Classificação e inventário de materiais - Jurandir Peinado e Alexandre R. Graeml by Jurandir Peinado - Issuu\nGestão de materiais em sistemas produtivos\nQUINTA PARTE - Gestão de materiais em sistemas produtivos\ngestão do próprio processo produtivo. É necessário determinar os níveis de estoque a serem mantidos, o tamanho dos lotes de compra e a freqüência de aquisição, para garantir que o processo produtivo, e principalmente o mercado, não fique desabastecido. A quinta parte deste livro é composta por três capítulos que tratam, especificamente, da classificação de materiais, dos estoques cíclicos e dos estoques se segurança. Capítulo 14 – Classificação e inventário de materiais Este capítulo tem por objetivo introduzir os conceitos elementares sobre as formas mais comuns de codificação e classificação de materiais, facilitando o controle do grande número de itens de materiais que pode existir em uma organização. Depois disto, este capítulo explica o que são e orienta sobre como executar inventários físicos de estoque. Capítulo 15 – Estoques cíclicos Este capítulo tem por objetivo introduzir os conceitos elementares sobre os tipos de estoques existentes em uma organização e, dentro deste contexto, apresentar as técnicas de administração de estoques cíclicos. Capítulo 16 – Métodos de ressuprimento e estoques de segurança Este capítulo tem por objetivo introduzir os conceitos elementares sobre as diferentes formas de ressuprimento de estoques, apresentando as diversas formas de calcular os estoques de segurança, de forma que a organização fique devidamente protegida contra possíveis variações de demanda e do tempo de entrega dos materiais.\nAs atividades de gerenciamento de materiais complementam a\n14 Capítulo 14 – Classificação e inventário de materiais\nObjetivos de aprendizagem Este capítulo tem por objetivo introduzir os conceitos elementares sobre as formas mais comuns de codificação e classificação de materiais, facilitando o controle do grande número de itens de materiais que pode existir em uma organização. Depois disto, este capítulo explica o que são e orienta sobre como executar inventários físicos de estoque. Após a leitura deste capítulo, o leitor estará apto a:  Compreender a importância e criar um sistema de classificação padronizado de materiais para uma organização.  Compreender os vários sistemas de codificação incluindo o sistema de código de barras EAN.\n Conhecer a metodologia de classificação ABC de materiais e suas várias formas de utilização nas organizações.  Conhecer as várias formas de inventários físicos e estar apto a coordenar a sua realização.\nResumo O número de itens de materiais contidos nos estoques de uma organização, via de regra, é muito elevado. Para permitir um controle eficiente destes inúmeros itens, todo e qualquer material precisa ser classificado com um código e uma descrição padronizados. Existem vários sistemas de codificação de materiais, que geralmente consistem em uma seqüência de números, seguida de um dígito verificador. O código do material funciona como uma espécie de identidade (RG), que identifica o item.\nO sistema de código de barras é amplamente utilizado no varejo. É uma forma de representar a numeração do código do material que viabiliza a captura automática dos dados por meio de um leitor óptico, sem necessidade de digitação do código. Este sistema é controlado por uma organização conhecida por EAN. O sistema de classificação ABC de materiais parte do princípio que nem todos os materiais têm a mesma relevância em relação ao capital investido. Via de regra, observa-se que 20% dos itens representam 80% do valor financeiro total do estoque. O inventário físico consiste na contagem física dos itens de estoque para comparar a quantidade real com a quantidade constante nos registros de estoques. As diferenças encontradas implicam em ajustes, de acordo com as regras contábeis adotadas e da legislação tributária. Os inventários físicos podem ser periódicos, quando todo o estoque é contado em intervalos de tempo regulares, ou cíclicos quando uma pequena quantidade de itens de materiais é contada a cada dia. Vale a pena conferir o conteúdo deste capítulo!\nQUAL O NÚMERO DE ITENS DE MATERIAL EM UMA ORGANIZAÇÃO? O número de itens de materiais em uma organização qualquer, via de regra, é muito elevado. Um simples bar ou uma pequena mercearia pode comercializar de 300 a 500 itens enquanto que um hipermercado pode atingir marcas superiores a 45.000 itens diferentes entre si. O Quadro 1 apresenta uma idéia aproximada da quantidade de itens individuais de materiais movimentados em diversos tipos e tamanhos de organizações comerciais. Quadro 1\nNúmero médio de itens comercializados por formato de loja\nÁrea de vendas (m2)\nNo médio de itens\nMercearia, lanches e bebidas.\nMercearia, frios, laticínios e bazar.\nPadaria, mercearia, frios, laticínios e lanches.\nMercearia, frios, laticínios, bazar e lanches.\nMercearia, hortifruti, carnes, aves, frios, laticínios e bazar.\nMercearia, hortifruti, carnes, aves, frios, laticínios, peixaria e bazar.\nMercearia, hortifruti, carnes, aves, frios, laticínios, peixaria, padaria, bazar, têxteis e eletrônicos.\nFonte: PARENTE (2000 – p. 30)\nO número de itens de materiais em organizações do tipo industrial também é bastante elevado basta imaginar o número de componentes de cada tipo e modelo de um produto fabricado. Uma simples bicicleta chega facilmente a 5.000 itens de matéria-prima e componentes em sua estrutura. Além dos materiais que compõem o produto é preciso considerar outros itens de outros tipos de estoques, como: Matérias-primas: são insumos materiais que sofrem algum tipo de transformação antes de serem incorporados ao produto acabado. Um exemplo de matéria-prima pode ser representado por uma chapa de aço, em uma fábrica de fogões a gás. A chapa, antes de ser incorporada ao produto, é cortada em pedaços menores, denominados blanks, sofrem um processo de estampagem na forma de uma peça específica, como, por exemplo, uma porta de forno de fogão, após o que passam por um processo de limpeza, fosfatização e pintura, transformando-se em um componente, para então ser montada ao produto. Um tubo de aço em uma fábrica de bicicletas também é um exemplo de matéria-prima, pois precisa ser cortado, soldado, fosfatizado e pintado\ntransformando-se em um “quadro” que será utilizado na montagem das bicicletas. Componentes: são insumos materiais diretamente incorporados ao produto acabado sem sofrer nenhum tipo de transformação interna. Como exemplo de componente, pode-se citar um pedal de bicicleta, comprado de um fornecedor externo, utilizado pela fábrica de bicicletas, ou a lâmpada que é colocada nos fornos dos fogões domésticos, a qual é comprada de um fornecedor externo pela fábrica de fogões. Produtos acabados: são os produtos terminados em uma fábrica ou uma montadora. São denominados como mercadorias quando estão em uma loja, transportadora ou distribuidora. Produtos ou materiais em processo: trata-se de matérias-primas ou componentes que ingressaram, porém ainda não saíram do processo de produção. Assim não são nem matérias-primas, nem produtos acabados. É comum a denominação de materiais WIP do inglês work in process. Um exemplo de material em processo é a chapa de aço utilizada pela fábrica de fogões. Desde o momento que a chapa foi cortada em um pedaço menor até ser incorporada no produto tem-se um material em processo. Materiais de manutenção: trata-se de materiais adquiridos para a manutenção de máquinas e equipamentos, em empresas industriais, ou manutenção em geral, nos outros tipos de organização. Como exemplo de materiais de manutenção é possível citar um rolamento de máquina, correias, fusíveis, lâmpadas, fios, interruptores etc. Em determinadas indústrias o estoque deste tipo de material pode atingir valores expressivos. Materiais de expediente, de limpeza e de segurança: Além dos materiais já citados, existem outros destinados ao expediente do dia-a-dia, como lápis, caneta, papéis, cartuchos de impressão, destinados à segurança como os equipamentos de proteção individual, ou materiais de limpeza, como detergentes, alvejantes e vassouras.\nGRAU DE VERTICALIZAÇÃO DE UMA ORGANIZAÇÃO Quanto mais componentes e menos matérias primas uma indústria utilizar, menos verticalizada ela será. No início da revolução industrial as indústrias possuíam alto grau de verticalização. A Kodak sempre se orgulhou de fazer os seus produtos tomando como insumos a terra, a água e o fogo. Sua estrutura altamente verticalizada incluía a propriedade das minas de prata, de onde extraía o material nitrato de prata utilizado no filme fotográfico. A WW do Brasil é outro exemplo de empresa que, no passado foi altamente verticalizada. Em dado momento, a empresa era dona da maior panificadora do país, apenas para proporcionar o lanche dos seus funcionários. Com o passar do tempo, as indústrias foram diminuindo o grau de verticalização, passando de fábricas para montadoras. Este processo é conhecido como terceirização. A Figura 1 demonstra um exemplo de uma indústria da área metalúrgica onde a matéria-prima principal é representada por chapas de aço que sofrem\ntransformação antes de serem incorporadas ao produto nas linhas de montagem, também é possível observar que os componentes são utilizados de forma direta na linha de montagem.\nFigura 1 Matéria-prima e componentes em uma indústria Um simples almoxarifado de materiais de manutenção em uma indústria pode facilmente conter entre cinco e dez mil itens diferentes em estoque. O Quadro 2 apresenta o resultado de um levantamento da quantidade de itens de estoque cadastrados realizado em três indústrias de grande porte. As indústrias de produtos de linha branca e automotiva estão localizadas na cidade de Curitiba no Estado do Paraná enquanto que a indústria de linha marrom está situada na zona franca de Manaus no Estado do Amazonas Quadro 2\nPesquisa do número de itens de materiais em três empresas\n4.000 a 5.500\n12.000 a 17.000\n19.600 a 20.600\n4.300 a 6.700\n16.440 a 19.840\n25.200 a 30.200\nALMOXARIFADOS OU DEPÓSITOS? É usual fazer uma distinção entre estes locais de armazenagem. Os almoxarifados geralmente se destinam à guarda de matérias-primas, componentes, materiais de manutenção e de expediente, já os depósitos, geralmente, se destinam ao armazenamento de produtos acabados e mercadorias\nCLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS Para permitir o controle do grande número de diferentes itens de materiais que circulam os estoques em uma organização, todo e qualquer item de material precisa ser classificado através de um código e uma descrição padronizados. O padrão de código e de descrição vai variar de empresa para empresa. Os atuais sistemas informatizados de gestão de empresas, como os sistemas ERP, por exemplo, não permitem a entrada em estoque de nenhum material que não esteja previamente cadastrado no sistema. Classificação de materiais: É a atividade responsável em identificar um novo item de material qualquer através da atribuição de um código e de uma descrição a este item, e seu respectivo cadastro no sistema informatizado de acordo com um padrão pré-estabelecido pela empresa. É altamente recomendável que apenas um único setor da empresa, geralmente o setor de compras ou de engenharia de produtos possam ter acesso ao sistema para incluir, eliminar ou alterar dados de cadastro de um item de material. A delimitação a apenas um setor de cadastro de materiais visa assegurar que o mesmo item não seja cadastrado duas vezes com códigos e nomes diferentes ou que um novo item seja cadastrado fora do padrão interno da empresa. CARTEIRA DE IDENTIDADE DO ITEM A atribuição de um código e descrição únicos para cada item de material em uma organização pode ser comparada ao nome e RG de um indivíduo. Em outras palavras: Só pode haver um material para cada código, e somente um. Só pode haver um código para cada material, e somente um.