26. Gastos de Automóvil y Otros Gastos de Negocio del Empleado\nTrabajo o Asignación Temporal ¿Qué Gastos de Viaje se Pueden Deducir?\nPersonal en Reserva de las Fuerzas Armadas.\nCuánto Tiempo Tiene que Guardar Documentación y Recibos\nTarifa estándar por milla. El costo de operar su auto para fines comerciales se calcula con la tarifa estándar por milla, que para el 2014 es de 56\ncentavos por milla. Los gastos de automóvil y el uso de la tarifa estándar por milla se explican bajo Gastos de Transporte\n, más adelante. Límites de depreciación de automóviles, camiones y camionetas. En 2014, el límite sobre la deducción que puede tomar en el primer año por la deducción total permitida por la sección 179\ny la deducción por depreciación de automóviles es $3,160. Para camiones y camionetas, el límite del primer año es $3,460.\nPara información adicional, consulte Depreciation limits (Límites de depreciación) en la Publicación 463, en inglés.\nProvisión especial por depreciación. La ley que estableció la provisión especial por depreciación ha caducado y por lo tanto, dicha provisión especial ya no está\nEn el momento en que esta publicación se envió a imprenta, el Congreso estaba considerando legislación que extendería la deducción\nde la provisión especial por depreciación, la cual caducó a final del año 2013. Para saber si se promulgó la legislación,\nacceda a www.irs.gov/pub17sp.\nEs posible que pueda deducir los gastos ordinarios y necesarios relacionados con los negocios en los que haya incurrido para:\nUn gasto ordinario es aquél que es común y reconocido en el ámbito de su ocupación, negocio o profesión. Un gasto necesario\nes aquél que es útil e indicado para su negocio. Un gasto no tiene que ser obligatorio para considerarse necesario. Este capítulo explica:\nQué gastos se pueden deducir.\nCómo se declaran los gastos en la declaración de impuestos.\nQué documentación necesita para demostrar sus gastos.\nCómo tratar los reembolsos de gastos que reciba.\nQuién no necesita usar este capítulo.\nSi usted es empleado, no necesitará leer este capítulo si se cumplen todos los siguientes: Rindió cuentas detalladas a su empleador por sus gastos relacionados con el trabajo.\nRecibió un reembolso total de sus gastos. Su empleador le exigió que devolviera todo reembolso en exceso y usted así lo hizo.\nNo hay ninguna cantidad anotada con un código “L” en el recuadro 12 de su Formulario W-2, Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios y retención de impuestos), en inglés.\nSi se cumplen todos estos requisitos, no hay necesidad de anotar los gastos o los reembolsos en la declaración. Vea Reembolsos\n, más adelante, si desea más información sobre reembolsos y cómo rendir cuentas a su empleador. Si reúne estas condiciones y su empleador incluyó reembolsos en su Formulario W-2 por error, pídale a su empleador un Formulario\nW-2 corregido. Useful Items - You may want to see:\n463 Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses (Gastos de viaje, entretenimiento, regalo y automóvil), en inglés\n535 Business Expenses (Gastos de negocio), en inglés\nFormularios (e Instrucciones)\nProfit or Loss From Business (Ganancias o pérdidas de negocios), en inglés\nAnexo C-EZ (Formulario 1040)\nNet Profit From Business (Ganancia neta del negocio), en inglés\nProfit or Loss From Farming (Ganancias o pérdidas de negocios de actividades agropecuarias), en inglés\nEmployee Business Expenses (Gastos de negocio del empleado), en inglés\nUnreimbursed Employee Business Expenses (Gastos de negocio del empleado no reembolsados), en inglés\nSi viaja temporalmente a un lugar fuera de su domicilio tributario, puede usar esta sección para determinar si tiene gastos\nde viaje deducibles. Esta sección trata de:\nViajes lejos de su domicilio,\nTrabajo o asignación temporal, y\nQué gastos de viaje se pueden deducir.\nAdemás, explica la asignación para comidas, las reglas con respecto a viajes dentro y fuera de los Estados Unidos y gastos\nde convenciones deducibles.\nDefinición de gastos de viaje.\nPara propósitos tributarios, los gastos de viaje son los gastos ordinarios y necesarios (definidos anteriormente)\nen los que se ha incurrido al viajar lejos de su domicilio por negocios, por su profesión o trabajo. Puede encontrar ejemplos de gastos de viaje deducibles en la Tabla 26-1.\nSe considera que usted está viajando lejos de su domicilio si: A fin de cumplir sus responsabilidades, tiene que alejarse del área general de su domicilio tributario (definido más adelante) durante un tiempo sustancialmente más largo que un día normal de trabajo y\nNecesita dormir o descansar para satisfacer las exigencias de su trabajo mientras está lejos de su domicilio.\nEste requisito de descanso no se cumple con sólo dormir una siesta en el automóvil. No tiene que estar lejos de su domicilio\ntributario un día entero, ni del anochecer al amanecer, siempre que el descanso de sus responsabilidades dure lo bastante\ncomo para permitirle dormir o descansar lo necesario. Ejemplo 1.\nUsted es conductor de trenes. Sale de su terminal de origen en un viaje de ida y vuelta normalmente programado entre dos\nciudades y regresa a casa 16 horas más tarde. Durante el transcurso, tiene 6 horas libres en el punto de destino y consume\ndos comidas y alquila una habitación de hotel para dormir lo necesario antes de iniciar el viaje de regreso. En este caso,\nse considera que usted ha estado lejos de su domicilio. Ejemplo 2.\nUsted es camionero. Sale de su terminal y regresa más tarde el mismo día. En el punto de destino, tiene una hora libre para\ncomer. Debido a que dicha hora libre no le permite dormir lo necesario y este corto período de tiempo libre no sirve para\ndescansar lo suficiente, se considera que no viaja lejos de su domicilio. Miembros de las Fuerzas Armadas.\nSi es miembro de las Fuerzas Armadas estadounidenses y está de servicio permanente en el extranjero, no se considera\nque viaja lejos de su domicilio. No puede deducir sus gastos por comida y alojamiento. No puede deducir estos gastos aunque\ntenga que mantener una vivienda en los Estados Unidos para sus familiares, a los que no se les permite acompañarle al extranjero.\nSi se le traslada de un puesto de servicio permanente a otro, quizás pueda deducir gastos de mudanza, los cuales se explican\nen la Publicación 521, Moving Expenses (Gastos de mudanza), en inglés. Un oficial naval asignado a un puesto de servicio permanente a bordo de un buque con instalaciones normales para vivir y\ncomer tiene un domicilio tributario a bordo del buque para propósitos de gastos de viaje. Domicilio Tributario\nPara determinar si se considera que viaja lejos de su domicilio, primero tiene que determinar la ubicación de su domicilio\nPor regla general, su domicilio tributario es su lugar de negocios o puesto de servicio normal, independientemente de dónde\nmantenga su domicilio familiar. Abarca toda la ciudad o área general en la cual está ubicado su negocio o trabajo. Si tiene más de un lugar normal de negocios, su domicilio tributario es su lugar de negocios principal. Vea Lugar principal de negocios o trabajo\n, más adelante. Si no tiene un lugar de negocios principal o normal debido a la naturaleza de su trabajo, es posible que su domicilio tributario\nsea el lugar donde vive normalmente. Vea Ningún lugar principal de negocios o trabajo\n, más adelante. Si no tiene un lugar de negocios o puesto de servicio normal y no vive en un lugar fijo, a usted se le considera empleado\nitinerante (transitorio) y su domicilio tributario es dondequiera que trabaje. Como empleado itinerante, no puede declarar\nuna deducción por gastos de viaje ya que a usted nunca se le considera estar de viaje lejos de casa. Lugar principal de negocios o trabajo.\nSi tiene más de un solo lugar de negocios o trabajo, tenga en cuenta lo siguiente al determinar cuál de los dos es\nsu lugar principal de negocios o trabajo. El tiempo total que suele trabajar en cada lugar.\nEl nivel de su actividad comercial en cada lugar.\nSi el ingreso procedente de sus actividades en cada lugar es considerable o no.\nUsted vive en Cincinnati donde tiene un trabajo de temporada 8 meses al año y gana $40,000. Trabaja en Miami durante los\n4 meses que quedan del año, también como empleado de temporada, y gana $15,000. Puesto que usted dedica la mayor parte de\nsu tiempo a trabajar en Cincinnati y gana la mayor parte de sus ingresos allí, Cincinnati es su lugar principal de trabajo.\nNingún lugar principal de negocios o trabajo.\nEs posible que tenga un domicilio tributario aunque no tenga un lugar principal o normal de negocios o trabajo. Su\ndomicilio tributario puede ser el hogar donde vive normalmente.\nCondiciones usadas para determinar el domicilio tributario.\nSi no tiene un lugar principal o normal de negocios o trabajo, use las tres condiciones siguientes para determinar\ndónde está ubicado su domicilio tributario. Realiza parte de sus actividades comerciales en el área de su domicilio principal y se aloja en dicho domicilio mientras hace\nnegocios en el área.\nTiene gastos de vida en su domicilio principal y los duplica debido a que tiene que ausentarse de dicho domicilio por motivos\nNo ha abandonado el área en la cual están el lugar en que usted típicamente se alojaba en el pasado y su domicilio principal\ndeclarado; uno o varios miembros de su familia viven en su domicilio principal; o usted se aloja a menudo en dicho domicilio.\nSi se cumplen las tres condiciones, su domicilio tributario es el domicilio donde vive normalmente. Si se cumplen\nsólo dos condiciones, es posible que tenga un domicilio tributario, dependiendo de todos los hechos y circunstancias. Si se\ncumple sólo una condición, usted se considera itinerante; su domicilio tributario es dondequiera que trabaje y no puede deducir\ngastos de viaje. Ejemplo.\nUsted es soltero y vive en un apartamento que alquila en Boston. Trabaja para su empleador en Boston desde hace varios años.\nSu empleador lo inscribe en un programa de capacitación ejecutiva que dura 12 meses. Usted no espera regresar a Boston después\nde terminar el programa de capacitación. Durante la capacitación, usted no trabaja en Boston. En lugar de ello, recibe formación en aulas o en lugares de trabajo diferentes\na través de los Estados Unidos. Mantiene su apartamento en Boston y regresa al mismo a menudo. Usa su apartamento para llevar\na cabo sus asuntos personales. Además, se mantiene en contacto con sus conocidos en la comunidad de Boston. Cuando usted completa\nsu programa de capacitación, a usted lo trasladan a Los Angeles.\nUsted no cumple la condición (1) porque no trabajó en Boston. Sí cumple la condición (2) porque tuvo gastos de vida duplicados.\nTambién cumple la condición (3) porque no abandonó su apartamento en Boston como su domicilio principal, mantuvo el contacto\ncon sus conocidos en la comunidad y regresó varias veces a vivir en su apartamento. Por lo tanto, usted tiene un domicilio\ntributario en Boston. Domicilio tributario distinto al hogar familiar.\nSi usted (y su familia) no vive en su domicilio tributario (definido anteriormente), no puede deducir el costo de viajes entre su domicilio tributario y su hogar familiar. Tampoco\npuede deducir el costo de comida y alojamiento mientras está en su domicilio tributario. Vea el Ejemplo 1\n, más adelante. Si trabaja temporalmente en la misma ciudad donde viven usted y su familia, tal vez se considere que usted haya viajado\nlejos de su domicilio. Vea el Ejemplo 2\n, más adelante. Ejemplo 1.\nUsted es camionero y vive con su familia en Tucson. Trabaja para una compañia de transporte de camiones cuya terminal está\nubicada en Phoenix. Después de viajes largos, usted vuelve a la terminal de origen en Phoenix y pasa la noche allí antes de\nregresar a casa. No puede deducir ningún gasto en que haya incurrido por comida y alojamiento en Phoenix ni el costo de viajar\nde Phoenix a Tucson, ya que Phoenix es su domicilio tributario. Ejemplo 2.\nSu domicilio familiar está en Pittsburgh, donde trabaja 12 semanas al año. El resto del año trabaja para el mismo empleador\nen Baltimore. En Baltimore, usted come en restaurantes y duerme en una casa de huéspedes. Su sueldo sigue igual independientemente\nde si está en Pittsburgh o en Baltimore.\nDebido a que pasa la mayor parte de sus horas de trabajo y gana la mayor parte de su salario en Baltimore, esa ciudad es su\ndomicilio tributario. No puede deducir gasto alguno en el que haya incurrido por comida y alojamiento en ese lugar. No obstante,\ncuando regresa a trabajar a Pittsburgh, usted está fuera de su domicilio tributario a pesar de que se aloja en su domicilio\nfamiliar. Puede deducir el costo de su viaje de ida y vuelta entre Baltimore y Pittsburgh. Usted puede deducir la parte de\nlos gastos de vida de su familia que le corresponde a usted para comida y alojamiento mientras usted esté viviendo y trabajando\nen Pittsburgh. Trabajo o Asignación Temporal Puede ser que trabaje normalmente en su domicilio tributario y también en otro sitio. Tal vez no le resulte práctico regresar\na su domicilio tributario desde dicho sitio al fin de cada día de trabajo.\nAsignación temporal versus asignación por un tiempo indeterminado.\nSi su asignación o trabajo fuera de su lugar principal de trabajo es temporal, su domicilio tributario no cambia.\nSe considera que está lejos de su domicilio durante todo el período en que esté fuera de su lugar principal de trabajo. Puede\ndeducir sus gastos de viaje siempre que reúnan todos los requisitos de la deducción. Normalmente, una asignación temporal\nen un solo sitio es aquélla que se espera que dure (y de hecho dura) 1 año o menos. No obstante, si la duración de su asignación o trabajo es indeterminada, el sitio de la asignación o trabajo se convierte\nen su nuevo domicilio tributario y no puede deducir sus gastos de viaje mientras esté allí. Se considera que la duración de\nuna asignación o trabajo en un solo sitio es indeterminada si en realidad se espera que dure más de 1 año, independientemente\nde si dura de hecho más de 1 año o no. Si la duración de su asignación es indeterminada, tiene que incluir en sus ingresos todas las cantidades que reciba\nde su empleador por gastos de vida, aun si su empleador los llama asignaciones para gastos de viaje y usted le rinde cuentas\na su empleador de tales gastos. Es posible que pueda deducir el costo de trasladarse a su nuevo domicilio tributario como\ngasto de mudanza. Vea la Publicación 521, en inglés, para más información. Excepción para investigaciones o enjuiciamientos penales federales.\nSi es empleado federal y toma parte en una investigación o enjuiciamiento penal llevado a cabo por el gobierno federal,\nno está sujeto a la regla de 1 año. Esto significa que tal vez pueda deducir gastos de viaje aun si está lejos de su domicilio\ntributario por más de 1 año, siempre y cuando cumpla los demás requisitos relativos a la deducción de dichos gastos. Para reunir los requisitos, el Procurador General (o su representante) tiene que confirmar que usted viaja: A la petición del gobierno federal,\nEn situación de servicio temporal y\nPara investigar, procesar judicialmente o proveer servicios de apoyo para la investigación o enjuiciamiento de un delito federal.\nCómo determinar si su asignación es temporal o de duración indeterminada.\nTiene que determinar si su asignación es temporal o de duración indeterminada cuando comience un trabajo. Si espera\nque un trabajo o asignación dure un año o menos, se considera temporal, a menos que existan hechos o circunstancias que indiquen\nlo contrario. Una asignación o trabajo que es temporal en un principio puede convertirse en indeterminado debido a cambios\nen las circunstancias. Una serie de asignaciones al mismo sitio, todas por cortos períodos de tiempo pero que juntas abarcan\nun largo período de tiempo, se podrían considerar una asignación de duración indeterminada. Regreso a casa en días libres.\nSi regresa a su domicilio tributario de una asignación temporal en sus días libres, no se considera que usted está\nlejos de su domicilio mientras está en la ciudad donde reside. No puede deducir el costo de sus comidas y alojamiento allí.\nSin embargo, sí puede deducir sus gastos de viaje, incluyendo comidas y alojamiento, mientras viaja entre su lugar de trabajo\ntemporal y su domicilio tributario. Puede declarar dichos gastos hasta la cantidad que le habría costado si se hubiera quedado\nen su lugar de trabajo temporal.\nSi mantiene su habitación de hotel mientras regresa a su ciudad de residencia, puede deducir el costo de la habitación.\nAdemás, puede deducir los gastos de regresar a su ciudad de residencia hasta la cantidad que habría gastado en comida si se\nhubiera quedado en su lugar de trabajo temporal. Período condicional de trabajo.\nSi acepta un trabajo que le obliga a mudarse, con el acuerdo de que seguirá en el puesto si cumple sus deberes de\nmodo satisfactorio durante un período condicional, entonces el trabajo es por un tiempo indeterminado. No puede deducir ninguno\nde sus gastos por concepto de comida y alojamiento durante el período condicional.\nUna vez que haya determinado que está viajando fuera de su domicilio tributario, puede determinar qué gastos de viaje son\nPuede deducir gastos ordinarios y necesarios en los que incurra cuando viaje lejos de su domicilio por motivos comerciales.