos valores ante-\n28. 36 riormente registrados ou, a cada quatro anos, para as demais contas ou grupos de contas. 3.6.5 Convênios 3.6.5.1 Os convênios são instrumentos de cooperação firmados entre os membros do Sistema e outras entidades com interesses comuns e coincidentes. Nos convênios, os signatários do documento, denominados concedentes e convenentes, respectivamente, associam-se para a execução de um objetivo comum. 3.6.5.2 O valor total do convênio deverá ser contabilizado nas contas especí-ficas de controle para evidenciação, controle e acompanhamento do saldo do con-vênio, sendo deduzidas deste valor as parcelas executadas e pagas de acordo com o cronograma de execução. a) quanto à classificação contábil dos desembolsos realizados em decorrência do convênio, deverão ser representadas em contas patrimoniais específicas nas unidades jurisdicionadas que gerenciem os projetos até o seu ressarcimento; b) na unidade onde há desembolso de recursos próprios deverá ser previsto no seu respectivo orçamento e contabilizado em rubricas específicas; c) quando do encerramento contábil mensal das contas, deve-se conciliar os saldos com os respectivos documentos, extratos e contratos. 3.6.6 Seminários/Cursos e Eventos 3.6.6.1 Os seminários, os cursos e os eventos são atividades de natureza edu-cativa realizadas nos moldes do Projeto de Educação Continuada, para atingir a fina-lidade de fiscalização preventiva. As despesas serão executadas em conformidade com os custos estimados e a natureza de financiamento para a sua realização. 3.6.6.2 As prestações de contas, quando solicitado, deverão ser elaboradas por evento, com detalhamento dos gastos por natureza de despesa para subsidiar a análise dos agentes fiscalizadores e das demais entidades interessadas. 3.6.6.3 Quando houver repasse de recurso do CFC, para financiar projetos específicos de educação continuada, devem ser obedecidas às diretrizes emanadas pelo Conselho Federal para a sua realização e prestação de contas. 3.6.7 Débitos em Cobrança 3.6.7.1 A cobrança dos débitos do Sistema CFC/CRCs encontra-se normatizada no Manual de Cobrança, aprovado por meio da Resolução CFC n.º 1.092/07, sen-\n29. 37 do instituído com vistas à uniformização dos procedimentos referentes à cobrança administrativa e à Dívida Ativa, em função de conceitos a serem observados pelos Conselhos Regionais. 3.6.7.2 O setor responsável pela cobrança deverá encaminhar ao setor res-ponsável pela contabilidade, relatórios mensais, contendo a movimentação dos dé-bitos em cobrança para registro da dívida em contas patrimoniais específicas. 3.6.7.3 Parcelamento de Débitos a) a contabilização dos parcelamentos de débitos deverá obedecer às seguin-tes etapas: i - os débitos do exercício e/ou de exercícios anteriores, parcelados, deve-rão ser contabilizados em contas do circulante, no caso de parcelamen-tos para pagamento até o término do exercício financeiro seguinte; ii - os débitos do exercício e/ou de exercícios anteriores, parcelados, deverão ser contabilizados em contas do não-circulante, no caso de parcelamentos para pagamento que ultrapassem o término do exercício seguinte. 3.6.7.4 Dívida Ativa a) os débitos em dívida ativa deverão ser contabilizados em contas do não-circulante, sendo: i - em contas de créditos de exercícios anteriores não executados, quando não estiverem ajuizados; ii - em contas da dívida ativa executada, quando ajuizados. 3.6.8 Empréstimos 3.6.8.1 Os empréstimos são transações financeiras ocorridas entre o Conselho Federal e os Conselhos Regionais de Contabilidade, por meio de contrato de mútuo, com a finalidade de financiar projetos de aquisição de bens, reforma e construção de sede; nas situações de insuficiência financeira e/ou orçamentária na execução das despesas de custeio dos CRCs. 3.6.8.2 Nos Conselhos Regionais, os valores decorrentes de empréstimos de-verão ser contabilizados na receita corrente ou de capital de acordo com a sua finali-\n30. 38 dade, bem como no passivo circulante ou no passivo não-circulante de acordo com o seu grau de exigibilidade, em contas específicas, com a finalidade de se evidenciar no balanço a obrigação assumida em decorrência do empréstimo contraído. 3.6.8.3 Os juros incorridos em função dessa transação deverão ser contabili-zados em conta de despesas financeiras, mensalmente, utilizando-se o cálculo pró-rata tempore para reconhecimento dos juros em conformidade com o percentual estipulado nas cláusulas do contrato de mútuo. 3.6.8.4 Nos empréstimos concedidos por instituições internacionais ou nacio-nais recebidos a título de “Fundo Perdido”, a prestação de contas deverá atender a todos os requisitos contratuais, para efetiva baixa da obrigação. 3.6.9 Provisão 3.6.9.1 As provisões podem ser distinguidas de outros passivos, tais como for-necedores e provisões derivadas de apropriações por competência, uma vez que há incertezas sobre o tempo ou o valor dos desembolsos futuros exigidos na liquidação. 3.6.9.2 As provisões derivadas de apropriações por competência são normal-mente classificadas como contas a pagar, conforme a natureza do item a que estiver relacionada. As demais provisões devem ser apresentadas, como, por exemplo, cita-mos as provisões de férias, 13º salário e seus respectivos encargos. 3.6.9.3 Para efeito de cálculo da provisão de férias, deverão ser calculados e provisionados os “avos” referentes ao mês devido, com base no período aquisitivo. Ex: funcionário contratado em 1º de junho de 20XX, no dia 30 de junho, deverá ser apropriado 1/12 (um doze avos), correspondente às férias e mais os encargos de INSS, FGTS e PIS, e assim sucessivamente, até completar o ciclo de 12 meses. Caso o funcionário não goze as férias na mesma data de contratação, inicia-se um novo ciclo para o novo período aquisitivo. a) a baixa do período aquisitivo, já apropriado no passivo, só deverá ocorrer quando do efetivo pagamento das férias a serem usufruídas pelo funcioná-rio, ou pelo pagamento do direito a férias em rescisão contratual, caso esta ocorra primeiro. 3.6.9.4 A provisão de 13º salário deverá ser feita mensalmente, devendo o cálculo ser efetuado com base no exercício financeiro de 1º de janeiro a 31 de de-zembro do mesmo ano. Ex: para funcionário contratado em 1º de junho de 20XX, no dia 30 de junho, deverá ser apropriado 1/12 (um doze avos) correspondente ao 13º salário e mais os encargos de INSS, FGTS e PIS e, assim, sucessivamente até 31 de de-zembro, quando será devida a ultima parcela referente ao exercício, sendo devidos, neste caso, apenas 7/12 (sete doze avos) de 13º salário.\n31. 39 a) a baixa dessa provisão será efetuada por ocasião do pagamento da 2ª (segunda) e da última parcela de 13º salário a ser efetuada em dezembro, em contrapartida com as contas bancárias e adiantamento de 13º salário, registrado no realizável em decorrência dos adiantamentos concedidos durante o exercício. 