\nDESCRIÇÃO DO MATERIAL Um mesmo item de material pode ter vários nomes dependendo do fabricante ou fornecedor deste material. O nome também pode variar de acordo com a região ou idioma do país onde a planta da organização está localizada. Pelo mesmo motivo, itens de materiais similares podem ter nomes diferentes um do outro. Por isto é importante que o setor de cadastramento de materiais da empresa utilize um mesmo critério de padrão na criação de da descrição do material, inclusive para as abreviaturas utilizadas nesta descrição. A descrição de um material deve apresentar, de forma padronizada, todas as características individuais e particulares do item que o identifiquem dentro da empresa, independente das variações externas de referências comerciais do mercado ou do fornecedor que possam existir. Não existe, naturalmente, nenhum padrão obrigatório para a elaboração de descrições de itens. Apesar desta não obrigatoriedade, a Figura 2 ilustra um padrão usualmente adotado pelas organizações industriais e freqüentemente referenciado nas literaturas técnicas consiste na seguinte composição de nome:\nDescrição padronizada (Nome básico + nome modificador)\nFigura 2 Modelo referência para descrição de material Descrição padronizada: Deve conter o maior grau de padronização possível dentro da organização. A descrição padronizada é composta do nome básico e do nome modificador, pode-se fazer uma analogia ao nome e sobrenome de uma pessoa, onde o nome básico seria o primeiro nome do item e o nome modificador seria o sobrenome do item. Nome básico: Trata-se da denominação mais elementar de um item de material é o primeiro elemento a ser definido na identificação de um material. Nome modificador: Trata-se de uma designação adicional para distinguir itens de material com o mesmo nome básico. Descrição técnica: Trata-se de um complemento da descrição padronizada que informa dados relativos aos aspectos físicos, químicos, elétricos e de construção do item de material. O Quadro 3 apresenta alguns exemplos da formação da descrição de materiais. Quadro 3\nExemplos de formação de descrições de materiais\nDescrição padronizada Nomes básicos\nParafuso Porca Lâmpada Chapa\nCabeça chata Cabeça redonda Cabeça panela Phillips Sextavada Fluorescente Aço Alumínio\nM6 x 1 x 16 CFZ M6 x 1 x 15 CFZ M4 AA x 12 mm M4 WW x 10 mm 20 w 40 w EEP 1,2 mm EP 1,0 mm 0,8 mm 1,0 mm\nDescrição completa Parafuso cabeça chata M6 x 1 x 16 CFZ Parafuso Cabeça redonda M6 x 1 x 15 CFZ Parafuso Phillips M4 WW x 10mm Parafuso Phillips M6 x 1 x 15 CFZ Porca sextavada 1,0 mm Lâmpada fluorescente 40 w Lâmpada fluorescente 20 w Chapa aço EEP 1,2 mm Chapa aço EP 1,0 mm Chapa Alumínio 0,8 mm Chapa alumínio 1,0 mm Porca Sextavada M4 Porca sextavada M8\nDescrição auxiliar: Nas organizações é comum incluir algumas informações auxiliares no final da própria descrição do item, para facilitar algum tipo de verificação ou controle. Algumas empresas, por exemplo, optam em incluir o código do fornecedor do item no final da descrição para facilitar a conferência do material no recebimento, uma vez que o código do item constante na nota fiscal é do fornecedor, e não do comprador. Um outro tipo de\ndescrição auxiliar usualmente utilizado no final da descrição do item é um código de um outro item substituto. As informações complementares geralmente utilizadas no final da descrição de um item de material geralmente se resumem a:  Tipo de embalagem: Caixa com doze; galão com 3,6 litros; rolos de 50m etc.  Unidade de fornecimento: Milheiros, dúzias, litros, quilos, metros, unidades etc.  Código do fornecedor: Lembrar que cada empresa utiliza um sistema de codificação próprio.  Permutabilidade: Na falta de um determinado item em estoque pode-se utilizar um substituto.  Número do desenho: É usual em algumas empresas a inclusão do número do desenho no final da descrição do item para garantir que o fornecedor cumpra as especificações do item. Sistema de abreviaturas: Geralmente o campo de impressão de relatórios e documentos como uma nota fiscal, por exemplo, é limitado a determinado número de caracteres, obrigando a utilização de abreviaturas. Como já mencionado anteriormente, é importante que a empresa adote uma padronização de nomenclatura de nomes incluindo uma padronização da forma de abreviatura. Por exemplo: todos os parafusos terão como descrição sempre a forma abreviada “PF”, então não existirão descrições com a abreviatura “Paraf”, por exemplo.\nCODIFICAÇÃO DE MATERIAIS A cada item de material deve ser atribuído um código que pode ser composto por um mesmo número de caracteres para que a identificação do item possa ser feita de forma imediata sem os equívocos que descrições de itens similares possam proporcionar. Devido a sua forma inequívoca, na maioria das transações na empresa, o código do material sempre prevalece sobre a descrição. Em outras palavras, se um funcionário do almoxarifado receber uma solicitação de material com o código errado e a descrição certa, vai entregar o material que o código representa independente da descrição contida na requisição. O CÓDIGO DO MATERIAL PREVALECE SOBRE O NOME A utilização de códigos nas empresas chega a ser tão usual que não é incomum encontrar almoxarifes profissionais, que conhecem um material apenas pelo código e desconhecem a descrição. Em outras palavras, conhecem o código da peça, mas não sabem o seu nome.\nSistemas de codificação de materiais Os sistemas de codificação de materiais utilizados podem ser: Sistema arbitrário: Os itens de materiais recebem seu respectivo código seguindo uma seqüência numérica, ou alfa numérica, crescente à medida que\nsão cadastrados, sem qualquer associação de padrão entre o código e o item de material. Sistema simbólico: Os códigos seguem um padrão lógico de acordo com o tipo de material de maneira que através do código é possível identificar alguns aspectos básicos do item como, por exemplo, o grupo ou o subgrupo a que pertencem. Este tipo de codificação facilita a memorização dos usuários do sistema. Dígitos da codificação É possível compor um código de material de três formas:  Sistema alfabético: utilizando apenas dígitos alfabéticos  Sistema Alfanumérico: utilizando um misto de dígitos alfabéticos e numéricos  Sistema numérico: utilizando dígitos numéricos. Os atuais sistemas de informação de gestão de empresas denominados por ERP – Enterprise Resource Planning - utilizam-se exclusivamente do sistema numérico de codificação devido, principalmente a sua facilidade de digitação em teclados numéricos e elaboração de listas por ordem de código de materiais. Convém ressaltar que o número de dígitos utilizados em um sistema de codificação sempre dever ser o mesmo, por exemplo: Se um sistema de codificação foi criado com oito caracteres, isto significa que todos os códigos de materiais sempre serão compostos por oito caracteres. Tanto para o sistema arbitrário como para o sistema simbólico, cada código é associado a um arquivo, onde todas as informações e detalhes do material são descritos. Sistema decimal de classificação universal Os sistemas de informação e gestão de empresas como os ERPs permitem que se crie qualquer formato de sistemas simbólicos de codificação. Apesar disto, um sistema simbólico muito mencionado na literatura técnica foi desenvolvido por Melville Louis Kossuth Dewey utilizado para classificação em bibliotecas. O sistema decimal desenvolvido por Dewey passou a utilizado como base para a elaboração de outros sistemas de codificação simbólica. O método decimal universal como ficou conhecido divide o universo de itens de materiais em grupos, aos quais ser dividem em subgrupos a estes se adiciona um número de identificação e finalmente um digito verificador é aplicado através de um algoritmo específico para cada programa do sistema de informações. A Figura 3 ilustra a formação do código decimal universal.\nGrupo Subgrupo Sub-subgrupo Número seqüencial Dígito verificador\nFigura 3 Código decimal universal Como já mencionado, o número de algarismos que compõem o código pode variar de empresa para empresa e de sistema para sistema. Pode haver tantos subgrupos quantos forem necessários e definidos pela empresa. Geralmente os códigos simbólicos em no máximo um grupo e um ou dois no máximo de subgrupos. O número seqüencial pode apresentar uma só seqüência independente do grupo e subgrupo do item ou iniciar uma nova seqüência a partir do zero para cada conjunto de grupo e subgrupo. Cálculo do dígito verificador O digito verificador é um número gerado automaticamente através de um algoritmo pré-estabelecido no sistema. O dígito verificador gerado é então incorporado ao código do item de material, geralmente no final. O digito verificador tem por função reduzir ao máximo possíveis erros de digitação, pois se o conjunto de números digitados não coincidir com o digito verificador, o sistema alerta o usuário. São vários os algoritmos para cálculo do dígito verificador, com objetivo de ilustrar seu princípio de funcionamento, a seguir são apresentadas duas formas de algoritmos bastante utilizadas pelos sistemas de informação: Primeiro modelo de cálculo do dígito verificador 1. 2. 3. 4. 5. 6.\nAtribuir o valor nove para o último dígito do código Decrescer o valor nove até o primeiro dígito do código Multiplicar cada dígito pelo valor decrescente correspondente Somar os valores obtidos pela multiplicação Dividir o valor da soma por onze O dígito verificador será o segundo número do resto da divisão Exemplo: Calcular o dígito verificador do código: 570202\n 2 × 9 = 18  0× 8 = 0   2 × 7 = 14 570202 ⇒  ⇒ 18 + 0 + 14 = 0 + 35 + 20 = 87 ÷ 11 = 7 sobra 10 ⇒ DV = 0 0 × 6 = 0   7 × 5 = 35   5 × 4 = 20 O código final do item de material será 5702020. Observação: Se a soma das multiplicações for um número inferior a 11, como nove, por exemplo, tem-se que: 9 ÷11 = 0,8 sobra 2 ⇒DV = 2\nSegundo modelo de cálculo do dígito verificador 1. Somar todos os dígitos do código 2. Dividir o resultado da soma por onze 3. O dígito verificador será o segundo número do resto Exemplo: Calcular o dígito verificador do código: 5693748 Resolução:\n5 + 6 + 9 + 3 + 7 + 4 + 8 = 42 ÷ 11 = 3 sobra 9 ⇒ DV = 9 O código final do item de material será: 56937489\nExemplo de plano de codificação Uma empresa do ramo metalúrgico criou o seguinte plano de codificação simbólica de materiais, utilizando nove algarismos no total: XX\nGrupo Subgrupo Número seqüencial Dígito verificador\n Grupo: Cada grupo possui dois algarismos permitindo a criação de até 100 grupos (de 00 a 99)  Subgrupos: também foram destinados dois algarismos para os subgrupos, desta forma cada grupo de material poderá ter até 100 subgrupos.  Número seqüencial: foram destinados quatro dígitos para cadastro dos itens de cada subgrupo, a cada subgrupo a numeração inicia novamente do zero, desta foram pode-se cadastrar até 9999 itens em cada subgrupo de material. Grupos:\nSubgrupos do grupo 03:\n01 Materiais em aço 02 Materiais plásticos 03 Elementos de fixação 03 Materiais de manutenção 04 Materiais de expediente 05 Materiais de limpeza etc.\nParafuso Arruela Porca Rebite Abraçadeira\nSISTEMA DE CÓDIGO DE BARRAS O código de barras é uma forma de representar a numeração do código do material, que viabiliza a captura automática dos dados por meio de uma leitura óptica nas operações automatizadas, proporcionando que o material seja identificado de forma rápida, sem necessidade de digitação dos números de seu código. O decreto número 90.595 de 29 de novembro de 1984 instituiu o Sistema Nacional de Codificação de Produtos, também conhecido como código nacional de produtos padrão EAN. O código nacional de produtos segue o padrão EAN (International Article Numbering Association), entidade de âmbito internacional, com sede em Bruxelas, na Bélgica, a qual o Brasil está associado. Para a codificação de bens de consumo, desde a década de 70, existem dois padrões reconhecidos oficialmente:  Sistema UPC (Universal Product Code): Adotado somente nos Estados Unidos e Canadá, administrado pelo UCC (Uniform Code Council)  Sistema EAN: Adotado no resto do mundo. Portanto, no caso de exportações para os Estados Unidos ou Canadá, deve-se obter o código UPC por intermédio da EAN Brasil. No final de 1995, criou-se a base para união dos dois sistemas, iniciando o sistema de codificação EAN/UCC. O uso do código EAN proporciona uma linguagem comum entre parceiros comerciais no mundo todo, denominado por GTIN – Global Trade Item Number. Cada produto tem um único código de identificação e pode ser utilizado por todos os estabelecimentos comerciais do mundo e dentro da própria indústria. O código EAN/UCC tem como objetivo facilitar a identificação de mercadorias, padronizar exportações e a comunicação de troca eletrônica de dados via EDI (Electronic Interchange Data). Composição numérica do código de barras EAN/UCC O Sistema EAN/UCC reconhece três simbologias de código de barras para representar as estruturas de numeração padronizadas:  Símbolos EAN/UCC-13 ou EAN/UCC-8;  Símbolos EAN/UCC-14 e  Símbolos EANUCC-128.\nO símbolo EAN/UCC pode ser utilizado em unidades de consumo ou em unidades de despacho. Para a utilização em unidades de consumo o código EAN possui duas estruturas de codificação: As versões EAN-13 e a EAN-8 e para a utilização em unidades de despacho os códigos EAN/UCC-14 e UCC/EAN-128. Código EAN-13 É o código de uso geral para todos os itens que recebem preço e podem ser comercializados pela cadeia de suprimentos. Itens unitários; embalagens multi-packs, e algumas caixas - quando constam no catálogo de vendas de um fornecedor. São códigos de referência para pedido de compra e ficam à disposição para compra pelo consumidor final. A Numeração EAN/UCC-13 é a identificação básica de todo item. Fonte www.eanbrasil.org.br Acesso em 25/02/2005.\nO código EAN-13 representa 13 dígitos numéricos que identificam o país de origem da empresa, a própria empresa e o produto por ela produzido. O último dígito serve como dígito verificador. A Figura 4 ilustra a formação do código EAN-13.