\nEl tipo de gasto que puede deducir depende de los hechos y sus circunstancias.\nLa Tabla 26-1 resume los gastos de viaje que tal vez pueda deducir. Es posible que tenga otros gastos de viaje deducibles que no se encuentren\nen esa tabla, dependiendo de los hechos y sus circunstancias.\nCuando viaja lejos de su domicilio por motivos de negocio, debería mantener documentación de todos sus gastos y todos los\npagos por adelantado que reciba de su empleador. Puede usar una libreta, diario, cuaderno o cualquier otro registro escrito\npara tomar nota de sus gastos. Los tipos de gastos que necesita apuntar, junto con documentos comprobantes, se describen en\nla Tabla 26-2, más adelante.\nSeparación de costos.\nSi tiene un solo cobro que incluye los costos de comida, entretenimiento y otros servicios (tal como alojamiento o\ntransporte), tiene que designar qué parte del cobro iba para el costo de comidas y entretenimiento y el costo de otros servicios.\nTiene que tener una buena razón para designar los gastos de esta manera. Por ejemplo, tiene que repartir sus gastos si el\ncargo de habitación de un hotel incluye una o más comidas. Gastos de viaje para otra persona.\nSi un cónyuge, dependiente u otra persona lo acompaña a usted (o a su empleado) en un viaje de negocios o a una convención\ncomercial, normalmente no puede deducir los gastos de viaje de esa persona. Empleado.\nPuede deducir los gastos de viaje de alguien que lo acompañe si dicha persona: Es su empleado,\nTiene un propósito comercial de buena fe (bona fide) para el viaje y\nPor lo demás, podría deducir los gastos de viaje. Asociado comercial.\nSi un asociado comercial viaja con usted y cumple los requisitos anteriores (2) y (3), usted puede deducir los gastos\nde viaje que corresponden a dicha persona. Un asociado comercial es una persona con quien usted podría esperar razonablemente\nllevar a cabo negocios de manera activa en su negocio. Un asociado comercial puede ser (o tener buenas posibilidades de convertirse\nen) un cliente, proveedor, empleado, agente, socio o asesor profesional actual.\nPropósito comercial de buena fe (bona fide).\nUn propósito comercial de buena fe (bona fide) existe si puede demostrar un propósito comercial real que justifique la presencia de la persona. Los servicios imprevistos,\ncomo tomar apuntes en computadora o participar en actividades de entretenimiento de clientes, no son suficientes para hacer\nque los gastos se puedan deducir. Ejemplo.\nGeraldo va a Chicago en auto por motivo de negocios, y su esposa, Linda, lo acompaña. Linda no es la empleada de Geraldo.\nDe vez en cuando, Linda toma apuntes, presta servicios parecidos y asiste a comidas de negocios con Geraldo. El hecho de haber\nprestado dichos servicios no establece que la presencia de Linda en el viaje sea necesaria para llevar a cabo los negocios\nde Geraldo. Los gastos de Linda no son deducibles.\nGeraldo paga $199 al día por una habitación doble. El precio diario de una habitación individual es $149. Geraldo puede deducir\nel total del costo de ir en auto a Chicago y regresar, pero sólo puede deducir $149 al día por la habitación de hotel. Si\nusa transporte público, puede deducir únicamente la tarifa que pague por sí mismo. Tabla 26-1. Gastos de Viaje que Puede Deducir Esta tabla resume los gastos que puede deducir cuando viaje lejos de su domicilio por motivo de negocios.\nSI tiene gastos por...\nENTONCES usted puede deducir el costo de...\nviajes en avión, tren, autobús o automóvil entre su domicilio y su destino de negocios. Si se le proveyó un boleto, o si viaja\ngratis conforme a un programa de viajeros frecuentes u otro programa de esta índole, su costo es cero. Si viaja en barco,\nvea Luxury Water Travel (Viajes de lujo en barco) y Cruise Ships (Cruceros) (bajo Conventions (Convenciones)) en la Publicación 463, en inglés, para obtener información acerca de reglas y límites adicionales.\ntaxi, autobús y limusina del aeropuerto\ntarifas para estos y otros tipos de transporte para viajar de ida y vuelta entre:\nequipaje y envíos\nenviar equipaje y materiales de exposición o materiales de muestra entre sitios de trabajo normales y temporales.\noperar y mantener su automóvil cuando viaja lejos de su domicilio por motivo de negocios. Puede deducir los gastos reales\no la tarifa estándar por milla, además de peajes y estacionamiento relacionados con los negocios. Si alquila un automóvil\nmientras está lejos de su domicilio por motivo de negocios, puede deducir sólo la parte de los gastos que corresponde al uso\nsu alojamiento y comidas si su viaje de negocios es de una noche o suficientemente largo para obligarlo a pararse a dormir\no descansar, a fin de poder prestar sus servicios de la manera debida. Las comidas incluyen cantidades gastadas en comida,\nbebidas, impuesto y propinas relacionados con dichos artículos. Vea Gastos de Comidas y Gastos Imprevistos\npara información sobre reglas y límites adicionales. limpieza\nlimpieza en seco y lavado de ropa.\nllamadas de negocios durante su viaje de negocios. Esto incluye comunicación de negocios por fax u otros medios de comunicación.\npropinas que pague por algún gasto de esta tabla.\notros gastos ordinarios y necesarios parecidos que estén relacionados con su viaje de negocios. Dichos gastos podrían incluir\ntransporte hacia y desde una comida de negocios, honorarios de taquígrafo público, cargos por alquiler de computadora y por\noperar y mantener una casa remolque.\nGastos de Comidas y Gastos Imprevistos\nPuede deducir el costo de comidas en cualesquiera de las siguientes situaciones: Si es preciso que se detenga para dormir o descansar por un período sustancial, para poder desempeñar sus funciones debidamente,\nmientras viaja fuera de su domicilio por motivos de negocios.\nSi la comida es entretenimiento relacionado con los negocios.\nEl entretenimiento relacionado con los negocios se explica bajo Gastos de Entretenimiento\n, más adelante. La siguiente explicación trata únicamente de comidas (y gastos imprevistos) que no están relacionadas con\nentretenimiento. Gastos exagerados y extravagantes.\nNo puede deducir gastos de comida que sean exagerados o extravagantes. Se considera que un gasto no es extravagante\nsi es razonable basándose en los hechos y circunstancias. Los gastos en cuestión no serán denegados sólo porque son mayores\nque una cantidad fija en dólares o porque tienen lugar en restaurantes, hoteles, clubes nocturnos o complejos turísticos de\nlujo. Límite del 50% en comidas.\nPuede calcular sus gastos de comida utilizando cualquiera de los siguientes métodos:\nLa asignación estándar para comidas. Estos dos métodos se explican a continuación. Pero, cualquiera que sea el método que use, normalmente puede deducir sólo\nel 50% del costo no reembolsado de sus comidas.\nSi se le reembolsa el costo de sus comidas, la manera en que usa el límite del 50% puede variar según si el plan de\nreembolsos del empleador requiera o no la rendición de cuentas. Si no se le reembolsa el costo, el límite del 50% corresponde\nindependientemente de si dicho gasto de comida no reembolsado provino de viajes de negocio o entretenimiento de negocio. El\nlímite del 50% se explica más adelante bajo Gastos de Entretenimiento\n. Los planes de reembolsos con rendición de cuentas y los planes de reembolsos sin rendición de cuentas se explican más adelante\n. Costo real.\nPuede usar el costo real de sus comidas para calcular su gasto antes del reembolso y de la aplicación del límite\ndel 50%. Si utiliza este método, tendrá que mantener documentación del costo real.\nAsignación estándar para comidas.\nNormalmente, puede usar el método de “asignación estándar para comidas” como alternativa al método del costo real. Le permite fijar una cantidad para sus comidas diarias y gastos imprevistos (M&IE, por sus siglas en inglés), en vez de mantener documentación de sus costos reales. Esta cantidad fija varía según dónde y\ncuándo usted viaje. En este capítulo, la “asignación estándar para comidas” se refiere a la tasa federal correspondiente a comida y gastos imprevistos, explicada más adelante bajo Cantidad de asignación estándar para comidas\n. Aun si usa la asignación estándar para comidas, tiene que mantener documentación para comprobar la fecha, lugar y propósito\ncomercial de su viaje. Vea Mantenimiento de Documentación\n, más adelante. Gastos imprevistos.\nEl término “gastos imprevistos” significa cargos y propinas a porteros, maleteros, personal del hotel, y personal de los barcos.\nLos gastos imprevistos no incluyen gastos por lavar, limpiar o planchar ropa, impuestos sobre alojamiento o costos de telegramas\no llamadas telefónicas, transporte entre lugares de alojamiento o negocio y lugares para comer o el costo de envío relacionados\ncon la entrega de comprobantes de viaje y el pago de cargos hechos a tarjetas de crédito proporcionadas por su empleador.\nMétodo únicamente para gastos imprevistos.\nPuede utilizar un método opcional (en lugar del costo real) sólo para deducir gastos imprevistos. La cantidad de\nla deducción es $5 al día. Puede utilizar este método sólo si no ha pagado, ni ha tenido, gasto alguno de comida. No puede\nutilizar este método para los días en que utilice la asignación estándar para comidas.\nLos empleados federales deberían consultar las Federal Travel Regulations (Reglas para viajes federales) en www.gsa.gov. Busque “What GSA Offers” (Lo que ofrece el GSA) y haga clic en “Regulations: FMR, FTR & FAR” (Regulaciones: FMR, FTR y FAR) y luego en “Federal Travel Regulations (FTR)” (Reglas para viajes federales (FTR)), para saber más sobre cambios que afecten reclamaciones de reembolso.\nEs posible que corresponda el límite del 50%.\nSi utiliza el método de la asignación estándar para la comida para calcular sus gastos de comida y no se le reembolsan\no si se los reembolsan conforme a un plan de deducción de reembolsos sin rendición de cuentas, normalmente usted puede deducir\nsólo el 50% de la asignación estándar para comidas. Si se le reembolsa conforme a un plan de deducción de reembolsos con rendición\nde cuentas, y usted deduce cantidades que son mayores que sus reembolsos, puede deducir sólo el 50% de la cantidad sobrante.\nEl límite del 50% se explica más adelante bajo Gastos de Entretenimiento\n. Ambos los planes de deducción de reembolsos con rendición de cuentas y los planes sin rendición de cuentas se explican en\nmayor detalle más adelante bajo Reembolsos\n. No existe una cantidad estándar opcional para alojamiento parecida a la asignación estándar para comidas. La deducción permisible\npor gastos de alojamiento es el costo real.\nQuién puede usar la asignación estándar para comidas.\nPuede usar la asignación estándar para comidas independientemente de si es un empleado o trabaja por cuenta propia\ne independientemente de si se le reembolsan o no sus gastos de viaje. Uso de la asignación estándar para comidas en el caso de otros viajes.\nPuede usar la asignación estándar para comidas para calcular los gastos de comida cuando haga viajes relacionados con bienes\nde inversión u otros bienes que generen ingresos. Además, la puede usar para calcular los gastos de comida cuando viaje para\npropósitos educativos calificados. No puede usar la asignación estándar para comidas para calcular el costo de comidas cuando\nviaje para propósitos médicos o caritativos. Cantidad de asignación estándar para comidas.\nLa asignación estándar para comidas es la tarifa federal M&IE. Para viajes hechos en el año 2014, la tarifa diaria correspondiente a la mayoría de las localidades pequeñas en los Estados\nUnidos es $46 por día.\nLa mayoría de las ciudades principales y muchas otras localidades de los Estados Unidos son designadas como zonas\nde alto costo, y por lo tanto, las asignaciones estándares para comidas correspondientes a dichas zonas son más altas. También puede encontrar esta información (organizada según los estados) en Internet en www.gsa.gov. Haga clic en “\n” (Tarifas de viáticos) y luego seleccione “2014” para el período del 1 de enero del año 2014 al 30 de septiembre del año 2014 y seleccione “2015” para el período del 1 de octubre del año 2014 al 31 de diciembre del año 2014. No obstante, puede aplicar las tarifas que\nestén en vigencia antes del 1 de octubre del año 2014 para gastos de viajes hechos dentro de los Estados Unidos para el año\n2014 en vez de aplicar las tarifas actualizadas. Tiene que utilizar de manera uniforme las tarifas para los primeros 9 meses\nde todo el año 2014 o las tarifas actualizadas para el período del 1 de octubre del año 2014 al 31 de diciembre del año 2014.\nSi viaja a más de un sitio durante el mismo día, utilice la tarifa en vigencia para la zona donde se detenga a dormir\no descansar. No obstante, si trabaja en la industria de transporte, vea Tarifa especial para trabajadores de transporte\n, más adelante. Asignación estándar de comidas para zonas fuera de los Estados Unidos continentales.\nLas tarifas de la asignación estándar para comidas mencionadas anteriormente no corresponden a viajes en Alaska, Hawaii o\ncualquier otra zona fuera de los Estados Unidos continentales. El Departamento de Defensa es responsable de establecer las\ntarifas de viáticos de Alaska, Hawaii, Puerto Rico, la Samoa Estadounidense, Guam, Midway, las Islas Marianas del Norte, las\nIslas Vírgenes Estadounidenses, la Isla Wake y otras zonas no extranjeras fuera de los Estados Unidos continentales. El Departamento\nde Estado de los Estados Unidos es responsable de establecer las tarifas de viáticos para todas las demás zonas extranjeras.\nPuede obtener las tarifas de viáticos para zonas no extranjeras fuera de los Estados Unidos continentales en www.defensetravel.dod.mil/site/perdiemCalc.cfm. Puede obtener todas las demás tarifas de viáticos para zonas extranjeras en www.state.gov/travel/. Haga clic en “\n” (Tarifas de viáticos para viajes en zonas extranjeras) bajo “\n” (Tarifas de viáticos para zonas extranjeras) para conocer las tarifas de viáticos más recientes para zonas extranjeras.\nTarifa especial para trabajadores de transporte.\nPuede usar una asignación especial estándar para comidas si trabaja en la industria de transporte. Se considera que\nusted trabaja en la industria de transporte si su trabajo: Conlleva directamente el transporte de personas o bienes por avión, barcaza, autobús, barco, tren o camión y\nExige frecuentemente que viaje lejos de su hogar, y durante cualquier viaje en particular, suele conllevar viajes a zonas\ndonde corresponden distintas asignaciones estándar para comidas.\nSi éste es su caso, puede declarar una asignación estándar para comidas de $59 al día ($65 para viajes fuera de los Estados\nUnidos continentales). Al utilizar la tarifa especial para trabajadores de transporte, ya no necesita determinar la asignación estándar para\ncomidas correspondiente a cada zona donde se detenga a dormir o descansar. Si escoge utilizar la tarifa especial para algún\nviaje, tiene que utilizar dicha tarifa especial (y no utilizar las tarifas regulares de asignación estándar para comidas)\npara todos los viajes que haga durante ese año. Asignación de viajes para los días de salida y regreso.\nPara el día de salida y el día de regreso de su viaje por motivo de negocios, tiene que prorratear la asignación\nestándar para comidas (calcular una cantidad disminuida para cada día). Puede hacer esto utilizando uno de estos dos métodos:\nMétodo 1: Puede declarar tres cuartos de la asignación estándar de comidas.\nMétodo 2: Puede prorratear utilizando cualquier método que usted aplique de manera uniforme y que sea conforme a prácticas\nrazonables de negocios.\nJuana trabaja en New Orleans donde organiza conferencias. En marzo, su empleador la mandó a Washington, DC, por 3 días a\nfin de que asistiera a un seminario sobre planificación. Salió de su casa en New Orleans a las 10 de la mañana el miércoles\ny llegó a Washington, DC, a las 5:30 de la tarde. Después de pasar dos noches allí, regresó en avión a New Orleans el viernes\ny llegó a su casa a las 8 de la noche. El empleador de Juana le dio una cantidad fija para cubrir sus gastos y la incluyó\nBajo el Método 1, Juana puede declarar 2.5 días de la asignación estándar de comidas para Washington, DC: tres cuartos de\nla tarifa diaria para el miércoles y viernes (los días de salida y regreso) y la tarifa diaria completa para el jueves.\nBajo el Método 2, Juana también podría utilizar cualquier método que aplique de manera uniforme y que esté de acuerdo con\nprácticas razonables de negocios. Por ejemplo, podría declarar 3 días de la asignación estándar para comidas aunque un empleado\nfederal tendría que utilizar el método 1 y limitarse a sólo 2½ días.\nLa siguiente sección corresponde a viajes dentro de los Estados Unidos. Para este propósito, los Estados Unidos incluyen sólo\nlos 50 estados y el Distrito de Columbia. El trato que se les da a sus gastos de viaje dependerá de qué parte de su viaje\nestaba relacionada con los negocios y qué parte tuvo lugar dentro de los Estados Unidos. Vea Parte del Viaje Fuera de los Estados Unidos\n, más adelante. Viaje Principalmente por Motivo de Negocios\nPuede deducir todos sus gastos de viaje si su viaje era totalmente para fines de negocios. Si hizo su viaje principalmente\npor motivos de negocios y, mientras estaba en su destino, se quedó más tiempo para tomarse unas vacaciones, viajó brevemente\na otro lugar para fines personales o se dedicó a otras actividades personales, puede deducir los gastos de viaje relacionados\ncon los negocios. Dichos gastos incluyen los gastos de transporte de ida y vuelta de su destino de negocios y cualquier otro\ngasto relacionado con negocios en los que se ha incurrido mientras esté en su lugar de destino. Ejemplo.