3.6.10 Registro de Contingências 3.6.10.1 O objetivo da contabilização das contingências é definir critérios de reconhecimento e bases de mensuração das contingências passivas, bem como de-finir regras para que sejam divulgadas informações suficientes nas notas explicativas às demonstrações contábeis, para permitir que os usuários entendam sua natureza, oportunidade e seu valor. 3.6.10.2 Uma contingência passiva é a possível obrigação presente cuja exis-tência será confirmada somente pela ocorrência, ou não, de um ou mais eventos futuros, que não estejam totalmente sob o controle da entidade. 3.6.10.3 Para fins de classificação dos passivos contingentes, usam-se os ter-mos praticamente certo, provável, possível e remota com os seguintes conceitos: a) praticamente certo - é aplicado para refletir uma situação na qual um even-to futuro é certo, apesar de não ocorrido. Essa certeza advém de situações cujo controle está com a administração de uma entidade, e depende ape-nas dela, ou de situações em que há garantias reais ou decisões judiciais favoráveis, sobre as quais não cabem mais recursos; b) provável - a chance de um ou mais eventos futuros ocorrer é maior do que a de não ocorrer; c) possível - a chance de um ou mais eventos futuros ocorrer é menor que provável, mas maior que remota; d) remota - a chance de um ou mais eventos futuros ocorrer é pequena. i - os itens “a” e “b”, quando existirem, deverão ser representados no balanço patrimonial; ii - o item “c”, quando existir, deverá ser divulgado em notas explicativas; iii - o item “d”, quando existir, não será divulgado.\n32. 40 3.6.10.4 A relevância é um fator a ser considerado para representar, no balan-ço patrimonial ou em notas explicativas, o valor das contingências. As informações deverão ser obtidas na diretoria do Conselho. 3.6.10.5 Os Conselhos, também, poderão verificar a necessidade de se criar fundos para contingências de despesas de custeio e/ou para investimentos. 3.6.11 Cota Parte 3.6.11.1 A Resolução CFC n.º 863/99 disciplina a cobrança compartilhada e o recolhimento da cota pertencente ao CFC. Os Conselhos Regionais de Contabilidade farão a cobrança compartilhada, de cujo valor recebido o banco arrecadador desti-nará 80% (oitenta por cento) para o próprio CRC e 20% (vinte por cento), automati-camente, para o Conselho Federal de Contabilidade. 3.6.11.2 O valor total recebido correspondente a 100% deverá ser contabili-zado pelo total na receita do Conselho Regional e os 20% da Cota Parte deverão ser contabilizados na despesa do Regional. 3.6.11.3 Assim sendo, constitui receita do Conselho Federal de Contabilidade 1/5 (um quinto) da receita bruta de cada Conselho Regional de Contabilidade, exce-tuados os legados, as doações, as subvenções, as receitas patrimoniais, as restitui-ções e outras, quando justificados. 3.6.11.4 Os Conselhos Regionais de Contabilidade deverão disponibilizar ao Conselho Federal de Contabilidade, até o dia 10 (dez) do mês subseqüente, o De-monstrativo da Receita para Fins de Cálculo da Cota Parte. 3.6.11.5 O Conselho que tiver valores repassados a mais, pelo agente arreca-dador, que não faça parte da base de cálculo da Cota Parte do CFC, deverá contabi-lizar este direito no ativo circulante e solicitar o ressarcimento ao Conselho Federal por meio de ofício, desde que devidamente justificados. 3.6.11.6 Na hipótese de receita não-compartilhada, os Conselhos deverão contabilizar o valor referente ao repasse do CFC nas variações patrimoniais dimi-nutivas, constituindo a obrigação no passivo, devendo ainda efetuar o registro no subsistema orçamentário. 3.6.11.7 Caso o Conselho Regional tenha valores a receber, decorrente da recuperação do custo de cobrança, registrado no ativo, poderá ser solicitado o re-embolso, encaminhando, mensalmente, o demonstrativo ao CFC, para conferência e contabilização.\n33. 41 3.6.12 Despesas de Exercícios Anteriores 3.6.12.1 Poderão ser contabilizadas mediante autorização do ordenador de despesa, observando se há crédito e saldo suficiente para atendê-lo no orçamento do exercício. 3.6.12.2 Poderão, também, ser contabilizados em despesas de exercícios an-teriores os compromissos decorrentes de obrigação que tenha sido originada em vir-tude de lei e reconhecida após o encerramento do exercício, desde que devidamente justificadas formalmente pelo Gestor e pelo Plenário, indicando o motivo que levou a despesa a não ter sido contabilizada em seu exercício financeiro. 3.6.13 Devolução de receitas 3.6.13.1 Os valores referentes a reembolsos ou devoluções de receitas pagas a maior ou indevidamente, contabilizados no exercício, deverão ser estornados da respectiva conta de variação patrimonial aumentativa e do controle orçamentário da receita. 3.6.13.2 Os valores referentes a reembolsos ou devoluções de receitas pagas a maior ou indevidamente, recebidos em exercícios anteriores, deverão ser contabi-lizados em conta específica de variação patrimonial diminutiva, devendo ainda efe-tuar o registro no controle orçamentário. 3.6.14 Restos a Pagar 3.6.14.1 Os valores referentes a Restos a Pagar estão vinculados aos estágios da despesa, representados pelo empenho, liquidação e pagamento e decorre da ob-servância do Regime de Competência para as despesas. 3.6.14.2 Constituem Restos a Pagar as despesas empenhadas e efetivamente realizadas cuja liquidação tenha sido verificada no exercício. 3.6.14.3 Portanto, somente as despesas empenhadas, liquidadas e não pagas até o dia 31 de dezembro, devem ser inscritas em Restos a Pagar, pois se referem a encargos incorridos no próprio exercício. 3.6.14.4 As parcelas referentes a contratos, ordem de compras e/ou ser-viços, não liquidadas dentro do exercício, devem ser evidenciadas nas contas de controles de atos potenciais.\n34. 42 3.6.15 Fundo Especial 3.6.15.1 O Fundo Especial tem por objetivo destinar recursos financeiros exis-tentes para a realização de determinados objetivos. 3.6.15.2 Quando da constituição de Fundo Especial, o valor correspondente deverá ficar permanentemente reservado para a sua utilização, sendo vedado o seu uso em outra finalidade, devendo ser representado em conta específica do Ativo Cir-culante - Disponível para Aplicação Vinculada e evidenciado nas contas de controle. 3.6.15.3 O recurso destinado ao fundo deverá ser mantido no ativo financei-ro. Quando da utilização do Fundo, o crédito adicional será por superávit financeiro do exercício anterior. 3.6.15.4 Este procedimento deverá ser instituído por meio de processo, de-vendo constar: a) Justificativa para constituição do fundo especial; b) Parecer da Câmara de Controle Interno; c) Resolução; e d) Homologação do CFC. 3.7 Sistemas de Controle e de Informações 3.7.1 Sistema Central de Controle (SCC) 3.7.1.1 O Conselho Federal de Contabilidade é o órgão responsável pela cen-tralização e uniformização de procedimentos, garantindo a comparabilidade das in-formações do Sistema CFC/CRCs. 3.7.1.2 A elaboração e a manutenção do “Plano de Contas Geral do Sistema”, são de responsabilidade do CFC, cabendo a este autorizar a inserção e/ou alteração de contas contábeis. 