\nFigura 4 O código EAN-13 Estrutura da codificação  Três dígitos cedidos pela EAN que indicam o país (789 para o Brasil)  Três, quatro ou cinco dígitos cedidos pela EAN que indicam o fabricante.  Quatro, cinco, ou seis dígitos de controle seqüencial do fabricante que identificam o produto.  Um dígito verificador obtido pelo algoritmo. A EAN vai determinar a quantidade de dígitos para a identificação do fabricante e para o controle seqüencial do produto da seguinte forma:  Se o fabricante possui pouca variedade de produtos, menos dígitos serão destinados ao controle seqüencial e mais dígitos à identificação do fabricante.  Se o fabricante possui grande variedade de produtos, mais dígitos serão destinados ao controle seqüencial do produto e o fabricante será representado por uma quantidade menor de dígitos.\nCódigo EAN-8 O código EAN-8 representa apenas oito dígitos numéricos e é utilizado para embalagens que não tem espaço útil suficiente para a aplicação do código EAN-13. Este código indica o país, o produto e tem um dígito verificador. A sessão deste código é controlada integralmente pela EAN e é feita somente após a avaliação técnica e aprovação da assessoria técnica da EAN. A Figura 5 ilustra a formação do código EAN-8\nFigura 5 O código EAN-8 Estrutura da codificação  Três dígitos cedidos pela EAN que indicam o país: 789 para o Brasil  Quatro dígitos cedidos pela EAN que indicam o fabricante e o produto  Um dígito verificador obtido pelo algoritmo. Representação gráfica do código Cada dígito de um código numérico é convertido em combinações binárias, bits zero e um, que são compreendidas pelos computadores. As barras claras representam bits zero e as barras escuras representam bits um, que são decodificadas por leitores ópticos, conhecidos como scanners, através da absorção e reflexão da luz. REGRAS DE ELABORAÇÃO DOS DÍGITOS PARA O CÓDIGO EAN-13 Qualquer variação no produto como: marca, sabor, perfume, peso, cor, tamanho, promoções, multi-packs, refil etc; requer uma numeração diferente. A elaboração da numeração dos produtos deve ser de modo seqüencial, crescente e iniciar por 0001, exemplo: Sabonete “A” de 150 gramas: dígitos 789999990001 D Sabonete “A” de 330 gramas: dígitos 789999990002 D Embalagem de dois sabonetes “A” de 150 gramas: dígitos 78999990003 D Não destinar nenhum dígito para classificar qualquer característica do produto. O código tem a função de identificar e não de classificar. Os dígitos que saíram de linha só poderão ser reutilizados para outros produtos três anos após sua descontinuação1. Um mesmo produto deve ter um único código EAN, mesmo que seja produzido em locais diferentes. 1\nDescontinuar um produto significa deixar de produzi-lo na terminologia organizacional\nOs produtos vendidos individualmente e em embalagem múltiplas devem possuir códigos diferentes para cada variação de embalagem para o consumidor. Importante: o símbolo da embalagem múltipla deve ser o único visível para o scanner.\nCálculo do dígito verificador A EAN do Brasil fornece às empresas associadas o software que contém o algoritmo para o cálculo do dígito verificador, o cálculo manual, a título de esclarecimento, pode ser feito da seguinte forma: 1. Abaixo do código completo, naturalmente ainda sem o dígito verificador, situar alternadamente os pesos 3 e 1, da direita para a esquerda, para cada um dos dígitos do código. Iniciar sempre pelo peso 3. 7  2  3  5   8  9  1  4  0  0  0  1 Exemplo: 1\n2. Multiplicar todos os dígitos do código pelo peso correspondente 7 ×1 8 ×3 9 ×1 1 ×3 2 ×1 3 ×3 4 ×1 5 ×3 0 ×1 0 ×3 0 ×1 1 ×3           7\n3. Somar todos os resultados das multiplicações 7 + 24 + 9 + 3 + 2 + 9 + 4 + 15 + 0 + 0 + 0 + 3 = 76\n4. O resultado desta soma deve ser subtraído do múltiplo de 10 imediatamente maior que ele. O digito verificador será o resultado dessa subtração. 80 − 76 = 4 5. O código EAN-13 então será: 7891234500014 No exemplo utilizado o dígito verificador é o número quatro. Quando o resultado da soma for um número múltiplo de 10, como por exemplo: 70, 100 ou 120, o dígito verificador será o número zero. Regras básicas para colocação do código de barras nas embalagens de consumo 1. Localização: Sempre que possível, o símbolo deve ser preferencialmente localizado na base natural do produto. Este tipo de padronização facilita o manuseio dos produtos para leitura no checkout da loja ou mercado. 2. Posição: O símbolo deve estar na posição vertical ou na posição horizontal na embalagem, no sentido da impressão para reduzir as distorções inerentes às reproduções gráficas. Em embalagens cilíndricas, é recomendado que o símbolo seja utilizar o símbolo na posição vertical, pois não haverá distorções em relação ao diâmetro da embalagem, a curvatura não irá distorcer o símbolo. 3. Tamanho do símbolo: Também chamado de magnitude do símbolo, envolve sua largura e altura total, incluindo as “margens de silêncio”. A magnitude a ser utilizada é determinada em primeiro lugar em função da qualidade de impressão, do espaço disponível e do próprio design da embalagem. A qualidade e a nitidez da reprodução da imagem vai variar de acordo com o tipo e processo de impressão utilizada na embalagem.\nQuanto maior o tamanho do símbolo, maior será a tolerância na qualidade da impressão. O Quadro 4 relaciona o tipo de impressão e a magnitude mínima recomendada. A Tabela 1 relaciona as dimensões do símbolo para cada magnitude. Quadro 4\nMagnitudes do símbolo recomendadas Sistema de impressão\nTabela 1 Dimensões por magnitude Magnitude\n29,83 x 20,74\n55,94 x 38,90\n33,56 x 23,34\n59,66 x 41,49\n37,29 x 25,93\n63,39 x 44,08\n41,02 x 28,52\n67,12 x 46,67\n44,75 x 31,12\n70,85 x 49,27\n48,48 x 33,71\n74,58 x 51,86\n52,21 x 36,30\n4. Margens de silêncio: São áreas sem nenhuma impressão localizadas à direita e à esquerda do símbolo, ou seja, antes e depois do símbolo. Essas margens devem ser rigorosamente respeitadas, sob pena do símbolo não poder ser decodificado pelo leitor óptico. As margens de silêncio fazem parte da construção técnica do código de barras. 5. Cores do símbolo: A leitura do símbolo em código de barras é feita pelo contraste entre a cor das barras e a cor do fundo, através de um feixe de luz vermelha, portanto existem limitações de cores para serem utilizadas nos códigos de barras. As cores recomendadas são:  Cores das barras: Preto, verde escuro, azul, violeta e marrom escuro  Cores do fundo: Branco, amarelo, laranja, vermelho, rosa e bege Código EAN/UCC-14 Código de barras de aplicação freqüente em unidades logísticas, caixas; fardos; contêineres; contendo grupo de itens homogêneos. Os 14 dígitos podem constar no catálogo de vendas de um fornecedor, e podem ser referência para pedido de compra. Todavia, não podem ser processados na frente de loja do varejo no checkout, mas são aproveitados em toda a movimentação da carga, até o recebimento e estoque do varejo. A numeração EAN/UCC-14 identifica grupo de itens contidos numa unidade logística, possibilita o cadastro da\ndescrição dos itens contidos (que são idênticos) e a quantidade deles embalado na caixa ou fardo. Fonte www.eanbrasil.org.br Acesso em 25/02/2005. O código EAN/UCC-14 representa 14 dígitos numéricos e pode ser utilizado para unidades de despacho. Este código acrescenta mais um digito na frente do código EAN-13. Este dígito adicional é chamado variante logística e serve para indicar a quantidade de produto ou a quantidade de embalagens de comercialização da unidade de despacho. O código EAN/UCC-14 não é identificado pela maioria dos scanners das frentes de loja, visto ele ser específico para unidades de despacho.\nFigura 6 Código EAN/UCC-14 Estrutura da codificação:  1º dígito: Variante logística (variando de 0 a 8)  12 dígitos: Dígitos EAN-13 excluindo o dígito verificador (é possível utilizar os sete dígitos do EAN-8 acrescentando-se cinco zeros à esquerda para completar os 13 dígitos)  14º dígito: Novo dígito verificador que é calculado em relação aos 13 dígitos que o antecedem. Unidade de despacho: É o agrupamento de unidades de consumo para facilitar o manuseio, o transporte e a armazenagem. A unidade de despacho também pode ser utilizada como unidade de vendas por atacado. Em alguns casos, a unidade de despacho é a própria unidade de venda, isto é, aquela que se apresenta na gôndola para o consumidor, neste caso a unidade de despacho deve ser identificada com o código EAN-13. Por exemplo: A venda de leite em caixas tipo longa vida pode ser realizada por caixas individuais de um litro ou em embalagens maiores contendo 12 caixas de um litro cada. Ambas as embalagens de um litro e de 12 litros podem ser comercializadas diretamente na gôndola de um supermercado. Os dois tipos de embalagem, neste caso, devem ser identificados com um código EAN-13 distinto, que possa ser interpretado pelos scanners das frentes de lojas. Dígito da variante logística Assume o valor de 1 a 8 para itens comerciais de quantidade fixa. A forma mais simples é atribuir o valor da variante logística de forma seqüencial, ou seja, 1, 2, 3...8 a cada agrupamento de um item comercial. Cada empresa\ntem a liberdade de determinar o que cada dígito de variante logística significará, podendo uma mesma variante logística indicar quantidades diferentes quando utilizada em unidades de despacho de produtos distintos. Exemplo: Lata de Ervilha Verde Marca XY 180g: Código EAN-13: 7898888880011 Caixa contendo 20 Latas de Ervilha Verde Marca XY 180g cada: Código EAN/UCC-14: 1789888888 001 8 Caixa contendo 40 Latas de Ervilha Verde Marca XY 180g cada: Código EAN/UCC-14: 2789888888 001 5\nObservação: Para efeito de cadastro em banco de dados todas as numerações devem ter 14 dígitos, desta forma a identificação do item comercial unitário EAN-13, recebe o dígito "zero" à esquerda, para efeito de cadastramento. Fonte www.eanbrasil.org.br Acesso em 25/02/2005. Calculo do dígito verificador no EAN/UCC-14 O código de barras EAN/UCC-14 é composto por um dígito, de um a oito, que representa a variante logística seguido pelo código EAN-13 sem o dígito verificador. Desta forma se tem 13 dígitos o 14º dígito é calculado pelo algoritmo da seguinte forma: Exemplo: Tomando como exemplo um determinado produto, que possua o código EAN-13 = 7981234500014, deseja-se criar um código EAN/UCC-14 para unidades de despacho com a variante logística igual ao digito um. Desta forma, o código EAN/UCC-14 será composto da seguinte forma Resolução: 1. Código EAN-13 = 7891234500014 2. Código EAN/UCC-14 = 1789123450001 – D (1 = Variante logística) 3. Abaixo do código completo, naturalmente ainda sem o dígito verificador, situar alternadamente os pesos 3 e 1, da direita para a esquerda, para cada um dos dígitos do código. Iniciar sempre pelo peso 3. Exemplo:\n1  7  2  3  5   8  9  1  4  0  0  0  1 3\n4. Multiplicar todos os dígitos do código pelo peso correspondente\n1 ×3 7 ×1 8 ×3 9 ×1 1 ×3 2 ×1 3 ×3 4 ×1 5 ×3 0 ×1 0 ×3 0 ×1 1 ×3           3\n5. Somar todos os resultados das multiplicações\n3 + 7 + 24 + 9 + 3 + 2 + 9 + 4 + 15 + 0 + 0 + 0 + 3 = 79 6. O resultado desta soma deve ser subtraído do múltiplo de 10 imediatamente maior que ele. O digito verificador será o resultado dessa subtração.\n80 − 79 = 1 7. O código EAN/UCC-14 será: 17891234500011\nVariável logística 9: Indica que o número de item identificado denota um item comercial de medida variável. Entende-se como produto de medida variável aquele que é apresentado ao consumidor por unidade de medida variável (peso; metragem; volume, etc).