\nUsted trabaja en Atlanta y hace un viaje de negocios a New Orleans en mayo. En el camino de regreso, se hospeda en casa de\nsus padres en Mobile. Gasta $1,996 en transporte, comida, alojamiento y otros gastos de viaje durante los 9 días en que usted\nse halla lejos de su casa. Si no hubiera parado en Mobile, habría estado lejos de su hogar sólo 6 días y su costo total habría\nsido $1,696. Puede deducir $1,696 por su viaje, incluido el costo de transporte de ida y vuelta de New Orleans. La deducción\npor sus comidas está sujeta al límite del 50% sobre comidas, mencionado anteriormente.\nViaje Principalmente por Motivos Personales\nSi su viaje fue principalmente por motivos personales, como vacaciones, el costo entero del viaje es un gasto personal no\ndeducible. No obstante, puede deducir todos los gastos en los que incurra mientras esté en su destino, con tal de que estén\nrelacionados con su negocio. Un viaje a un lugar turístico o en crucero se podría considerar vacaciones, aun si la publicidad hecha por el organizador\ndel mismo da a entender que es principalmente para fines de negocios. La programación de actividades de negocio secundarias\ndurante un viaje, como ver videos o asistir a una conferencia sobre temas generales, no convertirá un viaje de vacaciones\nen un viaje de negocios. Parte del Viaje Fuera de los Estados Unidos\nSi una parte de su viaje ocurre fuera de los Estados Unidos, use las reglas descritas más adelante bajo Viajes Fuera de los Estados Unidos\npara aquella parte del viaje. Para la parte de su viaje dentro de los Estados Unidos, use las reglas para viajes en los Estados\nUnidos. Los viajes fuera de los Estados Unidos no incluyen viajes de un lugar a otro también en los Estados Unidos. La siguiente\nexplicación le puede ayudar a determinar si su viaje tuvo lugar en su totalidad dentro de los Estados Unidos. Transporte público.\nSi viaja por transporte público, cualquier lugar en los Estados Unidos en que ese vehículo haga una parada programada\nse considera un lugar en los Estados Unidos. Una vez que el vehículo salga de la última parada programada en los Estados Unidos\nrumbo a un lugar fuera del país, se aplican las reglas bajo Viajes Fuera de los Estados Unidos\nUsted viaja en avión de Nueva York a Puerto Rico con una escala programada en Miami. Regresa a Nueva York sin hacer escala.\nEl vuelo de Nueva York a Miami se realiza en los Estados Unidos, por lo tanto, sólo el vuelo de Miami a Puerto Rico se realiza\nfuera de los Estados Unidos. Debido a que no hay ninguna escala programada entre Puerto Rico y Nueva York, se considera que\ntodo el viaje de regreso se ha realizado fuera de los Estados Unidos. Automóvil privado.\nLos viajes en automóvil privado en los Estados Unidos se consideran viajes entre lugares en los Estados Unidos, incluso\ncuando viaje rumbo a un destino fuera de los Estados Unidos. Ejemplo.\nUsted viaja en automóvil de Denver a la Ciudad de México y regresa. El viaje de Denver hasta la frontera y el viaje de vuelta\na Denver desde la frontera se consideran viajes en los Estados Unidos y les corresponden las reglas de esta sección. Las reglas\nbajo Viajes Fuera de los Estados Unidos\nle corresponden a su viaje de la frontera a la Ciudad de México y de regreso a la frontera. Viajes Fuera de los Estados Unidos\nSi alguna parte de su viaje por motivo de negocios se realiza fuera de los Estados Unidos, algunas de sus deducciones por\nel costo de viajar a su destino y regresar podrían ser limitadas. Para este propósito, los Estados Unidos incluyen sólo los\n50 estados y el Distrito de Columbia. La cantidad de los gastos de viaje que se puede deducir depende en parte de qué parte de su viaje fuera de los Estados Unidos\nestaba relacionada con los negocios.\nVea el capítulo 1 de la Publicación 463, en inglés, para información sobre viajes de lujo en barco.\nViajes Totalmente de Negocios o que se Consideran Como Tales\nPuede deducir todos los gastos de viaje para viajar a su destino y volver si el viaje es totalmente para propósitos de negocio\no si se considera como tal.\nViajes totalmente para propósitos de negocios.\nSi viaja fuera de los Estados Unidos y pasa todo el tiempo dedicándose a actividades de su negocio, puede deducir\ntodos los gastos del viaje.\nViajes que se consideran totalmente para propósitos de negocios.\nAun si no pasó todo el tiempo ocupado en actividades del negocio, se considera que su viaje ha sido totalmente para\nfines de negocios si cumple por lo menos una de las cuatro excepciones siguientes.\nExcepción 1 −Ningún control sustancial.\nSe considera que su viaje ha sido totalmente para propósitos de negocios si usted no tuvo control sustancial de la\norganización del viaje. El hecho de que usted controle cuándo se realiza su viaje no significa, en sí, que tenga control sustancial\nsobre la organización del viaje. Se considera que usted no tiene control sustancial del viaje si: Es empleado al que se le reembolsó, o se le pagó, una asignación de gastos de viaje;\nNo es pariente de su empleador y\nNo es ejecutivo gerencial.\n“Pariente de su empleador” se define más adelante en este capítulo bajo Viáticos y Asignaciones para Automóvil\nUn “ejecutivo gerencial” es un empleado que tiene autoridad y responsabilidad, sin estar sujeto a la denegación de otra persona, para tomar una decisión\nen cuanto a la necesidad del viaje de negocios.\nUna persona que trabaja por cuenta propia normalmente tiene control sustancial sobre la organización de viajes de negocios.\nExcepción 2 −Fuera de los Estados Unidos por una semana como máximo.\nSe considera que su viaje ha sido para propósitos comerciales en su totalidad si usted estuvo fuera de los Estados\nUnidos por una semana o menos, combinando actividades de negocio y actividades no de negocio. Una semana significa siete días\nseguidos. Al contar los días, no cuente el día de su salida de los Estados Unidos, pero sí cuente el día de su regreso a los\nEstados Unidos. Excepción 3 −Menos del 25% del tiempo en actividades personales.\nSe considera que el viaje ha sido totalmente para propósitos de negocios si:\nEstuvo fuera de los Estados Unidos por más de una semana y\nPasó menos del 25% del total de su tiempo fuera de los Estados Unidos ocupado en actividades no relacionadas con negocios.\nPara este propósito, cuente tanto el día en que empezó el viaje como el día en que terminó. Excepción 4 −Las vacaciones no son una razón principal.\nSe considera que el viaje ha sido totalmente para propósitos de negocios si puede demostrar que una razón principal\ndel viaje no era vacaciones personales, aunque tenga control sustancial de la organización del viaje. Viaje Principalmente por Motivo de Negocios\nSi viaja fuera de los Estados Unidos principalmente por motivo de negocios pero pasa una parte de su tiempo dedicándose a\nactividades no relacionadas con negocios, normalmente no puede deducir todos los gastos del viaje. Puede deducir únicamente\nla parte del costo de ida y vuelta del destino correspondiente al negocio. Tiene que repartir los costos entre sus actividades\nde negocios y actividades no relacionadas con negocios para determinar la cantidad deducible. Estas reglas de distribución\nde los gastos de viaje se explican en el capítulo 1 de la Publicación 463, en inglés. No tiene que repartir su deducción por gastos de viaje si cumple una de las cuatro excepciones elaboradas anteriormente bajo\nViajes que se consideran totalmente para propósitos de negocios. En esos casos, puede deducir el total del costo de ida y vuelta a su destino.\nViajes Principalmente por Motivos Personales\nSi viaja fuera de los Estados Unidos principalmente por vacaciones o para propósitos de inversión, el total del costo del\nviaje es un gasto personal no deducible. Si pasa una parte del tiempo asistiendo a congresos profesionales cortos o a un programa\nde educación continua, puede deducir los gastos de inscripción y otros gastos relacionados directamente con su negocio en\nlos que haya incurrido. Convenciones\nPuede deducir los gastos de viaje cuando asista a una convención si puede demostrar que su asistencia beneficia su ocupación\no negocio. No puede deducir los gastos de viaje de su familia. Si la convención es para propósitos políticos, sociales, de inversión o para otros fines que no estén relacionados con su\nocupación o negocio, no puede deducir los gastos. Su nombramiento o elección como delegado no determina, en sí, si puede deducir gastos de viaje. Puede deducir gastos de viaje\nsólo si su asistencia se relaciona con su ocupación o negocio. Programa de la convención.\nNormalmente, la agenda del día o programa de la convención muestra el propósito de la convención. Puede demostrar\nque su asistencia a la convención beneficia su ocupación o negocio comparando el programa con los deberes y responsabilidades\noficiales de su puesto. No es necesario que el programa trate específicamente sobre sus deberes y responsabilidades oficiales;\nserá suficiente si el programa se relaciona con su puesto de tal modo que muestre que su asistencia ha sido por negocios.\nConvenciones que tengan lugar fuera de América del Norte.\nVea el capítulo 1 de la Publicación 463, en inglés, para información sobre convenciones celebradas fuera de América del Norte.\nEs posible que pueda deducir gastos de entretenimiento relacionados con negocios en los que incurra al participar en actividades\nde entretenimiento de un cliente o empleado.\nPuede deducir gastos de entretenimiento sólo si son ordinarios y además necesarios (definidos anteriormente en la Introducción\n) y cumple uno de los siguientes requisitos: El requisito de relación directa.\nEl requisito de asociación.\nAmbos se explican en el capítulo 2 de la Publicación 463, en inglés.\nLa cantidad que se puede deducir por concepto de gastos de entretenimiento puede ser limitada. Normalmente, se puede deducir\nsólo el 50% de los gastos de entretenimiento no reembolsados. Este límite se explica más adelante. Límite del 50%\nNormalmente, puede deducir sólo el 50% de los gastos de comidas y entretenimiento relacionados con los negocios. (Si está\nsujeto a los límites sobre “horas de servicio” del Departamento de Transporte, puede deducir el 80% de los gastos de comidas y entretenimiento relacionados con los negocios.\nVea Personas sujetas a límites sobre “horas de servicio”\n, más adelante).\nEl límite del 50% corresponde a empleados o sus empleadores y a personas que trabajen por cuenta propia (incluidos contratistas\nindependientes) o sus clientes, dependiendo de si los gastos son reembolsados.\nLa Figura 26-A\nresume las reglas generales explicadas en esta sección.\nEl límite del 50% corresponde a comidas de negocios o gastos de entretenimiento en los que usted incurra mientras: Viaja lejos de su domicilio (igualmente si come a solas o con otras personas) por motivo de negocio,\nEntretiene a clientes en su lugar de negocio (el de usted), un restaurante u otro sitio o\nAsiste a una convención o recepción de negocios, reunión de negocios o almuerzo de negocios en un club.\nLos gastos sujetos al límite del 50% incluyen:\nImpuestos y propinas relacionados con comidas relacionadas con el negocio o actividades de entretenimiento,\nCargos de admisión en un club nocturno,\nCantidad pagada para alquilar una sala en la cual usted da una cena o cóctel y recibe a invitados y\nCantidades pagadas por estacionamiento cerca de un estadio deportivo.\nNo obstante, el costo de transporte de ida y vuelta de una comida o actividad de entretenimiento relacionada con los negocios\nno está sujeta al límite del 50%. Aplicación del límite del 50%.\nEl límite del 50% que corresponde a gastos de comida y entretenimiento se aplica si el gasto es, de otra manera,\ndeducible y no está cubierto por una de las excepciones mencionadas más adelante en esta sección.\nEl límite del 50% también se aplica a ciertos gastos de comida y entretenimiento que no están relacionados con los\nnegocios. Es aplicable a gastos de comida y entretenimiento incurridos para generar ingresos, incluyendo ingresos de alquileres\no ingresos de regalías. Además, se aplica al costo de comidas incluidas en gastos educativos deducibles.\nCuándo aplicar el límite del 50%.\nSe aplica el límite del 50% después de determinar la cantidad que de otro modo reuniría los requisitos para una deducción.\nPrimero tiene que determinar la cantidad de sus gastos de comida y entretenimiento que serían deducibles conforme a las otras\nreglas presentadas en este capítulo. Ejemplo 1.\nUsted gasta $200 en una comida relacionada con los negocios. Si no se le permite deducir $110 de esa cantidad por ser excesiva\ny extravagante, los $90 sobrantes están sujetos al límite del 50%. La deducción no puede ser más de $45 (0.50 x $90). Ejemplo 2.\nUsted compra dos boletos para un concierto y se los regala a un cliente. Compró los boletos por medio de un vendedor. Pagó\n$200 por los dos boletos, los cuales tenían un valor nominal de $80 cada uno ($160 en total). La deducción no puede ser más\nde $80 (0.50 x $160). Excepciones al límite del 50%\nNormalmente, los gastos de comida y entretenimiento relacionados con los negocios están sujetos al límite del 50%. La Figura 26-A le puede ayudar a determinar si el límite del 50% le corresponde a usted. El gasto de comida o entretenimiento no está sujeto al límite del 50% si el gasto satisface una de las siguientes excepciones.\nGastos reembolsados al empleado.\nSi usted es empleado, no se le obliga aplicar el límite del 50% sobre tales gastos que su empleador le reembolsa conforme\na un plan de reembolsos con rendición de cuentas. Los planes de reembolsos con rendición de cuentas se explican más adelante\n. Personas sujetas a límites sobre “horas de servicio”.\nPuede deducir un porcentaje mayor de sus gastos de comidas mientras viaja lejos de su domicilio tributario, si las\ncomidas tienen lugar durante, o en relación con, algún período sujeto a los límites sobre “horas de servicio” del Departamento de Transporte. El porcentaje es el 80%. Las personas sujetas a los límites sobre “horas de servicio” designados por el Departamento de Transporte incluyen las siguientes: Ciertos trabajadores de transporte aéreo (como pilotos, tripulación, despachadores, mecánicos y controladores aéreos) que\nse encuentran bajo el reglamento de la Administración Federal de Aviación.\nCamioneros interestatales y conductores de autobús que estén sujetos a las reglas del Departamento de Transporte.\nCiertos empleados ferroviarios (como maquinistas, conductores, tripulaciones de tren, despachadores y personal de control\nde operaciones) que estén sujetos a las reglas de la Administración Federal Ferroviaria.\nCiertos marineros mercantes que se encuentren bajo el reglamento de la Guardia Costera.\nAdemás, hay excepciones para personas que trabajen por cuenta propia, para gastos de publicidad, la venta de comida\no entretenimiento y eventos deportivos de beneficencia. Éstas se explican en la Publicación 463, en inglés.\nFigura 26-A. ¿Debe usted Aplicar el Límite del 50% a sus Gastos?\nHay excepciones a estas reglas. Vea Excepciones al límite del 50%\nGastos de entretenimiento: límite del 50%\nEsta sección explica varios tipos de gastos de entretenimiento que usted tal vez pueda deducir.\nEl entretenimiento incluye toda actividad que se considere que provee entretenimiento, diversión o recreación. Algunos ejemplos\nde éstos son entretener a invitados en clubes nocturnos; en clubes sociales y deportivos; en teatros; en eventos deportivos;\no en cacerías, viajes de pesca, vacaciones y viajes parecidos.\nComidas como forma de entretenimiento.\nEl entretenimiento incluye el costo de una comida que usted le brinda a un cliente, independientemente de si la comida\nes parte de otro entretenimiento o si se trata sólo de dicha comida. Un gasto de comida incluye el costo de alimentos, bebidas,\nimpuestos y propinas de comida. Para deducir una comida relacionada con entretenimiento, usted o su empleador tiene que estar\npresente cuando se provea la comida o bebida. No puede declarar el costo de la comida como gasto de entretenimiento y también como gasto de viaje. Separación de costos.\nSi tiene un solo gasto que incluye costos de entretenimiento y otros servicios (tal como alojamiento o transporte),\ntiene que repartir dicho gasto entre el costo de entretenimiento y el costo de los otros servicios. Tiene que tener una razón\njustificable por hacer esta repartición. Por ejemplo, tiene que repartir los gastos si un hotel incluye en la misma cuenta\ncargos de entretenimiento en el bar junto con el cargo de habitación.\nSi se turnan para pagar comidas o entretenimiento.\nSi un grupo de personas que se conocen por la relación de negocios se turnan para pagar las cuentas de comida o entretenimiento\nmutuas sin tener en cuenta si sirven para fines de negocios, ningún miembro del grupo puede deducir ninguna parte del gasto.