3.7.2 Sistema de Informações Gerenciais (SIG) 3.7.2.1 Sistema responsável pela geração de diversos relatórios, gráficos, de-monstrativos contábeis, capazes de proporcionar ao usuário informações financeiras, administrativas, patrimoniais, orçamentárias, de custos, sobre registro, fiscalização e educação continuada, de modo a garantir informações gerenciais de valor.\n35. 43 3.8 Livros Obrigatórios 3.8.1 O Diário e o Razão constituem fontes de informações contábeis perma-nentes e neles são registradas as transações que afetem ou possam vir a afetar a situação patrimonial, conforme estabelece a NBC TSP 16.5 - Registro Contábil. 3.8.2 Os Conselhos de Contabilidade deverão manter seus livros Diário e Ra-zão impressos e encadernados, na forma prevista do item 2.1.5.3 da NBC T 2.1, que diz: “No caso de a Entidade adotar para sua escrituração contábil o processo ele-trônico, os formulários contínuos, numerados mecânica ou tipograficamente, serão destacados e encadernados em forma de livro”. 3.8.3 O Livro Diário deverá ser registrado no Registro Público competente. 3.8.4 Poderão os Conselhos adotar outra forma de registro público, desde que autorizada por Norma Técnica do CFC. 3.9 Divulgação 3.9.1 A Resolução CFC n.º 1.000/04, que disciplina a publicação dos atos dos Conselhos Federal e Regionais de Contabilidade, prevê no caput do art. 1º que os Conselhos de Contabilidade, Federal e Regionais, poderão ter órgão de comunicação e de publicidade para a divulgação de seus atos, de suas atividades em geral e de matérias relacionadas com suas finalidades. a) o disposto no caput não exclui a obrigação de publicar no órgão da impren-sa oficial atos normativos, extratos de orçamentos, demonstrações contá-beis, editais e outros; b) os Conselhos Regionais de Contabilidade farão suas divulgações, no míni-mo, no Diário Oficial do Estado, podendo também utilizar o Diário Oficial da União, quando couber; c) o Conselho Federal de Contabilidade divulgará suas publicações no Diário Oficial da União. 3.9.2 São formas de divulgação: a) nas Demonstrações Contábeis de cada exercício financeiro, as contas seme-lhantes podem ser agrupadas; os pequenos saldos podem ser agregados, desde que indicada a sua natureza e não ultrapassem 0,1 (um décimo), ou seja, 10% (dez por cento) do valor do respectivo grupo de contas, sendo vedadas a compensação de saldos e a utilização de designações genéricas, como “diversas contas” ou “contas-correntes”;\n36. 44 b) a publicação das Demonstrações Contábeis na imprensa oficial em qual-quer das suas modalidades; c) a comunicação de que as demonstrações contábeis estão à disposição da sociedade em local e prazos indicados, especialmente a contábil; d) a disponibilização nos meios de comunicação eletrônicos de acesso público; e) os meios de comunicação referidos nas alíneas acima podem decorrer tanto de disposições legais, regulamentares ou de iniciativa da própria entidade; f) para fins de publicação, as demonstrações contábeis de cada exercício fi-nanceiro podem apresentar os valores monetários originais em unidades de milhar ou em unidades de milhão; g) os Conselhos de Contabilidade poderão disponibilizar em sua página da internet seus demonstrativos contábeis mensais. Da mesma forma, as de-monstrações contábeis anuais poderão ser divulgadas, após a aprovação pelo CFC. 3.10 Instruções para o Envio Eletrônico dos Demonstrativos Contábeis ao CFC 3.10.1 A Instrução de Trabalho - INT/VPCI n.º 001/2008, instituiu procedimen-tos para o acompanhamento dos Processos de Balancetes e Créditos Adicionais dos CRCs pelo CFC, como segue: a) os Conselhos Regionais de Contabilidade continuarão a encaminhar os Ba-lancetes mensais e todos os Créditos Adicionais para o CFC; b) o encaminhamento deverá ocorrer por meio eletrônico contendo todos os atos de aprovação do Regional. O prazo para o encaminhamento é até o último dia do mês subseqüente, conforme estabelece o art. 6º, item II, § 2º da Resolução CFC n.º 960/03; c) recebidos os documentos de forma eletrônica, esses ficarão disponíveis para análise da CCI e da Auditoria do CFC, que incluirão no seu Planeja-mento de Trabalho item específico de acompanhamento para a verificação de possíveis impropriedades; d) para o envio eletrônico dos demonstrativos contábeis e dos atos de aprova-ção, o Regional deverá acessar a página do CFC e anexar os Balancetes, os Créditos Adicionais e os demais atos relativos às contas mensais dos CRCs, no seguinte endereço: www.cfc.org.br/sisweb/arquivocontabeiscci;\n37. 45 e) os documentos deverão ser scaneados e encaminhados eletronicamente em formato PDF. Após anexar todos os documentos eletronicamente na página do CFC, o responsável pela contabilidade do CRC deverá realizar uma rotina de fechamento mensal, conferindo se todas as peças contábeis anexadas são idênticas às arquivadas no CRC, para assim proceder ou não à certificação; f) após a certificação dos documentos, as informações ficarão disponíveis para consulta das pessoas autorizadas pelo CFC.\n38. CAPÍTULO III (DOS PROCEDIMENTOS E ORGANIZAÇÃO DOS PROCESSOS ORÇAMENTO, CRÉDITOS ADICIONAIS, BALANCETES E PRESTAÇÕES DE CONTAS)\n39. 49 4. ORÇAMENTO 4.1 Definição 4.1.1 Orçamento é um conjunto de valores oriundos de programas, projetos e atividades, cujos procedimentos, para a sua elaboração, requerem vários cálculos, permitindo que funcione como instrumento de programação das ações dos gestores a partir de um processo de planejamento. 4.1.2 Entende-se por Orçamento e Plano de Trabalho o conjunto de informa-ções orçamentárias e ações estabelecidas em projetos ou atividades pelo gestor. 4.2 Elaboração do Orçamento e do Plano de Trabalho 4.2.1 Considerações Iniciais 4.2.1.1 Anualmente, o Sistema CFC/CRCs estabelece um cronograma de ativi-dades e prazos para a elaboração da proposta orçamentária (orçamento e plano de trabalho) a ser cumprida no exercício financeiro seguinte, estimando as suas receitas e fixando as despesas, bem como planejando a sua aplicação, partindo dos dados ex-traídos dos demonstrativos contábeis e das políticas da administração da entidade. 4.2.2 Planejamento 4.2.2.1 Planejamento é o processo que se inicia com a definição de objetivos claros, para que então possam ser traçadas estratégias e planos detalhados a fim de atingi-los. Dessa forma, observa-se que os instrumentos de gestão estão intimamen-te relacionados ao ato de planejar e, por isso, é fundamental que sejam observadas algumas características do processo de planejamento: a) racionalidade na tomada de decisões - o planejamento funcionando como um meio de orientação do processo decisório; b) caráter sistêmico - deve-se planejar pensando na entidade como um todo, sem omitir relações internas e externas. 