\nExemplos:  Queijo fracionado: mussarela fatiada 234 gramas;  Carnes: peça de alcatra 472 gramas;  Aves: frango resfriado inteiro 539 gramas;  Feijão, arroz, farinha vendidos a granel; etc. Código EAN-128 Quando um item comercial é de medida variável e tem como indicador o dígito "9" na composição do ITF-14, o código de barras que o representa conterá a simbologia EAN-128, que é um novo código vai permitir uma série de informações especificas sobre o item como validade, data de fabricação, número do lote, número de série e uma série de outras informações a critério do fabricante, incluindo textos livres. A estrutura do código EAN-128 é definida através de identificadores de aplicação – AI’s (Application Identifiers). NUMERAÇÃO UCC-12 Código de aplicação em itens exportados para os EUA e Canadá, até janeiro de 2005. Há alguns estabelecimentos comerciais americanos e canadenses, que já aceitam numerações de até 14 dígitos. (A EAN BRASIL providencia prefixos UCC de empresa para as companhias, que exportam produtos para estes dois países - basta solicitar a ficha de filiação ao UCC, através da Central de Atendimento ao Associado da EAN BRASIL) Fonte www.eanbrasil.org.br Acesso em 25/02/2005\nCLASSIFICAÇÃO ABC DE MATERIAIS Um dos aspectos mais importantes e exigidos no gerenciamento dos estoques diz respeito, naturalmente, ao seu valor de capital investido, que chega a ser o valor mais elevado do balanço patrimonial de uma empresa. Uma das formas mais utilizadas para o gerenciamento dos materiais em estoque consiste na classificação ABC de materiais, também conhecida como “curva ABC” de materiais. O sistema de classificação ABC de materiais parte do principio que nem todos os itens mantidos em estoque têm a mesma relevância em relação ao capital investido. Em outras palavras, é possível manter-se grande quantidade de um item de baixo custo em estoque, como parafusos ou porcas, por exemplo, pois estes têm baixo valor unitário e seu reflexo financeiro no valor montante do estoque chega a ser desprezível, por outro lado seria impraticável manter-se em estoque quantidades elevadas de itens de alto valor unitário, como por exemplo, motores elétricos ou bombas d’água. Assim sendo, o bom senso indica que seria razoável dedicar o mesmo esforço, atenção e controle para os itens em estoque de acordo com sua importância relativa. A classificação ABC de materiais consiste em atribuir uma importância relativa a um item de estoque. A importância relativa, via de regra se resume ao valor financeiro do item para gerenciamento dos custos do capital representado pelo inventário. Muitas vezes, porém, a importância relativa do item pode ser outra como o peso ou volume unitário do item quando se deseja\ngerenciar o espaço ocupado pelos estoques de material em um depósito ou armazém, por exemplo. De maneira geral os itens de estoque são divididos em três categorias. Os itens considerados muito importantes serão classificados na categoria de itens A, os itens de importância moderada serão classificados na categoria de itens B e os itens menos importantes são classificados como categoria de itens C. Não existe nenhuma regra que delimite a classificação de importância em apenas três categorias, quatro ou mais categorias podem ser utilizadas de organização para organização. A REGRA OITENTA - VINTE Na maioria das organizações observa-se que cerca de 20% da quantidade de itens cadastrados corresponde a aproximadamente 80% do valor financeiro dos estoques enquanto que os 80% dos itens cadastrados restantes vão representar apenas 20% do valor do inventário total. Em outras palavras, um número relativamente pequeno de itens vai ser responsável por grande participação no custo ou valor dos estoques.\nO Quadro 5 apresenta a participação relativa do número de itens versus sua participação no custo ou valor do montante do estoque, considerando as três categorias de itens: A, B e C. Quadro 5\nParticipação por categoria de item\nEstes valores apresentados no Quadro 5, naturalmente vão variam de empresa para empresa, mas geralmente o maior montante do valor financeiro dos estoques será representado por uma quantidade relativamente pequena dos itens que são classificados como pertencentes á categoria A. Com base nisto, os itens de categoria A devem receber uma forma de controle mais rígida dos estoques, por exemplo, a acuracidade dos estoques dos itens A poderá ser mais estreita que a acuracidade dos estoques dos itens B e C que podem receber uma forma de controle menos severa. O Quadro 6 apresenta uma sugestão de controle de estoques utilizada por uma grande empresa montadora de produtos de linha branca. A acuracidade dos estoques neste caso representa a variação máxima permitida entre a quantidade física real do item e a quantidade anunciada pelo sistema de informação. Quadro 6 Categori a\nControle de estoques Periodicidade de conferências\nSemanal a mensal\nBimestral a trimestral\nSemestral a anual\nConvém ressaltar que a categoria dos itens C não tem têm necessariamente um grau de importância secundária, pois a falta de um item C pode provocar a paralisação de toda uma linha de montagem. Este controle\nmais ameno pode ser representado por um nível de estoque de segurança mais elevado, por exemplo, uma vez que estes não vão representar aumento substancial no custo dos estoques.\nDETERMINAÇÃO DA CLASSIFICAÇÃO ABC DE ITENS Os atuais sistemas de gestão de empresas ERP – Enterprise Resources Planning, podem apresentar relatórios prontos com a classificação ABC automática dos itens de estoque. Em casos onde o sistema não fornece esta classificação automática, pode-se exportar uma relação dos itens de estoque do sistema para uma planilha eletrônica e montar a classificação ABC. A relação de itens de estoque do sistema a ser exportada deve conter no mínimo o código, descrição, quantidade em estoque e valor unitário de cada item. O procedimento para a determinação da classificação ABC consiste em: 1º passo: Levantar a relação de itens que se deseja determinar a classificação ABC. Código\nQde em estoque\nTubo de aço 2m x 1¼\nTubo de aço 2m x 1 ½\nPneu aro 14’\nParafuso 1 x 1/8”\nPneu aro 20’\nCorrente 1,2 m\nTinta epóxi vermelha\nCâmbio 12 marchas\nConjunto de raio\n2º Passo: Classificar a tabela em ordem decrescente por valor total Código\n3º Passo: Incluir três colunas nesta tabela: Valor total acumulado: Conterá os valores da soma dos valores totais dos itens anteriores à cada linha Percentual unitário do item: corresponde ao valor total do item dividido pelo valor total do estoque. Percentual acumulado: Corresponde á soma dos percentuais unitários dos itens anteriores Cód.\n4º Passo: Elaborar o quadro resumo e gráfico da curva ABC Categori a\nCom relação aos itens\n15 de itens\nFigura 7 Exemplo de gráfico de classificação ABC UMA QUESTÃO PRÁTICA Em uma situação real em uma empresa, é comum que a lista de itens em estoque contenha mais de mil itens em estoque. A classificação ABC somente será possível de ser feita com o auxílio de uma planilha eletrônica. As listas de materiais na curva ABC chegam a gerar dezenas de páginas. Usualmente apenas as duas ou três primeiras páginas, no máximo,\nreferentes aos itens de categorias A e B são impressas, analisadas e apresentadas em reunião, as demais folhas referentes aos itens C geralmente não são sequer impressas.\nUtilizações da classificação ABC A classificação ABC pode ser aplicada praticamente para qualquer tipo de listagem, não apenas para itens de estoque. As relações ou listagens onde comumente se aplica a classificação ABC são: Listagem de fornecedores Uma grande empresa pode ter uma longa relação de fornecedores de materiais ou mercadorias, geralmente os grandes valores de compra e grau de endividamento também são concentrados em poucos fornecedores. É obvio que a negociação com estes fornecedores deve ser tratada com muito mais empenho e dedicação, pois qualquer vantagem na compra, obtida com estes fornecedores, pode representar ganhos significativos. Por outro lado, o inverso também é verdadeiro, uma má negociação com fornecedores de categoria A pode potencializar aumentos no custo do produto. Assim sendo a classificação ABC de fornecedores é muito utilizada nas organizações e faz parte dos muitos relatórios gerenciais utilizados, inclusive, em reuniões do corpo de conselheiros. A classificação ABC vai mostrar claramente o grau de dependência que a empresa tem de seus diversos fornecedores. Listagem de clientes A relação de clientes ativos de uma organização pode facilmente atingir a casa de centenas ou até milhares. Nesse caso, apesar de grande número de clientes, não é incomum haver empresas onde a maior parte da receita auferida é proveniente de um pequeno número de clientes, seguindo a “regra do oitenta vinte”. Em um sistema de economia de mercado aberto, a dependência de poucos clientes representa considerável risco, além de oferecer uma posição privilegiada de poder de barganha na negociação de preços. A classificação ABC de clientes é uma forma bastante utilizada para apresentação da concentração e dependência da receita de vendas. Atualmente, em muitas empresas, são elaborados grandes programas de ação para a área comercial da empresa, onde são traçadas metas de diminuição de dependência e aumento da pulverização das vendas. Listagem de produtos ou mercadorias A classificação ABC pode ser aplicada para a relação de mercadorias em uma loja ou de produtos acabados em uma indústria. Também não é incomum que uma pequena quantidade de produtos ou mercadorias representem elevada participação no resultado das receitas realizadas. Assim sendo, maiores esforços de negociação de compras e redução de custos de produção devem ser envidados para estes produtos pertencentes à categoria A. A identificação do grau de participação, pela classificação ABC, dos produtos vendidos também alerta para o potencial risco que a elevada concentração em poucos produtos pode representar.\nINVENTÁRIO FÍSICO O inventário físico, mais conhecido no passado por “balanço”, consiste na contagem física dos itens que compõem determinado estoque para comparar a quantidade constante nos registros de estoque com a quantidade real contada de material “na prateleira”. As diferenças encontradas vão implicar em ajustes de estoques de acordo com as regras contábeis e legislação tributária. O inventário físico pode e deve ser feito em qualquer tipo de estoque: de matéria-prima, de componentes, de material em processo, de materiais de manutenção, de materiais de expediente, de produtos acabados, de mercadorias em uma loja ou supermercado, de bens do ativo imobilizado etc. Inventários periódicos Um inventário físico pode ser feito em intervalos de tempo regulares, geralmente em períodos semestrais ou anuais no final do exercício fiscal, ou a qualquer momento quando se julgar necessário em alguma ocasião, como por exemplo a pedido dos acionistas da empresa, por algum descontrole especifico no sistema, por suspeita de fraude ou furto de mercadorias, por mudanças de local etc. A realização do inventário físico periódico geralmente interrompe o processo produtivo em uma indústria ou as vendas em uma loja, em função disto, um inventário periódico deve demorar o menor tempo possível para ser realizado, geralmente cerca de dois ou três dias em um final de semana ou em dias de feriados. Na ocasião da contagem, uma força tarefa constituída de um certo contingente de funcionários é montada exclusivamente para este fim. Um inventário físico periódico representa um expressivo custo de realização com horas extras, refeições, deslocamentos e custos de sistema como geração e emissão de etiquetas, conferências e alimentação de dados. Inventários cíclicos Uma outra forma de inventário físico, consiste em contar uma pequena quantidade de itens de estoque todos os dias de forma a não interromper as atividades da empresa nem ser apanhado de surpresa pela necessidade de um grande ajuste de estoques, na maioria das vezes, para uma quantidade inferior à apresentada pelos registros do sistema, demonstrando um patrimônio inferior que deverá ser justificado em reunião de conselho.\nORGANIZAÇÃO DE UM INVENTÁRIO PERIÓDICO Um inventário periódico pode, à primeira vista, parecer um simples processo de contagem de material, mas na verdade, é um processo que requer muita preparação e planejamento em sua execução. Muitos depósitos ou almoxarifados contêm milhares de itens em estoque, com inúmeras formas, tamanhos e nomes. Uma força tarefa para contagem pode envolver cerca de uma centena de pessoas devidamente treinadas.\nO INVENTÁRIO PERIÓDICO COMO UM PROJETO Um projeto é definido pela ISO 90006 como sendo um processo único, consistente e controlado de atividades com data de início e término conduzidos para atingir um objetivo com requisitos especificados, incluindo restrições de tempo, custo e recursos. A realização de um inventário periódico é um projeto e sua organização deve ser tratada como tal.\nAs formas de organização de um inventário periódico podem variar de empresa para empresa de acordo com seu tipo de negócio, porém a forma de organização apresentada a seguir é utilizada por grandes organizações e pode ser aplicada na íntegra ou com pequenas adaptações para qualquer tipo de organização. A organização de um inventário físico periódico consiste das seguintes fases:  Definição do inventário  Formação das equipes de contagem  Emissão e colocação das etiquetas de contagem  Formação da equipe de digitação:  Preparação e arrumação prévia do local  Treinamento e orientação das equipes  Ponto de corte de entradas, saídas e da produção.  