\nGastos exagerados o extravagantes.\nReuniones de asociaciones comerciales.\nPuede deducir gastos de entretenimiento que estén directamente relacionados y sean necesarios para asistir a reuniones de\nnegocios o convenciones de ciertas organizaciones exentas de impuestos, si los gastos de asistencia se relacionan con su ocupación\no negocio activo. Estas organizaciones incluyen asociaciones comerciales, cámaras de comercio, juntas de bienes raíces, asociaciones\ncomerciales y asociaciones profesionales.\nNormalmente, no puede deducir una cantidad superior al valor nominal de una entrada a un evento de entretenimiento,\naunque haya pagado un precio más alto. Por ejemplo, no puede deducir cargos por servicios que pague a boleterías o agencias\nde venta de entradas ni cantidad alguna superior al valor nominal de las entradas que pague a revendedores ilegales. ¿Qué Gastos de Entretenimiento no se Pueden Deducir?\nEsta sección explica varios tipos de gastos de entretenimiento que normalmente no se pueden deducir.\nCuotas de clubes y afiliaciones.\nNo puede deducir una cuota (incluidos cargos de admisión) por afiliación en ningún club organizado para:\nOtro propósito social.\nEsta regla le corresponde a toda organización de afiliados si uno de sus propósitos principales es:\nDirigir actividades de entretenimiento para miembros o sus invitados o Hacer que los miembros o sus invitados tengan acceso a establecimientos de entretenimiento. Los propósitos y actividades de un club, y no el nombre de éste, determinarán si usted puede deducir la cuota o no.\nNo puede deducir una cuota pagada a:\nClubes sociales (country clubs),\nClubes de golf y deportivos, Clubes de líneas aéreas,\nClubes de hoteles y\nClubes administrados con el fin de proveer comidas bajo circunstancias que se consideran normalmente conducentes a conversaciones\nEstablecimientos de entretenimiento.\nNormalmente, no puede deducir gasto alguno en el que se haya incurrido por el uso de un establecimiento de entretenimiento.\nEsto incluye gastos por depreciación y costos de operación tales como alquiler, servicios públicos, mantenimiento y protección.\nUn establecimiento de entretenimiento es toda propiedad de la cual usted sea dueño, que alquile, o use con fines de\nentretenimiento. Algunos ejemplos son un yate, una cabaña de caza, un campamento de pesca, una piscina o alberca, una cancha\nde tenis, un centro de boliche, un automóvil, un avión, un apartamento, una habitación de hotel o una vivienda ubicada en\nun lugar turístico. Gastos de bolsillo.\nPuede deducir gastos de bolsillo, tales como para comida y bebidas, servicios de banquetería, gas y cebo de pesca\nofrecidos por usted durante un evento en un establecimiento de entretenimiento. Éstos no son gastos por el uso de un establecimiento\nde entretenimiento. No obstante, dichos gastos sí están sujetos a los requisitos de relación directa y asociación. Además,\nestán sujetos al Límite del 50%\nexplicado anteriormente. Información adicional.\nPara más información acerca de los gastos de entretenimiento, incluyendo explicaciones sobre los requisitos de relación\ndirecta y asociación, vea el capítulo 2 de la Publicación 463, en inglés.\nSi da regalos en el curso de su ocupación o negocio, puede deducir todo o parte del costo. Esta sección explica los límites\ny reglas para deducir el costo de regalos.\nLímite de los $25.\nUsted no puede deducir más de $25 por concepto de regalos que, por motivos comerciales, usted da directa o indirectamente\na cualquier persona en particular durante el año tributario. Un regalo dado a una empresa con la intención de que eventualmente\nsirva para el uso personal o el beneficio de una persona en particular, o de un grupo particular limitado, se considerará\nun regalo indirecto hecho a esa persona en particular o a las personas de aquella clase que reciban el regalo. Si le da un regalo a un miembro de la familia de un cliente, se considera normalmente que el regalo es un regalo indirecto\nhecho al cliente. Esta regla no corresponde si tiene una relación de negocios independiente y de buena fe con dicho miembro\nde la familia, y el regalo no está destinado al uso o beneficio final del cliente. Si tanto usted como su cónyuge dan regalos, a los dos se les trata como un solo contribuyente. No importa si tienen\nnegocios distintos, empleos distintos, o si cada uno tiene una relación independiente con el destinatario. Si una sociedad\ncolectiva hace regalos, a la sociedad colectiva y los socios se les trata como un solo contribuyente. Costos imprevistos.\nCostos imprevistos, como el grabado de joyas, o el embalaje, seguro y envío, no se suelen incluir al determinar el\ncosto de un regalo para propósitos del límite de los $25. Un costo se considera imprevisto sólo si no añade valor sustancial al regalo. Por ejemplo, el costo usual de envolver\nun regalo es un costo imprevisto. Sin embargo, la compra de una canasta decorativa para embalar frutas no es un costo imprevisto\nsi el valor de la canasta es considerable en comparación con el valor de la fruta. Excepciones.\nLos siguientes artículos no se consideran regalos para propósitos del límite de los $25. Un artículo que cueste $4 o menos y:\ntenga su nombre, en forma permanente y claramente visible, en el regalo y\nsea uno de varios artículos idénticos que usted regala ampliamente. Ejemplos de éstos incluyen lapiceros o bolígrafos, juegos\nde escritorio, bolsas de plástico y estuches. Letreros, estantes de presentación u otros materiales de promoción que se van a usar en el lugar de negocios del destinatario.\nRegalo o entretenimiento.\nTodo artículo que se pueda considerar regalo o entretenimiento normalmente se considerará entretenimiento. Sin embargo,\nsi le regala a un cliente alimentos o bebidas envasados con la intención de que él los consuma en una fecha posterior, trátelos\ncomo regalo. Si le regala a un cliente boletos para una función de teatro o evento deportivo y no acompaña al cliente a la función o evento,\npuede tratar los boletos como gasto por regalo o como gasto de entretenimiento, según le convenga más a usted.\nSi acompaña al cliente al evento, tendrá que tratar el costo de los boletos como gasto de entretenimiento. Usted no puede\nescoger, en este caso, tratar los boletos como un gasto de regalo. Gastos de Transporte\nEsta sección explica gastos que puede deducir por concepto de transporte de negocios cuando no viaje lejos de su domicilio,\ndefinidos anteriormente, bajo Gastos de Viaje\n. Estos gastos incluyen el costo de transporte por avión, ferrocarril, autobús, taxi, etc., y el costo de manejar y mantener\nen buen estado su automóvil. Los gastos de transporte incluyen todos los costos ordinarios y necesarios de lo siguiente: Trasladarse de un lugar de trabajo a otro en el curso de su negocio o profesión cuando viaje dentro del área de su domicilio\ntributario. (Domicilio tributario se define anteriormente bajo Gastos de Viaje\nVisitar a clientes.\nIr a una reunión de negocios lejos de su lugar de trabajo habitual.\nTrasladarse de su domicilio a un lugar de trabajo temporal cuando tenga uno o más lugares de trabajo habituales. Estos lugares\nde trabajo temporales pueden estar ubicados dentro del área de su domicilio tributario o fuera de dicha área.\nLos gastos de transporte no incluyen gastos en los que incurre al pasar una noche de viaje lejos de su domicilio. Esos gastos\nson gastos de viaje, los cuales se explican anteriormente. Sin embargo, si usa su automóvil mientras pasa la noche lejos de\nsu domicilio, use las reglas de esta sección para calcular la deducción por gastos de automóvil. Vea Gastos de Automóvil\n, más adelante. Ilustración de gastos de transporte.\nLa Figura 26-B ilustra las reglas sobre cuándo puede deducir gastos de transporte cuando tiene un trabajo principal o habitual lejos de\nsu domicilio. Tal vez quiera consultar dicha ilustración al momento de decidir si puede deducir sus gastos de transporte.\nGeneralmente, los gastos de transporte en los que usted incurre diariamente mientras viaja de su hogar a uno o más lugares\nregulares de trabajo son gastos regulares no deducibles. Sin embargo, hay muchas excepciones para la deducción de gastos de\ntransporte, como por ejemplo, si su lugar de trabajo es temporal (dentro o fuera del área de su viaje local diario al trabajo),\nsi viaja por la misma ocupación o negocio o si usted tiene una oficina en su hogar. Lugar temporal de trabajo.\nSi tiene uno o más lugares de trabajo habituales lejos de su domicilio y va todos los días a trabajar a un sitio\ntemporal de trabajo en la misma ocupación o negocio, puede deducir los gastos de transporte diario de ida y vuelta entre su\ndomicilio y el sitio temporal, independientemente de la distancia. Si se espera de manera realista que su empleo en un sitio de trabajo dure (y de hecho dura) 1 año o menos, el empleo\nse considera temporal, a menos que existan hechos y circunstancias que indiquen lo contrario. Si se espera de manera realista que su empleo en un sitio de trabajo dure más de 1 año, o si no se puede esperar razonablemente\nque el empleo dure 1 año o menos, el empleo no se considera temporal, independientemente de si de hecho dura más de 1 año.\nSi en un principio se espera de manera realista que su empleo en un sitio de trabajo dure 1 año o menos, pero en alguna\nfecha posterior se espera de manera realista que dure más de 1 año, a ese empleo se le tratará como temporal (a menos que\nexistan hechos y circunstancias que indiquen lo contrario) hasta que cambie su expectativa. Ya no será tratado como temporal\ndespués de la fecha en que usted determine que va a durar más de 1 año. Si el sitio de trabajo temporal está más allá de la zona general de su lugar de trabajo habitual y se queda a pasar\nla noche, se considera que viaja lejos de su domicilio. Puede ser que tenga gastos de viaje deducibles como se explicaron\nanteriormente en este capítulo. Ningún lugar habitual de trabajo.\nSi no tiene un lugar habitual de trabajo pero suele trabajar en la zona metropolitana donde vive, puede deducir costos\ndiarios de transporte entre su domicilio y un sitio temporal de trabajo fuera de dicha zona metropolitana. Normalmente, una zona metropolitana incluye la zona dentro del perímetro urbano y las afueras que se consideran parte\nde dicha zona metropolitana. No pueden deducir costos diarios de transporte entre su domicilio y sitios de trabajo temporales dentro de su zona\nmetropolitana. Éstos se consideran gastos de transporte al trabajo que no son deducibles.\nDos lugares de trabajo.\nSi trabaja en dos lugares en el día, ya sea o no para el mismo empleador, puede deducir el gasto de trasladarse de\nun lugar de trabajo al otro. No obstante, si por alguna razón personal no va directamente de un sitio al otro, no puede deducir\nmás de la cantidad que le hubiera costado ir directamente del primer sitio al segundo.\nLos gastos de transporte en los que incurra al ir entre su domicilio y su empleo a tiempo parcial cuando no trabajó\nese día en su empleo principal, se consideran gastos por ir a trabajar. No los puede deducir.\nLa reunión de una unidad de la Reserva de las Fuerzas Armadas se considera un segundo lugar de negocios, si dicha\nreunión tiene lugar un día en el que usted trabaja en su empleo normal. Puede deducir el gasto de trasladarse de un lugar\nde trabajo al otro como se acaba de explicar, bajo Dos lugares de trabajo\nNormalmente, no puede deducir el gasto si la reunión de la unidad de las Reservas tiene lugar un día en el que usted\nno trabaja en su empleo normal. En este caso, su transporte se suele considerar un gasto de transporte al trabajo que no es\ndeducible. Sin embargo, sí puede deducir sus gastos de transporte si el sitio de la reunión es temporal y tiene uno o más\nSi suele trabajar en una zona metropolitana determinada pero no en un sitio específico y la reunión de reservas tiene\nlugar en un sitio temporal fuera de dicha zona metropolitana, puede deducir sus gastos de transporte.\nSi pasa la noche de viaje lejos de su domicilio para asistir a una reunión de las Reservas o de la Guardia Nacional,\npuede deducir sus gastos de viaje. Estos gastos se explican anteriormente bajo Gastos de Viaje\n. Si viaja más de 100 millas de su domicilio para realizar funciones o servicios como miembro de las Reservas, quizás\npueda deducir algunos de sus costos de viaje como un ajuste a sus ingresos, en vez de como una deducción detallada. Vea Personal en las Reservas de las Fuerzas Armadas que viaje más de 100 millas de su domicilio\nbajo Reglas Especiales, más adelante.\nGastos para desplazarse diariamente hasta su trabajo.\nNo puede deducir los costos de autobús, tranvía, metro o taxi, ni los costos de viajar en automóvil, entre su domicilio\ny su lugar de trabajo principal o habitual. Estos costos son gastos personales que le permiten desplazarse diariamente a su\ntrabajo. No puede deducir gastos para ir a trabajar, por lejos que esté su hogar de su sitio habitual de trabajo. No puede\ndeducir gastos por ir a trabajar aunque trabaje durante el viaje que lo lleva a su trabajo. Ejemplo.\nA veces utiliza su teléfono celular para hacer llamadas de negocios durante el viaje hasta su trabajo y de regreso a casa.\nA veces hay colegas que lo acompañan en el viaje hasta el trabajo y de regreso, y ustedes hablan de negocios en el automóvil.\nEstas actividades no hacen que el viaje deje de ser un viaje personal para convertirse en un viaje de negocios. No puede deducir\nsus gastos para desplazarse diariamente hasta su trabajo.\nLos cargos que pague para estacionar su automóvil en su lugar de trabajo son gastos para desplazarse diariamente\nhasta su trabajo y no son deducibles. Puede, sin embargo, deducir cargos de estacionamiento relacionados con los negocios\ncuando visite a un cliente. Publicidad en el automóvil.\nPoner materiales publicitarios en su automóvil que sirven de publicidad a su negocio no hace que el uso de su automóvil\ndeje de ser uso personal para convertirse en uso comercial. Aun si utiliza dicho automóvil para ir a trabajar o para otros\npropósitos personales, no puede deducir los gastos correspondientes a esos usos. Uso compartido de automóviles.\nNo puede deducir el costo de utilizar su automóvil como parte de un grupo, sin fines de lucro, de gente que viaja\njunto en un vehículo compartido (carpool). No incluya en sus ingresos pagos que reciba de los pasajeros. Se considera que dichos pagos son reembolsos de sus gastos.\nSin embargo, si usted opera un carpool con fines de lucro, tiene que incluir en sus ingresos pagos recibidos de los pasajeros. Luego puede deducir sus gastos de\nautomóvil (usando las reglas de este capítulo). Transporte de herramientas o instrumentos.\nTransportar herramientas o instrumentos en su automóvil mientras va a trabajar y regresa a casa no hace que sus gastos\nde automóvil sean deducibles. Sin embargo, puede deducir cualquier costo adicional en el que incurra por transportar herramientas\no instrumentos (tales como los de alquiler de un remolque arrastrado por su automóvil). Gastos de desplazamiento de sindicalistas desde el centro del sindicato.\nSi recibe tareas de trabajo en un centro del sindicato y luego se va a su lugar de empleo, los costos de trasladarse\ndel centro del sindicato a su lugar de empleo son gastos de transporte al trabajo no deducibles. Aunque necesite tratar con\nel sindicato para recibir sus asignaciones de trabajo, usted no trabaja en el lugar donde está ubicada la sala del sindicato,\nsino en su lugar de empleo. Oficina en el domicilio.\nSi tiene una oficina en su domicilio que reúne los requisitos para ser lugar de negocios principal, puede deducir\nsus costos diarios de transporte entre su domicilio y otro lugar de trabajo en el mismo oficio u ocupación. Vea el capítulo 28 para información sobre cómo determinar si la oficina en su domicilio reúne los requisitos para ser lugar de negocios principal.??? Figura 26-B. ¿Cuándo Son Deducibles los Gastos de Transporte?\nLa mayoría de los empleados y personas que trabajan por cuenta propia pueden utilizar esta tabla. (No utilice esta tabla si\nsu vivienda es su lugar principal de negocios. Vea Oficina en el domicilio\nFigura 26−B. Transporte Local\nEjemplos de transporte deducible.\nLos siguientes ejemplos muestran cuándo puede deducir gastos de transporte basándose en la ubicación de su trabajo\ny domicilio. Ejemplo 1.\nUsted trabaja normalmente en una oficina en la ciudad donde vive. Su empleador lo manda a una sesión de capacitación de una\nsemana de duración en otra oficina en la misma ciudad. Viaja directamente de su domicilio al sitio de capacitación y regresa\ncada día. Puede deducir el costo de su transporte diario de ida y vuelta entre su domicilio y el sitio de capacitación.\nSu lugar de negocios principal se halla en su domicilio. Puede deducir el costo de transporte de ida y vuelta entre la oficina\nde su domicilio que cumple los requisitos y el lugar de negocios de su cliente.