4.2.3 Plano de Trabalho 4.2.3.1 Plano de Trabalho, em linhas gerais, é constituído por programas, pro-jetos, atividades, ações e metas a serem alcançados pela administração, com o obje-tivo de instituir um conjunto de ações específicas que necessitam ser desenvolvidas e realizadas, além de definir os meios para obtenção dos resultados pretendidos, devendo estar representado dentro do orçamento de forma compatível, de acordo com a sua aplicabilidade.\n40. 50 a) Área é o determinante maior que, regimentalmente, deve nortear o desen-volvimento de todas as atividades propostas pelos Conselhos de Contabi-lidade: Registro e Fiscalização. Todos os programas estarão vinculados às áreas de Registro, de Fiscalização ou de Registro e Fiscalização; b) Programa é a linha geral de ação que indica a composição de vários proje-tos ou atividades segregados em subprogramas que venham a atender a um mesmo propósito; c) Subprograma é uma divisão que visa facilitar a execução e o controle de programas extensos. É o segmento de um programa; d) Projeto é um instrumento de programação para alcançar o objetivo de um programa, envolvendo um conjunto de operações limitadas no tempo, das quais resultam um produto que concorre para a expansão ou o aperfeiçoa-mento da ação de gestão; e) Atividade é um instrumento de programação para alcançar o objetivo de um programa, envolvendo um conjunto de operações que se realizão de modo contínuo e permanente, das quais resultam um produto necessário à manutenção da ação de gestão; f) Operações Especiais são despesas que não contribuem para a manutenção das ações da entidade, despesas essas que não resultam em produto e não geram contraprestação direta sob a forma de bens ou serviços. 4.2.4 Orçamento anual 4.2.4.1 Para que o orçamento cumpra a sua função, deve ser elaborado de forma simples e acessível, e suas rubricas devem expressar com clareza a prioridade da entidade, facilitando a compreensão por parte dos usuários da informação, ofere-cendo transparência, economicidade e legalidade às ações da gestão. 4.2.4.2 Os Conselhos Regionais devem estimar suas receitas em conformida-de com o valor da anuidade, das multas, dos juros e de dívida ativa cuja cobrança e execução constituem suas atribuições. As despesas devem ser fixadas de acordo com o planejamento para a sua aplicação, observando a estimativa da receita para que haja o equilíbrio. 4.2.4.3 Não basta quantificar a arrecadação e o dispêndio. É necessário plane-jar as ações que permitirão atingir os níveis previstos de entrada e saída de recursos, sendo que:\n41. 51 a) para a receita, é importante destacar o valor da anuidade, o número de profissionais ativos, os mecanismos de cobrança adotados, o nível de inadimplência e as normas exaradas pelo CFC, entre outros; b) no caso da despesa, é importante destacar a evolução do quadro de pesso-al, a política salarial, os principais dispêndios com serviços, e outras despe-sas de custeio, os investimentos em bens e obras, a política de pagamento de empréstimos e outros valores que exerçam influências significativas na execução do orçamento. 4.2.4.4 Receitas 4.2.4.4.1 É considerado como receita orçamentária todo e qualquer ingresso de recurso no exercício financeiro a favor do Sistema CFC/CRCs. 4.2.4.4.2 Conforme estabelecido na Resolução CFC n.º 960/03, consti-tuem- se receita: a) do Conselho Federal de Contabilidade, 20% (vinte por cento) da receita cor-rente de cada CRC, excetuados os legados, doações, subvenções, receitas patrimoniais, indenizações, restituições e outros; b) dos Conselhos Regionais de Contabilidade, 80% (oitenta por cento) da re-ceita arrecadada e suas receitas de capital. 4.2.4.4.3 A receita será registrada no orçamento quando da sua arrecadação, sendo subdividida em duas categorias econômicas, segundo sua natureza: a) Receitas Correntes - são as oriundas de contribuições dos contabilistas e organizações contábeis, receitas patrimoniais, receitas de serviços e outras de natureza semelhante, bem como as transferências recebidas para aten-der às despesas de custeio; b) Receitas de Capital - são aquelas provenientes da alienação de bens, das ope-rações de créditos autorizadas em decorrência das transferências recebidas para atender às despesas de capital e da amortização de empréstimos. 4.2.4.5 Despesas 4.2.4.5.1 São reconhecidos como despesas os gastos fixados no orçamento dos Conselhos, mediante estudo das despesas fixas destinadas à execução dos servi-ços e à manutenção da entidade e ainda para atender aos custos dos projetos cons-tantes do plano de trabalho.\n42. 52 4.2.4.5.2 As despesas empenhadas e liquidadas devem ser registradas no or-çamento do exercício, sendo subdividida em duas categorias econômicas, segundo sua natureza: a) Despesas Correntes - são os gastos de natureza operacional realizados pela administração para promover o funcionamento e a manutenção de suas atividades; b) Despesas de Capital - são aquelas que contribuem para a formação de um bem ou acréscimo a outro já existente, mediante aquisições ou incorpora-ções, além das amortizações de dívidas e concessões de empréstimos. 4.3 Procedimentos Específicos 4.3.1 Considerações Iniciais 4.3.1.1 Com vistas a subsidiar os Conselhos Federal e os Regionais de Con-tabilidade na elaboração de seus orçamentos, faz-se necessário observar os se-guintes aspectos: 4.3.1.2 Receitas a) elaborar quadro das receitas correntes, realizadas até o mês de agosto do exercício em curso, projetando-se os meses de setembro a dezembro, com base no fluxo financeiro (Anexo I); b) a receita de capital deverá ser estimada de acordo com a perspectiva de alie-nação de bens do imobilizado, devendo ser os recursos provenientes desta previsão alocados somente no grupo de despesa de capital (Anexo I); c) após esses itens, será levantado o valor da realização da receita, o qual ser-virá como base para estimar o orçamento do exercício subseqüente; d) considerações relevantes a serem observadas na elaboração do orçamento para o exercício: i - a expectativa de novos registros por meio da medição da variação dos últimos exercícios; ii - evolução das baixas e/ou das transferências de registros, verificadas por meio da medição da variação dos últimos exercícios; iii - ano de eleição.\n43. 53 4.3.1.3 Despesas 4.3.1.3.1 A Despesa deve ser fixada de acordo com sua relevância e grau de prioridade, sendo dividida em duas classes: a) Despesas Obrigatórias: definidas pelo caráter continuado que fixem para a entidade, obrigação legal de sua execução por um período superior a dois exercícios. Como exemplos, podem ser citadas: i - Despesas de pessoal e encargos sociais; ii - Despesas com atividades de registro e fiscalização; iii - Despesas contratuais e mobiliárias; iv - Despesas com sentenças judiciais transitadas em julgado; b) Despesas Discricionárias: definidas por não constituírem obrigações legais e cujo gestor tem uma maior margem de manobra para a decisão de apli-cação. Como exemplo, podem ser citadas: i - Eventos; ii - Despesas com investimentos. 