A realização da contagem Definição do inventário Consiste definir a data, a duração do inventário, quais itens serão contados além da escolha do coordenador do inventário e da forma de auditoria. É preciso que a data e a duração do inventário seja definida e anunciada com a antecedência necessária para sua preparação. Este tempo de preparação vai depender de empresa para empresa, os fatores que influenciam na duração do período de preparação do inventário geralmente são o grau de organização física dos materiais e a experiência do pessoal com inventários anteriores bem sucedidos. Via de regra, para que um inventário possa ser bem preparado sua data de execução deve ser definida com pelo menos um mês de antecedência, isto para empresas com seus estoques bem organizados e seus funcionários já habituados à realização de inventários anteriores bem organizados. A experiência tem demonstrado que é necessário um tempo de, pelo menos, dois meses para permitir uma boa preparação de um inventário periódico em empresas que demonstrem menor nível de organização em seus estoques físicos e seus funcionários nunca participaram de inventários anteriores ou participaram de inventários mal organizados e de resultado questionável. Outra definição inicial consiste em determinar que itens e que locais será feito o inventário, ele pode ser total contemplando a contagem de toda matéria-\nprima, componentes, material em processo e produtos acabados em uma indústria ou apenas dos itens de manutenção ou do depósito de materiais de reposição do departamento de serviços de pós-venda. Uma loja de departamentos pode determinar um inventário para todas as lojas e departamentos ou apenas de uma loja ou departamento desta loja ou de uma linha ou família de produtos específicos. Coordenador do inventário: Será necessária a nomeação de um coordenador para conduzir o inventário. O sucesso do inventário vai depender em grande parte do coordenador. Coordenador geralmente está ligado ao departamento de logística ou ao departamento administrativo, em qualquer caso ele deverá estar revestido de toda a autoridade necessária para a condução do processo. Convêm lembrar algumas características básicas necessárias para a ocupação deste tipo de função, recomendadas pela abundante literatura a respeito do assunto:  Ter iniciativa e liderança.  Ter entusiasmo, capacidade de trabalho, lógica e persistência.  Ser capaz de balancear soluções técnicas com fatores administrativos.  Ter coerência de comportamento.  Ser comunicador, integrador e ter bom relacionamento pessoal. Forma de auditoria: Todo inventário deve ter sua validade reconhecida por uma equipe de auditores responsáveis pela validação ou não do trabalho. A equipe de auditores que vai acompanhar o processo poderá ser interna, composta por funcionários da própria empresa ou uma equipe de auditores contratados. Um inventário pode ser uma exigência dos acionistas como garantia contra fraudes, os valores dos estoques são declarados legalmente e compõem grande parte deste patrimônio, assim ajustes de inventário só poderão ser feitos mediante a validação do processo pelos auditores. Formação das equipes de contagem Cada item de material deverá ser contado por uma dupla de funcionários composta de um contador e um apontador. Um determinado número de duplas irá formar uma equipe que deve responder para um supervisor de equipe. Cada equipe é composta geralmente de cinco a dez duplas variando de local a local e dificuldade de contagem que um determinado grupo de itens pode apresentar. Contador: O “contador” da dupla é a pessoa que vai manusear e contar o material, assim sendo é necessário que a pessoa conheça o material a ser contado. É altamente recomendável que o contador seja uma pessoa diretamente ligada à produção, no exemplo, um auxiliar de produção ou de almoxarifado. É preciso que o contador saiba distinguir um material de outro parecido, como por exemplo, uma lâmpada 127 v de outra 220 v, ou uma chapa de aço EEP de uma EPV, um cabo elétrico 14 mm 2 de outro cabo 12 mm2, um modelo de produto luxo de um super luxo e assim por diante. A determinação dos funcionários que formarão as duplas deve necessariamente partir do organizador do inventário, baseadas neste critério. Não se deve formar\numa dupla onde ambos funcionários são da área administrativa, e por isto desconhecem os materiais. Convém ressaltar que existe pressão e insistência de alguns funcionários, motivada por razões de amizade ou preferências pessoais para montagem deste tipo de dupla. Apontador: O “apontador” da dupla será incumbido em acompanhar a contagem realizada pelo seu parceiro contador e anotar na etiqueta de inventário o valor encontrado. O apontador pode ser um funcionário da área administrativa ou da área de produção, a exigência neste caso se resume a uma boa caligrafia, domínio de cálculos básicos e atenção à contagem que seu parceiro está realizando. No caso de contagens múltiplas de várias caixas, o apontador fará as multiplicações com auxílio de uma calculadora. O apontador deve resistir ao desejo de manusear e contar peças, principalmente sob o pretexto adiantar o processo de contagem, sua função é de acompanhamento. Como será abordado mais adiante, o apontador deve destacar a parte da etiqueta correspondente à primeira ou à segunda contagem, anotar o valor encontrado e guardar estas etiquetas. O supervisor de equipe vai apanhar estas etiquetas de tempos em tempos. Supervisores de equipe: Devido ao grande número de duplas de contagem que um inventário físico pode demandar, deve ser escalado um supervisor para atender dúvidas e controlar o trabalho de um determinado número de duplas geralmente de cinco a dez duplas. O supervisor de equipe deve conhecer os itens de estoque e o processo de inventário com bastante profundidade, geralmente o supervisor de equipe é um almoxarife, encarregado, ou chefe de seção. Além da eliminação de eventuais dúvidas da equipe, o supervisor de equipe vai apanhar as etiquetas de primeira e segunda contagem das equipes e entregar para os digitadores. Determinação do número de duplas de contagem: Para levantar a quantidade necessária de duplas de contagem para um inventário físico é preciso em primeiro lugar estimar o tempo médio de contagem por item, geralmente se trata de uma difícil tarefa, dada a grande variabilidade dos tempos de contagem. Alguns materiais são fáceis e rápidos de serem contados, outros mais difíceis. Duas formas são possíveis de se estimar o tempo médio de contagem, a primeira consiste em levantar dados de inventários passados a segunda consiste em tomar uma amostra de itens e realizar uma cronoanálise. A fórmula 14.1 determina o número de duplas de contagem necessária para o inventário físico, conforme será visto adiante, a duplicação ocorre em função de cada item ser contado duas vezes. Fórmula 14.1 – Determinação do número de duplas de contagem  Tempo médio de contagem por item × Número total de itens   N o de duplas = 2 ×    Tempo de inventário desejado   Exemplo prático: Para realizar um inventário físico de sete mil itens de estoque em um período de três dias, supondo que o tempo médio de contagem por item foi de 3,8 minutos e a empresa pretende trabalhar oito horas por dia, tem-se que:\n 3,8 × 7.000  N o de duplas = 2 ×   = 36,94 ≈ 37 duplas  3 × 480 \nAs primeiras e segundas contagens: Para que não haja dúvidas quanto à certeza do resultado da contagem realizada, cada item de material será contado duas vezes por duplas diferentes sem que a dupla responsável pela segunda contagem saiba o resultado obtido na primeira contagem feita pela dupla anterior. Emissão e colocação das etiquetas de inventário Os atuais sistemas informatizados de ERPs – Enterprise Resource Planning, possuem um módulo de inventário que vai gerar as etiquetas de inventário, será emitida uma etiqueta para cada item cadastrado no sistema. Uma etiqueta de inventário consiste de três partes, geralmente separadas por duas linhas de picote:  A primeira parte à direita será usada para a primeira contagem.  A central da etiqueta será utilizada para a segunda contagem.  A parte à esquerda da etiqueta será utilizada para uma eventual terceira contagem.\nAntes da realização da contagem física, cada item de material agrupado, vai ser identificado fixando-se com fita adesiva ou outro meio apropriado, sua etiqueta de inventário, com três partes que vai servir tanto para a contagem como para a identificação do item a ser contado. A Figura 8 ilustra um modelo genérico de etiquetas para inventário.\nTERCEIRA CONTAGEM Etiqueta no 132 Código: 12345 Descrição: Maçaneta da porta Unidade: peça Quantidade contada:\nSEGUNDA CONTAGEM Etiqueta no 132 Código: 12345 Descrição: Maçaneta da porta Unidade: peça Quantidade contada:\n__________ ____________ FiguraEquipe: 8 Exemplo de etiquetaEquipe: de inventário\nPRIMEIRA CONTAGEM Etiqueta no 132 Código: 12345 Descrição: Maçaneta da porta Unidade: peça Quantidade contada:\nO procedimento para a realização da primeira, segunda e terceira contagem funciona da seguinte forma: Primeira contagem: Uma dupla de inventariantes faz a contagem da quantidade de um determinado item de estoque, destaca a primeira parte da\netiqueta, e anota a quantidade contada nesta parte da etiqueta correspondente à primeira contagem. À medida que os itens são contados e as etiquetas de primeira contagem vão se acumulando, o supervisor de equipe as recolhe e entrega para as equipes de digitação. As peças contadas permanecem agora identificadas apenas com as duas partes restantes da etiqueta. Segunda contagem: Uma segunda contagem do mesmo material deve ser feita novamente, agora por uma outra dupla independente da primeira. A quantidade de material contado é anotada agora na parte correspondente à segunda contagem da etiqueta que é previamente destacada. Da mesma forma que a primeira contagem, à medida que os itens são novamente contados e as etiquetas de segunda contagem vão se acumulando, o supervisor de equipe as recolhe e entrega para as equipes de digitação. As peças contadas permanecem, agora identificadas, apenas com a última parte restante da etiqueta. Controle de etiquetas: Será emitida apenas uma única etiqueta numerada para cada item de material cadastrado no sistema. No dia da contagem, o inventário só termina quanto todas as etiquetas tanto da primeira como da segunda forem digitadas. Formação das equipes de digitação Para a realização de um inventário físico, além das equipes de contagem, cada uma composta por um supervisor e várias duplas, será necessária a formação de uma equipe de digitadores que terão como função digitar, basicamente, o número da etiqueta e a quantidade contada. O próprio sistema vai comparar o valor digitado na primeira e na segunda contagem de um mesmo item. Em caso de diferença, isto significa que algum erro de contagem aconteceu, o sistema trata de emitir um relatório destes itens discrepantes que vão necessitar de uma cuidadosa terceira contagem. Terceira contagem: De posse do relatório de divergências o próprio supervisor de equipe vai acompanhar minuciosamente uma terceira contagem do item que apresentou discrepância. O valor encontrado deve ser anotado na terceira parte da etiqueta de inventário que será levada para uma nova digitação. O valor da terceira contagem passa a ser soberano às contagens anteriores. Uma baixa necessidade de terceiras contagens indica, naturalmente, que o inventario foi bem organizado e preparado. Historicamente um bom inventário vai apresentar no máximo 2% de terceiras contagens. QUEM CONTA MELHOR? As duplas de contagem podem ser identificadas por um número ou código e então associadas ao item e a primeira ou segunda contagem, em outras palavras, é possível saber que dupla contou errado um determinado item. O sistema gera uma lista de ranking de contagem desde a dupla mais esmerada nas suas contagens até a dupla menos cuidadosa geradora de maiores necessidades de terceiras contagens. A experiência prática na realização de inventários físicos em grande número de empresas aponta expressiva redução dos erros de contagem quando as duplas têm conhecimento deste tipo de controle.\nAs equipes de digitação acabam por centralizar o controle do andamento do inventário físico, o fluxo de digitação de etiquetas indicará o percentual do\ninventário realizado e quanto falta ainda para seu término, lembrando que somente quando todas as etiquetas emitidas forem digitadas o processo de contagem física do estoque poderá dar-se por encerrado. Preparação e arrumação prévia do local A uma primeira vista, pode parecer que um inventário físico consiste apenas, ou em grande parte, no processo de contagem de material compreendido geralmente pelos dois ou três dias em que acontece o esforço concentrado dos funcionários designados para a contagem do material existente nos armazéns, almoxarifados, depósitos e linhas de produção. Na verdade, o sucesso do inventário consiste na arrumação prévia dos materiais nos respectivos locais onde serão contados. Dependendo da condição de organização dos materiais a preparação e arrumação poderá custar semanas de trabalho e, se mal feita, certamente vai comprometer o êxito final do processo de contagem. Os cuidados básicos da arrumação pré-inventário são de responsabilidade do gerente ou supervisor da área consistem em: Agrupar os itens de material: Cada item de material a ser contado no dia do inventário deverá ser agrupado em um único local. O sistema vai gerar apenas uma única etiqueta para cada item de material cadastrado ou, quando ocorrer, uma etiqueta para cada local de endereçamento do mesmo item. Quando não for possível agrupar um mesmo item do material em um único lugar, ou houver material em local não endereçado no sistema, o material do local principal será identificado com a etiqueta de inventário e os materiais do mesmo item dos demais locais serão identificados através de uma etiqueta em branco. Este processo deve ser evitado e ter seu uso restrito para exceções que justifiquem seu uso. Etiquetas em branco: Além de gerar as etiquetas de inventário dos materiais cadastrados no sistema, o coordenador do inventário gerará certa quantidade de etiquetas em branco numeradas. Quando for necessário, como por exemplo, no caso de um mesmo item de material em mais de um local, a etiqueta em branco será preenchida manualmente com o código e descrição do material. No momento da digitação o próprio sistema vai somar a quantidade do item que porventura estiver localizado em mais de um local. As etiquetas em branco são numeradas e rigidamente controladas, mesmo as não utilizadas deverão ser apresentadas na mesa de digitação no dia da contagem. Apenas uma caixa de material aberta: Se, por exemplo, houver dez caixas de um mesmo material em estoque, nove dessas caixas deverão estar fechadas, com sua quantidade por caixa identificada e anotada. Apenas uma caixa de material poderá permanecer aberta para ser utilizada pela produção até o dia do inventário. No dia da contagem do inventário físico, a dupla designada vai contar a quantidade de embalagens fechadas, multiplicar pela quantidade indicada em cada caixa e contar e adicionar ao montante o material solto referente à única caixa aberta. Somente desta forma é possível realizar a contagem de todos os itens de material no breve período do inventário, como já dito de dois a três dias.