\nNo tiene una oficina habitual ni tiene una oficina en su domicilio. En este caso, la ubicación de su primer contacto comercial\ndentro del área metropolitana se considera su oficina. Los gastos de transporte entre su domicilio y este primer contacto\ncomercial son gastos del viaje de ida y vuelta a su trabajo y no son deducibles. Los gastos de transporte entre su último\ncontacto comercial y su domicilio también son gastos de ida y vuelta a su trabajo y tampoco son deducibles. Aunque no puede\ndeducir los costos del primer y último viaje, sí puede deducir los costos de viajar de un cliente a otro. Si no tiene una\noficina habitual u oficina en su hogar, los costos de desplazarse entre dos o más contactos comerciales en un área metropolitana\nson deducibles, mientras que los costos de desplazarse de ida y vuelta entre el hogar y los contactos comerciales no son deducibles.\nSi utiliza su automóvil para propósitos de negocio, tal vez pueda deducir sus gastos de automóvil. Normalmente puede utilizar\nuno de los dos métodos siguientes para calcular sus gastos deducibles: La tarifa estándar por milla.\nLos gastos reales del automóvil. Si usa los gastos reales de automóvil para calcular su deducción por un automóvil que alquila, hay reglas que afectan la cantidad\nde los pagos de alquiler que puede deducir. Vea Alquiler de un automóvil\nbajo Gastos Reales del Automóvil, más adelante.\nEn este capítulo, un “automóvil” incluye una furgoneta o camioneta. Carteros rurales.\nSi usted es cartero rural, tal vez pueda tratar el reembolso calificado que recibió como la cantidad de su gasto\npermisible. Debido a que el reembolso calificado se trata como si fuese pagado como parte de un plan de deducción de reembolsos\ncon rendición de cuentas, su empleador no debe incluir la cantidad del reembolso en los ingresos suyos (los de usted).\nSi sus gastos de vehículo son mayores a la cantidad de su reembolso, puede anotar los gastos no reembolsados como\nuna deducción detallada en el Anexo A (Formulario 1040). Tiene que completar el Formulario 2106 y adjuntarlo a su Formulario\nUn “reembolso calificado” es aquél que usted reciba que cumple las dos condiciones siguientes: Se da como asignación para mantenimiento de equipo (EMA, por sus siglas en inglés) a empleados del Servicio Postal de los EE.UU.\nSe da a la tarifa acordada en el convenio colectivo de trabajo de 1991. Ningún convenio posterior podrá aumentar la cantidad\nde reembolso calificado por una cantidad mayor a la tasa de inflación. Consulte a su empleador para información sobre su reembolso.\nSi es cartero rural y recibió un reembolso calificado, no puede usar la tarifa estándar por milla. Tarifa Estándar por Milla\nQuizás pueda usar la tarifa estándar por milla para calcular los costos deducibles de operar su automóvil para propósitos\nde negocio. Para el año 2014, la tarifa estándar de uso comercial es 56 centavos por milla. Si usa la tarifa estándar por milla para un año, no puede deducir sus gastos de automóvil reales en dicho año, pero vea Cargos de estacionamiento y peaje\n, más adelante. Normalmente, puede usar la tarifa estándar por milla independientemente de si se le reembolsa a usted o si algún reembolso\nes mayor o menor a la cantidad calculada al usar la tarifa estándar por milla. Vea Reembolsos\n, bajo Cómo Hacer la Declaración, más adelante. Si elige usar la tarifa estándar por milla.\nSi quiere usar la tarifa estándar por milla para un automóvil del cual usted es dueño, tiene que optar por usarla\nel primer año en que el automóvil esté disponible para uso en su negocio. Luego, en años posteriores, puede optar por usar\nla tarifa estándar por milla o los gastos reales.\nSi quiere usar la tarifa estándar por milla para un automóvil alquilado, hay que usar la tarifa por todo el período\ndel contrato de arrendamiento. Tiene que escoger usar la tarifa estándar por milla a más tardar en la fecha de vencimiento (incluyendo prórrogas)\nde su declaración. No puede revocar esta elección. Sin embargo, en años posteriores, puede cambiar de la tarifa estándar por\nmilla al método de gastos reales. Si cambia al método de gastos reales en un año posterior, pero antes de que se deprecie\ntotalmente su automóvil, tiene que estimar la vida útil restante del automóvil y usar la depreciación uniforme.\nLeonardo es un empleado que de vez en cuando utiliza su propio automóvil por motivos de negocios. Compró el automóvil en\n2012, pero no reclamó gastos del empleado no reembolsados en su declaración de impuestos del año 2012. Ya que Leonardo no\nutilizó la tarifa estándar por milla el primer año en que el automóvil estaba disponible para uso en su negocio, no puede\nutilizar la tarifa estándar por milla en 2014 para reclamar gastos de negocio del empleado no reembolsados.\nPara más información sobre la depreciación que se incluye en la tarifa estándar por milla, vea la excepción en Methods of depreciation (Métodos de depreciación) bajo Depreciation Deduction (Deducción por depreciación) en el capítulo 4 de la Publicación 463, en inglés. Tarifa estándar por milla no permitida. No puede usar la tarifa estándar por milla si: Utiliza cinco o más automóviles a la vez (como en el caso de operaciones de flotas automovilísticas),\nDeclaró una deducción de depreciación para el automóvil, utilizando algún método para calcular la deducción que no fuera el\nde la depreciación uniforme,\nDeclaró una deducción sobre el automóvil conforme a lo permitido en la sección 179,\nDeclaró la asignación especial por depreciación sobre el automóvil,\nDeclaración de gastos reales de un automóvil después de 1997 para un automóvil que alquiló o Es cartero rural que ha recibido un reembolso calificado. Vea Carteros rurales, anteriormente. Cinco o más automóviles.\nSi es dueño de, o alquila, cinco o más automóviles, que se utilizan a la vez para fines comerciales, no puede usar\nla tarifa estándar por milla para calcular el uso comercial de ningún automóvil. No obstante, es posible que pueda deducir\nsus gastos reales de operación para cada uno de los automóviles de su negocio. Vea Actual Car Expenses (Gastos reales de automóvil) en el capítulo 4 de la Publicación 463, en inglés, para información sobre cómo calcular su deducción.\nSe considera que usted no utiliza cinco o más automóviles a la vez para propósitos comerciales si alterna (se usan\nen momentos distintos) los vehículos que usa.\nUsted puede optar por utilizar la tarifa estándar por milla si utiliza el automóvil como vehículo a contrato (como\nCargos de estacionamiento y peaje.\nAdemás de usar la tarifa estándar por milla, puede deducir todos los cargos de estacionamiento y peaje que estén\nrelacionados con su negocio. Los cargos de estacionamiento que pague por estacionar el automóvil en su lugar de trabajo son\ngastos no deducibles por el viaje de ida y vuelta a su trabajo y no son deducibles.\nGastos Reales de Automóvil\nSi no usa la tarifa estándar por milla quizás pueda deducir sus gastos reales de automóvil.\nSi reúne los requisitos para usar ambos métodos, quizás le interese calcular su deducción usando cada uno para ver cuál de\nlos dos le brinda una deducción mayor.\nLos gastos reales de automóvil incluyen: Depreciación\nCargos de matriculación\nUso con fines comerciales y personales.\nSi utiliza su automóvil tanto para propósitos comerciales como personales, tiene que dividir sus gastos entre uso\ncomercial y personal. Puede dividir sus gastos basándose en las millas recorridas para cada propósito.\nUsted es contratista y conduce su automóvil 20,000 millas durante el año: 12,000 millas para uso comercial y 8,000 millas\npara uso personal. Puede declarar sólo el 60% (12,000 dividido entre 20,000) del costo de operar su automóvil como un gasto\nde negocios. Intereses sobre préstamos de automóvil.\nSi es empleado, no puede deducir ningún interés pagado sobre un préstamo de automóvil. Dichos intereses se tratan\ncomo intereses personales y no son deducibles. Sin embargo, si trabaja por cuenta propia y usa su automóvil en ese negocio,\nvea el capítulo 4 de la Publicación 535, en inglés. Si usa un préstamo hecho sobre el valor neto de la vivienda para comprar su automóvil, quizás pueda deducir los intereses.\nVea el capítulo 23 para más información. Impuestos pagados sobre su automóvil.\nSi es empleado, puede deducir impuestos sobre bienes muebles que pagó por su automóvil si detalla las deducciones.\nAnote la cantidad pagada en la línea 7 del Anexo A (Formulario 1040). (Vea el capítulo 22 para más información sobre impuestos). Si usted no es empleado, vea las instrucciones de su formulario para información acerca\nde cómo deducir impuestos sobre bienes muebles pagados por el automóvil. Impuestos sobre las ventas.\nPor lo general, el impuesto sobre la venta de un automóvil es parte de la base del mismo y se recupera mediante la\ndepreciación, la cual se explica más adelante.\nMultas y garantías prendarias.\nNo puede deducir multas que pague, ni garantías prendarias a las que pierda derecho, por infracciones de tráfico.\nDepreciación y deducciones de la sección 179.\nGeneralmente, el costo de un automóvil más el impuesto sobre ventas y mejoras se considera un gasto de capital. Debido\na que los beneficios duran más de un año, normalmente no se puede deducir un gasto de capital. No obstante, puede recuperar\neste costo por medio de la deducción de la sección 179 (es decir, la deducción permitida por la sección 179) y deducciones\npor depreciación. La depreciación le permite recuperar el costo a lo largo de más de 1 año, al deducir una parte de dicho\ncosto cada año. La deducción de la sección 179 y la deducción por depreciación se presentan en más detalle en el capítulo\n4 de la Publicación 463, en inglés. Por regla general, hay límites a esas deducciones. Se aplican reglas especiales si utiliza su automóvil el 50% o menos\npara su trabajo o negocio. En el momento en que esta publicación se envió a imprenta, el Congreso estaba considerando legislación que extendería la deducción\nAlquiler de un automóvil.\nSi alquila un automóvil, camión o camioneta que usa en su negocio, puede usar la tarifa estándar por milla o gastos\nreales para calcular el gasto deducible de su automóvil.\nSi decide usar los gastos reales, puede deducir la parte de cada pago de alquiler que corresponde al uso del vehículo\nen su negocio. No puede deducir ninguna parte de un pago de alquiler que corresponde al uso personal del vehículo, tal como\nel viaje de ida y vuelta a su trabajo.\nTiene que efectuar todos los pagos adelantados durante todo el período de arrendamiento. No puede deducir ningún pago\nque haga para comprar un vehículo, aun si los pagos se llaman pagos de alquiler.\nSi alquila un automóvil, camión o furgoneta por 30 días o más, podría verse obligado a reducir su deducción de pago\nde alquiler por una “cantidad de inclusión” (una cantidad que se tiene que calcular e incluir en sus ingresos brutos para cada año que alquile un vehículo). Para información\nsobre cómo declarar cantidades de inclusión relativas al arrendamiento, vea Leasing a Car (Alquiler de automóvil) en el capítulo 4 de la Publicación 463, en inglés. Venta, pago parcial u otra enajenación del vehículo\nSi vende su automóvil, lo intercambia como parte de la compra de un vehículo nuevo o de otro modo se deshace de él, es posible\nque tenga una ganancia tributable o pérdida deducible. Esto es cierto tanto si usa la tarifa estándar por milla como si usa\nlos gastos reales de automóvil para deducir el uso comercial del mismo. La Publicación 544, en inglés, tiene información sobre\nventas de bienes usados en un comercio o negocio y, además, detalles sobre cómo declarar la enajenación.\nSi deduce gastos de viaje, entretenimiento, regalos o transporte, tiene que poder demostrar ciertos elementos del gasto. Esta\nsección trata de la documentación que se necesita mantener para demostrar estos gastos. Si mantiene documentación precisa y oportuna, tendrá documentos comprobantes que le puede enseñar al IRS, si alguna vez se revisara su declaración de impuestos. Además, tendrá comprobantes de gastos que le podría exigir su empleador,\nsi a usted se le reembolsa conforme a un plan de reembolsos con rendición de cuentas. Estos planes se explican más adelante,\nLa Tabla 26-2 resume la documentación que se necesita para demostrar cada gasto explicado en este capítulo. Tiene que poder demostrar los\nelementos indicados en la parte superior de la tabla. Se demuestran al proveer la información y recibos (cuando se requiera)\nrelativos a los gastos anotados en la primera columna. No puede deducir cantidades que usted aproximó o estimó.\nDebe mantener documentación precisa para demostrar sus gastos o para tener pruebas suficientes para comprobar su propia declaración.\nPara que su documentación se considere precisa, normalmente tiene que prepararla por escrito. Esto se debe a que las pruebas\nescritas son más fiables que las pruebas orales por sí solas. No obstante, si usted crea un registro en la computadora en el momento en que el evento sucede, se considera que su documentación\nes precisa. ¿Qué es Documentación Precisa?\nDebe guardar las pruebas necesarias en un libro de cuentas, diario, informe de gastos o archivo parecido. Además, debe guardar\ndocumentos comprobantes que, junto con sus registros, corroborarán cada elemento de su gasto. Documentos comprobantes.\nNormalmente, usted tiene que tener documentos comprobantes, tales como recibos, cheques cancelados o facturas para\ndemostrar sus gastos.\nNo se necesitan documentos comprobantes si se da alguna de las siguientes condiciones: Usted incurre en gastos de comida o alojamiento mientras viaja fuera de su domicilio y rinde cuentas de los mismos a su empleador\nconforme a un plan de reembolsos con rendición de cuentas y usa un método de asignación de viáticos que incluye comida y/o\nalojamiento. (Los planes de reembolsos con rendición de cuentas y asignaciones de viáticos se explican más adelante bajo Reembolsos\nSu gasto, que no sea de alojamiento, es menor de $75.\nTiene un gasto de transporte para el cual no es fácil adquirir un recibo.\nGeneralmente, se considerará que los documentos comprobantes son suficientes si en los mismos se indica la cantidad,\nla fecha, el lugar y la razón fundamental del gasto.\nPor ejemplo, un recibo de hotel es suficiente para demostrar gastos de viaje por motivo de negocios si éste tiene\nla siguiente información: Nombre y ubicación del hotel.\nFechas en las cuales usted se hospedó allí.\nCantidades separadas correspondientes a cargos de alojamiento, comida y llamadas telefónicas. Un recibo de restaurante es suficiente para demostrar un gasto por concepto de comida de negocios si dicho recibo tiene la\nsiguiente información: Nombre y ubicación del restaurante.\nNúmero de personas servidas.\nFecha y la cantidad del gasto.\nSi se cobra por artículos que no sean alimentos y bebidas, el recibo tiene que señalarlo. Cheque cancelado.\nUn cheque cancelado, junto con una factura del beneficiario, normalmente demuestra el costo. No obstante, un cheque\ncancelado no demuestra un gasto de negocios por sí solo sin otras pruebas para demostrar que el mismo corresponde a un fin\nde negocios. Información duplicada.\nNo tiene que apuntar información en su libro de cuentas u otro registro si la misma repite la información indicada\nen algún recibo, siempre que su documentación y recibos se complementen de manera ordenada.\nNo tiene que documentar cantidades que su empleador pague directamente por algún boleto o artículo de viaje. Sin embargo,\nsi carga estos artículos a la cuenta de su empleador mediante una tarjeta de crédito o de otro modo, tiene que mantener documentación\nde las cantidades que usted ha gastado. Documentación oportuna.\nDebe apuntar los elementos de un gasto o uso comercial en el momento, o lo más pronto posible, del gasto o uso y\ncomprobarlo con documentos comprobantes suficientes. La documentación que se apunta de manera oportuna, mientras aún se recuerdan\nclaramente los hechos, vale más que una declaración escrita que se prepare más tarde. No necesita apuntar los elementos de cada gasto el día en que ocurra. Si mantiene registros semanales teniendo en\ncuenta el uso durante la semana, se considera que la documentación se mantiene al día. Si le entrega a su empleador o cliente un estado de cuenta de gastos, dicho estado de cuenta se puede considerar también\ndocumentación que se ha mantenido de manera oportuna. Esto es así si lo copia de su libro de cuentas, diario, informe de gastos\no documentación similar. Comprobación del fin comercial.\nNormalmente, tiene que proveer una declaración escrita indicando el fin comercial de un gasto. Sin embargo, la cantidad\nde pruebas varía según las circunstancias de cada caso. Si el propósito comercial de un gasto es evidente considerando las\ncircunstancias afines, entonces no necesita proveer una explicación escrita. Información confidencial.\nNo necesita incluir información confidencial relacionada con una parte de un gasto deducible (tal como el lugar, fin\ncomercial o relación comercial) en su libro de cuentas, diario u otro registro. No obstante, sí tiene que apuntar la información\nen otra parte, en el momento en que se incurre el gasto, o lo antes posible, y tenerla al alcance de la mano para demostrar\ncompletamente dicha parte del gasto. ¿Y Si Tengo Documentación Incompleta?\nSi no tiene documentación completa para demostrar una parte de un gasto, entonces tiene que demostrar dicha parte con: Su propia declaración escrita u oral, incluyendo información específica acerca de dicha parte del gasto y\nOtras pruebas de apoyo que sean suficientes para demostrar dicha parte del gasto.