4.3.1.3.2 Para as despesas correntes, deve-se observar sua realização até o mês de agosto do exercício em curso, projetando-se os meses de setembro a dezem-bro, com base no fluxo financeiro (Anexo II). 4.3.1.3.3 As despesas de capital deverão ser fixadas de acordo com os proje-tos definidos no plano de trabalho da entidade (Anexo II). 4.3.1.3.4 Após o fechamento dos itens 4.3.1.3.2 e 4.3.1.3.3, será demonstrado o valor da despesa realizada por elemento, que servirá como base para fixar o orça-mento para o exercício subseqüente. 4.3.1.4 Outras orientações a) verificar se as despesas fixadas estão amparadas na estimativa da receita, evitando no futuro resultados deficitários ou insolvência; b) do ponto de vista administrativo, é importante que os gastos sejam discri-\n44. 54 minados segundo a natureza da despesa. Do ponto de vista gerencial, é importante que a apresentação das despesas seja feita por projetos e ativi-dades, principais programas e quadro sintético do custo estimado (Anexo III), pois revelam o destino dos recursos, permitindo visualizar as priorida-des da atual administração; c) Os anexos I, II e III deverão ser partes integrantes da proposta orçamentária (orçamento e plano de trabalho). 4.4 Formas de Organização da Proposta Orçamentária 4.4.1 Considerações Iniciais 4.4.1.1 A proposta orçamentária é um processo composto pelo orçamento e pelo plano de trabalho, que consiste em um planejamento anual, elaborado para cumprimento de metas estabelecidas no plano de gestão, a ser executado no exer-cício seguinte. 4.4.1.2 Na versão preliminar do orçamento a ser encaminhado ao CFC no mês de setembro do exercício anterior ao de sua vigência, os CRCs deverão atentar para as orientações constantes na Resolução do CFC, vigente à época, que dispõe sobre os valores das anuidades, das taxas e das multas devidas aos Conselhos Regionais de Contabilidade para o exercício subseqüente. 4.4.1.3 Caso ocorra alteração do valor da anuidade para o exercício subse-qüente, os Conselhos Regionais farão o realinhamento do orçamento na versão defi-nitiva a ser encaminhada até o mês de novembro do exercício vigente. 4.4.1.4 O orçamento e o plano de trabalho em versão preliminar deverão ser encaminhados à Vice-presidência de Controle Interno do Conselho Federal de Con-tabilidade da seguinte forma: a) Ofício de encaminhamento ao CFC; b) Informação da contabilidade, destacando os principais reflexos da arreca-dação e as justificativas para os cálculos do orçamento, juntamente com os Anexos I e II; c) Orçamento sintético - receita e despesa; d) Orçamento analítico - receita; e) Orçamento analítico - despesa;\n45. 55 f) Quadro sintético do custo estimado dos projetos/atividades (Anexo III); g) Plano de trabalho, contendo todos os projetos e atividades que serão exe-cutados no exercício, dos quais deverão constar, obrigatoriamente, entre outras informações, o custo estimado e a classificação orçamentária, apre-sentando paridade com o total do orçamento proposto; e h) Plano de trabalho em CD ou outro meio instituído pelo CFC. 4.4.1.5 O orçamento e o plano de trabalho em versão definitiva deverão ser encaminhados à Vice-presidência de Controle Interno do Conselho Federal de Conta-bilidade, devidamente homologados pelo Plenário do Regional, da seguinte forma: a) Ofício de encaminhamento ao CFC; b) Informação da Contabilidade - destacando os principais reflexos da arreca-dação e as justificativas para os cálculos do orçamento (Anexos I e II); c) Orçamento sintético - receita e despesa; d) Orçamento analítico - receita; e) Orçamento analítico - despesa; f) Plano de trabalho - todos os projetos/atividades; g) Quadro sintético do custo estimado dos projetos/atividades (Anexo III) h) Parecer da Câmara de Controle Interno; i) Resolução que aprovou o orçamento e o plano de trabalho do Regional; j) Extrato da ata da reunião plenária do Regional que aprovou o orçamento e o plano de trabalho; k) Plano de trabalho em CD ou outro meio instituído pelo CFC. 4.4.1.6 Quando da remessa do processo de orçamento e do plano de trabalho devidamente formalizados, deverá ser feita numeração pelo responsável conforme a ordenação das peças, visando aperfeiçoar a comunicação, caso haja a necessidade de esclarecimentos quanto a possíveis pendências. 4.4.1.7 Em caso de ocorrência de alterações na forma de elaborar o orçamen-to e o plano de trabalho do Sistema CFC/CRCs, será definida em regulamento próprio a metodologia com vistas a viabilizar a sua execução de maneira uniformizada.\n46. 56 4.5 Acompanhamento Orçamentário 4.5.1 Considerações Iniciais 4.5.1.1 O orçamento deverá ser acompanhado diariamente/mensalmente por meio do fluxo financeiro eletrônico ou outro semelhante, o qual demonstra a previsão de gastos para o período futuro, para que se tenha um controle das contas que necessitam de reforço orçamentário, visando à solicitação e à aprovação dos processos de créditos adicionais em tempo hábil. 4.5.1.2 O controle do orçamento realizado concomitante por meio do fluxo e do sistema de contabilidade, de forma padronizada, visa avaliar os atos de gestão para a tomada de decisões, utilizando-se de seus controles internos. 4.5.1.3 Além do acompanhamento da sua execução por meio do fluxo, o Re-gional deverá utilizar os recursos do sistema para proceder aos lançamentos das des-pesas de acordo com os projetos e atividades, de forma que permitam à gestão proce-der ao acompanhamento dos projetos e atividades e à avaliação do cumprimento das metas e dos objetivos traçados no plano de trabalho, por meio de relatórios mensais, dele constando o detalhamento do cronograma de execução dos projetos e atividades nos moldes sugeridos no Manual Administrativo e Financeiro do Sistema CFC/CRCs. 4.6 Controle Orçamentário 4.6.1 Considerações Iniciais 4.6.1.1 A Resolução CFC n.º 1.114/07 instituiu o Controle Orçamentário Infor-matizado para o Sistema CFC/CRCs, sendo regulamentado pela INT/VPCI Nº 001/2007, que traz considerações e esclarecimentos para a implantação dos procedimentos de controle orçamentário a partir do exercício de 2008. 4.6.1.2 A primeira fase para implementação do Controle Orçamentário começa com a elaboração do orçamento e do plano de trabalho, ocasião em que as atividades de diagnóstico, programação, projeto/atividade e estimativa de custos devem ser pla-nejadas de modo a satisfazer às necessidades do Conselho para o próximo exercício. 4.6.1.3 Somente após a homologação do Orçamento pelo CFC é que os Conse-lhos Federal e Regionais estão aptos à execução de seu orçamento. 