\nColocação das etiquetas: As etiquetas deverão ser emitidas com a antecedência necessária, geralmente de três a quatro dias antes do dia do inventário físico e serão fixadas no material as vésperas do inventário. As etiquetas devem ser colocadas apenas por pessoas que conheçam o material físico seu respectivo código e descrição. Liberação da auditoria: Às vésperas do inventário físico, ao término da preparação e arrumação prévia do local, um ou mais auditores vão inspecionar a qualidade da preparação e arrumação do local liberando ou não para o inventário. Os auditores poderão:  Liberar o local para a contagem.  Solicitar algumas alterações na arrumação do material que deverá ser prontamente atendida.  Interditar o processo prorrogando a data da realização da contagem em função da falta de condição física do local e material a ser contado. Orientação e treinamento das equipes Antes do dia da realização do inventário físico o coordenador já deve ter preparado e especificado as equipes de digitação, e quantos e quais itens cada equipe terá, tanto para a primeira contagem como para a segunda contagem. O treinamento poderá ser feito para uma ou mais equipes completas por vez, tem geralmente a duração de meia hora e devem ser apresentados quais são as duplas, quem serão os supervisores de cada equipe. Visita ao local: O treinamento inclui uma visita prévia ao local onde estão os materiais que cada dupla vai contar no dia do inventário físico. Esta forma de treinamento orienta as equipes a não ficarem sem saber o que fazer no dia do inventário. Cada dupla saberá de antemão quais materiais devem ser contados na primeira contagem e na segunda contagem. Terminadas estas duas contagens, a equipe deve permanecer a disposição do supervisor de equipe até que eventuais terceiras contagens tenham sido feitas. Após isto o supervisor dispensará os convocados da dupla. Esta é uma providência que geralmente alivia os convocados que sabem de antemão o que devem fazer para terminar o seu trabalho e ir para casa descansar sem estresses desnecessários gerados por uma má organização de inventário. INVENTÁRIOS SEM HORA PARA TERMINAR SÃO TERRIVEIS À medida que as duplas vão terminando suas contagens, o supervisor deve dispensá-las e não sucumbir ao desejo de aproveitar a mão de obra ajudar as duplas que ainda não acabaram. Esta atitude, além de ser injusta, gera confusão por excesso de pessoas e erros de contagem, uma vez que se perde a identificação da dupla que contou determinado item.\nCrachá de identificação: É extremamente útil e, sem dúvida, uma poderosa demonstração de organização, a confecção um crachá por participante que identifique quem forma a dupla e, geralmente no verso deste crachá, os locais e quantidade de material a ser contatado tanto na primeira como na segunda contagem individual por dupla inventariante. Os supervisores, digitadores e auxiliares também deverão receber um crachá com\na identificação da função que vão exercer no dia do inventário. A Figura 9 apresenta uma sugestão de modelo de crachá. E recomendável que os crachás sejam entregues no dia do inventário para evitar perdas e esquecimentos.\nAPONTADOR: João da Silva\nLOCAIS DE CONTAGEM Prateleiras A e B\nCONTADOR: Maria das Graças\nNÚMERO DA DUPLA: 18 Frente\nFigura 9 Modelo de crachá para dupla inventariante Ponto de corte de entradas, de saídas e de produção Ponto de corte das entradas de material: Todo material e suas respectivas notas fiscais recebidos às vésperas do inventário deve ser incorporado ao sistema, processo usualmente conhecido, na linguagem corporativa, por: “dar a entrada no material” em outras palavras, todo material pendente de recebimento deve ter sido “dado entrada”. Como o processo de dar a entrada do material no sistema consiste de várias operações como descarga, conferencia de volumes, conferencia de material, inspeção de qualidade, armazenamento etc, é conveniente determinar um ponto de corte de entrada de material. Em outras palavras, é altamente recomendável que o setor de recebimento de materiais estava completamente vazio no dia do inventário. Caso não seja possível processar todo o material do recebimento, é preciso segregar e identificar claramente através de cartazes fixados no material com os dizeres de não contar. Se tais materiais forem contados no dia do inventário e posteriormente for dada a entrada na nota fiscal, o estoque será alimentado no sistema em duplicidade, uma pelo ajuste de inventário e outra pela entrada da nota fiscal posterior ao inventário físico. Ponto de corte na saída de material: Da mesma forma que as entradas de material, todo material preparado que já tenha tido sua nota fiscal de saída emitida deve ser despachado ou claramente identificado com cartazes fixados no material com os dizeres de não contar. Tais materiais ou produtos, com nota fiscal emitida, já tiveram sua baixa de estoque, se forem contados no inventário terão um ajuste de entrada de estoque indevido. Por mais óbvio que possa parecer os pontos de corte de entrada e saída de material, é muito difícil evitar transtornos e exceções à regra determinada pelo coordenador do inventário. Por um lado, sempre existe a pressão da área comercial para emissão de nota fiscal de venda, a fim de manter a meta diária de faturamento ou coisa parecida. Por outro lado, a produção não pode parar\nporque um determinado material, na carroceria do caminhão, não pode ser recebido em função do inventário. Ponto de corte da produção: Quando o inventário físico abrange os setores produtivos, será necessário parar a produção para preparação e arrumação das matérias primas, componentes, materiais em processo e produtos acabados que se encontram na linha de produção. É importante, sempre que possível retornar as matérias primas e componentes da linha de montagem para os almoxarifados, bem como enviar aos depósitos os produtos acabados. Também é importante que existam o mínimo de materiais em processo e as linhas de montagem estarem vazias. Isto só é possível com tempo hábil, geralmente não haverá produção no último turno antes do dia do inventário e o pessoal das linhas se encarrega destas providencias. Realização do inventário Após todos estes preparativos, é chegado o grande dia que vai envolver significativo esforço concentrado de vários funcionários da empresa. Liberação dos auditores: Os auditores devem fazer uma última inspeção nos locais a serem inventariados e formalmente, se tudo estiver de acordo, procedem a sua liberação. O inventário não pode ser iniciado sem esta liberação formal dos auditores responsáveis em atestar a validade das informações que serão colhidas no inventário. Convém ressaltar que os auditores têm autoridade para impedir a realização do inventário caso entenderem que o local não se encontra adequadamente preparado para a contagem, caso isto aconteça, o coordenador do inventário vai sofrer as conseqüências de um trabalho mal realizado. É boa prática solicitar aos auditores que acompanhem o processo de arrumação antes da data do inventário para evitar atritos de última hora com os auditores. Discurso de abertura: Antes da liberação final das equipes para o inventário é recomendável que um diretor ou representante da alta administração, convidado pelo coordenador do inventário, aproveite o momento e profira algumas palavras ressaltando a importância e seriedade da tarefa que todos têm pela frente. A presença de um diretor para abertura do trabalho tem um aspecto bastante motivador e comprova a seriedade do trabalho. Auditoria por amostragem: A equipe de auditores vai selecionar uma amostra de itens que já passaram pelas duas contagens, geralmente representados por itens da classe A, onde será feita uma contagem detalhada na presença do auditor, incluindo a contagem de peças de algumas caixas fechadas. Se não houver diferenças de quantidade o auditor vai validar o inventário. Se diferenças acontecerem, o auditor aumenta o número de amostras, podendo, se for o caso cancelar o inventário e parar o processo. Convém ressaltar que esse fato implica em sérias conseqüências ao coordenador ou responsáveis pelo acontecido, em muitos casos pode implicar em demissão dos responsáveis. Se o trabalho foi bem planejado e acompanhado desde o início, o inventário acontece sem problemas e no tempo previsto. À medida que as boas\npráticas dos inventários periódicos vão acontecendo repetidas vezes, a empresa incorpora o processo como natural eliminando os eventuais traumas que um projeto desta envergadura possa trazer.\nINVENTÁRIO CÍCLICO OU ROTATIVO O sistema de inventário cíclico consiste em contar diariamente uma amostra de itens do estoque. Esta prática procura eliminar diversas desvantagens do inventário periódico. O Quadro 7 ilustra uma comparação entre os dois tipos de inventários. O programa de trabalho para a implantação de um inventário cíclico será elaborado em função do grau de importância do item a ser contado. O grau de importância é dado pela classificação ABC de materiais A política de contagem do inventário cíclico pode variar de empresa para empresa levando-se em consideração, principalmente dois aspectos:  O grau de concentração dos itens na curva ABC de materiais;  O número de total de itens cadastrados no sistema. Quadro 7\nComparação entre os inventários periódico e cíclico INVENTÁRIO PERIÓDICO\nCusto concentrado de realização\nCusto diluído de realização\nGrandes ajustes de estoques de uma só vez, os ajustes podem ser comprometedores\nPequenos ajustes de estoques ao longo do ano, dificilmente comprometedores\nTendência a desorganizar o estoque, passado o inventário\nNecessidade de manutenção contínua da organização dos estoques\nEnvolve pessoas de áreas não ligadas à administração dos estoques\nO inventário é feito por pessoas ligadas à administração dos estoques\nNão há necessidade de equipes permanentes de inventariantes\nNecessidade de equipe permanente de inventariantes\nNecessidade de interromper as atividades produtivas da empresa\nNão há necessidade de interromper as atividades produtivas da empresa\nCultura por controle de estoques só é lembrada em épocas de inventário\nA cultura por controle de estoques é lembrada todos os dias\nAtribui o mesmo grau de importância na contagem para todos os itens\nAtribui critérios diferenciados de contagem de acordo com a classificação ABC do item\nUm critério usualmente utilizado por grande número de indústrias da linha branca, por exemplo, consiste em contar 100% dos itens “A” a cada três meses o que significa quatro contagens por item ao ano, 50% dos itens “B” serão contados a cada três meses o que significa duas contagens por item ao ano e apenas 5% dos itens “C” serão contados por trimestre o que significa que uma amostra de 25% dos itens C será contada por ano. O Quadro 8 resume o critério de contagem Quadro 8\nCritérios de contagem no inventário rotativo\nNúmero de contagens por período\nQuatro contagens por item ao ano (uma por trimestre)\nDuas contagens por item ao ano (uma por semestre)\nUma contagem por item a cada quatro anos\nSistema de contagem: Para este tipo de inventário, o sistema vai gerar uma lista dos itens para a contagem física diária. A quantidade de cada item constante no sistema não é informada nesta relação de contagem. Esta relação de itens é entregue à pessoa encarregada pela contagem que realiza uma primeira contagem de cada item, os números da contagem são então comparados com a quantidade registrada no sistema. Os itens que apresentarem diferença deverão sofrer uma segunda contagem. Tolerância de precisão: Tolerância é a variação permitida entre a quantidade registrada no sistema e a contagem física esta tolerância geralmente vai variar de 0 a 5%. Itens de natureza irrelevante terão maior tolerância que itens de maior relevância. A relevância de um item não é definida apenas pelo seu valor individual monetário, mas também por outros fatores como:  Disponibilidade: Um item é de grande disponibilidade quando é facilmente encontrado no mercado, conhecido como “item de prateleira” e na falta deste é possível adquiri-lo a pronta entrega em lojas especializadas, itens de alta disponibilidade geralmente não implicam em grandes paradas de produção.  