\nSi no puede proveer un recibo debido a razones fuera de su control, puede demostrar una deducción reconstruyendo sus\nregistros o gastos. Las razones fuera de su control incluyen un incendio, inundación u otro hecho fortuito. Separación y Combinación de Gastos\nEsta sección explica cuándo los gastos tienen que mantenerse separados y cuándo se pueden combinar.\nSeparación de gastos.\nCada pago separado se suele considerar un gasto separado. Por ejemplo, si cena con un cliente y luego va al teatro,\nel gasto de la cena y el costo de las entradas del teatro se consideran dos gastos separados. Tiene que apuntarlos por separado\nen sus registros. Combinación de artículos.\nPuede anotar una sola cifra diaria en sus registros para categorías razonables de gastos. Algunos ejemplos son tarifas\nde taxi, llamadas de teléfono o costos imprevistos de viaje. Las comidas se deben anotar en una categoría separada. Puede\nincluir con el costo de las comidas las propinas relacionadas. Los gastos de la misma índole en los que usted incurra en el transcurso de un solo evento se consideran un solo gasto.\nPor ejemplo, si durante actividades de entretenimiento en un salón de fiestas, usted paga cada ronda de bebidas por separado,\nel gasto total de las bebidas se considera un solo gasto. Repartición del total del costo.\nSi puede demostrar el total del costo de viajes o entretenimiento, pero no puede demostrar el costo por cada persona\nque participó en el evento, podría verse obligado a repartir el total del costo entre usted y sus invitados a prorrateo. Se\nnecesitaría una repartición, por ejemplo, si usted no tuviera una relación de negocios con todos sus invitados. Si se revisa su declaración de impuestos.\nSi se revisa su declaración de impuestos, podría verse obligado a proveer información adicional al IRS. Esta información podría ser necesaria para aclarar o demostrar la precisión o fiabilidad de la información incluida en su\ndocumentación, declaraciones, testimonio o documentos comprobantes antes de que se permita una deducción. Cuánto Tiempo Tiene que Guardar Documentación y Recibos\nTiene que guardar sus documentos mientras podrían ser necesarios para la administración de alguna disposición del Código del\nServicio de Impuestos Internos. Normalmente, esto significa que necesita guardar toda la documentación que demuestre su deducción\n(o un artículo de ingresos) por 3 años a partir de la fecha en que presentó la declaración de impuestos reclamando la deducción.\nUna declaración presentada antes de la fecha límite se considera presentada en la misma fecha límite. Para una explicación\nmás completa, vea la Publicación 583, Starting a Business and Keeping Records (Cómo establecer un negocio y mantener documentación), en inglés. Empleados a los que se les reembolsan sus gastos.\nLos empleados que entregan su documentación a sus empleadores, y a quienes se les reembolsan sus gastos, normalmente\nno tienen que guardar copias de esta información. Sin embargo, podría verse obligado a demostrar sus gastos si le corresponde\nalguna de las siguientes condiciones: Usted reclama deducciones por gastos que sean mayores a los reembolsos.\nSus gastos se le reembolsan conforme a un plan de reembolsos sin rendición de cuentas.\nSu empleador no utiliza procedimientos de contabilidad adecuados para comprobar cuentas de gastos.\nUsted es pariente de su empleador, como se define más adelante bajo Pariente del Empleador\nVea la siguiente sección, Cómo Hacer la Declaración\n, para una explicación sobre reembolsos, contabilidad adecuada y planes de reembolsos sin rendición de cuentas. Información adicional.\nEl capítulo 5 de la Publicación 463, en inglés, tiene más información sobre documentación, incluyendo ejemplos.\nEsta sección explica dónde y cómo declarar los gastos tratados en este capítulo. Explica los reembolsos y cómo tratarlos bajo\nplanes de reembolsos con rendición de cuentas y otros sin rendición de cuentas. Además, explica las reglas para contratistas\nindependientes y clientes, funcionarios que prestan servicios por honorarios fijos, ciertos artistas, personal en las Reservas\nde las Fuerzas Armadas y ciertos empleados incapacitados. Esta sección termina con una explicación de cómo declarar gastos\nde viaje, entretenimiento, regalos y automóvil en el Formulario 2106-EZ.\nUsted tiene que declarar sus ingresos y gastos en el Anexo C o C-EZ (Formulario 1040) si es dueño único de un negocio\no en el Anexo F (Formulario 1040) si es agricultor. No utilice el Formulario 2106 ó 2106-EZ. Vea las instrucciones del formulario\npara saber cómo llenar su declaración de impuestos. También puede encontrar información en la Publicación 535, si es dueño\núnico de un negocio, o en la Publicación 225, Farmer's Tax Guide (Guía tributaria para agricultores), en inglés, si es agricultor.\nPersonas que trabajan por cuenta propia y son también empleados.\nSi usted trabaja por cuenta propia y también es empleado, tiene que mantener documentación separada para cada actividad de\nnegocios. Declare sus gastos de negocio del trabajo por cuenta propia en el Anexo C, C-EZ o F (Formulario 1040), según se\nexplicó anteriormente. Declare sus gastos de negocio del trabajo como empleado en el Formulario 2106 ó 2106-EZ, según se explica\nSi es un empleado, normalmente tiene que llenar el Formulario 2106 para deducir sus gastos de viaje, transporte y entretenimiento.\nNo obstante, puede utilizar el Formulario 2106-EZ, el cual es más corto, en vez del Formulario 2106, si cumple todas las siguientes\ncondiciones: Usted es empleado que deduce gastos atribuibles a su trabajo.\nSu empleador no le reembolsó los gastos (las cantidades incluidas en el recuadro 1 de su Formulario W-2 no se consideran reembolsos).\nSi declara gastos de automóvil y utiliza la tarifa estándar por milla. Para más información sobre cómo declarar sus gastos en los Formularios 2106 y 2106-EZ, vea Cómo Llenar los Formularios 2106 y 2106-EZ\n, más adelante. Regalos.\nSi no recibió ningún reembolso (o todos los reembolsos fueron incluidos en el recuadro 1 de su Formulario W-2), el único gasto de negocios que usted declara es por regalos y las reglas para ciertas personas (tales\ncomo artistas) explicadas más adelante bajo Reglas Especiales\nno le corresponden, no llene el Formulario 2106 ni el Formulario 2106-EZ. En lugar de eso, anote la cantidad de sus gastos\ndeducibles directamente en la línea 21 del Anexo A (Formulario 1040). Empleados estatutarios.\nSi recibió un Formulario W-2 y el recuadro “\n” (Empleado estatutario) en el recuadro 13 fue marcado, declare sus ingresos y gastos relacionados a dichos ingresos en el Anexo C o C-EZ (Formulario 1040). No llene\nel Formulario 2106 ni el Formulario 2106-EZ. Los empleados estatutarios incluyen agentes de seguro de vida que trabajan a tiempo completo, ciertos agentes o choferes\ncon comisión, vendedores que viajan y ciertas personas que trabajan en casa. Si tiene derecho a un reembolso de parte de su empleador pero no lo declara, no puede declarar una deducción por los gastos\na los cuales corresponde dicho reembolso no declarado. Reembolso de gastos personales.\nSi su empleador le reembolsa gastos personales no deducibles, tales como aquéllos para viajes de vacaciones, su empleador\ntiene que declarar el reembolso como ingresos de salario, en el recuadro 1 de su Formulario W-2. Usted no puede deducir gastos personales. Reembolsos\nEsta sección explica qué hacer cuando recibe un pago adelantado o se le reembolsan los gastos de negocio del empleado explicados\nTabla 26-2. Cómo Demostrar Ciertos Gastos de Negocio\nENTONCES tiene que guardar documentación en la que se indican los siguientes componentes...\nPropósito Comercial y Relación Comercial\nEl costo por separado de cada gasto de viajes, alojamiento y comidas. Los gastos imprevistos se pueden sumar en categorías\nrazonables, tales como taxis, cargos y propinas, etc.\nLa fecha de salida y regreso de cada viaje y cuántos días pasó dedicándose a actividades de negocios.\nDestino o zona de viaje (nombre de la ciudad, pueblo u otra designación).\nFines: Fines comerciales del gasto o beneficio comercial obtenido o que se espera obtener. Relación: No corresponde.\nEl costo de cada gasto por separado. Los gastos imprevistos tales como taxis, teléfonos, etc., se pueden sumar diariamente.\nFecha del entretenimiento. (También vea Propósito Comercial).\nNombre y dirección o ubicación del lugar del entretenimiento. Clase de entretenimiento si no es obvio. (También vea Propósito Comercial).\nFines: Fines comerciales del gasto o beneficio comercial obtenido o que se espera obtener. Para entretenimiento, la naturaleza de\nla conversación o actividad de negocios. Si el entretenimiento tuvo lugar directamente antes o después de una conversación\nde negocios: la fecha, lugar, naturaleza y duración de la conversación de negocios y las identidades de las personas que tomaron\nparte tanto en la conversación de negocios como en la actividad de entretenimiento. Regalos\nEl costo del regalo.\nFecha del regalo.\nRelación: Ocupaciones u otra información (tales como nombres, títulos u otras designaciones) sobre los destinatarios que demuestren\nla relación de negocios que estas personas tienen con usted. Para entretenimiento, también tiene que demostrar que usted mismo\no su empleado estuvo presente si el entretenimiento fue una comida de negocios.\nTransporte El costo de cada gasto por separado. Para gastos de automóvil, el costo del automóvil y todas las mejoras, la fecha en que\nempezó a utilizarlo con fines de negocios, las millas recorridas en cada uso comercial y el millaje total del año.\nFecha del gasto. Para gastos de automóvil, la fecha del uso del automóvil.\nSu destino de negocios.\nFines: Fines comerciales del gasto. Relación: No corresponde.\nSi recibió un pago adelantado, asignación o reembolso de sus gastos, la manera en que declara esta cantidad y sus gastos depende\nde si el reembolso se le pagó bajo un plan de reembolsos con rendición de cuentas o sin rendición de cuentas.\nEsta sección explica los dos tipos de planes, el trato tributario de sus reembolsos y gastos y cómo los viáticos y asignaciones\npara automóvil facilitan la tarea de demostrar la cantidad de sus gastos.\nSe considera que no se le reembolsan los gastos ni se le proporciona una asignación para los mismos si se le paga\nun salario o comisión a condición de que usted pague sus propios gastos. En esta situación, no se le hace ningún reembolso\nni asignación y no tiene que leer esta sección sobre reembolsos. En vez de ello, vea Cómo Llenar los Formularios 2106 y 2106-EZ\n, más adelante, para información sobre cómo llenar su declaración de impuestos. Reembolso, asignación o pago adelantado.\nUn acuerdo de reembolso u otro acuerdo de asignación para gastos es un sistema o plan del cual hace uso un empleador\na fin de pagar, corroborar y recuperar los gastos, pagos adelantados, reembolsos y cantidades que le han sido cobrados al\nempleador por los gastos de negocios del empleado. Los acuerdos incluyen los viáticos y asignaciones para automóvil.\nUna asignación de viáticos es una cifra fija de reembolso diario que a usted le proporciona su empleador para gastos de alojamiento\ny comida, además de gastos imprevistos, mientras usted está lejos de su domicilio por motivo de negocios. (El término “gastos imprevistos” se define anteriormente bajo Gastos de Comidas y Gastos Imprevistos\n). Una asignación para automóvil es una cantidad que le proporciona su empleador para el uso comercial de su automóvil.\nSu empleador debe decirle qué método de reembolso usa y qué documentación tiene que proveer usted. Plan de Reembolsos con Rendición de Cuentas\nPara ser un plan de reembolsos con rendición de cuentas, el acuerdo de reembolso o asignación de su empleador tiene que requerir\ntodos los siguientes: Sus gastos tienen que ser relacionados con los negocios —es decir, usted tiene que haber pagado o incurrido en gastos deducibles\nmientras prestaba servicios como empleado de su empleador.\nTiene que rendirle a su empleador cuentas adecuadas sobre estos gastos, dentro de un período de tiempo razonable.\nTiene que devolver todo reembolso o asignación sobrante dentro de un período de tiempo razonable. Vea Contabilidad Adecuada\ny Devolución de Reembolsos en Exceso\nUn reembolso o asignación sobrante es toda cantidad que se le pague a usted que sea mayor a los gastos relacionados con los\nnegocios de los cuales le rindió cuentas adecuadas a su empleador. La definición de un período de tiempo razonable depende de los hechos y circunstancias de su situación. No obstante, sean\nlo que sean los hechos y circunstancias de su situación, las acciones que se efectúan dentro de los plazos especificados en\nla siguiente lista serán tratadas como si se hubieran efectuado dentro de un período de tiempo razonable: Recibe un pago adelantado dentro de los 30 días después de haber incurrido en un gasto.\nRinde cuentas adecuadas de sus gastos dentro de los 60 días después de haberlos pagado o contraído.\nDevuelve todo reembolso sobrante dentro de los 120 días después de que el gasto haya sido pagado o contraído.\nSe le manda un estado de cuentas periódico (por lo menos trimestralmente) que le pide a usted devolver pagos adelantados pendientes,\no rendir cuentas adecuadas de ellos, y usted lo hace dentro de los 120 días siguientes a la fecha del estado de cuenta.\nEl empleado reúne los requisitos del plan de reembolsos con rendición de cuentas.\nSi cumple los tres requisitos para los planes de reembolsos con rendición de cuentas, su empleador no debe incluir\nningún reembolso en sus ingresos en el recuadro 1 de su Formulario W-2. Si los gastos son iguales a su reembolso, no se llena el Formulario 2106. No tiene derecho a ninguna\ndeducción ya que su reembolso fue igual a sus gastos. Si su empleador incluyó reembolsos en el recuadro 1 del Formulario W-2 y usted cumple todos los requisitos para los planes de deducción de reembolsos con rendición de cuentas,\npídale a su empleador un Formulario W-2 corregido. No se cumplen los requisitos para planes de reembolsos con rendición de cuentas.\nAunque a usted se le reembolsa conforme a un plan de reembolsos con rendición de cuentas, puede ser que algunos de\nsus gastos no reúnan todos los requisitos. Aquellos gastos que no cumplan los tres requisitos para estos planes, anteriormente\ndescritos, son tratados como si se hubieran reembolsado conforme a un plan de reembolsos sin rendición de cuentas (explicado más adelante).\nReembolso de gastos no deducibles.\nConforme al plan de reembolsos con rendición de cuentas de su empleador, puede ser que le reembolsen por gastos relacionados\ncon el negocio de dicho empleador, algunos de los cuales son deducibles como gastos de negocio del empleado y otros que no\nlo son. Los reembolsos que usted reciba para los gastos no deducibles no cumplen el requisito (1) para los planes de reembolsos\ncon rendición de cuentas y son tratados como si se hubieran pagado conforme a un plan de reembolsos sin rendición de cuentas.\nEl plan de su empleador le reembolsa a usted los gastos de viaje mientras esté lejos de su domicilio por motivo de negocios\ny también los gastos por concepto de comida cuando trabaje tarde en la oficina aunque no esté lejos de su domicilio. La parte\ndel acuerdo que le reembolsa las comidas no deducibles cuando trabaja tarde en la oficina se trata como si hubiera sido pagada\nconforme a un plan de deducción de reembolsos sin rendición de cuentas.\nEl empleador toma la decisión de reembolsar a sus empleados conforme a un plan de reembolsos con rendición de cuentas o sin\nrendición de cuentas. Si usted es empleado que recibe pagos conforme a un plan de reembolsos sin rendición de cuentas, no\npuede convertir estas cantidades a pagos conforme a un plan con rendición de cuentas aunque opte por rendir voluntariamente\ncuentas a su empleador y devolver voluntariamente pagos sobrantes al empleador.\nUno de los requisitos de un plan de reembolsos con rendición de cuentas es que usted declare adecuadamente los gastos a su\nempleador. Se considera que usted ha rendido las cuentas adecuadamente al entregarle a su empleador un informe de gastos,\nun libro de cuentas, un diario o documentación parecida en la cual haya apuntado cada gasto en el momento en que lo tuvo,\no lo antes posible, junto con documentos comprobantes (tales como recibos) de los viajes, millas recorridas y otros gastos\nde negocio del empleado. (Vea la Tabla 26-2, anteriormente, para ver qué detalles necesita apuntar en sus registros, además de documentación requerida para demostrar\nciertos gastos). Un viático o asignación para automóvil satisface el requisito de la contabilidad adecuada, bajo ciertas condiciones.\nVea Viáticos y Asignaciones para Automóvil\n, más adelante. Tiene que rendir cuentas de toda cantidad que haya recibido de su empleador durante el año por concepto de pagos adelantados,\nreembolsos o asignaciones. Esto incluye cantidades que haya cargado a la cuenta de su empleador mediante una tarjeta de crédito\nu otro método. Tiene que entregarle a su empleador el mismo tipo de documentación e información de apoyo que tendría que proveerle\nal IRS si el IRS tuviera dudas sobre una deducción en su declaración. Tiene que devolver el total de cualquier reembolso u otra asignación\npara gastos sobre la que no rindió cuentas adecuadas o que recibió en una cantidad mayor a la cantidad de la cual usted rindió\nViáticos y Asignaciones para Automóvil.