4.6.1.4 Nenhuma despesa poderá ser realizada sem a existência de crédito que a comporte, nem quando imputada em dotação imprópria, vedada expressa-mente qualquer atribuição de fornecimento ou prestação de serviços cujo custo exceda os limites previamente fixados na Resolução que aprovou o orçamento do Conselho e suas alterações.\n47. 57 4.6.1.5 Quando houver redução ou cancelamento, no exercício financeiro, de compromisso que caracterizou o empenho, haverá anulação parcial ou total do em-penho, revertendo a importância correspondente à respectiva dotação. 4.6.2 Empenho 4.6.2.1 É o ato da autoridade competente ou, por delegação de competência, dos vice-presidentes, do diretor executivo e/ou de outro designado para tal, que cria para o Conselho a obrigação do pagamento dentro do limite dos créditos concedidos no orçamento para cada despesa, gerando, dessa forma, uma garantia para o forne-cedor de que o material e/ou o serviço será pago, desde que as condições contratu-ais sejam cumpridas. 4.6.2.2 O empenho é a primeira fase da despesa, ou seja, precede a realiza-ção desta e está restrito ao limite do crédito orçamentário e, conseqüentemente, é vedada a realização de despesa sem prévio empenho. A emissão do empenho deduz o seu valor da dotação orçamentária, tornando a quantia empenhada indisponível para nova aplicação. 4.6.2.3 Os empenhos são classificados em: a) Ordinário ou Normal: é utilizado pelo ordenador da despesa quando o va-lor do empenho é igual ao da compra ou do serviço, e a liquidação e os pagamentos devem ser efetuados em uma única vez. i - Refere-se a um determinado fornecimento de material, à prestação de serviço ou à execução de obra. Não há parcelamento na liqui-dação da obrigação, nem descontos, nem acréscimos. São perfeita-mente definidos o valor e o credor. Como exemplo, citamos: aquisi-ção de materiais; manutenção de veículos, etc. b) Estimativa: quando a obrigação financeira assumida pela entidade ainda não tem o seu valor líquido e certo, o qual é determinado no momento da liquidação. O valor total da despesa é estimado, podendo ser liquida-do e pago em parcelas mensais. Como exemplos, podem ser citados: i - pessoal e seus encargos; ii - obras por medição; iii - energia elétrica; iv - suprimento de fundos; v - telefones;\n48. 58 vi - água e esgoto; vii - combustíveis. c) Global: efetuado para despesas contratuais, ou outras nas quais o paga-mento será de forma parcelada e fixa, em que já se conhece o valor da obrigação até o final do contrato. Como exemplos, podem ser citados: i - convênios; ii - serviços de limpeza; iii - serviços de segurança; iv - aluguéis, etc. 4.6.2.4 Antes do empenho, entretanto, o executor do orçamento terá de verificar: a) se há necessidade, ou não, de efetuar a licitação por quaisquer das modali-dades conhecidas, dependendo do limite estabelecido na legislação; b) se a despesa foi, ou não, incluída no orçamento. Em caso afirmativo, se a dotação é suficiente ou não para suportá-la. 4.6.2.5 Obtidas as respostas afirmativas, ordena-se o empenho. 4.6.2.6 Sob o aspecto administrativo, o empenho é um mecanismo que per-mite o controle das dotações fixadas para as despesas programadas. 4.6.2.7 Nota de Empenho a) para cada empenho, será extraído um documento denominado “Nota de Empenho”, que indicará o nome do credor, a especificação e a importância da despesa, bem como a dedução desta do saldo da dotação própria, assi-nada devidamente pela autoridade competente e pelo emissor. b) o “Pré-empenho” é utilizado para fazer bloqueio de dotações, com a fi-nalidade de atender às despesas que não estão em condições de serem empenhadas. c) no Sistema informatizado, o Pré-empenho é denominado “Reserva de Em-penho”, cujo objetivo é o controle dos atos administrativos anteriores ao cadastro do empenho.\n49. 59 d) a “Reserva de Empenho” deverá ser impressa, previamente, quando da necessidade da elaboração de processos licitatórios a serem realizados pelos Conselhos. 4.6.3 Liquidação 4.6.3.1 É o ato da administração que verifica o direito adquirido pelo credor, tendo por base os títulos e os documentos comprobatórios. 4.6.3.2 Essa verificação tem por fim apurar: a) a origem e o objetivo do que se deve pagar; b) a importância exata a pagar; c) a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação. 4.6.3.3 A liquidação, como verificação física da despesa, terá por base: a) o contrato, ajuste ou acordo respectivo; b) a Nota de Empenho; c) os comprovantes da entrega do material, da prestação de serviços e de outros. 4.6.4 Pagamento 4.6.4.1 O pagamento é o último estágio da despesa. Por ele se extinguem as obrigações assumidas com terceiros. É ordenado pela autoridade competente, quan-do a despesa for considerada liquidada ou processada. 4.6.4.2 A Ordem de Pagamento só poderá ser exarada em documentos pro-cessados pelo Setor Financeiro, tais como: emissão de cheques, DOC, TED, depósitos ou outros procedimentos adotados pelos Conselhos e encaminhados, posteriormen-te, ao Setor de Contabilidade, para as providências sob sua responsabilidade. 4.6.5 Controle e Acompanhamento de Empenho 4.6.5.1 Uma vez que a utilização do empenho reflete diretamente no orça-mento, o remanejamento de dotação ou a reformulação orçamentária por anulação só será possível se houver saldo nas rubricas a serem anuladas.\n50. 60 4.6.5.2 Deverá ser observada a ordem seqüencial dos estágios da despesa de forma a evitar a realização de despesas sem a devida dotação orçamentária. 4.6.5.3 Atentar para a classificação contábil no empenho, para que não haja divergência quando da escrituração na contabilidade - conciliar. 4.6.5.4 É importante atentar-se para a data da realização do empenho, pois é nela que estarão vinculadas as outras emissões de empenho, não podendo sobrepor-se ao dia e ao mês. 4.6.6 Fluxograma 4.6.6.1 Com base nas informações assinaladas, apresentamos, a título de exemplo, um modelo contendo o fluxograma de compras e as fases para emissão do empenho com o detalhamento do funcionamento das etapas, conforme o Anexo IV. 5. CRÉDITOS ADICIONAIS 5.1 Considerações iniciais 5.1.1 O orçamento deve ser elaborado de forma a minimizar a necessidade de modificações nas dotações no decorrer do exercício. Caso esse procedimento seja necessário, as solicitações de créditos adicionais devem conter exposição circunstan-ciada que as justifique. 5.1.2 A tramitação do processo orçamentário ocorre no exercício que antece-de à sua execução. Quando de sua elaboração, vários estudos são realizados, sempre com o objetivo de projetar as receitas o mais próximo da realidade e, assim, serem fixadas as despesas em função dessas receitas. No entanto, admite-se que, mesmo quando bem ponderados os trabalhos de elaboração dos orçamentos, os valores das receitas nem sempre são suficientes para suprir as ações do Conselho durante o exercício financeiro, como também ocorre a necessidade de reordenar algumas dotações orçamentárias de um elemento para outro. 