Segurança: Certos itens devem ser rigidamente controlados em função de sua periculosidade, como por exemplo produtos explosivos ou venenosos.  Valor: Um item de alto valor unitário e de alta atratividade, ou seja pequenos e de fácil comercialização, são mais suscetíveis a desvios ou furtos, são itens que precisam ter firme controle de quantidade física. Já um item de baixo valor e alto consumo, como parafusos, por exemplo, são difíceis de controlar e se torna custoso atingir alto grau de precisão de controle de quantidade.  Dificuldade de mensuração: Alguns itens são difíceis de contar individualmente, como porcas e parafusos, neste caso se utilizam balanças contadores onde o peso vai indicar a quantidade estimada de peças, por exemplo, um quilograma contém 1.000 parafusos. Exemplo prático: Uma empresa pretende implantar um sistema de inventário cíclico em seu estoque que possui cerca de 7.000 itens cadastrados sendo 15% itens da classe A, 20% itens da classe B e o restante dos itens pertencentes a classe C. quantas pessoas serão necessárias para contagem diária sendo que a empresa trabalha 250 dias por ano e uma pessoa é capaz de contar e verificar 25 itens de estoque por dia? Resolução: Número de itens a serem contados por ano:\n Itens A = 4 × ( 7.000 × 0,15) = 4.200   Itens B = 2 × ( 7.000 × 0,20) = 2.800  4.200 + 2.800 + 4.200 = 11.200  1 Itens C = × ( 7.000 × 0,65) = 4.200 4  Número de itens a serem contados por dia:\n11.200 = 44,8 250 Como cada pessoa conta e verifica em média de 25 itens por dia, serão necessárias cerca de duas pessoas para implementar o inventário cíclico nesta empresa.\nAJUSTES DE INVENTÁRIO Conforme mencionado inicialmente, o inventário físico vai comparar a quantidade constante nos registros de estoque do sistema, com a quantidade real contada de material no estoque físico. As diferenças encontradas vão implicar em ajustes de estoques de acordo com as regras contábeis e legislação tributária. A aderência dos números físicos aos números indicados pelo controle é uma condição fundamental para a gestão da empresa. Índice de acuracidade dos estoques Trata-se de um indicador que traduz o percentual de itens sem necessidade de ajuste de quantidade resultante de conferências de inventário físico, o índice de acuracidade deve ser calculado tanto em quantidade como em valor. As fórmulas 14.2 e 14.3 indicam as formas de cálculo. Fórmula 14.2 – Índice de acuracidade de estoque por quantidade IAE =\nNúmero de itens sem necessidade de ajuste Número total de itens inventariados\nFórmula 14.3 – Índice de acuracidade de estoque por valor IAE =\nValor dos itens sem necessidade de ajuste Valor total de itens inventariados\nCausas das divergências dos estoques Por mais sofisticados que sejam os sistemas de controle de materiais que podem incluir sofisticados softwares e equipamentos a exemplo dos portáteis leitores de código de barras por rádio freqüência ou almoxarifados especialmente construídos e controlados por sistemas WMS – Warehouse Management System onde toda a movimentação de materiais é feita automaticamente sem o contato humano, não haverá garantia de eliminação total das divergências de estoque. São vários os fatores que contribuem para as causas das divergências entre a quantidade real do material existente nas prateleiras ou contentores dos almoxarifados com a quantidade que consta no sistema informatizado, dentre elas convém ressaltar:\nFalha na conferência de recebimento: De maneira geral nas empresas, a atividade de conferir a quantidade de material físico recebido no ato da descarga com a quantidade de material descrito na nota fiscal de transporte, é feita por um profissional com o cargo denominado “conferente de materiais” ou “conferente de cargas”. A atividade de conferência estará sujeita à falha humana na contagem de conferência do material no ato do recebimento. Em dias de grande volume de entregas, a pressa força a utilização de critérios mais relaxados de conferência. Cargas muito fracionadas, representadas por uma grande quantidade de notas fiscais em um único caminhão tendem a gerar mais falhas de conferência. A falha mais comum de conferencia de recebimento nesses casos consiste na tendência do conferente considerar a quantidade de material constante na nota fiscal como correta, em outras palavras, a carga não é conferida. ELIMANDO A NECESSIDADE DE CONFERÊNCIA Conferências de material são dispendiosas para a empresa e devem ter sua necessidade eliminada ou reduzida, uma forma de eliminar conferências de quantidade de material recebido consiste em pagar o fornecedor de acordo com a quantidade produto fabricado. A quantidade de material é calculada de acordo com o consumo dos produtos fabricados\nFalha na digitação da nota fiscal: A quantidade de material fisicamente conferido e recebido deve ser registrada contabilmente no sistema informatizado. A entrada destes dados é feita através da digitação dos valores e quantidades constantes na nota fiscal de recebimento. Este processo acaba refém de falhas humanas. Erros de digitação do código ou da quantidade do material recebido são exemplos freqüentes causadores de divergências de estoque. Mesmo digitadores experientes costumam se confundir na conversão de unidades quando há diferença entre a unidade utilizada na nota fiscal é diferente da unidade de medita utilizada no sistema, como por exemplo quando o material é descrito em quilogramas na nota fiscal, mas o sistema classifica o material em unidades. ELIMINANDO A DIGITAÇÃO DE NOTAS FISCAIS Empresas de grande porte desenvolveram sofisticados sistemas logísticos com a adoção do EDI- Electronic Data Interchange - que eliminam a necessidade, entre outras, da digitação de pedidos e notas fiscais de entrada. Em certos casos a entrada é feita por um sistema de código de barras que é imune às falhas humanas de digitação.\nFalha na estrutura do produto: No momento em que é realizado o reporte de produção, o sistema fará a entrada no estoque do produto acabado e paralelamente realizará a baixa dos componentes e matérias primas dos produtos reportados dos almoxarifados. A baixa dos materiais será de acordo com a estrutura do produto, que nada mais é que uma lista de materiais que formam determinado produto. Não é necessário comentar a importância da acuracidade das estruturas de produto para que a baixa automática dos estoques de matéria-prima e componentes aconteça corretamente. A acuracidade das estruturas do produto parece ser não só a principal causa de divergências de estoque, bem como a mais difícil de ser eliminada. QUILOS, LITROS E METROS SÃO DE DIFÍCIL CONTROLE\nUma das maiores empresas montadoras de produtos da linha branca no Brasil adquiria chapas de polietileno para a fabricação do gabinete interno dos refrigeradores de um fornecedor externo. Cada uma destas chapas plásticas recebidas era moldada á vácuo antes de ser montada nos refrigeradores. A estrutura dos produtos determinava a utilização de uma chapa para cada refrigerador em unidades de peças. Porém o fornecedor entregava e cobrava o produto por peso. No setor de recebimento de materiais era utilizado um fator de conversão de peso para unidade, (o material era recebido e pago em peso e a entrada em estoque era feita por quantidade). A especificação do material feita pela engenharia de produto da empresa permitia uma tolerância na espessura da chapa de ± 0,2 mm. Estranhamente todos os lotes recebidos apresentavam dimensões de espessura próximas ao limite superior da especificação, e sempre faltava material. Por imposição da empresa cliente o fornecedor passou a fazer o faturamento por peça e não mais por peso. De um momento para o outro, a espessura das chapas plásticas recebidas apresentavam dimensões próximas ao limite inferior da especificação.\nEm outra situação, o setor responsável pelos almoxarifados estranhou as constantes solicitações de massa de calafetar e fitas adesivas utilizadas nos freezers e refrigeradores, além das especificadas nas listas de material geradas pelo sistema. As linhas de montagem estavam consumindo cerca de 70% a mais que o especificado. Uma averiguação foi feita e em um único freezer foi constatada a utilização de 20 metros a mais de fita adesiva além do especificado na estrutura, multiplicando esta quantidade por uma produção de 2.000 peças diárias o “furo” de estoques gerados pela baixa automática se tornou expressivo. Quanto à massa de calafetar, foi constatado que o bico aplicador estava com o dobro do diâmetro original aplicando um filete com o dobro da espessura indicada nas estruturas dos produtos. Ausência de apontamento das perdas não planejadas: A estrutura do produto contém apenas as perdas de material classificadas como planejadas, geralmente representadas por aparas e retalhos. Quando determinado material é avariado durante o processo produtivo é necessário que se faça uma baixa do sistema através de uma requisição manual. Como o processo contabiliza o prejuízo ao setor responsável além de demandar trabalho burocrático extra, ele tende a ser deixado de lado sempre que possível. É preciso permanente verificação e cobrança dos responsáveis pelo apontamento das perdas não planejadas, sob pena de mais uma razão para engrossar a relação de motivos da falta de acuracidade dos estoques. As vezes pode ocorrer uma perda de material por deterioração causada por vencimento da validade ou avarias de armazenamento por exemplo, nestes casos também é necessária a baixa destes materiais através de uma requisição manual. CENTRAL DE SUCATA Uma forma bastante utilizada pelas organizações, não só para inibir a ausência de apontamento das sucatas geradas na criação de um setor, geralmente denominado “central de sucata” que vai controlar e cobrar o cumprimento dos procedimentos de encaminhamento de sucata. Muitas empresas adotam como prática a troca do responsável por esta área em intervalos de tempo não superiores há seis meses, atitude que visa coibir a formação de maiores vínculos de amizade entre o ocupante do cargo e os usuários do setor.\nAusência de desvios de especificação de material: Muitas vezes e por variadas razões, em um lote de produção, pode ser utilizado uma matériaprima ou um componente alternativo em substituição ao material original\nconstante na estrutura do produto, nestes casos é necessário fazer um desvio de especificação de material de forma adequada para que o sistema faça a baixa do estoque do material que realmente foi utilizado no lote de produção específico. Caso isto não seja feito, o sistema promoverá a baixa automática da matéria-prima ou componente original constante na estrutura.\nEXISTE MATERIAL COM QUANTIDADE NEGATIVA EM ESTOQUE? Pode parecer estranho, mas o sistema pode indicar um valor negativo de estoque para um ou mais itens específicos quanto o produto acabado foi reportado, ou seja, incorporado ao estoque sem que existisse a matéria-prima ou componente suficiente no sistema para produzi-lo. Isto pode acontecer por várias razões como, por exemplo, quando um desvio de especificação não for feito, ou quanto o produto é fabricado e reportado antes da digitação da nota fiscal de entrada no sistema.\nExtravios e furtos: Na realidade prática, nenhuma empresa se encontra livre deste tipo de delito. Infelizmente parece que furtos e outras práticas desonestas fazem parte da natureza animal. Os furtos de mercadorias de supermercados, por exemplo, chegam a representar até 7% do faturamento, sendo que parte expressiva dos roubos é realizada pelos próprios funcionários. Na questão do transporte de cargas, alguns materiais, como por exemplo, cigarros, pneus e eletroeletrônicos, são tão visados que as seguradoras recusar oferecer apólices de seguro. A empresa deve adotar fortes medidas de segurança e controle para os materiais com maior atratividade a furtos. Alguns exemplos de medidas de contenção, geralmente encontradas nas organizações, consistem em:  Revista pessoal: Muitas empresas adotam o sistema de revista na saída de seus funcionários. O critério de amostragem pode ser através de um alarme que seleciona aleatoriamente a amostra de funcionários a serem revistados à medida que vão saindo, portais detectores de metal, como os utilizados em aeroportos, também podem ser utilizados quanto aplicáveis ao tipo de material. Indústrias de confecções, indústrias de perfumaria e supermercados são exemplos de organizações que adotam rígidas regras de revista aos seus funcionários devido à atratividade de suas mercadorias.  