\nSi su empleador le reembolsa los gastos usando un viático o asignación para automóvil, normalmente usted puede usar la asignación\npara comprobar la cantidad de los gastos. Un viático o asignación para automóvil satisface los requisitos de la contabilidad\nadecuada, con respecto a la cantidad de los gastos, sólo si se dan todas las siguientes condiciones: Su empleador limita razonablemente los pagos de sus gastos a aquéllos que sean ordinarios y necesarios para el manejo de su\nocupación o negocio.\nLa asignación tiene una forma parecida a la de la tarifa federal y no es mayor a la misma (explicada más adelante).\nUsted demuestra el momento (fechas), lugar y propósito comercial de los gastos a su empleador (como se explica en la Tabla 26-2) dentro de un período de tiempo razonable.\nUsted no es pariente de su empleador (como se define más adelante). Si es pariente de su empleador, tiene que demostrar sus\ngastos ante el IRS aun si ya le ha rendido cuentas adecuadamente a su empleador y devuelto todo reembolso en exceso.\nSi el IRS determina que las prácticas relativas a la asignación para viajes de un empleador no están basadas en un cálculo aproximado\nrazonable de los costos de viaje (incluyendo las diferencias de costo en distintas zonas para cantidades de viáticos), no\nse considerará que usted le ha rendido cuentas a su empleador. En este caso, usted tiene que poder demostrar sus gastos ante\nel IRS. Pariente del empleador.\nSe considera que usted es pariente de su empleador si: El empleador es su hermano o hermana, hermanastro o hermanastra, cónyuge, antepasado o descendiente directo,\nEl empleador es una sociedad anónima en la cual usted es dueño de más del 10% del valor de las acciones en circulación, bien\nsea de forma directa o indirecta, o Existen ciertas relaciones (tal como fideicomitente, fiduciario o beneficiario) entre usted, un fideicomiso y su empleador.\nSe podría considerar que usted posee acciones indirectamente, para fines del punto (2), si tiene intereses financieros en\nuna sociedad anónima, sociedad colectiva, caudal hereditario o fideicomiso propietario de las acciones; o si un miembro de\nsu familia o su socio es dueño de las acciones. Tarifa federal.\nLa tarifa federal se puede calcular utilizando uno de los siguientes métodos: Para cantidades de viáticos:\nLa tarifa federal normal de viáticos.\nLa asignación estándar para comidas. La tarifa de máximos y mínimos.\nPara gastos de automóvil:\nLa tarifa estándar por milla.\nUna tarifa fija y variable (FAVR, por sus siglas en inglés).\nPara cantidades de viáticos, utilice la tarifa en vigencia para la zona donde usted se detenga a dormir o descansar.\nLa tarifa federal normal de viáticos es la cantidad más alta que el gobierno federal pagaría a sus empleados para\ngastos de alojamiento y comida, además de gastos imprevistos (o únicamente gastos de comidas y gastos imprevistos) cuando\nviajan a una zona determinada. Las tarifas varían según los lugares. Estas tarifas deberán estar disponibles a través de su\nempleador. (También están disponibles en www.gsa.gov).\nLa asignación estándar para comidas. La asignación estándar para comidas es la tarifa federal para comidas y gastos imprevistos (M&IE, por sus siglas en inglés). La tarifa para la mayoría de las pequeñas localidades de los Estados Unidos es $46. La mayoría\nde las ciudades principales y muchas otras localidades reúnen los requisitos para beneficiarse de tarifas más altas. Las tarifas\nde todas las localidades dentro de los Estados Unidos continentales están disponibles por Internet en www.gsa.gov.\nSe considera que usted recibe una asignación únicamente para comidas y gastos imprevistos cuando su empleador toma\nuna de las siguientes acciones: Le provee alojamiento (se lo proporciona en especie).\nLe reembolsa, basándose en sus recibos, el costo real de su alojamiento.\nPaga directamente al hotel, motel, etc., por su alojamiento.\nNo cree razonablemente que usted haya tenido (o tendrá) gastos de alojamiento, por ejemplo, cuando se queda con amigos o parientes\no duerme en la cabina de su camión.\nCalcula la asignación de una manera semejante a la que se usó al calcular su remuneración, tal como el número de horas trabajadas\no millas recorridas. Tarifa de máximos y mínimos.\nEs un método simplificado para calcular la tarifa federal para viáticos correspondiente a viajes dentro de los Estados\nUnidos continentales. Elimina la necesidad de mantener una lista actualizada de la tarifa de viáticos para cada ciudad. Conforme al método de máximos y mínimos, la cantidad de viáticos para viajes durante el período de enero hasta septiembre\ndel año 2014 es $251 al día (incluyendo $65 para comidas y gastos imprevistos (M&IE)) en ciertos lugares donde el costo de vida es alto. Todas las demás zonas tienen una cantidad para viáticos de $170 al día\n(incluyendo $52 para comidas y gastos imprevistos). (Usted puede ir a www.gsa.gov para saber las zonas en las que pueden aplicar la cantidad de viáticos de $251 conforme al método de máximos y mínimos para\nla totalidad o parte de este período). A partir del 1 de octubre del año 2014, la tarifa de viáticos en ciertos lugares donde el costo de vida es alto aumentó a\n$259 (incluyendo $65 para comidas y gastos imprevistos). La tarifa para todos los demás lugares aumentó a $172 (incluyendo\n$52 para comidas y gastos imprevistos). Los empleadores que no hayan usado el método de máximos y mínimos durante los primeros\n9 meses del año 2014 no pueden empezar a utilizarlo antes del año 2015. Para más información, vea Notice 2014-57 (Aviso 2014-57) y Revenue Procedure 2011-47 (Procedimiento Tributario 2011-47), en inglés, en el sitio www.irs.gov/pub/irs-drop/n-14-57.pdf y www.irs.gov/irb/2011-42_IRB/ar12.html, respectivamente.\nCuándo prorratear la asignación estándar de comidas en días parciales de viaje.\nLa asignación estándar de comidas es para un día completo de 24 horas de viaje. Si viaja durante parte de un día,\ncomo en el caso de los días de salida y regreso, tiene que prorratear la tarifa del día entero para comidas y gastos imprevistos.\nTambién se aplica esta regla si su empleador utiliza la tarifa federal normal para viáticos o la tarifa de máximos y mínimos.\nPuede utilizar cualquiera de los siguientes métodos para calcular las comidas y gastos imprevistos federales para\nese día: Método 1:\nPara el día de su salida, añada tres cuartos (3/4) de la cantidad de la asignación estándar para comidas correspondientes a dicho día. Para el día de su regreso, añada tres cuartos (3/4) de la cantidad de la asignación estándar para comidas correspondientes al día anterior.\nMétodo 2: Prorratee la asignación estándar de comidas utilizando cualquier método que usted aplique de manera uniforme y que esté de\nacuerdo con prácticas comerciales razonables.\nEs una tarifa fija por milla que puede usar para calcular los gastos deducibles de automóvil. Para 2014, la tarifa\nestándar por milla por operar su automóvil es 56 centavos por milla.\nTarifa fija y variable (FAVR, por sus siglas en inglés).\nEs una asignación que su empleador podría usar para reembolsar sus gastos de automóvil. Conforme a este método, su\nempleador paga una asignación que incluye un conjunto de pagos, los cuales cubren costos fijos y variables, tal como una tarifa\nde centavos por milla para cubrir los costos de operación variables (como la gasolina, el aceite, etc.) además de una cantidad\nfija para cubrir costos fijos (como la depreciación (o pagos de alquiler), seguro, etc.). Si su empleador opta por utilizar\neste método, él o ella le pedirá la documentación necesaria.\nCómo declarar sus gastos cuando recibe viáticos o asignación para automóvil.\nSi su reembolso es en forma de asignación y la recibe conforme a un plan de reembolsos con rendición de cuentas,\nlos siguientes hechos afectan cómo usted declara su reembolso: La tarifa federal.\nSi la asignación o sus gastos reales fueron mayores a la tarifa federal.\nLas siguientes explicaciones detallan dónde declarar los gastos, teniendo en cuenta la diferencia entre la cantidad de su\nasignación y la tarifa federal.\nAsignación menor o igual a la tarifa federal.\nSi su asignación es menor o igual a la tarifa federal, la asignación no será incluida en el recuadro 1 de su Formulario W-2. No necesita declarar los gastos relacionados ni la asignación en su declaración de impuestos, si los\ngastos son iguales o menores a la asignación.\nSi, al contrario, sus gastos reales son mayores a la asignación, puede llenar el Formulario 2106 y deducir la cantidad excedente\nen el Anexo A del Formulario 1040. Si utiliza sus gastos reales, tiene que poder demostrar ante el IRS el total de la cantidad de sus gastos y reembolsos para el año entero. Si utiliza la asignación estándar para comidas o la\ntarifa estándar por milla, no tiene que demostrar esa cantidad.\nPenélope recorre 10,000 millas en automóvil en 2014 por motivo de negocios. Conforme al plan de reembolsos con rendición\nde cuentas de su empleador, ella informa (rinde cuenta) del tiempo (fechas), lugar y propósito comercial de cada viaje. Su\nempleador le paga una asignación de 40 centavos por milla.\nYa que los gastos de Penélope, calculados a $5,600 conforme a la tarifa estándar por milla (10,000 millas x 56 centavos) son\nmayores a su reembolso de $4,000 (10,000 millas x 40 centavos), detalla sus deducciones para declarar los gastos en exceso.\nPenélope llena el Formulario 2106 (mostrando todos sus gastos y reembolsos) y anota $1,600 ($5,600 − $4,000) como deducción\nAsignación mayor a la tarifa federal.\nSi su asignación es mayor a la tarifa federal, su empleador tiene que incluir la cantidad de la asignación hasta la\ntarifa federal en el recuadro 12 del Formulario W-2. Esta cantidad no es sujeta a impuestos. Sin embargo, la parte de la asignación que excede a la tarifa\nfederal se incluirá en el recuadro 1 del Formulario W-2. Tiene que declarar esta parte de su asignación como si fuera ingresos de salario. Si sus gastos reales son menores o iguales a la tarifa federal, no debe llenar el Formulario 2106 ni declarar ninguno\nde sus gastos en su declaración de impuestos.\nSin embargo, si sus gastos reales son mayores a la tarifa federal, puede llenar el Formulario 2106 y deducir esos gastos\nen exceso. Tiene que declarar en el Formulario 2106 sus reembolsos hasta la tarifa federal (como se muestra en el recuadro\n12 de su Formulario W-2) y todos sus gastos. Debe poder demostrar estos gastos ante el IRS. Ejemplo.\nJosé vive y trabaja en Austin. En mayo, su empleador lo mandó a San Diego por 4 días y pagó la cuenta de hotel de José a\ntravés de un pago hecho directamente al hotel. El empleador le reembolsó $75 al día por comidas y gastos imprevistos. La tarifa\nfederal para San Diego es de $71 al día. José puede demostrar que sus gastos de comidas reales fueron $380. El plan de reembolsos con rendición de cuentas de su empleador\nno pagará más de $75 al día por el viaje a San Diego, por lo tanto José no le entrega a su empleador la documentación que\ndemuestra que de hecho gastó $380. Sin embargo, sí rinde cuenta de la fecha, lugar y los fines comerciales del viaje. Este\nes el único viaje de negocios que José realizó este año.\nA José le reembolsaron $300 ($75 x 4 días). Dicha cantidad es $16 más que la tarifa federal de $284 ($71 x 4 días). Su empleador\nincluye los $16 como ingresos en el Formulario W-2 de José en el recuadro 1. Su empleador también anota $284 en el recuadro 12 del Formulario W-2 de José.\nJosé llena el Formulario 2106 para calcular sus gastos deducibles. Anota el total de sus gastos reales del año ($380) en el\nFormulario 2106. También anota los reembolsos que no se incluyeron en sus ingresos ($284). El total de sus gastos deducibles,\nantes de aplicar el límite del 50%, es $96. Después de calcular el límite del 50% sobre su comida y entretenimiento no reembolsados,\nincluirá el saldo, $48, como una deducción detallada en el Anexo A del Formulario 1040.\nDevolución de Reembolsos en Exceso\nConforme a un plan de reembolsos con rendición de cuentas, usted está obligado a devolver todo reembolso u otras asignaciones\nde gastos de negocio excedentes a la persona que le pague el reembolso o la asignación. Reembolso en exceso significa toda\ncantidad de la cual usted no haya rendido cuenta adecuadamente dentro de un período de tiempo razonable. Por ejemplo, si recibió\nun pago por adelantado para un viaje de negocios y no usó todos los fondos en gastos relacionados con los negocios, o no tiene\npruebas de todos sus gastos, tiene un reembolso en exceso. “Contabilidad adecuada” y “período del tiempo razonable” se explicaron anteriormente en este capítulo.\nPago por adelantado para un viaje.\nSe considera que usted ha recibido un pago por adelantado para un viaje si su empleador le proporciona una asignación\npara gastos antes de que usted de hecho incurra en el gasto y se espera razonablemente que la asignación no sobrepase la cantidad\nde su gasto. Conforme a un plan de reembolsos con rendición de cuentas, está obligado a rendir cuentas adecuadas a su empleador\nde este pago por adelantado y devolver toda cantidad en exceso dentro de un período de tiempo razonable. Si no rinde cuenta adecuadamente de todo pago por adelantado excedente, o no lo devuelve dentro de un período de tiempo\nrazonable, la cantidad de la cual usted no rindió cuentas, o no devolvió, será tratada como si hubiera sido pagada conforme\na un plan de reembolsos sin rendición de cuentas (explicado más adelante).\nCantidades no demostradas.\nSi no presenta pruebas de realmente haber viajado durante cada día por el cual recibió viáticos o asignaciones para\nautomóvil (demostrando los elementos descritos en la Tabla 26-2), tiene que devolver la cantidad del pago por adelantado para viaje que no pudo demostrar dentro de un período de tiempo\nrazonable. Si no lo hace, se considerará que la cantidad no demostrada ha sido pagada conforme a un plan de reembolsos sin\nrendición de cuentas (explicado más adelante). Asignación para viáticos mayor a la tarifa federal.\nSi el plan de reembolsos con rendición de cuentas de su empleador le paga una asignación que sea mayor a la tarifa federal,\nno tiene que devolver la parte que excedió a la tarifa federal para el período en el que puede demostrar que tuvo gastos de\nviaje relacionados con los negocios. No obstante, la diferencia se declara como salario en el Formulario W-2. Se considera\nque la cantidad en exceso ha sido pagada conforme a un plan de reembolsos sin rendición de cuentas (se explica más adelante).\nSu empleador lo manda en un viaje de negocios de 5 días a Phoenix en marzo del año 2014 y le da un pago de $400 ($80 × 5\ndías) por adelantado para cubrir el costo de comidas y gastos imprevistos. Los viáticos federales para comidas y gastos imprevistos\nque corresponden a Phoenix son de $71. Su viaje dura sólo tres días. Conforme al plan de reembolsos con rendición de cuentas\nde su empleador, tiene que devolver el pago por adelantado de $160 ($80 × 2 días) por los 2 días en los que no viajó. Para\nlos 3 días en los que sí viajó, no tiene que devolver la diferencia de $27 entre la asignación que recibió y la tarifa federal\npara Phoenix (($80 − $71) × 3 días). No obstante, los $27 se declaran en el Formulario W-2 como salario.\nPlan de Reembolsos sin Rendición de Cuentas\nUn plan de reembolsos sin rendición de cuentas es un acuerdo de reembolsos o de asignación de gastos que no cumple uno (o\nmás) de los tres requisitos explicados anteriormente, bajo Plan de Reembolsos con Rendición de Cuentas\nAdemás, aunque su empleador tenga un plan de reembolsos con rendición de cuentas, los siguientes pagos se tratarán como si\nhubieran sido pagados conforme a un plan de reembolsos sin rendición de cuentas. Reembolsos en exceso que no devuelve a su empleador. Reembolso de gastos no deducibles por negocios de su empleador. Vea Reembolso de gastos no deducibles\n, anteriormente, bajo Planes de Reembolsos con Rendición de Cuentas. Si no está seguro si el reembolso o acuerdo de asignación de gastos es un plan de reembolsos con rendición de cuentas o un\nplan de reembolsos sin rendición de cuentas, pregúntele a su empleador.\nCómo declarar los gastos conforme a un plan de reembolsos sin rendición de cuentas.\nSu empleador combinará la suma de todo reembolso u otra asignación para gastos que le haya pagado a usted, conforme a un plan\nde reembolsos sin rendición de cuentas, con su salario, sueldo u otra paga. Su empleador declarará el total en el recuadro\n1 del Formulario W-2. Tiene que llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ y detallar sus deducciones para deducir gastos de viaje, transporte, comida\no entretenimiento. Los gastos de comida y entretenimiento estarán sujetos al límite del 50%, explicado anteriormente, bajo\n. Además, el total de todos sus gastos estará sujeto al límite del 2% de los ingresos brutos ajustados, el cual corresponde\na la mayoría de las deducciones detalladas misceláneas en el Anexo A del Formulario 1040. Ejemplo.