5.1.3 A Lei n.º 4.320/64 apresenta mecanismos que permitem os ajustes ne-cessários para que a execução do orçamento não seja interrompida por falta de dis-ponibilidade orçamentária. Ela oferece, pois, a opção de ajustar o orçamento por meio de créditos adicionais, os quais estão definidos no art. 41, cuja função é adicio-nar valores ao orçamento. 5.1.4 Os créditos adicionais têm por finalidade sua agregação às dotações preliminarmente autorizadas na resolução que aprovou o orçamento, quer pela in-suficiência da dotação original, quer pela inserção no orçamento de despesas não\n51. 61 previstas e necessárias ao atendimento de determinados projetos do Conselho, ou seja, os créditos adicionais especiais. 5.2 Classificação dos Créditos Adicionais 5.2.1 Os créditos adicionais são classificados em: 5.2.1.1 Suplementares - são os créditos destinados ao reforço de dotação orçamentária. a) os créditos suplementares poderão ser abertos por Portaria, se for com utilização de recursos oriundos de anulação parcial ou total de dotações orçamentárias, desde que tenha autorização prévia na resolução que apro-vou o orçamento; e b) deverão ser abertos, por Resolução, se for com recursos de superávit finan-ceiro do exercício anterior, excesso de arrecadação e/ou operações de cré-ditos autorizados e, sendo originários dos CRCs, deverão ser encaminhados ao CFC, para homologação. 5.2.1.2 Especiais - são os créditos destinados a atender às despesas para as quais não haja dotação específica. a) para a abertura de créditos especiais, deverão ser elaborados: o projeto específico para consubstanciar o pedido nos casos de despesa de capital ou a justificativa em se tratando de despesas de custeio, podendo ser utilizada qualquer fonte de recurso; b) os créditos especiais devem ser abertos por meio de Resolução e, sendo originários dos CRCs, encaminhados ao CFC para a sua homologação. 5.2.1.3 Extraordinários - são os destinados a despesas urgentes e imprevisí-veis, em caso de guerra, comoção interna ou calamidade pública. 5.2.2 Portanto, os créditos adicionais suplementares, especiais e extraordiná-rios, abertos com utilização de recursos provenientes do superávit financeiro, exces-so de arrecadação e operações de créditos autorizadas só poderão ser abertos por autorização do Plenário e, sendo originários dos CRCs, homologados pelo CFC. 5.2.3 Além dos créditos adicionais, Conselhos de Contabilidade poderão efe-tuar alterações no orçamento, utilizando o remanejamento de dotações orçamentá-rias, desde que amparado em ato interno para validar a modificação.\n52. 62 5.2.4 Na Resolução que aprova o orçamento, deverá constar o percentual autorizado para modificar o orçamento, para atender apenas as dotações, exclusi-vamente, de anulação parcial ou total das contas, limitado ao percentual máximo de 30%. 5.2.5 A abertura de crédito adicional suplementar e especial só será possível se houver fonte de recursos para a sua compensação financeira de acordo com a legislação em vigor. 5.2.6 O ato que abrir o crédito adicional indicará a importância, a espécie do mesmo, a classificação analítica da despesa e a fonte de recursos. 5.2.7 Mesmo quando não houver dotação orçamentária para a rubrica contá-bil específica e ocorrer o evento patrimonial, deve este ser reconhecido na contabili-dade patrimonial, devidamente justificado pelo gestor. 5.3 Fontes de Recursos 5.3.1 Superávit Financeiro 5.3.1.1 É a diferença positiva entre o Ativo Financeiro e o Passivo Financei-ro, apurado no Balanço Patrimonial do exercício anterior. Para fins de apuração, deve-se considerar: a) o Ativo Financeiro compreende os valores de numerário e os créditos rea-lizáveis que independam de autorização orçamentária. b) o Passivo Financeiro compreende as obrigações exigíveis que independam de autorização orçamentária. 5.3.2 Excesso de Arrecadação 5.3.2.1 É o saldo positivo das diferenças acumuladas, mês a mês, entre a re-ceita prevista e a realizada, devendo ser observados os seguintes aspectos: a) a Lei n.º 4.320/64 faculta a utilização da tendência de arrecadação no exer-cício, porém, o Conselho deverá atentar para o risco em gerar, com a referi-da fonte de recurso, compromissos acima das possibilidades financeiras da entidade, com vistas a não contribuir para déficits futuros, para o descum-\n53. 63 primento da Resolução que aprovou o orçamento, entre outros, podendo o ato onerador do compromisso ser considerado de responsabilidade pes-soal dos gestores. i - Para o cálculo, com vistas a apurar os recursos disponíveis vincula-dos a receitas correntes, com a utilização da taxa de incremento, as transferências correntes deverão ser excluídas da base de cálculo, atentando para que o provável excesso esteja coerente com a receita a ser efetivamente arrecadada; b) os recursos recebidos por auxílios e/ou doações financeiras poderão ser utilizados nesta fonte de recurso, devendo ser observada sua finalidade; c) o produto da alienação de bens de capital, desde que não previsto no or-çamento, poderá ser utilizado como excesso de arrecadação, ficando sua utilização restrita à suplementação de despesas de capital. 5.3.3 Anulação Parcial ou Total de Dotações Orçamentárias 5.3.3.1 Durante a execução do orçamento, as dotações orçamentárias pode-rão ser reordenadas de acordo com as prioridades dos recursos geridos, ou seja, algumas ações poderão perder sua importância, ou mesmo alguns projetos supri-midos, dando lugar a outras de maior relevância para a Administração, podendo ser consideradas as seguintes hipóteses: a) aquelas que perderem sua prioridade cederão às outras seus recursos dis-poníveis. Neste caso, haverá apenas uma transposição de recursos e não propriamente uma adição de novos valores ao orçamento original; b) em síntese, basta verificar no fluxo financeiro e orçamentário se os saldos disponíveis são passíveis de anulação parcial ou total. Havendo disponibi-lidade de recursos e, com base nestes dados, deve-se proceder à abertura do processo para aprovação do ato. O procedimento adotado para a aber-tura de crédito adicional suplementar, por anulação, será de um elemento de contas de despesas do 4º nível para outro elemento. 5.3.4 Recursos Oriundos de Operações de Crédito Autorizadas 5.3.4.1 Recursos financeiros oriundos de contratos de constituição de dí-vidas por meio de empréstimos, entre o Conselho Federal de Contabilidade e os Conselhos Regionais de Contabilidade, para investimentos e/ou contratados para financiar projetos específicos.\n54. 64 5.4 Remanejamento de Dotações Orçamentárias 5.4.1 O procedimento adotado para o ajuste do acompanhamento orçamen-tário da despesa, quando da necessidade de remanejamento, será de uma conta para outra, dentro do mesmo elemento das despesas de 5º nível. 