Câmaras de vídeo: A implantação de câmaras de vídeo em locais estratégicos tem forte poder inibidor a prática do furto. Ela se presta muito bem tanto em organizações industriais como em lojas comerciais. Uma grande de supermercados relata ter reduzido sensivelmente a ocorrência de furtos no interior de seu centro de distribuição após a instalação de câmaras de vídeo. SORRIA VOCE ESTÁ SENDO FILMADO Nos dias de hoje, é raro um cliente não se defrontar com estes dizeres em uma loja. O uso de câmaras é tão eficiente que muitas lojas chegam a instalar câmaras falsas para inibir a tentação ao furto. Muitos furtos no interior de supermercados são flagrados por este sistema.\n Rotação de pessoal: A substituição dos vigilantes terceirizados em intervalos de tempo pré-determinados, como seis meses, por exemplo, é prática comum em inúmeras organizações para evitar a criação de vínculos de amizade entre os vigilantes e os funcionários ou motoristas, que adentram a empresa. A substituição se torna fácil uma vez que os vigilantes são terceirizados.  Etiquetas magnetizadas: Produtos como confecções, perfumes, eletroportáteis, DVDs, CDs etc costumam ter uma etiqueta eletrônica ou magnetizada que, se não retirada no checkout, vão disparar um alarme, na saída, através dos portais detectores instalados próximos às portas de saída do estabelecimento.\nQUESTÕES PARA DISCUSSÃO E REVISÃO 1. Além dos estoques de matéria-prima e componentes, uma indústria precisa administrar outros tipos de inventários. Mencione quais são estes tipos de inventários e explique um pouco sobre cada um deles. 2. Qual a diferença entre matéria-prima e componentes; mercadorias e produtos acabados? O que é material WIP? Complemente sua explicação com exemplos destes materiais. 3. Qual a diferença entre um almoxarifado e um depósito? 4. O que é grau de verticalização de uma empresa? Explique e dê exemplos. 5. Um gerente de logística afirma que os estoques de manutenção devem ser administrados com a mesma relevância que os estoques de matéria-prima e de componentes em uma indústria. Você concorda com a opinião do gerente? Justifique sua resposta. 6. Por que a quantidade de itens cadastrados no estoque de peças de reposição para assistência técnica chega a ser superior ao dobro da quantidade dos itens de matéria-prima ou de componentes destinados à linha de produção? 7. Por que é recomendável que a atividade de cadastramento de materiais seja concentrada em um único órgão da empresa? 8. Quais as descrições que devem compor o nome completo de um item de material? 9. Para que serve a descrição auxiliar de um item de material? 10. Qual o cuidado que se deve observar quando se abrevia a descrição de um item? 11. Por que o código sempre vai prevalecer sobre a descrição do item de material? Qual a vantagem de se utilizar código de materiais? 12. Qual a função do dígito verificador no final dos códigos de materiais? 13. Quais são os dois padrões de código de barras reconhecidos oficialmente?\n14. Além da quantidade de dígitos, qual a principal diferença no procedimento de atribuição de um código EAN-8 e um código EAN-13 que a empresa deve obedecer para um novo produto? 15. Um fabricante produz um mesmo produto em duas plantas industriais diferentes. Caso ele deseje atribuir um código EAN-13 distinto para o produto de cada planta isto seria possível? Justifique sua resposta. 16. Para que serve o código EAN-8? Qual a justificativa de sua utilização? 17. Costuma-se dizer que a curva ABC de materiais está diretamente associada à regra que se convencionou chamar de regra 80-20. O que exatamente isto significa? 18. O que é e para que serve um inventário físico? 19. Por que um inventário físico periódico deve ser tratado como se fosse um projeto? 20. Por que um inventário físico costuma ser passível de uma auditoria externa? 21. Quando é necessário realizar uma terceira contagem em um item de material durante um inventário físico? 22. Existem algumas unidades de medida de material que são mais difíceis de serem controladas pelos sistemas ERPs atuais. Quais são estes tipos de medidas e porque elas representam maior dificuldade de controle? 23. Escreva a que tipo de inventário: periódico ou rotativo, pertencem cada uma das características do quadro a seguir. Característica\nCusto concentrado de realização Pequenos ajustes de estoques ao longo do ano. Necessidade de manutenção contínua da organização dos estoques Envolve pessoas de áreas não ligadas à administração dos estoques Não há necessidade de equipes permanentes de inventariantes Não há necessidade de interromper as atividades produtivas. Cultura por controle de estoques só lembrada em épocas de inventário Atribui critérios diferenciados de contagem com a classe ABC do item\nAssociar a coluna A com a coluna B. COLUNA A\nAcuracidade de estoques recomendada de 0,2%\nAcuracidade de estoques recomendada de 1,0%\nAcuracidade de estoques recomendada de 5,0%\nCartazes “não contar”\nAtua como uma espécie de RG do material\nBranco, laranja, amarelo, vermelho, rosa e bege\nCertamente este item está com divergência entre estoque físico e estoque contábil\nCódigo controlado integralmente pela EAN\nConhecido no passado por Balanço\nCoordenador do inventário periódico\nConsiste em contar uma pequena quantidade de itens de estoque todo dia\nCores para barras\nCorte de chapa de aço em pedaços menores\nCores para fundo\nDenominação mais elementar de um item de material\nDescrição padronizada + técnica + auxiliar\nDeve ser fixado em material que ainda não foi dado entrada no dia do inventário\nDeve ser tratado como um projeto toda vez que for realizado\nDevem ser incorporadas na magnitude do símbolo do código de barras\nÉ dividida em três partes\nÉ gerado automaticamente através de algoritmo pré-estabelecido no sistema\nForma de codificação em que os materiais recebem códigos sem qualquer padrão associativo entre código e tipo de material\nEquipes de contagem\nForma que os auditores utilizam para comprovar a acuracidade dos resultados das equipes de contagem\nForma utilizada para gerenciamento de materiais com base na teoria de Pareto\nFormadas pelo supervisor e suas duplas compostas pelo contador e apontador\nIndica que o país de origem é o Brasil\nForma de auditoria\nInsumos materiais incorporados diretamente ao produto\nÍndice da acuracidade dos estoques\nInsumos materiais que sofrem transformações antes de sua incorporação ao produto\nInternational Article Numbering\nMaterial que se encontra em processo\nItem com quantidade negativa em estoque\nNão pode ser processado nos checkouts dos caixas\nNecessária apenas quando houver discrepância entre as duas contagens do item\nMateriais categoria A\nO código de barra deve estar na vertical\nMateriais categoria B\nO número de itens em seu estoque costuma superar o número de itens de matéria-prima\nMateriais categoria C\nPaís de origem + empresa + produto + dígito verificador\nPara ser utilizada quanto um material está em local de endereço não cadastrado no sistema\nPreto, verde escuro, azul, violeta e marrom escuro\nQuociente do número dos itens sem necessidade de\najuste pelo total de itens inventariados 37\nRecomendado para melhorar o moral dos inventariantes antes do inicio de um inventário periódico\nResponsável em grande parte pelo sucesso do inventário\nQuilos, litros e metros\nResponsável pelas terceiras contagens\nServe para distinguir itens de material com o mesmo nome básico\nSeu grau pode determinar a proporção entre matéria-prima e componentes em uma indústria.\nSistema decimal de classificação universal\nSistema de codificação para classificação em bibliotecas\nSoftware específico onde toda a movimentação de materiais é feita de forma automática\nSua implantação vai eliminar possíveis falhas de digitação de pedidos e notas fiscais\nTipo de embalagem, unidade de fornecimento, código do fornecedor, permutabilidade e número do desenho\nTodo inventário deve ter para que sua validade seja reconhecida evitando fraudes\nUnidades de medida que geralmente apresentam maior dificuldade de controle pela estrutura de produtos\nPROBLEMAS PROPOSTOS 1. Uma empresa de produtos metalúrgicos utiliza o sistema decimal de classificação universal para codificar seus itens de estoque. A estrutura do código é formada por oito dígitos sendo dois dígitos para o grupo, dois dígitos para o subgrupo, três dígitos para a identificação e último se trata do dígito verificador. O setor de engenharia de produção precisa cadastrar 20 novos itens de material. Determinar os códigos que deverão ser utilizados, incluindo o dígito verificador. GRUPOS Descrição\n2. Materiais a serem codificados: DESCRIÇÃO\nONDE SE USA\nParafuso aço carbono cabeça quadrada 65 mm\nParafuso aço carbono cabeça quadrada 70 mm\nAzulejo azul 15 x 15\nCaneta escrita fina azul\nSabão em barras para louça\nFio elétrico isolado cobre 8,0 mm\nFio elétrico isolado cobre 1,5 mm\nTinta fosca aveludada branca\nRebite aço 1,0 mm\nChapa de aço laminada a frio 0,2 mm\nFazer porta produto\nBotão plástico indicador branco\nSaco plástico polietileno 1,00 x 0,8 m\nTorneira de jardim ¾ polegada\n3. Utilizando as regras de codificação da EAN/UCC crie o código de barras apropriado para os produtos abaixo relacionados. Calcule inclusive os dígitos verificadores para cada código.\nBrasil – 789\nArgentina – 779\nProduto – Unidade de consumo\nArroz pacote 5 kg\nCx com 20\nFeijão pacote 2 kg\nCx com 50\nFeijão pacote 1 kg\nCx com 100\nCx com 200\nPacote 3 sabonetes rosa\nPacote 3 sabonetes verde\nCreme dental 120 g\nCx com 20 Biscoito maisena 400 g\nBiscoito leite 400 g\nCx com 100 Cx com 50\nBiscoito Maria 150 g\nLeite longa vida 1 litro\nErvilha lata 250 g\nCx com 10\nErvilha lata 500 g\n4. O Gerente de produção de uma indústria de sapatos levantou os dados de preço e consumo dos vinte itens do almoxarifado de manutenção que a empresa utiliza. O proprietário deseja controlar melhor esse estoque através da adoção da classificação ABC de materiais. Através dos dados levantados classifique os itens nas categorias A, B e C, de acordo com o valor monetário da demanda desses produtos preenchendo a tabela a seguir. Consumo médio\nPreço x consumo\n5. Um empresário do ramo de comércio pretende construir mais uma loja em um terreno que possui em um bairro promissor. Como os recursos sempre são escassos, ele decide coordenar as obras e os custos envolvidos. Com base nas informações de seu engenheiro ele levanta um orçamento com os fornecedores de material e serviços e pretende negociar uma redução dos preços orçados. O empresário percebe que o maior custo da obra está na mão de poucos fornecedores. Baseado no orçamento elabore uma classificação ABC dos fornecedores para o empresário. Fornecedor\nErro! Use a guia Página Inicial para aplicar Heading 1 ao texto que deverá aparecer aqui. Água viva Ferro forte Concrebrás Entre certo Escavabrás Garden gold Luz da vida Olaria d’oeste Parede bela Pincelar Pise firme Revestec Feche bem Suba logo\nMaterial hidráulico Ferragens Concreto pronto Portas e janelas Terraplenagem Jardinagem Material elétrico Tijolos Argamassa Material de pintura Piso Pastilhas externas Grades e portões Elevadores\n98.456,22 287.542,34 108.576,00 54.879,45 22.500 2.345,59 23.564,00 34.030,56 16.000,00 4.901,00 10.121,99 12.231,99 5.903,00 22.000,00\n6. O dono de um pastifício deseja adotar uma abordagem ABC para controlar os custos dos estoques de matérias primas utilizadas. Dadas os valores unitários dos produtos e o consumo médio mensal, classificar os itens nas categorias A, B ou C, de acordo com o valor monetário mensal representado por estas mercadorias. Item 01\nConsumo mensal 1500\nValor unitário 10,00\nREFERÊNCIAS ARNOLD, J. R. Tony. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999. pp. 360-374. FRANCISCHINI, Paulino G; GURGEL, Floriano do Amaral. Administração de materiais e do patrimônio. São Paulo: Pioneira Thomson, 2002. pp. 97-103; 243-250. GURGEL, Floriano do Amaral. Logística industrial. São Paulo: Atlas, 2000. pp. 121-123; 176185. MARTINS, Petrônio Garcia; CAMPOS ALT, Paulo Renato. Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2000. pp. 156-158; 162-167. MARTINS, Petrônio Garcia; LAUGENI, Fernando Piero. Administração da produção. São Paulo: Saraiva, 2001. pp. 27-35. PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil: gestão e estratégia. São Paulo: Atlas, 2000. pp. 30. POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 2004. pp. 92-97.\nSTEVENSON, Willian J. Administração das operações de produção. Rio de Janeiro: LTC, 2001. pp. 423-430. VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2002. pp. 64-70; 93-106; 381-393.\nErro! Use a guia Pรกgina Inicial para aplicar Heading 1 ao texto que deverรก aparecer aqui.\nCAPÍTULO 14 – CLASSIFICAÇÃO E INVENTÁRIO DE MATERIAIS - Sistemas de codificação de materiais. Cálculo do dígito verificador. Composição numé...