\nEl empleador de Cristina le da $1,000 al mes ($12,000 para el año) para cubrir sus gastos de negocio. Cristina no tiene que\nfacilitarle ningún documento comprobante de sus gastos a su empleador y Cristina se puede quedar con todos los fondos que\nA Cristina se le reembolsa conforme a un plan de deducción de reembolsos sin rendición de cuentas. Su empleador incluirá los\n$12,000 en el Formulario W-2 de Cristina como si fuera parte de su salario. Si Cristina quiere deducir sus gastos de negocio,\ntiene que llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ y detallar sus deducciones.\nEsta sección da una breve descripción de cómo los empleados deben llenar los Formularios 2106 y 2106-EZ. La Tabla 26-3 explica lo que el empleador declara en el Formulario W-2 y lo que el empleado declara en el Formulario 2106. Las instrucciones\ncorrespondientes a esos formularios tienen más información sobre cómo se completan. Si trabaja por cuenta propia, no presente el Formulario 2106 ni el Formulario 2106-EZ. Declare los gastos en el Anexo C, C-EZ\no F del Formulario 1040. Vea las instrucciones correspondientes al formulario que necesite presentar.\nQuizás pueda usar el Formulario 2106-EZ, el cual es más corto, para declarar sus gastos de negocio como empleado.\nPuede usar este formulario si se cumplen todas las siguientes condiciones: Usted es empleado que deduce gastos atribuibles a su trabajo.\nSi usted declara gastos de automóvil, utiliza la tarifa estándar por milla. Gastos de automóvil.\nSi utilizó su automóvil para desempeñar su trabajo como empleado, quizás pueda deducir ciertos gastos de automóvil.\nÉstos suelen calcularse en la Parte II del Formulario 2106 y luego declararse en la Columna A de la línea 1 de la Parte I del Formulario 2106. También puede usar el Formulario 2106-EZ (completando la Parte II y la línea 1 de la Parte I) para calcular los gastos de automóvil a los cuales se aplica la tarifa estándar por milla. Gastos de transporte.\nMuestre los gastos de transporte relativos a viajes que no incluyeran estadías nocturnas en la Columna A de la línea\n2 del Formulario 2106, o en la línea 2 de la Parte I del Formulario 2106-EZ. Incluya también en esta línea gastos de negocio en los que incurra al pagar cargos\nde estacionamiento y peaje. No incluya gastos de operación del automóvil ni gastos de ida y vuelta al trabajo. Tabla 26-3. Declaración de Gastos y Reembolsos de Viajes, Entretenimiento, Regalos y Automóvil\nSI el tipo de acuerdo de reembolso (u otra asignación de gastos) se encuentra bajo:\nENTONCES el empleador declara en el Formulario W-2:\nY el empleado declara en el Formulario 2106:*\nUn plan de reembolsos con rendición de cuentas con:\nReembolso de gastos reales: Se ha hecho una contabilidad adecuada y se ha devuelto el excedente.\nReembolso de gastos reales: Se requiere una contabilidad adecuada y la devolución del excedente pero el excedente no ha sido devuelto.\nLa cantidad en exceso, como salario en el recuadro 1.\nAsignación para viáticos o millas recorridas hasta la tarifa federal: Se ha hecho una contabilidad adecuada y se ha devuelto el excedente.\nTodos los gastos y reembolsos, únicamente si se declaran gastos en exceso. De lo contrario, no se presenta el formulario.\nAsignación para viáticos o millas recorridas hasta la tarifa federal: Se requiere una contabilidad adecuada y la devolución del excedente pero el excedente no ha sido devuelto.\nLa cantidad en exceso como salario en el recuadro 1. La cantidad hasta la tarifa federal se declara sólo en el recuadro 12 —no se declara en el recuadro 1.\nLa asignación para viáticos o millas recorridas sobrepasa la tarifa federal: Sólo se ha hecho contabilidad adecuada hasta la tarifa federal y el excedente no ha sido devuelto.\nTodos los gastos (y el reembolso declarado en el recuadro 12 del Formulario W-2) sólo si se declaran gastos en exceso de la tarifa federal. De lo contrario, el formulario no es necesario.\nUn plan de reembolsos sin rendición de cuentas con:\nUn plan que no requiere la contabilidad adecuada ni la devolución en exceso o ambas.\nLa cantidad entera, como salario en el recuadro 1.\nNingún plan de reembolso:\n*Quizás pueda usar el Formulario 2106-EZ. Vea Cómo Llenar los Formularios 2106 y 2106-EZ\nGastos de negocio del empleado que no sean de comida y entretenimiento.\nMuestre los demás gastos de negocio del empleado en la Columna A de las líneas 3 y 4 del Formulario 2106 o las líneas 3 y 4 del Formulario 2106-EZ. No incluya gastos para comida y entretenimiento en esas líneas. La línea 4 es para gastos como regalos, gastos escolares (costo de matrícula y libros) gastos relacionados con una oficina en casa y\npublicaciones especializadas y profesionales. Si los gastos de la línea 4 son los únicos que usted declara y no recibió ningún reembolso (o todos los reembolsos se incluyeron en el recuadro 1 del Formulario W-2), y las Reglas Especiales, presentadas más adelante, no le corresponden, no llene el Formulario 2106 ni el Formulario 2106-EZ. Anote estas cantidades\ndirectamente en la línea 21 del Anexo A del Formulario 1040. Anote el tipo y la cantidad de cada gasto en las líneas de puntos e incluya el total en\nla línea 21. Gastos de comida y entretenimiento.\nMuestre la cantidad entera de sus gastos por comidas y entretenimiento relacionados con los negocios en la Columna\nB de la línea 5 del Formulario 2106. Incluya comidas consumidas cuando pasó la noche fuera de su domicilio tributario durante un viaje de\nnegocios y otras comidas y entretenimiento de negocio. Anote el 50% de la Columna B de la línea 8, la cual corresponde a gastos de comida y entretenimiento, en la Columna B de la línea 9. Si presenta el Formulario 2106-EZ, anote la cantidad entera de la comida y entretenimiento en la línea directamente\na la izquierda de la línea 5 y multiplique el total por el 50%. Anote el resultado en la línea 5. Límites a las horas de servicio.\nSi está sujeto a los límites sobre las “horas de servicio” del Departamento de Transporte, use el 80% en vez del 50% para comidas consumidas mientras esté fuera de su domicilio tributario.\nAnote en la línea 7 del Formulario 2106 las cantidades que su empleador (o tercero) le reembolsó y que no fueron incluidas en el recuadro 1 de su Formulario W-2. (Usted no puede utilizar el Formulario 2106-EZ). Estas cantidades incluyen todo reembolso declarado\nbajo el código L en el recuadro 12 del Formulario W-2.\nCómo repartir el reembolso.\nSi se le reembolsó conforme a un plan de reembolsos con rendición de cuentas y usted quiere deducir gastos en exceso\nque no se reembolsaron, puede verse obligado a repartir su reembolso. Esto es necesario si su empleador paga su reembolso\nde la siguiente manera: Le paga a usted una sola cantidad que cubre comida y/o entretenimiento, además de otros gastos de negocio, y\nNo identifica claramente cuánto corresponde a comidas y/o entretenimiento deducibles.\nTiene que repartir ese pago único a fin de saber cuánto anotar en las Columnas A y B de la línea 7 del Formulario 2106. Ejemplo.\nEl empleador de Roberto le pagó una asignación de $12,000 para gastos este año, conforme a un plan de reembolsos con rendición\nde cuentas. El pago de $12,000 consistía en $5,000 por el precio del boleto de avión y $7,000 por gastos de entretenimiento\ny automóvil. El empleador de Roberto no mostró claramente qué parte de los $7,000 correspondía al costo de entretenimiento\ndeducible. En realidad, Roberto gastó $14,000 durante el año ($5,500 por el boleto de avión, $4,500 por entretenimiento y\n$4,000 por gastos de automóvil).\nComo se identificó claramente la asignación para el precio del boleto de avión, Roberto sabe que $5,000 del pago se anota\nen la Columna A de la línea 7 del Formulario 2106. Para repartir los $7,000 restantes, Roberto usa la hoja de cálculo de las instrucciones para el Formulario\n2106. Su hoja de cálculo completada se encuentra a continuación: Hoja de Cálculo para Asignaciones de Reembolsos (guarde con su documentación)\nAnote el total de la cantidad de reembolsos que le entregó su empleador y de los que no se le informó en el recuadro 1 del Formulario W-2\nAnote el total de la cantidad de los gastos para los períodos cubiertos por este reembolso\nDe la cantidad de la línea 2, anote el total del gasto por concepto de comida y entretenimiento 4,500\nDivida la línea 3 por la línea 2. Anote el resultado como número decimal (sacando hasta por lo menos tres decimales)\nMultiplique la línea 1 por la línea 4. Anote el resultado aquí y en la línea 7 de la Columna B\nReste la línea 5 de la línea 1. Anote el resultado aquí y en la línea 7 de la Columna A $3,297\nEn la línea 7 del Formulario 2106, Roberto anota $8,297 ($5,000 por tarifa aérea y $3,297 de los $7,000) en la Columna A y $3,703 (de los\n$7,000) en la Columna B.\nDespués de llenar el formulario.\nDespués de llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ, siga las instrucciones de ese formulario sobre cómo deducir los gastos en\nla línea correspondiente de su declaración de impuestos. Para la mayoría de los contribuyentes, ésta es la línea 21 del Anexo A del Formulario 1040. Sin embargo, si usted es funcionario público que presta servicios a base de honorarios,\nartista de actuación, personal de las Reservas de las Fuerzas Armadas o empleado incapacitado con gastos de trabajo relacionados\ncon una incapacidad, vea Reglas Especiales\n, más adelante. Límites a los gastos de negocio del empleado.\nLos gastos de negocio del empleado pueden estar sujetos a cualquiera de los límites descritos a continuación. Estos\nlímites se calculan en el siguiente orden en el formulario especificado:\n1. Límite sobre comida y entretenimiento.\nCiertos gastos de comida y entretenimiento están sujetos a un límite del 50%. Si es un empleado, calcule este límite en la\nlínea 9 del Formulario 2106 o la línea 5 del Formulario 2106-EZ. Vea Límite del 50%\n, bajo Gastos de Entretenimiento, anteriormente. 2. Límite sobre deducciones detalladas misceláneas.\nSi es empleado, deduzca los gastos de negocio del empleado (como se calculan en el Formulario 2106 ó 2106-EZ) en la línea\n21 del Anexo A del Formulario 1040. La mayoría de las deducciones detalladas misceláneas, incluidos los gastos de negocio del\nempleado, están sujetas a un límite del 2%. Este límite se calcula en la línea 26 del Anexo A del Formulario 1040. 3. Límite sobre el total de las deducciones detalladas.\nEl total de las deducciones puede ser limitado si su ingreso bruto ajustado es mayor que: $305,050 si es casado que\npresenta la declaración conjunta o viudo que reúne los requisitos; $279,650 si es cabeza de familia; $254,200 si es soltero;\no $152,525 si es casado que presenta la declaración por separado. Este límite se calcula en la Itemized Deductions Worksheet (Hoja de cálculo para deducciones detalladas), la cual se encuentra en las Instrucciones del Anexo A del Formulario 1040,\nEsta sección trata de las reglas especiales que corresponden al personal de las Reservas de las Fuerzas Armadas, funcionarios\npúblicos que prestan servicios a base de honorarios, artistas de actuación y empleados incapacitados que tengan gastos de\ntrabajo relacionados con una incapacidad.\nPersonal en las Reservas de las Fuerzas Armadas que viaje a más de 100 millas de su domicilio.\nSi es miembro de un cuerpo de reserva de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos y viaja más de 100 millas de su\ndomicilio con relación al desempeño de sus funciones como miembro del personal de reserva, puede deducir sus gastos de viaje\ncomo un ajuste a su ingreso bruto, en lugar de una deducción detallada miscelánea. La cantidad de gastos que puede deducir\ncomo ajuste a su ingreso bruto se limita a la tarifa federal normal de viáticos (alojamiento, comida y gastos imprevistos)\ny la tarifa estándar por milla (gastos de automóvil) además de los cargos de estacionamiento, transbordador (ferry) y peaje. La tarifa federal se explicó anteriormente bajo Viáticos y Asignaciones para Automóvil\n. Todo gasto en exceso de estas cantidades puede deducirse sólo como deducción detallada miscelánea sujeta al límite del 2%.\nMiembro de un cuerpo de las Reservas.\nUsted es miembro de un cuerpo de las Reservas de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos si es miembro de la Reserva\ndel Ejército, Reserva de la Marina, Reserva de la Infantería de Marina, Reserva de la Fuerza Aérea, Reserva de la Guardia\nCostera, Guardia Nacional del Ejército de los Estados Unidos, Guardia Nacional Aérea de los Estados Unidos o el Cuerpo de\nReserva del Servicio de Salud Pública.\nSi viaja más de 100 millas de su domicilio por razones de sus funciones como miembro de las Reservas, primero debe\nllenar el Formulario 2106 o el Formulario 2106-EZ. Luego anote, en la línea 24 del Formulario 1040, los gastos de dicho viaje por encima de 100 millas de su domicilio, hasta la tarifa federal, anotados\nen la línea 10 del Formulario 2106 o la línea 6 del Formulario 2106-EZ. Reste esta cantidad del total de la línea 10 del Formulario 2106 o la línea 6 del Formulario 2106-EZ y deduzca el saldo como una deducción detallada en la línea 21 del Anexo A del Formulario 1040. No puede deducir gastos de viajes hechos a distancias menos de 100 millas de su domicilio como un ajuste al ingreso\nbruto. En vez de ello, tiene que completar el Formulario 2106 ó 2106-EZ y deducir esos gastos como una deducción detallada\nen la línea 21 del Anexo A del Formulario 1040.\nFuncionarios públicos que prestan servicios a base de honorarios.\nCiertos funcionarios públicos que prestan servicios a base de honorarios pueden declarar sus gastos de negocio del\nempleado independientemente de si detallan sus deducciones o no en el Anexo A del Formulario 1040.\nLos funcionarios públicos que prestan servicios a base de honorarios son personas que trabajan para un gobierno estatal\no local y que reciben toda o parte de su paga a base de honorarios. Pueden deducir los gastos de negocio en los que incurren\nen el desempeño de aquel trabajo como un ajuste a su ingreso bruto en vez de como una deducción detallada miscelánea. Si usted es un funcionario público que presta servicios a base de honorarios, incluya sus gastos de negocio del empleado\nde la línea 10 del Formulario 2106 o la línea 6 del Formulario 2106-EZ, en la línea 24 del Formulario 1040.\nGastos de ciertos artistas de actuación.\nSi usted es artista de actuación, quizás reúna los requisitos para deducir sus gastos de negocio del empleado como\nun ajuste a su ingreso bruto, en lugar de como una deducción detallada miscelánea. Para tener derecho a esta opción, tiene\nque reunir todos los siguientes requisitos: Durante el año tributario, usted presta servicios en el campo de las artes de actuación como empleado, para al menos dos empleadores.\nRecibe de dos de esos empleadores por lo menos $200 de cada uno.\nSus gastos de negocio relacionados con las artes de actuación son mayores al 10% de su ingreso bruto proveniente del desempeño\nde aquellos servicios.\nSu ingreso bruto ajustado no es más de $16,000 antes de deducir estos gastos de negocio.\nReglas especiales para personas casadas.\nSi es casado, tiene que presentar una declaración conjunta, a menos que haya vivido separado de su cónyuge en todo\nmomento durante el año tributario.\nSi presenta una declaración conjunta, tiene que ver si, por separado, tanto usted como su cónyuge reúnen los requisitos\n(1), (2) y (3). No obstante, el requisito (4) corresponde al ingreso bruto ajustado combinado de usted y su cónyuge. Dónde hacer la declaración.\nSi reúne todos los requisitos mencionados anteriormente, primero debe llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ. Luego incluya los\ngastos relacionados con las artes de actuación de la línea 10 del Formulario 2106 o la línea 6 del Formulario 2106-EZ en el total de la línea 24 del Formulario 1040.\nSi no reúne todos los requisitos mencionados anteriormente, no tiene derecho a deducir sus gastos como un ajuste a\nsu ingreso bruto. En lugar de ello, tiene que llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ y deducir sus gastos de negocio como una\ndeducción detallada en la línea 21 del Anexo A del Formulario 1040. Gastos de trabajo relacionados con el impedimento de empleados incapacitados.\nSi usted es un empleado que padece de una incapacidad física o mental, sus gastos de trabajo relacionados con la incapacidad\nno están sujetos al límite del 2% del ingreso bruto ajustado que corresponde a la mayor parte de los demás gastos de negocio\ndel empleado. Después de llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ, anote en la línea 28 del Anexo A del Formulario 1040 sus gastos de trabajo relacionados con la incapacidad (anotados en la línea 10 del Formulario 2106 o de la línea 6 del Formulario 2106-EZ), e identifique el tipo y la cantidad de este gasto en la línea de puntos directamente al lado de\nla línea 28. Anote en la línea 21 del Anexo A los gastos de negocio que no estén relacionados con su incapacidad (anotados en la línea 10 del Formulario 2106 o la línea 6 del Formulario 2106-EZ). Los gastos de trabajo relacionados con la incapacidad son los gastos permisibles por concepto de los servicios de\nun asistente en su lugar de trabajo y otros gastos en los que incurra con relación a su lugar de trabajo que sean necesarios\npara que usted pueda trabajar. Para más información, vea el capítulo 21, de esta publicación.