5.5 Formalização dos Processos de Abertura de Crédito Adicional 5.5.1 O processo de crédito adicional suplementar com utilização de recursos provenientes da anulação parcial e/ou total de dotações orçamentárias deverá conter: a) Informação da contabilidade sobre a necessidade de proceder à abertura do crédito adicional; b) Planilha de informação da contabilidade (Anexo V); c) Planilha do quadro demonstrativo do saldo disponível para abertura de cré-ditos adicionais por anulação parcial ou total de dotações orçamentárias (Anexo VI); d) Parecer favorável da Câmara de Controle Interno; e) Ato (Portaria/Resolução) que aprovou o crédito adicional; 5.5.2 Os processos de créditos adicionais, suplementar e especial com utiliza-ção de recursos provenientes de superávit financeiro do exercício anterior, excesso de arrecadação e operações de crédito autorizadas: a) Ofício de encaminhamento; b) Informação/justificativa da contabilidade sobre a necessidade de proceder ao crédito adicional; c) Planilha de informação da contabilidade (Anexo V); d) Parecer favorável da Câmara de Controle Interno; e) Planilha do quadro demonstrativo do saldo disponível para crédito (Anexo VI); f) Planilha do quadro demonstrativo de apuração do excesso de arrecada-ção, quando for o caso (Anexo VII), ou apuração do superávit financeiro (Anexo VIII);\n55. 65 g) Resolução que aprovou o crédito adicional; h) Extrato da ata em que ocorreu a aprovação do ato. 5.6 Informações Complementares 5.6.1 Os processos de créditos adicionais suplementares, com utilização de recursos provenientes de superávit financeiro do exercício anterior, excesso de arre-cadação e operações de crédito autorizadas, assim como os créditos especiais, deve-rão ser encaminhados ao CFC para homologação, conforme segue: a) em forma eletrônica, à Vice-presidência de Controle Interno do Conse-lho Federal de Contabilidade para ser analisado e informado por sua Coordenadoria de Controle Interno, que o remeterá à Câmara de Con-trole Interno para exame e emissão de parecer, seguindo, posterior-mente, para o Egrégio Plenário; b) o Conselho Federal de Contabilidade remeterá a deliberação ao Conselho de origem para juntada e finalização do processo, instruindo sobre a ne-cessidade de publicação, conforme determina a atual Resolução CFC n.º 1.000/04, de 23 de julho de 2004. Esta providência será tomada somente para os atos de realização de créditos adicionais que tenham sido autoriza-dos por Resolução. 5.6.2 Os processos de Créditos Adicionais Suplementares por Anulação Parcial e/ou Total de dotações orçamentárias e os Remanejamentos, que não são passíveis de homologação pelo CFC, deverão ser formalizados e encaminhados ao CFC na for-ma eletrônica para análise e acompanhamento do orçamento, nos moldes estabele-cidos no item 5.5. 6. BALANCETES DE VERIFICAÇÃO 6.1 Informações Gerais 6.1.1 O balancete de verificação mensal tem por finalidade demonstrar os atos e os fatos administrativos, segregando em contas patrimoniais de acordo com o seu grau de liquidez, permitindo a análise e a constatação mensal da situação fi-nanceira e patrimonial do Conselho no último dia de cada mês, agrupadas de acordo com o modelo apresentado neste Manual para o Sistema CFC/CRCs. 6.1.2 Os dados evidenciados nesse demonstrativo, embora não sejam con-clusivos, permitem que os gestores tenham um acompanhamento sistemático das\n56. 66 suas ações, podendo, ainda, desenvolver ações para evitar situações deficitárias de acordo com o evidenciado no balancete mensal. 6.1.3 Para maior segurança dos saldos mensais apresentados no balancete, recomenda-se a adoção do roteiro a seguir discriminado: a) contabilização dos documentos diariamente, após o recebimento da docu-mentação formalizada pelos setores competentes; b) emissão do razão das contas que integram o disponível, conferindo seus va-lores com os constantes dos extratos bancários e caixa, confeccionados pela tesouraria/financeiro. havendo divergências, o setor de contabilidade fará os lançamentos de ajustes ou tomará medidas para que os setores envolvidos realizem os ajustes necessários ao fechamento dessa posição; c) conciliação de todas as contas no nível analítico com a finalidade de validar os saldos apresentados; d) emissão da execução orçamentária da receita e despesa a nível de rubrica para conferência dos valores realizados; e) conferência das contas do ativo com as do passivo, com a finalidade de confrontar o resultado obtido, como segue: i - analisar as contas do ativo e do passivo para verificar se as mesmas estão com saldos invertidos, procedendo aos ajustes necessários no próprio mês antes de serem submetidas à câmara de controle interno do conselho regional para parecer; ii - confecção da conciliação bancária com a finalidade de demonstrar os saldos apurados no balancete com os saldos informados pelo banco por meio de extrato bancário. 6.2 Composição do Processo de Balancete de Verificação 6.2.1 Informação da Contabilidade (Anexo IX); 6.2.2 Balancete patrimonial com movimentação; 6.2.3 Balancete financeiro; 6.2.4 Demonstrativos das variações patrimoniais:\n57. 67 6.2.5 Controle orçamentário da receita estimada com a arrecadada; 6.2.6 Controle orçamentário da despesa autorizada com a realizada; 6.2.7 Conciliações Bancárias, juntamente com extratos bancários (Anexo X); 6.2.8 Demonstrativo da Cota Parte compartilhada e não-compartilhada (Anexo XI); 6.2.9 Parecer da Câmara de Controle Interno; 6.2.10 Deliberação da homologação pelo plenário; 6.2.11 Extrato da ata da reunião plenária que aprovou o balancete; 6.2.12 Razão; 6.2.13 Demonstração do Fluxo de Caixa mensal (analítico e sintético). 6.3 Encaminhamento ao CFC 6.3.1 Os balancetes mensais e todos os créditos adicionais deverão ser enca-minhados ao CFC contendo todos os atos de aprovação do Conselho Regional, por meio eletrônico até o último dia do mês subseqüente. 6.3.2 Recebidos os documentos de forma eletrônica, eles ficarão disponíveis para análise da CCI e da Auditoria do CFC, que incluirá no seu Planejamento de Trabalho item específico de acompanhamento para a verificação de possíveis impropriedades. 6.3.3 Os documentos deverão ser encaminhados eletronicamente, conforme tópico “e” do item 3.10. Após anexar todos os documentos eletronicamente na pági-na do CFC, haverá uma rotina de fechamento mensal cujo responsável pela Contabili-dade do CRC deverá conferir e certificar-se de que todas as peças contábeis anexadas são idênticas às arquivadas no Regional. 6.3.4 O demonstrativo analítico do cálculo da Cota Parte a ser repassada ao CFC deverá ser encaminhado até o dia 10 (dez) do mês subseqüente e deverá eviden-ciar os descontos efetuados na base de cálculo da cota, ficando o respectivo compro-vante disponível para a auditoria. A remessa dos valores do FIDES a ser repassada ao CFC também deverá ser demonstrada analiticamente.